ÚTMUTATÓ
Közös Értékeink Program
ÚTMUTATÓ
ÚTMUTATÓK
BESZÁMOLÁS
TARTALOM
1. MIRE VALÓ A PÁLYÁZATI BESZÁMOLÓ? 2
2. A BESZÁMOLÁS MENETE 3
3. TARTALMI, SZAKMAI RÉSZ 6
4. AZ ONLINE BESZÁMOLÓ FELÜLET HASZNÁLATA 9
5. PÉNZÜGYI RÉSZ 11
6. A BESZÁMOLÓ TÁBLÁZATAINAK HASZNÁLATA 15
7. A PÉNZÜGYI BESZÁMOLÓ ELKÉSZÍTÉSE 16
8. BESZERZÉSEK (ESZKÖZÖK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK) 20
9. VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉSEK 21
10. A RÉSZBESZÁMOLÓ ÉS A ZÁRÓ 22
BESZÁMOLÓ KÖZÖTTI KÜLÖNBSÉG
11. AZ ELSZÁMOLÁSHOZ SZÜKSÉGES 23
DOKUMENTUMOK
12. MILYEN KÖLTSÉGEK NEM SZÁMOLHATÓK 28
EL?
1. MIRE VALÓ A PÁLYÁZATI BESZÁMOLÓ?
A támogatottak beszámolói információt adnak a lebonyolító alapítványoknak és a támogatóknak arról, hogy a kapott összeget a szervezetek a vállalt célokra fordították-e. A beszámolók adnak képet a megvalósult projektek eredményeiről és hatásairól is.
TIPP: A beszámolók a támogatottak számára is hasznosak! Elkészítésük során a szervezet is átgondolhatja és értékelheti saját munkáját (még akkor is, ha ezt nem osztja meg részletekbe menően a támogatóval).
A támogatási szerződések rögzítik, hogy az adott projektről milyen időközönként várunk beszámolókat. Az alábbiakban egy általános útmutatót adunk ezekhez, amit minden esetben a szerződéssel együtt kell értelmezni.
Amennyiben kérdésük merülne fel a beszámoló írása közben, forduljanak bátran az illetékes kapcsolattartó programmunkatárshoz!
Részletek itt: "Kapcsolattartás"
2. A BESZÁMOLÁS MENETE
A támogatott szervezeteknek a projekt előrehaladása során legalább félévente részbeszámolót, a projekt vége után pedig záróbeszámolót kell készíteniük. A beszámolási időszakokat és határidőket a támogatási szerződés rögzíti. Ezek módosítására indokolt esetben lehetőség van.
A pályázók 15 nappal a részbeszámoló(k) és a záró beszámoló határideje előtt is automatikus emlékeztetőt kapnak az online rendszeren keresztül a pályázati űrlapban a kapcsolattartónál megadott e-mail címre.
A beszámolókat a xxxxxxxxxxxxxx.xx felületén kell benyújtani. Ha a támogatott bármilyen oknál fogva nem tudja határidőre megküldeni a beszámolót, azt még a beszámoló beküldésének határideje előtt jeleznie kell a honlapon keresztül az illetékes kapcsolattartó programmunkatársa felé.
A lebonyolítók a beszámolókat a beküldés után 20 munkanapon belül ellenőrzik. Amennyiben szükséges, a programmunkatársak ezt követően tisztázó kérdéseket tesznek fel, és akár további dokumentumokat is bekérhetnek (ideértve a pénzügyi dokumentumok másolatait is). A beszámoló hiánypótlására 8 naptári nap áll rendelkezésre, ami indokolt esetben 8 nappal meghosszabbítható.
A támogatás következő részletének utalására a részbeszámoló elfogadása után, a szerződésben rögzített ütemezés szerint kerül sor. A támogatás részleteinek utalását a konzorciumot vezető Ökotárs Alapítvány indítja a pályázó szerződésben megadott bankszámlaszámára.
A támogatási szerződés euróban tartalmazza az elfogadott költségvetést, a támogatás összegét, az utalási részleteket és az önrészt. Az utalás euróban történik a pályázó - konzorciumban beadott pályázat esetén a főpályázó - forint számlájára. Az elutalt összeg automatikusan forintra váltott jóváírásként jelenik meg.
A forintban felmerülő költségek elszámolásához használt árfolyam az utalás napján a pályázó bankja által használt tényleges váltási árfolyam lesz. Ha egynél több részletben történik a támogatás kifizetése, minden, az aktuális időszakhoz kapcsolódó beszámolóban a költségek átváltásánál a legutolsó részlet banki váltási árfolyamát kell használni.
Az egyes részletek utalása közötti árfolyamkockázatot a támogatott szervezetnek kell viselnie. Kivételes esetben, ha a projekt egyes költségei euróban merülnek fel, a pályázó kérheti a támogatás részben euróban történő kifizetését. Ezt a támogatási szerződésben rögzíteni kell. Amennyiben bizonyos költségek nem forintban és nem euróban keletkeznek, akkor az InfoEuro árfolyamot kell használni.
Részbeszámoló esetén a következő esedékes részlet csak
akkor kerül elutalásra, ha a támogatott az előző részlet
összegének
alátámasztó alátámasztó
legalább 80%-át már elköltötte, és erről az
költségbizonylatokat,
valamint
az
egyéb
dokumentumokat
elszámolásra
benyújtotta.
Amennyiben az elszámolás egy beszámolás során 80%-nál kevesebb összegről szól, azonban az adott beszámoló elfogadásáig a támogatott költései elérik a 80%-ot, úgy a támogatott kérelme alapján (cash-flow tábla és az alátámasztó bizonylatok benyújtását követően) a következő
részlet folyósítása megtörténhet.
Amennyiben a 80%-os költési határt egy beszámoló elfogadásáig - azaz addig az időpillanatig, amíg a lebonyolító alapítvány illetékes programmunkatársa értesítést küld arról, hogy a beszámoló tartalmi és pénzügyi részét is teljesnek és hiánytalannak nem tekinti - nem éri el a támogatott, akkor a következő részletet csak a soronkövetkező beszámoló elfogadásakor, az akkor esedékes részlettel együtt kapja meg.
Az utolsó részlet kifizetésére a záró beszámoló elfogadását követő 10 munkanapon belül kerül sor.
Felhívjuk a támogatottak figyelmét, hogy a projektek kizárólag a záró beszámoló írásbeli lezáró levele után tekinthetőek a támogatási szerződés szerint teljesítettnek. Az egyes részbeszámolók nem jelentik a projekt teljesítését. A lebonyolítók fenntartják a jogot arra, hogy a korábbi részbeszámolókkal kapcsolatban is kérjenek további magyarázatot, és bekérjenek számlákat, dokumentumokat.
A támogatás felhasználását igazoló bizonylatok ellenőrzésére jogosultak:
a Közös Értékeink Programot lebonyolító alapítványok: az Ökotárs Alapítvány, az Autonómia Alapítvány, a Kárpátok Alapítvány-Magyarország;
az Európai Bizottság, az EACEA illetve megbízottjaik.
Az ehhez szükséges adatokat és bizonylatokat a projektvégrehajtótól bekérhetik, illetve a projektvégrehajtónál helyszíni ellenőrzést tarthatnak a projekt kezdetétől a projekt lezárultát követő 5 évig. A projektvégrehajtónak legalább ennyi ideig meg kell őriznie a projekttel kapcsolatos dokumentumokat, szerződéseket, számlákat.
3. TARTALMI, SZAKMAI RÉSZ
A tartalmi beszámolónak ki kell térnie a tevékenységekre és eredményekre, az elért hatásokra, valamint a tervektől való eltéréseket is fel kell tüntetni, és ezeket indokolni is kell. (A módosításokat minden esetben előzetesen jelezni kell a lebonyolító alapítvány felé – erről részletesebben lásd a szerződéskötési és módosítási fejezetet.)
A beszámolókhoz mellékelni kell a projekt végrehajtása során keletkező termékeket és dokumentumokat (pl. kiadványok, sajtómegjelenések, rendezvények jelenléti ívei stb.). Amit lehet, csatoljanak az on-line rendszerbe, amit nem, azt postán vagy személyesen kell eljuttatni az illetékes lebonyolító alapítvány címére.
A záró beszámoló tartalmi részében a támogatottnak össze kell foglalnia a projekt eredményeit, és ismertetnie kell, hogy a pályázatban vállalt hatás (adatlap 7. pont), és a támogatási szerződésben rögzített elvárások (1. sz. melléklet) mennyiben és miként valósultak meg.
Ehhez segítségül szolgál az alábbi áttekintés:
Hatások
Egy projekt hatása a célcsoport tagjainak gondolkodásában, szemléletmódjában vagy viselkedésében, a projekthez kapcsolódó tevékenységeknek köszönhetően végbement változásokban mérhető. Ilyen hatások lehetnek például az alábbiak:
közös gondolkodás, párbeszéd indult egy adott társadalmi probléma vagy ügy érintettjei között; megoldódott egy konfliktushelyzet;
megoldást találtak egy addig nem kezelt társadalmi problémára;
egy adott társadalmi csoport tagjai jobban megértik az őt megillető jogokat, képessé válnak rá, és lehetőségük lesz arra, hogy éljenek ezekkel;
egy olyan új csoportot sikerült elérni, megszólítani, bevonni, amelynek szerepe van az adott társadalmi probléma megoldásában;
a közösség vagy a szélesebb nyilvánosság tagjai felismerik a jogsértéseket, és fellépnek ezek ellen;
együttműködés és/vagy párbeszéd indult (vagy meglévők erősödtek) különböző szervezetek, csoportok és intézmények között az európai jogokhoz és értékekhez kapcsolódóan;
a résztvevők olyan új tevékenységeket/folyamatokat indítottak el közösségeikben, amelyek addig nem voltak jelen;
a szervezet új eszközöket/módszereket kezdett használni érdekérvényesítő munkája során,
a szervezet feltérképezte a fejlődését akadályozó tényezőket, s ennek hatására változtatott működési rendjén, belső munkamegosztásán stb.;
a szervezet hatékonyabban tud kommunikálni, s ezáltal nagyobb ismertséget, támogatottságot ér el;
a szervezet felkészültebb lett az önkéntesek fogadására, a velük való közös munkára.
TIPP: A fentiekről a beszámoló elkészítéséhez információt szerezni legegyszerűbben az érintettek megkérdezésével lehet (pl. interjúk vagy kérdőívezés formájában).
A projekt hatásait a támogatottnak nyomon kell követnie, és hitelt érdemlő módon dokumentálnia! Kérjük, hogy a támogatottak ennek figyelembevételével töltsék ki a beszámolót!
Eredmények
A projekt eredményei mindig konkrét, számszerűsíthető dolgok, termékek, események. Például:
azok a kézzel fogható termékek, amelyek a projekt során készültek el (pl. kiadványok, honlap, nyilvános prezentációk) illetve ezek darabszámai, látogatottsági adatai;
azok az események, amelyek a projekt során valósultak meg (fórumok, konferenciák, találkozók, szakmai egyeztetések, képzések stb.), az ezeken résztvevő emberek száma, az elért célcsoportok megnevezésével;
médiamegjelenések (elérési, látogatottsági adatokkal); felújított épületek száma, megvásárolt eszközök száma; felmérések során elért emberek száma, a felmérések összefoglaló eredményei;
bevont önkéntesek száma;
hálózatba bevont szervezetek száma;
projekt eredményeként létrejött együttműködési megállapodások;
szakmai egyeztetések konkrét eredménye, kimenete (rövid összegzések) stb.
Ezeket a számokat a beszámoló megfelelő fejezeteiben (mennyiségi indikátorok, kommunikációs eredmények) kell feltüntetni, és a szövegben illetve a feltöltött mellékletekkel (pl. jelenléti ívek, fényképek) alátámasztani.
4. AZ ONLINE BESZÁMOLÓ FELÜLET HASZNÁLATA
A beszámolókat a xxxxxxxxxxxxxx.xx felületén keresztül kell beküldeni. A felület elérése:
Belépés
Pályázataim menü
Pályázat kezelése
Beszámoló
Beszámolás
Az aktuális beszámolási szakasz felületén megtalálható az aktuális beszámolási időszak adatlapja, ami a következőket előre kitöltve tartalmazza:
az aktuális beszámolási időszak számát;
kezdetét és végét, tehát azt az időszakot, amelyről a beszámolónak szólnia kell;
a beszámoló típusát (időközi vagy záró beszámoló); a beszámoló benyújtásának végső határidejét.
A felület automatikusan jelzi a beszámoló állapotát:
Nyitott: a beszámoló szabadon szerkeszthető, módosítható. Egy beszámoló mindaddig nyitott állapotban van, amíg a benyújtási időszak le nem telik.
Ellenőrzés: a beszámolót sem szerkeszteni, sem módosítani nem lehet. Az ellenőrzés fázisa a beszámolási időszak leteltével kezdődik, és addig tart, amíg a lebonyolító alapítványok munkatársai elfogadják (vagy elutasítják) a beszámolót.
A beszámolási időszak, valamint a beszámoló benyújtásának időszaka, ezek kezdő és befejező időpontjai a támogatási szerződés
9. pontja alapján kerülnek meghatározásra.
A felületen található funkciók:
Megtekintés: Ide kattintva láthatóak az adott időszak főbb adatai, illetve az időszakhoz feltöltött költségbizonylatok listája.
Költségbizonylat hozzáadása: Ide kattintva megnyílik a bizonylatok (számlák, bérjegyzékek, stb.) feltöltésére szolgáló felület.
Beszámoló írása: ide kattintva megnyílik a szakmai beszámoló. A beszámolót csak itt lehet kitölteni és benyújtani!
TIPP: a beszámolót könnyebb lesz áttekinteni, ha a megvalósult tevékenységek (2. pont) és az elért eredmények (3. pont) bemutatásának sorrendje egyezik a támogatási szerződés 1. számú (projekt összefoglaló, várható eredmények és indikátorok) melléklete szerinti sorrenddel!
Fájl csatolása: itt lehet feltölteni a beszámolóhoz kapcsolódó szakmai és pénzügyi dokumentumokat és képeket (pl. a támogatási részlet bankszámlára érkezését igazoló bankszámlakivonat másolata).
TIPP: Videófájlokat a felület nem tud kezelni! Ha ilyet megosztanának, azok linkjét (pl. YouTube, TikTok) a beszámolóban helyezzék el!
A funkciók (szerkesztés, fájlküldés) csak a beszámoló véglegesítéséig aktívak! Beszámolási időszakon kívül az „Üzenet a lebonyolítóknak” gomb használatával lehet felvenni a kapcsolatot az illetékes programmunkatárssal.
TIPP: A beszámoló űrlapjának mintája letölthető ezen a linken (útmutatók és segédanyagok). A minta a kérdések előzetes átolvasását és az offline szerkesztést segíti, a kérdések és táblázatok megjelenítése helyenként eltér az online felületétől. A beszámolót csak az online felületen lehet benyújtani!
5. PÉNZÜGYI RÉSZ
A pénzügyi beszámolót is a xxxxxxxxxxxxxx.xx önline felületén keresztül kell beadni. A beszámoló felületen táblázat foglalja össze a költségeket (beleértve az önrészből fedezett költségeket is), amelynek alapja a támogatási szerződés mellékletét képező költségvetés. A táblázatot a felület automatikusan generálja.
A projektek végrehajtását legkorábban a támogatási döntés közzétételének napján lehet elkezdeni, így költségek is ettől az időponttól kezdve számolhatók el. Visszamenőlegesen semmilyen költség nem számolható el, sem korábban felmerült, sem már elvégzett tevékenységek kapcsán.
Egy beszámolóban mindig az adott időszakban keletkezett költségek bizonylatait kell szerepeltetni. Elfelejtett bizonylat esetén, kivételes esetben lehetőség van azt egy későbbi beszámolóban feltüntetni.
Indokolt esetben lehetőség van a költségvetés részleges módosítására.
Részletek itt: "Szerződéskötés"
Ellenőrzés
A pénzügyi beszámoló benyújtásakor nem kell sem a számlamásolatokat, sem más pénzügyi dokumentumot mellékelni, de a kiadásokat alátámasztó összes dokumentumnak rendelkezésre kell állnia, mert ezeket a lebonyolító alapítványok bármikor bekérhetik ellenőrzésre.
A pénzügyi dokumentumoknak, bizonylatoknak a magyar számviteli és adózási szabályoknak meg kell felelniük. Az útmutató végén megtalálható felsorolás részletesen ismerteti az egyes tételek igazolásához bekérhető bizonylatok listáját.
A kifizetéshez kapcsolódó részbeszámolók és a záró beszámoló ellenőrzésének részeként a lebonyolító alapítványok a pénzügyi beszámolókból szúrópróba szerűen kiválasztott tételek pénzügyi, számviteli bizonylatait ellenőrzésre bekérhetik. Ez a dokumentumbekérés a pénzügyi bizonylatok legalább 10%-ára terjed ki - fenntartva a jogot, hogy ha szükséges, a lebonyolító ennél több vagy akár minden pénzügyi dokumentumot ellenőrizzen.
Elszámolás
Az elszámolás pénzneme a forint, mellette a táblázat automatikusan feltünteti az euróra átszámított összegeket is. Az átváltásnál a támogatási összeg aktuális részletének átutalásakor a bank által alkalmazott tényleges árfolyamot kell használni.
Az átváltáshoz a táblázat mindig azt az árfolyamot használja, amelyet a pályázó bankja alkalmazott a legutoljára érkezett támogatási összeg euró/forint átváltásakor. Ezért az átutalást követő 30 napon belül (de legkésőbb a beszámoló készítésének megkezdésekor) a felületre csatolt fájlként fel kell tölteni a forintszámlára érkezett aktuális részletről szóló bankszámlakivonat másolatát is.
Amennyiben a támogatott egy adott részlet utalását euróban kérte (ezt a támogatási szerződés rögzíti), de az adott időszakban felmerültek egyéb (nem euró és nem forint) valutaköltségei is, akkor ezek esetében annak a kifizetés hónapjában érvényes InforEuro átlagárfolyamát kell használni az euróra való átváltáshoz.
Önrész
A Partnerségben és Fejlődésben (CERV-2023-P és CERV-2023-F jelű) projektek esetében a támogatási szerződés a támogatás minimum 5%-ának megfelelő önrészt rögzít pénzbeli vagy természetbeli (önkéntes tevékenység) formájában.
Az önkéntes munkavégzéshez kapcsolódó tételeket a támogatáshoz hasonlóan szerepeltetni kell a költségvetési táblában, és a felhasználásukat igazoló dokumentumoknak (önkéntes szerződés, ráfordított idő kimutatása) rendelkezésre kell állniuk.
Az önkéntes munka igazolására önkéntes szerződéseket kell kötni a 2005. évi LXXXVIII. törvény a közérdekű önkéntes tevékenységről, 6. § (1) bekezdése szerint. Ennek elkészítéséhez a Xxxxxxxxx.xx tudástárában találnak segítséget.
Az önkéntes munka pénzbeli értékének kiszámításához a 350/2011. 4.§ (5) Kormányrendeletet kell alapul venni. Eszerint 1 órányi önkéntes munka értéke az aktuális, hivatalosan megállapított minimálbér 1/160 része.
2023. november 30-ig ez 1 450 Ft/óra
2023. december 1-től ez 1 667,5 Ft/óra
magasabb végzettséget vagy szaktudást igénylő munka esetén a számítás alapja a garantált bérminimum, így annak 1/160 része.
2023. november 30-ig ez 1 852,5 Ft/óra
2023. december 1-től ez 2 037,5 Ft/óra
Ettől csak a különleges készségeket, szaktudást igénylő, magas piaci értéket képviselő önkéntes tevékenység esetében lehet eltérni (a lebonyolítók által jóváhagyott költségvetés szerint). Ebben az esetben a támogatottnak rendelkeznie kell 3, a piacról beszerzett (óradíj alapú) árajánlattal, amiből egyértelműen igazolható a felhasználni kívánt óradíj életszerűsége.
Ha a vállalt önrészt az előírtnál kisebb mértékben sikerül a projekthez hozzátenni, akkor a kifizetésre kerülő támogatás mértéke is arányosan csökken. Tehát ha pl. az önerő csak fele részben kerül felhasználásra a projekt végéig, akkor a teljes támogatási összeg 50%-a levonásra kerül a záró elszámolás során. Amennyiben az utolsó részlet nem fedezi a levonást, a támogatott köteles a különbözetet a támogató számlájára visszautalni.
Partnerek költségeinek elszámolása
A partnerek költségeit a következő módon kell elszámolni: a főpályázóval szerződésben álló partnerek a saját szervezetük nevére és címére kiállított számlákkal számolnak el a főpályázó felé. Ezeket a költségeket a főpályázó a beszámolók költségvetési táblázatában – a többi költségre vonatkozó szabályok szerint – tünteti fel, és számolja el a lebonyolító alapítvány felé.
TIPP: Mivel a lebonyolító alapítványok a partnerek bizonylatait is bekérhetik ellenőrzésre, javasoljuk, hogy azok elektronikus formában - szkennelve - álljanak rendelkezésre a főpályázónál is.
Előlegkifizetések elszámolása
Amennyiben bizonyos szolgáltatások elvégzéséhez szükséges, úgy az előlegek kifizetésének nincs akadálya, az adott beszámolási időszakban azonban csak az adott időszakban végzett/teljesített szolgáltatások arányos, és teljesítési igazolással igazolt része számolható el. Kivételt képeznek ez alól az olyan előrefizetési konstrukciók, ahol az előleg kifizetése a foglalási szándék megerősítésére szolgál (pl. táborok, szállásköltségek, nagyobb összegű beszerzések stb.).
6. A BESZÁMOLÓ TÁBLÁZATAINAK HASZNÁLATA
Minden beszámolási időszakhoz tartozik egy pénzügyi beszámoló táblázat, amit a rendszer automatikusan kitölt a támogatott költségbizonylatainak az adataival. A táblázat nem szerkeszthető, azt módosítani a bizonylatok bevitelére szolgáló felületen lehet. A táblázat több részből (munkalap) áll, közöttük váltani a munkalap nevét tartalmazó fülekre kattintva lehet.
1. munkalap: „EGYENLEG”
Ez tartalmazza a jóváhagyott költségvetés alapadatait, a beszámolási időszakok pénzügyi tételeinek összesítéseit, valamint soronként és összesítésben is a még felhasználható források összegeit. A táblázat célja, hogy a támogatottak és a lebonyolító alapítványok a projektek pénzügyi helyzetét átlássák. Ez a munkalap csak az első beszámolási időszak táblázatának mentését követően lesz hozzáférhető. Az egyenlegen látható költség- és forrásösszesítők az egyes beszámolók munkalapjain is megtalálhatóak (bővebben lásd a következő fejezetben).
1. kép: Egyenleg munkalap: soronkénti összesítő
A munkalapba nem kell és nem is lehet beleírni, az az egyes projektidőszakokra automatikusan generálódik, és a támogatottak minden esetben a projekt adataival kitöltve kapják meg.
2. kép: Egyenleg munkalap: költség és forrásösszesítő
7. A PÉNZÜGYI BESZÁMOLÓ ELKÉSZÍTÉSE
1. lépés: A „szakaszok” munkalap kitöltése
A pénzügyi beszámoló megfelelő működéséhez először a
„szakaszok” munkalapon szereplő információkat kell megadni, amit a támogatás első részletének (előleg) jóváírását követően lehet csak kitölteni! Ezt a kapcsolattartó programmunkatársak töltik ki, a támogatott szervezetnek nincs vele teendője.
A munkalap az adatokból egyrészt elszámoló (tényleges) árfolyamot kalkulál, másrészt ezt az árfolyamot az egyes számlákhoz rendeli.
Az átváltási árfolyam két utalás közötti változásaiból fakadó kockázatokat a támogatott szervezetnek kell kezelnie: amennyiben emiatt a forintban rendelkezésre álló támogatás összege csökken, az ebből fakadó hiányt ki kell gazdálkodnia, ha viszont a forintban számolt támogatás összege nő, akkor az a szervezet rendelkezésére áll, a projekt céljaira elkölthető.
Az árfolyamnyereség vagy -veszteség alakulását (az első beszámoló benyújtását követően) beszámolóról-beszámolóra az Egyenleg munkalap alsó felében látható ellenőrző, tájékoztató adatok között lehet megnézni.
A számolásról: az egyes támogatási részletek esetén az elszámolás különböző árfolyamokat alkalmaz, azok utalási dátumától függően. Ez alól csak az utolsó részlet (10%) képez kivételt, mely az utolsó előtti részlet árfolyamán számolandó. Ebből adódik, hogy a projekt egészét érintő árfolyam- nyereség vagy -veszteség pontos összege csak az utolsó előtti támogatási részlet kézhezvétele után számítható ki.
2. lépés: a beszámoló (I, II, III… stb.) munkalapjainak kitöltése
A pénzügyi beszámolás során az egyes időszakokhoz kapcsolódóan egy-egy - költségösszesítő elnevezésű - munkalap szolgál az adott időszakra elszámolni kívánt költségtételek rögzítésére. A munkalap folyamatosan tölthető az aktuális adatokkal, így a támogatott a munkalap forrás- és költségösszesítő mező adatait megtekintve a projekt pénzügyi előrehaladását folyamatában is követni tudja. A második beszámolási időszaktól kezdve elérhető "Egyenleg" munkalapon a benyújtott beszámolókban feltüntetett költségek összesítve láthatók.
TIPP: Érdemes a táblázatot folyamatosan tölteni, nem csak a beszámolási határidő közeledtével!
A költségbizonylatok feltöltésére szolgáló felületen az alábbi adatok megadása szükséges:
szállító vagy a munkavállaló neve;
szállító adószáma (magánszemély esetén adóazonosító jele); végzett (teljesített) feladat;
a bizonylaton szereplő teljes összeg;
a számla, bizonylat valamint az ahhoz kapcsolódó kifizetési bizonylat(ok) azonosítója (sorszáma);
kiállítás dátuma;
teljesítés dátuma (szakmai teljesítés);
kifizetés dátuma (a kiadási pénztárbizonylaton vagy bankszámlakivonaton szereplő dátum).
Ha több dátum van egy tétellel összefüggésben, akkor pénzügyi teljesítés dátumaként csak az utolsó dátumot adjuk meg! Pl.: november havi bér- és járulékfizetés esetében, ha a bért 2023. 08. 02-án, míg a kapcsolódó járulékait 2023. 08. 10-én utaltuk, akkor a táblázatba a 2023. 08. 10 dátum kerüljön.
Az elszámolt költségekkel összefüggésben a számlák, bizonylatok adattartalmán felül egy-egy tételre vonatkozóan meg kell még adni:
az elszámolandó összeget forintban (nem csak a támogatás terhére elszámolt összeget, hanem az adott költség teljes összegét);
a sorszámot és költségvetési sor megnevezését (a szerződés költségvetési mellékletében szereplő információkkal azonosan). Xxxxx számlák esetében a költségbizonylat feltöltése során jelölni kell, hogy az elszámolni kívánt összeg euróban kerül megadásra. Ennek hiányában az összesítő táblák nem megfelelő adatot fognak megjeleníteni.
A beszámoló munkalapon:
a munkalapra felvitt számlák sorrendje nem számít (nem kell időrendben);
összegzéseket (egy költségsorra vagy -kategóriára) nem kell megcsinálni, mert azokat az összesítő részekben a táblázat automatikusan elkészíti.
Az „elszámolás árfolyama” cellák automatikusan azt az árfolyamot mutatják, amelyet a „szakaszok” munkalap az adott költségtételre vonatkozóan generál. Ettől az árfolyamtól csak azoknál a bizonylatoknál lehet eltérni, amelyek olyan költségekhez kötődnek, melyek nem forintban és nem euróban keletkeznek. Ilyenkor az InforEuro árfolyamot kell használni.
A táblázat egészének működéséről:
A munkalapon a sorszám és kifizetés dátumának hiánya vagy nem megfelelő formátuma esetén az EGYENLEG munkalap nem működik! (Erről a rendszer hibaüzenet is megjelenít.)
Ha a táblázatban nem jelenik meg árfolyam, akkor a költségbizonylat feltöltése során megadott árfolyam nem megfelelő, vagy a kifizetés dátumának a formátuma nem jó. Ilyenkor az "Egyenleg" munkalapon adott költségsoron nem jelenik meg a költségtétel összege.
A kitöltött táblázatot beküldés előtt ellenőrizzük! Ha valami nem működik úgy, ahogyan elvárnánk, először nézzük meg, hogy minden adatot megfelelően adtunk-e meg!
8. BESZERZÉSEK (ESZKÖZÖK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK)
A támogatott projektek megvalósítása során, amennyiben a támogatott szervezet nem köteles közbeszerzési eljárást lefolytatni, az alábbi beszerzési szabályok alkalmazandók:
Abban az esetben, ha a jóváhagyott költségvetésben szereplő egyedi beszerzés értéke nem éri el a bruttó 500 000 Ft-ot, nem szükséges beszerzési eljárást lefolytatni. Az elszámolásokhoz elegendő a magyar számviteli szabályok szerint kiállított számla vagy egyéb számviteli dokumentum, és – amennyiben a vonatkozó törvények előírják – írásbeli megrendelő vagy szerződés. Abban az esetben, ha a számlák és egyéb pénzügyi dokumentumok külföldön kerülnek kibocsátásra, meg kell felelniük az érintett ország számviteli követelményeinek.
Amennyiben a beszerzés értéke eléri vagy meghaladja az 500 000 Ft-ot, a támogatottnak a pénzügyi beszámolóban a beszerzéssel összefüggésben be kell mutatnia legalább egy írásos árajánlatot, illetve az ehhez kapcsolódó írásos megrendelést. Nem szükséges legalább három árajánlatot beszerezni, azonban – a beszerzés összetettségétől függően is, összhangban a jó kormányzás elvével – célszerű több ajánlatot is kérni, vagy az internetes keresőkben szereplő összehasonlításokat elmenteni.
A 1 500 000 Ft-ot elérő vagy azt meghaladó beszerzések esetén a támogatottnak legalább 3 árajánlat alapján kell igazolnia, hogy a beszerzés tárgyát képező áru vagy szolgáltatás a szokásos piaci áraknak megfelelő értéken került megvásárlásra. Az ilyen beszerzéseket dokumentálni kell, azaz a támogatottnak rendelkeznie kell:
ajánlati felhívással (feltüntetve az ajánlatkérő nevét és adatait);
a beérkezett ajánlatokkal;
az ajánlatok értékeléséről szóló feljegyzéssel (amelyben ki kell térni a döntés indoklására, különösen abban az esetben, ha az nem a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás mellett szól).
9. VÁLLALKOZÓI SZERZŐDÉSEK
A beszerzési szabályokat a vállalkozói szerződés keretében foglalkoztatott/foglalkoztatni kívánt személyek/szolgáltatók esetében is alkalmazni kell!
Hacsak a pályázat nem tartalmazta név szerint ezeket a szolgáltatókat, akkor a fenti szabályok szerint mindenképpen meg kell versenyeztetni a lehetséges jelölteket (árajánlatkérések formájában), és erről dokumentációt kell készíteni.
Arra is figyelni kell, hogy ha a szervezetnél alkalmazotti jogviszonyban álló munkatársat szeretnének megbízni plusz munkákkal, azt lehetőleg a munkaszerződés módosításával kell megtenni. Továbbá oda kell figyelni arra, hogy a munkatárs munkaszerződéséhez kapcsolható munkaköri feladatait a megbízás nem érintheti.
Ha egy kollégával, aki nincs alkalmazotti jogviszonyban a támogatott szervezettel, vállalkozói szerződést kötnek, akkor részére útiköltséget két módon lehet téríteni:
a) a vállalkozói díjba beépítve (és akkor plusz költségtérítés nincs);
b) a vállalkozói díj mellett külön tételként (ÁFA nélkül) szerepelteti a vállalkozó a számláin.
Az útiköltségen felüli (eszköz és egyéb) költségek a vállalkozót terhelik. Ezeket a költségeket - a vállalkozói díjon felül - nem számolhatja el a támogatott szervezet, ezeket tartalmaznia kell a vállalkozói szerződésbe foglalt díjnak.
10. A RÉSZBESZÁMOLÓ ÉS A ZÁRÓ BESZÁMOLÓ KÖZÖTTI KÜLÖNBSÉG
A részbeszámoló tartalmi részében az adott beszámolási időszak alatt történt tevékenységekről, ezek eredményeiről és hatásairól kell beszámolni, valamint a következő időszakra tervezett eseményeket, tevékenységeket kell felsorolni. Le kell írni azt is, ha az adott időszakban a program módosítására került sor.
A módosításokat előzetesen mindig egyeztetni kell a lebonyolító alapítvánnyal!
Részletek itt: "Szerződéskötés"
Amennyiben készült bármilyen kiadvány/termék az adott időszakban, akkor ezeket a megvalósult tevékenységeket alátámasztó dokumentumokkal együtt csatolni kell (pl. médiamegjelenések, jelenléti ívek, fotók, videók, hanganyagok stb.).
A záró beszámoló a teljes projekt végrehajtását és eredményeit dokumentáló záró összefoglalóból, valamint a teljes támogatás felhasználását és az önrészt igazoló pénzügyi számlaösszesítő táblázatból áll. A beszámolóhoz mellékelni kell a projekt végrehajtása során illetve annak eredményeként keletkező termékeket (pl. nyomtatott vagy elektronikus kiadvány, póló stb.) és a teljesítést igazoló anyagokat (pl. sajtómegjelenések, fotók, videók, rendezvények jelenléti ívei stb.). Csak azokat az anyagokat kell a záró beszámolóval beküldeni, amelyeket a részbeszámolók során még nem kapott meg a lebonyolító alapítvány.
Amennyiben nem tudnak csatolni jellege (pl. póló, szatyor stb.) vagy mérete miatt (pl. film DVD-n), akkor azt postán vagy személyesen kell eljuttatni a lebonyolító alapítványok címére.
Kérdéseikkel keressék a kapcsolattartó programmunkatársat!
11. AZ ELSZÁMOLÁSHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK
A költségek elszámolásához a lebonyolító alapítványok egy-egy költségtétel dokumentációja kapcsán az alábbi dokumentumok elektronikus másolatait fogják bekérni.
Az egyes költségtételek ellenőrzése során az illetékes programmunkatárs az alábbi felsorolásokban nem szereplő, de az egyes tételekhez kapcsolódó egyéb dokumentumokat is bekérhetnek. (Ilyenek lehetnek pl. a támogatott szervezetek gazdálkodását, ill. annak nyilvántartását meghatározó belső szabályzatok, valamint a projekttevékenységek során keletkezett egyedi dokumentumok.)
A kettős finanszírozás kockázatának csökkentése érdekében minden, a projektben elszámolni kívánt eredeti számlát - a számlára felhasznált támogatás összegével - záradékolni kell. A záradékolásnak nincsenek kötelező formai kritériumai (nincs kötelezően felvezetendő szöveg), de elvárás az egyértelműség, azaz derüljön ki, hogy a számla
mely projektre került elszámolásra, illetve
a regisztrációs szám és az elszámolni kívánt támogatási összeg kerüljön feltüntetésre (különösen, ha nem a teljes számlaösszeget számolják el a projektre).
Az önerő összegét nem kell záradékolni. A támogatott szervezet (ha van, partnerszervezet) könyvelésében a támogatást és annak felhasználását jól elkülönített módon kell vezetni (pl. munkaszám, analitikus kód használata). A könyvelésben lévő tételek összevethetőek kell legyenek az elszámolt költségekkel, azok számláinak záradékolásával. Ellenőrzés során az erről szóló főkönyvi analitika, mint alátámasztó dokumentum, bekérhető.
Az elszámoláshoz szükséges általános dokumentumok
készpénzes számla, és a kifizetést igazoló kiadási
pénztárbizonylatok másolata;
Amennyiben nem vezetnek házipénztárt, és ezért nem állítanak ki a készpénzes kifizetésekhez kiadási pénztárbizonylatokat, akkor erről egy – a szervezet képviselője által hivatalosan aláírt – nyilatkozatot kell küldeni!
átutalásos számla, és a kifizetést igazoló banki kivonat
másolata.
Emberi erőforrások költségéhez kapcsolódó dokumentumok
munkaszerződés / önkéntes szerződés / megbízási vagy vállalkozói szerződés;
alkalmazottak esetében heti vagy havi összefoglaló az adott időszakban elvégzett munkáról;
fizetési jegyzék valamint kimutatás a munkabér közterheiről, ha azt a bérjegyzék nem tartalmazza;
kifizetést igazoló banki kivonat vagy pénztárbizonylat; munkabér terheinek megfizetését igazoló bankkivonat; megbízási/vállalkozói szerződések esetében teljesítési igazolás; önkéntes foglalkoztatás esetén munkaidő-kimutatás és költségkalkuláció (az önkéntes adott munkaidő alatt elvégzett munkájának a fentebb megadott óradíj alapján számolt étéke).
Heti vagy havi összefoglalók
A beszámolók ellenőrzése során a bérköltségeket alátámasztó dokumentumok között az elvégzett munkáról szóló heti vagy havi összefoglalókat azon projektek esetében kérik be a lebonyolító alapítványok, ahol a projektben a bérköltségek aránya eléri a teljes költségvetési összeg 50%-át.
TIPP: minden támogatott szervezet számára erősen ajánlott összefoglalókat készíteni a munkatársak által elvégzett munkáról, hogy a projekttel összefüggésben elvégzett feladatok könnyen áttekinthetőek és nyomonkövethetőek legyenek.
Összefoglalót az elvégzett munkáról csak azon munkatársaknak kell készíteni, akik a támogatottnál (vagy partnerszervezeténél) alkalmazotti jogviszonyban dolgoznak. Vállalkozói, megbízási és egyéb formában munkát végzők esetében a teljesítésigazolás bizonyítja a feladat elvégzését.
A szervezetnél teljes munkaidőben dolgozó, de a projektben csak részmunkaidőben foglalkoztatott munkatársak esetében az összefoglalónak csak a projektre fordított időt kell lefednie.
Az összefoglaló célja nem a ledolgozott órák vezetése (munkaidő nyilvántartó ív), hanem a munkatárs által végzett feladatok szöveges alátámasztása.
Az összefoglalóban feltüntetett tevékenységeket ajánlott a támogatási szerződés 1. sz. melléklete alapján részletezni. Amennyiben a szervezet munkatársai a projekttől függetlenül is írnak ilyen összefoglalót, akkor használhatják az eddig alkalmazott sablonjukat, a lényeg, hogy az összefoglaló tartalma lefedje a beszámoló tartalmi és pénzügyi részében taglalt projekttevékenységeket.
TIPP: A xxxxxxxxxxxxxx.xx oldalról ezen a linken ("Útmutatók és segédanyagok") letölthető a lebonyolítók által biztosított minta.
Utazási költségek:
vonat, autóbusz, repülőjegy számla és a hozzá tartozó jegy/beszállókártya másolata, valamint a kifizetést igazoló banki kivonat vagy pénztárbizonylat;
Amennyiben diákkedvezménnyel vásárolt menetjegyhez a közlekedési társaság nem bocsát ki számlát, úgy az eredeti jegyek mellé csatolni kell egy feljegyzést, amely tartalmazza, hogy a projekt terhére történt az utazás, továbbá, hogy kik utaztak és melyik szakmai elemhez kapcsolódik az utazás. Emellett elfogadható a kedvezményben részesült diák/nyugdíjas/tanár stb. saját nevére szóló számla is, amennyiben egyértelműen kimutatható, hogy a projektben közreműködött (pl. jelenléti íven szerepel).
munkavállaló általi autóhasználat esetén kiküldetési rendelvény (2023-ban alkalmazható üzemanyagárak)
a szervezet tulajdonában lévő gépjármű használata esetén üzemanyagszámla és útnyilvántartás;
vállalkozónak fizetett útiköltség esetén vállalkozói szerződés és a vállalkozó által kiállított számla.
Eszközök beszerzése:
számla és a kifizetést igazoló banki kivonat vagy pénztárbizonylat;
500 000 Ft vagy azt meghaladó beszerzés esetén árajánlat(ok), megrendelő és szerződés;
tárgyi eszköz beszerzése esetén tárgyi eszköz nyilvántartó karton a számviteli szabályok szerint.
Szolgáltatások költsége:
számla és a kifizetést igazoló banki kivonat / pénztárbizonylat; 500 000 Ft vagy azt meghaladó beszerzés esetén árajánlat(ok), megrendelő és szerződés;
a szolgáltatással összefüggésben megkötött szerződés (100 000 Ft-ot elérő vagy azt meghaladó összeg esetén).
teljesítésigazolás
Felújítási munkák költsége:
számla és a kifizetést igazoló banki kivonat / pénztárbizonylat; 500 000 Ft vagy azt meghaladó beszerzés esetén árajánlat(ok), megrendelő és szerződés;
teljesítésigazolás
tárgyi eszköz beszerzése esetén tárgyi eszköz nyilvántartó karton (a számviteli szabályok szerint).
Közvetett költségek
A közvetett, tehát a pályázó általános működéséhez, és nem közvetlenül a projekthez kapcsolódó költségek pl. irodabérlet, takarítási, karbantartási költségek, közműdíjak, telefon, internet, könyvelés, bérszámfejtés stb.. Ilyen közvetett, általános költségeket legfeljebb a támogatható közvetlen projektköltségek 10%-a erejéig lehet érvényesíteni.
Ezekkel a költségekkel nem kell tételesen elszámolni, ugyanakkor minden beszámolási időszakban az elfogadott költségvetésben meghatározott (maximum 10%-os) költségarányt a beszámoló felület az elszámolt közvetlen költségekkel arányosan automatikusan kiszámolja.)
12. MILYEN KÖLTSÉGEK NEM SZÁMOLHATÓK EL?
Nem számolhatók el az alábbi költségek: föld, telek, ingatlan vásárlás; gépjármű beszerzése;
új épületek építése;
hiteltúllépés költsége, egyéb pénzügyforgalmi költségek; visszaigényelhető adók (beleértve a visszaigényelhető ÁFÁ-t); lízing díjak;
deviza/valuta árfolyamveszteség; jutalékok és osztalék, profit kifizetés; kamattartozás kiegyenlítése;
bírságok, kötbérek és perköltségek (kivéve a közérdekű érdekérvényesítő tevékenység során felmerült perköltségek); más forrásokból már finanszírozott tételek;
a támogatási döntés előtt felmerült költségek.
Nem megfelelő dokumentálás vagy pl. a beszerzési szabályok figyelmetlen alkalmazása az alábbi listában nem szereplő, alapesetben elszámolható költségek el nem számolhatóságát is eredményezheti!
A projekt az Európai Unió "Polgárok, egyenlőség, jogok és értékek” (CERV) programjának támogatásával, a 101091463. számú támogatási szerződés alapján valósul meg. Az Európai Bizottság támogatása ezen honlap elkészítéséhez nem jelenti a tartalmának jóváhagyását, amely kizárólag a lebonyolítók álláspontját tükrözi, valamint a Bizottság nem tehető felelőssé ezen információk bárminemű felhasználásáért.