AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS
KOMMUNIKÁCIÓS FŐIGAZGATÓSÁG KAPCSOLATTARTÓ IRODÁK IGAZGATÓSÁGA
AJÁNLATI DOKUMENTÁCIÓ
AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS
TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS
EE19 IFJÚSÁGI RENDEZVÉNY - PROGRAM SZERVEZÉS NAP3/YTHASO/COMM/AWD/2018/833
NAP3/YTHASO/COMM/LO-HU_BUD/DOF/2018/16
1. BEVEZETÉS
E kiírási feltételek a tárgyban szereplő közbeszerzéshez készült ajánlati felhívás dokumentációjának szerves részét képezik. E közbeszerzési dokumentumok a következőket foglalják magukba:
– az ajánlattevőnek küldött felkérő levél;
– az ajánlat benyújtásának feltételei;
– az ajánlattételi dokumentáció és mellékletei; valamint
– egy minta megrendelőlap
Ez az ajánlattételi dokumentáció az alábbi mellékleteket tartalmazza, amelyek szerves részét képezik:
II. melléklet: Költségvetési lap
III. melléklet: Nyilatkozat a kizárási és kiválasztási kritériumokról
IV. melléklet: A beszállító pénzügyi adatlapja
V. melléklet: A gazdasági szereplők csoportosulására vonatkozó adatlap
VI. melléklet: Nyilatkozat az alvállalkozókról
VII. melléklet: Pénzügyi adatlap
VIII. melléklet: Az ajánlat elküldésekor az ajánlatot tartalmazó belső és külső borítékokra
ragasztandó címke
I. RÉSZ – ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK
2. Az ajánlattételi felhívás tárgya
Az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló 2012. október 25-i, 966/2012/EK, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet rendelkezéseinek megfelelően az Európai Parlament úgy határozott, hogy közzéteszi a jelen ajánlattételi felhívást, melynek célja egy kétnapos, az európai választásokkal kapcsolatos ifjúsági rendezvény programjának megszervezése .
3. A KÖZBESZEZÉS LEÍRÁSA, CÉLJA ÉS BECSÜLT ÉRTÉKE
Az Európai Parlament valamennyi uniós tagállam fővárosában, így Budapesten is működtet egy ún. Kapcsolattartó Irodát, amelynek feladata a lakosság illetve a sajtó legszélesebb körű tájékoztatása az Európai Parlamenttel kapcsolatban.
Az irodák kapcsolatot tartanak az országos és helyi hatóságokkal, a civil szervezetek képviselőivel, és az állampolgárokkal. Az Iroda ezen kívül tájékoztatja az Európai Parlament brüsszeli központját a hazánkban zajló politikai eseményekről, illetve a magyarok Európai Parlamentre vonatkozó véleményéről, kéréseiről, petícióiról.
Az Iroda feladata továbbá, hogy az Európai Parlament Kommunikációs Főigazgatóságának kommunikációs prioritásait Magyarországon megismertesse a polgárokkal, valamint, hogy azok szellemében végezzen információ-szolgáltatást az Európai Parlamentről.
A SZERZŐDÉS TÁRGYA
Az Európai Parlament Magyarországi Kapcsolattartó Irodája (továbbiakban Iroda) és az Európai Bizottság Magyarországi Képviselete (továbbiakban Képviselet) 2019. február 15- 16-án egy nagyobb, két napos, az európai választásokkal kapcsolatos, fiatalokat célzó rendezvény megrendezését tervezi, kb. 220 fiatal, tanár és stakeholder részvételével.
A szerződés tárgya a kétnapos rendezvény programjának megszervezése.
Az Iroda 2019-es tevékenységének fő kommunikációs prioritása a 2019. május 23-26. közötti európai parlamenti választások lesznek. A választási kampány egyik eleme a „szavazni fogok” (xxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx) elnevezésű tájékoztató kampány. Az alulról szerveződő kezdeményezés célja, hogy minél több ember vegyen aktívan részt abban, hogy másokat is bevonva hívja fel a figyelmet arra, hogy éljenek demokratikus jogaikkal és menjenek el szavazni. Az oldalon keresztül fel lehet iratkozni a kampánnyal kapcsolatos hírlevélre, és egyben be lehet kapcsolódni a kampány üzeneteinek megosztásába online vagy offiline módon.
Az Európai Parlament intézményi tájékoztató kampányának nincs politikai kötődése vagy politikai jellegű tartalma. A tájékoztató kampány célja az állampolgárok figyelmének felhívása a szavazás időpontjára és az azon való részvételre.
A rendezvény célja, hogy aktivizálja az Iroda ifjúsági stakeholder hálózatát, valamint összekapcsolja a célcsoportok képviselőit, és biztosítsa a tájékoztató kampányban való aktív részvételhez szükséges információt és képzést. A képzés további célja, hogy a rendezvényen résztvevő fiatalok és tanárok azon készségeit fejlessze, amelyek sikeresebbé, tudatosabb európai polgárrá és akár későbbi közéleti szereplésre is alkalmassá teszik őket.
Emellett közvetlen cél, hogy a megszerzett tudás és információ birrtokában már a rendezvény időtartama alatt szülessenek olyan képek és videók amelyek a kampány üzeneteinek terjedését segítik.
A rendezvény helyszíne az Európai Ifjúsági Központ (1024 Xxxxxxxx, Xxxxxxx x. 1.). Az Iroda és a Képviselet az alábbiakat biztosítja.
Ezen szolgáltatások biztosítása nem képzi jelen eljárás tárgyát:
Ellátás:
Szállás 130 fő részére február 15-én és az alábbi étkezések:
2018. február 15-én:
- Ebéd 220 fő részére
- vacsora 130 fő részére
2018. február 16-án:
- reggeli 130 fő részére
- ebéd 220 fő részére
- kávészünet mindkét napra délelőttre és délutánra is a konferenciatermeknél.
Terem:
4 előadóterem mindkét napra, berendezés székekkel és asztalokkal, valamint a kapcsolódó technika, (hangosítás és kivetítési lehetőség: plazma tv, projektor, notebook, vetítővászon, kézi és csíptetős mikrofon, mikrofonállvány), valamint technikai segítségnyújtás.
A termekről képek itt megtekinthetők:
xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xxx/xxxxx/xxx-xxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxx
Minden teremhez:
- flipchart
- toll a flipcharthoz
- post-it
Egyéb
- Wifi a rendezvény teljes területén, a rendezvény ideje alatt
- névkitűzők a résztvevőknek
- megállítótáblák a recepciónál illetve az emeleten az egyes termek előtt.
Az esemény fenti, logisztikai hátterével kapcsolatos feladatok nem képezik jelen eljárás tárgyát.
Közösségi média aktivitás
Az eseményt egy közösségi média aktivitás is kíséri, melyekkel kapcsolatos feladatok nem képzik jelen eljárás tárgyát. Ezek többek között magunkban foglalnak helyszíni elemeket (pl. fotózás Instagramra), Facebook live megszervezését és a rendezvényről egy videó készítését az utókommunikációhoz.
Nyertes pályázó feladata hatékonyan együttműködni a fenti szolgáltatásokat biztosító cégekkel.
Az esemény célcsoportja
A rendezvényre az alábbi célcsoportok meghívását az Iroda intézi:
• Az európai választások önkéntesei, nagyrészt fiatal felnőettek (kb. 15 fő),
• Európai Parlament Nagykövet Iskola hálózatának tanárai és diákjai (kb. 150 fő, ebből tanár kb. 30 fő, kb 130 fő vidékről érkezik, kb 25 különböző iskolából, akik szállását biztosítjuk kétágyas szobákban)
• Egyetemi hallgatók (kb. 20 fő)
• Ifjúsági szervezetek képviselői (kb. 10-20 fő)
• Europe Direct irodák vezetői (kb. 20 fő)
• egyéb EU-hoz kapcsolódó hálózatok tagjai (kb. 10 fő)
A „szavazni fogok” tájékoztató kampány önkéntesei: Akik 2018. június óta csatlakoztak a kampányhoz és aktívan részt vesznek a 2019-es európai választások kommunikációjában online vagy offline formában, nagyrészt fiatalok.
Európai Parlament Nagykövet iskolák: magyarországi középiskolákból álló hálózat. Egy tanév során különféle iskolán belüli és kívüli programon keresztül aktív ismereteket nyújt nekik az Európai Unióról és különösen az Európai Parlamentről irodánk. Az Európai Parlament Nagykövet Iskolája programban részt vevő diákok és tanárok ismerik az európai polgári szerepvállalás kínálta lehetőségeket és az Európai Parlament szerepét a döntéshozatali folyamatban.
Egyetemi hallgatók: Európai Unió témakörében tartott diákoknak szóló rendezvényünkön korábban részt vett hallgatók.
Ifjúsági szervezetek: Az Európai Parlament Kapcsolattartó Irodájának és az Európai Bizottság Magyarországi Képviseletének partnerszervezeteinek képviselői.
Europe Direct irodák: Az Európai Bizottság közvetlen támogatásával működő és Képviselete által koordinált megyeszékhelyeken működő Europe Direct-irodákban bárki ingyenesen tájékozódhat az uniós polgársághoz kapcsolódó lehetőségekről, például az utazás, a tanulás vagy a munkavállalás terén. Munkatársai: 30-55 év közötti, magasan képzett EU szakemberek.
Nyertes pályázó feladatai
Jelen pályázat célja a rendezvény és képzés programjának megszervezése és biztosítása az alább részletezett feltételek szerint.
Általános jellemzők
A célcsoportok szegmentálásán alapuló tájékoztatás és a képzés érdekében a tevékenységek többségét workshopok köré kívánjuk szervezni.
Akiket a rendezvényen oktatóként és előadóként szeretnénk látni: vezetői készségeket fejlesztő-, kommunikációs-, retorika és vita-, valamint médiaszakemberek, ezentúl közélethez kapcsolható közösségi média influencerek.
Olyan oktatókat keresünk, akik a készségfejlesztő tréningeket a személyes (közéleti) vezetői készségek fejlesztésére helyezik egy tudatos, európai polgári szemléleten keresztül. A résztvevők vitákban vesznek részt, szituációs feladatokat végeznek, esettanulmányokat dolgoznak fel.
A résztvevőknek szeretnénk, ha a képzés ismereteket adna az Európai Unió működésről és döntéshozataláról, valamint alapvető állampolgári ismeretekről és politikai kommunikációról.
Kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a programelemek és az előadók figyelemfelkeltők legyenek, valódi hozzáadott értékkel bírjanak az egyes célcsoportok számára, olyan témákat és olyan formában dolgozzanak fel melyek egyediek és nem könnyen hozzáférhetők más platformokon.
Fontos továbbá, hogy az egyes célcsoportokon belül olyan programelemek is megjelenjenek
amelyek a közösségépítést, csapatmunkát erősítik.
A képzés időtartama alatt platformot és moticáviót kell biztosítani a helszínen arra, hogy a résztvevők a hallottakat alkalmazva képeket/videókat készítsenek amelyek a kampány üzeneteinek terjedését segíthetik. Emelett a képzés célja, hogy a résztvevőket konkrét ötletek és tervek kidolgozására ösztönözze a helyszínen a kampánnyal kapcsolatos további tevékenységekre.
Ezenfelül, egy informális estet is tervezünk a programba, amely kötetlen, lazább keretek közt
ad lehetőséget a fiataloknak a kapcsolatépítésre.
Részletesen kidolgozott programjavaslatot várunk a február 15. péntek reggel 9 óra -
február 16. szombat délután 17 óra időtartamra.
A program tervezésekor kérjük figyelembe venni a napi egy ebédszünetet és 2 kávészünetet.
Fix programpont:
A témában releváns EU-s szakemberek, európai parlamenti képviselők, valamint az EP adminisztráció munkatársainak meghívását tervezzük, ez a teljes programból kb. 1,5 órát tenne ki - meghívásukat az Iroda intézi. Minden célcsoport részére tervezett programelem.
Javasolt programelemek:
Kérjük minden javasolt programelem kidolgozásánál figyelembe venni a célcsoportok
eltérő igényeit.
1. Workshopok az alábbi készségfejlesztési területeken:
Pl. tárgyalástechnika, retorika, prezentációs és beszédírási képességek, vita, problémamegoldás, kritikus gondolkodás, médiaszereplés gyakorlása, esettanulmányok, szituációs feladatok, közösségépítés, és egyéb kommunikációs és vezetői képességek fejlesztése.
Fontos, hogy a workshopok célcsoportoknak megfelelően legyenek kialakítva, illetve hogy vonzó, érdekes, tartalmas és szórakoztató programok legyenek minden célcsoport számára. Ebből következik, hogy sok esetben a különböző célcsoportok nem ugyanazon workshopokat kapják.
Fontos, hogy a workshopokat tartók hitelesek és tapasztaltak, esetleg ismertek is legyenek a szakterületükön.
2. Szakmai programelemek az alábbi területeken:
a, Az Európai Unióról haladóknak – ennek kidolgozásában az Iroda és a Képviselet munkatársai segítséget nyújtanak
• Európai Unió működése és döntéshozatal, európai választások fontossága, érdekes sajátosságai az EP választásoknak.
• Európai politikai pártok
b, További szakmai elemek pl.
• Állampolgári ismeretek
• Kormányzati működés és politikai kommunikáció
• Social media szerepe a közéletben, tudatos online médiahasználat, influencerek, youtuberek
• Médiafogyasztási szokások változása: trendek, számok
• egyéb
Fontos megjegyezni, hogy a résztvevők már mind rendelkeznek egy alapszintű tudással a
területen.
Hogy tudásszintet, felkészültséget fel tudjuk mérni az alábbi lehetőségek egyikét szeretnénk
kérni az ajánlatban:
• előzetes tájékoztató csomagot, oktató anyag kiküldése, pár kérdéssel (pl. Google
formon keresztül)
• online teszt, szavazás az alapvető hiányosságok előzetes felmérésére
Kiemelt szempont, hogy az előzetes tudásszint felmérés is célcsoportra szabva történjen.
3. További javasolt program kreatív elemek:
• Kreatív, játékosabb feladatok: Pl.: plakátkészítés, kvízek, stb.
• Vizuális megjelenítés, pl. xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/
• Beszélgetés/találkozó közéleti szereplőkkel, médiaszemélyiségekkel, influencerekkel, akik egyrészt a célcsoport számára másrészt a közvetítendő üzenetek, az esemény szempontjából is megfelelőek. A programba közösségi média ügynökség is be lesz vonva, ennél a pontnál az ügynökséggel való együttműködés.
• egy kötetlen esti program a rendezvényhelyszín klubhelységében, ami a képzés céljainak megvalósulását szolgálja. Ez a helyszín egyelőre nem került bérlésre, ennek foglalása és a szolgáltatások, valamint a kapcsolódó catering szolgáltatások kifizetése Nyertes pályázó feladata.
• egyéb
Az ajánlat készítésnél a további szempontokat kérjük még figyelembe venni:
• A programokat célcsoportoknak megfelelően kell kialakítani és bontani, a tanároknak, Europe Direct irodák képviselőinek, hallgatóknak, stb. külön -külön programokat javasolni, ahol ez indokolt.
• Kérjük figyelembe venni a helyszín sajátosságait, azokat optimálisan kihasználni.
• Az egyes csoportokkal vagy az összes részvevővel szükséges már a rendezvény előtt is kommunikálni, előkészíteni egy-egy programot, kisebb feladatot adni vagy olvasnivalót küldeni.
• A rendezvénynek törekedni kell a nemek közötti egyenlőségre az előadók
tekintetében.
További feladatok
• A rendezvény teljes ideje alatt a lebonyolításához megfelelő létszámú személyzet biztosítása (beleértve az előadókat, a koordinációt végzőket és a segítőket).
• A rendezvény programjának grafikai szerkesztése
• a résztvevők rendezvényre való meghívását irodánk intézi, de a regisztráció
lebonyolítása és az előzetes kommunikáció a résztvevőkkel a pályázat részét képezi
• Nyertes pályázó feladata a helyszíni szállás szobabeosztásának elkészítése,
kapcsolattartás ebben az ügyben a diákokat kísérő tanárokkal.
• Nyertes pályázó feladata az esemény nyilvánosságával, sajtónyilvánosságával, a képmás rögzítésével kapcsolatos tájékoztatás illetve az ehhez való hozzájárulásról szóló nyilatkozatok begyűjtése
• Helyszíni kommunikáció (megállító- és irányítótáblák)
• A szükséges - és a helyszín által nem biztosított - technikai és logisztikai eszközök biztosítása
• A helyszín által előírt biztonsági és balesetvédelmi előírások betartása és betartatása
• Fotós biztosítása a rendezvény teljes időtartamára
• A részvételt igazoló oklevél tervezése és nyomtatása
• Részletes nyomtatott programot készíteni és ahol szükséges nyomtatott anyagokat biztosítani a workshopokhoz
• az rendezvény után egy elégedettségi kérdőív kitöltetése
• a rendezvényt követő egy héten belül egy írásos, kb 2 oldalas magyar és angol nyelvű
képes beszámoló készítése
Az ajánlatnak tartalmaznia kell:
• egy részletesen kidolgozott programjavaslat a rendezvény teljes időtartamára
• a szervezési feladatok ütemezését tartalmazó táblázat
• minden programponthoz javasolt oktatók és előadók
• javaslatot várunk arra, hogy az egyes résztvevőket célcsoportonként milyen bontásban hívjuk meg. A Nagykövet Iskola programban résztvevő diákok és tanárok 2 napra érkeznek, de a többi célcsoport tekintetében az egy napos részvétel indokolt lehet.
• Javaslat a rendezvény házigazdájára, aki az esemény teljes hossza alatt: konferál, moderál és beszélgetéseket levezet
• külön várunk ajánlatot egy helyszíni esti programra
• a rendezvény lebonyolításához szükséges személyzet létszámának lebontása
• együttműködés a kreatív (közösségi média) ügynökséggel vizuális elemek, social media programok, influenszer javaslatok terén, illetve esetlegesen a házigazda személyét illetően is.
A szerződés időtartama: a szerződés aláírásától 6 hónap. A szerződés végrehajtása csak a
megrendelő aláírása után kezdődik.
A közbeszerzés maximális teljes értéke 28.000 euró, Áfa nélkül.
4. TÁRGYALÁS
Az Európai Parlament az eredeti ajánlatok alapján tárgyalás nélkül is odaítélhetik a
szerződést.
5. GAZDASÁGI SZEREPLŐK CSOPORTOSULÁSAI
Amennyiben az ajánlat benyújtója gazdasági szereplők egy csoportosulása, az ajánlathoz kötelezően ki kell tölteni és mellékelni kell a IV. mellékletet.
Gazdasági szereplők együttesen is nyújthatnak be ajánlatot. Az Európai Parlament fenntartja magának a jogot arra, hogy az ajánlatot elnyerő csoportosulásnak feltételül szabja, hogy meghatározott gazdasági társasági formát öltsön, ha ez a szerződés megfelelő teljesítéséhez szükséges. Ezt a feltételt az Európai Parlament a közbeszerzés odaítélésének folyamata során bármikor, de minden esetben még a szerződés aláírása előtt közli.
A gazdasági szereplők csoportosulásának legkésőbb a szerződés aláírásáig igazolnia kell gazdasági társasági formáját, amennyiben elnyeri a szerződést. Ez a gazdasági társasági forma az alábbiak közül bármelyik lehet:
- valamelyik tagállamban elismert jogi személyiséggel rendelkező jogalany;
- jogi személyiség nélküli jogalany, amely azonban kielégítő módon biztosítja az Európai Parlament szerződéses érdekeinek védelmét (az érintett tagállamtól függően ez lehet például konzorcium vagy ideiglenes társulás);
- az együttműködési formát biztosító képviseleti meghatalmazás vagy azzal egyenértékű
dokumentum valamennyi tag általi aláírása.
A gazdasági csoportosulás tényleges jogállását az ajánlathoz csatolt, a csoportosulás tagjai által aláírt dokumentum vagy megállapodás igazolja.
Kivételes esetben e dokumentumokat vagy megállapodásokat az ajánlat benyújtási határidejét követően is meg lehet küldeni és/vagy módosítani lehet, de semmiképpen sem az ajánlattételi felhívás eredményének az ajánlattevőkkel való közlését követően. Az Európai Parlament fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa az ajánlatot, ha a csoportosulás tagjai közötti megállapodás tartalmát az eljárás során módosítják, ha az nem rendelkezik a tagok egyetemleges felelősségéről, vagy ha a benyújtott ajánlat nem tartalmaz egyetlen jogi értékkel bíró megállapodást sem.
Az Európai Parlament más, a fentiektől eltérő gazdasági társasági formákat is elfogad azzal a feltétellel, hogy e gazdasági társaságok biztosítják a tagok egyetemleges felelősségét és összeegyeztethetők a szerződés teljesítésével. Ugyanakkor az Európai Parlament a gazdasági
csoportosulásokkal kötendő szerződésben kifejezetten utal a tagok egyetemleges felelősségének fennállására, továbbá fenntartja magának a jogot, hogy a szerződésben előírja egy közös felhatalmazással rendelkező megbízott kinevezését, aki eljárhat a tagok képviseletében, és többek között jogosult a többi tag nevében számlák kibocsátására.
Amennyiben az ajánlatot gazdasági csoportosulások nyújtják be, pontosan fel kell tüntetniük a csoport minden egyes tagjának szerepét, képesítéseit és szakmai tapasztalatait. A gazdasági szereplők, akik az ajánlatra vonatkozóan egyetemleges felelősséget vállalnak, az ajánlatot együttesen nyújtják be.
Gazdasági csoportosulások esetében minden egyes tagnak be kell nyújtania annak igazolását, hogy joga van a közbeszerzési eljárásban való részvételhez (jogosultság), valamint a kizárási és a kiválasztási kritériumokra vonatkozó bizonyító dokumentumokat. A kiválasztási feltételek tekintetében az Európai Parlament beszámíthatja a csoportosulás minden tagjának alkalmasságát, amikor megállapítja, hogy az ajánlattevő rendelkezik-e a szerződés teljesítéséhez szükséges eszközökkel. Ebben az esetben a tagok kötelezik magukat, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges eszközöket egymás rendelkezésére bocsátják.
6. ALVÁLLALKOZÓK ALKALMAZÁSA
Alvállalkozók alkalmazása megengedett.
Amennyiben az ajánlattevő alvállalkozó(k) szolgáltatását veszi igénybe, az ajánlathoz kötelezően ki kell tölteni és mellékelni kell az V. mellékletet.
Az ajánlatban lehetőség szerint szerepelnie kell, hogy az ajánlattevő a szerződés mely részének teljesítését kívánja alvállalkozóra bízni, és meg kell nevezni az alvállalkozókat. Az odaítélési eljárás és a szerződés teljesítése során az Európai Parlament fenntartja magának a jogot, hogy megkövetelje, hogy az ajánlattevők tájékoztassák őt a javasolt alvállalkozó(k) pénzügyi, gazdasági, technikai és szakmai teljesítményéről. Az Európai Parlament igényt tarthat az annak megítéléséhez szükséges bizonyítékokra, hogy az alvállalkozók esetében nem áll-e fenn a meghatározott kizárási kritériumok valamelyike. Az ajánlattevőket tájékoztatják arról, hogy a javasolt alvállalkozók nem lehetnek a költségvetési rendelet 106. és 107. cikkében leírt, az Európai Unió közbeszerzési eljárásaiból való kizárást okozó helyzetben.
Az Európai Parlamentnek jogában áll elutasítani azokat az alvállalkozókat, akik nem tesznek eleget a kiválasztási feltételeknek (lásd 14. pont), és/vagy akik esetében a kizárási kritériumok (lásd 13. pont) bármelyike fennáll.
A szerződő félnek ugyanakkor tájékoztatnia kell az Európai Parlamentet, ha az ajánlatában nem szereplő módon utólag alvállalkozókat kíván alkalmazni. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő fenntartja magának a jogot, hogy elfogadja vagy elutasítsa a javasolt alvállalkozót. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő igényt tarthat az annak megítéléséhez szükséges bizonyítékokra, hogy az alvállalkozó/-k eleget tesznek-e a meghatározott feltételeknek. Az Európai Parlament az engedélyt mindig írásban adja meg.
Amennyiben a közbeszerzési szerződést olyan ajánlattevőnek ítélik oda, aki ajánlatában
alvállalkozókat szerepeltet, úgy az egyben alvállalkozó alkalmazását is megengedi.
7. VÁLTOZATOK
Változatok nem engedélyezettek.
8. DÍJAZÁS
A díjazás fix és nem módosítható.
Az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv 3. cikke értelmében az
árajánlatot hozzáadottérték-adótól és más egyenértékű adóktól mentesen kell megtenni.
Az árajánlatnál feltétel, hogy az átalánydíj legyen, mindent magába foglaljon és euróban legyen megadva azon országok esetében is, melyek nem tagjai az euróövezetnek. Az ez utóbbi országokból származó ajánlattevők esetében az ajánlatot nem lehet módosítani az árfolyamok változása miatt. Az árfolyam kiválasztása az ajánlattevő feladata, és ő vállalja az annak változásából adódó kockázatokat is.
9. PÉNZÜGYI BIZTOSÍTÉKOK
Nem alkalmazandó
10. KÖRNYEZETVÉDELMI RENDELKEZÉSEK
Nem alkalmazandó
11. ESÉLYEGYENLŐSÉGET TÁMOGATÓ POLITIKA
Amennyiben az ajánlattevő elnyeri a szerződést, kötelezettséget vállal arra, hogy a szerződés teljesítése során a megkülönböztetésmentesség és egyenlőség európai uniós Szerződésekben szereplő elve teljes körű alkalmazásának biztosításával az egyenlőséget és a sokszínűséget elősegítő politikát folytat. A szerződés elnyerője vállalja, hogy olyan munkakörnyezetet teremt, tart fenn és támogat, amely nyílt, befogadó, tiszteletben tartja az emberi méltóságot, az esélyegyenlőség elveit, és három fő prioritást tart szem előtt:
- férfiak és nők közötti egyenlőség;
- fogyatékkal élők alkalmazása és integrálása;
- a munkaerő-felvétel előtt álló, minden lehetséges nemi, faji, etnikai származáson, valláson vagy meggyőződésen, hátrányon, koron és szexuális orientáción alapuló akadály és ilyen alapokon történő mindennemű megkülönböztetés felszámolása.
II: RÉSZ – KIZÁRÁSI, KIVÁLASZTÁSI ÉS ODAÍTÉLÉSI KRITÉRIUMOK
12. KIZÁRÁSI FELTÉTELEK
A költségvetési rendelet kizárási kritériumokról és azok alkalmazásáról szóló 106., 107. és
108. cikkének teljes szövege megtalálható az Európai Unió Hivatalos lapjában (L-286, 2015. október 30., 1–29.o.) Az ajánlattevőknek/pályázóknak nyilatkozniuk kell, hogy nincsenek a fenti cikkekben említett helyzetek egyikében sem.
A költségvetési rendelet 106.cikke (részletek): az alábbiakban csak a 106. cikk 1., 4.,7. és 8. szakaszát vesszük át.
(1) Az ajánlatkérő szerv köteles kizárni az e rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárásokban való részvételből azt a gazdasági szereplőt, aki vagy amely:
a) csődeljárás, fizetésképtelenségi vagy felszámolási eljárás alatt áll, a vagyonát végelszámoló vagy bíróság kezeli, a hitelezőkkel csődegyezséget kötött, üzleti tevékenységét felfüggesztette, vagy a nemzeti törvények és rendeletek szerinti hasonló eljárás következtében bármely hasonló helyzetben van;
b) jogerős ítélet vagy jogerős közigazgatási határozat megállapította, hogy megszegte a székhelye szerinti ország joga, az ajánlatkérő szerv országának joga, illetve a szerződés teljesítési helye szerinti ország joga alapján fennálló, adófizetési vagy társadalombiztosítási járulékfizetési kötelezettségét;
c) jogerős ítélet vagy jogerős közigazgatási határozat megállapította, hogy súlyos szakmai kötelezettségszegést követett el azáltal, hogy megsértette a szakmai tevékenységére vonatkozó törvényeket, rendeleteket vagy etikai normákat, vagy a szakmai hitelességét befolyásoló, szándékosságra vagy súlyos gondatlanságra utaló jogellenes magatartást tanúsított, beleértve különösen az alábbiakat:
i. csalárd vagy gondatlan módon félrevezető információt szolgáltatott a kizárási okok fennállásának vagy a kiválasztási szempontok teljesülésének ellenőrzése céljából, vagy a szerződés teljesítése során;
ii. a verseny torzítására irányuló megállapodást kötött más gazdasági szereplőkkel;
iii. szellemi tulajdonhoz fűződő jogokat sértett;
iv. a közbeszerzési eljárás során megkísérelte befolyásolni az ajánlatkérő szerv
döntéshozatali folyamatát;
v. olyan bizalmas információkat próbált megszerezni, amelyek jogtalan előnyöket
biztosítanának számára a közbeszerzési eljárásban;
d) jogerős ítélet megállapította, hogy a gazdasági szereplő elkövette az alábbiak
valamelyikét;
x. xxxxxx, az 1995. július 26-i tanácsi jogi aktusban1 kidolgozott, az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló egyezmény 1. cikkének értelmében;
ii. korrupció, az 1997. május 26-i tanácsi jogi aktusban kidolgozott, az Európai
Közösségek tisztviselőit és az Európai Unió tagállamainak tisztviselőit érintő
1 HL C 316., 1995.11.27., 48. o.
korrupció elleni küzdelemről szóló egyezmény2 3. cikkében és a 2003/568/IB tanácsi kerethatározat3 2. cikkének (1) bekezdésében meghatározottak szerint, továbbá az ajánlatkérő szerv országának jogában, a gazdasági szereplő székhelye szerinti ország jogában, illetve a szerződés teljesítési helye szerinti ország jogában meghatározott korrupció;
iii. bűnszervezetben való részvétel, a 2008/841/IB tanácsi kerethatározat 4 2. cikkében meghatározottak szerint;
iv. pénzmosás vagy terrorizmusfinanszírozás, a 2005/60/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv 5 1. cikkében meghatározottak szerint;
v. terrorista bűncselekmények vagy terrorista tevékenységekkel összefüggő bűncselekmények, a 2002/475/IB tanácsi kerethatározat 6 1., illetve 3. cikkében meghatározottak szerint, vagy ilyen bűncselekményre való felbujtás, bűnsegély vagy kísérlet az említett határozat 4. cikkében foglaltak szerint;
vi. gyermekmunka vagy az emberkereskedelem egyéb formái, a 2011/36/EU európai parlamenti és tanácsi irányelv 7 2. cikkében meghatározottak szerint;
e) a költségvetésből finanszírozott valamely szerződés teljesítése során lényeges hiányosságokkal teljesítette a főbb kötelezettségeit, ami a szerződés idő előtti felmondásához, kötbér kivetéséhez vagy más szerződéses szankciókhoz vezetett, vagy amit az engedélyezésre jogosult tisztviselő, az OLAF vagy a Számvevőszék tárt fel az ellenőrzések és vizsgálatok folyamán;
f) jogerős ítélet vagy jogerős közigazgatási határozat megállapította, hogy a 2988/95/EK, Xxxxxxx tanácsi rendelet 8 1. cikkének (2) bekezdése értelmében vett szabálytalanságot követett el.
(2) Az ajánlatkérő szervnek ki kell zárnia a gazdasági szereplőt, ha az említett gazdasági szereplő ügyviteli, ügyvezető vagy felügyelő testületének valamely tagja, illetve az érintett gazdasági szereplő tekintetében képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési jogkörrel rendelkező valamely személy az (1) bekezdés c)–f) pontjában említett valamelyik helyzetben vagy helyzetekben van. Az ajánlatkérő szervnek abban az esetben is ki kell zárnia a gazdasági szereplőt, ha a gazdasági szereplő kötelezettségeiért korlátlan felelősséggel tartozó valamely természetes vagy jogi személy az (1) bekezdés
a) és b) pontjában említett valamelyik helyzetben vagy helyzetekben van.
(3) Az ajánlatkérő szerv (...) nem zárhat ki egy gazdasági szereplőt a közbeszerzési eljárásban való részvételből, amennyiben:
2 HL C 195., 1997.6.25., 1. o.
3 A Tanács 2003/568/IB kerethatározata (2003. július 22.) a magánszektorban tapasztalható korrupció elleni
küzdelemről (HL L 192., 2003.7.31., 54. o.).
4 A Tanács 2008/841/IB kerethatározata (2008. október 24.) a szervezett bűnözés elleni küzdelemről (HL L 300., 2008.11.11., 42. o.).
5 Az Európai Parlament és a Tanács 2005/60/EK irányelve (2005. október 26.) a pénzügyi rendszereknek a pénzmosás, valamint terrorizmus finanszírozása céljára való felhasználásának megelőzéséről (HL L 309., 2005.11.25., 15. o.).
6 A Tanács 2002/475/IB kerethatározata (2002. június 13.) a terrorizmus elleni küzdelemről (HL L 164.,
2002.6.22., 3. o.).
7 Az Európai Parlament és a Tanács 2011/36/EU irányelve (2011. április 5.) az emberkereskedelem megelőzéséről, és az ellene folytatott küzdelemről, az áldozatok védelméről, valamint a 2002/629/IB tanácsi kerethatározat felváltásáról (HL L 101., 2011.4.15., 1. o.).
8 A Tanács 2988/95/EK, Euratom rendelete (1995. december 18.) az Európai Közösségek pénzügyi
érdekeinek védelméről (HL L 312., 1995.12.23., 1. o.).
a) a gazdasági szereplő az e cikk (8) bekezdésében meghatározott korrekciós intézkedéseket hozott, igazolva ezzel a megbízhatóságát. Ez a pont nem vonatkozik az ezen cikk (1) bekezdése d) pontjában említett esetre;
b) ez a szolgáltatásnyújtás folytonossága érdekében, korlátozott időtartamra, az e cikk
(8) bekezdésében meghatározott korrekciós intézkedések meghozataláig elengedhetetlen;
c) a kizárás (…) aránytalan lenne.
Ezenkívül az e cikk (1) bekezdésének a) pontja nem vonatkozik áruk különösen kedvező feltételek melletti, az üzleti tevékenységét véglegesen felszámoló szállítótól, vagy fizetésképtelenségi eljárás, csődegyezség vagy ahhoz hasonló, a nemzeti jogban meghatározott eljárás keretében a felszámolótól történő beszerzésére.
(…)
(4) A (7) bekezdésben említett, a kizárást indokoló helyzetet orvosló intézkedések különösen az alábbiak lehetnek:
a) a kizárást indokoló helyzet okainak feltárására szolgáló intézkedések, valamint konkrét technikai, szervezeti és személyzeti intézkedések a gazdasági szereplő üzleti tevékenységének területén, amelyek alkalmasak a magatartás korrekciójára és ismételt előfordulásának megelőzésére;
b) bizonyíték, miszerint a gazdasági szereplő intézkedéseket hozott azon károk megtérítése vagy helyreállítása érdekében, amelyeket a kizárást indokoló helyzetet eredményező tényezők okoztak az Uniónak, sértve annak pénzügyi érdekeit;
c) bizonyíték, miszerint a gazdasági szereplő megfizette a valamely illetékes hatóság által kirótt bírságot, illetve az (1) bekezdés b) pontjában említett bármely adót vagy társadalombiztosítási járulékot, illetve gondoskodott azok megfizetéséről
A költségvetési rendelet 107. cikke (részletek): az alábbiakban csak a 107. cikk 1. és 2. szakaszát vesszük át.
Elutasítás egy adott közbeszerzési eljárás során
(1) Az ajánlatkérő szerv egy adott közbeszerzési eljárásban nem ítélhet oda szerződést olyan gazdasági szereplőnek, aki vagy amely:
a) valamely, a 106. cikkel összhangban megállapított, kizárást indokoló helyzetben van;
b) az eljárásban való részvétel feltételeként megkövetelt információk tekintetében megtévesztő információt szolgáltatott vagy elmulasztotta ezen információk benyújtását;
c) korábban részt vett a közbeszerzési dokumentumok előkészítésében, ha ez olyan
versenytorzulást von maga után, amely máskülönben nem orvosolható.
(2) A valamely gazdasági szereplő adott közbeszerzési eljárásban való részvételének elutasításáról szóló határozat meghozatala előtt az ajánlatkérő szerv köteles lehetőséget biztosítani a gazdasági szereplőnek észrevételei benyújtására, kivéve ha az elutasítást az (1) bekezdés a) pontja szerinti, a gazdasági szereplő kizárására vonatkozó, az észrevételeinek megvizsgálását követően hozott határozattal indokolták.
Az ajánlattévő felkérést kap, hogy töltse ki a kizárási kritériumokat felsoroló II. mellékletet.
Kizárási kritériumok szerinti értékelés
1. Valamennyi ajánlattevőnek be kell nyújtania a II. mellékletben szereplő forma szerinti, megfelelően keltezett és aláírt nyilatkozatot.
2. Gazdasági szereplők csoportosulása esetén a csoport valamennyi tagjának be kell
nyújtania a nyilatkozatot.
3. Az Európai Parlament fenntartja a jogot, hogy a pályázatot elnyerő ajánlattevőtől megkövetelje az igazoló dokumentumok benyújtását. A pályázatot elnyerő ajánlattevőnek a szerződés odaítéléséről szóló előzetes értesítést követő tizenöt naptári napon belül, és a szerződés aláírását megelőzően be kell nyújtania az alábbi igazoló dokumentumokat:
- a büntetlen előéletet igazoló friss keletű erkölcsi bizonyítvány, vagy ennek hiányában az állandó lakóhelye szerinti ország jogi vagy közigazgatási hatósága által kibocsátott, ezzel egyenértékű friss okmány, amely igazolja, hogy a szerződés megkötésére kiválasztott gazdasági szereplő esetében a költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének a), c), d) vagy f) pontjában említett kizáró okok egyike sem áll fenn. Ugyanez alkalmazandó a 106. cikk (4) bekezdésében említett személyekre is;
- az érintett állam illetékes hatósága által frissen kibocsátott igazolás arról, hogy az
ajánlattevő esetében nem áll fenn a költségvetési rendelet 106. cikk (1) bekezdésének
a) és b) pontjában leírt helyzet;
- amennyiben az érintett országban nem adják ki a fent említett dokumentumokat vagy igazolásokat, illetve a költségvetési rendelet 106. cikkében említett egyéb kizárási esetekben, helyettesítheti azokat az érdekelt félnek az állandó lakhelye szerinti ország igazságügyi vagy közigazgatási hatósága, közjegyzője vagy minősített szakmai testülete előtt eskü alatt tett, vagy – ennek hiányában – egyéb ünnepélyes nyilatkozata;
4. Az írásos bizonyítékok benyújtására vonatkozóan a (3) bekezdésben előírt követelmény nem áll fenn, ha az ajánlattevő nemzetközi szervezet, ha az Európai Parlament az igazoló dokumentumokhoz díjmentesen hozzáfér valamely nemzeti adatbázis révén, vagy ha e bizonyítékokat az Európai Parlament egy másik közbeszerzési eljárása során már benyújtották, és amennyiben a szóban forgó dokumentumok kiállításának időpontja nem haladja meg az egy évet és azok még érvényesek. Az ajánlattevő ilyen esetben felelőssége tudatában nyilatkozik arról, hogy az igazoló dokumentumokat egy korábbi, hivatkozott közbeszerzési eljárás során már benyújtotta, és hogy helyzetében semmilyen változás nem történt.
13. KIVÁLASZTÁSI KRITÉRIUMOK
Az ajánlattévő felkérést kap, hogy töltse ki a II. melléklet kiválasztási kritériumokat
tartalmazó rovatát.
13.1. Jogi és szabályozási alkalmasság
Az ajánlattevőnek az alábbi feltételek közül legalább egynek meg kell felelnie
a) szereplés érdemleges szakmai nyilvántartásban vagy cégnyilvántartásban; kivéve
nemzetközi szervezet esetében;
b) szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetében olyan speciális engedély, amely igazolja, hogy a pályázó székhelye szerinti országban engedélyezett számára a szerződés végrehajtása, illetve tagság meghatározott szakmai szervezetben.
13.2. Pénzügyi és gazdasági alkalmasság
Az ajánlattevőnek megfelelő pénzügyi és gazdasági alkalmassággal kell rendelkeznie, amelynek révén végre tudja hajtani a közbeszerzési szerződést, az abban szereplő rendelkezések betartásával, és figyelembe véve a szerződés összegét és kiterjedését. Ha az ajánlattevő által benyújtott információk alapján az Európai Parlament kétségbe vonja az ajánlattevő pénzügyi alkalmasságát, vagy ha az elégtelennek bizonyul a közbeszerzési szerződés teljesítéséhez, az ajánlat elutasítható és az ajánlattevő nem jogosult semmilyen pénzügyi ellentételezésre.
A jelen ajánlattételi felhívásban meghirdetett közbeszerzési szerződés kapcsán az Európai Parlament megkövetel az ajánlattevőktől egy meghatározott minimális pénzügyi és gazdasági alkalmasságot, amit az alábbi szempontok alapján értékel:
- legalább 56.000 euró éves üzleti forgalom
A pénzügyi és gazdasági alkalmasság az ajánlattevő által benyújtandó alábbi
dokumentumok alapján kerül értékelésre:
- pénzügyi kimutatások (lezárt mérleg, eredménykimutatás vagy más pénzügyi kimutatás) vagy azok kivonatai, legfeljebb az utolsó három olyan évre vonatkozóan, amelyekre a számlákat lezárták;
- a teljes üzleti forgalomról és a közbeszerzés tárgyát képező területen megvalósított forgalomról számszerű adatokat tartalmazó, legfeljebb a három megelőző pénzügyi évre vonatkozóan.
Amennyiben az ajánlattevőnek nem áll módjában a kért dokumentumok bemutatása, az Európai Parlament által megfelelőnek tartott egyéb dokumentummal is igazolhatja gazdasági és pénzügyi alkalmasságát.
Az ajánlattevő más jogalanyok kapacitásait is érvényesítheti, függetlenül a kettejük között fennálló kapcsolatok jogi természetétől. Ezen esetben bizonyítania kell az Európai Parlament felé, hogy rendelkezésére állnak a szerződés teljesítéséhez szükséges erőforrások, például bemutatva, hogy e jogalanyok vállalják az erőforrások rendelkezésére bocsátását. Ebben az esetben az Európai Parlamentnek jogában áll elutasítani az ajánlatot, ha kétségei támadnak a harmadik fél kötelezettségvállalásait vagy pénzügyi kapacitásait illetően. A Parlament adott esetben megkövetelheti, hogy az ajánlattevő és a többi jogalany együttesen feleljen a szerződés végrehajtásáért.
Ugyanezen feltételek mellett a gazdasági szereplők csoportja is támaszkodhat a csoport
tagjainak vagy más szervezeteknek a kapacitására.
Egyébként az ajánlattevő mindig támaszkodhat egy vagy több alvállalkozó gazdasági kapacitására, amennyiben azok vállalják a szerződés teljesítésében való részvételt. Ebben az esetben az Európai Parlament értékeli az alvállalkozó(k) alkalmasságát a szerződés teljesítésében való részvétel mértékének vonatkozásában.
13.3. Technikai és szakmai alkalmasság
Az ajánlattevőnek olyan technikai és szakmai alkalmassággal kell rendelkeznie, amelynek révén végre tudja hajtani a közbeszerzési szerződést, az abban szereplő rendelkezések betartásával és figyelembe véve a szerződés összegét és kiterjedését. Ha a benyújtott információk alapján az Európai Parlament kétségbe vonja az ajánlattevő technikai és szakmai alkalmasságát, vagy ha az elégtelennek bizonyul a közbeszerzési szerződés teljesítéséhez, az ajánlat elutasítható és az ajánlattevő nem jogosult semmilyen pénzügyi ellentételezésre.
A jelen ajánlati felhívásban meghirdetett közbeszerzési szerződés kapcsán az Európai Parlament az alábbi technikai és szakmai alkalmasságot várja el az ajánlattevőktől:
- legalább hároméves tapasztalat az adott közbeszerzési eljárásban igényelthez hasonló szolgáltatásban
- a rendezvény szervezés szakterületen tevékenykedő legalább 3 főből álló szakértői csapat, amelyben legalább a projektvezető igazolhatóan rendelkezik 3 éves, a közbeszerzési eljárás szakterületéhez kapcsolódó tapasztalattal. A csapat többi tagja legalább 2 éves tapasztalattal rendelkezik.
A gazdasági szereplők technikai és műszaki alkalmasságát a nyújtandó szolgáltatások, illetve az elvégzendő munka jellege, mennyisége, valamint az eszközök fontossága és felhasználása függvényében az alábbi dokumentumok alapján értékelik:
a) a szolgáltató vagy a vállalkozó és/vagy a vállalatvezető, illetve főként az szolgáltatásért vagy munkavégzésért felelős személy tanulmányait és szakképzettségét igazoló okiratok;
b) az elmúlt három évben teljesített főbb szolgáltatások, valamint azok összege, ideje és megrendelői, továbbá, hogy köz- vagy magánszektorbeli szereplő volt-e megrendelő, illetve kérésre a megrendelő nyilatkozata;
c) kimutatás a gazdasági szereplő által alkalmazott teljes munkaerő és vezető
személyzet átlagos létszámáról az utolsó három évben;
Az ajánlattevő vagy pályázó más jogalanyok kapacitásait is érvényesítheti, függetlenül a kettejük között fennálló kapcsolatok jogi természetétől. Ezen esetben bizonyítania kell az Európai Parlament felé, hogy rendelkezésére állnak a szerződés teljesítéséhez szükséges erőforrások, például bemutatva, hogy e jogalanyok vállalják az erőforrások rendelkezésére bocsátását. Ebben az esetben az Európai Parlamentnek jogában áll elutasítani az ajánlatot, ha kétségei támadnak a harmadik fél kötelezettségvállalásait vagy szakmai és/vagy technikai alkalmasságát illetően.
Az ajánlattevő minden körülmények között támaszkodhat egy vagy több alvállalkozó technikai és szakmai kapacitására, amennyiben azok vállalják a szerződés teljesítésében való részvételt. Ebben az esetben az Európai Parlament értékeli az alvállalkozó(k) alkalmasságát a szerződés teljesítésében való részvétel mértékének vonatkozásában.
14. ODAÍTÉLÉSI KRITÉRIUMOK
A szerződést a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlatnak ítélik oda.
A gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat meghatározásának céljára az ajánlatokat a következő
kritériumok alapján értékelik:
- Ár
- Minőségi kritériumok
A különböző kritériumok súlyozása az alábbiak szerint történik:
Minőségi kritériumok:
1. A programjavaslat megfelelése a kommunikációs céloknak és a célcsoportoknak max. 60 pont/min. 35 pont
2. A javasolt programelemek kreativitása max. 15 pont /min. 8 pont
3. A szervezési és logisztikai feladatok átgondoltsága, megfelelése és időbeli tervezése
max. 25 pont/min. 13 pont
Az árral kapcsolatos kritérium
A minőség és az ár súlyozására alkalmazott módszer:
X ajánlat pontszáma
= Legalacsonyab ár;
X ajánlat ára
* Az összes
kritérium alapján X ajánlatra adott teljes minőségi pontszám (100-ból)
A legmagasabb pontszámot elérő ajánlatot helyezik az első helyre.