MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS
amely létrejött
a Ferenczy Múzeumi Centrum (továbbiakban Múzeum) és a
Xxxxxx Xxxx Pest Megyei Könyvtár (továbbiakban Könyvtár) között (együtt Felek), amely előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező, önállóan működő és gazdálkodó intézmény
A Szerződő felek az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, illetve az annak végrehajtására szolgáló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet a rendelkezésének megfelelően a közöttük létrejövő munkamegosztást, a felelősségvállalás rendjét és az együttműködésük szabályait rögzíteni kötelesek, figyelembe véve a Fenntartó (Szentendre Város Önkormányzat) által hozott rendeleteket és határozatokat.
A szerződő Felek önkormányzati költségvetési szervek, ezért feladataik, és az érdekkörükbe tartozó tevékenység ellátása a vonatkozó hatályos jogszabályok keretei között történik akkor is, ha az esetleges jogszabály-módosítás vagy változás e megállapodásban nem kerültek átvezetésre.
I. AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS ÁLTALÁNOS SZEMPONTJAI
1. A Felek együttműködésének célja a hatékony, szakszerű és ésszerűen takarékos intézményi gazdálkodás szervezeti feltételeinek megteremtése és biztosítása.
2. Az együttműködés nem csorbíthatja a Felek gazdálkodási és szakmai döntésjogi rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét.
3. A Múzeum pénzügyi-gazdasági-ügyviteli szervezete útján biztosítja a szabályszerű, törvényes gazdálkodás feltételeit.
4. A Múzeum gazdasági vezetője a Könyvtár gazdasági vezetője is, aki közvetlenül vezeti és ellenőrzi a gazdasági szervezetet, a költségvetési szerv más szervezeti egységéhez beosztott, továbbá az önálló intézmény által foglalkoztatott pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős alkalmazottaknak iránymutatást ad, ellenőrzi azok betartását továbbá gazdasági intézkedéseket hoz. Pénzügyi ellenjegyzési jogot gyakorol a Könyvtár előirányzatai felett.
5. A Felek költségvetési gazdálkodásának ügyvitele az ASP Gazdálkodási szakrendszer alkalmazásával történik. Az intézmények az ASP Gazdálkodási szakrendszerén belül elkülönítésre kerülnek, így a Könyvtár gazdálkodási adatai a gazdálkodás bármelyik fázisában önállóan kimutathatóak.
6. A Múzeum által feldolgozott könyvelési adatokról az Könyvtár az ASP lekérdező rendszeréből szerezhet információt. Az előirányzatok alakulását a Könyvtár nyomon követheti, ellenőrizheti az ASP kimutatásai, lekérdezései segítségével.
7. A kötelezettségvállalási jogkört a Könyvtár vezetője saját hatáskörében gyakorolja, teljes körű felelősséggel tartozik az intézmény költségvetési előirányzatainak betartásáért.
8. Az adatszolgáltatások valódiságáért, az adatszolgáltatási határidők pontos betartásáért a Könyvtár vezetője a felelős, az adatszolgáltatásokhoz kapcsolódó, Múzeumot érintő pénzügyi információ- szolgáltatások tekintetében pedig a Múzeum gazdasági vezetője a felelős.
9. A Könyvtárnak a feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon kell gondoskodnia, hogy e megállapodásban foglaltak be nem tartása esetén a Fenntartó az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultságot visszavonhatja, korlátozhatja, továbbá elrendelheti a munkamegosztási megállapodás módosítását.
10. A Múzeum és a Könyvtár között az adattovábbítás, tájékoztatás, írásban, e-mailben vagy elektronikus adathordozón történik.
o Az érintett időszakban hatályos kötelezettséggel vagy jogosultsággal bíró hivatalos iratok, bizonylatok, szerződések vagy az ezt helyettesítő okmányok eredeti, vagy hiteles aláírással és bélyegzővel ellátott egy példányát a Múzeumnál is el kell helyezni.
o Az előkészített szerződések, megállapodások eredeti példányait pénzügyi ellenjegyzésre meg kell küldeni a Múzeumnak. A pénzügyileg ellenjegyzett, valamint minden fél által aláírt dokumentum két eredeti példánya a Múzeumot illeti meg és egy eredeti példányt a Könyvtár saját irattárában helyez el. Megrendelőből 2 példányt szükséges előállítani, egy példány a vállalkozóé egy példány a Múzeumé a könyvelés mellé.
11. A Felek a saját működésüket, illetve ezt a megállapodást érintő dolgokról, az esetleges jogszabály- változásokról, stb. haladéktalanul kötelesek egymást tájékoztatni.
12. Az alábbi pontokban részletezett eljárásmódok, hatáskörök, megosztott feladatok, valamint az esetlegesen le nem szabályozott, a működés során felmerülő feladatellátás során alapelvnek tekintendő, hogy a banki utalások és a főpénztári ki- és befizetések teljesítése, mindezek és a pénzforgalom nélküli tételek kontírozása, könyvelése, a KGR-K11-ben történő adatszolgáltatások biztosítása, NAV bevallások, online számlaadat-szolgáltatások teljesítése, továbbá az érvényesítést, pénzügyi ellenjegyzést érintő feladatok tartoznak a Múzeum hatáskörébe. A nem szabályozott esetlegesen felmerülő egyéb esetekben feleknek szükséges egyeztetni a feladat elvégzésének hatáskörét illetően.
II. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE
1. A Könyvtár együttműködve a Múzeummal állítja össze a következő év tervezett bevételi és kiadási előirányzatait.
2. E feladat elvégzéséhez a Könyvtár az alábbi adatokat szolgáltatja:
o A Könyvtár adatot szolgáltat az alap- és vállalkozási tevékenysége bevételei és kiadásai tervezéséhez.
o A Könyvtár tájékoztatást ad a következő költségvetési évet érintő jogszabályi és szervezetet érintő személyi (pl. jubileumi jutalom, dologi stb.) változásokról.
o A fenntartó Önkormányzat által megadott formában állítja össze a tervezetet és küldi meg a Múzeumnak.
o A Múzeum felügyeli a tervezet elkészítését, felülvizsgálja és ellenőrzi a tervezetet az Önkormányzatnak történő továbbítás előtt, a Könyvtárral egyeztet az esetleges kérdéseket illetően.
3. A Múzeum és a Könyvtár az adatszolgáltatást alátámasztó információkat, számításokat egymás rendelkezésére bocsátják.
4. A Könyvtár elkészíti költségvetése szöveges indoklását, amely tételesen tartalmazza az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indokolását. A szöveges értékelésben ki kell mutatni valamennyi tevékenységre vonatkozóan a tervezett előirányzatokat.
5. A Múzeum - a Fenntartó által meghatározott szempontok, keretszámok figyelembevételével elkészített – elemi költségvetés alapján a jogszabályokban előírt formában és tartalommal készíti el a költségvetési űrlapokat, és rögzíti a államháztartási számviteli kormányrendelet által meghatározott módon és időpontban a kijelölt elektronikus felületen.
III. FELADATOK MEGOSZTÁSA
1. A Könyvtár az ASP kötelezettségvállalás moduljának lekérdezési funkciójával rendelkezik. A pénzügyileg ellenjegyzett kötelezettségvállalást, - azaz szerződés, megállapodás, megrendelés- a Múzeum rögzíti az ASP kötelezettségvállalás nyilvántartásába . A Könyvtárnak csak ezt követően lehet - beleértve a készpénzes kifizetéseket is - bármilyen, később kifizetést eredményező előzetes kötelezettségvállalást indítania.
2. A Könyvtár dátumbélyegzővel érkezteti és iktatja a beérkező számláit. A beérkező számla teljesülésének szakmai-teljesítés igazolását követően a számlát rögzíti az ASP-ben (érkezteti), majd az átadandó számlákról készített listával együtt banki utalások esetén pénzügyi teljesítésre legalább hetente külön egyeztetett időpontban átadja, a pénztári bizonylatok esetén pedig (a készpénzforgalom nagyságának figyelembevételével) azokat hetente, maximum havonta továbbítja a Múzeumnak.
3. A Könyvtár az általa nyújtott szolgáltatásokról számlát bocsát ki a saját adószámával, a Könyvtár szokásos munkaidejében közvetlenül az ASP-ből, a Könyvtár gazdasági ügyintézője munkaidején kívül eső időben pedig kézi számlatömbbel. A szerződések alapján kiállított számlákat minden esetben az ASP-ből szükséges kiállítani közvetlenül. A NAV online számla-adatszolgáltatás az ASP-ből automatikusan megtörténik. A kézi számlák NAV online számlaadat-szolgáltatását a Múzeum végzi a Könyvtár által megküldött számlamásolatok alapján.
4. A Könyvtár köteles a részére elérhetővé tett költségvetési jelentést tételesen ellenőrizni, az előirányzatok felhasználásának mértékét figyelemmel kísérni. Az analitikus nyilvántartás adataiba a Könyvtár ezen jogosultságokkal rendelkező dolgozója bármikor betekinthet, ellenőrizheti az ott nyilvántartott adatok helyességét.
5. Amennyiben a Könyvtár a részére szolgáltatott, illetve elérhetővé tett adatokban az alapbizonylatokhoz képest eltérést észlel, arról írásban tájékoztatja a Múzeum gazdasági osztályát az eltérés rendezése érdekében.
6. A Múzeum a jóváhagyott elemi költségvetés előirányzatait kontírozza, és könyveli.
7. A Múzeum a hozzá papíralapú dokumentum formájában is beérkező előzetes kötelezettségvállalásokat (így például: megrendelés, szerződés, megállapodás, határozat, stb.) tartalmi, alaki és formai szempontból ellenőrzi, majd ellenjegyzi.
8. A Múzeum és a Könyvtár a költségvetés teljesítési adatai alapján elemzi, szükség esetén a költségvetési forrásaihoz igazítja a gazdálkodási tevékenységét.
9. A Múzeum vezeti és folyamatosan ellenőrzi a könyveléshez kapcsolódó analitikákat. A Múzeum a hozzá papíralapú, teljesítés igazolással ellátott bizonylat (számla) formájában beérkező – a pénzügyi ellenjegyzett kötelezettségvállaláshoz csatolt – kifizetési igényeket tartalmilag, alakilag és formailag ellenőrzi. Elektronikus számla esetében a Könyvtár a számlákat elektronikusan is megküldi az xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx emailcímre. Amennyiben minden jogszabályi feltétel teljesül, a Múzeum elvégzi az esetlegesen szükséges pénzügyi ellenjegyzői feladatokat, érvényesítést és amennyiben az utalványozás is megtörténik, teljesíti a Múzeumhoz rendelt banki terminálon keresztül az átutalásokat. Ha bármilyen feltétel nem teljesül, akkor a hiányzó adatok pótlására felkéri a Könyvtárt.
10. A honlapon közzéteendő gazdasági adatokra vonatkozó adatszolgáltatások közül a beszámolóra, költségvetésre vonatkozó adatokat a Múzeum biztosítja, a szerződésekre vonatkozó adatszolgáltatást a Múzeum készíti elő, a Könyvtár annak ellenőrzése után véglegesíti az elkészült listát, a munkaügyi adatokra vonatkozó információszolgáltatást a Könyvtár készíti el. A megfelelő információk, adatok honlapon, határidőben történő elhelyezésért a Könyvtár a felelős.
IV. ELŐIRÁNYZAT-MÓDOSÍTÁS, ÁTCSOPORTOSÍTÁS
1. A Könyvtár alapító okirata értelmében minden előirányzata felett teljes jogkörrel rendelkezik. A Könyvtár a költségvetésben jóváhagyott előirányzatokon belül köteles gazdálkodni.
2. A Könyvtár a Múzeum gazdasági vezetőjével egyeztetett költségvetési jelentés alapján elemzi, szükség esetén a forrásaihoz igazítja gazdálkodási tevékenységét, illetve előirányzat módosítást kezdeményez, amelyről a Múzeum tájékoztatja a Fenntartót.
3. A költségvetés módosítások kezdeményezése és az átcsoportosítások engedélyeztetése a belső szabályzatok alapján történik, pénzügyi ellenjegyzés és igazgatói jóváhagyást követően.
4. Amennyiben a Múzeum vagy a Könyvtár gazdálkodása során pótelőirányzat válik szükségessé, a kérelmet a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló jogszabályi előírásoknak megfelelően kell a Múzeumnak, és a Könyvtárnak közösen elkészíteni, majd megküldeni a Fenntartónak.
5. A Fenntartói előirányzat-módosítást a fenntartó értesítése alapján a Múzeum a könyvelésen átvezeti.
V. PÉNZ- ÉS BANKSZÁMLAKEZELÉS
1. A Könyvtár önálló bankszámlával rendelkezik, a banki pénzforgalommal kapcsolatos feladatokat kizárólag a Múzeum bonyolítja le. A bankszámlákhoz kapcsolódó adminisztrációs levelezéseket (aláírók, számfejtők, rögzítők, megszüntetések) a Könyvtár végzi. Az átutalások teljesítése a Múzeumhoz rendelt, de a Könyvtár banki terminálján keresztül történik. A Könyvtár is rendelkezik külön terminállal, melyet kizárólag lekérdezési jogosultsággal használhatnak a Könyvtár részéről, abból pénzforgalommal kapcsolatos tranzakciók nem indíthatóak.
2. A Könyvtár a bankszámlához kapcsolódóan házipénztárt működtet. Házipénztárát a Múzeumban vezetik. A Könyvtár ellátmányt kezel. A pénzkezeléssel megbízott könyvtári munkatárs a bevételekről és kiadásokról nyilvántartást vezet.
3. A készpénzes forgalom bizonylatolására szigorú számadású nyomtatványok alkalmazandók.
4. A készpénzmozgások szabályszerűségéért a Könyvtár vezetője a felelős, és gondoskodik a készpénz (kapott ellátmány, saját bevétel) biztonságos tárolásáról.
5. A készpénzes forgalom lebonyolításából adódó kiadásokat a Könyvtár gazdasági ügyintézője - akadályoztatása esetén az intézmény vezetője által írásban megbízott személy - köteles lehetőleg két hetente, de legalább havonta egyszer a Múzeum által meghatározott időpontban, de legkésőbb tárgyhót követő hó 05. napjáig - a bizonylatokkal elszámolni az alábbiak szerint:
o Az ASP-ben a pénztár forgalmát a Múzeum munkatársai kezelik, pénztárbizonylat csak a Múzeumban az ASP-ből állítható ki.
o A Könyvtár az elszámolást az alapbizonylatokkal (ASP-ben érkeztetett számla, megrendelő, szerződés, elszámolólap stb.) teljesíti.
o A bizonylatokat a Múzeum látja el az ASP-ből előállított, már kontírozott utalványlappal.
6. A Könyvtár ellátmányt kezel. Pénztárát a Múzeum vezeti. Amennyiben a napi pénztárzárlat után tartható készpénz meghaladja a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott mértéket, akkor az ott meghatározott időn belül a készpénzt a bankszámlára kell befizetni. Bevételeit közvetlenül a bankszámlára fizeti be a Pénzkezelési szabályzat szerinti összeghatár figyelembe vételével.
7. A hitelesített banki kivonatokat a Múzeum és a Könyvtár is lekérheti a banki terminálon keresztül. A Múzeum által teljesített banki átutalások bizonylatai az átutalás teljesítésétől a Múzeumban vannak. A folyamatos feldolgozásuk ott történik és az átutalt alapdokumentumok alapján a könyvelést a Múzeum végzi.
8. A jóváhagyott intézményi költségvetésben meghatározott költségvetési támogatás a Könyvtár költségvetési elszámolási számlájára érkezik.
9. A Könyvtár alszámlái tekintetében a 7. pont szerinti az eljárás rendje.
VI. BEVÉTELEK BESZEDÉSE ÉS ELSZÁMOLÁSA
A Könyvtár önállóan, saját felelősségére végzi az intézményi bevételek beszedését és nyilvántartását.
VII SZÁMVITELI FELADATOK, NYILVÁNTARTÁSOK
1. A Könyvtár a dátumbélyegzővel érkeztetett és iktatott beérkező számláit, a hatályos rendelkezéseknek megfelelően felszereli, a konkrét kötelezettségvállaláshoz rendeli és kontírozatlan utalványrendeletet készít, majd kontírozásra és pénzügyi teljesítésre, amennyiben lehetősége van rá a fizetési határidő lejárta előtt legalább 5 munkanappal megküldi a Múzeumnak, aki a végleges, kontírozott utalványrendeletet elkészíti aláírásra.
2. A Könyvtár a következő analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni a hatályos rendelkezéseknek megfelelően:
o Az ASP rendszerben a vevői és szállítói analitikát
o az intézménynél a foglalkoztatotti létszámhoz kapcsolódó bérkeret tételes kimutatása,
o helyettesítések nyilvántartása, a munkából való távolmaradás nyilvántartása
o kis értékű tárgyi eszközök, berendezések/felszerelések nyilvántartása,
o szabadság-nyilvántartás,
o helyiségbérletek analitikus nyilvántartása,
o egyedi raktári nyilvántartás,
o készletnyilvántartás,
o szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolása a gazdálkodáson kívül eső körben
o (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációjának nyilvántartása
o immateriális javak,
o nagy értékű tárgyi eszközök, földterület, telkek, épületek, építmények, gépek berendezések, felszerelések, járművek,
o befektetett pénzügyi eszközök,
o üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncessziós eszközök,
o a meghatározott célra átvett pénzeszközök elszámolása és nyilvántartása,
o pályázati támogatások elszámolása és nyilvántartása,
o a fizetési előlegek nyilvántartása,
o a kötött felhasználású támogatások felhasználásának nyilvántartása és elszámolása (amelyekről az év végén a támogatások elszámolásának keretében írásban tájékoztatja a Könyvtár),
o egyedi céltámogatások
o a nagy értékű tárgyi eszközök állományba vételi bizonylatát kiállítja, a számviteli politikában meghatározott módon való leltározást, selejtezést biztosítja.
3. A Múzeum a következő analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni a hatályos rendelkezéseknek megfelelően:
o a főkönyvi könyvelés során keletkező nyilvántartások, számlakartonok,
o előirányzat-nyilvántartás,
o szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, a gazdálkodási körön belül,
o az ellátmány-elszámolások nyilvántartása,
o az elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása,
o egyéb, jogszabályok által meghatározott, könyvviteli rendszerben vezetendő nyilvántartások.
4. A Múzeum egyéb feladatai:
o Ellátja a Könyvtár és saját szervezete könyvvezetési feladatait, vezeti a -VII.2. pontokban felsorolt analitikus nyilvántartások kivételével - a Számlarendnek megfelelő valamennyi analitikus nyilvántartást.
o A gazdasági vezető az ASP Gazdálkodási rendszer tenantja, a felhasználó-kezelést, jogosultságok beállítását a Könyvtárral történt egyeztetés és belső szabályzatok alapján végzi.
o A Múzeum könyveli az ASP-ben az immateriális javak, tárgyi eszközök, készletek mennyiségében és értékében bekövetkezett változásait a Könyvtár bizonylatai, analitikus nyilvántartásai, adatszolgáltatása alapján.
VIII. MUNKAERŐ- ÉS BÉRGAZDÁLKODÁS
1. A Könyvtár a létszám- és személyi juttatás előirányzattal önállóan gazdálkodik, felelős a felhasználás alakulásáért, figyelemmel kíséri az engedélyezett álláshelyek betöltését, a havi illetménykeret- lekötésének alakulását, stb.
2. A Könyvtár a vonatkozó jogszabályi előírások betartása mellett elvégzi a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat. A Könyvtár rendelkezik a KIRA programmal, így a munkaügyi modulból elkészíti és kiadja a foglalkoztatotti jogviszony létesítésével, módosításával, illetve megszüntetésével (megszűnésével) kapcsolatos okmányokat, a munkavállaló, a munkáltató és a pénzügyi ellenjegyzői feladatokat ellátó által aláírt okmányokat megküldi a MÁK-nak elektronikusan és papíralapon is.
3. A Könyvtár a bérjellegű, nem rendszeres, eseti kifizetéseket (megbízási szerződés alapján végzett munka ellenértéke, túlóradíj, jubileumi jutalom, stb.) számfejti és a mellékletekkel felszerelt megbízási szerződést, egyéb alapbizonylatot, stb. továbbítja a Múzeum részére. A szakmai teljesítést igazolja, feltünteti a kifizetés pontos jogcímét és esetleg a terhelendő előirányzatot. A nem rendszeres kifizetések esetén is szükséges a dokumentumok pénzügyi ellenjegyzéssel, kötelezettségvállalással történő ellátása.
4. A Könyvtár a MÁK-nak jelenti – a MÁK által megadott határidőig - a munkából való távolmaradást (betegszabadság, GYED, GYES, táppénzes ellátások), valamint a túlórát, a helyettesítést és a szabadság feladást.
5. A Múzeum feladata a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetésről készült bérjegyzékek, a kifizetési jegyzékek, valamint a könyvelési bizonylatok egyeztetése, ellenőrzése, kontírozása. A téves számfejtés, vagy kifizetés, elmaradt feladás a számfejtés alapjául szolgáló hiányos/téves bizonylatokból eredő tévedés a Könyvtár felelőssége. A bérjellegű, ún. nem rendszeres kifizetésekről a Könyvtár gondoskodik a nettó összeg a jogosult, az esetleges egyéb levonások összegének pedig a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalásának előkészítéséről.
6. A Múzeum végzi a Könyvtár bérkönyvelését az ASP rendszerben.
7. A Múzeum havonta ellenőrzi a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetési jegyzékek és könyvelési bizonylatok intézményenkénti egyezőségét.
IX. SELEJTEZÉS – LELTÁROZÁS
1. A Múzeum elkészíti a számviteli politikát, a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének és a leltárkészítési és leltározási szabályzatát. A Könyvtár ugyanezen átvett szabályzatok alapján elvégzi eszközei, berendezés/felszerelései selejtezését, leltározását, feleslegessé vált tárgyak hasznosítását.
2. A Múzeum a Könyvtárral együttműködve, egyeztetve elkészíti az intézmény mérlegének alátámasztásához a leltározási ütemtervét, kijelöli a leltározási bizottságot.
3. A Könyvtár a szabályzatban meghatározottak szerint elvégzett helyszíni leltározást követően megállapítja a leltárkülönbözetet, a felelősöket nyilatkoztatja a leltár kiértékelése alapján, – amennyiben szükséges – elvégzi az eltérés vizsgálatot és erről tájékoztatja a Könyvtár vezetőjét, aki a felelősség megállapítására vonatkozóan eljárást folytathat le és – szükség esetén – felelősségre vonást alkalmazhat.
4. A Múzeum gondoskodik a leltárbizonylatok, iratok megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről a mérleg alátámasztásához.
5. Az immateriális javak, tárgyi eszközök, készletek állományváltozásait az analitikus nyilvántartásban az azt vezető intézmény köteles rögzíteni és erről negyedévente a Múzeumot a főkönyvben történő rögzítés céljából tájékoztatni köteles tárgynegyedévet követő hó 5. napjáig.
X. ADATSZOLGÁLTATÁS, BESZÁMOLÁS
1. A Múzeum az éves beszámoló, a költségvetés elkészítéséhez, valamint az év közben felmerülő egyéb, a Könyvtárt érintő, egységes felmérések, jelentések, döntési javaslatok elkészítéséhez a MÁK és/vagy a Fenntartó által meghatározott adattartalommal és formában adatszolgáltatást teljesít, ha szükséges a Könyvtárral együttműködve.
2. A Könyvtár készíti el a beszámolókhoz a szöveges értékelést. A Könyvtár feladatellátása általános szakmai, számszaki értékelését megküldi a Múzeum gazdasági vezetőjének.
3. A Könyvtár tárgyévet követő év január 20-ig elkészíti az állami normatív támogatások elszámolását, a Múzeum áttekinti, ellenőrzi és ha szükséges javításokat végeznek együttesen a Könyvtárral együttműködve (COFOG, részletező javítások, pontosítások stb.). Ezt követően küldi meg a Könyvtár a végleges elszámolást a Múzeumnak és a fenntartónak.
4. A Múzeum a jogszabályokban előírt határidőre és adattartalommal elkészíti az intézmény évközi és éves beszámolóját (KGR-K11) és ezek alátámasztó dokumentációit (leltárak egyéb kalkulációk, számítások).
5. A Múzeum az előírt határidőre elkészíti a költségvetési jelentéseket, mérlegjelentéseket.
6. A jóváhagyott költségvetésről, annak módosításáról, a zárszámadásról, azon belül a jóváhagyott maradványról a Képviselő-testületi rendelet Szentendre Város honlapján megtalálható, azokat a Könyvtár és a Múzeum is eléri, így az intézményeknek egymás felé tájékoztatási kötelezettsége nem áll fenn.
7. A Könyvtár teljesíti a jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre:
o rehabilitációs hozzájárulás elszámolását, melyet megküld a Múzeumnak ellenőrzésre és az Ügyfélkapun keresztül történő adatszolgáltatás teljesítésére,
o cégautó elszámolást, melyet megküld a Múzeumnak ellenőrzésre és az Ügyfélkapun keresztül történő adatszolgáltatás teljesítésre,
o egyéb, az intézményi vagyon működtetésével kapcsolatos adatszolgáltatásokat,
o egyéb a Fenntartó által kért adatokat.
8. A negyedéves és éves beruházási statisztikai jelentést a Múzeum készíti el és teljesíti a KSH felé.
9. A Múzeum készíti el az általános forgalmi adóval kapcsolatos bevallást, valamint minden olyan, könyvviteli rendszerből előállítható adatszolgáltatást, melyet a NAV felé, ügyfélkapun keresztül kell teljesíteni. A bevallásokhoz, Könyvtártól szükséges információkat a Múzeum rendelkezésére kell bocsátani (pl. adó 1% elszámolás).
10. A pénztárgépek szüneteltetésével, valamint a szüneteltetés megszüntetésével stb. kapcsolatos jelzés a Könyvtár feladata, a NAV-nak történő továbbítása a Múzeum feladata.
XI. ENGEDÉLYEZÉSI ELJÁRÁS
(A jelen szerződésben használt kötelezettségvállalás, szakmai teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás és pénzügyi ellenjegyzés kifejezéseket a mindenkor hatályos Áht. és Ávr. rendelkezéseinek megfelelően kell értelmezni.)
1. Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban meghatározott feladatok hatékony és célszerű ellátására, pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően és csak írásban lehet. A kötelezettségvállalás a kötelezettségvállaló által a kötelezettségvállalás alapdokumentumának a vonatkozó szabályzatnak megfelelő bélyegző használata mellett történő eredeti aláírásával keletkezik.
2. A Könyvtár feladata a kötelezettségvállalásokhoz az átláthatósági nyilatkozatok beszerzése, és a pénzügyi ellenjegyzésre előkészített kötelezettségvállaláshoz történő csatolása az aláírások előtt.
3. A beszerzéseket a Könyvtár mindenkor hatályos, kiadott beszerzési szabályzata szerint kell előkészíteni, az abban foglalt szükséges mellékletek, dokumentumok kötelezettségvállalási dokumentumokhoz történő csatolása még az aláírások megtörténte előtt, azok alátámasztásához a Könyvtár feladata (pl. árajánlat(ok), jegyzőkönyv a bírálatról stb.).
4. Kötelezettségvállalásra az intézmény vezetője, valamint az általa írásban meghatalmazott személy jogosult. A felhatalmazás valamint a felhatalmazás visszavonása minden esetben csak írásban történhet.
5. A könyvviteli rendszer zárttá tétele érdekében a kettőszázezer forintot el nem érő kifizetések esetén is kötelező a kötelezettségvállalás annak ellenére, hogy az Áht. és az Ávr. szerint nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetés teljesítéséhez, amely értéke a 200.000 Ft-ot nem éri el.
6. Kötelezettségvállalásnak minősül különösen
o foglalkoztatotti jogviszonyt létesítő, módosító, megszüntető nyilatkozat, okirat,
o megbízás, keretmegállapodás,
o megrendelés,
o szállítási és egyéb szolgáltatási szerződés,
o bérleti szerződés, továbbá
o minden olyan kötelezvény, bizonylat, amelyből fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik.
7. Az írásban vállalt kötelezettségvállalás alapdokumentumai lehetnek különösen:
o munkaszerződés,
o szerződés,
o határozat,
o megállapodás,
o megrendelés,
o pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma,
o támogatói okirat stb.
8. A Könyvtár elkészíti az érvényesítésre, pénzügyi ellenjegyzésre, a kötelezettségvállalásra, az utalványozásra és a szakmai teljesítésigazolásokra jogosultak névsorát, aláírás-mintáját és a jogosultság körét és mértékét, és a későbbiekben biztosítja ezek naprakészségét.
9. A Könyvtárnak a kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött jogcím szerinti előirányzata biztosítja-e a fedezetet (keretfigyelés). A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia, és az intézmény kötelezettségvállalásaival összhangban köteles biztosítani, hogy a szükséges költségvetési és saját forrásai a jogcím szerinti előirányzatnak megfelelően rendelkezésre álljon.
10. A Múzeum pénzügyi ellenjegyzőjének meg kell győződnie arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.
11. A Múzeum arra felhatalmazott dolgozójának joga a jogszabályi feltételek fennállása esetén a Könyvtár kötelezettségvállalásai alapján a kifizetés előtti érvényesítés.
12. Azaz érvényesítő a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrzi azok összegszerűségét, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket - így különösen az Áht., az államháztartási számviteli kormányrendelet, a 368/2011 Korm. rendelet és a belső szabályzatban foglaltakat betartották-e.
13. Szakmai teljesítés igazolásra és az utalványozásra a Könyvtár vezetője, valamint az általa írásban meghatalmazott személy jogosult. A felhatalmazás valamint a felhatalmazás visszavonása minden esetben csak írásban történhet.
XII. VAGYONKEZELÉS, VAGYONKATASZTER
1. A Könyvtár a használatában lévő vagyon felett a fenntartó által meghatározottak szerint rendelkezik. Ennek értelmében az intézmény a rendelkezésére bocsátott vagyontárgyat használja és jogosult a hasznok szedésére.
2. A Könyvtár köteles gondoskodni:
o a kezelésébe átadott vagyontárgy értékének megőrzéséről, ennek keretében viseli a vagyontárgy fenntartásával, felújításával, karbantartásával, őrzésével kapcsolatos terheket és közterheket a költségvetésében jóváhagyott keretek alapján,
o a kezelésében lévő, de birtokából kikerült (pl. bérbe adott-, ideiglenesen átadott eszközök) vagyon használatának, hasznosításának ellenőrzéséről.
3. A Könyvtár vezetője felelős az intézmény használatába adott vagyon rendeltetésszerű használatáért annak érdekében, hogy az alapító okiratban előírt tevékenységeit a jogszabályi előírásoknak megfelelően lássa el.
4. A Könyvtár köteles gondoskodni a tulajdonában, vagyonkezelésében lévő vagyontárgy nyilvántartásáról, állományváltozásának vezetéséről, a fenntartó tulajdonában lévő vagyont illetően a fenntartó felé történő bárminemű elszámolásról, adatszolgáltatásról.
5. A Könyvtár feladata az adatszolgáltatás a fenntartónak a vagyonkataszter adataiban történt változásokról a fenntartó által kért adatszolgáltatás megadott formájában.
XIII. ÜGYIRAT- ÉS BIZONYLATKEZELÉS, NYILVÁNTARTÁS
1. A Könyvtár a vonatkozó előírásokban meghatározottak figyelembe vételével, megköti az előirányzatok felhasználására, bevételek megszerzésére irányuló előzetesen pénzügyileg ellenjegyzett kötelezettségvállalásokat, és szabályszerű átadás-átvétel mellett kézbesíti a Múzeumnak a különböző jogszabályok, belső szabályzatok által meghatározott mellékletekkel felszerelve.
2. A gazdasági eseményekhez kapcsolódó, azok során keletkezett bizonylatokat a Múzeum és a Könyvtár között átadás-átvétel könyvvel kell kézbesíteni, amelyből megállapítható, hogy a keletkezett irat (bizonylat) mikor és kihez került ügyintézés céljából.
3. A Múzeum a kötelezettségvállalást tartalmazó iratokat köteles a beérkezéskor (az intézményben előállított iratokat nyilvántartásba venni, és a későbbiekben az Iratkezelési és irattározási szabályzat előírásainak megfelelően kezelni, őrizni.
4. A Könyvtár megszervezi a gazdasági eseményeket eredményező ügyiratok (bizonylatok) érkeztetését és gondoskodik az ügyiratok biztonságos őrzéséről és a megfelelő titokvédelemről, illetve a vonatkozó szabályzatokban meghatározott eredeti iratok Múzeumhoz történő továbbításáról.
A Múzeum biztosítja a Könyvtár által megküldött gazdasági eseményeket eredményező vagy rögzítő ügyiratok (szerződések, bizonylatok) érkeztetését és nyilvántartását, gondoskodik az ügyiratok felelős őrzéséről.
XIV. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS
1. A Könyvtár a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó közbeszerzései lebonyolítását (teljes körű ügyintézését) a vonatkozó jogszabályok és a fenntartó által meghatározott módon végzi a gazdasági vezetővel együttműködve.
2. A Könyvtár feladata a közbeszerzési eljárás törvényben meghatározott előkészítése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, a dokumentáció előkészítése, és az eljárás lebonyolítása.
3. A Könyvtár a vonatkozó jogszabályok szerint és a fenntartó által meghatározott előírások alkalmazásával szerezheti be eszközeit, anyagait, szolgáltatásait.
4. Amennyiben a beszerzés nem tartozik a közbeszerzés hatálya alá, akkor a Könyvtár beszerzései, szolgáltatás igénybevételei, karbantartásai, felújításai és beruházásai lebonyolítását (teljes körű ügyintézését) a fenntartó által előírtak, valamint belső szabályzatai szerint végzi a gazdasági vezetővel együttműködve.
XV. ENERGIAGAZDÁLKODÁS
1. A Könyvtár feladata
o gondoskodni az energiafogyasztó berendezések karbantartásáról, a meghibásodások, karbantartási, telepítési igények szolgáltató felé történő jelzése,
o nyilvántartja az intézményi energiafelhasználást energia fajtánként mennyiségben és értékben egyaránt.
XVI. SZABÁLYZATOK
1. A megállapodó felek együttműködési és kölcsönös tájékoztatási kötelezettségüknek megfelelően gondoskodnak arról, hogy az egymás rendelkezésére bocsátott szabályzatok, utasítások és információk őrzése, kezelése a titokvédelemre vonatkozó előírásoknak megfeleljen.
2. A Könyvtár önállóan dönt a szervezetével és működésével kapcsolatos minden olyan kérdésben, amelyet jogszabály nem utal más hatáskörbe. Az intézmény feladata elkészíteni a jogszabályoknak megfelelő szabályzatait, gondoskodni azok folyamatos aktualizálásáról (karbantartásáról), ezt a feladatát e fejezetben megfogalmazottak szerint hajtja végre.
3. A Könyvtár a Múzeum megfelelő szabályzatait átveheti/átveszi az intézményi sajátosságok figyelembevételével.
4. Módosítás nélkül alkalmazandó vagy intézményi sajátosságokkal kiegészíthető szabályzatok:
o Számvitel politika,
o Eszközök és források értékelési szabályzata,
o Számlatükör,
o Számlarend,
o Leltárkészítési és leltározási szabályzat,
o Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata,
o Pénzkezelési szabályzat,
o A pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás érvényesítés és teljesítésigazolás hatásköri rendje – a gazdálkodási szabályzat,
o Önköltség-számítási és árképzési szabályzat,
o Kiküldetési szabályzat,
o Reprezentációs szabályzat,
o Gépjárművek igénybevételének és használatának szabályzata,
o Beszerzési szabályzat,
o Készletnyilvántartás szabályzata.
5. Minden más, az intézmény működésével kapcsolatos szabályzatot a Könyvtár maga készíti el és hagy jóvá.
6. A Könyvtár a jogszabályi változásokat folyamatosan átvezeti a szabályzatain. Amennyiben a Múzeum szabályzatát vette át, úgy csak a módosításokat, illetve az általa beépített kivételeket kell figyelemmel kísérnie, és a szükséges módosítást végrehajtania, illetve javasolnia.
7. A Könyvtár a Múzeum gazdasági vezetőjének irányításával tárgyévi költségvetése ismeretében elkészített önköltség-számítását és árképzését évente köteles felülvizsgálni, módosítani.
8. A Múzeum elkészíti a jogszabályokban előírt számviteli szabályzatokat. Az egyes szabályzat-tervezeteket észrevételezésre e-mailben megküldi a Könyvtárnak, akinek erre 10 munkanap áll rendelkezésére. Az e- mailben érkezett észrevételeket – a jogszabályi lehetőségekkel összhangban – a Múzeum a szabályzat- tervezetben átvezeti.
Az illetékes személy jóváhagyása után – az önálló intézményre vonatkozóan – a Múzeum hatályba lépteteti a szabályzatot, majd egy hiteles aláírással ellátott példányát a Könyvtárnak megküldi. A Könyvtárnak szintén hatályba kell léptetnie a saját intézménye tekintetében az adott szabályzatokat, azaz az intézmény vezetője „kiadja” a szabályzatot.
9. A Múzeum biztosítja az általa kibocsátott szabályzatok törvényi előírásoknak való megfelelőségét, a folyamatos aktualizálást, és az aktualizált szabályzatok megküldését a Könyvtárnak.
10. A Képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzata szerint a Kulturális, Oktatási és Civil Bizottság átruházott hatáskörében hagyja jóvá az Intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatát, a jogszabályban előírt szabályzatokat, az Intézmény munkatervét és szakmai programját. A Múzeumtól átvett szabályzatok bizottság részére történő előterjesztésről a Múzeum gondoskodik, a Könyvtárral történt egyeztetést követően.
XVII. BELSŐ ELLENŐRZÉS, KÜLSŐ ELLENŐRZÉSEK
1. A Könyvtárban függetlenített belső ellenőri szervezet nem került kialakításra. A fenntartó belső ellenőre látja el a Könyvtár függetlenített belső ellenőrzését.
2. A Könyvtár vezetője szorosan együttműködik a jelen munkamegosztási megállapodásban részletezett, Múzeumot érintő feladatokkal kapcsolatos területekre vonatkozóan a Múzeum gazdasági vezetőjével– közösen egyeztetett, a Könyvtár által jóváhagyott intézkedési tervet hajtanak végre – a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok, hibák, szabálytalanságok megszűntetésére. A fenntartói ellenőrzések megállapításai alapján készítendő intézkedési tervet a Múzeum és Könyvtár együttesen állítja össze, és a Könyvtár küldi meg a fenntartónak.
3. Külső ellenőrzések esetében Felek megállapodhatnak, hogy mely szervezet részéről lesz a fő kapcsolattartó megadva, mely minden esetben függ az ellenőrzés tárgyától, területétől. Alapvetően a könyvelési, pénzügyi bizonylatokat érintő ellenőrzések esetén javasolt a Múzeum részéről a kapcsolattartó kijelölése.
XVIII. PÁLYÁZATOK
1. A Könyvtár feladata a pályázati kiírás kiválasztásán és a konkrét pályázat elkészítésén túlmenően a benyújtandó pályázattal kapcsolatos szakhatósági hozzájárulások beszerzése, majd – a amennyiben szükséges pénzügyi ellenjegyzést és fenntartói jóváhagyást követően – a pályázat beadása.
2. A Könyvtár a támogatási szerződést ellenjegyzésre megküldi a Múzeum gazdasági vezetőjének, majd a minden fél általi aláírást követően egy eredeti példányt a Múzeumnak átad és az irattárazza. A könyvelésben történő elkülönítés alapfeltétele, hogy a Könyvtár a gazdasági események bizonylatainál (szerződés, megrendelő, számla stb.) jelezze, hogy azok mely pályázathoz kapcsolódnak. Így teremt
lehetőséget arra, hogy a bizonylatok rögzítésekor a Múzeum nyilvántartásaiban elkülönítse a pályázatok bevételeit és kiadásait. A részletező-kódokat a Múzeum képzi meg egyeztetve a Könyvtárral.
3. A Könyvtár feladata a pályázatok elszámolása a megadott határidőre, az elszámolásból egy példányt a Múzeumnak átad (az elkülönített nyilvántartás, részletező kódok ellenőrzése céljából).
XIX. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
1. Felek megállapodnak abban, hogy gazdálkodási tevékenységük, működésük során a vonatkozó jogszabályok alapján, jelen megállapodás szerint járnak el. Kijelentik, hogy a gazdálkodásukkal összefüggő jogszabályokban meghatározott általános felelősségi szabályokat ismerik, azokat betartják, és tudomásul veszik, hogy a jelen szerződésben rögzített feladatok és határidők betartásáért felelősséggel tartoznak.
2. Megállapodnak abban is, hogy az intézmény saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználásakor a beszerzett termék, vagy szolgáltatás igénybevételének gazdaságosságáért és minőségéért a Könyvtárt terheli a felelősség.
3. Felek törekszenek a teljes körű együttműködésre, eljárásuk során kölcsönös értesítési és tájékoztatási kötelezettséget vállalnak, függetlenül attól, hogy az adott kérdésre vonatkozóan jelen megállapodás tartalmaz-e külön eljárási szabályt vagy sem. Továbbá megállapodnak abban is, hogy tartózkodnak az egymás jó hírnevét, szakmai, vagy gazdálkodási tevékenységét sértő megnyilvánulásoktól, illetve esetleges vitás ügyeiket tárgyalásos úton rendezik.
4. A munkamegosztási megállapodás aláírói intézményük képviseletében az egységes eljárás alkalmazása érdekében kölcsönös írásbeli értesítési kötelezettséget vállalnak a tudomásukra jutó és jelen megállapodás egyes pontjait érintő jogszabály-változásokról. Megállapodnak továbbá abban is, hogy a jelen szerződésben nem szereplő egyes részletes eljárási szabályok meghatározásánál a jogszabályi és a saját szabályzataik előírásait veszik alapul. Minden itt nem szabályozott kérdést az intézmények szabályzataiban részletesen rögzíteni kell.
5. A 2013. október 22-én megkötött Munkamegosztási megállapodás jelen megállapodás aláírása napján hatályát veszti.
Szentendre, 2021. ………………..
............................................... …………………………………………
Xx. Xxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxx
Xxxxxx Xxxx Pest Megyei Könyvtár Ferenczy Múzeumi Centrum igazgató igazgató
…………………………………… ……………..………………………… xx. Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx
jegyző polgármester
Szentendre Város Önkormányzat Fenntartó