HITELES MÁSOLATKÉSZÍTÉSI REND SZABÁLYZATA
Xx Xxxxxxx Xxxx Ügyvédi Iroda
székhelye: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx xxxx 00. II. emelet 2.
HITELES MÁSOLATKÉSZÍTÉSI REND SZABÁLYZATA
TARTALOM :
1. A másolatkészítési rend tárgya és célja 1.oldal
2. A másolatkészítési rendhatálya 1.oldal
3. Jogszabályi megfelelőség 1.oldal
4. Biztosított műszaki feltételek, a másolatkészítés menete 2.oldal
4.1. Elektronikus másolat készítése 2.oldal
4.2 Képi megfelelés megállapítása 2.oldal
4.3 Metaadatok, hitelesítési záradék 2.oldal
4.4 Elektronikus aláírás 2.oldal
4.5 Időbélyegzés 2.oldal
5. Felelősségi kérdések 2.oldal
1. A MÁSOLATKÉSZÍTÉSI REND TÁRGYA ÉS CÉLJA
A Xx Xxxxxxx Xxxx Ügyvédi Iroda (a továbbiakban: Ügyvédi Iroda) tevékenysége során (cégeljárások, peres-, nem peres eljárások stb. elektronikus kommunikációja során) megbízásaihoz közvetlenül kapcsolódó ügyvédi tevékenységével megvalósítja a papír alapú küldemények hiteles elektronikus dokumentummá alakítását is (a továbbiakban: másolat-készítés). Az Ügyvédi Iroda a másolatkészítés során eredeti, papíralapú dokumen- tumokból elektronikus információkat állít elő digitalizálási, hitelesítési és időbélyegzési technológiával és tárolja az így keletkezett információt. Az Iroda a megbízás következtében ezen tevékenységet a szabályozott jog- szabályi keretek között azok betartásával a jelen szabályzatban meghatározott módón gyakorolhatja.
2. A MÁSOLATKÉSZÍTÉSI REND HATÁLYA :
2.1. A másolatkészítési rend személyi hatálya az Ügyvédi Iroda tagjaira, tárgyi hatálya a másolatkészítést megvalósító teljes informatikai rendszerre vonatkozik, ezen belül: - számítástechnikai berendezésekre és eszközökre (számítógép, szkenner, nyomtató, hálózati eszközök), - szoftverekre (operációs rendszer, adatbázis kezelő, adatbázis, alkalmazások), - adattárolókra és adathordozókra, - az informatikai rendszerben használt dokumentációkra, - az informatikai rendszer fizikai környezetére.
A másolatkészítési rend területi hatálya az Ügyvédi Iroda mindenkori székhelye és esetleges alirodája.
2.2. A másolatkészítési rend időbeli hatálya, az elfogadást követő kihirdetésétől (publikálás) annak módosításáig, illetve visszavonásáig terjed. Az Ügyvédi Xxxxx a fenti feladatok ellátásához biztosítja a személyi és tárgyi feltételeket. Az Ügyvédi Iroda az elektronikus másolatok és ezek sértetlenségének hosszú távú megőrzését és így a hosszú távú rendelkezésre állásának és olvashatóságának biztosítását archiválási szolgáltatás (Microsec Kft.) igénybevétele útján tudja biztosítani.
3. JOGSZABÁLYI MEGFELELŐSÉG
Az Ügyvédi Iroda, illetve a másolást megvalósító informatikai rendszer megfelel a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendeletben megfogalmazott alábbi követelményeknek:
Papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során az Ügyvédi Iroda dolgozói személyesen:
1. elkészítik az elektronikus másolatot;
2. megállapítják a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi megfelelését;
3. az elektronikus másolaton elhelyezik és egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelik az alábbi metaadatokat:
- a papíralapú dokumentum megnevezése;
- a papíralapú dokumentum fizikai méretei;
- a másolatkészítő szervezet elnevezése és a másolat képi egyezéséért felelős személy neve;
- a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;
- a másolatkészítés ideje;
- az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.
4. a fenti metaadatok elhelyezését követően, az elektronikus másolatot az alábbi hitelesítési záradékkal látja el:
„Az eredeti papíralapú dokumentummal megegyező hiteles elektronikus dokumentum”;
5. a hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton fokozott biztonságú szervezeti elektronikus aláírást helyez el;
6. az elektronikusan aláírt másolaton időbélyegzőt kerül elhelyezésre a minősített időbélyegzés-szolgáltatóval.
4. BIZTOSÍTOTT MŰSZAKI FELTÉTELEK, A MÁSOLATKÉSZÍTÉS MENETE
Az alábbiak a jogszabályi megfelelőség érdekében biztosított műszaki feltételeket részletezik.
4.1. Elektronikus másolat készítése:
Az elektronikus másolat készítése a papír alapú dokumentumok szkennelésével történik irodai kapacitású és megbízható szkenner (hardver oldal) alkalmazásával 300 dpi felbontással, fekete-fehérben (1 bites színmélység). A szkennelés eredménye pdf formátumú állományba kerül. Az Iroda a másolat készítés során a Microsec Kft. E- szigno programját (szoftver oldal) használja. Jelen másolatkészítési rend szempontjából papíralapú dokumen- tumok oldalakkal és lapokkal egyező papírlapok összességéből áll. A másolatkészítés során a dokumentumok oldalanként szkennelésre kerülnek, kivéve a teljesen üres (sem képi se szöveges információt nem tartalmazó) oldalakat, lapokat. A feldolgozható papírmérete A4. Csak olyan másolat készül, mely a papír alapú dokumentum egészét tartalmazza, tehát nem készül sem részleges másolat, sem elektronikus kivonat. Másolatot készíteni csak a megbízó fél (egyéb érintett) hozzájárulásával lehet, amelyben a fél a személyes adatainak a másolatkészítés céljára történő kezelését engedélyezi.
4.2. Képi megfelelés megállapítása:
A másolatkészítés csak abban az esetben sikeres, ha a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi megfelelése megállapítható, vagyis egyaránt biztosított a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempont- jából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége. A képi megfelelést minden esetben egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre, automatikus másolatkészítésre nem kerül sor.
4.3. Metaadatok, hitelesítési záradék :
Képi megfelelést biztosító sikeres másolatkészítés után az Ügyvédi Iroda a Microsec Kft. E-szigno programjának alkalmazásával látja el minden elektronikus dokumentumra külön-külön elhelyezve a metaadatokat, hitelesítési záradékkal.
4.4. Elektronikus aláírás:
Minden metaadatokkal és hitelesítési záradékkal kiegészített elektronikus másolatra külön-külön elektronikus aláírás készül az eljáró ügyvéd által.
4.5. Időbélyegzés:
Minden elektronikus aláírással ellátott elektronikus másolatra külön-külön időbélyeg kerül. Ezt követően kerül sor a megbízásnak és a szükséges jogi eljárásnak megfelelően összeállításra az elektronikus úton küldendő komplett fájl a megfelelő bíróságra az elektronikus kommunikáció keretében. Az ügy lezárása után a komplett anyag archiválásra kerül.
5. FELELŐSSÉGI KÉRDÉSEK
Az Iroda megbízásai keretében a vonatkozó jogszabályi előírások, különösen a Ptk. és Üt. rendelkezései alapján a tevékenységéért felelősséggel tartozik.
Hatályos: 2015. március 1. napjától
Xx. Xxxxxxx Xxxx ügyvéd, irodavezető