Munkamegosztási megállapodás
…../2015. (V.27.) VPB. határozat 4. sz. melléklete
Munkamegosztási megállapodás
Ezen megállapodás az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (4a) bekezdése, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 9.
§ (5) - (5a) bekezdései továbbá a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján jött létre
egyrészről:
az Intézmény- és Piacfenntartó Szervezet (Kecskemét, Budai u. 2/A., képviseli: Xxx Xxxxxx igazgató), mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv, (továbbiakban: Szervezet)
másrészről:
a Kecskeméti Városrendészet (Kecskemét, Budai u. 2/A., képviseli: Xxxxxx Xxxx intézményvezető), mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv, (továbbiakban: Városrendészet)
között az alábbi tartalommal:
1. Felek a munkamegosztási megállapodást Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése 59/2015. (III.26.) határozatában foglaltaknak megfelelően kötik meg, melyben a közgyűlés kijelölte az Intézmény- és Piacfenntartó Szervezetet, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szervet a Kecskeméti Városrendészet, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv gazdálkodási feladatainak ellátására.
A Felek Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzatának irányítási körébe tartozó intézmények, melyek a gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv gazdálkodási feladatainak ellátására kötik a megállapodást.
2. Az együttműködés célja a hatékony, gazdaságos, a jogszabályban előírtak szerinti gazdálkodás biztosítása, a Felek szakmai önállóságának csorbítása nélkül.
3. A Városrendészet költségvetéséről a közgyűlés az éves költségvetési rendeletében dönt. A Városrendészet által ellátott feladatok fedezetéül a közgyűlés által jóváhagyott költségvetésben meghatározott előirányzatok szolgálnak, amelyeket a Szervezet a Városrendészet érdekében használ fel.
4. A Városrendészet köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az előirányzatok gazdaságos, hatékony, takarékos felhasználása biztosított legyen.
5. A Szervezet a megállapodásban részletezett feladatok ellátása érdekében gazdasági szervezete ügyrendjébe beépíti a jelen megállapodásban rögzített feladatokat.
Jelen munkamegosztási megállapodás a Felek Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi.
6. A Szervezet számviteli és gazdálkodási szabályzatainak hatálya kiterjed a Városrendészetre is.
7. Jelen munkamegosztási megállapodásban rögzített, ellátandó feladatok az alábbiak:
7.1. költségvetés tervezése, elkészítése,
7.2. pénzkezeléssel és pénzellátással kapcsolatos feladatok ellátása,
7.3. előirányzatok számviteli nyilvántartása, módosítása, felhasználása,
7.4. kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, szakmai teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás,
7.5. főkönyvi és analitikus nyilvántartások,
7.6. információáramlás, információszolgáltatás, pénzügyi beszámolók, havi/ időszaki elszámolások elkészítése,
7.7. pénzügyi és számviteli rend betartásának folyamatos nyomon követése,
7.8. működtetés, vagyonkezelés, tárgyi eszköz felújítás, beruházás,
7.9. pályázatok benyújtása, elszámolása.
7.10. belső kontroll.
7.1. Költségvetés tervezése, elkészítése
A Városrendészet felelős a költségvetéshez szolgáltatott adatok valódiságáért, ezeket egyezteti a Szervezettel, melyek összesítése és feldolgozása alapján az Szervezet elkészíti a költségvetést.
A tervezés során kiemelt feladat a személyi juttatások, valamint a létszám előirányzat tervezéséhez szükséges adatok rendelkezésre bocsátása a Szervezet részére.
Az Szervezet felelős a tervezési feladatok határidőre történő, az előírásoknak megfelelő lebonyolításáért, a számviteli előírások betartásáért, illetve betartatásáért.
A Városrendészet az önkormányzattól, valamint a Szervezettől kapott információk, dokumentumok alapján elkészíti a saját költségvetési tervjavaslatát, közreműködik az elemi költségvetés elkészítésében, valamint részt vesz az önkormányzat által lefolytatásra kerülő tervtárgyaláson. A Szervezet feladata a Városrendészet elemi költségvetésének elkészítése a Városrendészet javaslata alapján.
7.2. Pénzkezeléssel és pénzellátással kapcsolatos feladatok ellátása
A Városrendészet saját pénzforgalmi számlával rendelkezik, melynek pénzforgalmát a Szervezet bonyolítja. A pénzmozgások a számlavezető pénzintézet által, a Szervezethez kihelyezett terminálon keresztül történnek. A pénzforgalmi számla feletti jogosultságot a Szervezet Pénzkezelési szabályzata tartalmazza.
A Városrendészet a folyamatos működés feltételeinek biztosításához készpénzellátmányt igényelhet, melynek összegét a Szervezet gazdasági vezetője az intézménynagyság, az ellátandó feladatok, illetve a biztonságos tárolás feltételeit együttesen szem előtt tartva a
Pénzkezelési szabályzat mellékletében rögzít. A felvett készpénzellátmánnyal a Pénzkezelési szabályzatban meghatározott módon számol el.
A Szervezet biztosítja a Városrendészet írásbeli igénylése alapján a készpénz ellátmány összegét és elvégzi az ellátmány elszámoltatását. Az ellátmány összege a Pénzkezelési szabályzat melléklete szerint kerül megállapításra, mely szükség esetén módosítható.
A házipénztárból készpénzben teljesíthető kifizetések esetén a Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata által irányított költségvetési szervek házipénztárából készpénzben teljesíthető kiadások eseteinek megállapításáról szóló 3/2013. (II.14.) önkormányzati rendelete alapján kell eljárni, amelyet a Pénzkezelési szabályzatban rögzíteni szükséges.
7.3. Előirányzatok számviteli nyilvántartása, módosítása, felhasználása
A Városrendészet az előirányzatok felhasználásáról – a szakmai feladatellátás függvényében
– éves ütemtervet és havi likviditási tervet készít, melyet a Szervezet továbbít az önkormányzat részére. Az év közben szükségessé váló előirányzat módosítást a Városrendészet vezetője egyezteti a Szervezet gazdasági vezetőjével, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzatnak.
A Városrendészet vezetője a saját hatáskörű előirányzat átcsoportosítást egyezteti a Szervezet gazdasági vezetőjével, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzat felé.
A Városrendészet vezetője az intézmény működéséhez szükséges előirányzat többletigényét egyezteti a Szervezet gazdasági vezetőjével, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzat felé.
A Városrendészet vezetője az intézmény működéséhez kapcsolódó bevételi többlet felhasználására irányuló kérelmét jelzi a Szervezet gazdasági vezetőjének, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzat felé.
A közgyűlési döntést igénylő előirányzatok módosítására a mindenkori költségvetési rendelet szerinti szabályok az irányadók.
7.4. Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, szakmai teljesítés, igazolás, érvényesítés és utalványozás
A költségvetés felhasználásával kapcsolatos jogkörök gyakorlási rendje az alábbiak szerint történik:
Kötelezettségvállalásra Városrendészet vezetője jogosult a személyi juttatások és az azokhoz kapcsolódó járulékok, egyéb közterhek, a dologi kiadások, a beruházás, felújítás vonatkozásában a Szervezet gazdasági vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy előzetes pénzügyi ellenjegyzése után, a költségvetésben szereplő előirányzatok erejéig.
A Városrendészet kiadási előirányzatai terhére vállalt kötelezettség esetén a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését a Szervezet gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy végzi, a belső szabályzatban meghatározottak szerint.
A szakmai teljesítésigazolást a Városrendészet vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy végzi.
Az érvényesítési feladatokat a Szervezet gazdasági vezetője által írásban kijelölt személy végzi, a belső szabályzatban meghatározottak szerint.
A kiadások teljesítésének, bevételek beszedésének, elszámolásának elrendelésének utalványozását a Városrendészet vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy végzi, a belső szabályzatban meghatározottak szerint.
A pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök további szabályozása szükséges a fenti kereteken belül a helyettesítés, az összeférhetetlenségi helyzetek és a jogkörök tartalma tekintetében. A szabályozás elkészítésére a jelen megállapodás aláírásától számított 30 napon belül a Szervezet kötelezett. A szabályzatban ki kell térni a Városrendészet jogköreinek gyakorlására is, melynek során a Városrendészet írásban információt szolgáltat arról, hogy mely – az általa vezetett intézménynél közalkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott – személy jogosult átruházott jogkörben kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint kik jogosultak szakmai teljesítésigazolásra.
7.5. Főkönyvi és analitikus nyilvántartások
A főkönyvi könyvelési feladatokat a Szervezet székhelyén a gazdasági vezető által kijelölt ügyintéző látja el. A könyvelés teljességért és valódiságáért a Szervezet gazdasági vezetője felelős. A könyvelési bizonylatokat a Városrendészet intézményvezetője által megbízott ügyintéző határidőben köteles leadni a Szervezet részére
A számvitel részét képező főkönyvi és analitikus nyilvántartásokat a Szervezet székhelyén dolgozó ügyintéző vezeti.
A Szervezet vezeti a Városrendészet alábbi nyilvántartásait:
- előirányzat nyilvántartását,
- foglalkoztatottak bérét, egyéb juttatásait érintő nyilvántartását személyenkénti részletezésben,
- tárgyi eszközök teljes körű analitikáját,
- kötelezettségvállalás nyilvántartását,
- követelések, kötelezettségek analitikáját,
- előlegek analitikáját,
- szigorú számadású bizonylatok analitikáját,
- azonosítás alatt álló tételek analitikáját,
- a fentiekben fel nem sorolt mérlegsorokat alátámasztó analitikákat
- bankkivonatok analitikáját.
Az analitikus nyilvántartásokból készített feladások folyamatát a Városrendészet belső szabályzata rögzíti.
7.6. Információáramlás, információszolgáltatás, pénzügyi beszámolók, havi/időszaki elszámolások elkészítése
Az információáramlás a Szervezet és a Városrendészet között az alábbiak szerint történik:
A jogszabályokban előírt információszolgáltatási kötelezettség teljesítése, a továbbítást megelőző adategyeztetés, adatgyűjtés a Szervezet feladata. A Városrendészet köteles azon dokumentumokat, illetve nyilvántartásokat vezetni, és azokat rendelkezésre bocsátani, melyek lehetővé teszik a Szervezet alábbi információszolgáltatását.
A pénzügyi jellegű információszolgáltatás főbb területei:
- az elemi költségvetés,
- az éves költségvetési beszámolókhoz, zárszámadáshoz szolgáltatott adatok,
- havi pénzforgalmi jelentések, gyorsjelentések
- negyedéves mérlegjelentések.
Ezen információk teljes körűségéért, továbbá a pénzügyi beszámolók, havi elszámolások elkészítéséért a Városrendészet vezetője, valamint a Szervezet gazdasági szervezetének vezetője tartozik felelősséggel. A felsorolt személyek felelőssége kiterjed továbbá a szolgáltatott adatok valódiságára, a számviteli szabályzatokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségre is.
A Szervezet gazdasági vezetője köteles tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig a Városrendészet vezetőjének a költségvetési előirányzatairól – kötelezettségvállalással terhelt költségvetési előirányzatairól is – és azok felhasználásáról is pénzforgalmi információt szolgáltatni.
A Városrendészet vagyoni pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése a Szervezet feladata. A Városrendészet beszámolóját a Szervezet készíti el. A beszámoló szöveges részének:
- az elvégzett szakmai feladatok ismertetését a Városrendészet vezetője köteles elkészíteni,
- a pénzügyi teljesítésről szóló tájékoztatót a Szervezet gazdasági vezetője és a Városrendészet együttműködve készíti,
- a maradvány kimutatás indoklása a Városrendészet közreműködésével a Szervezet feladata.
A szakmai jellegű statisztikai és egyéb jelentések elkészítéséért és továbbításáért a Városrendészet vezetője felelős.
7.7. Pénzügyi és számviteli rend betartásának folyamatos nyomon követése
A Városrendészethez beérkező számlákat a Városrendészet vezetője által megbízott ügyintéző legrövidebb időn belül, de legfeljebb kettő munkanap alatt – különös figyelmet fordítva a fizetési határidő betarthatóságára – átadja a Szervezet székhelyére az átadó jegyzékkel, valamint a szükséges mellékletekkel (szállító levél, átadás-átvételi jegyzék, szakmai
teljesítésigazolás stb.). A Szervezetben az átvételt követően a belső eljárásrendben szabályozott módon történik a beérkező számla kezelése.
A Városrendészet vezetője a kimenő számla kiállítását a külön, erre a célra rendszeresített kísérőlevéllel, a teljesítés tényét igazoló dokumentummal együtt a teljesítést követő öt naptári napon belül továbbítja a Szervezet részére. A Szervezet a beérkezést követő lehető legrövidebb idő alatt (maximum kettő naptári nap) elkészíti a kimenő számlát.
A Városrendészet önálló áfa alanyisággal rendelkezik. A számlákat saját nevében és adószámán bocsátja ki és fogadja be, melyeket a Városrendészet ügyintézője köteles továbbítani a Szervezet részére. A Városrendészet adóbevallási, elszámolási kötelezettségének saját adószáma alatt tesz eleget, melyet a Szervezet végez.
Jogviszony létesítése esetén a Városrendészet vezetője, mint munkáltató az alkalmazást megelőzően három munkanappal köteles a Szervezet részére jelenteni az alkalmazni kívánt munkavállaló adatait, a munkaviszony megszűnésekor pedig a törvényi előírásoknak megfelelően azonnal.
A Szervezet figyelemmel kíséri a soros előlépők, az alsó bérhatárt el nem érők körét.
A Városrendészet, valamennyi egységét tekintve alapadatot szolgáltat a nem rendszeres bérek, valamint a szabadság miatti távollétek számfejtéséhez, melyet minden hónapot követő második munkanapot átadó jegyzéken továbbít a Szervezethez. A Szervezet a Városrendészettől kapott adatok alapján számfejti a nem rendszeres személyi juttatásokat és továbbítja a Magyar Államkincstár (továbbiakban: MÁK) felé a szükséges adatokat.
A Szervezet könyveli a MÁK által biztosított bizonylatok alapján a személyi juttatások és járulékok teljesítését.
Távollét (keresőképtelenség) esetén a Városrendészet vezetője haladéktalanul e-mailen jelzi a keresőképtelenség tényét a Szervezet munka- és tb ügyintézője felé, aki ez alapján a MÁK- hoz a szükséges bejelentést megteszi.
A Városrendészet vezetője kiküldetés esetén a kiküldetési rendelvényt a megfelelő dokumentumokkal együtt a kiküldetést követő két munkanapon belül eljuttatja a Szervezet részére.
Átsorolás, munkakör változás esetén a Városrendészet vezetője, vagy az általa megbízott személy a szükséges információkat a Szervezet részére a hatálybalépést megelőző 3 munkanapon belül átadja.
Megbízásos jogviszony, valamint szellemei tevékenység számla ellenében történő kifizetéshez kapcsolódó vállalkozói szerződés esetén a Városrendészet vezetője a megbízás teljesítésének megkezdését megelőzően elkészíti a megfelelő megbízási szerződést, melyet a megbízott aláírása előtt ellenjegyzésre megküld a Szervezet gazdasági vezetőjének. A kifizetésre csak az ellenjegyzés és a Városrendészet szakmai teljesítés igazolása után kerülhet sor. megbízásos jogviszony bérszámfejtését a Szervezet munka- és tb ügyintézője végzi.
7.8. A működtetés, vagyonkezelés, tárgyi eszköz felújítás, beruházás
A Városrendészet feladatai:
- gondoskodik a munkaerő foglalkoztatásáról, szervezi, irányítja a foglalkoztatottak munkáját,
- jogosult a rá bízott vagyont használni, köteles gondoskodni annak védelméről,
- jelzi a Szervezet gazdasági szervezete felé, mely vagyontárgy milyen mértékű felújításra szorul, figyelembe véve a költségvetésben jóváhagyott előirányzatát,
- jelzi a Szervezet gazdasági szervezete felé beruházási szükségletét, figyelemmel a költségvetésében jóváhagyott előirányzatára,
- statisztikai jelentések elkészítése,
- leltározással kapcsolatos feladatok ellátásában közreműködik a leltározási szabályzat szerint.
A Szervezet gazdasági szervezetének feladatai:
- a számvitel keretén belül ellátja a könyvelési feladatokat, megállapítja az intézmény számviteli rendjét. Városrendészetre vonatkozóan elkülönített számviteli nyilvántartást vezet.
- gondoskodik a Városrendészet üzemeltetéséről és tervszerű karbantartási feladatairól,
- bankszámla és pénztár kezelése,
- KIR 3 rendszer alkalmazásával ellátja a bér- és munkaügyi feladatokat,
- számlázással kapcsolatos feladatok ellátása.
7.9. Pályázatok benyújtása, elszámolása
A Városrendészet – a Szervezet gazdasági szervezetének vezetőjével történő előzetes egyeztetés alapján – jogosult önállóan pályázatot beadni. A pályázat beadásakor a Városrendészet köteles Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének 283/2011. (IX.15.) KH. határozata mellékletét képező Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata Pályázati Keretszabályzatban meghatározottak alapján eljárni.
Amennyiben a pályázatban pénzügyi kihatású kötelezettségvállalás is szükséges, akkor ehhez az Szervezet gazdasági vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése is szükséges.
A nyertes pályázat megvalósítása a Városrendészet feladata és kötelezettsége.
A pályázat szakmai teljesítésével a Városrendészet tartozik elszámolni, a pénzügyi elszámolást az Szervezet gazdasági vezetője köteles előkészíteni és elvégezni, melyhez a Városrendészet segítséget nyújt.
7.10. Belső kontroll
A Városrendészet vezetője a Városrendészet vonatkozásában köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információs és kommunikációs rendszert, továbbá a monitoring rendszert. A Városrendészet vezetője a 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 1. mellékletében meghatározottakkal összhangban köteles írásban értékelni a kialakított kontrollrendszer minőségét.
A Szervezet belső ellenőrzési tevékenysége kiterjed a Városrendészet gazdálkodásának a vizsgálatára. A Szervezet belső ellenőrzése kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv
alapján valósul meg, a függetlenített, szakképzettséggel rendelkező belső ellenőr munkatárs alkalmazásával. A Városrendészet vezetője javaslatot tesz az ellenőrzendő területekre.
A Szervezet és a Városrendészet közötti együttműködést, tájékoztatást, információáramlást a Szervezet folyamatosan biztosítja. A Városrendészet vezető feladata a kockázatelemzés, az ellenőrzési nyomvonal szerinti vezetői ellenőrzés.
8. Jelen Munkamegosztási megállapodás 2015. július 1-től lép hatályba, a 2013. július 1-én kelt megállapodás 2015. június 30-án hatályát veszti.
Jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a Szervezet belső szabályzatának rendelkezéseit kell a Városrendészetre vonatkozóan is alkalmazni.
Kecskemét, 2015. ...