Svájci-Magyar Együttműködési Program Civil és Ösztöndíj Alap Kisprojekt- végrehajtási útmutató







Svájci-Magyar Együttműködési Program Civil és Ösztöndíj Alap

Kisprojekt-végrehajtási útmutató

































Tartalom




Bevezetés


Jelen útmutató a Svájci-Magyar Együttműködési Program Civil és Ösztöndíj Alapjából támogatott kisprojektek1 megvalósítóinak készült, azzal a szándékkal, hogy a projektek kapcsán felmerülő adminisztratív jellegű feladatokban eligazítást, támogatást nyújtson a kisprojekt-végrehajtók/támogatottak számára.


Az útmutató igyekszik a kisprojektek szerződésszerű teljesítésével összefüggő lényegesebb kérdéseket körüljárni. Előfordulhat azonban, hogy valamely kérdésben jelen dokumentum tartalmi témaköreit meghaladó, vagy annak egyes részleteit nem kellően tisztázó, esetleges értelmezési kérdéseket felvető információval találkozik a kisprojekt-megvalósító, ekkor kérjük, bizalommal forduljon az adott projekt lebonyolító alapítványához!


Az útmutató a Svájci-Magyar Együttműködési Program megvalósítására vonatkozó, a svájci hatóság és a Nemzeti Koordinációs Egység (a Széchenyi Programiroda) által közzétett útmutatók, a hazai jogi előírások, a Civil és Ösztöndíj Alapok lebonyolítására vonatkozó Végrehajtási megállapodás, a támogatott projektekről megkötött Kisprojekt-végrehajtási megállapodás (továbbiakban támogatási szerződés); valamint a Svájci-Magyar Civil és Ösztöndíj Alap Kisprojekt Irányító Bizottság által elfogadott, hatályos Svájci-Magyar Civil és Ösztöndíj Alap Eljárás- és Ügyrendje alapján készült.


Az útmutató információit a programot meghatározó körülmények, szabályok esetleges változásai következtében a Svájci-Magyar Együttműködési Program Civil és Ösztöndíj Alapjának lebonyolító alapítványai a program megvalósítása során kiegészíthetik vagy módosíthatják, amiről a kisprojekt-végrehajtók minden esetben írásos tájékoztatást kapnak!


A Civil és Ösztöndíj Xxxxxx számára lényeges, a jelen útmutatón túli további információk a xxx.xxxxxxxxx.xx honlapon jelennek meg!








Szerződés és program-menedzsment

Kivel tarthatunk kapcsolatot?


A Svájci-Magyar Együttműködési Program Civil és Ösztöndíj Alapjának magyarországi végrehajtására – azaz az alapokból finanszírozott pályázatok teljes körű lebonyolítására – az Ökotárs Alapítványt és partnereit; az Autonómia Alapítványt, a Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítványt (DemNet) és a Kárpátok Alapítvány Magyarországot választotta ki a Nemzeti Koordinációs Egység (Széchenyi Programiroda), valamint a svájci fél (melyet Magyarországon a Svájci Hozzájárulás Program Hivatala képvisel).


A projektek és a program egészének lebonyolítása kapcsán a kisprojekt-végrehajtók a négy témagazda alapítvány (együtt: Támogatásközvetítő Szervezet – TKSz) valamelyikével fognak kapcsolatot tartani projektjeik lebonyolítása kapcsán, az alábbiak szerint:


Ökotárs Alapítvány

– a konzorcium vezetése és koordinálása, szerződéskötés és kifizetés

a „B” témakör (környezeti kihívásokra adott válaszok) pályázatainak kezelése

elérhetőségek: tel: (0)000-0000, e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx


Autonómia Alapítvány

– az „A” témakör (szociális szolgáltatások) pályázatainak kezelése

elérhetőségek: tel: (0)000-0000, e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx


Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet)

– beszerzések, pénzügyi ellenőrzés, monitoring, illetve tanácsadás

elérhetőségek: tel: (0)000-0000, e-mail: xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx


Kárpátok Alapítvány-Magyarország
– ösztöndíjas pályázatok kezelése

elérhetőségek: tel:(36)516-750, e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx


A program egészének (azaz nem az egyes támogatott projekteknek) felügyeletét a finanszírozó svájci fél és hazai intézmények látják el, akikkel alapvetően a TKSz tart kapcsolatot. A felügyeletet ellátó szervezetek:


  • Svájci Hozzájárulás Program Hivatala (SCO);

  • Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, 2014. január 1-jétől Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft., mint Nemzeti Koordinációs Egység;

  • VÁTI Nonprofit Kft., mint Közreműködő Szervezet (KSZ).





A végrehajtási megállapodás (támogatási szerződés) megkötéséről




A támogatott szervezetek, azaz a kisprojekt-végrehajtók szerződéseiket és azok mellékleteként a jóváhagyott tevékenységek összefoglalását és a költségvetést e-mailen (vagy levélben) kapják meg, ezt kinyomtatva, 3 példányban aláírva az Ökotárs Alapítványhoz kell visszaküldeniük aláírásra az első részlet kifizetéséhez.

A támogatás fogadására elkülönített bankszámlát kell használni.

A támogatási szerződés kötelező mellékletei (amelyeket az aláírt szerződés visszaküldésével egyidejűleg kell megküldeni):

  • a szervezet bejegyzését igazoló, 30 napnál nem régebbi bírósági kivonat (amelyet az illetékes megyei bíróságokon lehet beszerezni);

  • NAV igazolás arról, hogy a szervezetnek nincsenek köztartozásai („nullás“ igazolás, amelyet a területileg illetékes NAV igazgatóság ad ki; az igazolás kiváltható a NAV honlapján elérhető köztartozásmentes adózói adatbázisban, a kisprojekt-végrehajtó szervezet adatairól készített aláírt másolattal is);

  • alapszabály vagy alapító, létesítő okirat, határozat egyszerű másolata;

  • a szervezet bankja által kibocsátott azonnali beszedési megbízás, mely a szervezet minden bankszámlájára érvényes;

  • közhasznú szervezetek esetében a legfrissebb közhasznúsági jelentés egyszerű másolata;

  • azon szervezetek esetében, amelyek partnerségben valósítják meg projektjüket, be kell nyújtani a kisprojekt-végrehajtó (főpályázó) és a partner(ek) között létrejött Együttműködési megállapodást, amely (a pályázattal összhangban) tükrözi a tevékenységek és költségek megoszlását.

A megállapodásnak előírt sablonja nincsen, de minimálisan az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

  • a kisprojekt-végrehajtó adatai;

  • a partner szervezet adatai;

  • a kisprojekt-végrehajtónak a partner felé vállalt feladatai, jogai és kötelességei a projekt megvalósítása során;

  • a partner szervezet vállalt feladatai, jogai és kötelességei a projekt megvalósítása során;

  • a partner szervezet járandósága a támogatási összegből;

  • a partner által vállalt önerő összege (ha van ilyen);

  • a feladatok nem teljesítése esetén járó szankciók.

A Kisprojekt Elfogadó Bizottság (KEB) a támogatási döntésben egyedi esetekben további mellékletek benyújtását is előírhatja.


A végrehajtási megállapodás (támogatási szerződés) módosítása

Mit csináljunk, ha nem így terveztük?


A projekt lebonyolítási időszaka alatt a támogatási szerződéseket lehet módosítani, amennyiben a projekt végrehajtásának körülményei az eredetileg tervezettekhez képest megváltoznak.


A szerződésmódosítás alapelvei az alábbiak:

  • A támogatási szerződéseket csak azok érvényességi ideje alatt lehet megváltoztatni, visszamenőlegesen nem.

  • A szerződések megváltoztatása nem történhet olyan okból, illetve nem lehet olyan hatása, ami megkérdőjelezheti a támogatási döntést vagy a pályázókat érintő egyenlő bánásmód elvével ellentétes lenne.2

  • A támogatás maximum összege, illetve a projektben a támogatás aránya nem növelhető. A költségmódosítás szabályait a támogatás forrásától függetlenül kell alkalmazni (azaz akkor is, ha a változás az önerőt, és akkor is, ha a támogatási hozzájárulást érinti).

A szerződésmódosítás jellegétől függően a kisprojekt-végrehajtóknak a szerződés módosítása során az alábbiak szerint kell eljárniuk.


Előzetes írásbeli szerződésmódosítási kérelem

Előzetesen írásban szerződésmódosítást kell kérnie a kisprojekt-végrehajtónak, ha

  1. a projekt fő céljait, tartalmát, tevékenységeit érinti a változás (pl.: főbb tevékenységek közül valamely nem vagy más tartalommal valósul meg, a célcsoport nagysága, összetétele változik, vállalt indikátorok változnak stb.);

  2. a tevékenységek ütemterve változik, ha egy tevékenység az eredetihez képest több mint 2 hónappal csúszik;

  3. a projekt-végrehajtási időszakot meg kell hosszabbítani;

  4. a projekt költségvetésének változtatása a fő költségvetési tételeket is érinti, és a tervezett változás az összköltségvetés 10%-át meghaladja (azaz az adott fő sor összege a változás következtében a hatályos szerződésben szereplő teljes projektköltség több mint 10%-ával megnő);3

  5. a projektköltségvetést át kell alakítani, ha egy költségsor összege több mint 150 000 Ft-tal változik (azaz egy meglévő költségsorra 150 000 Ft-ot meghaladó többletforrást kíván a kisprojekt-végrehajtó áthelyezni);

  6. egy költségsort át kell nevezni (azaz annak tartalma, egységára vagy meghatározása változik);

  7. új költségvetési sort kell beilleszteni, vagy egy meglévő költségvetési sort kell törölni.


Az előzetes szerződésmódosítások kezdeményezésének lépései:

  1. A szerződésmódosítás kezdeményezéséhez a témagazda alapítványok tanácsadást biztosítanak – így célszerű a tervezett változások ismeretében a témagazda alapítvánnyal előzetesen egyeztetni.

  2. A szerződésmódosítási szándékot legalább 30 nappal annak életbe lépése előtt kell jelezni. A szándék jelzése írásban e-mailen, postai úton vagy a Pályázati Információs Rendszeren keresztül történhet.

  3. Amennyiben a változások miatt szerződésmódosítás szükséges, ezt írásban kell kérelmezni, a jelen dokumentum végén található megadott mintadokumentum alapján. A kérelemben pontosan meg kell fogalmazni a változás mibenlétét, illetve szükségességének okait. Amennyiben a módosítás a költségvetést is érinti, a módosított költségvetést is el kell készíteni (excel táblázatban). Az új költségtáblának az eredeti és a módosított költségtételeket is tartalmaznia kell, a változtatott sorokat pedig ki kell emelni benne! (Cellaszín, betűméret vagy formátum jól látható változtatásával stb.) Amennyiben a módosítás az ütemezést vagy a tevékenységeket érinti, a támogatási szerződés módosított 1. sz. mellékletét is el kell készíteni. (Szintén kiemelve a változtatásokat.)

  4. A kérelmet és az egyéb alátámasztó dokumentumokat először elektronikus formában (e-mail) kell eljuttatni a témagazda alapítványnak. A kisprojekt-végrehajtó és a témagazda alapítvány által közösen véglegesített kérelmet a változás életbe lépése előtt cégszerű aláírással ellátva a másik félnek meg kell küldeni (szerződésmódosítást a TKSz is kezdeményezhet).


A szerződésmódosítások során a témagazda alapítványok az alábbiak szerint járnak el:

A módosítási kérelmet a lebonyolító alapítvány nem fogadja el automatikusan. Minden kérelem teljességét, illetve az indoklás tartalmát azok kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül az adott témagazda alapítvány megvizsgálja.

Amennyiben a kérelemmel kapcsolatban további kérdések merülnek fel, vagy annak tartalmi kiegészítésére van szükség, a kisprojekt-végrehajtó ennek tényéről és tartalmáról értesítést kap a témagazda alapítványtól. Ha megadott határidőn belül nem történik meg a kérelem kiegészítése, a kérelem írásban elutasításra kerül.

A módosítás elfogadása után a témagazda alapítvány elkészíti a szerződésmódosítást és azt a kérelem (illetve ha volt kiegészítés) kézhezvételétől számított 15 napon belül aláírásra továbbítja elektronikusan a kisprojekt-végrehajtónak. A módosítás aláírt példányait a témagazda alapítványnak kell visszaküldeni! Az elutasításról vagy további indoklás szükségességéről szintén 15 napon belül értesíti a kisprojekt-végrehajtót. Ha a módosítási kérelemre a kisprojekt-végrehajtó 15 napon belül nem kap választ vagy további kiegészítés kérést, akkor a kérelem elfogadottnak tekintendő.


Felhívjuk a kisprojekt-végrehajtók figyelmét, hogy az egységárak növelését kellő indoklással kell alátámasztani, amit a témagazda alapítványok egyedileg bírálnak el, figyelembe véve a változás nagyságát, természetét és tartalmát.


Írásbeli bejelentéssel történő szerződésmódosítás

A szerződésben szereplő kapcsolattartó személy, illetve elérhetőségi adatok változásáról (a szervezet neve, címe – székhely, levelezési cím –, telefonszáma, bankszámlaszáma, képviselő, illetve a projektvezető neve) a kisprojekt-végrehajtóknak elég írásban értesíteniük a témagazda alapítványt. Amennyiben a változás a végrehajtó szervezet hivatalos adatait érinti, úgy az új adatokat tartalmazó hivatalos okiratról másolatot kell küldeni a témagazda Alapítvány részére.

A változást annak hatályba lépése után 15 napon belül jelezni kell. A bejelentésekkel kapcsolatosan a témagazda alapítványok további kiegészítést is kérhetnek. Amennyiben a projekt képviseletét (projektmenedzser) érintő bejelentés történik, úgy a témagazda alapítványok fenntartják maguknak a jogot, hogy a személy alkalmasságát vizsgálják, nem megfelelő személy (pl.: megfelelő tapasztalat, képzettség hiánya) esetében a bejelentést visszautasítsák!


Írásbeli szerződésmódosítást nem igénylő módosítások:

A projektet érintő, az előzőekben fel nem sorolt változásokat (költségvetési, szakmai) sem bejelenteni, sem azokról írásbeli értesítést a témagazda alapítvány felé küldeni nem kell. E változásokról a beszámolók vonatkozó részeiben kell csupán összefoglalót adni. Az ilyen, projektet érintő módosításokat a kisprojekt-végrehajtók saját hatáskörükben, a projekt céljainak, várható eredményeinek figyelembevételével hajthatják végre. E kisebb változások kapcsán a támogatási szerződés nem kerül módosításra.

E változások mértékét és tartalmát a témagazda alapítványok minden esetben a hatályos támogatási szerződés alapján vizsgálják meg, egyedileg mérlegelve annak szükségességét és indokoltságát. Amennyiben e változások kellően nem indokolhatóak, a változásokkal összefüggő kiegészítő információkat kérhetnek a témagazda alapítványok. Amennyiben a változások mértéke eléri vagy meghaladja azt a szintet/tartalmat, amellyel összefüggésben a kisprojekt-végrehajtónak írásbeli módosítási kérelmet kellett volna benyújtania, abban az esetben a módosítások csak addig a szintig kerülnek elfogadásra, ami még nem igényli a szerződés előzetes és írásbeli módosítását.


Beszerzések

Hogyan vásárolhatunk?


A kisprojekt-végrehajtónak a projektben elszámolni kívánt költségeinél igazolnia kell, hogy az adott szolgáltatást, árut, eszközt piaci körülmények között, megfelelő átláthatóságot és versenyt biztosítva szerezte be.

Amennyiben a beszerzés a hatályos közbeszerzési értékhatárokat nem éri el, abban az esetben az alábbi beszerzési szabályokat kell betartani:


500 000 Ft alatti beszerzési érték esetén nem kell beszerzési eljárást lefolytatni. Az elszámolásban nem kötelező három írásos árajánlat bemutatása sem, azonban a beszerzési költséggel történő elszámolás során, ha bármilyen vitás kérdés felmerül, úgy az adott költség jogosságának elismeréséhez, a költség elszámolásához a TKSz kérheti az elszámolási igényt alátámasztó egyéb dokumentumok, így árajánlatok felmutatását is! Így, ha nem is kötelező, de – a vitás esetek elkerülése végett – minden esetben javasolt a három árajánlat beszerzése.

Így az 500 000 Ft alatti beszerzési érték esetén a költséggel összefüggésben kötelezően szerződésre, számlára és egyéb, a magyar elszámolási szabályoknak megfelelő dokumentumokra van szükség (a számviteli törvény, illetve egyéb kapcsolódó jogszabályok alapján). A külföldön kibocsátott számláknak és pénzügyi dokumentumoknak meg kell felelniük az adott ország pénzügyi-számviteli követelményeinek.


500 000 Ft és magasabb beszerzési érték esetén a kisprojekt-végrehajtónak három írásos árajánlatot (e-mail, posta, fax), illetve írásos megrendelőt/vagy szerződést kell bemutatnia a költség elszámolása, ellenőrzése során.4

Írásos ajánlatként eszközbeszerzések és szolgáltatások esetén elfogadható a beszállító árkatalógusa, webes árlistája is, amennyiben a vásárolni kívánt termék műszaki, szakmai paraméterei egyértelműen összevethetőek a többi ajánlat paramétereivel. Ez esetben a beszerzés dokumentációjában az adott árkatalógus, weblap információ nyomtatott verzióját kell szerepeltetni.

A TKSz-nek kötelessége előzetesen ellenőrizni az infrastrukturális beruházásokat, ennek érdekében az 1 500 000 Ft-ot meghaladó mértékű építési, felújítási stb. beruházások esetében kötelező jelleggel minden esetben előzetes ellenőrzést folytat le. A beszerzésekkel összefüggésben a kisprojekt-végrehajtóknak az ajánlatok bekérése előtt (legalább 10 nappal) meg kell küldeniük elektronikusan az írásos ajánlattételi felhívást a Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet) részére. A felhívás-tervezet kézhezvétele után 10 napon belül a kisprojekt-végrehajtó értesítést kap. A kisprojekt-végrehajtónak a szerződéskötés előtt meg kell küldenie a DemNetnek a beszerzési dokumentációt (kiküldött ajánlati felhívások, beérkező ajánlatok másolati példánya, a beszerzésről szóló jegyzőkönyv, szerződéstervezet), melyet a témagazda alapítványok a kézhezvétel után 8 napon belül bírálnak el. A szerződéskötés után továbbítani kell egy aláírt példányt a DemNet részére.

Fentiektől eltérően a projekt-végrehajtási időszakot megelőző időszakban lefolytatott vagy a projektvégrehajtás időszakában lefolytatni kívánt beszerzések esetében minden esetben egyedi mérlegelés alapján a beszerzésekért felelős DemNet vizsgálja a beszerzés eljárásrendi megfelelőségét.






Közbeszerzés

A közbeszerzés meghatározásához a kisprojekt-végrehajtónak fel kell mérnie a beszerzés értékét, figyelemmel az egyéb beszerzésekre és a közbeszerzési törvény 11-18. §-ra. Közbeszerzés esetén a kisprojekt-végrehajtó felel a közbeszerzés végrehajtásáért.

A témagazda alapítványok közbeszerzés-ellenőrzéssel kapcsolatos feladatait, a DemNet Alapítványhoz benyújtandó dokumentumok listáját a „Közbeszerzési útmutató a Svájci-Magyar Együttműködési Programból támogatott projektekhez” című dokumentum tartalmazza (letölthető a xxx.xxxxxxxxx.xx Pályázati dokumentumok menüpontja alól).


A DemNet ellenőrzi, hogy a közbeszerzés végrehajtása a jogszabályoknak és a technikai minőségbiztosítási elveknek5 megfelelően zajlott-e. A kisprojekt-végrehajtóknak együtt kell működniük a témagazda alapítványokkal, hogy azok megfelelően el tudják látni feladatukat. A közbeszerzési eljárás, majd az eredményhirdetés és a közbeszerzési szerződés aláírása előtt is minden erre vonatkozó dokumentumot el kell küldeni a DemNet Alapítványnak, legalább 15 napot hagyva ezek jóváhagyására, további dokumentumok bekérésére vagy az indoklással alátámasztott elutasításra. Amennyiben a DemNet 15 napon belül nem válaszol, a dokumentumokat elfogadottnak kell tekinteni.


A közbeszerzésre érkezett ajánlatok felnyitása és értékelése során biztosítani kell a DemNet megfigyelőként való részvételét, aki az eljárásról jelentést készít, melynek eredményéről a kisprojekt-végrehajtót és a témagazda alapítványt is tájékoztatja. Szabálytalanság esetén értesíti a kisprojekt-végrehajtó jogi képviselőjét, a közbeszerzés-értékelő bizottság elnökét, valamint a Svájci Hozzájárulás Program Hivatalát. A közbeszerzési törvény 140. § (1) g) pontja alapján az Ökotárs Alapítvány a Közbeszerzési Panaszbizottságot is értesítheti az eredményekről.

Amennyiben a kisprojekt-végrehajtó nem biztosítja az ellenőrzés lehetőségét, a közbeszerzés végén kötött szerződést a Svájci–Magyar Együttműködési Programból nem lehet finanszírozni.


Minden, a jelen dokumentumban nem szabályozott kérdésben a „Beszerzési Útmutató a Svájci-Magyar Együttműködési Program által támogatott projektekhez” és a „Közbeszerzési Útmutató a Svájci-Magyar Együttműködési Programból támogatott projektekhez” c. dokumentumok szerint kell eljárni.


Jelen dokumentumban azon fent hivatkozott dokumentumoktól eltérő és a támogatott projektekben alkalmazandó szabályok kerültek rögzítésre, amelyek kizárólag a Svájci-Magyar Együttműködési Program Civil és Ösztöndíj Alapjára érvényesek.



A projektekről történő beszámolás

Hogyan mutassuk be a projekt megvalósulását a támogatóknak?


Az Ösztöndíj és a Civil Alapból finanszírozott projektek esetében a kisprojekt-végrehajtóknak rendszeres – a támogatási szerződésben rögzített – pénzügyi és tartalmi jelentéseket kell benyújtaniuk az adott témagazda alapítványhoz.


A részbeszámoló a projekt előrehaladását tükröző tartalmi beszámolóból és a támogatás felhasználását bemutató pénzügyi táblázatból/számlaösszesítőből áll.




A kisprojekt-végrehajtók beszámolóinak elkészítése


A tartalmi beszámoló mintája „Beszámoló űrlap és útmutató” néven letölthető a xxx.xxxxxxxxx.xx honlap Pályázati dokumentumok menüpontjából.6


A beszámoló benyújtása a Pályázati Információs Rendszeren keresztül történik. A rendszer a xxx.xxxxxxxxx.xx honlapról, a „Belépés” gombra kattintva érhető el a regisztráció során a pályázó által megadott felhasználónév és jelszó megadásával.


Az így megnyíló „pályázatok” oldalon a pályázat címére vagy azonosítószámára kattintva elérhető a pályázat adatlapja. Ezen található a mindenkor aktuális beszámolási időszakhoz benyújtandó beszámoló felülete. Az aktuális időszakra vonatkozó beszámoló felületet a témagazda alapítványok munkatársai hozzák létre, erről a rendszer automatikusan e-mailes értesítést küld a felület megnyitásának napján a kisprojekt-végrehajtónak a regisztráció során megadott e-mail címére.



A beszámoló felület tartalmazza:

  • az érintett beszámolási időszak kezdeti és végdátumát – tehát azt, hogy mettől meddig tartó időszakról kell szólnia a beszámolónak;

  • a beszámoló típusát, vagyis azt, hogy időközi, félidős vagy végső beszámolóról van szó;

  • a benyújtás időszakát, vagyis azt, hogy mettől-meddig lehet benyújtani a beszámolót.

Továbbá a rendszer mutatja a beszámoló állapotát is: egy beszámoló mindaddig nyitott állapotban van, amíg a benyújtási időszak le nem telik. Onnantól kezdve ellenőrzés állapotba lép, amely addig tart, amíg a témagazda alapítványok munkatársai el nem fogadják, vagy el nem utasítják a beszámolót.


Mindezen dátumok és időszakok a kisprojekt-végrehajtási megállapodás 9. pontja alapján kerülnek meghatározásra.

A felületen található három funkciógomb segítségével lehet kommunikálni a beszámolóról a témagazda alapítvány munkatársaival:


A „Beszámoló írása” gombra kattintva nyílik meg a tartalmi beszámoló.


Kérjük, hogy a beszámolóban az „1) projekttevékenységek bemutatása, elvégzett tevékenységek összefoglalása” és „3) a projekt megvalósítása során elért hatások, eredmények” bemutatása pontoknál, abban a sorrendben mutassák be az adott beszámolási időszakban megvalósított, illetve elért eredményeket, amilyen sorrendben ezeket a támogatási szerződés 1. sz. melléklete (célok, eredmények, tevékenységek összefoglalása) is tartalmazza!


A „Fájl csatolása” gomb segítségével lehet a kitöltött pénzügyi beszámoló táblázatot feltölteni a rendszerbe. Továbbá itt kell az egyéb, a beszámolóhoz kapcsolódó, a szakmai megvalósítást alátámasztó mellékleteket (jelenléti ívek, fotók, szerződések stb.) is feltölteni. Videó fájlokat méretük miatt a beszámolóhoz feltölteni nem lehet, ha készültek olyan filmek, amelyeket a témagazda alapítványokkal is megosztanának, akkor kérjük, hogy a beszámoló megfelelő pontjaiban tüntessék fel ezek megtalálási helyeit (pl. YouTube), linkjeit.


A tartalmi megvalósítást alátámasztó mellékletként a projekt alatt készülő nyomtatott termékek (kiadványok, fotók, média anyagok stb.) egy eredeti vagy másolati példányát postán kérjük eljuttatni a témagazda alapítványnak.


Kizárólag az Ösztöndíj Alap esetében a tartalmi részbeszámolók és a végbeszámoló a fentieken túl a következő csatolt mellékleteket is kell, hogy tartalmazzák:

  • a gyermekekkel (és) szüleikkel vagy gondviselőikkel kötött szerződések másolata;

  • az egyéni előrehaladási naplók másolata, mely tartalmazza a gyermekeknek nyújtott szolgáltatásokat és programokat (szükség esetén formanyomtatvány a program honlapján elérhető);

  • bármilyen más, a projekt során készült dokumentáció, fénykép és videó.7


A „fájl csatolása” funkcióval csak addig lehet dokumentumokat, képeket és egyéb, a beszámolóval együtt beküldendő mellékleteket csatolni a felületre, ameddig a beszámoló véglegesítésre nem kerül!

Ezután további üzeneteket és fájlokat csak az „Üzenet” gomb használatával lehet a témagazda alapítvány munkatársainak küldeni.


A pénzügyi beszámolóban a kiadásokat (beleértve az önrészt is) összefoglaló excel táblázatot kell készíteni és feltölteni. Ezt a táblázatot a támogatási szerződés mellékletét képező költségvetés alapján, „projektre szabva” a pályázat témaköréért felelős témagazda alapítvány munkatársai készítik el és küldik meg (elektronikusan) minden kisprojekt-végrehajtónak a kisprojekt-végrehajtási megállapodás aláírását követően.

A pénzügyi beszámoló mellékletei postán is megküldhetők a Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet) címére, ha azokat elektronikus formában nem lehet csatolni. Kérjük, a postázás előtt minden esetben egyeztessenek az illetékes munkatársakkal!

Mivel a kisprojektek végrehajtását legkorábban a támogatási döntés közzétételének napján lehet elkezdeni, költségek is ettől az időponttól kezdve számolhatók el. Ehhez képest visszamenőlegesen semmilyen költség nem számolható el, sem korábban felmerült, sem már elvégzett tevékenységek kapcsán.


A pénzügyi beszámoló táblázat – benne a projekt költségvetésével – automatikusan számolja a támogatásból soronként fennmaradó, még fel nem használt egyenleget, abban az esetben, ha a projekt költségeit az excel számlaösszesítő munkalapjaira felvezetik. (Ezért javasolt a táblázat folyamatos töltése a projekt előrehaladása során, mivel ez a kisprojekt-végrehajtónak is tájékoztatást ad a támogatás felhasználásának állásáról.)

A számlaösszesítőben a támogatásból és az önerőből finanszírozott tételeket egyaránt rögzíteni kell, azaz az önerővel is tételesen el kell számolni!


Indokolt esetben – bizonyos határok között – lehetőség van a költségvetés módosítására. Ld. erről részletesebben a módosításról írott részeket (5. oldal). A projekt költségvetését érintő változásokat a pénzügyi beszámoló táblázatba is át kell vezetni, ezért a szerződésmódosítást követően a pénzügyi beszámoló táblázatot a témagazda alapítvány ismételten megküldi a kisprojekt-végrehajtóknak.





Az időközi részbeszámoló, a félidős részbeszámoló és a végső beszámoló

Részbeszámolót a projektvégrehajtás során legalább félévente és a projekt félidejénél kell elkészíteni. A beszámolási határidőket a kisprojekt végrehajtási megállapodás (támogatási szerződés) minden esetben rögzíti! A Pályázati Információs Rendszer e-mailes értesítőt küld a beszámolási kötelezettségről a beszámolási felület megnyitásának napján, továbbá azon a napon, amikortól – a kisprojekt végrehajtási megállapodás szerint – benyújtható a beszámoló, és 15 nappal a beszámoló végső benyújtási határideje előtt. A beszámolók benyújtására 30 nap áll rendelkezésre a fentiek szerint.


Fontos! A Civil Alapban a beszámolók pénzügyi részéhez pénzügyi mellékleteket csak abban az esetben kérnek a témagazda alapítványok, ha a beszámoló az időközi vagy végső kifizetés feltétele! Tehát alapesetben a beszámolók pénzügyi megvalósításának alátámasztásául számviteli, pénzügyi dokumentációt nem kell csatolni!


A Civil Alapból támogatott nagy projektek esetében (50 000 CHF azaz 12 039 000 Ft-ot elérő vagy azt megahaladó támogatás), ha a támogatási szerződésben rögzített időközi vagy záró kifizetéshez kötött beszámolás történik, akkor a pénzügyi táblázatban szereplő elszámolni kívánt költségtételek valamennyi alátámasztó pénzügyi bizonylatát másolatban meg kell küldeni a témagazda alapítvány részére a beszámolók megküldésével egyidejűleg.


A Civil Alapból támogatott kis (2000 és 9999 CHF, azaz 481 560 – 2 407 560 Ft nagyságú támogatás) és közepes (10 000 és 49 999 CHF, azaz 2 407 800 – 12 038 760 Ft nagyságú támogatás) projektek esetében a pénzügyi bizonylatokat (azoknak szúrópróbaszerűen kiválasztott tételeit) a témagazda alapítványok a beszámolók beérkezését követően, azok feldolgozása során kérik be, abban az esetben, ha a beszámolás valamely kifizetéshez kötődik. A pénzügyi dokumentációt elektronikusan vagy postai úton lehet megküldeni a témagazda alapítványok részére. (A beküldendő pénzügyi bizonylatok áttekintését lásd alább.) A Civil Alapból finanszírozott ún. közepes és kisprojektek esetében a beszámolókhoz pénzügyi bizonylatok másolatait nem kell mellékelni, azt a beszámolók elfogadása során csak részben fogják bekérni a témagazda alapítványok!


Kizárólag az Ösztöndíj Alapból támogatott projektek esetében kell minden beszámoló megküldésével egyidejűleg a pénzügyi táblázatban szereplő elszámolni kívánt költségtételek valamennyi alátámasztó pénzügyi bizonylatát másolatban megküldeni a témagazda alapítvány részére.


A végső (záró) beszámoló a projekt végrehajtását dokumentáló tartalmi beszámolóból és a pénz felhasználását igazoló pénzügyi számlaösszesítő táblázatból áll. A tartalmi beszámoló esetében a részbeszámolókhoz hasonlóan annak formanyomtatványa a program honlapján elérhető (de feltölteni a Pályázati Információs Rendszerben a „Beszámoló írása” gombra kattintva kell). A beszámolóban a projekt utolsó beszámolási időszakának megvalósításán túl szükséges a teljes projektidőszak átfogó értékelése, így a beszámoló nem pusztán a projektvégrehajtás egyes lépéseinek leírása, bemutatása, hanem a projekt céljainak, eredményeinek, tanulságainak számbavétele is. A beszámolóhoz mellékelni kell a projekt végrehajtása során és eredményeként keletkező kézzelfogható termékeket és a végrehajtást alátámasztó dokumentumokat (pl. kiadványok, sajtómegjelenések, rendezvények jelenléti ívei stb.) is. A pénzügyi beszámoló mellékleteit a részbeszámolóknál leírtak szerint szükséges csatolni.


A beszámolók elfogadása és a kifizetések

A témagazda alapítvány a benyújtás után legfeljebb 15 napon belül ellenőrzi a jelentést és 8 napos válaszadási határidővel kiegészítő kérdéseket tehet fel, illetve további anyagokat kérhet be (ide értve pénzügyi dokumentumok másolatait is). Szükség esetén a kisprojekt-végrehajtó plusz 8 napos hosszabbítást kérhet a hiánypótlás benyújtására. A beszámolókat a témagazda alapítványok programvezetői ellenőrzik.


Amennyiben a beszámolóhoz nem kapcsolódik kifizetés (tehát nem a félidős időközi vagy nem a záró beszámolóról van szó) a témagazda alapítvány a beszámoló jóváhagyásáról, esetleges javaslatairól értesíti a kisprojekt-végrehajtót.

A félidős időközi részbeszámoló és a záró beszámoló esetében a beszámolók pénzügyi részében szereplő költségtételek bizonylatait – fentebb a keretes részben leírtak szerint – a nagyprojektek és az ösztöndíjas projektek végrehajtói a pénzügyi és tartalmi beszámoló megküldésével egyidejűleg meg kell, hogy küldjék a témagazda alapítványnak. A kis és közepes projektek pénzügyi bizonylatait a projekt tartalmi és pénzügyi jelentésnek megküldését és feldolgozását követően kérik be ellenőrzésre a témagazda alapítványok a Civil Alap kisprojekt-végrehajtóktól, az alábbiak szerint:

  • a közepes projektek pénzügyi beszámolóiból szúrópróbaszerűen kiválasztott, az elszámolni kívánt tételek legalább 25%-ára kiterjedő bizonylatokat;

  • a kisprojektek pénzügyi beszámolóiból szúrópróbaszerűen kiválasztott, az elszámolni kívánt tételek legalább 10%-ára kiterjedő bizonylatokat.


Amennyiben a pénzügyi dokumentáció alapján a program lebonyolítói szükségesnek tartják, további dokumentumok, esetenként a teljes pénzügyi dokumentáció bekérésére és ellenőrzésére is sor kerülhet!


A teljes beszámolási dokumentáció kézhezvételétől számított 15 napon belül a program adott témagazda alapítványa értesíti a kisprojekt-végrehajtót az értékelés, ellenőrzés eredményéről és az átutalásra szánt összegről. A beszámoló alapján, amennyiben az összeget csökkenteni kellett, a csökkentés okát is megadja a témagazda alapítvány. A pályázatban vállalt önerő arányát a projekt pénzügyi végrehajtása során a kisprojekt-végrehajtónak biztosítania kell, így amennyiben a jelentésben szereplő önrész aránya kisebb, mint a vállalt minimum, a végső elfogadott összeget ezzel arányosan(!) csökkenteni kell. A kisprojekt-végrehajtó értesítését követően az Ökotárs Alapítvány gondoskodik:

  • a szerződésben rögzített támogatási részlet kisprojekt végrehajtó-részére történő átutalásáról, vagy

  • amennyiben az előlegként kifizetett összegegek magasabbak, mint amennyivel a kisprojekt-végrehajtó megfelelően elszámolt, felszólítást küld az összeg egy részének vagy teljes egészének visszafizetéséről.


A beszámolók pénzügyi mellékleteinek összeállítása:

A pályázati támogatás elszámolása során – még ha nem is minden számla kerül ellenőrzésre – a kisprojekt-végrehajtóknak fel kell készülnie arra, hogy a projekt terhére elszámolni kívánt pénzügyi tételeket megfelelően, számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok (pl. bérjegyzék) eredeti példányaival is igazolni tudja. Az eredeti példányok ellenőrzésére kizárólag helyszíni monitoring látogatás alkalmával kerül sor, ugyanakkor ennek időpontja nem feltétlenül kötődik beszámolási időszakhoz, így a pénzügyi bizonylatok megfelelő kezelése, elkészítése a projekt kezdetétől feladatot jelent a kisprojekt-végrehajtó számára.


A számlák és a számlákat helyettesítő bizonylatok akkor számolhatók el a projekt keretében, ha:

    • megfelelnek a hazai jogszabályok által előírt követelményeknek, különösen

    • az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvénynek, valamint

    • a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénynek;

    • megfelelnek a pályázati kiírás pénzügyi előírásainak és feltételeinek: csak a pályázat tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerződések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek igazodnak a szerződés mellékletében szereplő költségvetéshez (ezért kérjük, hogy a szerződésekben a program, illetve a pályázati projekt jó beazonosíthatóságát tartsák szem előtt!);

    • megfelelnek a költségvetésben meghatározott keretösszegnek: a számlák elszámolható összege és részösszege nem haladhatja meg a költségvetésben meghatározott kereteket;


    • megfelelnek a józan pénzügyi gazdálkodás elveinek, különösen az ár-érték arány, valamint a költséghatékonyság elvének, és a számlával igazolt költségek a projekt megvalósításához nélkülözhetetlenek;

    • a szakmaiteljesítés-igazoló a költséget a jelentés részeként szakmailag jóváhagyta;

    • a számlán vevőként a kisprojekt-végrehajtó (vagy partnere) pontos neve, címe szerepel;

    • a számla kiállítója megegyezik az adott feladatra kötött vállalkozási, kivitelezői, szállítói szerződésben feltüntetettel;

    • a számlák kiállítási, teljesítési dátuma, valamint a pénzügyi teljesítés dátuma a támogatási szerződés projekt kezdési és befejezési dátuma között van.

Devizaszámlák esetében a devizaösszegek átszámítása forintra a számla pénzügyi teljesítésének napján az MNB által közzétett árfolyamon történik. (Az elszámolás során a számlák másolatán fel kell tüntetni az alkalmazott átváltási árfolyamot és az elszámolni kívánt forintösszeget is. Angol nyelvű számlák, ill. dokumentumok kivételével a számlákról és a csatolt dokumentumokról fordítást kell mellékelni (nem szükséges hiteles fordítás).


Előlegszámla az elszámolás részeként csak a hozzá kapcsolódó pénzügyileg rendezett végszámlával együtt számolható el.

Utazási költség kiküldetési rendelvény alapján, illetve a kisprojekt-végrehajtó tulajdonában álló jármű üzemanyagszámlája alapján számolható el.


Bérszámfejtés (munkabér, megbízási díj) fizetési jegyzék, bérszámfejtő lap, cafeteria-jegyzék stb. könyvelési bizonylatai alapján számolható el.


Csak kifizetett számlák kerülhetnek be a jelentésbe, és a pénzügyi teljesítés dátuma határozza meg, hogy az adott számla melyik jelentéstételi időszakba sorolható be.


Az eredeti számlák záradékolása:

Az elszámolni kívánt számlák, számlát helyettesítő számviteli bizonylatok, bérszámfejtések eredeti példányát záradékolni szükséges az alábbiak szerint (azaz a bizonylat eredeti példányára rá kell vezetni):

  • „a Svájci-Magyar Együttműködési Program keretében támogatás elszámolásra benyújtásra került”;

  • végrehajtási megállapodás száma;

  • a beszámolási időszak száma;

  • az elszámolni kívánt összeg (amennyiben nem a számla teljes összege kerül elszámolásra).

A záradékolás módja: toll, filctoll, pecsét! (A fenti adatokat tartalmazó matrica használata nem elfogadható!)


A pénzügyi beszámoló mellékletében szereplő dokumentáció

A pénzügyi beszámolóhoz a dokumentumokat a partnerek esetében is a konzorciumvezetőnek/vezető partnernek kell összegyűjtenie és szükség esetén8 benyújtania.


A beszámolás során valamennyi pénzügyi dokumentumra másolatban van szükség, így az eredeti dokumentációt a kisprojekt-végrehajtó őrzi. Az eredeti példányokat a helyszíni monitoring vizsgálja. Valamennyi másolatban benyújtott dokumentummal kapcsolatban kérjük, hogy azokat jól olvasható formátumban másolják, szkenneljék!


A projekt végrehajtása során a pénzügyi beszámolókhoz benyújtott dokumentumokat a további pénzügyi beszámolókhoz nem kell újra mellékelni! Tekintettel arra, hogy a nagy és ösztöndíjas projektek költségeinek 100%-át pénzügyi mellékletekkel együtt kell elszámolni, a félidős (ösztöndíjasok esetében az egyéb időközi) beszámolóban szereplő tételeik bizonylatait a záró beszámolóhoz már nem kell csatolni!

Valamennyi, a pénzügyi beszámoló táblázataiban szereplő szerződést, banki bizonylatot, egyéb dokumentumot elegendő egyszer szerepeltetni a pénzügyi mellékletekben. Kivéve azt az esetet, ha abban a beszámolási időszak alatt változtatást hajtottak végre (pl.: munkaszerződés, munkaköri leírás, vállalkozói szerződés vállalkozójának adatváltozása stb.).

A költségek felmerülését és projekthez való kapcsolódását a számlákon és a számlákat helyettesítő bizonylatokon túl a tételekhez kapcsolódó egyéb dokumentumok igazolják, ezért a számlák mellett szerepelniük kell a hozzájuk tartozó, azokat alátámasztó bizonylatoknak, melyek elsősorban az alábbiak lehetnek.


Számviteli nyilvántartások

E dokumentumokat elsősorban a helyszíni monitoring vizsgálja, de egyes esetekben a beszámolás során a témagazda alapítványok bekérhetik! E dokumentumok lehetnek:

  • főkönyvi kivonatok, analitikai nyilvántartások, bérkivonatok, állóeszköz-nyilvántartások és egyéb vonatkozó számviteli információk a számviteli nyilvántartásból (kézi vagy számítógépes).


Kifizetést igazoló bizonylatok az alábbiak lehetnek:

  • készpénzben történő kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat;

  • átutalással kiegyenlített számláknál a kapcsolódó bankszámlakivonat (tekintettel arra, hogy a támogatást a kisprojekt-végrehajtónak elkülönített bankszámlán kell kezelnie, alapvetően e bankszámla kivonatát szükséges csatolni, azonban ha nem a projekt számára elkülönített bankszámláról történt a kifizetés (pl.: bérjárulékok vagy önerő), akkor a releváns bankszámlakivonat(ok) benyújtása szükséges;

  • a kapcsolódó kivonat azon részét kell csatolni, amely tartalmazza a kisprojekt-végrehajtó vagy partnere számlaazonosító adatait, a kivonat sorszámát és dátumát, és az adott tételre vonatkozó terhelési értesítő részt, illetve a nyitó és záró egyenleget;

  • alapvetően a számla pénzügyi teljesítésének dátuma dönti el, hogy az adott számla mely beszámolási periódusban számolható el.


Szerződések:

  • a kisprojekt keretében megkötött szerződés szövege tartalmazzon egyértelmű utalást a kisprojekthez való kapcsolódásra (hivatkozva annak címére vagy regisztrációs számára);

  • a szerződésekhez kapcsolódó beszerzési /közbeszerzési dokumentáció;

  • írásos megrendelő (amennyiben releváns);

  • munkaszerződések, munkaköri leírások, magánszeméllyel kötött megbízási díjak esetében megbízási szerződés és kapcsolódó nyilatkozatai (ösztöndíj programban kinevezési okmányok dokumentumai).









Fontos: A kisprojekt-végrehajtók és a partnereik által kötött, a Svájci-Magyar Együttműködési Programból finanszírozott minden szerződésnek kötelezően tartalmaznia kell az alábbi előírásokat (nemcsak a vállalkozói, hanem a munkaszerződéseknek is!):


„Amennyiben a Szállító/Vállalkozó a hatályos szerződés elnyerése érdekében, vagy annak teljesítése során vesztegetéshez, csaláshoz, kényszerhez, vagy versenykorlátozáshoz folyamodik vagy ezek gyanúja merül fel, a Projekt Végrehajtó/Partner a tudomására jutástól számított 1 éven belül elállhat a szerződéstől, ezzel egyidejűleg értesíti a magyar hatóságokat. A Szállító/Vállalkozó tudomásul veszi, hogy részére a gyanú kivizsgálásának lezárásáig nem történik kifizetés. Amennyiben bebizonyosodik, hogy a Szállító/Vállalkozó vesztegetéshez, csaláshoz, kényszerhez, vagy versenykorlátozáshoz folyamodott, a szerződés ellenértéke nem kerül részére kifizetésre, továbbá az SDC9 döntése alapján meghatározott vagy határozatlan időre kizárható az SDC által finanszírozott projektek kapcsán történő Megrendelésekből.”


A jelen útmutató megjelenése előtt kötött szerződések kapcsán a végrehajtók és partnereik szerződésmódosítást kötelesek kezdeményezni a szolgáltatók, munkavállalók felé a fenti előírások a szerződésben való megjelenítése céljából!


Teljesítésigazolások

A számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító, a kisprojekt-végrehajtó vagy partnere által kiállított és aláírt elfogadó teljesítésigazolás szükséges! Az 50 000 Ft-ot meghaladó számlák, valamint megbízási díjak esetében erről külön dokumentum kell, míg a kisebb értékű (50 000 forintot meg nem haladó) számlák esetén a teljesítésigazolás a számlán is szerepelhet.


Az igazolást alátámasztó dokumentumok különösen (amennyiben releváns):

  • átadás-átvételi jegyzőkönyv;

  • műszaki ellenőri igazolás;

  • szállítólevél;

  • műszaki teljesítést igazoló nyilatkozat;

  • üzembe helyezési okmányok stb.


Utazási költségek igazolás:

  • tömegközlekedés esetén: kiküldetési rendelvény, illetve az utazás teljesítéseként a kezelt jegy, beszállókártya;

  • bérelt busz esetében: menetlevél vagy azzal egyenértékű kimutatás;

  • gépkocsival történő utazás esetében:

  • a kisprojekt-végrehajtó tulajdonában álló gépkocsi esetében: a gépkocsi tulajdonosi vagy üzembentartói jogosultságának, valamint műszaki paramétereinek igazolása (forgalmi engedély vagy törzskönyv), menetlevél vagy azzal egyenértékű dokumentum;

  • a kisprojekt-végrehajtó alkalmazásában vagy egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban foglalkoztatott munkatársa esetében: a gépkocsi tulajdonosi vagy üzembentartói jogosultságának, valamint műszaki paramétereinek igazolása (forgalmi engedély vagy törzskönyv).




A benyújtandó vagy bekért dokumentumcsomag összeállítása

Annak érdekében, hogy a beszámoló pénzügyi mellékleteit a témagazda alapítványok határidőben ellenőrizhessék, kérjük a kisprojekt-végrehajtókat, hogy minden esetben az alábbi sorrendben szerepeltessék a dokumentumokat:


  1. szerződések, munkaszerződések, munkaköri leírások, és ha van, a szerződéshez kapcsolódó beszerzési dokumentáció (a szerződések a pénzügyi beszámolóban szereplő, a szerződésekhez kapcsolódó első kifizetés dátuma alapján, idősoros sorrendben szerepeljenek);

  2. bankszámlakivonatok: az elkülönített bankszámlakivonatokat javasoljuk idősorosan lefűzni. Az egyéb bankszámlákról történt utalások kapcsán az adott bankszámlákat szintén idősorosan kérjük lefűzni;

  3. elszámolni kívánt számlák, számlát helyettesítő számviteli bizonylatok, bérszámfejtések, kapcsolódó egyéb dokumentumok: azon bizonylatokat, amelyek az I és II. részben nem kerültek a beszámolóba, a számlaösszesítőben szereplő sorrendnek megfelelően kérjük benyújtani. Egy-egy költség kapcsán a záradékolt számla (bizonylat) után közvetlenül kerüljön lefűzésre/szkennelésre a pénztárbizonylat (ha van, kettős könyvelés esetén kötelező), a teljesítésigazolás, szállítólevél, menetlevél stb.



A projektek keretében elszámolható költségek

Milyen költségek elszámolására van lehetőség?


A projekt keretében minden, a végrehajtási megállapodás költségvetési mellékletében szereplő költségtétel elszámolható. Szerződésmódosítás keretében – amennyiben indokolt – további költségtételek elszámolásra is lehetőség van, ugyanakkor azok a pályázati útmutatóban nevesített nem elszámolható költségekre továbbra sem fordíthatóak. E költségek:

  • lízing díjak;

  • föld, telek, ingatlan vásárlása;

  • gépjármű beszerzése;

  • új épületek építése;

  • hiteltúllépés költsége, egyéb pénzügyforgalmi költségek;

  • visszaigényelhető adók (beleértve a visszaigényelhető ÁFA-t);

  • valutaárfolyam-veszteségek és valutaváltás költségei;

  • jutalékok és osztalék, profit kifizetés;

  • segély jellegű juttatások, nyereségek;

  • kamattartozás;

  • bírságok, előlegek, jogi eljárások költségei;

  • más forrásokból már finanszírozott tételek;

  • a támogatási döntés előtt felmerült költségek;

  • a magyar központi kormányzat (azaz a magyar központi költségvetésben nevesített szervek - ösztöndíj esetében kivétel az oktatási intézmények) alkalmazottainak személyi költségei;

  • természetbeni hozzájárulások.


A kisprojekt-végrehajtóknak - amennyiben a pályázatban nem vállaltak magasabb arányt – a Civil Alapban a teljes költségvetés legalább 10%-át kell önrészként felmutatniuk és elszámolniuk, az Ösztöndíj Alapban pedig legalább 5%-ot. Az önrész kizárólag készpénzből állhat, természetbeni hozzájárulás nem elszámolható.

A pénzbeli önrész nem származhat más, a Magyar Állam központi költségvetése által finanszírozott alrendszerből (ideértve a Nemzeti Együttműködési Alapot és a strukturális alapokat), kivéve a kifejezetten önerő támogatására szolgáló forrásokat (pl. Nemzeti Együttműködési Alap önerő alapja).


A támogatás nem szolgálhatja a kisprojekt-végrehajtók profitszerzési céljait. Profit alatt a támogatott tevékenységekkel kapcsolatos összes bevétel és költség különbözetét értjük a támogatás utolsó részletének kifizetésekor.

Az előfinanszírozásból keletkező kamatot vagy hasonló hasznot a kisprojekt-végrehajtóknak nyilván kell tartania és a projekt céljaira kell fordítania, és felhasználásáról a záró jelentés kapcsán nyilatkozatot kell tennie. Amennyiben az összeg a kisprojekt-végrehajtó nyilatkozata szerint nem került felhasználásra, vagy a végrehajtó a nyilatkozatot nem nyújtotta be, a témagazda alapítványok kérése szerint a kisprojekt-végrehajtó köteles a kamat összegét visszafizetni vagy azt a TKSz a végső kifizetésből levonja. A projekt céljaira történt felhasználás igazolása úgy történik, hogy kisprojekt-végrehajtó legkésőbb a záró beszámolóval együtt küld egy nyilatkozatot (2 sz. melléklet), amely tartalmazza a keletkezett kamatok és bevételek összegét, és annak tételes felsorolását, hogy ezt az összeget pontosan mire használták fel, illetve csatolni kell a felhasználást alátámasztó pénzügyi bizonylatokat is.



MONITORING ÉS TECHNIKAI SEGÍTSÉGNYÚJTÁS






A témagazda alapítványok minden projektet legalább egy alkalommal a helyszínen is ellenőriznek, meglátogatnak. Erre jogosultak még a program felügyeletét ellátó szervek képviselői is (felsorolásuk a 4. oldalon található). A kisprojekt-végrehajtók kötelesek a helyszíni ellenőrzés során együttműködni, a témagazda alapítványok munkatársainak a kért információkat megadni, a dokumentumokat bemutatni. A helyszíni ellenőrzések alkalmával a témagazda alapítványok munkatársai találkoznak a projektben résztvevőkkel, megtekintik az eredményeket, és ha lehetséges, találkoznak a célcsoporttal, illetve az egyéb kedvezményezettekkel.

A helyszíni látogatások alkalmával az eredmények rögzítésre kerülnek, illetve lehetőség nyílik a témagazda alapítványok munkatársaival a projektek megvalósítása során felmerült problémák megbeszélésére is, akik segíthetnek megoldásokat találni ezekre a problémákra. Emellett a témagazda alapítványok munkatársai betekintenek a projektdokumentációba és a kapcsolódó könyvelési dokumentumokba, és ha szükséges, módosításokat javasolnak.

A látogatások után monitoring jelentés készül, melyet a kisprojekt-végrehajtó kapcsolattartó személye is megkap, és aláírva visszaküldi a témagazda alapítványnak. A monitoring jelentésben rögzítésre kerül a végrehajtás státusza, a projekttel kapcsolatos fő megállapítások, és bármilyen, a találkozó során kötött megállapodás.

Sürgős vagy kivételes esetben soron kívüli monitoring látogatásra is sor kerülhet. E látogatások fő célja, hogy feltérképezzék azon körülményeket, melyek veszélyeztethetik a projekt végrehajtását. Soron kívüli monitoring látogatásra a nagyobb szakmai vagy pénzügyi kockázatú projekteknél van esély. Ha szükséges, az SzPI/SCO/VÁTI kollégáit is be lehet vonni.

A monitoroknak joga van:

  • szóbeli vagy írásbeli nyilatkozatot kérni a kisprojekt-végrehajtó szervezet bármely munkatársától és belenézni bármilyen dokumentációba;

  • elkérni bármelyik dokumentumot, másolás, kivonatolás vagy egyéb rögzítés céljára;

  • komoly vélhető szabálytalanság esetén, amennyiben a hamisítás vagy a dokumentum megsemmisítésének lehetősége fennáll, joguk van az eredeti példányt eltenni és másolatot hagyni a kisprojekt-végrehajtónál;

  • egyéb testületektől információt kérni a kisprojekt-végrehajtó tevékenységéről;

  • indokolt esetben szakértőt bevonni.

A monitoroknak kötelességük:

  • értesíteni a monitoring megkezdéséről a kisprojekt-végrehajtó képviselőjét/projektvezetőjét;

  • feltárni minden körülményt és dokumentációt, ami az objektív véleményformáláshoz szükséges, tényszerűen és objektíven leírni ennek eredményeit;

  • a bizalmas vagy személyes adatokat az adatvédelmi törvénynek megfelelően, biztonságosan kezelni;

  • a program igazgatójával közölni, ha bűncselekmény gyanúja merül fel;

  • a kisprojekt-végrehajtó jogi képviselőjével vagy a projektvezetővel közölni a monitoring vagy ellenőrzés eredményeit;

  • átvételi elismervényt adni a kapott dokumentumokról és sértetlenül visszaadni az eredeti példányokat;

  • azonnal tájékoztatni a program igazgatóját (a TKSz vezetője, azaz az Ökotárs Alapítvány igazgatója), ha összeférhetetlenség merül fel.

A témagazda alapítványok legalább egy regionális találkozót szerveznek a Civil Alapból támogatott projektek végrehajtóinak, akik ezen alkalmak során elmondhatják tapasztalataikat, bemutathatják munkájukat, megoszthatják egymással eredményeiket és problémáikat is. A regionális találkozók egyben alkalmat adnak hálózatépítésre és további együttműködések megalapozására.

Évente egyszer (a program során összesen kétszer) hasonló esemény kerül megszervezésre az Ösztöndíj Alap támogatottjai számára is.

A kisprojekt-végrehajtók a projekt teljes ideje alatt bármikor segítségért fordulhatnak a témagazda alapítványokhoz, tanácsot kérhetnek és kérdezhetnek tőlük.



Szabálytalanságok

Mi történik, ha valamit nem jól csinálunk?


Szabálytalanságnak számít bármilyen érvényes szabály és szerződés megszegése, ami a támogatott cselekedetéből vagy mulasztásból származik, és kárt okoz a Svájci-Magyar Együttműködési Programnak valamely támogatás terhére elköltött, indokolatlan kiadási tétel által. Szabálytalanságnak számít minden olyan cselekedet vagy mulasztás, amelynek célja a Civil és Ösztöndíj Alapok jogtalan megszerzése és/vagy felhasználása – különösen a csalás, hűtlen kezelés, megtévesztés, a szerződési kötelezettségek megszegése, gondatlanság és hasonlók.

Amennyiben szabálytalanságot észlelnek, a témagazda alapítványok azonnali helyszíni ellenőrzést végezhetnek a kisprojekt-végrehajtónál, és minden szükséges dokumentumot ellenőrizhetnek.

Amennyiben a szabálytalanság igazolt, annak súlyosságától függően az Ökotárs Alapítvány az alábbiakat teszi:

  • írásban értesíti a kisprojekt-végrehajtót és megadott határidővel megoldást kér a szabálytalanságra, a szabályos helyzet visszaállítására;

  • felfüggesztheti a szerződést és visszakövetelheti a kisprojekt-végrehajtótól a szabálytalanul elköltött összegeket.

Amennyiben a kisprojekt-végrehajtót a szabálytalanság megoldására kötelezik, írásban kell jelentést készítenie az ezzel kapcsolatban megtett lépésekről és eredményükről.


Amennyiben a projektet nem, vagy nem megfelelően, rosszul, késve vagy csak részben hajtják végre, az Ökotárs Alapítvány a szerződésbontás jogát megtartva, csökkentheti az eredetileg megállapított támogatást, összhangban a projekt aktuális állapotával.



NYILVÁNOSSÁG

Hogyan tájékoztassuk a nagyközönséget a támogatott projektünkről?


A támogatott projektek annál szélesebb körben hatnak, minél többen értesülnek róluk. Kérjük, hogy a projekt megvalósítása során folyamatosan tartsák szem előtt ezt a szempontot is. A kisprojekt eseményeiről, eredményeiről igyekezzenek minél szélesebb kört tájékoztatni, az elkészült anyagokat minél szélesebb kör számára hozzáférhetővé tenni. Értelemszerűen elsősorban olyan kommunikációs csatornákat kell használni, amelyekkel azok a célcsoportok érhetőek el, amelyek leginkább hasznosítani tudják az adott információkat, eredményeket (ők olvassák, hallgatják, követik ezeket).


A Svájci Hozzájárulás keretében támogatott projektek kommunikációjáról a „Svájci Hozzájárulás kommunikációja: tájékoztatási és nyilvánossági intézkedések projektszinten” című dokumentum, illetve az annak végrehajtását támogatandó segédlet („Segédlet a Svájci-Magyar Együttműködési Program nyilvánossági útmutatójához”) rendelkezik. Ezek „Tájékoztatás és nyilvánosság” címen tölthetők le a Pályázati dokumentumok menüpont alól.

Minden dokumentumon, promóciós és reklámanyagon fel kell tüntetni a Svájci Hozzájárulás logóját (amely a fenti anyagban található), és szövegesen is meg kell említeni a hozzájárulást. A támogatás elismerésének szövege a következő: „A projekt a Svájci Hozzájáruláson keresztül a Svájci Állam társfinanszírozásával valósult meg”.


A megvalósítás során a kisprojekt-végrehajtónak fontossági sorrendben lehetőség szerint utalnia kell a Svájci Hozzájárulás és a témagazda alapítványok támogatására találkozókon, akciókon, kiadványokon stb. Ha a kisprojekt-végrehajtónak van honlapja, a Svájci Hozzájárulás magyar és svájci oldalára, valamint a xxx.xxxxxxxxx.xx oldalra mutató linket kell elhelyeznie rajta. Ha a kisprojekt-végrehajtó kéri, a témagazda alapítványok a szervezet oldalára mutató linket helyeznek el a program weboldalán.


A program és a támogatás hivatkozásának eszközei

Hirdetőtáblák és emléktáblák: infrastrukturális beruházások esetében a helyszínen táblát kell elhelyezni a munka elkezdésekor. A hirdetőtáblákra és emléktáblákra vonatkozó specifikáció a fent hivatkozott Kommunikációs útmutatóban található.


Információs anyagok, plakátok: a projekt kapcsán készülő kiadványokon (füzetek, szórólap, hírlevél stb.) fel kell tüntetni a Svájci Hozzájárulás támogatását – a Svájci Államszövetség logójával („Bundeslogo”) és a fenti utalással a Svájci Hozzájárulásra. Az elektronikus kiadványok (weboldalak, adatbázisok) esetében a fent leírt elvek érvényesek.

Információs események: a Svájci Hozzájárulásból támogatott projektekhez kapcsolódó eseményeken (konferencia, szeminárium, vásár, kiállítás stb.) egyértelműen jelezniük kell a szervezőknek, hogy az esemény a Svájci Hozzájárulás segítségével valósult meg.

Hírek a projektről: kérjük, hogy az elektronikus és nyomtatott sajtóban, egyéb helyeken megjelenő híradásokban, cikkekben is hívják fel a figyelmet arra, hogy a szóban forgó program a Svájci Hozzájárulás támogatásával valósul meg.

Projektavatók és egyéb jelentős projekt események: ha lehetséges, legalább négy héttel (de legkésőbb két héttel) a rendezvény előtt tájékoztatni kell a témagazda alapítványt az eseményről, hogy a témagazda alapítványok képviselői meg tudják oldani az eseményen való részvételt. Erre használható a xxx.xxxxxxxxx.xx honlapon elérhető eseménynaptár is! Itt mind a TKSz által rendezett eseményeket (pl. információs napok, nyitó- és záró rendezvények), mind pedig a támogatott kisprojektek rendezvényeinek helyszínét és dátumát nyomon lehet követni. Ez utóbbi eseményeket a kisprojekt-végrehajtók vihetik fel a rendszerbe, a pályázat írásakor megadott felhasználónevükkel és jelszavukkal belépve.


Xxxxxxxxxx felhívjuk a figyelmet, hogy azon projektek esetében, ahol a minimálisan elvárt nyilvánossági követelmények nem teljesülnek, vagyis minden, a nyilvánosságnak szánt dokumentumon (promóciós és reklámanyagon, plakáton, táblán, honlapon, nyomtatott és elektronikus megjelenésben stb.) nem kerülnek megjelenítésre a kötelező logók és a Svájci Hozzájárulás támogatására történő utalás, a TKSz (a mulasztás súlyának és korrigálhatóságának figyelembe vételével) nem fogja jóváhagyni az érintett projektelemhez kapcsolódó költségek egy részének vagy egészének elszámolását!

A nyilvánossági munkához kapcsolódó logók, valamint hivatkozott útmutatók a xxx.xxxxxxxxx.xx oldalról letölthetőek! Bizonytalanság esetén az adott témagazda alapítvány munkatársai szívesen egyeztetnek!



S

1. melléklet

zerződésmódosítási kérelem



Kisprojekt-végrehajtó neve


Projekt száma


Kapcsolattartó neve


Kapcsolattartó elérhetősége

Telefon


E-mail





A szerződésmódosítás tárgya, tartalma:

(Kérjük mutassa be tételesen, hogy a projekt mely paraméterei változnának és hogyan! Amennyiben a változtatás költségvetési sort vagy sorokat is érint, akkor azt tételesen sorolja fel, és a későbbiekben a módosítás indoklásában – azon sorokat, amelyekre további költségeket kíván elszámolni, vagy tartalmában módosításra kerülnek – is tételesen indokolja!)



A módosítási kérelem indoklása:





Kelt:






………………………….

Cégszerű aláírás





2. sz. melléklet



NYILATKOZAT a projekt megvalósítás során keletkezett bevételekről



Kisprojekt-végrehajtó neve


Projekt száma


Képviselő neve




Alulírott kijelentem, hogy a fentebb megjelölt hivatkozási számú Kisprojekt Végrehajtási Megállapodásban foglalt támogatás előlegeinek bankszámlán történt jóváírása és felhasználásának időpontja közötti időszakban az alábbi, projektből származó bevételek keletkeztek.


Elkülönített bankszámlán keletkező kamat:

Bankszámla sorszáma

Xxxxxxx kamat összege (Ft)







Összesen



Egyéb, a projektből származó bevételek (pl.: értékesítés):

Bevétel megnevezése

Bevétel összege



Összesen



□ A keletkezett kamattal/bevétellel nem kívánok elszámolni. (A keletkezett kamat a végső kifizetés összegéből levonásra kerül.)


vagy 


□ A keletkezett kamatot a projekt céljaira használtam fel az alábbiak szerint:


A felhasználás leírása, bemutatva a projekt céljaihoz való illeszkedést is:



A felhasznált összeg tételes elszámolása:

(Kérjük, hogy a nyilatkozathoz a tételes elszámolásban szereplő bizonylatokat, dokumentációt csatolja, amennyiben az egyébként nem szerepel a projekt elszámolásában.)






Végzett feladat

A költségbizonylat azonosítója (számla sorszáma, bérjegyzék sorszáma stb.)

Kifizetést igazoló dokumentum(ok) sorszáma (bankszámlakivonat-, pénztárbizonylat száma

Elszámolandó összeg (Ft)
























Kelt:






………………………….

Cégszerű aláírás






1 A Svájci Hozzájárulás szóhasználatában minden, a Civil Alapban támogatott szervezet/tevékenység a „kisprojekt” nevet viseli, függetlenül attól, hogy pályázatot három méretkategóriában lehetett beadni, az elnyerhető támogatási összeg alapján:

  • 2000 és 9999 CHF, azaz 481 560 – 2 407 560 Ft nagyságú kisprojektek;

  • 10 000 és 49 999 CHF, azaz 2 407 800 – 12 038 760 Ft nagyságú középprojektek;

  • 50 000 CHF, azaz 12 039 000 Ft-ot elérő vagy azt megahaladó nagyságú nagyprojektek.

Jelen útmutató mindhárom kategóriára vonatkozik, és a továbbiakban mindet egységesen kisprojektnek nevezi.

2 Például nem lehet olyan tartalmú, amely a pályázati felhívás és útmutató, illetve egyéb programútmutatók kötelező előírásaival ellentétes.

3 Például: Egy 3 000 000 Ft összköltségvetésű (önerő és támogatás együttesen) projekt esetében a költségvetésben az eszközbeszerzés fősoron összességében 300 000 Ft-tal kevesebbet kíván felhasználni egy szervezet – ebben az esetben nem kell előzetesen szerződésmódosítást kérnie, ha ezt a többlet forrást legalább két meglévő költségvetési soron, egy-egy soron maximum 150 000 Ft nagyságrendben használja fel.

4 lásd még: xxxx://xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxxxxx_xxxxxx-xxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxx_xxxxx_xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx.xxx

5 lásd még: xxxx://xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxx_xxxxxx-xxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxx_xxxxx_xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxx.xxx

6 xxxx://xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxx_xx_xxxxxxxx.xxx

7 A szakmai megvalósítással kapcsolatosan bővebb információ a „Szakmai megvalósítási segédlet a Svájci-Magyar Együttműködési Program Ösztöndíj Alapjából támogatott projektek részére” c. dokumentumban található, amely szintén letölthető a xxx.xxxxxxxxx.xx Pályázati dokumentumok menüpontja alól.

8 Kifizetésekkel járó időközi részbeszámoló és záró beszámoló esetén a nagy és ösztöndíjas projekteknél a beszámolóval együtt valamennyi költségről, míg a közepes és kisprojekteknél a témagazda alapítvány által megjelölt tételekről szükséges a teljes körű dokumentációt benyújtani!

9 Swiss Agency for Development and Cooperation

24


Document Metadata

Filed: March 11th, 2023