Poszeidon
Poszeidon
szerződésnyilvántartás oktatási segédanyag szerződéskezelők részére
Tartalom
I. Általános információk 3
II. Szerződés iktatása 4
III. A szerződéstárba jelölés, valamint a szerződés iratkategóriájának beállítása utólagosan 6
IV. Szerződés felelősének megadása 7
V. Xxxxxxxxxx (minden fél által aláírt szerződés szkennelt példányának utólagos) feltöltése az iratkezelő rendszerbe 8
VI. Figyelmeztető e-mail üzenet a szerződéstárba rögzítésről 9
VII. Szerződések menü – Szerződéstár 10
1. A Szerződéstár felülete 10
2. A felület személyre szabása 11
3. Új szerződés rögzítése a szerződéstárba 12
4. A szerződéstárba már korábban rögzített szerződés adatainak módosítása 20
5. A szerződéstárba már korábban rögzített szerződés megszűntetése/lezárása 21
6. Szűrők 22
7. A nyilvántartásban szereplő adatok exportálása Excel fájlba 23
8. Lekérdezés(ek) 23
I. Általános információk
A Szerződésnyilvántartás modul kizárólag Iktató/Ügyintéző/Szerződéskezelő szerepkörrel érhető el. Ezzel a szerepkörrel azonban mind az iktatással összefüggő, mind pedig a szerződéskezelés kapcsán felmerülő feladatok, beállítások is elvégezhetők.
A szerződéskezelés folyamatában elvégzendő feladatok:
- Szerződés iktatása (ezt végezheti a szervezeti egység iratkezelő munkatársa is),
- Szerződéstárba jelölés (ezt végezheti a szervezeti egység iratkezelő munkatársa is),
- Szerződés felelősének megadása,
- A minden fél által aláírt szerződés szkennelt példányának feltöltése az iktatott irathoz (ezt végezheti a szervezeti egység iratkezelő munkatársa is),
- A végleges szerződés adatainak rögzítése a szerződésnyilvántartásban.
Nagyon fontos azonban, hogy az egyes szervezeti egységeknél nem minden esetben egyezik meg az iktatók-, és a szerződéstárat kezelők személye. Tehát a fent felsorolt feladatokat előfordul, hogy egy ember végzi az adott egységben, de az is lehet, hogy más végzi az iktatást, és más felelős a szerződés nyilvántartásba kerüléséért.
A következő fejezetekben lépésről-lépésre bemutatjuk a szerződéskezelés jelen téma szempontjából releváns folyamatát az iktatástól a szerződés nyilvántartásba kerüléséig. Fontos ugyanis, hogy minden szereplő egészében lássa át a folyamatot, tisztában legyen azokkal a lépésekkel is, amiket adott esetben nem ő végez a rendszerben, de ellenőriznie kell tudni a feladat megvalósítását, illetve helyességét.
A rendszerbe beépített figyelmeztető e-mail üzenetek segítik a felhasználók munkáját, hogy a szerződés nyilvántartásba vétele ne maradjon el. Ehhez azonban be kell állítani a programban azokat a személyeket, akiknek meg kell kapniuk a figyelmeztető üzenetet. Fontos, hogy ezeket a figyelmeztető üzeneteket nem csak olyan felhasználó kaphatja meg a rendszertől, aki aktív szerepkörrel rendelkezik a Poszeidonban, hanem megcímezhető olyan felhasználói is, akinek nincs hozzáférése a rendszerhez. Így például a megcímezhető a szerződés szakmai felelőse (ügyintézője) is - aki nem feltétlen rendelkezik szerepkörrel -, hogy ő is értesüljön arról, hogy a szerződés feltöltése még nem történt meg a rendszerbe, és ugyanilyen fontos, hogy az a munkatárs is megkapja az üzenetet, aki Iktató/Ügyintéző/Szerződéskezelő szerepkörrel rendelkezik a Poszeidonban, azaz feladata a szerződés nyilvántartásba vétele.
A rendszer nagy előnye, hogy a nyilvántartásban szereplő adatok kereshetők, szűrhetők, és akár excel táblába ki is exportálhatók, így a szerződésekkel kapcsolatos adatszolgáltatások alapját is képezhetik.
A fentiekkel-, vagy a rendszer használatával kapcsolatban kérdéseket az xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx e- mail címre küldött levélben lehet megfogalmazni. Ezen az e-mail címen keresztül a Koordinációs és Működésfejlesztési Főosztály munkatársai technikai és módszertani kérdésekben segítik a felhasználók szerződéskezelési feladatellátását.
II. Szerződés iktatása
Az első és legfontosabb lépése a folyamatnak, amikor maga a szerződés iktatásra kerül, azaz irattá válik. Ha a szervezeti egységnél más személy felelős az iktatásért, akkor értelem szerűen ezt a fejezetrészt nem a szerződésnyilvántartást kezelőnek kell elvégeznie.
(Kimenő/Belső) Iktatás menete:
1. Válasszuk ki a bal oldali menüben az Iktatás menüpontot.
2. Meg kell adni az irányt, hogy Kimenő/belső.
3. Típusnak minden iktatás esetében a Vegyes-t kell választani.
4. Az Expediálás módjánál a küldemény továbbítási módját kell kiválasztani. Kimenő levél esetében ez egy postai szolgáltatás lesz, belső levél esetén személyes vagy futár.
5. A címzett megadásához nyissunk meg egy új sort a Címzettet hozzáad gombbal.
6. A címzett szervezet/Címzett személy mellett található összerendelő gombbal tudjuk előhozni a szervezetek/partnerek listáját.
7. Az ablak jobb felső sarkában található lenyíló menü segítségével szűrhetünk a belső illetve a külső partnerekre. Belső levél esetén belső partnert kell kiválasztani, kimenő esetén külső partnert. (Több címzettet is fel lehet venni, ilyenkor mindig meg kell nyomni a címzett hozzáad gombot.)
8. Hivatkozási szám/idegen szám megadására is van lehetőség (pl. partner iktatószáma).
9. Expediálás ideje automatikusan töltődik.
10. Az iratkategória mezőben válasszuk ki a Szerződés-t. Ha ez a minősítés iktatáskor lemarad, az iktatást követően az iratnál pótolható a rendszerben (III. sz. fejezetben található leírás alapján).
11. A Megjegyzés mezőbe lehetőség van bármilyen szöveges megjegyzést rögzíteni az iktatáshoz, ami később fontos információ lehet (pl. iratmozgás, dátumok stb.).
12. Meg kell jelölnünk, hogy új ügyiratról van-e szó, vagy van előzménye az iratnak és alszámos iktatás lesz.
13. Ügyirat jellege Xxxxx és/vagy elektronikus alapon kezelt legyen.
14. Tárgy megadása kötelező. (A tárgy mezőbe ne csak annyit írjunk, hogy „Szerződés”, mert abból egy idő után nagyon sok lesz. Törekedjünk arra, hogy minél több olyan adatot, kulcsszót írjunk be a tárgy mezőbe, ami egy későbbi visszakeresésénél megkönnyítheti a dolgunkat. Pl.: Írjuk be a szerződő partner nevét is, akivel a szerződést megkötöttük, egy fontos dátumot, a szerződés pontos tárgyát, hivatkozási számot, ha van egyedi azonosítót stb.).
15. Fájlnév sorban tallózzuk ki a saját gépünk meghajtójáról a beszkennelt irat képét a ikonra kattintva. A zöld cella feletti sorban a digitalizálva, az előzetes elektronikus példány csatolása és a fájlfeltöltés közvetlen iktatás után mezőket hagyjuk üresen!
16. Mivel a most iktatott irat egy szerződés, amelynek később szerződéstárba kell kerülnie, nagyon fontos, hogy be kell pipálni a Szerződéstárba jelölőt. Ha ez a jelölés az iktatáskor véletlenül elmarad, az utólag is pótolható (III. sz. fejezetben található leírás alapján).
17. A Xxxxxx gomb megnyomásával azonnal megadja a rendszer az iktatószámot.
III. A szerződéstárba jelölés, valamint a szerződés iratkategóriájának beállítása utólagosan
Az iktatás után a szerződéstárba jelölés, valamint a szerződés iratkategóriájának beállítása a másik kulcsmozzanata a folyamatnak. Ezeket a jelöléseket alapvetően az iktatásért felelős személynek kell beállítania az iktatórendszerben (még iktatáskor, vagy azt követően), azonban ezek meglétét, illetve pótlását a szerződés nyilvántartásáért felelős személynek is feladata ellenőrizni.
Amennyiben iktatáskor elmaradt, vagy később derül ki egy iratról, hogy rögzíteni kell majd a szerződésnyilvántartásba, a jelölő, illetve az iratkategória beállítása utólag is pótolható.
1. A bal oldali menüsorban válasszuk az Iratok menüpontot.
2. Keressük / válasszuk ki azt az iratot, amelyhez a jelölőt be szeretnénk állítani.
3. A programablak jobb alsó részén nyomjuk meg a Szerkeszt gombot.
4. Az Irat jellemzői fülön az iratkategória mezőben válasszuk a Szerződés-t.
5. Pipáljuk be a szerződéstárba jelölőt.
6. Nyomjuk meg a Mentés gombot.
IV. Szerződés felelősének megadása
Amikor az ügyintézés/ügymenet során kiderül, hogy az adott szerződésnek ki lesz a felelőse, akkor ezt a Poszeidon rendszerben is be kell állítani. Ez azért is fontos, mert az iratkezelő rendszer az itt megadott felhasználó(k)nak küldi majd e-mailben az emlékeztető üzenetet a szerződés nyilvántartásba vételéről. A rendszerben felelősnek nem csak olyan munkatárs választható, aki aktív szerepkörrel rendelkezik a Poszeidonban. E-mail értesítő üzenetet kaphat a vezető is, az az ügyintéző is, aki elkészítette az adott szerződést, az a felhasználó is, aki feltölti majd a nyilvántartásba a szerződést, illetve akár szakmai szervezet központi e-mail címe is lehet ilyen esetben a figyelmeztető üzenet címzettje, így egy időben több személy munkáját is segítheti a funkció.
A szerződés felelősét a következőképpen állíthatjuk be:
1. A bal oldali menüsorban kattintsunk az Iratok menüpontra.
2. Válasszuk ki / jelöljük ki azt az iratot, amelynek felelősét be szeretnénk állítani.
3. A programablak jobb alsó részén nyomjuk meg a Szerkeszt gombot.
4. Az Kapcsolatok lapfül jobb alsó Kapcsolódó személyek részében nyomjuk meg a Hozzáad gombot.
5. A Nyomtatási név mező mellett található összerendelő gombbal tudjuk előhozni a felhasználó személyek listáját.
6. Válasszuk ki a felelős személyt, majd nyomjuk meg az Ok gombot.
7. A Kapcsolatok típusa legördülő listából válasszuk ki a szerződés felelőse típust.
8. Nyomjuk meg a Mentés gombot.
V. Xxxxxxxxxx (minden fél által aláírt szerződés szkennelt példányának utólagos) feltöltése az iratkezelő rendszerbe
1. A bal oldali menüsorban kattintsunk az Iratok menüpontra.
2. Válasszuk ki azt az iratot, amelyhez új elektronikus állományt szeretnénk hozzáadni.
3. Kattintsunk a bal oldali menüben az Iratok alatt az Elektronikus állományok-ra.
4. Kattintsunk az Új gombra.
5. Tallózzuk ki a saját gépünkről a feltölteni kívánt állományt.
6. Nyomjuk meg a Mentés gombot.
VI. Figyelmeztető e-mail üzenet a szerződéstárba rögzítésről
A figyelmeztető üzenetet olyan felhasználónak is ki tudja küldeni a rendszer, aki nem rendelkezik hozzáféréssel (aktív szerepkörrel) a Poszeidonban.
Értesítés irat szerződéstárba emeléséről elnevezésű hírlevél működése:
1. Az adott (szerződéses) irat iktatásakor (vagy utólagosan) megtörténik a rögzítés a Szerződástárba jelölő bepipálásával.
2. Az iktatás időpontjától elindul a Poszeidon rendszerben a számolás, ami 30 napig tart. (A 30. nap számolása abban az esetben is az iktatás idejétől kezdődik, ha a Szerződéstárba jelölő később (utólag) lett bepipálva.)
3. A 30. nap után a „szerződés felelőse” kapcsolat típussal megjelölt egy, vagy több felhasználó (a beállítás lépéseit lásd IV. Szerződés felelősének megadása fejezetben) kap egy e-mail értesítést, hogy az adott irat szerződéstárba emelése ezidáig még nem történt meg.
4. Ha 30. nap után sem xxxxx a felelős szerződéstárba az iratot, akkor a rendszer 5 munkanaponként újabb és újabb hírlevelet küld a felhasználó(k)nak.
Értesítés irat szerződéstárba emeléséről elnevezésű hírlevél bekapcsolása olyan felhasználó esetében, aki rendelkezik aktív szerepkörrel a programban:
1. A bal oldali menüsorban kattintsunk a Saját menüpont melletti „+” jelre.
2. A lenyílt lehetőségek közül kattintsunk a Hírlevelek beállításai menüpontra.
3. A kapott felületen pipáljuk be a bekapcsolni kívánt, jelen esetben az „Értesítés irat szerződéstárba emeléséről” elnevezésű hírlevelet.
4. Végül kattintsunk a jobb alsó sarokban lévő Beállítás gombra.
A fenti lépéseket minden felhasználónak csak egyszer kell a saját rendszerében végrehajtania, azt követően a rendszer menti, és megjegyzi a hírlevélbeállítást.
Értesítés irat szerződéstárba emeléséről elnevezésű hírlevél bekapcsolása, vagy annak ellenőrzése olyan felhasználó esetében, aki nem rendelkezik aktív szerepkörrel a programban:
1. Amennyiben olyan felhasználónak szeretnénk bekapcsolni a hírlevelet, akinek nincs aktív szerepköre a rendszerben, akkor ezt írásban kell jelezni az xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx e-mail címre küldött levélben, a felhasználó adatainak, (név, EHA/Neptun kód, hivatali e-mail cím) pontos megnevezésével.
2. A rendszer adminisztrátorai bekapcsolják a felhasználónak a hírlevelet.
A fenti lépéseket minden felhasználónak csak egyszer kell beállíttatni, a hírlevélbeállítást a következő módosításig tárolja a program.
VII. Szerződések menü – Szerződéstár
1. A Szerződéstár felülete
A Poszeidon szerződéstár felülete 3 fő részre tagolódik.
- A baloldalon található a menürendszer. A rendszerben a Szerződések menüben van lehetőség a minden fél által teljes körűen aláírt, korábban már iktatott szerződések visszakeresésére.
- A jobboldali felület pedig vízszintesen további két részre tagolódik:
- Felül a listák jelennek meg táblázatos formában.
- Alul pedig a táblázatos rész alatt szerződéses adatok lapfülekre csoportosítva.
1. A bal oldali menüsorban kattintsunk a Szerződések menüpontra.
2. A rendszer a kapott felület felső részén (táblázatos formában) listázza ki a szervezeti egység vonatkozásában a nyilvántartásba felvitt szerződéseket.
3. Xxxx pedig az éppen kijelölt szerződés részletesebb adatait láthatja összesen 7 lapfülön elhelyezve. Ezek a lapfülek a következők:
Szerződés adatai,
Iratok,
Partnerek,
Kulcsszavak / Feljegyzések,
Egyéb adatok,
Extra adatok,
Belső határidő hírlevél
2. A felület személyre szabása
A programablak felső részén lévő listák oszlopokra tagolódnak, melyek átméretezhetők, átcsoportosíthatók. Az oszlopok átméretezése és átrendezése a MS Excel programban megszokott módon történik. A felhasználó ezeket a beállításokat saját részre el is mentheti, így a megjeleníthető oszlopok-, illetve adatok köre valamelyest személyre szabható. Érdemes ezt a beállítást az első használat alkalmával az alábbiak szerint megtenni, majd ami még fontosabb elmenteni, így nem kell minden egyes alkalommal az általunk fontosnak vélt adatok megjelenítését újból és újból beállítani.
Azt, hogy mely oszlopokat jelenítse meg a rendszer a következőképpen állíthatjuk be:
1. Az adatlistán egy tetszőleges helyen kattintsunk a jobb egérgombbal.
2. Válasszuk a megjelenő lista „Oszlopszerkesztés” funkcióját. Az „Oszlopszerkesztés” funkcióval beállítható tehát, hogy mely oszlopok jelenjenek meg a listában.
3. Ha a megjeleníthető oszlopok mellett található jelölőnégyzetet kipipáljuk, akkor a későbbiekben azok az oszlopok fognak megjelenni az adatlistában.
4. A megjelölt oszlopot kijelölve használhatóak a „Fel” - „Le” gombok, melyek segítségével beállíthatjuk az oszlopok sorrendjét. A „Legfelülre” gombra kattintva a kijelölt oszlop lesz a legelső a megjelenő listában.
5. Ezt az „OK” gombbal tudjuk jóváhagyni. Ezt követően az oszlopok között megjelenik az általunk beállított új információ.
6. Ezután ha szeretnénk, hogy ez a beállítás így is maradjon, akkor az oszlopok feletti szürke területen kattintsunk a jobb egérgombbal.
7. A megjelenő listában válasszuk az „Oszlopbeállítások mentése saját részre” funkciót. Abban az esetben, ha nem mentjük el ezeket a beállításokat, akkor a következő belépéskor a korábbi elrendezés fog megjelenni.
3. Új szerződés rögzítése a szerződéstárba
A Poszeidon rendszerben a Szerződések menüben van lehetőség a minden fél által teljes körűen aláírt, korábban már iktatott szerződések nyilvántartásba vételére. A rendszer zöld színnel jelzi a kötelezően kitöltendő adatokat, fehér színnel pedig a nem kötelezően megadandó részeket. A szerződésekről azonban a lehető legtöbb adatot fel kell rögzíteni a rendszerbe annak érdekében, hogy a nyilvántartás minél szélesebb körű és naprakész információkat tároljon, teljeskörű lekérdezéseket lehessen készíteni.
1. A bal oldali menüsorban kattintsunk a Szerződések menüpontra.
2. Új szerződés felviteléhez a programablak jobb alsó részében kattintsunk az Új gombra. A kapott programablakon a Szerződés adatai, a Partnerek, az Egyéb adatok és az Extra adatok
lapfülek tölthetők, a többi (Iratok, Kulcsszavak / Feljegyzések, és Belső határidő hírlevél) lapfül ekkor még inaktív (át van húzva).
A Szerződés adatai lapfülön van lehetőség a szerződés alap adatainak megadására.
3. A Szerződés iktatószáma mező mellett szereplő összerendelő gombbal tudjuk előhozni az iktatott iratok listáját, ahol ki tudjuk választani a konkrét szerződés iktató számát.
4. Válassza ki az iktatott szerződést, és nyomja meg az Ok gombot.
5. A Típus mezőben a legördülő menüből válassza ki a szerződés típusát.
6. A Fajta mezőben a legördülő menüből válassza ki a szerződés fajtáját.
7. A Szerződés tárgya mező az iktatott mező tárgyával kitöltésre kerül. Figyelem! Ha itt a tárgy szöveget módosítjuk, akkor a tárgy szövege az eredeti irat tárgyában is módosul! Törekedjünk a helyes és minél jobban körülírt tárgyak megfogalmazására, hogy egy esetleges keresésnél könnyebb dolgunk legyen.
8. Nyomjuk meg az Aláírás dátuma mező mellett található dátumválasztó gombot, majd válasszuk ki a szerződés aláírásának pontos dátumát.
9. Ugyanilyen módon töltsük a Hatályba lépés és a Hatályvesztés dátumát is.
10. Nagyon fontos, hogy legyen bepipálva a Hatályos jelölő! (Ezt minden esetben nekünk kell kézzel bejelölni a feltöltéskor. A program azonban figyeli a hatályvesztés dátumát, és automatikusan eltávolítja innen a pipát, ha az aktuális napi rendszerdátum alapján a szerződés hatályát vesztette.)
11. Pipáljuk be, hogy a szerződés Határozott idejű, vagy Határozatlan lejáratú. Amennyiben határozott idejű, kötelezővé válik a lejárat dátumának megadása. Ehhez nyomjuk meg a Lejárat dátuma mező mellett található dátumválasztó gombot, majd válasszuk ki a szerződés lejáratának pontos dátumát.
12. A Szerződés nettó értéke mezőbe írjuk be a megfelelő összeget.
13. A pénznem mezőben található legördülőmenüből válasszuk ki a pénznemet.
14. Az Ért. kieg. mezőben található legördülőmenüből válasszuk ki az ÁFA vagy járulék megfelelő értékét.
15. Várható értéke mező egy szabadszöveges rész, ahol rögzíthetjük a szerződés várható értékét.
16. Az Állapot legördülőben ki tudjuk választani a szerződés aktuális állapotát (Aláírt-Futó, Lejárt, Lezárt, Teljesített).
17. Közbeszerzési eljárás szerződése esetén pipáljuk be a Közbeszerzési eljárás jelölőt. (Ebben az esetben az Egyéb adatok fülön kötelezővé válik a Kapcsolódó közbeszerzési eljárás neve, a
Kapcsolódó közbeszerzési eljárás azonosítószáma, és az Ajánlati rész száma mezők kitöltése. (lásd 30. lépés)
18. Pályázatos szerződés esetén pipáljuk be a Pályázatos jelölőt. (Ebben az esetben az Egyéb adatok fülön kötelezővé válik a szerződéshez tartozó Pályázat azonosító legördülő menüből történő kiválasztása.) (lásd 29. lépés)
19. A Közbeszerzési minősítés legördülőből közbeszerzési szerződés rögzítése esetén válasszuk ki a szerződésnek megfelelő minősítést.
Kattintsunk a Partnerek lapfülre.
A Partnerek lapfülön kell megadni a szerződésben szereplő Szerződő magánszemélyt / magánszemélyeket, vagy cég esetén a Szerződő partnert / partnereket, valamint a szerződés tekintetében a Szakmai felelős szervezeti egységet. Mindhárom adat esetében először a Hozzáad gombot kell megnyomni, majd a választólistából ki kell keresni a rögzíteni kívánt tételt.
20. A partner rögzítéséhez Magánszemély esetén a Szerződő magánszemély, cég esetén a Szerződő szervezetek résznél nyomja meg a Hozzáad gombot. Ezt követően a kapott választólista (partnertörzs) kereső mezőjében keressen rá az adott partner nevére.
(A kereső mezőben %-jel után írja be a partner nevét, vagy annak töredékét.)
21. Ha a partner szerepel a program partnertörzsében, és a keresés során megtalálta a helyes adatokat, akkor is minden esetben ellenőrizni kell, hogy a postai cím mezőben a szerződésen szereplő (székhely) cím szerepeljen.
- Ha a postai cím mezőben a megfelelő cím szerepel, akkor jelölje ki a partner sorát, és az Ok gomb megnyomásával rögzítse a szerződés partnerét a rendszerben.
- Ha a partner ugyan szerepel a partnertörzsben, azonban nem azzal a Postai címmel, ami a szerződésen megjelölésre került, akkor ismételje meg a keresést, bizonyosodjon meg róla, hogy ténylegesen nincs e már felvéve ez a cím a partnerhez postai címként. Ha továbbra sem találja ezt a partnert ezzel a címmel, akkor a Hozzáad gomb megnyomásával vegye fel új partnerként a partnertörzsbe a szerződésen megjelölt - székhely - címmel.
22. Abban az esetben, ha a partner nevére való keresés nem vezetett eredményre, és a partnert nem találja a partnertörzsben, akkor a Hozzáad gomb megnyomásával vegye fel a partner név és címadatait a Poszeidon rendszer partnertörzsébe.
23. A lapfül jobb oldalán, a Szakmai felelős szervezeti egységek részben van lehetőség - a fent leírt módon - a szerződésért felelős (PTE belső) szervezeti egység kijelölésére (Hozzáad gomb, keresés, kiválasztás).
24. A tévesen rögzített magánszemélyt, vállalkozást, vagy szervezeti egységet kattintással ki kell jelölni, és a Törlés gombbal el lehet távolítani a listából.
Kattintsunk az Egyéb adatok lapfülre.
Az Egyéb adatok lapfülön a következő adatok rögzítésére van lehetőség:
25. Szerződésbontás dátuma.
26. Ellenérték típusa: a mezőben legördülő menüs listából lehet kiválasztani a szerződésen szereplő ellenérték típust (pl.: egyösszegű, havidíj, féléves díj, éves díj, keret összeg stb.).
27. Ellentételezés módja: a mezőben legördülő menüs listából lehet kiválasztani a szerződésen szereplő ellentételezés módját (pl.: eseti, megrendelés szerint stb.).
28. SAP azonosító.
29. Pályázati azonosító: Pályázatos szerződés esetén a Szerződés adatai fülön mindenképpen pipáljuk be a Pályázatos jelölőt. (lásd 18. lépés) Ebben az esetben itt az Egyéb adatok fülön kötelezővé válik a szerződéshez tartozó Pályázat azonosító kiválasztása egy választólistából. Ha a keresett pályázati azonosító nem található a legördülő listában, úgy abban az esetben a rendszerben szereplő kódtételekkel kapcsolatos bővítési, kiegészítési igényeiket az xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx e-mail címre küldött levélben kell írásban jelezni.
30. Kapcsolódó közbeszerzési eljárás neve, a Kapcsolódó közbeszerzési eljárás azonosítószáma, és az Ajánlati rész száma mezők: Közbeszerzési eljárás szerződése esetén a Szerződés adatai fülön mindenképpen pipáljuk be a Közbeszerzési eljárás jelölőt. (lásd 17. lépés) Ebben az esetben az Egyéb adatok fülön kötelezővé válik a Kapcsolódó közbeszerzési eljárás neve, a Kapcsolódó közbeszerzési eljárás azonosítószáma, és az Ajánlati rész száma mezők kitöltése.
Ezen a lapfülön a következő adatok megadására van még lehetőség:
31. Kapcsolódó szerződések azonosítója.
32. Opció.
33. Hatály a közbeszerzési eljárás lefolytatásáig.
34. Teljes keretösszeg.
35. Pénznem választó lista.
36. Teljes keretmennyiség.
37. Szakmakód: Ha a keresett szakmakód nem található a legördülő listában, úgy abban az esetben a rendszerben szereplő kódtételekkel kapcsolatos bővítési, kiegészítési igényeiket az xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx e-mail címre küldött levélben kell írásban jelezni.
Kattintsunk az Extra adatok lapfülre.
38. Az Extra adatok lapfülön számunkra leginkább a Státusz mező értéke fontos, ahol ellenőrizni tudjuk a szerződés hatályosságát. Az értéket a rendszer számolja a hatályba lépés és a hatályvesztés dátumok függvényében. Ennek a mezőnek összhangban kell lennie a Szerződések adatai lapfülön lévő (kézzel töltendő) „Hatályos?” jelölővel.
39. Ha minden aktív lapfülön minden szükséges adatot rögzítettünk, akkor a beírt adatok rögzítését, és ezzel együtt a szerződés szerződéstárba való feltöltését a Mentés gombbal véglegesíthetjük.
Mentést követően:
A rendszer felveszi a rögzített tételt az adatlistába. A szerződéses irathoz feltöltött elektronikus állományokat, az adott tétel sorára történő dupla kattintással tekinthetjük meg.
A nyilvántartásba vett szerződést a rendszer automatikusan ellátja egy ún. Szerződés azonosítóval, amit a Szerződés adatai lapfül első mezőjében jelenít meg.
Tölthetővé / aktívvá válnak az Iratok és a Kulcsszavak / Feljegyzések lapfülek, melyek kitöltését a Szerkeszt gomb megnyomását követően van lehetőség.
Kattintsunk az Iratok lapfülre.
40. A felület a Szerkeszt gomb megnyomása után válik szerkeszthetővé. Ezt követően a bal oldalon az Aláírók részben tudjuk rögzíteni a szerződés aláíróit. Xxxxxxxxxxx a Hozzáad gombra majd a felugró választó listából jelöljük ki az adott személyt. Ezt a műveletet annyiszor kell végrehajtani, ahány aláírót szeretnénk rögzíteni a rendszerben. Tévesen rögzített személyt ki kell jelölni, és a Törlés gombbal el lehet távolítani a listából.
41. A lapfül jobb oldalán, a Kapcsolódó iratok részben tudunk a szerződéshez esetlegesen kapcsolódó, más ügyiratban szereplő korábbi irato(ka)t megadni. Nyissunk meg egy üres sort a Hozzáad gombbal. Az Irat iktatószáma mező melletti összerendelő gomb megnyomásával tudjuk előhozni az iktatott iratok listáját, ahol ki tudjuk választani a konkrét irat számát.
42. Ha minden aláírót és kapcsolódó iratot felvettünk a listákba, akkor a művelete(ke)t a Mentés gombbal zárhatjuk le.
Kattintsunk a Kulcsszavak / Feljegyzések lapfülre.
A Kulcsszavak rész kulcs/tárgyszavak rögzítésére szolgál. Azért célszerű az adott szerződéshez kulcsszót felrögzíteni, mert ez egy későbbi visszakeresésnél a segítségünkre lehet, mivel a kulcsszóra lehet a programban keresni.
43. A felület a Szerkeszt gomb megnyomása után válik szerkeszthetővé. Ezt követően a Kulcsszavak rész alatt nyomjuk meg a Hozzáad gombot, ezzel nyitunk egy üres sort a listába.
44. A Típus legördülő menüre kattintva jelöljük meg a kulcsszó típusát, majd a Kulcsszó szabadszöveges mezőbe írjuk be a rögzíteni kívánt kulcsszót.
A fenti két pontot annyiszor ismételjük, ahány kulcsszót szeretnénk felvenni a szerződéshez.
45. A művelete(ke)t a Mentés gombbal zárhatjuk le.
Kattintsunk a Belső határidő hírlevél lapfülre.
A figyelmeztető üzenetet olyan felhasználónak is ki tudja küldeni a rendszer, aki nem rendelkezik hozzáféréssel (aktív szerepkörrel) a Poszeidonban.
A Szerződés belső határideje lejárt elnevezésű hírlevél működése:
A belső határidő figyelés funkció célja, hogy egy e–mailben küldött hírlevél segítségével figyelmeztesse a programban megjelölt egy, vagy több felhasználót, hogy a Szerződés esetében beállított belső határidő lejárt, szükség esetben kezdje meg a régi/új szerződéssel kapcsolatos teendőket.
A funkció használatához az alábbi 3 beállításnak kell teljesülnie:
1. Legyen töltve a Belső határidő mező a figyelni kívánt dátum értékkel.
2. A szerződés indító iratán legyen(ek) a Kapcsolatok fülön a Kapcsolódó személyeknél az értesítendő felhasználó(k) megjelölve „Szerződés felelőse” kapcsolattípussal. (Ennek beállítását lásd a IV. Szerződés felelősének megadása fejezetben.)
3. Az értesítendő felhasználó(k)nál legyen beállítva a Szerződés belső határideje lejárt hírlevél. (VI. fejezet Értesítés irat szerződéstárba emeléséről elnevezésű hírlevél bekapcsolása rész alapján be kell kapcsolni a jelen esetben használatos „Szerződés belső határideje lejárt” elnevezésű hírlevelet, , vagy meg kell igényelni annak bekapcsolását a rendszer adminisztrátoraitól.)
46. Belső határidő felvételéhez a programablak jobb alsó részében kattintsunk a Belső határidő hírlevél gombra.
47. Ezt követően a Belső határidő mezőnél nyomjuk meg a dátumválasztó gombot, és válasszuk ki azt a határidőt, amit szeretnénk, hogy figyeljen a program. (Ez a dátum lehet a szerződés lejárata előtt akár fél/egy évvel is. Attól függ, hogy mikor szeretnénk a programtól figyelmeztető üzenetet kapni, mennyi a szerződés megújításának átfutási ideje.)
48. A kívánt belső határidő rögzítéséhez nyomjuk meg a Xxxxxx gombot.
49. A program ebben a részben automatikusan megjeleníti a szerződés iratánál a „szerződés felelőse” kapcsolat típussal megjelölt felhasználó(ka)t (a beállítás lépéseit lásd IV. Szerződés felelősének megadása fejezetben), aki(k) a figyelmeztető üzenetet fogják kapni a rendszertől e-mailben.
4. A szerződéstárba már korábban rögzített szerződés adatainak módosítása
A szerződésről korábban felvitt adatokat bármikor tudjuk módosítani (ha például elgépeltünk valamit), a felvitt adatokban történő módostást természetesen naplózza a rendszer. A szerződés adatainak ily módon történő módosítása, szerkesztése azonban nem összetévesztendő magának a szerződésnek a módosításával. A szerződés módosításakor a rendszerbe felvitt korábbi tételt le kell zárni, és a módosítással létrejött új szerződést külön szerződésként kell a nyilvántartásba felvinni.
A bal oldali menüsorban kattintsunk a Szerződések menüpontra.
1. Szerződés azonosító, iktatószám, vagy tárgy alapján keressünk rá a fenti listában a módosítani kívánt szerződésre.
2. Kattintással jelöljük ki a szerződést tartalmazó sort.
3. Ekkor az adott szerződés korábban felrögzített adatait láthatjuk a lenti adatterületen.
4. A lapfülek mindegyike a Szerkeszt gomb megnyomása után válik szerkeszthetővé.
5. A művelete(ke)t pedig minden esetben a Mentés gombbal zárhatjuk le.
5. A szerződéstárba már korábban rögzített szerződés megszűntetése/lezárása
Abban az esetben, ha a szerződés határozott idejű, már a szerződástárban való rögzítéskor kötelezően meg kellett adni a lejárat dátumát, így a rendszerben ezt követően a határozott idejű szerződésekkel nincs lezárási teendő.
Ha a szerződés azonban határozatlan idejű, és valamilyen okból megszűntetésre kerül, akkor azt a rendszerben is be kell állítani (meg kell szűntetni a szerződést).
1. A szerződés megszűntetéséhez a bal oldali menüsorban kattintsunk a Szerződések menüpontra.
2. Szerződés azonosító, iktatószám, vagy tárgy alapján keressünk rá a fenti listában a lezárni kívánt szerződésre.
3. Kattintással jelöljük ki a szerződést tartalmazó sort.
4. Ekkor az adott szerződés korábban felrögzített adatait láthatjuk a lenti adatterületen.
5. A Szerkeszt gomb megnyomása után a Szerződés adatai fülön jelölje be a Megszüntetés jelölőnégyzetet, majd értelemszerűen töltse fel adatokkal a Megszűnés oka és a Lejárat dátuma mezőket, valamint az Extra adatok fülön a Szerződés bontás dátuma mezőt.
6. A művelete(ke)t minden esetben a Mentés gombbal zárhatjuk le.
6. Szűrők
A programban többféle szűrő szolgálja a nyilvántartásban szereplő adatok gyors kilistázását, szűrését. A beépített szűrők a Szerződések menüben a munkaablak jobb felső sarkában lévő legördülőmenüben találhatók. A szűrési lehetőségek segítségével tehát olyan fontosabb szerződéses adatokra lehet célzottan rákeresni és szűkíteni a találati listát, mint például a Szerződő partner személyek, Szerződő partner szervezetek, Pályázati azonosító, SAP azonosító, Szakmakód stb.
Használatuk lépésekben:
1. Gördítsük le a Szűrőket tartalmazó legördülő listát.
2. Válasszuk ki a kívánt szűrőt.
3. A kis felugró ablakba a billentyűzet segítségével írjuk be a szűrési feltételt/értéket (figyeljünk oda a gépelési hibákra).
4. Nyomjuk meg az OK gombot.
5. A szűrési feltételeknek megfelelő találati lista azonnal frissül a munkaablak felső részében. Ezt a listát akár excel fájlba ki is exportálhatjuk. (lásd a 7. fejezetben leírtak alapján).
6. A szűrési feltételt a legördülő lista ismételt lenyitásával, és a (Minden) elnevezésű szűrő kiválasztásával törölheti. Ekkor a program ismét kilistázza a nyilvántartásban szereplő összes tételt.
7. A nyilvántartásban szereplő adatok exportálása Excel fájlba
A rendszer nagy előnye, hogy a nyilvántartásban szereplő adatok kereshetők, szűrhetők, és akár excel táblába ki is exportálhatók, így a szerződésekkel kapcsolatos adatszolgáltatások alapját is képezhetik. Az adatok kiexportálásának lépései a következők:
1. A bal oldali menüsorban kattintsunk a Szerződések menüpontra.
2. A képernyő felső részén lévő teljes listán-, vagy a beépített szűrők segítségével leszűkített listán egy tetszőleges helyen kattintsunk az egér jobb gombjával.
3. A felugró lehetőségek közül válasszuk a lista exportálását.
4. A kapott ablakban válasszuk az XLSX formátumot.
5. Majd kattintsunk a Mentés fájlba gombra.
6. Jelöljük meg azt a helyet, ahová menteni szeretnénk az excel fájlt, és ismét nyomjuk meg a Mentés gombot.
Ezzel kiexportáltuk a szerződéstárból az éppen aktuális listát.
8. Lekérdezés(ek)
Abban az esetben, ha a szerződéstárból olyan adat, vagy adatok kilistázása válik szükségessé, ami a 6. fejezetben említett szűrők segítségével nem lehetséges, akkor az adatszolgáltatási igényt írásban kell jelezni a program adminisztrátorai részére az xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx e-mail címre küldött e- mailben.