Az SPB Befektetési Zrt.
Az SPB Befektetési Zrt.
BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERRŐL SZÓLÓ SZABÁLYZAT
Jelen szabályzatot az SPB Befektetési Zrt. igazgatósága 2023.07.25 -i ülésén elfogadta.
Hatályos: 2023. július 25.
Tartalomjegyzék
1. CÉL 2
2. FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK 2
3. HATÁLY 3
3.1. Személyi hatály 3
3.2. Tárgyi hatály 4
4. BELSŐ VISSZÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER 4
5. BELSŐ VISSZÉLÉS-BEJELENTÉSI ELJÁRÁS 4
5.1. A Bejelentés megtétele 4
5.2. A Bejelentés rögzítése és visszaigazolása 5
5.3. A Bejelentés előzetes vizsgálata 5
5.4. A Bejelentés kivizsgálása 5
5.5. A kivizsgálás lezárása 6
6. A BEJELENTŐK VÉDELME 6
6.1. Megtorlás tilalma 6
6.2. Titoktartási kötelezettség alóli mentesülés 7
6.3. Felelősségmentesség szabályszegés esetén 7
6.4. Felelősségmentesség jogszerű Bejelentés esetén 7
6.5. Jogi segítségnyújtás 7
6.6. Jogról való lemondás tilalma 7
6.7. Bizalmasság 7
7. ADATVÉDELEM 8
8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 8
1. MELLÉKLET 9
2. MELLÉKLET 11
3. MELLÉKLET 12
1. CÉL
[1] A jelen Belső visszaélés-bejelentési rendszerről szóló szabályzat (Szabályzat) célja, hogy a SPB Befektetési Zártkörűen Működő Részvénytársaság (Társaság), mint a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozó foglalkoztató biztosítsa a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.) rendelkezéseinek való megfelelést.
[2] A Szabályzat lehetővé teszi, hogy a hatálya alatt lévők bizalmasan, megtorlástól való félelem nélkül bejelenthessék a Társaság részére, amennyiben jogszabályok megsértését észlelik vagy azt alapos okkal feltételezik. E célok biztosítása érdekében a jelen Szabályzat meghatározza a belső visszaélés-bejelentési rendszer használatára vonatkozó követelményeket, valamint a visszaélés-bejelentésre vonatkozó eljárás és a bejelentés kivizsgálásának részletszabályait.
2. FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK
Fogalom | Meghatározás |
Belső visszaélés- bejelentési rendszer | A Társaság által üzemeltetett rendszer, melynek segítségével a jelen Szabályzat hatálya alá tartozó személyek bejelentést tehetnek bármely olyan cselekményre vagy mulasztásra vonatkozóan, melyről alapos okkal feltételezik, hogy jogszabálysértőek. |
Bejelentés | A Belső visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül jogellenes vagy jogellenesnek vélt cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ, kijelölt személy részére történő rendelkezésre bocsátása. |
Bejelentő | Az a jelen Szabályzat személyi hatálya alá tartozó személy, aki a Társaság által létrehozott Belső visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül jogellenes vagy jogellenesnek vélt cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó bejelentést tesz. |
Bejelentésben érintett személy | A bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy. |
Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy | A Belső visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül jogellenes vagy jogellenesnek vélt cselekményről vagy mulasztásról, illetve egyéb visszaélésről érdemi információval rendelkező személy. |
Foglalkoztató | Aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat, azaz jelen Szabályzat alkalmazásában a Társaság. |
Foglalkoztatott | Az a természetes személy, aki a Társaság számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi. |
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony | Minden olyan jogviszony, amelyben a Foglalkoztatott a Társaság részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi. |
Jogszabály | Valamennyi Magyarországon alkalmazandó jogszabály, valamint az Európai Unió közvetlenül alkalmazandó jogi aktusai. |
Kijelölt személy | A Társaságnál a Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetéséért felelős pártatlan személy vagy szervezeti egység. |
Megtorlás | Közvetlen vagy közvetett cselekedet vagy mulasztás, amely munkával kapcsolatos összefüggésben történik, amelyet bejelentés vált ki, és amely indokolatlan hátrányt okozhat a Bejelentőnek, így különösen, de nem kizárólagosan a Panasztv. 41. § (2) bekezdésében felsorolt esetek. |
Szabálysértés vagy kötelességszegés | A jogszabályok cselekmény vagy mulasztás útján történő megszegése vagy be nem tartása. |
3. HATÁLY
3.1. Személyi hatály
[3] A Belső visszaélés-bejelentési rendszerben az alábbi személyek tehetnek Bejelentést:
(a) a Foglalkoztatott,
(b) a Foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló Foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
(c) a Társasággal Foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
(d) a Társasággal szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozó, egyéni cég,
(e) a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
(f) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
(g) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
(h) a Társaságnál a d), e) vagy f) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
(i) az a személy, akinek a d), e) vagy f) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társaságnál megszűnt.
3.2. Tárgyi hatály
[4] A Szabályzat hatálya kiterjed valamennyi Bejelentő által a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó Bejelentésre.
4. BELSŐ VISSZÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER
[5] A Társaság olyan Belső visszaélés-bejelenési rendszerrel rendelkezik, amelyen keresztül a jelen Szabályzat hatály alá tartozók Bejelentést tehetnek a jogszabályok vélt vagy valós megsértésével kapcsolatban. A Belső visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül Bejelentés írásban vagy szóban tehető meg, az alábbi csatornákon:
(a) írásban a xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx következő e-mail címen érhető el,
(b) szóban a 483-2610 telefonszámon és személyesen érhető el.
[6] A Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére, a Bejelentések kivizsgálására a Társaságnál a belső ellenőr mint Kijelölt személy jogosult. Távolléte esetén a helyettesítést a Társaság részéről a Cégvezető látja el.
5. BELSŐ VISSZÉLÉS-BEJELENTÉSI ELJÁRÁS
Bejelentés
Rögzítés
Előzetes vizsgálat
Kivizsgálás
Lezárás
5.1. A Bejelentés megtétele
[7] A Bejelentő Bejelentését köteles jóhiszeműen megtenni. Jelen Szabályzat alkalmazásában a jóhiszemű Bejelentés azt jelenti, hogy a Bejelentőnek ésszerű oka volt feltételezni, hogy a bejelentett jogsértésekről szóló információ a Bejelentés időpontjában igaz volt és alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt.
[8] A Bejelentő köteles a lehető legpontosabb és legteljesebb körű információkat a Kijelölt személy rendelkezésére bocsátani annak érdekében, hogy az meggyőződhessen a Bejelentéssel érintett szabály-, vagy kötelességszegés valódiságával kapcsolatban és kivizsgálhassa a Bejelentést, szükség esetén intézkedést alkalmazhasson.
[9] A Társaság arra ösztönzi a Bejelentőt, hogy azonosítsa magát annak érdekében, hogy a Bejelentés jobb feltételek mellett kerülhessen kivizsgálásra és a Bejelentő védelme is maradéktalanul biztosítható legyen. A Társaság mindazonáltal lehetővé teszi a névtelenül történő Bejelentést is, felhívja azonban a Bejelentő figyelmét arra, hogy a Panasztv. lehetőséget biztosít a Társaság számára arra, hogy az azonosíthatatlan Bejelentő által tett Bejelentések kivizsgálását mellőzze.
[10] Szóbeli Bejelentés esetén a kijelölt személy a Bejelentés megtétele előtt felhívja a Bejelentő figyelmét a rosszhiszemű Bejelentés következményeire, a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az
annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
5.2. A Bejelentés rögzítése és visszaigazolása
[11] A Kijelölt személy a szóbeli Bejelentésről a szóbeli Bejelentés megtételétől számított 7 (hét) napon belül a jelen Szabályzat 1. mellékletében rögzített minta alkalmazása mellett teljes és pontos jegyzőkönyvet készít és biztosítja a Bejelentő számára, hogy az abban foglaltakat ellenőrizze, helyesbítse és azt aláírásával elfogadja. Az írásba foglalt Bejelentés egy másolati példányát a Kijelölt személy a Bejelentő részére átadja.
[12] A Kijelölt személy az írásbeli Bejelentés kézhezvételétől számított 7 (hét) napon belül megküldi a Bejelentő e-mail címére a jelen Szabályzat 2. mellékletében feltüntetett tájékoztató szöveggel ellátott visszaigazoló e-mailt.
5.3. A Bejelentés előzetes vizsgálata
[13] A Bejelentés beérkezését követően a Kijelölt személy előzetes vizsgálatot folytat le, az alábbiak meghatározása érdekében:
(a) Xxxx xxxxxxxxxx a Bejelentés?
(b) Kik a Bejelentésben érintett személyek, Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személyek?
(c) Mikor következett be vagy feltételezhetően mikor fog bekövetkezni a szabályszegés?
(d) Hol történt vagy fog megtörténni az esemény?
(e) Miért történt vagy fog megtörténni az esemény?
(f) Milyen mértékű és hatású az esemény?
(g) Milyen bizonyítékok állnak rendelkezésre?
[14] A Bejelentés kivizsgálását a Kijelölt személy jogosult mellőzni az alábbi esetekben:
(a) a Bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg,
(b) a Bejelentést nem a jelen Szabályzat hatálya alá tartozó Bejelentő tette meg,
(c) a Bejelentést ugyanazon Bejelentő, ismételten, a korábbi Bejelentésével azonos tartalommal tette meg, illetve
(d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben érintett személy jogainak a Bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
5.4. A Bejelentés kivizsgálása
[15] A Kijelölt személy a Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kivizsgálja. E határidőt különösen indokolt esetben meg lehet hosszabbítani. Ezzel egyidejűleg a Bejelentőt tájékoztatni kell a határidő meghosszabbításáról, annak indokairól, valamint a kivizsgálás várható időpontjáról. A Bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 (három) hónapot.
[16] A Kijelölt személy a vizsgálat lefolytatása során a jelen Szabályzat 6.7. pontjában rögzítettek szerit, bizalmasan jár el és védi a Bejelentő, valamint a Bejelentésben érintett személy személyazonosságát.
[17] A Bejelentés kivizsgálását a Kijelölt személy a Bejelentő és a Bejelentéssel érintett személy védelmének szem előtt tartása mellett folytatja le, és mindig annak bizonyítására törekszik, hogy történt-e jogsértés vagy sem. A kivizsgálás során a Kijelölt személy biztosítja, hogy a Bejelentésben érintett személy kifejtse álláspontját az üggyel kapcsolatban és bizonyítékot szolgáltasson állításai alátámasztására.
[18] Az eljárás bizalmas jellegének tiszteletben tartása érdekében a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személyekkel, a Bejelentővel vagy a Bejelentésben érintett személyekkel csak a Kijelölt személy vagy az általa a Bejelentés kivizsgálásában való közreműködésre felkért személy jogosult felvenni a kapcsolatot.
[19] A Bejelentés kivizsgálása során a Kijelölt személy kapcsolatot tart a Bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel.
[20] A Bejelentés kivizsgálása során a Kijelölt személy értékeli a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és köteles meghozni a visszaélés orvoslására alkalmas intézkedéseket.
[21] Ha a Bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor a Kijelölt személy intézkedik a feljelentés megtételéről.
5.5. A kivizsgálás lezárása
A Kijelölt személy a Bejelentés kivizsgálásáról, annak eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás abban az esetben mellőzhető, ha a Kijelölt személy e tájékoztatást szóban adta meg a Bejelentőnek és a Bejelentő a tájékoztatást tudomásul vette.
6. A BEJELENTŐK VÉDELME
6.1. Megtorlás tilalma
[22] A Társaság biztosítja, hogy a Bejelentőt ne érje olyan, a Bejelentő számára hátrányos intézkedés, amelyre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor, és amelyet szabályszegéssel vagy kötelességszegéssel érintett jogviszonyokkal vagy szerződéses kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg. A megtorlás a Panasztv. rendelkezéseinek megfelelően jogellenesnek minősül abban az esetben is, ha egyébként jogszerű lenne.
[23] A Bejelentővel szemben alkalmazott hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során – ha a Bejelentő a Bejelentés megtétele jogszerűségét bizonyítja –
(a) vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és
(b) a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.
6.2. Titoktartási kötelezettség alóli mentesülés
[24] A Bejelentőt nem terheli felelősség a védett titok felfedéséért, ha arról jogszerűen van tudomása, és azt a Bejelentés érdekében jogellenesen felfedi.
6.3. Felelősségmentesség szabályszegés esetén
[25] A jogszerű Bejelentés megtétele érdekében a Bejelentő - bűncselekmény kivételével
- elkövethet olyan szabályszegést, amely a Bejelentéssel érintett körülmények feltárását lehetővé teszi, és azért nem terheli felelősség.
6.4. Felelősségmentesség jogszerű Bejelentés esetén
[26] A Bejelentőt a jogszerű Bejelentés esetén nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a Bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el. A Bejelentő a Bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
6.5. Jogi segítségnyújtás
[27] A Kijelölt személy a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatja a Bejelentésben érintett személyt a Bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról.
6.6. Jogról való lemondás tilalma
[28] Hatósági vagy bírósági eljárás során a bejelentővédelmi jogokat korlátozó vagy kizáró nyilatkozatra, szerződésre, szabályzatra jogszerűen hivatkozni nem lehet.
6.7. Bizalmasság
[29] A Társaság által üzemeltetett Belső visszaélés-bejelentési rendszer biztosítja, hogy a személyazonosságát felfedő Bejelentő, valamint a Bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg.
[30] A Bejelentést kivizsgáló személy a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a Bejelentés tartalmára és a Bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat
– a Bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Társaság más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatja meg.
[31] A tisztességes eljárás követelményének megfelelően a Kijelölt személy biztosítja, hogy a Bejelentésben érintett személy a Bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A Bejelentésben
érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását.
[32] A jelen 6.7. pontban rögzített szabályokat megfelelően alkalmazni kell arra a személyre is, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.
7. ADATVÉDELEM
[33] A Társaság a Belső visszaélés-bejelentési rendszerrel összefüggő adatkezelése során a mindenkor hatályos adatvédelmi jogszabályoknak, a Panasztv. rendelkezéseinek és a Társaság belső szabályzatainak megfelelően jár el, különös tekintettel a jelen Szabályzatban rögzítettekre. A Társaság a Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével összefüggő adatkezelésére vonatkozó tájékoztatóját (Adatkezelési tájékoztató) a jelen Szabályzat 3. melléklete tartalmazza. A Társaság Adatkezelési szabályzata és a jelen Szabályzat – ideértve annak mellékleteit is - közötti eltérés esetén jelen Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni.
8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
[34] A Szabályzat hatályba lépésével a Társaság a Szabályzatot a honlapján közzéteszi. A Szabályzatot érintő bármely módosítás esetén a Társaság köteles a honlapon közzétett Szabályzatot a módosított Szabályzattal felváltani.
[35] Jelen Szabályzat a fedőlapon feltüntetett napon lép hatályba. A Szabályzatot az Igazgatóság évente felülvizsgálja, melyet ezt követően az Igazgatóság elfogad.
1. MELLÉKLET
Jegyzőkönyv
- a szóbeli bejelentésről -
Alulírott, ……………….............… mint az SPB Befektetési Zártkörűen Működő Részvénytársaságnál (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx xxx 0-0. 3. em.; cégjegyzékszám: 00-00-000000; adószám: 12517091-2-41) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.) alapján létrehozott belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetéséért felelős kijelölt személy a …….. xx, …………hónap ….. napján szóban tett bejelentést az alábbiak szerint foglalom írásba:
Bejelentő neve: ………………………………………………………………….
A bejelentés időpontja: …….. xx, …………hónap …..nap ……óra Bejelentés módja: Telefonon/Személyesen*
A bejelentéssel érintett
személyek neve: ………………………………………………………………….
A bejelentés tartalma:
A bejelentőt a Panasztv. 21. § (4) és (6) bekezdése alapján az alábbiakról tájékoztattam:
a) a bejelentés megtételéhez és kivizsgálásához kapcsolódó adatvédelmi szabályokról,
b) a rosszhiszemű bejelentés következményeiről,
c) a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arról, hogy
d) a bejelentő személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában a Társaság bizalmasan kezeli.
Kelt: …………………, …………………
Kijelölt személy
* A megfelelő aláhúzandó
Alulírott, …………………............ mint az SPB Befektetési Zártkörűen Működő Részvénytársaságnál (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx xxx 0-0. 3. em.; cégjegyzékszám: 00-00-000000; adószám: 12517091-2-41), a Panasztv. alapján létrehozott belső visszaélés-bejelentési rendszer útján bejelentést eszközölt személy kijelentem, hogy a jelen jegyzőkönyv ellenőrzésére és helyesbítésére lehetőséget kaptam és annak tartalmával egyetértek. Egyebekben a kijelölt személy által tett fenti tájékoztatást megkaptam, megértettem és tudomásul veszem. Az írásba foglalt bejelentés egy másolati példányát alulírott napon átvettem.
Kelt: …………………, …………………
Bejelentő
2. MELLÉKLET
Tisztelt Bejelentő!
Alulírott, ………………………………….. mint az SPB Befektetési Zártkörűen Működő Részvénytársaságnál (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx xxx 0-0. 3. em.; cégjegyzékszám: 00-00-000000; adószám: 12517091-2-41; a továbbiakban: Társaság) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.) alapján létrehozott belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetéséért felelős kijelölt személy a tájékoztatja arról, hogy a év hó
napján írásban tett bejelentését a Társaság megkapta és rögzítette. Kérjük tanulmányozza a Társaság belső-visszaélés bejelentési eljárásrendjét, amelyet a Társaság a honlapján érhető szabályzata (Szabályzat) tartalmaz, valamint az ennek során megvalósuló adatkezelésével kapcsolatos szabályokat, melyeket a Szabályzat 3. melléklete tartalmaz.
Közreműködését köszönjük!
3. MELLÉKLET
Adatkezelési tájékoztató
1. CÉL
Az SPB Befektetési Zártkörűen Működő Részvénytársaság (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx xxx 0-0. 3. em.; cégjegyzékszám: 00-00-000000; adószám: 12517091-2-41; telefonszám: x0000000000, ; honlap: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/) (Társaság) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (Panasztv.) előírt kötelezettsége alapján Belső visszaélés- bejelentési rendszert működtet.
A Társaság a Belső visszaélés-bejelentési rendszer működetetése során az Európai Parlamentnek és Tanácsnak a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló (EU) 2016/679 Rendelete (GDPR), illetve az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.), továbbá a Panasztv. és más vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően kezeli a személyes adatokat.
A Társaság az általa a Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével összefüggésben kezelt személyes adatok kezelésével kapcsolatban – a GDPR 13. és 14. cikke alapján – az alábbi, egyértelmű és részletes tájékoztatást (Adatvédelmi tájékoztató) nyújtja.
2. FOGALMAK
A jelen Xxxxxxxxxxxx tájékoztatóban nem definiált fogalmak a GDPR-ban, a Panasztv.-ben, valamint a Társaság Belső visszaélés-bejelentési rendszerről szóló szabályzatában (Szabályzat) meghatározott jelentéssel bírnak.
3. A VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER MŰKÖDTETÉSÉVEL MEGVALÓSULÓ ADATKEZELÉSSEL ÉRINTETT SZEMÉLYEK
A Társaság a Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése körében az alábbi személyek személyes adatait kezelheti:
a) Bejelentő,
b) Bejelentésben érintett személy, vagy
c) Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy
(Bejelentő, Bejelentésben érintett személy és a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy a jelen Adatvédelmi tájékoztató alkalmazásában a továbbiakban együttesen: Érintettek).
4. AZ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ MÓDOSÍTÁSÁNAK ELÉRHETŐSÉGE
A Társaság az Adatkezelési tájékoztató módosításáról az Érintetteket a honlapján keresztül tájékoztatja.
5. AZ ADATKEZELÉS CÉLJA ÉS A KEZELT ADATOK KÖRE
A Társaság a Bejelentés megtételéről való visszaigazolás küldése, a Bejelentővel való kapcsolattartás, a Bejelentés esetleges hiányosságainak pótlása, a Bejelentő vizsgálattal kapcsolatos tájékoztatása, a Bejelentés nyilvántartása, a Bejelentés kivizsgálása, annak tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése, ha szükséges, a feljelentés megtétele, valamint a Társaság eljárása megfelelőségének igazolása céljából a Bejelentő alábbi adatait kezeli:
a) a Bejelentő által személyazonosságára vonatkozóan megadott adatok;
b) a Bejelentő által megadott elérhetőségi adatok;
c) a Bejelentés tartalma, valamint a Bejelentésben megadott, Bejelentőre vonatkozó adatok;
d) a Bejelentő aláírása, ha a Bejelentést írásban teszi meg és aláírja;
e) a Bejelentés felvételéről készült jegyzőkönyv, egyéb írásos dokumentáció;
f) a Társaság által lefolytatott vizsgálat eredménye;
g) a Társaság által tett feljelentés, ha a vizsgálat eredményeképpen megállapítható, hogy a Bejelentés vonatkozásában feljelentés megtétele szükséges.
A Társaság a Bejelentés kivizsgálása, annak tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése, ha szükséges, a feljelentés megtétele és a Társaság eljárása megfelelőségének igazolása céljából a Bejelentésben érintett személy alábbi adatait kezeli:
a) a Bejelentő által a Bejelentésben megadott, vagy a vizsgálat eredményeképpen a Társaság tudomására jutott, a Bejelentésben érintett személy Bejelentés kivizsgáláshoz feltétlenül szükséges személyazonosságra vonatkozó adatai;
b) a Bejelentő által a Bejelentésben megadott, vagy a vizsgálat eredményeképpen a Társaság tudomására jutott a Bejelentés kivizsgálásához, annak tárgyát képező magatartás orvoslásához vagy megszüntetéséhez, illetve amennyiben szükséges hatósági eljárás kezdeményezéséhez feltétlenül szükséges, a Bejelentésben érintett személyre vonatkozó egyéb adatok.
6. A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉNEK JOGALAPJA
A Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése és a Bejelentések kivizsgálása során a Társaság tudomására jutott, az 5. pontban meghatározott személyes adatok Társaság általi kezelésének jogalapja
a) a Bejelentés kivizsgálásának lezárásáig a Társaságot terhelő azon jogi kötelezettség teljesítése, amit a Panasztv. II. Fejezete előír;
b) a Bejelentés kivizsgálása, vagy a vizsgálat eredményeképpen hatósági vagy büntetőeljárás indult, annak lezárását követően a Társaság azon jogos érdeke, hogy bármilyen jogvita vagy ellenőrzés esetén megfelelő módon igazolni tudja
az eljárása megfelelőségét, azaz, többek között azt, hogy a Panasztv.-ben előírt kötelezettségeit megfelelően teljesítette.
7. A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉNEK IDŐTARTAMA
A Társaság a Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése és a Bejelentések kivizsgálása során tudomására jutott, az 5. pontban meghatározott személyes adatokat a Bejelentés kivizsgálásától, vagy ha a vizsgálat eredményeképpen hatósági vagy büntetőeljárás indult, annak lezárásától számított 5 (öt) évig kezeli.
8. A SZEMÉLYES ADATOK CÍMZETTJEI, ILLETVE A CÍMZETTEK KATEGÓRIÁI
8.1. Adatfeldolgozók igénybevétele
A Társaság Adatfeldolgozót nem vesz igénybe.
8.2. Az Adatfeldolgozók igénybevételének feltételei
Az adatfeldolgozók a Társasággal kötött írásos szerződés alapján, kizárólag a Társaság utasításai szerint és kizárólag a fent megjelölt célokkal összefüggésben kezelhetik az Érintettek Társaság által átadott adatait.
A Társaság kizárólag olyan adatfeldolgozókat vesz igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR-ban meghatározott követelményeinek való megfelelését és az Érintettek védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.
A Társaság az általa igénybe vett adatfeldolgozók körének változásáról az Adatkezelési tájékoztató módosításával ad tájékoztatást.
8.3. Adatátadás
8.3.1. Adatátadás hatósági eljárás kezdeményezése céljából
a) Ha a Bejelentés alapján a Társaság által hatósági, illetve büntetőeljárás kezdeményezésére indokolt, akkor a Társaság átadja a Bejelentésben meghatározott, illetve annak kivizsgálása során a Társaság tudomására jutott személyes adatokat az eljárást lefolytató szervnek. A Társaság a Bejelentő személyes adatait akkor jogosult átadni az eljárást lefolytató szervnek, ha (i) a Bejelentő a személyes adatai átadásához írásban kifejezett hozzájárult, vagy (ii) az eljárást lefolytató szerv megfelelő jogosultsággal rendelkezik a Bejelentő személyes adatainak kezelésére.
b) Ha megállapításra került, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
i. ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, a Társaság a Bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére átadja,
ii. alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, a Társaság a Bejelentő személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére átadja.
9. ÉRINTETTI JOGOK, AZ ÉRINTETTI JOGOK GYAKORLÁSA ÉS KORLÁTOZÁSA
Az Érintettek a GDPR 15-22. cikkei szerint kérelmezhetik a Társaságtól a rájuk vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhatnak az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint élhetnek az adathordozhatósághoz való jogával.
Az Érintettek az érintetti jogaik gyakorlásával kapcsolatos megkereséseit a Társaság fenti 1. pontban megjelölt elérhetőségeire való megküldésével, vagy ott előadva tehetik meg.
A Társaság az érintetti joggyakorlását díjmentesen biztosítja. Ha az Érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, a Társaság – figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre – (i) észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
(ii) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
Amennyiben a Társaságnak megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, az adatbiztonsági követelmények teljesülése és az Érintettek jogainak védelme érdekében további, az Érintett azonosításához szükséges információk nyújtását kérheti.
9.1. Határidő
A Társaság az Érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai gyakorlására irányuló kérelmét annak beérkezésétől számított legfeljebb 1 (egy) hónapon belül teljesíti, illetve ezen időn belül válaszol arra akkor is, ha azt nem teljesíti. A kérelem beérkezésének napja a határidőbe nem számít bele.
A Társaság szükség esetén, figyelembe véve a kérelem bonyolultságát és a kérelmek számát, ezt a határidőt további 2 (két) hónappal meghosszabbíthatja. A határidő meghosszabbításáról a Társaság a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 1 (egy) hónapon belül tájékoztatja a kérelmet benyújtó Érintettet.
A Társaság a kérelmet benyújtó Érintettet az általa megadott elérhetőségen értesíti.
9.2. Érintetti jogok
9.2.1. A hozzáféréshez való jog
Az Érintett jogosult arra, hogy a Társaságtól tájékoztatást kérjen arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy megismerje azt, hogy a Társaság:
a) milyen személyes adatait;
b) milyen jogalapon;
c) milyen adatkezelési cél miatt;
d) mennyi ideig kezeli;
e) kinek, mikor, milyen jogszabály alapján, mely személyes adataihoz biztosított hozzáférést vagy kinek továbbította a személyes adatait;
f) milyen forrásból származnak a személyes adatai, továbbá;
g) alkalmaz-e automatizált döntéshozatalt, ha igen, annak logikáját, ideértve a profilalkotást is.
A Társaság az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az Érintett erre irányuló kérésére első alkalommal díjmentesen bocsátja az Érintett rendelkezésére, ezt követően adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthat fel.
9.2.2. A helyesbítéshez való jog
Az Érintett kérheti, hogy a Társaság módosítsa az általa kezelt xxxxxxxxx személyes adatát.
9.2.3. A zároláshoz (adatkezelés korlátozásához) való jog
Az Érintett kérheti, hogy a személyes adatai kezelését a Társaság korlátozza (az adatkezelés korlátozott jellegének egyértelmű jelölésével és az egyéb adatoktól elkülönített kezelés biztosításával), amennyiben
a) vitatja a személyes adatai pontosságát (ebben az esetben a Társaság arra az időtartamra korlátozza az adatkezelést, amíg ellenőrzi a személyes adatok pontosságát);
b) az adatkezelés jogellenes, és az Érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az Érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
d) az Érintett tiltakozott az adatkezelés ellen (ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a Társaság jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az Érintett jogos indokaival szemben).
9.2.4. A tiltakozáshoz való jog
Az Érintett tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha álláspontja szerint a Társaság a személyes adatát a jelen adatkezelési tájékoztatóban megjelölt céllal összefüggésben nem megfelelően kezelné. Ebben az esetben a Társaságnak kell igazolnia, hogy a személyes adat kezelését olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
9.2.5. A törléshez való jog
A Társaság a GDPR 17. cikke alapján az ott meghatározott esetekben az Érintett kérésére késedelem nélkül törli a személyes adatait. Ha az Érintett a Társaság által nyilvánosságra hozott személyes adatai törlését kéri, akkor az Adatkezelő megtesz minden észszerűen elvárható lépést annak érdekében, hogy tájékoztassa az Érintett adatait kezelő adatkezelőket arról, hogy az Érintett az adatai törlését kérte.
9.2.6. Az adathordozhatósághoz való jog
Az Érintett kérésére a Társaság az Érintett vonatkozó, és korábban általa a Társaság rendelkezésére bocsátott személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban kiadja az Érintett részére, melyet az Érintett jogosult egy másik adatkezelőnek továbbítani, illetve a Társaság az Érintett kérésére, ha az technikailag megvalósítható, az ilyen adatokat egy másik adatkezelőnek közvetlenül továbbítja.
9.3. Az Érintetti jogok korlátozása
9.3.1. A Bejelentett személy tájékoztatáshoz való jogának korlátozása
Ha a Bejelentett személy azonnali tájékoztatása meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását, a Társaság a GDPR 14. cikkében meghatározott információkat később, a Bejelentés sikeres kivizsgálását nem veszélyeztető időpontban bocsátja a Bejelentett személy rendelkezésére a GDPR 23. cikke és a Panasztv. 27. § (2) bekezdés által adott felhatalmazás alapján.
9.3.2. A Bejelentett személy hozzáféréshez való jogának korlátozása
A Társaság a Bejelentett személy számára a hozzáféréshez való jogának gyakorlása során nem teszi megismerhetővé a Bejelentő személyes adatait a GDPR 23. cikke által adott felhatalmazás és Panasz törvény 26. § (4) bekezdésében meghatározott kötelezettsége alapján.
9.4. Jogorvoslathoz való jog
Ha az Érintett úgy ítéli meg, hogy a Társaság a személyes adatainak kezelése során megsértette a hatályos adatvédelmi követelményeket, akkor panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 0000 Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxx xxxx 0-00., levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9., e-mail: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx, honlap: xxx.xxxx.xx), vagy lehetősége van adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni, amely az ügyben soron kívül jár el. Ebben az esetben az Érintett szabadon eldöntheti, hogy a lakóhelye (állandó lakcím) vagy a tartózkodási helye (ideiglenes lakcím), illetve a Társaság székhelye szerint illetékes törvényszéknél nyújtja-e be keresetét. A lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszéket megkeresheti a xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxx oldalon. A Társaság székhelye szerint a perre a Fővárosi Törvényszék rendelkezik illetékességgel.