Munkamegosztási megállapodás
…../2015. (V.27.) VPB. határozat 1. sz. melléklete
Munkamegosztási megállapodás
Ezen megállapodás az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (4a) bekezdése, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 9.
§ (5) - (5a) bekezdései továbbá a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján jött létre
egyrészről:
a Xxxxxxxx Xxx Xxxxx (Kecskemét, Xxxxx Xxxxxx u. 8., képviseli …………………
intézményvezető), mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv, (továbbiakban: Óvoda)
másrészről:
a Kecskeméti Planetárium (Kecskemét, Lánchíd u. 18/a., képviseli E. Xxxxxx Xxxxxx intézményvezető); mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv, (továbbiakban: Planetárium)
között az alábbi tartalommal:
1. Felek a munkamegosztási megállapodást Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlése 57/2015. (III.26.) határozatában foglaltaknak megfelelően kötik meg, melyben a közgyűlés kijelölte a Xxxxxxxx Xxx Óvodát, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szervet a Kecskeméti Planetárium, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv gazdálkodási feladatainak ellátására.
A Felek Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzatának irányítási körébe tartozó intézmények, melyek a gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv gazdálkodási feladatainak ellátására kötik a megállapodást.
2. Az együttműködés célja a hatékony, gazdaságos, a jogszabályban előírtak szerinti gazdálkodás biztosítása, a Felek szakmai önállóságának csorbítása nélkül.
3. A Planetárium költségvetéséről a közgyűlés az éves költségvetési rendeletében dönt. A Planetárium által ellátott feladatok fedezetéül a közgyűlés által jóváhagyott költségvetésben meghatározott előirányzatok szolgálnak, amelyeket az Óvoda a Planetárium érdekében használ fel.
4. A Planetárium köteles feladatai ellátásáról, munkafolyamatai megszervezéséről oly módon gondoskodni, hogy az előirányzatok gazdaságos, hatékony, takarékos felhasználása biztosított legyen.
5. Az Óvoda a megállapodásban részletezett feladatok ellátása érdekében gazdasági szervezete ügyrendjébe beépíti jelen megállapodásban rögzített feladatokat.
Jelen munkamegosztási megállapodás a Felek Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi.
6. Az Óvoda számviteli és gazdálkodási szabályzatainak hatálya kiterjed a Planetáriumra is.
7. Jelen munkamegosztási megállapodásban rögzített, ellátandó feladatok az alábbiak:
7.1. költségvetés tervezése, elkészítése,
7.2. pénzkezeléssel és pénzellátással kapcsolatos feladatok ellátása,
7.3. előirányzatok számviteli nyilvántartása, módosítása, felhasználása,
7.4. kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, szakmai teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás
7.5. főkönyvi és analitikus nyilvántartások,
7.6. információáramlás, információszolgáltatás, pénzügyi beszámolók, havi/ időszaki elszámolások elkészítése,
7.7. pénzügyi és számviteli rend betartásának folyamatos nyomon követése,
7.8. működtetés, vagyonkezelés, tárgyi eszköz felújítás, beruházás,
7.9. pályázatok benyújtása, elszámolása.
7.10. belső kontroll.
7.1. Költségvetés tervezése, elkészítése
A Planetárium felelős a költségvetéshez szolgáltatott adatok valódiságáért, ezeket egyezteti az Óvodával, melyek összesítése és feldolgozása alapján az Óvoda elkészíti a költségvetést és a beszámolót.
A tervezés során kiemelt feladat a személyi juttatások, valamint a létszám előirányzat tervezéséhez szükséges adatok rendelkezésre bocsátása az Óvoda részére.
Az Óvoda felelős a tervezési feladatok határidőre történő, az előírásoknak megfelelő lebonyolításáért, a számviteli előírások betartásáért, illetve betartatásáért.
A Planetárium az önkormányzattól, valamint az Óvodától kapott információk, dokumentumok alapján elkészíti a saját költségvetési tervjavaslatát, közreműködik az elemi költségvetés elkészítésében, valamint részt vesz az önkormányzat által lefolytatásra kerülő tervtárgyaláson. Az Óvoda feladata a Planetárium elemi költségvetésének elkészítése a Planetárium javaslata alapján.
7.2. Pénzkezeléssel és pénzellátással kapcsolatos feladatok ellátása
A Planetárium saját pénzforgalmi számlával rendelkezik, melynek pénzforgalmát az Óvoda bonyolítja. A pénzmozgások a számlavezető pénzintézet által, az Óvodához kihelyezett terminálon keresztül történnek. A pénzforgalmi számla feletti jogosultságot az Óvoda Pénzkezelési szabályzata tartalmazza.
A Planetárium a folyamatos működés feltételeinek biztosításához készpénzellátmányt igényelhet, melynek összegét az Óvoda gazdasági vezetője az ellátandó feladatok, illetve a
biztonságos tárolás feltételeit együttesen szem előtt tartva a Pénzkezelési szabályzat mellékletében rögzít. A felvett készpénzellátmánnyal a Pénzkezelési szabályzatban meghatározott módon számol el.
Az Óvoda biztosítja a Planetárium írásbeli igénylése alapján a készpénz ellátmány összegét és elvégzi az ellátmány elszámoltatását. Az ellátmány összege a Pénzkezelési szabályzat melléklete szerint kerül megállapításra, mely szükség esetén módosítható.
A házipénztárból készpénzben teljesíthető kifizetések esetén a Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata Közgyűlésének Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata által irányított költségvetési szervek házipénztárából készpénzben teljesíthető kiadások eseteinek megállapításáról szóló 3/2013. (II.14.) önkormányzati rendelete alapján kell eljárni, amelyet a Pénzkezelési szabályzatban rögzíteni szükséges.
7.3. Előirányzatok számviteli nyilvántartása, módosítása, felhasználása
A Planetárium az előirányzatok felhasználásáról – a szakmai feladatellátás függvényében – éves ütemtervet és havi likviditási tervet készít, melyet az Óvoda továbbít az önkormányzat részére. Az év közben szükségessé váló előirányzat módosítást a Planetárium vezetője egyezteti az Óvoda gazdasági vezetőjével, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzatnak.
A Planetárium vezetője a saját hatáskörű előirányzat átcsoportosítást egyezteti az Óvoda gazdasági vezetőjével, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzat felé.
A Planetárium vezetője az intézmény működéséhez szükséges előirányzat többletigényét egyezteti az Óvoda gazdasági vezetőjével, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzat felé.
A Planetárium vezetője az intézmény működéséhez kapcsolódó bevételi többlet felhasználására irányuló kérelmét jelzi az Óvoda gazdasági vezetőjének, aki azt ellenjegyzés után továbbítja az önkormányzat felé.
A közgyűlési döntést igénylő előirányzatok módosítására a mindenkori költségvetési rendelet szerinti szabályok az irányadók.
7.4. Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás és szakmai teljesítés igazolása
A költségvetés felhasználásával kapcsolatos jogkörök gyakorlási rendje az alábbiak szerint történik:
Kötelezettségvállalásra a Planetárium vezetője jogosult a személyi juttatások és az azokhoz kapcsolódó járulékok, egyéb közterhek, a dologi kiadások, a beruházás, felújítás vonatkozásában az Óvoda gazdasági vezetőjének előzetes pénzügyi ellenjegyzése után, a költségvetésben szereplő előirányzatok erejéig.
A Planetárium kiadási előirányzatai terhére vállalt kötelezettség esetén a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére az Óvoda gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy végzi, a belső szabályzatban meghatározottak szerint.
A szakmai teljesítés igazolását a Planetárium vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy végzi.
Az érvényesítési feladatokat az Óvoda gazdasági vezető által írásban kijelölt személy végzi, a belső szabályzatban meghatározottak szerint.
A kiadások teljesítésének, bevételek beszedésének, elszámolásának elrendelésének utalványozását az Planetárium vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy végzi, a belső szabályzatban meghatározottak szerint.
A pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök további szabályozása szükséges a fenti kereteken belül a helyettesítés, az összeférhetetlenségi helyzetek és a jogkörök tartalma tekintetében. A szabályozás elkészítésére a jelen megállapodás aláírásától számított 30 napon belül az Óvoda kötelezett. A szabályzatban ki kell térni a Planetárium jogköreinek gyakorlására is, melynek során a Planetárium írásban információt szolgáltat arról, hogy mely – az általa vezetett intézménynél közalkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott – személy jogosult átruházott jogkörben kötelezettségvállalásra, utalványozásra, valamint kik jogosultak szakmai teljesítésigazolásra.
7.5. Főkönyvi és analitikus nyilvántartások
A főkönyvi könyvelési feladatokat az Óvoda székhelyén a gazdasági vezető által kijelölt ügyintéző látja el. A könyvelés teljességért és valódiságáért az Óvoda gazdasági vezetője felelős. A Planetáriumhoz érkező bizonylatokat az ügyintéző határidőben köteles átadni az Óvoda részére.
A számvitel részét képező főkönyvi és analitikus nyilvántartásokat az Óvoda székhelyén dolgozó gazdasági ügyintéző vezeti.
Az Óvoda vezeti a Planetárium alábbi nyilvántartásait:
- előirányzat nyilvántartását,
- foglalkoztatottak bérét, egyéb juttatásait érintő nyilvántartását személyenkénti részletezésben,
- tárgyi eszközök teljes körű analitikáját,
- kötelezettségvállalás nyilvántartását,
- követelések, kötelezettségek analitikáját,
- előlegek analitikáját,
- szigorú számadású bizonylatok analitikáját,
- azonosítás alatt álló tételek analitikáját,
- a fentiekben fel nem sorolt mérlegsorokat alátámasztó analitikákat
- bankkivonatok analitikáját.
Az analitikus nyilvántartásokból készített feladások folyamatát a Planetárium belső szabályzata rögzíti.
7.6. Információáramlás, információszolgáltatás, pénzügyi beszámolók, havi/időszaki elszámolások elkészítése
Az információáramlás az Óvoda és a Planetárium között az alábbiak szerint történik:
A jogszabályokban előírt információszolgáltatási kötelezettség teljesítése, a továbbítást megelőző adategyeztetés, adatgyűjtés az Óvoda feladata. A Planetárium köteles azon dokumentumokat, illetve nyilvántartásokat vezetni, és azokat rendelkezésre bocsátani, melyek lehetővé teszik az Óvoda alábbi információszolgáltatását.
A pénzügyi jellegű információszolgáltatás főbb területei:
- az elemi költségvetés,
- az éves költségvetési beszámolókhoz, zárszámadáshoz szolgáltatott adatok,
- havi pénzforgalmi jelentések, gyorsjelentések
- negyedéves mérlegjelentések.
Ezen információk teljes körűségéért, továbbá a pénzügyi beszámolók, havi elszámolások elkészítéséért a Planetárium vezetője, valamint az Óvoda gazdasági szervezetének vezetője tartozik felelősséggel. A felsorolt személyek felelőssége kiterjed továbbá a szolgáltatott adatok valódiságára, a számviteli szabályzatokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségre is.
Az Óvoda gazdasági vezetője köteles tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig a Planetárium vezetőjének a költségvetési előirányzatairól – kötelezettségvállalással terhelt költségvetési előirányzatairól is – és azok felhasználásáról is pénzforgalmi információt szolgáltatni.
A Planetárium vagyoni pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése az Óvoda feladata. A Planetárium beszámolóját az Óvoda készíti el. A beszámoló szöveges részének:
- az elvégzett szakmai feladatok ismertetését a Planetárium vezetője köteles elkészíteni,
- a pénzügyi teljesítésről szóló tájékoztatót az Óvoda gazdasági vezetője és a Planetárium együttműködve készíti,
- a maradvány kimutatás indoklása a Planetárium közreműködésével az Óvoda feladata.
A szakmai jellegű statisztikai és egyéb jelentések elkészítéséért és továbbításáért a Planetárium vezetője felelős.
7.7. Pénzügyi és számviteli rend betartásának folyamatos nyomon követése
A beérkezett számlát az Óvoda alkalmazásában álló gazdasági ügyintéző beiktatja, elkészíti az átadó jegyzéket.
A beérkezett számlát a legrövidebb időn belül, de legfeljebb 3 munkanapon belül – a fizetési határidő betarthatóságának figyelembevételével – átadja a szükséges melléletekkel az Óvoda székhelyén a kijelölt pénzügyi ügyintézőnek. Az Óvodában az átvétel után a belső eljárásrendben szabályozott módon történik a beérkezett számla kezelése.
A kimenő számlát csak készpénzfizetés esetén állíthat ki.
Ha a szolgáltatást igénybevevő a szolgáltatás ellenértékét átutalással telesíti a számlát az Óvoda pénzügyi ügyintézője állíthatja ki. Ebben az esetben a szolgáltatásnyújtást követően a külön erre a célra rendszeresített kísérő levéllel, a teljesítést igazoló dokumentummal együtt 2 munkanapon belül továbbítja az Óvoda részére. Az Óvoda a beérkezést követően 2 munkanapon belül kiállítja a számlát.
Jogviszony létesítése esetén a Planetárium vezetője, mint munkáltató az alkalmazást megelőzően 3 munkanappal köteles az Óvoda részére jelenteni az alkalmazni kívánt munkavállaló adatait, munkaviszony megszűnésekor pedig a tőrvényi előírásoknak megfelelően azonnal.
Az Óvoda figyelemmel kíséri a soros előrelépőket, az alsó bérhatárt el nem érők körét.
A Planetárium vezetője adatot szolgáltat a nem rendszeres bérek, valamint a munkából távollévők (szabadság, betegség) számfejtéséhez. Szabadság esetén a tárgyhót követőmásodik napon, betegség miatti távollét esetén a dolgozó jelentése alapján azonnal e-mailen jelzik a kereső képtelenség tényét az Óvoda munka és tb ügyintézője felé, aki ez alapján a Magyar Államkincstárhoz megteszi a szükséges bejelentést.
A Planetárium vezetője kiküldetés esetén a kiküldetési rendelvényt a megfelelő dokumentumokkal együtt a kiküldetést követő két munkanapon belül eljuttatja az Óvoda részére.
Átsorolás, munkakör változás esetén a Planetárium vezetője, vagy az általa megbízott személy a szükséges információkat az Óvoda részére a hatálybalépést megelőző 3 munkanapon belül átadja.
Megbízásos jogviszony, valamint szellemei tevékenység számla ellenében történő kifizetéshez kapcsolódó vállalkozói szerződés esetén a Planetárium vezetője a megbízás teljesítésének megkezdését megelőzően elkészíti a megfelelő megbízási szerződést, melyet a megbízott aláírása előtt ellenjegyzésre megküld az Óvoda gazdasági vezetőjének. A kifizetésre csak az ellenjegyzés és a Planetárium szakmai teljesítés igazolása után kerülhet sor. megbízásos jogviszony bérszámfejtését az Óvoda munka- és tb ügyintézője végzi.
7.8. A működtetés, vagyonkezelés, tárgyi eszköz felújítás, beruházás
A Planetárium feladatai:
- gondoskodik a munkaerő foglalkoztatásáról, szervezi, irányítja a foglalkoztatottak munkáját,
- jogosult a rá bízott vagyont használni, köteles gondoskodni annak védelméről,
- jelzi az Óvoda gazdasági szervezete felé, mely vagyontárgy milyen mértékű felújításra szorul, figyelembe véve a költségvetésben jóváhagyott előirányzatát,
- jelzi az Óvoda gazdasági szervezete felé beruházási szükségletét, figyelemmel a költségvetésében jóváhagyott előirányzatára,
- statisztikai jelentések elkészítése,
- leltározással kapcsolatos feladatok ellátásában közreműködik a leltározási szabályzat szerint.
Az Óvoda gazdasági szervezetének feladatai:
- a számvitel keretén belül ellátja a könyvelési feladatokat, megállapítja az intézmény számviteli rendjét. Planetáriumra vonatkozóan elkülönített számviteli nyilvántartást vezet.
- gondoskodik a Planetárium üzemeltetéséről és tervszerű karbantartási feladatairól,
- bankszámla és pénztár kezelése,
- KIR 3 rendszer alkalmazásával ellátja a bér- és munkaügyi feladatokat,
- számlázással kapcsolatos feladatok ellátása.
7.9. Pályázatok benyújtása, elszámolása
A Planetárium – az Óvoda gazdasági szervezetének vezetőjével történő előzetes egyeztetés alapján – jogosult önállóan pályázatot beadni. A pályázat beadásakor a Planetárium köteles Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének 283/2011. (IX.15.) KH. határozata mellékletét képező Kecskemét Megyei Jogú Város Önkormányzata Pályázati Keretszabályzatban meghatározottak alapján eljárni.
Amennyiben a pályázatban pénzügyi kihatású kötelezettségvállalás is szükséges, akkor ehhez az Óvoda gazdasági vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése is szükséges.
A nyertes pályázat megvalósítása a Planetárium feladata és kötelezettsége.
A pályázat szakmai teljesítésével a Planetárium tartozik elszámolni, a pénzügyi elszámolást az Óvoda gazdasági vezetője köteles előkészíteni és elvégezni, melyhez a Planetárium segítséget nyújt.
7.10. Belső kontroll
A Planetárium vezetője a Planetárium vonatkozásában köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információs és kommunikációs rendszert, továbbá a monitoring rendszert. A Planetárium vezetője a 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 1. mellékletében meghatározottakkal összhangban köteles írásban értékelni a kialakított kontrollrendszer minőségét.
Az Óvoda belső ellenőrzési tevékenysége kiterjed a Planetárium gazdálkodásának a vizsgálatára. Az Óvoda belső ellenőrzése kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján valósul meg, a függetlenített, szakképzettséggel rendelkező belső ellenőr munkatárs alkalmazásával. A Planetárium vezetője javaslatot tesz az ellenőrzendő területekre.
Az Óvoda és a Planetárium közötti együttműködést, tájékoztatást, információáramlást a Óvoda folyamatosan biztosítja. A Planetárium vezetőjének feladata a kockázatelemzés, az ellenőrzési nyomvonal szerinti vezetői ellenőrzés.
8. Jelen Munkamegosztási megállapodás 2015. július 1-től lép hatályba.
Jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben az Óvoda belső szabályzatának rendelkezéseit kell a Planetáriumra vonatkozóan is alkalmazni.
Kecskemét, 2015. ………………