Partnerség egy

AH	Audit Hatóság
AWG	Értékelő munkacsoport
BRECO	Határon átnyúló együttműködés nagyváradi regionális irodája
CA	Igazoló Hatóság (az Irányító Hatóság vette át az Igazoló Hatóság szerepét)
CBC Programme	Határon Átnyúló Együttműködési Program
CN	Projekt Koncepció
EB	Európai Bizottság
eMS	Elektronikus Monitoring Rendszer
EP	Együttműködési Program
ERFA	Európai Regionális Fejlesztési Alap
ESZE	Első szintű ellenőrzés
ETC	Európai Területi Együttműködés
EU	Európai Unió
FA	Teljes Pályázat
GBER	Általános csoportmentességi rendelet
GfA	Pályázati útmutató
HU	Magyarország
HUF	magyar forint
IH	Irányító Hatóság
IP	magyar oldali Info Pont
KKV	Kis- és középvállalkozás
KT	Közös Titkárság
LA	vezető pályázó
LB	Vezető kedvezményezett
MB	Monitoring Bizottság
MoI	Végrehajtási megállapodás – Egyezség az Interreg V-A Románia Magyarország Programban együttműködő tagállamok között
MRDPA	Regionális fejlesztési és Közigazgatási Minisztérium

	(Románia)
MS	az Európai Unió tagállama
NGO	nem kormányzati szerv
NH	Nemzeti Hatóság
PB	Kedvezményezett
PM	Partnerségi Megállapodás
PPR	Projekt Előrehaladási jelentés
PR	Partner jelentés
RC	Kifizetési kérelem
RO	Románia
XXX	xxxxx lej
SGEI	Általános gazdasági érdekű szolgáltatás
SZPI	Széchenyi Programiroda Tanácsadó és Szolgáltató Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság (Magyarország)
TEN-T	Transzeurópai Közlekedési Hálózat
TSZ	Támogatási Szerződés

1. BEVEZETÉS

A Projektmegvalósítási Kézikönyv célja, hogy támogatást nyújtson a Vezető Kedvezményezettek és a Projekt további Kedvezményezettjei számára projektjük megvalósítása során, az ERFA és állami társfinanszírozási szerződés megkötésétől kezdődően egészen a projektzárásig. Legyen szó adminisztratív kérdésről, pénzügyi menedzsmentről, monitoringról, jelentésről, ellenőrzésről vagy bármely más, a projekthez kapcsolódó témáról – projekt szinten csakúgy, mint kedvezményezett szinten, általános fontosságú kérdésekkel kapcsolatos tanácsokkal szolgál. A Projekt Végrehajtási Kézikönyv és annak mellékletei változtathatók és kiegészíthetők, ha lényegi változás történik a Program megvalósítása során. Javasolt a Program weblapján (xxxx://xxxxxxxx-xxxx.xx) található legfrissebb Projekt Végrehajtási Kézikönyv alkalmazása.

Figyelem!

Amennyiben egy adott kifizetés/beszerzés/tevékenység végrehajtását, vagy partnerjelentés benyújtását követően módosul a Projekt Végrehajtási Kézikönyv, az érintett költségek jóváhagyása a módosított Projekt Végrehajtási Kézikönyvben foglaltak alapján történik. Az új szabályokat viszont csak abban az esetben lehet alkalmazni, ha azok kevésbé szigorúak az eredetieknél.

Az Ön projektjével kapcsolatos egyedi probléma esetén, kérjük, forduljon az illetékes Közös Titkársághoz (JS) vagy magyar oldalon az Információs Ponthoz tanácsért. Amennyiben kedvezményezetti szintű költségjóváhagyással kapcsolatos kérdése van, kérjük forduljon az Ön országának első szintű ellenőrző szervéhez. A fent említett hivatalos weblapon ezen szervek elérhetősége megtalálható.

2. SZERZŐDÉSKÖTÉS

2.1 Szerződéskötés előtti fázis

A szerződéskötés folyamatábrája

Tevékenység

Dokumentum

Felelős

Határidő

A vezető pályázó értesítése a

projekt kiválasztásáról

Értékelő munkacsoport levele

Értékelő munkacsoport elnöke

A Monitoring Bizottság ülését

követő 3 napon belül

2	A Közös Titkárság értesítése a támogatás elfogadásáról / visszautasításáról	Vezető pályázó megerősítő levele	Vezető pályázó jogi képviselője	Az értékelő munkacsoport levelében foglaltak szerint
3	Szerződés előkészítéséhez kapcsolódó dokumentumok bekérése	Szerződés előkészítéséhez kapcsolódó dokumentumokra vonatkozó értesítő levél	Közös Titkárság munkatársa	Vezető pályázó megerősítő levelének kézhezvételét követő nap
4	A pályázati űrlap módosítása az eMS-ben az értékelő munkacsoport feltételei/javaslatai szerint, ha van ilyen		Vezető kedvezményezett képviselője, Közös Titkárság munkatársa	Közös megegyezés szerint
5	A szerződés előkészítéshez kapcsolódó dokumentumok feltöltése az eMS- be / határidő hosszabbítás kérése (ha az igény alátámasztható)	Határidő hosszabbítást kérő levél – ha szükség van rá	Vezető kedvezményezett képviselője	Az eMS-ben „jóváhagyott”-ra történt módosítást követő 5 napon belül
5.1	A Vezető kedvezményezett értesítése a szerződés előkészítéshez kapcsolódó dokumentumok feltöltésére vonatkozó új határidőről	Értesítés a határidő hosszabbításról	Közös Titkárság munkatársa	A határidő hosszabbítási kérelem kézhezvételét követő 2 napon belül
5.2	A szerződés előkészítéshez kapcsolódó		Vezető kedvezményezett képviselője	A határidő hosszabbításról történő értesítés

	dokumentumok feltöltése az eMS- be			kézhezvételét követő 5 napon belül
6	A feltöltött dokumentumok ellenőrzése, szükség esetén tisztázó kérdések feltevése	1. tisztázó kérdéseket tartalmazó levél	Közös Titkárság / Info Pont munkatársa	A vezető kedvezményezett által a dokumentumok feltöltését követő 5 napon belül
6.1	A tisztázó kérdésekre adott válaszok feltöltése		Vezető kedvezményezett képviselője	A tisztázó kérdéseket tartalmazó levél kézhezvételét követő 5 napon belül
6.2	A tisztázó kérdésekre adott feltöltött válaszok ellenőrzése, szükség esetén újabb tisztázó kérdések feltétele	2. tisztázó kérdéseket tartalmazó levél	Közös Titkárság / Info Pont munkatársa	Az első körös tisztázó kérdésekre adott válaszok feltöltését követő 2 napon belül
6.3	Az újabb tisztázó kérdésekre adott válaszok feltöltése		Vezető kedvezményezett képviselője	A második körös tisztázó kérdéseket tartalmazó levél kézhezvételét követő 3 napon belül
6.4	Az újabb tisztázó kérdésekre adott válaszok ellenőrzése		Közös Titkárság / Info Pont munkatársa	A második körös tisztázó kérdésekre adott válaszok feltöltését követő 2 napon belül
7	A szerződés előkészítéshez kapcsolódó dokumentumok jóváhagyása		Közös Titkárság / Info Pont munkatársa	Szerződés előkészítéshez dokumentáció teljessé nyilvánítását követő 2 napon belül

7.1

Szükség esetén javaslattétel a finanszírozás megtagadására

Az Irányító Hatóság értesítése

A Közös

Titkárság vezetője

A szerződés előkészítéshez kapcsolódó dokumentáció teljessé nyilvánítását követő 2 napon

belül

A Monitoring Bizottság hagyja jóvá a támogatásra javasolt pályázatok listáját. A Monitoring Bizottság döntéséről a Közös Titkárság írásban értesíti a Vezető Pályázót.

Miután a Monitoring Bizottság jóvá hagyja a kiválasztott pályázatok listáját, a Közös Titkárság 3 napon belül elektronikus értesítést küld Önnek.

Ez az elektronikus értesítés tartalmazza a Monitoring Bizottság/Értékelő Munkacsoport javaslatait az adott projekttel kapcsolatban, amennyiben van ilyen. Ezen javaslatok kezelése az eMS pályázói felületen keresztül történik. A javaslatok vonatkozhatnak többek között a projekt költségvetésének csökkentésére, bizonyos tevékenység kivételére/felülvizsgálatára, indikátorok felülvizsgálatára stb. Az értesítő levélben a Közös Titkárság felkéri a Vezető Pályázót azon szándéka kifejezésére, hogy Támogatási Szerződést kíván kötni. A Közös Titkárság ellenőrzi, hogy a Vezető Pályázó megtette-e a pályázaton a kért módosításokat.

Figyelem! A projekthez kapcsolódó költségek a Monitoring Bizottság jóváhagyó döntésének Vezető Kedvezményezett által történő kézhezvétele utáni első naptól számolhatók el. Ez alól csak az előkészítési költségek képeznek kivételt. Ez azt jelenti, hogy amennyiben az Irányító Xxxxxxx által aláírásra került a Támogatási Szerződés, a kedvezményezettek tevékenységei ezen dátumtól kezdődően válnak elszámolhatóvá.

Felhívjuk a pályázók figyelmét, hogy az Irányító Hatóság megtagadhatja a szerződéskötést és javasolhatja a Monitoring Bizottság számára a szerződéskötéstől való elállást. Ezért azon költségeket, melyek a Támogatási Szerződés aláírása előtt merülnek fel, a kedvezményezett saját felelősségére

vállalja. Amennyiben a támogatási szerződés nem kerül aláírásra, ezen költségeket a Program nem finanszírozza.

Amennyiben a kedvezményezett eláll a támogatástól, köteles a Monitoring Bizottság döntését tartalmazó értesítőlevél kézhezvételét követő 3 munkanapon belül értesíteni a Közös Titkárságot.

Ebben időszakban azok a Vezető Kedvezményezettek, akik kifejezték azon szándékukat, hogy Támogatási Szerződést kötnek, értesítőlevelet kapnak. Az értesítőlevélben arra érkezik felkérés, hogy Vezető Kedvezményezett a projektben résztvevő minden partner részére töltse fel a dokumentumlistát1 az eMS rendszerbe. A későbbiek során, a Támogatási Szerződés aláírását követően a Vezető Kedvezményezett2 kitölti az eMS-ben a “Supplementary Information (kiegészítő információk)” részt. Ez a rész a következő információkat tartalmazza: banki információ, a dokumentumok fizikai helye, partnerségi megállapodás, felhasználó kijelölés).

Figyelem! Amennyiben bármely kedvezményezettnek tartozása van a Magyarország-Románia Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 időszakára visszamenőleg és/vagy az Interreg V-A Románia-Magyarország Program felé, jelen projekt esetében addig nem kerülhet sor szerződéskötésre, amíg ezen tartozások nem rendeződnek.

A projektjavaslat elfogadását követően a Vezető Pályázó, mint Vezető Kedvezményezett aláírja az alábbi dokumentumokat:

● Partnerségi Megállapodás (PM), meghatározza minden kedvezményezett jogait és kötelességeit (feladatok, jelentések stb.) az elnyert támogatás eredményes pénzügyi ügyintézését, valamint a jogtalanul kifizetett összegek visszatérítésére irányuló szabályokat stb. A Partnerségi Megállapodás egy aláírt példányát fel kell tölteni az eMS-be, az “Application Form Supplementary Information” részbe – ilyen formában a Közös Titkárságnak alkalma van megtekinteni a Partnerségi Megállapodást a szerződéskötés előtti szakaszban. A

1 A szükséges dokumentumminták a Program honlapján megtalálhatóak: xxx.xxxxxxxx-xxxx.xx

2 Az eMS-ben az LB (Vezető Kedvezményezett) felhasználó alatt

Vezető Kedvezményezett és partnerei dönthetnek úgy, hogy az Irányító Hatóság előzetes engedélyével további rendelkezéseket is alkalmaznak. Ezen rendelkezések azonban nem állhatnak ellentétében sem a program szabályaival, sem pedig az alkalmazandó európai/nemzeti jogszabályokkal.

Figyelem! A Partnerségi Megállapodás aláírása előfeltétele a Támogatási Szerződés megkötésének és a támogatás folyósításának.

● Támogatási Szerződés (TSZ), meghatározza a Vezető Kedvezményezett Irányító Xxxxxxxxxx szembeni jogait és kötelességeit. A szerződéskötést megelőző időszakban a Vezető Kedvezményezett feladata annak biztosítása, hogy minden olyan dokumentum, amely a Támogatási Szerződés megkötésének feltétele, bemutatásra kerül a Közös Titkárság számára/feltöltésre kerüljön az eMS-be.

Figyelem! Körültekintően tanulmányozza a Támogatási Szerződésben, a Partnerségi Megállapodásban és a társfinanszírozási szerződésben a Vezető Kedvezményezett és a további kedvezményezettekre vonatkozó jogokat és kötelezettségeket. Ezen dokumentumok indikatív jellegű mintája elérhető a Program honlapján: xxx.xxxxxxxx-xxxx.xx.

A Kifizetés ütemezési3 előrejelzés kulcsfontosságú benyújtandó dokumentum a szerződéskötés előtti időszakban. Ez a dokumentum nagyon fontos szerepet tölt be a megvalósítás során. Amennyiben a megvalósítási időszak feléig nem sikerül megfelelni az előrejelzésnek, az támogatásvesztéshez vezethet. Ezért nagyon fontos a dokumentum körültekintő, előre jól megtervezett kitöltése. Vegye figyelembe, hogy a projektek előrehaladási jelentése, valamint az a költség4, amit a partnerek a projekt félidejét jelző hónap végéig vállalnak elkölteni és első szintű kontrollra benyújtani, az kizárólag az eMS rendszeren keresztül történik. Az ütemezés térjen ki a jelentési periódusokra5 és azon összegekre, melyet a

3 Az ütemezési minta a Program honlapján elérhető.

4Ezt az összeget a lehető legpontosabban próbálja megtervezni. Lásd 3.6 fejezet.

5 A kedvezményezett a végrehajtási időszak hónapjait adja meg, nem naptári hónapokat. pl.: az első jelentési időszak: a végrehajtási időszak 3. hónapja, vagy 4. hónapja (a végrehajtási időszak függvényében).

kedvezményezettek jelenteni fognak az Első Szintű Kontroller felé.

A szerződés-előkészítő időszakban a Vezető Kedvezményezett és a projekt partnerek készítenek és benyújtanak egy tervezetet a Közös Titkárság részére, amely meghatározza a partnerek költség-céljait a projekt félidei megvalósítására és az eMS-ben feltűntetett jelentéstételi időszakokra vonatkozóan. (az 1. és 2. felhívások projektjeire vonatkozik) / a partnerek céljait a megvalósítási időszak felére vonatkozóan (a 3. felhívás projektjeire vonatkozik).

Figyelem! Nagyon fontos a terv körültekintő elkészítése, mivel ez határozza meg az egyes partnerek által vállalt költést és kifizetési kérelmet, melyet az Első Szintű Ellenőrzéshez benyújtanak a végrehajtási időszak felét jelző hónap végéig. Minden partner pénzügyi helyzete ezen összeg alapján kerül megítélésre.

A kedvezményezettek feltöltik az eMS-be a Közös Titkárság6 által kért dokumentumokat. Erre 5 munkanap áll a Vezető Kedvezményezett rendelkezésére. Xxxxxx indokkal a Vezető Kedvezményezett kérheti a határidő meghosszabbítását. Ez a hosszabbítás azonban nem haladhatja meg az 5 munkanapot.

Figyelem! Amennyiben a projekt bizonyos feltételek mellett került kiválasztásra, elengedhetetlenül fontos, hogy a Vezető Kedvezményezett a Monitoring Bizottság valamennyi előírásának eleget tegyen az adott határidő betartása mellett. Ha például a pályázat benyújtásakor a Tulajdoni Lap nem került benyújtásra földszerzés esetén (vásárlás/ kisajátítás), a pályázó köteles a tulajdoni lapot maximum 3 hónappal azután benyújtani, hogy értesítést kapott a támogatás megítéléséről. Máskülönben a Támogatási Szerződés és a tárfinanszírozási szerződés nem kerülnek aláírásra.

Figyelem! Minden olyan dokumentum, melyet a szerződéskötés előtt be kell nyújtani, határidőhöz7 kötött. A határidőt8 a Közös Titkárság határozza meg a

6 A Vezető Kedvezményezett felelősséget vállal a feltöltött dokumentumok eredetivel való teljes egyezésére.

7 A gyakorlatban a határidő maximum 5 munkanap bármely tisztázó kérdés / hiánypótlási felhívás megválaszolására. Indokolt esetben ezen határidők lehetnek rövidebbek vagy hosszabbak.

8 Normál esetben a szerződéskötés ellőtti időszak nem haladja meg a 27 munkanapot. Ezen időszak

alatt az értékelési eljárásban kért minden módosítást fel kell tölteni az eMS-be. Lásd a fenti folyamatábrát.

kiküldött értesítésben. A szerződéskötést megelőző időszak magába foglalja a tisztázó kérdésekre szánt időt is. A határidők figyelmen kívül hagyása a szerződéskötés meghiúsulását vonhatja maga után.

Elutasítást vonhat maga után, ha a szerződés előkészítéséhez szükséges dokumentumok nem felelnek meg a Program előírásainak. Jelen felsorolás nem teljes körű!

2.2 Szerződéskötés

Az elszámolható költség maximum 85%-a lehet az ERFA támogatás.

Román kedvezményezettek esetében a hazai társfinanszírozás mértéke az elszámolható költség maximum 13%-a, a központi költségvetésből finanszírozott hatóságok kivételével. Magyar kedvezményezettek esetében ez a mérték a 10% vagy 15%, a nemzeti jogszabályoknak megfelelően.

A kedvezményezettek 9 önerővel is hozzájárulnak a projekt költségvetéséhez. Ennek mértéke román oldalon a teljes költség minimum 2%-a, magyar oldalon minimum 5%-a.

A Támogatási Szerződés az Irányító Hatóság és a Vezető Kedvezményezett között aláírásra kerülő jogi dokumentum. Ez szolgáltatja az alapot az ERFA tartalom Vezető Kedvezményezett felé történő folyósításához.

Figyelem! A szerződéskötéshez szükséges dokumentumok Irányító Xxxxxxx általi ellenőrzését követően további pontosításra lehet szükség. A Vezető Kedvezményezett és a többi kedvezményezett köteles a megadott határidőn belül megválaszolni a tisztázó kérdéseket10.

Az Irányító Hatóság képviselőjének aláírását követően a Vezető Kedvezményezettnek 5 munkanap áll rendelkezésére a kézhezvételt követően,

9Mindkét oldalon kivételt képeznek a központi költségvetésű szervek.

10A gyakorlatban a határidő maximum 5 nap bármely tisztázó kérdés / hiánypótlási felhívás megválaszolására. Indokolt esetben ezen határidők lehetnek rövidebbek vagy hosszabbak.

hogy aláírja a Támogatási Szerződést. A Vezető Kedvezményezett egy eredeti példányt magánál tart, a többit pedig visszaküldi az Irányító Hatóság részére. A szerződéseket dátummal is el kell látni.

A támogatási szerződések 3 eredeti példánya a következőképpen kerül szétosztásra:

● egy példány a Vezető Kedvezményezett számára;

● egy példány az Irányító Xxxxxxx számára;

● egy példány a Közös Titkárság számára (archiválásra és a megfelelő szabályozás szerinti tárolásra).

Megjegyzés: A Támogatási Szerződés aláírását követően a Vezető Kedvezményezettnek 10 munkanap áll rendelkezésére, hogy a szerződést annak minden mellékletével együtt beszkennelje és feltöltse az elektronikus rendszerbe az alkalmazás “Attachments – csatolmányok” nevű részébe.

A Támogatási Szerződés mindkét fél által történt aláírását követően a román kedvezményezettek aláírhatják a társfinanszírozási szerződést a Regionális Fejlesztési és Közigazgatási Minisztériummal – lásd a Kézikönyv 2.3 fejezetét. Magyar kedvezményezettek esetében a Miniszterelnöki Hivatal képviseletében a Széchenyi Programiroda írja alá a társfinanszírozási szerződést. A folyamatleírás a Kézikönyv 2.4 fejezetében olvasható.

Megjegyzés: A társfinanszírozási szerződés aláírását követően a Vezető Kedvezményezettnek az aláírástól számított 10 munkanap áll rendelkezésére, hogy a szerződést annak minden mellékletével együtt beszkennelje és feltöltse az elektronikus rendszerbe az alkalmazás “Attachments – csatolmányok” nevű részébe.

Túlszerződés- Over contracting

A minimum értékhatár fölötti (65 pont) pontszámot elérő pályázatokat a Monitoring Bizottság várólistára teszi. A pénzügyi határok betartása mellett ezek a pályázatok szerződést köthetnek. A szokásos szerződéskötési eljárást külön pénzügyi szerződés aláírása fogja követni.

A Vezető Kedvezményezett (a partnerekkel történt egyeztetést követően)

maximum 3 munkanapon11 belül értesíti a Közös Titkárságot ennek elfogadásáról vagy visszautasításáról. Visszautasítás esetén a Közös Titkárság a várólista következő helyén álló projekt számára ajánlja fel a lehetőséget az adott Beruházási Prioritáson.

Figyelem! A túlszerződés (over- contracting) feltételeire vonatkozó részletek a Program honlapján található indikatív Támogatási Szerződés mintában olvashatóak.

2.3 Állami Társfinanszírozási Szerződés megkötése román oldalon

A társfinanszírozási szerződés megkötésének folyamatát a román Első Szintű Ellenőrzés koordinálja. A társfinanszírozási szerződés megkötése az ERFA szerződés megkötésével párhuzamosan zajlik, de csak azt követően véglegesíthető, hogy az Irányító Hatóság aláírta a Támogatási Szerződést.

Miután az Irányító Xxxxxxx aláírta a társfinanszírozási szerződést, a kedvezményezett kézhez kap két eredeti példányt. Egy aláírt példányt vissza kell küldeni az Irányító Hatóság részére.

Előleg igénylés

A társfinanszírozási szerződés aláírását követően, de még az első projekt jelentés benyújtása előtt (ez alól kivételt képez az előkészítési költségekhez kapcsolódó 0. Projekt jelentés) a román kedvezményezett előlegigénylést nyújthat be az Irányító Hatósághoz a társfinanszírozási szerződésben foglalt összeg maximum 80%-ára. A kérelmet eredetiben kell benyújtani, tartalmaznia kell a százalékot, az összeget és azt a bankszámlaszámot, ahová az összeget utalni lehet – a bank által kiadott pénzügyi adatlap alapján, ahogyan az az eMS-be feltöltésre került a Supplementary Information”/ “Bank Information” (kiegészítő információ / banki információ) részbe. Az Irányító Xxxxxxx a társfinanszírozási szerződésben rögzített pénzmozgásra alapozva biztosítja az előleg kifizetést.

A kérelem az Irányító Hatóságnál történő iktatást követően maximum 15 napon

belül elbírálásra kerül (ez a határidő felfüggeszthető, amennyiben további

11 Amennyiben a Vezető Kedvezményezettnek több időre van szüksége a döntés meghozatalához, a Vezető Kedvezményezett megfelelő indokkal 3 munkanapon belül írásban kérheti a Közös Titkárságtól/Irányító Hatóságtól a határidő meghosszabbítását.

információra van szükség). Az Irányító Xxxxxxx az előleg igénylés elfogadását követő maximum 10 napon belül átutalja a román kedvezményezett számára az előleg igénylésnek megfelelő összeget.

2.4 Állami Társfinanszírozási Szerződés megkötése magyar oldalon

Azon magyar kedvezményezettek, akiknek a projektje Uniós költségvetésből támogatást nyert, automatikusan hozzájutnak a nemzeti társfinanszírozáshoz. A társfinanszírozás a ROHU Programban Nemzeti Hatóságként eljáró Miniszterelnöki Hivatal nyújtja.

A társfinanszírozás maximális összegét a nemzeti társfinanszírozási szerződés euróban rögzíti és euróban kerül kifizetésre is a támogatási szerződés költségtáblája alapján. A társfinanszírozás aránya (max. 10% vagy 15%) a kedvezményezett szervezettől függ: a központi költségvetési szervek csakúgy, mint a közvetlen vagy közvetett állami tulajdonban lévő szervezetek (egyetemek, nemzeti parkok stb.) 15%-os társfinanszírozásban részesülnek, míg minden más szervezet 10%-os társfinanszírozást kap12.

A társfinanszírozási szerződés aláírásra történő előkészítése azonnal elkezdődhet, amint a ROHU Program Monitoring Bizottsága jóvá hagyta a támogatásra kiválasztott projektek listáját és a Nemzeti Hatóság megküldte ezt a listát a Széchenyi Programiroda részére.

A magyar kedvezményezettekkel kötendő társfinanszírozási szerződéseket a Nemzeti Hatóság képviseletében a Széchenyi Programiroda írja alá. A szerződések elkészítése a Széchenyi Programiroda Nemzetközi és Európai Együttműködési Programok Igazgatósága Kontroll Osztályának feladata. Ugyanazon szervezeti egységek felelősek az első szintű ellenőrzésért.

A hazai társfinanszírozási szerződés aláírásának legfőbb kritériumai a következők:

- Az irányító Hatóság és a Vezető Kedvezményezett között aláírt Támogatási Szerződés;

12Lásd a126/2016. (VI. 7.) Korm. rendeletet A 2014-

2020 programozási időszakban az Európai RegionálisFejlesztési Alap és az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz egyes, határon átnyúló együttműködési programjainak végrehajtásáról

- A projektben résztvevő minden kedvezményezett által aláírt Partnerségi Megállapodás.

A Nemzeti Hatóság által megküldött projektlista alapján a Széchenyi Programiroda értesíti a magyar kedvezményezettet az elérhető társfinanszírozásról, valamint a szerződés megkötéséhez szükséges benyújtandó dokumentumokról. Miután a kedvezményezett benyújtotta a szükséges dokumentumokat, a Széchenyi Programiroda hiánypótlást kérhet (szükség esetén – amennyiben a dokumentáció nem teljes). Ha minden dokumentum a Széchenyi Programiroda rendelkezésére áll, kitöltésre kerül a szerződés sablon és a szükséges mellékletek csatolásra kerülnek a szerződéshez. Ezt követően a szerződéstervezet aláírás céljából megküldésre kerül a kedvezményezett részére. A kedvezményezett visszaküldi az aláírt szerződést a Széchenyi Programiroda részére, ahol szintén aláírásra kerül. A szerződés mindkét fél által megtörtént aláírását követően megkezdődik a nemzeti társfinanszírozás kifizetése – 100%-os előfinanszírozásként.

2.5 Az ERFA támogatási szerződés módosítása, egyéb projekt változtatások

I. A Vezető kedvezményezett / kedvezményezett által kezdeményezett szerződésmódosítás

Bármilyen jól megtervezett és előkészített projekt esetében is előfordulhat a végrehajtás során, hogy változások adódnak, melyek miatt módosításra van szükség. Ugyanakkor azonban mivel a Monitoring Bizottság az eredeti pályázatot értékelte és választotta ki, így tanácsos a projektet érintő változások számát limitálni.

1. tábla Lehetséges módosítások

Módosítás típusa

Módosítás tárgya

Alátámasztó dokumentumok

Felelős

Értesítés

jóváhagyá s nélkül

- Kontakt adatok (cím, székhely stb.) a Vezető Kedvezményezett vagy a projekt kedvezményezettjeinek

- Értesítés a módosításról a módosítás alátámasztásával együtt (Vezető kedvezményezett

Vezető Kedvezm ényezett

cseréje-“Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

-a jogi képviselő cseréje- Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- Kontaktszemély változás- Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- Változás a költségterv ütemezésében és a kifizetési kérelemben; a kedvezményezettnek lehetősége van az ütemtervben feltüntetett adatok módosítására, kivéve a projekt megvalósítási időszak felére tervezett összköltséget, amelyet minden kedvezményezettnek be kell nyújtani az ESZE számára. “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

-Vezető Kedvezményezett bankszámlaszám változása- Nincs szükség “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

Apróbb változások a pályázati űrlapon: ami lehet:

- egyetlen tevékenység formájának megváltozása - “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- egyetlen tevékenység ütemezése (pl.: egy konferencia elhalasztása)-

által aláírva) 1 eredeti példányban;

- A változással érintett szerződésmelléklet(ek) 1 eredeti példányban;

- Alátámasztó dokumentum(ok) 1 hitelesített másolatban

Nincs szükség “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

- tervezett workshop helyszínváltozása - “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

Ezen változások nem lehetnek hatással a projekt főbb célkitűzéseire.

- költségsoron belüli összeg átcsoportosítások, 20%- os határon belül anélkül, hogy a költségsor összege változna (a

24. oldalon említett feltételek mellett) “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

Értesítés

jóváhagyá ssal

- A projektvégrehajtás során kidolgozott dokumentumok technikai módosítása (megvalósíthatósági tanulmány, román oldalon DAIW és megvalósíthatósági tanulmány/ Magyar oldalon intervenciós munkálatokat jóváhagyó dokumentáció) - Nincs szükség “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

- Költség átcsoportosítás a költségvetési sorok között a 20%-os határ betartása mellett, ( 25. oldalon említett feltételek mellett, megfelelően igazolt piackutatással együtt) “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- Változásbejelentési kérelem a módosítási kérelem alátámasztásával együtt (Vezető kedvezményezett által aláírva) 2 eredeti példányban;

- A változással érintett szerződésmelléklet(ek) 2 eredeti példányban;

- Alátámasztó dokumentumok 2 eredeti példányban vagy másolatban.

Vezető Partner

Közös Titkárság

/ Info Pont

- Költség átcsoportosítás egy költségvetési soron belül, a 20%-ot meghaladó mértékben, de a teljes költségvetési sor összegét nem érintően - „Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

- Változás a projekt megvalósítási csapaton belül - “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

Kiegészíté s

-a) változások a projektpartner szervezetében (jogi változásokat követő módosulások kivételével közintézmények esetében)- “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- Változás a partnerség összetételében-“Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

- Költség átcsoportosítás a kedvezményezettek között - “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- Költség átcsoportosítás a költségsorok között- Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- Költségsorok közötti, 20%-ot meghaladó átcsoportosítás, - “Módosítási Kérelem”

- Változásbejelentési kérelem a módosítási kérelem alátámasztásával együtt (Vezető kedvezményezett által aláírva)

- A szerződés változtatni kívánt mellékleteiből (az érintett részek) 2 eredeti példány; minden oldalon legyen feltüntetve: Módosítva a... számú Kiegészítés által…, valamint a projekt kódszáma);

- alátámasztó dokumentumok 2 eredeti példányban vagy másolatok.

Vezető Partner

Közös Titkárság

/Info Pont Irányító Hatóság/ MB13

13 Amennyiben a változás érinti a Pályázati Útmutatóban szereplő eredeti jogosultsági feltételeket: pl. változás az eredeti partnerségben.

benyújtása az eMS-en keresztül;

- A jóváhagyott pályázati űrlap dokumentumaihoz képest tervezett technikai változtatások (megvalósíthatósági tanulmány, román oldalon DAIW és megvalósíthatósági tanulmány/ Magyar oldalon intervenciós munkálatokat jóváhagyó dokumentáció)- Nincs szükség “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

- A megvalósítási időszak Pályázati Útmutatóban meghatározott maximális időtartamra történő meghosszabbítása- “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül;

- A megvalósítási hely/helyszín változása (beleértve a beruházás helyszínéül tervezett ingatlan jogi státuszának változását- “Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS-en keresztül;

- Jelentős változások a pályázati űrlapon-“Módosítási Kérelem” benyújtása az eMS- en keresztül.

Figyelem! A fent felsorolt változások listája nem teljeskörű! A Vezető Kedvezményezettnek minden esetben értesíteni kell a Közös Titkárságot. Ez a szervezet hivatott eldönteni, hogy az adott változtatás(ok) szerződés módosítás tárgyát képezi(k)- e, vagy sem.

Az eMS-be feltöltött adatok, a szkennelt dokumentumokat is beleértve, kötelező

érvényűek minden kedvezményezettre nézve. Az eMS-be az adott projekthez kapcsolódóan feltöltött dokumentumok ellen nem lehet fellebbezni. Felhívjuk továbbá a figyelmet arra, hogy az eMS “Supplementary Information – Kiegészítő Információk” részbe és az “Attachments - Csatolmányok” részbe feltöltött dokumentumok módosíthatók “Változásbejelentő kérelem” benyújtása nélkül is.

Abban az esetben, ha “in progress – benyújtás alatt” lévő jelentés van folyamatban az eMS rendszerben automatikusan törlődik, ha bármilyen módosítási kérelem érkezik a rendszerbe. Új partner jelentés/előrehaladási jelentés sem indítható, amíg a folyamatban lévő módosítási kérelem nem kerül jóváhagyásra a rendszerben.

A támogatási szerződés bármely nemű módosítása a társfinanszírozási szerződés módosítását vonja maga után. Ebben az esetben a kedvezményezett erről értesítést kap.

A. Értesítés jóváhagyás nélkül

A kedvezményezettnek azon kisebb változtatásokról is írásban kell értesítenie a Közös Titkárságot, melyek nem érintik jelentős mértékben a jóváhagyott pályázati űrlapot.

Az értesítéssel kezelhető változások listája (melyek nem igényelnek sem jóváhagyást, sem szerződés módosítást), valamint a benyújtandó dokumentumok listáját a fenti „1. tábla Lehetséges módosítások” részletezi.

TSZ módosítást írásban, e-mailben (szükség esetén eredetiben, papír alapon) kezdeményezhet a Vezető Kedvezményezett oly módon, hogy a módosításról való értesítés mellett benyújt minden alátámasztó dokumentumot (szkennelve és/vagy eredetiben) a Közös Titkárság részére.

A változás időpontjától számított 5 munkanapon belül be kell nyújtani a módosítási értesítést és minden alátámasztó dokumentumot.

A Közös Titkárság értesítését követően a Vezető Kedvezményezettnek engedélyt kell kérnie a Közös Titkárságtól, hogy az eMS-ben kezelhesse a változást és feltöltse a módosításról való értesítést, továbbá minden alátámasztó dokumentumot az Application Form - Pályázati Űrlap “Attachments – csatolmányok” részébe. Erre

maximum 3 munkanap áll rendelkezésre.

Figyelem! Ezen határidő (3 munkanap) meghosszabbítása a jelentési időszak végéig kérhető a Közös Titkárság jóváhagyása mellett, olyan esetben, amikor az eMS-ben szükséges a “Módosítási kérelem” vagy ha a partner jelentés/előrehaladási jelentés folyamatban van a rendszerben és a jóváhagyott szerződés módosításnak nincs kihatása az adott jelentésre.

Ezt követően a Közös Titkárság engedélyezi a Vezető Kedvezményezett számára az eMS rendszerben történő szükséges módosítások elvégzését (pályázati űrlap módosítása). Az eMS rendszerben elvégzendő módosítások lépései részletesen megtalálhatóak a következő dokumentumban: “Reporting in eMS Manual for Lead Partners and Project Partners”.

Figyelem! A módosítás a változás beálltától kezdődően él.

B. Értesítés jóváhagyással

TSZ módosítást írásban, e-mailben és/vagy postai úton (papír alapon, eredetiben) kezdeményezhet a Vezető Kedvezményezett oly módon, hogy a módosítási kérelem mellett benyújt minden alátámasztó dokumentumot (szkennelve és/vagy eredetiben) a Közös Titkárság részére.

A tervezett változtatás előtt 10 munkanappal be kell nyújtani a módosítási kérelmet és minden alátámasztó dokumentumot.

A jóváhagyással kezelhető változások listáját, valamint a benyújtandó dokumentumok listáját a fenti „1. tábla Lehetséges módosítások” részletezi.

A Módosítási kérelemnek tartalmaznia kell a változtatás szükségességének alátámasztását, a projekt végrehajtására gyakorolt hatását, a probléma megoldására tett javaslatot. Szükséges a hasonló eltérések jövőbeni elkerülésére tett törekvés megfogalmazása, ahol erre lehetőség van. Elengedhetetlen a módosítás érvénybe lépésének tervezett dátuma. A Módosítási kérelemnek a legutóbb jóváhagyott Pályázati Űrlap szolgál alapul.

Figyelem! Beruházási projektek esetében, ha a Műszaki Dokumentációt a tervező átadta, a kedvezményezett pedig elfogadta, 5 munkanapon belül be kell nyújtani

a Közös Titkárság részére.

A Műszaki Dokumentáció kíséretében benyújtásra kerül egy nyilatkozat, vagy arról, hogy a jóváhagyott Pályázati Űrlaphoz képest nem történt módosítás (megvalósíthatósági tanulmány, román oldalon DAIW és megvalósíthatósági tanulmány/ magyar oldalon intervenciós munkálatokat jóváhagyó dokumentáció), vagy arról, hogy történt módosítás, ami részletes bemutatásra és alátámasztásra kerül.

Xxxxxx a kedvezményezett nyilatkozatában kötelezően nevesítendő módosításokra:

- Funkcionális változás a beruházásban vagy az építmény tervezett tereiben/helyiségeiben stb.;

- Funkcionális/műszaki/építészeti megoldások változása;

- A beruházás műszaki-gazdasági indikátorainak változása;

- A beruházás mérhető paramétereinek változása (például a modernizálásra kerülő út hossza, a készülő épület helyiségeinek változása stb.).

- A beszerzésre kerülő felszerelés számának változása (például egy új elem hozzáadása, 4 felszerelés 3 helyett), anélkül, hogy partner szinten változás történne a “Felszerelés” költségsoron.

- A projekt team változása, új tag vagy pozíció hozzáadásával, anélkül, hogy partner szinten változás történne a személyi költségben és adott esetben az eredeti óradíj arányában.

Az ugyanazon a költségsoron belüli költség átcsoportosításoknak, a költségsor összegének változtatása nélkül; vagy költségátcsoportosításoknak különböző költségsorok között, az érintett költségsorok 20%-os módosítási határain belül számos feltételnek kell teljesülniük:

1. A minimum követelmények a technikai/műszaki jellemzőkre vonatkozóan meg kell, hogy egyezzenek a jóváhagyott pályázati űrlapban szereplőkkel (a beszerzés kiírásánál)

2. A tevékenységek leírásában szereplő felszerelések számát /a szükséges szolgáltatások/munkálatok leírását be kell tartani és a tevékenységgel való összefüggést egyértelműen kimutathatóvá kell tenni minden költség

esetében.

3. A költségsort nem lehet túllépni (akkor sem, ha az egyes termékek végső egységára különbözik attól az összegtől, amit az értékelési időszakban használtak a költségvetés alátámasztására)

4. A beszerzéseknél a nemzeti és európai jogszabályokat, csak úgy, mint más Program szabályt, be kell tartani.

Abban az esetben, ha a minimum technikai/műszaki követelmények alacsonyabbak a jóváhagyott pályázatban szereplőhöz képest, kiegészítés és kellő alátámasztás/igazolás szükséges.

Figyelem! A fent felsorolt változások listája nem teljeskörű. Az előzetes tervben történő minden változást a fentiekben leírt módon be kell jelenteni. Ugyanez a kötelezettség érvényes azon kedvezményezettekre is, akik az eredeti Pályázati Űrlappal együtt nyújtották be a Műszaki dokumentációt és a megvalósítási időszak alatt ezen Műszaki dokumentumok tartalmában változás következett be.

A Közös Titkárság megvizsgálja a kérelmet és további információt kérhet/tisztázó kérdéseket tehet fel és/vagy helyszíni ellenőrzésre van lehetősége. A Vezető Kedvezményezett és a projekt kedvezményezettjei kötelesek az előírt határidőn belül megválaszolni ezeket a kérdéseket14.

A Közös Titkárságnak joga van a Módosítási kérelmet (vagy annak egy részét) elutasítani, ha arra nem kapott alátámasztást vagy az alátámasztás nem megfelelő.

A Módosítási kérelem papír alapú jóváhagyásának kézhezvételét követő maximum

3 munkanapon belül a Vezető Kedvezményezett engedélyt kér a Közös Titkárságtól, hogy a változást az eMS-ben kezelje, feltöltse a Módosítási értesítést és annak minden alátámasztó dokumentumát a Pályázati Űrlap “Attachments - Csatolmányok” részébe. Az eMS rendszerben elvégzendő módosítások lépései részletesen megtalálhatóak a következő dokumentumban: “Reporting in eMS Manual for Lead Partners and Project Partners”.

14A gyakorlatban a határidő maximum 5 nap bármely tisztázó kérdés / hiánypótlási felhívás megválaszolására. Indokolt esetben ezen határidők lehetnek rövidebbek vagy hosszabbak.

A Közös Titkárság ellenőrzi, hogy a rendszerbe feltöltött módosítási és alátámasztó dokumentumok megegyeznek-e a papír alapon ellenőrzöttekkel és amennyiben egyezőnek találja azokat, jóváhagyja őket a rendszerben.

Figyelem! A jóváhagyott módosítás a Közös Titkárság általi jóváhagyás időpontjától tekinthető érvényesnek. Nyomatékosan javasoljuk, hogy egy jelentési időszakban csak egy értesítés kerüljön benyújtásra. Az értesítést előzetesen minden partnernek jóvá kell hagynia.

C. Kiegészítést igénylő módosítások

A Vezető Kedvezményezett köteles a Közös Titkárságot értesíteni a TSZ módosítás kezdeményezéséről a szándékolt hatálybalépést minimum 30 naptári nappal megelőzően (TSZ 13 (2) cikkely).

Az utolsó TSZ módosítási kérelmet legalább 2 hónappal a projekt záródátuma előtt be kell nyújtani (TSZ 13 (7) cikkely).

A Vezető Kedvezményezett a következő esetekben köteles kiegészítéssel történő TSZ módosítást kérni15:

a) változások a projektpartner szervezetében:

15 A megvalósítási időszak meghosszabbítása, a partnerség összetételének változása, a project tartalmának lényegi változása nem engedélyezett a Concept Note fázisban, így csak a c) és d) bekezdésben leírtak lehetségesek.

Szerkezeti összetétel vagy jogi változás, mint például név, székhely változás, jogi státusz változás fordulhat elő a megvalósítási időszakban a projekt partnerek szervezetében. Elengedhetetlenül fontos, hogy a szervezetnek a szerkezeti változásokat követően is meg kell felelnie a Pályázati Űrlap benyújtásakor érvényes jogosultsági kritériumoknak. Jogutódlás esetén, ha egynél több jogutód van, azt a partnerség változásaként kell kezelni és annak megfelelően kell eljárni. A kiegészítés benyújtását megelőzően ellenőrizni kell a partnerséget.

b) változások a partnerségben:

A partneri összetétel a projekt meghatározó eleme, amit a Program Monitoring Bizottsága jóváhagyott. Ezért a partnerség változását alapos indokkal kell alátámasztani és minden alternatív megoldást meg kell vizsgálni a megoldás érdekében a változás kérvényezését megelőzően. A partneri összetétel megváltoztatását kellőképpen indokolni szükséges, amit a Monitoring Bizottság hagy jóvá.

Három eset állhat fenn:

1. A visszalépő kedvezményezett helyébe új kedvezményezett lép. Az új kedvezményezett átveszi a visszalépő kedvezményezett költségvetését és tevékenységeit (az új kedvezményezett kiválasztása javasolt ugyanarról a területről, amelyről a visszalépő származik):

- vagy teljes egészében, így a visszalépő partner teljes költségvetésével együtt. Ebben az esetben a kötelezettségvállalást az adott partnerre annak arányában kell kiszámítani, hogy pontosan mikor csatlakozott a projekthez (új köztes cél kerülhet kitűzésre az adott partner számára a vele való szerződéskötés előtti szakaszban). A visszalépő partnernek vissza kell fizetnie a Programtól kifizetésre került támogatást;

- vagy részben, attól a pillanattól kezdve, ahogy az előző partner kilép a partnerségből. Ebben az esetben a korábbi kötelezettség vállalási cél az új partnerre nem vonatkozik. Az új szerződés megkötésekor új köztes cél kerülhet meghatározásra az érintett partner számára, annak figyelembe vételével, hogy mikor csatlakozik a partnerséghez. A visszalépő partner abban az esetben megtarthatja az addig kapott támogatást, ha a projekthez való hozzájárulása biztosított volt. Erre a partnerre nézve azonban a projekt

megvalósítás félidejéig kötelező érvényűek a célok (ebben az esetben az adott partner a megvalósítási idő felét követően lép ki).

2. Az új partner csak a bizonyos tevékenységeket, felelősségeket, kötelezettségeket és a költségvetés egy részét veszi át a visszalépő partnertől. A fennmaradó tevékenységek, felelősségek, kötelezettségek és a fennmaradó költségvetés szétosztásra kerülhet a projekt eredeti partnerei között, azzal a kitétellel, hogy az újonnan létrejött partnerség megfelel a határon átnyúló partnerség feltételeinek és a pályázati útmutatóban rögzített támogathatósági követelményeknek az adott projekt vonatkozásában.

3. A visszalépő partner költségvetését és tevékenységeit a partnerség többi kedvezményezettje veszi át16.

A projektnek továbbá bizonyítania kell a határokon átnyúló jellegét, és be kell vonni a határ mindkét oldaláról kedvezményezetteket.

Megjegyzés: Felhívjuk a figyelmet arra a tényre, hogy a partnerség módosítása a kedvezményezettnek egy másik kedvezményezett által történő helyettesítésével vagy a kedvezményezett tevékenységének és költségvetésének a többi partner által történő átvételével, ahol a beruházás tárgya a visszalépő tulajdonában / bérletében van, csak akkor lehetséges, ha a támogathatósági feltételek teljesülnek, ahogyan azt az érintett Pályázati útmutató szabályozza!

Az új kedvezményezett meg kell hogy felejen a pályázat benyújtásának időpontjában a Pályázati útmutató által támasztott támogathatósági feltételeknek. Az új kedvezményezettet a Közös Titkárság értékeli és a Monitoring Bizottság hagyja jóvá véglegesen a belépését az adott projektbe.

A partnerség módosítás és az ellenőrzési eljárás során követendő lépések:

Első lépésként a Vezető Kedvezményezett a partnerség változására irányuló kérelmet nyújt be, melyhez minimálisan a következő dokumentumokat szükséges csatolni 2 eredeti és 2 “az eredetivel mindenben megegyező” másolati példányban (pl.: jogi dokumentumok):

16 Xxxxx a feltétellel, hogy a jogosultsági követelmények továbbra is teljesülnek.

- A módosítási kérelem alátámasztását szolgáló feljegyzés;

- Az újonnan javasolt partner jogi dokumentumai;

- Az újonnan javasolt partner pénzügyi helyzetét, műszaki, adminisztrációs, humánerőforrás kapacitását (a fentiekkel összhangban) igazoló dokumentumok;

- Módosított pénzügyi jelentkezési űrlap legalább a következőre kitérően:

• Az újonnan javasolt partner adatai, beleértve az áfa visszaigényelhetőséget, a partner típusát (helyi / hatósági), jogi státuszát, a javasolt kedvezményezett érdekeltségét a projekt témakörében és a kedvezményezett pénzügyi hátterét – az adott projektre vonatkozó Pályázati Űrlapon és a Pályázati útmutatóban rögzített formában és feltételek szerint;

• Módosított projekt tevékenységek - az új partnerségen belüli feladatok megosztása (az eredetileg jóváhagyott tevékenységek és azok fő céljainak/outputjainak megváltoztatása nélkül) - az adott projektre vonatkozó Pályázati Űrlapon és Pályázati útmutatóban rögzített formában és feltételek szerint;

• Módosított projekt tevékenységek - a megvásárolandó fő berendezések és szolgáltatások leírása - az új partnerségen belüli feladatok megosztása (anélkül, hogy megváltoztatnák az eredetileg jóváhagyott listát és a megvásárlandó fő berendezések és szolgáltatások leírását, kivéve ezen lista csökkentését abban az esetben, ha az új partner bejelentette, hogy már rendelkezik a szükséges felszereléssel/szakértelemmel, és felhasználja őket a projektben);

• A műveletek módosított költségvetése - az adott projektre vonatkozó Pályázati Űrlapon és Pályázati útmutatóban rögzített formában és feltételek szerint;

• A Pályázati Űrlap egyéb módosított részei, ha érinti őket a változás;

- A partner/partnerek aláírt döntése a visszalépésről;

- Partnerségi Nyilatkozat a javasolt módosított partnerségnek megfelelően (az együttműködésben részt vevő valamennyi partnernek

nyilatkoznia kell a javasolt partnerség összetételéről); Az újonnan javasolt partner jogi képviselőjének erkölcsi bizonyítványa;

- Jogosultsági Nyilatkozat;

- Kötelezettségvállalási Nyilatkozat a javasolt módosított partnerségnek megfelelően (csak az új partnerek és azon partnerek részéréről, akiket érint a javasolt költségvetés növelés);

- A javasolt partner projektmenedzsment csapatának kiválasztásáról szóló határozat (ha van ilyen);

Figyelem! A támogatási és társfinanszírozási szerződés kiegészítésére vonatkozó tervezetek (RO partnerek esetében) nem kerülnek benyújtásra az első szakaszban! Ha benyújtják, akkor nem veszik figyelembe.

Az ellenőrzési folyamat során a Közös Titkárság tisztázó kérdéseket tehet fel és további dokumentumokat kérhet. A Közös Titkárság jelentést készít, amit benyújt az IH-nak.

A Közös Titkárság értesíti a Vezető Kedvezményezettet az MB partnerségmódosítási kérelmet jóváhagyó/elutasító döntéséről.

Amennyiben az MB jóváhagyja a partnerségmódosítási kérelmet, a Közös Titkárság kiküldi erről az értesítést, a folyamat a második ellenőrzési szakaszba lép.

Az ellenőrzés második szakaszát a jóváhagyott partnerségi módosítási kérelem hivatalos kiegészítéssel történő ellátása jelenti. A Vezető Kedvezményezett kiegészítés iránti kérelemmel fordul a Közös Titkársághoz, ami tartalmazza a Támogatási Szerződés kiegészítésének tervezetét 2 eredeti példányban, a társfinanszírozási szerződést (minden román kedvezményezett számára 2 eredeti példányban), a partnerségi megállapodást (1 eredetiben), határozatot saját forrás rendelkezésre állásáról és a pénzeszközök ideiglenes rendelkezésre állásának biztosításáról mindaddig, amíg a Programból kifizetésre nem kerülnek. Az újonnan jóváhagyott partner(ek) számára a kiegészítés keretein belül új kötelezettségvállalási célok kerülnek meghatározásra pontos határidőkkel, a 17. fejezetben meghatározott módszer szerint számítva. A partnerségmódosítás a támogatási szerződés kiegészítésének utolsó partner által történő aláírásával lép

életbe. Ezt követően módosítási kérelmet kell benyújtani az eMS-en keresztül annak érdekében, hogy a rendszerben éljen a partnerségi módosítással kapcsolatos jóváhagyott kiegészítés.

c) költségátcsoportosítás a Projekt Kedvezményezettjei között: Kedvezményezettek közötti feladatátcsoportosítás esetén, például egy partner pénzügyi nehézségei miatt, szükségessé válhat a támogatás átcsoportosítása is a partnerek között. Ilyen esetben a társfinanszírozási szerződés is módosul, ami az adott társfinanszírozási támogatás csökkenéséhez/növekedéséhez vezethet;

d) költségsorok közötti költségátcsoportosítás:

Fő szabályként az irányító szervek nem javasolják a költségek költség fejezetek közötti átcsoportosítását, főként a költségekre vonatkozó rugalmassági szabály adta kihívások miatt. Kivételes és jól alátámasztott esetekben azonban kérelmezhető a költség fejezetek közötti átcsoportosítás (kizárólag közvetlen költségek esetében). Az átcsoportosítást megalapozott indokkal lehet kezdeményezni és a Vezető Kedvezményezettnek/kedvezményezetteknek alá kell támasztaniuk az átcsoportosítás szükségszerűségét és annak hatását a projekt megvalósításában.

e) a megvalósítási időszak meghosszabbítása:

A Vezető Kedvezményezett csak Kiegészítés benyújtásával kezdeményezheti a megvalósítási időszak meghosszabbítását, amit az Irányító Hatóságnak/ Monitoring Bizottságnak kell jóváhagynia. Az Irányító Xxxxxxx jóváhagyására a megvalósítási idő maximum 3 hónappal hosszabbítható meg. A 3 hónapot meghaladó megvalósítási időszak hosszabbítást a Monitoring Bizottság engedélyezheti (a Pályázati Útmutató alapján).

f) a projektmenedzsment szervezetben szereplő pozíciók módosítása:

● Abban az esetben, ha a projektmenedzsment szervezetben szereplő pozíciók a Támogatási Szerződés mellékleteiben szerepelnek;

● A projektmenedzsment szervezet felelősségi körének módosítása, ahol ez a Támogatási Szerződés mellékleteiben szerepel.

A kedvezményezetteknek minden esetben igazolniuk kell a személyzet pozícióinak / munkamennyiség változásainak szükségességét és lehetőségeit a projekt végrehajtásához.

g) lényegi változások a Pályázati Űrlapban:

A projektek szemlélete változhat mindaddig, amíg a módosítások nem változtatják meg a tervezett projektcélokat és eredményeket, és hozzáadott értéket képviselnek az eredeti Pályázati Űrlaphoz képest pl.: Az előzetes tervezési fázisban meghatározott eredeti feltételek változása (megvalósíthatósági tanulmány, DALI a román oldalon vagy a változtatás jóváhagyásának dokumentuma a magyar oldalon stb.). Lehetséges nagyobb változások kapcsolódhatnak az infrastrukturális projektek előzetes tervezési szakaszaiban meghatározott kezdeti feltételekhez vagy más hasonló helyzetekhez. A fenti 1. táblában található a Közös Titkárság részére benyújtandó dokumentumok indikatív listája, melyek a kiegészítés útján történő szerződésmódosítás esetén szükségesek.

A Módosítási kérelemnek az elfogadott Pályázati Űrlapot kell alapul vennie és a változáshoz kapcsolódó részeket frissíteni kell. A Módosítási kérelemnek tartalmaznia kell a változtatás szükségességének alátámasztását, a projekt végrehajtására gyakorolt hatását, a probléma megoldására tett javaslatot. Szükséges a hasonló eltérések jövőbeni elkerülésére tett törekvés megfogalmazása, ahol erre lehetőség van.

Miután a XX megkapja a tisztázó kérdésekre adott választ (amennyiben van ilyen) és arra a következtetésre jut, hogy a módosítás indokolt, a projekthez szükséges és a finanszírozási szerződéssel összhangban van, a jóváhagyásra irányuló javaslatát benyújtja az Irányító Hatóság vagy az Monitoring Bizottság számára.

17A gyakorlatban a határidő maximum 5 munkanap bármely tisztázó kérdés / hiánypótlási felhívás megválaszolására. Indokolt esetben ezen határidők lehetnek rövidebbek vagy hosszabbak.

Az Irányító Hatóságnak/Monitoring Bizottságnak joga van a Módosítási kérelmet (vagy annak egy részét) elutasítani, ha arra nem kapott alátámasztást vagy az alátámasztás nem megfelelő. Amennyiben a Monitoring Bizottság a kért módosítást elutasítja, annak újbóli kérelmezésére nincs lehetőség.

A Módosítási kérelem Irányító Hatóság/Monitoring Bizottság által írásban megküldött jóváhagyásának kézhezvételét követő maximum 3 munkanapon belül a Vezető Kedvezményezett engedélyt kér a Közös Titkárságtól, hogy a változást az eMS-ben kezelje.

A Kiegészítés kézhezvételét és aláírását követően a Vezető Kedvezményezett maximum 3 munkanapon belül feltölti azt az eMS - “Attachments – Csatolmányok” részébe. A kiegészítés két példányából:

a. egy példány a Vezető Kedvezményezetté;

b. egy példány az Irányító Hatóságé;

Az Irányító Xxxxxxx jóváhagyását követően a Közös Titkárság engedélyezi a Vezető Kedvezményezett számára az eMS-ben a Pályázati Űrlap szükséges változtatásainak elvégzését. A változtatásokat maximum 3 munkanapon belül meg kell tenni. Az eMS rendszerben elvégzendő módosítások lépései részletesen megtalálhatóak a következő dokumentumban: “Reporting in eMS Manual for Lead Partners and Project Partners”.

Figyelem! A kiegészítés az utolsó partner által történő aláírással lép életbe. A vonatkozó nemzeti / európai jogszabályok módosításai, amelyek hatással vannak a Támogatási Szerződés végrehajtására, a vonatkozó jogi aktus

hatálybalépésének napjától érvényesek, további kiegészítés nélkül.

II. Szerződés módosítás az Irányító Hatóság kezdeményezésére

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az Irányító Hatóságnak jogában áll a szerződés rendelkezéseit egyoldalúan módosítani az IH vezetőjének utasítására. Erről a Kedvezményezettek értesítést kapnak és felkerül a Program honlapjára is: xxx.xxxxxxxx-xxxx.xx. Ezen rendelkezések a szerződés részét képezik és a megjelenés napjától lépnek hatályba.

Ezek a módosítások vonatkozhatnak például az Interreg V-A Románia-Magyarország Program keretében finanszírozott beszerzési, szolgáltatási, építési szerződésekre román magán kedvezményezettek esetében.

III. A végrehajtási időszak felfüggesztése

A projekt élettartama során előfordulhat olyan indokolt eset, amikor a projekt kedvezményezettje önhibáján kívül kerül abba a helyzetbe, hogy nem tudja teljesíteni szerződésben vállalt kötelezettségét. Ilyen esetben a kedvezményezett a Vezető Kedvezményezetten keresztül, a többi kedvezményezett írásos beleegyezésével kérheti a végrehajtási időszak felfüggesztését (a Támogatási Szerződés rendelkezéseit alapul véve maximum 3 hónapra).

A Vezető Xxxxxxxxxxxxxxx attól a naptól kezdve, hogy tudomást szerez olyan tényről, ami akadályt jelent a Támogatási Szerződésben foglalt kötelezettségeinek végrehajtásában, köteles maximum 3 napon belül, írásban, akár e-mailben értesíteni az Irányító Hatóságot.

Az IH fent említett módon történő értesítését követő 5 munkanapon belül, a Vezető Kedvezményezett hivatalos formában kérvényezi a projekt végrehajtásának felfüggesztését. Megnevezi ennek okát, kifejti lehetséges hatását a projekt végrehajtására, megjelöli a felfüggesztés időtartamát és csatolja valamennyi kedvezményezett írásos jóváhagyását.

Az IH döntést hoz és döntéséről értesíti a Vezető Kedvezményezettet.

Figyelem! Elengedhetetlenül fontos szem előtt tartani, hogy a felfüggesztési időszak alatt egyik kedvezményezett sem folytathat semmilyen tevékenységet. A felfüggesztés a teljes projektre vonatkozik nem csak az azt kérvényezőre.

Amennyiben a Vezető Kedvezményezett nem tudja teljesíteni a szerződéses kötelezettségeit, szabálytalanságok történnek, vagy vis maior fordul elő, az Irányító Hatóság dönthet a TSZ felfüggesztéséről. Döntéséről, a felfüggesztés időtartamáról, a javasolt intézkedésekről (szükség esetén akár pénzügyi lépésekről) értesíti a Vezető Kedvezményezettet.

2.6 A Támogatási Szerződés felmondása

A projekt élettartama során a TSZ rendelkezéseinek bármi nemű megszegése a szerződés felmondását, a pénzügyi támogatás kamatokkal és/vagy járulékos banki díjakkal történő visszafizetését vonhatja maga után.

Figyelem! Az IH-nak jogában áll részben vagy teljes egészében felmondani a szerződést. Ezt megteheti előzetes egyeztetést követően vagy bármely formalitás mellőzése mellett és a TSZ 14. Cikkelyében foglaltak alapján a már kifizetésre került támogatási összeget visszakövetelheti.

Amennyiben az IH él a felmondási jogával, a Vezető Kedvezményezett köteles a kérdéses összeget visszautalni az IH számára. Az utalásnak az IH visszafizetési igényét tartalmazó levél dátumától számított 30 naptári napon belül meg kell történnie; a visszafizetési határidő pontos időpontja a levélben meghatározásra kerül.

A határidő figyelmen kívül hagyása esetén a tartozás összegén túlmenően az Európai Központi Bank által a határidő hónapjának első munkanapján alkalmazott büntetőkamatnál másfél ponttal magasabb arányú összeg kerül felszámításra.

A Vezető Kedvezményezett tájékoztatja az IH-t minden olyan helyzetről, amely a TSZ végrehajtását megakadályozhatja vagy késleltetheti. A helyzet felismerésétől számított 5 munkanapon belül megteszi az értesítést.

Amennyiben a Vezető Kedvezményezett a projekt többi kedvezményezettjével úgy dönt, hogy elállnak a TSZ-től, ezen szándékukról megfelelő indoklás kíséretében értesítik a Közös Titkárságot. Az IH meghozza a döntést és maximum 5 munkanapon belül értesíti arról a Vezető Kedvezményezettet.

2.7 A társfinanszírozási szerződés módosítása

2.7.1 Módosítások román oldalon

A társfinanszírozási szerződés módosítására a TSZ módosítás következtében is sor kerülhet. A társfinanszírozási szerződések módosítására a szerződésben meghatározott módon van lehetőség.

A Közös Titkárság e-mailben értesíti a román első szintű kontroller szervezetet a TSZ jogi aktussal történő módosításáról. Amennyiben a módosítások a partner teljes költségvetését érintik, a román első szintű kontroller szervezet Kiegészítéssel készít szerződés módosítást. A TSZ módosítás bármely más esetében, akár kiegészítéssel, akár értesítéssel történik, a társfinanszírozási szerződéshez lesznek csatolva, további dokumentumok előkészítése nélkül.

2.7.2 Módosítások magyar oldalon

A társfinanszírozási szerződések módosítására a szerződésben meghatározott módon van lehetőség. A magyar kedvezményezettek értesítik a Magyar Első Szintű Ellenőrző Szervezetet a projektrészük változásáról – a szerződésben leírtaknak megfelelően. Ha szükséges, a Magyar Első Szintű Ellenőrző szervezet előkészíti a szerződésmódosítást és az SZPI-n belül az illetékesek aláírják azt.

3. PROJEKT VÉGREHAJTÁS ÉS MONITORING

Gratulálunk! Ha ezt a fejezetet olvassa, akkor TSZ vagy társfinanszírozási szerződés aláírására készül, vagy már alá is írta azt.

Nagyon fontos, hogy az ön nyertes projektje a szerződéskötést követően sikeresen megvalósuljon! Ennek érdekében elengedhetetlen, hogy tisztában legyen a következő dokumentumok minden rendelkezésével, még abban az esetben is, ha nem Ön a Vezető Kedvezményezett: Főszerződés, társfinanszírozási szerződés (a hazai társfinanszírozással kapcsolatban), Partnerségi Megállapodás, a jóváhagyott Pályázati Formanyomtatvány.

Figyelem! A projekt végrehajtásának megkezdése előtt javasoljuk, hogy (újra)

olvassa át figyelmesen a fent felsorolt dokumentumokat!

A végrehajtás a Pályázati Formanyomtatványon megnevezett tevékenységek elvégzését jelenti a projekt célkitűzéseinek teljesülése érdekében az eredmények és outputok elérésén keresztül. A siker számos külső és belső tényezőtől függ. Bármilyen jó egy terv, a végrehajtás során adódhatnak eltérések.

Figyelem! Mindig kérje a Program szerveinek segítségét, ha kétségei vannak, vagy úgy látja, hogy jelentős változások elé néz a projekt (lásd jelen Kézikönyv 2.5 és 2.7 fejezeteit).

A Vezető Kedvezményezett elve szerint a projekt teljes megvalósításának felelőssége a Vezető Kedvezményezetthez tartozik. Ugyanakkor a projekt minden kedvezményezettje köteles a projekt rá eső részét végrehajtani és monitoringozni. A Vezető Xxxxxxxxxxxxxxxxxx meg kell győződnie arról, hogy minden egyes projekt partner tisztában van vele, hogy mikor/mit/hogyan kell elvégeznie a saját projektrészében.

Amint a projekt végrehajtás megkezdődött, annak monitoringozása folyamatos kell, hogy legyen nem hagyható a projekt végére! A monitoring tevékenység a célok projekt és Program szintű elérését, a határidők, a költségvetés betartását, valamint az indikátorok teljesülését hivatott figyelemmel kísérni.

Az Európai Bizottság számos eljárást dolgozott ki annak érdekében, hogy a lekötött, de évekig fel nem használt pénzösszegek esetében az adott Program költségvetése csökkenthető legyen és a fel nem használt támogatáshoz való minden jog elvesszen. Ezen folyamatok (kötelezettségvállalás visszavonása, kiadási célok elérése a teljesítmény keretrendszerben) program szinten működnek, de amennyiben a programok pénzt veszítenek, az annak az eredménye, hogy a projektek nem az előzetes terveknek megfelelő ütemben költenek és ez kihatással lesz minden projekt költségvetésére.

3.1 Általános jogosultsági irányelvek

A jogosultsági kritériumok nagy része a Pályázati Útmutató 2.2.1 fejezetében található és ugyanezen kritériumok érvényesek a projekt végrehajtási időszakában is.

a kritériumok a következőkre vonatkoznak:

- kedvezményezettek jogosultsága;

- tevékenységek jogosultsága (tevékenységek/műveletek);

- költségek és kiadások jogosultsága.

A kedvezményezettek és a tevékenységek jogosultsága a pályázat értékelési és kiválasztási szakaszában már vizsgálat alá esett.

A kiadások általános jogosultságára a Pályázati Útmutató III. Melléklete tér ki.

Figyelem! Vegye figyelembe, hogy a Pályázati Formanyomtatvány Munkacsomag (Work Package) részében feltüntetésre került költségvetés egy előzetes becslés. A kiadások tervezésekor Projekt Költségvetésében (Project Budget) lévő összegeket vegye figyelembe, mivel ez szolgáltat alapot a kiadások érvényesítéséhez.

Egy költség akkor lesz támogatható, ha a MB jóváhagyását követően, a végrehajtási időszakon belül merült fel és a projekt végrehajtási időszakának végétől számított maximum 45 naptári napon belül kifizetésre kerül. Abban az esetben, ha a projekt végrehajtásának utolsó napja 2023.12.31, minden költséget ki kell egyenlíteni és le kell jelenteni a Záró Partneri Jelentésben, beleértve a projekt zárás költségeit is. A végrehajtási időszak végét követően felmerült kiadások nem támogathatók.

Ezen szabály alól kivételt képeznek az előkészítési költségek:

- Ezek 2014. január 1 és a Pályázati Formanyomtatvány benyújtásának dátuma közötti időszakban felmerült költségek;

- kifizetésre kell kerülnie az előkésztési költségeket tartalmazó jelentés benyújtásáig, de legfeljebb az első jelentési időszak végéig;

- a TSZ aláírást követő lehető legrövidebb időn belül lehívásra kell kerülnie ezen költségeknek. Kizárólag a 0.1 Előrehaladási Jelentésben lehet visszaigényelni az első jelentési időszak végéig.

Figyelem! A költségek akkor merülnek fel, ha az azt eredményező tevékenység befejeződött, vagy a szerződésben előirányzott szolgáltatás megtörtént. A felmerült költségek igazolása a művelet befejezését igazoló dokumentumokhoz kapcsolódik,

például átadás-átvételi elismervénnyel vagy teljesítés igazolással 18.19

Kizárólag előkészítési költségeket eredményező tevékenységek esetében az átadás- átvétel igazolása a projekt eMS-ben történő benyújtása lesz. Ennek feltétele a vonatkozó dokumentumok, az adott szolgáltatásnyújtás eredményei (pl.: tanulmányok, műszaki tervek stb.), mint projekt alátámasztó dokumentumok benyújtása.

Figyelem! A kedvezményezett által a vállalkozónak fizetett előleg akkor tekintendő felmerültnek, ha az előleg a szerződés szerint ténylegesen esedékessé válik, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően. A költségek akkor kerülnek hitelesítésre, ha a szerződésben foglaltak teljesülnek és hiteles alátámasztó dokumentációval vannak igazolva.

Az Interreg V-A Románia-Magyarország keretében felmerülő minden támogatható költségkategória ténylegesen felmerült és kifizetésre került költség lehet: előkészítés, személyi költség, utazás és szállás költség, külső szakértő és szolgáltatás díja, eszközbeszerzés, infrastrukturális beruházás költsége.

Az egyes jelentéstételi időszakra és költségsorra vonatkozó lejelentett költségeket a kapcsolódó beszámolási időszak végétől számított legfeljebb 15 naptári napon belül, Záró Partneri Jelentés benyújtása esetén a projekt megvalósítási időszak végétől számított maximum 45 naptári napon belül ki kell fizetni, de semmi esetre sem később, mint 2023. december 31.

Figyelem! A végrehajtási időszak lezárásán túl felmerülő költségek nem elszámolhatók. Bármely nem elszámolható költséget a Vezető Kedvezményezett és a projekt többi kedvezményezettje fedezi a jóváhagyott költségvetésen kívül.

Egyszerűsített költségek

Az Interreg V-A Románia-Magyarország Programban a százalékban megadott költségátalányban számított egyszerűsített költségek az irodai és adminisztrációs

18 Romániában: “a szolgáltatás teljesítés igazolásának vagy tanúsítványának átvétele” a következőt jelenti “proces verbal de recepție sau confirmarea prestării serviciului”.

19 Magyarországon ez a dátum a számlán kerül jelölésre.

költségekre vonatkoznak. Az irodai és adminisztrációs költségek nagysága a projektben elszámolt személyi költségek maximum 15%-a.

3.2 Tevékenységek megvalósításának ideje és helye

A TSZ-ben és/vagy társfinanszírozási szerződésben a projekt kezdő és záró időpontja pontosan meghatározásra kerül. Minden tevékenységet a végrehajtási időszakon belül kell elvégezni (az esetleges későbbi módosításokkal együtt)! Ez alól kivételt képeznek az előkészítési munkák, melyek a pályázat benyújtási határidejéig készültek el.

A tevékenységeket a (ROHU) Együttműködési Programban meghatározott támogatható programterületen kell végrehajtani. Kivételt képeznek ez alól a szabály alól azok a Programterületen kívül eső tevékenységek és hozzájuk kapcsolódó költségek, melyek jelentős fontosságúak és nagy hatást gyakorolnak a Program területére és közvetlenül a Program területének javára kerülnek végrehajtásra. Ezen tevékenységek és költségeik aránya projekt szinten az elfogadott és jóváhagyott Pályázati Formanyomtatványban szereplő ERFA támogatás maximum 10%-át teheti ki.

További fontos szempontok:

- A jóváhagyott Együttműködési Programnak megfelelően, bármely újonnan épült határon átnyúló infrastrukturális beruházás a projekt befejezését követően azonnal megkezdi működését és folytatja azt a projekt pénzügyi zárását követő legalább 5 éven keresztül;

- Semmilyen beruházás nem kerül támogatható területen kívülre!

- A projekt végső kedvezményezettjei (célcsoport) átlátható folyamaton keresztül kerülnek kiválasztásra;

- A Vezető Kedvezményezett biztosítja, hogy az 1303/2013 EU rendelet XII. mellékletében megfogalmazottak szerint minden projekt partner értesíti a nyilvánosságot a megítélt támogatásról (lásd a TSZ vonatkozó 8. Információ és Kommunikáció című fejezetét, valamint jelen Kézikönyv 3.4 alfejezetét);

- A szükséges jóváhagyások, megállapodások, építési engedélyek a TSZ aláírást követő 6 hónapon belül rendelkezésre állnak.

- Beruházások esetében a pótmunka kizárólag olyan esetben támogatható, amikor az eredetileg tervezett tevékenységek és beruházások ezt maximálisan indokolttá teszik.

3.3 Közbeszerzés

3.3.1 Általános szabályok

Az Interreg V-A Románia-Magyarország keretében minden beszerzésre a hazai román/magyar közbeszerzési törvényben foglaltak szerint kerül sor. Ezen rendelkezés minden kedvezményezettre nézve kötelező érvényű, függetlenül a státuszuktól (akár magán, akár állami).

A beszerzések a meghirdetés időpontjában hatályos szabályozásnak kell, hogy megfeleljenek, függetlenül a kedvezményezettek számától vagy típusától. Biztosítani kell az átláthatóságot, az egyenlő bánásmódot és ki kell zárni a megkülönböztetés esélyét. Továbbá, a beszerzés értékétől függetlenül, szem előtt kell tartani a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség elvét. Minden kedvezményezett köteles megtenni a szükséges intézkedéseket ezen elvek betartása, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás végrehajtása érdekében.

Magyarországon az EU-pénzekkel foglalkozó valamennyi szervnek meg kell felelnie a közbeszerzésre vonatkozó nemzeti jogszabályoknak.

Romániában az állami szerveknek meg kell felelniük a közbeszerzésre vonatkozó nemzeti jogszabályoknak. A magánszervek (NGO-k) a közbeszerzést a Projekt Megvalósítási Kézikönyv alábbi, 3.3.2 pontjában részletezett szabályozás alapján bonyolítják.

Figyelem! A Vezető Kedvezményezett / Projekt Kedvezményezettek / Társult Kedvezményezettek vagy alkalmazottjaik a projektben nem léphetnek fel sem munkát, szolgáltatást vagy terméket nyújtó vállalkozóként sem alvállalkozóként.

Minden kedvezményezettnek kötelessége tájékoztatni a vállalkozókat arról, hogy a projekthez kapcsolódó bármely eredmény vagy jog, ideértve a szerzői jogokat és / vagy bármely más szellemi vagy ipari tulajdonjogot is, amely a szerződés végrehajtásaként vagy a szerződés végrehajtásának eredményeként jön létre, kivéve, ha az ilyen jogok már a szerződés

megkötése előtt léteztek, a Vezető Kedvezményezett és a projekt kedvezményezettek tulajdonát képezik.

-> 2.500 EUR (Áfa nélkül) feletti beszerzések:

a) A kedvezményezettek az alábbiakban bemutatott módon meg kell, hogy feleljenek a vonatkozó nemzeti jogszabályoknak (román és magyar kedvezményezettekre vonatkozóan).

b) A szolgáltatás értékét és összetettségét a specifikáció/részletes leírás, a feladat- meghatározás, valamint a vonatkozó árajánlat tartalmazza.

c) Bármely nettó 2.500 euró feletti beszerzés, ami a nemzeti közbeszerzési értékhatár alatt van (magyar kedvezményezettek esetében), és román kedvezményezettek esetében (azon magán kedvezményezettek, amelyek nem ajánlatkérők) piaci ár igazolást igényel (legalább 3 írásos, összehasonlítható, ugyanazon tárgyra irányuló ajánlat) és meghirdetésre kerül legalább a következő csatornákon keresztül: a Program honlapja, vagy a kedvezményezett honlapja. A hirdetés a beszerzési eljárás kezdete előtt megtörténik. Kivételt képeznek ezen szabály alól a „public” (hatóságok/intézmények) magyar kedvezményezettek, és azon román kedvezményezettek, melyek hatóságként/ intézményként járnak el (melyekre a 98/2016 törvény rendelkezései vonatkoznak). Ezért kizárólag azon magyar és román „private” kedvezményezetteknek kell megfelelniük ennek a követelménynek, melyek jogszabály szerint nem minősülnek ajánlatkérő szervnek.

Figyelem! A beszerzési eljárás dokumentálására vonatkozó teljes körű információ, valamint a csalás kockázatának elkerülése érdekében szükséges intézkedések ezen Kézikönyv 7.2.2 Fejezetében találhatóak. Olvassa el figyelmesen!

3.3.2 Román kedvezményezettekre vonatkozó különleges szabályok

-> A nemzeti jog alapján ajánlatkérőként szereplő közintézmények a közbeszerzésről szóló 98/2016 törvény rendelkezéseit alkalmazzák.

Ha a kedvezményezettek közvetlenül vásárolnak termékeket, szolgáltatásokat és munkákat a SICAP-on kívül, a GD 395/2016 43. cikkely § (3) paragrafusának feltételeivel összhangban megfelelő piackutatást kell végezni, ami a következőkre

tér ki: a várható költség megfelelő indoklása, feladatmeghatározás, 3 érvényes, összehasonlítható, egymástól független, ugyanarra vonatkozó ajánlat, a pontos ár megjelölésével, valamint a nyertes ajánlat kiválasztásának indoklását tartalmazó összefoglaló.

-> Azon magánkedvezményezettek, akik szolgáltatást vagy terméket vásárolnak, a közbeszerzésről szóló 98/2016 Törvény (továbbiakban törvény) rendelkezéseit alkalmazzák, amennyiben a törvény 6. cikkelyének feltételei teljes mértékben teljesülnek. Ezen túlmenően, amennyiben a magán kedvezményezettek a 4. cikk (1) bekezdésének c) pontja szerinti ajánlatkérő szervhez kapcsolódnak, kötelesek alkalmazni a törvény rendelkezéseit. Abban az esetben, ha a magánkedvezményezett a törvény 4. cikkely (1) bekezdés c) pontja szerint ajánlatkérő szerv, úgy köteles a törvény rendelkezéseit alkalmazni. Amennyiben a feltételek nem teljesülnek, az alábbiakban szabályozott kifejezéseket és fogalommeghatározásokat kell alkalmazni, figyelembe véve ezen Kézikönyv 7.2.2 alfejezetének rendelkezéseit is.

Elsőként, a magánkedvezményezettnek kötelezően rendelkezni kell Közbeszerzési tervvel / a projekt során előforduló beszerzések ütemezésével. Abban az esetben, ha a támogatások / többéves megállapodások végrehajtása egy naptári évnél hosszabb időszakot vesz igénybe, a magánkedvezményezett az eljárás kiválasztása során figyelembe veszi a hasonló termékek, szolgáltatások, munkák teljes értékét vagy olyan gazdasági szereplőket kell megszólítania, akik folyamatosan részt vesznek az érintett tevékenységek piacán, anélkül, hogy külön eljárást/közvetlen beszerzést kellene lebonyolítania. Amennyiben több eljárás / közvetlen beszerzés kerül lefolytatásra, a magánkedvezményezettnek gondoskodnia kell róla, hogy a projektben ez ne járjon többletkiadással. Amennyiben egy magánkedvezményezett párhuzamosan több támogatásban / megállapodásban érintett, a projekt beszerzési eljárásának értékelésénél az azonos típusú kínálatra/szolgáltatásra/munkára vonatkozó támogatások / megállapodások becsült értéke nem adódik össze. Minden támogatás / megállapodás esetében külön értékelés történik.

Amennyiben a beszerzés becsült értéke 2.500 EUR-nál alacsonyabb (nettó, áfa nélküli érték) a következő alátámasztó dokumentumokra van szükség:

a. feljegyzés a becsült értékről (ide értendők a piacon fellelhető ajánlatok - termékkatalógusok stb.);

b. a beszerzés alátámasztó dokumentumai (például: számla, blokk, szerződés, szállítási dokumentumok stb.);

c. a beszerzés elvégzésének dokumentációja, úgy, mint a termékek átadása, szolgáltatások, munka elvégzése (pl.: fizetési megbízások, bankkivonatok, szállítólevél, átvételi elismervény, üzembe helyezési jegyzőkönyv, tevékenységi jelentés stb.).

Figyelem! Tilos a beszerzés mesterséges felosztása a 2.500 EUR értékhatár megkerülése érdekében. Amennyiben a nemzeti jogszabályok szigorúbbak, azokat kell alkalmazni.

Az európai alapok kezelésére illetékes hatóságok által elvégzett ellenőrzések a következőkön alapulnak:

Ssz.	Ellenőrizendő	Instrukciók
1.	A beszerzés becsült értéke mesterségesen került-e megbontásra a 2.500 EUR határ megkerülése érdekében?	- Igazolni kell, hogy a becsült árat tartalmazó feljegyzést piackutatásból származó adatokkal alá lehet-e támasztani. - Igazolni kell, hogy szükség volt-e a becsült érték frissítésére. - A becsült értéknek/frissített becsült értéknek, ha van ilyen, összhangban kell állnia a támogatási szerződésben/a projekt költségvetésében szereplő értékkel. Szankciók: Amennyiben az értékhatár megkerülése érdekében került megosztásra a beszerzés, a beszerzési érték 25% -a kerül korrekcióra
	Ellenőrizendő	Instrukciók
2.	A beszerzési	Igazolni kell a dokumentumok létezését.

dokumentumok

benyújtása a fájlhoz? (a hiányzó dokumentumok hatása)

Szankciók: Amennyiben bizonyos beszerzési kiadások nem igazolhatók a megfelelő alátámasztó dokumentumokkal, akkor a szerződéses érték 5%

-a kerül megvonásra

Figyelem! Amennyiben a beszerzés végrehajtásához jóváhagyásokra, különböző engedélyekre vagy egyéb, a vonatkozó törvény rendelkezéseiben megnevezett formaságokra van szükség, a magánkedvezményezettnek gondoskodnia kell róla,

hogy a kiadások megfeleljenek a hatályos jogszabályoknak.

Amennyiben a beszerzés becsült értéke 2.500 EUR fölött van (nettó, áfa nélküli érték), szükséges a piaci ár igazolása (a magánkedvezményezett legalább 3 összehasonlítható, ugyanarra a tárgyra adott írásbeli árajánlat közül választja ki a vállalkozót).

Figyelem! A 2.500 EUR (nettó, áfa nélküli érték) összeg fölötti közvetlen beszerzések meg kell, hogy feleljenek a közzétételi szabályoknak. Ennek értelmében a Program honlapján nyilvános beszerzési hirdetményt kell közzé tenni: xxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxx.xx, vagy a kedvezményezett honlapján kell meghirdetni a közbeszerzési eljárás megkezdésekor. Kivételt képeznek ezen szabály alól azon román kedvezményezettek, melyek hatóságok/intézmények és rájuk a 98/2016-os törvény rendelkezései vonatkoznak. Ezért csak azon magánkedvezményezettekre vonatkozik ez a szabály, akik jogszabályi előírások szerint nem minősülnek ajánlatkérőnek.

A folyamat végén összeállításra kerül a beszerzési fájl, ami tartalmazza a következő alátámasztó dokumentumokat:

Ssz.	A beszerzési fájlba csatolandó dokumentumok	Következő szerződések
Ssz.	A beszerzési fájlba csatolandó dokumentumok	munkákra	szállításra	szolgáltatásra
1.	Műszaki specifikáció / Feladatmeghatározás
2.	Becsült érték meghatározásáról szóló feljegyzés

3.	Értesítés/meghívás/tisztázó kérdések/eredmény kihirdetés alátámasztó dokumentumai (amennyiben van)
4.	Magyarázó megjegyzés a kiválasztáshoz
5.	Magyarázó megjegyzés a szerződés aláírásának dátumváltozásáról (ha van ilyen)- a tételek tekintetében
6.	Saját felelősségre vonatkozó nyilatkozatok, amelyekből az derül ki, hogy a nyertes ajánlattevő / magán kedvezményezett nem sértette meg az összeférhetetlenséggel kapcsolatos rendelkezéseket
7.	Eredeti ajánlatok és tisztázó kérdések (ha van ilyen)
8.	Beszerzési szerződés
9.	Kiegészítés (ha van)
10.	Egyéb fontos dokumentumok, melyek bizonyítják a beszerzési eljárás lefolytatását (pl.: szolgáltatás, munka elvégzéséről készült jegyzőkönyv, teljesítés igazolás stb.)
11.	Panaszok (amennyiben előfordult)

A nettó 2.500 EUR fölötti beszerzések ellenőrzését az európai alapok kezelésére illetékes hatóságok végzik az alábbiak ellenőrzésével:

Ssz.	Ellenőrizendő tétel	Instrukciók
Műszaki specifikáció / feladatmeghatározás kidolgozása, valamint a becsült érték meghatározása
1.	A közbeszerzési	- A hirdetmény közzétételének elmulasztása a

hirdetmény közzététele a honlapon xxx.xxxxxxxx-

xxxx.xx

Program weboldalán (közbeszerzési szekció), a meghívások kiküldésekor - a szerződés értékének

1% -ának megfelelő korrekcióval jár.

a) A szerződés becsült értéke alacsonyabb, mint a törvényben maghatározott értékküszöb (ha van

ilyen)?

Igazolni kell, hogy a becsült érték megfelel-e a támogatási szerződés / projekt költségvetés értékének, és megfelelő piackutatáson alapul.

b) A szerződés nem lett alacsonyabb értékű szerződésekre osztva annak érdekében, hogy elkerülhető legyen a jelen eljárásra vonatkozó törvény/rendelkezés 6. és

7. cikkelyének 1. bekezdésében foglaltak

alkalmazása?

Igazolni kell, hogy a szerződést nem osztották fel, figyelembe véve a beszerzés célját és / vagy tárgyát, adott esetben a projekt-beszerzési tervvel összehasonlítva.

c) A magánykedvezményezett megfelelően választotta ki az eljárást?

Igazolni kell, hogy az eljárás megfelelően lett kiválasztva, kezdve a becsült értéktől. Amennyiben a becsült érték meghaladja a törvény 7. cikkelyének 5. bekezdésében meghatározott értékhatárt és nem szerepel a törvény 6. cikkelyének rendelkezéseiben, a magánkedvezményezettnek alkalmaznia kell az

eljárást.

Az a), b) és c) esetre vonatkozó szankciók

1. Ha a magánkedvezményezettnek alkalmaznia kellett a törvényi rendelkezéseket, azonban ezen eljárás rendelkezéseit alkalmazta, a GD 519/2014-hez kapcsolódó mellékletben foglaltak (1. rész - Beszerzés) kerülnek alkalmazásra.

	2. Ha a magán kedvezményezettnek ezt az eljárást kell alkalmazniuk, de a közvetlen vásárlás mellett döntött és hirdetményt nem tett közzé, úgy a közbeszerzési szerződés 25% -ának megfelelő korrekció kerül alkalmazásra a hirdetmény közzétételének elmulasztása miatt. Ugyanez érvényes arra az esetre is, ha a közzététel alóli kivételre20 való hivatkozás nem helyes.
Piackutatás
1.	Közzé lett téve a hirdetmény?	Lásd fent.
2.	A műszaki paraméterek ingyenesen hozzáférhetők voltak?	A műszaki paraméterek megtekintésének / megismerésének nem lehet akadálya. Kérésre azonnali és korlátlan hozzáférés biztosított ezekhez az információkhoz (tisztázó kérdések/panaszok ellenőrzése stb.). Ellenőrzésre kerül, hogy a beszállítók esetében biztosítva volt-e a minimum 6 naptári nap, a szolgáltatások és munkák esetében pedig a minimum 10 naptári nap az árajánlat kidolgozására és benyújtására.

20Ezen szabály alól kivételt képezhetnek a következő esetek, amikor egy pályázó/magánkedvezményezett egy gazdasági szereplőnek ítéli a szerződést:

a) a beszerzés célja műalkotás vagy egyedi művészi alkotás létrehozása, vagy megvásárlása;

b) a versenyhelyzet technikai okokból nem adott;

c) bizonyos kizárólagos jogok védelme, ideértve a szellemi tulajdonjogokat is;

d) amikor a beszerzés tárgyát képező termékek kizárólag tudományos kutatásra, kísérleti, tanulmányi vagy fejlesztési célokra készülnek, és a közbeszerzési szerződés nem írja elő bizonyos termékmennyiségek sorozatgyártását annak érdekében, hogy meghatározza a kereskedelmi életképességét vagy a kutatás-fejlesztés költségmegtérülését;

e) amikor a beszállításra / szolgáltatásra / munkálatokra irányuló közbeszerzési szerződés versenyjogi odaítélését követően szükséges az eredeti vállalkozótól vásárolni további bizonyos mennyiségű terméket a meglévőtermék vagy létesítmény részleges cseréjéhez vagy bővítéséhez, de csak abban az esetben ha az eredeti az ajánlattevő cseréje a kedvezményezettet olyan helyzetbe hozná, hogy olyan termékeket vásároljon, melyeknek eltérő a műszaki jellemzője a meglévőktől, így a működésben és a karbantartásban összeférhetetlenséget vagy aránytalan műszaki nehézségeket okoznának;

f) hitelező vagy hasonló forráson keresztül olyan termékek vagy szolgáltatások beszerzése (melyek megfelelnek a szükséges műszaki feltételeknek) melyeket olyan gazdasági szereplő tud előnyös feltételekkel biztosítani, aki megszünteti üzleti tevékenységét vagy csődeljárás alatt áll.

3.	A kiválasztást alátámasztó értékelés megfelelően lett elkészítve?	Az értékelés teljes, vagyis az adott ajánlat szerződéskötésre történő kiválasztását szolgáló műszaki és pénzügyi előnyök a többi ajánlattal összehasonlítva bemutatásra kerültek. Kivételes esetekben, amikor a hirdetmény és a műszaki leírások közzététele nem kötelező, a magyarázó megjegyzést az adott műszaki leírás / beszerzési célra való hivatkozással kell igazolni
Szankció: Amennyiben a piackutatás nem felel meg a szükséges specifikációnak, úgy korrekcióra kerül sor a GD 519/2014. Mellékletének 3. részében foglaltak szerint (arányosan).
A beszerzési szerződés aláírása
1.	Az ajánlatok értékelésében megnevezett vállalkozóval került megkötésre a szerződés?	A két dokumentum összehasonlításra kerül. Szankció – amennyiben a kiválasztott nyertes és ennek következtében a nyertes ajánlat is változott, a GD 519/2014. 3. részének 3. pontjában foglalt szankciók lépnek életbe.
2.	Kihirdetésre került a nyertes?	Minden ajánlattevő hivatalos kiértesítést kapott. Szankciók Amennyiben a folyamat átláthatósága nem került biztosításra a közbeszerzési szerződés aláírását követő 5 naptári napon belül, úgy a szerződéses érték 5%-ának megfelelő korrekció kerül alkalmazásra (GD 519/2014. Melléklet 3. részének 2. pontja). Bizonyítható nyomdai hibák esetében a pénzügyi korrekciót nem kell alkalmazni.
3.	A szerződéshez csatolásra került saját felelősségre vonatkozó nyilatkozat,	Ellenőrzésre kerül a nyilatkozatok megléte (magánkedvezményezett/nyertes ajánlattevő nyilatkozata).

	amelyből az derül ki, hogy az összeférhetetlenséggel kapcsolatos rendelkezések nem lettek megsértve?
A közbeszerzési szerződésben foglaltak végrehajtása
1.	A szerződéses feltételek módosításai megfelelnek-e a jelen eljárás rendelkezéseinek?	Ellenőrzésre került az előrelátható szabályoknak való megfelelés. A változások hatása is ellenőrzésre került (a változások értékét az egymást követő módosítások összesített értéke alapján kell meghatározni, ha van ilyen). Szankció – A GD 519/2014. Melléklet 3. részének 3. pontjában meghatározott korrekció kerül alkalmazásra (arányosan).
2.	Jelen eljárás rendelkezéseinek megfelelően került sor az árkiigazításra?	A változtatás szabályoknak való megfelelése ellenőrzése került. Szankció – Amennyiben a változtatások nem felelnek meg a szabályoknak a GD 519/2014. Melléklet 3. részének 3. pontjában meghatározott korrekció kerül alkalmazásra (a kár mértékével arányosan).
Figyelem! Amennyiben a beszerzés végrehajtásához jóváhagyásokra, különböző engedélyekre vagy egyéb, a vonatkozó törvény rendelkezéseiben megnevezett formaságokra van szükség, a magánkedvezményezettnek gondoskodnia kell róla, hogy a kiadások megfeleljenek a hatályos jogszabályoknak.

A román törvény G.E.O. 66/2011. 2. cikkely 1. n) alapján az arányosság elve megköveteli, hogy minden elfogadott közigazgatási intézkedésnek megfelelőnek, szükségesnek és a tervezett céllal összhangban állónak kell lennie. Ez vonatkozik mind a szabálytalanságok megállapítására használt erőforrásokra, mind pedig a szabálytalanságok miatt bekövetkezett költségvetési adósságok megállapítására. Figyelembe kell venni a szabálytalanságok formáját és gyakoriságát, valamint azoknak a projektre / programra gyakorolt pénzügyi hatását.

A G.E.O. 66/2011. törvény 17. cikkelye kimondja, hogy a szabálytalanságok megállapítására és a szabálytalanságokból eredő költségvetési adósság megállapítására tett minden intézkedést az arányosság elvének alkalmazásával kell megtenni, figyelembe véve a szabálytalanság jellegét és súlyosságát, valamint annak mértékét és pénzügyi következményeit.

A GD 519/2014. Melléklet 3. részének 3. pontjában foglaltak szerint az arányosság elvét úgy kell alkalmazni, hogy figyelembe kell venni az eltérés komolyságát, a kárt, amit okozott, vagy okozhatott volna az Európai Alapoknak és az érintett hazai támogatási alapoknak.

Útmutató az arányosság elvének alkalmazásához21

Amennyiben az érték kiszámítható a kár mértékének kiszámításával vagy a norma rendelkezéseitől való eltérésből eredő esetleges kár meghatározásával, akkor az eredmény nem elszámolható kiadás. Ebben az esetben a kár / esetleges kár valós meghatározása, az eltérés súlyosságának meghatározása nem releváns.

Például:

– az árkülönbség a nyertesként kihirdetett ajánlat és azon ajánlat között, aminek nyernie kellett volna (például: 1. ajánlat - 100 lej, 2. ajánlat - 120 lej, a második ajánlattevő lett nyertesként kihirdetve – ez 20 lej kárt eredményez, ami szintén a korrekció összegét képezi);

– kiegészítés aláírása alátámasztó dokumentumok nélkül, ami a szerződés értékének növekedését eredményezi [például: szerződéses összeg 100 lej, ami a kiegészítéssel megemelkedett (nem állt elő a módosítási szabályokban megnevezett szituáció) 115 lejre – ez 15 lej kárt eredményez, ami megegyezik a korrekció összegével].

Ha nem lehet meghatározni a normától való eltérésből adódó kár összegét vagy lehetséges összegét, akkor a kár a meghatározásra kerülő korrekció / százalék csökkentés alkalmazásával kerül kiszámításra. Figyelembe kell venni, hogy milyen komoly az eltérés. A korrekciós összeg / százalék csökkentés a komolyságtól

21 Kivéve olyan esetekben, amikor a szabálytalanságok / csalások területén a normák rendelkezéseit alkalmazzák.

függően a következőképpen kerül meghatározásra:

a) a szerződés értékének 1% - 5%-a, ha az eltérés hatása elenyésző;

b) a szerződés értékének 6% - 10%-a, ha az eltérés hatása közepes;

c) a szerződés értékének 11% - 15%-a, ha az eltérés hatása fokozott. Példák:

– Vannak olyan ajánlatok, amelyek megfelelnek a becsült értékre eső valamennyi műszaki leírásnak, de a magánkedvezményezett az alacsonyabb műszaki jellemzőkkel rendelkező ajánlatot választja - nagy hatásfokú eltérést tapasztalunk, így 15%-os korrekciót / csökkentést alkalmazunk;

- Vannak olyan ajánlatok, amelyek megfelelnek az összes műszaki leírásnak, de néhányuk meghaladja a becsült értéket. A magánkedvezményezett megfelelő technikai jellemzőkkel rendelkező ajánlatot választ, de az magasabb értékkel bír, mint a hasonló vagy magasabb szintű technikai jellemzőkkel rendelkezők a becsült értékhatáron belül - nagy hatással járó eltérésről beszélünk, és a szóban forgó szerződés 15% -ának megfelelő korrekciót / csökkentést kell alkalmazni (ha a különbözet nem kerül kifizetésre a saját költségvetéséből);

- Vannak olyan ajánlatok, amelyek megfelelnek az összes műszaki leírásnak, de meghaladják a becsült értéket. A magánkedvezményezett az alacsonyabb technikai jellemzőkkel rendelkező ajánlatot választja, ami nem haladja meg a becsült értéket

- közepes hatásfokú eltérésről beszélünk, és a szóban forgó szerződés 10%-ának megfelelő korrekciót / csökkentést kell alkalmazni;

– Nincs olyan ajánlat, ami megfelel minden műszaki leírásnak, de ezek az ajánlatok nem is haladják meg a becsült értéket. A magánkedvezményezett olyan ajánlatot választ, ami a legnagyobb mértékben közelít a műszaki leírás elvárásaihoz – alacsony hatásfokú eltérésről beszélünk, így a szóban forgó szerződés 5%-ának megfelelő korrekciót / csökkentést kell alkalmazni;

- A beérkezett ajánlatok megfelelnek minden műszaki leírásnak, de meghaladják a becsült értéket. A magánkedvezményezett olyan ajánlatot választ, ami meghaladja a becsült értéket – alacsony hatásfokú eltérésről beszélünk, így a szerződés 5%- ának megfelelő korrekciót / csökkentést kell alkalmazni (ha a különbözet nem kerül

kifizetésre a saját költségvetéséből);

- A magán kedvezményezett indokolatlan változtatásokat tett a kiválasztás során a fontossági sorrendben a beszerzés meghirdetésre került dokumentációjához képest. Ez azt eredményezi, hogy másik ajánlattevő nyer – magas hatásfokú eltérésről beszélünk, így a szerződés 15%-ának megfelelő korrekciót / csökkentést kell alkalmazni;

– A magán kedvezményezett indokolt változtatásokat tett a kiválasztás során fontossági sorrendben a beszerzés meghirdetésre került dokumentációjához képest. Ez azt eredményezi, hogy másik ajánlattevő nyer – közepes hatásfokú eltérésről beszélünk, így a szerződés 10%-ának megfelelő korrekció / csökkentést kell alkalmazni;

-A fontossági sorrend olyan természetű változtatására került sor, ami nem eredményezi másik ajánlattevő kiválasztását – alacsony hatásfokú eltérésről beszélünk, így a szerződés 5%-ának megfelelő korrekció / csökkentést kell alkalmazni.

Bizonyos esetekben, ahol komoly eltérés tapasztalható, az európai alapokat kezelő illetékes hatóság 16- 25%-os korrekciót / csökkentést alkalmazhat, igazolva a 2.2 pontban leírt esetek következetlenségét.

Például:

– azon esetekben, ahol nem zajlott eljárás (nincs versenytárs) és megállapítást nyer, hogy a kivétel indokolását nem támasztja alá megfelelő dokumentáció (nyilvánvaló alternatív megoldások vannak) - különösen súlyos hatásfokú eltérésről beszélünk, így a szerződés maximum 25%-ának megfelelő korrekció / csökkentést kell alkalmazni.

3.3.3 Magyar kedvezményezettekre vonatkozó különleges szabályok

- Amennyiben a beszerzés a 2015. évi CXLIII közbeszerzésről szóló törvény hatálya alá esik, a kedvezményezett a törvényben foglaltakat tekinti irányadónak. Ebben az esetben a teljes közbeszerzési eljárás dokumentációját be kell nyújtani első szintű ellenőrzésre.

- Amennyiben a beszerzés nem esik a 2015. évi CXLIII közbeszerzésről szóló törvény hatálya alá, de eléri vagy meghaladja a nettó 2.500 EUR árat, a piaci árat igazolni szükséges. A kedvezményezett legalább 3 összehasonlítható árajánlat alapján kell, hogy kiválassza a vállalkozót. A Kedvezményezettnek a szerződő felet legalább három összehasonlítható, ugyanarra a tárgyra vonatkozó, pontos összeget megjelölő árajánlatok alapján kell kiválasztania.

„In-house szerződés” esetén is szükséges az in-house vállalkozón kívül további 3 összehasonlítható árajánlat.

- A kedvezményezett köteles vagy a legalacsonyabb árú, vagy összességében az anyagi szempontból legelőnyösebb ajánlatot választani. Az utóbbi esetben az árat értékelni kell. A projekt kedvezményezettjének minden esetben alá kell támasztania a kiválasztást.

- A kedvezményezettnek meg kell tennie minden szükséges intézkedést annak érdekében, hogy elkerülje azon helyzeteket, amelyek a közbeszerzési eljárás során összeférhetetlenséget okozhatnak.

- A kedvezményezettnek mindent el kell követnie a beszerzés során az érdekellentétek kiküszöbölésére. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos szabályokat a teljes eljárás során (az árajánlatkéréstől a szerződés aláírásáig) be kell tartani.

- A piaci feltételek valódi bemutatása érdekében a kedvezményezett különös figyelmet fordít az ajánlattevők függetlenségére, biztosítva, hogy ne legyen kapcsolat az ajánlattevők között.

- A kedvezményezett köteles benyújtani a "piaci ár igazolásáról szóló nyilatkozatot", melyben kijelenti, hogy nem összeférhetetlen és az árajánlatot tevő szervezetek között nincs kapcsolat.

- Amennyiben a beszerzés értéke nettó 2.500 EUR alá esik, nem szükséges igazolni a piaci árat, de a pályázók összeférhetetlenségére és függetlenségére vonatkozó szabályokat be kell tartani. Ebben az esetben a magyar első szintű kontroller jogosult az ár-érték arány ellenőrzésére. A kedvezményezettnek be kell nyújtani egy „nyilatkozat 2.500 EUR alatti beszerzésről” című dokumentumot, melyben kijelenti, hogy nem összeférhetetlen és nincs kapcsolat az ajánlattevők között.

3.4 Kommunikációs tevékenységek megvalósítása

Az információs és kommunikációs anyagok előzetes jóváhagyása

A projekt kedvezményezettjei előzetes jóváhagyást kérnek minden információs és kommunikációs anyagra, melyet az Arculati Kézikönyvnek megfelelően a projekttel kapcsolatban készítenek. Román oldalon a Közös Titkárság hagyja jóvá az elemeket, magyar oldalon az Info Pont.

A jóváhagyási kérelmet, amely tartalmazza az anyagok sablonjait, legalább 15 munkanappal a kiadásuk, felhasználásuk előtt meg kell küldeni. A sajtóközlemények, szórólapok, füzetek, óriásplakátok stb. látványtervének továbbítása az eMS e-mail részlegén keresztül történik. A kommunikációs anyagok tartalmáért a kedvezményezett vállal kizárólagos felelősséget.

A Közös Titkárság / Info Pont ellenőrzi, hogy a csatolt anyagok megfelelnek-e a Program Arculati Kézikönyvében foglalt előírásoknak.

A kérelem kézhezvételét követő 5 munkanapon belül a Közös Titkárság / Info Pont szakemberei ellenőrzik az anyagot és amennyiben megfelel az arculati előírásoknak, úgy jóváhagyják azokat. Szükség esetén módosításokat kérnek annak érdekében, hogy az anyag összhangba kerüljön az arculati előírásokra vonatkozó rendelkezésekkel. A tisztázó eljárás során a jóváhagyási időszak megszakításra kerül, amíg az átdolgozott anyag az eMS e-mailjén keresztül megérkezik a Közös Titkársághoz / Info Ponthoz.

Kivételes esetekben (pl.: az eMS nem működik, a rendszerhez hosszú időn keresztül nem lehet hozzáférni stb.) a jóváhagyandó arculati elemeket tartalmazó anyagot az eMS-en kívül is lehet továbbítani. Ilyenkor az arculati elemek e-mailben kerülnek jóváhagyásra, a fent megfogalmazott kritériumok mellett.

A Program honlapjára feltöltendő információk

A Kedvezményezett a tervezett projekteseményekre (tréningek, konferenciák, fesztiválok stb.) vonatkozó információt feltölti a projekthez kapcsolódó eseménynaptárba. A közbeszerzési eljárások meghirdetésével kapcsolatos információt a Program honlapján szintén megtalálható közbeszerzési részbe kell feltölteni.

Fontos, hogy a projekteseményt időben közzé kell tenni, lehetőség szerint legalább 2 héttel az esemény előtt.

Továbbá, a soron következő projekteseményről és a jelentős projekt találkozókról

értesíteni kell a Közös Titkárságot / Info Pontot is, meghívó kiküldésével az illetékes ügyintéző és a xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx e-mail címre.

Figyelem! A jobb láthatóság és a széles körű nyilvánosság biztosítása érdekében a JS kommunikációs munkatársait tájékoztatni kell a közösségi médiumokon / honlapokon megjelenő, a projekthez kapcsolódó információról (legyen az nyomtatott vagy online), annak érdekében, hogy a JS a Program hivatalos Facebook oldalán / weboldalán is megoszthassa azt.

Célszerű minden rendezvényen fényképeket készíteni a tevékenységek, események előrehaladásának megfelelő dokumentálása érdekében. Ezek a fotók a kommunikációs anyagokban is hasznosak lehetnek és az ESZE számára is, igazolva az arculati előírások betartását.

3.5 Partner és projekt jelentés az eMS rendszerben

Az Interreg V-A Románia-Magyarország Programban a projekt megvalósítása során előrehaladási jelentéseket kell készíteni. A jelentési folyamat a projekt célkitűzéseinek elérését, a ráfordított erőforrásokat, a felmerült problémákat hivatott nyomon követni. Információt szolgáltat arról, hogy előreláthatóan időben, a költségvetésben tervezettek szerint befejezésre kerül-e.

Megjegyzés: A jelentéstételre vonatkozó minden feladat megtalálható a Támogatási Szerződés 6. cikkelyének 10. bekezdésében.

A jelentések online, az eMS-en keresztül kerülnek benyújtásra függetlenül attól, hogy tartalmaznak-e kifizetési kérelmet, és partner szintű vagy projekt szintű jelentésről legyen szó. A „Reporting in eMS - Manual for lead partners and project partners” (Jelentés az eMS-ben – Kézikönyv a vezető partner és a projekt partnerek részére) című dokumentum előírásainak betartása kötelező.

Tanácsok a jelentéssel kapcsolatban:

- az első jelentés összeállítását megelőzően tanulmányozza körültekintően a Program aláírásokra, alátámasztó dokumentumokra, adatokra vonatkozó előírásait. Elengedhetetlenül fontos, hogy ezzel a partnerség minden tagja tisztában legyen, valamint beépítse ezt a munkafolyamataiba;

- amennyiben Ön a Vezető Kedvezményezett, jó előre hívja föl minden kedvezményezett figyelmét a közelgő határidőkre;

- gondolja át a megadni kívánt információ relevanciáját;

- tartsa szem előtt, hogy a jelentésnek megbízható forrásból származó dokumentációval alátámasztottnak kell lennie;

- ne jelentsen le tervezett tevékenységeket és eredményeket – csak megvalósult tevékenységek és eredmények kerüljenek a jelentésbe;

- emelje ki a főbb eredményeket – ezekre szükség van a Program szintű kommunikációban;

- tartsa a jelentés határidejét;

- válaszoljon minden kérdésre, amit a Közös Titkárság, vagy a Program végrehajtásába bevont más szervezet feltesz, tartsa a válaszadásra megjelölt határidőket.

A jelentésben a zavaros, vagy nem megfelelő információközlés félreértést eredményezhet, ami késlelteti a kifizetéseket. Ha Ön a Vezető Kedvezményezett, biztosítson lehetőséget minden kedvezményezett számára a teljes jelentés áttekintésére a benyújtás előtt. A Vezető Kedvezményezett kérésére ehhez a Közös Titkárság biztosítja a „csak olvasható” formát. Így ellenőrizhető, hogy nem értette félre a partnerek jelentését.

3.5.1 Partner jelentés

A folyamat minden esetben partnerszinten kezdődik. Minden kedvezményezett (a Vezető Kedvezményezett is)Partneri Jelentést készít. Lejelenti a tevékenységek végrehajtását, a költségeket és csatolja a megfelelő alátámasztó dokumentumokat.

Amennyiben a partner jelentés tartalmaz költségeket is, a jelentést be kell nyújtani első szintű ellenőrzésre (ESZE), melynek során hitelesítésre kerülnek a támogatható kiadások (lásd jelen Kézikönyv 4. fejezetét). Minden költség automatikusan a partneri jelentés eMS-ben történő első benyújtásának havában érvényes inforeuro árfolyamon kerül átváltásra. A 18 hónapnál rövidebb végrehajtási idejű projektek esetében a kedvezményezettek 3 havonta nyújtanak be partner jelentést első szintű ellenőrzésre. Amennyiben a végrehajtási idő meghaladja a 18 hónapot, úgy

4 havonta kerül sor jelentéstételre. A jelentéseket a jelentési időszak végétől számított maximum 15 naptári napon belül kell benyújtani, ami alól kivételt képez a

zárójelentés, amit maximum 45 naptári napon belül kell benyújtani.

Kivételek:

Jelentési időszakonként maximum 3 köztes jelentést lehet benyújtani. Ez a szabály nem vonatkozik az előkészítési költségekre. Az a partner jelentés, ami nem a fenti szabály szerint lett benyújtva, visszaküldésre kerül a kedvezményezettnek.

Abban az esetben, ha a Kedvezményezett kihagyott a partner jelentéséből egy költséget, a későbbiekben kérheti egy új partner report létrehozását ugyanarra az időszakra, amennyiben a Vezető Kedvezményezett erről értesíti a Közös Titkárságot, aki engedélyezi az újabb partner jelentés megnyitását az adott jelentési időszakra. Ha egy költség az ESZE által felfüggesztésre kerül egy partner jelentésben („sitting duck”), az akadályozó tényezők tisztázását követően a következő első szintű hitelesítési nyilatkozatban fog szerepelni.

Ha egy panaszt részben vagy egészben jóváhagynak, a kapcsolódó költségeket az Első Szintű Ellenőrzés az alábbi esetek valamelyikében hitelesíti:

1. Vagy úgy, hogy a kedvezményezett benyújt egy új jelentést annak céljából, hogy az ESZE hitelesítse – az új jelentés tartalmazza az érintett költségsorokat is-, belefoglalja az érintett jóváhagyott költségeket és annak megfelelően „pozitív korrekciót” alkalmaz az átalányszámítással érintett adminisztratív költségek költségsoron, vagy

2. A kedvezményezett a panaszt elbíráló határozat alapján létrehozza egy új partner jelentésben az adott költségsort, de 0 költséggel jelenti le azt. Az ESZE hitelesíteni fogja az összeget a panaszról szóló határozat szerint (pozitív korrekcióként).

Abban az esetben, ha a Partner Jelentés nem tartalmaz költséget, közvetlenül a Vezető Kedvezményezett részére kell a jelentést benyújtani.

A Partner Xxxxxxxxxxx minden alátámasztó dokumentumot csatolni kell. A következő dokumentumok kapcsolódhatnak a részben vagy teljes egészében végrehajtott tevékenységekhez: fényképek, jelenléti ívek, jegyzőkönyvek, meghívók, szerződések, számlák stb. A költségekhez kapcsolódó alátámasztó dokumentumokkal kapcsolatos információ elérhető: Reporting in eMS - Manual for lead partners and project partners. (Jelentés az eMS-ben – Kézikönyv a vezető

partner és a projekt partnerek részére)

A kedvezményezettek kiemelt figyelmet fordítanak nem csak a költségek jelentésére, hanem az előrehaladási jelentésekre is. Gondoskodnak róla, hogy a hozzájuk tartozó tevékenységekre/várható eredményekre/indikátorokra kiterjedő jelentésrész összhangban álljon a Pályázati Formanyomtatvánnyal és a Támogatási Szerződéssel. Ez természetesen vonatkozik a Vezető Kedvezményezettre is, hiszen a Vezető kedvezményezett egyúttal kedvezményezett/partner is a projektben.

3.5.2 Projekt előrehaladási jelentés

A tevékenységeket, eredményeket és a validált költségeket a Vezető Kedvezményezett összesíti a Projekt Előrehaladási Jelentésben a kedvezményezettek Partner Jelentése alapján, majd megküldi a Közös Titkárságnak jóváhagyásra. A Projekt Előrehaladási jelentés elkészítésével és benyújtásával kapcsolatos részletek elérhetőek: Reporting in eMS - Manual for lead partners and project partners. (Xxxxxxxx xx xXX-xxx – Kézikönyv a vezető partner és a projekt partnerek részére)

Általánosságban az Vezető Kedvezményezett elkészíti és benyújtja a projekt előrehaladási jelentéseit a JS-nek a jelentési időszak végétől számított legfeljebb 3 hónapon belül. A Projekt Előrehaladási Jelentése a következő 2 részből áll: pénzügyi jelentés, szakmai jelentés.

Mindemellett a Vezető Kedvezményezettnek lehetősége van köztes Projekt Előrehaladási Jelentés benyújtására (ami csak pénzügyi részt tartalmaz), amit bármikor benyújthat, azzal a feltétellel, hogy a kifizetési kérelemben szereplő összeg eléri a 10.000 euro ERFA tartalmat. Ezeket a jelentéseket a Vezető Kedvezményezett készíti, úgy, hogy hozzá csatolja az első szintű ellenőrzésről szóló hitelesítési nyilatkozatot. A Projekt Előrehaladási Jelentés többi részét ebben az esetben nem szükséges kitölteni.

Egy jelentési időszakban maximum 2 köztes jelentés benyújtására van lehetőség (egyenként el kell érnie mindkettőnek a 10.000 euro ERFA tartalmat).

Az adott jelentési időszakon belül az utolsó Projekt Előrehaladási Jelentésnek tartalmaznia kell a technikai elemeket, a tevékenységek fizikai

előrehaladására vonatkozóan, a projektmutatókat és eredményeket, a projekt szintű tevékenységek előrelepését a kialakított jelentéstételi ütemezésnek megfelelően.

A Projekt Előrehaladási Jelentést az eMS-be kell feltölteni, a rendszer által adott formátumba, amihez a Vezető Kedvezményezett csatolja a partnerek első szintű ellenőrzéséről szóló hitelesítési nyilatkozatát (amennyiben van). A véglegesített Projekt Előrehaladási Jelentést a Vezető Kedvezményezett kinyomtatja, majd aláírást követően feltölti az eMS Project Progress Report „Attachment – csatolmány” fülre.

Figyelem! A 0.1-es Projekt Előrehaladási Jelentés kizárólag a felmerült teljes előkészítési költséget tartalmazhatja, és ezt kell elsőként benyújtani a Támogatási Szerződés aláírását követő lehető legrövidebb időn belül, de még az első jelentési időszak lezárását megelőzően. Amennyiben az előkészítési költségek nem szerepelnek a 0.1-es jelentés kifizetési kérelmében, úgy nem támogatható költséggé válnak.

3.5.3 Záró Projekt Előrehaladási Jelentés

A Záró Projekt Előrehaladási Jelentést a Vezető Kedvezményezett nyújtja be a Közös Titkárság részére, erre a projekt megvalósítási időszak végét követően maximum 5 hónapig van lehetősége.

A projekt Záró Projekt Előrehaladási Jelentése a következő információkat tartalmazza: mi valósult meg, hol, ki valósította meg, milyen célokat értek el, milyen források kerültek felhasználásra, milyen problémák merültek fel stb. A projekt Záró Projekt Előrehaladási Jelentése a projekt végrehajtásának teljes időszakára vonatkozó adatokat egyesíti, papír alapon, 2 eredeti példányban kerül benyújtásra a megadott mintát használva, amit a Vezető Kedvezményezett képviselője ír alá. Jóváhagyást követően az eMS-be kerül feltöltésre.

Záró Projekt Előrehaladási Jelentésen keresztül értesül a Program a projektek által elért eredményekről és realizálja a Program saját célkitűzései felé történő előrelépéseket. A projekt célkitűzéseinek elérése a projekt és a Program egyformán fontos érdeke, hiszen a Program sikere a projektek sikerén keresztül mérhető.

Amennyiben a végrehajtás végén a projekt által elért eredmények kevesebb indikátort hoznak a pályázati űrlapon feltüntetettnél, az Irányító Hatóságnak jogában áll a támogatást csökkenteni oly módon, hogy a projekt eredeti költségvetését és ezen keresztül az ERFA tartalmat is csökkenti a következők szerint:

a) a kedvezményezettek költségvetéséből 10% csökkentés kerül érvényesítésre, ha a projekt indikátorai az eredetileg tervezett indikátorok 75%-ától alacsonyabb értéket érnek el (projekt szintű átlag, amibe minden indikátor szerepel).

b) a kedvezményezettek költségvetéséből 25% csökkentés kerül érvényesítésre, ha a projekt indikátorai az eredetileg tervezett indikátorok 50%-ától alacsonyabb értéket érnek el (projekt szintű átlag, amibe minden indikátor szerepel).

3.5.4. Projekt Előrehaladási Jelentés jóváhagyása és kifizetés

A Közös Titkárság 20 munkanapon belül elvégzi a projekt előrehaladási jelentésének adminisztratív ellenőrzését. Ez a határidő felfüggeszthető, ha az előrehaladási jelentés / partner jelentés visszaküldésre kerül, vagy tisztázó kérdéseket tesznek fel a kedvezményezetteknek vagy az ESZE- nek. Az alátámasztó dokumentumok megküldésére, valamint a tisztázó kérdések megválaszolására maximum 5 munkanap áll rendelkezésre.

A projekt jelentésének ellenőrzése során a Közös Titkárság végezhet helyszíni ellenőrzést bármely kedvezményezett központjában és/vagy a megvalósítás helyszínén annak érdekében, hogy ellenőrizze a projekt által elért célokat és eredményeket a finanszírozási feltételeknek megfelelően. Ebben az esetben a jelentés jóváhagyásának határideje felfüggesztésre kerül a KT által. A felfüggesztés ideje attól függ, hogy hány kedvezményezettnél kerül sor a helyszíni ellenőrzésre.

A Vezető Kedvezményezett és a kedvezményezettek általában 5 munkanappal a helyszíni ellenőrzést megelőzően kapnak értesítést az ellenőrzésről.

A következő személyeknek kell elérhetőnek lenniük a helyszíni ellenőrzés során: projekt menedzser, a projekt végrehajtásáért felelős szakemberek, projekt szintű pénzügyi menedzser.

A Vezető Kedvezményezett és a többi kedvezményezett felelőssége a helyszíni ellenőrzés, audit során:

- Hozzáférést biztosít a projekt megvalósításához kapcsolódó valamennyi dokumentumhoz.

- Együttműködik a Közös Titkársággal.

- Az Irányító Hatóság / Nemzeti Hatóság munkatársai is jelen lehetnek a helyszíni ellenőrzésen.

A helyszíni ellenőrzést követően a Közös Titkárság monitoring jelentést készít és (szükség esetén) javaslatokat tesz a projekt végrehajtásával kapcsolatban. Az ellenőrzést követően a Közös Titkárság az eMS-en keresztül benyújtja a projekt jelentését az Irányító Hatóság felé.

A IH- nál történő hivatalos nyilvántartásba vételtől számított maximum 30 napon belül a KT által benyújtott projekt előrehaladási jelentésben szereplő kifizetési kérelem az IH álatal elbírálásra kerül (ez a határidő felfüggesztésre kerülhet, ha további dokumentumokra / tisztázó kérdések megválaszolására van szükség).

Az Előrehaladási Xxxxxxxx jóváhagyását követő maximum 10 munkanapon belül megtörténik a kifizetés, és az ERFA, valamint a román oldali társfinanszírozás összege átutalásra kerül a Vezető Kedvezményezett és az érintett román partnerek számára.

Továbbá az IH értesíti a Vezető Kedvezményezettet, a Közös Titkárságot és a Nemzeti Hatóságot a jóváhagyott és kifizetett ERFA tartalomról, a hozzá tartozó társfinanszírozás mértékéről (nemzeti társfinanszírozás és önerő valamint a benyújtott jelentés alapján ezen összegek partnerek közötti megoszlásáról, de csak a támogatás kiutalását követően.

A román társfinanszírozás adott projekt jelentésre jóváhagyott összege a felvett előleg értékéig levonásra kerül.

A nemzeti társfinanszírozás kifizetése a következőképpen történik:

x. a román kedvezményezettek számára az MRDPA-tól;

b. a magyar kedvezményezettek számára a Miniszterelnökségtől.

A Vezető Kedvezményezett felelőssége a beérkezett támogatási összeg tovább utalása a partnerek felé, amit 5 munkanapon belül meg kell tennie, amint megérkezik az értesítés és kézhez kapja az összeget az IH-tól. Nem alkalmazhat

csökkentést, visszatartást és nem számolhat fel semmilyen költséget a kiutalt ERFA összegre.

Az ERFA támogatás euróban kerül kifizetésre a vezető Kedvezményezett speciális bankszámlájára. A Vezető Kedvezményezett használhatja ugyanazon bankszámlát több projekthez is, ha minden egyes projekthez megfelelő analitikai rendszer tartozik. Az átváltási árfolyam különbözetből származó költség nem támogatható költség.

A Záró Jelentésben foglalt kifizetési kérelem ugyanazon a folyamaton megy végig, mint a korábbi előrehaladási jelentéshez kapcsolódóak, azzal a kivétellel, hogy csak akkor kerül kifizetésre, ha az előlegként kifizetett társfinanszírozás és/vagy az esetleges tartozások teljes mértékben rendeződnek. Ennek érdekében a Vezető Kedvezményezett / Kedvezményezettek értesítést kapnak a visszafizetendő társfinanszírozási összeg mértékéről, valamint a bankszámlaszámról, ahová az adott összeget utalni kell. A projektindikátorok korrekciója esetén csökken a végleges projektjelentés teljes összege. A Vezető kedvezményezett / Kedvezményezettek az értesítéstől számított 15 napon belül eleget tesznek fizetési kötelezettségünknek. A határidőre az értesítő levél is felhívja a figyelmet.

A fenti ábrán látható, hogy a jelentési folyamatnak két fő vonala van: a kedvezményezettek irányából a Vezető Kedvezményezett felé történk az egyik jelentés, majd a Vezető Kedvezményezett jelent a Közös Titkárság irányába. Ebben a folyamatban a Vezető Kedvezményezett központi, koordinátor és közvetítő szerepet játszik. A jelentés szempontjából nézve a Vezető Kedvezményezett a

kapcsolattartó a partnerség tagjai, valamint a Program szervei között.

3.6 Projekt szintű költségcsökkentés

A szerződéskötés előtti fázisban a Vezető Kedvezményezett a többi Kedvezményezettel közösen megtervezi az eMS-ben a jelentési periódusokat és azt bejelenti a Közös Titkárságnak.

Figyelem! Nagyon fontos ennek az ütemezésnek a körültekintő megtervezése, hiszen ebből látszik majd, hogy az egyes partnerek milyen összeget költenek és igényelnek az Első Szintű Ellenőrzés felé történő jelentésben a projekt félidejét jelző hónap végéig. Minden partner pénzügyi teljesítése ez alapján kerül megítélésre.

Amennyiben a végrehajtási időszak felénél az első szintű ellenőrzés felé jóváhagyásra benyújtott összeg alacsonyabb, mint az előrejelzésben tervezett összeg, az IH-nak jogában áll a következők szerint csökkenteni az eredeti költségvetés támogatását, valamint a kapcsolódó ERFA tartalmat:

- 10% csökkentés abban az esetben, ha a kedvezményezett az előre jelezett összeg 75%-ánál kevesebbet jelentett le első szintű ellenőrzésére;

- 25% csökkentés abban az esetben, ha a kedvezményezett az előre jelzett összeg 50%-ánál kevesebbet jelentett le első szintű ellenőrzésre.

A Közös Titkárság / IH a végrehajtási idő felénél ellenőrzi minden egyes partner pénzügyi teljesítményét. Összehasonlításra kerül a partnerek által tervezett, első szintű ellenőrzésre benyújtandó összeg és a valóban lejelentett összeg. Fontos, hogy kizárólag a projekthez kapcsolódó, a Program kritériumainak megfelelő első szintű ellenőrzésre benyújtott költségeket lehet figyelembe venni (például a kedvezményezett által a partner jelentésben szerepeltetett, de még ki nem fizetett költség nem vehető figyelembe).

Példa a végrehajtási időszak felének kiszámítására:

Ha egy projekt 12 hónapos végrehajtási időszaka 2018. 05. 01-én kezdődött, azok a partner jelentésben szereplő költségek vehetők figyelembe, melyek 2018. 11. 21- ig (a végrehajtási időszak felét jelző hónap végéig) az eMS-en keresztül első szintű ellenőrzésre benyújtásra kerültek. Tételezzük fel, hogy a Vezető Kedvezményezett

a végrehajtási időszak 6. hónapjának végéig 18.000 EUR összeget jelentett le első szintű ellenőrzésre (az ütemezés szem előtt tartása mellett), a P2 partner viszont

15.000 EUR összeget (nem az ütemezésnek megfelelően). A csökkentés kiszámításának módja az alábbi táblázatban látható:

		Vezető Kedvezményezett	P2
1	Partner teljes költségvetése	40,000	50,000
2	Első szintű ellenőrzésre lejelentendő összeg	20,000	25,000
3	Valójában lejelentett összeg	18,000	15,000
4	Költési arány (3)/(2)	90%	60%
5	csökkentés mértéke 10%*(1)	-	5,000
	Partner új költségvetése a csökkentés után	40,000	45,000

Bár a Vezető Kedvezményezett nem tudta maximálisan tartani az előrejelzést, mégsem kerül sor csökkentésre, mivel a valós költés és az előre jelezett költés közötti különbség mindössze 10%. Mivel a P2 partner az előrejelzéshez viszonyítva mindössze 60%-os költést tudott realizálni a 6. hónap végéig, így 10%-os költségcsökkentést kell vele szemben alkalmazni, tehát 5.000 EUR-val csökken a költségvetése.

Figyelem! Amennyiben a végrehajtási időszak pontosan kiszámított fele nem esik egybe a jelentési időszakkal, akkor határidő alatt a jelentési időszak határideje értendő, plusz 15 naptári nap, ami egybe esik a partner szintű jelentés első szintű ellenőrzésre történő benyújtásának határidejével. A Közös Titkárság az adott

jelentési időszak elején értesíti a Vezető Kedvezményezettet erről a határidőről.

Miután ez a folyamat program szinten ellenőrzésre kerül minden projektre és minden partnerre kiterjedően, az IH/Közös Titkárság értesíti a Vezető Kedvezményezettet az egyes partnereket érintő csökkentés mértékéről. Mivel a számítás módszere adott, minden partner előre elvégezheti azt saját magának is.

A Vezető Kedvezményezett köteles az értesítést minden partner számára továbbítani. Ezt követően a Pályázati Űrlap megfelelő részében új költségvetést kell benyújtania, ami tükrözi a csökkentés mértékét. A dokumentumot a Vezető Kedvezményezett hivatalos képviselője által aláírt és lepecsételt 2 eredeti példányban kell benyújtani, (amennyiben szükséges) az IH / Közös Titkárság értesítésének kézhezvételét követő 2 héten belül. A csökkentéssel érintett partnereknek körültekintően át kell vizsgálniuk a tevékenységeiket és a költségvetésüket is annak érdekében, hogy lássák melyik költségsor csökkentésével fedezhető a csökkentés mértéke.

A felülvizsgált dokumentumokat időben el kell juttatni a Vezető Kedvezményezett számára annak érdekében, hogy az IH által adott határidő betartható legyen. Ez egy nagyon fontos döntés a projekt életciklusa során, ezért tanácsos partnertalálkozón a partnerekkel közösen végig tekinteni a projekt végrehajtási folyamatát és megvizsgálni, hogy milyen lépésekre van szükség ahhoz, hogy a végrehajtás menete visszakerüljön a rendes kerékvágásba.

Figyelem! A felülvizsgált dokumentumok benyújtásának határidejét be kell tartani! A határidő betartásának elmulasztása esetén az IH az érintett partnerek esetében minden egyes költségsorra arányosan alkalmazza a költségcsökkentést.

Amennyiben az IH minden költségsor arányos csökkentése mellett dönt, úgy az IH

/ Közös Titkárság alaposan megvizsgálja az érintett kedvezményezett/ek költségsorainak egyenlegét. Az egyes költségsorok egyenlegének kiszámításakor az első szintű ellenőrzésre benyújtott költségsoronkénti összegek kerülnek figyelembevételre. Amikor az egyenleg kiszámítása megtörténik, a levonandó összeg minden egyes költségsorról levonásra kerül. A levonás arányos a jóváhagyott költségvetés költségtételeinek arányával. Ha egy költségsor egyenlege alacsonyabb, mint a levonandó összeg arra a sorra nézve, akkor a teljes egyenleget kell

csökkenteni és a különbséget a többi költségsor között egyenlő mértékben kell elosztani.

Folytassuk a fent említett példával. Tételezzük fel, hogy a partner eredeti költségvetése az alábbi táblázatban szereplő költségvetési sorokat tartalmazza. A fent említett számítási módszer szerint a partner költségvetését 5.000 euróval kell csökkenteni. Ezt az összeget arányosan kell megosztani a költségsorok között, úgy, hogy figyelembe vesszük a költségsorok arányát a teljes költségvetéshez viszonyítva. Ezek alapján a személyi költség sorról 500 eurót kell levonni. Vegyük figyelembe, hogy ezen költségsor egyenlege mindössze 500 euró (figyelembe véve az első szintű ellenőrzéshez benyújtott kérelmet) a levonásra kerülő összeg 400 euró. A fennmaradó 100 euró egyenlő mértékben kerül elosztásra a fennmaradó közvetlen költségek között (Utazás és szállás, valamint Eszköz), szem előtt tartva az automatikusan kiszámításra kerülő Irodai és adminisztrációs költségeket.

Költségsor	Eredetileg jóváhagyott költségveté s	A jóváhagyott költségvetés ben foglalt százalék (%)	Első szintű ellenőrzésre benyújtand ó összeg (félidő)	Egyenleg	Levonásra kerülő összeg
Költségsor	Eredetileg jóváhagyott költségveté s	A jóváhagyott költségvetés ben foglalt százalék (%)	Első szintű ellenőrzésre benyújtand ó összeg (félidő)		IH / Közös Titkársá g által alkalmaz ott 10 %	Vezető Kedvez ményez ett / Kedvez ményez ett által alkalmaz ott 10%
Személyi ktg	5,000	10%	2,000	3,000	500	400
Irodai és admin ktg. – a személyi ktg 15%-a	750	1,5%	300	450	75	75
Utazási és szállás ktg.	1,000	2%	000	000	000	000

Külső szakértő és

szolgáltatás

3,250

6,5%

2,000

1,250

325

Felszerelés

40,000

80%

10,200

29,800

4,000

4,050

Összesen

50,000

100%

15,000

35,000

5,000

Figyelem! Minden partner érdeke, hogy a csökkentést követően készítsen egy módosított költségvetést, hiszen az IH által végzett mesterséges költségcsökkentésnek negatív hatása lehet a projekt megvalósítására. A partnerek tudják legjobban, hogy melyik költségsort lehet csökkenteni anélkül, hogy veszélybe kerülne a projekt végrehajtása.

A projektszintű csökkentés miatt bekövetkező szerződés módosításról az IH törvényes képviselője dönt, amiről a Vezető Kedvezményezett értesítést kap és bekerül a szerződésbe is.

A csökkentés nincs kihatással a partnerek kötelezettségére a projekt végrehajtását illetően. A Pályázati Űrlapon szereplő minden tevékenységet el kell végezni, a kitűzött célokat el kell érni. Ez azt jelenti, hogy a költségvetés csökkentése ellenére, a partnerek továbbra is kötelesek a jóváhagyott Pályázati Űrlapon szereplő tevékenységeket elvégezni és a kitűzött célokat elérni.

A Vezető Kedvezményezett a többi kedvezményezettel közösen dönthet úgy, hogy eláll a támogatástól. Ebben az esetben azonban minden kifizetésre került támogatást (beleértve a partnereknek kifizetett előlegeket is) vissza kell fizetni az IH felé és a szerződés felbomlik.

Az IH csökkentésre vonatkozó döntését követően a Közös Titkárság felkéri a Vezető Kedvezményezettet, hogy 5 munkanapon belül nyújtson be az eMS-en keresztül egy költségvetés módosítási kérelmet.

3.7 Horizontális szempontok

A fenntartható fejlődés, az esélyegyenlőség és a megkülönböztetés-mentesség, valamint a férfiak és nők közötti egyenlőség három fő horizontális elv, amelyek az EU politikájának szerves részét képezik. A program által finanszírozott projekteknek

fel kell hívniuk a figyelmet ezekre az elvekre, amikor csak lehetőség nyílik rá. A kedvezményezetteknek meg kell vizsgálniuk, hogy ezek az elvek hogyan érvényesülnek a projektekben.

Megjegyzés: A fenntartható fejlődés előmozdítása, az esélyegyenlőség és a megkülönböztetés-mentesség, valamint a férfiak és nők közötti egyenlőség előmozdítása terén kötelező minimum jogi követelmények teljesítése minden projekt esetében kötelező, és a projekt végrehajtása során figyelemmel kísérik.

Elvárt, hogy a projektek operatív szinten konkrét lépéseket tegyenek, hiszen nem csupán a törvény által megkövetelt minimális mérték elérése a cél, hanem hogy jelentős hozzáadott értéket képviseljenek az esélyegyenlőség és a megkülönböztetés-mentesség előmozdítása, a férfiak és nők közötti egyenlőség és a fenntartható fejlődés terén. A horizontális elvek előmozdítására irányuló projekt tevékenységek nyomonkövetése és jelentése a program megvalósítási jelentésekben történik, a vonatkozó eljárásoknak megfelelően.

A Közös Titkárság kérésére a Vezető Kedvezményezettnek el kell készíteni az esélyegyenlőségre és megkülönböztetés- mentességre vonatkozó kérdőívet – EOND melléklet (amelyben ki kell fejteniük az esélyegyenlőséghez és a megkülönböztetés- mentességhez való hozzájárulásukat – hogyan épült be az esélyegyenlőség elve a projektbe és tevékenységeibe. Adatot szolgáltatnak a résztvevők nem és kor szerinti megoszlásáról, foglalkozásáról, iskolázottságáról és fogyatékosságáról). Elkészíti továbbá a környezetvédelmi kérdőívet – SDEP melléklet (melyben a kedvezményezettek kifejtik, hogy a projektek hogyan tartották be a környezetvédelemre vonatkozó határokon átnyúló jogszabályokat, miként járultak hozzá a fenntartható fejlődéshez, és hogy jelent meg tevékenységeikben a fenntartható fejlődés).

a. Fenntartható fejlődés

A fenntartható fejlődés a jelenlegi generációk szükségleteinek kielégítését jelenti, anélkül, hogy veszélybe sodorná a jövő generációinak a saját szükségleteik kielégítésére való képességét - vagyis jobb életminőséget biztosít mindenkinek, most és a következő generációk számára is.

A fenntarthatóság választása a környezet megőrzése és védelme iránti

elkötelezettséget jelenti az ember okozta potenciális káros hatásoktól, valamint ígéret a társadalmi, környezeti és éghajlati előnyök védelmének érvényesítésére. Olyan döntéseket követel meg mindenkitől, amelyek figyelembe veszik az egyes döntések gazdasági, ökológiai és társadalmi hatásait.

Számos példa kínálkozik annak bemutatására, hogy a projektek miként alkalmazhatják operatív szinten a fenntarthatóságot:

- Körültekintően figyelembe kell venni a projekt tevékenységeinek célterületre kifejtett hatását gazdasági, ökológiai és társadalmi szempontból.

- A „zöld megoldások” előnyben részesítése a „szürke megoldásokkal” szemben, minden lehetséges esetben:

- Az Európai Bizottság közleménye a zöld infrastruktúráról xxxx://xxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx.xxxx?xxxxxxxxxx:x00000x0-00x0-0xxx-x000- 4c73e6f1b2df.0014.03/DOC_1&format=PDF

- Az Európai Bizottság Tematikus Iránymutatása a biodiverzitással, a zöld infrastruktúrával, az ökoszisztéma-szolgáltatásokkal és NATURA 2000-rel kapcsolatban xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/0000/xxxxxx ce_ fiche_biodiversity_n2000.pdf

- Az Európai Bizottság Tematikus Iránymutatása az éghajlatváltozáshoz való alkalmazkodással, kockázatmegelőzéssel és annak kezelésével kapcsolatban xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/0000/xxxxx nce_f iche_climat_change.pdf

- Gyakorolja a napi munka fenntartható módon történő elvégzésére - akár irodai berendezések vagy szolgáltatások vásárlásával, találkozók és üzleti utak tervezésével, nyomtatott kiadványok és információs anyagok készítésével, akár más tevékenységekkel kapcsolatban.

- Gondolja át a találkozási szokásait annak érdekében, hogy minimalizálni lehessen a találkozók környezetre gyakorolt hatását. Jóllehet, hogy a határon átnyúló együttműködés középpontjában az emberek találkozása és egymással való kommunikációja áll, az utazás és azon belül is a repülés azonban negatív hatással van a környezetre a CO2 kibocsátás miatt. Ezért elengedhetetlenül fontos az

alábbi lehetőségek vizsgálata a találkozók szervezésekor:

● Szükség van a személyes találkozóra vagy elég az online meeting? Az online eszközök segítségével bizonyos személyes találkozók helyettesíthetők. Számos ilyen szolgáltatás ingyenes vagy nem túl drága.

● Több találkozót össze lehet szervezni egy helyen? A találkozó helyszíne megközelíthető autó vagy repülőgép használata nélkül is? Reális elvárás a repülőgép/autó nélküli utazás?

- Vásároljon zölden – mérlegelje a zöld beszerzés lehetőségeit, valamint a hulladék képzés csökkentését. Kérjük, olvassa el a rendelkezésre álló információforrásokat, amelyek segítik a mindennapok zöld választásait. Néhány ötlet a következő linkeken olvasható:

● Zöld közbeszerzési honlap (Európai Bizottság): hasznos linkek, publikációk és megbízható források xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxx/xxx_xx.xxx#xxxxxxx0

● Zöld közbeszerzési kézikönyv (Európai Bizottság) xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxx/xxx/xxxxxxxx.xxx

● Közbeszerzés egy jobb környezetért (az Európai Bizottság közleménye) xxxx://xxx- xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/XX/XXX/XXX/?xxxxXXXXX:00000XX0000&xxxx

=EN

b. Esélyegyenlőség és megkülönböztetés-mentesség

Az EU politikájával összhangban a Program támogatja az egyenlő esélyek biztosítását és ösztönzi a megkülönböztetés megakadályozását, alapuljon az akár nemi, faji, etnikai, vallási vagy egyéb meggyőződésen, legyen a hátterében akár fogyatékosság, életkori megkülönböztetés vagy szexuális irányultság. A kedvezményezetteknek ezen elvek alapján kell figyelembe venniük a projekt hatásait a megvalósítási időszak során.

Operatív szinten, amikor csak lehetőség van rá, a kedvezményezett:

- biztosítja, hogy ne kerüljön sor megkülönböztetésre sem a projekten belül, sem harmadik félre vonatkozóan (pl.: vállalkozók, beszállítók stb.);

- minden érdeklődő fél számára biztosítja az egyenlő esélyeket, kiküszöbölésre kerülnek a korlátozó vagy megkülönböztető kritériumok a szolgáltatók,

beszállítók, vállalkozók kiválasztása során;

- a weblapon, kiadványokban, információs anyagokban nem-semleges nyelvet használ;

- figyelembe veszi a diszkrimináció által veszélyeztetett célcsoportok igényeit;

- megoldásaival elősegíti az esélyegyenlőséget és a diszkrimináció mentességet, pl.: biztosítja a fogyatékkal élők hozzáférését, elérhetővé teszi a weboldalt a fogyatékkal élők számára, tevékenységeivel csökkenti az egyenlőtlenséget és biztosítja minden csoport, közösség számára az egyenlő bánásmódot, közlekedési megoldást tervez a földrajzilag távol eső vagy nehezen megközelíthető területeken élők számára;

- a célcsoportok között szerepelteti a hátrányos helyzetű etnikai kisebbségeket.

c. Férfiak és nők közötti egyenlőség

A férfiak és a nők közötti egyenlőség biztosításának elve azt jelenti, hogy mindenkinek jogában áll, nemétől függetlenül, dolgozni és eltartani magát, egyensúlyt teremteni a karrier és családi élet között. Mindenkinek jogában áll erőszaktól való félelem nélkül élni.

A nemek közötti egyenlőség nemcsak a férfiak és a nők közötti egyenlő elosztást jelenti a társadalom minden területén. Fontos a minőség, valamint annak biztosítása, hogy mind a férfiak, mind pedig a nők tudása és tapasztalata hozzájáruljon a fejlődéshez a társadalom minden területén. Egyformán fontos a férfiak és nők tudása, készségeik és, hogy azonos értékű munkáért azonos bért kapjanak.

A kedvezményezetteknek ezt az elvet szem előtt kell tartaniuk a projekt megvalósítása során.

A projekteknek operatív szinten is tiszteletben kell tartaniuk a nemek közötti egyenlőség elvét és minden lehetséges módon integrálni kell azt a tevékenységek végrehajtása során. Például:

● A menedzsment és irányító szervezet kialakítása során meg kell próbálni szem előtt tartani a férfiak és nők egyenlő arányú képviseletét csakúgy, mint a döntéshozatalban. A projektben a férfiak és nők számára egyenlő bérezést kell biztosítani.

● A tevékenységek végrehajtása során is szem előtt kell tartani a nemek közötti

egyenlőség elvét: például a célcsoportokba és a nemek közötti egyenlőség elvének előmozdítására irányuló tevékenységekbe egyenlő létszámmal kerüljenek bevonásra a férfiak és a nők.

● Ösztönözni kell a munkakörülmények olyan kialakítását, ami a férfiak és a nők számára egyformán megfelelő.

3.8 Indikátorok

A Vezető Kedvezményezett minden Partner / Projekt szintű jelentésben beszámol az IH-nak a kitűzött célok eléréséről, melyekkel hozzájárul a Program indikátorokhoz (egy vagy több output indikátor és egy vagy több eredmény indikátor) a Pályázati Űrlapon megjelöltek szerint.

Output indikátorok esetében a helyzet meglehetősen egyszerű. A partnerek beszámolnak a jelentéstételi időszakban teljesített egységekről (fontos, hogy ez nem feltétlenül kapcsolódik az adott projekt pénzügyi státuszához).

Például: A Pályázati Űrlap szerint a projekt 1500 egységgel járul hozzá a PA1-es output indikátorhoz: “támogatott kulturális és természeti örökségnél, illetve nevezetességeknél tett látogatások várható számának növekedése”.

Ezért a partner(ek) minden projekt jelentésben beszámolnak a támogatott kulturális és természeti örökségnél, illetve nevezetességeknél tett látogatások számáról, melyet a projekt során sikerült elérni.

Figyelem! A jelentést hitelesen és bizonyíthatóan kell dokumentálni.

Eredmény indikátorok esetében, az indikátorok eléréséhez Program szinten járulnak hozzá a Programért felelős testületek. Ugyanakkor azonban a Pályázati Űrlapon szerepel, hogy a projekt tevékenységek hozzájárulnak ezen indikátorokhoz és megfelelő magyarázattal vannak alátámasztva.

Ezért a Partner /Projekt szintű jelentésben a partner(eknek) meg kell említeniük azon tevékenységeiket, melyekkel hozzájárulnak a Program eredmény indikátorainak eléréséhez.

Figyelem! A projektnek a Zárójelentés benyújtásáig teljes mértékben el kell érnie a Pályázati Űrlapon vállalt hozzájárulást a Program output és eredmény

indikátoraihoz, amit hiteles adatokkal szükséges alátámasztani.

Például: Ön azt vállalja, hogy a projekt zárásáig (2019. december) 200.000 fővel járul hozzá az indikátorok eléréséhez. Ha 2020 márciusában arról számol be a jelentésben, hogy ezt a számot elérte, de nyilvánosan hozzáférhető adatok alapján a növekedés mindössze 150.000 volt, akkor a beszámolóban szereplő adat nem helyes.

Az indikátorok értékelésekor és lejelentésekor használjon értékelés és monitoring szempontjából átlátható és megbízható forrást.

3.9 Projekt befejezés után

Ebben a szakaszban a projekt tevékenységeinek készen kell lenni és minden vállalást teljesíteni kell, bár a projekt outputjai és eredményei várhatóan még a jövőben is növekednek, hozzáadott értéket teremtenek. A kedvezményezettek feladatai sem érnek véget a projekt zárásával. A projekt kedvezményezettjeinek tisztában kell lenniük a projekt outputjainak fenntarthatóságára és tulajdonjogaira vonatkozó speciális követelményekkel, valamint a dokumentumok rendelkezésre állásával és nyilvántartásával kapcsolatos elvárásokkal a projekt zárását és a Zárójelentés benyújtását követően. A Közös Titkárság utólagos helyszíni ellenőrzést végez a projekt fenntarthatóságának ellenőrzésére.

A projektek eredményeinek tartóssága és tulajdonjoga

A projekt végrehajtása során történt infrastrukturális és a termelő jellegű beruházások tulajdonjoga a Vezető Kedvezményezett vagy a projekt kedvezményezettjeinek tulajdonában kell, hogy maradjon a projekt pénzügyi zárását követő legalább 5 évig.

Ennek következtében elkerülendő:

- a termelő jellegű beruházás megszüntetése vagy program területen kívülre történő áthelyezése;

- az infrastrukturális beruházás tulajdonjogának átruházása, ami egy céget vagy köztestületet indokolatlan előnyhöz juttat;

- a projekt természetét, célkitűzéseit, a végrehajtás körülményeit érintő lényegi

változás, ami kihatással lenne az eredeti célokra is.

Dokumentáció és számviteli nyilvántartás elérhetősége

Minden számviteli és alátámasztó dokumentáció (p.l.: TSZ, a projekt Pályázati Űrlapja, szolgáltatásra/ munkákra kötött szerződések, közbeszerzések dokumentációja, bérleti megállapodások/szerződések, a projekt kedvezményezettjeivel/IH-val/Közös Titkársággal történő kommunikáció stb.), kiadásokhoz, ellenőrzésekhez, auditokhoz kapcsolódó dokumentáció hozzáférhető kell, hogy legyen.

Mit kell tennie a Vezető Kedvezményezettnek a projekt zárását követően?

A projekt vagy a projekt outputjainak lényegi változtatását a projekt zárást követő 5 éven keresztül el kell kerülni. Ezért a szerződés rendelkezései értelmében a Vezető Kedvezményezett:

1. Nem terhelheti jelzáloggal, sem másmilyen banki garanciaként nem szolgáltathatja a támogatásból vásárolt javakat a projekt pénzügyi zárását követő öt éven keresztül.

2. Infrastrukturális vagy termelő jellegű beruházások esetében a Vezető Kedvezményezett visszafizeti a támogatást az IH-nak a projekt pénzügyi zárását követő öt éven belül, amennyiben az alábbi esetek bármelyike bekövetkezik:

- a termelő jellegű beruházás megszüntetése vagy program területen kívülre történő áthelyezése;

- az infrastrukturális beruházás tulajdonjogának változása, ami egy céget vagy köztestületet indokolatlan előnyhöz juttat;

- a projekt természetét, célkitűzéseit, a végrehajtás körülményeit érintő lényegi változás, ami kihatással lenne az eredeti célokra is.

3. A Vezető Kedvezményezett és a többi kedvezményezett semmilyen formában nem ruházhatja át és nem adhatja el (sem részben, sem egészben) a támogatásból történt infrastrukturális beruházás/megvásárolt javak tulajdonjogát, figyelembe véve a 1303/2013. EU rendelet 71. cikkelyét.

4. A kedvezményezettnek történő utolsó kifizetést követő 5 éven belül minden módosítás elkerülendő (a projekt tulajdonviszonyainak/helyszínének

változása/megszűnése), ami kihatással van a végrehajtás körülményeire/ jogosulatlan előnyhöz juttat egy harmadik felet.

5. A Vezető Kedvezményezett és a projekt kedvezményezettek kötelesek a projekt összes fájlját, dokumentumát és adatát a szokásos adattárolókon, biztonságos és rendezett módon megőrizni.

6. A projekt végrehajtási időszakában, valamint az Interreg V-A Románia- Magyarország Program hivatalos lezárásától számított 3 éven belül az LB köteles megőrizni és bemutatni a Közös Titkárság, IH, NH, CA, AH, EB, Európai Számvevőszék és bármely más, a finanszírozás felhasználására vonatkozó ellenőrzés elvégzésére kijelölt szerv számára, valamennyi projektdokumentumot, beleértve a pénzeszközök felhasználásával nyert tevékenységekre vonatkozó nyilvántartást. Az időtartam megszakad akár bírósági eljárás, akár a Bizottság kellően indokolt kérelme esetén. A dokumentumokat megfelelő módon kell archiválni. A dokumentumok fellelhetőségének helyéről az IH-t értesíteni kell.

7. Az auditálást követő javaslatokat végre kell hajtani, máskülönben az IH-nak jogában áll megszüntetni a szerződést. A Vezető Kedvezményezett felelőssége ezen kötelezettség betartása és betartatása.

Mit kell tenni a projekt kedvezményezettnek a projekt zárását követően?

A Partnerségi Megállapodás értelmében a kedvezményezett kötelességei az alábbiak:

1. A projekt kedvezményezettjei elkészítenek minden dokumentációt az audit, ellenőrzés vagy értékelés számára, megadják a szükséges információkat és belépést biztosítanak a helyszínre.

2. A projekt kedvezményezettje a Vezető Kedvezményezett/IH/KT által szabott határidőn belül végrehajtja a cselekvési tervben foglalt lépéseket az Európai Bizottság, Audit Hatóság vagy más felhatalmazott audit vagy ellenőrző szervezet javaslatainak megfelelően.

3. A projekt végrehajtási időszakában, valamint az Interreg VA Románia- Magyarország Program hivatalos lezárásától számított 3 éves időszak végéig minden kedvezményezett köteles megőrizni és bemutatni a Közös Titkárság, IH, NH, CA,

AH, EB, Európai Számvevőszék és bármely más, a finanszírozás felhasználására vonatkozó ellenőrzés elvégzésére kijelölt szerv számára, valamennyi projektdokumentumot, beleértve a pénzeszközök felhasználásával nyert tevékenységekre vonatkozó nyilvántartást. Az időtartam megszakad akár bírósági eljárás, akár a Bizottság kellően indokolt kérelme esetén.

A fenti információ figyelembevételével, a projekt végrehajtási idejének lezárását követően fontos tisztában lenni a következőkkel:

● a projekt kedvezményezettjeinek (Vezető Kedvezményezett is) minden információs és nyilvánossághoz kapcsolódó tevékenysége összhangban kell, hogy álljon az Arculati Kézikönyvvel;

● a projekt végrehajtási időszakának zárását követő 5 éven keresztül el kell kerülni minden lényeges változtatást a projektben;

● A Partnerség felelősséggel tartozik a tulajdonjogért, a további fenntartásért és az eredmények felhasználásáért.

A dokumentumok elérhetősége

A Vezető Kedvezményezett köteles a projekt összes fájlját, dokumentumát és adatait auditálási célokra a szokásos adattárolókon, biztonságos és rendezett módon megőrizni, a Program hivatalos zárását követően legalább 3 évig. A Vezető kedvezményezett felelőssége ezen kötelezettség partnerekkel történő betartatása.

Az IH a Bizottság hivatalos értesítésének kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül értesíti a Vezető Kedvezményezettet a Program zárásának hivatalos dátumáról.

4. TÁMOGATHATÓ KÖLTSÉGEK JÓVÁHAGYÁSA

4.1 Ellenőrzési eljárás áttekintése

Az Interreg V-A Románia-Magyarország program keretében végrehajtott projektek első szintű ellenőrzése nemzeti szinten történik. Az 1299/2013 / EU rendelet 23. cikke (4) bekezdésének rendelkezéseivel összhangban, a 1303/2013 / EU rendelet

125. cikke (4) bekezdésének a) pontjában előírt ellenőrzések végrehajtása értelmében, "Minden tagállam (...) kijelöli az ilyen ellenőrzések elvégzéséért felelős szervet vagy személyt a területükön működő kedvezményezettekkel kapcsolatban ("

kontroller(ek)"). ... Minden tagállam vagy harmadik ország felelős a területén zajló ellenőrzésért ".

Romániában az első szintű ellenőrző egység a Határon Átnyúló Együttműködés Nagyváradi Regionális Hivatalában működik a 274/2015. Kormányrendelet értelmében.

A magyar projekt kedvezményezettjeinek első szintű ellenőrzését az Európai Regionális Fejlesztési Alap és az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz által finanszírozott programok végrehajtásáról szóló 126/2016. (VI.7.) Korm. Rendeletnek megfelelően a Széchenyi Programiroda biztosítja az európai területi együttműködés 2014-2020-as programozási időszakában.

Figyelem! Minden egyes kedvezményezettnek (Vezető Kedvezményezett is) kötelessége saját országa területén kontrollerekkel ellenőriztetni és jóváhagyatni a költségeit a Projektszintű Előrehaladási Jelentés benyújtását megelőzően. Ezért minden kedvezményezett (a Vezető Kedvezményezett is) benyújtja az eMS-en keresztül a Partner Jelentést, az első szintű ellenőrzésre szánt kérelemmel és minden alátámasztó dokumentummal együtt, amely a bejelentett költséghez kapcsolódik, beleértve a projekt tevékenységgel kapcsolatos kiadásokat is (adminisztratív, pénzügyi és műszaki) (lásd 4.3.1, valamint Jelentés az eMS-ben – Kézikönyv a vezető partner és a partnerek számára).

4.2 Költségek jóváhagyása

A kedvezményezettek a jelentéstételi időszak végétől számított maximum 15 naptári napon belül benyújtják a Partneri Jelentést. Az utolsó jelentési időszakot követően 45 naptári napon belül teszik ezt meg.

Az Első Szintű Kontroller elvégzi a projekt költségeinek, a termékek kiszállításának, infrastrukturális beruházások és szolgáltatások elvégzésének dokumentum alapú ellenőrzését és a helyszíni ellenőrzést, majd kiadja az Első Szintű Jelentést és az első Szintű hitelesítési nyilatkozatot22 a partner jelentés benyújtásától számított maximum 30 munkanapon belül. A hitelesítés vonatkozik a projekt adminisztratív,

22Az első szintű jelentés és az első szintű hitelesítési nyilatkozat a Közös Első Szintű Ellenőrzési Kézikönyv (FLC Manual) mellékletei

pénzügyi, műszaki és fizikai (helyszíni ellenőrzés esetén) jelentésére.

Figyelem! Ez a határidő felfüggesztésre kerül, amennyiben további dokumentumokra és/vagy tisztázó kérdések megválaszolására van szükség.

A kontrollerek saját eljárásrendjük és a Közös Első Szintű Ellenőrzési Kézikönyv23 alapján ellenőrzik a jelentési időszakban felmerült és kifizetett költségek 100%-át. A kifizetéseket számlával, bérszámfejtő lappal és egyéb bizonyító erejű alátámasztó dokumentációval kell igazolni annak érdekében, hogy bizonyítható legyen a támogatás hatékony felhasználása, a Partner Jelentés helyessége, valamint a nemzeti és közösségi jogszabályok és programszabályok betartása.

Minden eredeti pénzügyi bizonylaton, mint pl.: számla, blokk, kiküldetési rendelvény és egyéb bizonyító erejű alátámasztó dokumentumon szerepelnie kell: a Program nevének, a projekt kódszámának(pecsételve vagy a kedvezményezett által, kézzel írt formában). Emellett fel kell tüntetni a Partner Xxxxxxxx sorszámát és az igényelt összeget (a számlán szereplő valutában).

Figyelem! A dokumentumok hitelességének igazolása érdekében minden kedvezményezett saját felelősségére nyilatkozatot tesz arról, hogy az eMS-be feltöltött dokumentumok az eredetivel mindenben megegyezőek. A nyilatkozatot a kedvezményezett hivatalos képviselője írja alá.

Amennyiben a jelentés formai/adminisztratív vagy tartalmi szempontból nem megfelelő, a kontroller írásban kéri a kedvezményezettet a hiányzó rész kiegészítésére vagy további dokumentumok megküldésére.

A kedvezményezettnek a hiánypótló felhívás kézhezvételétől számított 5 munkanap áll rendelkezésre a válaszadásra. Amennyiben a hiánypótlás határidőn belül nem történik meg, vagy a dokumentum nem teljes, a kontroller újabb értesítést küld, újabb határidő megjelölésével (kézhezvételtől számított újabb

5 munkanap). A kedvezményezettnek összesen maximum 10 munkanap áll rendelkezésére a hiányzó dokumentumok benyújtására.

23 Közös Első Szintű Ellenőrzési Kézikönyv elérhető: xxx.xxxxxxxx-xxxx.xx.

Figyelem! Amennyiben a második értesítés szintén sikertelen, a partner jelentés elutasítható, vagy elfogadható a nem megfelelően alátámasztott részek kivételével.

Megjegyzés: Amennyiben egy költség nem szerepel az adott Partner Jelentésben, a Kedvezményezett kérheti a Közös Titkárságnál ugyanazon jelentési időszakra egy újabb Jelentés megnyitását, amennyiben az megfelelően indokolt.24.

Megjegyzés: Az első szintű kontroller dönthet úgy, hogy NEM hitelesít egy költségtételt (pl.: ha további tisztázás szükséges). Az a tétel, amelyik mellett nincs kipipálva a ‘Verified by FLC – Első Szintű kontroller által ellenőrizve’, NEM szerepel az adott első szintű jelentésben sem a hitelesítési nyilatkozatban. Az, hogy a kontroller nem pipálja ki az adott tételt, azzal jár, hogy a rendszerben várakozik egy tétel, ami sem elfogadásra, sem visszautasításra nem került („Sitting duck”), hanem későbbi döntésre vár

Az ESZE a következőket vizsgálja:

- a partner jelentés és az alátámasztó dokumentumok alapján a kifizetési kérelemben szereplő kiadások támogathatók-e (valóssága, jogossága és szabályossága), megfelelnek-e a TSZ-nek, az európai előírásoknak, a Program szabályainak és a nemzeti jogszabályoknak;

- a szolgáltatások, beruházás teljesítése, az eszközök beszerzése (a vásárolt termékek/javak fizikailag elérhetőek a projekt megvalósítási helyszínén és a projekt céljainak megfelelően vannak felhasználva, az infrastrukturális beruházások valóban léteznek, folyamatban vannak vagy már megvalósultak);

- az információs és kommunikációs anyagok előzetes jóváhagyásának megléte a Közös Titkárság által25;

- kettős finanszírozás;

24 További részletek találhatóak az elektronikus monitoring rendszer kézikönyvében (eMS - Electronic Monitoring System (eMS) Manual )

25 Abban az esetben, ha az információs és kommunikációs anyagokat a Közös Titkárság előzetesen

nem hagyta jóvá, a kedvezményezettnek jóvá kell azt hagyatnia, mielőtt a kapcsolódó kiadásokat érvényesítené az Arculati Kézikönyvben foglalt szabályoknak megfelelően.

- a folyamatok megfelelnek-e az információs és kommunikációs, a tisztességes verseny, az esélyegyenlőség, a környezetvédelem, a közbeszerzés, az állami támogatások európai és nemzeti követelményeinek;

- nettó bevétel keletkezése.

Figyelem! A jelentésben szereplő minden egyes költségsoron szereplő minden egyes költségnek kifizetésre kell kerülnie az adott jelentési időszak végét követő maximum 15 naptári napon belül26. Az utolsó jelentéstételi időszak esetében a megvalósítási időszak végét követő maximum 45 naptári napon belül kifizetésre kerülnek a költségek, de ennek legkésőbb 2023. december 31-ig meg kell történnie.

Megjegyzés: A jelentések véglegesítését követően a Vezető Kedvezményezett összegyűjti a partner jelentéseket (a sajátjával együtt)azért, hogy Projekt Előrehaladási jelentést nyújtson be a Közös Titkárság részére.

Az ellenőrzés végeztével az Első Szintű Hitelesítési Nyilatkozat elérhetővé válik az eMS27-ben.

4.3 Támogatható költségek jóváhagyása román oldalon

Annak érdekében, hogy a partner jelentések összeállíthatóak legyenek, minden kedvezményezettnek ismernie kell a Kézikönyv a Vezető Kedvezményezett és a kedvezményezettek számára az eMS-ben történő jelentéshez (Reporting in the eMS Manual for LB and PB28) című dokumentumot.

Az első szintű ellenőrzés a következő lépésekből áll:

26 Kivétel: halasztott költségek („sitting ducks”).

27 Az első szintű ellenőrzési ellenőrző lista a Közös Első Szintű Ellenőrzési Kézikönyv melléklete.

28 A Kézikönyv elérhető a Program honlapján.

Elfogadható a jelentés? Nem Igen

Első szintű ellenőrök – Helyszíni ellenőrzés (adott esetben)

Jelentés visszafordítása

Első szintű ellenőrök – Hiánypótló felhívás és/vagy tisztázó kérdések feltétele

Első szintű ellenőrök – Adminisztratív ellenőrzése a partner jelentésnek a kijelölt kontrollerek által

Kedvezményezett (Vezető vagy Kedvezményezett) – Partner jelentés benyújtása az eMS-en keresztül / hiányzó dokumentumok/tisztázás

Első szintű ellenőrök – Első szintű ellenőri jelentés és tanusítvány kiállítása az eMS-ben

A román kedvezményezettek a következő linken érhetik el az értesítést/ kérelmet (”Solicitare efectuare CPN”) négy nyilatkozattípussal együtt (ÁFA nyilatkozat, nyilatkozat a horizontális elvekről, összeférhetetlenségi nyilatkozat és a másolat az eredetivel mindenben megegyező nyilatkozat): xxxx://xxxxxxxx-xxxx.xx/xx/xxxxx- level-control/. Az első szintű ellenőrzés iránti kérelmet (a törvényes képviselő által aláírva és beszkennelve) a kedvezményezett tölti fel az eMS rendszer minden egyes partner jelentéshez kapcsolódó ’Attachment – Csatolmányok’ részébe és ezt megelőzően e-mailben is megküldésre kerül a román első szintű ellenőrzési egység koordinátornak vagy román Első Szintű Ellenőrzési Egységnek a következő e-mail címre: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.

4.3.1 Támogatható költségek és a szükséges alátámasztó dokumentumok

A következő költség kategóriák, mint a projekt költségvetésének fő költségsorai támogathatóak29:

- előkészítési költségek;

- személyi költség;

- irodai és adminisztratív költségek;

- utazási-, és szállásköltség;

- külső szakértő és szolgáltatások költsége;

- eszköz költsége;

- infrastruktúra

A Vezető Kedvezményezett és a többi kedvezményezett költségeinek ellenőrzése a Kézikönyv a Vezető Kedvezményezett és a kedvezményezettek számára az eMS-ben történő jelentéshez (Reporting in the eMS Manual for LB and PB30) című dokumentum alapján történik - 2.3.4. pont „Csatolmányok” rész.

4.3.2 Beszerzés ellenőrzése

Az áruk és szolgáltatások beszerzése, valamint a projektek kedvezményezettjei által végzett munkákra a szerződések megkötése a nemzeti, közösségi és programszabályok hatálya alá tartozik. A beszerzési szabályok célja, hogy átlátható és tisztességes feltételeket biztosítsanak a versenytársak számára a piacon, és a projekt kedvezményezettjeinek tiszteletben kell tartaniuk ezeket a szabályokat, amikor beszerzik a fent említett szolgáltatásokat, építési beruházásokat vagy beszállítást. A szabályok függenek a megvásárlandó termék és/vagy szolgáltatás típusától és értékétől is.

A közbeszerzésre vonatkozó EU-irányelveket és rendeleteket követő nemzeti szabályozási keretet kell alkalmaznia az ajánlatkérő jogi személynek. Hiányosság észlelése esetén a kontroller pénzügyi korrekciót alkalmazhat a román oldali közszervezet kedvezményezett esetében az OUG 66/2011 értelmében.

29 Az adott pályázati felhíváshoz kapcsolódó Pályázati Útmutató szerint. Tájékozódjon a Program támogathatóságra vonatkozó, Pályázati Útmutatóhoz csatolt általános szabályokról is.

30 A Kézikönyv elérhető a Program honlapján.

A nem ajánlatkérőként eljáró román kedvezményezettekre vonatkozóan lásd ezen Kézikönyv 3.3 Közbeszerzés című fejezetét. A kontrollerek a 3.3 fejezetben leírt pénzügyi korrekciót alkalmazhatják.

4.3.3 Helyszíni ellenőrzés szabályai

Az 1303/2013 számú rendelet 125(5) és (6) cikkelye értelmében az ellenőrzés a folyamatok helyszíni ellenőrzését is magában foglalja. Az ellenőrök kötelesek a nemzeti jogszabályok figyelembevétele mellett a projekt életciklusa során legalább egy alkalommal minden kedvezményezettnél helyszíni ellenőrzést lefolytatni.

Román oldali kedvezményezettnél a következő esetekben a költség ellenőrzés csak helyszíni ellenőrzéssel együtt zajlik:

● ha az adott partner jelentés az utolsó;

● ha van helyszíni szemlén ellenőrizendő eszköz (abban az esetben, ha az eszköz lejelentett költsége eléri vagy meghaladja az 5.000 eurot) vagy tevékenység (infrastrukturális beruházással kapcsolatos) amelyet az ellenőrnek a helyszínen kell ellenőrizni

A helyszíni ellenőrzés során a kontrollerek ellenőrzik a projekt megvalósítását, hogy a szolgáltatás elvégzése, a termék megfelel-e a TSZ által előírt követelményeknek és a fizikai előrehaladásnak. A helyszíni ellenőrzés célja annak ellenőrzése, hogy a valós állapot megfelel-e a benyújtott jelentésekben és eredeti dokumentumokban foglaltaknak.

A helyszíni ellenőrzésről általában minimum 5 nappal az ellenőrzés előtt értesíteni kell a kedvezményezettet annak érdekében, hogy a személyzet (pl.: projekt menedzser, mérnök, pénzügyi szakemberek) és a dokumentumok (pénzügyi nyilvántartás, bankszámlakivonatok, eredeti számlák) rendelkezésre álljanak.

A helyszíni ellenőrzés eredményeit a Helyszíni Ellenőri Jelentés31 és az első szintű ellenőrzési ellenőrző lista tartalmazza32. Helyszíni ellenőrzéskor nem történik Partner jelentés ellenőrzés.

31 Minden első szintű ellenőrző egység saját nyomtatványát használja a helyszíni ellenőrzés során.

32 Közös első szintű ellenőrzési Kézikönyv 1. melléklet.

4.3.4 Első szintű jelentéssel szembeni panasz

Amennyiben az első szintű ellenőrzésben részt vevő kedvezményezett nem ért egyet a kontroller által nem támogathatónak nyilvánított költség összegével, úgy lehetősége van megfelelően alátámasztott panaszt benyújtani az ESZE jelentéssel szemben.

Az első szintű ellenőrzés hitelesítési nyilatkozatának eMS-ben történő kibocsátásától számított 15 munkanapon belül van lehetőség a kifogás benyújtására. Egy első szintű ellenőrzésre benyújtott kiadáshoz kapcsolódóan egy kifogás benyújtására van lehetőség.

A panasznak tartalmaznia kell legalább az alábbi információt:

1. A panaszt benyújtó kedvezményezett azonosító adatai.

2. A projekt címe és a finanszírozási szerződés száma.

3. A panasz célja, a panasz tárgyához kapcsolódó dokumentumok és/vagy közbeszerzési eljárás adatai.

4. A kiadásokat szerepeltető költségvetési fejezet.

5. A kiadások jellege és a vitatott összeg.

6. A panasz oka és indokoltsága.

7. Alátámasztó dokumentumok (ha van ilyen).

A fent említett határidő után benyújtott panasz vagy, amelyek nem tartalmaznak elegendő elemet a panasz tárgyának azonosításához, nem kerülnek kivizsgálásra.

Az első szintű ellenőrzési egység az eMS levelezőrendszerében szereplő érkezési dátumtól számított 20 munkanapon belül kivizsgálja és újra értékeli a panasz tárgyát.

A panasz beérkezését követően az első szintű ellenőrzés koordinátora kijelöli az eredeti ellenőrzést végző ellenőröktől eltérő kontrollereket, akik kivizsgálják a panaszt.

Amennyiben az első szintű kontrollerek tisztázó kérdéseket tesznek fel, úgy a kedvezményezett köteles minden kért dokumentumot a magadott határidő figyelembevétele mellett benyújtani. Az állásfoglalásra szabott határidő ezen időszakra felfüggesztésre kerül. Ebben az esetben kizárólag a megadott határidőben beérkezett dokumentumok alapján kerül kivizsgálásra a panasz. Az első szintű

kontroller nem veszi figyelembe azokat a dokumentumokat, melyek az első szintű ellenőrzési kérelem regisztrációs időpontjáig nem kerültek benyújtásra.

Az ellenőrök a panasz kivizsgálásáról határozatot hoznak, amely részletezi a kifogásolt kiadásokat és a jóváhagyás / elutasítás okát. Amennyiben egy panasz részben vagy teljes egészében jóváhagyásra kerül, úgy a Vezető Kedvezményezett az adott költséget a soron következő előrehaladási jelentésben szerepeltetheti, a panaszhoz kapcsolódó dokumentumokkal (a kontroller által kiadott határozattal és az alátámasztó dokumentumokkal) együtt.

A benyújtott panasszal kapcsolatban a kedvezményezett a következők egyikéről kap értesítést:

- amennyiben a kifogás részben vagy teljes egészében elfogadásra kerül, az első szintű kontroller egység határozata és az újonnan validált költségek hitelesítési igazolása;

- az első szintű kontroller egység határozata a panasz elutasításáról.

Amennyiben egy panasz részben vagy teljes egészében elfogadásra kerül, úgy az első szintű kontroller a kapcsolódó kiadásokat az alábbi lépések valamelyikét követően hitelesíti:

1. Vagy úgy, hogy a partner által benyújtott új jelentés folyamatban lévő első szintű ellenőrzése magába foglalja a panaszt követően jóváhagyott költséget (amennyiben szerepelnek benne a kifogásolt költségtételek) és ennek megfelelően „pozitív korrekció” készül az átalányösszegű költségtételekhez kapcsolódóan, vagy

2. A kedvezményezett új Partner Jelentésben szerepelteti az érintett költségtételeket a panaszhoz kapcsolódó határozat alapján, de 0 kifizetési kérelemmel. Az első szintű kontroller (pozitív korrekcióként) érvényesíti a kifogásban szereplő költségtételeket.

Az első szintű kontroller mindkét esetben feltölti a rendszerbe a panaszhoz kapcsolódó dokumentumokat (partner által benyújtott panasz, az első szintű kontroller döntése a panasszal kapcsolatban, helyszíni ellenőrzésről készült jelentés, stb).

4.4 Támogatható költségek jóváhagyása magyar oldalon

A 238/2015 (IX.4.) Kormányrendelet értelmében Magyarországon az Interreg V-A Románia-Magyarország Együttműködési Programhoz kapcsolódó ellenőrzési tevékenységet a Széchenyi Programirodán belül működő Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. Ellenőrzési Osztálya végzi. A költségek tényleges ellenőrzésére a Kelet-Magyarországi Ellenőrzési Osztály békéscsabai és mátészalkai irodáiban kerül sor. Mindkét iroda része a Széchenyi Programiroda Nemzetközi és Európai Együttműködési Programok Igazgatóságán belüli Ellenőrzési Osztálynak. Részt vesznek a költségek ellenőrzésében és ők adják ki az első szintű ellenőrzésről készült jelentést és hitelesítési nyilatkozatot az Interreg RO-HU Program magyar partner jelentéseihez kapcsolódóan.

Az első szintű ellenőrzéskor a projekt költségeinek, az eszközök beszerzésének, infrastrukturális beruházások és szolgáltatások elvégzésének dokumentum alapú ellenőrzése és a helyszíni ellenőrzés, majd az első szintű jelentés és az első szintű hitelesítési nyilatkozat kiállítása történik. A hitelesítés a projekt adminisztratív, pénzügyi, műszaki és fizikai (helyszíni ellenőrzés esetén) megvalósulására vonatkozik.

Az SZPI mint ellenőrző szerv:

- Elektronikus úton, a monitoring rendszeren (eMS) keresztül megkapja a magyar partnertől az adott jelentési időszakra vonatkozó partner jelentést valamennyi számla és alátámasztó dokumentum kíséretében (a dokumentáció egy része (p.l.: számlák, közbeszerzési dokumentáció) papír alapon is benyújtásra kerül));

- Ellenőrzi a tevékenységről szóló jelentést: ellenőrzi a projekt adott részének TSZ- hez és Pályázati Űrlaphoz viszonyított végrehajtását;

- Ellenőrzi a pénzügyi jelentést: ellenőrzi, hogy a lejelentett kiadások a jóváhagyott pályázat költségvetési sorain belül vannak-e, összehasonlítja a projekt adott részének költségeit a tevékenységekkel;

- Ellenőrzi a számlákat és a számlával azonos értékű számviteli bizonylatokat (a kiadások támogathatók-e és kifizetésre kerültek-e, a számlák hivatalosan megfelelnek-e a magyar jogszabályoknak);

- Ellenőrzi - ellenőrző listák alapján – hogy a lejelentett tevékenységek megfelelnek-e a nemzeti és közös támogathatósági szabályoknak, hogy az állami támogatásokkal kapcsolatos szabályok és a közbeszerzési szabályok betartásra kerültek-e, és ellenőrzi a nyilvánossággal kapcsolatos követelmények teljesítését;

- Megállapítja a teljes támogatható költséget (XXXX xxxxxxxx, hazai társfinanszírozás és önerő) az adott projekt részre és az adott jelentési időszakra nézve;

- Kiállítja az első szintű jelentést és az első szintű hitelesítési nyilatkozatot az adott projekt részre és adott jelentési időszakra vonatkozóan minden egyéb első szintű ellenőrzéshez kapcsolódó dokumentumot (helyszíni ellenőrzés, első szintű ellenőrzés, beszerzéshez kapcsolódó ellenőrző lista, ha van ilyen).

Első szintű ellenőrzés folyamat ábrája:

Hiánypótló felhívás / tisztázó kérdések kiküldése

Jelentés ellenőrzése (4 szem elve)

Helyszíni ellenőrzés, ha szükséges?

Kiegészítés lehetséges?

Elfogadható a jelentés?

A partner jelentés visszautasítása

A jelentés jóváhagyása a monitoring rendszerben (eMS), első szintű jelentés és hitelesítési nyilatkozat kiadása

Helyszíni ellenőrzés

Nincs helyszíni ellenőrzés

A magyar kedvezményezett benyújtja a partner jelentést az eMS-en keresztül a Kelet-Magyarországi Ellenőrzési Osztálynak

4.4.1 Támogatható költségek és alátámasztó dokumentumok

A következő költség kategóriák, mint a projekt költségvetésének fő költségsorai támogathatóak33:

- előkészítési költségek;

- személyi költség;

- irodai és adminisztrációs költségek;

- utazási-, és szállásköltség;

- külső szakértő és szolgáltatások költsége;

33 Az adott Pályázati Felhíváshoz kapcsolódó Pályázati útmutató alapján.

- eszközbeszerzés költsége;

- infrastruktúra és építés.

A Vezető Kedvezményezett/Kedvezményezett költségei az alábbi dokumentumok alapján kerülnek ellenőrzésre.

Megjegyzés: Az alábbi lista a teljesség igénye nélkül került összeállításra. A Vezető Kedvezményezett és a Kedvezményezett a TSZ rendelkezései értelmében rendelkezésre bocsát minden dokumentumot és információt, amit a kontroller kér.

1. Előkészítési költségek – a következő dokumentumoknak kell elérhetőnek lenniük ellenőrzés céljából:

- Szolgáltatási szerződések vagy egyéb alátámasztó dokumentumok, melyet a vonatkozó nemzeti jogszabályok előírnak és szükségesek a költségtípus jogosságának alátámasztásához;

- Teljesítésigazolás (a feladatok teljesítéséről, amit a projekt menedzser ír alá);

- Az utazáshoz és szálláshoz kapcsolódó költségek időpontjában érvényes munkaszerződés;

- Számla;

- Bankszámla kivonat, kifizetési bizonylat;

- A teljesítést alátámasztó dokumentumok pl.: kész dokumentum, terv, lefordított dokumentum stb.;

- A találkozó, az utazás, a szállás szükségességének és támogathatóságának igazolására szolgáló alátámasztó dokumentumok;

- A beszerzési szabályoknak vagy közbeszerzési szabályoknak megfelelő kiválasztási eljárás bizonyítása, a szerződött összegtől függően.

2. Személyi költségek - a következő dokumentumoknak kell elérhetőnek lenniük ellenőrzés céljából:

- Munkaszerződés vagy kinevezés;

- Munkaköri leírás (a munkavállaló projekthez kapcsolódó feladatai a munkaköri leírás részét kell, hogy képezzék);

- A személyi költség kiszámításának módszere;

- Részletes személyi költség tábla a magyar kedvezményezettekre vonatkozóan (SZPI által biztosított minta szerint);

- Átlátható munkaidő nyilvántartás/ a projektben dolgozó személy jelenléti íve saját és felettese aláírásával;

- Részletes bérszámfejtő lap (túlóra, TB, adó teljes munkaidő, nettó járandóság stb.);

- Bér kifizetés bizonylata, kapcsolódó adók és munkáltatói hozzájárulások: terhelési értesítő/bankszámlakivonat, vagy készpénzes kifizetés esetén kiadási pénztárbizonylat, valamint a projekt meghatalmazott képviselőjének nyilatkozata az adott munkavállaló fizetéséhez kapcsolódó járulékok kifizetéséről.

3. Irodai és adminisztratív költségek: a közvetlen személyi költségekhez kapcsolódó átalányköltségek alkalmazása miatt nincs szükség ezen költségek igazolására.

4. Utazási és szállásköltségek, napidíj - a következő dokumentumoknak kell elérhetőnek lenniük ellenőrzés céljából:

- Munkaszerződés/ projekthez kapcsolódó kinevezés;

- Kiküldetés elrendelése, minden az utazáshoz kapcsolódó információval, napidíj feltüntetésével, a meghatalmazott személy aláírásával ellátva, amihez csatolni kell az elszámolási dokumentumokat is, attól függően, hogy milyen kifizetésekre került sor: vonatjegy, buszjegy, szállás számla stb;

- Összesítő a kiküldetési költségekhez magyar kedvezményezett esetében, utazási költség (100 EUR-ig) és autóval történő utazás költsége.

- Autóval történő utazás esetén:

- utazási költségekre vonatkozó igény a Nemzeti Adó- és Vámhivatal - a NAV – által meghatározott alkalmazandó fogyasztási norma és üzemanyagárak alapján – Kalkulációs táblázat tartalmazza ezeket a költségeket;

- az autó forgalmi engedélye.

- Tömegközlekedéssel történő utazás esetén:

- vonatjegy, buszjegy, repülőjegy (beszállókártya) stb. (100 EUR felett az eredeti számlákat be kell nyújtani).

- Napidíj esetén:

- A napidíj számfejtését igazoló bérjegyzék

- A projekt menedzser/hivatalos képviselő által jóváhagyott, az utazó által aláírt útijelentés (minden külföldi és belföldi utazáshoz kapcsolódóan). A jelentésnek a következő elemeket kell tartalmaznia: az utazó neve, az utazás időpontja (kezdete és vége, határátlépés időpontja belépéskor és kilépéskor), az utazás célja és az elért eredmény;

- Az utazáshoz kapcsolódó egyéb alátámasztó dokumentumok (meghívó, program, jegyzőkönyv, fényképek, jelenléti ív stb.);

- Kifizetés igazolása: bankszámlakivonat vagy készpénzfizetés esetén kiadási pénztárbizonylat;

- Napidíj esetében a napidíj kifizetéséhez kapcsolódó adók és járulékok megfizetését igazoló dokumentum.

5. Külső szakértők és szolgáltatások költsége - a következő dokumentumoknak kell elérhetőnek lenniük ellenőrzés céljából:

- A hazai/EU/egyéb beszerzési szabályoknak vagy közbeszerzési szabályoknak megfelelő kiválasztási eljárás bizonyítása, a szerződött összegtől függően;

- Szerződés és vagy írásba foglalt megállapodás a projekthez egyértelműen kapcsolódó szolgáltatásról. Napi elszámolás alapján fizetett szakértő esetében az elszámolás alapja, a szerződött napok száma, valamint a teljes összeg;

- Számla vagy azzal egyenértékű számviteli bizonylat, vagy bérjegyzék (megbízási zerződés esetében);

- A külső szakértő által elvégzett tevékenységek megvalósulását alátámasztó dokumentumok (munkaidőnyilvántartó, tevékenységi jelentés stb.);

- Amennyiben a szolgáltatás kézzelfogható eredménnyel jár (pl. tanulmány, brossúra stb.) – mintapéldány benyújtása szükséges);

- Tanulmányok esetében a szakértő nyilatkozata arról, hogy a tanulmány vagy annak bármely része más közösségi vagy nemzeti forrásból nem került elszámolásra;

- A szolgáltatáshoz kapcsolódó alátámasztó dokumentáció: jelenléti ív, program, értékelőlap, minta az írásos anyagokból, fényképek stb.;

- Teljesítésigazolás (a feladat teljesítéséről, a projekt menedzser aláírásával);

- Kifizetés igazolása (terhelési értesítő/bankszámlakivonat vagy készpénzkifizetés esetén kiadási pénztárbizonylat

- Megbízási szerződések esetében a fizetéshez kapcsolódó adók és járulékok megfizetésének igazolása.

6. Eszközbeszerzés költsége - a következő dokumentumoknak kell elérhetőnek lenniük ellenőrzés céljából:

- A hazai/EU/egyéb beszerzési szabályoknak vagy közbeszerzési szabályoknak megfelelő kiválasztási eljárás bizonyítása, a szerződött összegtől függően;

- Szerződés vagy a vonatkozó nemzeti jogszabályok alapján szükséges alátámasztó dokumentumok a költségtípus jogosságának igazolására;

- Fénykép a vásárolt eszközről;

- Állományba vétel igazolása;

- Tárgyi eszköz nyilvántartás;

- Szállítás igazolása;

- Számlák, kifizetés igazolása (terhelési értesítő/bankszámlakivonat vagy készpénzkifizetés esetén kiadási pénztárbizonylat).

7. Infrastruktúra és építés -

a következő dokumentumoknak kell elérhetőnek lenniük ellenőrzés céljából:

- A hazai/EU/egyéb beszerzési szabályoknak vagy közbeszerzési szabályoknak megfelelő kiválasztási eljárás bizonyítása, a szerződött összegtől függően (hirdetmény, kiválasztás stb.);

- Szerződés;

- Építési engedély;

- Építési terv;

- Tulajdoni lap;

- Az elvégzett munkálatokhoz kapcsolódó teljes dokumentáció;

- Teljesítés igazolás;

- Műszaki átadás-átvétel igazolása;

- Készletnyilvántartásba vétel igazolása;

- Fényképek;

- Számlák;

- Kifizetés igazolása (terhelési értesítő/bankszámlakivonat vagy készpénzkifizetés esetén kiadási péntárbizonylat).

- A vonatkozó nemzeti jogszabályok alapján szükséges egyéb engedélyek vagy alátámasztó dokumentumok.

4.4.2 Beszerzés ellenőrzése

Az eszköz és szolgáltatás vásárlás, valamint a projekt kedvezményezettjei által az elvégzendő beruházásokra történő szerződéskötés közösségi, nemzeti és programszabályok hatálya alá esik. A beszerzésre vonatkozó szabályok célja, hogy átlátható és tisztességes feltételeket biztosítsanak a közös piacon való versenyhez. A projekt kedvezményezettjeinek szem előtt kell tartaniuk ezeket a szabályokat szolgáltatások, beruházás vagy eszközök beszerzése során. A szabályok függnek a beszerzendő eszközök/szolgáltatások típusától és értékétől. Amennyiben a beszerzés a közbeszerzési törvény hatálya alá esik, úgy az ellenőrzés azt vizsgálja, hogy az eljárás a törvénynek megfelelően került-e lefolytatásra; A közbeszerzési törvény hatálya alá nem eső beszerzések vizsgálata a hazai társfinanszírozási szerződés/egyéb programdokumentumokban foglaltak alapján kerül ellenőrzésre.

4.4.3 Helyszíni ellenőrzés szabályai

A 1303/2013 rendelet 125. cikkének (5) és (6) bekezdése értelmében az ellenőrzések során helyszíni ellenőrzésre is sor kell, hogy kerüljön. A kontrollerek 100%-os felelőssége a projekt életciklusa folyamán minden egyes kedvezményezettnél legalább egy alkalommal helyszíni ellenőrzést végezni, és, amennyiben szükséges, további helyszíni ellenőrzést tenni a nemzeti jogszabályok előírása szerint.

Magyarországon a helyszíni ellenőrzések végrehajtásának legfontosabb szabályait a 126/2016. (VI.7.) Kormányrendelet tartalmazza. A helyszíni ellenőrzéseket a Széchenyi Programiroda munkatársai és szükség esetén a Széchenyi Programiroda által felkért külső szakértők végzik a következő módszertan szerint:

Minden egyes projektrész esetében legalább egy helyszíni ellenőrzés lefolytatása kötelező. További helyszíni ellenőrzésekre a következő esetekben kerül sor:

- amennyiben a projektrész teljes támogatása (EU és hazai társfinanszírozás együttesen) 200.000 EUR alá esik, úgy további helyszíni ellenőrzésre mintavétel alapján kerül sor, ha a kockázatelemzés azt szükségesnek ítéli;

- amennyiben a támogatás összege 200.000- 1.000.000 EUR között van, legalább egy további helyszíni ellenőrzésre is sor kerül; ezen felüli helyszíni ellenőrzésre akkor kerül sor, ha a kockázatelemzés azt szükségesnek ítéli;

- amennyiben a projektrész teljes támogatása meghaladja az 1.000.000 EUR összeget, úgy minden egyes kedvezményezetti jelentés elfogadását megelőzően sor kerül helyszíni ellenőrzésre. Ettől a szabálytól azonban abban az esetben el lehet térni, ha az adott partner jelentést megelőző 12 hónapon belül sor került helyszíni ellenőrzésre. További helyszíni ellenőrzésre akkor kerül sor, ha a kockázatelemzés azt szükségesnek ítéli.

A projektrészek (kedvezményezettek) további kockázatelemzésére a partner jelentések beérkezését követően kerül sor. A projektrészek kockázatára vonatkozó dokumentumok a kedvezményezetti dossziéban szerepelnek a többi dokumentációval.

A helyszíni ellenőrzéseket fő szabály szerint a Széchenyi Programiroda munkatársai végzik, amennyiben azonban a kontrollerek nem rendelkeznek a szükséges szakértelemmel, külső szakértők bevonására van lehetőség, akik a kontrollerek mellett részt vesznek a helyszíni ellenőrzéseken. Tevékenységeiket a felügyelő szerv ellenőrzi.

A helyszíni ellenőrzés eredményeit a Helyszíni Ellenőrzési Jegyzőkönyv és az ESZE ellenőrző lista tartalmazza.

4.4.4 Első szintű jelentéssel szembeni panasz

Amennyiben az első szintű ellenőrzésben részt vevő kedvezményezett nem ért egyet a kontroller által nem támogathatónak nyilvánított költség összegével, úgy a magyar kedvezményezettnek lehetősége van megfelelően alátámasztott panaszt benyújtani az ESZE jelentéssel szemben a Nemzeti Hatóság felé.

Ebben az esetben a kifogással érintett összeget a Vezető Kedvezményezett megjelöli a PPR-Projekt előrehaladási jelentésben a „Problems and soultions found – Problémák és megoldások” részben (ha az Projekt előrehaladási jelentésének kidolgozásakor ez már ismert).

Figyelem! A 126/2016. Kormányrendelet értelmében az első szintű ellenőrzés hitelesítési nyilatkozatának eMS-ben történő kibocsátásától számított 8 napon belül van lehetőség a panasz benyújtására a Nemzeti Hatóság felé. Egy első szintű ellenőrzésre benyújtott költségekhez kapcsolódóan egy panasz benyújtására van lehetőség.

A panasznak tartalmaznia kell legalább az alábbi információt:

1. A panaszt benyújtó kedvezményezett azonosító adatai.

2. A projekt címe és a finanszírozási szerződés száma.

3. A panasz célja, a panasz tárgyához kapcsolódó dokumentumok és/vagy közbeszerzési eljárás adatai.

4. A költségeket tartalmazó költségvetési fősor

5. A költségek jellege és a vitatott összeg.

6. A panasz oka és indokoltsága.

7. Alátámasztó dokumentumok (ha van ilyen).

A fent említett határidő után benyújtott panaszok vagy, amelyek nem tartalmaznak elegendő elemet a panasz tárgyának azonosításához, nem kerülnek kivizsgálásra.

Magyarországon a Nemzeti Hatóság vizsgálja meg a panaszt, majd 15 napon belül értesíti a Kedvezményezettet a döntésről. A határidő az eMS-en keresztül történő beérkezést követő naptól számít. Amennyiben a Nemzeti Hatóság elfogadja a panaszt, úgy az Első Szintű Ellenőrző Szervezet új hitelesítési nyilatkozatot ad ki.

Amennyiben egy panasz részben vagy teljes egészében elfogadásra kerül, úgy az első szintű kontroller a kapcsolódó költségeket az alábbi lépések valamelyikét követően hitelesíti:

Ha egy panaszt részben vagy egészben jóváhagynak, a kapcsolódó költségeket az Első Szintű Ellenőrzés az alábbi esetek valamelyikében hitelesíti:

1. Vagy úgy, hogy a kedvezményezett benyújt egy új jelentést annak céljából, hogy az ESZE hitelesítse – az új jelentés tartalmazza az érintett költségsorokat is-,

belefoglalja az érintett jóváhagyott költségeket és annak megfelelően „pozitív korrekciót” alkalmaz az átalányszámítással érintett adminisztratív költségek költségsoron, vagy

4.5 Számviteli nyilvántartás és egyéb dokumentumok elérhetősége Minden számviteli és alátámasztó dokumentáció (p.l.: TSZ, a projekt Pályázati Formanyomtatványa, szolgáltatásra/ beruházásra kötött szerződések, közbeszerzések dokumentációja, bérleti megállapodások/szerződések, a projekt

kedvezményezettjeivel/IH-val/Közös Titkársággal történő kommunikáció stb.),

amelyek a költségekhez, ellenőrzésekhez, auditokhoz kapcsolódnak, hozzáférhető kell, hogy legyenek.

A projekt megvalósítás időszakában, valamint az Interreg V-A Románia- Magyarország Program hivatalos lezárásától számított 3 éves időszak végéig a Vezető Kedvezményezett köteles megőrizni és bemutatni a Közös Titkárság, IH, Nemzeti Hatóság, CA, AH, EB, Európai Számvevőszék és bármely más, a finanszírozás felhasználására vonatkozó ellenőrzés elvégzésére kijelölt szerv számára, valamennyi projektdokumentumot, beleértve a pénzeszközök felhasználásával nyert tevékenységekre vonatkozó nyilvántartást. Az időtartam megszakad akár bírósági eljárás, akár a Bizottság kellően indokolt kérelme esetén. A dokumentumokat megfelelő módon kell archiválni. A dokumentumok fellelhetőségének helyéről, a tárolás esetleges helyszínváltozásáról az IH-t értesíteni kell.

4.6 A projekt nettó bevételének ellenőrzése

Általános szabály, hogy a profittermelés sem célja, sem eredménye nem lehet támogatásnak, ezért a támogatási összeg annyi lehet, ami egyensúlyban tartja a

projekt bevételét és a ráfordított költségeket. Mindezek alapján a projekttevékenységek során keletkező összes nettó bevételt le kell vonni a támogatható költségekből.

Bevétel itt az a pénzforgalom, amit a külső felhasználók a projekt által kínált árukért vagy szolgáltatásokért közvetlenül fizetnek. A projektekkel kapcsolatban leggyakrabban előforduló bevételek a különféle programokhoz kapcsolódó belépőjegyek, filmek, DVDk, könyvek, kiadványok stb. ára. Bevétel keletkezhet az infrastruktúra használatáért, az ingatlanok vagy épületek eladásából vagy bérléséből, illetve a projekt szolgáltatásaiért nyújtott kifizetésekből. Amennyiben a jövedelemtermelő tevékenységek magukban foglalják a működési költségeket és a rövid élettartamú berendezések pótlási költségeit, ezek a költségek levonhatók a bevételből. Az így kapott nettó bevétel levonásra kerül a Programból igényelt összegből. A Programból származó ERFA támogatás kiszámításának alapja a következő:

Támogatható költség - (nettó) bevétel = Nettó támogatható költség

Amennyiben a projekt nettó bevételt termel, a Kedvezményezett jelzi azt a Partner jelentésben az ESZE felé. A Kedvezményezett által bejelentett nettó bevételek levonásra kerülnek az ellenőrzött / engedélyezett és az IH által utólag visszatérített összegből.

4.7 ÁFA SZABÁLYOK

4.7.1 A HÉA támogathatósága Romániában

A román kedvezményezettek a partnerjelentéssel együtt benyújtják a HÉA-státuszról szóló nyilatkozatot, de azt is, hogy a HÉA-t nem igényelték vissza egyéb forrásból.

4.7.2 Az ÁFA támogathatósága Magyarországon

Az ÁFA még abban az esetben sem támogatható, ha a Vezető Kedvezményezett/Kedvezményezett nem él az ÁFA visszaigénylés lehetőségével. A Vezető Kedvezményezett /Kedvezményezett állami vagy magán státusza nem kerül figyelembevételre a költségek ÁFA alkalmassági státuszának meghatározása során.

Document Metadata

Table of Contents

Partnerség egy

Document Metadata