Székesfehérvári Tudományos és Innovációs Park Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság

Székesfehérvári Tudományos és Innovációs Park Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság

SZERZŐDÉSKÖTÉSI ÉS KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI SZABÁLYZATA

Hatályos

2023. év … hó … nap

A Székesfehérvári Tudományos és Innovációs Park Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxx xx 00/X.; cégjegyzékszám: 00-00-000000; a továbbiakban: Társaság) a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 3:4. § (1) bekezdés alapján a Társaság szerződéskötési és kötelezettségvállalási eljárásainak rendjét a jelen szabályzatban (a továbbiakban: Szabályzat) foglaltak szerint határozza meg:

1§

a szabályzat célja

1. A Szabályzat célja, hogy meghatározza a Társaság és bármely más önálló jogalany között létrejövő, kötelezettségvállalást eredményező jogügylet kapcsán a szerződéskötés kezdeményezésére, előkészítésére, a szerződések megkötésére és nyilvántartására vonatkozó előírásokat.

2. A Szabályzatban kialakításra kerülő előírások célja, hogy

1. a rendelkezésekre álló forrásokkal tervszerű gazdálkodás és magas színvonalú feladatellátás valósuljon meg;

2. a pénzeszközök felhasználása gazdaságos, hatékony és eredményes legyen;

3. az egyes szervezeti egységek az üzleti és egyéb tervekben foglalt pénzügyi kereteket ne lépjék túl;

4. a Társaság esedékességkori fizetőképessége biztosított legyen;

5. a kiadások teljesítése, a bevételek beszedése és elszámolása a jogszabályi előírások mentén történjen.

2§

a szabályzat hatálya, általános rendelkezések

1. Személyi hatály: Xxxxx Xxxxxxxxxx személyi hatálya a Társaság szervezeti egységeire, a Társasággal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre terjed ki.

2. Tárgyi hatály: Jelen Szabályzat tárgyi hatálya az értelmező rendelkezések alapján a kötelezettségvállalásnak minősülő dokumentumra, szerződéses okiratra, és egyéb eljárásra terjed ki.

3. Értelmező rendelkezések:

1. Kötelezettségvállalás: az üzleti terv, valamint beszerzési és közbeszerzési terv szerinti kiadási sorának/sorainak terhére fizetési kötelezettség vállalásáról szóló szabályszerűen megtett jognyilatkozat. Jelen Szabályzat alkalmazásában kötelezettségvállalásnak minősül továbbá a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás – a Kbt. 53. § (5) és (6) bekezdése alapján megindított közbeszerzési eljárás, valamint a Kbt. 104. §-a alapján megindított olyan közbeszerzési eljárás, amelyben a keretmegállapodás önmagában fizetési kötelezettséget nem keletkeztet kivételével –, a pályázati kiírás, továbbá minden olyan nyilatkozat, harmadik személlyel szemben vállalt kötelezettség, amely feltételesen, valamely személy nyilatkozatától függő fizetési kötelezettséget tanúsít, kötelezettségvállalásnak tekintendő.

2. Szerződés: minden olyan joghatás kiváltására alkalmas egy vagy többoldalú jognyilatkozat, amely az egyik fél ajánlatára a másik fél változatlan tartalmú elfogadó nyilatkozatával okirati formában jön létre és

   1. amelyben a Társaság pénzbeli vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére, bármilyen magatartás gyakorlására vagy attól tartózkodásra, tűrésre, vagy jövőbeni jognyilatkozat megtételére vállal kötelezettséget;

   2. amelyben a Társaság ilyen tartalmú jogokat szerez, vagy követelésekre válik jogosulttá;

   3. amelyből fizetési, szolgáltatási, vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettsége származik a Társaságnak;

   4. amelynek teljesítéséért a Társaság jogi úton érvényesíthető felelősséget vállal vagy felelőssé válhat.

Szerződésnek minősül továbbá a szóban megtett, az egyik fél ajánlatára a másik fél változatlan tartalmú elfogadó nyilatkozatával (ügyviteli rendszerben rögzített megrendelés) létrejött fenti tartalmú megállapodás.

3. Ellenjegyzés: annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás megfelel a hatályos jogszabályoknak és a Társaság vonatkozó előírásainak, valamint annak, hogy a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Az ellenjegyzés az alábbi területeket foglalhatja magába értékhatártól függően: pénzügyi ellenjegyzés (taggyűlés előzetes hozzájárulásához kötött kötelezettségvállalás esetén a pénzügyi ellenjegyzés beépül a taggyűlés előzetes hozzájárulásába); jogi ellenjegyzés. Az ellenjegyzés mindenkor megelőzi a kötelezettségvállalás jogszerű aláírását.

4. Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése: a kötelezettségvállalás pénzügyi teljesíthetőségét igazoló érvényességi feltétel, amely a jelen Szabályzatban foglalt esetekben megelőzi a kötelezettségvállalás jogszerű aláírását.

5. Kötelezettségvállalás jogi ellenjegyzése: a kötelezettségvállalás jogszerűségét igazoló érvényességi feltétel, amely a jelen Szabályzatban foglalt esetekben megelőzi a kötelezettségvállalás jogszerű aláírását.

6. Szerződésgazda: a kötelezettségvállalás kezdeményezője, aki a kötelezettségvállalás tervezetének elkészítéséért, illetve a kötelezettségvállalás „gondozásáért” felelős.

7. Teljesítésigazoló: az egy-, két-, vagy többoldalú jognyilatkozatban megnevezett, és teljesítés igazolására feljogosított személy, aki a jognyilatkozatban foglalt szakmai tartalom szerződésszerű teljesítéséért, valamint annak megfelelőségéért, illetve annak írásbeli dokumentálásáért felel a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó számla/bizonylat kiállítása érdekében.

8. Proforma számla (díjbekérő): bizonylat, sablon, nyomtatvány, amelyet a megrendelést követően a szolgáltatást nyújtó (eladó) küld a megrendelő (vevő) részére, és ami alapján a megrendelő (vevő) kifizetheti az általa rendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékét. A proforma számla nem számla, nem minősül sem számviteli, sem pénzügyi, sem adóbizonylatnak, azaz nem vonatkoznak rá a számlázási szabályok, így kiállításával áfa fizetési kötelezettség nem keletkezik. Az előrefizetést a szolgáltató (eladó) által kiállított proforma számlán szereplő fizetési határidőig kell teljesítenie a megrendelőnek (vevő). Abban az esetben, ha a proforma számlán szereplő összegek kifizetésének megrendelő (vevő) nem tesz eleget, akkor a szolgáltató (eladó) az adott megrendelést visszautasíthatja, továbbá az ellenérték beérkezéséig a szolgáltatásnyújtást nem köteles megkezdeni vagy felfüggesztheti azt.

9. Előleg számla: Az előlegszámlát akkor kell kiállítani, amikor még nem teljesült az ügylet, de megtörténik a kifizetés, amely lehet az ügyletre vonatkozó teljes összeg vagy részösszeg egyaránt. Vagyis ez esetben a kifizetés egy része vagy annak teljes összege előbb történik meg, mint a teljesítés. Az előleg számlán szereplő teljesítési időpont csak az a dátum lehet, amikor a kapott előleg megfizetésre került. Az előleg számlát leghamarabb az ügylet teljes ellenértékének vagy a kapcsolódó részteljesítés összegének jóváírásakor, de legkésőbb az attól számított 15 napon belül kell kibocsátani. Előleg számla kiállítása esetében a teljesítését követően, azaz az ellenérték teljes összegének kifizetése után a teljes ellenértékről végszámlát kell kibocsátania a szolgáltatónak. A végszámlát úgy kell kiállítani, hogy a pénzügyileg teljesítendő végösszegből le kell vonni az előleg számlán előlegként szereplő, pénzügyileg korábban már teljesített összeget.

3§

Szerződésekre, kötelezettségvállalást eredményező jognyilatkozatokra vonatkozó előírások

1. A Társaság első számú felelős vezetője és képviselője az ügyvezető, aki teljes jogkörben önállóan képviseli az Társaságot, melynek során a Társaság javára jogokat szerezhet és kötelezettséget vállalhat.

2. Az ügyvezető jogosult a képviseleti jogkörét meghatározott ügyek, ügycsoportok vonatkozásában esetileg helyettesére vagy a Társaság munkavállalójára meghatalmazás útján átruházni. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A jelen pont szerinti átruházásról szóló dokumentumnak tartalmaznia kell a szerződéskötésre jogosult munkavállaló részére az ügyek, ügycsoportok, vagy jelen Szabályzat rendelkezéseinek megjelölésével a szerződéskötési hatáskört, és annak időtartamát.

3. Szerződéskötési, kötelezettségvállalási jogosultsággal kizárólag a Társasággal munkaviszonyban álló személy bízható meg.

4. Kötelezettségvállalás megjelenítési formája:

1. A Társaság működéséhez szükséges dologi kiadások, beszerzések, valamint eseti megbízások kapcsán a nettó 1.000.000,- Ft azaz nettó Egymillió forint összeget el nem érő becsült érték esetén – eltérő jogszabályi, vagy egyéb rendelkezés hiányában – kétoldalú szerződés írásba foglalása nem kötelező.

2. A következő kötelezettségvállalásokat írásbeli kötelezettségvállalás (szerződés, megrendelés) és pénzügyi ellenjegyzés nélkül is lehet teljesíteni:

   1. pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódó kiadások;

   2. a kifizetés összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály vagy jogerős, illetve fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtandó bírósági, hatósági döntés teljeskörűen meghatározza.

5. A kötelezettségvállalás értékének meghatározása:

1. Az érték meghatározásához számba kell venni a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó, valamennyi várható fizetési kötelezettséget. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, az ésszerű gazdálkodás elvének betartásával a reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. Ennek meghatározásához a bizonytalan mértékű kötelezettségekre költségbecslést kell készíteni, és abban rögzíteni a becsült paramétereket, illetve összetevőket.

2. A közbeszerzési kötelezettség alá nem eső, határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a szerződés megkötésétől számított 48 hónap időtartamra számított fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni.

6. Szerződéskötést, kötelezettségvállalást előkészítő feladatok:

1. Kötelezettségvállalás történhet:

   1. szerződéssel;

   2. megrendeléssel;

   3. árajánlat elfogadásával;

   4. egyéb okmányok útján;

   5. nettó 1.000.000,- Ft érték alatt a Társaság által rendszeresített elektronikus fizetőeszközök, bankkártyák, illetve a Társaság pénztárából felvett készpénz útján.

2. A kötelezettségvállalás tervezetének elkészítéséért, illetve a kötelezettségvállalás „gondozásáért” a kötelezettségvállalás kezdeményezője a felelős (továbbiakban: szerződésgazda). Az előkészítés során figyelembe kell venni annak várható értékhatárát.

3. Kötelezettségvállalás előkészítése során a szerződésgazdának részletesen meg kell vizsgálnia a beszerzés célszerűségét, ezen belül, hogy a leggazdaságosabb ráfordítással, a leghatékonyabb beszerzéssel a legeredményesebben valósuljanak meg a kitűzött célok.

4. A szerződés előkészítése során a szerződésgazdának a jognyilatkozat tervezetét, vagy az elkészítendő jognyilatkozat szakmai leírását minden esetben elektronikus úton kell véleményeztetnie a Társaság mindenkori ügyvezetőjével.

5. A Társaság által megkötött szerződésnek tartalmaznia kell a következő alap adatokat:

   1. szerződő felek adatai az alábbiak szerint:

      1. jogi személy esetén cégnyilvántartásban ellenőrzött adatai (név, székhely/cím, cégjegyzékszám vagy nyilvántartásba vételi szám, adószám vagy adóazonosító jel, bankszámlaszám, képviselő neve és beosztása, tulajdonátruházó szerződések esetén statisztikai számjel);

      2. természetes személy esetén azonosításhoz szükséges adatok (név, születési név, lakcím, anyja neve, személyi igazolvány szám, munkaszerződések esetében TAJ szám, személyi azonosító, adóazonosító, bankszámlaszám, bank neve)

   2. szerződés tárgya;

   3. szerződés hatálya (időbeli, területi és/vagy alanyi), felmondás (rendes felmondás, felmondási idő, rendkívüli felmondás, azonnali hatály) elállás;

   4. szerződés módosítása;

   5. kötbér, egyéb biztosítékok.

6. A Társaság által megkötött szerződésnek tartalmaznia kell a szerződés tárgyának és díjaknak a következő részletességgel történő meghatározását:

   1. a feladatok (felek jogai és kötelezettségei) egyértelmű, kellő részletességű meghatározása;

   2. a feladat elvégzésért járó díj egyértelmű tartalmi meghatározása, devizaneme, kifizetésének módja, feltételei, ütemezése, részteljesítés kizárására vagy elfogadására vonatkozó rendelkezés, fizetési késedelem szankciója.

7. A Társaság által megkötött szerződésnek tartalmaznia kell a számlázási és teljesítési feltételeknek a következő részletességgel történő meghatározását:

   1. a teljesítés meghatározása (helye, határideje, módja stb.), a teljesítés igazolására jogosult megnevezése (név, pozíció);

   2. számla kibocsátás előfeltétele az aláírt teljesítésigazolás dokumentuma;

   3. a számlázás, illetve az esetleges előleg fizetés feltételei, azok dokumentálására vonatkozó szabályok;

   4. késedelmes vagy hibás teljesítés jogkövetkezményeit;

   5. a szerződés megszűnésének eseteit, rendes- és rendkívüli felmondás lehetőségét;

   6. amennyiben a szerződés jellege indokolttá teszi, teljesítést biztosító mellékkötelezettségeket, garanciális kikötéseket;

   7. nem teljesítés esetén alkalmazandó szankciókat (pl. kötbér);

   8. rögzíteni kell a szerződésben a szellemi terméknek minősülő termék vagy szolgáltatás teljesítése igazolásának módját, idejét, valamint egyéb lényeges körülményeit annak érdekében, hogy a szerződés az eredeti rendeltetését maradéktalanul betöltse, illetve a teljesítés esetleges hiányossága még az átvételi eljárás, a teljesítésigazolás kiállítását megelőzően kiderüljön.

8. A Társaság által megkötött szerződésnek a fent rögzítetteken túl az alábbi rendelkezéseket kell tartalmaznia:

   1. kapcsolattartó személyek megnevezését;

   2. a személyes adatok kezelésére vonatkozó tájékoztatást (GDPR);

   3. a szerződés megkötésének, a megrendelésnek a pontos időpontját;

   4. szerződő felek képviseletében eljárni és aláírni jogosult személy(ek) nevét;

   5. a szerződő felek cégszerű aláírását, keltezés;

   6. mellékletek (folyamatos sorszámozással);

   7. fogalmakhoz értelmező rendelkezések, amennyiben a bonyolultság vagy hosszúság indokolja;

   8. példányszám, elosztás meghatározása;

   9. jó hírnév, védjegy, cégnév védelemre vonatkozó rendelkezések;

   10. alávetés (kizárólagos illetékesség, választott bíróság, egyéb eljárási szabályok, békéltetés);

   11. kioktatási és figyelem felhívási kötelezettség teljesítése;

   12. egyes jogszabályi érvényességi feltételek.

9. A megrendelés tartalmi kellékeire a szerződésekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni azzal, hogy a szükséges adatoknak a következő dokumentumok valamelyikén kell szerepelni: megrendelés vagy annak visszaigazolása, illetve árajánlat, vagy annak elfogadása.

10. Elektronikusan történő kötelezettségvállalás esetén (pl. e-mail, online regisztráció/ megrendelés) a kötelezettségvállalást előzetesen ki kell nyomtatni, a szokásos módon jóvá kell hagyatni és a jóváhagyási folyamatot követően véglegesíteni.

4§

Egyes szerződéstípusra vonatkozó különleges szabályok

1. Munkaviszonyhoz és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyhoz kapcsolódó szerződésekre vonatkozó szabályok:

1. Alapvető munkáltatói jogokra (munkaviszony létesítése és módosítása, munkabér módosítása, bérkiegészítés megállapítása, munkaviszony megszüntetése) és az egyéb munkáltatói jogokra (rendkívüli munkavégzés, kiküldetés elrendelése stb.) vonatkozó jognyilatkozat esetén értékhatártól függetlenül – pénzügyi ellenjegyzést követően – jogosult az ügyvezető kötelezettségvállalásra.

2. Munkavégzésre irányuló jogviszonyhoz kapcsolódó szerződések esetében (a munkavégzési kötelezettséggel járó szövetkezeti tagsági viszony, a vállalkozási és megbízási szerződés, a gazdasági társaság vezető tisztségviselői vagy felügyelő bizottsági tagsági tevékenység ellátására irányuló jogviszony és az egyéni vállalkozás):

   1. nettó 15 millió forint értékhatárig – pénzügyi ellenjegyzést követően – jogosult az ügyvezető kötelezettségvállalásra;

   2. nettó 15 millió forint értékhatár felett – abban az esetben, ha a Társaság legfőbb szerve által elfogadott beszerzési- és közbeszerzési tervtől eltér a kötelezettségvállalás – az ügyvezető a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) jogosult kötelezettségvállalásra.

2. Működési célú szerződésekre vonatkozó szabályok:

1. Közbeszerzés keretében kötött keretszerződésből történő megrendelések esetén a szerződés keretösszegének erejéig – abban az esetben, ha a Társaság legfőbb szerve által elfogadott beszerzési- és közbeszerzési tervtől eltér a kötelezettségvállalás – az ügyvezető a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) jogosult kötelezettségvállalásra.

2. Szellemi tulajdon hasznosításához kapcsolódó felhasználói szerződés, kutatási szolgáltatási szerződés, beszerzésekkel és közbeszerzésekkel kapcsolatos polgári jogi szerződések és megrendelések, bérleti szerződés, marketing és kommunikációs célú szerződések, megrendelések, valamint egyéb polgári jogi szerződések (pl.: szállítási, fuvarozási, közvetítői, letéti, jogbérleti, biztosítási szerződés stb.) esetén

   1. nettó 15 millió forint értékhatárig – pénzügyi ellenjegyzést követően – jogosult az ügyvezető kötelezettségvállalásra;

   2. nettó 15 millió forint értékhatár felett – abban az esetben, ha a Társaság legfőbb szerve által elfogadott beszerzési- és közbeszerzési tervtől eltér a kötelezettségvállalás – az ügyvezető a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) és jogi ellenjegyzéssel jogosult kötelezettségvállalásra.

3. Fejlesztési célú szerződésekre vonatkozó szabályok:

1. Tervezési szerződések, tárgyi eszköz beszerzésre irányuló szerződések esetén

1. nettó 15 millió forint értékhatárig – pénzügyi ellenjegyzést követően – jogosult az ügyvezető kötelezettségvállalásra;

2. nettó 15 millió forint értékhatár felett – abban az esetben, ha a Társaság legfőbb szerve által elfogadott beszerzési- és közbeszerzési tervtől eltér a kötelezettségvállalás – az ügyvezető a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) és jogi ellenjegyzéssel jogosult kötelezettségvállalásra.

2. Kivitelezési szerződések esetén

1. nettó 50 millió forint értékhatárig – pénzügyi és jogi ellenjegyzést követően – jogosult az ügyvezető kötelezettségvállalásra;

2. nettó 50 millió forint értékhatár felett – abban az esetben, ha a Társaság legfőbb szerve által elfogadott beszerzési- és közbeszerzési tervtől eltér a kötelezettségvállalás – az ügyvezető a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) és jogi ellenjegyzéssel jogosult kötelezettségvállalásra.

4. Bevételi kötelezettségvállalások:

1. Támogatási szerződések, együttműködési megállapodások, szponzorációs szerződések esetén az ügyvezető értékhatártól függetlenül a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) és jogi ellenjegyzéssel jogosult kötelezettségvállalásra.

2. Ingatlanértékesítéssel kapcsolatos szerződések esetén az ügyvezető értékhatártól függetlenül a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) és jogi ellenjegyzéssel jogosult kötelezettségvállalásra.

3. Bérbeadási szerződés, vagyongazdálkodásra és egyéb vagyonelemek hasznosítására vonatkozó szerződések, megállapodások esetén

   1. nettó 15 millió forint bevételi értékhatárig – pénzügyi ellenjegyzést követően – jogosult az ügyvezető kötelezettségvállalásra;

   2. nettó 15 millió forint bevételi értékhatár felett az ügyvezető a taggyűlés előzetes egyetértésével (taggyűlési határozat) és jogi ellenjegyzéssel jogosult kötelezettségvállalásra.

5§

Kötelezettségvállalás folyamata pénzügyi ellenjegyzéshez kötött kötelezettségvállalás esetén

1. A szerződésgazda előkészíti/előkészítteti (jogi tanácsadó bevonásával) a kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét, értesítve az ügyvezetőt a kötelezettségvállalás indításáról.

2. A pénzügyi kontroller a pénzügyi szempontok alapján véleményezett szerződést visszaküldi a szerződésgazda részére, másolatban értesítve az ügyvezetőt, ha nem ő a szerződésgazda, valamint szükség esetén a bevont jogi tanácsadót.

3. A szerződésgazda a javított kötelezettségvállalást változáskövető nélkül továbbítja a partnernek véleményezésre, a visszaküldésre irányadó határidő megjelölésével. Amennyiben a partnernek új javaslatai vannak, úgy a szerződésgazda felhívja a partner figyelmét, hogy javaslatait változáskövetővel tegye meg, majd a visszakapott szerződést újból megküldi a jogi tanácsadónak és/vagy a pénzügyi kontrollernek véleményezésre.

4. A kötelezettségvállalás mindkét fél által elfogadott tervezetét a szerződésgazda 3 példányban kinyomtatja, iktatószámot generál, majd megküldi a teljes dokumentációt pénzügyi ellenjegyzésre, továbbá aláírásra. A kötelezettségvállalás aláírását követően a dokumentáció visszakerül a szerződésgazdához, aki gondoskodik a partner részére aláírásra történő továbbításról.

6§

Kötelezettségvállalás folyamata előzetes taggyűlési hozzájáruláshoz kötött kötelezettségvállalás esetén

1. A szerződésgazda előkészíti/előkészítteti (jogi tanácsadó és/vagy pénzügyi kontroller bevonásával) a kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét, amelyet e-mailben megküld az ügyvezető részére.

2. A szerződésgazda az ügyvezető által jóváhagyott kötelezettségvállalást továbbítja a partnernek véleményezésre, a visszaküldésre irányadó határidő megjelölésével. A szerződésgazda köteles tájékoztatni a partnert, hogy a kötelezettségvállalási dokumentum taggyűlés általi előzetes hozzájáruláshoz kötött. Amennyiben a partnernek új javaslatai vannak, úgy a szerződésgazda felhívja a partner figyelmét, hogy javaslatait változáskövetővel tegye meg, majd a visszakapott szerződést a szerződésgazda véleményezés céljából megküldi a jogi tanácsadónak és/vagy a pénzügyi kontrollernek véleményezésre.

3. A kötelezettségvállalás mindkét fél által elfogadott tervezetét a szerződésgazda e-mailben megküldi az ügyvezető részére.

4. Az ügyvezető késedelem nélkül, de legkésőbb a partner részéről megküldött kötelezettségvállalási dokumentum kézhezvételét követő 5 (öt) munkanapon belül kezdeményezni taggyűlés vagy annak ülés tartása nélküli döntéshozatalát a partner által véleményezett szerződés-tervezet megküldésével egyidejűleg. A meghívó, napirend elküldése és a taggyűlés vagy annak ülés tartása nélküli döntéshozatal napja között legalább 15 (tizenöt) napnak kell eltelnie.

5. A taggyűlés előzetes jóváhagyása esetén a kötelezettségvállalás mindkét fél által elfogadott és a taggyűlés által előzetesen jóváhagyott tervezetét a szerződésgazda 3 példányban kinyomtatja, iktatószámot generál, majd intézkedik a kötelezettségvállalás ügyvezető általi aláírása felől és a partner részére aláírásra történő továbbításáról.

6. Ha a taggyűlés a kötelezettségvállalás valamely rendelkezésével nem ért egyet, akkor észrevételeinek közlésével felhívja az ügyvezetőt a kötelezettségvállalás módosítására és partnerrel történő letárgyalására, amely során a szerződésgazda a jelen Szabályzat 6. § (1)-(3) bekezdés alkalmazásával köteles eljárni. Abban az esetben, ha a partner taggyűlés észrevételeit maradéktalanul elfogadja, akkor a szerződésgazda a jelen Szabályzat 6. § (5) bekezdés szerint köteles eljárni. Abban az esetben, ha a partner taggyűlés észrevételeit maradéktalanul nem fogadja el, akkor a szerződésgazda és az ügyvezető a jelen Szabályzat 6. § (4) bekezdés szerint köteles eljárni.

7. Ha a taggyűlés a kötelezettségvállalással nem ért egyet, akkor az előzetes hozzájárulását megtagadja és az ügyvezető nem jogosult kötelezettségvállalásra.

7§

Kötelezettségvállalás folyamata előzetes taggyűlési hozzájáruláshoz és pénzügyi ellenjegyzéshez kötött kötelezettségvállalás esetén

1. A szerződésgazda előkészíti/előkészítteti (jogi ellenjegyző és/vagy pénzügyi kontroller bevonásával) a kötelezettségvállalás dokumentumának tervezetét, amelyet e-mailben megküld az ügyvezető részére.

2. A szerződésgazda az ügyvezető és jogi ellenjegyző által jóváhagyott kötelezettségvállalást továbbítja a partnernek véleményezésre, a visszaküldésre irányadó határidő megjelölésével. A szerződésgazda köteles tájékoztatni a partnert, hogy a kötelezettségvállalási dokumentum taggyűlés általi előzetes hozzájáruláshoz és jogi ellenjegyzéshez kötött. Amennyiben a partnernek új javaslatai vannak, úgy a szerződésgazda felhívja a partner figyelmét, hogy javaslatait változáskövetővel tegye meg, majd a visszakapott szerződést a szerződésgazda véleményezés céljából megküldi a jogi ellenjegyzőnek és/vagy a pénzügyi kontrollernek véleményezésre.

3. A kötelezettségvállalás mindkét fél által és a jogi ellenjegyző által előzetesen elfogadott tervezetét a szerződésgazda e-mailben megküldi az ügyvezető részére másolatban értesítve a jogi ellenjegyzőt.

4. Az ügyvezető késedelem nélkül, de legkésőbb a partner részéről megküldött kötelezettségvállalási dokumentum kézhezvételét követő 5 (öt) munkanapon belül kezdeményezni taggyűlés vagy annak ülés tartása nélküli döntéshozatalát a partner által véleményezett szerződés-tervezet megküldésével egyidejűleg. A meghívó, napirend elküldése és a taggyűlés vagy annak ülés tartása nélküli döntéshozatal napja között legalább 15 (tizenöt) napnak kell eltelnie.

5. A taggyűlés előzetes jóváhagyása esetén a kötelezettségvállalás mindkét fél által elfogadott és a taggyűlés által előzetesen jóváhagyott tervezetét a szerződésgazda 3 példányban kinyomtatja, iktatószámot generál, majd megküldi a teljes dokumentációt jogi ellenjegyzésre, továbbá aláírásra. A kötelezettségvállalás aláírását követően a dokumentáció visszakerül a szerződésgazdához, aki gondoskodik a partner részére aláírásra történő továbbításról.

6. Ha a taggyűlés a kötelezettségvállalás valamely rendelkezésével nem ért egyet, akkor észrevételeinek közlésével felhívja az ügyvezetőt a kötelezettségvállalás módosítására és partnerrel történő letárgyalására, amely során a szerződésgazda a jelen Szabályzat 7. § (1)-(3) bekezdés alkalmazásával köteles eljárni. Abban az esetben, ha a partner taggyűlés észrevételeit maradéktalanul elfogadja, akkor a szerződésgazda a jelen Szabályzat 7. § (5) bekezdés szerint köteles eljárni. Abban az esetben, ha a partner taggyűlés észrevételeit maradéktalanul nem fogadja el, akkor a szerződésgazda és az ügyvezető a jelen Szabályzat 7. § (4) bekezdés szerint köteles eljárni.

7. Ha a taggyűlés a kötelezettségvállalással nem ért egyet, akkor az előzetes hozzájárulását megtagadja és az ügyvezető nem jogosult kötelezettségvállalásra.

8§

Kötelezettségvállalás jogi ellenjegyzése

1. Szerződés (megállapodás) megkötése előtt meg kell vizsgálni, hogy az nem ütközik-e a hatályos jogszabályba, vagy a Társaság belső szabályzatába. A szerződések, megállapodások jogi szempontú vizsgálata kiterjed a Társaság érdekeinek jogi szempontú védelmére irányuló, valamint a jogtechnikai javaslatok megtételére, de nem terjed ki a kötelezettségvállalás-, beszerzés célszerűségére, indokoltságára, ár-érték arányára.

2. A Társaság által készített szerződést, megállapodást – ha az megfelel a jogszabályok, valamint a Társaság belső szabályzataiba foglalt rendelkezéseknek – a Társaság okleveles jogász munkavállalója látja el jogi ellenjegyzéssel. A jogi ellenjegyzést a Társaság által megbízott ügyvéd, vagy ügyvédi tevékenység végzésére is jogosult felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó is elláthatja ellenjegyzéssel az általa készített szerződések vonatkozásában.

3. A szerződés, megállapodás jogszabályoknak való megfelelőségét a jogi ellenjegyző a kötelezettségvállalás dokumentumának valamennyi példányán aláírásával igazolja és egyidejűleg az ellenjegyzés keltezésével látja el.

4. A szerződő fél által használt általános szerződési feltételek annyiban lesznek részei a szerződésnek, amennyiben azok nem ellentétesek a felek által megkötött szerződés rendelkezéseivel.

5. Ha a kötelezettségvállalásnak jogi akadálya van, a jogi ellenjegyző írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót.

6. A jogi ellenjegyzést követően a kötelezettségvállalás dokumentuma megküldésre kerül a szerződésgazda részére.

9§

Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése

1. Pénzügyi ellenjegyzésre a pénzügyi kontroller vagy az erre meghatalmazott munkatárs jogosult. Ezen jogkörre írásbeli meghatalmazást az ügyvezető adhat. A meghatalmazottakról a pénzügyi kontroller vezet nyilvántartást.

2. A pénzügyi ellenjegyzés szükséges feltétele, hogy az előkészítési folyamat során keletkezett dokumentumok mellékelve legyenek a kötelezettségvállalás dokumentumához. (Így például: beszerzés esetén annak dokumentációja, árajánlatok, szerződés vagy megrendelő tervezete stb.).

3. A pénzügyi kontroller vagy a pénzügyi ellenjegyzésre meghatalmazott munkatárs a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően köteles meggyőződni arról, hogy

1. a kötelezettségvállalásból származó ráfordítástömegre van e fedezet az üzleti tervben;

2. a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra, pénzügyi elszámolásra vonatkozó szabályokat.

4. Ha a kötelezettségvállalásnak pénzügyi akadálya van, a pénzügyi ellenjegyző írásban tájékoztatja a kötelezettségvállalót.

5. A pénzügyi ellenjegyzést követően a kötelezettségvállalás dokumentuma megküldésre kerül a szerződésgazda részére.

10§

Kötelezettségvállalás és annak módosítása

1. A kötelezettségvállalás napjának főszabály szerint azt a napot kell tekinteni, amikor a kötelezettségvállalást minden partner aláírta. Megrendelés esetében a kötelezettségvállalás napja a megrendelés visszaigazolásának vagy az árajánlat elfogadásának a napja.

2. A szerződésgazdának a kötelezettségvállalás mindkét fél általi aláírását követően az iktatott kötelezettségvállalás egy eredeti, felek által aláírt példányát át kell adnia a pénzügyi kontrollernek.

3. Elektronikusan történő kötelezettségvállalás esetén (pl. e-mail, online regisztráció/ megrendelés) a kötelezettségvállalást előzetesen ki kell nyomtatni, és a jóváhagyási folyamatot követően véglegesíteni, azaz az elektronikus megrendelés/jelentkezés/regisztráció/stb. csak az írásbeli folyamat lezárultát követően lehetséges.

4. Egy ellenjegyzett kötelezettségvállalás összegének legalább bruttó 10%-kal, vagy bruttó 1.000.000 Ft-tal történő növelése esetén a korábbi kötelezettségvállalás módosítása szükséges. A szerződés módosítás kötelezettségvállaló részéről történő aláírása kizárólag a szerződésgazda kezdeményezésére, a jelen Szabályzat 5-7. § megfelelő alkalmazásával történhet. A módosítási kérelemhez csatolni kell az ellenjegyzendő módosított dokumentumot, valamint annak előzményeit (módosításra kerülő szerződés másolati példánya, módosítás indoka, annak alátámasztása)

11§

Teljesítés igazolása

1. A teljesítések igazolása alatt az elvégzett munka, szolgáltatás, a szállított áru szerződésszerű átvétele értendő, amely tényt a teljesítés igazolásául szolgáló dokumentumon az arra jogosultnak aláírással is igazolnia kell.

2. Teljesítések igazolására az ügyvezető adhat írásban meghatalmazást.

3. A teljesítésigazolásoknak hitelt érdemlő módon kell történnie; az arra feljogosított személy által aláírt, becsatolt, dátummal ellátott bizonylattal, pl.:

   1. szerződés szerinti teljesítésigazolással,

   2. a teljesítésigazolásra jogosult által aláírt szállítólevéllel,

   3. a teljesítésigazolásra jogosult által aláírt átadás-átvételi jegyzőkönyvvel.

4. A szakmai teljesítést az igazolás dátumának és a szakmai ellenőrzés megtörténtének tényére való utalás megjelölésével, valamint az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni.

5. Áruszállítás esetében a szerződésszerű teljesítésről közvetlen megszámlálással, méréssel és minőségi ellenőrzéssel kell megbizonyosodni.

6. Amikor a megrendelés az árufuvarozó (pl. csomagszállító) közreműködésével jut el a Társasághoz, és a szállítmány mennyiségben vagy minőségben eltér a megrendelés szerinti követelményektől, illetve a szállítólevél szerinti adatoktól, az eltérést jegyzőkönyvbe kell foglalni a szállító egyidejű értesítése mellett.

7. A szolgáltatás szakszerű végzését munka közben elő kell segíteni, és a teljesítést már a kivitelezés folyamatában ellenőrizni kell. Építési beruházások, épület-felújítások, karbantartások teljesítését – jogszabály által előírt, vagy egyébként indokolt esetben műszaki ellenőr útján – ellenőrizni kell.

8. Amennyiben a szerződés alapján késedelmi kamat, illetve kötbér fizetési kötelezettség keletkezik, a teljesítésigazolásnak ki kell terjednie a késedelmi kamat, illetve a kötbér megalapozottságának, valamint mértékének vizsgálatára is. Kifizetését az ügyvezető engedélyezheti. Amennyiben a szállító nem szerződésszerűen teljesített, a Társaság az átvételi, teljesítésigazolási eljárásban érvényesíti a szerződésben rögzített szerződést biztosító mellékkötelezettséget (pl.: kötbér, késedelmi kamat) az alábbiak szerint:

1. Az érvényesítés feltételeinek fennállását a szerződésgazda és a teljesítésigazolásra jogosult személy felelőssége megállapítani. A feltételek fennállását úgy kell dokumentálni, hogy az egy esetleges további eljárásnak is alapjául szolgáljon.

2. A szerződésgazda a szerződést biztosító mellékkötelezettség érvényesítéséről tájékoztatja az ügyvezetőt.

3. Ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését megelőzően volt esedékes, akkor a kijelölt teljesítésigazoló felelőssége a szerződésgazda felé jelezni, amennyiben a szállító nem szerződésszerűen teljesített. A szerződésgazda haladéktalanul köteles intézkedést kezdeményezni a kifizetett összegek visszakövetelésére és egyidejűleg írásban tájékoztatni az ügyvezetőt.

12 §

Összeférhetetlenség

1. Az arra jogosult nem vállalhat kötelezettséget és nem igazolhat teljesítést:

   1. a maga vagy közeli hozzátartozója javára;

   2. olyan gazdálkodó szervezet javára, amelyben magának vagy közeli hozzátartozójának tulajdonosi, irányítási, felügyeleti érdekeltsége van;

   3. ha valamely jogszabály a kötelezettségvállalást feltételhez köti és ennek a jogosított fél előreláthatóan nem tud eleget tenni;

   4. ha nincs rá fedezet.

2. A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző és vagy jogi ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet.

13 §

Vegyes rendelkezések

1. A szerződésgazda kötelessége a hatáskörébe tartozó hatályos szerződések rendszeres – szükség szerinti, de legalább évente történő – felülvizsgálata. Ennek körében a szerződésgazda köteles a kötelezettségvállalásokra azonos követelmények és eljárásrend alapján jóváhagyatni a jogviszonnyal kapcsolatos, lényeges körülményeket, így különösen a kötelezettségvállalás megszűnését, tárgyévi felmondhatóságának és esetleges automatikus meghosszabbításának határnapját, a kötelezettségvállalással kapcsolatos információkat és köteles ennek tényét a szerződés meghosszabbítására vonatkozó nyilatkozattételi határidőt megelőző legalább egy hónappal jelezni az ügyvezetőnek.

2. A jelen Szabályzat előkészítéséért és felülvizsgálatáért az ügyvezető a felelős.

14 §

Záró rendelkezések

1. A jelen Szabályzat 2023. hó napjától lép hatályba.

2. A jelen Szabályzatot a Társaság taggyűlése a …/2023. ( . .) számú taggyűlési határozatával hagyta jóvá.

3. A jelen Szabályzat visszavonásig érvényes.

Budapest, 2023. […]

__________________________________________

Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx

ügyvezető