KÖZIGAZGATÁSI SZERZŐDÉS

KÖZIGAZGATÁSI SZERZŐDÉS

(együttműködési megállapodás)

amely létrejött egyrészről Mátranovák Községi Önkormányzat (a továbbiakban: Önkormányzat) (3143. Mátranovák, Xxxxxxxxx xx 00.), képviseli Xxxxx Xxxxxx polgármester

másrészről a Mátranovák Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat (a továbbiakban: roma nemzetiségi önkormányzat) (3143. Mátranovák, Xxxxxx xx 0.), képviseli Xxxxx Xxxxxxx elnök között az alábbiak szerint:

Az együttműködő felek a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény 80. §- ában, valamint az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló, 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet, és a helyi önkormányzatokról szóló, 2011. évi CLXXXIX. törvény alapján együttműködésük szabályait az alábbi megállapodásban rögzítik.

Jelen megállapodás célja, hogy a felek meghatározzák a roma nemzetiségi önkormányzat tevékenységéhez szükséges, személyi és tárgyi feltételek biztosításának módját, és a működéssel kapcsolatos végrehajtási, gazdálkodási feladatok ellátásának rendjét.

I. A működéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítása

1. Az Önkormányzat a roma nemzetiségi önkormányzat részére biztosítja az önkormányzati működés feltételeit.

2. Az önkormányzati működés tárgyi feltételei és az ezzel kapcsolatos végrehajtási feladatok:

a) a roma nemzetiségi önkormányzat részére havonta igény szerint, időbeli korlátozás nélkül, az önkormányzati feladat ellátásához szükséges, a Május 1. Kultúrház épületében (Xxxxxxxxxx, Xxxxxx xx 0.) lévő kis előadó terem ingyenes használatának biztosítása, mely magába foglalja a közmeghallgatás helyét és ügyfélfogadási lehetőségeket is

A roma nemzetiségi önkormányzat

aa) székhelye: 0000 Xxxxxxxxxx Xxxxxx xx 0.,

ab) postacíme: 3143 Mátranovák Xxxxxxxxx xx 00. ac) e-mail címe: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx ad) hivatali kapu: MNROMA

b) a helyiséghez kapcsolódó rezsiköltségek és fenntartási költségek viselése,

c) a roma nemzetiségi önkormányzat működéséhez, a testületi, képviselői feladatok ellátásához szükséges tárgyi (irodaszer, papír, nyomtatvány biztosítása, postaköltség viselése) és személyi feltételek biztosítása,

d) a testületi ülések előkészítése, a meghívók, az előterjesztések, a testületi ülések jegyzőkönyveinek és valamennyi hivatalos levelezés előkészítése és postázása,

e) a testületi döntések és a tisztségviselők döntéseinek előkészítése, a testületi és tisztségviselői döntéshozatalhoz kapcsolódó nyilvántartási, sokszorosítási, postázási feladatok ellátása,

f) a roma nemzetiségi önkormányzat működésével, gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartási, iratkezelési feladatok ellátása,

g) az a)-f) pontban meghatározott feladatellátáshoz kapcsolódó költségek viselése a roma nemzetiségi önkormányzat tagja és tisztségviselője telefonhasználata költségeinek kivételével.

II. A működéshez szükséges személyi feltételek biztosítása

1. Az Önkormányzat biztosítja a roma nemzetiségi önkormányzat működéséhez szükséges személyi feltételeket oly módon, hogy a roma nemzetiségi önkormányzat működéséhez kapcsolódó adminisztratív feladatokat a Mátraterenyei Közös Önkormányzati Hivatal (továbbiakban: Hivatal) Mátranováki Kirendeltségének kijelölt köztisztviselője, valamint a szakmailag illetékes köztisztviselő látják el, hivatali munkaidőn belül.

A köztisztviselők munkaköri megosztását a megállapodás 1. számú függeléke tartalmazza.

2. A kijelölt és a szakmailag illetékes köztisztviselők feladatai:

a.) a testületi ülések előkészítésével kapcsolatosan a meghívók, előterjesztések és a hivatalos levelezések előkészítésével és postázásával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása, a roma nemzetiségi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában és a jogszabályi előírásokban foglaltaknak megfelelően,

b.) a testületi ülések jegyzőkönyveinek elkészítésével és postázásával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása a jogszabályi előírások és határidők betartásával,

c.) a testületi döntések előkészítése, testületi döntéshozatalhoz kapcsolódó nyilvántartási, sokszorosítási és postázási feladatok ellátása.

d.) szakmai tanácsadás:

a roma nemzetiségi önkormányzat feladatainak, gazdálkodásának, működési feladatainak ellátásához.

3. A roma nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat a önkormányzati hivatal pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó ügyintézői végzik.

4. A jegyző vagy annak - a jegyzővel azonos képesítési előírásoknak megfelelő - megbízottja a települési önkormányzat megbízásából és képviseletében részt vesz a roma nemzetiségi önkormányzat testületi ülésein és jelzi, amennyiben törvénysértést észlel.

5. A Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Kirendeltsége a roma nemzetiségi önkormányzat tekintetében ellátja az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény szerinti közzétételi- és közérdekű adatok szolgáltatása iránti feladatokat.

6. A Hivatal igény szerint biztosítja a jelnyelv és a speciális kommunikációs rendszer használatát.

III. A roma nemzetiségi önkormányzat költségvetési tervezés feladatai

1. A roma nemzetiségi önkormányzat elnöke a jegyzővel és a költségvetési ügyintézővel a költségvetési határozat-tervezetet egyezteti, a roma nemzetiségi önkormányzatot érintő vitás kérdéseket tisztázzák. Az egyeztetés alapján a jegyző és a költségvetési ügyintéző összeállítja a költségvetési határozat-tervezetet, melyet a roma nemzetiségi önkormányzat elnöke terjeszt a testület elé. A nemzetiségi önkormányzat költségvetésének előkészítésével és megalkotásával kapcsolatos határidő: február 15, illetve ha a költségvetést az Országgyűlés a tárgyévet megelőző december 31-ig nem

fogadja el, akkor a tárgyévi költségvetési törvény hatálybalépését követő negyvenöt nap.

2. Ha a roma nemzetiségi önkormányzat az eredeti előirányzatán felül többletbevételt ér el, bevétel-kiesése várható, illetve kiemelt előirányzatai között átcsoportosítást kíván végrehajtani a roma nemzetiségi önkormányzat köteles módosítani a költségvetésről szóló határozatát. Az elnök által kezdeményezett költségvetést módosító határozat tervezetét a jegyző és a pénzügyi ügyintéző állítja össze, melyet az elnök a következő ülésen terjeszt a testület elé.

3. Az elfogadott költségvetés alapján a jegyző és a pénzügyi ügyintéző elkészíti és a Magyar Államkincstár Nógrád Megyei Igazgatósága részére továbbítja a roma nemzetiségi önkormányzat elemi költségvetéséről szóló beszámolóját.

4. A költségvetéssel összefüggő adatszolgáltatási határidők teljesítése:

a.) határidők: az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) 33. § (1)-(2) bekezdésében és a

169. § (2) bekezdésében foglalt határidők, továbbá a nemzetiségi célú támogatások igénybevételének, felhasználásának és elszámolásának részletszabályairól szóló 11/2018 (III.14.) EMMI rendelet, valamint a támogatási okiratok szerint.

b.) együttműködők: Xxxxx Xxxxxxx nemzetiségi önkormányzat elnöke és Xxxx Xxxxxxx az önkormányzat könyvelője

c.) felelős: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx – köztisztviselő

5. Szakmai beszámoló felelőse: Xxxxx Xxxxxxx - elnök

6. Az elnök a roma nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásának helyzetéről negyedévente tájékoztatja a testületet és szükség szerint módosítja költségvetését.

7. A roma nemzetiségi önkormányzat éves és féléves költségvetési beszámolóját a jegyző és a pénzügyi ügyintéző készíti el, majd az aláírt példányokat megküldi a Magyar Államkincstár Nógrád Megyei Igazgatóságához.

8. A zárszámadási tervezetet a jegyző és a pénzügyi ügyintéző készíti el, melyet az elnök a költségvetési évet követő negyedik hónap utolsó napjáig terjeszt a roma nemzetiségi önkormányzat testülete elé.

IV. A roma nemzetiségi önkormányzat operatív gazdálkodási feladatai

1. A roma nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásának végrehajtásával kapcsolatos feladatokat az önkormányzati hivatal látja el. E feladatok maradéktalan ellátása érdekében az Önkormányzat az önkormányzati ASP rendszerhez való csatlakozás érdekében szolgáltatási szerződést kötött a Magyar Államkincstárral. A szolgáltatási szerződés kiterjed a roma nemzetiségi önkormányzatra is, mint olyan szervezetre, akinek külön megállapodás alapján az Önkormányzat (önkormányzati hivatal) látja el a gazdálkodási feladatait.

2. A jegyző és a pénzügyi ügyintéző a roma nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatában foglaltaknak megfelelően, annak figyelemmel kísérésével végzi a költségvetési szervekre vonatkozó gazdálkodási szabályok betartása mellett a gazdálkodási feladatait.

3. Kötelezettségvállalás rendje: A roma nemzetiségi önkormányzat nevében a roma nemzetiségi önkormányzat feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (továbbiakban: kötelezettségvállalás) kizárólag az elnök vagy az általa felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő jogosult. A kötelezettségvállalás előtt a kötelezettséget vállalónak meg kell győződnie arról, hogy a rendelkezésre álló fel nem használt előirányzat biztosítja-e a kiadás teljesítésére a

fedezetet. Kötelezettségvállalás csak írásban és kötelezettség ellenjegyzése után történhet.

4. Utalványozás: A roma nemzetiségi önkormányzatnál a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére (továbbiakban: utalványozásra) kizárólag az elnök vagy az általa felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő jogosult. Utalványozni csak az érvényesítés után lehet.

5. Ellenjegyzés: A kötelezettségvállalás, valamint az utalvány ellenjegyzésre a jegyző által kijelölt, pénzügyi-gazdálkodási ügyintéző jogosult. Az ellenjegyzés csak az előirányzat és a fedezet meglétének, valamint a jogszerűségének ellenőrzésére irányul. A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel.

6. Érvényesítés: Az érvényesítést az önkormányzati hivatal ezzel megbízott pénzügyi- számviteli szakképzettségű dolgozója végzi.

7. Szakmai teljesítésigazolás: roma nemzetiségi önkormányzat nevében szakmai teljesítésigazolásra jogosult személyeket az elnök írásban jelöli ki.

8. Pénzügyi teljesítésre az utalványozás után és az utalványozás ellenjegyzése mellett kerülhet sor. Készpénz - a Hivatal mátranováki kirendeltségén elhelyezett - roma nemzetiségi önkormányzat házipénztárán keresztül akkor fizethető ki, ha a roma nemzetiségi önkormányzat elnöke a kifizetés teljesítéséhez szükséges dokumentumokat (szerződés, számla stb.) bemutatja és a pénzfelvétel időpontját előzetesen a házipénztár kezelőjével (telefonon, e-mailen, vagy személyesen) egyezteti. A házipénztár működésével kapcsolatos egyéb szabályzat kiterjed a Roma Nemzetiségi Önkormányzat Házipénztári Szabályzatára is.

9. A roma nemzetiségi önkormányzat működési feltételeinek és gazdálkodásának eljárási és dokumentációs részletszabályai, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével, az adatszolgáltatási feladatok teljesítésével kapcsolatos előírások, feltételek:

Az önkormányzati hivatal házipénztári és pénzkezelési szabályzat, továbbá az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata kiterjed a roma nemzetiségi önkormányzatra is.

Az önkormányzati hivatal számviteli politikája, számlarendje kiterjed a roma nemzetiségi önkormányzatra is.

A roma nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásával kapcsolatos végrehajtási feladatokra vonatkozó folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés feladatait az önkormányzati hivatal roma nemzetiségi önkormányzatara is kiterjedő e tárgykör rendező szabályzata határozza meg.

Az eljárás rendet, felelősöket a szabályzatok határozzák meg.

A Megállapodás 2. számú függeléke tartalmazza a IV. fejezet 3-7. pontban foglalt pénzügyi műveletekre jogosultak körét.

10. A roma nemzetiségi önkormányzat belső ellenőrzési feladatait az Önkormányzat a Mátrai Önkormányzati Társulás (továbbiakban: Társulás) által ellátott feladatként biztosítja. A roma nemzetiségi önkormányzat belső ellenőrzésére a Társulási Tanács köt szerződést, költségeit a Társulás biztosítja.

11. A Mátraterenyei Közös Önkormányzati Hivatal a nemzetiségi önkormányzatot illetően köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információ és kommunikációs rendszert, továbbá a nyomkövetési rendszert. A

nemzetiségi önkormányzatra vonatkozó belső kontrollrendszer kialakításáért az elnök és a jegyző a felelős.

12. A belső kontrollrendszer kialakításánál figyelembe kell venni a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet előírásait, továbbá az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatókban leírtakat.

V. Összeférhetetlenség

1. A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasási esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel.

2. Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolásra irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója vagy maga javára látná el.

3. Az Önkormányzat vagyongazdálkodási ügyintézője a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról Gazdálkodási Szabályzatban naprakész nyilvántartást vezet.

VI. A roma nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartási, adatszolgáltatási kötelezettség

1. A roma nemzetiségi önkormányzat törzskönyvi nyilvántartásba vétele, adószámának igénylése, önálló fizetési számlájának megnyitása megtörtént. Az ezzel kapcsolatos módosításokat az önkormányzat jegyzője készíti el.

2. 2020. évben a helyi nemzetiségi önkormányzat részére a Magyarország 2020. évi központi költségvetéséről szóló 2019. évi LXXI. törvényben meghatározott költségvetési támogatásokat a 2019. december 31. napján hatályos szabályok szerint folyósítja a Magyar Államkincstár.

3. 2020. évben a roma nemzetiségi önkormányzatot megillető támogatások, bevételek a nemzetiségi önkormányzat Takarékbank Zrt. mátraterenyei fiókjában vezetett önálló bankszámláján kerülnek jóváírásra.

4. A roma nemzetiségi önkormányzat gazdálkodásával összefüggő pénzforgalom önálló fizetési számlán bonyolódik. A roma nemzetiségi önkormányzat elnökét és az általa meghatalmazott személyt – a banki aláírás-bejelentés szerint – a fizetési számla feletti rendelkezési jogosultság illeti meg.

5. Az önkormányzati hivatal pénzügyi ügyintézőjén keresztül a roma nemzetiségi önkormányzat vagyoni, számviteli nyilvántartásait a helyi önkormányzat nyilvántartásain belül elkülönítetten vezeti.

6. Az Önkormányzat pénzügyi ügyintézője a jogszabályban meghatározott határidőig elkészíti a Magyar Államkincstár Nógrád megyei Igazgatóságához benyújtandó, a roma nemzetiségi önkormányzat időközi költségvetési jelentéseit, időközi mérlegjelentéseit, és éves elemi beszámolóit.

VII. Záró rendelkezések

1. Jelen megállapodás rendelkezéseit 2020 napjától kell alkalmazni.

2. A felek rögzítik, hogy jelen megállapodást minden év január 31-ig, általános vagy időközi választás esetén az alakuló ülést követő 30 napon belül felülvizsgálják, és szükség esetén egyeztetéssel módosítják.

3. Jelen megállapodás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti Mátranovák Községi Önkormányzat Képviselő-testülete …/2019. (….) határozatával és a Mátranovák Község Roma Nemzetiségi Önkormányzata …/2019. (…) határozatával valamint Mátranovák Községi Önkormányzat Képviselő-testülete 11/2011. (III.3.) határozatával, a Cigány Kisebbségi Önkormányzat Képviselő-testülete 6/2011. (IV.8.) határozatával jóváhagyott együttműködési megállapodás.

4. Jelen megállapodást a felek elolvasás és értelmezés után, mint akaratukkal mindenben megegyezőt, jóváhagyólag aláírták.

Mátranovák, 2020. január …..

Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

polgármester RNÖ elnöke

Záradék:

A közigazgatási szerződést Mátranovák Községi Önkormányzat Képviselő-testülete

…/2020.(…..) Kt. számú határozatával, a Roma Nemzetiségi Önkormányzat Képviselő- testülete …./2020. ( ) MRNÖ számú határozatával hagyta jóvá.

Megállapodás 1. számú függeléke

Munkaköri megosztás a nemzetiségi feladatok ellátására

1.) A megállapodás II/2. a-c.) pontjában meghatározott szervezeti ügykezelési feladatok esetében:

Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx köztisztviselő

2.) A megállapodás II/3 pontjában meghatározott gazdálkodási feladatok esetében: Danóné Xxxxxx Xxxxxxxx köztisztviselő

Xxxx Xxxxxxx könyvelő

Megállapodás 2. számú függeléke

Pénzügyi műveletekre jogosultak

1.) Kötelezettségvállalás:

Xxxxx Xxxxxxx elnök vagy az általa írásban felhatalmazott nemzetiségi önkormányzati képviselő. A 368/201. (XII. 31.) Korm. rendelet 53. §-a értelmében előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések rendjét belső szabályzat rögzíti.

2.) Ellenjegyző:

A 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 55. § (2) bekezdés g.) pontja alapján az önkormányzati hivatal gazdasági vezetője, ennek hiányában a jegyző által írásban kijelölt, az önkormányzat hivatali állományába tartozó köztisztviselő.

Danóné Xxxxxx Xxxxxxxx köztisztviselő

3.) Teljesítés igazolás

A 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 57. §-a szerinti teljesítés igazolására jogosult – elnök által kijelölt személy – Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx képviselő.

4.) Utalványozás

A 368/2011. (II.31.) Korm. rendelet 59- §-a alapján Xxxxx Xxxxxxx elnök.

5.) Érvényesítés:

Ivádiné Xxxxxx Xxxxxxxxx, a hivatal állományába tartozó köztisztviselő.

6.) Összeférhetetlenség esetén a 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 60. §-ában foglaltak szerint kell eljárni.

Az elnök összeférhetetlensége esetén kötelezettségvállalásra és utalványozásra jogosult Xxxxx Xxxxxx elnök-helyettes, teljesítés igazolásra jogosult Csikósné Xxxxxxxx Xxxx képviselő.