Az elszámolható költségek valódiságát igazoló alátámasztó dokumentumok
Az elszámolható költségek valódiságát igazoló alátámasztó dokumentumok
Közbeszerzési értékhatárt elérő esetekben:
- a teljes közbeszerzési dokumentáció előzetes ellenőrzésre és folyamatba épített ellenőrzésre benyújtásra kerül
Szállítói kifizetés esetében:
- kifizetési igényléshez benyújtandó: szerződés, átadás-átvételi dokumentáció, teljesítésigazolás, számla (valamint minden, a szerződésben előírt dokumentum)
Beszerzési eljárások:
Közbeszerzési értékhatárt el nem érő vagy a törvény hatálya alá egyéb indokkal nem tartozó beszerzési eljárások esetén a következő dokumentációkat szükséges a Kedvezményezettnek biztosítania:
• ajánlatkérés (amely tartalmazza legalább a feladat részletes leírását, az elvárt benyújtási dokumentációt, a bírálat szempontjait, az ajánlati ár megadásának módját, az ajánlatok benyújtásának módját és időpontját, valamint annak alátámasztását, hogy legalább három, potenciális ajánlattevőnek megküldte).
• benyújtott ajánlatok (annak dokumentálásával, hogy az ajánlatot határidőben benyújtotta az ajánlattevő),
• az ajánlatok bírálatának dokumentációja,
• döntés,
• döntésről szóló kiértesítő levelek,
• megrendelő/szerződés,
• teljesítést igazoló dokumentumok (pl. átadás-átvétel),
• teljesítésigazolás.
Amennyiben a beszerzési eljárás becsült értéke nettó 100 000 Ft és nettó 1 millió Ft között van, a következő dokumentációkat szükséges a Kedvezményezettnek biztosítania:
• ajánlatkérés (amely tartalmazza legalább a feladat részletes leírását, az elvárt benyújtási dokumentációt, a bírálat szempontjait, az ajánlati ár megadásának módját, az ajánlatok benyújtásának módját és időpontját),
• benyújtott ajánlat (annak dokumentálásával, hogy az ajánlatot határidőben benyújtotta az ajánlattevő),
• megrendelő/szerződés,
• teljesítést igazoló dokumentumok (pl. átadás-átvétel, szállítólevél),
• teljesítésigazolás.
A közvetlen költségek vonatkozásában a projekt keretében felmerült költségek elkülönített könyvelése kötelező.
A támogatási kérelem mellékleteként beküldött azon dokumentumok ismételt benyújtása nem szükséges, amelyek esetében az FH nem kért javítást vagy nem támasztott támogatási feltételt.
A TSZ 11.4. pontja értelmében a Kedvezményezett a PEJ-ben/kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumokat a elsősorban monitoring
információs rendszeren keresztül nyújtja be a FH-hoz. A dokumentumok más módon történő benyújtása kizárólag a FH előzetes jóváhagyásával, a FH által előírt módon lehetséges.
Az útiköltség, készletek és fogyóeszközök, valamint a kis értékű ösztönzők költségtípusokba tartozó egyedi tételek esetében, amennyiben azok összege nem éri el a nettó 100 000 Ft-ot, nem szükséges a lenti táblázatban megjelölt alátámasztó dokumentumok benyújtása.
Amennyiben a táblázat „Záradékolási kötelezettség” oszlopában „X” látható, abban az esetben az adott dokumentumon végre kell hajtani az ÁSZF
2.19 pontja szerinti záradékolást, vagyis rögzíteni kell a dokumentumon a támogatási forrást és a projektazonosítót.
A ténylegesen felmerült közvetlen költségeket – különösen indokolt esettől eltekintve – azon jelentési időszakban kell elszámolni, amelyben a pénzügyi teljesítés megtörtént.
Költségkód referencia száma | Elszámolható költségek megnevezése | Támogatható tevékenységek (projektelem) alátámasztó dokumentumainak megnevezése | FH-hoz PEJ- ben/kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumok | Záradékolási kötelezettség |
A | Projektelőkészítés költségei | |||
Az előkészítéshez kapcsolódó egyes tevékenységek alátámasztó dokumentumainak listája az adott tevékenység leírásával összhangban értendő. |
B | Beruházáshoz kapcsolódó költség | |||
B/I | Ingatlan vásárlás költségei | |||
Hivatalos szerv, árszakértői vagy értékbecslői vélemény, tulajdoni lap | ||||
(Köz)beszerzési eljárás dokumentációja | ||||
Adásvételi szerződés | X | |||
Számla (amennyiben releváns) | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
B/II B/III | Terület-előkészítési költség Építéshez kapcsolódó költség | |||
Tervdokumentáció, hatósági szakvélemények (amennyiben releváns) | X | |||
Jogerős hatósági engedélyek vagy azok megadására vonatkozó kérelmek benyújtását igazoló dokumentum (ha korábban nem került benyújtásra). | X Egyszer, legkésőbb projekt megvalósítás befejezéséig, illetve változás esetén | |||
(Köz)beszerzési eljárás dokumentációja (amennyiben releváns) | ||||
Számla | X | X | ||
Az Étv. 39/A. § (6) bekezdése szerinti kifizetés esetében benyújtandó dokumentumok, valamint Kbt- ben meghatározott dokumentumok. | Kizárólag közbeszerzés érintettség esetén | |||
Kifizetési bizonylat | ||||
Nyilatkozat a projekt megvalósításában közreműködő harmadik személy teljesítésének mértékéről | X | |||
Tervezői/tervezői művezetői/műszaki ellenőri/kivitelezői szerződés, fizetési ütemezéssel, valamint az abban meghatározott egyéb dokumentumok | X | |||
E-építési napló | Hozzáférés biztosítása az FH részére | |||
Építési műszaki ellenőr igazolása a teljesítésről, ha a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §-ában foglalt feltételeket teljesíti az építési tevékenység / | X |
vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről, ha a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §-a nem vonatkozik az adott építési tevékenységre | ||||
Műszaki átadás-átvétel, használatbavételi engedély | X | |||
B/IV | Eszközbeszerzés költségei | |||
Beszerzés esetén | (Köz)beszerzés dokumentációja | |||
Szerződés/írásos megrendelő, valamint az abban előírt egyéb dokumentumok (pl. bankgarancia) | X | |||
Számla | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
Szállítólevél/ átadás-átvételi jegyzőkönyv/ üzembe helyezési okmányok/tárgyi eszköz karton/tárolási nyilatkozat (Tárolási nyilatkozat esetén legkésőbb a projekt megvalósítás befejezéséig az üzembe helyezési okmányt is csatolni kell) | ||||
Teljesítésigazolás | X | |||
Nyilatkozat, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem európai uniós támogatás igénybevételével történt (használt eszköz esetén) | ||||
Lízing esetén | Lízingszerződés (lízingdíjak ütemezésével), valamint az abban rögzített egyéb dokumentum | Egyszer, a költség első elszámolásakor, illetve változás esetén | ||
Számla | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
Értékcsökkenés elszámolása esetén | - belső számviteli bizonylatok/tárgyi eszköz karton - nyilatkozat, hogy az eszköz korábbi beszerzése nem európai uniós támogatás igénybevételével történt | X | ||
B/V | Immateriális javak beszerzésének költsége | |||
(Köz)beszerzés dokumentációja | ||||
Szerződés/írásos megrendelő/nyilatkozat arról, hogy írásbeli szerződés nem történt (ez abban az esetben kérhető, ha az előzőek nem állnak rendelkezésre) | X | |||
Szállítólevél/tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv (vagy egyéb, a teljesítést alátámasztó dokumentum), üzembe helyezési okmányok, immateriális jószág karton |
Teljesítésigazolás/minta a tárgyiasult tevékenységről (pl. tanulmány esetén CD) | ||||
Vagyoni jogokra vonatkozó dokumentumok (amennyiben releváns) | ||||
Számla | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
C | Szakmai megvalósításhoz kapcsolódó szolgáltatások költségei | |||
Valamennyi költségtípushoz kapcsolódó dokumentum | ||||
(Köz)beszerzés dokumentációja | ||||
Szerződés/írásos megrendelő, valamint az abban előírt egyéb dokumentumok | X | |||
Számla | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
Teljesítésigazolás az elvégzett szolgáltatásról | ||||
Minta a tárgyiasult szolgáltatásról (pl. kiadvány) | Egyszer, legkésőbb projekt megvalósítás befejezéséig | |||
További, a költség típusától függően releváns dokumentumok | ||||
Képzés esetén | Részvételt igazoló dokumentum (pl. látogatási igazolás)/jelenléti ívek/teljesítésigazolás | X | ||
Részvétel igazolása dokumentáltan (pl. fotó, audió, videó) | X | |||
A képző intézmény által kiállított, illetve a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok (pl. vizsgadokumentáció, oklevél, bizonyítvány) | X | |||
Nyilvántartás a képzést sikeresen elvégző személyekről | X | |||
Tematika | X a képzés megindítását megelőzően | |||
Oktatási napló | ||||
Felnőttképzés esetén: hallgatói mintaszerződés | X a képzés megindítását |
megelőzően | ||||
Felnőttképzés esetén: a felnőttképzési engedélyezési eljárás dokumentumai | X | |||
Szakértői díjak esetén | ||||
Kedvezményezett részéről aláírásra jogosult személy, valamint a szakértő(k) által ellenjegyzett beszámoló az elvégzett tevékenységről, szakértő(k) munkaidő nyilvántartása | X | |||
Szakmai rendezvény esetén | ||||
Résztvevő által aláírt jelenléti ív | X | |||
Részvétel igazolása dokumentáltan (fotó, audió, videó) | ||||
Kiosztási jegyzék (amennyiben releváns) | ||||
Kötelezően előírt nyilvánosság biztosításának költsége | ||||
Szállítólevél/tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv (vagy egyéb, a teljesítést alátámasztó dokumentum) | ||||
Fotódokumentáció a nyilvánossági követelményeknek megfelelően | X | |||
D/I F/I G/I | Személyi jellegű ráfordítás: - Szakmai megvalósításhoz kapcsolódó személyi jellegű ráfordítás - Célcsoport/egyéb közreműködők személyi jellegű ráfordítása - Projektmenedzsment személyi jellegű ráfordítása | |||
Munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat/túlmunka, túlszolgálat elrendelő | X Egyszer, a költség első elszámolásakor, illetve változás esetén | |||
Bérjegyzék/fizetési jegyzék, bérlista | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
Munkaköri leírás, önéletrajz | X |
Egyszer, a költség első elszámolásakor, illetve változás esetén | ||||
Végzettséget igazoló dokumentumok | ||||
Munkaidő-nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére); jelenléti ív, teljesítésigazolás | X | |||
Szakmai tevékenységet alátámasztó dokumentumok (pl. szociális munka esetén: esetnapló) | ||||
Cafeteria szabályzat, cafeteria nyilatkozat | X | |||
Kiosztási jegyzék | ||||
Cafeteriához kapcsolódó számla | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
D/II F/III G/II | Úti-, ellátási és szállásköltség: - Szakmai megvalósításhoz kapcsolódó útiköltség, kiküldetési költség - Úti-, ellátási és szállásköltség - Projektmenedzsmenthez kapcsolódó útiköltség, kiküldetési költség | |||
(Köz) beszerzés dokumentációja | ||||
Kiküldetési rendelvény/kiküldetési utasítás/ menetlevél | X | |||
Számla, egyéb bizonylat az utazási és kiküldetési költségtérítés elszámolásához | X | X | ||
Kiküldetéshez kapcsolódó belső szabályzat (amennyiben releváns) | ||||
Napidíjhoz kapcsolódó számfejtés | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
Szakmai jelentés (amennyiben releváns) | X Egyszer, legalább a projekt végéig | |||
Kiküldött nyilatkozata a rendezvényen történő részvételről (amennyiben releváns) | X | |||
Saját/hivatali gépkocsival | Belső szabályzat és abban előírt dokumentumok | X |
történő utazás esetén | ||||
E | Szakmai megvalósításhoz kapcsolódó egyéb költségek | |||
E/I | Készletek és fogyóeszközök költsége | |||
(Köz) beszerzés dokumentációja | ||||
Szerződés/megrendelő (amennyiben releváns) | X | |||
Szállítólevél/teljesítésigazolás/átadás-átvételi jegyzőkönyv | ||||
Számla | X | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
Kiosztási jegyzék, készletnyilvántartás, bevételezési és kiadási bizonylat | X | |||
F | Célcsoport/egyéb közreműködők támogatásának költségei | |||
Kis értékű ösztönzők/egyéb juttatások költsége | Mintaszerződés | X | ||
Kifizetési bizonylat | ||||
Átadás-átvételi igazolás | ||||
Célcsoport áttelepítése kapcsán felmerült költségek | Áttelepítést/relokációt igazoló dokumentáció | X | ||
Kizárólag technikai segítségnyújtás keretében elszámolt költségek | A tevékenység jellegétől függően a fent írtak szerinti dokumentáltság az elvárt | |||
A „/” jel a felsorolt dokumentumok közötti vagylagosságot jelenti. | ||||