Szerződésmódosítás menete

Szerződésmódosítás menete

A kedvezményezett által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén

A támogatási szerződést kizárólag írásban, az IH által jóváhagyott szerződésmódosítás formátum alkalmazásával lehet módosítani. Szerződésmódosítást bármelyik fél kezdeményezheti.

A formai elemek változása – különösen a felek címének, bankszámlaszámának, képviseletére feljogosított személyének megváltozása – nem igényelnek szerződésmódosítást, ezeket elegendő 7 napon belül írásban bejelenteni az FHT-nak (a változást igazoló hivatalos dokumentumok hitelesített másolatával együtt). Az FHT a változásról 7 napon belül tájékoztatja az IH-t, a Kincstárt és az ESZA Kht-t. Bankszámlaszám változás esetén az újonnan nyitott számlákra nyújtott inkasszót az FHT megküldi az ESZA Kht. számára, aki a megszűnő bankszámla vonatkozásában 7 napon belül kiadja az inkasszó visszavonásáról szóló nyilatkozatot a Kincstár számára.

Szerződésmódosítást nem igénylő, kisebb módosításnak minősülnek a formai elemeken kívül az olyan szakmai és pénzügyi változtatások, amelyek az alábbi kategóriákba tartoznak:

1. A változás nem érinti a projekt alapvető célját ill. tartalmát (ide értve a projekt helyszíneit, célcsoportjait, a vállalt főbb tevékenységeket);

2. A költségek átcsoportosítása egy költségkategórián belül történik, vagy amennyiben különböző költségkategóriák között, akkor az érintett költségkategóriákon szereplő összegek maximum 10%-kal változnak. Költségkategória alatt a két számjeggyel jelölt költségvetési sorok értendők (pl. 1.1, 1.2), a projekt teljes időtartamára összesítve;

3. A projektmegvalósítóknál belső személycserék történnek.

A Kedvezményezettnek ezekről a változásokról is tájékoztatni kell az ESZA Kht-t, levélben az FHT-n keresztül (3. eset) illetve a negyedéves PEJ meghatározott erre vonatkozó pontjában (1. és 2. eset).

A 3. esetre vonatkozó hivatalos bejelentéseknél a változtatás elfogadottnak tekintendő, ha programvezető a kézhez vételtől számított 10 napon belül írásban nem emel kifogást.

A PEJ-ben közölt változások elfogadása a PEJ-hez kiállított szakmai hitelesítési jelentéssel történik.

Szerződésmódosítást kell kezdeményezni, ha:

• változik a projekt megvalósításának támogatási szerződésben meghatározott kezdete vagy befejezése;

• változik a költségek évek szerinti bontása, legalább a projekt összköltségének tíz százalékát meghaladó mértékben;

• a projekt elfogadott összköltségvetéséhez képest 10%-nál nagyobb mértékben változik az összköltség költségkategóriák szerinti bontása (az összköltség változása nélkül). Költségkategória alatt a két számjeggyel jelölt költségvetési sorok értendőek (pl. 1.1, 1.2), a projekt teljes időtartamára összesítve. A módosítások során olyan mérvű módosítás nem kezdeményezhető, amely sértené a beruházásokra, a menedzsment költségekre, valamint a rezsi költségre vonatkozó előírásokat;

• A partnerenkénti igényelt támogatás összege módosul

• értékhatártól függetlenül változnak a jóváhagyott, a program keretében beszerzésre kerülő eszközök;

• kedvezőtlen, tíz százalékot meghaladó mértékben változnak a szerződésben szereplő számszerűsített célok;

• a projekt bármely egyéb, a megvalósítást lényegesen érintő vagy a célkitűzéseket befolyásoló tényleges jellemzője (pl.: szakmai tartalomban bekövetkezett lényeges változás) változik.

A szerződésmódosítás kezdeményezésekor a következő eljárási menetet kell követni:

1. A módosítási ötletek megbeszélése a monitoring szakértővel

Célszerű a projekt monitoring szakértőjével konzultálni egy felmerülő esetleges projekt terv változás esetén, hogy a változás hordereje kimeríti-e a szerződésmódosítás nagyságrendjét. A szakértő javaslatokat fogalmazhat meg a legcélszerűbb módosításokra.

2. A módosítási kérelem, a Szerződésmódosítás költségvetés változáskövető táblázat elkészítése és elektronikus egyeztetése az ESZA Kht.-val

A Kedvezményezett (esetlegesen a monitoring szakértő bevonásával) a kialakított módosítási igényt a Módosítás kérelemben írja le. A módosítás tárgyát és a változtatás indoklását kell röviden kifejteni a kérelemben. Amennyiben költségvetést érintő változtatásokat (is) tartalmaz a módosítási terv, akkor ezeket a költségmódosításokat, számszaki kifejtéssel és soronkénti indoklással a Szerződésmódosítás költségvetési változáskövető táblázatban kell részletesen kifejteni.

KÉRJÜK, MIELŐTT ELKÉSZÍTI A SZERZŐDÉSMÓDÓSÍTÁSI KÉRELMET ÉS A SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS KÖLTSÉGVETÉSI VÁLTOZÁSKÖVETŐ TÁBLÁZATOT, TANULMÁNYOZZA ÁT AZ AZOKHOZ KÉSZÜLT ÚTMUTATÓKAT ÉS MINTÁKAT!

A Kedvezményezett elektronikusan megküldi a két általa készített dokumentumot (Szerződésmódosítási kérelem, szerződésmódosítás költségvetési változáskövető) az ESZA Kht. monitoring csoportjának. Elindul egy egyeztetési folyamat.

FONTOS, hogy

• A szerződésmódosítási kérelem egyes részei legyenek összhangban egymással: a kérelemben feltüntetett módosítás tárgya, a kérelemben feltüntetett indoklás – és amennyiben releváns - a költségvetés módosításai is.

• Amennyiben a projekt befejezésének időpontja vagy az ütemezés változik, ügyeljenek arra, hogy amennyiben a költségek évek szerinti bontása legalább a projekt összköltségének 10%-át meghaladóan változik, új költségvetés ütemezési tábla is szükséges (elkészítése az ESZA Kht közreműködésével történik)!

3. Az előzetesen elfogadott módosítások alapján

Az e-mailen történő egyeztetések során kialakul a végleges – támogatható – módosítási tartalom. Elkészül a végleges Módosítási kérelem és Szerződésmódosítás költségvetési változáskövető táblázat, valamint a módosításokat alátámasztó dokumentumok.

A fenti (Kedvezményezett által kidolgozott) dokumentumok alapján az ESZA Kht. monitoring csoportja elkészíti a módosított Költségvetési táblázatokat és a Szerződés- módosítás dokumentumát. A monitoring csoport a Költségvetési táblázatokat védett formátumban jóváhagyásra megküldi a Kedvezményezettnek, és amennyiben akaratával megegyezőnek találja a Kedvezményezett az elkészült dokumentumokat, elindítja a hivatalos (papíralapú) szerződésmódosítási eljárást.

A szerződésmódosításhoz szükséges dokumentumok:

Dokumentum megnevezése	Készítője
Módosítás kérelem	Kedvezményezett
Szerződésmódosítás költségvetés változáskövető táblázat	Kedvezményezett
A támogatási szerződés módosított mellékletei (pl.: cselekvési ütemterv, indikátortáblázat, belépő konzorciumi partner szerződéskötéshez szüksége papírjai)	Kedvezményezett
Egyéb a módosítást alátámasztó dokumentum (pl.: megváltozott képzési program)	Kedvezményezett
Költségvetési táblázatok	ESZA Kht.
Szerződésmódosítás törzsszövege	ESZA Kht.

4. A szerződésmódosítás papíralapú benyújtása az Foglalkoztatási hivatal megyei egységeihez (FHT-hez)

Az egyeztetés során véglegesített dokumentumokat 4 + a Kedvezményezettek száma példányban kell kinyomtatni.

Amennyiben a támogatási szerződésben rendelkezésre áll a „Kedvezményezett meghatalmazó nyilatkozata a támogatási szerződés és módosításainak aláírására” című melléklet, a Főkedvezményezetteknek kell a benyújtandó dokumentumok valamennyi példányát cégszerűen aláírni, és minden oldalát szignózni. Ha nincs a támogatási szerződésben mellékelve a meghatalmazó nyilatkozat, akkor a beadandó dokumentumok mindegyikét minden oldalon a Főkedvezményezettnek kell szignózni, és releváns dokumentumokat minden kedvezményezett aláírójának cégszerűen kell aláírni.

Összefoglaló a dokumentumok aláírásához:

Dokumentum megnevezése	Meghatalmazó nyilatkozat megléte esetén		Meghatalmazó nyilatkozat nélkül
	Szignó	Aláírás	Szignó	Aláírás
Módosítás kérelem	FőKedv.	FőKedv.	FőKedv	Minden Kedv.
Szerződésmódosítás költségvetés változáskövető táblázat	FőKedv.	Nem kell aláírni	FőKedv.	Nem kell aláírni
A támogatási szerződés módosított mellékletei	FőKedv.	Nem kell aláírni	FőKedv.	Nem kell aláírni
Egyéb a módosítást alátámasztó dokumentum	FőKedv.	Nem kell aláírni	FőKedv.	Nem kell aláírni
Költségvetési táblázatok	FőKedv.	Nem kell aláírni	FőKedv.	Nem kell aláírni
Szerződésmódosítás	FőKedv.	Főkedv.	FőKedv.	Minden Kedv.

Főkedv. = Főkedvezményezett szervezet aláírásra jogosult vezetője Minden Kedv. = Minden kedvezményezett aláírásra jogosult vezetője

A mennyiségtől függően –jól kezelhető – formában összefűzött példányokat az FHT-hoz kell benyújtani, akik ezt ellenőrzésre az ESZA Kht.-nak és a MÁK-nak megküldik.

5. A szerződésmódosítás papíralapú ellenőrzése (XXXX Xxx. és MÁK) és jóváhagyása

A szerződésmódosításhoz egy pénzügyi és egy szakmai vélemény készül, és a dokumentumok formai ellenőrzése valósul meg. Ezt követően az ESZA Kht. ügyvezetője aláírja a szerződés- módosítást, amellyel az hatályba lép.

6. Az aláírt hatályos szerződésmódosítás kiküldése minden érintettnek (FHT, MÁK, IH, Kedvezményezett)

A hatályos szerződésmódosítást a monitoring csoport minden érintettnek (FHT, MÁK, IH, Kedvezményezett) postai úton kiküldi. Az ESZA Kht. a változtatásokat az EMIR-be feltölti, és az intézményrendszer a módosított támogatási szerződésnek megfelelően vizsgálja a projekt előrehaladást, illetve ellenőrzi az elszámolásokat.