Projektmenedzsment kézikönyv

• Kedvezményezett: az Erasmus+ program keretében támogatást kapott pályázó intézmény, akivel a Tempus Közalapítvány a támogatási szerződést aláírja. A támogatást a Tempus Közalapítvány a Kedvezményezettnek utalja át, felhasználásáról neki kell beszámolnia. Ez alól kivételek a KLIK-es intézmények és a Szakképzési Centrumokhoz tartozó iskolák, ahol a Kedvezményezett a KLIK vagy a Szakképzési Centrum, de a beszámolót az iskola készíti el.

• Résztvevő / Kiutazó: azok a személyek, akik a Kedvezményezett által szervezett mobilitási projekt keretében kurzuson / job shadowing tevékenységben / oktatási tevékenységben vesznek részt.

• TKA = Tempus Közalapítvány = Nemzeti Iroda = Iroda

• TKA-honlap: xxx.xxx.xx

• Nyertes pályázóknak szóló aloldal a TKA-honlapon: a támogatást nyert intézmények számára releváns, a szerződéskötéssel, a projekt megvalósításával és a beszámolók elkészítésével kapcsolatos információkat, letölthető dokumentumokat tartalmazó aloldalt az alábbi linken érheti el a TKA honlapján: Főoldal > Pályázatok > Erasmus+ > Köznevelés > Támogatott pályázóknak

• Regisztráció: ECAS regisztrációs kézikönyv

• Participant Portal: Útmutató a regisztrációhoz (rövidített, magyar)

• Kalauz: Kalauz a pályázati űrlap kitöltéséhez magyar nyelven

• PM Kézikönyv: jelen Projektmenedzsment kézikönyv

• Támogatási szerződés: a Tempus Közalapítvány és a Kedvezményezett által a projekt megvalósítására és a támogatás folyósítására kötött megállapodás. Két részből áll: az Általános és a Különös feltételekből. Az Általános feltételek hatálya alá esik minden programtípus az Erasmus+ programon belül. Ezt a TKA nem küldi ki a Kedvezményezettnek, hanem letölthető a TKA honlapjáról: Főoldal > Pályázatok > Erasmus+ > Köznevelés > Támogatott pályázóknak A Különös feltételek c. rész tartalmazza a konkrét projektre vonatkozó információkat. A TKA és a Kedvezményezett ezt írja alá. (II. rész: Általános feltételek)

1.2 Kiegészítő dokumentumok

A Projektmenedzsment kézikönyv (továbbiakban: PM Kézikönyv) az alábbi dokumentumokkal együtt érvényes:

• Kalauz a pályázati űrlap kitöltéséhez magyar nyelven c. dokumentum.

• A Támogatási szerződés és mellékletei. Ezek felsorolását ld. a Támogatási szerződés Xxxxxxx feltételek c. részében.

2. A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MEGKÖTÉSE

2.1 A szerződéskötés folyamata

A szerződéskötés menete:

Az e-mailben megkapott szerződést gondos áttanulmányozás után három példányban ki kell nyomtatni, és mindhárom példányát alá kell írni.

A szerződés részét képező Általános feltételek elnevezésű dokumentum elérhető a Tempus Közalapítvány honlapján, az alábbi oldalon: Általános feltételek

(ezt a dokumentumot nem kell beküldeni)

A szerződés mindhárom példányán meg kell adni az első oldalon kért adatokat (a kitöltött első oldal fénymásolható is).

A szerződés mindhárom kitöltött és aláírt példányát legkésőbb az utolsó melléklet kézhezvételétől számított 30 napon belül vissza kell küldeni a Tempus Közalapítvány postacímére (1438 Budapest 70, Pf. 508.).

A szerződéshez a következő mellékletet kell csatolni:

• Aláírási címpéldány: Az okiratnak tartalmaznia kell az intézmény hivatalos, szerződéskötésre jogosult képviselőjének aláírási jogkörét (önállóan vagy valakivel együttesen jogosult). Amennyiben több személy együttesen jogosult aláírásra, akkor mindegyikük aláírási címpéldányát be kell küldeni.

KLIK-es intézmények esetén a tankerületi igazgató, Szakképzési Centrumokhoz tartozó iskolák esetén a főigazgató aláírási címpéldányát kell beküldeni.(Az ellenjegyzők részéről az aláírási címpéldány beküldése nem szükséges)

Az aláírási címpéldány közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi eredeti dokumentum, vagy a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány másolata az aktuális dátummal, az intézmény hivatalos képviselője által hitelesítve. Fontos, hogy banki aláírási címpéldányt nem tudunk elfogadni!

Amennyiben a Participant Portalon a szervezet regisztrációja után az adataikban bármilyen változást végrehajtottak, kérjük, hogy az ehhez tartozó dokumentumokat is frissítsék a Participant Portalon, és erről a Tempus Közalapítványt is tájékoztassák.

Ha a szerződésben megadott számlaszám nem egyezik meg a Participant Xxxxxxxx megadott számlaszámmal, akkor a szerződésben megadott számlaszámról szóló bankszámla-igazolást és a javított pénzügyi adatlapot is fel kell tölteniük a Participant Portalra.

A pályázati kiértesítő levél tartalmazza a(z)

− megítélt támogatás összegét,

− esetleges támogatáscsökkentés okát és a javasolt, módosított költségvetést,

− szerződéskötéshez szükséges beküldendő dokumentumok listáját.

A mindkét fél által aláírt szerződés egy példányának a kedvezményezett intézmény részére történő visszaküldésétől számított kb. 1,5-2 héten belül jelenik meg a támogatás első részlete a Kedvezményezett számláján.

2.2 Amit a szerződéskötés kapcsán fontos tudni

2.2.1 A projekt időtartama

A támogatási szerződésben szerepel a projekt kezdő és befejező időpontja.

− Csak ezen időtartamon belül megvalósuló tevékenységekhez kapcsolódó költségek számolhatóak el a támogatás terhére. Lásd erről PM Kézikönyv 7.1.4. pontja "Nem elszámolható költségek" A projekt futamidejének megváltozása szerződésmódosítást von maga után.

− 2015. június 1-jén lehet elkezdeni a projektet, és legkésőbb 2017. május 31-én lehet befejezni.

− A TKA a támogatást

o egyéves projektek esetében 2 részletben utalja: első részletként, a szerződéskötést követően 80%-ot utal, majd a záróbeszámoló pénzügyi és tartalmi bírálata után történik meg a támogatás maradék 20%-ának – a felhasznált és elszámolható összeg függvényében – átutalása. Ettől eltérő gyakorlat a kapacitásvizsgálat eredményétől függően előfordulhat.

o kétéves projektek esetében 3 részletben utalja: első részletként, a szerződéskötést követően 50%-ot, majd 2016. április 15-ig második részletként a 30%-ot utal, majd a záróbeszámoló pénzügyi és tartalmi bírálata után történik meg a támogatás maradék 20%-ának – a felhasznált és elszámolható összeg függvényében – átutalása. Ettől eltérő gyakorlat a kapacitásvizsgálat (ahol releváns) eredményétől függően előfordulhat.

2.2.2 Deviza- vagy forintszámla?

A támogatást az TKA euróban ítélte meg, így az átutalás is euróban történik. A projekt zökkenőmentes lebonyolítása érdekében a támogatás fogadására (elkülönített) deviza- vagy forintszámla nyitását javasoljuk, mert ez átláthatóbbá teszi a támogatás utalását és a projekt pénzügyi helyzetét.

A projekt volumenétől függően (támogatási összeg nagysága, résztvevők száma) és a forint/euró árfolyamváltozásait figyelembe véve érdemes mérlegelni, hogy a devizaszámla számlavezetési költségei mennyire terhelik meg az intézményt, és inkább forint- vagy inkább devizaszámla nyitása tűnik célszerűbbnek.

Az elszámolási árfolyamról lásd még Támogatási szerződés 1.4.7-es pontját, a PM Kézikönyv 7.4.1 pontját, illetve az alábbi honlapot (melyről részletesen szintén a 7.4.1. pontban olvashatnak): xxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxx.xx.xxxx

3. A PROJEKT SZERVEZÉSE

3.1 Szerződéskötés a partnerekkel, résztvevőkkel

A projekt biztos megvalósítása, a felek jogainak és kötelezettségeinek írásban történő rögzítése a projekt egyik fontos adminisztrációs lépése. A partnerek és a résztvevők feladatait, anyagi és egyéb hozzájárulását, jogait és kötelezettségeit a projekt indításakor szerződéses formában, még a tényleges projektmunka megkezdése és a kiutazás előtt szükséges rögzíteni.

A projektekben részt vevő összes partnerintézménnyel (küldő intézmény(ek), fogadó intézmény(ek)), és résztvevővel megállapodást kell kötni. A támogatási szerződés külön előírja a közvetítő intézményekkel történő szerződéskötést. (Szerződés IV. számú melléklete)

A partnerek közötti szerződéseknek összhangban kell lenni a Kedvezményezett és a TKA között kötött Támogatási szerződéssel. Ennek érdekében érdemes azokat a mintaszerződéseket alapul venni, amelyeket a TKA bocsát a Kedvezményezettek rendelkezésére. Ezek a mintaszerződések letölthetők a TKA honlapjáról. (IV. számú melléklet Ösztöndíjszerződés (Nem KLIK-es), IV. számú melléklet Ösztöndíjszerződés KLIK-es intézményeknek)

Az alábbi két vagy többoldalú megállapodásokhoz kínál mintát a TKA:

Köznevelési munkatársak mobilitása esetén:

- A küldő intézmény és a résztvevő közötti Ösztöndíj megállapodás mellékletét képező Megállapodás és Minőségbiztosítási követelmények, amely a küldő, a fogadó (és/vagy a közvetítő) intézmény és a résztvevő között jön létre.

Kérjük, hogy az Xxxxx által biztosított mintaszerződéseket és azok mellékleteit használják!

Amennyiben egy projektben sok kiutazó van, csoportos szerződés megkötése is lehetséges, de a Kedvezményezettnek biztosítania kell minden résztvevő számára a teljes szöveg megismerését.

FELHÍVJUK FIGYELMÉT, hogy a pályázathoz csatolt szándéknyilatkozat csupán egy általános részvételi szándékot kifejező dokumentum, a szerződés az, ami jogi kötelezettségvállalást jelent!

A mintaszerződések alapul szolgálnak, de természetesen kiegészíthetők, módosíthatók a szerződő felek, és a projekt gyakorlati lebonyolításához igazodva. Érdemes belefoglalni pl.: a kiutazók kötelezettségeit (beszámoló készítése, kérdőív kitöltése, szükséges igazoló dokumentumok bemutatása), a gyakorlat esetleges megszakításának következményeit, vis maior esetén az alkalmazandó eljárást, a támogatás átutalásának vagy kifizetésének menetét stb.

A támogatás kiutazók részére átutalással történő kifizetése nem kötelező érvényű. Amennyiben a kiutazó nem rendelkezik bankszámlaszámmal, vagy egyéb adminisztratív akadály miatt az átutalás nem lehetséges, a kifizetés formája szabadon változtatható. A szerződésnek azonban pontosan, átlátható módon tartalmaznia kell, hogy a résztvevő mekkora összegű támogatásban részesül, milyen költségtételekre, ahhoz milyen formában és milyen ütemezésben jut hozzá.

A SZERZŐDÉS MEGKÖTÉSE KÖTELEZŐ minden résztvevőre vonatkozóan, melynek meglétét monitoring látogatások vagy tételes bekérés esetén ellenőrizhetjük.

3.2 Biztosítás kötése

A biztosítási költséget a mobilitási támogatásból lehet finanszírozni.

A biztosításnak ki kell terjednie a betegség- és balesetbiztosításra, illetve a poggyászbiztosításra. Javasolt, hogy minden résztvevő rendelkezzen az Európai Unió országaiban használható Európai Egészségbiztosítási Kártyával. Az igényléssel és a használattal kapcsolatos tudnivalók megtalálhatók a xxx.xxx.xx oldalon, a Lakossági oldalak>> Ellátások az EU-ban menüpont alatt. Azt azonban

érdemes figyelembe venni, hogy az Európai Egészségbiztosítási Kártya használhatósága nem olyan széles körű, mint egy utasbiztosításé.

3.3 A kiutazások megszervezése

A képzési/oktatási tevékenység szervezésének és megvalósításának alapja a pályázat és az abban elfogadott munkaprogram. Mivel ez a projekt egyik legfontosabb eleme, a megvalósítás során különösen ügyelni kell arra, hogy a képzési/oktatási tevékenység tartalma összhangban legyen az elfogadott pályázatban leírtakkal.

A résztvevők képzési/oktatási tevékenységének munkaprogramjának összhangját a Tempus Közalapítvány legkésőbb a záróbeszámoló értékelésekor, valamint monitoring látogatás során vizsgálja meg. A projekt megvalósítása során a munkaprogram csak olyan mértékben módosítható, hogy annak a képzési/oktatási tevékenység tartalma szakmailag ne lássa kárát.

3.4 A megvalósult képzési/oktatási tevékenység nem támogathatók, ha…

Amennyiben a TKA a beszámoló értékelése során a megvalósult munkaprogramban szabálytalanságot vagy jelentős eltérést fedez fel az elfogadott pályázathoz képest, illetve olyan problémákat azonosít, amelyek megkérdőjelezik a projekt szakmai hasznosulását, az Iroda jogosult a még hátralévő támogatást nem, vagy csak részben megítélni, illetve a már kiutalt támogatási összeget – részben vagy egészben – visszakérni. A nem támogatott tételeket / az el nem fogadott kiutazások költségeit a Kedvezményezettnek más forrásból kell finanszíroznia.

Erre az alábbi esetekben kerülhet sor:

• A résztvevő nem elfogadható fogadóhelyen valósította meg az oktatási tevékenységet.

A program szabályai alapján oktatási tevékenység esetén csak iskolák lehetnek fogadó intézmények.

Amennyiben a résztvevő nem elfogadható fogadó intézménynél valósította meg az oktatási tevékenységet, a TKA nem fogadja el annak teljesítését, így a kiutazó után semmilyen támogatás (programszervezés, felkészítés, mobilitás) nem számolható el.

• A képzési/oktatási tevékenység minimális időtartama nem teljesült (2 nap – 2 hónap)

Amennyiben a résztvevő a képzési/oktatási tevékenység minimális időtartamát (nem vis maior miatt) nem tudja teljesíteni, a Tempus Közalapítvány nem ítéli meg az adott résztvevő után járó támogatást. Ezt az esetet a Tempus Közalapítvány úgy tekinti, hogy eggyel kevesebb részt vevő képzési/oktatási tevékenysége valósult meg, vagyis sem a mobilitási, sem pedig a kapcsolódó tevékenységek (programszervezés, felkészítés) költségei nem számolhatók el a minimális időtartamot nem teljesítő résztvevő után. A vis maior fogalma a Támogatási szerződés Általános feltételek II. 13. cikkében található.

• Nem a célcsoportba tartozó résztvevő vagy a szabályok szerint a célcsoportban nem engedélyezett résztvevő utazott ki

Az egyes célcsoportba (nem) tartozó résztvevők felsorolását lásd a Kalauz I. B.2, 2a pontjában. Amennyiben nem a célcsoportba tartozó vagy a szabályok szerint a programba be nem vonható résztvevő utazott ki, a kiutazó után semmilyen támogatás nem számolható el.

• A résztvevő által végzett tevékenység nem, vagy csak részben kapcsolódott itthoni szakterületéhez

Az ilyen képzési/ oktatási tevékenység a program szabályai szerint nem támogatható, mivel az ilyen jellegű kiutazás nem kapcsolódik a Köznevelési munkatársak mobilitása program céljához, és az elfogadott projektet alapjaiban kérdőjelezi meg. Ha a külföldön végzett képzési/ oktatási

tevékenység programja egyáltalán nem kapcsolódott az itthoni szakterülethez, semmilyen felmerült költség nem finanszírozható Xxxxxxxx támogatásból. Amennyiben a képzési/ oktatási tevékenység csak részben kapcsolódott az itthoni szakterülethez, akkor az Iroda a beküldött résztvevői beszámolók alapján mérlegeli az elfogadható teljesítés mértékét (a kinn tartózkodás mekkora része tekintető szakmailag valóban hasznosnak), és annak arányában ítéli meg a támogatást.

• A képzési/ oktatási tevékenység alatt nem, vagy csak részben végzett érdemi munkát a kiutazó / a szabadidős programok a munkaprogram rovására valósultak meg

Amennyiben a résztvevő csak részben végzett érdemi szakmai munkát, az eljárást: Lásd fentebb,

„A résztvevő által végzett tevékenység nem, vagy csak részben kapcsolódott itthoni szakterületéhez” x. xxxxxxx.

Amennyiben az időközi vagy a záróbeszámoló és/vagy a résztvevők beszámolója alapján a TKA úgy látja, hogy a szabadidős és kulturális tevékenységek töltötték ki a kinn tartózkodást olyan arányban, hogy az a munkaprogram teljesítésének rovására ment, vagy a pályázatban eredetileg vállalt munkaprogram megvalósítása helyett történt, az Iroda arányosan csak a ténylegesen munkával töltött napokra eső mobilitási (megélhetési) támogatást ítéli meg.

4. VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN

A projektek megvalósítása során felmerülhetnek olyan előre nem látható körülmények, amelyek a pályázatban lefektetett tervek változását vonják maguk után. A változások mértéke szükségessé teheti a TKA-val kötött támogatási szerződés módosítását. A projektben bekövetkező változásokról általában hivatalos levélben kell értesíteni a TKA-t, a megadott kapcsolattartót. Az Iroda mérlegeli a változtatás lehetőségét, elfogadásáról vagy elutasításáról írásban értesíti a Kedvezményezettet. Amennyiben szükséges, szerződésmódosítást készít, amelyet az értesítés után e- mail-ben pdf formátumban küld el a Kedvezményezett részére. A szerződéskötés folyamata megegyezik a Támogatási szerződés megkötésének menetével, erről bővebben lásd fentebb, 2.1. pontban " A szerződéskötés folyamata"

Annak érdekében, hogy a projekt minél magasabb színvonalon valósulhasson meg, a változtatások engedélyezését az Iroda feltételekhez kötheti, amelyek teljesülését a záróbeszámolóban kell bemutatni.

4.1 Szerződésmódosítással járó változások

4.1.1 A projekt időtartamának változása

A projekt időtartamának megváltoztatására a projekt befejezéséig nyílik lehetőség.

- A projektek futamideje 12 vagy 24 hónap lehet. Mindkét esetben a projektek kezdő időpontja 2015. június 1.

Ha a projekt megvalósítása már elkezdődött, de a Kedvezményezett úgy látja, hogy annak határidőre való befejezése nem biztosított, lehetőség van a projekt befejező időpontjának módosítására. A záró időpont meghatározásánál is arra kell törekedni, hogy a tervezett tevékenységek beleférjenek a meghatározott időtartamba.

- A projekt időtartamának módosítása esetén sem lehet 2015. június 1. előtt elkezdeni, illetve 2017. május 31. után befejezni a projektet.

Kérjük, hogy a projekt időtartamával kapcsolatos változás(ok)ról hivatalos levélben értesítse a Nemzeti Irodát, és indokolja meg benne a változtatás szükségességét.

4.1.2 A támogatási összeg változása

A mobilitási projektek megvalósításának közel 2 éves időszaka alatt ún. „maradványösszegek” szabadulhatnak fel az esetlegesen visszamondott, vagy részleges teljesítéssel lezárult projektek fel nem használt támogatásából, el nem fogadott költségeiből.

Annak érdekében, hogy az adott pályázati fordulóban rendelkezésre álló teljes támogatási keretet fel tudja használni projektek támogatására, a TKA ezeket a maradványösszegeket visszaosztja a tartaléklistára került projektek között. A maradványösszegek szétosztásának célja, hogy a jó projektet megvalósító intézmények a forrásbővítéssel új résztvevőket vonhassanak be a projektbe, vagy új intézmények és ezzel új kiutazók kerülhessenek be a résztvevők körébe. A szóba jöhető Kedvezményezetteknek a tartaléklistán az elért bírálati pontszámuk alapján elfoglalt helyük sorrendjében ajánlja fel a TKA a kiegészítő támogatás lehetőségét.

4.2 Szerződésmódosítással nem járó változások

Az alább felsorolt változások a Nemzeti Irodával megkötött Támogatási szerződést nem módosítják, de a változásokról és azok okairól minden esetben ELŐZETESEN, ÍRÁSBAN kell

tájékoztatni az Irodát, a megadott kapcsolattartót, aki szintén írásban tájékoztatja a koordinátort a változtatás lehetőségéről, az esetleges kiegészítések szükségességéről.

4.2.1 Új partnerintézmény (fogadó intézmény) bevonása

A projekt megvalósítása során előfordulhat, hogy a pályázatban eredetileg megjelölt partnerintézmény valamilyen oknál fogva visszalép a projektben való részvételtől, ezért a projekt megnyugtató lebonyolítása érdekében szükséges lehet új partner bevonása. A Kedvezményezett ebben az esetben ügyeljen arra, hogy az új partner vállalni tudja a régi partner által vállalt feladatokat, és szakmailag hasonló feltételeket biztosítson. (Ez utóbbi feltételnek abban az esetben is teljesülnie kell, ha a kiutazókat a többi részt vevő partner fogja fogadni.) A kialakult helyzetről és a bevonandó új partnerről a TKA kapcsolattartóját elegendő e-mailben tájékoztatni. Az e-mailben be kell mutatni az új partner bevonásának indokait, magát az új partnerintézményt, valamint az általa biztosított munkaprogramot és vállalt feladatokat. Új szándéknyilatkozatot nem kell beküldeni a TKA számára, viszont mindenféleképpen szükséges az új partnerrel való szerződéskötés. Lásd még ehhez a PM Kézikönyv 3.1 pontja „Szerződéskötés a partnerekkel, résztvevőkkel”

4.2.2 A fogadó ország megváltozása

Amennyiben a projekt indulása után derül ki, hogy a kiutazás megszervezése az adott fogadó országba mégsem lehetséges, lehetőség van új ország bevonására is. Erről nem szükséges tájékoztatni a TKA-t, de a záróbeszámolóban mindenképpen jelezni kell a változást. Az új fogadó ország nem csak a fogadó intézmény megváltozását vonja maga után, de befolyásolhatja a projekt költségvetését is, hiszen a támogatási összeg célországonként eltérő. Mivel az eredetileg megítélt támogatás növelésére nincs lehetőség, mindenféleképpen olyan ország kiválasztására kell törekedni, ahol a pályázatban lefektetett célok teljesülhetnek, megvalósításukhoz pedig elegendő a megítélt támogatás. Új szándéknyilatkozat csatolására ebben az esetben sincs szükség, az új partnerrel kötött szerződés másolatát kell benyújtaniuk az Iroda felé.

4.2.3 A kiutazás(ok) időpontjának változása

A kiutazások időpontját a Kedvezményezett az optimális körülmények megtalálása érdekében rugalmasan változtathatja. Az utazások időpontjának meghatározásakor figyelembe kell venni a projekt időtartamát annak érdekében, hogy az egyéb tevékenységek is teljesíthetőek legyenek. A kiutazások szerződéskötéskor megadott időpontjainak megváltozásáról e-mailben szükséges tájékoztatni a TKA megadott kapcsolattartóját.

4.2.4 A turnusok számának, a résztvevők létszámának változása

A turnusok vagy ezen belül a kiutazók számának növelésére a megítélt támogatási összegig vagy önrész bevonásával, nyílik lehetőség. Ebben az esetben a Tempus Közalapítvány e-mailben kér tájékoztatást.

A kiutazók vagy turnusok számának csökkentésére nincs lehetőség. Amennyiben ez mégis előfordul, az a végső támogatási összeg arányos csökkentését vonja maga után.

4.2.5 A kiutazások időtartamának változása

- A kiutazások hosszának növelésére a megítélt támogatási összegig vagy önrész bevonásával nyílik lehetőség. Azonban ügyelni kell arra, hogy a kiutazások időtartama 2 hónapnál ne legyen hosszabb, illetve, hogy a kiutazások legkésőbb a projekt záró időpontjáig befejeződjenek. A TKA csak a megadott maximális hetek számára ad mobilitási támogatást,

beszámolót is csak erről az időszakról kell benyújtani. Lásd még erről a PM Kézikönyv 7.1.4. pontját „Nem elszámolható költségek”

- A kiutazások hosszának csökkentése csak szükséges és indokolt esetben fogadható el, hiszen a pályázatot a Tempus Közalapítvány az ott megadott hosszúságú munkaprogrammal fogadta el. A kiutazások időtartamának csökkentéséről e-mailben kér tájékoztatást a Nemzeti Iroda. A csökkentés során arra kell törekedni, hogy a kiutazás időtartama ne csökkenjen a minimálisan teljesítendő időtartam alá. Lásd még a PM Kézikönyv 3.5. pontját „A megvalósult képzési/oktatási tevékenységek nem támogathatóak, ha…”

Amennyiben a kiutazások hosszának csökkentését nem kompenzálja pl. a kiutazói létszám növelése, a TKA csökkenti a végső támogatási összeget.

4.2.6 Beszámoló beküldési határidejének elhalasztása / előrehozása

Amennyiben a Kedvezményezett úgy látja, hogy a projekt megvalósítása miatt a záróbeszámolót nem tudja elkészíteni a megadott határidőre, annak elhalasztására a TKA-tól engedélyt kérhet. Ezt az igényt, valamint a beszámoló elkészítésének tervezett új időpontját e-mailben szükséges jelezni a TKA felé. Az Iroda a halasztás lehetőségét mérlegeli, döntéséről írásban küld értesítést.

A záróbeszámolót halasztás esetén is legkésőbb 2017. július 31-ig be kell nyújtani.

A beszámolók benyújtásáról lásd még a PM Kézikönyv 6.2. pontját „A benyújtandó beszámolók”

4.2.7 Egyéb speciális esetek

A fent felsorolt eseteken kívül számos egyedi eset is előfordulhat, amely a projekt valamilyen szintű változtatását vonja maga után. Kérjük Önöket, hogy minden ilyen esetben először telefonon, majd ha szükséges, hivatalos levélben tájékoztassák a Nemzeti Irodánál lévő kapcsolattartójukat.

4.3 Vis maior esetek

Vis maiornak számít minden olyan előre nem látható körülmény vagy esemény, amely megakadályozza a projektben résztvevőket vállalt kötelezettségeik teljesítésében, ha az nem a részükről felmerülő hiba vagy mulasztás eredményeképpen következik be, és minden elővigyázatosság ellenére leküzdhetetlennek bizonyul. Vis maior esetnek számít, ha pl. a kiutazó olyan súlyosan megbetegszik, hogy a szakmai gyakorlatot meg kell szakítania, és haza kell utaznia.

Amennyiben a projekt lebonyolítása során ilyen eset merül fel, a TKA-t hivatalos levél formájában haladéktalanul tájékoztatni kell a vis maior természetéről, várható időtartamáról és előre látható hatásairól. Ha a kiutazás vagy akár a teljes projekt teljesítése vis maior eset miatt hiúsul meg, a TKA egyéni elbírálás során mérlegeli, hogy mekkora összegű támogatás ítélhető meg.

A vis maior esetek pénzügyi elszámolhatóságáról lásd a PM Kézikönyv 7.1.5. pontját „Vis maior esetek”

5. ADATBÁZISOK ÉS ADMINISZTRÁCIÓ

5.1 Az Europass mobilitási igazolvány adatbázisa

5.1.1 Az Europass mobilitási igazolvány igénylése

Az Europass dokumentumok Európában egységes formátumban teszik összehasonlíthatóvá, megismerhetővé az egyén szaktudását, végzettségét, nyelvtudását, szakmai tapasztalatait. Tájékoztatnak, információt adnak a hazai és külföldi képzésekről, a képzést és kompetenciákat érintő változásokról, valamint a külföldön megszerzett képesítésekről.

Céljuk kettős: egyrészt segítik a végzettségek elismertetését, ha a pályázó más országban tanult, mint ahol dolgozni vagy tanulni szeretne, másrészt megkönnyítik a munka- és tanulmányi felvételizés/felvételiztetés folyamatát azáltal, hogy a pályázó egy tartalmas és átlátható pályázati anyagot adhat be.

Az Europass mobilitási igazolvány az európai országok valamelyikében folytatott szakmai gyakorlatok, tanulmányok vagy önkéntes munka során megszerzett készségek és kompetenciák igazolására szolgáló, egységes formátumú dokumentum.

Az Europass mobilitási igazolvány:

− használata önkéntes és ingyenes,

− a dokumentum elektronikusan tölthető ki adatbázison keresztül, angolul, németül vagy franciául (a közös munkanyelvek egyikén), illetve a könnyebb hazai érthetőség érdekében magyar nyelvű fordítás is készíthető,

- az Erasmus+ szakképzési mobilitás esetében a magyar küldő intézmény, míg az Erasmus+ felsőoktatási -, felnőtt tanulási -, köznevelési – és ifjúsági mobilitás, Campus Hungary, Norvég Alap program esetében a hallgató kezdeményezheti az igazolvány kitöltését az erre szolgáló adatbázisban.

− az Erasmus+ szakképzési mobilitási program esetén ezzel kiváltható a résztvevőkre vonatkozó fogadóintézményi igazolás. Így a résztvevő nevére kiállított, kitöltött, aláírt, lepecsételt és így hitelesített Europass mobilitási igazolvány egyszerre szolgál a gyakorlat Európa-szerte egységes formátumú igazolásaként és részletezéseként a résztvevő számára, illetve a projekt egyik adminisztrációs elemeként a Kedvezményezett számára. A Nemzeti Irodának elegendő a dokumentum hitelesített másolatát elküldeni az időközi, vagy legkésőbb a záróbeszámolóhoz.

5.1.2 Az Europass mobilitási igazolvány kitöltése

A dokumentum kitöltése egy külön erre szolgáló adatbázisokon keresztül történik. Az adatbázisok elérhetősége: xxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/

A fenti oldalon a megfelelő program kiválasztásával lehet megkezdeni a mobilitási igazolvány kitöltését.

Három lehetőség közül választhat a kitöltő:

1. Az Erasmus+ szakképzési mobilitásban támogatást nyert intézményeket a TKA regisztrálja a kitöltésre szolgáló adatbázisban, és e-mailben (a pályázatban megadott

kontaktszemély e-mail címére) küldi ki az erről szóló értesítést és a belépéshez szükséges kódokat.

Amennyiben változik (csökken vagy nő) az eredetileg megjelölt résztvevői létszám, ennek megfelelően lehetőség nyílik az igényelhető Europass mobilitási igazolványok számának változtatására. A változásról a TKA e-mailben kér tájékoztatást. (Ld. még erről a PM Kézikönyv 4.2.4 „A turnusok számának, a résztvevők létszámának változása” c. pontját.)

A dokumentum egyszerű A/4-es formátumú, ezért az TKA egy mappát biztosít a tároláshoz. Ez a mappa az említett adatbázison keresztül, e-mailen igényelhető a kitöltött dokumentumok után.

2. Az Erasmus+ felsőoktatási -, felnőtt tanulási -, köznevelési – és ifjúsági mobilitás, Campus Hungary és Norvég alap keretében szakmai gyakorlaton részesülő hallgatók a Nemzeti Europass Központ honlapján elkészíthetik mobilitási igazolványukat az alábbi pontokat követve:

xxx.xxxxxxxx.xx » Mobilitási igazolvány menüpont » Mobilitási igazolvány igénylése » Szakmai gyakorlati célú Mobilitási igazolvány (Erasmus+ felsőoktatási - , felnőtt tanulási - , köznevelési – és ifjúsági mobilitás, Campus Hungary, Norvég Alap).

A mobilitási igazolványt a honlapon elérhető adatbázis kitöltésével készítik el a hallgatók. Az elektronikus dokumentum a kitöltése és véglegesítése után kinyomtathatóvá válik. Az igazolvány érvényesítéséhez szükséges a küldő- és fogadó intézmények aláírása és pecsétje. A hallgató feladata, hogy eljuttassa igazolványát az érintett intézmények koordinátoraihoz hitelesítés céljából.

3. Az Erasmus+ felsőoktatási -, felnőtt tanulási -, köznevelési – és ifjúsági mobilitás, Campus Hungary és Norvég alap keretében tanulmányi célú ösztöndíjprogramban részesülő hallgatók a Nemzeti Europass Központ honlapján elkészíthetik mobilitási igazolványukat az alábbi pontokat követve:

Az Europass további dokumentumaival kapcsolatban a xxx.xxxxxxxx.xx oldalon tájékozódhat.

5.2 A Mobility Tool+ adatbázis

A Mobility Tool+ az Európai Bizottság által kifejlesztett egységes európai web-alapú adatbázis, amely a korábbi Leonardo mobilitási projektek, valamint az Erasmus+ program projektjeinek statisztikai- pénzügyi adatainak nyilvántartására, valamint a tartalmi, pénzügyi beszámolók és a résztvevői elégedettségi kérdőívek kitöltésére szolgál. Az adatbázist az Európai Bizottság, a Nemzeti Irodák, a Kedvezményezettek és a Résztvevők egyaránt használják. Lásd még erről a PM kézikönyv 6. Beszámolás részt

5.3 Arculati segédlet a projektről szóló információk terjesztéséhez

5.3.1 A program elnevezése

Erasmus+ program

5.3.2 Logók

A logó (Erasmus+) a támogatott pályázat minden projekttermékén (kiadványok, honlap, sajtóközlemény, rendezvénymeghívó stb.) kötelezően megjelenítendő!

Egységesen az alábbi EU-s logót kell használni. Nincs külön logója az egyes alprogramoknak!

A logó az alábbi oldalról letölthető színes és fekete-fehér verzióban is: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxx_xxxxxxx/xxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx

A logó minimális mérete: 1 cm magas.

Amennyiben nem éri el a kész, magyar nyelvű logót, úgy az EU zászló mellett Verdana betűtípussal jelenítheti meg a program nevét. A szöveg fekete vagy EU kék színnel jelenjen meg:

TKA logó:

A Tempus Közalapítvány logóját kizárólag a Tempus Közalapítvány használhatja.

5.3.3 Kötelezően megjelenő szöveg

A projektet az Európai Bizottság támogatta.

A kiadványban (közleményben) megjelentek nem szükségszerűen tükrözik az Európai Bizottság nézeteit.

Részletes arculati leírás itt: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxx_xxxxxxx/xxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx

5.4 A Tempus Közalapítvány honlapja

A xxx.xxx.xx oldalon találja a Tempus Közalapítvány honlapját, mely a Közalapítvány által kezelt nemzeti és nemzetközi programokkal kapcsolatos információkat tartalmazza.

A Köznevelési munkatársak mobilitása projektekkel kapcsolatos információkat a következő útvonalon találja meg:

Főoldal > Pályázatok > Erasmus+ > Köznevelés > Támogatott pályázóknak

Innen töltheti le a támogatási szerződés mellékleteit (szerződésminták, útmutatók stb.) és egyéb hasznos információkat, dokumentumokat, amelyekre a projekt megvalósítása során szükség lehet.

5.5 Hírlevél

Figyelmébe ajánljuk elektronikus hírlevelünket, melyre feliratkozva havonta e-mailben tájékoztatjuk legfrissebb híreinkről, rendezvényeinkről, pályázati lehetőségeinkről, eredményeinkről.

A korábbi tematikus hírleveleink helyett egy közös hírlevelet szerkesztünk és küldünk ki olvasóinknak. A hónap kiemelt hírei mellett, a jobb oldali sávban található témakörökre kattintva a további, speciálisan Önöket érdeklő és érintő hírek között böngészhetnek.

A hírlevélre honlapunkon iratkozhat fel: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx

A honlapon a Hírlevél menüpont alatt is megtalálja az oktatás különböző területeihez kapcsolódó, tematikus híreket.

Hasznos olvasnivalókat, tanulmányokat talál a honlap Könyvtár menüpontjában.

5.6 Konzultáció a Nemzeti Irodával

A projekt megvalósítása folyamán felmerülhetnek olyan kérdések, problémák, amelyeket hasznos lehet személyesen megbeszélni az Iroda munkatársaival. Kérjük, minden esetben telefonon vagy e- mailben jelezze, hogy személyes konzultációhoz időpontot szeretne egyeztetni Irodánkkal. A konzultációra a Tempus Közalapítvány székhelyén kerül sor.

Szükség esetén lehetőség nyílik arra, hogy a konzultáción a csoportvezető és a pénzügyi monitoring egység munkatársa is részt vegyen.

6. BESZÁMOLÁS

6.1 Tartalmi teljesítés

A Köznevelési munkatársak mobilitása projektek megvalósítása során, illetve végén a Kedvezményezetteknek a projekt tartalmi teljesítéséről részletesen, a szükséges dokumentumok mellékelésével az erre a célra kidolgozott Mobility Tool+ felületen kell beszámolniuk, illetve el kell készíteni a projekt pénzügyi beszámolóját is.

Az Erasmus+ köznevelési mobilitási projektek megvalósítása során, illetve végén a projektgazdáknak a projekt tartalmi teljesítéséről részletesen, a szükséges dokumentumok feltöltésével be kell számolniuk, illetve el kell készíteni a projekt pénzügyi beszámolóját, amely költségtípusonként (programszervezési és monitoring költségek, utazási költségek, megélhetési költségek, ha releváns) foglalja táblázatba a felhasznált támogatási összegeket.

A beszámolás során tehát a fő hangsúly annak bemutatására, valamint vizsgálatára helyeződik, hogy a pályázatban vállalt tartalmi elemek teljesítésére sor került-e. FIGYELEM: A program szabályai szerint megkövetelt beszámolón kívül a Kedvezményezetnek a magyar jogszabályok alapján rá vonatkozó beszámolási, pénzügyi és egyéb szabályoknak is eleget kell tennie! Ezért javasoljuk, hogy a projekt folyamán rendszeresen konzultáljanak az intézmény gazdasági/jogi felelősével, és ügyeljenek a magyar jogszabályok által előírt kötelezettségek betartására!

6.2 Záróbeszámoló

A projekt időtartamától függetlenül a Kedvezményezettnek egyszeri beszámolási kötelezettsége van a projekt futamideje alatt. A projekt záró időpontja után legkésőbb 60 nappal záróbeszámolót kell benyújtania. A záróbeszámoló korábbi benyújtása a program szabályai szerint nem lehetséges.

A záróbeszámoló elkészítése és benyújtása a Mobility Tool+ rendszerben történik. A projekt koordinátora által kötelezően kitöltendő záróbeszámoló űrlap egy, a pályázathoz hasonló pdf formátumú űrlap, melyben a kérdések mentén a lezárult projekt minden szakaszáról be kell számolni. A záróbeszámoló beküldésével kapcsolatos határidőket a Támogatási szerződés, Xxxxxxx feltételek,

I.4.3 pontja tartalmazza.

6.2.1 A záróbeszámoló mellékletei

A záróbeszámolóhoz tartozó kötelező és ajánlott mellékletek listája elérhető a honlapunkon: xxxx://xxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xx_xx0_xxxxxxxxx_xxxxxxxxxxx_xxxxxxxx_0000.xxx

6.2.2 Mobility Tool+rendszer

A Mobility Tool+ felület az Európai Bizottság által kifejlesztett egységes európai webes alapú rendszer, amely az Erasmus+ program keretében megvalósuló mobilitási projektek adminisztrációját, kezelését és a hozzájuk kapcsolódó beszámolást szolgáló rendszer. A projektkoordinátoroknak ezen a felületen kell rögzíteniük az egyes résztvevők kiutazásait (mobilitásait), elfogadniuk a résztvevői beszámolókat, valamint a projekt lezárultjával elkészíteni a záróbeszámolót.

A Mobility Tool+ felhasználói az általuk koordinált projektek alapvető adatait már első belépéskor megtalálják a rendszerben, a hiányzó adatokat pedig a projekt előrehaladásától függően maguk töltik fel: megadják a résztvevők és a mobilitások adatait, kitöltik és frissítik a költségvetésre vonatkozó információkat.

6.2.3 Mobility Tool+ oldal elérhetősége

A Mobility Tool+ oldal az alábbi címen érhető el: xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx

6.2.4 Mobility Tool+ kézikönyv

A kézikönyv közérthető formában bemutatja a rendszerbe történő belépés módját, az egyes funkciókat és egyszerűen követhető útmutatást ad az egyes funkciók használatához.

A magyar nyelvű Mobility Tool+ kézikönyv itt található .

6.3 A beszámolók részei

A záróbeszámolóval kapcsolatos esetleges változásokról a Főoldal > Pályázatok > Erasmus+ > Köznevelés > Támogatott pályázóknak oldalon, és e-mailben tájékoztatja a projektkoordinátorokat.

A beszámolókhoz bekért igazolások alapján a TKA megvizsgálja, hogy a Kedvezményezett valóban megvalósította-e a pályázatban vállalt és a beszámolóban leírt tevékenységeket, valamint azt, hogy a résztvevők és kísérők mennyi időt töltöttek a külföldi fogadó intézménynél. Ezen dokumentumok a projekt megvalósulásának tartalmi és nem pénzügyi ellenőrzését szolgálják.

A TKA a beküldött igazolások alapján számítja ki a támogatás végső összegét!

A záróbeszámolóval együtt nem kell beküldeni, de a Támogató által megvalósítandó későbbi ellenőrzések esetére a projekt befejezésétől számított 3 éven (60 ezer euró feletti támogatási összeg esetén 5 éven) keresztül meg kell őrizni a számlákat, bizonylatokat, kifizetéseket igazoló dokumentumokat a tényleges költség alapon megítélt támogatásból fedezett költségekről. Ez alól kivételt képez, ha a projekt tételes ellenőrzésre kiválasztásra került. Ilyen esetben a beszámolóval együtt, vagy annak beérkezése után közvetlenül az Iroda bekéri a költségeket igazoló bizonylatokat is.

6.3.1 Résztvevői beszámolók

A résztvevőknek a Mobility Tool+ adatbázison keresztül kell a beszámolót elkészíteniük. A résztvevői beszámolót a projekt minden kiutazójának kötelező kitölteni. A kérdőívek elérhetőek a Mobility Tool+ felületen keresztül (lásd Mobility Tool+ kézikönyv), miután a projekt koordinátora rögzítette a kiutazók adatait. Magyar nyelven kitölthetőek, a nyelvválasztásra a kérdőív megnyitása után van lehetőség a jobb oldali menüsorban.

6.4 A beszámolók benyújtása

A záróbeszámolót elektronikus formában kell benyújtani:

− Elektronikus formában: A kitöltött záróbeszámoló formanyomtatványt kell a Mobility Tool+ adatbázison keresztül benyújtani (e-form, ez tartalmazza a tartalmi, statisztikai és pénzügyi beszámolót).

6.5 A beszámolók bírálata

A záróbeszámoló beérkezését követően 60 naptári nap áll a TKA rendelkezésére ahhoz, hogy jóváhagyja vagy elutasítsa a záróbeszámolót a kapcsolódó dokumentumokkal együtt, írásban értesítse a Kedvezményezettet a végső támogatási összeg megállapításáról és folyósítsa a támogatási összeg fennmaradó részét, vagy visszafizetési felszólítást küldjön. A beszámoló elbírálására rendelkezésre álló

időtartam hiánypótlás kérése esetén meghosszabbodik – ld. Támogatási szerződés I.4.4. A támogatás egyenlegének kifizetése c. pontját.

6.6 A projekt tartalmi bírálata

A projekt tartalmi bírálata során a TKA a záróbeszámoló és a hozzá beküldött igazolások alapján megállapítja, hogy hány kiutazás valósult meg és milyen időtartamban, valamint azt, hogy ezek teljesítése az Erasmus+ program szabályai szerint elfogadható-e. (Lásd erről a PM Kézikönyv 3.5. pontját „A megvalósult képzési/oktatási tevékenységek nem támogathatóak, ha…”) Emellett az Iroda fokozott figyelmet fordít a pályázatban vállalt felkészítés és munkaprogram, illetve a többi tartalmi elem (pl. tájékoztatás, kiválasztás, nyomon követés, értékelés, elismerés, eredmények terjesztése) megvalósulásának ellenőrzésére is.

A Támogatási szerződés III. számú mellékletének (Pénzügyi és szerződéses rendelkezések) II. B részében részletes információ található arról az esetről, ha a beszámolót késve, vagy hiányosan nyújtják be. Nevezetesen:

• „A Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítését a Nemzeti Iroda állapíthatja meg az alábbiak alapján:

o A koordinátor által benyújtott záróbeszámoló, beleértve/mellékelve a mobilitási tevékenységben részt vevő személyek beszámolóit is.

• A Nemzeti Iroda figyelembe vehet más érintett forrásból származó információt is, amelyek alátámasztják, hogy a Projekt megvalósítása nincs a szerződéses rendelkezésekkel összhangban. Egyéb információs források lehetnek a Nemzeti Iroda által végrehajtott monitoring látogatások, tételes ellenőrzések, vagy helyszíni ellenőrzések.

• A záróbeszámoló értékelése a minőségi előírások alapján történik, és ennek során maximum 100 pont adható. Ha a záróbeszámolóra adott pontszám kevesebb, mint 50 pont, a Nemzeti Iroda csökkentheti a szervezési támogatás végső támogatási összegét Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítése címén, még akkor is, ha valamennyi beszámolási kötelezettség alá eső tevékenységet valóban végrehajtottak, és támogathatónak minősítettek.

• Elégtelen, részleges, vagy késedelmes teljesítés esetén a levonást a teljes végleges elszámolható szervezési támogatás összegéből érvényesíthető, az alábbi mértékben:

o 25%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 40 és 50 pont közötti;

o 50%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 25 és 40 pont közötti;

o 75%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 25 pont alatt van.”

„A záróbeszámoló értékelése a mobilitásban résztvevők beszámolóit is figyelembe véve az alábbiakban részletezett, egységes minőségi kritériumok mentén történik:

• Milyen mértékben van az elfogadott pályázat összhangban a megvalósított tevékenységekkel;

• A tanulási eredmények minősége, és hatása a résztvevőkre;

• A részt vevő szervezetekre gyakorolt hatás;

• A mobilitás megvalósulását elősegítő gyakorlati intézkedések minősége, különösen az előkészítés, ellenőrzés, és a résztvevők számára a mobilitási tevékenységük során nyújtott háttértámogatás fényében;

• A résztvevők tanulási eredményeinek elismerésére/beszámítására tett lépések minősége;"

6.7 A projekt pénzügyi bírálata

A pénzügyi bírálat alapja a beküldött pénzügyi beszámoló. A pénzügyi beszámolót a projekt záróbeszámolójával egyidejűleg a Mobility Tool+ felületen kell elkészíteni, az on-line rendszer által kért adatok feltöltésével.

A TKA a beküldött pénzügyi beszámolót és azok mellékleteit veti össze a teljesített projekttevékenységgel: a teljesített mobilitásokra, azok időtartamára és helyére, valamint a résztvevők létszámára vonatkozóan. A TKA azt vizsgálja, hogy a támogatást a Kedvezményezett a szabályoknak megfelelően, a meghatározott támogatási maximumok figyelembe vételével számolta-e el, illetve a tevékenység összhangban áll-e a pályázatban elfogadott tevékenységekkel és/vagy az TKA által jóváhagyott módosításokkal. (A támogatás végső összegének meghatározására vonatkozó szabályokat lásd PM Kézikönyv 7.3. pontjában „A támogatás végső összegének meghatározása”.)

A Mobility Tool+ a beírt adatok alapján – az adható maximális egységköltségek figyelembe vételével, melyek megegyeznek a PM Kézikönyv 7.4.3. és a 7.4.4. pontjában megadott rátákkal – kiszámítja a beszámolóban igényelt támogatás összegét. A TKA az elfogadott kiutazások száma, a részvételi igazoláson szereplő időtartam és a kiutazások helyszíne (a távolsági sáv) alapján ellenőrzi a beírt adatokat, és meghatározza a támogatás végső összegét.

Az egységköltség-alapú támogatási kategóriák (megélhetés, utazás, szervezés, kurzusdíj) végső összege a szerződésben megítélt összeghez képest a megvalósított tevékenységek - más szóval a teljesített „egységek” – függvényében arányosan csökkenhet.

Xxxxx a megélhetési támogatás módosulására:

Az intézmény 8 tanár 14 napos franciaországi kurzuson való részvételre nyert támogatást – de végül a kedvezményesebb utazási lehetőség miatt valamelyest rövidebb időtartamról, 10 napról szól a fogadó intézmény igazolása. Ennek alapján a megítélhető megélhetési támogatás az alábbiak szerint alakul:

Az elfogadott pályázatban

A záróbeszámoló alapján

Különbség

Megélhetési költségek

8 fő * (14*112 ) = 12 544 EUR

8 fő * (10*112) = 8 960 EUR

- 3584EUR

Az utazási támogatás a tényleges létszám és célország függvényében alakul, így ha bármelyik tényező változik (akár kevesebb résztvevő utazik, vagy az úti cél közelebbi távolsági sávba esik), az utazási támogatás összege is csökkenhet.

A tényleges költségen alapuló támogatásrész (speciális igényű résztvevők támogatása) felhasználását bizonylatokkal kell alátámasztani.

A támogatás végső összege nem haladhatja meg az eredetileg megítélt támogatási összeget. Az egyes költségkategóriák végső támogatási összege is csak akkor növekedhet, ha a teljesített

„egységek” (létszámok, időtartamok stb.) száma arányosan emelkedik, és ez költség-átcsoportosítás útján, vagy szükség esetén szerződésmódosítással a maximális kereten belül megvalósítható. Nem számít átcsoportosításnak a mobilitásban részt vevők létszámának emelkedése, illetve a mobilitások időtartamának meghosszabbodása akkor, ha az egyik tényező növekedését kompenzálja a másik tényező csökkenése (lásd a tervezettnél hosszabb időre utaznak ki, de kevesebben). Az átcsoportosításokról részletesen lásd 7.2. pontot „A támogatás felhasználása, átcsoportosítás a költségtételek között”.

6.8 A beszámolás és az értékelés folyamata

1. A záróbeszámoló hiánytalan kitöltése, mellékletekkel együtt feltöltése a Mobility Tool+ rendszerbe.

2. A TKA munkatársai ellenőrzik a beküldött anyagokat, értesítik a pályázót az esetleges hiánypótlásról. Kérjük Önöket, hogy törekedjenek a záróbeszámoló hiánytalan beküldésére, mert az elektronikus felületek használata megnehezíti és jelentősen meghosszabbítja a hiánypótlás folyamatát, ami a támogatás fennmaradó összegének késedelmes utalásához vezethet.

3. Értesítő levél kiküldése a beszámoló értékeléséről.

6.9 Értesítés a beszámoló bírálatáról

A beszámoló jóváhagyását követően a Tempus Közalapítvány levélben értesíti a projektkoordinátort. A TKA a támogatás végső összegétől függően a beszámoló beérkezését követő 60 napon belül folyósítja a támogatási összeg fennmaradó részét, vagy visszafizetési felszólítást küld a visszatérítendő összegre vonatkozóan. A záróbeszámoló értékeléséről és a projekt lezárásáról szóló levélben a pályázó részletes értékelést kap a projektjére vonatkozóan, melyet a jövőbeli projektek minőségének javítása érdekében érdemes alaposan átolvasni.

7. PÉNZÜGYI KÉRDÉSEK

7.1 A támogatás típusa

Az Erasmus +mobilitási projektek támogatása kétféle lehet: egységköltség alapú vagy tényleges költség alapú hozzájárulás.

7.1.1 Egységköltség-alapú átalánytámogatás

A megítélt támogatás költségtételeinek döntő többsége (szervezési költség, utazási és megélhetési költség, kurzusdíj költsége) egységköltség-alapú átalánytámogatás formájában történik. Az átalánytámogatás megállapítása a Pályázati útmutatóban és a Támogatási szerződés mellékletében az adott költségtípusra meghatározott egységnyi támogatási összegek (pl. utazási sávok, napi/heti megélhetési összegek) alapján történik. A kedvezményezettnek nem kell igazolnia a költségek kifizetését, de azt igen, hogy a támogatott tevékenység megvalósult annyi egységben, amennyire támogatást nyert. (Lásd a 7.4.4. pontban található táblázatot)

7.1.2 Ténylegesen felmerült költségek

Releváns az alábbi esetekben:

Speciális igényű résztvevők támogatása: fogyatékkal élő személyek projektben való részvételéhez elengedhetetlenül szükséges költségek, amelyek az adható egységköltség alapú támogatáson felül jelentkeznek.

A felhasználás szükségességét indokolni kell, és számlákkal alá kell tudni támasztani.

7.1.3 A program által támogatott költségtételek

Szervezési támogatás:

Egységköltség alapú átalánytámogatás, melynek igénylése és megállapítása a résztvevők, illetve a kiutazások számának arányában történik. Egy résztvevő többszöri kiutazása esetén a szervezési támogatás is arányosan növekedik (amennyiben az adott személy többszöri kiutazását a program szabályai lehetővé teszik).

A szervezési támogatás minden olyan költségre felhasználható, ami szorosan kapcsolódik a projekt megvalósításához:

például:

- résztvevők interkulturális, szakmai stb. felkészítése

- partnerintézményekkel való kapcsolattartás

- projektkoordináció (pl. fénymásolás, személyi költségek)

- értékelés (pl. beszámolók összeállítása, felmérés készítése)

- terjesztés (pl. rendezvények, kiadványok)

- monitoring és előkészítő látogatások költségei.

Maximálisan adható összegek résztvevőnként/kiutazásonként:

1-100 résztvevőig: 350 EUR/fő

101 résztvevőtől: 200 EUR/fő

A támogatás mértéke így a sávosan csökken, pl.: 105 résztvevő után maximum igényelhető támogatás: 100*350 + 5*200=36 000.

Megélhetési támogatás:

A megélhetési támogatás egységköltség-alapú támogatás, melynek célországonként adható pontos mértékét a Tempus Közalapítvány határozza meg.

A megélhetési támogatásból kell fedezni a kiutazók szállását, étkezését, helyi közlekedését, biztosítását, kulturális tevékenységét és a külföldi tartózkodással összefüggő egyéb költségeit.

Megélhetési támogatás arra az időtartamra adható, amely a fogadó intézmény által kiadott hivatalos igazoláson szerepel. Az oda-, illetve visszautazás napjaira, amennyiben azt az utazással töltött idő indokolja, adható plusz 1-1 napi megélhetési támogatás. Az utazási többletnapok azonban nem számítanak bele a kiutazás (gyakorlat) esetében a Pályázati útmutatóban előírt minimális időtartamba.

A személyenként adható megélhetési összegeket tartalmazó táblázatot lásd a PM Kézikönyv 7.4.3. pontjában .

Utazási támogatás:

Egységköltség-átalány, mely a kiutazás kezdő pontja (kiinduló város – alapesetben a küldő intézmény székhelye) és a célállomás (alapesetben a fogadó/közvetítő intézmény székhelye) közötti oda-vissza utazás költségeinek fedezetére szolgál.

Főszabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni.

Személyenként, illetve kiutazásonként (amennyiben egy személy több alkalommal utazik) adható, az alábbi távolsági sávoknak megfelelően:

0 – 99 km	0 €
100 – 499 km	180 €
500 – 1 999 km	275 €
2 000 – 2 999 km	360 €
3 000 – 3 999 km	530 €
4 000 – 7 999 km	820 €
8 000 – 19 999 km	1 100 €
Amennyiben az	indulás és/vagy az érkezés helye eltér a pályázatban szereplő intézmények
székhelyétől, és	emiatt az adott utazást másik távolsági sáv alapján kívánják megvalósítani és

elszámolni, a változást a beszámolóban (Mobility Tool+ felületen) megfelelően indokolni kell. Indokoltnak tekinthető az eltérés akkor, ha a résztvevő lakhelye/tartózkodási helye más településen van, vagy ha a gyakorlat színhelye a fogadó/közvetítő intézmény székhelyétől távol esik.

Kurzusdíj:

Átalánytámogatás, melynek összege résztvevőnként egységesen 70 euró/nap. Maximális összege résztvevőnként 700 euró. (Egyazon résztvevő többszöri kiutazása esetén az összeg kiutazásonként értelmezendő.) Kizárólag munkatársak külföldi továbbképzése típusú tevékenység esetén adható, térítési díjas továbbképző tanfolyamok költségének támogatásához. Kiszámításnak alapja a kurzusszervező által kiállított részvételi igazoláson szereplő időtartam.

Speciális igény:

A „speciális igény” fogalma az Erasmus+ programban a fogyatékossággal/tartós betegséggel élő résztvevőkre értelmezendő. Az ilyen célcsoport esetében előfordulhat, hogy a résztvevő különleges igényei miatt magasabbak a megélhetési és/vagy utazási költségei az átalányösszegnél, illetve olyan költségek merülnek fel, melyekre átalánytámogatás nem igényelhető. Ebben az esetben támogatás a speciális igény keretében adható. A speciális igényre megítélt támogatás tényleges költségalapú támogatásnak minősül, tehát számlákkal kell alátámasztani a költség felhasználását.

Példák:

• Kerekesszék szállítási költségét, vagy a mozgásban korlátozott résztvevő kísérőjének utazási és megélhetési költségeit az e kategóriára vonatkozó szabályok szerint kell felhasználni és elszámolni.

• Ha a fogyatékkal élő résztvevő saját utazási költsége meghaladja a távolsági sáv szerint adható összeget, annak teljes összegét itt kell elszámolni.

• Ha valamilyen tartós betegség miatt a résztvevő megélhetése az adható átalányösszegen felüli többletköltséggel jár, a megélhetési költség (annak teljes összege) ez esetben is a speciális igényű résztvevők támogatása keretében használható fel.

7.1.4 Nem elszámolható költségek

- tőkehozam;

- adósság- és kölcsönszolgálati terhek;

- veszteségekre vagy lehetséges jövőbeli kötelezettségekre (szerződéses és erkölcsi kötelezettségekre, bírságokra, pénzügyi szankciókra, jogi költségekre) képzett tartalékalap;

- kamattartozás;

- kétes követelések;

- árfolyamveszteségek;

- ÁFA, kivéve, ha a pályázó bizonyítani tudja, hogy nem igényelheti vissza;

- a pályázó által bejelentett költségek, amelyeket egy közösségi támogatásban részesülő másik tevékenység vagy munkaterv fedez;

- túlzott vagy gondatlan kiadások;

- tárgyi eszközök vásárlása;

- berendezések bérlése vagy lízingje esetén kivásárlási opció költsége a bérleti vagy lízingidőszak lejártakor;

- az Erasmus+ programban benyújtandó pályázat elkészítéséhez kapcsolódó költségek;

- bankszámlák nyitásának és fenntartásának költségei;

- a pályázattal kötelezően benyújtandó bármely okmánnyal (könyvvizsgálói jelentésekkel stb.) összefüggésben felmerülő költségek.

• A támogatás terhére csak az olyan projekttevékenységekkel kapcsolatban felmerült költségek számolhatóak el, amelyek a projekt futamideje alatt valósultak meg.

• A projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatóak el.

Például:

- Ha a projekt 2014. július 1-jén indul, akkor elszámolható az utazási költség terhére az a repülőjegy, amelyet 2014 júniusában vásároltak meg, de 2014 októberére szól.

- Ha a projekt 2014. július 1-jén indul, nem számolható el olyan vonatjegy, amely 2014. júniusi útra szól.

- Ha a projekt 2015. június 30-ával zárul, akkor 2015. szeptemberi utazási bizonylat nem számolható el a projekt terhére!

7.1.5 Vis maior esetek

Előfordulhat, hogy egy résztvevő vis maior miatt megszakítja a gyakorlatát / továbbképzését, és a tervezettnél hamarabb hazatér. Ha emiatt a résztvevő nem tudja teljesíteni a célcsoportban előírt minimális gyakorlati időtartamot, vagy a tervezettnél kevesebb gyakorlati időt teljesít, akkor Xxxxxxxx támogatás ítélhető meg a teljesített gyakorlati hetek után járó megélhetési és utazási költségek egészére, valamint a szervezési költségeknek a teljesített gyakorlati napok hosszával arányos részére. Az arányt a Tempus Közalapítvány minden projekt esetében egyedileg állapítja meg a körülmények figyelembevételével.

Előfordulhat, hogy egy résztvevő vis maior miatt megszakítja a gyakorlatát / továbbképzését és tervezettnél korábban hazatér, azonban egy későbbi időpontban visszatér a fogadóhelyre és folytatja gyakorlatát / tanulmányútját. Ebben az esetben a szervezési, megélhetési és utazási költségek elszámolhatóak a teljesített (fogadónál töltött) gyakorlati hetek után, még akkor is, ha a célcsoportban előírt minimális gyakorlati időtartam az egyes kint töltött szakaszokra nem, csak a gyakorlat egészére teljesült.

Fontos: az Iroda csak a tényleges kinn-tartózkodásra tud támogatást adni, függetlenül attól, hogy a küldő intézmény esetleg már a teljes időtartamra előre megtérítette a költségeket (pl.: szállást, étkezést előre, teljes összegben kifizette). Az ilyen esetekben a fogadó / közvetítő féltől visszakérhető támogatás mindig a küldő – fogadó / közvetítő partnerek egyezményének függvénye. Ezért célszerű szerződést kötni a partnereknek, illetve lehetőség szerint nem kifizetni a teljes összeget előre, hanem egy részét csak később, megfelelő teljesítés (pl.: megfelelő szállás, megfelelő fogadóhelyek biztosítása, színvonalas felkészítés, stb.) esetén átutalni / kifizetni.

Lásd még a vis maior esetekről a PM kézikönyv 4.3. pontját „Vis maior esetek”.

7.2 A támogatás felhasználása, átcsoportosítás a költségtételek között

Az Erasmus+ Támogatási szerződésben rögzített összegét a projektkoordinátornak a pályázatban vállaltak, a TKA által a szerződéssel együtt kiküldött módosított költségvetési táblázat tételei (ha releváns) és a Kalauzban/Kézikönyvben megadott maximális támogatási összegek szerint kell felhasználnia.

Az Erasmus+ támogatások egyik legfőbb jellemzője, hogy az átalány-alapú költségvetés felhasználása rugalmas, meglehetősen szabadon alakítható. A program sajátossága, hogy mind a felhasználás, mind pedig az elszámolás a jóváhagyott tevékenységekhez van kötve, nem a megítélt támogatási költségtételekhez. A felhasználás szabályai mindemellett tekintetbe veszik, hogy pályázáskor egy sor tényező (ld. a mobilitások részletes adatai) még nem ismert – ezek menet közben kerülnek véglegesítésre, illetve az előzetes tervekhez képest változhatnak.

Mindezért a költségek átcsoportosítása a Kalauzban és a Támogatási szerződésben foglalt felhasználási szabályok és limitek figyelembevételével meglehetősen tág keretek között lehetséges. Fő szabály, hogy az elszámolni kívánt felhasználás összességében nem haladhatja meg az elfogadott pályázat szerint előzetesen megítélt, és a szerződésben rögzített támogatást.

Az egyes költségtételek (utazás, megélhetés stb.) összege átcsoportosítással módosítható az alábbi esetekben:

- a szerződésben megítélt támogatási összeg valamely átalányköltség esetében nem éri el az adható maximumot: ilyen esetben a bármely más kategóriában megtakarított összeg ide átcsoportosítható, a maximálisan adható átalányösszeg erejéig;

- létszámok és/vagy időtartamok változása esetében, ha ez az adható összeghatárokat is megváltoztatja: pl. ha a tényleges úti cél más távolsági sávba esik, és ez az utazási támogatás növelését igényli, a megélhetési támogatásból megtakarított összeg ide átcsoportosítható;

- speciális igényű résztvevő részvétele esetén bármely más költségtételből átcsoportosítható összeg, amennyiben erre a költségtételre eredetileg nem (vagy alacsonyabb mértékben) lett megítélve támogatás.

FIGYELEM! Az átcsoportosítás fogalmát a Támogatási szerződés I.3.2 pontja szerint kell értelmezni, vagyis csak az minősül hivatalosan átcsoportosításnak, ha az átalánytámogatás kiszámításául szolgáló

„egységek” (kiutazások, létszámok, helyszínek) esetében változás volt, és emiatt a pénzügyi beszámolóban a kategóriánkénti költségmegoszlást is módosítani kell. (Természetesen a tényleges költségalapú támogatási tételek megváltozása is ide értendő.) Nem tekinthető tehát átcsoportosításnak, ha a vállaltak szerint teljesítették a szóban forgó egységeket (ld. ugyanannyi résztvevő utazott ki, ugyanolyan időtartamra), de mindemellett egyes költségtípusok esetében megtakarítás, másutt esetleg költségtúllépés jelentkezett. A tényleges pénzfelhasználást az átalány esetében a TKA nem vizsgálja.

Felhívjuk figyelmüket, hogy a kurzusdíj esetén nincs lehetőség átcsoportosításra, mert erre a költségtípusra megítélt támogatási összeget nem léphetik túl, még abban az esetben sem, ha a kurzus hosszabb, mint az intézmény által megpályázott időszak.

7.3 A támogatás végső összegének meghatározása

A támogatás végső összegét az alábbi szempontok és igazoló dokumentumok figyelembevételével határozza meg a TKA:

A pályázatban megítélt támogatás abban az esetben adható, ha a tevékenységeket a pályázó a pályázatban foglaltak szerint megvalósította.

Az egységköltségen alapuló átalányösszegek esetében különösen fontos, hogy az „egységeket” a vállalt (a szerződésben előírt) számban teljesíteni kell. A szervezési átalány esetében a teljesített kiutazások száma (ez alatt egy résztvevő egyszeri kiutazása értendő), az utazási támogatás esetében a kiutazások száma, illetve az adott célállomásnak megfelelő távolsági sáv, a megélhetési támogatás esetében pedig a kiutazások száma, időtartama, és a fogadó ország képezi a támogatás kiszámításának alapját.

A támogatás jogosságát, felhasználásának szabályosságát szükség esetén dokumentumokkal (igazolásokkal, illetve számlákkal, bizonylatokkal) kell tudni alátámasztani. Azt, hogy milyen dokumentumot milyen típusú ellenőrzéshez kell benyújtani, a PM Kézikönyv Ellenőrzés című fejezetében található összefoglaló táblázat tartalmazza.

A költségtípusonkénti igazoló dokumentumok az alábbiak:

Szervezési támogatás: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező napját.

Utazási támogatás: (a küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén) a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező dátumát. Ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetjegyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.

Megélhetési támogatás: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező napját.

Kurzusdíj: a kurzusszervező által kiállított részvételi igazolás, valamint a kurzusdíj kifizetését igazoló okmány, számla, vagy egyéb nyilatkozat formájában, amely dokumentumok meghatározzák a résztvevő személy nevét, a kurzus megnevezését, valamint a résztvevő kurzuson való részvételének kezdő és befejező napját. (A számla összege nem a támogatás összegének kiszámításához, hanem annak megállapításához szükséges, hogy valóban térítéses kurzusról van-e szó.)

Speciális igényű résztvevők támogatása: a felmerült költségek számlái alapján. Ha a vállaltnál kevesebb a speciális igényű résztvevő, vagy nem támasztják alá a többletköltségként megítélt összeget, akkor az a támogatás végösszegét csökkenti.

Ahol a támogatási összeg valamely tételét tényleges költség alapon ítélte meg a TKA, ott a megkövetelt bizonylatok megfelelősége irányadó.

A pénzügyi beszámolóban feltüntetett felhasznált támogatási összegnél nem lehet magasabb a végső támogatás összege.

7.4 Egyéb pénzügyi kérdések

7.4.1 A támogatás elszámolásának árfolyama

A Támogatási szerződés Xxxxxxx feltételek I.4.7 pontjának értelmében a pénzügyi beszámolóban feltüntetett összegeket euróban kell megadni.

Ezért a Kedvezményezettnek minden költségét az Európai Bizottság által abban a hónapban meghatározott és honlapján közzétett havi árfolyamon kell átszámítania, amelyen a Kedvezményezett bankszámláján az első előfinanszírozási összeget jóváírták.

Az adott napi árfolyamot az alábbi honlapon találja meg:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx.xxx

A mobilitási támogatás felhasználásának adózási kérdései:

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény rendelkezéseket tartalmaz a mobilitási programok keretében magánszemélyek számára folyósított támogatás vonatkozásában. A pontos szabályozást a törvény 7. § (1) bekezdés, valamint az I. melléklet 4.7.c) pontja tartalmazza. A rendelkezés célja, hogy a mobilitási programokban részt vevő magánszemélyek részére folyósított ösztöndíj, egyéb juttatás adómentessé tételével elősegítse, hogy a támogatás minél nagyobb része ténylegesen felhasználható legyen a projekt céljára. Kérjük, hogy a jogszabályi rendelkezés konkrét helyi alkalmazhatóságának kérdéséről, lehetőségeiről konzultáljanak a projekt pénzügyeivel foglalkozó kollégájukkal, szükség esetén pedig kérjék a NAV állásfoglalását.

A mentességi rendelkezés alkalmazásának megkönnyítése érdekében az érintett jogszabályi helyre való hivatkozás a Támogatási szerződésbe (Különös feltételek I.15 pont) is belekerült.

7.4.2 Megélhetési támogatás átalányösszegeit tartalmazó táblázat

Köznevelési intézmények munkatársainak mobilitása
		A kiutazás
		1-14. napjáig	15-től 60. napjáig
Célország		Napi megélhetési támogatás (EUR)
AT	Ausztria	112	78
BE	Belgium	112	78
BG	Bulgária	112	78
CH	Svájc	112	78
CY	Ciprus	112	78
CZ	Cseh Köztársaság	112	78
DE	Németország	96	67
DK	Dánia	128	90
EE	Észtország	80	56
EL	Görögország	112	78
ES	Spanyolország	96	67
FI	Finnország	112	78
FR	Franciaország	112	78
HR	Horvátország	80	56
IE	Írország	128	90
IS	Izland	112	78
IT	Olaszország	112	78
LI	Liechtenstein	112	78
LT	Litvánia	80	56
LU	Luxemburg	112	78
LV	Lettország	96	67
MK	Macedónia	96	67
MT	Málta	96	67
NL	Hollandia	128	90
NO	Norvégia	112	78
PL	Lengyelország	112	78
PT	Portugália	96	67
RO	Románia	112	78
SE	Svédország	128	90
SI	Szlovénia	80	56
SK	Szlovákia	96	67
TR	Törökország	112	78
UK	Egyesült Királyság	128	90

7.4.3 Támogatott költségvetési tételek összefoglaló táblázata ‌

Célcsoport

Költségkategória

Típusa

Összege

Kiszámításának módja

Köznevelési munkatársak

Utazás

Résztvevők (beleértve a kísérőket is) utazási

költségének támogatása, a kiinduló állomástól a célállomásig (oda-vissza)

Egységköltség-átalány

0 – 99 km 0 €

100 – 499 km 180 €

500 – 1 999 km 275 €

2 000 – 2 999 km 360 €

3 000 – 3 999 km 530 €

4 000 – 7 999 km 820 €

8 000 – 19 999 km 1 100 €

Az Európai Bizottság honlapján található km-kalkulátor

(xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx es/erasmus- plus/tools/distance_en.htm) segítségével meghatározott

távolsági sáv szerint (személyenként)

Megélhetés

A mobilitás időtartama alatti tartózkodás költségei: szállás, étkezés, helyi közlekedés stb.

Egységköltség-átalány

Személyenként, naponta meghatározott összeg – ld.

Magyarországról kiutazók esetében irányadó rátákat (Megélhetési

támogatás átalányösszegeit

tartalmazó táblázat )

A kint tartózkodás hossza (napok száma) és a résztvevők száma alapján

Szervezési átalány

A mobilitás megszervezésével, a projekt menedzsmentjével összefüggő költségek:

- résztvevők interkulturális, szakmai stb. felkészítése

- partnerintézményekkel való kapcsolattartás

- projektkoordináció (pl. fénymásolás, személyi költségek)

- értékelés (pl. beszámolók összeállítása, felmérés készítése)

- terjesztés (pl. rendezvények, kiadványok)

- monitoring és előkészítő látogatások költségei.

Egységköltség-átalány

100 résztvevőig: 350 €/fő

100 résztvevő felett: 200 €/fő

Résztvevők száma alapján (tanulói mobilitás esetén kísérők

nélkül)

Kurzusdíj

Térítési díjas továbbképző tanfolyamok költségéhez nyújtott támogatás (munkatársak külföldi

továbbképzése típusú tevékenység esetén)

Egységköltség-átalány

70 €/fő/nap, de max. 700 €/fő/projekt

Résztvevők száma alapján

Speciális igénnyel összefüggő

támogatás

Fogyatékossággal élők részvételével közvetlenül összefüggő költségek

Tényleges költségalapú támogatás

Tényleges költségek 100%-a

Megfelelő indoklással alátámasztva, tényleges,

igazolható felhasználás alapján

8. DISSZEMINÁCIÓ

A disszemináció a projekt eredményeinek terjesztése azon célcsoportok számára, akik közvetlenül nem vettek részt a projektben, de fontos, hogy a projekt eredményei eljussanak hozzájuk. Akkor lesz eredményes a disszemináció, ha eredményeinket mások is alkalmazzák, hasznosítják, eredményeinkre újabb projektek épülnek.

8.1 A disszeminációs terv

A disszemináció egy előre megtervezett folyamat kell, hogy legyen.

Nemcsak a projekt végén kell jelentkeznie, hanem a projekt teljes időtartama alatt folyamatosan, hiszen a részeredmények és az időközben szerzett tapasztalatok az intézményen belül és kívül is érdeklődésre tarthatnak számot.

Az eredmények terjesztésére készített konkrét terv a pályázat része, de természetesen módosítható a projekt előrehaladásának fényében. Xxxxxxxxx, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó záróbeszámolóban.

A tervezés során végig kell gondolni:

• a terjesztési tevékenységeket (mit?, kinek?, hogyan?);

• a szükséges emberi és pénzügyi erőforrásokat (felelősök, költségvetés);

• a konkrét munkatervet a különböző tevékenységekre (határidők).

1. Mit?

Mely eredményeket terjesztenénk? Melyek a (várt) projekteredmények?

• A projekt során megszületett termékek, eszközök, beszámolók, (összehasonlító) tanulmányok, kézikönyvek, képzések, tantervek/tananyagok, képesítések, segédanyagok, (szakmai) események, honlapok, stb.

• A projekt megvalósítása közben szerzett tapasztalatok, tanulságok, a projektmenedzsmenttel és a nemzetközi együttműködésekkel kapcsolatos know-how, az egyének által szerzett tapasztalatok, stb.

• A projekt által megismert jó gyakorlatok, módszerek, együttműködési folyamatok, szakmai/módszertani elemek, stratégiai gondolkodás, stb.

2. Kinek?

Mely célcsoportoknak szeretnénk eljuttatni/átadni eredményeinket? Kik azok a felhasználók, melyek azok az érintett szektorok, amelyek profitálhatnak a projekt eredményeiből? Várhatóan kik fogják hasznosítani a projekt eredményeit?

• Intézményen belül: leendő kiutazók, munkatársak, diákok, szülők, stb.

• Intézmény szűkebb / tágabb környezete: partneriskolák/intézmények, szakmai partnerek, projektpartnerek, stb.

• Települési szintű, és regionális, célcsoportok: szektorszakértők, szakemberek, stb.

• Országos, és nemzetközi célcsoportok: döntéshozók, nagy nyilvánosság, stb.

3. Hogyan?

Hogyan, milyen formában, milyen módon, mely csatornákon keresztül kívánunk disszeminálni?

A különböző eredmények különböző megközelítéseket igényelnek terjesztés és hasznosítás szempontjából. Például a kézzel fogható eredmények, mint a termékek könnyen bemutathatók, azonban a nem kézzelfogható eredmények, mint pl. a tapasztalatok, már más bemutatási módszereket igényelnek.

Fontos, hogy alaposan gondoljuk át a választott módszereket a célközönség igényeinek megfelelően, hiszen máshogyan kell/lehet elérni, megszólítani pl.: a diákok, a szülők, a munkatársak vagy a szakmai partnerek célcsoportját.

A terjesztési feladatokba vonjuk be a projekt minél több szereplőjét, pl. résztvevőket, partnerintézmények koordinátorait, fogadó intézményi mentorokat, stb.

Elektronikus, digitális, média felületek:

• Közösségi oldalak: Facebook, Google+, Instagram, Twitter, Myspace, Viber, stb.

• Fájl-, kép-, videomegosztó oldalak: Youtube, Indavideo, Dailymotion, Flickr, stb.

Fontos a kulcsszavak jó megválasztása, hiszen ezek alapján lehet majd elérni pl. a filmet.

• Internetes viedotelefon, videokonferencia: Skype, Google Hangouts, OoVoo, stb

• Blog: Tumblr, Wordpress, stb.

• Honlap (intézményi vagy a projekthez készített): Fontos, hogy a honlap jól strukturált és informatív legyen, tartalmazza a projekt összefoglaló leírását, mutassa be a partnereket, elérhetőségeiket, valamint a megvalósításának fő lépéseit és a főbb projekt eredményeket. A honlap elkészítése önmagában nem elég, a honlapra fel kell hívni mindazok figyelmét, akikhez szeretnék, hogy eljussanak az eredmények. A honlap elérhetőségét feltüntethetik névjegykártyákon, szórólapokon, hivatalos levél fejlécén, megemlíthetik szakmai fórumokon, konferencián.

Amennyiben külön honlapot hoznak létre a projektnek, fontos, hogy a projekt honlapja a pályázó szervezet internetes oldaláról is elérhető legyen, annak linkjét egy könnyen megtalálható, jól látható helyen tűntessék fel. Érdemes még a honlap elkészítésekor azt is szem előtt tartani, hogy olyan felületet használjanak, melynek elérhetősége nem évül el egy- két éven belül, nem áll tehát elő az a helyzet, hogy a projekt lezárultával a honlap is megszűnik.

• Ingyenes honlap készítő felületek: Wix, WebsiteBuilder, Yola, Weebly, Webs, Moonfruit, stb.

• Tévé, rádió

• Elektronikus hírlevél

• Moodle platform - nyílt forráskódú, ingyenes licenc alatt terjesztett, e-learning keretrendszer, melynek része egy olyan közösségi oldal, amin több mint egymillió regisztrált felhasználó ingyenes támogatást nyújthat egymásnak, ötleteket, információkat oszthat meg ( xxxxx://xxxxxx.xxx ).

Nyomtatott, írott anyagok:

• faliújság, információs állvány

• szórólapok, brosúrák

• hírlevél

• megjelenések a hazai és a külföldi sajtóban egyaránt

• kiadványok, tanulmányok, elemzések, statisztikák

Személyes formában:

• beszélgetések, találkozók, munkahelyi értekezletek

• előadások, konferenciák, szemináriumok

• workshopok, továbbképzések

• termékbemutatók, kiállítások, vásárok, kulturális események

• sajtótájékoztató, sajtóközlemény,

• interjúk, tájékoztatók (pl. beiratkozási)

További hasznos információk, ötletek, tanácsok:

• Disszeminációs tippek: xxxx://xxx.xxx.xx/xxx/0000/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxx

• Tanácsok a hatékony disszeminációhoz: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx/000/xxxxxxxx-x-xxxxxxxx- disszeminaciohoz

• Digitális módszertár, módszertani ötletgyűjtemény: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx

• Az Európai Bizottság, megvalósult projekt eredményeket bemutató platformja, részletes szűrési feltételekkel: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx/

9. ÉRTÉKELÉS

Az értékelés a projektmenedzsment szerves része: olyan fontos eszköz, amely segít optimalizálni a projekt folyamatokat és a projekt hatását annak érdekében, hogy az előre meghatározott célokat minél inkább sikerüljön elérni.

9.1 Az értékelés

Az értékelés célja, hogy visszajelzést adjon a projekt megvalósításának folyamatáról, a kitűzött célokhoz viszonyított eredményességről, az eredmények relevanciájáról, a projekt hatásairól, és azok fenntarthatóságáról. Az értékelés segíti a projektfolyamatok hatékonyabbá tételét, illetve az azonosított hibák elkövetésének megelőzését a jövőben.

Az értékeléshez kapcsolódó tevékenységek megvalósítására konkrét, írásba foglalt tervet érdemes készíteni, megjelölve benne a felelősöket, a határidőket, a módszereket és az értékelés eredményeinek dokumentálási módját.

Az értékelés során pozitív és negatív megállapításokat is kaphatunk, amikre építkezni lehet a későbbiekben: mi volt jó (erősségek) vagy mi nem sikerült (gyengeségek) a projektben, hogyan lehetne fejlődni? Az értékelések megállapításait mindig rögzítsük a további munka megkönnyítése érdekében.

Az értékelés során a következő kérdésekre érdemes gondolni:

Mi az értékelés célja?

• a korábban megfogalmazott szakmai célok, elvárások teljesülése (oktatás és képzés minőségének javítása; tanulók, munkatársak kompetenciáinak fejlesztése stb.)

• a minőség folyamatos biztosítása,

• a disszemináció alátámasztása igazolt eredményekkel,

• a projektmenedzsment fejlesztése,

• a pályázatban foglaltaknak való megfelelőség stb. Ki végzi az értékelést?

Projektvezető, projekt csapat, intézményvezető, tanárok, kiutazók, partnerintézmények felelősei, adott projektszakaszban érintett résztvevők, stb.

Mikor? Milyen rendszerességgel?

Az értékelésre a projekt egész időtartama alatt szükség van, minden projektszakaszban: az előkészítési szakaszban, a mobilitás közben, a hazaérkezés után, a projekt zárásakor. A projekt hatásainak, fenntarthatóságának értékelése részben a projekt lezárása után is történhet. Attól függően, hogy mikor készül az értékelés, különböző funkciói lehetnek: informatív, problémákat feltáró, fejlesztő/segítő, motiváló, minősítő, összegző/átfogó, stb.

Hogyan? Milyen módszerekkel, eszközökkel?

• Szóbeli, személyes: beszélgetések, (élmény)beszámolók, interjúk, visszajelzések, megfigyelések, stb.

• Írásbeli, tárgyilagos: tesztek (nyitott, feleletválasztós), kérdőívek, munkanaplók, (élmény)beszámolók, statisztikák/adatok elemzése, összefoglalók, esettanulmányok stb.

Mit? Milyen tevékenységeket, folyamatokat, termékeket, hatásokat?

• projekt egyes szakaszait (kiválasztás, felkészítés, mobilitás, szervezési feladatok végrehajtása, stb.),

• résztvevők (kiutazók, partnerintézmények) teljesítményét,

• általános, szakmai és személyes kompetenciákat, (megszerzett, alkalmazott)

• tanulók tanulmányi eredményét,

• továbbtanulók, elhelyezkedők arányát,

• projektmenedzsment hatékonyságát,

• a partnerek közötti együttműködés minőségét,

• erőforrások kezelését, a költségvetés felhasználását,

• elkészült munkadarabot,

• kiutazók munkavégzését,

• munkanaplót, élménybeszámolót,

• a projekt eredményeit,

• szülők elégedettségét, stb.

A kiutazók teljesítményének, munkavégzésének értékelési részleteit a képzési megállapodásnak/munkaprogramnak is tartalmaznia kell.

Milyen indikátorokat alkalmazunk?

A számszerűsíthető értékelésekhez rendelkeznünk kell előre rögzített értékelési mutatókkal (indikátorok), amelyek a változásokat képesek megragadni, azaz viszonyítási alapot biztosítanak az értékeléshez. Az indikátorokhoz kapcsolódó adatokat folyamatosan gyűjteni és elemezni kell. Célszerű ehhez már a projekt tervezési szakaszában felelőst rendelni. Érdemes féléves, éves statisztikákat készíteni, és meghatározni, hogy az elemzéshez szükséges adatokra honnan lehet szert tenni (adatforrás).

Példa az értékelés megtervezéséhez:

Fejlesztési cél

Elvárt

eredmény

Indikátor (egy példa)

Mértékegység

Kiindulási érték

Cél-érték (2018)

A nemzetközi kapcsolatok intézményi támogatottság ának, elismertségéne

k növelése

A munkatársak nagyobb számban támogassák az intézmény nemzetközi

kapcsolatait

a nemzetközi együttműködé sekben részt vevő, nem nyelvszakos munkatársak

száma

fő

További hasznos információk, ötletek, tanácsok:

A mobilitási gyakorlat értékelése: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/0000/x-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx- ertekelese .

10. ELLENŐRZÉS

10.1 Az ellenőrzés típusai

A megvalósítás alatt álló, vagy már befejezett mobilitási projektek kapcsán az alábbi ellenőrzési formák merülhetnek fel:

Célja

Formája

Ellenőrző szerv

Tartalmi megvalósítást és szabályosságot ellenőrző látogatás

- monitoring látogatás,

- helyszíni ellenőrzés

Tempus Közalapítvány, Európai Bizottság

Pénzügyi szabályosságot vizsgáló ellenőrzés

- tételes ellenőrzés

Tempus Közalapítvány, Európai Bizottság, egyéb európai szervek (pl. Európai Számvevőszék. Európai Csalás Xxxxxx Xxxxxxx)

A TKA a helyszíni ellenőrzések alkalmával kérheti az eredeti példányok bemutatását az összes résztvevőre vonatkozóan.

10.2 Tartalmi és pénzügyi megvalósítást ellenőrző látogatás

A projektek egy részének megvalósítását a Tempus Közalapítvány személyes látogatás keretében köteles ellenőrizni. A látogatásra jelölt, futó projekttel rendelkező Kedvezményezettek kiválasztása véletlenszerűen történik. A látogatások a Kedvezményezett intézménynél zajlanak, ahol a TKA közös megbeszélés keretében tájékozódik a projekt haladásáról (megvalósítás lépései, esetleges változások és problémák, tapasztalatok, eredmények) és szabályosságáról.

A látogatás időpontjának előzetes egyeztetésére telefonon kerül sor, majd a TKA hivatalos levélben erősíti meg a látogatás időpontját.

A látogatás után a TKA hivatalos levelet és egy előzetes beszámolót küld az intézményvezetőnek, melyben a látogatás során tapasztaltak alapján észrevételeket, ajánlásokat fogalmaz meg a projekt lebonyolításával kapcsolatban. A beszámolóban foglaltakra a Kedvezményezett 30 napon belül reagálhat. Ezt követően készül el a végleges beszámoló – amennyiben a Kedvezményezett nem tesz kiegészítéseket, akkor az előzetes összefoglaló válik véglegessé.

10.2.1 A monitoring látogatás

A monitoring látogatást a projekt futamideje alatt bármikor, nem feltétlenül csak egy projekthez kapcsolódóan tehet a TKA. A látogatás célja a Kedvezményezettel történő személyes találkozás, a projekt szervezésének, megvalósításának átfogó tanulmányozása, jó példák megismerése, az intézménynél futó projekt(ek) minőségének, hatékonyságának és hatásának feltérképezése.

- A tájékoztatás dokumentumai, résztvevők pályázatai, a kiválasztás módszere, annak átláthatósága, igazságossága, dokumentációja… stb.

- A pályázatban leírt munkaprogram megvalósulásának összehasonlítása a Megállapodásban rögzítettekkel és a megvalósult tevékenységgel.

10.2.2 Helyszíni ellenőrzés

A helyszíni ellenőrzés szintén a projekt futamideje alatt valósul meg, célja a projekt tartalmi és pénzügyi szabályosságának vizsgálata. Ennek során a TKA képviselői a megvalósítást vetik össze a szabályokkal, az elfogadott pályázattal, az előírt kritériumokkal.

A kétféle ellenőrzés egy látogatás keretében is megtörténhet.

10.2.3 Tételes ellenőrzés

A tételes ellenőrzésre a projekt befejezése után kerülhet sor: célja a szabályos felhasználás vizsgálata, mely során a TKA bekéri a projekthez kapcsolódó dokumentumokat, és egybeveti azokat a benyújtott pénzügyi beszámolóval. (Lásd a PM Kézikönyv 7.3. pontjában „A támogatás végső összegének meghatározása”) Az Iroda a véletlenszerűen kiválasztott projektek koordinátorait a beszámoló beérkezési határideje előtt maximum 2 héttel, de legkésőbb a beszámoló beérkezése után közvetlenül (a beszámoló formai ellenőrzése után) kiértesíti a tételes ellenőrzésről. A tételes ellenőrzés bejelentése/egyeztetése írásban (ajánlott levélben) történik. A levél bemutatja az ellenőrzés célját, egyezteti a technikai részleteit, felsorolja a szükséges dokumentumok, anyagok listáját, amelyeket a támogatottnak be kell küldeni.

A projekt költségeit igazoló számlákat és egyéb bizonylatokat meg kell őrizni a projekt lezárultát követő 3 éven (60 ezer euró feletti támogatási összeg esetén 5 éven) keresztül, mert egy esetleges ellenőrzés esetén be kell tudni mutatni ezeket a Támogatási szerződés által erre feljogosított szerveknek (TKA, Európai Bizottság, Európai Számvevőszék).

10.3 Az ellenőrzések egyes típusai esetében vizsgált dokumentumok költségnemenként

Az alábbi táblázat meghatározza a Tempus Közalapítvány általi ellenőrzés tárgyát költségvetési kategóriánként, az ellenőrzések különböző típusai szerinti bontásban. A Kedvezményezettnek tisztában kell lennie azzal, hogy a Tempus Közalapítvány bármelyik ellenőrzési típus keretei között vizsgálhatja az alábbi táblázatban más típusú vizsgálat tárgyává tett bármely alátámasztó dokumentumot vagy adatot.

Költségvetési kategória

Záróbeszámoló- bírálat

Tételes ellenőrzés

Tevékenység közbeni helyszíni ellenőrzés

Utazás

Záróbeszámoló

Záróbeszámoló A támogatási szerződés II.16.2

cikkében

meghatározott igazoló dokumentumok

A tevékenység és a

résztvevők valódisága és támogathatósága

Megélhetési támogatás

Záróbeszámoló

A támogatási szerződés II.16.2 cikkében

meghatározott igazoló dokumentumok

A tevékenység és a

résztvevők valódisága és támogathatósága

Szervezési támogatás

Záróbeszámoló

A támogatási szerződés II.16.2 cikkében

meghatározott

igazoló

A tevékenység és a

résztvevők valódisága és támogathatósága

Költségvetési kategória	Záróbeszámoló- bírálat	Tételes ellenőrzés	Tevékenység közbeni helyszíni ellenőrzés
		dokumentumok
Kurzusdíjak	Záróbeszámoló	Záróbeszámoló A II.16.2 cikkben meghatározott igazoló dokumentumok	Nem alkalmazandó
Speciális igényű részvevők támogatása	Záróbeszámoló	Záróbeszámoló A támogatási szerződés II.16.4 cikkében meghatározott igazoló dokumentumok	A tevékenység és a résztvevők valódisága és támogathatósága

11. RENDEZVÉNYEK

A Tempus Közalapítvány több éves hagyományához híven, minden pályázati körben számos rendezvényt szervez. Az alábbiakban azon különböző típusú rendezvényeket – és a hozzájuk kapcsolódó kiadványokat – ismertetjük, amelyek keretében a sikeresen megvalósított projekteket szélesebb közönség is megismerheti. Minden rendezvény ingyenes, a részvételhez azonban előzetes regisztráció szükséges.

11.1 Országos információs kampány

A Tempus Közalapítvány minden év őszén, az aktuális pályázati kört megelőzően, regionális információs kampányt szervez, ahol az Erasmus+ mobilitási pályázattípus mellett egy sikeresen megvalósított Xxxxxxxx mobilitási projekt is bemutatásra kerül. Ez utóbbihoz a TKA felkéri a régió egyik eredményes projektjének koordinátorát, hogy egy rövid előadás keretében ismertesse eddigi tapasztalatait a külföldi szakmai gyakorlatok megvalósításával kapcsolatban. A rendezvény, ezáltal lehetőséget kínál az intézmény és a projekt regionális bemutatására, a projekt eredményeinek terjesztésére is.

11.2 Tematikus monitoring szemináriumok

Az Xxxxxxxx pályázattípusban sikeresen pályázó, adott szakterületen működő intézmények számára rendszeresen ún. tematikus monitoring szemináriumokat szervezünk. A szeminárium elsődleges célja egy olyan fórum biztosítása, amelyen a hasonló szakterületeken működő intézmények megoszthatják egymással tapasztalataikat, a projekt megvalósítása során felmerült problémáikat és megoldásaikat annak érdekében, hogy tanulhassanak egymás sikereiből és hibáiból. A rendezvény emellett alkalmat teremt a hasonló területen tevékenykedő intézmények közötti együttműködés elősegítésére.

12. ELÉRHETŐSÉGEINK

További információkért forduljanak hozzánk bizalommal.

A Tempus Közalapítvány / Köznevelési csoport elérhetősége:

Postacím: 1438 Budapest 70., Pf.: 508 Székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx xxx 0. Tel.: 000-0000

Fax: 000-0000

Honlap: xxx.xxx.xx

Főoldal > Pályázatok > Erasmus+ > Köznevelés

A Tempus Közalapítvány / Köznevelési és Nyelvoktatási csoport, mobilitási projektekkel foglalkozó munkatársai:

Név	Beosztás	E-mail
Xxxxxxx-Xxxxxx Xxxxx	programvezető	xxxxx.xxxxxx@xxx.xx
Xxxxxxx Xxxxxxx	koordinátor	xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Xxxxxxxx Xxxxxx	asszisztens	xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Pribil-Xxxxxxx Xxxxx	adminisztrátor	xxxxx.xxxxxxx@xxx.xx

A Tempus Közalapítvány pénzügyi monitoring csoport mobilitási projektekkel foglalkozó munkatársa:

Xxxxx Xxxxxx

koordinátor

xxxxxx.xxxxx@xxx.xx

Intézményük kapcsolattartóját a pályázat bírálati eredményéről szóló kiértesítő levélben tüntettük fel.

A projekt megvalósításához sok sikert kívánunk!

Document Metadata

Table of Contents

Projektmenedzsment kézikönyv

Document Metadata