Szerződéskötési és elszámolási útmutató Támogatott Sportszervezet részére

Szerződéskötési és elszámolási útmutató Támogatott Sportszervezet részére

Önök a sportági szakszövetség és a Nemzeti Sport Intézet főigazgatói döntése alapján pénzbeli támogatásban részesülnek a Sport XXI. Program keretén belül. A támogatási összeget csak a szabályosan kitöltött és határidőre visszaküldött, komplett szerződés és kísérő dokumentumai, valamint az elfogadott elszámolások alapján áll módunkban folyósítani! A támogatás folyósítása utófinanszírozással történik.

Ennek megfelelően kérjük, hogy a dokumentumokat, bizonylatokat e kitöltési útmutató alapján készítsék el és küldjék vissza részünkre. Javasoljuk, hogy ezen útmutatót közvetlenül az elszámolás összeállítójához juttassák el!

A borítékban kézhez kapott dokumentumok: Támogatási szerződés 2 példányban, és mellékletek.

SZERZŐDÉSKÖTÉS

Szükséges tennivalók:

A támogatási szerződés MINDKÉT PÉLDÁNYÁT, valamint a mellékleteket KITÖLTVE, (cégbíróságon/területileg illetékes bíróságon bejegyzett adószám/nyilvántartásba vételi szám, számlaszám, képviselő, cím, telefon) aláírva, lebélyegezve visszaküldeni szíveskedjenek a kézhezvételtől számított 30 napon belül az NSI részére (az 1. sz. mellékletet az elszámolással együtt kell leadni).

Kérjük, szíveskedjenek szerződésben a Támogatott szervezet adatait - különös tekintettel az ADÓSZÁMRA – pontosan, helyesen kitölteni!

30 napnál nem régebbi dokumentumok, amelyeket az aláírt szerződéssel együtt kell visszaküldeni:

O A nyilvántartó hatóság (területileg illetékes bíróság, vagy cégbírósági kivonat) bejegyzési igazolásának beküldése a TÁMOGATOTT nyilvántartott adatairól. (Hitelesített másolatot is elfogadunk)

O A képviseletre jogosult személy aláírási címpéldánya, közjegyző, ügyvéd által ellenjegyzett is megfelel. (Hitelesített másolatot is elfogadunk)

O Bankszámlaszám igazolás benyújtása a TÁMOGATOTT azon számlavezető intézetétől, ahová a támogatási összeg utalását kérik.

Bankinformáció, vagy banki számlakivonat is megfelel. (Hitelesített másolatot is elfogadunk)

O A támogatott program leírását és részletes költségtervét.

A beérkezett szerződéshez tartozó dokumentáció ellenőrzését követően az NSI a szerződés egy aláírt példányát visszaküldi a Támogatott szervezet részére.

ELSZÁMOLÁS

A köztartozások vizsgálata a hatályos jogszabályok szerint 2011. július 1-től a Magyar Államkincstár (MÁK) közremőködésével történik. A támogatások kifizetése előtt a MÁK elektronizált eljárással a Nemzeti Adó és Vámhivatallal (NAV) együttmőködve ellenőrzi a támogatott szervezet köztartozását. Amennyiben a támogatott szervezetnek fennálló köztartozása van, akkor ez a MÁK-ban kerül levonásra és a NAV megfelelő számláján kerül jóváírásra. A támogatott szervezet részére a köztartozással nem érintett támogatás összege kerül jóváírásra.

Szükséges tennivalók

Az elszámolni kívánt számlákat, bérszámfejtési és egyéb bizonylatokat kérjük egyenként felsorolni az összesített elszámolási táblázaton, 1. számú melléklet. Az egyes bizonylatokat az elszámoló-lapnak megfelelően be kell sorszámozni és sorrendben csatolni. Kérjük a pénzügyi elszámolással egyidejűleg benyújtani a minimum fél A4-es oldalas szakmai beszámolót.

Csak a kiküldött vagy letöltött 1. számú mellékletet fogadjuk el a bizonylatoláshoz, egyéb esetben az elszámolást nem áll módunkban elfogadni!

Kérjük, hogy a táblázaton a támogatott szervezetre vonatkozó adatokat minden összesítő oldalon töltsék ki és az oldalakat összesítsék! Az 1. számú melléklet minden oldalát a képviseletre jogosult személy eredeti aláírásával és eredeti bélyegzőlenyomattal tudjuk elfogadni!

Kizárólag a támogatási szerződés 1. pontjában foglaltak szerinti időszakban (szakmai teljesítés időszaka) igénybe vett, pénzügyileg teljesített és lekönyvelt szolgáltatások, beszerzések bizonylatait fogadjuk el. A szerződések, kötelezettségvállalások is kizárólag a fent megjelölt időszakra vonatkozhatnak.

A támogatások folyósítása az elszámolások beérkezése és elbírálása sorrendjében történik, a NSI felé a végső elszámolási határidő a támogatási szerződés, „Kedvezményezett feladatai” között kerülnek meghatározásra.

Számlákra, számviteli bizonylatokra vonatkozó előírások:

Utófinanszírozás keretében a TÁMOGATOTT szervezet nevére szóló, a támogatási időszakra vonatkozó, az ÁFA Törvény által előírt formában és adattartalommal (mennyiségi egység, mennyiség, egységár stb.) kiállított, a szervezet által már kiegyenlített és lekönyvelt számlák elszámolására nyílik lehetőség a következő dokumentumok benyújtásával.

A pénzügyi teljesítés igazolásához szükséges csatolni:

• utalásos számlák esetében a banki átutalási bizonylat hiteles másolatát (elektronikus, vagy banki kivonat).

• csekkes befizetések esetében a csekk befizetését igazoló szelvény hiteles másolatát

• készpénzes számlák esetében legalább kiállító ás pénz átvételt igazoló aláírásával ellátott kiadási pénztárbizonylat másolatát hitelesítve. Amennyiben a szervezet nem használ kiadási pénztárbizonylatot, az eredeti számlán a számlakibocsátó által szerepelnie kell a hatályos szabályoknak megfelelő „FIZETVE” jelölésnek.

➢ ZÁRADÉKOLÁS: Az eredeti számlákat, bizonylatokat záradékolni kell. Kérjük az eredeti bizonylatokra felvezetni (fénymásolás, sokszorosítás előtt), hogy „……-Ft a 2011. évi Sport XXI. Program számú szerződés terhére elszámolva”.

➢ KONTÍROZÁS: Az eredeti számviteli bizonylatnak tartalmaznia kell a Számviteli Törvény kötelező előírásait, ennek keretén belül a kontírozási, vagy naplófőkönyvi hivatkozásokat, a könyvelés dátumát és a könyvelő aláírását.

➢ HITELESÍTÉS: A fentiek után lemásolt számviteli bizonylatokat benyújtás előtt hitelesíteni kell az alábbiak szerint:

• A bizonylatra rá kell vezetni: „Hiteles másolat”, vagy „Eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat”.

• A támogatott hivatalos bélyegzőjével kell ellátni.

• A támogatottnál hitelesítésre jogosult személy, vagy mérlegképes könyvelő által kék tintával aláírt számlamásolat, illetve egyéb jogi-, igazgatási és számviteli bizonylat másolat.

LEGGYAKRABBAN ELŐFORDULÓ KÖLSÉGEK ELSZÁMOLÁSA

➢ Utazási költségek elszámolása:

Utazási költségként a személyszállítási költségek elszámolására van lehetőség, amelyet a személyszállítást végző szolgáltató által kiállított, hitelesített számlamásolattal és a hitelesített pénzügyi teljesítést igazoló bizonylattal lehet elszámolni.

Ide tartoznak:

• SZJ 60.10.1 - Helyközi vasúti személyszállítás

• SZJ 60.21 - Menetrendszerű egyéb szárazföldi személyszállítás

• SZJ 60.23 - Egyéb nem menetrendszerű szárazföldi személyszállítás (autóbusz kölcsönzés vezetővel)

Kérjük hiteles mellékletként csatolni, vagy az 1. számú mellékleten a Megnevezés oszlopban feltőntetni, hogy a szolgáltatás igénybevételére

milyen programhoz és mely korosztály érdekében került sor. A versenykiírást is elfogadjuk.

Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás hivatalos sorszámozott nyomtatvány igénybevételével számolható el a menetrendszerű egyéb szárazföldi személyszállítás abban az esetben, ha kedvezményes jegy vásárlása az utaztató nevére nem lehetséges. Az utazási és helyi közlekedési jegy hiteles másolata a belföldi költségelszámoláshoz csatolandó.

➢ Sportszolgáltatás, és oktatás elszámolása:

• SZJ 80.42.2 - Egyéb oktatás (sportoktatók képzése)

• SZJ 92.61 - Sportpályák, stadionok működtetése - (rendezvényszervezés megjelöléssel)

• SZJ 92.62 - Egyéb sporttevékenység (rendezvényszervezés-bonyolítás, sportoktatók, bírók tevékenységei)

A programhoz köthető konkrét teljesített feladatot és a teljesítési időszakot/időpontot a számlán kérjük feltüntetni. Ha nem egyértelmű, hogy a számlán szereplő sportszolgáltatás, illetve oktatás hogyan kapcsolódik a támogatás céljához, a programhoz, akkor a vonatkozó SZERZŐDÉS / MEGÁLLAPODÁS hiteles másolatát kérjük.

➢ Szállás, étkezés, eszköz, felszerelés elszámolása:

A szolgáltató, szállító által kiállított hitelesített számlamásolattal és a hitelesített pénzügyi teljesítést igazoló bizonylattal lehet elszámolni. Kérjük minden elszámolásra kerülő számlán feltüntetni, vagy hiteles mellékletként szerepeltetni, hogy a szolgáltatást vagy az eszközt milyen programhoz és mely korosztály részére vették igénybe. Kérjük a számlák mellé csatolni a GYEREKEK NÉVSORÁT, versenyeknél a verseny nevét, időpontját, helyszínét és/vagy a versenykiírást.

Készlet, vagy eszközbeszerzés esetén raktárba-, vagy állományba vételi bizonylatot szíveskedjenek csatolni a számla mellé. Amennyiben a szervezet nem vezet raktár-nyilvántartást, a szakmai vezető átvételi igazolása szükséges!

Nagy összegő (100 000 Ft beszerzési árat elérő), beruházásnak minősülő eszközbeszerzés: a támogatási szerződés 15-16. pontja alapján csak a Támogató által engedélyezett előzetesen benyújtott írásbeli kérelem alapján lehetséges.

➢ Létesítményhasználat, bérleti díj, saját létesítmény közüzemi díj elszámolása:

A szolgáltató által kiállított hitelesített számlamásolattal, hitelesített pénzügyi teljesítést igazoló bizonylattal és a BÉRLETI SZERZŐDÉS hitelesített másolatával lehet elszámolni. Amennyiben az adott létesítményt a támogatott szervezet több korcsoportja/több sportág is használja, kérjük a számlán feltüntetni, hogy a teljes összegből a támogatott korosztályt/sportágat mekkora költséghányad terheli. A támogatás összege kizárólag a támogatott korosztályra/sportágra vonatkozó költségeket finanszírozhatja. A közüzemi számlán a teljesítés helye meg kell, hogy egyezzen a támogatott székhelyével, vagy telephelyével, az elszámolt időszak pedig a szerződés teljesítési időszakával.

➢ Bérek elszámolása:

Az adott időszakra, személyre vonatkozó bér kifizetéseket (kivéve fizetett szabadság, jutalom, bérkiegészítés, utalvány és ezek járulékai) alátámasztó bérszámfejtési bizonylat hitelesített másolata, és a MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS szintén hiteles másolata alapján történik.

Kérjük csatolni:

Átutalás esetén a nettó jövedelem, valamint a befizetett adók, járulékok banki átutalási bizonylatának hitelesített másolatát (kérjük, figyeljék a nettó jövedelem kifizetés hónapját és az ahhoz a hónaphoz tartozó járulék átutalást küldjék meg számunkra, a bizonylatokon egyértelműen feltüntetve az összetartozókat).

Készpénzes kifizetés esetén csatolni kell a készpénz átvételét igazoló bizonylat (kiadási pénztárbizonylat, vagy pénztárkönyv, vagy egyéb pénzátvétel elismerését igazoló bizonylat) hiteles másolatát.

Csoportos bér- és járulékutalás esetén kérjük a hitelesített bérszámfejtési bizonylaton, illetve a banki átutalási bizonylaton rögzíteni, hogy az elszámolni kívánt Ft bér és járulék összegét a csoportos bér, illetve járulékfizetés tartalmazza.

Amennyiben bármilyen kérdése, észrevétele van a támogatással, annak elszámolásával kapcsolatban, kérjük, keresse kollegáinkat a következő elérhetőségeken:

Xxxxx Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxxx 06/1/422-3521, Xxxxxx Xxx 06/1/422-3540, Xxxxx Xxxxxxx 06/1/000-0000, fax: 06/1/000-00-00