Poszeidon

Poszeidon

szerződésnyilvántartás oktatási segédanyag vezetők részére

Tartalom

I. Általános információk 3

II. Szerződések menü – Szerződéstár 4

1. A Szerződéstár felülete 4

2. A felület személyre szabása 5

3. Konkrét szerződés keresése, annak rögzített adatainak megtekintése a szerződéstárban 6

4. Szűrők 7

5. A nyilvántartásban szereplő adatok exportálása Excel fájlba 7

I. Általános információk

A Poszeidon szerződésnyilvántartás modul elsődleges célja, hogy egységes és elektronikus formában nyilvántartsa a Pécsi Tudományegyetem külső partnerekkel (magánszemély és cég) kötött szerződéseit. A nyilvántartás kiterjed a szerződések általános adataira, valamint az eredeti (hiteles) dokumentum digitalizált képére.

A nyilvántartás pontos és naprakész vezetése lehetővé teszi a szerződésekre vonatkozó adatszolgáltatások gyors elkészítését, a megfelelő adatok rendszerből történő kinyerését, valamint a szervezeti egységre vonatkozó és egyetemi szintű statisztikák készítését.

A Szerződésnyilvántartás modult az erre kijelölt szerződéskezelő kollégák kizárólag az Iktató/Ügyintéző/Szerződéskezelő szerepkörrel tudják használni saját szervezeti egységük tekintetében.

A vezetők betekintő jogosultsággal rendelkeznek a rendszerben, ennél fogva, ha bármely adatot szerkeszteni/aktualizálni szükséges a szerződéstárban, azt a szerződéskezelő kolléga tudja a saját szerepkörével megtenni.

A Vezető/Szerződésnyilvántartás szerepkör lehetőséget ad arra, hogy a vezetők ellenőrizni tudják, hogy az általuk aláírt-, vagy a vezetésük alatt álló szervezeti egység vonatkozásában készített szerződések bekerültek- e a nyilvántartásba, ha igen, akkor pedig milyen adatokkal.

A szerepkörrel a nyilvántartásban szereplő adatok kereshetők, szűrhetők, és akár excel táblába ki is exportálhatók, így a szerződésekkel kapcsolatos adatszolgáltatások alapját is képezhetik.

Abban az esetben, ha a szerződéstárból olyan adat, vagy adatok kilistázása válik szükségessé, ami a beépített szűrők segítségével nem lehetséges, akkor az adatszolgáltatási igényt kérjük, írásban jelezzék a program adminisztrátorai részére az xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx e-mail címre küldött e-mailben.

A Szerződéstár belső határidő figyelés funkcióval is segíti a szerződések kezelését. A belső határidő figyelés funkció célja, hogy egy e–mailben küldött hírlevél segítségével figyelmeztesse a programban megjelölt felhasználót, hogy a Szerződés esetében beállított belső határidő lejárt, kezdje meg a régi/új szerződéssel kapcsolatos teendőket, szükség esetén annak megújítását.

II. Szerződések menü – Szerződéstár

1. A Szerződéstár felülete

A Poszeidon szerződéstár felülete 3 fő részre tagolódik.

- A baloldalon található a menürendszer. A rendszerben a Szerződések menüben van lehetőség a minden fél által teljes körűen aláírt, korábban már iktatott szerződések visszakeresésére.

- A jobboldali felület pedig vízszintesen további két részre tagolódik:

- Felül a listák jelennek meg táblázatos formában.

- Alul pedig a táblázatos rész alatt szerződéses adatok lapfülekre csoportosítva.

1. A bal oldali menüsorban kattintsunk a „Szerződések” menüpontra.

2. A rendszer a kapott felület felső részén (táblázatos formában) listázza ki az Ön szervezeti egysége vonatkozásában a nyilvántartásba felvitt szerződéseket.

3. Xxxx pedig az éppen kijelölt szerződés részletesebb adatait láthatja összesen 7 lapfülön elhelyezve. Ezek a lapfülek a következők:

 Szerződés adatai,

 Iratok,

 Partnerek,

 Kulcsszavak / Feljegyzések,

 Egyéb adatok,

 Extra adatok,

 Belső határidő hírlevél

A szerződésekről - az erről szóló belső utasításnak megfelelően - a lehető legtöbb adatot fel kell rögzíteni a rendszerbe annak érdekében, hogy a nyilvántartás minél szélesebb körű és naprakész információkat tároljon. A rendszer első használatakor érdemes áttekinteni a fent említett lapfüleket, és ismerkedni a kezelt adatok körével, azok összefüggéseivel.

2. A felület személyre szabása

A programablak felső részén lévő listák oszlopokra tagolódnak, melyek átméretezhetők, átcsoportosíthatók. Az oszlopok átméretezése és átrendezése a MS Excel programban megszokott módon történik. A felhasználó ezeket a beállításokat saját részre el is mentheti, így a megjeleníthető oszlopok-, illetve adatok köre valamelyest személyre szabható. Érdemes ezt a beállítást az első használat alkalmával megtenni, majd ami még fontosabb elmenteni, így nem kell minden egyes alkalommal az általunk fontosnak vélt adatok megjelenítését újból és újból beállítani.

Azt, hogy mely oszlopokat jelenítse meg a rendszer a következőképpen állíthatjuk be:

1. Az adatlistán egy tetszőleges helyen kattintsunk a jobb egérgombbal.

2. Válasszuk a megjelenő lista „Oszlopszerkesztés” funkcióját. Az „Oszlopszerkesztés” funkcióval beállítható tehát, hogy mely oszlopok jelenjenek meg a listában.

3. Ha a megjeleníthető oszlopok mellett található jelölőnégyzetet kipipáljuk, akkor a későbbiekben azok az oszlopok fognak megjelenni az adatlistában.

4. A megjelölt oszlopot kijelölve használhatóak a „Fel” - „Le” gombok, melyek segítségével beállíthatjuk az oszlopok sorrendjét. A „Legfelülre” gombra kattintva a kijelölt oszlop lesz a legelső a megjelenő listában.

5. Ezt az „OK” gombbal tudjuk jóváhagyni. Ezt követően az oszlopok között megjelenik az általunk beállított új információ.

6. Ezután ha szeretnénk, hogy ez a beállítás így is maradjon, akkor az oszlopok feletti szürke területen kattintsunk a jobb egérgombbal.

7. A megjelenő listában válasszuk az „Oszlopbeállítások mentése saját részre” funkciót Abban az esetben, ha nem mentjük el ezeket a beállításokat, akkor a következő belépéskor a korábbi elrendezés fog megjelenni.

3. Konkrét szerződés keresése, annak rögzített adatainak megtekintése a szerződéstárban

Az egyik legalapvetőbb keresési lehetőség az egyszerű keresés, mikor a szerződés egy konkrét adatára keresünk. Ez a művelet a szűrőpanel bal részén található keresési feltétel kiválasztásával és a mellette található keresési mező kitöltésével végezhető. A keresési feltétel oszlopbeállítással módosítható, vagyis mindig a megjelenített oszlopok sorai között áll módunkban keresni.

1. Válasszuk ki a szűrőpanel bal felső sarkában lévő legördülő listából azt az adatot, amire szűrni szeretnénk. Ez lehet pl. a Szerződés tárgya, vagy a hatályba lépés dátuma stb.

2. A mellette lévő mezőbe gépeljük be, vagy válasszuk ki azt a szót, vagy kifejezést, amire keresni szeretnénk. Ebben a mezőben lehetőségünk van szövegrészre is keresni, a szövegrész helyettesítők „%” és „*” használatával.

3. A keresési feltételek megadása után az „Enter” billentyű, vagy a „Keresés” gomb megnyomására egy szűkített lista jelenik meg, melynek sorai eleget tesznek a megadott feltételeknek.

4. Szűrők

A programban többféle szűrő szolgálja a nyilvántartásban szereplő adatok gyors kilistázását, szűrését. A beépített szűrők a Szerződések menüben a munkaablak jobb felső sarkában lévő legördülőmenüben találhatók. A szűrési lehetőségek segítségével tehát olyan fontosabb szerződéses adatokra lehet célzottan rákeresni és szűkíteni a találati listát, mint például a Szerződő partner személyek, Szerződő partner szervezetek, Pályázati azonosító, SAP azonosító, Szakmakód stb.

Használtuk lépésekben:

1. Gördítsük le a Szűrőket tartalmazó legördülő listát.

2. Válasszuk ki a kívánt szűrőt.

3. A kis felugró ablakba a billentyűzet segítségével írjuk be a szűrési feltételt/értéket (figyeljünk oda a gépelési hibákra).

4. Nyomjuk meg az „OK” gombot.

5. A szűrési feltételeknek megfelelő találati lista azonnal frissül a munkaablak felső részében. Ezt a listát akár excel fájlba ki is exportálhatjuk. (lásd az 5. fejezetben leírtak alapján).

6. A szűrési feltételt a legördülő lista ismételt lenyitásával, és a (Minden) elnevezésű szűrő kiválasztásával törölheti. Ekkor a program ismét kilistázza a nyilvántartásban szereplő összes tételt.

5. A nyilvántartásban szereplő adatok exportálása Excel fájlba

A rendszer nagy előnye, hogy a nyilvántartásban szereplő adatok kereshetők, szűrhetők, és akár excel táblába ki is exportálhatók, így a szerződésekkel kapcsolatos adatszolgáltatások alapját is képezhetik. Az adatok kiexportálásának lépései a következők:

1. A bal oldali menüsorban kattintsunk a „Szerződések” menüpontra.

2. A képernyő felső részén lévő teljes listán-, vagy a beépített szűrők segítségével leszűkített listán egy tetszőleges helyen kattintsunk az egér jobb gombjával.

3. A felugró lehetőségek közül válasszuk a „Lista exportálása” funkciót.

4. A kapott ablakban válasszuk az „XLSX” formátumot.

5. Majd kattintsunk a „Mentés fájlba” gombra.

6. Jelöljük meg azt a helyet, ahová menteni szeretnénk az excel fájlt, és ismét nyomjuk meg a

„Mentés” gombot.

Ezzel kiexportáltuk a szerződéstárból az éppen aktuális listát.