Konzorciumi Tagok feladatainak meghatározása

0.xx. melléklet

Konzorciumi Tagok feladatainak meghatározása

A konzorciumi együttműködési megállapodás aláírásával a szerződő felek konzorciumot hoznak létre abból a célból, hogy a Terület- és Településfejlesztési Operatív Program Plusz keretében a TOP_Plusz-1.2.1-21 kódszámú, Élhető települések című felhívásra támogatási kérelmet nyújtsanak be, és a támogatási kérelem támogatása esetén az abban foglalt célt közös együttműködéssel megvalósítsák.

A Xxxxx jogaira és kötelezettségeire irányadó további szabályokat a Tagok az alábbiakban állapítják meg. Az alábbi tevékenységek (példálózó jelleggel, de nem kizárólagosan) megvalósítását vállalják, a Projektben foglalt tevékenységekkel, mérföldkövekkel, műszaki-szakmai tartalommal, illetve költségvetéssel összhangban Tagok felelnek az általuk vállalt, jelen pontban részletezett feladatoknak az elvégzéséért.

Bátaszék Város Önkormányzata (konzorciumvezető)

A Konzorciumot a Támogató felé a Konzorciumvezető, más, harmadik személyek felé a Tagok eltérő megállapodása hiányában a Konzorciumvezető képviseli.

A Konzorcium fenntartása és megfelelő működtetése a Konzorciumvezető kötelezettsége.

Konzorciumvezető kötelezettségei a projekt közbeszerzési eljárásai során:

1. a Bátaszéki Közös Önkormányzati Hivatal rendelkezésére bocsátja a közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges okiratokat, információkat teljes körűen, folyamatosan, haladéktalanul,

2. a közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges becsült érték meghatározásának, valamint a közbeszerzés Kbt. szerinti műszaki leírásának átadása, és a szerződéskötés pénzügyi feltételeinek meghatározása,

3. a közbeszerzési eljárást(okat) lezáró végső döntést meghozza,

4. a projekt keretében lefolytatott közbeszerzési eljárás keretében keletkező közbeszerzési szerződést (továbbiakban: közbeszerzési szerződés) megköti a Kbt. 131.§ (9) bekezdésére figyelemmel, indokolt esetben a közbeszerzési szerződés módosítását kezdeményezi, a közbeszerzési szerződés teljesítéséről 3 napon belül az értesítést megküldi a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatalnak.

Konzorciumvezető kötelezettségei a projektmenedzsmenti feladatok ellátása során:

1. Műszaki tartalmat érintő kérdésekben a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatallal történt előzetes egyeztetést követő döntés meghozatala;

2. a szükséges záradékolás elvégzése a Konzorciumvezetőt érintő költségtételek esetében az elszámoló bizonylatokon, az ezzel kapcsolatos elkülönített nyilvántartás és könyvelés végzése, az eredeti dokumentumok megőrzése;

3. az elszámolások és szakmai beszámolók benyújtásához szükséges valamennyi alátámasztó dokumentum átadása a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal részére, legkésőbb a Támogatási Szerződésben foglalt ütemezés szerinti mérföldkövek elérését követően 5 munkanapon, záró elszámolás esetében 8 munkanapon belül;

4. amennyiben mérföldkő elérését megelőzően kíván elszámolást kezdeményezni, erről a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal haladéktalan értesítése, és a szükséges dokumentumok átadása;

5. a projektben bekövetkező, a támogatási szerződés módosítását igénylő változások haladéktalan jelzése a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal felé;

6. a projekt helyszíni ellenőrzésének biztosítása, erről Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal előzetes értesítése, illetve aláírási joggal rendelkező személy részvétele a Konzorciumvezető részéről;

7. hatékony közreműködés a projekt fizikai és pénzügyi zárásának előkészítésében, a projektzáró rendezvény lebonyolításában;

8. részvétel a konzorciumi üléseken,

9. a KSZ, illetve az IH részéről történő, a projektet érintő valamennyi információ, észrevétel, jelzés haladéktalan továbbítása a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal részére; a közbeszerzési, beszerzési eljárás alapján létrejött szerződést, szerződésmódosítást, megrendelést, megrendelés visszaigazolást egy eredeti példányban 5 munkanapon belül a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal részére megküldi.

10. a Támogatási szerződésben rögzített kötelezettségek teljesítéséhez szükséges, meghatározott feladatokhoz kapcsolódó, a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések lefolytatásához

    1. a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal rendelkezésére bocsátja beszerzési szabályzatát és a beszerzési eljárások iratmintáit

    2. meghatározza a meghívandó ajánlattevők körét

    3. az elkészült értékelési jegyzőkönyv alapján a Képviselő-testület határozatot hoz és a Konzorciumvezető a szerződést megköti.

Bátaszéki Közös Önkormányzati Hivatal

Előzetes tanulmányok, dokumentumok, szükséges háttértanulmányok, szakvélemények (pl.: rehabilitációs környezettervező szakértő/szakmérnök, épületenergetikai szakértő) elkészítése.

Feladatok a közbeszerzésekkel összefüggésben:

1. Támogatási szerződésben rögzített kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó közbeszerzési eljárásfajták meghatározása, az eljárás fajtájához igazodó közbeszerzési dokumentumok Konzorciumvezető által adott információk alapján történő elkészítése; elfogadása, az elfogadott közbeszerzési dokumentumok közzététele vagy megküldése az általa kijelölt ajánlattevők számára;

2. az eljárás során a beérkező ajánlattevői (jelentkezői) kérdések fogadása, az ezzel kapcsolatos adminisztrációs teendők ellátása,

3. a kérdésekre történő közbeszerzés - jogi természetű válaszok elkészítésében való közreműködés, véleményezése; a válaszoknak az eljárásban részt vevő valamennyi ajánlattevő (jelentkező) részére történő megküldése,

4. az eljárási cselekmények adminisztrálása, bontási, eredményhirdetési, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalási jegyzőkönyv vezetése, és a szükséges egyéb kapcsolódó okiratok megszerkesztése,

5. a beérkezett ajánlatok (jelentkezések) jogi, pénzügyi és műszaki kiértékelésében való közreműködés, ennek keretében javaslat készítése az esetleges közbeszerzés - hiánypótlásokra;

6. a hiánypótlások megküldése az eljárásban résztvevők (ajánlattevők, jelentkezők) részére,

7. a beérkezett hiánypótlások kiértékelése alapján közbeszerzés-jogi döntés előkészítő tevékenység ellátása,

8. a Konzorciumvezető eljárást lezáró döntéshozó ülésén (a közbeszerzés jogi kérdések tisztázásához), a beérkezett anyagok bontása során, valamint - tárgyalásos eljárás esetén - ajánlattevőkkel történő tárgyaláson való személyes részvétel biztosítása, az eljárást lezáró döntés meghozatalához szükséges előterjesztés elkészítése.

9. a közbeszerzési eljárást lezáró döntés alapján a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés tervezetének elkészítése.

10. a jogszabályban meghatározott elektronikus adatkezelő rendszerekben (EHR, KAB, EPTK) szükséges dokumentumok határidőre történő feltöltése, esetleges hiánypótlások teljesítése.

11. a közbeszerzési eljárás dokumentációjának iratjegyzékkel történő ellátása és átadása, papír alapon leadja a helyszíni ellenőrzésekhez elvárt formátumban és részletezettséggel. A Tag. felelőssége nem terjed ki a közbeszerzési eljárás előkészítése során megvalósuló olyan cselekményekre, mint például az előzetes piackutatás, a becsült érték meghatározása.

Amennyiben a Konzorciumvezető a Tag ajánlása, tanácsa, felhívása ellenére cselekszik, abban az esetben a Konzorciumvezető felelőssége teljes és azt semmilyen formában nem telepítheti, és nem háríthatja át. A Tag felelősséggel tartozik az általa ellátott ügyekért, anyagi felelőssége a rá eső támogatás mértékéig áll fenn.

Megalapozó dokumentum elkészítése.

Műszaki ellenőri szolgáltatás

Az építőipari kivitelezési tevékenység teljes folyamatában elősegíteni és ellenőrizni a vonatkozó jogszabályok, hatósági előírások, szabványok, szerződések és a kivitelezési dokumentáció betartását.

Az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. § (3)-(5) pontjaiban foglalt feladatok ellátása.

Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal (konzorciumi tag)

az alábbi tevékenységek megvalósítását vállalják, a Projektben foglalt tevékenységekkel, mérföldkövekkel, műszaki-szakmai tartalommal, illetve költségvetéssel összhangban:

Átfogó projektmenedzsmenti tevékenység ellátása, ezen belül:

• támogatási kérelem benyújtása mellékletekkel együtt

• költségvetést érintő változások bejelentését

• a projektszintű dokumentumokon átvezeti a változást és továbbítja a Konzorciumvezetőnek jóváhagyásra,–és ezt követően benyújtja a Támogatónak, mellékelve a Tagokra vonatkozó dokumentációt.

• A támogatás igényléséhez szükséges, a Projekt előrehaladásáról és eredményeiről szóló információkat is szakmai beszámoló formájában tartalmazó, a támogatási szerződésben rögzített mérföldkövekhez kötött kifizetési igényléseket, a záró kifizetési igénylést és projekt fenntartási jelentéseket (továbbiakban együtt beszámoló) a Konzorcium nevében a Projektmenedzser állítja össze a monitoring és információs rendszerben, és azon keresztül küldi meg a Támogatónak.

• A Projektmenedzser a Projekt keretében a Xxxxx által vállalt tevékenységek előrehaladásáról, a kapcsolódó költségek elszámolásáról a támogatási szerződésben meghatározott mérföldkövek elérésekor köteles a szükséges információkat rögzíteni a monitoring és információs rendszerben, és köteles csatolni a támogatási szerződésben előírt mellékleteket.

• A kijelölt kapcsolattartók negyedévente legalább egy alkalommal szóbeli egyeztetést tartanak, amelyen megvitatják a Projekt megvalósításának előrehaladásával kapcsolatos teendőket. A szóbeli egyeztetést a Projektmenedzser kijelölt kapcsolattartója hívja össze. A szóbeli egyeztetésről emlékeztetőt kell készíteni, amelyet a Projektmenedzser kijelölt kapcsolattartója az egyeztetést követő öt munkanapon belül megküld a Tagok kijelölt kapcsolattartója részére.

• az PM (IH) által esetlegesen előírt projektfejlesztés koordinálása, irányítása;

• a projekt műszaki előkészítésének és megvalósításának irányítása, együttműködés a tervezővel, hatóságokkal, műszaki ellenőrrel.

• a támogatási szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok összeállítása, a támogatási szerződés megkötésének koordinálása;

• az PM (IH) által esetlegesen előírt projektfejlesztés figyelemmel kisérése;

• a projekt előrehaladásának (mérföldkövek) és költségvetésének folyamatos felügyelete, projekt adatainak, megkötött szerződéseinek rögzítése a monitoring és információs rendszerben;

• támogatási előlegigénylés előkészítése, a mérföldkövekhez kapcsolódó szakmai beszámolók és elszámolások összeállítása, a mérföldek elérését megelőzően benyújtásra tervezetett kifizetési igénylések összeállítása az átadott dokumentumok alapján;

• a Konzorciumvezető által jóváhagyott elszámolások, előlegigénylések benyújtása; a szükséges záradékolás elvégzése a Tagot érintő költségtételek esetében az elszámoló bizonylatokon, az ezzel kapcsolatos elkülönített nyilvántartás és könyvelés végzése, az eredeti dokumentumok megőrzése;

• a projekt keretébe tartozó tevékenységek tervezése, ütemezése, ütemterv nyomonkövetése, szükség esetén aktualizálása;

• a projekt műszaki előrehaladásának nyomon követése, valamint a projektet érintő költségvetés (előleg) felhasználásáról, részvétel a műszaki jellegű kooperációkon. a kivitelezés során felmerülő pénzügyi szakmai kérdések tisztázásában segítség nyújtás;

• javaslattétel a projektben bekövetkező változások kezelésére, a támogatási szerződés esetleges módosításának előkészítése, benyújtása; részvétel a helyszíni ellenőrzéseken, az Irányító Hatóság és a Közreműködő Szervezet által kezdeményezett egyeztetéseken;

• a projekt szakmai támogatása, döntések előkészítésében való segítségnyújtás;

• a Közreműködő Szervezet (KSZ) és a Konzorciumvezető közötti közvetítés, információk továbbítása, a KSZ által a projekttel kapcsolatban kért feladatok, esetleges adatszolgáltatási kötelezettség ellátása;

• záró kifizetési igénylés és szakmai beszámoló dokumentációjának összeállítása, elkészítése;

• folyamatos rendelkezésre állás, tanácsadás, illetve együttműködés a Konzorciumvezető kijelölt munkatársaival,

• együttműködés a projektben közreműködő vállalkozókkal, szakértőkkel, partnerekkel;

• a projekttel kapcsolatos útmutatók, jogszabályok folyamatos figyelemmel kísérése, a változások nyomonkövetése, ezekről Konzorciumvezető szükség szerinti tájékoztatása;

• Konzorciumvezető segítése a projekt nyilvántartási rendszerének, valamint elkülönített számviteli nyilvántartásának kialakításában, a rá vonatkozó kötelezettségek teljesítésében;

• részvétel a konzorciumi üléseken, azok megszervezésével, lebonyolításával, emlékeztető készítésével kapcsolatos feladatok ellátása;

• Támogatási szerződésben rögzített kötelezettségek teljesítéséhez szükséges, jelen megállapodás 3.3 pontjában meghatározott feladatokhoz kapcsolódó, a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések lefolytatása a 256/2021. (V. 18.) Korm. rendeletre és a Konzorciumvezető beszerzési szabályzatára figyelemmel:

  • elvégzi az ajánlattevők ellenőrzését

  • az ajánlatkéréseket kiküldi a Konzorciumvezető által meghatározott ajánlattevőknek

  • a beérkezett ajánlatokat értékeli, az értékelési jegyzőkönyvet elkészíti és megküldi olyan formában, hogy az alapján a döntést előkészítő előterjesztés elkészíthető legyen, a fentieket dokumentálja

• a Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal teljeskörű felelősséggel tartozik az általa ellátott ügyekért, anyagi felelőssége a rá eső támogatás mértékéig áll fenn.

• a projekt teljeskörű pénzügyi zárását követően a projekt megvalósítása során nála keletkezett alátámasztó dokumentumokat (projekt mappát) a Konzorciumvezető részére, papír alapon leadja a helyszíni ellenőrzésekhez elvárt formátumban és részletezettséggel.

Tolnáért - Tolna Megyei Térségfejlesztési Nonprofit Közhasznú Kft.

A Tag feladata a tájékoztatás, nyilvánosság biztosítása kapcsán:

A projekt megvalósítása során köteles a tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségének a „Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségei a 2021-2027-es fejlesztési ciklusban” útmutató és arculati kézikönyv, a „KTK Plusz” szerint eleget tenni, a projektről és a támogatásról az abban meghatározott módon és tartalommal információt nyújtani.

Az egyes Tagok által a Projekt keretében elszámolható költség várható összegét a következő táblázat tartalmazza

Sorszám	Tag megnevezése	Tevékenység megnevezése	Elszámolható költség (Forint)
1	Bátaszék Város Önkormányzata	Műszaki dokumentáció, Ingatlan vásárlás, építés, Eszközbeszerzés, Műszaki jellegű szolgáltatás, Egyéb szolgáltatás, Tartalék
2	Bátaszéki Közös Önkormányzati Hivatal	Megalapozó dokumentum elkészítése, Előzetes tanulmányok, dokumentumok, szükséges háttértanulmányok, szakvélemények Közbeszerzés, Műszaki ellenőri szolgáltatás,	(max. 4,5%)
3	Tolna Megyei Önkormányzati Hivatal	Projektmenedzsment, támogatási kérelem benyújtása	(max. 2,5%)
4	Tolnáért - Tolna Megyei Térségfejlesztési Nonprofit Közhasznú Kft.	Kötelezően előírt nyilvánosság biztosítás

8