Cseke Ildikó
KA220 Partnerségi Együttműködések Projektindító szeminárium
2021. november 11.
Xxxxx Xxxxxx
Szenior pénzügyi monitoring koordinátor
Támogatási szerződés
• Partnerségen belüli viszonyokra csak kevés, általános előírás – Javaslat:
partnerszerződések kötése a nem szabályozott területekre!!!
• A Támogatási szerződés részei: Xxxxxxx feltételek
• Időbeli hatály: 12 vagy 24 hó!
• Max. összeg: időtartam-hosszabbítás és „túlteljesítés” esetén sem növelhető
• Átcsoportosítás: részletesen ld. később
• Kifizetés ütemezése: 80-20% (előfordulhat 40-40-20% is)
• Beszámolók: előrehaladási jelentés (szakmai), pénzügyi tartalommal időközi beszámoló (ahol releváns), záróbeszámoló
• Kiegészítő rendelkezések
Támogatási szerződés
Pénzügyi vonatkozású részek
III. Pénzügyi és szerződéses feltételek Költségtípusonként:
A költség kiszámításának módja Támogatásra jogosító esemény Alátámasztó dokumentumok Beszámolás
Ellenőrzések típusai
IV. Alkalmazandó támogatási ráták
VII. számú melléklet – kiegészítő melléklet, virtuális mobilitás - rendelkezései
Program szabályok – jogszabályi
háttér
Minden esetben szükséges a támogatási szerződésben megfogalmazottak mellett a hazai jogszabályi környezetnek megfelelni!
Fontos az intézmény belső szabályozása!!
Költségtípusok részletesen
Bizonylatolás
Projektmenedzsment
Egységköltség-alapú átalány hozzájárulás Mire is használható?
• Disszemináció
• Projektmenedzsment bérköltsége
• Irodaszer
• Kisértékű tárgyi eszköz
• Utazások esetében a szükséges kiadások pótlására
• Szervezési költségek
Alátámasztó dokumentum:
A vállalt tevékenységekről és a megvalósult eredményekről szóló igazolás.
Nemzetközi projekt találkozók
Egységköltség-alapú átalány hozzájárulás
Figyelem! Csak élő szerződéssel rendelkező személyek esetén számolhatók el! Alátámasztó dokumentum:
• A fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen
való részvételt;
• Aláírt jelenléti ív és a találkozó dokumentumai;
• Utazási dokumentumok (pl: beszállókártya, repülőjegy), HA a távolsági sáv változott;
• Jogviszony igazolás;
Projekteredmények
(korábban szellemi termék)
Egységköltség-alapú átalány hozzájárulás
Figyelem! Csak élő szerződéssel rendelkező személyek esetén számolhatók el! Alátámasztó dokumentum:
• a pályázati eredményeket, vagy azok leírását a Platform felületre
feltöltötték, és/vagy betekintésre hozzáférhetővé tették;
• munkaidő nyilvántartás: személyenkénti jelenléti ív - (munkatárs neve, besorolása, elvégzett feladat és a munkatárs munkanapjainak száma és dátumai);
• jogviszony igazolás – alvállalkozói jogviszony NEM lehetséges;
• audit esetén a számviteli nyilvántartások összevetése a bizonylatokkal.
Multiplikációs rendezvények
Egységköltség-alapú átalány hozzájárulás
Figyelem! Csak külsős résztvevők esetén számolhatók el!
Megmaradt az online rendezvény megvalósításának lehetősége (15 euró/fő) Alátámasztó dokumentum:
• részvétel igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában (a
rendezvény megnevezése, dátuma és helye, résztvevők neve, e-mail címe és aláírása, az adott személyt küldő szervezet neve, címe);
• napirend, a rendezvényen használt dokumentum(ok);
Tanulási/Oktatási/Képzési célú tevékenységek I.
Egységköltség-alapú átalány hozzájárulás
Figyelem! Csak jogviszonyigazolással rendelkező résztvevők esetén számolhatók el!
Alátámasztó dokumentum:
Utazás:
• A küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat (a résztvevő neve, a külföldi tevékenység célja, kezdő és befejező dátuma);
• utazási dokumentumok, ha a távolsági sáv változott.
Tanulási/Oktatási/Képzési célú tevékenységek II.
Megélhetési támogatás:
• Fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat: résztvevő neve, a tevékenység célja, kezdő és befejező dátuma.
Nyelvi felkészítési támogatás (hosszú távú mobilitás esetén!):
• Felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat, vagy
• a tankönyvek és taneszközök megvásárlásáról számla (tanult nyelv, a számlát kibocsátó személy neve és címe), vagy
• ha a nyelvi felkészítést a Kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat (résztvevő neve, a felkészítés nyelve, a nyelvi felkészítési formája és tartama).
Esélyegyenlőségi támogatás (hátrányos helyzetű résztvevők)
Tényleges költség alapú elszámolás Alátámasztó dokumentum:
• Jogosultság igazolása,
• Számlák (számla kibocsátójának neve és címe, az összeg és pénznem, számla kelte) kifizetési bizonylatok – Mindig a kedvezményezett nevére szóló számla!
Rendkívüli költségek
Tényleges költség alapú elszámolás Alátámasztó dokumentum:
• Alvállalkozók esetén: számlák, kifizetési bizonylatok, szerződések;
• Értékcsökkenés: beszerzés és nyilvántartás dokumentumai;
• Magas utazási költségek: számlák, utazási dokumentumok, utazási terv, mely igazolja a kiinduló és érkezési pontot
Környezettudatos utazás
Amennyiben megpályázták és támogatást is kaptak rá!
Alátámasztó dokumentumok:
• Az utazási támogatásban részesülő személy és a küldő szervezet aláírt nyilatkozata szolgál kiegészítő alátámasztó bizonylatként
Ellenőrzések
• Záróbeszámoló bírálata: A beszámoló és a felmerült költségek és tevékenységek szabályossági vizsgálata, amely a támogatási összeg meghatározására irányul – minden esetben
• Tételes ellenőrzés: a Nemzeti Iroda helyiségeiben, a végrehajtást
alátámasztó dokumentumok ellenőrzésére vonatkozó vizsgálat, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg – véletlenszerű kiválasztás alapján
• Helyszíni ellenőrzés: a Kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett helyszínen végzett (menet közbeni v. utólagos) vizsgálat, véletlenszerű kiválasztás alapján alapesetben
Nem elszámolható költségek*
• árfolyamveszteségek;
• bankszámla nyitási és vezetési költségek (a kedvezményezett bankja által a Nemzeti Irodától érkező átutalásokra felszámított költségek);
• átutalás költségei;
• az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásra jogosult más projekt keretében a kedvezményezett által kimutatott költségek;
• a túlzott vagy meggondolatlan kiadások;
• ÁFA, ha a nemzeti jog szerint hatályos ÁFA-törvény alapján visszatérítendő/visszaigényelhető;
• projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatók el
*a teljesség igénye nélkül
Átcsoportosítás VS Xxxxxxxxxxxx
• Xxxxxxxxxxxxxxxxx között: az adott költségkategória maximum 20%-át jogosult átcsoportosítani más költségvetési kategóriába szerződésmódosítás nélkül
• !!! Egységváltozás is történik! – PÉLDA:
• TPM esetében az eredetileg 3 fő helyett csak 1 fő utazik, a távolsági sáv szerint így 1150 EUR-t szeretnének átcsoportosítani a Multiplikációs rendezvényre,
hogy további 11 hazai résztvevőt tudjanak hívni – 1100 EUR, itt 50 EUR-t nem
tud felhasználni
• Ha meghaladja a limitet, szerződésmódosítás szükséges
• MEGTAKARÍTÁS:
• ha az átalánykategóriában megtakarítás jelentkezik, és az összeget máshol
használják fel;
• partnerek ill. ugyanazon tevékenységek között történik az átcsoportosítás
Átcsoportosítás
• Esélyegyenlőségi támogatás (speciális igényű résztvevő részvétele) esetén bármely más költségtételből
átcsoportosítható összeg (limit nélkül)
• Magas utazási költségekre is lehetséges a projektidőszak
alatt
• Olyan tételre, ami a költségcsökkentési indoklás alapján nem volt támogatott, nem lehet átcsoportosítani
• Projektmenedzsment és megvalósítás, illetve Rendkívüli költség sorra (eszközbeszerzés, alvállalkozói költség) nem lehet átcsoportosítani!!!
Árfolyam
Tényleges költségek elszámolása esetén alkalmazandó a TKA felé!
• Pénzügyi elszámolás és a támogatás euróban történik
• Európai Bizottság által abban a hónapban meghatározott és
honlapján közzétett havi árfolyamon, amelyen a kedvezményezett bankszámláján az első előfinanszírozási összeget jóváírták (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxx euro/inforeuro_en.cfm)
• Második vagy további előfinanszírozó kifizetések esetében, azt az árfolyamot kell alkalmazni, amely az adott előfinanszírozási részlet jóváírásának napjától a következő előfinanszírozási részlet kifizetéséig merül fel
Bankszámla, nyilvántartás
• Ha lehetséges, külön bankszámlát (főként deviza) kell nyitni a projekt számára
• Devizaszámla nyitása ajánlott, az árfolyamveszteségek elkerülése végett!
• Ha nem lehetséges, a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat akkor is elkülönítetten kell kezelni és nyomon követni a kedvezményezett számviteli nyilvántartásában
Gyakorlati tanácsok
• Partnerszerződések kötése, ha szükséges, időközben módosítás – részletes legyen (finanszírozás, jogok, kötelezettségek, riportálási rend, stb. )
• Nyomonkövetési rendszer kialakítása – a koordinátor feladata a partnerek teljesítését számon kérni
• Folyamatos pénzügyi nyomonkövetés
• Riportálási rend kidolgozása
• A szakmai teljesítés a koordinátor felelőssége, DE a pénzügyeiért minden
partner maga felel
• A szükséges alátámasztó dokumentumok folyamatos gyűjtése
• Projektmenedzsment kézikönyv tanulmányozása
• MT+ felület folyamatos töltése
• A COVID helyzet miatt célszerű excel táblát vezetni a nyomonkövetéshez
Pandémiás helyzetre vonatkozó szabályok
Vis Major
• Vis major: amennyiben megszervezett mobilitások/tevékenységek nem tudnak megvalósulni a járványhelyzet miatt:
• A támogatás terhére ténylegesen felmerült költségeként elszámolhatok ha:
• Dokumentációval igazolható, hogy megpróbálták visszakérni a kifizetett összeget, de nem kapták vissza ezeket (repülőjegy, szállás) ÉS
• Számlák, dokumentumok/levelezés, bankkivonatok megküldésével igazolhatók
• Kérelem mellékleteként még a projektzárás előtt nyújtsák be!
• Figyelem, csak a kért dokumentumok benyújtása mellett fogadjuk el a vis major elszámolást a beszámolóban!
Virtuális tevékenységek I.
• A támogatási szerződés VII. mellékleteként megküldve a kiegészítő rendelkezés, mely szerint:
• 60% szerződésmódosítás nélkül áttehető bármely költségtételhez, kivéve projektmenedzsment és rendkívüli költség
• Virtuális tevékenység megvalósítása esetén a megítélt megélhetési
költségből (napi ráta/fő/nap) 15% elkölthető, utazási költség ebben az esetben NEM számolható el!
• Amennyiben az online megvalósításhoz eszközbeszerzés szükséges, - és nem volt az eredeti szerződésben rendkívüli költségre megítélt összeg - 10%
fordítható erre a megítélt költségvetésből.
Figyelem! A rendkívüli költségre vonatkozó szabályok itt is mérvadók, a kifizetéseket számlákkal kell alátámasztani és nem 100%-ban elszámolhatók!
Virtuális tevékenységek II.
• Esélyegyenlőségi támogatás (Speciális költségű résztvevőre) 100%-ban átcsoportosíthatnak bármely költségvetési sorból
• 100%-os költség elszámolás,
• Számlákkal kell igazolni a felhasználását, valamint megfelelő dokumentációval alátámasztani, a speciális igényt.
Nemzetközi projekttalálkozóra vonatkozó szabályok:
Nemzetközi projekttalálkozók NEM számolhatók el virtuális tevékenységként! (PM költség sorból, ha szükséges fordítható rá összeg)
További tudnivalók
• Amennyiben a fizikális megvalósítást preferálják, az alapszerződés szabályai lesznek mérvadók,
• Van lehetőség projekt futamidő hosszabbításra, melyet szakmai kapcsolattartójukkal szíveskedjenek egyeztetni,
• Lehetőség van vegyes tevékenységek megvalósítására is a támogatási szerződéses keret összegéig,
• Figyelem! Az eredetileg megítélt támogatási keret nem növelhető futamidő hosszabbítás esetén sem!
Gyakori kérdések
• Személyi kifizetések esetében a bérhez kapcsolódó járulékok elszámolhatók, de pl. jutalom, egyéb béren kívüli juttatás nem
• Önkéntesek nem kaphatnak juttatást, a partnerség munkavállalói ebben az esetben előnyt élveznek, de ha minden áron önkénteseket akarnak
alkalmazni, azt csak élő megbízási szerződéssel tehetik.
• Az árfolyam veszteséget ki viseli, ha ilyen előfordul a projekt futamideje alatt? – A projekt terhére nem elszámolható költség. Ezt a partnerségen belül szükséges rendezni, lehetőség szerint a partnerszerződésekben is rögzítsék.
• Több részletben is lehet utalni a partnereknek, amennyiben a munka elvégzéséhez rendelik a kifizetéseket, de ezt megállapodásban és/vagy partnerszerződésben rögzítsék
Gyakori kérdések
• Amennyiben a multiplikációs rendezvények virtuálisan lesznek megvalósítva, akkor külföldi résztvevő esetén is, csak a 100 EUR 15%-át tudják elszámolni!
• Kisértékű számítástechnikai eszközök beszerzésénél a Számviteli TV rendelkezései szerint kell az amortizációt figyelembe venni.
• Time sheet kötelező elemei: a munkavállaló neve, hónap, napok száma (8 órás munkarend szerint), melyik szellemi termékkel foglalkozott, a
munkavállaló aláírása és az intézmény képviselőjének aláírása és pecsétje mindenképpen szerepeljen rajta.
• Előfordul, hogy más országban nem 8 órás munkarendben dolgoznak, ezt el tudjuk fogadni, ha csatolnak erre vonatkozóan egy hivatalos igazolást.
• Külső partnernek csak megbízási szerződés szerint tudnak fizetni a szellemi termékért, vagy ha igényeltek erre rendkívüli támogatást, alvállalkozói szerződéssel és számlával tudják ezen a költségsoron érvényesíteni
Gyakori kérdések
• Miért nem számolható el virtuális partnertalálkozó? Mivel a megítélt támogatási összeg távolsági sávhoz, tehát utazási költséghez van állítva és egy virtuális tevékenységnél nem történik utazás, ezért nem számolható el rá költség
• Virtuális megvalósítás esetén átcsoportosítható 60%: lényeg, hogy ahova átcsoportosítjuk az összeget, nem haladhatja meg az eredetileg megítélt összeg 60%-át.
• Egyszerű példa: Ha szellemi terméknél eredeti összeg 10 000 EUR, az
átcsoportosítás után ez maximum 16 000 EUR lehet! (10 000 x 1,6). Ez az elv vonatkozik bármely költségsorra, ahová át akarnak tenni költséget.
• Az utazáshoz kapcsolódó biztosításokat inkább a megélhetési költségnél számolják el, de mivel átalány költségről beszélünk ezt mi nem vizsgáljuk
Gyakori kérdések
• Bérköltség utalása Ft számláról: saját hatáskör, illetve az adott intézmény gazdasági osztálya dönti el, hogy utal. Felénk EUR-ban kell elszámolni, az árfolyam veszteség az intézményt terheli.
• Szellemi termékeknél: élő szerződéssel kell rendelkeznie az alkalmazott személynek, mely lehet megbízási szerződés, vagy munkaszerződés,
alvállalkozói szerződésként (számla alapján történő kifizetés) NEM lehetséges.
• Reprezentációs költség: projektmenedzsment költségsoron számolható el.
Gyakori hibák melyek levonást
xxxxxxxxx maguk után
• Multiplikációs eseményre partnereket, vagy partner intézményben dolgozókat is elszámolnak,
• Nincs lefedve a szerződésekben az IO-ban, és/vagy a partnertalálkozókon résztvevő személyek időszakai,
• A pályázati eredményeknél (IO) elszámolják a partnertalálkozókat munkaórának a time sheet-en,
• Olyan költségeket számolnak el, melyeket a benyújtott pályázatuk bírálata során levontunk,
• Projektidőn túli kifizetések, hiába a számla a projektidőn belül keletkezett
Köszönöm a figyelmet
Xxxxx Xxxxxx
Szenior monitoring koordinátor Koordinációs és monitoring csoport