ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ ÉS FOLYAMATLEÍRÁS A SZERZŐDÉSKÖTÉS SORÁN KÉPVISELETRE ÉS ALÁÍRÁSRA JOGOSULT (TERMÉSZETES, MEGHATALMAZOTT, VAGY CÉGJEGYZÉSRE JOGOSULT) SZEMÉLYEK, A TELJESÍTÉSIGAZOLÓ SZEMÉLYEK, A SZERZŐDÉSBEN MEGJELÖLT
ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ ÉS FOLYAMATLEÍRÁS A SZERZŐDÉSKÖTÉS SORÁN KÉPVISELETRE ÉS ALÁÍRÁSRA JOGOSULT (TERMÉSZETES, MEGHATALMAZOTT, VAGY CÉGJEGYZÉSRE JOGOSULT) SZEMÉLYEK, A TELJESÍTÉSIGAZOLÓ SZEMÉLYEK, A SZERZŐDÉSBEN MEGJELÖLT
KAPCSOLATTARTÓK, ILLETVE A SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSÉBEN EGYÉB MÓDON RÉSZTVEVŐK VAGY KÖZREMŰKÖDŐK SZEMÉLYES ADATAINAK KEZELÉSRŐL
A VOLÁNBUSZ Zrt. az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban GDPR) előírásai szerint jelen adatvédelmi tájékoztatóval és folyamatleírással, valamint érdekmérlegelési teszttel tájékoztatja az adatkezeléssel kapcsolatos minden tényről.
A jelen adatvédelmi tájékoztató és folyamatleírás a VOLÁNBUSZ Zrt. és minden szerződéses partnere közötti bármely szerződés elválaszthatatlan részét és mellékletét képezi. A jelen adatvédelmi tájékoztatót és folyamatleírást a szerződéses partner köteles a szerződésben nevesített aláírásra jogosult (természetes, meghatalmazott, vagy cégjegyzésre jogosult) személynek, teljesítésigazoló személynek, kapcsolattartójának vagy kapcsolattartóinak, illetve a szerződés teljesítésében egyéb módon résztvevők vagy közreműködők részére átadni és ennek megtörténtét a VOLÁNBUSZ Zrt. felé igazolni.
A TÁRSASÁG PONTOS MEGNEVEZÉSE ÉS ELÉRHETŐSÉGEI:
név: VOLÁNBUSZ Zrt. (továbbiakban: Társaság) székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxx xx 000.
honlap: xxx.xxxxxxxxx.xx e-mail: xxxx@xxxxxxxxx.xx telefonszám: x0000000000 képviseli: a vezérigazgató
A TÁRSASÁG ADATVÉDELMI TISZTVISELŐJÉNEK ELÉRHETŐSÉGE:
Az adatkezelés célja:
A VOLÁNBUSZ Zrt. a szerződéskötési eljárás során képviseletre és aláírásra jogosult (természetes, meghatalmazott, vagy cégjegyzésre jogosult) személyek, a teljesítésigazoló személyek, a szerződésben megjelölt kapcsolattartók, illetve a szerződés teljesítésében egyéb módon résztvevők vagy közreműködők személyes adatait kezeli a szerződés előkészítése, megkötése és teljesítése érdekében.
Az adatkezelésbe bevont adatfeldolgozók és az adatfeldolgozási művelet megjelölése:
A VOLÁNBUSZ Zrt. általános adatfeldolgozója a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. (székhely: 1087 Budapest, Xxxxxxx Xxxxxx krt. 54-60., cégjegyzékszám: 00-00-000000, adószám: 14130179-2-44), amely a VOLÁNBUSZ Zrt. informatikai rendszereinek üzemeltetési tevékenységét látja el.
Az adatkezelés során az adat az alábbi harmadik személyek részére, a megjelölt jogalappal kerül továbbításra:
A VOLÁNBUSZ Zrt. főszabály szerint az adatokat harmadik félnek nem továbbítja. Közbeszerzési eljárás keretében történő szerződéskötés esetén azonban a közbeszerzésekről 2015. évi CXLIII. törvény 43.§ alapján előírt kötelezés alapján az elektronikus közbeszerzési rendszerben (a továbbiakban: EKR), valamint a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban (a továbbiakban: CoRe) a szerződést közzé kell tenni.
Az adattovábbítás jogalapja ilyen esetben a GDPR 6. cikk (1) c.) pont, azaz a jogi kötelezettség teljesítése. Az adattovábbítás címzettjeinek adatai az alábbiak:
- Az EKR rendszer üzemeltetője: Új Világ Nonprofit Szolgáltató Kft. (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx xxx 0., cégjegyzékszám:01 09 278283, adószám:12097926-2-42, elérhetőség: xxxxx://xxxxxxx.xxx.xx/)
-A CoRe rendszer üzemeltetője: Közbeszerzési Hatóság (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxx xxxx 0., xxxxxxxxxxx: xxxxxxxxx@xx.xx)
Társaság felhívja az érintettek figyelmét, hogy személyes adatokat bíróság és hatóság részére történő kiadását előírhatja jogszabály. Amennyiben bíróság vagy hatóság jogszabályban rögzített eljárása során személyes adatok átadására kötelezi a VOLÁNBUSZ Zrt., úgy azt VOLÁNBUSZ Zrt., jogszabályi kötelezettségét teljesítve, köteles a kért adatokat az eljáró bíróság vagy hatóság rendelkezésére bocsátani.
A személyes adatok tárolásának időtartama:
A VOLÁNBUSZ Zrt. mint közfeladatot ellátó szerv a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (4) bekezdése szerint mind a papír alapú ügyiratokat, mind az elektronikus ügyiratokat az iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint kell tárolnia. A szerződések ügyiratnak számítanak, így szerződéseket a VOLÁNBUSZ Zrt. a mindenkori iratkezelésről szóló vezérigazgatói utasítása alapján kezeli.
A KEZELT ADATOK KÖRE ÉS JOGALAPJA
Személy megnevezés | Személyes adatok | Adatkezelés jogalapja |
természetes személy szerződő fél | név, azonosításhoz szükséges adatok (anyja neve, születési hely és idő), kapcsolattartási adatok (állandó lakcím, értesítési cím, telefonszám, e-mail cím), számlázáshoz szükséges adatok (adóazonosító jel, bankszámlaszám) aláírás biztosítotti bejelentéshez, adóbevalláshoz kapcsolódó adatok (TAJ-szám) | GDPR 6. cikk (1) b. pontja, a szerződés teljesítése |
a Társasággal szerződő fél képviseletében eljáró, a szerződés aláírására jogosult személy | név, aláírási címpéldányon (aláírásmintán), vagy meghatalmazáson található, azonosításhoz szükséges adatok (anyja neve, születési hely és idő, beosztás, munkáltató, személyi igazolvány és lakcímkártya szám), kapcsolattartási adatok (értesítési cím, telefonszám, e-mail cím) aláírás | GDPR 6. cikk (1) f.) pontja, a jogos érdek |
a Társasággal szerződő fél által teljesítésigazolóként, kapcsolattartóként megjelölt, illetve a szerződés teljesítésében egyéb módon résztvevő vagy közreműködő személy | név, azonosításhoz szükséges adatok (beosztás) kapcsolattartási adatok (értesítési cím, telefonszám, e-mail cím) | |
a Társaság képviseletében | név, | GDPR 6. cikk (1) b.) pont, |
eljáró, szerződés aláírására | aláírási címpéldányon | szerződés teljesítése, továbbá |
jogosult személy | (aláírásmintán), vagy | az Mt. 10.§ (1) |
(munkavállaló) | meghatalmazáson található, | |
azonosításhoz szükséges adatok | ||
(anyja neve, születési hely és idő, | ||
beosztás, munkáltató, személyi | ||
igazolvány és lakcímkártya szám) | ||
kapcsolattartási adatok (értesítési | ||
cím, telefonszám, e-mail cím) | ||
aláírás | ||
a Társaság által | név, | GDPR 6. cikk (1) b.) pontja, |
teljesítésigazolóként, | azonosításhoz szükséges adatok | szerződés teljesítése, továbbá |
kapcsolattartóként | (beosztás) | az Mt. 10.§ (1) |
megjelölt, illetve a szerződés | kapcsolattartási adatok (értesítési | |
teljesítésében egyéb módon | cím, telefonszám, e-mail cím) | |
résztvevő vagy közreműködő | ||
személy (munkavállaló) |
Az adatkezelés folyamatának leírása:
A VOLÁNBUSZ Zrt. napi működése során folyamatosan szerződéseket köt mind egy szolgáltatás nyújtására, mind egy szolgáltatás igénybevételére. A szerződéses jogviszonyok létrejötte okán járulékosan jelentkezik a szerződéskötés során megjelenő személyes adatok kezelése. A szerződések aláírására általában a társaságoknál erre felhatalmazott cégjegyzésre jogosultak, vagy az ilyen személyek meghatalmazottai rendelkeznek jogosítvánnyal. A szerződések teljesítéséhez szükséges hatékony kapcsolattartást azonban a legritkább esetben a szerződő felek cégjegyzésre jogosult képviselői végzik, ezért a felek a szerződésekben az esetek legtöbbjében kapcsolattartókat jelölnek meg. Emellett külön személyek kerülhetnek kijelölésre a teljesítésigazolások jogosítására is. Előfordulhat olyan speciális eset, amikor egyéb módon résztvevő személyek jelennek meg a szerződéses jogviszonyban akár egy külön konkrét jogi lépés, vagy intézkedés elvégzésére.
Mivel mind a szerződést aláírók, mind a kapcsolattartó és teljesítésigazoló személyre, vagy egyéb módon résztvevőkre vonatkozó adatokat a szerződéses partner adja meg a VOLÁNBUSZ Zrt. számára, így az adatok bár közvetlenül nem az érintettől származnak, ám mivel alkalmasak az érintett azonosítására, így személyes adatnak minősülnek.
Azt, hogy a VOLÁNBUSZ Zrt. partnere kit határoz meg aláíróként, kapcsolattartóként, teljesítésigazolóként, vagy egyéb módon résztvevőként, arra a VOLÁNBUSZ Zrt.-nek ráhatása nincsen, így valójában közvetlen akaratán kívül válik konkrét személyekre nézve adatkezelőnek. Xxxxx okán azonban, mert a VOLÁNBUSZ Zrt. elkötelezett az átlátható adatkezelés mellett, valamennyi érintettet tájékoztatja a GDPR 14. cikk szerint jelen dokumentummal a rájuk vonatkozó adatkezelésről.
Az adat forrása a VOLÁNBUSZ Zrt. szerződött partnere.
Mivel azonban a VOLÁNBUSZ Zrt. véleménye szerint jelen adatkezelésre bár a hétköznapokban tömegesen előfordul és gyakoriságát tekintve teljes mértékben életszerű, mégis csak a GDPR jogalap- rendszeréből csak a jogos érdek jogalapja alkalmazható összhangban a NAIH/2018/2570/2/V. véleményével.
Az érintetti joggyakorlásra vonatkozó szabályok:
A VOLÁNBUSZ Zrt. tájékoztatja, hogy a GDPR alapján Ön, személyazonosságának igazolását követően az alábbi jogérvényesítési lehetőségekkel élhet:
− kérheti tájékoztatását személyes adatai kezeléséről,
− kérheti személyes adatainak helyesbítését,
− kérheti személyes adataihoz való hozzáférést,
− kérheti személyes adatai törlését, ha azok kezelése véleménye szerint jogellenes vagy az azokkal elérendő célból a VOLÁNBUSZ Zrt.-nek már nincs rá szüksége,
− kérheti személyes adatai kezelésének korlátozását,
− tiltakozhat személyes adatai kezelése ellen.
A tájékoztatás kéréséhez való jog
Az érintett az Adatkezelő bármely elérhetőségén tájékoztatást kérhet az adatkezelőtől, kérheti személyes adatainak helyesbítését, törlését, valamint az adatkezelés korlátozását.
Kérelmére az Adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt adatokról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, a kezelt adatok megőrzésének időtartamáról, az adatkezelő nevéről, címéről (székhelyéről), az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az érintett személyes adatait, illetve az érintettet megillető jogokról. Az Adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 1 hónapon belül írásban, közérthető formában adja meg a tájékoztatást. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. Amennyiben a tájékoztatás kérése megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt - túlzó, az Adatkezelő költségtérítést állapíthat meg vagy megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
Hozzáféréshez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e.
A hozzáférés joga alapján az érintett jogosult arra, hogy a folyamatban lévő adatkezeléssel összefüggő személyes adatokhoz és az alábbi információkhoz hozzáférést kapjon:
• az adatkezelés céljáról és jogalapjáról,
• a kezelt személyes adatok kategóriáiról,
• az adatkezelés időtartamáról,
• arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az érintett személyes adatait,
• az érintettet az adatkezeléssel összefüggésben megillető jogokról,
• a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról.
Az érintett kérésére Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát – amennyiben az nem érinti hátrányosan mások jogait és szabadságait - rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért Adatkezelő költségtérítést állapíthat meg.
Az adatok módosítása (helyesbítése), törlése
Az érintett az Adatkezelő bármely elérhetőségén kérheti a rá vonatkozó pontatlan személyes adatainak módosítását (helyesbítését), illetve a hiányos személyes adatok kiegészítését.
Az érintett az Adatkezelő bármely elérhetőségén kérheti személyes adatainak törlését.
Személyes adatai haladéktalanul törlésre kerülnek, ha az adatkezelés célja megszűnt, ha az érintett visszavonja az adatkezeléshez adott hozzájárulását, ha az adatok kezelése jogellenes, ha az adatok tárolásának meghatározott határideje lejárt, továbbá, ha azt bíróság vagy hatóság elrendelte.
Adatkezelő a helyesbítésről és a törlésről az érintettet, továbbá mindazokat értesíti, akiknek korábban az adatot adatkezelés céljára továbbította. Az értesítést mellőzi, ha ez az adatkezelés céljára való tekintettel az érintett jogos érdekét nem sérti.
Az Adatkezelő a személyes adatokat nem törli, ha azok az Adatkezelőre vonatkozó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez, továbbá jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükségesek.
Az adatok korlátozása
Az érintett az Adatkezelő bármely elérhetőségén kérheti, hogy a személyes adatait az Adatkezelő korlátozza amennyiben:
- vitatja a személyes adatok pontosságát (ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg az Adatkezelő ellenőrzi az adatok helyességét);
- az adatkezelés jogellenes, de az érintett ellenzi az adatok törlését és kéri azok felhasználásának korlátozását;
- az adatkezelés célja megszűnt, de az érintettnek szüksége van azokra jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez.
A korlátozás addig tart, amíg az érintett által megjelölt indok szükségessé teszi. Ebben az esetben a személyes adatokat – a tárolás kivételével – csak az érintett hozzájárulásával; vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez; vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében; vagy fontos közérdekből kezeljük. Az Adatkezelő az érintett kérésére történt korlátozás feloldásáról előzetesen tájékoztatja az érintettet.
A tiltakozáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a 6. cikk (1) bekezdésének f) pontján alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
Jogorvoslati lehetőségek és egyéb információk
A VOLÁNBUSZ Zrt. törekszik arra, hogy az Önnek adott tájékoztatás minden esetben a GDPR által meghatározott szabályok teljesítése mellett is a lehetőségekhez mérten tömör, átlátható, érthető, könnyen hozzáférhető, világos és közérthető legyen.
Kérelmét elsősorban írásban terjesztheti be a VOLÁNBUSZ Zrt.-nél az adatvédelmi tisztviselőnek címzett, jelen tájékoztatóban feltüntetett elérhetőségén.
Amennyiben Ön azonban szóbeli tájékoztatást kér, úgy személyazonossága igazolását követően a VOLÁNBUSZ Zrt. erre felhatalmazott munkatársa a tájékoztatást szóban is megadhatja, ha a tájékoztatáshoz szükséges adatok részére rendelkezésre állnak.
Minden más esetben az igényt munkatársunk rögzíti és a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatjuk Önt kérelmével kapcsolatosan. Ezt a határidőt maximum további két hónappal hosszabbíthatjuk meg, ha a kérelem összetettsége vagy az aktuálisan kezelt kérelmek száma ezt indokolja, ellenben erről a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül, elektronikus úton tájékoztatjuk.
Amennyiben nem intézkedünk a kérelmére vagy az intézkedésünket nem fogadja el, úgy jogorvoslattal élhet a VOLÁNBUSZ Zrt. ellen. Adatkezelési eljárásunkkal kapcsolatos panasszal Ön fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (székhely/postacím: 0000 Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxx xxxx 0-00., 0000 Xxxxxxxx, Pf. 603., telefon: (x00-0) 000-0000, telefax: (x00-0) 000-0000, e- mail: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx), vagy a lakóhelye, vagy tartózkodási helye szerinti bírósághoz.
Javasoljuk, hogy először adatvédelmi tisztviselőnkkel vegye fel a kapcsolatot!
Tájékoztatjuk, hogy a jogérvényesítéssel és jogorvoslattal kapcsolatos részletes szabályokat a VOLÁNBUSZ Zrt. Adatvédelmi Szabályzatában olvashatja, amely Szabályzat elérhető a VOLÁNBUSZ Zrt. honlapján a közérdekű adatok között és a VOLÁNBUSZ Zrt. Ügyfélszolgálatán is.
Budapest, 2023. július 1.
VOLÁNBUSZ Zrt.