ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
Belső nyilvántartási szám: GDPR-0157-BME
ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
A BUDAPESTI MŰSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM NEM TERMÉSZETES SZEMÉLY SZERZŐDÉSES PARTNEREI RÉSZÉRŐL KÉPVISELŐKÉNT, KAPCSOLATTARTÓKÉNT ELJÁRÓ SZEMÉLYEK RÉSZÉRE
A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 általános adatvédelmi rendelete („GDPR”), és az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény („Infotv.”) alapján az alábbiakban tájékoztatja nem természetes személy Szerződéses Partnerei részéről képviselőként, kapcsolattartóként eljáró személyeket („Érintett”) a személyes adatok kezeléséről:
1. AZ ADATKEZELŐ
Neve: Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem („Egyetem”, vagy „Adatkezelő”)
székhelye: 1111 Budapest, Műegyetem rkp. 3.
telefonszám: x00 0 000-0000
honlap: xxx.xxx.xx; xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx BME adatvédelmi tisztviselő: e-mail: xxx@xxx.xx;
Tel: x00 0 000 0000;
levelezés cím: 1111 Budapest, Műegyetem rkp.3.
2. AZ ADATKEZELÉS CÉLJA, JOGALAPJA
Az adatkezelés célja az Egyetem és Szerződéses Partnerei közötti közvetlen kapcsolattartás biztosítása különösen a szerződések előkészítése, megkötése, teljesítése, esetleges módosítása, megszüntetése, a szerződő felek együttműködésének elősegítése (összefoglalóan: szerződések kezelése) érdekében.
A Szerződő Partnerek nevében képviseletre jogosult személyek adatainak kezelése - a fentieken túl
– a képviselő képviseleti jogának megállapításához, ellenőrzéséhez, igazolásához, az írásbeli alakhoz kötött jognyilatkozatok esetében a képviselő, államháztartás körébe eső szervek esetében pedig a pénzügyi ellenjegyző neve és aláírása is a jognyilatkozat érvényességéhez is szükséges.
Az adatkezelés jogalapja: a nem természetes személy Szerződéses Partnerek képviselői, kapcsolattartói (ideértve a kötelezettségvállalókat, pénzügyi ellenjegyzőket, teljesítésigazolást kiállítókat is) adatainak kezelése az Egyetem, mint költségvetési szerv közfeladatának ellátásához szükséges [GDPR 6. cikk (1) e)].
Figyelemmel különösen az Egyetem közfeladatát meghatározó nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény 2.§ (1) bekezdésére és az Egyetem Alapító Okiratára, a bizonylatok őrzésének szabályaira vonatkozóan a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdésére és az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 77–78.§-ára, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 25., 26. alfejezeteiben rögzítettekre, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII. 31.) Korm. rendelet 101. §-ra is, a képviselet és pénzügyi ellenjegyzés vonatkozásában különösen a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:7.§ (2), 6:11.§-ra és az államháztartás végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII.31.) Korm.rendelet 50.§-ra.
3. A KEZELT ADATOK KATEGÓRIÁI
3.1. Az Egyetem nem természetes személy Szerződéses Partnerei képviselőinek, kapcsolattartóinak az alábbi személyes adatainak kezelésére kerülhet sor:
- családi és utónév
- képviselet jogcíme
- kapcsolattartó munkaköre, beosztása, tisztsége
- aláírás
- munkahelyi telefonszám(ok)
- munkahelyi telefax szám
- munkahelyi elektronikus levélcím(ek)
- munkahelyi postai cím.
3.2. Az Egyetem nem természetes személy Szerződéses Partnerei vezető tisztségviselőinek, képviseletére jogosult személyeknek továbbá
- a cégjegyzékben elérhető adatait: családi és utónév, születési hely, anyja neve, lakcím, adóazonosító jel, képviselet módja, tisztsége, képviseleti jogviszony kezdete, vége;
- néhány jogviszony esetén – hiteles cégaláírási nyilatkozata (címpéldány) / aláírás-mintája (és ezzel az azon szereplő adatai, mint: születési helye, ideje, anyja neve, lakcíme)
is nyilvántartásra kerül a jogviszony dokumentumai között.
4. AZ ADATOK FORRÁSA
Az Ön személyes adatait, azok módosulásait, a képviselő, kapcsolattartó személyében bekövetkező változásokat az Egyetem Szerződéses Partnere közli intézményünkkel.
5. AZ ADATKEZELÉS MÓDJA
A 3. pontban felsorolt személyes adatait tartalmazó szerződéses dokumentumok, tervezetek az Egyetem beszerzési folyamatot támogató rendszerében elektronikusan, szerződés-nyilvántartásában elektronikusan és papír alapon kerülnek kezelésre a szerződés iktatásával, a szerződés adatainak, illetve iratképének rögzítésével és megőrzésével.
A kapcsolattartás érdekében ezen túlmenően elektronikus illetve postai küldemények címzésében kerülhet megjelölésre, a megadott telefonon keresheti az Egyetem munkatársa az adott szerződéssel kapcsolatban.
6. AZ ADATKEZELÉS IDŐTARTAMA
Tájékoztatjuk, hogy az Egyetem által kötött szerződéseket a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem, mint Adatkezelő a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet szerinti hatályos Iratkezelési Szabályzatában, annak Irattári tervében meghatározott ideig őrzi. Az Egyetem által kötött szerződésekre vonatkozó – Irattári terv szerinti - megőrzési idő általában 10 év.
7. ADATBIZTONSÁG
Az Egyetem a személyes adatokat bizalmasan kezeli és minden technikai és szervezési intézkedést megtesz annak érdekében, hogy a megadott személyes adatok biztonságát az adatkezelés teljes szakaszában biztosítsa.
A szerződések nyilvántartása, tárolása az Egyetem elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerében, illetve a papír alapú dokumentumok tárolása az Egyetem zárt, megfelelő védelemmel ellátott irodahelyiség(ei)ben, illetve irattárában történik. A szerződésekhez, kapcsolódó dokumentumokhoz történő hozzáférés szabályozott.
8. ADATTOVÁBBÍTÁS, ADATFELDOLGOZÓ, ADATOK MEGISMERÉSÉRE JOGOSULTAK KÖRE
Az Egyetem a kapcsolattartóként eljáró természetes személyek személyes adatait harmadik országba vagy nemzetközi szervezethez nem továbbítja.
Az Ön adatait az adott szerződés kezelésében (különösen előkészítésében, megkötésében, teljesítésében, megszüntetésében, esetleges jogviták rendezésében) résztvevő, az Egyetem szervezeti egységeinél foglalkoztatottak ismerhetik meg, az Egyetem belső szabályzataiban meghatározott feladataik ellátása érdekében.
Az Egyetemhez intézett adat-megismerési kérelem teljesítése céljából a kérelmezőnek átadásra kerülhetnek az Infotv. szerinti közérdekből nyilvános adatnak minősülő adatok.
Az Egyetem ezen adatkezeléséhez adatfeldolgozót az alábbiak szerint vesz igénybe:
− SDA DMS Zrt. (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxx xx 00.) a Poszeidon elektronikus Irat- és Dokumentumkezelési Rendszer terméktámogatásának ellátásához;
− a Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin, xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxx.xxxx) az elektronikus levelezőrendszeren keresztül továbbított adatok tekintetében, illetve a Microsoft 365 szolgáltatás nyújtása kapcsán;
− Magyar Posta Zrt. (székhely: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx xxxx 0-0.) a kimenő küldemények feladása keretében;
− Electool Hungary Kft. (székhely: 1123 Budapest, Alkotás u. 50.) fluenta szolgáltatás nyújtása kapcsán.
9. AZ ÉRINTETTEK JOGAI
Önt személyes adatai kezelése során a GDPR-ban, Infotv-ben meghatározott jogok illetik meg, melyeket az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségein keresztül gyakorolhat.
Az Adatkezelő telefonon nem ad tájékoztatást az Érintett személyes adatairól, illetve nem fogad személyes adatokat érintő rendelkezéseket. Telefonon tehát csak általános tájékoztatás történik.
Az adatbiztonsági követelmények teljesülése és az Érintett jogainak védelme érdekében az Egyetem köteles meggyőződni az Érintett és érintetti joggal élni kívánó személy személyazonosságának egyezéséről, ennek érdekében az érintetti jogok gyakorlása személyazonosításához kötött.
Az Egyetem kérelme szerinti intézkedésről vagy az intézkedés elmaradásának, kérelme elutasításának okairól és a jogorvoslati lehetőségekről a kérelme beérkezését követő 30 napon belül tájékoztatja Önt, mely határidő szükség esetén – a kérelem összetettségét, a kérelmek számát figyelembe véve - további két hónappal meghosszabbítható. Az Egyetem a határidő esetleges hosszabbításáról, és annak okairól a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül ad tájékoztatást.
Az Egyetem az érintetti jogok gyakorlását főszabály szerint díjmentesen biztosítja. Ha azonban az Érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Egyetem, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
a) észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
b) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
1. Átlátható tájékoztatás
Az Egyetem jelen dokumentumban tájékoztatja az Érintetteket az adatkezelő kilétéről és elérhetőségéről, az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségéről, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az Érintettek jogairól, jogorvoslati lehetőségről.
2. Hozzáférés a személyes adatokhoz
Bármikor jogosult az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségein tájékoztatást kérni arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra,
hogy a GDPR 15. cikke szerinti információkhoz hozzáférést kapjon: különösen, hogy az Egyetem mely személyes adatait, milyen célból és jogalapon kezeli, milyen forrásból származnak ezek az adatok, az adatok tárolásának tervezett időtartamáról (ha ez lehetséges), az Egyetem az Ön személyes adatait mely címzett(ek)nek továbbította, biztosított hozzáférést azokhoz hogy az Egyetem alkalmaz-e automatizált döntéshozatalt, profilalkotást, valamint az érintetti jogokról.
3. Helyesbítés, kiegészítés
Bármikor jogosult az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségein kérni személyes adatának módosítását, helyesbítését, kiegészítését.
Az Egyetem – amennyiben helyesbített adat pontosságát hitelt érdemlően igazolni tudja - a helyesbítést, kiegészítést haladéktalanul elvégzi a nyilvántartásában, és ennek megtörténtéről személyes ügyintézés során szóban, további esetekben írásban (elektronikus levélben vagy postai úton) értesíti Önt.
Ugyanakkor az érintett ezen joga nem érinti, azt, hogy a szerződéses jogviszonyokban a Felek a képviselőik, illetve a kapcsolattartóik személyében és/vagy az értesítési címükben bekövetkezett változásokat is az adott szerződésben meghatározott módon és határidőben kötelesek a másik féllel közölni.
4. Törlés
Jogosult az Egyetem 1. pontban megadott elérhetőségein kérni személyes adatainak törlését a GDPR- ban meghatározott esetekben. Az Adatkezelő kérelmét megvizsgálja, indokoltság esetén intézkedik a törlés iránt.
A törlési kérelmet az Egyetem a GDPR 17. cikk (3) bekezdésében foglalt esetek közül elsősorban azokban az esetben utasítja el, ha jogszabály vagy jogszabályon alapuló belső szabályzat – különösen iratkezelési szabályzat - az Adatkezelőt a személyes adatok további tárolására kötelezi, vagy az adatkezelés jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges.
Így a tájékoztatóban ismertetett adatkezelés kapcsán az érintett csak akkor élhet a törléshez való jogával, ha az Egyetem közérdekű feladatainak végrehajtásához az adat nem szükséges. A levéltárba adandó iratok vonatkozásában az adatok törlése az iratok integritásának sérelme nélkül nem valósítható meg, ezért a törlési kérelem e vonatkozásban nem teljesíthető.
5. Az adatkezelés korlátozása
Bármikor jogosult az Adatkezelő 1. pontban megadott elérhetőségein kérni személyes adatainak korlátozását a GDPR-ban meghatározott feltételek fennállása esetén. Például, ha
− az Adatkezelőnek már nincs szüksége az adatokra, vagy az adatkezelést érintő esetleges jogellenesség áll fenn, de Ön ellenzi a törlést, és e helyett kéri a felhasználás korlátozását;
− tiltakozott az adatkezelés ellen,
− vitatja személyes adatai pontosságát (az Egyetem általi ellenőrzés időtartamára).
A korlátozás alá eső személyes adatokat csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
6. Tiltakozás
Az Egyetem I. pontban megadott elérhetőségein, saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen, ha álláspontja szerint az Egyetem a jelen adatkezelési tájékoztatóban megjelölt céllal összefüggésben nem megfelelően kezelné.
A személyes adatokat ebben az esetben az Egyetem csak akkor kezelheti tovább a tiltakozás ellenére, ha igazolja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön, mint érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
7. Automatizált döntéshozatallal, profilalkotással kapcsolatos jog
Az általános ügyiratkezeléshez, küldemények fogadásához és továbbításához kapcsolódó adatkezelés során automatizált döntéshozatalra vagy profilalkotásra nem kerül sor.
10. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK
Amennyiben úgy ítéli meg, hogy az Egyetem jelen adatkezelési tájékoztatóban meghatározott adatkezelésével összefüggően Önt jogsérelem érte, vegye fel velünk a kapcsolatot az adatvédelmi tisztviselőn keresztül, hogy az esetleges jogsértést mihamarabb orvosolhassuk:
Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem xx. Xxxxx Xxxxx
adatvédelmi tisztviselő
Postacím: 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx xxxxxxx 0.
Iroda: 1111 Budapest, Műegyetem rkp. 7-9. R ép. 206.
Telefon: x00 0 000 0000 e-mail: xxx@xxx.xx
Tájékoztatjuk, hogy amennyiben az Adatkezelő itt meghatározott adatkezelésével összefüggően személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogsérelem érte, közvetlenül fordulhat
− a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (postai címe: 1363 Budapest, Pf.9.; székhely: 1055 Budapest, Xxxx Xxxxx u. 9-11.; telefonszáma: x00-0-000-0000; honlap: xxx.xxxx.xx; email: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx) és
− bírósághoz is. A per elbírálása törvényszék hatáskörébe tartozik. A pert az Érintett – választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: xxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx).
Adatkezelő fenntartja annak jogát, hogy az Adatkezelési Tájékoztatót megváltoztassa. Erre különösen akkor kerülhet sor, ha jogszabály azt kötelezővé teszi. Az adatkezelés megváltozása nem jelentheti a személyes adatok céltól eltérő kezelését. Az erre vonatkozó tájékoztatást az adatkezelő előzetesen közzéteszi.
Budapest, 2022. 07. 12. Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem