A beszámolókészítés pénzügyi szempontjai

A beszámolókészítés pénzügyi szempontjai

Xxxxx Xxxxxx

Pénzügyi Monitoring Csoport

Alapok: alapdokumentumok, alapfogalmak

• Szerződés pénzügyi szabályait tartalmazó részei:

Különös feltételek; Általános feltételek B. rész (általános

pénzügyi információk); III. sz. Melléklet; valamint a

Projektmenedzsment kézikönyv

• Egységköltség-hozzájárulás: a kifizetés alapja a szakmai, adminisztratív feltételek teljesülése – elszámolás az elvégzett tevékenységekkel és egységekkel (nem a felhasznált pénzzel)

• Tényleges költség alapú támogatás: a kifizetés alapja a ténylegesen felmerült költségek az alátámasztó dokumentumok alapján

Fontos tudnivalók 1.

• Kifizetés ütemezése:

– 2 éves projektek esetén: 80% - 20%

– 3 éves projektek esetén: 40% - 40% előleg + 20% fennmaradó összeg (megelőlegezendő!) elfogadott záróbeszámoló esetén

• A projekt záró időpontjáig a teljes (100%) támogatást fel kell

használni

• Az egyes költségtételeken megmaradó támogatás minden, a projekttel összefüggő tevékenységre felhasználható

• Kevesebb egység teljesítése: a támogatás összege arányosan

csökken (több egység megvalósítható, de a maximális támogatási összeg nem nőhet)

Fontos tudnivalók 2.

A TKA felé egyszerűsített elszámolási rend

vs.

Hazai jogszabályoknak és/vagy fenntartónak való megfelelés

Fontos tudnivalók 3.

El nem számolható költségek:

o árfolyamveszteségek;

o bankszámla nyitási és vezetési költségek (a kedvezményezett bankja által a Nemzeti Irodától érkező átutalásokra felszámított költségek);

o az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásra jogosult más projekt keretében a kedvezményezett által kimutatott költségek;

o ha a kérdéses időszakban a Bizottságtól már részesül az uniós

költségvetésből finanszírozott támogatásban;

o a túlzott vagy meggondolatlan kiadások;

o ÁFA, ha a nemzeti jog szerint hatályos ÁFA-törvény alapján visszatérítendő/visszaigényelhető - Az egyes partnerek ÁFA– elszámolási gyakorlatára vonatkozó nyilatkozatokat a záró beszámoló benyújtásával egyidejűleg meg kell küldeni.

o projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatóak el.

Átcsoportosítás

• !!!!! Olyan tételre, ami eredetileg vagy a költségcsökkentési indoklás alapján nem volt támogatott, nem lehet átcsoportosítani, kivéve a speciális igényű résztvevők esetében;

• A költségkategória 20%-át jogosult átcsoportosítani más költségvetési kategóriába, kivéve Projektmenedzsment költségekre, ill. Rendkívüli költségek támogatására;

• Ha meghaladja a limitet, szerződésmódosítás szükséges;

• Nem átcsoportosítás: ha az átalánykategóriában kevesebbet szükséges költeni, ezt az összeget máshol használják fel – más célra fordítható felhasználás

Ellenőrzés típusai

• Záróbeszámoló,

• Tételes beszámoló,

• Helyszíni látogatás

Alátámasztó bizonylatok

PMKK szektoronként lebontva a IV. számú mellékletben megtalálhatóak az alátámasztó bizonylatok, segítség a projekt megvalósítás során, bizonylatolás áttekintésére.

Fontos: A projekt szerződésszáma minden esetben szerepeljen az alátámasztó dokumentumokon

Projektmenedzsment és megvalósítás

Záróbeszámoló: A szerződésben vállalt tevékenységek magas színvonalú

megvalósulásának leírása a beszámolóban, Projekt Eredmények Platform feltöltése.

Tételes ellenőrzés: ua. mint a záróbeszámolónál.

Nemzetközi partnertalálkozók

Záróbeszámoló:

A találkozók és a találkozókon résztvevők számának teljesülése a MT+ felületre feltöltöttek alapján.

Tételes ellenőrzés:

• A fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt;

• Ha az utazás induló pontja nem egyezik meg a kiutazó tartózkodási helyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével és a távolsági sáv változásához vezet, az utat menetjegyekkel, számlákkal kell alátámasztani;

• résztvevők jogosultságának igazolása (kedvezményezett hivatalos kapcsolatban áll a tevékenységen résztvevővel).

Szellemi termékek

Záróbeszámoló:

a szellemi termékeket vagy azok leírását a Projekt Eredmények felületre feltöltötték, és/vagy betekintésre hozzáférhetővé tették;

Tételes ellenőrzés:

- Munkatársak időtartam igazolása: személyenkénti jelenléti ív (munkatárs neve, besorolása, és a munkatárs munkanapjainak száma és dátumai, elvégzett munka részletezése és eredménye);

- Jogviszony igazolások – Alvállalkozói jogviszony NEM

lehetséges!!

Timesheet

TIMESHEET

PROJECT NUMBER:

PROJECT ACRONYM:

Name of employee:

Staff category:

Name of partner institution:

Reporting month:

Reporting year:

Date	Hours		Description of tasks (IO)
Hours worked on project:			0
Days worked on project:			0

Signature of employee Signature of employer

Date:

Multiplikációs rendezvények

Záróbeszámoló:

a rendezvény programjának leírása a záróbeszámolóban;

Tételes ellenőrzés:

- a multiplikációs rendezvényen való részvétel igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában (a rendezvény megnevezése, dátuma és helye, résztvevők neve, e-mail címe és aláírása, az adott személyt küldő szervezet neve, címe);

- napirend, a rendezvényen használt dokumentum(ok).

Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység

Záróbeszámoló:

A mobilitások teljesítése a MT+ alapján.

Tételes ellenőrzés:

Fogadó szervezet által kiállított igazolás,

Résztvevők jogosultságának igazolása (kedvezményezett hivatalos kapcsolatban áll a tevékenységen résztvevővel)

Utazás és megélhetési támogatás:

• A küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén: a fogadó szervezet által aláírt igazolás (a résztvevő neve, a külföldi tevékenység célja, kezdő és befejező dátuma);

Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység

Nyelvi felkészítési támogatás:

• felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat, vagy

• a tankönyvek és taneszközök megvásárlásáról számla (tanult nyelv, a számlát kibocsátó személy neve és címe), vagy

• ha a nyelvi felkészítést a Kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat (résztvevő neve, a felkészítés nyelve, a nyelvi felkészítési formája és tartama)

Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység

Rendkívüli utazási költség, csak beépített mobilitás esetén igényelhető!

A legtávolabbi és a tengeren túli országokba és területekre utazó résztvevők utazási költségeinek 80 %-a, abban az esetben, ha az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem éri el a 70%-át a támogatható költségeknek

Számlákkal, bizonylatokkal szükséges alátámasztani –

záróbeszámolóhoz mellékelni kell!!!

Speciális igényű résztvevők támogatása

Záróbeszámoló:

Tartalmi beszámolóban leírt információ

Tételes ellenőrzés:

• számlák, kifizetési bizonylatok

• speciális igényt alátámasztó igazolások!!

Rendkívüli költségek

Záróbeszámoló:

Számlák, kifizetési bizonylatok, megrendelők, szerződések

A ténylegesen felmerült költségek eredeti számlái, értékcsökkenés esetén az eszköz beszerzésének vagy lízingjének számlái (költségek projekt időtartamára esnek) és a kifizetés bizonylatai.

Tárgyi eszköz esetén csak annak értékcsökkenése számolható el, amennyiben a leírási időtartam meghaladja a vásárlás és a projekt zárás közötti időtartamot.

Tételes ellenőrzés:

Nem releváns, hiszen a záróbeszámolóval egyidejűleg

minden dokumentációt bekérünk.

Adózási kérdések

• A támogatás terhére elszámolható a jogszabály alapján kötelezően fizetendő járulék, közteher.

ÖSZTÖNDÍJ KÉRDÉSE:

DE: ld. Szja. tv. 1. melléklet 4.7. c):

• (A közcélú juttatások körében adómentes:) „a két- és többoldalú nemzetközi megállapodások alapján, valamint európai uniós és hazai költségvetési forrásból finanszírozott nemzetközi oktatási, képzési, kutatásfejlesztési és kulturális mobilitási programok keretében belföldi és külföldi magánszemélyek részére folyósított ösztöndíj, egyéb juttatás, nyújtott kedvezmény”

• !!!! Munkavégzés ellenértéke nem adható ösztöndíjként: mindenképpen adóköteles

VIS MAIOR

• ONLINE megvalósítás lehetséges bármelyik tevékenység esetén DE, erre támogatási összeg nem számolható el

továbbra sem!

• Kivételt képez: ha egy tevékenység megvalósítása megkezdődött az adott országban, de a COVID 19 miatt félbe kellett szakítani az utazást, és itthon fejezik be a

tevékenységet online formában.

• Ha a helyzet miatt az utazások nem tudnak megvalósulni, és költségek már keletkeztek, de nem kapják vissza a pénzt és nem tudják áttenni, vagy megvalósítani egy későbbi időpontban a kiutazást: hivatalos kérelem megküldésével együtt, a felmerült számlákat és kifizetéseket is csatolják.

Ebben az esetben elfogadjuk az így felmerült költségek

elszámolását a pályázat terhére.

VIS MAIOR

• Figyelem! Az így elszámolt költségeket, egy esetleg későbbre tervezett látogatásnál a megmaradt összegekből, vagy

átcsoportosítással, vagy saját forrással történő kiegészítéssel tudják megvalósítani.

• Tehát erre plusz támogatás nem igényelhető!

Mit tudnak tenni?

• Ajánlott: projekt hosszabbítást kérelmezni (szakmai kollégákkal egyeztetés szükséges)

• Átcsoportosítás lehetséges szerződés módosítás nélkül: más költségvetési kategóriákra a megítélt összegek maximum 20%-át.

• Szerződés módosítás szükséges, ha a 20%-nál magasabb összegeket akarnak átcsoportosítani (szakmai kollégákkal egyeztetés szükséges)

Nem lehet átcsoportosítani

• Rendkívüli költségekhez,

• Projektmenedzsment költségek kiegészítésre

• Figyelem: szerződéshosszabbítás esetén sem jár további projektmenedzsment költség

Kérdések, válaszok I.

• Munkafolyamatok átruházása partnerségen belül: lehetséges, újrafeloszthatóak a munkák a partnerek között, levélben szakmai kollégákkal egyeztetés szükséges

• Szellemi termékek munkáltatói jogviszonyok más országokban: fontos, hogy a projekt időszak alatt (vagy ameddig a munkában részt vesznek) az adott országban elfogadott szabályok szerinti érvényes munkaviszonnyal rendelkezzen.

• Nem lehetnek külsős, számlás résztvevők a szellemi termékeknél!

• Minden országban más egységköltséggel kell számolni a szellemi

termékek után adható juttatást erre ráhatással nem vagyunk.

• VIS maior esetén a vissza nem kapott költségeket, amennyiben számlával alá tudják támasztani, befogadjuk kérelemmel (lsd. görög légitársaság 20% kezelési ktg.)

Kérdések, válaszok II.

• A partnerektől begyűjteni kívánt dokumentumok nehézkes menete: erre kialakult folyamat nem áll rendelkezésre, ez saját megállapodás kérdése a résztvevőkkel

• A bizottsági szabályzat nagyban eltér a magyarországi jogszabály környezettel. Természetesen meg kell felelni a magyar jogszabályoknak, DE az általunk elvárt dokumentumokat és elszámolási szabályokat a bizottsági szabályzatok alapján ellenőrizzük minden esetben.

???

Köszönöm a figyelmet!

Elérhetőség: Xxxxxx.xxxxx@xxx.xx 0-000-0000/134