Útmutató a kifizetési kérelem benyújtásához vállalkozások/cégek esetében

Útmutató a kifizetési kérelem benyújtásához vállalkozások/cégek esetében

A támogatói szerződés (VKTSZ) megkötését követően kezdődik el a projekt megvalósítása, aminek alapja, az Pályázó jogainak és kötelezettségeinek meghatározója az aláírt szerződés, ezért az első és legfontosabb feladat a kézhez kapott példány átolvasása, valamint az általános szerződési feltételek (ÁSZF) elolvasása, amely megtalálható az Alapítvány honlapján xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx_0.xxx_.xxx .

A honlapon megtalálható a Hogyan járjunk el a VKTSZ megkötését követően című útmutató (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx_xxxxxxx_xx_x_xxxxx_xxx koteset_kovetoen_-_szallitoi_eloleg.pdf), amely lépések szerint összefoglalja a projekt megvalósításának lépéseit.

A szállítói szerződés

Az ügyintézés megkönnyítése érdekében a szállítói szerződést az online pályázati rendszerünkből lehet kinyomtatni (PIT), ahhoz, hogy a nyomtatás elérhető legyen, meg kell adnia néhány hiányzó adatot. Jelentkezzen be a rendszerbe (PIT - xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/). A Szállítói szerződést 4 példányban szükséges kinyomtatni. A képernyő jobb oldalán látni fog egy blokkot, ahol a A Kifizetéshez Szükséges Dokumentumok Feltöltése feliratra szükséges kattintani ahhoz, hogy megadja mindazokat az elengedhetetlen adatokat amelyek bevitelét követően lehetővé válik a Szállítói szerződés és a Kifizetési kérelem nyomtatása.

Kattintson a “A kifizetéshez szükséges dokumentumok feltöltése” feliratra, töltse ki a szöveg mezőket. Minden mezőhöz tartozik leírás arra vonatkozóan, hogy pontosan mit és

milyen formában kell megadni. Ha kitöltötte az összes mezőt akkor kattintson a MENTÉS gombra.

Ezek után már ki tudja nyomtatni a rendszerből a Szállítói szerződést és a Kifizetési kérelmet is. (Az előző két szürke gomb zöld színű lett.).

Mielőtt megkötné a szerződést a szállítóval, ellenőrizze le a saját adatait, a szállító adatait és a projekt pénzügyi paramétereit (önrész, támogatás összege, projekt összköltsége). Amennyiben eltérést észlel, ezt e-mailben jelezze a xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx címre.

A szállítói szerződés megkötését követően a Pályázó befizeti a vállalt önrészt banki átutalással a szállító számlájára, amit banki kivonattal tud igazolni. Az önrész kifizetéséről a szállítótól a Pályázó elkéri az első előlegszámlát, aminek tartalmaznia kell, hogy az előlegszámla melyik előszámlához (predračunhoz) kapcsolódik, tartalmazza az önrész (előleg) összegét, valamint a fennmaradt összeget is, és a pályázati iktatószámot.

A Kifizetési kérelem

A Támogató a támogatási összeget kifizetési kérelem alapján utalja át, melyet a végső kedvezményezett a Támogatási Szerződés mindkét fél által történt aláírását követő 45 napon belül köteles benyújtani.

A szerződéskötés, a szállítói szerződés, és az önrész befizetése után a következő lépés a Kifizetési kérelem kinyomtatása. A Kifizetési kérelem kinyomtatása ugyancsak a Prosperitati Alapítvány online pályázati rendszerében (PIT - xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/) elérhető, a fent leírtak szerint, s hasonló módon nyomtatható, mint a szállítói szerződés.

Kifizetési kérelem minta

A Támogató a támogatási összeget szállítói előleg formájában egy összegben utalja át a szállító

– szállítói szerződés szerinti – folyószámlájára a kifizetési kérelem alábbi mellékleteinek megléte esetén:

a) A pályázati anyagban szereplő szállítói előszámlán szereplő termékre, vagy – annak hiányában – új szállítói előszámlával alátámasztott, az eredetivel legalább egyenértékű műszaki tartalmú termékre megkötött szállítói szerződés,

b) a saját forrás átutalásának igazolása (a pályázó vállalkozásának/cégének bankszámlájáról kell átutalni az önrész összegét a szállító cég szállítói szerződésben szereplő bankszámlájára, pontosan annyit, amennyi a támogatási szerződésben szerepel -pl. ha parás az összeg, akkor úgy) pályázó bankkivonatával, amit a bank lehitelesített. A kifizetés dátuma nem lehet korábbi, mint a szállítói szerződés dátuma. Csatolni szükséges továbbá a bankkivonat magyar nyelvű fordítását is, amit záradékolni kell a következő szöveggel:

„A fordítás tartalmilag megegyezik az eredeti dokumentummal. Iktatószám: ,

Keltezés: ,

Aláírás: ” .

c) a saját forrás átutalásáról kiállított előlegszámla, amelyen szerepel a fennmaradó összeg (támogatás összege), és a pályázó iktatószáma, vagy ennek hiányában a támogatás összegéről kiállított előlegbekérés.

A végső kedvezményezett önrészének kifizetéséről a szállító előlegszámlát (lásd 1. ábra.) állít ki, melynek összegszerűen egyeznie kell a bankkivonattal, illetve a támogatási szerződésben szereplő önerő összegével, az előlegszámla kiállítása nem lehet korábbi, mint a szállítói szerződés kelte, és meg kell egyeznie az önerőre vonatkozó banki átutalás dátumával. Az 1. számú előlegszámlához csatolni szükséges annak magyar nyelvű fordítását, amit záradékolni kell a következő szöveggel:

„A fordítás tartalmilag megegyezik az eredeti dokumentummal. Iktatószám: ,

Keltezés: ,

Aláírás: ” .

1. Ábra: A pályázó önrész kifizetésére kiállított 1. Számú előlegszámla-minta

Az előlegszámlát záradékolni szükséges az alábbi előírások szerint:

- minden papír alapon benyújtásra kerülő dokumentumot a végső kedvezményezett vagy a végső kedvezményezett részéről cégjegyzésre jogosult személy aláírásával kell benyújtani eredetiben. (Amennyiben nem oldható meg valamely számviteli bizonylat, számla eredeti példányának benyújtása, abban az esetben a kérdéses dokumentumot az Alapítvány munkatársai másolják le és aláírásukkal hitelesítik.) Záradékolás: az eredeti számlán a végső kedvezményezettnek szövegesen fel kell tüntetni az adott pályázat iktatószámát, továbbá az „Elszámolva a ………… számú támogatási szerződés terhére” szöveget és bélyegzőjével, illetve aláírásával ellátnia. Másolat esetében az eredetivel mindenben megegyező számlamásolatnak a végső kedvezményezett záradékát már tartalmaznia kell.

- szállító a szállítói szerződés szerint fennálló további követelésére vonatkozóan (Támogató által nyújtott támogatás) előlegbekérést ad: vagy az önerő kifizetésére vonatkozóan kiállított 1. sz. előlegszámlán (feltünteti a megjegyzés rovatban a fennálló követelését- fennmaradt összeget), vagy egy előlegbekérő formájában. Az előlegbekérésnek egyeznie kell a támogatási szerződésben szereplő összeggel és a kifizetési kérelemben igényelt összeggel.

Kifizetési dokumentumok átadása

A szállítói szerződés megkötése, az előleg befizetése és az első előlegszámla begyűjtése, valamint a Kifizetési kérelem kinyomtatása után a dokumentumok feltöltése következik. Nyomtatás és aláírás után kérjük szkennelje be az összes szükséges dokumentumot, majd nyomja meg a kifizetéshez szükséges dokumentumok feltöltése gombra.

A dokumentumokat a megfelelő mezőbe töltse fel. A felületet, ahová fel kell töltenie, ismét úgy éri el, hogy rákattint a “A kifizetéshez szükséges dokumentumok feltöltése” gombra. Feltöltés után kattintson a MENTÉS gombra.

A dokumentumok feltöltésével megtette az első lépést a kifizetési dokumentumok átadásához. A következő lépés az eredeti dokumentumok átadása a területileg illetékes Prosperitati irodában. A VKTSZ-ben foglalt 45 napon belül a dokumentumokat a rendszerbe is fel kell tölteni, s az irodában is át kell adni, az feltöltött és átadott dokumentumoknak meg kell egyezniük.

Elszámolás

A Kifizetési kérelem átadását követően, az Alapítvány pénzügyi osztálya ellenőrzi azokat. Amennyiben hibás vagy hiányos a Kifizetési kérelem, akkor azok hiánypótoltatására kerül sor, a területi irodák bevonásával. A Kifizetési kérelmek elfogadása után utalja át a támogatás összegét az Alapítvány a szállító számlájára. Amennyiben árfolyamkülönbség jelentkezik, ez a pályázót terheli, amit a VKTSZ 1.6. pontja alapján a pályázó köteles befizetni a szállító folyószámlájára. Ezt követően a Pályázónak be kell gyűjtenie a második előlegszámlát.

A Prosperitati Alapítvány utalását követően a szállító kiállítja a pályázat iktatószámával ellátott

2. sz. előlegszámlát a támogatási összegre vonatkozóan a támogatási összeg kifizetésének napján, vagy legkésőbb a következő munkanapon, és 2 munkanapon belül elküldi a végső kedvezményezettnek, aki azt benyújtja az Alapítványnak a kifizetés napját követő 8 napon belül. (Lásd 2. Ábra) A 2. Számú előlegszámlához csatolni szükséges annak magyar nyelvű fordítását is (a végső kedvezményezett saját kezű fordítása is elfogadható az előlegszámla másolati példányán), amit záradékolni kell a következő szöveggel:

„A fordítás tartalmilag megegyezik az eredeti dokumentummal. Iktatószám: ,

Keltezés: ,

Aláírás: ” .

2. Xxxx: A Prosperitati által fizetett támogatás összegére kiállított 2. előlegszámla-minta

A szállítói előlegekkel (végső kedvezményezetti önerő + támogatás) való elszámolás végszámlával történik, melyet a végső kedvezményezettnek a záró beszámoló (projekt pénzügyi elszámolás és a megvalósításra vonatkozó tartalmi jelentés) benyújtásával kell benyújtani a Prosperitati Alapítvány részére a szállító teljesítését követően 10 napon belül, de legkésőbb a Támogatási Szerződésben rögzített határidőn belül. A záró beszámoló elfogadásának feltétele, hogy a projekttel kapcsolatos, a megvalósítás során keletkező, ténylegesen felmerült költségeket igazoló számlák, megvalósulást alátámasztó, egyéb a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok benyújtásra kerüljenek az előírtak szerint.

A szállító a teljesítést követően, legkésőbb 5 napon belül köteles végszámlát kiállítani a teljesítésről. A szállítói előlegekkel történő elszámolást tartalmazó végszámlán teljes összeggel szükséges szerepeltetni az adó alapját képező összeget és külön számlatételként negatív összeggel szükséges rögzíteni az elszámolt előlegek összegét, így a kifizethető összeg a végszámla összegének az elszámolt előlegekkel csökkentett értéke. A számla megjegyzés rovatában fel kell tüntetni az előlegszámlák sorszámával együtt, hogy a számlához mely előlegszámlák kapcsolódnak. (Lásd 3.Ábra)

A végszámlához csatolni szükséges annak magyar nyelvű fordítását is (a végső kedvezményezett saját kezű fordítása is elfogadható a végszámla másolati példányán) amit záradékolni kell a következő szöveggel:

„A fordítás tartalmilag megegyezik az eredeti dokumentummal. Iktatószám: ,

Keltezés: ,

Aláírás: ” .,.

3. Ábra: A teljesítést követően kiállított végszámla-minta

A Pályázó a szállítást követő 10 napon belül leadja a pályázati elszámolását a területileg illetékes Prosperitati irodában a VKTSZ és az ÁSZF szerint. A szállítási határidőt a szállítói szerződés határozza meg. A teljesítés, azaz a szállítás a VKTSZ 2.1.pontjában meghatározott dátum, s a számla kiállításának utolsó dátuma a vállalkozások eszközbeszerzésére kiírt pályázat esetén.