Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portál
Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portál
Intézményi Felhasználói Kézikönyv
Kiadás dátuma: | Dokumentum verziószáma: |
2016. január 18. | v1.0 |
2016. február 1. | v1.1 |
2016. február 5. | v1.2 |
2017. június 9. | v2.0 |
2017. szeptember 15. | v3.0 |
2018. október 18. | v4.0 |
2019. május | v4.1 |
Tartalomjegyzék
Intézményi adatok megtekintése, módosítása 8
Éves összesített kommunikációs beszerzési terv 9
Kommunikációs beszerzésre vonatkozó igény 11
Éves rendezvényszervezési terv 18
Rendezvényszervezésre vonatkozó igény 19
A szponzorációs költségkeretterv rögzítésének határideje tárgyév március 31. napja. 26
Szponzorációra vonatkozó igények 27
Új szponzorációra vonatkozó igény 27
Tömeges szponzorációs igényfeltöltés 29
Új szerződésmódosítás 33
Szerződésmódosítások keresése 34
Felhasználói regisztráció
A Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portálja a xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx/ címen érhető el. A megjelenő nyitó oldalon a Felhasználó regisztrálása linkre kattintva kezdhető meg a regisztráció.
A felhasználói adatlapon adhatók meg a regisztrálni kívánt felhasználó adatai. A csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
A jelszónak tartalmaznia kell legalább 8 karaktert, kis- és nagybetűket, valamint számot.
A Mentés gomb megnyomása után az alábbi visszajelzés jelenik meg a portálon.
A megadott e-mail címre a rendszer üzenetet küld a regisztráció megerősítéséhez szükséges linkkel. A linkre kattintva portálon megnyílik a felhasználó megerősítése oldal.
A Regisztráció megerősítése gombra kattintva a felhasználói regisztráció aktiválásra kerül. A visszaigazoló üzenet megjelenését követően a felhasználó a regisztráció során megadott e-mail címével és jelszavával jelentkezhet be a portálon.
Intézményi regisztráció
A Regisztrációim menüben találhatóak a regisztrációval kapcsolatos funkciók, illetve feladatlisták. Az Intézményeim nevű listában láthatóak azon intézmények (a továbbiakban: intézmény vagy érintett szervezet), melyekhez az adott felhasználó hozzárendelésre került.
Az intézményhez csatlakozás, illetve új intézmény regisztrációja az Új intézményhez csatlakozás gombra kattintva kezdhető meg.
A felugró ablakban lehetőség van keresni a már regisztrált intézmények között.
Amennyiben a keresett intézmény már jóváhagyott regisztrációval rendelkezik, abban az esetben megjelenik a lapozható listában és a felhasználó a Műveletek oszlopban található gombra kattintva kezdeményezheti az intézményhez csatlakozást.
Új csatlakozási kérelemről az intézmény adminisztrátora(i) e-mail értesítést kapnak. A felhasználók csatlakozási kérelmének elbírálását az intézményi adminisztrátor(ok) az Intézményi nyitólap menüben található Csatlakozási kérelmek feladatlistából végezhetik el.
A csatlakozási kérelem elbírálásáról (visszautasítás esetén annak indokáról) a felhasználó e-mail értesítést kap.
Amennyiben az Új intézményhez csatlakozás felugró ablakban a regisztrált intézmények között nem található a kívánt intézmény, abban az esetben az Új intézmény felvétele gombra kattintva indítható el az intézményi regisztráció folyamata.
Az Új intézmény hozzáadása oldalon megjelenő űrlapon adhatók meg a regisztrálni kívánt intézmény adatai. A csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
A Regisztráció gombra kattintva az intézmény adatai mentésre kerülnek és az oldal alján megjelennek az adatlap kezelésére szolgáló további gombok, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége.
A gombra kattintva új ablakban megjelenik az intézményi adatlap nyomtatható formában. Az gombra kattintva a korábban mentett adatokkal újratölthető az űrlap.
A gombra kattintva a felvitt adatok menthetőek, így az intézményi regisztráció megszakítható, majd később folytatható.
A gombra kattintva az intézményi regisztráció elküldésre kerül Xxxxxxx általi jóváhagyásra.
A Dokumentumok résznél az gombra kattintva tölthető fel a szervezet létesítő okirata. A regisztráció elbírálásáról a felhasználó e-mail értesítést kap.
Az intézményi regisztrációt kezdeményező felhasználó automatikusan az adott intézmény adminisztrátora lesz.
Intézményi adatok megtekintése, módosítása
A Regisztrációim menüben az Intézményeim nevű listában a megfelelő műveletre kattintva az intézmény adatai és felhasználói megtekinthetőek, illetve megfelelő jogosultság esetén (intézményi adminisztrátor) szerkeszthetőek.
Intézményi adminisztrátorként az intézményi adatok szerkesztésén túl lehetőség van felhasználók hozzáadására, törlésére, illetve a felhasználók adatainak és jogosultságainak módosítására. Az intézményi és felhasználói adatok módosítása a Hivatal részéről nem kerül jóváhagyásra.
A Megtekintő kizárólag megtekinteni jogosult az intézményre vonatkozó adatokat.
A Felhasználó jogosult az intézményre vonatkozó adatokat megtekinteni és számos esetben módosítani (pl. tervek, igények rögzítése). Ez a portálon használni javasolt általános jogosultság.
Az Adminisztrátor jogosult valamennyi intézményre vonatkozó adatot megtekinteni, módosítani, így többek között az intézmény alapadatait és felhasználóit is.
Éves összesített kommunikációs beszerzési terv
Az intézmény az éves terveit az Intézményi nyitólap 🡪 Éves összesített kommunikációs tervek menüpontban tudja megtekinteni és szerkeszteni. Az éves összesített kommunikációs beszerzési (a továbbiakban: éves terv) bármikor módosítható. A módosítások eredményeképpen új terv-verzió jön létre, mely biztosítja a terv valamennyi tartalmi állapotának visszakereshetőségét.
Xxxxx éves terv az intézmény, a tervezet évének és a tervezet verziójának kiválasztását követően
tekinthető meg. A megtekintés nézetben megjelenő gombra kattintva az éves terv kiválasztott verziójának adatai Excel formátumban letölthetőek.
Az éves terv utolsó verziója a tervezet verziónál az Aktuális verzió szerkesztése lehetőséget kiválasztva szerkeszthető.
Az gombra kattintva az éves terv aktuális verziójához új sor adható hozzá a következő űrlap kitöltésével. Az űrlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
A gombra kattintva az éves terv aktuálisan szerkesztett verziója mentésre, majd pedig közzétételre kerül, mellyel új terv-verzió jön létre. Az éves terv publikálása nélkül az éves tervben rögzített tervsorok nem jelennek meg és azokhoz kapcsolódó kommunikációs beszerzési igény nem rögzíthető.
A gombra kattintva az éves terv aktuálisan szerkesztett verziója mentésre kerül. A módosított és mentett (piszkozat) állapotú tervet a tervezet événél csillag karakter jelzi a felhasználónak:
. A terv következő szerkesztésre történő megnyitásakor a mentett (piszkozat) állapotú terv kerül megnyitásra.
A gombra kattintva az aktuális verzió adatai visszaállításra kerülnek az utolsó publikált verzió alapján, így a korábban (piszkozat állapotúként) mentett módosítások elvetésre kerülnek.
A tervsorokat tartalmazó táblázat Műveletek című oszlopában található gombra kattintva az adott tervsor az új tervsor hozzáadásával megegyező módon szerkeszthető, illetve a gombra kattintva törölhető (ha nem kapcsolódik hozzá igény).
Kommunikációs beszerzésre vonatkozó igény
- Dokumentum feltöltésre vár: a kommunikációs beszerzésre vonatkozó igény (a továbbiakban: igény) egészen a Hivatalnak történő beküldésig ebben a státuszban van.
- Hiánypótlásra vár: ha Hivatal hiánypótlásra visszaküldi az igényt, akkor az a hiánypótlás teljesítéséig, majd az igény ismételt beküldésig ebben a státuszban marad.
- Ellenőrzésre vár: a Hivatalnak elbírálásra megküldött igény először ezt a státuszt veszi fel.
- Ellenőrzött: hivatalban az igény ellenőrzésre került, de a döntéshozó elé még nem került.
- Jóváhagyásra vár: az igény a döntéshozó előtt van.
- Beszerzés előkészítés alatt: a döntést követően a rendszer automatikusan ebbe a státuszba helyezi az igényt.
- Beszerzés folyamatban: az érintett szervezet lépteti az igényt ebben az állapotba, ha a beszerzés megvalósítása megkezdődött.
- Beszerzés sikeres: az érintett szervezet lépteti ebbe az állapotba az igényt, ha a beszerzés eredményeként a szerződést aláírták, vagy kisebb beszerzés eredményeként a megrendelést visszaigazolták.
- Beszerzés sikertelen: az érintett szervezet lépteti ebbe az állapotba az igényt, ha a beszerzés valamely oknál fogva meghiúsul.
- Beszerzés lejárt: ha az igény „Beszerzés előkészítés alatt” státuszban marad a hivatali döntés meghozatalát követő 6. hónap lejártával a rendszer automatikusan lépteti ebbe az állapotba az igényt.
- Törölt: a döntés meghozataláig az érintett szervezet törölheti az igényt, azonban a döntés meghozatalát követően a Hivatalhoz előterjesztett alakszerű kérelem alapján csak a Hivatal jogosult törölni.
- Hivatal jóváhagyása nélküli beszerzés (Nem bírálható el): ha az igényt elbírálásra az érintett szervezet a Korm. rendelet által előírt határidőt követően utólag nyújtja be, a Hivatal ebbe az állapotba léptetheti az igényt.
Új igény az Intézményi nyitólap 🡪 Kommunikációs beszerzésre vonatkozó igények menü 🡪 Új kommunikációs beszerzésre vonatkozó igény menüpontban hozható létre. Az igény adatlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
Intézmény mező:
Amennyiben az adott felhasználó több intézményhez is hozzá van rendelve, akkor a legördülő listából kell kiválasztani azt az intézményt, amelyhez az igényt be kívánják jelenteni. Amennyiben az adott felhasználó csak egy intézményhez van hozzárendelve, úgy az intézmény mező automatikusan kitöltésre kerül.
Év mező:
A bejelenteni tervezett igény éves tervének kiválasztására szolgál. Hivatkozott éves projekt/beszerzés mező:
A hivatkozott éves tervsor kiválasztására szolgál. Itt szükséges megadni, hogy az éves terv mely sorával kapcsolatban nyújtanak be beszerzésre vonatkozó igényt.
Tárgy mező:
A benyújtandó igénynek szükséges egyedi tárgy megnevezést rögzíteni. Becsült nettó érték (Ft)mező:
A becsült nettó érték rögzítését az gombbal lehet kezdeményezni.
A „+” gomb megnyomásával választhatjuk ki, a kategóriát. (Korábban a negyedéves tervben szerepelt a kategóriaválasztás.)
A Fő kategóriák közül választhatjuk ki beszerzésünk esetén irányadót. (Korábban a negyedéves tervnél csak alkategóriák közül választhattunk, ez most csak a fő kategóriák közül lehetséges.)
A kategória kiválasztása után kötelező megadni a beszerzés becsült értékét, valamint azt, hogy a becsült nettó értékből mennyi származik európai uniós forrásból.
gazdasági szereplő adatai
Amennyiben ismert a gazdasági szereplő, mellyel szerződést kívánnak kötni, abban az esetben a megadhatóak az gombra kattintva. Az gombra kattintva több gazdasági szereplő is rögzíthető.
A gombra kattintva az igény adatai menésre kerülnek és az oldal alján megjelennek az adatlap kezelésére szolgáló további gombok, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége.
Az gombra kattintva a korábban mentett adatokkal újratölthető az űrlap.
A gombra kattintva a felvitt adatok menthetőek, így az igény rögzítése megszakítható, majd később folytatható.
A gombra kattintva az igény elküldésre kerül Xxxxxxx általi jóváhagyásra.
Az gombra kattintva az igény törölhető a rendszerből. A törlés akkor hajtható végre, ha az igény még nem rendelkezik döntéssel. Ha a Hivatal a döntést meghozta, akkor az igényt törölni már csak a Hivatal számára lehetséges.
Döntéssel rendelkező igény törlését a xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx e-mail címen lehet kezdeményezni.
Kiegészítés a következő igényhez mező: Ezt a mezőt akkor szükséges kitölteni, ha a becsült nettó érték megnő, és az igényünk már döntéssel rendelkezik. Ebben a mezőben kiválaszthatjuk az „eredeti” igényt, melyhez a kiegészítést tesszük. (A becsült nettó érték mezőbe a kiegészítő igény rögzítésekor az eredeti igény és a valós érték különbözetét szükséges rögzíteni.)
Az Intézményi nyitólap 🡪 🡪 Kommunikációs beszerzésre vonatkozó igények menüpont 🡪 Kommunikációs beszerzési vonatkozó igényre keresése link alatt van lehetőség az igények megkeresésére, megtekintésére, illetve módosítására.
Adott esetben a kereső mezők megadását követően a gombra kattintva megjelennek a rögzített igények.
Az igény az Igények keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek című oszlopában a gombra kattintva tekinthető meg.
Az igény a böngészőből kinyomtatható, pl. Internet Explorernél: jobb gombra kattintva és nyomtatás, vagy nyomtatási kép menüpontot választva.
Az igény az Kommunikációs beszerzésre vonatkozó igények keresése oldalon megjelenő táblázat
Műveletek című oszlopában – az igény státuszától függően megjelenő – gombra kattintva módosítható.
A becsült nettó érték módosításának módja:
A kategória névvel kezdődő táblázat végén található gombbal töröljük a sort, majd az „+ Új kategória hozzáadása” gombbal újra megadjuk az értékeket.
A Hivatal az igénnyel kapcsolatban hiánypótlást rendelhet el.
Az igény a Hivatalnál a beküldés pillanatában „Ellenőrzésre vár” státuszba kerül, majd „Ellenőrzött”, utána „Jóváhagyásra vár” státuszra vált. Az igény státuszváltozásairól a Portál e-mail értesítést küld az érintett szerveteknek.
Az igény elbírálásáról az igényt benyújtó felhasználó és a Hivatal is automatikus e-mail értesítést kap.
A portál az Intézményi nyitólap 🡪 Kommunikációs beszerzésre vonatkozó igények oldalon jeleníti meg azoknak az igényeknek a listáját, melyekkel további teendők vannak.
A feladatlista Műveletek című oszlopában a gombra kattintva nyitható meg az igény szerkesztésre.
A hiánypótlásra váró igények alábbi feladatlistában láthatók. A Hivatal adatokat kérhet be, vagy esetleg az igény törlésére szólíthatja fel az érintett szervezetet.
Az igények Dokumentum feltöltésre vár állapotban maradnak akkor is, ha a kötelezően benyújtandó dokumentumokat már feltöltötték, de az igényt még nem küldték be a Hivatal számára a „Továbbküldés jóváhagyásra” gombbal!
Az igény a Hivatal döntését követően automatikusan megjelenik a beszerzés előkészítése alatt álló igények feladatlistában kivéve, ha az igény megvalósításához a Hivatal nem járult hozzá.
Az igény egészen addig „Beszerzés alatt álló igények” feladatlistában marad, amíg „Beszerzés sikeres”, vagy „Beszerzés sikertelen” állapotba nem kerül.
Éves rendezvényszervezési terv
Az intézmény az éves terveit az Intézményi nyitólap 🡪 Éves rendezvényszervezési terv menüpontban tudja megtekinteni és szerkeszteni. Az éves rendezvényszervezési terv (a továbbiakban: éves terv) bármikor módosítható. A módosítások eredményeképpen új terv-verzió jön létre, mely biztosítja a terv valamennyi tartalmi állapotának visszakereshetőségét.
Xxxxx éves terv az intézmény, a tervezet évének és a tervezet verziójának kiválasztását követően
tekinthető meg. A megtekintés nézetben megjelenő gombra kattintva az éves terv kiválasztott verziójának adatai Excel formátumban letölthetőek.
Az éves terv utolsó verziója a tervezet verziónál az Aktuális verzió szerkesztése lehetőséget kiválasztva szerkeszthető.
Az gombra kattintva az éves terv aktuális verziójához új sor adható hozzá a következő űrlap kitöltésével. Az űrlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
A gombra kattintva az éves terv aktuálisan szerkesztett verziója mentésre, majd pedig közzétételre kerül, mellyel új terv-verzió jön létre. Az éves terv publikálása nélkül az éves tervben rögzített tervsorok nem jelennek meg és azokhoz kapcsolódó kommunikációs beszerzési igény nem rögzíthető.
A gombra kattintva az éves terv aktuálisan szerkesztett verziója mentésre kerül. A módosított és mentett (piszkozat) állapotú tervet a tervezet événél csillag karakter jelzi a felhasználónak:
. A terv következő szerkesztésre történő megnyitásakor a mentett (piszkozat) állapotú terv kerül megnyitásra.
A gombra kattintva az aktuális verzió adatai visszaállításra kerülnek az utolsó publikált verzió alapján, így a korábban (piszkozat állapotúként) mentett módosítások elvetésre kerülnek.
A tervsorokat tartalmazó táblázat Műveletek című oszlopában található gombra kattintva az adott tervsor az új tervsor hozzáadásával megegyező módon szerkeszthető, illetve a gombra kattintva törölhető (ha nem kapcsolódik hozzá igény).
Rendezvényszervezésre vonatkozó igény
- Dokumentum feltöltésre vár: a rendezvényszervezésre vonatkozó igény (a továbbiakban: igény) egészen a Hivatalnak történő beküldésig ebben a státuszban van.
- Hiánypótlásra vár: ha Hivatal hiánypótlásra visszaküldi az igényt, akkor az igény hiánypótlás teljesítéséig majd az igény ismételt beküldésig ebben a státuszban marad.
- Ellenőrzésre vár: a Hivatal számára beküldött igény először ezt a státuszt veszi fel.
- Ellenőrzött: Hivatalnál az igény ellenőrzésre került, de a döntéshozó elé még nem került.
- Jóváhagyásra vár: az igény a döntéshozó előtt van.
- Beszerzés előkészítés alatt: döntés után a rendszer automatikusan ebbe a státuszba helyezi az igényt.
- Beszerzés folyamatban: az érintett szervezet lépteti az igényt ebben az állapotba, ha a beszerzés megvalósítása megkezdődött.
- Beszerzés sikeres: az érintett szervezet lépteti ebbe az állapotba az igény, ha a beszerzés eredményeként a szerződést aláírták, vagy kisebb beszerzés eredményeként a megrendelést visszaigazolták.
- Beszerzés sikertelen: az érintett szervezet lépteti ebbe az állapotba az igényt, ha a beszerzés valamely oknál fogva meghiúsul.
- Beszerzés lejárt: ha az igény „Beszerzés előkészítés alatt” státuszban marad, a hivatali döntés meghozatalát követő 6. hónap lejártával a rendszer automatikusan lépteti ebbe az állapotba az igényt.
- Törölt: a döntés meghozataláig az érintett szervezet törölheti az igényt, azonban a döntés meghozatalát követően a Hivatalhoz előterjesztett alakszerű kérelem alapján csak a Hivatal jogosult törölni.
- Hivatal jóváhagyása nélküli beszerzés (Nem bírálható el): ha az igényt elbírálásra az érintett szervezet a Korm. rendelet által előírt határidőt követően utólag nyújtja be, a Hivatal ebbe az állapotba léptetheti az igényt.
Új igény az Intézményi nyitólap 🡪 Rendezvényszervezésre vonatkozó igények menü 🡪 Új rendezvényszervezésre vonatkozó igény menüpontban hozható létre. Az igény adatlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
Intézmény mező:
Amennyiben az adott felhasználó több intézményhez is hozzá van rendelve, úgy a legördülő listából szükséges kiválasztani azt az intézményt, amelyhez az igényt be kívánják jelenteni. Amennyiben az adott felhasználó csak egy intézményhez van hozzárendelve, abban az esetben az intézmény mező automatikusan kitöltésre kerül.
Év mező:
A beszerzés megvalósításának évét jelöli ki a mező. Ha a beszerzés tervezetten a tárgyévet követő évben fog teljesülni, de a beszerzés bonyolítása még a tárgyévben megkezdődik, akkor a tárgyévet szükséges megjelölni.
Tárgy mező:
A benyújtandó igénynek szükséges egyedi tárgy megnevezést rögzíteni.
Becsült nettó érték (Ft) mező:
A becsült nettó érték rögzítését az gombbal lehet kezdeményezni.
A „+” gomb megnyomásával választhatjuk ki, a kategóriát.
A kategória kiválasztása után kötelező megadni a beszerzés becsült értékét, valamint, hogy a becsült nettó értékből mennyi származik európai uniós forrásból.
Amennyiben ismert a gazdasági szereplő, mellyel szerződést kívánnak kötni, abban az esetben a gazdasági szereplő adatai megadhatóak az gombra kattintva. Az
gombra kattintva több gazdasági szereplő is rögzíthető.
A gombra kattintva az igény adatai menésre kerülnek és az oldal alján megjelennek az adatlap kezelésére szolgáló további gombok, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége.
Az gombra kattintva a korábban mentett adatokkal újratölthető az űrlap.
A gombra kattintva a felvitt adatok menthetőek, így az igény rögzítése megszakítható, majd később folytatható.
A gombra kattintva az igény elküldésre kerül Xxxxxxx általi jóváhagyásra.
Az gombra kattintva az igény törölhető a rendszerből. A törlés akkor hajtható végre, ha az igény még nem rendelkezik döntéssel. Ha a Hivatal a döntést meghozta, akkor az igényt törölni már csak a Hivatal számára lehetséges.
Döntéssel rendelkező igény törlését a xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx e-mail címen lehet kezdeményezni.
Kiegészítés a következő igényhez mező: Ezt a mezőt akkor szükséges kitölteni, ha a becsült nettó érték megnő, és az igényünk már döntéssel rendelkezik. Ebben a mezőben kiválaszthatjuk az „eredeti” igényt, melyhez a kiegészítést tesszük. (A becsült nettó érték mezőbe a kiegészítő igény rögzítésekor az eredeti igény és a valós érték különbözetét szükséges rögzíteni.)
Az Intézményi nyitólap 🡪 Rendezvényszervezésre vonatkozó igények menüpont 🡪 Rendezvényszervezésre vonatkozó igényre keresése link alatt van lehetőség az igények megkeresésére, megtekintésére, illetve módosítására.
Adott esetben a kereső mezők megadását követően a gombra kattintva megjelennek a rögzített igények.
Az igény a Rendezvényszervezésre vonatkozó igények keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek
című oszlopában a gombra kattintva tekinthető meg.
Az igény a böngészőből kinyomtatható, pl. Internet Explorernél: jobb gombra kattintva és nyomtatás, vagy nyomtatási kép menüpontot választva.
Az igény az Rendezvényszervezésre vonatkozó igények keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek
című oszlopában – az igény státuszától függően megjelenő – gombra kattintva az Új igény
fejezetben ismertetettek szerint módosítható.
A Hivatal az igénnyel kapcsolatban hiánypótlást rendelhet el.
Az igény a Hivatalnál a beküldés pillanatában „Ellenőrzésre vár” státuszba kerül, majd „Ellenőrzött”, utána „Jóváhagyásra vár” státuszra vált. Az igény státuszváltozásairól a Portál e-mail értesítést küld az érintett szerveteknek.
Az igény elbírálásáról az igényt benyújtó felhasználó és a Hivatal is automatikus e-mail értesítést kap.
A Portál az Intézményi nyitólap 🡪 Rendezvényszervezésre vonatkozó igények oldalon jeleníti meg azoknak az igényeknek a listáját, melyekkel további teendők vannak.
A feladatlista Műveletek című oszlopában a gombra kattintva nyitható meg az igény szerkesztésre.
A hiánypótlásra váró igények alábbi feladatlistában láthatók. A Hivatal adatokat kérhet be, vagy esetleg az igény törlésére szólíthatja fel az érintett szervezetet.
Az igények Dokumentum feltöltésre vár állapotban maradnak akkor is, ha a kötelezően benyújtandó dokumentumokat már feltöltötték, de az igényt még nem küldték be a Hivatal számára a „Továbbküldés jóváhagyásra” gombbal!
Az igény a Hivatal döntését követően automatikusan megjelenik a beszerzés előkészítése alatt álló igények feladatlistában, kivéve, ha az igényt elutasították.
Az igény egészen addig „Beszerzés alatt álló igények” feladatlistában marad, amíg „Beszerzés sikeres”, vagy „Beszerzés sikertelen” állapotba nem kerül.
Szponzorációs költségkeretterv
A szponzorációs költségkeretterv rögzítésének határideje tárgyév március
31. napja.
A „Tervezet év” mező kiválasztása után a „Tervezett verzió” mezőnél szükséges kiválasztani az „Aktuális verzió” lehetőséget, majd kitölteni a szponzorációs költségkeretterv összegét. Ha egy már meglévő költségkeret-terv összegét módosítja, úgy a módosítást legalább 20 karakter terjedelemben indokolni szükséges.
A Mentés és közzététel gombra kattintással a Hivatal számára is láthatóvá válik az aktuális összeget.
Szponzorációra vonatkozó igények
Új szponzorációra vonatkozó igény
Az Intézményi nyitólap 🡪 Szponzorációra vonatkozó igények 🡪 Új szponzorációra vonatkozó igény
útvonalon nyitható meg az új szponzorációra vonatkozó igény (a továbbiakban: igény) adatlapja.
Ha a szponzorációs költségkeretterv feltöltése elmaradt, akkor az alábbi képernyőkép jelenik meg.
A Szponzorációra vonatkozó igény adatlap kitöltése után a gombbal léptethetjük tovább az igény a dokumentum feltöltéshez.
A gombot abban az esetben használhatjuk, ha egyszerre több igényt szeretnénk a rendszerbe feltölteni.
Az gomb azt a célt szolgálja, hogy az utolsó mentés óta történt változásokat elvessük.
A „Kiegészítés a következő szponzorációs igényhez” mezőben a már benyújtott, és döntéssel rendelkező igények közül választhatunk. Ha valamely oknál fogva a már benyújtott szponzoráció összege megemelkedik, ezt a változást kiegészítő igénnyel tudjuk jelezni a Hivatal felé.
Tömeges szponzorációs igényfeltöltés
A szponzorációs igény adatlapon a + Sablon letöltése gombbal lehet kezdeményezni egy Excel táblázat letöltését. A letöltött Excel táblázat sorait a beadni tervezett szponzorációs igényekkel szükséges feltölteni. A táblázat feltöltése során tilos bármely formázási műveletet végrehajtani. Ez biztosítja, hogy a beolvasás biztosan sikerüljön.
Az Intézményi nyitólap 🡪 Szponzorációra vonatkozó igények 🡪 Szponzorációra vonatkozó igények feltöltése 🡪 útvonalon nyitható meg az Excel táblázat feltöltésére szolgáló oldal.
A Feltöltés gomb megnyomása után az alábbi visszajelzést kapjuk:
Mentés után a feltöltött igényeink megjelennek a Szerkeszthető szponzorációra vonatkozó igények feladatlistában. Dokumentum feltöltést egyenként tudjuk elvégezni az igények adatlapjain.
A Hivatal számára történő megküldést szintén egyenként tudjuk elvégezni.
Szerződés
Kommunikációs beszerzés, a rendezvényszervezés és a szponzoráció eredményeképpen megkötött szerződés adatainak rögzítése és az aláírt szerződés feltöltése az Intézményi nyitólap Szerződések 🡪 Új szerződés linknél végezhető el. A Szerződés adatlapon a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező.
Az intézmény kiválasztását követően a szerződés típusa legördülő listából kell kiválasztani, hogy a rögzíteni kívánt szerződés milyen típusú.
A szerződésszám mező kitöltése nem kötelező, de a jobb beazonosíthatóság kedvéért javasoljuk a szerződés iktatószámát rögzíteni.
A „kommunikációs beszerzésre vonatkozó igény/ szponzorációra vonatkozó igény/ rendezvényszervezésre vonatkozó igény hozzáadása” megnevezésű gomb arra szolgál, hogy ennek segítségével kiválasszuk azt igényt vagy igényeket, melyhez vagy melyekhez a szerződés kapcsolódik Új funkció, hogy több igényt is kapcsolhatunk egy szerződéshez.
A szükséges adatok megadását követően a gombra kattintva a szerződés adatai ideiglenesen mentésre kerülnek és az oldal alján megjelennek az adatlap kezelésére szolgáló gombok, valamint a dokumentumok feltöltésének lehetősége.
A gombbal menthetjük a szerződést. Ha még nem töltöttük fel a szerződés dokumentumát, vagy hibaüzenetet küld a rendszer, akkor a szerződés csak mentésre került, de a publikálás nem sikerült.
A publikálás sikeres, vagy sikertelen voltát abból állapíthatjuk meg, hogy a Szerkeszthető szerződések
feladatlistában a Publikált szerződés azonosító oszlopban a szerződés rendelkezik-e azonosítóval.
Az utoljára publikált verziót tölti be a rendszer.
A szerződés lezárása gomb a sikeres publikálás után jelenik meg az adatlapon. A szerződés lezárásáig a rögzített szerződés adatai és a hozzá kapcsolódó dokumentum módosítható.
Lezárt szerződés törlésére a Hivatalnak van módja, melyet a xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx e-mail címen lehet kezdeményezni.
gomb a szerződés publikálásáig látható.
Az Intézményi nyitólap 🡪 Szerződések 🡪 Szerződés keresése menüpontban van lehetőség a mentett/publikált/lezárt szerződések megkeresésére, illetve megtekintésére.
Az intézmény kiválasztását, illetve adott esetben a további kereső mezők megadását követően a gombra kattintva megjelennek a szerződések.
A szerződések a Szerződések keresése oldalon megjelenő táblázat Műveletek című oszlopában a gombra kattintva tekinthetőek meg.
Szerződésmódosítások
Szerződésmódosítások véleményezésre történő beküldésére az Intézményi nyitólap 🡪 Szerződésmódosí- tások menüpontban van lehetőség.
Új szerződésmódosítás
A szerződésmódosítás rögzítését az alább látható Új szerződésmódosítás linken lehet kezdeményezni.
A megnyíló adatlapon a Szerződés azonosító/tárgy mezőben a már lezárt szerződéseket kínálja fel a rendszer kiválasztásra. Egy alapszerződéshez több szerződésmódosítás is rögzíthető. Az adatlapon az eredeti szerződés nettó értéke csak informálisan jelenik meg. Ha a szerződésmódosítással a nettó érték nem változik, akkor is kötelező ezt a mezőt kitölteni.
A Tovább a dokumentumok feltöltéséhez gomb megnyomása után az alábbiakkal egészül ki az adatlap. A szerződésmódosítás tervezetét és a módosítást alátámasztó dokumentumot kötelező feltölteni a rendszerbe.
A szerződésmódosítás tervezete Microsoft Word dokumentumként tölthető fel, az alátámasztó dokumentumnál nincs ilyen formátumbeli megkötés.
Szerződésmódosítás törlése gomb a „Hivatal számára továbbküldés” gomb megnyomásáig aktív. Ha már továbbküldésre került a szerződésmódosítás a Hivatalnak, akkor a törlés a xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx e- mail címen kezdeményezhető.
Adatok újratöltése gombbal az utoljára mentett adatlap állapotot kapjuk vissza. Vázlat mentése gombbal az utolsó mentés óta történt változásokat menthetjük.
A Hivatal számára továbbküldés gombbal küldhetjük be a Hivatal számára véleményezésre a szerződésmódosítást.
A szerződésmódosítások keresése funkcióval jeleníthetjük meg összes szerződésmódosítást.
Fontos kereső mező a Szerződés azonosító, mellyel az eredeti szerződés alapján szűrhetik a szerződésmódosításokat.
A szerződésmódosítás lehetséges státuszai:
- Szerkesztés alatt (ekkor még nincs beküldve a Hivatal számára, csak mentés történt)
- Véleményezés alatt (a Hivatalnál véleményezésre vár)
- Hivatal észrevételt tett
- Hivatal nem tett észrevételt
- Nincs észrevétel (a Hivatal jogszabályi véleményezési ideje letelt)
- Törölt
Írásbeli konzultáció
A Portál Írásbeli konzultációk megtekintésére szolgáló modulja segítségével az intézmény megtekintheti azon írásbeli konzultációval megvalósított eljárások adatlapját és dokumentumait, melyeket a Hivatal az intézmény nevében és javára bonyolít le.
Az Intézményi nyitólap 🡪 Írásbeli konzultáció útvonalon nyitható meg az írásbeli konzultációk keresése oldal.
A gomb megnyomásával kérdezhetjük le az Írásbeli konzultációkat. A Műveletek oszlop gombbal betekinthetünk az írásbeli konzultációkba. A betekintés során letölthetjük az eljárás
folyamán keletkezett dokumentumokat, tájékozódhatunk az eljárás állásáról.
Minden aktuálisan elérhető dokumentum letölthető az nyíl ikonjával. A letöltés az alább látható tömörített formában tartalmazza a keletkezett dokumentumokat mappákba sorolva.
A dokumentumok egyenként is elérhetők az gomb előtti nyíl ikon lenyitásával.