Határtalanul! program
Határtalanul! program
Elszámolási útmutató
a Diaszpórában és a Kárpát-medencei magyar szórványban élő magyar fiatalok magyarországi kirándulása (HAT-16-11) felhíváshoz
A beszámoló elkészítéséhez útmutatásul szolgáló dokumentumok:
1. Támogatási szerződés és költségterv
2. Általános Szerződési Feltételek
3. Pályázati Felhívás „Elszámolás” fejezete
A támogatás elszámolása során csak a támogatási időszakot terhelő számlák számolhatók el (számlán, bizonylaton szereplő teljesítés dátuma), melyek pénzügyi teljesítésének (kifizetésének) legkésőbb a beszámoló beérkezésének határidejeként (2017. július 30.) meghatározott időpontig meg kell történnie.
Támogatási időszak: 2016. augusztus 1. – 2017. június 30.
Elszámolásra a nyertes magyarországi pályázó szervezet (kedvezményezett) nevére kiállított, százezer forint értékhatárt meghaladó számviteli bizonylatoknak, kifizetést igazoló bizonylatoknak, valamint a költségvetési támogatás jogszerű és a céljának megfelelő felhasználását igazoló egyéb dokumentumoknak a pályázó szervezet hivatalos képviselője által hitelesített másolata nyújtható be. Az eredeti számviteli és pénzügyi bizonylatokat záradékkal kell ellátni.
Készpénzes kifizetés esetén a külföldi pénznemben kiállított számlák összege a kifizetés napján érvényes MNB deviza középárfolyam alapján számolható el.
A pályázat terhére elszámolható költségek és a felhasználási bizonylatok követelménye:
A. Lebonyolítással kapcsolatos költségek:
1) utazási költség:
• bérelt autóbusz költsége: a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számlával igazolva. Az utazás teljesítését a menetlevél másolata, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
• vasúti személyszállítás költsége: a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számlával igazolva. A kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
• repülés költsége: a pályázó szervezet/utazó nevére kiállított, kifizetett számlával/számviteli bizonylattal/igazoló dokumentumokkal igazolva. A kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
• személyszállítás költsége: a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számlával igazolva. A kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
2) utazási költség támogatásának költségei:
• a pályázó szervezet és a programban résztvevő támogatott között létrejött szerződés/megállapodás. A kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
3) szállásköltség:
• cserkészpark, kollégiumi, panziói, szállodai vagy fizetővendéglátó-szálláshelyi szállás költsége: a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számlával igazolva. Az elhelyezés napját és a személyek számát az elszámoláskor benyújtandó tartalmi beszámoló és a kitöltött jelenléti ív, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
4) étkezés költsége:
• élelmiszer, étkezés: a program megvalósításával összefüggő élelmiszer beszerzés, étkezés költségei számolhatóak el (anyagköltség és szolgáltatás), például:
- élelmiszer alapanyag költségeit (pl.: kenyér, vaj, felvágott, ásványvíz),
- étkezés költségeit (pl.: éttermi szolgáltatás).
5) biztosítás költsége:
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számviteli bizonylattal/ számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
6) bérleti díj (terem, gépkocsi, programhoz kapcsolódó eszközök)
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számviteli bizonylattal/ számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja. A költség elszámolásához bérleti/szolgáltatási szerződés csatolása szükséges.
7) belépődíjak
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számviteli bizonylattal/ számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
8) ajándékok
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számviteli bizonylattal/ számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
9) nyomdaköltség
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számviteli bizonylattal/ számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
10) foglalkozásokhoz alapanyagok és eszközök
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számviteli bizonylattal/ számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
11) programhoz kapcsolódó egyéb szolgáltatások (népzenekar, hangosítás, előadó)
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számviteli bizonylattal/ számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja. A költség elszámolásához vállalkozási/szolgáltatási/megbízási szerződés csatolása szükséges.
B. Menedzsment költségek:
12) banki költségek
• a pályázó szervezet banki bizonylat másolata.
13) kommunikációs költségek
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
14) adminisztratív költségek
• a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számlával igazolva, a kifizetést a banki vagy pénztári bizonylat másolata igazolja.
15) személyi költségek járulékokkal (szervező munkatársak, animátorok).
• a programban résztvevő munkatársak, animátorok díja: a pályázó szervezet nevére kiállított, kifizetett számlával vagy bérszámfejtési bizonylat másolatával igazolt bér, munkáltatót terhelő járulékok, megbízási díj. Az elszámoláskor benyújtandó számla, bérszámfejtési bizonylat, szerződés, a kifizetést a banki, pénztári bizonylat másolata igazolja.
A beszámoló részét képezi:
- Elektronikusan CD/DVD-n vagy külső adattárolón megküldendő:
• A projekt tevékenységeit dokumentáló, legalább 50-100 fotót tartalmazó fotódokumentáció; A fotókat .jpg formátumban szükséges megküldeni.
• Legfeljebb 15 perc hosszúságú videó-dokumentáció. A videót .wmw vagy .avi kiterjesztéssel szükséges megküldeni.
• A támogatásból készült kiadványok .jpg vagy .pdf kiterjesztésű elektronikus másolata
• Eredeti újságcikk szkennelt változata ÉS/VAGY televíziós/rádiós híradás rögzített változata.
- Papír alapon a törvényes képviselő által hitelesített másolatban megküldendő:
• Minimum 10 oldal terjedelmű szöveges szakmai beszámoló
• A programok részletes tematikája;
• Sajtómegjelenések összesítése;
• Jelenléti ívek;
• A támogatásból készült kiadványok 3-3 nyomtatott példánya
• A támogatás terhére elszámolt százezer forint feletti költségek bizonylatai:
o záradékkal ellátott számlák: a költségek felmerülését igazoló, eredeti számviteli bizonylatokat a Kedvezményezett záradékkal látja el, amelyen feltünteti szöveges formában, hogy a számviteli bizonylaton szereplő összegből mennyit számolt el a szerződésszámmal hivatkozott támogatási szerződés terhére (pl. XXX Ft a HAT-16-11- 00001 pályázati azonosító számon nyilvántartásba vett támogatási szerződés terhére elszámolva) (=ZÁRADÉKOLÁS). Külföldi számlák záradékolásánál a támogatásból elszámolandó összeget kérjük, forintban, a kifizetés napján érvényes MNB deviza középárfolyammal számolva vezessék rá.
o hitelesítés: A Kedvezményezett a záradékolt eredeti számviteli bizonylatról fénymásolatot készít, majd a másolatra bélyegzővel vagy kék tollal rávezeti: „A másolat az eredetivel mindenben megegyezik.” (vagy ezzel megegyező tartalmú hitelesítési szöveg), ezt követően a fénymásolatot a képviselő vagy meghatalmazott kék tollal aláírásával és dátummal ellátja (=HITELESÍTÉS).
o szerződések: Kedvezményezett a támogatott tevékenység megvalósítása során a költségvetésből nyújtott támogatás terhére a százezer forint értékhatárt meghaladó értékű, áru beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződést kizárólag írásban köthet. Írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazolt megrendelés is.
o pénzügyi teljesítés dokumentumai: bankszámlakivonatnak vagy pénztári kiadási bizonylatnak a Kedvezményezett képviselője által hitelesített másolata;
o menetlevél: a megtett km teljesítését igazolja a Kedvezményezett képviselője által hitelesített másolat.
• Számlaösszesítő (javasolt az Excel dokumentum sablon használata)
Kérjük, a számlaösszesítőn MINDEN bizonylat minden egyes költségtételét rögzíteni szíveskedjenek.
- Lemondó nyilatkozat:
Lemondó nyilatkozat benyújtása szükséges a következő esetekben: a.) Diákok létszáma a vállalt létszámhoz képest kevesebb VAGY
b.) Az elszámolt (benyújtott számlákkal igazolt) összeg kevesebb, mint az igényelt támogatási összeg.
Lemondás esetén a következő a teendő:
1. „Lemondó nyilatkozatot” kell kitölteni;
2. a lemondott összeget vissza kell utalni (lásd a következő, „Visszautalás” fejezetet);
3. a számlák záradékolását és a támogatás terhére elszámolt összegeket összhangba kell hozni a ténylegesen elszámolt összegekkel;
4. a törvényes képviselő által aláírt új számlaösszesítőt, az aláírt lemondó nyilatkozatot, és a visszautalást igazoló bankszámlakivonat hitelesített másolatát ajánlott küldeményként postázni kell a Támogatáskezelő részére.
Visszautalás:
A Támogatáskezelő 10032000-01451461-00000000 számlájára, 15 napon belül.
A Támogatáskezelő postacíme:
Emberi Erőforrás Támogatáskezelő Határtalanul! program
1385 Budapest, Pf. 864
A borítékra kérjük, feltétlenül írja rá a pályázati azonosító számát (HAT-16-11-00001).
A beszámoló postára adási határideje: 2017. július 30. Részelszámolás benyújtható.