ERASMUS+ PROGRAM 2014-2020

Az Erasmus+ program Stratégiai partnerségek pályázattípus egységes felépítése, hasonló céljai ihlették ezen kézikönyvet, amely gyakorlati tanácsokkal kívánja segíteni a programokban támogatott projektek megvalósítását.

Az egyes fejezetek a projektmenedzsment leglényegesebb mozzanatait dolgozzák fel, kiegészítve a hozzájuk kapcsolódó legfontosabb információkkal. A kiadvány célja, hogy segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában. Fő célunk, hogy olyan praktikus információt kapjon az olvasó, amely a projekt teljes futamideje alatt hasznos lehet a projektindítástól a találkozók szervezésén, a folyamatok nyomon követésén és értékelésen át az eredmények terjesztéséig és a beszámolásig.

E kézikönyvet elsősorban azoknak ajánljuk, akik támogatást nyertek Stratégia partnerségek projekt valósítására, de azoknak is, akik még a pályázatírás előtt állnak.

Minden támogatott partnerségnek sikeres projektmegvalósítást kívánnak a Tempus Közalapítvány Erasmus+ program Stratégia partnerségek megvalósításáért felelős munkatársai!

1. BEVEZETÉS

A pályázattípusról általában

Az Erasmus+ az Európai Unió 2014 és 2020 között futó programja, mely az oktatást, a képzést, az ifjúsági területet és a sportot is magában foglalja, több korábbi programot (köztük az Egész életen át tartó tanulás-, az Erasmus Mundus-, a Tempus programot) egyesítve. A program célja, hogy előmozdítsa a készségek és a foglalkoztathatóság fejlesztését, továbbá hogy elősegítse az oktatás, a képzés és az ifjúsági munka korszerűsítését. Az Erasmus+ több mint 4 millió európai polgár számára nyújt majd lehetőséget arra, hogy külföldön folytasson tanulmányokat, részesüljön képzésben, szerezzen munkatapasztalatot, illetve végezzen önkéntes munkát.

Az Erasmus+ Stratégiai partnerségek pályázattípus célja, hogy lehetőséget biztosítson innovatív gyakorlatok, módszerek kidolgozásával, bevonásával, terjesztésével és alkalmazásával az oktatás minőségének fejlesztésére a köznevelés, szakképzés, felsőoktatás, felnőttoktatás és az ifjúság területén. A program támogatást nyújt ahhoz, hogy az oktatási, képzési és ifjúsági intézmények és szervezetek között nemzetközi partnerségek jöjjenek létre. A programban részt vevő országok közötti együttműködések Európa-szerte fokozzák az átláthatóságot, az innovációt és a jó gyakorlatok cseréjét.

A projekt megvalósítása során folyamatosan tartsa szem előtt a program, a pályázattípus és saját projektje céljait egyaránt!

Fontos háttérdokumentumok, melyekre jelen kézikönyvünk hivatkozhat:

• Az Erasmus+ program 2016. évi pályázati felhívása

• Erasmus+ útmutató a 2016. évi pályázati körre vonatkozóan

• Pályázati kalauz a 2016. évben beadott pályázatokhoz

1.1 A Nemzeti Iroda szerepe

A Tempus Közalapítvány keretei között működő Nemzeti Iroda (NI) az Európai Bizottság partnereként működik. A Bizottság az irányelvek és a program kereteinek meghatározásával foglalkozik, a nemzeti iroda feladata pedig a programok végrehajtása, és célja, hogy a program kedvezményezettjei számára átfogó támogatást nyújtson.

A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás megjelentetése, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek nyomon követése egészen azok lezárásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás a program eredményeiről.

A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a kedvezményezettek felé.

Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve az egyes pályázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttérinformációként szolgálhasson a későbbi irányelvek kidolgozásához.

Projekt életciklus

2 SZERZŐDÉSKÖTÉS

A pályázat eredményéről szóló értesítő levél tartalmazza a megítélt támogatás összegét, az esetleges támogatáscsökkentés okát és a javasolt, módosított költségvetést, valamint a szerződéskötéshez szükséges beküldendő dokumentumok listáját.

2.1 A támogatás feltételei

• A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek.

• Két - nagymértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelési eredményére alapozva, az adott oktatási szektor pályázatait kiértékelő bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a pályázatot támogatásra javasolja, a javaslatot az Európai

Bizottság elfogadja.

• A NI azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a szerződéskötéshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeket, és időben eljuttatják a NI számára a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat.

2.1.1 A szerződéskötés formai feltételei

A Kedvezményezett részére az Iroda valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során). A megküldött dokumentumokon felül a támogatási szerződés megkötéséhez be kell küldeni

• a Kedvezményezett intézmény hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi eredeti aláírási címpéldányát vagy

• a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány másolatát az aktuális dátummal és az intézmény hivatalos képviselője által hitelesítve.

Banki aláírási címpéldányt nem áll módunkban elfogadni! Az okiratnak tartalmaznia kell az intézmény hivatalos, szerződéskötésre jogosult képviselőjének aláírási jogkörét (önállóan vagy valakivel együttesen jogosult). Ha több személy együttesen jogosult aláírásra, akkor mindegyikük aláírási címpéldányát be kell küldeni (Tankerület és Szakképzési Centrum ellenjegyzése esetén a tankerület és centrum vezetőjének részéről szükséges aláírási címpéldány, a kedvezményezett intézmény vezetőjétől a NI nem kér ilyen dokumentumot).

A pályázati szakaszban kellett regisztrálni és feltölteni az igazoló dokumentumokat a Participant Portal-ra, a hiányosságokat legkésőbb a szerződés megkötéséig kell pótolni. Ha a Participant Portal-on a szervezet regisztrációja után az adataikban bármilyen változtatást végeztek, kérjük, hogy az ehhez tartozó dokumentumokat is frissítsék a Participant Portal-on, és erről a NI-t is tájékoztassák. Ha a szerződésben megadott számlaszám nem egyezik meg a Participant Portal-on megadott számlaszámmal, akkor a szerződésben megadott számlaszámról szóló bankszámlaszám-igazolást is fel kell tölteniük a Participant Portal-ra.

2.1.1 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei

A Kedvezményezett intézmény megfelelő működési és pénzügyi kapacitással kell, hogy rendelkezzen a projekt megvalósításához.

A közintézményeket a program úgy tekinti, hogy rendelkeznek a szükséges pénzügyi és adminisztratív kapacitással, valamint a kellő pénzügyi stabilitással az Erasmus+ program projektjeinek végrehajtásához: ennek igazolására nem szükséges további dokumentumokat benyújtaniuk.

Nem közintézményeknek is stabil és kielégítő mértékű finanszírozási forrásokkal kell rendelkezniük, illetve ezt igazolniuk kell annak érdekében, hogy tevékenységüket a végrehajtás teljes időtartama alatt képesek legyenek fenntartani.

A szerződéskötés feltétele a megfelelés a pénzügyi kapacitásvizsgálaton a 60.000 EUR-t meghaladó intézményi támogatás esetén.

A pénzügyi kapacitásuk értékelése érdekében 60.000 EUR támogatási igény felett ezeknek a pályázóknak az alábbi dokumentumokat kell feltölteniük a Participant Portal felületre vagy regisztrációjukkal egy időben, vagy legkésőbb a pályázat benyújtása előtt:

• A legutóbbi lezárt üzleti év hivatalos beszámolójának másolatát;

o A határidőt megelőző utolsó év beszámolója nem lehet régebbi 18 hónapnál.

o A beszámolónak tartalmaznia kell a mérleget, az eredmény-kimutatást, valamint – gazdálkodási formától függően – a kiegészítő mellékletet, vagy közhasznúsági jelentést.

• Minden esetben csatolni kell – gazdálkodási formától függetlenül – a beszámolót elfogadó kuratóriumi, vagy taggyűlési, vagy közgyűlési határozatot. Az újonnan alakult szervezetek, amelyek nem tudják benyújtani a kapacitásvizsgálathoz szükséges

dokumentumokat (legutóbbi lezárt év beszámolója), csökkentett előfinanszírozásban részesülnek, melynek mértékét a támogatási szerződés fogja meghatározni.

A szerződéskötéshez a NI kérheti a dokumentumok aktualizálását. Ha konzorciumok esetén bármely partner pénzügyi kapacitása kapcsán kétely merülne fel, úgy a fenti dokumentumok a partnerektől is bekérhetők.

Ha a NI vizsgálata alapján a pályázó intézmény nem rendelkezik megfelelő pénzügyi kapacitással, vagy az nem kielégítő, az Iroda:

o további információt kérhet;

o pénzügyi garanciát kérhet az előfinanszírozásos támogatás feltételeként;

o csökkentett előfinanszírozású vagy előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat;

o részletfizetéses előfinanszírozású támogatási megállapodást ajánlhat;

o megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában;

2.1.2 Preventív monitoring: a szerződéskötés tartalmi feltételei

A szerződéskötési folyamat során az Iroda a pályázatot külső szakértőnek adja ki, akinek az a feladata, hogy a projekttervezettel kapcsolatban további pontosításokat javasoljon, a hatékonyabb megvalósítás, valamint az indikátorok, eredmények pontosabb megfogalmazása érdekében. E javaslatok segítik az önellenőrzést, és támogatják a teljesítés dokumentálását mind a NI és a kedvezményezett, mind a kedvezményezett és partnerei viszonylatában. A

szakértői vélemény alapján az Iroda kérdéssort készít, ajánlásokat fogalmaz meg, amelyre a válaszokat, illetve az ajánlásoknak megfelelő kiegészítéseket, pontosításokat a pályázónak meg kell küldenie a szerződéskötés előtt. Az eljárás célja, hogy a munkaterv és az eredmények naprakész megfogalmazásban kerüljenek a szerződésbe. A pályázat e kérdésekre adott válaszokkal, kiegészítésekkel alkot egységet, így képezi a szerződés mellékletét, és így jelenti a számonkérés alapját. A köznevelési szektorban támogatást nyert Iskolák, óvodák stratégiai partnersége pályázatok nem vesznek részt preventív monitoringban.

2.2 Kizáró okok

A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak:

1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel egyezséget kötöttek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek;

2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket;

3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást követtek el;

4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogszabályai szerint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai szerint, vagy azon ország jogszabályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell;

5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes tevékenység miatt;

6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási eljárást követően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével.

A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során:

1. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt);

2. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen információkat.

Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki az olyan pályázókra, akik hamis információkat szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket.

2.3 A támogatási szerződés

A szerződést a Nemzeti Iroda készíti elő magyar nyelven, és PDF formátumban küldi meg a kedvezményezett koordinátorának. A szerződést 3 eredeti példányban aláírva, lepecsételve1 kell visszaküldeni, amelyből 2 példány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg.

A szerződés mindhárom példányán meg kell adni az első oldalon kért adatokat (a kitöltött első oldal fénymásolható is). Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, akkor ezt időben jelezze az Irodának.

A szerződés mindhárom kitöltött és aláírt példányát legkésőbb az utolsó melléklet kézhezvételétől számított 30 napon belül vissza kell küldeni a Tempus Közalapítvány postacímére (1438 Budapest 70, Pf. 508.).

A szerződés a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnöke aláírásának napján lép hatályba.

A támogatási szerződés megkötését követően nem kötelező, de javasolt, hogy a koordinátor egyedi szerződést kössön a megvalósításban együttműködő partnereivel (partnerszerződés).

Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott keretekhez, feltételekhez képest, akkor a koordinátor szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be az Irodához, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja – részleteket ld. 4. fejezet: „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN”.

A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záróbeszámolóhoz kapcsolódik. Erről további részleteket „A PROJEKTEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE” c. fejezetben

olvashatnak.

2.3.1 A projekt időtartama és a támogatás utalása

A támogatási szerződésben szerepel a projekt kezdő és befejező időpontja. A projektek 12-

36 hónaposak lehetnek. Kivételes esetekben, a NI külön engedélyével, lehetőség van a projektek maximum 6 hónappal történő meghosszabbítására azzal a feltétellel, hogy a projekt teljes hossza így sem haladhatja meg a 3 évet, és a projekt teljes megítélt támogatási összege is változatlan marad. A projektek legkésőbb 2019. augusztus 31-ig tarthatnak.

A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, I.4. cikk) rögzíti.

A támogatás két vagy három részletben kerül kifizetésre, a projekt időtartamától függően eltérő módon:

– 12-24 hónapos projektek esetében: a szerződés hatályba lépését követő 30 napon belül az első 80% kifizetése történik meg. A fennmaradó 20% a Nemzeti Iroda által értékelt záróbeszámoló eredménye alapján kerül folyósításra.

– 25-36 hónapos projektek esetében: a szerződés hatályba lépését követő 30 napon belül az első 40%, majd ha az időközi beszámoló szerint az első részlet legalább 70%- os felhasználása megtörtént, utalásra kerül a második 40% is. Ha az időközi beszámoló alapján az első előleg legalább 70 %-os felhasználása még nem történt meg, úgy a koordinátornak módosított időközi beszámolót kell benyújtania akkor,

1 Ha a szervezet nem rendelkezik pecséttel, kérjük, hogy erről csatoljon a szerződés mellé a hivatalos képviselő által aláírt nyilatkozatot.

amikor teljesíti ezt a feltételt. A fennmaradó 20% a záróbeszámoló értékelésének eredménye alapján kerül folyósításra.

A NI a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli.

Az Iroda a koordinátor (több kedvezményezett esetén) számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét. A koordinátor intézmény feladata a támogatás továbbutalása a partnerek felé a Támogatási szerződés I. részében (Általános feltételek, II.2.3 pont) meghatározott alapelvek mentén. A Kedvezményezettek megállapodnak arról, hogy az összeget maguk között a vállalt feladatok, valamint a projekt tevékenységeihez és eredményeihez történő hozzájárulásuk arányában osztják meg.

2.3.2 A támogatási szerződés mellékletei

– I. sz. melléklet Általános feltételek

– II. sz. Melléklet A benyújtott és elfogadott pályázat, a preventív monitoring jelentésben foglaltak a projekt elfogadott költségvetése és a Kedvezményezett partnerek listája, a támogatott, speciális projekt elemek listája - az Iroda által jóváhagyott formában. A szerződés melléklete a pályázat maga, kiegészülve a preventív monitoring kérdéssorra adott, egyeztetett válaszokkal.

A pályázó intézmény által benyújtott költségvetést a pályázatok bírálata során két szakértő értékeli. Az értékelés során szabályosság és indokoltság alapján dönthetnek a költségvetés csökkentéséről. A két szakértői vélemény alapján az Iroda készíti el a projekt elfogadott költségvetését összhangban az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokkal.

Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során.

Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális közösségi támogatás összege.

– III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses feltételek

– IV. sz. Melléklet Alkalmazandó támogatási ráták

– V. sz. Melléklet A többi Kedvezményezett által a koordinátornak adott megbízólevelek

– VI. sz. Melléklet A Koordinátor hivatalos képviselőjének közjegyző által kiállított, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldányának eredeti példánya, vagy a korábban közjegyző által kiállított aláírási címpéldánynak a hivatalos képviselő(k) aláírásával és intézményi pecséttel hitelesített, 30 napnál nem régebbi dátummal ellátott másolata.

A szerződésmelléklet tartalmazza a projektben részt vevő partnereket, azok alapadataival (kontaktadatok), illetve költségvetésével. Bármilyen változás esetén „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN” c. fejezetben leírtak szerint kell eljárni.

3 PROJEKTMENEDZSMENT

3.1 Bevezetés

A projektmenedzsment célja általában a projekt hatékony végrehajtásának biztosítása a projekt céljainak elérése érdekében, a projekt eredményeinek elérése a tervezett minőségben; területe a projekt céljainak megvalósításához szükséges tevékenységek irányítása, koordinálása, dokumentálása, ellenőrzése és értékelése; be- és elszámolás a finanszírozó felé; eredmények fenntarthatóságának biztosítása.

3.2 Kötelezettségek és feladatok a stratégiai partnerségekben

A Stratégiai partnerségek keretében többoldalú szerződés (multibeneficiaries contract) rendelkezik a megvalósítás feltételeiről. Az egyetlen szerződés (a pályázati szakaszban a koordinátornak adott felhatalmazás alapján) kötelező erővel bír az összes megvalósító fél számára, tartalmazza feladataikat - kötelezettségeiket, melyeket a felelősségi szintek szerint részletez.

3.2.1 A kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés Általános feltételek Xxxx és adminisztratív rendelkezések II.2.1. cikke szerint) A kedvezményezettek:

- egyetemleges felelősséget viselnek a tevékenység megállapodás szerinti végrehajtásáért. Amennyiben egy kedvezményezett nem hajtja végre a tevékenység rá eső részét, úgy a többi kedvezményezett válik felelőssé az említett rész végrehajtásáért (anélkül, hogy emelkedne a vissza nem térítendő támogatás maximális összege emelkedne).

- kötelesek közösen vagy egyénileg betartani a vonatkozó uniós, nemzetközi és nemzeti jogszabályok értelmében rá háruló jogi kötelezettségek;

- kötelesek kialakítani a tevékenység megfelelő végrehajtásához szükséges belső rendelkezéseket. A rendelkezéseknek összhangban kell lenniük e megállapodás feltételeivel. Amennyiben a különös feltételek úgy rendelkeznek, ezeknek a rendelkezéseknek a kedvezményezettek közötti belső együttműködési megállapodás formáját kell ölteniük.

3.2.2 Az egyes kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés: Általános feltételek.– Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.2 cikke szerint) Minden egyes kedvezményezett:

⋅ haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort, ha tudomást szerez olyan eseményről vagy körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevékenység végrehajtását;

⋅ haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort az alábbiakról:

⋅ jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint nevének, címének vagy jogi képviselőjének változása;

⋅ kapcsolódó szervezetei jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint a kapcsolódó szervezetek nevének, címének vagy jogi képviselőjének változása;

- kellő időben benyújtani a koordinátornak az alábbiakat:

⋅ a megállapodásban előírt jelentések, pénzügyi kimutatások és egyéb dokumentumok összeállításához szükséges adatok;

⋅ a II.27. cikkben előírt pénzügyi vizsgálatokhoz, ellenőrzésekhez vagy értékelésekhez szükséges valamennyi dokumentum;

⋅ a megállapodás szerint a Bizottság részére benyújtandó minden egyéb információ, kivéve, ha a megállapodás úgy rendelkezik, hogy az ilyen információkat közvetlenül a kedvezményezett köteles benyújtani.

3.2.3 A koordinátor általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés: Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.3 cikke szerint) A koordinátor:

– köteles nyomon követni a tevékenység végrehajtását annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tevékenységet a megállapodás feltételei szerint hajtják végre;

– a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában közvetítőként működik a kedvezményezettek és a Bizottság közötti kapcsolattartás során. Ezen belül a koordinátor:

⋅ köteles haladéktalanul tájékoztatni a Bizottságot az alábbiakról:

▪ a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike

nevének, címének, jogi képviselőjének változása,

▪ a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, amennyiben tudomást szerez olyan eseményről vagy körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevékenység végrehajtását;

⋅ a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában, felelős azért, hogy a megállapodásban előírt minden dokumentumot és információt átadjon a Bizottság részére. Amennyiben a többi kedvezményezettől van szükség

információra, a koordinátor felelős azért, hogy a Bizottságnak való továbbítást megelőzően begyűjtse és ellenőrizze ezeket az információkat;

– köteles gondoskodni a megállapodás értelmében szükséges pénzügyi garanciák nyújtására vonatkozó megfelelő lépésekről;

– köteles összeállítani a kifizetési kérelmeket jelentéseket a megállapodásnak megfelelően;

– amennyiben az összes kedvezményezett nevében a koordinátor a kifizetések egyedüli kijelölt címzettje, biztosítania kell, hogy a többi kedvezményezett javára minden kifizetést indokolatlan késedelem nélkül teljesítsenek;

– felelős azért, hogy a II.27. cikknek megfelelően az egyenleg kifizetést megelőzően indított ellenőrzések és pénzügyi vizsgálatok, valamint értékelések esetén az összes szükséges dokumentum benyújtásra kerüljön.

A koordinátor feladatainak egyetlen részét sem adhatja alvállalkozásba sem a többi kedvezményezettnek, sem bármilyen más félnek.

3.2.4 Tájékoztatás az uniós finanszírozásról, valamint az Európai Unió jelképének használata

(A szerződés: Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.8.1. cikke szerint)

A Bizottság ellenkező kérése vagy jóváhagyása hiányában, a tevékenységre vonatkozó bármely közös vagy egyéni közlés vagy nyilvánosságra hozatal esetén, beleértve a konferencia vagy szeminárium során, illetve bármilyen tájékoztató vagy promóciós anyag

(így például brosúra, szórólap, poszter, prezentáció) útján tett közléseket, a kedvezményezettek kötelesek:

– megemlíteni, hogy uniós pénzügyi támogatásában részesített tevékenységről van szó; valamint

– fel kell tüntetniük az Európai Unió jelképét.

Ha az Európai Unió jelképe más logóval együtt jelenik meg, a jelképet kellőképpen hangsúlyosan kell elhelyezni. Az Európai Unió jelképének megjelenítésére vonatkozó kötelezettség nem biztosít kizárólagos használati jogot a kedvezményezettek számára. A kedvezményezettek sem bejegyzés útján, sem más módon nem szerezhetik meg az Európai Unió jelképét, illetve más hasonló védjegyet vagy logót. Az első, második és harmadik albekezdés alkalmazásában és az azokban meghatározott feltételek mellett a kedvezményezettek a Bizottság előzetes engedélye nélkül használhatják az Európai Unió jelképét.

3.2.5 A megvalósítás felfüggesztése

(A szerződés: Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.16. cikke szerint) A projekt egészének vagy bármely részének felfüggesztését kezdeményezheti a kedvezményezettek nevében a koordinátor (vagy a Nemzeti Iroda), ha a megvalósítás rendkívüli körülmények, különösen vis maior esete miatt lehetetlenné vagy túlságosan nehézzé válik. Mindkét fél köteles haladéktalanul tájékoztatást adni az indokok és részletek ismertetésével, és megjelölni a projekt folytatása várható időpontját. A felfüggesztés időtartama alatt felmerült költségekre a projekt támogatása nem nyújt fedezetet. Amint a körülmények lehetővé teszik, hogy a kedvezményezettek folytassák a felfüggesztett tevékenység végrehajtását, a koordinátornak haladéktalanul értesítenie kell a Bizottságot, és be kell nyújtania a megállapodás módosítására vonatkozóan a II.16.3. cikkben előírt kérelmet. Ez a kötelezettség nem alkalmazandó, ha a megállapodás vagy valamely kedvezményezett részvétele a II.17.1., a II.17.2. cikk vagy a II.17.3.1. cikk c) vagy d) pontjával összhangban megszűnik.

3.2.6 A szerződés felmondása

(A szerződés: Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.17. cikke szerint) Kellően indokolt esetben a koordinátor (vagy a NI) felmondhatja a szerződést egy vagy több kedvezményezettel. A felmondásról szóló értesítést annak hatályba lépése előtt kell megküldeni a Nemzeti Irodának, részletezve annak indokait, a projekt megvalósítás módosított tervezetét, és meg kell jelölni a hatályba lépés időpontját. A NI az indokok alapján dönt a felmondás elfogadásáról, és értesíti a koordinátort a szükséges további lépésekről.

3.3 A projektmenedzsment tevékenységi területei:

3.3.1 A projekt irányítása

A projekt irányítása magában foglalja a projekt felügyeletét minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból. Része a partnerség humán- és pénzügyi erőforrásainak, tudásának és időráfordításának koordinálása is.

A projektmegvalósítás szempontjából legfontosabb személyi feltételek ugyan már a pályázati szakaszban eldőltek (az alkalmas és elkötelezett partnerek bevonásával), mégis a projektindítás legfontosabb feladatai közé tartozik a szerződésbe foglalt pályázati tervezet frissítése, aktualizálása (kiegészítésekkel, egyéb rendelkezésekkel együtt), és a részletekről való megállapodás a partnerség tagjaival. A megállapodást javasolt partnerszerződések formájában is rögzíteni.

Tipp: A projekt lebonyolításához kapcsolódó dokumentumokat érdemes közös felületen

tárolni (pl. Dropbox, Wikispace, Trello), amelyek alkalmasak arra, hogy a projektben részt vevő partnerek bármikor hozzáférjenek az

anyagokhoz. Fontos, hogy a biztonsági beállításokra figyeljenek, azaz a bizalmas dokumentumokat jelszóval védett felületen

érdemes tárolni, azonban a mindenki számára érdeklődésre számot tartó anyagokat nem

érdemes felesleges korlátozásokkal ellátni. A projekthonlapon is létre lehet hozni egy

elkülönített, jelszóval védett részt, ahová a

fel.

partnerség által használt dokumentumokat töltik

A partnerszerződés a koordinátor és az egyes szervezetek között létrejött egyedi megállapodás, mely a támogatási szerződés fő kötelezettségeinek lebontását, a partner tevékenységeinek részleteit (szakmailag alkalmas, kellő számú szakember rendelkezésre állása, feladatok, támogatás ütemezése, tevékenység eredményei, mutatói; jogok, kötelezettségek, stb.) lebontja a tágabb tervbe ágyazva. Az egyes szervezetekkel kötött partnerszerződések biztosítják azt is, hogy a támogatás megoszlása arányos legyen a partnerek hozzájárulásával, vállalt és elvégzett feladataival. Fontos, hogy a megállapodás / szerződés

kitérjen a partnerek beszámolókkal kapcsolatos kötelezettségeire is mind a tartalom, mind a dokumentáció, mind pedig az ütemezés szempontjából.

A partnerség a menedzsment tevékenységek támogatására létrehozhat egy

„projektirányító testületet”, melynek tagjai döntően a partnerszervezetek képviselői;

indokolt esetben további speciális tudás bevonására külső szakértő közreműködését is

Tipp: A jól működő partnerségi

együttműködés egyik alapfeltétele a világos

kommunikáció, pénzügyi

átláthatóság, nyitott, nyomon követhető döntési folyamat és döntés.

biztosíthatják. E csoport egyben a projekt szakmai irányító és döntéshozó testülete is. A testület feje a projektkoordinátor szervezetének képviselője. A projektmegvalósítás változásaival kapcsolatos kérdésekben (szerződésmódosítás esetei) is dönt, illetve az esetleg felmerülő konfliktusok kezelésében közreműködik.

A projektirányító testület működésének

megkönnyítése érdekében menedzsment-kézikönyvet is készíthet a partnerség, melyben összefoglalják a működés tervezetét, az ülések rendjét, dokumentációját, a konfliktuskezelésről alkotott elképzeléseket stb., és formadokumentumokat dolgozhatnak ki az egységes megjelenés (találkozók emlékeztetőjének, megállapodások

– jegyzőkönyvek formanyomtatványa, hírlevél formátum, prezentáció sablon), de akár a szellemi termékek egységes formátumának megalapozása érdekében.

A projektirányító testület szakmai egyeztetéseit telekommunikációs eszközök révén (Skype-megbeszélések, video-konferenciák, stb.), vagy személyes találkozók: partnertalálkozók alkalmával bonyolítja le. E megbeszélések a projekt előrehaladása, hatékonysága és minőségi teljesítése érdekében folytatott szakmai megbeszélések.

A találkozók eredményessége érdekében fontos előzetes megtervezésük:

– az előkészítés (ütemezés, előzetes programterv, megbeszélendő tartalmak egyeztetése, utazások előkészítése),

– a lebonyolítása (minden érdekelt fél aktív közreműködése, technikai körülmények, ellátás biztosítása, jelenléti ív, jegyzetelés megoldása: elhangozott megbeszélés vázlata, megállapodások rögzítése) és

– az utómunkálatok (jegyzőkönyv megküldése - egyeztetése, részvétel igazoló dokumentumainak begyűjtése – megküldése) részleteivel.

3.3.2 A megvalósítás felügyelete

A stratégiai partnerség projektek tevékenységei nagyon szerteágazóak lehetnek az egyes projektek jellegétől függően. A projekt során szakmai tevékenységek kiterjedhetnek az együttműködés és egymástól tanulástól, tapasztalatcserétől, hálózatépítéstől kezdve a felmérések, esettanulmányok készítése, kurrikulum- és kurzusfejlesztés, módszertani és értékelési eszközök korszerűsítéséig, és lehetőséget nyújtanak tanulásra - tanításra, gyakorlat végzésére a partnerség országaiban. Ezeken túl minden projekt tevékenységi körébe beletartoznak a megvalósítás szervezési feladatai, a munka hatékonyságának, minőségének felügyelete, a termékek tervezett minőségét biztosító szakmai munka, az adminisztrációs kötelezettségeknek való megfelelés, a projekt eredmények tágabb hasznosulását biztosító tevékenységek.

Fontos a szerteágazó munka tematikus csoportokba foglalása az átláthatóság érdekében – e tevékenységcsoportok képezik a projekt munkatervét. A munkaterv teszi lehetővé, hogy a megvalósítást a menedzsment ne csak nyomonkövesse, hanem a beavatkozás szükségességét időben felismerje, és hatékony megoldást dolgozzon ki, amely illeszthető az eredeti tervezethez. A tematikus csoportok szervezési elve lehet pl. a tevékenységek célja - jellege (pl. menedzsment-feladatok, tapasztalatcsere, fejlesztés, adaptáció, tesztelés stb.) vagy a megvalósítás időrendje (projektindítás, 1. partnertalálkozó, 2. partnertalálkozó, értékelés, stb.).

A munkaterv legfontosabb elemei:

– a tematikus feladatcsoport célja, időkerete, eredménye;

– a megvalósítás tevékenységei: felsorolás, időrendiség és összefüggések;

– a feladatcsoport, és az egyes tevékenységek felelősei, közreműködői, lehetőség szerint az egyes partnerek hozzájárulásának részleteivel;

– a tervezett eredmények kapcsolata a tevékenységekkel (főként az értékelés és terjesztés vonatkozásában), határideje, célcsoportja, mutatói (terjedelem, megjelenés, mennyiség, nyelvi verziók, médium stb.);

– egyéb előrehaladási mutatók (lehetséges részleteikkel).

Ha a pályázathoz kidolgozott

Tipp: A munkaterv összeállítása során a partnerek speciális céljaira, igényeire, profiljára, szaktudására érdemes

építeni. A projekt sikere nagyban múlik azon, hogy a résztvevők sajátjuknak

érzi-e a projektet és elkötelezettek-e a munka során.

munkaterv, ütemezés (pl. a bizottsági minta szerint) nem tér ki ennyi részletre, akkor a projektindítás előkészítéseként célszerű kiegészíteni a tervezetet, és az első találkozó alkalmával a partnerekkel egyeztetni és közösen elfogadni. Az így kidolgozott munkaterv lehetőséget ad arra, hogy a partnerszerződésben az egyes partnerek feladatait részletesen

„leválogassák”, vagy kiemeljék, ami nemcsak az előrehaladás nyomon követését támogatja, hanem a partner munkájának értékelését tényekkel támasztja alá, nem teljesítés esetén hivatkozási pont a szerződésben foglaltak érvényesítésére, (a koordinátor felelőssége a nem teljesítés kezelése is, ami legrosszabb esetben a szerződés felbontásához vezethet).

A koordinátor szempontjából kulcsfontosságú az előrehaladás minél szorosabb nyomon követése. A közös felelősségvállalást erősíti, ha ennek eredményéről közös fórumon (pl. zárt munkafelületen a projekthonlapon) rendszeresen tudja tájékoztatni a partnerséget. Így például valamelyik partner késése, vagy nem megfelelő teljesítése esetén a

„közösség nyomása” is ösztönzőként hat. A partnertalálkozók alkalmait ki lehet használni arra, hogy az összejövetel elején áttekintsék az addigi teljesítést, megbeszéljék az eltérések okait, és a találkozó zárásaként legkésőbb megállapodjanak a következő időszak részleteiről, ha szükséges, akkor a korrekció feladatairól.

A partnerek munkavégzését nemcsak időkeretben kell ellenőrizni, hanem a delegált feladat eredményének minőségét is. Ehhez adnak jó alapot az eredmények – előrehaladási mutatók részletei (határidő, mennyiségi – minőségi mutatók), a partnerekre lebontott munkatervvel együtt. A projektmenedzsment kézikönyv, vagy ha ilyet nem készítettek, akkor a minőségellenőrzési – biztosítási terv tartalmazza a megfelelőség és eredményesség ellenőrzésének módját: az értékelés módszerét, ütemezését, stb. A minőségellenőrzés két fő területe a projektmegvalósítás, és a tervezett eredmények, termékek köre.

A stratégiai partnerségek két sajátos elemet is beépíthetnek projektjükbe a pályázat tervezése során: innovatív termékek adaptálását, fejlesztését, illetve nemzetközi tanítási, tanulási-képzési ciklust (mindkét elem feltételeit részleteiben a ’Pályázati kalauz’ tartalmazza). E területek kiemelt figyelmet igényelnek a megvalósításon belül.

Szellemi termékek létrehozása (akár adaptáció, akár fejlesztés) esetén elkülöníthettek erőforrásokat (a tervezés során) a szakmai munka elvégzésén túl annak felügyeletére, minőségellenőrzésére is. Olyan eszközöket használhatnak támogatás igénybevételével, mint pl. kérdőíves felmérés, tesztelés, külső értékelő elemzése, stb. Fontos azonban, hogy ezek részleteit előre megtervezzék: a várt mutatókat meghatározzák mind mennyiségi, mind minőségi szempontból; a tapasztalatokat visszaforgassák, és pontos dokumentálásukról gondoskodjanak. A minőségi szempontok pl. lehetnek a célcsoport számára való alkalmasság tartalmi és felhasználási szempontból, a tervezett célnak való megfelelés mutatói. (Ha például azt vélelmezik, hogy új/szerű módszertant fognak használni a projekt eredményeként, ami hatékonyabb tanítást – tanulást tesz lehetővé, akkor térjenek ki a hatékonyság ellenőrzésének lehetőségeire, módjára.)

A szellemi termékekhez kapcsolódóan a partnerségnek lehetősége van rendezvényeket szervezni (pl. szemináriumok, konferenciák formájában) az eredmények terjesztésére, népszerűsítésére. Ezen alkalmak a tájékoztatáson túl jelenthetik pl. a szellemi termék tágabb felhasználási módjainak elemzését, tanácskozást a nemzeti képzési rendszerbe illesztés lehetőségeiről, vagy akár a partnerség nemzeti szakmapolitikai szereplőinek bevonásával a hazai szakmapolitikai döntéshozók meggyőzőséhez is keretet adhatnak.

A projekt eredményei, és szellemi termékei kapcsán további feltételeknek kell eleget tenni. A projekt minden eredményét (a létrehozott szellemi termékeket is beleértve) közzé kell tenni, hozzáférhetővé kell tenni a tágabb szakmai közösség, érdeklődők számára.

Ennek egy módját a támogatási szerződés is meghatározza (I.9. cikk): a projekt koordinátora köteles feltölteni az együttműködés eredményeit a Bizottság által létrehozott disszeminációs felületre: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx/. A támogatási szerződés vonatkozó pontja a „nyílt licenc”-re hivatkozik, mely az a mód, ahogy egy termék jogainak tulajdonosa mások számára engedélyt ad a termék felhasználására. Az engedély a termékekre egyenként vonatkozik. Az engedélyek mértékétől és a kiszabott korlátozásoktól függően számos nyílt felhasználást biztosító engedély létezik, és a kedvezményezett szabadon választhatja meg, hogy termékével kapcsolatban milyen engedélyt alkalmaz. Minden egyes előállított termékre nyílt engedélyt kell adni. A nyílt felhasználási engedély nem jelenti a szerzői jogok vagy szellemi alkotáshoz fűződő jogok átruházását.

Így tehát a program szabályai nem zárják ki a szellemi termékek gazdasági hasznosítását. Az ellentmondásosnak tűnő elvárás azt jelenti, hogy az elvárás a támogatási felhasználás nyilvánosságára vonatkozik (pl. közzététel letölthető vagy nem letölthető fájlként). Ez azonban nem jelenti a korlátlan felhasználási jogok biztosítását mások számára. Tehát a közzététel alkalmával meg kell jelölni a felhasználás esetleges korlátait, a felhasználási jog megszerzésének módját.

A támogatási szerződés II.9. cikke rendelkezik részletesen az előzetesen meglévő jogokról, valamint a projekteredmények tulajdon- és felhasználási jogairól. Eszerint - ellenkező rendelkezés híján - a projekteredmények (és a projekt során létrehozott minden dokumentum) tulajdonjoga (iparjogvédelmi és szellemi tulajdonjogokat illetően is) a kedvezményezetteket illeti meg. A projekt során felhasználásra kerülő, és védelem alatt álló termékek felhasználási jogát a partnerségnek meg kell szerezni legkésőbb a projekt indulására (és erről jegyzék formájában értesíteni kell a Nemzeti Irodát). Mindemellett a partnerségeknek felhasználási jogokat kell biztosítaniuk az Európai Unió és a NI részére a

II.9.3. cikkben felsorolt esetekben (pl. saját célra történő felhasználás, nyilvános terjesztés, stb.). Az eredmény Nemzeti Iroda és/vagy Unió általi nyilvánosságra hozatalakor a szerzői jog tulajdonosára vonatkozó tájékoztatást fel kell tüntetni.

A nemzetközi tanítási, tanulási-képzési tevékenységeket az Erasmus+ program projektbe ágyazott mobilitásoknak is definiálja, ami alatt azt érti, hogy e tevékenységek nem csupán mobilitási lehetőségek, hanem a projekt céljainak eléréséhez szükségesek, lényeges hozzáadott értéket képviselnek. Törekedjenek tehát arra, hogy a tervezett mobilitások a megvalósítás során is a projekt integráns részét képezzék: a mobilitási tevékenységek hozzájáruljanak a projekteredmények tartalmához (pl. felkészülés a fejlesztési munkára, újszerű tanítási tartalomra, módszerre; képzés kipróbálása, teszteléses, stb.)! A tanulói / hallgatói mobilitás feltétele, hogy blended learning (=kombinált tanulás: hagyományos oktatási formák ötvözése e-learning eszközökkel) keretében ágyazva valósuljanak meg.

A mobilitási pályázattípushoz hasonlóan itt is szükséges előzetesen megtervezni a kiutazások részleteit:

– alkalmas kiutazók kiválasztása (elvárások a kiutazókkal szemben: személyi – szakmai – nyelvi igények; kiválasztás módszertana, lebonyolítása, várólista felállítása, nyelvi felkészültség mérése),

– a kiutazás előkészítése (a fogadó intézménnyel tartalmi egyeztetések: program, nyomon követés, értékelés, stb.; az utazás módja: foglalások, kísérő személyzet szükségessége stb.; a tartózkodási feltételei: szállás, étkezés, helyi közlekedés,

stb.; a kiutazók felkészítése - szükség esetén nyelvi felkészítés is; a kiutazókkal kötendő

Tipp: Érdemes bizonyítványt vagy tanúsítványt is kiadni egy kurzus elvégzéséről. pl. Europass

felületen, lásd. 8.3. fejezet.

szerződés formája, tartalma, stb.),

– a mobilitás értékelése, dokumentálása, pl.: a mobilitás programja, munkanapló, szakmai összefoglaló, beszámoló, értékelés kérdőív, stb.

A kiutazások megvalósulása után a

partnerség is értékelje a dokumentáció alapján a mobilitások eredményességét, fogalmazza meg és építse be hozadékát a projekteredményekbe (tapasztalatok felhasználása, beépítése, korrekciók igénye, stb.)

Minden projektben fontos szempont a megvalósítás kapcsán - a munkavégzés minősége, hatékonysága mellett - az előrehaladás és a támogatás felhasználásának felügyelete is. A koordinátor fontos feladata, hogy dolgozzon ki a partnerséggel egyeztetve olyan rendszert, ami lehetővé teszi a támogatás felhasználásának követését. A munkatervhez

készített ütemezés a támogatási igény felmerüléséről, a megvalósulás során a tények összevetése (pl. negyedéves rendszerességgel) a tervezettel megkönnyíti a beszámolók elkészítését. Arra is lehetőséget ad, hogy időben felfigyeljenek az eltérő felhasználásra (pl. kevesebb kiutazó esetén maradvány képződésére) és időben tervezzék meg a maradvány hasznos és elfogadható felhasználását, szükség esetén képesek legyenek előzetesen szerződésmódosítás kezdeményezésére.

Tipp: A disszeminációs

tevékenység mindig legyen

tervezett és az együttműködés teljes időtartama során jelenjen meg.

3.3.3 Kommunikáció és tájékoztatás

A menedzsment hatáskörébe tartozik az információcsere, tájékoztatás a projekt tartalmáról, előrehaladásáról, eredményeiről. E tájékoztatás döntően kétféle irányú: a partnerség körére, illetve azon túlra mutat.

A partnerségen belül e tevékenységi körbe tartozik a tevékenységek – feladatok

előrehaladásáról, eredményeiről, esetleges eltérésekről való kölcsönös tájékoztatás, mely minden partner feladata és kötelessége. További fontos terület dokumentumok megosztása kezelése a partnerségen belül. Célszerű közös munkafelületet létrehozni e tevékenységek egyszerűsítése érdekében. Ilyen lehet pl. Közös fórum és dokumentummegosztó felület a projekt honlapján, vagy ha erre nincs mód, akkor megoldható Google+ rendszerben zárt csoport létrehozásával, vagy más online eszközökkel. A fórum biztosítja, hogy mindenki minden információról értesüljön, hozzászólhasson, időben dokumentált és visszakövethető, hogy ki – mikor – mit „mondott”. A megosztott dokumentumok révén mappában rendezhető tartalom - tematika szerint a projekt dokumentációja, archív mappát lehet létrehozni az elavult – régebbi verziók számára, visszakövethetők a korábbi változatok, ugyanakkor a legfrissebb verziók közös hozzáférése gondoskodik arról, hogy véletlenül – tévedésből sem régebbi dokumentumokat vegye valamelyik partner egyeztetési alapul. Az ily módon kezelt legfrissebb verziók pedig a beszámolókhoz összekészített dokumentációnak is tekinthetők.

A kommunikáció külső célcsoportját a különféle szakmai partnerek és egyéb érdeklődők jelentik. Tájékoztatásuk kiterjed a projekt céljairól, várt eredményeiről, előrehaladásáról. A partnerség körén túlmutató tájékoztatás célja kettős.

A disszemináció (disseminatio - latin: elvetés, szétszórás) elsősorban általános, széleskörű

tájékoztatás a projekt céljairól, előrehaladásáról;

Tipp: Fontos, hogy a partnerintézmények azon

munkatársai, akik nem szorosan működnek együtt a projektben, folyamatosan kapjanak tájékoztatást a projekt előrehaladásáról (pl. belső hírlevélben, információs falon, heti megbeszélésen). Az információ megosztása egyrészt a projekt intézményen belüli

elfogadását segíti, másrészt a projekt

eredményeinek intézményi beépülésére is pozitív hatással van.

eredményeiről. Célja a potenciális felhasználók érdeklődésének felkeltése, a tágabb szakmai közönség általános tájékoztatása. Fontos azonban itt is a célzott információnyújtás.

A valorizáció (valor - latin: érték) ennél jobban

összpontosít, szűkebb közönségre irányul. A

projekteredmények

futamidőn túli tényleges felhasználását készíti elő. Célközönsége főként a termékek tényleges használatában érdekelt, hasonló profilú szervezetek mellett a felhasználás körülményeinek biztosításában szerepet játszó intézmények képviselői (szakmapolitikai

szereplők, döntéshozók), bár a hatásos valorizáció mellett a fenntarthatóságnak „belső” feltételei is vannak: szakmai (alkalmas szakembergárda) technikai (eszközigény mellett a szervezet tevékenységi körébe illeszthetőség), és anyagi feltételek biztosítása. Ez főként a szervezeteken belüli döntéshozók kellő tájékozottságát, és elkötelezettség igényli.

További részletes útmutatás a kézikönyv ”AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE c. fejezetben található.

3.3.4 Kapcsolat a Nemzeti Irodával, közreműködés a nyomon követésben, beszámolás

A partnerség tagjainak szerződéses kötelessége a Nemzeti Irodával való együttműködés. E terület szóbeli, írásbeli kommunikációt, és tevékenységeket is jelent.

A kedvezményezettektől induló kommunikáció tartalma főként a projekt előrehaladása, esetleges problémák jelzése, tájékoztatás tervezett rendezvényekről, eseményekről. Formája lehet eseti levelezés, de megoldást jelenthet az is, ha a NI részéről felelős munkatárs címét felveszik a belső levelezés címlistájára, vagy a fórum(ok) felhasználói körébe, hozzáférést adnak a projekthonlap belső munkafelületéhez, stb.

Az írásbeliség mellett problémák esetén (előzetes egyeztetés alapján) személyes konzultációra

is van lehetőség.

Tipp: A projekt előrehaladásának nyomon követésére a tevékenység különböző szakaszaiban kerüljön sor, hogy a partnerség még időben tudjon reagálni, ha nem a tervek szerint halad a projekt

megvalósítása. A belső monitoring során született dokumentumokat (pl. kérdőíveket, reflektív naplókat) érdemes megőrizni, hiszen akár egy következő projektötlet is

xxxxxxxxxx az ott megfogalmazottakból.

A Nemzeti Iroda (esetleg az Európai Bizottság) által kezdeményezett kommunikáció – információcsere döntően a monitoring látogatásokat, helyszíni ellenőrzéseket, auditokat jelentik. A monitoring látogatások célja szakmai tájékozódás, jellege szerint konzultáció. A helyszíni ellenőrzések auditok pénzügyi tartalmúak, és ellenőrzés jellegűek. A beszámolás tartalmában fontos elem az eredmények, termékek feltöltése a disszeminációs felületre.

A kedvezményezettek további írásos

„kommunikációs kötelezettsége” a

szerződésben meghatározott ütemezésben, és tartalommal benyújtandó beszámolók köre. Ezek a projekt előrehaladásának kötött tartalmú szakmai és pénzügyi bemutatását jelentik, tényekkel alátámasztva.

Az együttműködés körébe tartozó tevékenységek elsősorban a Nemzeti Iroda által szervezett rendezvényeken való részvételt – közreműködést jelentik (pl. előadás, beszámoló tematikus szemináriumokon, konferenciákon, pályázatíró szemináriumokon).

További részletes útmutatás a kézikönyv „A PROJEKTEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE” c. fejezetben,

valamint a „A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE” c. fejezetben található.

A projektmenedzsment körébe tartozó tevékenységek lehetséges dokumentációja az I. számú MELLÉKLETBEN található.

4 VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN

4.1 Bevezetés

A projektek megvalósítása során felmerülhetnek olyan előre nem látható körülmények, amelyek a projekt szerződésben rögzített adatainak, feltételeinek, tervezetének változását vonják maguk után.

Törekedjenek arra, hogy a lehető legkevesebb változtatásra legyen szükség a projekt futamideje alatt. Tudniuk kell, hogy a projektmegvalósítás vagy a partnerség bármely változtatása nem befolyásolhatja lényegesen a projekt minőségét, megvalósíthatóságát, vagy a projekt céljait, és minden módosításnak összhangban kell lenni a támogatási szerződésben és mellékleteiben foglalt jogi szabályokkal.

Módosítás: olyan jogi cselekmény, amely a támogatási szerződésben foglalt részletek megváltoztatására irányulnak. E változások egy része formai-technikai jellegű, másik része a projekt tartalmi vonatkozásaira irányul.

Az alábbi táblázatban foglaltuk össze a lehetséges eseteket.

Változások tartalma	Formai - technikai változások	A projekt tartalmát érintő lényeges változások
Kedvezményezett szervezet adatainak változása: - jogi státusz - szervezet neve - szervezet címe	✓
Kontakt személy, ill. adatai	✓
Aláírásra jogosult személy, ill. adatai	✓
Banki adatok		✓
Partnerség felépítését érintő változások		✓
A projekt tevékenységei		✓
Projekt futamideje		✓
Beszámolók ütemezése		✓
Pénzügyi változások (melyek meghaladják a szerződés I. rész I.3.3 pontjában részletezett lehetőségeket)		✓

1. sz. táblázat

A szerződésmódosítást a kedvezményezettek nevében a koordinátor, vagy különleges esetekben a NI is kezdeményezheti. A következőkben a koordinátor által kezdeményezett módosítások részleteit mutatjuk be.

4.2 A szerződésmódosítás feltételei

- a módosítást írásban kedvezményezettek nevében a partnerség koordinátora nyújtja be: aláírója a koordinátor szervezet jogi képviselője;

- a kérelem formája hivatalos levél, vagy a szerződésmódosítás formanyomtatványa;

- a tervezett változásokat alaposan meg kell indokolni.

4.3 A szerződésmódosítás folyamata

A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (ld.: Általános feltételek II.13 cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek.

A koordinátor által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről, valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A NI fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet.

A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására megelőzőleg, jóval azok hatályba lépése előtt meg kell küldeni a Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább egy hónappal a projektzárás időpontja előtt, azaz nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már megvalósultak. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Általános Feltételek, II.15 cikk – Vis major)

A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a kedvezményezett számára. A módosított szerződés mindkét fél (koordinátor – Tempus Közalapítvány) jogi képviselőjének aláírásával lép hatályba.

Ha nem (vagy nem kellő időben, kellő indoklással) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható tevékenységek és költségek keletkeznek.

A szerződésmódosítás formái:

Az 1. sz. táblázatban szereplő áttekintés eligazodást nyújt abban is, hogy milyen módon kell kezdeményezni a szerződés módosítását.

A ’Formai - technikai változások’ nem igénylik a formanyomtatvány használatát, ’A projekt tartalmát érintő lényeges változásokat’ érintő esetekben a formanyomtatványt ki kell tölteni és (a kívánt mellékletekkel együtt) megküldeni szerkeszthető formában e-mailen és aláírva, lepecsételve postai úton is.

4.4 Formanyomtatvány használata a módosítási kérelemhez

A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon kell benyújtani.

A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki: Partnerséget érintő változások

A Partner(ek) kilépése

B Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez C Szerződő (koordinátor) intézmény cseréje

Egyéb változások

D A projekt futamidejének változása

E A támogatási igény lebontásának változása (egységek száma változik kettő vagy több költségvetési tételben vagy a tényleges költség alapú támogatás változik), ami a költségvetés megváltozását okozza, amennyiben a változás meghaladja a Támogatási szerződésben előírt 20%-ot (ld. következő bekezdés)

F Bankszámla változása

G Munkaprogram változása

A szerződésmódosítási formanyomtatvány részletes útmutatást tartalmaz a feltételekkel, és a kitöltéssel kapcsolatban. A formanyomtatvány letölthető a Tempus Közalapítvány honlapjáról .

Megjegyzés:

A támogatási igény változásával kapcsolatban nem szükséges módosítási kérelmet benyújtani a támogatási szerződésben meghatározott esetekben (I. RÉSZ – KÜLÖNÖS FELTÉTELEK I.3.3 Költségkategóriák közötti átcsoportosítások szerződésmódosítás nélkül): ha a változás nem befolyásolja a projekt megvalósítását és az átcsoportosítás elszámolható költségeket jelent (a projektmenedzsmenthez és megvalósításhoz, a nemzetközi projekttalálkozókhoz, a szellemi termékekhez, a multiplikációs rendezvényekhez, a külföldi képzési/oktatási/tanulási tevékenységekhez, valamint a rendkívüli költségekhez nyújtott támogatási összegek maximum 20%-át jogosultak átcsoportosítani bármely más költségvetési kategória támogatására, kivéve a projektmenedzsment és megvalósítás költségei, továbbá a rendkívüli költségek kategóriákba; bármely költségvetési kategóriából jogosultak átcsoportosítani a speciális igényű résztvevők támogatására szánt kategóriába). A projekt elfogadott támogatási igényének végösszege azonban nem változhat!

Nem szükséges továbbá módosítási kérelmet benyújtani akkor sem, ha a költségvetési módosítás a partnerek közötti felosztást érinti. Vagyis ha a költségvetési tételek között nem történik átcsoportosítás, hanem kizárólag egy költségtételen belül, de partnerek közötti megoszlás változik, ahhoz nem szükséges szerződésmódosítás.

A változást azonban minden esetben jelezni kell a NI felé.

4.5 Egyéb módosítási kérelmek

Az alábbiakban azokat az eseteket írjuk le, amelyekben nincs szükség a formanyomtatvány használatára.

4.5.1 Változások a Participant Portal felületén szereplő adatokban, dokumentumokban

A Participant Portal az a felület, amelyen a projektekben (pályázatokban) érintett kedvezményezettek a szervezetük adatait, működési feltételeikkel kapcsolatos dokumentumokat regisztrálják – tárolják. Itt kell felvezetni az ezekben történő változásokat, melyeket a NI az alátámasztó dokumentumok alapján validál.

Nem szükséges szerződésmódosítási formanyomtatványt beküldeni ezekben az esetekben, viszont ajánlott értesíteni a NI-t a felvezetett változásokról, hogy a szükséges jóváhagyásokat mielőbb elvégezhesse.

Az alábbi változásokat a Participant Portal felületén kell felvezetni

(xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxx/xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx.xxxx)

4.5.2 A kedvezményezett szervezet(ek) jogi státuszának változása

A kedvezményezett új jogi státusza is meg kell, hogy feleljen az eredeti részvételi és kiválasztási feltételeknek. Ha az új jogi státusz olyan állapotot eredményez, melyek nem felelnek meg az eredeti feltételeknek, akkor a szervezet közreműködése lezárul. A szervezet közreműködésének megszűnése kapcsán azt is vizsgálni kell, hogy projektszinten

érvényesülnek-e a támogatási feltételek – ha nem, akkor a támogatási szerződés felbontásra kerül.

4.5.3 A kedvezményezett szervezet(ek) nevének változása

Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a névváltozás mögött más változás is rejlik (új jogi személyiség, jogutódlás kérdései, stb.), melyek további alátámasztó dokumentumok benyújtását teszik szükségessé. Ilyen esetekben a NI jelzi, hogy mely dokumentumokat kell pótolniuk.

4.5.4 A kedvezményezett szervezet(ek) címének változása

A változást a NI jóváhagyja, ha megfelel a részvételi feltételeknek.

4.5.5 A kedvezményezett szervezet(ek) jogi képviselőjének változása

Ebben az esetben nincs szükség a formanyomtatvány használatára. A szervezet új jogi képviselője levelet, vagy e-mailt küld a Nemzeti Irodának, melyhez hivatalos dokumentumot (meghatalmazás, jegyzőkönyv a változásról, aláírási címpéldány.) csatol az aláírási jogosultság igazolására. E-mailben küldött kérelem esetén az új jogi képviselőnek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.

4.5.6 A kedvezményezett szervezet(ek) koordinátorának változása

A kedvezményezett szervezet kapcsolattartójának (az a személy, aki a szerződésben kapcsolattartóként szerepel) változása sem igényel formanyomtatványon benyújtott kérelmet. A szervezet jogi képviselője által írt levél, vagy e-mail formájában kell bejelenteni a változást, és részletezni kell a változás okait - indokait. E-mailben küldött kérelem esetén a jogi képviselőnek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.

5 AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE

A disszeminációs tevékenységek célja

A disszemináció olyan tevékenységek sokaságát jelenti, amelyek célja a projekt eredményeinek közzététele azon célcsoportok számára, akik közvetlenül nem vettek részt a projektben, de fontos, hogy a projekt eredményei eljussanak hozzájuk. Az Európai Unió finanszírozásával megvalósuló projektekkel szemben elvárás, hogy a projektek hatásának, illetve a létrehozott projekttermékek széles körben történő megismertetésének és használatának terjesztésére különös hangsúly kerüljön. Nagyon fontos, hogy ez a tevékenység a projekt teljes időtartama alatt megvalósuljon, és hogy valamennyi konzorciumi partner részt vegyen a disszeminációs tevékenységekben.

Az eredmények terjesztése (disszeminációja) és hasznosítása (valorizációja) ismert fogalmak. A jól megtervezett és körültekintően végrehajtott valorizáció biztosítja, hogy a projekteredmények elérhetők legyenek ne csak a partnerségben közvetlenül részt vevők számára, és hatásuk fenntartható legyen a projekt futamidején túl is, a helyi, regionális, nemzeti és európai szintű gyakorlatokban történő tényleges felhasználásuk által. A minél szélesebb körű terjesztés érdekében lehetőleg a legkülönfélébb csoportokat próbáljuk bevonni a disszeminációs tevékenységekbe.

Az Erasmus+ projektektől elvárás, hogy a partnerség, vagy a partnerségben részt vevő intézmények honlapján tegyék közzé a projekt adatait, megvalósításának fő lépéseit és eredményeit (vagy ezek elérhetőségét).

5.1 A disszeminációs terv

Az eredmények disszeminációjának számos célja lehet: a projekt témája iránti figyelem felkeltése, a nyilvánosság tájékoztatása és bevonása, a projekt fenntarthatóságának biztosítása. A disszemináció akkor igazán eredményes, ha a projekt erős disszeminációs stratégiával, jól kidolgozott disszeminációs tervvel rendelkezik. A tervek korai elkészítése biztosítja, hogy a megcélzott felhasználók és az ő igényeik központi helyet kapjanak a projekt kezdetétől.

Ezen tevékenységek tervezése kapcsán első lépésként a partnerségnek az alábbi jellegű kérdéseket kell mérlegelnie:

– Milyen problémára keres választ a projekt? Milyen szükségleteket céloz meg a projekt?

– Melyek a várt eredmények?

– Kik a felhasználók/érintett szektorok, melyek hasznosítják a projekt eredményeit?

A disszemináció tervezésekor minden potenciális felhasználó szempontjait érdemes megfontolni, nem csak a partnerségben részt vevő intézmények tagjaira vonatkozólag. Meg kell tervezni a felhasználókkal történő konzultációt és bevonásukat a projekt futamideje folyamán.

A terv kulcselemei a következők:

– a terjesztésre és hasznosításra irányuló tevékenységek típusai – módszerek és eljárások;

– a szükséges emberi és pénzügyi erőforrások;

– munkaterv a különböző tevékenységekre;

– stratégia a tevékenységek továbbvitelére a projekt futamidején túl (fenntarthatóság).

Bár a disszeminációs terv tartalma projektenként eltérő, azonban a legalapvetőbb kérdések, amelyeket a tervezés során végig kell gondolni, lényegében azonosak:

– Mit?

– Xxxxxx xxxxxx?

– Ki(k)nek?

– Hogyan?

– Mikor?

– Ki?

– Miből?

A disszeminációs terv elkészítését szolgálja a Kézikönyv II. számú MELLÉKLET-ében

található táblázat.

Ha elkészült, a disszeminációs tervet rendszeresen át kell nézni, és ha szükséges, módosítani a projekt előrehaladásának fényében. Bármilyen, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó előrehaladási jelentésben, időközi, illetve záróbeszámolóban.

Felhívjuk figyelmét, hogy a támogatási szerződés különös feltételeket határoz meg a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatban. Az Erasmus+ projektek esetében a Támogatási szerződés Xxxxxxx Xxxxxxxxxx X.9.2 pontja értelmében a projekt koordinátora az együttműködés eredményeit a xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx/ weboldalon található Erasmus+ Project Results Platform felületre köteles feltölteni a felületen található utasításoknak megfelelően.

Bővebb útmutatást a disszeminációs tervhez kapcsolódóan az Európai Bizottság Oktatási és Kulturális Főigazgatósága honlapján talál az alábbi oldalon: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxx_xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxx_xx.xxx

Honlapunkon is találhatók hasznos információk a disszeminációs tevékenység megtervezéséhez kapcsolódóan:

xxxx://xxx.xx/xxxxx/000/xxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx.

5.2 Mik a projekteredmények?

A projekt eredményei a termékek, módszerek, tapasztalatok és oktatáspolitikai tanulságok, melyek a projekt során jönnek létre. A projekteredményeket nagyjából öt fő kategóriába oszthatjuk, melyek közül az első három a közvetlen eredményeket, míg a fennmaradó kettő a közvetett vagy programszintű eredményeket foglalja magába.

Kategória

Példák

Szellemi termékek

– összehasonlító tanulmányok

– kézikönyvek és egyéb képzési eszközök

– innovatív oktatási és képzési modulok

– új tantervek és képesítések

– új megközelítésmódokkal és módszertanokkal kapcsolatos felhasználói útmutatók

– on-line oktatási és képzési anyagok (e-learning)

– konferenciák és kulturális események

– szemináriumok, viták, szimpóziumok

Módszerek

– a résztvevők egy bizonyos területtel és témával kapcsolatos

ismereteinek bővítése

	– együttműködési folyamatok és módszerek – vezetői tapasztalatok és gyakorlati ismeretek – ötletek és jó gyakorlatok cseréje
Tapasztalatok	– a projektpartnerek által a menedzsment és nemzetközi partnerségben való részvétel terén szerzett tapasztalatok – az egyének által szerzett tapasztalatok, pl. mobilitások kapcsán – tapasztalatok és jó gyakorlatok cseréje hálózatok létrehozása által
Szakpolitikai tanulságok	– egy adott programon vagy kezdeményezésen belül indult projektek átfogó tapasztalataiból rajzolódnak ki, illetve olyan egyedi projektekből, amelyek különösen innovatívak vagy hatékonyak – visszajelzés az oktatáspolitikai döntéshozók számára
Európai együttműködés	– új vagy kibővített európai partnerségek – tapasztalatok és jó gyakorlatok nemzetközi szintű megosztása – kultúrákon átívelő párbeszéd és együttműködés, új párbeszéd és partnerségek az EU tagállamai és a nem EU-tag országok között

Az eredmények különböző csoportjai másfajta megközelítést igényelnek terjesztés és hasznosítás szempontjából. Például a kézzelfogható eredmények, mint a projekttermékek könnyen bemutathatók eredetiben, grafikus ábrákkal vagy mintapéldánnyal, a nem kézzelfogható eredmények, mint pl. a ’tapasztalatok’, azonban más bemutatási módszereket igényelnek, úgy, mint felmérések eredménye, interjúk elemzése, akkreditációs programok.

5.3 Eredmények terjesztése, hasznosítása

5.3.1 Célcsoport, üzenet, csatorna

Annak érdekében, hogy a disszemináció valóban eredményes legyen, a tevékenységeket kellően célzottan kell végezni. A legfontosabb a megfelelő célcsoport, üzenet és csatorna kiválasztása.

Célcsoport

A disszemináció közvetlen célcsoportját a felhasználók, valamint a szakmai partnerek jelentik. A legfontosabb terjesztési szintek:

– saját intézményen belül

– az intézmény szűkebb / tágabb környezetében

– projektpartnerek körében

– a település szintjén

– regionálisan

– országos szinten

– nemzetközi szinten

– képzési szektor

– munkaerő-piaci szektor.

A projekt megkezdésétől érdemes gyűjteni a potenciális célcsoportokhoz tartozók elérhetőségét és listát vagy adatbázist készíteni, amelyben az érintettek elérhetősége mellett érdeklődésük jellege is megjelenítésre kerül.

Üzenet

A projekt által feldolgozott téma, és a létrejött eredmények világos, közérthető megfogalmazása a hatékony disszeminációnak elengedhetetlen alapfeltétele. A disszemináció tartalmának meghatározásakor számolni kell a lehetséges célcsoportok sokszínűségével, hiszen a döntéshozóktól az adott terület szakértőin keresztül a laikusokig terjedhet a célcsoport. Tehát a közvetítendő tartalmak bemutatásának módja az egyes felhasználói csoportok számára eltérő, sőt szükségképpen különböző kell, hogy legyen.

Csatorna

Mivel a különböző csatornáknak más-más előnyük és hátrányuk van, központi kérdés az adott célnak legmegfelelőbb csatorna kiválasztása. A legnépszerűbb terjesztési csatornák:

– Facebook

– Moodle platform - nyílt forráskódú, ingyenes licenc alatt terjesztett, e- learning keretrendszer, melynek része egy olyan közösségi oldal, amin több mint egymillió regisztrált felhasználó ingyenes támogatást nyújthat egymásnak, ötleteket, információkat oszthat meg xxxxx://xxxxxx.xxx

– YouTube - nagyon fontos a kulcsszavak jó megválasztása, hiszen ezek alapján lehet majd elérni a filmet.

– blog

– projekthonlap - fontos, hogy a honlap jól strukturált és informatív legyen, tartalmazza a projekt leírását (célok, módszerek), a partnerekről információt, elérhetőséget, valamint – a főbb projekttermékek elérhetőségét, vagy magát a terméket. Ne feledjék azonban, a honlap elkészítése önmagában nem elég, a honlapra fel kell hívni mindazok figyelmét, akikhez szeretnék, hogy eljussanak az eredmények. A honlap elérhetőségét feltüntethetik névjegykártyákon, szórólapokon, hivatalos levél fejlécén, megemlíthetik szakmai fórumokon, konferencián. Ingyenes felületek: xxx.xxxx.xxx , xxx.xxxxxx.xxx , xxx.xxxx.xxx , xxx.xxxxxxxxx.xxx

– személyes beszélgetések, találkozók, munkahelyi értekezletek

– előadások, konferenciák, szemináriumok

– workshopok, továbbképzések

– termékbemutatók, kiállítások, vásárok

– tévé, rádió

– faliújság, információs állvány

– elektronikus média

– szórólapok, brosúrák

– hírlevél

– írott sajtó, cikkek

– kiadványok

– sajtótájékoztató, sajtóközlemény

Fontos, hogy a projekt honlapja a pályázó szervezet internetes oldaláról is minden esetben elérhető legyen, annak linkjét egy könnyen megtalálható, jól látható helyen tüntessék fel. Érdemes még a honlap elkészítésekor azt is szem előtt tartani, hogy olyan felületet használjanak, melynek elérhetősége nem évül el egy-két éven belül, nem áll tehát elő az a helyzet, hogy a projektzárást követően a honlap is megszűnik.

A felhasználók rendelkezésére álló, könnyen használható, többnyire ingyenes internetes felületekre (holnapkészítés, blog, biztonságos közösségi oldalak, e-learning keretrendszerek) hasznos linkeket, ötleteket találhatnak a „Handbook for International School Projects” c. ACES kiadványban:

A disszeminációs tevékenység kapcsán létrejött anyagok nagyszerűen kapcsolhatók a projekt, vagy az azt szervező intézmények PR tevékenységekhez is. Fontos ezért, hogy igyekezzünk kreatív és innovatív módon megosztani projektünk eredményeit. E célra a legalkalmasabbak a filmek, videók, fényképek, kiállítások, újságok, hangfelvételek, honlapok, stb.

A disszeminációs tevékenység nyomon követésére is különös hangsúlyt kell fektetnünk, hiszen a felmerülő igényekre reagálnunk kell, és azokat be kell építenünk a projekt további szakaszaiba. A II. számú MELLÉKLETBEN a disszemináció hatékonyságának ellenőrzésére szolgáló kérdéssor is található.

5.3.2 „Nyílt licenc”

Az „Nyílt licenc”-et érintő kérdésekről bővebben a 3.3.2 A megvalósítás felügyelete című fejezetben tájékozódhat bővebben.

5.3.3 Képzési programok akkreditációja, engedélyeztetése

Amennyiben a projektben szerepel képzés fejlesztése vagy átvétele, a további felhasználás, továbbélés és hasznosulás szempontjából kiemelt fontosságú lehet annak akkreditációja, engedélyeztetése. Amennyiben a pályázatban ez vállalásként is szerepel, fontos tudni, hogy a nemzeti iroda ellenőrzi az ehhez szükséges lépések megtörténtét.

5.4 Kötelező arculati elemek

Xxxxxxxxx, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított terméken vagy anyagon fel kell tüntetni, hogy a támogatást az Európai Unió nyújtotta, és szerepeltetni kell az Erasmus+ program logóját. Ez a láthatóság növeli az Erasmus+ program ismertségét, és hozzájárul folyamatosságának és működésének hosszan tartó biztosításához.

Arculati segédlet a projektről szóló információk terjesztéséhez

A program elnevezése: Erasmus+ program Logók

A logó (Erasmus+) a támogatott pályázat minden projekttermékén (kiadványok, honlap, sajtóközlemény, rendezvénymeghívó stb.) kötelezően megjelenítendő!

Egységesen az alábbi EU-s logót kell használni. Az egyes alprogramoknak nincs külön logója!

A logó az alábbi oldalról letölthető színes és fekete-fehér verzióban is: xxxx://xxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx_xx

A logó minimális mérete: 1 cm magas.

Ha nem éri el a kész, magyar nyelvű logót, akkor az EU zászló mellett Verdana betűtípussal jelenítheti meg a program nevét. A szöveg fekete vagy EU kék színnel jelenjen meg:

TKA logó

A Tempus Közalapítvány logójának használatára egyedül maga a Tempus Közalapítvány jogosult.

Kötelezően megjelenő szöveg:

A projektet az Európai Bizottság támogatta. A kiadványban (közleményben) megjelentek nem szükségszerűen tükrözik az Európai Bizottság nézeteit.

Részletes arculati leírás itt: xxxx://xxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx_xx

6 A PROJEKTEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK

FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE

A stratégiai partnerségek pályázattípus projektjeinek minőségi megvalósulása érdekében a Tempus Közalapítvány, mint támogató szervezet, a projektek folyamatos szakmai és pénzügyi nyomon követését biztosítja az alábbi eszközökkel:

6.1 Preventív monitoring

A beérkezett pályázatok értékelése során külön figyelmet kapott a projektek minősége. Bár a támogatott projektek magas pontszámot érnek el, a NI a szerződéskötést megelőzően, az általa felkért külső szakértőket arra kéri, hogy a tartalmi bírálaton túl minden olyan nyertes projekt esetén, amelynek célja szellemi termék létrehozására irányul, készítsenek egy összefoglalást a projekt további erősítendő elemeivel, fogalmazzanak meg javaslatokat, tegyenek fel pontosító kérdéseket és kérjenek esetleges módosításokat, kiegészítéseket a tervezett tevékenységek minőségének emelése érdekében. Ezen összefoglaló és a pályázók által erre adott válaszok, módosítások a szerződés mellékletét képezik, a projekt további részében ellenőrizhetők és számon kérhetők. Fontos ezért, hogy a projekt későbbi megvalósulása összhangban legyen a preventív monitoring megjegyzéseire adott válaszaikkal, vállalásaikkal.

6.2 Monitoring látogatások

A NI minden projekteknél monitoring látogatást tesz, melynek célja, hogy a projekt szakmai haladását vizsgálja, az esetleges kérdéses, problémás területeket kiszűrje, valamint hogy javaslatokat fogalmazzon meg a további munkához a projektek minőségének folyamatos emelése érdekében. A látogatások a támogatást nyert szervezetnél zajlanak, ahol a NI közös megbeszélés keretében tájékozódik a projekt előrehaladásáról (megvalósítás lépései, esetleges változások és problémák, tapasztalatok, eredmények) és szabályosságáról. Ennek során a nemzeti iroda a megvalósítást veti össze a szabályokkal, az elfogadott pályázattal, az előírt kritériumokkal. A látogatást a támogató a projektek futamideje alatt bármikor kezdeményezheti. A monitoring látogatásról időben tájékoztatjuk a projekt kapcsolattartóját, vele egyeztetünk a lehetséges időpontokról, majd hivatalos levélben is tájékoztatjuk az

intézményt a látogatásról és az ahhoz szükséges tudnivalókról. A projekt tartalmi vizsgálatának megkönnyítése érdekében egy kérdőívet/szempontsort küldünk ki a projektfelelős számára. Fontos tudnivaló továbbá, hogy a látogatáson a projektek többségében a NI által felkért külső szakértő is részt vesz a szakmai eredmények pontosabb áttekintése érdekében. A monitoring látogatásról jegyzőkönyv készül, melyet hivatalos levélben juttatunk el a koordinátor részére. A jegyzőkönyvben rögzített megállapításokhoz, értékeléshez 30 napig van lehetőségük hozzászólni, megjegyzést fűzni, pontosításokat küldeni. Ha ezt nem teszik meg, úgy tekintjük, hogy a jegyzőkönyvben leírtakkal egyetértenek, így ez a jegyzőkönyv lesz a végleges. Fontos szabály, hogy felkért külső szakértővel csak a nemzeti irodán keresztül kommunikálhatnak a monitoring látogatás előtt és után.

6.3 Részvétel a projektek hazai rendezvényein

A folyamatos kapcsolattartást és tájékozódást elősegítendő kérjük, hogy ha hazai projektrendezvényt szerveznek (pl. hazai projektindító találkozó, hazai képzés stb.), arról mindig küldjenek tájékoztatást a NI részére. Ha lehetőség van rá, e programok egy részén az iroda munkatársai, és esetlegesen a projekt külső szakértője/i is részt vesznek, így lehetőség van az esetleges kérdések, problémák személyes egyeztetésére is.

6.4 Egyéni konzultációk lehetősége

A projektek teljes futamideje alatt lehetőségük van konzultálni a NI kijelölt munkatársaival (telefonon, e-mailben és személyesen is). Ha személyes konzultációra van szükségük, akkor jelezzék azt lehetőség szerint legalább két héttel a tervezett időpont előtt az iroda által kijelölt kapcsolattartójuknak. A konzultáció előtt kérjük, küldjék át a főbb kérdéseiket, hogy előzetesen át tudjuk tekinteni őket, és ezzel is növeljük a konzultáció hatékonyságát.

6.5 Részvétel a Tempus Közalapítvány rendezvényein

A Tempus Közalapítvány rendszeresen szervez szemináriumokat, tematikus rendezvényeket és konferenciákat az oktatás-képzés különböző célcsoportjai részére, melyeken szívesen látjuk nyertes pályázóinkat is. Meghívás alapján akár aktív résztvevőként, akár előadóként részt vehetnek ezeken a rendezvényeken, ha pl. a projektjük témája kapcsolódik az adott rendezvényhez, és a szakmai értékelések alapján alkalmas további terjesztésre, megosztásra (így a projekt disszeminációját is elősegítheti). Ha szóba jöhet a projektjük, rendezvényeinkkel kapcsolatban e-mailben vagy telefonon keressük majd Önöket is.

6.6 Előrehaladási jelentés (Progress report)

Valamennyi projekt esetében előrehaladási jelentést kell készíteniük a projekt előrehaladásáról, főbb tevékenységeiről, eredményeiről. A formanyomtatvány pénzügyi részt nem tartalmaz. A jelentés benyújtásának időpontját a támogatási szerződés határozza meg. A NI a projektek kapcsolattartóinak eljuttatja az előrehaladási jelentés elkészítéséhez szükséges tudnivalókat.

6.7 Időközi beszámoló (Interim report)

A 25 és 36 hónap időtartamú projektek esetében időközi beszámolót kell készíteniük a projekt előrehaladásáról, főbb tevékenységeiről, eredményeiről, az első támogatási részlet felhasználásról. A beszámolók benyújtásának időpontjait és az azokhoz kapcsolódó esetleges kifizetéseket a támogatási szerződés határozza meg. A beszámolókat a tervek szerint a Mobility Tool+ segítségével kell majd benyújtaniuk. A NI a projektek kapcsolattartóinak eljuttatja az időközi és záróbeszámoló elkészítéséhez szükséges tudnivalókat.

A támogatás részleteinek utalásáról lásd kézikönyvünk SZERZŐDÉSKÖTÉS című fejezetét.

6.8 Záróbeszámoló (Final Report)

A záróbeszámolót a támogatási szerződésben meghatározott, a projekt zárásának időpontjától számított 60 napon belül kell elkészíteniük, és eljuttatniuk az Irodához. A beszámolónak tartalmi és pénzügyi része is lesz, és az időközi beszámolóhoz hasonlóan előreláthatóan a Mobility Tool+ segítségével kell elkészíteniük és eForm-on keresztül kell majd benyújtaniuk.

Fontos, hogy a záróbeszámoló – az időközi beszámolóhoz hasonlóan – részletesen és alaposan ismertesse a projekt tartalmát, a megvalósult tevékenységeket és az elért eredményeket. Bár a záróbeszámoló a projekt zárása után készül, azonban annak szakmai értékelése a projekt tartalmára és az elkészült projekteredményekre irányul. Az értékelésbe az esetek nagy részében külső szakértőt is bevon a NI.

A projektek értékelésének egyik legfontosabb dokumentuma a záróbeszámoló, ezért törekedjenek annak megfelelő minőségben történő elkészítésére. A záróbeszámoló, és annak alapján a projekt esetleges gyenge értékelése esetén a támogatás visszavonására is sor kerülhet, melynek mértéke az alábbiak szerint alakul:

A beszámoló és a projekt maximálisan 100 pontot kaphat az értékelésekor. A kevesebb, mint 50 pontot elért projektek esetén a következő levonásokat alkalmazhatja a NI:

– a támogatási összeg 25%-os csökkentése, ha a záróbeszámoló 40 és 50 pont közötti eredményt ér el;

– a támogatási összeg 50%-os csökkentése, ha a záróbeszámoló 25 és 40 pont közötti eredményt ér el;

– a támogatási összeg 75%-os csökkentése, ha a záróbeszámoló 25 pont alatti eredményt ér el.

A záróbeszámoló alapján a Tempus Közalapítvány a legjobb projekteket saját csatornáin keresztül terjesztheti, és esetlegesen nívódíj jelölésre is bocsátja.

A záróbeszámolóhoz természetesen a tevékenységek alátámasztására vonatkozó dokumentációt is csatolniuk kell, továbbá a projekt összefoglalását és az eredményeket fel kell tölteniük az Erasmus+ Project Results Platform felületre. A záróbeszámolóhoz szükséges dokumentumok listáját a III. számú MELLÉKLETBEN találja.

A záróbeszámoló beérkezését követően 60 naptári nap áll a NI rendelkezésére ahhoz, hogy értékelje a záróbeszámolót és átutalja a támogatási összeg utolsó részletét. A beszámoló elbírálására rendelkezésre álló időtartam hiánypótlás kérése esetén meghosszabbodik. (A támogatás egyenlegének kifizetéséről a Támogatási szerződés I.4.5-ös pontja rendelkezik.)

6.9 Tételes ellenőrzés

A tételes ellenőrzés célja, hogy a projekt támogatási összegének szabályok szerinti felhasználását ellenőrizze. Az ellenőrzés a végrehajtást alátámasztó dokumentumokra irányul, a NI helyiségeiben történik, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg, a projektek bizonyos százalékánál. A vizsgálat a projekthez kapcsolódó alátámasztó dokumentumok bekérésével és ellenőrzésével valósul meg. Tételes ellenőrzésre a projekteket a NI véletlenszerűen választja ki. A kiválasztott projektek kiértesítésére – legkésőbb a beszámoló beérkezése után (a beszámoló formai ellenőrzését követően) – kerül sor. A tételes ellenőrzés bejelentése/egyeztetése írásban történik.

A tételes ellenőrzéshez szükséges, alátámasztó dokumentumok listáját a III. számú MELLÉKLETBEN találja.

A pénzügyi dokumentáció kapcsán fontos tudni, hogy a projekt költségeit igazoló számlákat és egyéb bizonylatokat, a magyar jogszabályokkal összhangban, meg kell őrizni a projektzárást követő 5 éven keresztül, mert egy esetleges további ellenőrzés esetén be kell tudni mutatni ezeket az ellenőrzést végző szervnek (fenntartó, hazai hatóságok).

6.10 Helyszíni ellenőrzés

Helyszíni ellenőrzés a kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a projekt megvalósítása során érintett helyszínen történik, a projektek bizonyos százalékánál. A helyszíni ellenőrzés során a NI dokumentumvizsgálat keretében tájékozódik a tevékenységek tényleges megvalósításáról, és a támogatási összeg szabályok szerinti felhasználásáról annak dokumentálásáról. A helyszíni ellenőrzést a támogató a projektek futamideje alatt bármikor kezdeményezheti. Az ellenőrzésről időben tájékoztatjuk a projekt kapcsolattartóját, vele egyeztetünk a lehetséges időpontokról, majd hivatalos levélben is tájékoztatjuk az intézményt a látogatásról és az ahhoz szükséges tudnivalókról.

A helyszíni ellenőrzéshez szükséges, alátámasztó dokumentumok listáját III. számú MELLÉKLETBEN találja.

6.11 Audit ellenőrzés

Az audit ellenőrzés célja a támogatás végső összegének meghatározása, és az esetleges elszámolási hibák kiszűrése. Az ellenőrzésre a záróbeszámoló értékelésével egy időben, a kedvezményezett helyiségeiben kerül sor, azonban a támogatási szerződés lehetőséget ad arra, hogy további ellenőrzéseket végezzen a NI a projekt lezárulta után (ami a beszámoló elfogadását, és az utolsó részlet átutalását jelenti) 5 éven belül. Audit ellenőrzésre a projektek bizonyos százalékánál kerül sor. Az audit ellenőrzésről hivatalos levélben értesítjük a projekt hivatalos kapcsolattartóját.

Az audit ellenőrzéshez gyűjtendő dokumentumok listáját a III. számú MELLÉKLETBEN

találja.

7 A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE

7.1 A szerződéskötő intézmény feladatai

Általános megjegyzések

A pályázó az egész partnerség nevében nyújtja be a pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt megvalósítására köt szerződést, ezért a projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia, amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely lehetővé teszi az alábbiak azonosítását:

– a projekt anyagi forrásai;

– a szerződésben megállapított futamidő során felmerült projektköltségek.

Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják, hivatalosan a Participant portal-ra feltöltött Banki azonosító lapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön bankszámlát (deviza- vagy forintszámlát) kell nyitni a projekt számára. Ha ez nem lehetséges, a minimális elvárás az, hogy a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat elkülönítetten lehessen kezelni és nyomon követni a kedvezményezett számviteli nyilvántartásában.

A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat, stb.).

A kedvezményezett intézmény csak akkor változtathatja meg a bankszámláját, ha hivatalosan szerződésmódosítást kér (a Szerződésmódosítási kérelem űrlapon), és azt az Iroda elfogadja (lásd jelen kézikönyv „4. VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN” című fejezete).

A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az Irodának nem kell visszafizetni.

7.2 Valutaátváltási árfolyam

A projekt pénzügyi tervezése, a pénzügyi elszámolás és a támogatás átutalása euróban történik. Ennek megfelelően a kedvezményezetteknek minden felmerült költséget át kell váltaniuk euróra, az Európai Bizottság által abban a hónapban meghatározott és honlapján közzétett2 havi árfolyamon, amelyen a Koordinátor bankszámláján az első előfinanszírozási összeget jóváírták. Amennyiben a projektben több előfinanszírozási összeg kifizetésére kerül sor, az adott árfolyamot azon költségek tekintetében kell alkalmazni, amelyek az előfinanszírozási részlet jóváírásától a következő részlet jóváírásának napjáig merülnek fel. Kiválasztjuk a megfelelő évet és hónapot:

2 xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx.xxx

Beírjuk az átváltani kívánt összeget (amount), és kiválasztjuk a legördülő menüből azt a pénznemet, amiről váltunk (From), és azt, amire, ez esetünkben euró (to):

Majd a convert-re ráklikkeltünk, és megjelenik az alkalmazandó árfolyam. Az alkalmazandó árfolyam a teljes partnerségre vonatkozik.

7.3 A projekt költségeinek elszámolása

7.3.1 Az elszámolhatóság általános feltételei

7.3.1.1 Elszámolható költségek

A beszámolók pénzügyi bírálata során a támogató figyelembe veszi a költség általános kontextusát, jellegét és összegét.

Az egységköltségek esetében a tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek:

– az egységeket ténylegesen fel kell használni a projekt időtartama alatt

– az egységek a projekt megvalósításához szükségesek, vagy annak termékei legyenek

– az egységek száma meghatározott dokumentumokkal (ld. Az elszámolás bizonylatai rész) azonosítható és igazolható legyen.

A tényleges költségek esetében a tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek:

– az adott tevékenységtől függően a projekt partnereinél merülnek fel;

– a projekttevékenységhez kapcsolódnak (azaz a tevékenységnek megfelelőek és közvetlenül kapcsolódnak a projekt végrehajtásához, a munkatervvel összhangban);

– szükségesek a projekttevékenység végrehajtásához;

– ésszerűek és indokoltak, illetve összhangban állnak a megbízható pénzügyi menedzsment3 elveivel, különösen a hatékony pénzfelhasználás és a költséghatékonyság szempontjából;

– a tevékenység időtartama alatt keletkeznek, azaz a projekt időtartama alatt végzett tevékenységből erednek. A szerződésben megjelölt időtartam előtt és után felmerülő tevékenységek finanszírozása nem támogatható;

– ténylegesen felmerülő költségek, amelyek szerepelnek a kedvezményezett intézmény (és partnerei) könyvelésében az érvényes számviteli elveknek megfelelően, és bevallásuk az érvényes adózási és szociális jogszabályok előírásai szerint történik;

– azonosíthatók és igazolhatók.

A kedvezményezett intézmény belső könyvviteli és belső ellenőrzési eljárásainak lehetővé kell tenniük, hogy a tevékenységgel kapcsolatban feltüntetett költségek és bevételek közvetlenül összehasonlíthatók legyenek a megfelelő számviteli kimutatásokkal és bizonylatokkal. Az egységköltség alapú elszámolás tekintetében ez azt jelenti, hogy az "egységek számát" fel kell tüntetni a megfelelő dokumentumon (azaz a munkaidő- kimutatásokban, jelenléti íveken, stb.).

Ha a nemzeti adózási és számviteli szabályok nem írják elő számla meglétét, az azzal egyenértékű számviteli okmány lehet bármely olyan dokumentum, amely igazolja, hogy a számviteli tétel pontos, és megfelel a vonatkozó számviteli törvényeknek.

7.3.1.2 Nem elszámolható költségek

Az alábbi költségtípusok semmilyen körülmények között nem számolhatók el a projekt költségvetésében:

– a tőkemegtérülés;

– az adósság és adósságszolgálati terhek;

– a veszteségekre vagy adósságokra képzett céltartalékok;

– a kamattartozás;

– a kétes követelések;

– az árfolyamveszteségek;

– bankszámlanyitási és -vezetési költségek (a kedvezményezett bankja által a Nemzeti Irodától érkező átutalásokra felszámított költségek);

3 A költségeket a megbízható pénzügyi menedzsment elvei alapján kell definiálni, nevezetesen a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség elvének megfelelően. A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a költségeket kellő időben, megfelelő mennyiségben, minőségben és a legkedvezőbb áron határozzák meg. A hatékonyság elve az alkalmazott erőforrások és az elért eredmények ideális kapcsolatára vonatkozik. Az eredményesség elve a kitűzött célok elérését és a megcélzott eredmények teljesítését foglalja magában.

– az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásra jogosult más projekt keretében a kedvezményezett által kimutatott költségek (ideértve a tagállamok által nyújtott és az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásokat, valamint a Bizottságtól eltérő egyéb szerv által az uniós költségvetés végrehajtásának céljából nyújtott támogatásokat); a közvetett költségek különösen nem támogathatók a kedvezményezettnek odaítélt tevékenységi támogatás keretében, ha a kérdéses időszakban a Bizottságtól már részesül az uniós költségvetésből finanszírozott működési támogatásban;

– eszköz bérlet vagy lízing esetén a lízing vagy bérleti időszak végén érvényesíthető kivásárlási opció költségei;

– a természetbeni hozzájárulás harmadik felektől;

– a túlzott vagy meggondolatlan kiadások;

– ÁFA, ha a nemzeti jog szerint hatályos ÁFA-törvény alapján visszatérítendő/visszaigényelhető.

– A projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatóak el.

Például:

– Ha a projekt 2016. szeptember 1-én indul, akkor elszámolható az utazási költség terhére az a repülőjegy, amelyet 2016 augusztusában vásároltak meg, de 2016 októberére szól.

– Ha a projekt 2016. szeptember 1-én indul, nem számolható el olyan vonatjegy, amely 2016. augusztusi útra szól.

– Ha a projekt 2018. augusztus 31-én zárul, akkor 2018. szeptemberi utazási bizonylat nem számolható el a projekt terhére!

7.3.1.3 Általános forgalmi adó

Az ÁFA csak akkor támogatható, ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolja, hogy nem tudja azt visszaigényelni. Az egyes partnerek ÁFA–elszámolási gyakorlatára vonatkozó nyilatkozatokat a záróbeszámoló benyújtásával egyidejűleg meg kell küldeni.

Ugyanúgy, mint az ÁFA esetében, azok az adók, vámok és díjak, amelyek az uniós támogatással kapcsolatban merültek fel, elszámolhatóak, ha azok véglegesen az adott költséget elszámoló partnerintézményt terhelik.

Az uniós hozzájárulás nem egy konkrét áru vagy szolgáltatás ellenértéke, és mint ilyen, nem adóköteles jövedelme a kedvezményezett intézménynek vagy a partnereknek.

7.3.1.4 A mobilitási támogatás felhasználásának adózási kérdései

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény rendelkezéseket tartalmaz a mobilitási programok keretében magánszemélyek számára folyósított támogatás vonatkozásában. A pontos szabályozást a törvény 7. § (1) bekezdés, valamint az I. melléklet

4.7.c) pontja tartalmazza. A rendelkezés célja, hogy a mobilitási programokban részt vevő magánszemélyek részére folyósított ösztöndíj, egyéb juttatás adómentessé tételével elősegítse, hogy a támogatás minél nagyobb része ténylegesen felhasználható legyen a projekt céljára.

A stratégiai partnerségek tekintetében a mobilitási tevékenységgel összefüggésben adómentes juttatásként való kifizetés lehetősége elsősorban a tanulási/oktatási/képzési tevékenység esetében lehet releváns. A nemzetközi partnertalálkozók esetében az adómentes juttatás lehetősége a mobilitás céljától és a résztvevő személy feladatától (kap-e a mobilitás során végzett tevékenységéért bért, egyéb juttatást) függ.

Kérjük, hogy a jogszabályi rendelkezés konkrét helyi alkalmazhatóságának kérdéséről, lehetőségeiről konzultáljanak a projekt pénzügyeivel foglalkozó kollégájukkal.

7.3.1.5 Meghatározások

– Egységköltség-hozzájárulás: A támogatás elszámolása a Kézikönyvben az adott költségtípusra meghatározott személyenkénti és/vagy napi egységnyi támogatási összegek figyelembe vételével történik. A pályázónak nem kell igazolnia a költségek kifizetését, de azt igen, hogy a támogatott tevékenység megvalósult legalább annyi egységben, amennyire támogatást nyert. Ide tartozó költségkategóriák: menedzsment költség, nemzetközi partnertalálkozók költségei, szellemi termék költségei, multiplikációs rendezvények, tanulási/képzési/oktatási célú tevékenység.

– Tényleges költség alapú támogatás: olyan támogatási tétel, amely indoklás alapján tényleges költségeken alapul, és a projekt végeztével, a beszámoló benyújtásakor számlával igazolni kell. Ilyen támogatás igényelhető a speciális igényű személyek részvételével és a rendkívüli költségekkel összefüggésben.

– Speciális igényű résztvevő(k) (értsd: fogyatékkal élők) után igényelhető támogatás: azokat a költségeket foglalja magába, amelyek közvetlenül a speciális igényű részvevőkhöz és kísérőikhez kapcsolódnak, akik a projektben részt vesznek.

Például: beépített tanulási/oktatási/képzési célú mobilitás esetén kerekesszék szállítási költségét, kísérő utazási és megélhetési költségeit ebben a kategóriában tudják elszámolni. Ha a fogyatékkal élő személy saját utazási költsége meghaladja a távolsági sáv szerint adható összeget, annak teljes összegét szintén ebben a rovatban kell elszámolni.

7.3.1.6 Az elszámolás bizonylatai

Valamennyi, a projekt kapcsán felmerült és elszámolt költséget a költség típusának megfelelő bizonylattal kell alátámasztani, a bizonylatot a projekt lezárulta és a beszámoló elfogadása után 5 évig meg kell őrizni. Az egyes költségtípusokhoz kapcsolódóan tételesen meghatározzuk a költség alátámasztását igazoló dokumentumokat.

A kedvezményezett/koordinátor intézmény saját költségei kapcsán az eredeti bizonylatokat köteles megőrizni, és ellenőrzés esetén bemutatni, a partnerek költségei kapcsán pedig az azokat igazoló bizonylatok partnerek által hitelesített másolatait.

A partnerintézmények saját nyilvántartásukban az eredeti bizonylatokat ugyancsak 5 évig kötelesek megőrizni a beszámoló elfogadása után. A költségeknek minden esetben a kedvezményezett intézménynél, vagy annak partnereinél kell felmerülnie, azonosíthatónak, igazolhatónak kell lenniük, és a hatályos jogszabályoknak meg kell, hogy feleljenek.

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az eredeti szerződéseken, számlákon, bizonylatokon és minden a támogatás felhasználásával kapcsolatos dokumentumon azonosíthatóan szerepeltetni kell a Támogatási szerződés számát; azt, hogy a költség elszámolása az Xxxxxxxx támogatás terhére történt, továbbá a főkönyvi számot.

7.4 Elszámolható költségtípusok

– Projektmenedzsment és megvalósítás

– Nemzetközi partnertalálkozók költségei

– Szellemi termék költsége

– Multiplikációs rendezvények

– Rendkívüli támogatás

– Speciális igényű (fogyatékkal élő) résztvevő(k) részvételével összefüggő többletköltségek – tényleges költségalapon, indoklással, konkrét költség megjelölésével

– Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység

7.4.1 Projektmenedzsment és megvalósítás (Project management and implementation)

– A projekt megszervezésének költségeire a részt vevő intézmények száma és a projekt tervezett időtartama alapján egységesen az alábbi támogatás számolható el:

⋅ Koordináló intézmény részére 500 EUR/hó

⋅ Partnerintézmény részére 250 EUR/hó

– Ez a költségtétel tartalmazza a szervezéssel, partnerek közötti kommunikációval

kapcsolatos költségeken túl a kisléptékű projektek eredményeit (pl. jó gyakorlatok füzete) és az eredmények terjesztésével kapcsolatos költségeket is (pl. szórólap, honlap).

– Több mint 10 résztvevő intézmény esetén ebben a kategóriában a támogatás összege

10 intézményre (1 koordináló és 9 partner) vonatkozóan vehető igénybe, így a maximum elszámolható támogatási összeg a teljes partnerségre havonta 2750 EUR.

7.4.2 Nemzetközi partnertalálkozók (Transnational project meetings)

– A partnertalálkozókon való részvétel utazási és megélhetési költségeihez való egységköltség-hozzájárulás, amely távolságtól függően, résztvevőnként számolható el:

Távolsági sáv	Elszámolható támogatás (/fő)
0 – 99 km	0 €
100 – 1999 km	575 €
2000 km-től	760 €

– A távolsági sáv meghatározása a következő módon történik: az Európai Bizottság Erasmus+ honlapján található kalkulátorba (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx- plus/tools/distance_en.htm) be kell írni a kiinduló állomás és a célállomás település nevét, majd a kiszámít (calculate) gombra kattintva az alkalmazás megadja a GPS koordináták alapján kalkulált légvonal távolságot (km-ben). FIGYELEM! A kalkulátor által megadott távolsághoz tartozó átalányösszeg az oda-vissza utazásra vonatkozik, így a kapott km-t nem szabad kétszeresen számítani.

– A Kedvezményezettnek a nemzetközi partnertalálkozók résztvevőinek listáját a Mobility Tool+ felületre kell feltöltenie. Minden egyes résztvevőre vonatkozóan rögzítenie kell a résztvevő nevét, a kiindulás helyét, és a tevékenység helyszínét.

–

– Főszabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a kedvezményezett az eltérést köteles a Mobility Tool+ felületen megindokolni.

– A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban állnak a nemzetközi projekttalálkozón részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szervezet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.

– A nemzetközi partnertalálkozók költségvetési kategóriában elszámolható a kedvezményezett saját országában megtartott nemzetközi partnertalálkozón való részvétel, ha a tevékenységekben legalább két különböző programországból származó, a Projektben kedvezményezett szervezet is részt vesz, és a fentiek szerinti indulási hely és a tevékenység helyszíne közötti távolság az online távolság kalkulátor szerint legalább 100 km.

7.4.3 Szellemi termék (Intellectual output)

A beszámolóban megfelelően bemutatott nagyléptékű, innovatív, kreatív, más intézmények számára is hasznosítható termék (pl.: pedagógiai módszer, IT eszköz, tanulmány, stb.) létrehozásának munkatársi költségeire elszámolható egységköltség- hozzájárulás. A szellemi termék fogalmát, kérjük, olvassa el a Pályázati Kalauz alábbi részében: I.7. Alapfogalmak listája sorrendben.

1. A támogatás elszámolásának alapja: munkatársi kategóriánként (menedzser, kutató/tanár/oktató, technikai munkatárs, adminisztrátor) napi díjak kerültek meghatározásra, amelyek ország-csoportonként eltérőek (egy főre eső GDP alapján 4 csoport). A Kedvezményezett részére önkéntes alapon dolgozó személyzet esetén a kategória nem az adott személy munkakörére utal, hanem a személy által a fejlesztéssel kapcsolatban ellátott feladatkörre.

2. Az alábbi foglalkoztatási formákra vonatkozó költségek vehetők figyelembe:

- olyan állandó munkatársak, akik a partnerintézmények valamelyikével határozott vagy határozatlan időre kötött munkaszerződéssel, megbízási szerződéssel rendelkeznek;

- a nemzeti munkajogi szabályozástól függően4 (lásd "függő munkavállaló" fogalmának meghatározása) egyéni vállalkozók munkája is elszámolható személyi költségként a projekt keretében a következő szigorú feltételekkel:

⋅ folyamatos, munkaviszonyszerű együttműködés az adott partnerintézménnyel;

⋅ a “külső” együttműködő minden esetben jogosult a saját nevében szerződést kötni az adott partnerintézménnyel. Minden olyan szerződés, amely egy másik szervezettel/intézménnyel köttetik, egyértelműen

alvállalkozói költség.

⋅ az így megbízott munkavállaló számon kérhető az adott partnerintézmény által. A “számon kérhető” ebben az esetben azt jelenti, hogy el kell, hogy tudjon számolni a munkaóráival, a

feladataival, és azok eredményével, tehát az együttműködés nem egyenrangú, hanem ahhoz hasonlít, amilyen szerződése az intézménynek van a többi munkavállalójával.

⋅ a Nemzeti Iroda továbbá nyilatkozatot kérhet, amelyben a hatáskörrel rendelkező hatóság igazolja, hogy az így munkát végző személy eleget tett társadalombiztosítási és adózási kötelezettségeinek.

⋅ a nemzeti szabályozásról igazolást kérhet az iroda (a jogszabály másolata).

- külső, munkaerő-kölcsönző cégen keresztül átmeneti időre felvett munkatársak.

3. A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni a jogviszonyt a projektben akár hivatásos akár önkéntes alapon bevont munkatársakkal.

4. FIGYELEM! a vállalkozói szerződés alapján a kedvezményezett részére dolgozó

4 A magyar törvények ezt nem teszik lehetővé, tehát a magyar főpályázó, és a magyar partnerei esetében erre nincs lehetőség.

személyzet tagjai (pl. tolmácsok, web szerkesztők stb.) nem minősülnek az érintett szervezet munkatársainak. Az ő munkaidejük után tehát nem igényelhető támogatás a "szellemi termék" kategóriában, de részvételük a "rendkívüli költségek" jogcímén, az e költségkategóriára alább meghatározott feltételek szerint támogatható lehet.

5. FIGYELEM! Adminisztrátor és menedzser kategóriában csak különösen indokolt esetben lehet támogatási összeget elszámolni, ugyanis az ilyen típusú tevékenységek rendszerint a Menedzsment költségek (ld. 7.4.1. Menedzsment költségek) között szerepeltethetők.

Napi díjak

Xxxxxxxxx

Xxxxxx/tan ár/oktató

Technikai munkatárs

Adminisztrátor

Dánia, Írország, Luxemburg, Hollandia, Ausztria, Svédország, Liechtenstein, Norvégia

294

241

190

157

Belgium, Németország, Franciaország, Olaszország, Finnország, Egyesült Királyság, Izland

280

214

162

131

Cseh Köztársaság, Görögország, Spanyolország, Ciprus, Málta, Portugália, Szlovénia

164

137

102

Bulgária, Észtország, Horvátország, Lettország, Litvánia, Magyarország, Lengyelország, Románia, Szlovákia, Macedónia, Törökország

7.4.4 Multiplikációs rendezvények (Multiplier events)

– A szellemi termék(ek) terjesztését/megosztását/népszerűsítését/tesztelését széles körben segítő rendezvény(ek) szervezésére és lebonyolítására elszámolható egységköltség- hozzájárulás. Multiplikációs rendezvény megszervezése csak akkor támogatható, ha a pályázatban szerepelt, és a Nemzeti Iroda a Támogatási szerződés II. sz. mellékletében elfogadta azt.

– Csak akkor számolható el ez a támogatástípus, ha a projekt keretén belül szellemi termék (intellectual output) is készült.

– Multiplikációs rendezvényekre a résztvevők száma alapján az alábbi támogatási összegek számolhatók el:

o Helyi résztvevők (a rendezvénynek helyt adó országból származó résztvevők):

100 EUR/résztvevő

o Külföldi résztvevők (más országokból érkező résztvevők): 200 EUR/résztvevő

– Kérjük, ügyeljen arra, hogy a multiplikációs rendezvényekre elszámolható támogatási összeg a teljes projektben maximálisan 30 000 EUR lehet.

– Ha a Projekt nem állít elő a pályázatban szereplő és a Nemzeti Iroda által elfogadott szellemi terméket, az ahhoz kapcsolódó multiplikációs rendezvény sem minősíthető támogathatónak. Ha a Nemzeti Iroda több szellemi termék fejlesztésére ítélt meg támogatást, de végül csak néhányat valósítanak meg, a Nemzeti Iroda joga meghatározni azt, hogy az érintett multiplikációs rendezvények közül melyik és milyen mértékben részesülhet támogatásban.

– Kizárólag a kedvezményezettként megnevezett szervezeteken kívüli résztvevők számíthatók azon személyek közé, akik száma alapján a támogatás megállapítandó.

7.4.5 Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység (Learning/Teaching/Training Activities)

– A beszámolóban támogatás számolható el külföldi tanulási, oktatási, képzési tevékenységek megvalósítására, ha a tevékenységek a projektbe ágyazottan, ahhoz szorosan kapcsolódva jelentek meg. A kapcsolódást a beszámolóban be kell mutatni.

Költségtípus

Igényelhető összeg

Utazási költség

100-1999 km között: 275 euró/személy

2000 km felett: 360 euró/személy

Megélhetési költség

Rövid távú tanulási célú tevékenységek

(tanulási célú vegyes típusú mobilitás, diákok rövid távú mobilitása; intenzív tanulmányi programok). (minimum 5 nap – maximum 2

hónap)

a tevékenység 14. napjáig: 55 euró/nap/fő

15 és 60 nap között: 40 euró/nap/fő

Hosszú távú (minimum 2 – maximum 12 hónap) képzési, oktatási tevékenység

Lásd: következő táblázat

„Munkatársak hosszú távú

oktatási/képzési tevékenységei” oszlopait

Rövid távú közös képzési események munkatársaknak/szakembereknek/oktatóknak,

Oktatás és szakértés intenzív tanulmányi programokban,

Kísérő személyek minden tevékenységben (minimum 5 nap – maximum 2 hónap)

a tevékenység 14. napjáig: 100 euró/nap/fő

15 és 60 nap között: 70 euró/nap/fő

Diákok hosszú távú mobilitása

Lásd: következő táblázat

„Diákok hosszú távú tevékenységei” oszlopaát

Nyelvi felkészítés

Kizárólag a hosszú távú (60 nap fölött) oktatási/képzési célú tevékenységek esetén számolható el 150 euró/személy összegben, indokolt esetben.

Rendkívüli támogatás

– A távolsági sáv meghatározása: ld. jelen Kézikönyv 7.4.2. pont Nemzetközi partnertalálkozók.

– A megélhetési támogatás elszámolásakor a tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység kezdőnapját közvetlenül megelőző napra egy utazási napot, illetve a külföldön végzett tevékenység befejező napját követő napra további egy napot lehet hozzáadni, ha szükséges. (Ez csak a rövid távú – napi megélhetési összegeket alkalmazó – mobilitások esetén releváns.)

– Főszabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a koordinátor az eltérést köteles a Mobility Tool+ felületen megindokolni.

– Ha a projektben két különböző mobilitás (pl. nemzetközi projekttalálkozó és tanulási/oktatási/képzési célú mobilitás) időben összekapcsolódik oly módon, hogy azok egy oda-vissza utazással megszervezhetők, azon személyek számára, akik mindkét mobilitásban részt vesznek, csak egy mobilitással összefüggésben számolható el utazási támogatás. Ilyen esetben kérjük, ügyeljenek arra, hogy a két különböző találkozó tartalma és programja jól elkülöníthető legyen.

– A kedvezményezettnek minden, 2 hónapnál hosszabb ideig külföldön tanulási, oktatási, vagy képzési tevékenységet teljesítő résztvevő esetében be kell mutatnia, hogy ha nyelvi felkészítésre kapott támogatást, úgy a felkészítést teljesítette-e.

– A nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenység keretében támogatható a kedvezményezett saját országában megtartott eseményen való részvétel is, ha a tevékenységben legalább két különböző programországból származó, a projektben kedvezményezett szervezet is részt vesz, és a fentiek szerinti indulási hely és a tevékenység helyszíne közötti távolság az online távolság kalkulátor szerint legalább 100 km.

– Vegyes mobilitás és munkatársak közös, rövid távú képzése esetében a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységekben részt vevő személyek akkor támogathatók, ha az alább felsorolt módok valamelyikén a kedvezményezettel hivatalos kapcsolatban állnak:

⋅ vegyes mobilitásban részt vevő tanulók, hallgatók;

⋅ a kedvezményezett által alkalmazott tanárok, oktatók, képzők és további munkatársak.

– A kedvezményezettnek minden esetben tudnia kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban áll a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységben részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szervezet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.

– A Nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységeket abban a programországban végzik, amelyben a Kedvezményezett vagy a projektpartnerek találhatók. Nem támogathatók a partnerországba, illetve partnerországból irányuló tanulói mobilitások, illetve a személyzet és az ifjúságsegítők hosszú távú mobilitásai, kivéve a Partner országokból érkező személyzeti mobilitásokat, amelyek során Intenzív Programokban oktatóként vesznek részt.

A Támogatási szerződésnek megfelelően, a Kedvezményezettek

− vagy átutalják a pénzügyi támogatást a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységek résztvevőinek a(z) utazás, megélhetési támogatás és nyelvi felkészítési támogatás költségvetési kategóriákra teljes egészében, a IV. sz.

Mellékletben meghatározott egységköltség-hozzájárulás mértékeket alkalmazva;

− vagy szolgáltatást nyújtanak a(z) utazás, megélhetési támogatás és nyelvi felkészítési támogatás költségvetési kategóriákban a nemzetközi tanulási,oktatási

és képzési tevékenységek résztvevőinek. Ez esetben a Kedvezményezettek kötelesek gondoskodni arról, hogy az utazási, megélhetési és nyelvi támogatás színvonala megfeleljen az irányadó minőségi és biztonsági előírásoknak.

A Kedvezményezettek az előző bekezdésben meghatározott két lehetőséget kombinálhatják, ha a tisztességes és egyenlő elbánás követelménye így is biztosított valamennyi résztvevő számára. Ez esetben az adott opciónak megfelelő feltételeket kell az abban foglalt költségvetési kategóriákra vonatkozóan alkalmazni.

Tanulási/Oktatási/Képzési célú tevékenységhez kapcsolódó megélhetési költségek

Munkatársak hosszú távú oktatási/képzési tevékenységei

Diákok hosszú távú

	(euró/nap)			tevékenységei (euró/hónap)
	A mobilitás
	14. napjáig	15-től 60. napjáig	61. napjától (12. hónapjáig)
Belgium	105	74	53	110
Bulgária	105	74	53	70
Cseh Köztársaság	105	74	53	90
Dánia	120	84	60	145
Németország	90	63	45	110
Észtország	75	53	38	85
Írország	120	84	60	125
Görögország	105	74	53	100
Spanyolország	90	63	45	105
Franciaország	105	74	53	115
Horvátország	75	53	38	90
Olaszország	105	74	53	115
Ciprus	105	74	53	110
Lettország	90	63	45	80
Litvánia	75	53	38	80
Luxemburg	105	74	53	110
Magyarország	105	74	53	90
Málta	90	63	45	110
Hollandia	120	84	60	110
Ausztria	105	74	53	115
Lengyelország	105	74	53	85
Portugália	90	63	45	100
Románia	105	74	53	60
Szlovénia	75	53	38	85
Szlovákia	90	63	45	95
Finnország	105	74	53	125
Svédország	120	84	60	115
Egyesült Királyság	120	84	60	140
Macedónia	90	63	45	60
Izland	105	74	53	135
Liechtenstein	105	74	53	120
Norvégia	105	74	53	135
Törökország	105	74	53	80

7.4.6 Speciális igényű résztvevőkkel összefüggő támogatás

– A „speciális igény” fogalma az Erasmus+ programban a fogyatékkal élő résztvevőkre értendő. E célcsoport esetében előfordulhat, hogy a résztvevő különleges igényei miatt magasabbak a megélhetési és/vagy utazási költségei az átalányösszegnél, illetve olyan költségek merülnek fel, melyekre átalánytámogatás nem számolható el. Ebben az esetben támogatás a speciális igény keretében adható. Az így felhasznált támogatás a pénzügyi elszámolást tekintve tényleges költségalapú támogatásnak minősül

– ld. 7.3.1.4. Meghatározások.

• FIGYELEM! A beszámolóban a speciális igényű résztvevő(k) számára elszámolni kívánt támogatási összeget teljes egészében csak ebben a pontban kell feltüntetni.

– Ideértve az nemzetközi tanítási, képzési és tanulási tevékenységekben részt vevő, fogyatékkal élő, igényekkel rendelkező résztvevőkhöz, valamint a kísérőkhöz közvetlenül kapcsolódó költségeket. Ide tartozhatnak az utazással és megélhetéssel kapcsolatos költségek, amennyiben indokoltak, és amennyiben e résztvevőkre nem kérelmeztek támogatást az „Utazás” és „Megélhetési költségek” költségkategóriák alatt.

7.4.7 Rendkívüli költség (Exceptional costs)

A rendkívüli költségek keretében olyan szolgáltatások költsége támogatható, amelyek egyetlen partnerintézmény által sem kivitelezhetők, ill. olyan termékek, eszközök vásárlása, amelyek nem a napi adminisztratív munkához kapcsolódnak. Az így felhasznált támogatás a pénzügyi elszámolást tekintve tényleges költségalapú támogatásnak minősül – ld. 7.3.1.4. Meghatározások.

– Rendkívüli költségek jogcímen támogatás csak áruk vagy szolgáltatások beszerzésére irányuló közreműködői (alvállalkozói) szerződés költségeinek, és eszközök amortizációs költségeinek megtérítésére, vagy egyéb eszköz vételének, vagy a Támogatási szerződés által előírt pénzügyi garancia költségeinek támogatására, valamint a legtávolabbi és a tengeren túli országokból és területekről érkező résztvevők magas utazási költségei esetében igényelhető. Alvállalkozó által nyújtott szolgáltatás igénybevételére irányuló közreműködői szerződés csak abban az esetben köthető, amennyiben az adott szolgáltatás a Kedvezményezett által, alapos indokok miatt nem nyújtható. Az eszközök kategóriája nem foglalhatja magában a normál irodai berendezést (ide értve a személyi számítógépeket, laptopokat, nyomtatókat, projektorokat stb.) vagy a Kedvezményezett által rendszeres tevékenysége során használt berendezéseket (mint pl. az intézmény informatikai termeiben vagy a rendszeres tanterv szerinti szakmai gyakorlati célokra használt számítógépek).

– FIGYELEM! Ebben a kategóriában az elszámolható költségek max. 75%-a támogatható, kivéve a legtávolabbi és a tengeren túli országokból és területekről érkező résztvevők magas utazási költségeit, amely esetben 80%, így önrész bevonása szükséges. Pl. ha a projektben igénybe vett szolgáltatás – és/vagy termékbeszerzés értéke 10 000 euró, úgy a támogatási igény – melyet a beszámolóban fel kell tüntetni – legfeljebb 7 500 euró lehet, de elszámolni a 10 000 euróról kell.

– Eszköz beszerzése esetén figyelembe kell venni, hogy a támogatás csak az eszköz (projekt futamidejére számított) értékcsökkenési leírás mértéke szerint, illetve a projektben történő használat arányában vehető igénybe.

– A rendkívüli költségre elszámolható maximális támogatási összeg a teljes projekt tekintetében 50 000 EUR, bele nem értve a legtávolabbi és a tengeren túli országokból és területekről érkező résztvevők magas utazási költségeit.

Támogatott költségvetési tételek összefoglaló táblázata

Költségkategória		Típusa	Összege	Kiszámításának módja	Kisléptékű (folyamat- orientált) stratégiai partnerség esetén releváns?	Nagyléptékű (termék- orientált) stratégiai partnerség esetén releváns?
Menedzsment	A projekt menedzsmentjével összefüggő költségek: - partnerintézményekkel való kapcsolattartás - projektkoordináció (pl. fénymásolás, személyi költségek) - értékelés (pl. beszámolók összeállítása, felmérés készítése) - terjesztés (pl. rendezvények, kiadványok) - monitoring nemzetközi partnertalálkozók szervezési költségei - kisebb termékek költségei.	Egységköltség -átalány	Koordináló intézmény részére 500 EUR/hó Partnerintézmény részére 250 EUR/hó Max. 2750 EUR/hó/projekt	A részt vevő intézmények száma és a projekt tervezett időtartama alapján	IGEN	IGEN
Nemzetközi partnertalálko zók	A partnertalálkozókon való részvétel utazási és megélhetési költségei: utazás, szállás, étkezés, helyi közlekedés, stb.	Egységköltség -átalány	0 – 99 km 0 € 100 – 1999 km 575 € 2000 km-től 760 €	Az Európai Bizottság honlapján található km- kalkulátor (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx mes/erasmus- plus/tools/distance_en.htm) segítségével meghatározott távolsági sáv szerint (személyenként)	IGEN	IGEN
Szellemi termék	A pályázatban megfelelően bemutatott nagyléptékű, innovatív, kreatív, más intézmények számára is hasznosítható termék (pl.: pedagógiai módszer, IT eszköz, tanulmány, stb.) létrehozásának munkatársi költségeire igényelhető. A szellemi termék fogalmát, kérjük tanulmányozza át a Kalauz alapfogalmak listája című menüpontban.	Egységköltség -átalány	Munkatársi kategóriánként (menedzser, kutató/tanár/oktató, technikai munkatárs, adminisztrátor) napi díjak ld. 7.4.3. Napi díjak táblázat	A szellemi termék létrehozásához szükséges munkanapok száma alapján kategóriánként	NEM	IGEN
Multiplikációs rendezvények	A szellemi termék(ek terjesztését/megosztását/népszerűsítését/tesztelését széles körben segítő rendezvény(ek) szervezésére és lebonyolítására felhasználható egységköltség-hozzájárulás. Csak akkor számolható el ebben a támogatástípusban költség, ha a projekt keretén belül nagyléptékű szellemi termék is készült.	Egységköltség -átalány	Helyi résztvevők (a rendezvénynek helyt adó országból származó résztvevők): 100 EUR/résztvevő Külföldi résztvevők (más országokból érkező résztvevők): 200 EUR/résztvevő	A helyi és külföldi résztvevők létszáma alapján	NEM	IGEN

Xxx. 30 000 EUR/projekt

Tanulási/Okta tási/Képzési

célú

tevékenység

Munkatársak, tanulók külföldi tanulási, oktatási, képzési tevékenységek megvalósítására, ha a tevékenységek a projektbe ágyazottan, ahhoz szorosan kapcsolódva jelennek meg.

Egységköltség

-átalány

Utazási költségek5:

100-1999 km között: 275 euró/ személy

2000 km felett: 360 euró/ személy

Megélhetési költségek:

• Rövid távú diák mobilitás vegyes mobilitással (virtuális és valós) kombinálva:

14. napig: 55 euró/nap/fő

15 és 60 nap között: 40 euró/nap/fő

• Hosszú távú oktatási vagy képzési célú tevékenység: ld.

45. o. táblázat „Munkatársak hosszú távú oktatási/képzési tevékenysége” oszlopait

• Munkatársak közös, rövid távú képzése:

14. napig: 100 euró/nap/fő

15 és 60 nap között: 70 euró/nap/fő

• Kísérők költségei:

14. napig: 100 euró/nap/fő

15 és 60 nap között: 70 euró/nap/fő6

Nyelvi felkészítés: hosszú távú oktatási/képzési célú (2–12 hónap) tevékenységek esetén 150

Utazási költség: a tevékenységek száma, a távolsági sáv és a résztvevők száma alapján.

Megélhetési költség: a tevékenységek száma, az időtartam és a résztvevők száma alapján

Nyelvi felkészítés: a tevékenység száma és a nyelvi felkészítésben részt vevők száma alapján. Feltételhez kötött: a pénzügyi támogatás kérelmezését meg kell indokolni a pályázati űrlapon, és csak azokra a nyelvekre adható, amelyek a központi online

szolgáltatásban nem elérhetők

IGEN

5 Ha például egy madridi személy Rómában szervezett mobilitási tevékenységben vesz részt, a) a pályázónak ki kell számolnia a Madrid és Róma közötti távolságot a távolságkalkulátor segítségével (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx), ami 1365,28 km; b) ki kell választania az utazási távolságnak megfelelő sávot (amely az 500–1999 km közötti távolság), majd c) ennek alapján ki kell számítania a Madrid és Róma közötti oda-vissza útra fizetendő költségeihez való hozzájárulásra adható uniós támogatást.

6 A kísérő személyek ugyanazokra az összegekre jogosultak függetlenül attól, hogy rövid vagy hosszút távú tevékenységben vesznek-e részt. Olyan kivételes esetekben, amikor a kísérő személynek több mint 60 napig külföldön kell maradnia, a 60. nap után a „Sajátos igények miatt adható támogatás” költségvetési tétel szerint plusz megélhetési költség fizetendő.

Tényleges költségek

euró/személy, indoklással. Rendkívüli költségek: Távoli régiók és Tengerentúli Országok és Területek résztvevőinek magas

utazási költségei

Megfelelő indoklással

alátámasztva, tényleges,

igazolható felhasználás alapján

IGEN

Speciális igénnyel

összefüggő támogatás

Fogyatékkal élő személyek részvételével közvetlenül összefüggő költségek.

Tényleges költségalapú támogatás

Tényleges költségek 100%-a

Megfelelő indoklással

alátámasztva, tényleges,

igazolható felhasználás alapján

IGEN

Rendkívüli költségek

Olyan szolgáltatások költsége, amelyek egyetlen partnerintézmény által sem kivitelezhetők, ill. olyan termékek, eszközök vásárlása, amelyek nem a napi adminisztratív munkához kapcsolódnak. Pénzügyi garancia nyújtásának

költségei, amennyiben a Nemzeti Iroda kéri.

Tényleges költségalapú támogatás

Tényleges költségek 75%-a Max. 50 000 EUR/projekt

Megfelelő indoklással

alátámasztva, tényleges,

igazolható felhasználás alapján

IGEN

(megfelelő indoklással)

IGEN

7.5 A támogatás felhasználása, átcsoportosítás a költségtételek között

Az Erasmus+ Támogatási szerződésben rögzített támogatási összeget a koordinátornak/kedvezményezettnek a pályázatban vállaltak, a NI által a szerződéssel együtt kiküldött költségvetési táblázat tételei és a Kalauzban/Kézikönyvben megadott maximális támogatási összegek szerint kell felhasználnia.

Az Xxxxxxxx támogatások egyik legfőbb jellemzője, hogy az átalány alapú költségvetés felhasználása rugalmas, meglehetősen szabadon alakítható. A program sajátossága, hogy mind a felhasználás, mind pedig az elszámolás a jóváhagyott tevékenységekhez van kötve, nem a megítélt támogatási költségtételekhez. A felhasználás szabályai mindemellett tekintetbe veszik, hogy pályázáskor egy sor tényező (ld. a mobilitások részletes adatai) még nem ismert – ezek menet közben kerülnek véglegesítésre, illetve az előzetes tervekhez képest változhatnak.

Mindezért a költségek átcsoportosítása a Kézikönyvben és a Támogatási szerződésben foglalt felhasználási szabályok és limitek figyelembevételével meglehetősen tág keretek között lehetséges. Fő szabály, hogy az elszámolni kívánt felhasználás összességében nem haladhatja meg az elfogadott pályázat szerint előzetesen megítélt, és a szerződésben rögzített támogatás összegét.

Az egyes költségtételek (átalány költségek) összege átcsoportosítással módosítható az alábbi esetekben:

– a szerződésben megítélt támogatási összeg valamely átalányköltség esetében nem éri el az adható maximumot: ilyen esetben a bármely más kategóriában megtakarított összeg ide átcsoportosítható, a maximálisan adható átalányösszeg erejéig;

– létszámok és/vagy időtartamok változása esetében, ha ez az adható összeghatárokat is megváltoztatja: pl. ha a tényleges úti cél más távolsági sávba esik, és ez az utazási támogatás növelését igényli, a megélhetési támogatásból megtakarított összeg ide átcsoportosítható;

– speciális igényű résztvevő részvétele esetén bármely más költségtételből átcsoportosítható összeg, ha erre a költségtételre eredetileg nem (vagy alacsonyabb mértékben) lett megítélve támogatás.

FIGYELEM! Az átcsoportosítás fogalmát a Támogatási szerződés I.3.2 pontja szerint kell értelmezni, vagyis csak az minősül hivatalosan átcsoportosításnak, ha az átalánytámogatás kiszámításául szolgáló „egységek” (kiutazások, létszámok, helyszínek) esetében változás volt, és emiatt a pénzügyi beszámolóban a kategóriánkénti költségmegoszlást is módosítani kell. (Természetesen a tényleges költségalapú támogatási tételek megváltozása is ide értendő.) Nem tekinthető tehát átcsoportosításnak, ha a vállaltak szerint teljesítették a szóban forgó egységeket (ld. ugyanannyi résztvevő utazott ki, ugyanolyan időtartamra), de mindemellett egyes költségtípusok esetében megtakarítás, másutt esetleg költségtúllépés jelentkezett. A tényleges pénzfelhasználást az átalány esetében a NI nem vizsgálja.

A támogatás végső összegének meghatározása

A támogatás végső összegét az alábbi szempontok és igazoló dokumentumok

figyelembevételével határozza meg a NI:

A megítélt támogatás abban az esetben számolható el, ha a tevékenységeket a kedvezményezett a pályázatban foglaltak szerint megvalósította.

Az egységköltségen alapuló átalányösszegek esetében különösen fontos, hogy az

„egységeket” a vállalt (a szerződésben előírt) számban teljesíteni kell.

A támogatás jogosságát, felhasználásának szabályosságát szükség esetén dokumentumokkal (igazolásokkal, illetve számlákkal, bizonylatokkal) kell tudni alátámasztani. Azt, hogy milyen dokumentumot milyen típusú ellenőrzéshez kell benyújtani, a III. számú MELLÉKLETBEN található összefoglaló táblázat tartalmazza.

Az elszámolás bizonylatai

Projektmenedzsment és megvalósítás: a vállalt tevékenységek megvalósulása és az eredmények bemutatása a beszámolóban.

Nemzetközi partnertalálkozók: (a küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén) a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a nemzetközi partnertalálkozón való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező dátumát. Ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetjegyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.

Szellemi termékek: a vállalt szellemi termék bemutatása; munkaidő-nyilvántartások, amelyek tartalmazzák a munkatárs nevét, a kategória megnevezését, a munkanapok számát, a munkavégzés időtartamát; a jogviszony igazolására: munkaszerződések, megbízási szerződések.

Multiplikációs rendezvények: a részvétel igazolása jelenléti ív formájában (rendezvény megnevezése, dátuma, helye, résztvevők neve, e-mail címe, aláírása, küldő szervezet neve és címe); a rendezvény részletes napirendje, kapcsolódó dokumentumok.

Tanulási/oktatási/képzési tevékenység:

– Utazási támogatás:

⋅ a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező dátumát

⋅ ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetjegyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés

helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.

– Megélhetési támogatás:

– Nyelvi felkészítés:

⋅ a felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat vagy

⋅ tankönyvek, taneszközök megvásárlásáról kiállított számla vagy

⋅ saját szervezés esetén: a résztvevő által aláírt nyilatkozat (résztvevő neve, felkészítés nyelve, formája, tartama)

Speciális igényű résztvevők támogatása: a felmerült költségek számlái alapján. Ha a vállaltnál kevesebb a speciális igényű résztvevő, vagy nem támasztják alá a többletköltségként megítélt összeget, akkor az a támogatás végösszegét csökkenti.

Rendkívüli költségek: a felmerült költségek számlái alapján. FIGYELEM! A költség 100%-áról kell benyújtani a számlákat már a záróbeszámolóval egyidejűleg!

Ahol a támogatási összeg valamely tételét tényleges költség alapon ítélte meg a NI, ott a megkövetelt bizonylatok megfelelősége irányadó.

A pénzügyi beszámolóban feltüntetett felhasznált támogatási összegnél nem lehet magasabb a végső támogatás összege.

8 ADATBÁZISOK

8.1 Mobility Tool+

Az Európai Bizottság által kifejlesztett egységes európai web-alapú adatbázis, amely az Erasmus+ projektek statisztikai és pénzügyi adatainak nyilvántartására, valamint a tartalmi, pénzügyi beszámolók és (azon projekteknél, ahol ez szükséges,) a résztvevői elégedettségi kérdőívek kitöltésére szolgál. Az adatbázist az Európai Bizottság, a Nemzeti Irodák, a projektgazdák és egyes esetekben a résztvevők is használják.

Minden intézmény a partnerségben saját felülettel rendelkezik a felületen. A megvalósuló projektekről pénzügyileg és tartalmilag is itt kell majd elszámolni, mely feladatot a koordinátor intézmény látja el a partner intézményekkel szorosan együttműködve. A koordinátor intézmény a projekt teljes tartalmi beszámolóján kívül elkészíti a saját támogatási összegére vonatkozó pénzügyi beszámolót. A partner intézmények együttműködnek a koordinátor intézménnyel, elkészítik és benyújtják a saját támogatási összegére vonatkozó pénzügyi beszámolót, és rövid, szöveges beszámolót készít a projektben betöltött szerepéről és a megvalósítás során szerzett tapasztalatairól.

A Stratégiai partnerségek pályázatot megvalósító intézmények a Mobility Tool+ felületet szerződéskötés után érik el. A felület aktivizálódásáról e-mailben értesülnek, mely az intézmény kapcsolattartójának neve mellett szerepelt. A felületen az tud dolgozni, aki olyan ECAS fiókkal rendelkezik, melyhez az előbb említett e-mail kapcsolódik. A Mobility Tool+ adatbázis kezelését kézikönyv is segíti.

8.2 Erasmus+ Project Results Platform

Az Európai Bizottság kiemelten fontosnak tartja, hogy az Erasmus+ program hatásai minél szélesebb körben érvényesüljenek. Ezt segítendő fejlesztették ki az Erasmus+ Project Results Platform elnevezésű felületet, mely az összes Erasmus+ projekt eredményét tartalmazni fogja, de már most is sok olyan projekt megjelenik benne, melyek az Egész életen át tartó tanulás program keretében valósultak meg.

A felület az Erasmus+ program oldaláról érhető el a következő linken: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx/.

A Nemzeti Irodával megkötött támogatási szerződések I.9.2 pontja alapján a támogatott intézményeknek a projektekben született eredményeket legkésőbb a záróbeszámoló beküldéséig kell feltölteniük. A platform eléréséhez a későbbiekben egy automatikus e-mailt kap a projekt koordinátora. Az intézményi regisztrációból ismert ECAS ügyfélkapun keresztül érik majd el a felületet. Belépés után a projekt alap adatait (project details) valamint a hozzá tartozó projekttermékeket (project results), eredményeket tartalmazó oldalakat tudják majd megtekinteni/szerkeszteni. A feltöltött eredményeket a futamidő alatt folyamatosan tudják majd tölteni, módosítani. A projekt záró időpontját elérve a nemzeti iroda ellenőrzi és jóváhagyja (vagy hiány esetén hiánypótlásban bekéri) az eredmények feltöltését. Elfogadás után az eredmények megjelennek a platformon, később már csak a NI segítségével lesznek módosíthatóak.

A feltöltés egyelőre nem lehetséges, a munka megkezdésének lehetőségéről a NI e-mailben küld tájékoztatást a későbbiekben. Az adatbázis használatához a koordinátorok útmutatót is kapnak majd.

8.3 Europass mobilitási igazolvány

Az Europass dokumentumok Európában egységes formátumban teszik összehasonlíthatóvá, megismerhetővé az egyének szaktudását, végzettségét, nyelvtudását, szakmai tapasztalatait. Tájékoztatnak, információt adnak a hazai és külföldi képzésekről, a képzést és kompetenciákat érintő változásokról, valamint a külföldön megszerzett képesítésekről.

Céljuk kettős: egyrészt segítik a végzettségek elismertetését, ha a pályázó más országban tanult, mint ahol dolgozni vagy tanulni szeretne, másrészt megkönnyítik a munka- és tanulmányi felvételizés/felvételiztetés folyamatát azáltal, hogy a pályázó egy tartalmas és átlátható pályázati anyagot adhat be.

Az Europass mobilitási igazolvány az európai országok valamelyikében folytatott szakmai gyakorlatok, képzések, tanulmányok vagy önkéntes munka során megszerzett készségek és kompetenciák igazolására szolgáló, egységes formátumú dokumentum.

Az Europass mobilitási igazolvány használata önkéntes és ingyenes, a dokumentum elektronikusan tölthető ki egy adatbázison keresztül, angolul, németül vagy franciául (a közös munkanyelvek egyikén), illetve a könnyebb hazai érthetőség érdekében magyar nyelvű fordítás is készíthető.

Az adatbázis elérhetősége: xxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/.

Az Europass dokumentumaival kapcsolatban a xxx.xxxxxxxx.xx oldalon tájékozódhat.

9 ELÉRHETŐSÉGEINK

További információért forduljanak hozzánk bizalommal.

A Tempus Közalapítvány / Szakképzési, felnőtt tanulási csoport elérhetősége:

Postacím: 1438 Budapest 70., Pf. 508.

Székhely: 1077, Xxxxxx Xxxx xxx 0.

Tel.:(x00) 0 000-0000

Fax: (x00) 0 000-0000

Honlap: xxx.xxx.xx xxxx://xxx.xx/xxxxxxxxxx/000/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx

A Tempus Közalapítvány / Erasmus+ Stratégiai partnerségek köznevelési projektekkel

foglalkozó munkatársai:

Név Lampért-Kármán Xxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxx	Xxxxxxxx csoportvezető koordinátor	E-mail xxxxx.xxxxxx@xxx.xx xxxx.xxxx@xxx.xx
Xxxxxxx Xxxxxx	koordinátor	xxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Az Iskolai-, óvodai stratégiai partnerségekkel foglalkozó munkatársak:
Xxxxxx Xxxxx	koordinátor	xxxxx.xxxxxx@xxx.xx
Xxxx Xxxxx	pályázati referens	xxxxx.xxxx@xxx.xx
Xxxxxxx Xxxxxxxxx	xxxxxx pályázati referens	xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx

A Tempus Közalapítvány / Erasmus+ Stratégiai partnerségek szakképzési projektekkel

foglalkozó munkatársai:

Név	Beosztás	E-mail
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx	koordinátor	xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx	koordinátor	xxxxx.xxxxx@xxx.xx

A Tempus Közalapítvány / Szakképzési, felnőtt tanulási csoport Erasmus+ Stratégiai partnerségek felnőtt tanulási projektekkel foglalkozó munkatársai:

Név	Beosztás	E-mail
Xxxxxxxxx Xxxxx	koordinátor	xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx

A Tempus Közalapítvány / Felsőoktatási csoport Erasmus+ Stratégiai partnerségek projektekkel foglalkozó munkatársai:

Név Beosztás E-mail

Xxxxxx Xxxxxxxx csoportvezető xxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xx

Xxxxx Xxxxxxx pályázati referens xxxxxxx.xxxxx@xxx.xx

A Tempus Közalapítvány / Pénzügyi monitoring és Koordinációs csoport Erasmus+ Stratégiai partnerségekkel foglalkozó munkatársai:

Név Beosztás E-mail

Budayné Xxxxxxx Xxxxxxxx csoportvezető xxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx

Intézményük kapcsolattartóját a szerződés visszaküldéséről szóló értesítő levélben tüntettük fel.

A projekt megvalósításához sok sikert kívánunk!

I. számú MELLÉKLET

Xxxxxx a menedzsment tevékenység alátámasztására szolgáló dokumentációra

Ötletbörze

1. A projekt felügyelete minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból

⋅ frissített pályázati tervezet a szükséges kiegészítésekkel

⋅ megállapodás / szerződés a partnerekkel: elemei pl. jogok, kötelezettségek

feladatok: teljesítési mutatók - ütemezés pénzügyi ütemezés

dokumentációs rend

⋅ beszámolással kapcsolatos feladatok dokumentációja

⋅ menedzsment kézikönyv

⋅ belső "SZMSZ"

⋅ minőségirányítási kézikönyv

⋅ formadokumentumok

⋅ találkozók, egyeztetések dokumentumai: pl. előkészítés: meghívó, program

lebonyolítás: jelenléti ív, tartózkodás - utazások előkészítése, dokumentációja, emlékeztető, megállapodások (pl. további feladatokról)

utómunkálatok: emlékeztető, részvételi igazolások megküldésének dokumentumai

⋅ szerződésmódosítás esetén:

partnerekkel történt egyeztetések dokumentációja

szerződésmódosítás dokumentációja

2. A megvalósítás felügyelete

2.1 A munkaterv megvalósítása kapcsán.

⋅ rendszeres időszaki felülvizsgálat módszere, eredményei

⋅ módosított munkatervek szükség szerint

⋅ megvalósítás tapasztalatairól folytatott kommunikáció dokumentumai

2.2 A megvalósítás minőségellenőrzése kapcsán:

⋅ találkozók - egyeztetések értékelési dokumentumai: értékelő kérdőívek

értékelési összefoglaló

szükséges változtatások dokumentációja

2.3 A projekteredmények kapcsán:

⋅ értékelési módszertan, eredmények - összefoglalók

⋅ tapasztalatok visszaforgatásának dokumentációja

⋅ nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja: arculati elemek megjelenése a projekt termékein

eredmények - termékek a disszeminációs platformon nyilvános megtekintés módjának leírása

2.4 A szellemi termékek kapcsán:

⋅ partnerek - alvállalkozók teljesítésének igazolására megvalósult termékek (szerződések, teljesítésigazolások) termékek értékelésének dokumentációja

termékek tesztelésének dokumentációja

⋅ értékelés - tesztelés kapcsán:

módszer, értékelési eredmények - összefoglalók,

tapasztalatok visszaforgatásának módja, ütemezése

⋅ nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja: arculati elemek megjelenése a projekt termékein

eredmények - termékek a disszeminációs platformon nyilvános megtekintés módjának leírása

2.5 Eredmények - termékek fenntarthatósága kapcsán:

⋅ felhasználási jogosultság részletei megállapodás a partnerekkel

korlátozott felhasználás esetén: indoklás dokumentációja

⋅ fenntarthatóság pénzügyi - szakmai - technikai - intézményi feltételrendszerének részletei ("üzleti terv")

⋅ intézményi megállapodások

⋅ elismertetés dokumentációja

2.6 Nemzetközi tanítási - tanulási - képzési tevékenységek kapcsán

⋅ kiválasztás dokumentációja:

kiválasztási feltételek, módszer leírása

kiválasztás lebonyolításának dokumentációja

⋅ kiutazás dokumentációja:

előkészítés: intézményi megállapodások, utazás-tartózkodás helyi feltételei

megállapodás a kiutazókkal mobilitás programja

beszámoló, szakmai összefoglaló, emlékeztető értékelés

⋅ kiutazások tapasztalatainak értékelési eredményeinek beépítése a projekteredményeibe

3. Kommunikáció - tájékoztatás

3.1 A partnerségen belül:

⋅ belső előrehaladási jelentések

⋅ projekt dokumentáció megosztásának bemutatása

pl. belső munkafelületen: munkadokumentumok - végleges verziók elkülönítése a

munkaterv szerinti csoportosításban

⋅ belső kommunikáció módszere (fórum, e-mail… stb.),

⋅ hatékonysági értékelés eredményei

3.2 Külső kommunikáció:

⋅ hírlevelek, szórólapok, plakátok formanyomtatványai, mintapéldányai stb.

⋅ adatbázis az érintett szereplőkről

⋅ kommunikáció hatékonysági elemzése

⋅ visszajelzések az érintett szereplőktől

4. Kapcsolat a Nemzeti Irodával

⋅ egyeztetések esetén: feljegyzés, levelezés

⋅ monitoring látogatások esetén: levelezés, válasz a jegyzőkönyvre - értékelésre

⋅ beszámolók kapcsán: levelezés, konzultáció dokumentációja, válasz az értékelése stb.

⋅ egyéb együttműködés dokumentációja

II. számú MELLÉKLET

Melléket a disszemináció tervezéséhez

	Elérendő cél:	Célcsoport: ki(k)nek?	Mit?	Mikor?	Igénybe vehető kommunikációs csatornák:	A feladat felelőse (további résztvevők):	Költségek:	Speciális feltételek:	Eredmények:
Saját intézményen belül
Projekt partner 1
Projekt partner 2
Projekt partner 3
A település szintjén
A régió szintjén
Képzési szektoron belül
Munkaerő- piaci szektoron belül
Országos szinten
Nemzetközi szinten

Melléklet disszemináció értékeléséhez

– Szükség volt-e (vagy lett volna) a disszeminációval kapcsolatos tervek, célok módosítására a projekt menete során? Mi volt a módosítás oka és tartalma?

– Milyen mértékben sikerült elérni a disszeminációs tervben kitűzött célokat?

– A felhasználók mekkora köréhez sikerült eljuttatni az eredményeket?

– A módszerek és tapasztalatok milyen körben hasznosultak? (Kik, hányan, milyen keretek között használják terméküket, módszerüket, tapasztalataikat?)

– Mely közvetítő csatornák bizonyultak a leghatékonyabbnak? Miben látják az okokat?

– Milyen módon járult hozzá a disszemináció a fejlesztő munkához?

– Mindezek révén milyen közvetlen és közvetett szakmai hatást tudott a projekt elérni?

– Összhangban voltak-e a célok, eszközök, költségek és az eredmény?

– Kívánatos vagy lehetséges-e még módosítás a disszeminációs munkában? Ha igen, mi szükséges hozzá?

– Milyen tanulságok vonhatók le a disszeminációs munka egészéből? (Amennyiben releváns, hogyan csinálnák másképp?)

III. számú MELLÉKLET

A projektek pénzügyi elszámolását, ellenőrzését alátámasztó dokumentumok a (KA2) Stratégiai Partnerség projektek esetében

Jelen dokumentum a kedvezményezettek számára tájékoztatásként szolgál a különböző ellenőrzések során vizsgált dokumentumokra vonatkozóan, és minden esetben a Támogatási szerződésben foglalt rendelkezésekkel (így különösen az Általános feltételek B. résszel, illetve a III. sz. melléklettel) együttesen értelmezendő. Éppen ezért, bizonyos esetekben a Nemzeti Iroda a szerződésben és az itt felsoroltakon kívül olyan dokumentumokat is bekérhet, vagy helyszíni ellenőrzés keretében megtekinthet, amely segítségével képet kaphat a projekt működéséről. Xxxxxxxx, a költségek alátámasztását szolgáló dokumentumokon kívül minden olyan iratot is megőrizni, amely a projektvégrehajtás támogatott céloknak való megfelelését, szabályosságát támasztja alá.

A támogatási szerződések előírásai szerint a kedvezményezettek a felhasznált támogatási összegek előírás szerinti felhasználása tekintetében ellenőrzések és auditok alá vonhatóak. Az ellenőrzések a következőek lehetnek:

1. Záróbeszámoló ellenőrzése minden projekt estében;

2. Tételes ellenőrzés a Nemzeti Iroda helyiségeiben, a végrehajtást alátámasztó dokumentumokra vonatkozóan, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg, a projektek bizonyos százalékánál;

3. Helyszíni ellenőrzés a kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett helyszínen, a projektek bizonyos százalékánál;

4. Audit ellenőrzés a Projekt megvalósítását, és általában a záróbeszámoló bírálatát követően, a projektek bizonyos százalékánál.

Az ellenőrzések során a Nemzeti Iroda a projekthez kapcsolódó eredeti dokumentumokat vizsgálja, amennyiben annak beszerzése jelentős nehézséggel jár, annak hitelesített másolatát. A projekttel kapcsolatos hiteles kép kialakítása érdekében ahol ez releváns, a Nemzeti Iroda a partnertalálkozók meghatározott részén is részt vesz.

Záróbeszámoló bírálat

Xxxxxxx ellenőrzés

Helyszíni ellenőrzés

Audit ellenőrzés

Projektmenedzsment

Záróbeszámoló

A részt vevő intézmények számának és a projekt időtartamának teljesülése a szerződésben vállaltak szerint.

A Projekt eredményeinek feltöltése a Erasmus+ Project Results Platformfelületére.

Záróbeszámoló

A vállalt tevékenységekről és elkészített termékekről szóló igazolás, amelyet a záróbeszámolóban leírás formájában kell elkészíteni.

Az elkészített termékek feltöltése a Erasmus+ Project Results Platformfelületre.

Partnertalálkozó alkalmával vagy azt követően ellenőrizzük a III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység és a résztvevők valódiságát és támogathatóságát többek között a következő dokumentumok alapján: személyes információ és a projekt dokumentumai: résztvevői listák, emlékeztetők, programtervek, találkozók meghívója stb.

Záróbeszámoló

A projekttevékenységek összhangja az eredmények létrehozásának szempontjából. Utólag a projekt szakmai dokumentációja (beszámoló, illetve a kapcsolódó dokumentumok) alapján ellenőrizzük.

Nemzetközi partnertalálkozók

Záróbeszámoló

A találkozók és a találkozókon résztvevők számának teljesülése a szerződésben vállaltak szerint, a Mobility Tool+ felületre felöltött adatok alapján.

A találkozók helyszíne, időpontja.

Záróbeszámoló

Minden esetben: a fogadó szervezet által kiállított nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt (találkozó célja, napirendje, résztvevő neve, helyszín, időtartam).

A projektben részt vevő intézmények településétől eltérő kiinduló és/vagy célállomás (nem székhelytől székhelyig tartó utazás) esetén: az alkalmazott távolsági sávot valamint az utazás kiinduló és célállomását alátámasztó dokumentum ellenőrzése: menetjegy, beszállókártya, utazási számla az érintett partner nevére kiállítva, kiküldetési rendelvény.

- a résztvevők által aláírt jelenléti ív (illetve korábbi jelenléti ívek) adatainak ellenőrzése jogosultsági szempontból (résztvevők, helyszín, időtartam),

- a projekttevékenységek összhangja az eredmények létrehozásának szempontjából.

Záróbeszámoló

A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyvelésében.

A projekttevékenységek összhangja az eredmények létrehozásának szempontjából.

A küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt (résztvevő neve, a külföldi tevékenység célját, kezdő és befejező dátum).

Szellemi termékek

Záróbeszámoló

Termékenként: a termék létrehozásának igazolása (pl. a megfelelő dokumentum benyújtása a beszámoló mellékleteként) – amennyiben az még nem került feltöltésre a Erasmus+ Project Results Platformfelületre.

Záróbeszámoló

Az elkészített szellemi termékek vagy azok leírása, a Disszeminációs Platform felületre feltöltött anyagok, és/vagy – jellegétől függően – a kedvezményezettek helyiségeiben betekintésre és ellenőrzésre hozzáférhetővé tett anyagok/termékek.

Munkaidő-nyilvántartás (timesheet) személyenként: név, szervezet neve, az

Jogosultsági ellenőrzés: munkatárs és szervezet jogviszonyának vizsgálata (pl. munkaszerződés, vagy önkéntes szerződés stb.), munkakör és elvégzett feladatok

relevanciájának vizsgálata az adott

Záróbeszámoló

Alátámasztó dokumentumok ellenőrzése: munkaköri leírások, munkaszerződések/megbízási szerződések (ezek összhangja az elvégzett feladatokkal és a projektben elszámolt munkatársi kategóriával), kifizetéseket igazoló bizonylatok (nem az összeget, hanem a kifizetés tényét alátámasztandó).

elfogadott szellemi termékkel összefüggésben elvégzett munka részletezése, eredménye.

Az érintett személy és a kedvezményezett közötti viszony igazolása (pl. munkaszerződés, vagy önkéntes szerződés stb.).

szellemi termék vonatkozásában.

A projekttevékenységek összhangja az eredmények/termékek szempontjából.

Munkaidő-nyilvántartás (timesheet) személyenként: név, szervezet neve, az elfogadott szellemi termékkel összefüggésben elvégzett munka részletezése, eredménye.

Az elkészített szellemi termékek vagy azok leírása a Disszeminációs Platform felületre feltöltött anyagok, és/vagy – jellegétől függően – a kedvezményezettek helyiségeiben betekintésre és ellenőrzésre hozzáférhetővé tett anyagok/termékek.

A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyvelésében

Multiplikációs rendezvények

Záróbeszámoló

A rendezvény programja/napirendje, mely igazolja, hogy a projektben létrehozott szellemi termék multiplikációjára irányult.

Záróbeszámoló

A multiplikációs rendezvény leírása a záróbeszámolóban.

A multiplikációs rendezvényen való részvétel igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában (a multiplikációs rendezvény megnevezése, dátum, helyszín, résztvevők neve, e-mail címe aláírása, a személyt küldő szervezet neve és

Multiplikációs rendezvény alkalmával vagy azt követően ellenőrizzük a III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység és a résztvevők valódiságát és támogathatóságát többek között a következő dokumentumok alapján:

- jogosultsági ellenőrzés (résztvevők köre, létszám, résztvevők által aláírt jelenléti ív adatainak teljessége, helyessége),

- a rendezvény céljának,

Záróbeszámoló

A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyvelésében.

A rendezvény megszervezésével kapcsolatban felmerült költségeket alátámasztó dokumentumok vizsgálata: a tényszerűség ellenőrzése, nem a konkrét összegeké (pl.: terembérleti díj, vendéglátás költsége stb.).

A multiplikációs rendezvény leírása a

címe).

A multiplikációs rendezvény részletes napirendje, és a rendezvényen használt, illetve szétosztott dokumentum(ok).

tartalmának megfelelősége, a rendezvény dokumentációja alapján, program, beszámoló, előadások stb.

záróbeszámolóban.

A multiplikációs rendezvényen való részvétel igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában, (a multiplikációs rendezvény megnevezése, dátum, helyszín, résztvevők neve, e-mail címe aláírása, a személyt küldő szervezet neve és címe).

A multiplikációs rendezvény részletes napirendje, és a rendezvényen használt, illetve szétosztott dokumentum(ok).

Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység

Záróbeszámoló

A fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam).

Záróbeszámoló

Megélhetés:

A szervező/fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam). Utazás:

A szervező/fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam). A projektben részt vevő intézmények településétől eltérő kiinduló és/vagy célállomás (nem székhelytől székhelyig tartó utazás) esetén: az alkalmazott távolsági sávot alátámasztó dokumentum ellenőrzése (menetjegy, beszállókártya, utazási számla,

A III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység és a résztvevők valódiságát és támogathatóságát többek között a következő dokumentumok alapján ellenőrizzük:

A szervező/fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam), aláírt résztvevői listák és a távolsági sávok jogosságának ellenőrzése (szállás igazolás, időtartam, részvételi igazolás, számlák, kurzusok leírása, egyéb feljegyzések), a tevékenység relevanciájának vizsgálata a szerződésben foglaltak szempontjából.

Nyelvi felkészítés: A nyelvi felkészítés szervezője által kiállított részvételi

Záróbeszámoló

Megélhetés:

A szervező/fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam). Utazás:

kiküldetési rendelvény stb.).

Nyelvi felkészítés:

A felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a nyelvi felkészítésben való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a felkészítés nyelvét, a nyelvi felkészítés időtartamát és formáját, valamint kezdő és befejező dátumát, és/vagy

a felhasznált segédeszközök megvásárlásáról kiállított számla, vagy abban az esetben, ha a nyelvi felkészítést közvetlenül a kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat, megadva a résztvevő nevét, a felkészítés nyelvét, a nyelvi felkészítési segítség igénybe vételének formáját és tartamát.

igazolás, a nyelv megjelölésével, vagy a megvásárolt tananyagokról kiállított számla.

kiküldetési rendelvény stb.).

Nyelvi felkészítés:

tankönyvek és taneszközök megvásárlásáról kiállított számla, vagy abban az esetben, ha a nyelvi felkészítést közvetlenül a kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat, megadva a résztvevő nevét, a felkészítés nyelvét, a nyelvi felkészítési segítség igénybe vételének formáját és tartamát.

A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyvelésében

Speciális igényű résztvevők támogatása

Záróbeszámoló

A tartalmi beszámolóban leírt információ a speciális igényű résztvevő részvételével kapcsolatban.

Záróbeszámoló

A költségeket alátámasztó eredeti számlák, kifizetési bizonylatok.

A speciális igényt alátámasztó igazolások (pl. orvosi igazolás).

A III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység és a résztvevők valódiságát és támogathatóságát többek között a következő dokumentumok alapján ellenőrizzük:

A speciális igényű résztvevők projektben történő részvételét alátámasztó

Záróbeszámoló

A költségeket alátámasztó eredeti számlák, kifizetési bizonylatok.

A felmerült költségeket alátámasztó belső számviteli dokumentumok

dokumentumok vizsgálata (pl. orvosi igazolás, számlák stb.).

(könyvelés) vizsgálata.

Rendkívüli költségek

Záróbeszámoló

A ténylegesen felmerült költségeket alátámasztó eredeti számlák, kifizetési bizonylatok.

Záróbeszámoló

Alvállalkozó igénybevétele esetén: a felmerült költségek számlái, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, valamint a számla keltét.

Értékcsökkenés költségei: a berendezések vagy más eszközök vételét, bérletét vagy lízingjét igazoló dokumentum.

Távoli régiók és Tengerentúli Országok és Területek résztvevőinek magas utazási költségei esetén: a felmerült költségek számlái, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, a számla keltét, valamint az utazás kiinduló és befejező pontját.

A III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység valódiságát és támogathatóságát többek között a következők alapján ellenőrizzük:

A beszerzett szolgáltatás/termék meglétének, működésének vizsgálata a helyszínen.

Távoli területről érkező résztvevő relevanciája.

Záróbeszámoló

A felmerült költségeket alátámasztó belső számviteli dokumentumok (könyvelés) vizsgálata.

Alvállalkozó igénybevétele esetén: a felmerült költségek számlái, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, valamint a számla keltét.

Értékcsökkenés költségei: a berendezések vagy más eszközök vételét, bérletét vagy lízingjét igazoló dokumentum.

Mintadokumentum a jelenléti ív elkészítéséhez

Mintadokumentum a fogadónyilatkozat elkészítéséhez

Document Metadata

Table of Contents

ERASMUS+ PROGRAM 2014-2020

Document Metadata