Projektmenedzsment kézikönyv

• Kedvezményezett / Projektgazda: az Erasmus+ program keretében támogatást kapott pályázó intézmény, akivel a Tempus Közalapítvány a támogatási szerződést megköti. A támogatást a Tempus Közalapítvány a Kedvezményezettnek utalja át, felhasználásáról neki kell beszámolnia.

• Résztvevő / Kiutazó: azok a személyek, akik a projektgazda által szervezett mobilitási projekt keretében kurzuson / job-shadowing / oktatási tevékenységben vesznek részt.

• Mobilitás: egy projektben 1 fő, egyszeri kiutazása, mely tevékenységét nézve lehet

- oktatási/képzési tevékenység

- külföldi szervezett kurzuson vagy tréning alkalmon való részvétel

- egy külföldi felnőtt tanulási területen működő intézménynél/szervezetnél végzett job- shadowing/tanulmányút (megfigyelés)

• Nemzeti Iroda = Tempus Közalapítvány = TKA = NI

• TKA-honlap: xxxx://xxx.xxx.xx

• Támogatott (nyertes) pályázóknak szóló aloldal a TKA-honlapon: a támogatást nyert intézmények számára releváns; a szerződéskötéssel, a projekt megvalósításával és a beszámolók elkészítésével kapcsolatos információkat, letölthető dokumentumokat tartalmazó aloldal az alábbi linken érhető el a TKA honlapján: xxx.xxx.xx » Pályázatok » Erasmus+ » Felnőtt tanulás » Támogatott pályázóknak » 2018-as mobilitási projektek

• EU Login regisztráció: EU Login kézikönyv

• Participant Portal: Paticipant Portal regisztrációs útmutató

• Pályázati kalauz: Kalauz az űrlap kitöltéséhez magyar nyelven

• PM kézikönyv: jelen Projektmenedzsment kézikönyv

• Támogatási szerződés: a Tempus Közalapítvány és a Kedvezményezett által a projekt megvalósítására és a támogatás folyósítására kötött megállapodás. Két részből áll: az Általános és a Különös feltételekből. Az Általános feltételek hatálya alá esik minden programtípus az Erasmus+ programon belül. Ezt a Nemzeti Iroda nem küldi ki a Kedvezményezettnek, hanem letölthető a TKA honlapjáról a támogatott pályázóknak szóló aloldalon. A Különös feltételek c. rész tartalmazza a konkrét projektre vonatkozó információkat. A Nemzeti Iroda és a projektgazda ezt írja alá.

1.2 Kiegészítő dokumentumok

A Projektmenedzsment kézikönyv (továbbiakban: PM Kézikönyv) az alábbi dokumentumokkal együtt érvényes:

• Kalauz a pályázati űrlap kitöltéséhez;

• Támogatási szerződés és mellékletei. Ezek felsorolását ld. a Támogatási szerződés Xxxxxxx feltételek c. részében.

1.3 Felnőtt tanulási fókusz a mobilitási projektekben

A Xxxxxxxx útmutató definiálja a felnőtt tanulók és felnőttoktatást végző szervezetek fogalmait, ám az Európai Uniós megközelítés a felnőttoktatást tekintve némileg különbözik a hazai értelmezéstől, ezért fontosnak tartjuk, hogy az Erasmus+ útmutatóhoz magyarázatot, példákat adjunk.

Az Erasmus+ program szempontjából felnőttoktatásnak tekintünk minden olyan nem szakmai célú oktatási programot, ami felnőtteket érint, történjen az:

• iskolarendszerű felnőttoktatás keretében, de: alapkészségek oktatása tankötelezettségi kor felett (ún. második esély iskolák, az alapfokú oktatásba visszatérők iskolarendszerű oktatása)

• vagy iskolarendszeren kívüli felnőttoktatás keretében, de szigorúan általános készségek oktatása, nyelvi vagy egyéb képzés céljából. Az utóbbi lehet személyiségfejlesztő tréning, módszertani képzés, érzékenyítő képzés, nyelvi képzés felnőttkorban, vezetőképzés, orientációs jellegű tanfolyamok, klubtevékenységek, műhelyfoglalkozások stb.

Nem tartozik ide a felsőoktatási képzés és a szakképzés, illetve a munkakör betöltésére jogosító felnőttképzés (OKJ illetve FEOR rendszerbe illeszkedő képzések), szakmai továbbképzés.

Tipikusan felnőttoktatást nyújtó szervezetek a népfőiskolák, nyelvoktatási intézmények, közművelődési intézmények, felnőttek oktatásával foglalkozó civilszervezetek stb.

Felnőtt tanulók azok, akik a fent értelmezett felnőttoktatásban/felnőttkori tanulási folyamatban vesznek részt, jogviszonytól függetlenül.

Felnőttoktatók azok, akik oktatási céllal foglalkoznak felnőttekkel, alapkészségeket oktatnak, trénerek, akik különböző készség- vagy kompetenciafejlesztő tréningeket tartanak, nyelvoktatással foglalkoznak.

De kik is azok a felnőtt tanulók?

Kik azok, akik nem számítanak annak? Felnőttek tanulnak például az egyetemeken is, ők mégis a felsőoktatási célcsoporthoz tartoznak, hiszen hallgatói jogviszonyuk a felsőoktatáshoz köti őket. Például egészségügyi dolgozóként a gyógyszerek, eszközök fejlődésével, a kínálat változásával gyakran szorulhatunk az ismeretek felfrissítésére, valamilyen továbbképzésre felnőttként. Mivel ilyen esetben célunk a munkánkhoz használható legkorszerűbb tudás megszerzése, azt szakképzési projekt keretein belül szerezhetjük meg.

Kik azok, akik mégis a felnőtt tanulásban vesznek majd részt? Felnőtt tanuló lehet például az, aki már nem tanköteles korú, tankötelezettsége idejében elhagyta az iskolarendszert és most újra az iskolapadba ül, hogy befejezze az általános iskolát vagy megszerezze az érettségit. Felnőtt tanuló lehet az a hobbikert-tulajdonos is, aki nem kertész, nem szeretne piacra termelni, de a nyaralója hátsó kertjében biozöldségek termesztésével szeretné tölteni szabadidejét és szeretne ehhez strukturáltan, akár formális keretek közt is ismereteket szerezni. Felnőtt tanulónak tekintjük továbbá az idősebb korosztály azon tagjait, akik például klubfoglalkozások alkalmával sajátítják el a számítógép-használat fortélyait, illetve azokat az életközepi krízissel küzdő felnőtteket is, akik életvezetést vagy önismeretet tanulnak, fejlesztenek informális csoport tagjaként. Ezekben a példákban a tanulócsoportok elsősorban életminőségük javítása érdekében, érdeklődésük okán tanulnak, egyikük sem vállal majd munkát a megszerzett tudása által. Tipikus felnőtt tanulási célcsoport a fogvatartottak csoportja, akik alapkészségeiket fejlesztik börtönoktatás keretei között.

Milyen intézménytípusok foglalkoznak ezzel a területtel?

Vannak olyan intézménytípusok, amelyek könnyen azonosíthatóak a felnőtt tanulás színtereként: ilyenek a népfőiskolák, tanodák, nyelvoktatási központok, közművelődési intézmények, felnőttek oktatásával foglalkozó civil szervezetek. Vannak azonban összetettebb helyzetek is, például a felsőoktatási intézmények. Az egyetemek kínálatában is egyre inkább jellemző az a fajta szolgáltatás, előadássorozat vagy kurzustípus, ahova érdeklődésétől függően bárki jegyet válthat, amihez bárki csatlakozhat. Ezeket szenior egyetemeknek vagy harmadik kor egyetemének is hívják. Egyre divatosabbak a tematikus kerekasztal-beszélgetések, programsorozatok, fórumok, melyek közérthető formában ismertetik meg a lakossággal a mindenkit érintő kutatási eredményeket, látványos kísérleteket. Ezekben az esetekben nem létesít hallgatói jogviszonyt a résztvevő az intézménnyel, ezért hiába az egyetemi környezet, mégis felnőtt tanulás a megvalósított tevékenység.

A civil szervezetek fő tevékenysége sokszor nem az oktatás, az valamilyen járulékos feladatuk csupán. Ilyenek például a környezetvédelmi egyesületek, művészeti alapítványok, melyek az érdeklődők

tájékoztatásával, érzékenyítő vagy tájékoztató képzéseikkel hozzájárulnak egy adott téma szélesebb társadalmi ismertségéhez, társadalmi folyamatok megértéséhez. Így egy környezetvédelmi egyesület is tarthat oktatást háziasszonyoknak a környezettudatos háztartásról vagy egy művészeti alapítvány tarthat festő kurzust laikus érdeklődők számára.

A fenti tanulási lehetőségek elsősorban azért fontosak, hogy az egyes emberek naprakészen tarthassák tudásukat a világról, bármilyen új, korszerű tudáshoz hozzáférhessenek. Minél szélesebb a paletta, minél sokszínűbb a felnőtt tanulási kínálat, annál valószínűbb, hogy mindenki megtalálja a számára megfelelő tanulási lehetőséget.

Példák mobilitási projekttémákra:

- Szervezetek nemzetközi kapcsolatainak építése

- Nyelvoktatás módszertanának megújítása

- Hagyományőrzés terén új ismeretek gyűjtése

Projektpélda

Felnőttoktatási munkatársak mobilitása projekt keretében egy művelődési központ két-két munkatársa Németországba, illetve Angliába utazik 4 napos szakmai látogatásra, hogy tanulmányozza, az ottani szervezetek hogyan építik fel a kurzusaikat és hogyan szólítják meg a lehetséges résztvevőket.

Tanácsok

1. Érdemes időről időre ellenőrizni, hogy a megfelelő célcsoporttal dolgozunk-e.

2. Kurzusok választásakor és tanulmányutak tematikájának kidolgozásakor szem előtt kell tartani, hogy a szerzett tapasztalatok relevánsak legyenek a felnőtt tanulási szektorban.

3. Érdemes nagyobb figyelmet fordítani arra, hogy a megszerzett ismeretek a felnőttek oktatása terén hasznosulnak-e.

4. Amennyiben a felnőttoktatási relevancia terén bizonytalan a szervezet, érdemes a Nemzeti Iroda munkatársaihoz fordulni.

Bővebben a témáról: Pályázati pavilon 2015 tavaszi szám, 40-41. oldal: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx_0000-00_xxxxx.xxx

Valamint ajánljuk figyelmükbe az Európai Bizottság által létrehozott EPALE oldalt. (bővebben a 7. Disszemináció pontban)

2. A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MEGKÖTÉSE

2.1 A szerződéskötés folyamata

A pályázat támogatásáról a Nemzeti Iroda elektronikus levélben értesíti a pályázókat. A pályázati kiértesítő levél tartalmazza a(z)

− megítélt támogatás összegét,

− megítélt résztvevők számát,

− esetleges támogatáscsökkentés okát és a javasolt, módosított költségvetést,

− szerződéskötéshez szükséges beküldendő dokumentumok listáját.

A szerződéskötés menete:

Az e-mailben megkapott szerződést gondos áttanulmányozás után három példányban ki kell nyomtatni, és mindhárom példányát alá kell írni.

A szerződés részét képező Általános feltételek elnevezésű dokumentum elérhető a Tempus Közalapítvány honlapján, a támogatott pályázóknak szóló aloldalon. Ezt a dokumentumot nem kell beküldeni.

A szerződés mindhárom példányán meg kell adni az első oldalon kért adatokat (a kitöltött első oldal fénymásolható is).

A szerződés mindhárom kitöltött és aláírt példányát legkésőbb az utolsó melléklet kézhezvételétől számított 30 napon belül vissza kell küldeni a Tempus Közalapítvány postacímére (1438 Budapest 70, Pf. 508.).

A szerződéshez a következő mellékletet kell csatolni:

• 30 napnál nem régebben hitelesített aláírási címpéldány másolata kizárólag postai úton beküldve a szerződéshez mellékelve:

Az okiratnak tartalmaznia kell az intézmény hivatalos, szerződéskötésre jogosult képviselőjének aláírási jogkörét (önállóan vagy valakivel együttesen jogosult). Amennyiben több személy együttesen jogosult aláírásra, akkor mindegyikük aláírási címpéldányát be kell küldeni. Az aláírási címpéldány közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi eredeti dokumentum, vagy a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány másolata az aktuális dátummal, az intézmény hivatalos képviselője által hitelesítve.

Felhívjuk figyelmét, hogy banki aláírási címpéldányt nem tudunk elfogadni!

• 30 napnál nem régebbi köztartozás-mentességről szóló igazolás a Participant Portálra feltöltve:

Kizárólag nem költségvetési intézmények esetében – egyházak, alapítványok, vállalkozások, cégek által fenntartott intézmények, szervezetek esetében fel kell tölteni egy adóigazolást. Az adóigazolás igazolja, hogy az intézménynek nincsen 60 napon túli adótartozása.

Elfogadunk elektronikus aláírással rendelkező adóigazolást, kizárólag eredeti verzióban feltöltve (hogy az elektronikus aláírás ellenőrizhető legyen), vagy a NAV köztartozásmentes adózókat tartalmazó adatbázisából 30 napnál nem régebben kinyomtatott, a pályázó hivatalos nevét és adószámát, a hivatalos képviselő aláírását és az intézmény pecsétjét tartalmazó nyilatkozat hitelesített szkennelését is. (xxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx)

• Bankszámlaszám igazolás a Participant Portálra feltöltve: A szerződésben szereplő számlaszámról a Participant Portalon szerepelnie kell egy hitelesített, IBAN számot is tartalmazó számlakivonatnak (pénzforgalmi adatok nélkül), vagy számlaszerződésnek. A pénzügyi adatlapon is ennek a számlaszámnak kell szerepelnie.

• 60.000 euró alatti összegű támogatást nyert nem közintézmény esetén: A támogatási szerződéssel együtt megküldött Felhatalmazó levél egy eredeti példányban, cégszerűen aláírva, a számlavezető bankkal érvényesíttetve. Kérjük, ügyeljenek arra, hogy a Felhatalmazó levélen a számlavezető bankjuk töltse ki mind a felhatalmazás sorszáma, mind a nyilvántartásba vétel napja cellákat. Amennyiben bankjuk a nyilvántartásba vétel napját (vagyis a banki aláírás dátumát) üresen hagyja, a Felhatalmazó levelet a Nemzeti Iroda nem fogadja be.

A 60.000 eurót meghaladó összegű támogatás igénylése esetén a szervezet pénzügyi kapacitását alátámasztó dokumentumokat (a pályázó eredménykimutatását és mérlegét az utolsó lezárt pénzügyi évről) kellett feltölteni a Participant Xxxxxxxx a pályázó intézmény regisztrációjakor. Ez a szabály közintézménynek vagy nemzetközi szervezetnek minősülő szervezetekre nem vonatkozik. Bővebb információ az Xxxxxxxx Pályázati útmutató C pontjában található.

Amennyiben a szervezet adataiban bármilyen változás történik a regisztráció után, kérjük, hogy erről a Nemzeti Irodát tájékoztassák, illetve a kapcsolódó dokumentumokat is cseréljék le a Participant Portalon.

A régi dokumentumok lecserélését az újra az alábbiak szerint teheti meg: ( Participant Portal regisztrációs útmutató 14.oldala alapján )

Dokumentum cseréje: 1. Kattintson a cserélni kívánt dokumentum státuszára (Received/Replaced). 2. Tallózással válassza ki a sajátgépről azt a dokumentumot, amire ki akarja cserélni a hibás/véletlenül feltöltött, nem aktuális iratot. 3. Majd a „SUBMIT FOR PROCESSING” gomb megnyomásával véglegesítse a műveletet.

A mindkét fél által aláírt szerződés egy példányának a Kedvezményezett (projektgazda) részére történő visszaküldésétől számított kb. 1,5-2 héten belül jelenik meg a támogatás első részlete a projektgazda számláján.

2.2 A projekt időtartama

A támogatási szerződésben szerepel a projekt kezdő és befejező időpontja.

− Csak ezen időtartamon belül megvalósuló tevékenységekhez kapcsolódó költségek számolhatóak el a támogatás terhére. Lásd erről bővebben a 9.3. Nem elszámolható költségek pontban. A projekt futamidejének megváltozása szerződésmódosítást von maga után.

− 2018. június 1 és 2018. december 31. között lehet elkezdeni a projektet, és legkésőbb 2020. december 31-én lehet befejezni azt.

− A Nemzeti Iroda a támogatást 2 részletben utalja: első részletként a szerződéskötést követően a támogatás 80%-át, majd a záróbeszámoló pénzügyi és tartalmi bírálata után a felhasznált és elszámolható összeg függvényében a támogatás maradék 20%-át kapja meg a Kedvezményezett. Ettől eltérő gyakorlat a kapacitásvizsgálat eredményétől függően előfordulhat.

2.3 Deviza- vagy forintszámla?

A támogatást a Nemzeti Iroda euróban ítélte meg, így az átutalás is euróban történik. A projekt zökkenőmentes lebonyolítása érdekében a támogatás fogadására (elkülönített) deviza- vagy forintszámla nyitását javasoljuk, mert ez átláthatóbbá teszi a támogatás utalását és a projekt pénzügyi helyzetét.

A projekt volumenétől függően (támogatási összeg nagysága, résztvevők száma) és a forint/euró árfolyamváltozásait figyelembe véve érdemes mérlegelni, hogy a devizaszámla számlavezetési költségei mennyire terhelik meg az intézményt, és forint- vagy inkább devizaszámla nyitása tűnik célszerűbbnek.

Az elszámolási árfolyamról ld. még bővebben a 9.7 A támogatás elszámolásának árfolyama pontot, valamint a Támogatási szerződés 1.4.9-es pontját, illetve az alábbi honlapot: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxx_xx.xxx

3. A PROJEKT SZERVEZÉSE

3.1 Szerződéskötés a partnerekkel, résztvevőkkel

A projekt biztos megvalósítása, a felek jogainak és kötelezettségeinek írásban történő rögzítése a projekt egyik fontos adminisztrációs lépése. A partnerek és a résztvevők feladatait, anyagi és egyéb hozzájárulását, jogait és kötelezettségeit a projekt indításakor szerződéses formában, még a tényleges projektmunka megkezdése és a kiutazás előtt szükséges rögzíteni.

A projektekben részt vevő összes partnerintézménnyel (küldő intézmény(ek), fogadó intézmény(ek)) és résztvevővel megállapodást kell kötni.

A partnerek közötti szerződéseknek összhangban kell lenniük a projektgazda és a Tempus Közalapítvány között kötött Támogatási szerződéssel. Ennek érdekében érdemes azokat a mintaszerződéseket alapul venni, amelyeket a Tempus Közalapítvány bocsát a projektgazdák rendelkezésére. Ezek a mintaszerződések letölthetők a TKA honlapjáról, a támogatott pályázóknak szóló aloldalon, a Résztvevői megállapodás minták részben.

Az alábbi két vagy többoldalú megállapodásokhoz kínálunk mintát:

- A küldő szervezet és a résztvevő közötti Megállapodás felnőttoktatási munkatársak mobilitásához (kétoldalú, magyar nyelvű).

- A küldő szervezet és a résztvevő közötti szerződés mellékletét képező Képzési megállapodás, amely a küldő, valamint a fogadó szervezet és a résztvevő között jön létre (háromoldalú, angol nyelvű).

A résztvevőkkel kötött szerződés 1. sz. mellékletét képező Képzési megállapodásba érdemes minél részletesebben belefoglalni a kiutazás programját.

Kérjük, hogy a Nemzeti Iroda által biztosított mintaszerződéseket és azok mellékleteit használják! Amennyiben egy projektben sok kiutazó van, csoportos szerződés megkötése is lehetséges, de a projektgazdának biztosítania kell minden résztvevő számára a teljes szöveg megismerését.

FELHÍVJUK FIGYELMÉT, hogy a pályázathoz csatolt szándéknyilatkozat csupán egy általános részvételi szándékot kifejező dokumentum, a szerződés az, ami jogi kötelezettségvállalást jelent!

A mintaszerződések alapul szolgálnak, de természetesen kiegészíthetők, módosíthatók a szerződő felek és a projekt gyakorlati lebonyolításához igazodva. Érdemes belefoglalni pl.: a kiutazók kötelezettségeit (beszámoló készítése, kérdőív kitöltése, szükséges igazoló dokumentumok bemutatása), a kiutazás esetleges megszakításának következményeit, vis maior esetén az alkalmazandó eljárást, a támogatás átutalásának vagy kifizetésének menetét stb.

A támogatást nem kötelező átutalással kifizetni a részvevőknek. Amennyiben a kiutazó nem rendelkezik bankszámlaszámmal, vagy egyéb adminisztratív akadály miatt az átutalás nem lehetséges, a szerződés ezen része módosítható a kifizetés formájának megfelelően. A szerződésnek azonban pontosan, átlátható módon tartalmaznia kell, hogy a résztvevő mekkora összegű támogatásban részesül, milyen költségtételekre, ahhoz milyen formában és milyen ütemezésben jut hozzá.

A SZERZŐDÉS MEGKÖTÉSE KÖTELEZŐ MINDEN RÉSZTVEVŐRE.

3.2 Biztosítás kötése

A biztosítási költséget a mobilitási támogatásból lehet finanszírozni.

A biztosításnak ki kell terjednie a betegség- és balesetbiztosításra, illetve a poggyászbiztosításra. Javasolt, hogy minden résztvevő rendelkezzen az Európai Unió országaiban használható Európai Egészségbiztosítási Kártyával. Az igényléssel és a használattal kapcsolatos tudnivalók megtalálhatók a xxx.xxx.xx oldalon, a Lakosságnak >> Egészségügyi ellátás külföldön (EU, Svájc) menüpont alatt.

Azt azonban érdemes figyelembe venni, hogy az Európai Egészségbiztosítási Kártya használhatósága nem olyan széles körű, mint egy utasbiztosításé.

3.3 A kiutazások megszervezése

A kiutazás szervezésének és megvalósításának alapja a pályázat és az abban elfogadott munkaprogram. Mivel ez a projekt egyik legfontosabb eleme, a megvalósítás során különösen ügyelni kell arra, hogy tanulmányút/kurzus tartalma összhangban legyen az elfogadott pályázatban leírtakkal.

A résztvevők itthoni szakterületének és a külföldi tanulmányút munkaprogramjának összhangját a Nemzeti Iroda legkésőbb a záróbeszámoló értékelésekor, valamint monitoring látogatás során vizsgálja meg.

A projekt megvalósítása során a munkaprogram csak olyan mértékben módosítható, hogy annak a tanulmányút tartalma szakmailag ne lássa kárát.

A kiutazás lebonyolítása során figyelembe kell venni, hogy egy munkahét minden esetben öt teljes, munkával töltött napot jelent. (Ez szakmai feltétel, nem a mobilitási támogatás kiszámításának alapja.)

3.4 A megvalósult mobilitás nem támogatható, ha…

Amennyiben a Nemzeti Iroda a kiutazás értékelése során a megvalósult munkaprogramban szabálytalanságot vagy jelentős eltérést fedez fel az elfogadott pályázathoz képest, illetve olyan problémákat azonosít, amelyek megkérdőjelezik a projekt szakmai hasznosulását, a Nemzeti Iroda jogosult a még hátralévő támogatást nem, vagy csak részben megítélni, illetve a már kiutalt támogatási összeget – részben vagy egészben – visszakérni. A nem támogatott tételeket/az el nem fogadott kiutazások költségeit a projektgazdának más forrásból kell finanszíroznia.

Erre az alábbi esetekben kerülhet sor:

• A mobilitás olyan fogadóhelyen valósult meg, amelyet a program szabályai nem tesznek lehetővé

A program szabályai alapján bizonyos intézmények nem vehetnek részt fogadó intézményként az Erasmus+ felnőttoktatási munkatársak mobilitása projektekben. Ezek felsorolását ld. a Pályázati Kalauz II.C.2. Partnerintézmény/szervezet részben.

Amennyiben a résztvevő nem elfogadható fogadó intézménynél töltötte tanulmányútját, a Nemzeti Iroda nem fogadja el annak teljesítését, így a kiutazó után semmilyen támogatás (szervezési átalány, egyéni támogatás) nem számolható el.

• A kiutazás minimális időtartama nem teljesült

A minimális időtartamokat az egyes célcsoportok esetében ld. a Erasmus+ Pályázati útmutató 80. oldalán. Egy munkahét minden esetben öt teljes, munkával töltött napot jelent.

Amennyiben a résztvevő a mobilitás minimális időtartamát (nem vis maior miatt) nem tudja teljesíteni, a Nemzeti Iroda nem ítéli meg az adott résztvevő után járó támogatást. Ezt az esetet a Nemzeti Iroda úgy tekinti, hogy eggyel kevesebb résztvevő tanulmányútja valósult meg, vagyis sem a mobilitási, sem pedig a kapcsolódó tevékenységek (pl. programszervezés) költségei nem számolhatók el a minimális időtartamot nem teljesítő résztvevő után. A vis maior fogalma a 4.3. Vis maior esetek pontban található, ill. lásd erről bővebben a 9.4. Vis maior esetek támogatása pontban.

• Nem a célcsoportba tartozó résztvevő vagy a szabályok szerint a célcsoportban nem engedélyezett résztvevő utazott ki

Az egyes pályázattípusba (nem) tartozó résztvevők felsorolását ld. az Erasmus+ Pályázati útmutató

79. oldalán. Amennyiben a programba be nem vonható résztvevő utazott ki, a kiutazó után semmilyen támogatás nem számolható el.

• A résztvevő nem, vagy csak részben végzett itthoni szakmájának/szakterületének megfelelő munkát

Az ilyen tanulmányút a program szabályai szerint nem támogatható, mivel az ilyen jellegű kiutazás nem kapcsolódik az Erasmus+ program céljaihoz, és az elfogadott projektet alapjaiban kérdőjelezi meg. Ha a külföldön megvalósított tanulmányút programja egyáltalán nem kapcsolódott az itthoni szakterülethez, semmilyen felmerült költség nem finanszírozható az Erasmus+ támogatásból. Amennyiben a tanulmányút csak részben kapcsolódott az itthoni szakterülethez, akkor a Nemzeti Iroda a beküldött résztvevői beszámolók alapján mérlegeli az elfogadható teljesítés mértékét (a kinntartózkodás mekkora része tekintető szakmailag valóban hasznosnak), és annak arányában ítéli meg a támogatást.

• A mobilitás alatt a kiutazó nem, vagy csak részben végzett érdemi munkát / a szabadidős programok a munkaprogram rovására valósultak meg

Amennyiben a résztvevő csak részben végzett érdemi szakmai munkát, az eljárást ld. fentebb, „A résztvevő nem, vagy csak részben végzett itthoni szakmájának/szakterületének megfelelő munkát” c. esetnél.

Amennyiben a záróbeszámoló és/vagy a résztvevők beszámolója alapján a Nemzeti Iroda úgy látja, hogy a szabadidős és kulturális tevékenységek töltötték ki a kinntartózkodást olyan arányban, hogy az a munkaprogram teljesítésének rovására ment, vagy a pályázatban eredetileg vállalt munkaprogram megvalósítása helyett történt, a Nemzeti Iroda arányosan csak a ténylegesen munkával töltött napokra eső mobilitási (egyéni) támogatást ítéli meg.

• Amennyiben a munkaprogram tartalma kutatás volt

A mobilitási programon belül elsősorban felnőttoktatáshoz kapcsolódó tanulmányúton való részvételre és szakmai képzésre lehet pályázni, ezért a programban tisztán kutatói tevékenység, tudományos kutatói programokban, projektekben való részvétel nem támogatható, a megvalósítás alatt álló projektnél ilyen tevékenység bevonása nem engedélyezhető.

Amennyiben a résztvevő kutatómunkát végzett kinntartózkodása alatt, az nem tekinthető Xxxxxxxx felnőttoktatási tanulmányútnak, így támogatás sem jár a kiutazás és a kapcsolódó tevékenységek után.

4. VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN

A projektek megvalósítása során felmerülhetnek olyan előre nem látható körülmények, amelyek a pályázatban lefektetett tervek változását vonják maguk után. A változások mértéke szükségessé teheti a Nemzeti Irodával kötött támogatási szerződés módosítását. A projektben bekövetkező változásokról hivatalos levélben, elektronikus formában kell értesíteni a Nemzeti Irodát, a megadott kapcsolattartót. Ehhez készült egy módosítási kérelem formanyomtatvány, mely letölthető a TKA honlapjáról, a támogatott pályázóknak szóló aloldalon, a Projektmenedzsment részben. A Nemzeti Iroda mérlegeli a változtatás lehetőségét, elfogadásáról vagy elutasításáról írásban értesíti a projektgazdát. Amennyiben szükséges, szerződésmódosítást készít, amelyet az értesítés után e-mailben pdf formátumban küld el a projektgazda részére. A szerződésmódosítás megkötésének folyamata megegyezik a Támogatási szerződés megkötésének menetével, erről bővebben lásd a 2. Támogatási szerződés megkötése pontban.

Annak érdekében, hogy a projekt minél magasabb színvonalon valósulhasson meg, a változtatások engedélyezését a Nemzeti Iroda feltételekhez kötheti, amelyek teljesülését a záróbeszámolóban kell bemutatni.

4.1 Szerződésmódosítással járó változások

4.1.1 A projekt időtartamának változása

A projekt időtartamának megváltoztatására a projekt befejezéséig nyílik lehetőség.

- A projektek 2018. június 1. és december 31. között kezdődhetnek, futamidejük 12 és 24 hónap között lehet.

- Ha a projekt megvalósítása már elkezdődött, de a projektgazda úgy látja, hogy annak határidőre való befejezése nem biztosított, vagy a projektet a tervezettnél rövidebb idő alatt be tudják fejezni, lehetőség van a projekt befejező időpontjának módosítására. A futamidő továbbra is legalább 12, legfeljebb 24 hónap lehet.

- A projekt időtartamának módosítása esetén sem lehet 2018. június 1-je előtt elkezdeni, illetve 2020. december 31. után befejezni a projektet.

Kérjük, hogy a projekt időtartamával kapcsolatos változás(ok)ról hivatalos levélben, elektronikus formában értesítse a Nemzeti Irodát, és indokolja meg benne a változtatás szükségességét.

4.1.2 A támogatási összeg változása

A mobilitási projektek megvalósításának közel 2 éves időszaka alatt ún. „maradványösszegek” szabadulhatnak fel az esetlegesen visszamondott, vagy részleges teljesítéssel lezárult projektek fel nem használt támogatásából, el nem fogadott költségeiből.

Annak érdekében, hogy az adott pályázati fordulóban rendelkezésre álló teljes támogatási keretet fel tudja használni projektek támogatására, a Nemzeti Iroda ezeket a maradványösszegeket visszaosztja a tartaléklistára került projektek között. A maradványösszegek szétosztásának célja, hogy új intézmények és ezzel új kiutazók kerülhessenek be a résztvevők körébe. A szóba jövő projektgazdáknak a tartaléklistán az elért bírálati pontszámuk alapján elfoglalt helyük sorrendjében ajánlja fel a Nemzeti Iroda a kiegészítő támogatás lehetőségét. Tartaléklistáról 2018. december 31-ig van lehetőség projektet támogatni.

4.2 Szerződésmódosítással nem járó változások

Az alább felsorolt változások a Nemzeti Irodával megkötött Támogatási szerződést nem módosítják, de a változásokról és azok okairól minden esetben ELŐZETESEN, ÍRÁSBAN (e-mailben) kell tájékoztatni a Nemzeti Irodát, a megadott kapcsolattartót, aki szintén írásban tájékoztatja a koordinátort a változtatás engedélyezéséről, vagy elutasításáról, az esetleges kiegészítések szükségességéről. A változás bejelentését a Nemzeti Iroda honlapjáról letölthető dokumentumon kell megtenni.

4.2.1 Új partnerintézmény bevonása

A projekt megvalósítása során előfordulhat, hogy a pályázatban eredetileg megjelölt partnerintézmény valamilyen oknál fogva visszalép a projektben való részvételtől, ezért a projekt megnyugtató lebonyolítása érdekében szükséges lehet új partner bevonása. A projektgazda ebben az esetben ügyeljen arra, hogy az új partner vállalni tudja a régi partner által vállalt feladatokat, és szakmailag hasonló feltételeket biztosítson. (Ez utóbbi feltételnek abban az esetben is teljesülnie kell, ha a kiutazókat a többi részt vevő partner fogja fogadni.) A kialakult helyzetről és a bevonandó új partnerről a Nemzeti Iroda kapcsolattartóját e-mailben kell tájékoztatni. Az e-mailben be kell mutatni az új partner bevonásának indokait, magát az új partnerintézményt, valamint az általa biztosított munkaprogramot és vállalt feladatokat. Új szándéknyilatkozatot nem kell beküldeni a Nemzeti Iroda számára, viszont mindenféleképpen szükséges az új partnerrel való szerződéskötés. Ld. még erről a 3.1 Szerződéskötés a partnerekkel, résztvevőkkel pontban .

4.2.2 A fogadó ország megváltozása

Amennyiben a projekt indulása után derül ki, hogy a kiutazás megszervezése az adott fogadó országba mégsem lehetséges, lehetőség van új ország bevonására is. Erről e-mailben szükséges tájékoztatni a Nemzeti Irodát, amely mérlegeli a megváltozott körülményeket, és a benyújtott indoklás alapján döntést hoz a változtatás elfogadásáról vagy elutasításáról. Az új fogadó ország nemcsak a fogadó intézmény megváltozását vonja maga után, de befolyásolhatja a projekt költségvetését is, hiszen a támogatási összeg célországonként eltérő. Mivel az eredetileg megítélt támogatás növelésére nincs lehetőség, mindenféleképpen olyan ország kiválasztására kell törekedni, ahol a pályázatban lefektetett célok teljesülhetnek, megvalósításukhoz pedig elegendő a megítélt támogatás. Új szándéknyilatkozat csatolására ebben az esetben sincs szükség, viszont mindenféleképpen szükséges az új partnerrel való szerződéskötés.

4.2.3 A kiutazás(ok) időpontjának változása

A kiutazások időpontját a projektgazda az optimális körülmények megtalálása érdekében rugalmasan változtathatja. Az utazások időpontjának meghatározásakor figyelembe kell venni a projekt időtartamát annak érdekében, hogy az egyéb tevékenységek (pl. értékelés, disszemináció) is teljesíthetőek legyenek. A kiutazások szerződéskötéskor megadott időpontjainak megváltozásáról e- mailben szükséges tájékoztatni a Nemzeti Iroda megadott kapcsolattartóját.

4.2.4 A turnusok számának, a résztvevők létszámának változása

A turnusok vagy ezeken belül a kiutazók számának növelésére a megítélt támogatási összegig vagy önrész bevonásával nyílik lehetőség. Ebben az esetben a Nemzeti Iroda e-mailben kér tájékoztatást.

A kiutazók vagy a turnusok számának csökkentésére nincs lehetőség. Amennyiben ez mégis előfordul, az a végső támogatási összeg arányos csökkentését vonja maga után.

4.2.5 A kiutazások időtartamának változása

A kiutazások hosszának növelésére a megítélt támogatási összegig vagy önrész bevonásával nyílik lehetőség. Erről a Nemzeti Iroda e-mailben kér tájékoztatást. A kiutazások időtartama az érvényes maximális hetek számánál hosszabb is lehet, de ügyelni kell arra, hogy a kiutazások legkésőbb a projekt záró időpontjáig befejeződjenek. A Nemzeti Iroda csak a megadott maximális hetek számára ad mobilitási támogatást, beszámolót is csak erről az időszakról kell benyújtani. Ld. még erről a 9.3. Nem elszámolható költségek pontban.

A kiutazások hosszának csökkentése csak szükséges és indokolt esetben fogadható el, hiszen a pályázatot a Nemzeti Iroda az ott megadott hosszúságú munkaprogrammal fogadta el. A kiutazások időtartamának csökkentéséről e-mailben kér tájékoztatást a Nemzeti Iroda. A csökkentés során arra kell törekedni, hogy a kiutazás időtartama ne csökkenjen a minimálisan teljesítendő hetek száma alá Ld. még erről a 3.4. A megvalósult tanulmányutak nem támogathatóak, ha…. pontban. Amennyiben a kiutazások hosszának csökkentését nem kompenzálja pl. a kiutazói létszám növelése, a Nemzeti Iroda csökkenti a végső támogatási összeget.

4.2.6 Beszámoló beküldési határidejének elhalasztása / előrehozása

Amennyiben a projektgazda úgy látja, hogy a projekt megvalósítása miatt a záróbeszámolót nem tudja elkészíteni a Támogatási szerződésben foglalt határidőre, annak elhalasztására a Nemzeti Irodától engedélyt kérhet. Ezt az igényt, valamint a beszámoló elkészítésének tervezett új időpontját e-mailben szükséges jelezni a Nemzeti Iroda felé. A Nemzeti Iroda a halasztás lehetőségét mérlegeli, döntéséről írásban küld értesítést.

A záróbeszámolót halasztás esetén is legkésőbb 2020. március 1-ig be kell nyújtani.

A záróbeszámoló a szerződésben szereplő projektzáró-időpont ellőtt nem nyújtható be a program szabályai szerint.

4.2.7 Egyéb speciális esetek

A fent felsorolt eseteken kívül számos egyedi eset is előfordulhat, amely a projekt valamilyen szintű változtatását vonja maga után. Kérjük Önöket, hogy minden ilyen esetben először telefonon, majd ha szükséges, hivatalos levélben, elektronikus formában tájékoztassák a Nemzeti Irodánál lévő kapcsolattartójukat.

4.3 Vis maior esetek

Vis maiornak számít minden olyan előre nem látható körülmény vagy esemény, amely megakadályozza a projektben részt vevőket vállalt kötelezettségeik teljesítésében, ha az nem a részükről felmerülő hiba vagy mulasztás eredményeképpen következik be, és minden elővigyázatosság ellenére leküzdhetetlennek bizonyul. Vis maior esetnek számít, ha pl. a kiutazó olyan súlyosan megbetegszik, hogy a tanulmányutat meg kell szakítania, és haza kell utaznia.

Amennyiben a projekt lebonyolítása során ilyen eset merül fel, a Nemzeti Irodát hivatalos formában (e-mail) haladéktalanul tájékoztatni kell a vis maior természetéről, várható időtartamáról és előre látható hatásairól. Ha a kiutazás vagy akár a teljes projekt teljesítése vis maior eset miatt hiúsul meg, a Nemzeti Iroda egyéni elbírálás során mérlegeli, hogy mekkora összegű támogatás ítélhető meg.

A vis maior esetek pénzügyi elszámolhatóságáról lásd még a 9.4. Vis maior esetek támogatása pontot.

5. ADATBÁZISOK ÉS ADMINISZTRÁCIÓ

5.1 Mobility Tool+

A Mobility Tool+ az Európai Bizottság által kifejlesztett egységes európai web alapú rendszer, amely az Erasmus+ program keretében megvalósuló mobilitási projektek adminisztrációját, kezelését és a hozzájuk kapcsolódó beszámolást szolgálja.

A Mobility Tool+ rendszert az Európai Bizottság, a Nemzeti Irodák, a projektgazdák és a résztvevők egyaránt használják. (Ld. még erről a 6. Beszámolás részt)

A Mobility Tool+ felhasználói az általuk koordinált projektek alapvető adatait már első belépéskor megtalálják a rendszerben, a hiányzó adatokat pedig a projekt előrehaladásától függően maguk töltik fel:

- rögzítik az egyes résztvevők kiutazásait (mobilitásait) még azok megtörténte előtt;

- kezelik a résztvevői elégedettségi kérdőíveket (EU survey);

- kitöltik és frissítik a költségvetésre vonatkozó információkat;

- a projekt lezárultával elkészítik a záróbeszámolót.

A Mobility Tool+ oldal az alábbi címen érhető el: xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx

A Mobility Tool+ kézikönyv közérthető formában bemutatja a rendszerbe történő belépés módját, az egyes funkciókat és egyszerűen követhető útmutatást ad az egyes funkciók használatához.

A Mobility Tool+ kézikönyv aktuális verziója megtalálható angol nyelven a Mobility Tool+ felület nyitóoldalán. A magyar nyelvű verzió ide kattintva letölthető honlapunkról, valamint használatának megkönnyítése érdekében videókat is készítettünk, melyek elérhetőek az alábbi linken.

5.2 Europass mobilitási igazolvány

Az Europass dokumentumok Európában egységes formátumban teszik összehasonlíthatóvá, megismerhetővé az egyén szaktudását, végzettségét, nyelvtudását, szakmai tapasztalatait. Tájékoztatnak, információt adnak a hazai és külföldi képzésekről, a képzést és kompetenciákat érintő változásokról, valamint a külföldön megszerzett képesítésekről.

Az Europass mobilitási igazolvány az európai országok valamelyikében folytatott szakmai gyakorlatok, tanulmányok vagy önkéntes munka során megszerzett készségek és kompetenciák igazolására szolgáló, egységes formátumú dokumentum.

A felnőtt tanulási mobilitási projektekben kiutazó személyek mobilitásának elismerésére ennek a dokumentumnak a használatát ajánljuk.

Az Europass mobilitási igazolvány:

− használata önkéntes és ingyenes,

− a dokumentum elektronikusan tölthető ki adatbázison keresztül, angolul, németül vagy franciául (a közös munkanyelvek egyikén), illetve a könnyebb hazai érthetőség érdekében magyar nyelvű fordítás is készíthető,

− az Erasmus+ felnőtt tanulási projektek esetében a résztvevő kezdeményezheti az igazolvány kitöltését az erre szolgáló adatbázisban.

− az Erasmus+ felnőtt tanulási projektek esetében ezzel kiváltható a résztvevőkre vonatkozó fogadóintézményi igazolás. Így a résztvevő nevére kiállított, kitöltött, aláírt, lepecsételt és így hitelesített Europass mobilitási igazolvány egyszerre szolgál a gyakorlat Európa-szerte

egységes formátumú igazolásaként és részletezéseként a résztvevő számára, illetve a projekt egyik adminisztrációs elemeként a projektgazda számára. A Nemzeti Irodának tételes ellenőrzés esetén elegendő a dokumentum hitelesített másolatát elküldeni..

Az Erasmus+ felnőttoktatási munkatársak mobilitása pályázattípus keretében mobilitáson résztvevők a Nemzeti Europass Központ honlapján elkészíthetik mobilitási igazolványukat az alábbi pontokat követve: xxx.xxxxxxxx.xx » Mobilitási igazolvány menüpont .

Az oldalon a „Külföldi szakmai gyakorlatok, tanulmányutak, továbbképzések, nyári egyetemek, önkéntes munka” kategóriát választva és az alábbi adatbázis ikonra kattintva elérhetővé válik az Erasmus+ köznevelési és felnőtt tanulási mobilitás eredményeinek dokumentálására alkalmas mobilitási igazolvány kitöltését lehetővé tevő adatbázis.

Regisztráció és belépés után néhány adat (személyes adatok, küldő intézmény, teljesített kurzusok/elvégzett tevékenységek stb.) megadásával az igazolványt a résztvevő tölti ki magyar, angol, német vagy francia nyelven.

A kitöltéshez segítséget nyújt az Útmutató, illetve a kitöltés folyamatát bemutató tutorial videó

A dokumentum a kitöltés és véglegesítés után kinyomtatható. Fontos, hogy a mobilitási igazolványt a kitöltést, kinyomtatást követően a mobilitásban érintett küldő és fogadó intézménynek is alá kell írnia, illetve el kell látnia pecsétjével.

Az Europass további dokumentumaival kapcsolatban a xxx.xxxxxxxx.xx oldalon tájékozódhat.

5.3 GDPR

2018. május 25-től, az általános adatvédelmi rendelet hatályba lépésétől egységes adatvédelmi szabályok vonatkoznak az Európai Unió országaiban működő vállalkozásokra, függetlenül azok székhelyétől. Az Erasmus+ program keretében támogatott felnőtt tanulási mobilitási projektek számára hamarosan elérhetővé tesszük ajánlásainkat a projektmenedzsmenti tevékenység során alkalmazandó adatvédelmi és adatkezelési elveket illetően. Addig is figyelje honlapunkat vagy tegye fel kérdését az xxxxxxxxxxx@xxx.xx címen.

6. BESZÁMOLÁS

6.1 Tartalmi teljesítés

Az Xxxxxxxx felnőttoktatási munkatársak mobilitása projektek megvalósítása során, illetve végén a projektgazdáknak a projekt tartalmi teljesítéséről részletesen, a szükséges dokumentumok mellékelésével be kell számolniuk, illetve el kell készíteni a projekt pénzügyi beszámolóját, amely költségtípusonként (programszervezési és monitoring költségek, utazási költségek, egyéni költségek, rendkívüli költségek, ha releváns) foglalja táblázatba a felhasznált támogatási összegeket. A beszámolás során tehát a fő hangsúly annak bemutatására, valamint vizsgálatára helyeződik, hogy a pályázatban vállalt tartalmi elemek teljesítésére sor került-e. FIGYELEM: A program szabályai szerint megkövetelt beszámolón kívül a projektgazdának a magyar jogszabályok alapján rá vonatkozó beszámolási, pénzügyi és egyéb szabályoknak is eleget kell tennie! Ezért javasoljuk, hogy a projekt folyamán rendszeresen konzultáljanak az intézmény gazdasági/jogi felelősével, és ügyeljenek a magyar jogszabályok által előírt kötelezettségek betartására!

6.2 Záróbeszámoló és mellékletei

A projektgazdának a projekt záró időpontját követő 60 (naptári) napon belül záróbeszámolót kell benyújtania. A záróbeszámoló a szerződésben szereplő projektzáró-időpont ellőtt nem nyújtható be. A beszámolók beküldésének határidejét érintő változásokról lásd még a 4.2.6. Beszámoló beküldési határidejének halasztása/előrehozása pontot.

A záróbeszámoló elkészítése és benyújtása a Mobility Tool+ rendszerben történik. A projekt koordinátora által kötelezően kitöltendő záróbeszámoló űrlapban a pályázathoz hasonló kérdések mentén a lezárult projekt minden szakaszáról be kell számolni.

A záróbeszámolóhoz tartozó kötelező és ajánlott mellékletek listája elérhető a honlapunkon, a támogatott pályázóknak szóló aloldalon, a Beszámolás részben.

6.2.1 Résztvevői kérdőív(ek)

A projekt minden kiutazójának kötelező kitölteni a részére szóló résztvevői kérdőívét. A kérdőívek automatikusan kerülnek kiküldésre a Mobility Tool+ rendszeren keresztül a mobilitást követően. (Legelső lépés, hogy a projekt koordinátora rögzítse a kiutazó(k) adatait). Magyar nyelven kitölthetőek, a nyelvválasztásra a kérdőív megnyitása után van lehetőség a jobb oldali menüsorban.

6.2.2 Egyéni beszámoló

Az egyéni beszámoló arról ad számot, hogy milyen tanulási eredményeket sikerült elérni az egyes munkatársaknak a mobilitás során. A tanulási eredmények (learning outcomes) tudás, képesség, kompetencia kontextusában meghatározott kijelentések arra vonatkozóan, hogy az egyén mit tud, mit ért, és mire képes, miután lezárt egy tanulási folyamatot, függetlenül attól, hogy hol, hogyan, mikor szerezte meg ezeket a kompetenciákat. Ebben az értelemben nem az oktatási, tanítási folyamat és annak a szabályozása a lényeges, hanem a tanulási folyamat és a tanulás eredménye: az hogy az egyénnek a tanulási folyamat végére mit kell tudnia, átlátnia, megcsinálnia, alkalmaznia, és annak a bizonyítása, hogy az adott tanulási eredményeket valóban birtokolja-e. A mobilitás megvalósítása során rengeteg tapasztalatot szerzünk, de önmagában a tapasztalás nem elég. Nem magukból a tapasztalatokból, hanem azok tudatos feldolgozásából tanulunk. Ez pedig folyamatos reflexiót kíván tőlünk a saját tevékenységünkre vonatkozóan.

Az elvárt tanulási eredmények meghatározása a mobilitás tervezési

szakaszában (pályázat)

(A tanulási folyamat elvárt

eredményét írja le, cselekvést jelentő igéket használ, specifikus, konkrét, világos,

egyértelmű és mérhető.)

A tanulási eredmények értékelése a mobilitás után

(Az elvárt tanulási eredmények teljesülésének „vizsgálata”, a személyes fejlődés nyomon

követése, bizonyítékok a kompetenciafejlődésre.)

Hogyan alkalmazhatóak a mobilitás során megszerzett tanulási eredmények a saját munkámban, illetve a küldő intézmény gyakorlatában? (A terjesztésre vonatkozó tervek.)

(További részletek: Xxxxxx Xxx: A tanulási eredmény alapú gondolkodás in: Az iskola és a világ, TKA, 2016.)

6.3 A beszámolás és az értékelés folyamata

1. A projekt zárása előtt 2 héttel automatikus értesítő e-mailt kap a projekt kapcsolattartója záróbeszámoló készítési kötelezettségéről.

2. Amennyiben tételes ellenőrzés alá kerül a projekt, arról a projekt zárása előtt mind automatikus mind pedig részletes e-mailt is kap a projektkoordinátor, a bekért

dokumentumok ill. a feltöltésre szolgáló felület linkjének megjelölésével.

3. A záróbeszámoló kitöltése és a mellékletek feltöltése a Mobility Tool+ rendszerben történik. Kérjük, hogy a záróbeszámolót hiánytalanul töltsék ki és az összes és a szükséges mellékletet csatolják.

4. A Nemzeti Iroda munkatársai ellenőrzik a beküldött anyagokat, értesítik a pályázót az esetleges hiánypótlásról. Kérjük Önöket, hogy törekedjenek a záróbeszámoló hiánytalan beküldésére, mert az elektronikus felületek használata megnehezíti és jelentősen meghosszabbítja a hiánypótlás folyamatát, ami a támogatás fennmaradó összegének késedelmes utalásához vezethet.

5. Elektronikus értesítő levélben tájékoztatja a Nemzeti Iroda a projekt kapcsolattartóját a beszámoló értékeléséről.

6.3.1 A projekt tartalmi értékelése

A projekt tartalmi értékelése során a Nemzeti Iroda, a beszámoló és annak mellékletei alapján megállapítja, hogy hány kiutazás valósult meg és milyen időtartamban, valamint azt, hogy ezek teljesítése az Erasmus+ program szabályai szerint elfogadható-e (Ld. erről még a 3.4. A megvalósult mobilitás nem támogatható, ha… pontot). Emellett a Nemzeti Iroda fokozott figyelmet fordít a pályázatban vállalt munkaprogram, illetve a többi tartalmi elem (pl. tájékoztatás, kiválasztás, felkészítés, nyomon követés, értékelés, elismerés, eredmények terjesztése) megvalósulásának ellenőrzésére is.

A Támogatási szerződés III. számú mellékletének (Pénzügyi és szerződéses rendelkezések – egy kedvezményezett) IV. részében részletes információ található arról az esetről, ha a beszámolót késve, vagy hiányosan nyújtják be. Nevezetesen:

• „A Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítését a Nemzeti Iroda állapíthatja meg a kedvezményezett által benyújtott záróbeszámoló alapján (beleértve a mobilitási tevékenységben részt vevők beszámolóit is).

• A Nemzeti Iroda figyelembe vehet más érintett forrásból származó információt is, amelyek alátámasztják, hogy a Projekt megvalósítása nincs a szerződéses rendelkezésekkel összhangban. Egyéb információs források lehetnek a Nemzeti Iroda által végrehajtott monitoring látogatások, tételes ellenőrzések, vagy helyszíni ellenőrzések.

• A záróbeszámoló értékelése a minőségi előírások alapján történik, és ennek során maximum 100 pont adható. Ha a záróbeszámolóra adott pontszám kevesebb, mint összesen 50 pont, a Nemzeti Iroda csökkentheti a végső támogatási összeg szervezési támogatás részét a Projekt elégtelen, részleges vagy késedelmes teljesítése címén, még akkor is, ha valamennyi beszámolási kötelezettség alá eső tevékenységet valóban végrehajtottak, és támogathatónak minősítettek.

• A záróbeszámoló értékelése a mobilitásban résztvevők beszámolóit is figyelembe véve az alábbiakban részletezett, egységes minőségi kritériumok mentén történik:

o Milyen mértékben van az elfogadott pályázat összhangban a megvalósított tevékenységekkel;

o A tanulási eredmények minősége, és hatása a résztvevőkre;

o Részt vevő szervezetekre gyakorolt hatás;

o A mobilitás megvalósulását elősegítő gyakorlati intézkedések minősége, különösen az előkészítés, ellenőrzés, és a résztvevők számára a mobilitási tevékenységük során nyújtott háttértámogatás fényében;

o A résztvevők tanulási eredményeinek elismerésére/beszámítására tett lépések minősége;

• Elégtelen, részleges, vagy késedelmes teljesítés esetén a levonás a teljes végleges elszámolható szervezési támogatás összegéből érvényesíthető, az alábbi mértékben:

o 25%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 40 pont, de 50 pont alatt van;

o 50%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma legalább 25 pont, de 40 pont alatt van;

o 75%, amennyiben a záróbeszámoló pontszáma 25 pont alatt van.”

6.3.2 A projekt pénzügyi értékelése

A pénzügyi értékelés alapja a beküldött pénzügyi beszámoló. A pénzügyi beszámolót a projekt záróbeszámolójával egyidejűleg a Mobility Tool+ felületen kell elkészíteni, az online rendszer által kért adatok feltöltésével.

A Nemzeti Iroda a beküldött pénzügyi beszámolót és azok mellékleteit veti össze a teljesített projekttevékenységgel: a teljesített mobilitásokra, azok időtartamára és helyére, valamint a résztvevők létszámára vonatkozóan. A Nemzeti Iroda azt vizsgálja, hogy a támogatást a Kedvezményezett a szabályoknak megfelelően, a meghatározott támogatási maximumok figyelembe vételével számolta-e el, illetve a tevékenység összhangban áll-e a pályázatban elfogadott tevékenységekkel és/vagy a Nemzeti Iroda által jóváhagyott módosításokkal. (A támogatás végső összegének meghatározására vonatkozó szabályokat lásd még a 9.6. A támogatás végső összegének meghatározása pontban.)

A Mobility Tool+ a beírt adatok alapján – az adható maximális egységköltségek figyelembe vételével, melyek megegyeznek a 9.9. és 9.10. pontokban megadott rátákkal – kiszámítja a beszámolóban igényelt támogatás összegét. A Nemzeti Iroda az elfogadott kiutazások száma, az időtartam és a kiutazások helyszíne (a távolsági sáv) alapján ellenőrzi a beírt adatokat, és meghatározza a támogatás végső összegét.

Az egységköltség-alapú támogatási kategóriák (egyéni támogatás, utazás, szervezés) végső összege a szerződésben megítélt összeghez képest a megvalósított tevékenységek - más szóval a teljesített

„egységek” – függvényében arányosan csökkenhet.

Példa az egyéni támogatás módosulására:

Az intézmény 3 oktató 21 napos franciaországi szakmai gyakorlatának megvalósítására nyert támogatást – de végül a kedvezményesebb utazási lehetőség miatt valamelyest rövidebb időtartamról, 18 napról szól a fogadó intézmény igazolása. Ennek alapján a megítélhető egyéni támogatás az alábbiak szerint alakul:

Az elfogadott pályázatban

A záróbeszámoló alapján

Különbség

Egyéni költségek

3 fő * (14*112 + 7*78) = 6 342

EUR

3 fő * (14*112 + 4*78) = 5 640

EUR

- 702 EUR

Az utazási támogatás a tényleges létszám és célország függvényében alakul, így ha bármelyik tényező változik (akár kevesebb résztvevő utazik, vagy az úti cél közelebbi távolsági sávba esik), az utazási támogatás összege is csökkenhet.

Felhívjuk figyelmüket, hogy az utazási napokra csak abban az esetben számolható el egyéni támogatás, ha az utazás valóban egy teljes napot vesz igénybe, és az utazás napján nem kezdődik még el a szakmai gyakorlat/tevekénység.

A tényleges költségen alapuló támogatásrész (speciális igényű résztvevők támogatása, rendkívüli támogatás) felhasználását bizonylatokkal kell alátámasztani.

A támogatás végső összege nem haladhatja meg az eredetileg megítélt támogatási összeget. Az egyes költségkategóriák végső támogatási összege is csak akkor növekedhet, ha a teljesített

„egységek” (létszámok, időtartamok stb.) száma arányosan emelkedik, és ez költség-átcsoportosítás útján, vagy szükség esetén szerződésmódosítással a maximális kereten belül megvalósítható. Nem számít átcsoportosításnak a mobilitásban részt vevők létszámának emelkedése, illetve a mobilitások időtartamának meghosszabbodása akkor, ha az egyik tényező növekedését kompenzálja a másik tényező csökkenése (ld. a tervezettnél hosszabb időre utaznak ki, de kevesebben). Az átcsoportosításokról részletesen lásd még a 9.5. A támogatás felhasználása, átcsoportosítás a költségtételek között pontot.

6.3.3 Értesítés a beszámoló értékeléséről

A beszámoló jóváhagyását követően a Nemzeti Iroda e-mailben értesíti a projektkoordinátort. A Nemzeti Iroda a támogatás végső összegétől függően a beszámoló beérkezését követő 60 napon belül folyósítja a támogatási összeg fennmaradó részét, vagy visszafizetési felszólítást küld a visszatérítendő összegre vonatkozóan. A záróbeszámoló értékeléséről és a projekt lezárásáról szóló levélben a pályázó részletes értékelést kap a projektjére vonatkozóan, melyet a jövőbeli projektek minőségének javítása érdekében érdemes alaposan átolvasni.

7. DISSZEMINÁCIÓ

A disszemináció a projekt eredményeinek terjesztése azon célcsoportok számára, akik közvetlenül nem vettek részt a projektben, de fontos, hogy a projekt eredményei eljussanak hozzájuk. Akkor lesz eredményes a disszemináció, ha az eredményeket mások is alkalmazzák, hasznosítják, az eredményekre újabb projektek épülnek.

A disszemináció egy előre megtervezett folyamat kell, hogy legyen. Nemcsak a projekt végén kell jelentkeznie, hanem a projekt teljes időtartama alatt folyamatosan, hiszen a részeredmények és az időközben szerzett tapasztalatok az intézményen belül és kívül is érdeklődésre tarthatnak számot.

Az eredmények terjesztésére készített konkrét terv a pályázat része, de természetesen módosítható a projekt előrehaladásának fényében. Xxxxxxxxx, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó záróbeszámolóban.

A tervezés során végig kell gondolni:

- a terjesztési tevékenységeket (mit?, kinek?, hogyan?);

- a szükséges emberi és pénzügyi erőforrásokat (felelősök, költségvetés);

- a konkrét munkatervet a különböző tevékenységekre (határidők).

1. Mit?

Mely eredményeket terjesztenénk? Melyek a (várt) projekteredmények?

• A projekt során megszületett termékek, eszközök, beszámolók, (összehasonlító) tanulmányok, kézikönyvek, képzések, tantervek/tananyagok, képesítések, segédanyagok, (szakmai) események, honlapok, stb.

• A projekt megvalósítása közben szerzett tapasztalatok, tanulságok, a projektmenedzsmenttel és a nemzetközi együttműködésekkel kapcsolatos know-how, az egyének által szerzett tapasztalatok, stb.

• A projekt által megismert jó gyakorlatok, módszerek, együttműködési folyamatok, szakmai/módszertani elemek, stratégiai gondolkodás, stb.

2. Kinek?

Mely célcsoportoknak szeretnénk eljuttatni/átadni eredményeinket? Kik azok a felhasználók, melyek azok az érintett szektorok, amelyek profitálhatnak a projekt eredményeiből? Várhatóan kik fogják hasznosítani a projekt eredményeit?

• Szervezeten belül: leendő kiutazók, munkatársak, felnőtt tanulók stb.

• Szervezet szűkebb / tágabb környezete: partnerszervezetek/intézmények, szakmai partnerek, projektpartnerek, stb.

• Települési szintű, és regionális, célcsoportok: szektorszakértők, szakemberek, stb.

• Országos, és nemzetközi célcsoportok: döntéshozók, nagy nyilvánosság, stb.

3. Hogyan?

Hogyan, milyen formában, milyen módon, mely csatornákon keresztül kívánunk disszeminálni?

A különböző eredmények különböző megközelítéseket igényelnek terjesztés és hasznosítás szempontjából. Például a kézzel fogható eredmények, mint a termékek könnyen bemutathatók, azonban a nem kézzelfogható eredmények, mint pl. a tapasztalatok, már más bemutatási módszereket igényelnek.

Fontos, hogy alaposan gondoljuk át a választott módszereket a célközönség igényeinek megfelelően, hiszen máshogyan kell/lehet elérni, megszólítani pl.: a felnőtt tanulók, a munkatársak vagy a szakmai partnerek célcsoportját.

A terjesztési feladatokba vonjuk be a projekt minél több szereplőjét, pl. résztvevőket, partnerintézmények koordinátorait, fogadó intézményi mentorokat, stb.

Elektronikus, digitális, média felületek:

• Közösségi oldalak: Facebook, Google+, Instagram, Twitter, Myspace, Viber stb.

• Fájl-, kép-, video megosztó oldalak: Youtube, Indavideo, Dailymotion, Flickr stb. Fontos a kulcsszavak jó megválasztása, hiszen ezek alapján lehet majd elérni pl. a filmet.

• Internetes videotelefon, videokonferencia: Skype, Google Hangouts, OoVoo stb.

• Blog: Tumblr, Wordpress stb.

• Honlap (szervezeti vagy a projekthez készített): Fontos, hogy a honlap jól strukturált és informatív legyen, tartalmazza a projekt összefoglaló leírását, mutassa be a partnereket, elérhetőségeiket, valamint a megvalósításának fő lépéseit és a főbb projekt eredményeket. A honlap elkészítése önmagában nem elég, a honlapra fel kell hívni mindazok figyelmét, akikhez szeretnék, hogy eljussanak az eredmények. A honlap elérhetőségét feltüntethetik névjegykártyákon, szórólapokon, hivatalos levél fejlécén, megemlíthetik szakmai fórumokon, konferencián.

Amennyiben külön honlapot hoznak létre a projektnek, fontos, hogy a projekt honlapja a pályázó szervezet internetes oldaláról is elérhető legyen, annak linkjét egy könnyen megtalálható, jól látható helyen tüntessék fel. Érdemes még a honlap elkészítésekor azt is szem előtt tartani, hogy olyan felületet használjanak, melynek elérhetősége nem évül el egy- két éven belül, nem áll tehát elő az a helyzet, hogy a projekt lezárultával a honlap is megszűnik.

• Ingyenes honlap készítő felületek: Wix, WebsiteBuilder, Yola, Weebly, Webs, Moonfruit stb.

• Tévé, rádió

• Elektronikus hírlevél

• Moodle platform - nyílt forráskódú, ingyenes licenc alatt terjesztett, e- learning keretrendszer, melynek része egy olyan közösségi oldal, amin több mint egymillió regisztrált felhasználó ingyenes támogatást nyújthat egymásnak, ötleteket, információkat oszthat meg (xxxxx://xxxxxx.xxx ).

Nyomtatott, írott anyagok:

• faliújság, információs állvány

• szórólapok, brosúrák

• hírlevél

• megjelenések a hazai és a külföldi sajtóban egyaránt

• kiadványok, tanulmányok, elemzések, statisztikák, infógrafikák

Személyes formában:

• beszélgetések, találkozók, munkahelyi értekezletek

• előadások, konferenciák, szemináriumok

• workshopok, továbbképzések

• termékbemutatók, kiállítások, vásárok, kulturális események

• sajtótájékoztató, sajtóközlemény,

• interjúk, tájékoztatók

További hasznos információk, ötletek, tanácsok:

• Disszeminációs tippek: xxxx://xxx.xxx.xx/xxx/0000/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxx

• Tanácsok a hatékony disszeminációhoz: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx/000/xxxxxxxx-x- hatekony-disszeminaciohoz

• Digitális módszertár, módszertani ötletgyűjtemény: xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx

• Az Európai Bizottság megvalósult projekteredményeket bemutató platformja (Erasmus+ Project Results Platform – EPRP), részletes szűrési feltételekkel: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx/

o A felület használható projekteredmények megosztására, disszeminációra, láthatóságra, inspirációk gyűjtésére, mások motiválására, információszerzésre, tájékozódásra, valamint partnerkeresésre is.

o Támogatott projekt esetén a rendszer a szerződéskötést követően automatikus e-mailt küld arról, hogy a projekt bekerült az adatbázisba. Az üzenet ezen kívül tartalmazza a belépéshez szükséges összes információt.

o A projekt zárásakor egy újabb automatikus üzenetet küld a rendszer, melyben felhívja a figyelmet arra, hogy a projekt eredményei feltölthetők a felületre, melynek köszönhetően a Nemzeti Iroda jóváhagyását követően láthatóvá válnak mindenki számára.

o A felület használatát segítő útmutató letölthető a Tempus Közalapítvány honlapjának Támogatott pályázóknak szóló aloldaláról.

• EPALE - Az Európai Bizottság által létrehozott EPALE oldal felhasználására egy projekt tervezése és megvalósítása során számtalan lehetőség nyílik. A honlap célja felnőtt tanulással és felnőttképzéssel kapcsolatos tartalmak – köztük hírek , blogbejegyzések, segédanyagok, eseményekre és kurzusokra vonatkozó információk – megosztása, valamint a partnerkeresés elősegítése. Hazánkban a Támogató Szolgálat feladatát az NSZFH látja el.

7.1 Arculati segédlet a projektről szóló információk terjesztéséhez

A program elnevezése: Erasmus+ program

Az Erasmus+ program logója a támogatott pályázat minden projekttermékén (kiadványok, honlap, sajtóközlemény, rendezvénymeghívó stb.) kötelezően megjelenítendő!

Egységesen az alábbi EU-s logót kell használni. Nincs külön logója az egyes alprogramoknak!:

A logó az alábbi oldalról letölthető színes és fekete-fehér verzióban is: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxxxx_xx

A logó minimális mérete: 1 cm magas.

Amennyiben nem éri el a kész, magyar nyelvű logót, úgy az EU zászló mellett Verdana betűtípussal jelenítheti meg a program nevét. A szöveg fekete vagy EU kék színnel jelenjen meg:

Tempus Közalapítvány logó:

A Tempus Közalapítvány logóját használni egyedül maga a Tempus Közalapítvány illetékes.

7.1.1 Kötelezően megjelenítendő szöveg

A projektet az Európai Bizottság támogatta. A kiadványban (közleményben) megjelentek nem szükségszerűen tükrözik az Európai Bizottság nézeteit.

Részletes arculati leírás itt:

xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxx-xxxx-xxxxxxx- 20131031_en.pdf

8. MONITORING, ÉRTÉKELÉS, HATÁSMÉRÉS

A monitoring és az értékelés a projektmenedzsment szerves része: olyan fontos eszközök, amelyek segítenek optimalizálni a projekt folyamatokat, a termékeket és a projekt hatását annak érdekében, hogy az előre meghatározott célokat minél inkább sikerüljön elérni. Ezek az eszközök nagyban hozzájárulnak a tapasztalatok terjesztéséhez, hiszen a külső partnerek számára is alátámasztják az elért eredményeket, de a résztvevők számára is fontos motiváló eszközként szolgálnak, egyértelmű visszajelzést adva a befektetett munka megtérüléséről.

8.1 Monitoring

A monitoring, azaz nyomon követés, a projekttel kapcsolatos információk rendszerezett és célzott gyűjtése és elemzése a projekt megvalósítása alatt. A monitoring tevékenység révén összegyűjtött adatok teszik lehetővé, hogy reagálni tudjunk a változó körülményekre, valamint a projekt megvalósítása során felmerülő más kihívásokra.

A nyomon követés során figyelemmel kísérjük többek között, hogy

– a szükséges erőforrások elégségesek és folyamatosan rendelkezésre állnak,

– a tevékenységek az előre meghatározott ütemezés szerint valósulnak meg, és a várt eredmények elérését valószínűsítik,

– a munkaprogram a terveknek megfelelően alakul,

– a résztvevők külföldi beilleszkedése, szakmai és személyes fejlődése biztosított,

– a partnerek, ill. a kiutazók, szerződéseikben vállalt kötelezettségeiket teljesítik, stb.

8.2 Értékelés

Az értékelés célja, hogy visszajelzést adjon a projekt megvalósításának folyamatáról, a kitűzött célokhoz viszonyított eredményességről, az eredmények relevanciájáról, a projekt hatásairól, és azok fenntarthatóságáról. Az értékelés segíti a projektfolyamatok hatékonyabbá tételét, illetve az azonosított hibák elkövetésének megelőzését a jövőben.

Az értékeléshez kapcsolódó tevékenységek megvalósítására konkrét, írásba foglalt tervet érdemes készíteni, megjelölve benne a felelősöket, a határidőket, a módszereket és az értékelés eredményeinek dokumentálási módját.

Az értékelés során pozitív és negatív megállapításokat is kaphatunk, amikre építkezni lehet a későbbiekben: mi volt jó (erősségek) vagy mi nem sikerült (gyengeségek) a projektben, hogyan lehetne fejlődni? Az értékelések megállapításait mindig rögzítsük a további munka megkönnyítése érdekében.

Az értékelés során a következő kérdésekre érdemes gondolni:

Mi az értékelés célja?

– a korábban megfogalmazott szakmai célok, elvárások teljesülése (oktatás és képzés minőségének javítása; munkatársak kompetenciáinak fejlesztése stb.)

– a minőség folyamatos biztosítása,

– a disszemináció alátámasztása igazolt eredményekkel,

– a projektmenedzsment fejlesztése,

– a pályázatban foglaltaknak való megfelelőség stb.

Ki végzi az értékelést?

Projektvezető, projekt csapat, intézményvezető, tanárok, kiutazók, partnerintézmények felelősei, adott projektszakaszban érintett résztvevők, stb.

Mikor? Milyen rendszerességgel?

Az értékelésre a projekt egész időtartama alatt szükség van, minden projektszakaszban: az előkészítési szakaszban, a mobilitás közben, a hazaérkezés után, a projekt zárásakor. A projekt hatásainak, fenntarthatóságának értékelése részben a projekt lezárása után is történhet. Attól függően, hogy mikor készül az értékelés, különböző funkciói lehetnek: informatív, problémákat feltáró, fejlesztő/segítő, motiváló, minősítő, összegző/átfogó, stb.

Hogyan? Milyen módszerekkel, eszközökkel?

– Xxxxxxx, személyes: beszélgetések, (élmény)beszámolók, interjúk, visszajelzések, megfigyelések, stb.

– Írásbeli, tárgyilagos: tesztek (nyitott, feleletválasztós), kérdőívek, munkanaplók, (élmény)beszámolók, statisztikák/adatok elemzése, összefoglalók, esettanulmányok stb.

Mit? Milyen tevékenységeket, folyamatokat, termékeket, hatásokat?

– projekt egyes szakaszait (kiválasztás, felkészítés, mobilitás, szervezési feladatok végrehajtása, stb.),

– résztvevők (kiutazók, partnerintézmények) teljesítményét,

– általános, szakmai és személyes kompetenciákat, (megszerzett, alkalmazott)

– projektmenedzsment hatékonyságát,

– a partnerek közötti együttműködés minőségét,

– erőforrások kezelését, a költségvetés felhasználását,

– kiutazók munkavégzését,

– munkanaplót, élménybeszámolót,

– a projekt eredményeit stb.

A kiutazók teljesítményének, munkavégzésének értékelési részleteit a Megállapodásnak / Képzési megállapodásnak is tartalmaznia kell.

Milyen indikátorok alkalmazhatók?

A számszerűsíthető értékelésekhez rendelkeznünk kell előre rögzített értékelési mutatókkal (indikátorok), amelyek a változásokat képesek megragadni, azaz viszonyítási alapot biztosítanak az értékeléshez. Az indikátorokhoz kapcsolódó adatokat folyamatosan gyűjteni és elemezni kell. Célszerű ehhez már a projekt tervezési szakaszában felelőst rendelni. Érdemes féléves, éves statisztikákat készíteni, és meghatározni, hogy az elemzéshez szükséges adatokra honnan lehet szert tenni (adatforrás).

Példa az értékelés megtervezéséhez:

Fejlesztési cél

Elvárt eredmény

Indikátor (egy példa)

Mértékegység

Kiindulási érték

Cél-érték (2020)

Adatforrás

A nemzetközi kapcsolatok intézményi

támogatottság ának,

elismertségéne k növelése

munkatársak nagyobb számban

támogassák az intézmény nemzetközi

kapcsolatait

a nemzetközi együttműködés ekben részt

vevő, nem nyelvszakos munkatársak száma

fő

Intézmény saját

nyilvántartása

8.3 Hatásmérés

A hatásmérés egyik eszköze lehet az Impact+ Tool, melynek célja, hogy segítse a projekt várható hatásának átgondolását (hogyan fogják mérni és milyen adatokkal tudják alátámasztani az elért hatást?).

Ez a rugalmas eszköz többféle módon alkalmazható:

- a projekttervezés korai szakaszában a projektpartnerek egy csoportjával

- a pályázat benyújtása előtt segít finomítani és tökéletesíteni a pályázatot

- a projekt kezdetén segít meghatározni a tervezett hatásokat és tervezni a hatásmérés tevékenységeit

- a projekt futamideje alatt segítségével követhető a tervezett hatás megvalósulása vagy újraértékelése

- a projekt végén – támogatja az összegző/minősítő értékelést

- egy partner vagy pedig külön-külön minden partner készít egy tervet, amit közösen megbeszélnek és összeállítják a végső változatot a teljes projektre.

Mennyi időt igényel a tervezés?

Az időigény a projekt nagyságától és összetettségétől függ. Legalább fél nap (3 óra), de érdemes inkább egy teljes nappal (7 óra) számolni

Milyen fő lépések vezetnek a terv elkészítéséhez?

1. lépés: Röviden és világosan fogalmazza meg, hogy a projekt segítségével mit szeretne elérni, miben szeretne változást.

2. lépés: A megfogalmazott projekt célhoz és tevékenységhez fogalmazzon meg várt hatásokat/eredményeket az alábbi területeknek megfelelően:

− partnerszervezetek

− tanulók (diákok/tanulók/hallgatók, vagy oktatók/személyzet

− rendszerszintű (szektor, szakértői vagy kedvezményezeti hálózat; szakmapolitikai változás stb.)

− projekt személyzet (akik menedzselik és koordinálják a projektet)

Tetszőleges számú lehet, de fontos, hogy reális eredményeket/ hatásokat fogalmazzon meg. A projekt eredményezte változások valószínűleg rövid és hosszú távú eredmények és hatások egyvelege lesz.

3. lépés: A területek szerint értékelje a várt hatások /eredmények fontosságát 1-5-ig skálán. (5 a legfontosabb, az 1-es legkevésbé fontos)

4. lépés: Válasszon ki 3-4 fontosabb hatást/ eredményt a legmagasabban értékelt területről!

5. lépés: A kiválasztott hatás/ eredmény esetében hogyan lehet mérni azok megvalósulását? Ezek lesznek az indikátorok!

6. lépés: Az indikátorokat milyen módszerrel fogják mérni? Nevezze meg az adatforrás és adatgyűjtés módszereit. Ki, mikor és hogyan gyűjti az adatokat?

Folyamatos teendők:

- Áttekinteni és pontosítani az indikátorokat és az adatgyűjtési módszereket, hogy ezt követően megtervezzük az adatgyűjtés eszközeit és megvalósítsuk azokat.

- Nézzük át és fedezzük fel a fontosabb kapcsolatokat, összefüggéseket az egyes eredmények, hatások és indikátorok között – mi az, amit ténylegesen meg kell tenni, hogy a projekt elérje a kívánt hatást.

Az Impact+ Tool elérhetősége: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx

9. PÉNZÜGYI KÉRDÉSEK

9.1 A támogatás típusa

Az Erasmus+ mobilitási projektek támogatása kétféle lehet: egységköltség alapú vagy tényleges költség alapú hozzájárulás.

9.1.1 Egységköltség alapú átalánytámogatás

A megítélt támogatás költségtételeinek döntő többsége (szervezési költség, utazási és egyéni költség) egységköltség alapú átalánytámogatás formájában történik. Az átalánytámogatás megállapítása a Pályázati útmutatóban és a Támogatási szerződés mellékletében az adott költségtípusra meghatározott egységnyi támogatási összegek (pl. utazási sávok, napi/heti egyéni összegek) alapján történik. A kedvezményezettnek nem kell igazolnia a költségek kifizetését, de azt igen, hogy a támogatott tevékenység megvalósult annyi egységben, amennyire támogatást nyert. Lásd még a 9.10 pontban található táblázatot.

9.1.2 Ténylegesen felmerült költségek

A felhasználás szükségességét indokolni kell, és számlákkal alá kell tudni támasztani. Releváns az alábbi esetben:

Speciális igényű résztvevők támogatása: fogyatékkal élő személyek projektben való részvételéhez elengedhetetlenül szükséges költségek, amelyek az adható utazási és egyéni egységköltség alapú támogatáson felül jelentkeznek. Erre abban az esetben számolható el támogatás, amennyiben ezen résztvevőkhöz nem igényeltek egységköltség támogatást.

Rendkívüli támogatás magas utazási költség esetén: az elszámolható résztvevők lehető leggazdaságosabb és leghatékonyabb módon történt utazásaihoz kapcsolódó magas utazási költségei. A rendkívüli utazási támogatás helyettesíti az egységköltség-hozzájárulás alapú támogatást. Magas utazási költség esetén igényelhető, ha az utazási átalány nem fedezi a kiutazók utazási költségeinek 70%-át. Lásd még a 9.10 pontban található táblázatot.

9.2 A program által támogatott költségtételek

9.2.1 Szervezési támogatás

Egységköltség alapú átalánytámogatás, melynek igénylése és megállapítása a résztvevők, illetve a kiutazások számának arányában történik. Egy résztvevő többszöri kiutazása esetén a szervezési támogatás is arányosan növekedik (amennyiben az adott személy többszöri kiutazását a program szabályai lehetővé teszik).

A szervezési támogatás minden olyan költségre felhasználható, ami szorosan kapcsolódik a projekt megvalósításához:

- résztvevők interkulturális, szakmai, nyelvi stb. felkészítése

- partnerintézményekkel való kapcsolattartás

- projektkoordináció (pl. fénymásolás, személyi költségek)

- értékelés (pl. beszámolók összeállítása, felmérés készítése)

- terjesztés (pl. rendezvények, kiadványok)

- monitoring és előkészítő látogatások költségei.

Maximálisan adható összegek résztvevőnként/kiutazásonként:

1-100 résztvevőig:	350 EUR/fő
101 résztvevőtől:	200 EUR/fő

A támogatás mértéke így sávosan csökken, pl.: 105 résztvevő után a maximum igényelhető támogatás: 100*350 + 5*200=36 000.

9.2.2 Egyéni támogatás

Az egyéni támogatás egységköltség alapú támogatás, melynek célországonként adható pontos mértékét a Nemzeti Iroda határozza meg.

Az egyéni támogatásból kell fedezni a kiutazók szállását, étkezését, helyi közlekedését, biztosítását, kulturális tevékenységét és a külföldi tartózkodással összefüggő egyéb költségeit.

Egyéni támogatás arra az időtartamra adható, amely a fogadó intézmény által kiadott hivatalos igazoláson szerepel. Az oda-, illetve visszautazás napjaira, amennyiben azt az utazással töltött idő indokolja, adható plusz 1-1 napi egyéni támogatás. Az utazási többletnapok azonban nem számítanak bele a kiutazás esetében a Pályázati útmutatóban előírt minimális időtartamba.

A személyenként adható egyéni összegeket tartalmazó táblázatot lásd még a 9.9 pontban.

9.2.3 Utazási támogatás

Egységköltség-átalány, mely a kiutazás kezdő pontja és a célállomás közötti oda-vissza utazás költségeinek fedezetére szolgál. Főszabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni.

Személyenként, illetve kiutazásonként (amennyiben egy személy több alkalommal utazik) adható, az alábbi távolsági sávoknak megfelelően:

10 – 99 km	20 €
100 – 499 km	180 €
500 – 1 999 km	275 €
2 000 – 2 999 km	360 €
3 000 – 3 999 km	530 €
4 000 – 7 999 km	820 €
8 000 – 19 999 km	1 500 €

Amennyiben az indulás és/vagy az érkezés helye eltér a pályázatban szereplő intézmények székhelyétől, és emiatt az adott utazást másik távolsági sáv alapján kívánják megvalósítani és elszámolni, a változást a beszámolóban (Mobility Tool+ felületen) megfelelően indokolni kell. Indokoltnak tekinthető az eltérés akkor, ha a résztvevő lakhelye/tartózkodási helye más településen van, vagy ha a gyakorlat színhelye a fogadó/közvetítő intézmény székhelyétől távol esik.

9.2.4 Kurzusdíj

Átalánytámogatás, melynek összege résztvevőnként egységesen 70 euró/nap. Maximális összege résztvevőnként 700 euró. Kizárólag munkatársak külföldi továbbképzése (Kurzus/tréning alkalom) típusú tevékenység esetén adható, térítési díjas továbbképző tanfolyamok költségének támogatásához. Kiszámításnak alapja a kurzusszervező által kiállított részvételi igazoláson szereplő időtartam.

Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy maximum 700 euró számolható el 1 főre pályázatonként!

Példa: Ha ugyanaz a személy két különböző kurzuson vesz részt egy projekten belül, melyek kurzusdíjainak összege meghaladja a 700 eurót, úgy az ezen felüli összeg a szervezet, vagy a résztvevő saját forrása lesz. (450 euró + 350 euró = 800 euró, melyből 700 euró finanszírozható a pályázat keretében, 100 EUR saját forrás.)

9.2.5 Speciális igény

A „speciális igény” fogalma az Erasmus+ programban a fogyatékossággal/tartós betegséggel élő résztvevőkre értelmezendő. Az ilyen célcsoport esetében előfordulhat, hogy a résztvevő különleges igényei miatt magasabbak az egyéni és/vagy utazási költségei az átalányösszegnél, illetve olyan költségek merülnek fel, melyekre átalánytámogatás nem igényelhető. Ebben az esetben támogatás a speciális igény keretében adható. A speciális igényre megítélt támogatás tényleges költségalapú támogatásnak minősül, tehát számlákkal kell alátámasztani a költség felhasználását.

Példák:

• Kerekesszék szállítási költségét, vagy a mozgásban korlátozott résztvevő kísérőjének utazási és egyéni költségeit az e kategóriára vonatkozó szabályok szerint kell felhasználni és elszámolni.

• Ha a fogyatékkal élő résztvevő saját utazási költsége meghaladja a távolsági sáv szerint adható összeget, annak teljes összegét itt kell elszámolni.

• Ha valamilyen tartós betegség miatt a résztvevő egyéni támogatása az adható átalányösszegen felüli többletköltséggel jár, az egyéni költség (annak teljes összege) ez esetben is a speciális igényű résztvevők támogatása keretében használható fel.

9.2.6 Rendkívüli költség/támogatás

Rendkívüli költség elszámolható a résztvevők magas utazási költségei esetében. Az így felmerült költségek 80%-a számolható el tényleges költségalapú elszámolással, abban az esetben, ha az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem éri el a 70%-át a támogatható költségeknek.

Példa:

Ha a résztvevő olyan helyre utazik, melyet az átalányként adható utazási támogatás nem fedez:

Ha a releváns utazási sáv 4 000 – 7 999 km, akkor az eszerint adható maximum átalányösszeg: 820 euró. A tényleges útiköltség 1200 euró (melynek 70%-a: 1200*0,7=840 euró, ami meghaladja az adható átalányösszeget, így rendkívüli költség elszámolható rá). Rendkívüli költségként támogatható maximum összege (80%) ez esetben: 1200*0,8= 960 euró.

Figyelem, ez a támogatás csak oda és vissza-utazásra igényelhető, nem igényelhető helyi közlekedésre!

A projekt során felmerülő, az előbb említett költségtételektől eltérő egyéb költségeket a projektgazdának saját pénzügyi forrásból kell fedeznie.

9.3 Nem elszámolható költségek

- tőkehozam;

- adósság- és kölcsönszolgálati terhek;

- veszteségekre vagy lehetséges jövőbeli kötelezettségekre (szerződéses és erkölcsi kötelezettségekre, bírságokra, pénzügyi szankciókra, jogi költségekre) képzett tartalékalap;

- kamattartozás;

- kétes követelések;

- árfolyamveszteségek;

- ÁFA, kivéve, ha a pályázó bizonyítani tudja, hogy nem igényelheti vissza;

- a pályázó által bejelentett költségek, amelyeket egy közösségi támogatásban részesülő másik tevékenység vagy munkaterv fedez;

- túlzott vagy gondatlan kiadások;

- tárgyi eszközök vásárlása;

- berendezések bérlése vagy lízingje esetén kivásárlási opció költsége a bérleti vagy lízingidőszak lejártakor;

- az Erasmus+ programban benyújtandó pályázat elkészítéséhez kapcsolódó költségek;

- bankszámlák nyitásának és fenntartásának költségei;

- a pályázattal kötelezően benyújtandó bármely okmánnyal (könyvvizsgálói jelentésekkel stb.) összefüggésben felmerülő költségek.

• A támogatás terhére csak az olyan projekttevékenységekkel kapcsolatban felmerült költségek számolhatók el, amelyek a projekt futamideje alatt valósultak meg.

A projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatók el.

Például:

- Ha a projekt 2018. június 1-jén indul, akkor elszámolható az utazási költség terhére az a repülőjegy, amelyet 2018 májusában vásároltak meg, de 2018 októberére szól.

- Ha a projekt 2018. június 1-jén indul, nem számolható el olyan vonatjegy, amely 2018. májusi útra szól.

- Ha a projekt 2019. május 31-ével zárul, akkor 2019. júniusi utazási bizonylat nem számolható el a projekt terhére.

9.4 Vis maior esetek támogatása

Előfordulhat, hogy egy résztvevő vis maior miatt megszakítja a tanulmányútját, és a tervezettnél hamarabb hazatér. Ha emiatt a résztvevő nem tudja teljesíteni a célcsoportban előírt minimális gyakorlati időtartamot, vagy a tervezettnél kevesebb gyakorlati időt teljesít, akkor Xxxxxxxx támogatás ítélhető meg a teljesített gyakorlati hetek után járó egyéni és utazási költségek egészére, valamint a szervezési költségeknek a teljesített gyakorlati napok hosszával arányos részére. Az arányt a Nemzeti Iroda minden projekt esetében egyedileg állapítja meg a körülmények figyelembevételével.

Előfordulhat, hogy egy résztvevő vis maior miatt megszakítja a tanulmányútját és tervezettnél korábban hazatér, azonban egy későbbi időpontban visszatér a fogadóhelyre és folytatja tanulmányútját. Ebben az esetben a szervezési, egyéni és utazási költségek elszámolhatók a teljesített (fogadónál töltött) gyakorlati hetek után, még akkor is, ha a célcsoportban előírt minimális gyakorlati időtartam az egyes kint töltött szakaszokra nem, csak a gyakorlat egészére teljesült.

Fontos: a Nemzeti Iroda csak a tényleges kinntartózkodásra tud támogatást adni, függetlenül attól, hogy a küldő intézmény esetleg már a teljes időtartamra előre megtérítette a költségeket (pl.: szállást, étkezést előre, teljes összegben kifizette). Az ilyen esetekben a fogadó/közvetítő féltől visszakérhető támogatás mindig a küldő – fogadó/közvetítő partnerek egyezményének függvénye. Ezért célszerű szerződést kötni a partnereknek, illetve lehetőség szerint nem kifizetni a teljes összeget előre, hanem egy részét csak később, megfelelő teljesítés (pl.: megfelelő szállás, megfelelő fogadóhelyek biztosítása, színvonalas felkészítés, stb.) esetén átutalni/kifizetni.

Ld. még a 4.3 Vis maior esetek pontot.

9.5 A támogatás felhasználása, átcsoportosítás a költségtételek között

Az Eramus+ Támogatási szerződésben rögzített összeget a projektkoordinátornak a pályázatban vállaltak, a Nemzeti Iroda által a szerződéssel együtt kiküldött módosított költségvetési táblázat tételei (ha releváns) és a Kalauzban/Kézikönyvben megadott maximális támogatási összegek szerint kell felhasználnia.

Az Xxxxxxxx támogatások egyik legfőbb jellemzője, hogy az átalányalapú költségvetés felhasználása rugalmas, meglehetősen szabadon alakítható. A program sajátossága, hogy mind a felhasználás, mind pedig az elszámolás a jóváhagyott tevékenységekhez van kötve, nem a megítélt támogatási költségtételekhez. A felhasználás szabályai mindemellett tekintetbe veszik, hogy pályázáskor egy sor tényező (ld. a mobilitások részletes adatai) még nem ismert – ezek menet közben kerülnek véglegesítésre, illetve az előzetes tervekhez képest változhatnak.

Mindezért a költségek átcsoportosítása a Kalauzban és a Támogatási szerződésben foglalt felhasználási szabályok és limitek figyelembevételével meglehetősen tág keretek között lehetséges. Fő szabály, hogy az elszámolni kívánt felhasználás összességében nem haladhatja meg az elfogadott pályázat szerint előzetesen megítélt, és a szerződésben rögzített támogatást.

Az egyes költségtételek (utazás, egyéni támogatás stb.) összege átcsoportosítással módosítható az alábbi esetekben:

- a szerződésben megítélt támogatási összeg valamely átalányköltség esetében nem éri el az adható maximumot: ilyen esetben a bármely más kategóriában megtakarított összeg ide átcsoportosítható, a maximálisan adható átalányösszeg erejéig;

- létszámok és/vagy időtartamok változása esetében, ha ez az adható összeghatárokat is megváltoztatja: pl. ha a tényleges úti cél más távolsági sávba esik, és ez az utazási támogatás növelését igényli, az egyéni támogatásból megtakarított összeg ide átcsoportosítható;

- új tevékenység bevonása (pl. nem tervezett munkatársi mobilitás) – Amennyiben ez az eset merülne fel, kérjük, hogy értesítsék Nemzeti Iroda kapcsolattartóját.

- speciális igényű résztvevő részvétele és a magas utazási költség rendkívüli támogatása esetén bármely más költségtételből átcsoportosítható összeg, amennyiben erre a költségtételre eredetileg nem (vagy alacsonyabb mértékben) lett megítélve támogatás.

- egyéni támogatásra, utazási támogatásra és kurzusdíjra megítélt támogatási összeg 50%-a átcsoportosítható ezen három költségkategória között.

- a szervezési támogatásra szánt források maximum 100%-a csoportosítható át utazási támogatásra, egyéni támogatásra és kurzusdíjra.

FIGYELEM! Az átcsoportosítás fogalmát a Támogatási szerződés Különös feltételek I.3.3 pontja szerint kell értelmezni, vagyis csak az minősül hivatalosan átcsoportosításnak, ha az átalánytámogatás kiszámításául szolgáló „egységek” (kiutazások, létszámok, helyszínek) esetében változás volt, és emiatt a pénzügyi beszámolóban a kategóriánkénti költségmegoszlást is módosítani kell. (Természetesen a tényleges költségalapú támogatási tételek megváltozása is ide értendő.) Nem tekinthető tehát átcsoportosításnak, ha a vállaltak szerint teljesítették a szóban forgó egységeket (ld. ugyanannyi résztvevő utazott ki, ugyanolyan időtartamra), de mindemellett egyes költségtípusok esetében megtakarítás, másutt esetleg költségtúllépés jelentkezett. A tényleges pénzfelhasználást az átalány esetében a Nemzeti Iroda nem vizsgálja.

9.6 A támogatás végső összegének meghatározása

A támogatás végső összegét az alábbi szempontok és igazoló dokumentumok figyelembevételével határozza meg a Nemzeti Iroda.

A pályázatban megítélt támogatás abban az esetben adható, ha a tevékenységeket a pályázó a pályázatban foglaltak szerint megvalósította.

Az egységköltségen alapuló átalányösszegek esetében különösen fontos, hogy az „egységeket” a vállalt (a szerződésben előírt) számban teljesíteni kell. A szervezési átalány esetében a teljesített kiutazások száma (ez alatt egy résztvevő egyszeri kiutazása értendő), az utazási támogatás esetében a kiutazások száma, illetve az adott célállomásnak megfelelő távolsági sáv, az egyéni támogatás esetében pedig a kiutazások száma, időtartama, és a fogadó ország képezi a támogatás kiszámításának alapját.

A támogatás jogosságát, felhasználásának szabályosságát szükség esetén dokumentumokkal (igazolásokkal, illetve számlákkal, bizonylatokkal) kell tudni alátámasztani. Azt, hogy milyen dokumentumot milyen típusú ellenőrzéshez kell benyújtani, a 10.2 A vizsgált dokumentumok költségnemenként pontban található összefoglaló táblázat tartalmazza.

9.6.1 Költségtípusonkénti igazoló dokumentumok

Szervezési támogatás: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező napját.

Utazási támogatás: (a küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén) a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező dátumát. Ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetjegyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.

Egyéni támogatás: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befejező napját, vagy a kitöltött Europass mobilitási igazolvány, melyet a fogadó vagy küldő intézmény hivatalos képviselője is hitelesített aláírásával és intézményi pecsétjével.

Kurzusdíj: a kurzusszervező által kiállított részvételi igazolás, valamint a kurzusdíj kifizetését igazoló okmány, számla, vagy egyéb nyilatkozat formájában, amely dokumentumok meghatározzák a résztvevő személy nevét, a kurzus megnevezését, valamint a résztvevő kurzuson való részvételének kezdő és befejező napját. (A számla összege nem a támogatás összegének kiszámításához, hanem annak megállapításához szükséges, hogy valóban térítéses kurzusról van-e szó.)

Speciális igényű résztvevők támogatása: a felmerült költségek számlái alapján. Ha a vállaltnál kevesebb a speciális igényű résztvevő, vagy nem támasztják alá a többletköltségként megítélt összeget, akkor az a támogatás végösszegét csökkenti.

Rendkívüli költség: a felmerült költségek számlái, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, valamint a számla keltét. Magas utazási költség esetén az útvonal leírása is szükséges.

Ha nem támasztják alá az igényelt támogatási összeget megfelelő számlakkal és dokumentumokkal, akkor az a támogatás végösszegét csökkenti.

Ahol a támogatási összeg valamely tételét tényleges költség alapon ítélte meg a Nemzeti Iroda, ott a megkövetelt bizonylatok megfelelősége irányadó.

A pénzügyi beszámolóban feltüntetett felhasznált támogatási összegnél nem lehet magasabb a végső támogatás összege.

9.7 A támogatás elszámolásának árfolyama

A Támogatási szerződés Xxxxxxx feltételek I.4.9 pontjának értelmében a pénzügyi beszámolóban feltüntetett összegeket euróban kell megadni.

Ezért a Kedvezményezettnek minden tényleges alapon elszámolt költségét (Speciális igényű résztvevők támogatása és Rendkívüli költségek) az Európai Bizottság által abban a hónapban meghatározott és honlapján közzétett havi árfolyamon kell átszámítania, amelyen a Kedvezményezett bankszámláján az első előfinanszírozási összeget jóváírták.

Az adott napi árfolyamot az alábbi honlapon találja meg:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxx_xx.xxx

9.8 A mobilitási támogatás felhasználásának adózási kérdései

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény rendelkezéseket tartalmaz a mobilitási programok keretében magánszemélyek számára folyósított támogatás vonatkozásában. A pontos szabályozást a törvény 7. § (1) bekezdés, valamint az I. melléklet 4.7.c) pontja tartalmazza. A rendelkezés célja, hogy a mobilitási programokban részt vevő magánszemélyek részére folyósított ösztöndíj, egyéb juttatás adómentessé tételével elősegítse, hogy a támogatás minél nagyobb része ténylegesen felhasználható legyen a projekt céljára. Kérjük, hogy a jogszabályi rendelkezés konkrét helyi alkalmazhatóságának kérdéséről, lehetőségeiről konzultáljanak a projekt pénzügyeivel foglalkozó kollégájukkal, szükség esetén pedig kérjék a NAV állásfoglalását.

A mentességi rendelkezés alkalmazásának megkönnyítése érdekében az érintett jogszabályi helyre való hivatkozás a Támogatási szerződésbe (Különös feltételek I.13 pont) is belekerült.

9.9 Egyéni támogatás átalányösszegeit tartalmazó táblázat

		A kiutazás:
		1-14. napjáig	15-től 60. napjáig
Célország		Napi egyéni támogatás (EUR)
AT	Ausztria	112	78
BE	Belgium	112	78
BG	Bulgária	98	69
CY	Ciprus	112	78
CZ	Cseh Köztársaság	98	69
DE	Németország	112	78
DK	Dánia	126	88
EE	Észtország	98	69
EL	Görögország	112	78
ES	Spanyolország	112	78
FI	Finnország	126	88
FR	Franciaország	112	78
HR	Horvátország	98	69
IE	Írország	126	88
IS	Izland	126	88
IT	Olaszország	112	78
LI	Liechtenstein	126	88
LT	Litvánia	98	69
LU	Luxemburg	126	88
LV	Lettország	98	69
MK	Macedónia	98	69
MT	Málta	112	78
NL	Hollandia	112	78
NO	Norvégia	126	88
PL	Lengyelország	98	69
PT	Portugália	112	78
RO	Románia	98	69
SE	Svédország	126	88
SI	Szlovénia	98	69
SK	Szlovákia	98	69
TR	Törökország	98	69
UK	Egyesült Királyság	126	88

9.10 Támogatott költségvetési tételek összefoglaló táblázata

Célcsoport

Költségkategória

Típusa

Összege

Kiszámításának módja

Felnőttoktatásban dolgozó

munkatársak

Utazás

Résztvevők (beleértve a kísérőket is) utazási

költségének támogatása, a kiinduló állomástól a célállomásig (oda-vissza)

Egységköltség- átalány

10 – 99 km 20 €

100 – 499 km 180 €

500 – 1 999 km 275 €

2 000 – 2 999 km 360 €

3 000 – 3 999 km 530 €

4 000 – 7 999 km 820 €

8 000 – 19 999 km 1 500 €

Az Európai Bizottság honlapján található km-kalkulátor (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx mes/erasmus- plus/resources/distance- calculator_en ) segítségével meghatározott távolsági sáv

szerint (személyenként)

Egyéni

támogatás

A mobilitás időtartama alatti tartózkodás

költségei: szállás, étkezés, helyi közlekedés stb.

Egységköltség- átalány

Személyenként, naponta meghatározott összeg – ld. Magyarországról kiutazók esetében irányadó rátákat (Egyéni támogatás átalányösszegeit tartalmazó

táblázat)

A kint tartózkodás hossza (napok száma) és a résztvevők száma alapján

Szervezési átalány

A mobilitás megszervezésével, a projekt menedzsmentjével összefüggő költségek:

- résztvevők interkulturális, szakmai stb.

felkészítése

- projektkoordináció (pl. adminisztráció,

személyi költségek)

- értékelés (pl. beszámolók összeállítása,

felmérés készítése)

Egységköltség- átalány

100 résztvevőig: 350 €/fő

100 résztvevő felett: 200 €/fő

Résztvevők száma alapján

Kurzusdíj

Térítési díjas továbbképző tanfolyamok

költségéhez nyújtott támogatás (munkatársak

külföldi továbbképzése típusú tevékenység esetén)

Egységköltség- átalány

70 €/fő/nap, de max. 700

€/fő/projekt

Résztvevők száma alapján

Speciális igénnyel

összefüggő támogatás

Fogyatékossággal élők részvételével közvetlenül összefüggő költségek

Tényleges

költségalapú támogatás

Tényleges költségek 100%-a

Megfelelő indoklással alátámasztva, tényleges,

igazolható felhasználás alapján

Rendkívüli költségek

Magas utazási költség esetén, ha az utazási átalány nem fedezi a kiutazók utazási költségeinek 70%-át

Tényleges

költségalapú

támogatás

Legfeljebb az összes

elszámolható költség 80%-áig

Megfelelő indoklással alátámasztva, tényleges,

igazolható felhasználás alapján

38/43

10. ELLENŐRZÉS

10.1 Tartalmi és pénzügyi megvalósítást ellenőrző látogatás

A projektek egy részének megvalósítását a Nemzeti Iroda személyes látogatás keretében köteles ellenőrizni. A látogatásra jelölt, futó projekttel rendelkező projektgazdák kiválasztása véletlenszerűen történik. A látogatások a projektgazda intézménynél zajlanak, ahol a Nemzeti Iroda közös megbeszélés keretében tájékozódik a projekt haladásáról (megvalósítás lépései, esetleges változások és problémák, tapasztalatok, eredmények) és szabályosságáról.

A látogatás időpontját előzetes egyeztetést követően a felek közösen választják ki, majd a Nemzeti Iroda hivatalos levélben erősíti meg a látogatás időpontját. A látogatáson a projekt kapcsolattartója mellett az Xxxxxxxx Mobilitási csoport egyik munkatársa is részt vesz.

A látogatás után a Nemzeti Iroda hivatalos levelet és egy előzetes beszámolót küld az intézményvezetőnek, melyben a látogatás során tapasztaltak alapján észrevételeket, ajánlásokat fogalmaz meg a projekt lebonyolításával kapcsolatban. A beszámolóban foglaltakra a projektgazda 30 napon belül reagálhat. Ezt követően készül el a végleges beszámoló – amennyiben a projektgazda nem tesz kiegészítéseket, akkor az előzetes összefoglaló válik véglegessé.

A megvalósítás alatt álló, vagy már befejezett Erasmus+ felnőttoktatási munkatársak mobilitása projektek kapcsán az alábbi ellenőrzési formák merülhetnek fel:

Célja

Formája

Ellenőrző szerv

Tartalmi megvalósítást és szabályosságot ellenőrző látogatás

- monitoring látogatás,

- helyszíni ellenőrzés

Tempus Közalapítvány, Európai Bizottság

Pénzügyi szabályosságot vizsgáló ellenőrzés

- tételes ellenőrzés

- helyszíni ellenőrzés

Tempus Közalapítvány, Európai Bizottság, egyéb európai szervek (pl. Európai Számvevőszék,

Európai Csalás Xxxxxx Xxxxxxx)

10.1.1 A monitoring látogatás

Monitoring látogatást a projekt futamideje alatt bármikor, és nem feltétlenül csak egy projekthez kapcsolódóan tehet a Nemzeti Iroda. A látogatás célja a projektgazdával történő személyes találkozás, a projekt szervezésének, megvalósításának átfogó tanulmányozása, jó példák megismerése, az intézménynél futó projekt(ek) minőségének, hatékonyságának és hatásának feltérképezése.

A monitoring látogatás során a Nemzeti Iroda ellenőrizheti például a következőket:

- A tájékoztatás dokumentumai, résztvevők pályázatai, a kiválasztás módszere, annak átláthatósága, igazságossága, dokumentációja stb.

- A pályázatban leírt munkaprogram megvalósulásának összehasonlítása a Képzési megállapodásban/Munkaprogramban rögzítettekkel és a megvalósult tevékenységgel.

10.1.2 Helyszíni ellenőrzés

A helyszíni ellenőrzés szintén a projekt futamideje alatt valósul meg, célja a projekt tartalmi és pénzügyi szabályosságának vizsgálata. Ennek során a Nemzeti Iroda képviselői a megvalósítást vetik össze a szabályokkal, az elfogadott pályázattal, az előírt kritériumokkal. A Nemzeti Iroda a helyszíni ellenőrzések alkalmával kérheti az eredeti példányok bemutatását az összes résztvevőre vonatkozóan.

A kétféle ellenőrzés egy látogatás keretében is megtörténhet.

39/43

10.1.3 Tételes ellenőrzés

A tételes ellenőrzésre a projekt befejezése után kerülhet sor: célja a szabályos felhasználás vizsgálata, mely során a Nemzeti Iroda bekéri a projekthez kapcsolódó dokumentumokat (ld. a 9.6.1 Költségtípusonkénti igazoló dokumentumok pontban) és egybeveti azokat a benyújtott pénzügyi beszámolóval. A Nemzeti Iroda a véletlenszerűen kiválasztott projektek koordinátorait a beszámoló beérkezési határideje előtt maximum 2 héttel, de legkésőbb a beszámoló beérkezése után közvetlenül (a beszámoló formai ellenőrzése után) kiértesíti a tételes ellenőrzésről. A tételes ellenőrzés bejelentése/egyeztetése írásban (ajánlott levélben) történik. A levél bemutatja az ellenőrzés célját, egyezteti a technikai részleteit, felsorolja a szükséges dokumentumok, anyagok listáját, amelyeket a támogatottnak be kell küldeni.

A projekt költségeit igazoló számlákat és egyéb bizonylatokat meg kell őrizni a projekt lezárultát követő 3 éven (60 ezer euró feletti támogatási összeg esetén 5 éven) keresztül, mert egy esetleges ellenőrzés esetén be kell tudni mutatni ezeket a Támogatási szerződés által erre feljogosított szerveknek (Nemzeti Iroda, Európai Bizottság, Európai Számvevőszék).

10.2 A vizsgált dokumentumok költségnemenként

Az alábbi táblázat meghatározza a Nemzeti Iroda általi ellenőrzés tárgyát költségvetési kategóriánként, az ellenőrzések különböző típusai szerinti bontásban. A kedvezményezettnek tisztában kell lennie azzal, hogy a Nemzeti Iroda bármelyik ellenőrzési típus keretei között vizsgálhatja az alábbi táblázatban más típusú vizsgálat tárgyává tett bármely alátámasztó dokumentumot vagy adatot.

A Nemzeti Iroda a helyszíni ellenőrzések alkalmával kérheti a dokumentumok eredeti példányának bemutatását az összes résztvevőre vonatkozóan.

Költségvetési kategória	Záróbeszámoló bírálat	Xxxxxxx ellenőrzés	Tevékenység közbeni helyszíni ellenőrzés
Utazási támogatás	Záróbeszámoló	Záróbeszámoló A támogatási szerződés – III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések 1.A.c. cikkében meghatározott igazoló dokumentumok.	A tevékenység és a résztvevők valódisága és támogathatósága
Egyéni támogatás	Záróbeszámoló	Záróbeszámoló A támogatási szerződés III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések 1.B.c. cikkében meghatározott igazoló dokumentumok, továbbá az ösztöndíj és képzési megállapodások.	A tevékenység és a résztvevők valódisága és támogathatósága
Szervezési támogatás	Záróbeszámoló	Záróbeszámoló A támogatási szerződés III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések 1. C.c. cikkében meghatározott igazoló dokumentumok.	A tevékenység és a résztvevők valódisága és támogathatósága

40/43

Költségvetési kategória	Záróbeszámoló bírálat	Xxxxxxx ellenőrzés	Tevékenység közbeni helyszíni ellenőrzés
Kurzusdíjak	Záróbeszámoló	Záróbeszámoló A támogatási szerződés III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések 1.D.c. cikkében meghatározott igazoló dokumentumok.	Nem alkalmazandó
Speciális igényű részvevők támogatása	Záróbeszámoló A támogatási szerződés III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések II.2.A.c cikkében meghatározott igazoló dokumentumok .	Záróbeszámoló A támogatási szerződés III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések Általános feltételek II.2.A.c cikkében meghatározott igazoló dokumentumok.	A tevékenység és a résztvevők valódisága és támogathatósága
Rendkívüli költségek	Záróbeszámoló A támogatási szerződés III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések II.2.B.c cikkében meghatározott igazoló dokumentumok	Záróbeszámoló A támogatási szerződés III. sz. Melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések II.2.B.c cikkében meghatározott igazoló dokumentumok	A tevékenység és a résztvevők valódisága és támogathatósága

41/43

11. TOVÁBBI INFORMÁCIÓK, ELÉRHETŐSÉGEINK

További információkért forduljanak hozzánk bizalommal.

11.1 A Tempus Közalapítvány / Erasmus+ Mobilitási csoport elérhetősége

Postacím:	1438 Budapest 70., Pf.: 508
Székhely:	1077 Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx xxx 0.
Tel.:	000-0000
Fax:	000-0000
Honlap:	xxx.xxx.xx

11.2 Erasmus+ felnőttoktatási munkatársak mobilitása projektekkel foglalkozó munkatársak

Név	Beosztás	E-mail
Xxxxxxx Xxxxxx	csoportvezető	xxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Bibók-Xxxxxx Xxx	pályázati referens	xxx.xxxxxx@xxx.xx
Xxxxxx Xxxxxx	pályázati referens	xxxxxx.xxxxxx@xxx.xx
Xxxxx Xxxxxx	pénzügyi monitoring koordinátor	xxxxxx.xxxxx@xxx.xx

11.3 Konzultáció a Nemzeti Irodával

A projekt megvalósítása folyamán felmerülhetnek olyan kérdések, problémák, amelyeket hasznos lehet személyesen megbeszélni a Nemzeti Iroda munkatársaival. Kérjük, minden esetben telefonon vagy e-mailben jelezze, hogy személyes konzultációhoz időpontot szeretne egyeztetni Irodánkkal. A konzultációra a Tempus Közalapítvány székhelyén kerül sor. Szükség esetén lehetőség nyílik arra, hogy a konzultáción a csoportvezető és a pénzügyi monitoring egység munkatársa is részt vegyen.

11.4 A Tempus Közalapítvány honlapja

A Tempus Közalapítvány honlapja, a Közalapítvány által kezelt nemzeti és nemzetközi programokkal kapcsolatos információkat tartalmazza.

Az Erasmus+ felnőttoktatási munkatársak mobilitása projektekkel kapcsolatos információkat a következő útvonalon találja meg:

xxxx://xxx.xxx.xx » Pályázatok » Xxxxxxxx » Felnőtt tanulás » Támogatott pályázóknak » 2018-as mobilitási projektek

Innen töltheti le a támogatási szerződés mellékleteit (szerződésminták, beszámoló formanyomtatványok, útmutatók stb.) és egyéb hasznos információkat, dokumentumokat, amelyekre a projekt megvalósítása során szükség lehet.

11.5 Hírlevél

Figyelmébe ajánljuk elektronikus hírlevelünket, melyre feliratkozva havonta e-mailben tájékoztatjuk legfrissebb híreinkről, rendezvényeinkről, pályázati lehetőségeinkről, eredményeinkről.

A hónap kiemelt hírei mellett, a jobb oldali sávban található témakörökre kattintva a további, speciálisan Önöket érdeklő és érintő hírek között böngészhetnek.

A hírlevélre honlapunkon iratkozhat fel: xxx.xxx.xx » Hírek » Hírlevél » Feliratkozás

A honlapon a Hírek menüpont alatt is megtalálja az oktatás különböző területeihez kapcsolódó, tematikus híreket.

42/43

Hasznos olvasnivalókat, tanulmányokat talál a TKA honlap Tudástár és Kiadványok menüpontjában.

11.6 Pályázatíró szeminárium

A Tempus Közalapítvány minden év őszén, az aktuális pályázati kört megelőzően pályázatíró szemináriumot szervez. A pályázatíró szeminárium célja, hogy a pályázók átfogó képet kapjanak az Erasmus+ felnőtt tanulási mobilitási pályázattípusról, megismerkedjenek a pályázati dokumentációval, pénzügyi és adminisztrációs szabályokkal.

11.7 Projektindító szeminárium

Az Xxxxxxxx pályázattípusban támogatott intézmények részére a Tempus Közalapítvány projektindító szemináriumot szervez, ahol a projekt megvalósítása szempontjából fontos tartalmi és pénzügyi kérdések, projektmenedzsmenti tevékenységek kerülnek kifejtésre.

11.8 Beszámoló információs nap

Az Erasmus+ pályázattípusban támogatott intézmények részére a Tempus Közalapítvány beszámolás információs rendezvényt szervez, ahol azokról a tartalmi, pénzügyi, technikai kérdésekről esik szó, melyek a záróbeszámoló elkészítéséhez/jóváhagyásához ill. a pénzügyi elszámolásához szükségesek.

A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁHOZ SOK SIKERT KÍVÁNUNK!

43/43

Document Metadata

Table of Contents

Projektmenedzsment kézikönyv

Document Metadata