ERASMUS+ PROGRAM 2021-2027

Az Erasmus+ program Partnerségi együttműködések pályázattípus egységes felépítése, hasonló céljai ihlették e kézikönyvet, amely gyakorlati tanácsokkal kívánja segíteni a programokban támogatott projektek megvalósítását.

Az egyes fejezetek a projektmenedzsment leglényegesebb mozzanatait dolgozzák fel, kiegészítve a hozzájuk kapcsolódó legfontosabb információkkal. A kiadvány célja, hogy segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában. Fő célunk, hogy olyan praktikus információt kapjon az olvasó, amely a projekt teljes futamideje alatt hasznos lehet a projektindítástól a találkozók szervezésén, a folyamatok nyomon követésén és értékelésen át az eredmények terjesztéséig és a beszámolásig.

E kézikönyvet elsősorban azoknak ajánljuk, akik támogatást nyertek Partnerségi együttműködések projekt valósítására, de azoknak is, akik még a pályázatírás előtt állnak.

Minden támogatott partnerségnek sikeres projektmegvalósítást kívánnak a Tempus Közalapítvány Erasmus+ program Partnerségi együttműködések megvalósításáért felelős munkatársai!

1. BEVEZETÉS

A pályázattípusról általában

Az Erasmus+ az Európai Unió 2021 és 2027 között futó programja, mely az oktatást, a képzést, az ifjúsági területet és a sportot is magában foglalja, több korábbi programot (köztük az Egész életen át tartó tanulás, az Erasmus Mundus és a Tempus programot) egyesítve. A program célja, hogy előmozdítsa a készségek és a foglalkoztathatóság fejlesztését, továbbá, hogy elősegítse az oktatás, a képzés és az ifjúsági munka korszerűsítését. Az Erasmus+ több mint 4 millió európai polgár számára nyújt majd lehetőséget arra, hogy külföldön folytasson tanulmányokat, részesüljön képzésben, szerezzen munkatapasztalatot, illetve végezzen önkéntes munkát.

Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések pályázattípus célja, hogy lehetőséget biztosítson innovatív gyakorlatok, módszerek kidolgozásával, bevonásával, terjesztésével és alkalmazásával az oktatás minőségének fejlesztésére a köznevelés, szakképzés, felsőoktatás, felnőttoktatás és az ifjúság területén. A program támogatást nyújt ahhoz, hogy az oktatási, képzési és ifjúsági intézmények és szervezetek között nemzetközi partnerségek jöjjenek létre. A programban részt vevő országok közötti együttműködések Európa-szerte fokozzák az átláthatóságot, az innovációt és a jó gyakorlatok cseréjét.

A projekt megvalósítása során folyamatosan tartsa szem előtt a program, a pályázattípus és saját projektje céljait egyaránt!

Fontos háttérdokumentumok, melyekre jelen kézikönyvünk hivatkozhat:

• Erasmus+ program 2021. évi pályázati felhívása

• Erasmus+ útmutató a 2021. évi pályázati körre vonatkozóan

• Pályázati kalauz a 2021. évi felhívására beadott pályázatokhoz

1.1. A Nemzeti Iroda szerepe

A Tempus Közalapítvány keretei között működő Nemzeti Iroda (NI) az Európai Bizottság partnereként működik. A Bizottság az irányelvek és a program kereteinek meghatározásával foglalkozik, a Nemzeti Iroda feladata pedig a programok végrehajtása, és célja, hogy a program kedvezményezettjei számára átfogó támogatást nyújtson.

A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás megjelentetése, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek nyomon követése egészen azok lezárásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás a program eredményeiről.

A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a kedvezményezettek felé.

Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve az egyes pályázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttér-információként szolgálhasson a későbbi irányelvek kidolgozásához.

2. SZERZŐDÉSKÖTÉS

A pályázati bírálatok alapján a Tempus Közalapítvány kuratóriuma dönt a pályázati eredményről. A jóváhagyást követően a támogatott pályázatok adatait közzétesszük a Közalapítvány honlapján, az adatvédelmi szabályok figyelembevételével. A pályázatot benyújtó magyar koordinátor intézményt pedig írásban értesítjük a pályázat végeredményéről. A kiértesítő levél tartalmazza a megítélt támogatás összegét, az esetleges támogatáscsökkentés okát és a javasolt, módosított költségvetést, valamint a szerződéskötéshez szükséges beküldendő dokumentumok listáját. A levél mellékleteként megküldjük a pályázat értékelését is a pályázat munkanyelvén, melyben a bíráló szakértők megszívlelendő javaslatokat tesznek a projektterv pontosítására, a hatékonyabb megvalósításra.

2.1. A támogatás feltételei

• A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek.

• Két - nagymértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelési eredményére alapozva, az adott oktatási szektor pályázatait kiértékelő bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a pályázatot támogatásáról dönt.

• A NI azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a szerződéskötéshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeket, és időben eljuttatják a NI számára a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat.

2.1.1. A szerződéskötés formai feltételei

A Kedvezményezett részére a NI valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során). A megküldött dokumentumokon felül a támogatási szerződés megkötéséhez be kell küldeni minden esetben:

• a Kedvezményezett intézmény hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) közjegyző

által hitelesített, 30 napnál nem régebbi eredeti aláírási címpéldányát vagy

• a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány másolatát az aktuális dátummal és az intézmény hivatalos képviselője által hitelesítve.

Banki aláírási címpéldányt nem áll módunkban elfogadni! Az okiratnak tartalmaznia kell az intézmény hivatalos, szerződéskötésre jogosult képviselőjének aláírási jogkörét (önállóan vagy valakivel együttesen jogosult). Ha több személy együttesen jogosult aláírásra, akkor mindegyikük aláírási címpéldányát be kell küldeni.

illetve, ha a szerződés úgy rendelkezett:

• felhatalmazó levelet (szerződés mellékletei 2. oldal) egy eredeti példányban, cégszerűen aláírva, számlavezető bank által hitelesítve. A szerződéskötés feltétele a megfelelés a

pénzügyi kapacitásvizsgálaton a 60.000 EUR-t meghaladó intézményi támogatás esetén. Ha a NI vizsgálata alapján a pályázó intézmény nem rendelkezik megfelelő pénzügyi kapacitással, vagy az nem kielégítő, az Iroda:

o további információt kérhet;

o pénzügyi garanciát kérhet a támogatás előfinanszírozásának feltételeként (felhatalmazó levél);

o csökkentett előfinanszírozás vagy előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat;

o részletfizetésformájában történő előfinanszírozási támogatási megállapodást ajánlhat;

o megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában.

A pályázati szakaszban kellett regisztrálni és feltölteni az igazoló dokumentumokat a Organisation Registration System-re, a hiányosságokat legkésőbb a szerződés megkötéséig kell pótolni. Ha az Organisation Registration System-en (ORS) a szervezet regisztrációja után az adataikban bármilyen változtatás állt be, kérjük, hogy az ehhez tartozó dokumentumokat is frissítsék az ORS felületen, és erről a NI-t is tájékoztassák. Ha a szerződésben megadott számlaszám nem egyezik meg az ORS-en megadott számlaszámmal, akkor a szerződésben megadott számlaszámról szóló bankszámlaszámla-igazolást is fel kell tölteniük az ORS-re.

2.2. Kizáró okok

A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak:

1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel egyezséget kötöttek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek;

2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket;

3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást követtek el;

4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogszabályai szerint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai szerint, vagy azon ország jogszabályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell;

5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes tevékenység miatt;

6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási eljárást követően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével.

A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során:

1. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt);

2. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen információkat.

Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki azokra a pályázókra, akik hamis információkat szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket.

2.3. A támogatási szerződés

A szerződést a Nemzeti Iroda készíti elő magyar nyelven, és PDF formátumban küldi meg a kedvezményezett koordinátorának. A szerződést 2 eredeti példányban aláírva, lepecsételve1 kell visszaküldeni, amelyből 1 példány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg.

Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, akkor ezt időben jelezze az Irodának.

A szerződés minden kitöltött és aláírt példányát legkésőbb az utolsó melléklet kézhezvételétől számított 30 napon belül vissza kell küldeni a Tempus Közalapítvány postacímére (1438 Budapest 70, Pf. 508).

A szerződés a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnöke aláírásának napján lép hatályba.

A támogatási szerződés megkötését követően nem kötelező, de javasolt, hogy a koordinátor egyedi szerződést kössön a megvalósításban együttműködő partnereivel (partnerszerződés).

Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott keretekhez, feltételekhez képest, akkor a koordinátor szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be az Irodához, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja – részleteket ld. 4. fejezet: „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN”.

A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záróbeszámolóhoz kapcsolódik.

2.3.1. A projekt időtartama és a támogatás utalása

A támogatási szerződésben szerepel a projekt kezdő és befejező időpontja. A projektek 12-

36 hónaposak lehetnek. Kivételes esetekben, a NI külön engedélyével, lehetőség van a projektek maximum 6 hónappal történő meghosszabbítására azzal a feltétellel, hogy a projekt teljes hossza így sem haladhatja meg a 3 évet, és a projekt teljes megítélt támogatási összege is változatlan marad. A projektek legkésőbb 2025. február 27-ig tarthatnak.

A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, I.4. cikk) rögzíti.

1 Ha a szervezet nem rendelkezik pecséttel, kérjük, hogy erről csatoljon a szerződés mellé a hivatalos képviselő által aláírt nyilatkozatot.

A támogatás általában 24 hónapnál nem hosszabb projektek esetén két részletben kerül kifizetésre (80% előfinanszírozással). A 24 hónapnál hosszabb, illetve a pénzügyi kapacitásvizsgálaton nem megfelelt intézményeknél – vagy egyéb különlegesen indokolt esetekben – az utalás rendje ettől eltérő lehet (pl. 40%-40% előfinanszírozással):

- a szerződés hatályba lépését követő 30 napon belül megtörténik a támogatás első részletének kifizetése. A további utalások részleteit a támogatási szerződés tartalmazza.

- A támogatás utolsó részletét képező 20% a Nemzeti Iroda által értékelt záróbeszámoló eredménye alapján kerül folyósításra.

A NI a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli.

Az Iroda a koordinátor (több kedvezményezett esetén) számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét. A koordinátor intézmény feladata a támogatás tovább utalása a partnerek felé a Támogatási szerződés I. részében (Általános feltételek II.2.3 pont) meghatározott alapelvek mentén. A Kedvezményezettek megállapodnak arról, hogy az összeget maguk között a vállalt feladatok, valamint a projekt tevékenységeihez és eredményeihez történő hozzájárulásuk arányában osztják meg.

2.3.2. A támogatási szerződés mellékletei

– I. sz. melléklet Általános feltételek

– II. sz. melléklet A benyújtott és elfogadott pályázat, a projekt elfogadott tervezett költségvetése és a Kedvezményezett partnerek listája, a támogatott, speciális projekt elemek listája

A pályázó intézmény által benyújtott költségvetést a pályázatok bírálata során két szakértő értékeli. Az értékelés során szabályosság és indokoltság alapján dönthetnek a költségvetés csökkentéséről. A két szakértői vélemény alapján az Iroda készíti el a projekt elfogadott költségvetését összhangban az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokkal.

Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során.

Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális közösségi támogatás összege.

A szerződésmelléklet tartalmazza a projektben részt vevő partnereket, azok alapadataival, illetve költségvetésével. Bármilyen változás esetén „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN” c. fejezetben leírtak szerint kell eljárni.

– III. sz. melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések

– IV. sz. melléklet Alkalmazandó támogatási ráták

– V. sz. melléklet A többi Kedvezményezett által a koordinátornak adott megbízólevelek

– VI. sz. melléklet Kiegészítő pénzügyi és szerződéses rendelkezések a COVID-19 járvány következtében megvalósított virtuális tevékenységek esetére

– VII. sz. melléklet A Koordinátor hivatalos képviselőjének közjegyző által kiállított, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldányának eredeti példánya, vagy a korábban közjegyző által kiállított aláírási címpéldánynak a hivatalos képviselő(k) aláírásával és intézményi pecséttel hitelesített, 30 napnál nem régebbi dátummal ellátott másolata.

Továbbá, ha a szerződés úgy rendelkezik:

– VIII. sz. melléklet Felhatalmazó levél egy eredeti példányban, cégszerűen aláírva, a számlavezető bank által érvényesítve.

3. PROJEKTMENEDZSMENT

3.1.1. Kötelezettségek és feladatok a Partnerségi együttműködésekben

A Partnerségi együttműködések keretében többoldalú szerződés (multibeneficiaries contract) rendelkezik a megvalósítás feltételeiről. Az egyetlen szerződés (a pályázati szakaszban a koordinátornak adott felhatalmazás alapján) kötelező erővel bír az összes megvalósító fél számára, tartalmazza feladataikat - kötelezettségeiket, melyeket a felelősségi szintek szerint részletez.

3.1.2. A kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés Általános feltételek Xxxx és adminisztratív rendelkezések II.2.1. cikke szerint) A kedvezményezettek:

- egyetemleges felelősséget viselnek a tevékenység megállapodás szerinti végrehajtásáért. Ha egy kedvezményezett nem hajtja végre a tevékenység rá eső részét, akkor a többi kedvezményezett válik felelőssé az említett rész végrehajtásáért (anélkül, hogy a vissza nem térítendő támogatás maximális összege emelkedne).

- kötelesek közösen vagy egyénileg betartani a vonatkozó uniós, nemzetközi és nemzeti jogszabályok értelmében rá háruló jogi kötelezettségek;

- kötelesek kialakítani a tevékenység megfelelő végrehajtásához szükséges belső rendelkezéseket. A rendelkezéseknek összhangban kell lenniük e megállapodás feltételeivel. Amennyiben a különös feltételek úgy rendelkeznek, ezeknek a rendelkezéseknek a kedvezményezettek közötti belső együttműködési megállapodás formáját kell ölteniük.

3.1.3. Az egyes kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.2 cikke szerint) Minden egyes kedvezményezett köteles:

⋅ haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort, ha tudomást szerez olyan eseményről vagy

körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevékenység végrehajtását;

⋅ haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort az alábbiakról:

⋅ jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint nevének, címének vagy jogi képviselőjének változása;

⋅ kapcsolódó szervezetei jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint a kapcsolódó szervezetek nevének, címének vagy jogi képviselőjének változása;

⋅ kellő időben benyújtani a koordinátornak az alábbiakat:

⋅ a megállapodásban előírt jelentések, pénzügyi kimutatások és egyéb dokumentumok összeállításához szükséges adatok;

⋅ a II.27. cikkben előírt pénzügyi vizsgálatokhoz, ellenőrzésekhez vagy értékelésekhez szükséges valamennyi dokumentum;

⋅ a megállapodás szerint a Bizottság részére benyújtandó minden egyéb információ, kivéve, ha a megállapodás úgy rendelkezik, hogy az ilyen információkat

közvetlenül a kedvezményezett köteles benyújtani.

3.1.4. A koordinátor általános kötelezettségei és feladatai

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.3 cikke szerint) A koordinátor:

– köteles nyomon követni a tevékenység végrehajtását annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tevékenységet a megállapodás feltételei szerint hajtják végre;

– a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában közvetítőként működik a kedvezményezettek és a Bizottság közötti kapcsolattartás során. Ezen belül a koordinátor:

⋅ köteles haladéktalanul tájékoztatni a Bizottságot az alábbiakról:

▪ a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike nevének, címének, jogi képviselőjének változása,

▪ a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, amennyiben tudomást szerez olyan eseményről vagy körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevékenység végrehajtását;

⋅ a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában, felelős azért, hogy a

megállapodásban előírt minden dokumentumot és információt átadjon a Bizottság részére. Ha a többi kedvezményezettől van szükség információra, a koordinátor felelős azért, hogy a Bizottságnak való továbbítást megelőzően begyűjtse és ellenőrizze ezeket az információkat;

– köteles gondoskodni a megállapodás értelmében szükséges pénzügyi garanciák nyújtására vonatkozó megfelelő lépésekről;

– köteles összeállítani a kifizetési kérelmeket, jelentéseket a megállapodásnak megfelelően;

– ha a koordinátor a kifizetések egyedüli kijelölt címzettje az összes kedvezményezett nevében, biztosítania kell, hogy a többi kedvezményezett javára minden kifizetést indokolatlan késedelem nélkül teljesítsenek;

– felelős azért, hogy a II.27. cikknek megfelelően az egyenleg kifizetést megelőzően indított ellenőrzések és pénzügyi vizsgálatok, valamint értékelések esetén az összes szükséges dokumentum benyújtásra kerüljön.

A koordinátor feladatainak egyetlen részét sem adhatja alvállalkozásba sem a többi kedvezményezettnek, sem bármilyen más félnek.

3.1.5. Tájékoztatás az uniós finanszírozásról, valamint az Európai Unió jelképének használata

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.8.1. cikke szerint)

A Bizottság ellenkező kérése vagy jóváhagyása hiányában, a tevékenységre vonatkozó bármely közös vagy egyéni közlés vagy nyilvánosságra hozatal esetén, beleértve a konferencia vagy szeminárium során, illetve bármilyen tájékoztató vagy promóciós anyag (így például brosúra, szórólap, poszter, prezentáció) útján tett közléseket, a kedvezményezettek kötelesek:

– megemlíteni, hogy uniós pénzügyi támogatásában részesített tevékenységről van szó; valamint

– fel kell tüntetniük az Európai Unió jelképét.

Ha az Európai Unió jelképe más logóval együtt jelenik meg, a jelképet kellőképpen hangsúlyosan kell elhelyezni. Az Európai Unió jelképének megjelenítésére vonatkozó kötelezettség nem biztosít kizárólagos használati jogot a kedvezményezettek számára. A kedvezményezettek sem bejegyzés útján, sem más módon nem szerezhetik meg az Európai Unió jelképét, illetve más hasonló védjegyet vagy logót. Az első, második és harmadik al- bekezdés alkalmazásában és az azokban meghatározott feltételek mellett a kedvezményezettek a Bizottság előzetes engedélye nélkül használhatják az Európai Unió jelképét.

Az arculati elemek használatáról részletes útmutató található az Európai Bizottság honlapján, honlapunkon a „Támogatott pályázóknak” menüpontban, illetve jelen kiadványban a „Kötelező arculati elemek” részben.

3.1.6. A megvalósítás felfüggesztése

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.16. cikke szerint) A projekt egészének vagy bármely részének felfüggesztését kezdeményezheti a kedvezményezettek nevében a koordinátor (vagy a Nemzeti Iroda), ha a megvalósítás rendkívüli körülmények, különösen vis maior esete miatt lehetetlenné vagy túlságosan nehézzé válik. Mindkét fél köteles haladéktalanul tájékoztatást adni az indokok és részletek ismertetésével, és megjelölni a projekt folytatása várható időpontját. A felfüggesztés időtartama alatt felmerült költségekre a projekt támogatása nem nyújt fedezetet. Amint a körülmények lehetővé teszik, hogy a kedvezményezettek folytassák a felfüggesztett tevékenység végrehajtását, a koordinátornak haladéktalanul értesítenie kell a Bizottságot, és be kell nyújtania a megállapodás módosítására vonatkozóan a II.16.3. cikkben előírt kérelmet. Ez a kötelezettség nem alkalmazandó, ha a megállapodás vagy valamely kedvezményezett részvétele a II.17.1., a II.17.2. cikk vagy a II.17.3.1. cikk c) vagy d) pontjával összhangban megszűnik.

3.1.7. A szerződés felmondása

(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.17. cikke szerint) Kellően indokolt esetben a koordinátor (vagy a NI) felmondhatja a szerződést egy vagy több kedvezményezettel. A felmondásról szóló értesítést annak hatályba lépése előtt kell megküldeni a Nemzeti Irodának, részletezve annak indokait, a projekt megvalósítás módosított tervezetét, és meg kell jelölni a hatályba lépés időpontját. A NI az indokok alapján dönt a felmondás elfogadásáról, és értesíti a koordinátort a szükséges további lépésekről.

3.2. A projektmenedzsment tevékenységi területei:

3.2.1. A projekt irányítása

A projekt irányítása magában foglalja a projekt felügyeletét minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból. Része a partnerség humán- és pénzügyi erőforrásainak, tudásának és időráfordításának koordinálása is.

A projektmegvalósítás szempontjából legfontosabb személyi feltételek ugyan már a pályázati szakaszban eldőltek (az alkalmas és elkötelezett partnerek bevonásával), mégis a projektindítás legfontosabb feladatai közé tartozik a szerződésbe foglalt pályázati tervezet frissítése, aktualizálása (kiegészítésekkel, egyéb rendelkezésekkel együtt), és a részletekről való megállapodás a partnerség tagjaival. A megállapodást javasolt partnerszerződések formájában is rögzíteni.

A partnerszerződés a koordinátor és az egyes szervezetek között létrejött egyedi megállapodás, mely a támogatási szerződés fő kötelezettségeinek lebontását, a partner tevékenységeinek részleteit (szakmailag alkalmas, kellő számú szakember rendelkezésre állása, feladatok, támogatás ütemezése, tevékenység eredményei, mutatói; jogok, kötelezettségek stb.) lebontja a tágabb tervbe ágyazva. Az egyes szervezetekkel kötött partnerszerződések biztosítják azt is, hogy a támogatás megoszlása arányos legyen a partnerek hozzájárulásával, vállalt és elvégzett feladataival. Fontos, hogy a megállapodás

/ szerződés kitérjen a partnerek beszámolókkal kapcsolatos kötelezettségeire is mind a

xxxxxxxx, mind a dokumentáció, mind pedig az

Tipp: A jól működő partnerségi együttműködés egyik alap-feltétele a világos kommunikáció, a pénzügyi átláthatóság, és a nyitott, nyomon követhető döntési folyamat és döntés.

ütemezés szempontjából.

A partnerség a menedzsment tevékenységek támogatására létrehozhat egy „projektirányító testületet”, melynek tagjai döntően a partnerszervezetek képviselői; indokolt esetben további speciális tudás bevonására külső szakértő közreműködését is biztosíthatják. E csoport egyben a projekt szakmai irányító és döntéshozó testülete is. A testület feje a projektkoordinátor szervezetének

képviselője. A projektmegvalósítás változásaival kapcsolatos kérdésekben (szerződésmódosítás esetei) is dönt, illetve az esetleg felmerülő konfliktusok kezelésében közreműködik.

A projektirányító testület működésének megkönnyítése érdekében menedzsment- kézikönyvet is készíthet a partnerség, melyben összefoglalják a működés tervezetét, az ülések rendjét, dokumentációját, a konfliktuskezelésről alkotott elképzeléseket stb., és formadokumentumokat dolgozhatnak ki az egységes megjelenés (találkozók emlékeztetőjének, megállapodások – jegyzőkönyvek formanyomtatványa, hírlevél formátum, prezentáció sablon), de akár a projekteredmények egységes formátumának megalapozása érdekében.

A projektirányító testület szakmai egyeztetéseit telekommunikációs eszközök révén (Skype-megbeszélések, video-konferenciák stb.), vagy személyes találkozók: partnertalálkozók alkalmával bonyolítja le. E megbeszélések a projekt előrehaladása, hatékonysága és minőségi teljesítése érdekében folytatott szakmai megbeszélések.

A találkozók eredményessége érdekében fontos előzetes megtervezésük:

- az előkészítés (ütemezés, előzetes programterv,

Tipp: A projekt lebonyolításához kapcsolódó

dokumentumokat érdemes közös felületen tárolni (pl. Google Drive, Teams, Wikispace, Trello.), amelyek alkalmasak arra, hogy a projektben részt vevő partnerek bármikor hozzáférjenek az anyagokhoz. Fontos, hogy a biztonsági beállításokra figyeljenek, azaz a bizalmas dokumentumokat jelszóval védett felületen érdemes tárolni, azonban a mindenki számára érdeklődésre számot tartó anyagokat nem érdemes felesleges korlátozásokkal ellátni.

A projekthonlapon is létre lehet hozni egy elkülönített, jelszóval védett munkafelületet, ahová a partnerség által használt dokumentumokat töltik fel, belső kommunikációs fórumot hoznak létre.

megbeszélendő tartalmak

egyeztetése, utazások előkészítése),

- a lebonyolítása (minden érdekelt fél aktív közreműködése, technikai körülmények, ellátás biztosítása, jelenléti ív, jegyzetelés megoldása:

elhangozott megbeszélés vázlata, megállapodások rögzítése) és

- az utómunkálatok (jegyzőkönyv megküldése -

egyeztetése, részvétel igazoló dokumentumainak begyűjtése – megküldése) részleteivel.

3.2.2. A megvalósítás felügyelete

A partnerségi együttműködési projektek tevékenységei nagyon szerteágazók lehetnek az egyes projektek jellegétől függően. A projekt során a szakmai tevékenységek kiterjedhetnek az együttműködés és egymástól tanulástól, tapasztalatcserétől, hálózatépítéstől kezdve a felmérések, esettanulmányok készítése, kurrikulum- és kurzusfejlesztés, módszertani és értékelési eszközök korszerűsítéséig, és lehetőséget nyújtanak tanulásra - tanításra, gyakorlat végzésére a partnerség országaiban. Ezeken túl minden projekt tevékenységi körébe beletartoznak a megvalósítás szervezési feladatai, a munka hatékonyságának, minőségének felügyelete, a termékek tervezett minőségét biztosító szakmai munka, az adminisztrációs kötelezettségeknek való megfelelés, a projekt eredmények tágabb hasznosulását biztosító tevékenységek.

Fontos a szerteágazó munka tematikus csoportokba foglalása az átláthatóság érdekében – e tevékenységcsoportok képezik a projekt munkatervét. A munkaterv teszi lehetővé, hogy a megvalósítást a menedzsment ne csak nyomon kövesse, hanem a beavatkozás szükségességét időben felismerje, és hatékony megoldást dolgozzon ki, amely illeszthető az eredeti tervezethez. A tematikus csoportok szervezési elve lehet pl. a tevékenységek célja

- jellege (pl. menedzsment-feladatok, tapasztalatcsere, fejlesztés, adaptáció, tesztelés stb.) vagy a megvalósítás időrendje (projektindítás, 1. partnertalálkozó, 2. partnertalálkozó, értékelés stb.).

A munkaterv legfontosabb elemei:

- a tematikus feladatcsoport célja, időkerete, eredménye;

- a megvalósítás tevékenységei: felsorolás, időrendiség és összefüggések;

- a feladatcsoport, és az egyes tevékenységek felelősei, közreműködői, lehetőség szerint az egyes partnerek hozzájárulásának részleteivel;

- a tervezett eredmények kapcsolata a tevékenységekkel (főként az értékelés és terjesztés vonatkozásában), határideje, célcsoportja, mutatói (terjedelem, megjelenés, mennyiség, nyelvi verziók, médium stb.);

- egyéb előrehaladási mutatók (lehetséges részleteikkel).

Ha a pályázathoz kidolgozott munkaterv, ütemezés (pl. a bizottsági minta szerint) nem tér ki ennyi részletre, akkor a projektindítás előkészítéseként célszerű kiegészíteni a tervezetet, és az első találkozó alkalmával a partnerekkel egyeztetni és közösen elfogadni. Az így kidolgozott munkaterv lehetőséget ad arra, hogy a partnerszerződésben az egyes partnerek feladatait részletesen „leválogassák”, vagy kiemeljék, ami nemcsak az előrehaladás nyomon követését támogatja, hanem a partner munkájának értékelését tényekkel támasztja alá, nem teljesítés esetén hivatkozási pont a szerződésben foglaltak érvényesítésére, (a koordinátor felelőssége a nem teljesítés kezelése is, ami legrosszabb esetben a szerződés felbontásához vezethet).

A koordinátor szempontjából kulcsfontosságú az előrehaladás minél szorosabb nyomon követése. A közös felelősségvállalást erősíti, ha ennek eredményéről közös fórumon (pl. zárt munkafelületen a projekthonlapon) rendszeresen tudja tájékoztatni a partnerséget. Így például valamelyik partner késése, vagy nem megfelelő teljesítése esetén a „közösség nyomása” is ösztönzőként hat. A partnertalálkozók alkalmait ki lehet használni arra, hogy az összejövetel elején áttekintsék az addigi teljesítést, megbeszéljék az eltérések okait, és a találkozó zárásaként legkésőbb megállapodjanak a következő időszak részleteiről, ha szükséges, akkor a korrekció feladatairól.

A partnerek munkavégzését nemcsak időkeretben kell ellenőrizni, hanem a delegált feladat eredményének minőségét is. Ehhez adnak jó alapot az eredmények – előrehaladási mutatók részletei (határidő, mennyiségi – minőségi mutatók), a partnerekre lebontott munkatervvel együtt. A projektmenedzsment kézikönyv, vagy ha ilyet nem készítettek, akkor a minőségellenőrzési – biztosítási terv tartalmazza a megfelelőség és eredményesség ellenőrzésének módját: az értékelés módszerét, ütemezését, stb. A minőségellenőrzés két fő

területe a projektmegvalósítás, és a tervezett

eredmények, termékek köre.

Tipp: A munkaterv összeállítása során

a partnerek speciális céljaira, igényeire, profiljára, szaktudására érdemes építeni. A projekt sikere nagyban múlik azon, hogy a résztvevők sajátjuknak érzi-e a projektet és elkötelezettek-e a munka során.

A partnerségi célú együttműködések két sajátos elemet is beépíthetnek projektjükbe a pályázat tervezése során: innovatív termékek adaptálását, fejlesztését, illetve nemzetközi tanítási, tanulási-képzési ciklust (mindkét elem feltételeit részleteiben a Pályázati kalauz tartalmazza). E területek kiemelt figyelmet igényelnek a megvalósításon belül.

Projekteredmények létrehozása (akár adaptáció,

akár fejlesztés) esetén elkülöníthettek erőforrásokat (a tervezés során) a szakmai munka elvégzésén túl annak felügyeletére, minőségellenőrzésére is. Olyan eszközöket használhatnak támogatás igénybevételével, mint pl. kérdőíves felmérés, tesztelés, külső értékelő elemzése stb. Fontos azonban, hogy ezek részleteit előre megtervezzék: a várt mutatókat meghatározzák

mind mennyiségi, mind minőségi szempontból; a tapasztalatokat visszaforgassák, és pontos dokumentálásukról gondoskodjanak. A minőségi szempontok pl. lehetnek a célcsoport számára való alkalmasság tartalmi és felhasználási szempontból, a tervezett célnak való megfelelés mutatói. (Ha például azt vélelmezik, hogy új/szerű módszertant fognak használni a projekt eredményeként, ami hatékonyabb tanítást – tanulást tesz lehetővé, akkor térjenek ki a hatékonyság ellenőrzésének lehetőségeire, módjára.)

A projekteredményekhez kapcsolódóan a partnerségnek lehetősége van rendezvényeket szervezni (pl. szemináriumok, konferenciák formájában) az eredmények terjesztésére, népszerűsítésére. Ezen alkalmak a tájékoztatáson túl jelenthetik pl. a projekteredmény tágabb felhasználási módjainak elemzését, tanácskozást a nemzeti képzési rendszerbe illesztés lehetőségeiről, vagy akár a partnerség nemzeti szakmapolitikai szereplőinek bevonásával a hazai szakmapolitikai döntéshozók meggyőzőséhez is keretet adhatnak.

A projekt eredményei kapcsán további feltételeknek kell eleget tenni. A projekt minden eredményét közzé kell tenni, hozzáférhetővé kell tenni a tágabb szakmai közösség, érdeklődők számára.

Ennek egy módját a támogatási szerződés is meghatározza (I.9. cikk): a projekt koordinátora köteles feltölteni az együttműködés eredményeit a Bizottság által létrehozott disszeminációs felületre: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxx/. A támogatási szerződés vonatkozó pontja a „nyílt licenc” -re hivatkozik, mely az a mód, ahogy egy termék jogainak tulajdonosa mások számára engedélyt ad a termék felhasználására. Az engedély a termékekre egyenként vonatkozik. Az engedélyek mértékétől és a kiszabott korlátozásoktól függően számos nyílt felhasználást biztosító engedély létezik, és a kedvezményezett szabadon választhatja meg, hogy termékével kapcsolatban milyen engedélyt alkalmaz. Minden egyes előállított termékre nyílt engedélyt kell adni. A nyílt felhasználási engedély nem jelenti a szerzői jogok vagy szellemi alkotáshoz fűződő jogok átruházását.

Ugyanakkor szakmai szempontok szerint a projekteredmény széles körben felhasználható termék kell, hogy legyen, tehát a közzétett eredményeknek alkalmasnak kell lenniük arra, hogy más, ezen a területen működő szervezetek, intézmények stb. ezeket az eredményeket felhasználhassák, beépíthessék saját oktatási gyakorlatukba, így tehát olyan minőségű és mennyiségű szakmai anyag közzétételére van szükség, mely ezt a beépülést lehetővé teszi. Ezek az anyagok nem feltétlenül egyeznek meg a projekt teljes szakmai anyagával, és abban az esetben elfogadhatók, ha nem csorbul a széles körben való felhasználhatóság és hozzáférés lehetősége.

Felhívjuk a figyelmüket arra, hogy a projektek keretében kidolgozott projekteredményekre vonatkozó licenc ugyanakkor nem tartalmazhat olyan feltételt, amely korlátozza a felhasználói csoportot, a felhasználókat például regisztrációra, vagy a projekteredmény használatának kérelmezésére, illetve bejelentésére kötelezi. További információkért kérjük, olvassák el a 2021-as angol nyelvű Erasmus + Pályázati útmutató nyílt licenc-re vonatkozó részét.

Alkalmazhatnak ugyanakkor olyan eszközöket, amelyekkel a jogtalan felhasználást korlátozni tudják, például másolásvédelem, vízjel stb., illetve megtilthatják például a harmadik fél általi, kereskedelmi célra történő felhasználást. Ezáltal követhetővé válik a projekteredmény útja, ill. biztosíthatók a szellemi tulajdonhoz fűződő jogok.

A projekteredmények szabad hozzáférhetőségéhez hozzátartozik az eredmények széles körben történő terjesztése (konferenciák, workshopok, publikációk), a támogatási időszakot követően is.

A fentieken túl, szakmai bírálatra minden elkészült projekteredményt és -terméket teljes terjedelemben el kell küldeni a támogatónak a záróbeszámolóval együtt.

A támogatási szerződés I. számú mellékletének II.9. cikke rendelkezik részletesen az előzetesen meglévő jogokról, valamint a projekteredmények tulajdon- és felhasználási jogairól. Eszerint - ellenkező rendelkezés híján - a projekteredmények (és a projekt során létrehozott minden dokumentum) tulajdonjoga (iparjogvédelmi és szellemi tulajdonjogokat illetően is) a kedvezményezetteket illeti meg. A projekt során felhasználásra kerülő, és védelem alatt álló termékek felhasználási jogát a partnerségnek meg kell szerezni legkésőbb a projekt indulására (és erről jegyzék formájában értesíteni kell a Nemzeti Irodát). Mindemellett a partnerségeknek felhasználási jogokat kell biztosítaniuk az Európai Unió és a NI részére a II.9.3. cikkben felsorolt esetekben (pl. saját célra történő felhasználás, nyilvános terjesztés stb.). Az eredmény Nemzeti Iroda és/vagy Unió általi nyilvánosságra hozatalakor a szerzői jog tulajdonosára vonatkozó tájékoztatást fel kell tüntetni.

A nemzetközi tanítási, tanulási-képzési tevékenységeket az Erasmus+ program projektbe ágyazott mobilitásokként is definiálja, ami alatt azt érti, hogy e tevékenységek nem csupán mobilitási lehetőségek, hanem a projekt céljainak eléréséhez szükségesek, lényeges hozzáadott értéket képviselnek. Törekedjenek tehát arra, hogy a tervezett mobilitások a megvalósítás során is a projekt integráns részét képezzék: a mobilitási tevékenységek hozzájáruljanak a projekt-eredmények tartalmához (pl. felkészülés a fejlesztési munkára, újszerű tanítási tartalomra, módszerre; képzés kipróbálása, teszteléses stb.)! A tanulói / hallgatói/oktatói mobilitás feltétele, hogy blended learning (=kombinált tanulás: hagyományos oktatási formák ötvözése e-learning eszközökkel) keretében ágyazva valósuljanak meg.

A mobilitási pályázattípushoz hasonlóan itt is szükséges előzetesen megtervezni a kiutazások részleteit:

- alkalmas kiutazók kiválasztása (elvárások a kiutazókkal szemben: személyi – szakmai – nyelvi igények; kiválasztás módszertana, lebonyolítása, várólista

felállítása, nyelvi felkészültség mérése),

Tipp: Érdemes bizonyítványt vagy tanúsítványt is kiadni egy kurzus elvégzéséről. pl. Europass felületen, lásd. 8.3. fejezet.

- a kiutazás előkészítése (a fogadó intézménnyel tartalmi egyeztetések: program, nyomon követés, értékelés stb.; az utazás módja: foglalások, kísérő személyzet szükségessége stb.; a tartózkodási feltételei: szállás, étkezés, helyi közlekedés stb.; a

kiutazók felkészítése - szükség esetén nyelvi felkészítés is; a kiutazókkal kötendő szerződés formája, tartalma, stb.),

- a mobilitás értékelése, dokumentálása, pl.: a mobilitás programja, munkanapló, szakmai összefoglaló, beszámoló, értékelés kérdőív, stb.

A kiutazások megvalósulása után a partnerség is értékelje a dokumentáció alapján a mobilitások eredményességét, fogalmazza meg és építse be hozadékát a projekteredményekbe

(tapasztalatok felhasználása, beépítése, korrekciók igénye, stb.)

Minden projektben fontos szempont a megvalósítás kapcsán - a munkavégzés minősége, hatékonysága mellett - az előrehaladás és a támogatás felhasználásának felügyelete is. A koordinátor fontos feladata, hogy dolgozzon ki a partnerséggel egyeztetve olyan rendszert, ami lehetővé teszi a támogatás felhasználásának követését. A munkatervhez készített ütemezés a támogatási igény felmerüléséről, a megvalósulás során a tények

összevetése (pl. negyedéves rendszerességgel) a tervezettel megkönnyíti a beszámolók

Tipp: A disszeminációs tevékenység

mindig legyen tervezett, és terjedjen ki az együttműködés teljes időtartamára.

elkészítését. Arra is lehetőséget ad, hogy időben felfigyeljenek az eltérő felhasználásra (pl. kevesebb kiutazó esetén maradvány képződésére) és időben tervezzék meg a maradvány hasznos és elfogadható

felhasználását, szükség esetén képesek legyenek előzetesen szerződésmódosítás kezdeményezésére.

3.2.3. Kommunikáció és tájékoztatás

A menedzsment hatáskörébe tartozik az információcsere, tájékoztatás a projekt tartalmáról, előrehaladásáról, eredményeiről. E tájékoztatás döntően kétféle irányú: a partnerség körére, illetve azon túlra mutat.

A partnerségen belül e tevékenységi körbe tartozik a tevékenységek – feladatok

előrehaladásáról, eredményeiről, esetleges eltérésekről való kölcsönös

Tipp: A projekt előrehaladásának nyomon követésére a tevékenység különböző szakaszaiban kerüljön sor, hogy a partnerség még időben tudjon reagálni, ha nem a tervek szerint halad a projekt megvalósítása. A belső monitoring során született dokumentumokat (pl. kérdőíveket, reflektív naplókat) érdemes megőrizni, hiszen akár egy következő projektötlet is származhat az ott megfogalmazottakból.

tájékoztatás, mely minden partner feladata és kötelessége. További fontos terület dokumentumok megosztása kezelése a partnerségen belül. Célszerű közös munkafelületet létrehozni e tevékenységek egyszerűsítése érdekében. Ilyen lehet pl. közös fórum és dokumentummegosztó felület a projekt honlapján, vagy ha erre nincs mód, akkor megoldható Google+ rendszerben zárt

csoport létrehozásával, vagy más online eszközökkel. A fórum biztosítja, hogy mindenki minden információról értesüljön, hozzászólhasson, időben dokumentált és visszakövethető, hogy ki, mikor, mit „mondott”. A megosztott dokumentumok révén mappába rendezhető tartalom, tematika szerint a projekt dokumentációja, valamint archív mappát lehet létrehozni az elavult, régebbi verziók számára. Visszakövethetők a korábbi változatok, ugyanakkor a legfrissebb verziók közös hozzáférése gondoskodik arról, hogy véletlenül, tévedésből sem a régebbi dokumentumokat vegye valamelyik partner egyeztetési alapul. Az ily módon kezelt legfrissebb verziók pedig a beszámolókhoz összekészített dokumentációnak is tekinthetők.

A kommunikáció külső célcsoportját a különféle szakmai partnerek és egyéb érdeklődők jelentik. Tájékoztatásuk kiterjed a projekt céljairól, várt eredményeiről, előrehaladásáról. A partnerség körén túlmutató tájékoztatás célja kettős.

A disszemináció elsősorban általános, széleskörű tájékoztatás a projekt céljairól, előrehaladásáról; eredményeiről. Célja potenciális felhasználók érdeklődésének felkeltése, a tágabb szakmai közönség általános tájékoztatása. Fontos azonban itt is a célzott információnyújtás.

További részletes útmutatás a kézikönyv AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE c. fejezetben található.

3.2.4. Kapcsolat a Nemzeti Irodával, közreműködés a nyomon követésben, beszámolás

A partnerség tagjainak szerződéses kötelessége a Nemzeti Irodával való együttműködés. E terület szóbeli, írásbeli kommunikációt és tevékenységeket is jelent.

A kedvezményezettektől induló kommunikáció tartalma főként a projekt előrehaladása, esetleges problémák jelzése, tájékoztatás tervezett rendezvényekről, eseményekről. Formája lehet eseti levelezés, de megoldást jelenthet az is, ha a NI részéről felelős munkatárs címét felveszik a belső levelezés címlistájára, vagy a fórum(ok) felhasználói körébe, hozzáférést adnak a projekthonlap belső munkafelületéhez stb.

Az írásbeliség mellett problémák esetén (előzetes egyeztetés alapján) személyes vagy online konzultációra is van lehetőség.

A Nemzeti Iroda (esetleg az Európai Bizottság) által kezdeményezett kommunikáció – információcsere döntően a monitoring látogatásokat, helyszíni ellenőrzéseket, auditokat jelentik. A monitoring látogatások célja szakmai tájékozódás, jellege szerint konzultáció. A helyszíni ellenőrzések auditok pénzügyi tartalmúak és ellenőrzés jellegűek. A beszámolás tartalmában fontos elem az eredmények, termékek feltöltése a disszeminációs felületre.

A kedvezményezettek további írásos „kommunikációs kötelezettsége” a szerződésben meghatározott ütemezésben, és tartalommal benyújtandó beszámolók köre. Ezek a projekt előrehaladásának kötött tartalmú szakmai és pénzügyi bemutatását jelentik, tényekkel alátámasztva.

Az együttműködés körébe tartozó tevékenységek elsősorban a Nemzeti Iroda által szervezett rendezvényeken való részvételt – közreműködést jelentik (pl. előadás, beszámoló tematikus szemináriumokon, konferenciákon, pályázatíró szemináriumokon).

4. VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN

4.1. Bevezetés

A projektek megvalósítása során felmerülhetnek olyan előre nem látható körülmények, amelyek a projekt - szerződésben rögzített - adatainak, feltételeinek, tervezetének változását vonják maguk után.

Törekedjenek arra, hogy a lehető legkevesebb változtatásra legyen szükség a projekt futamideje alatt. Tudniuk kell, hogy a projektmegvalósítás vagy a partnerség bármely változtatása nem befolyásolhatja lényegesen a projekt minőségét, megvalósíthatóságát, vagy a projekt céljait, és minden módosításnak összhangban kell lenni a támogatási szerződésben és mellékleteiben foglalt jogi szabályokkal.

Módosítás: olyan jogi cselekmény, amely a támogatási szerződésben foglalt részletek megváltoztatására irányulnak. E változások egy része formai-technikai jellegű, másik része a projekt tartalmi vonatkozásaira irányul.

Az alábbi táblázatban foglaltuk össze a lehetséges eseteket.

Változások tartalma	Formai - technikai változások	A projekt tartalmát érintő lényeges változások
Kedvezményezett szervezet adatainak változása: - jogi státusz - szervezet neve - szervezet címe	✓
Kontakt személy, ill. adatai	✓
Aláírásra jogosult személy, ill. adatai	✓
Banki adatokban történő változás, ha a szerződéskötéshez felhatalmazó levelet kért be a NI (lsd. szerződés 2. oldala – mellékletek)		✓
Partnerség felépítését érintő változások (a koordinátor intézmény cseréjére nincs mód)		✓
A kedvezményezett szervezet jogi személyének átalakulás miatti változása (pl. fenntartóváltás jogutódlással, vagy feladatátadással)		✓
Projekt futamideje		✓
Részbeszámolók ütemezése		✓

Pénzügyi változások (melyek meghaladják a

szerződés I. rész I.3.2 pontjában részletezett lehetőségeket)

✓

1. sz. táblázat

Az 1. sz. táblázatban szereplő áttekintés eligazodást nyújt abban is, hogy mely esetekben kell kezdeményezni a szerződés módosítását.

A ’Formai - technikai változások’ nem igénylik a szerződésmódosítási formanyomtatvány használatát, azonban ezen változásokról is értesíteni kell a Nemzeti Irodát és a Organisation Registration System felületén lévő adatokat és dokumentumokat frissíteni kell.

’A projekt megvalósítását érintő lényeges változásokat’ érintő esetekben a formanyomtatványt ki kell tölteni és (a kívánt mellékletekkel együtt) megküldeni szerkeszthető formában e-mailen.

A szerződésmódosítást a kedvezményezettek nevében a koordinátor, vagy különleges esetekben a NI is kezdeményezheti. A következőkben a koordinátor által kezdeményezett módosítások részleteit mutatjuk be.

4.2. A szerződésmódosítás feltételei

- a módosítást írásban kedvezményezettek nevében a partnerség koordinátora nyújtja be: aláírója a koordinátor szervezet jogi képviselője;

- a kérelem formája hivatalos levél, illetve a szerződésmódosítás formanyomtatványa;

- a tervezett változásokat alaposan meg kell indokolni.

4.3. A szerződésmódosítás folyamata

A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (ld.: Általános feltételek II.13 cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek.

A koordinátor által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben megvizsgálja, elfogadható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről, valamint arról, szükséges-e szerződésmódosítás. A NI fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet.

A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására megelőzőleg, jóval azok hatályba lépése előtt meg kell küldeni a Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább egy hónappal a projektzárás időpontja előtt, azaz nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már megvalósultak. Ez alól kivételt képeznek Kedvezményezett részéről alapos indokkal alátámasztott és Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Általános feltételek II.15 cikk – Vis maior)

A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a kedvezményezett számára. A módosított szerződés mindkét fél (koordinátor – Tempus Közalapítvány) jogi képviselőjének aláírásával lép hatályba.

Ha nem (vagy nem kellő időben, kellő indoklással) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható tevékenységek és költségek keletkeznek.

4.4. Formanyomtatvány használata a módosítási kérelemhez

A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon kell benyújtani, melyről igény esetén bővebb tájékoztatást nyújtunk.

A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki: Partnerséget érintő változások

A Partner(ek) kilépése

B Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez Egyéb változások

C A projekt futamidejének változása

D A támogatási igény lebontásának változása, a költségvetés változása (egységek száma változik kettő vagy több költségvetési tételben vagy a tényleges költség alapú támogatás változik), ami a költségvetés megváltozását okozza, amennyiben a változás meghaladja a Támogatási szerződésben előírt 20%-ot (ld. következő bekezdés)

E Bankszámla változása

F Munkaprogram változása

Megjegyzés:

A koordinátor intézmény megváltoztatása csak a támogatási szerződés megkötése előtt lehetséges. A koordinátor szerepét átvevő szervezetnek ugyanabban a programországban kell lennie, mint a kilépő koordinátornak, és részt kell vennie a jóváhagyott pályázatban.

A projekt megvalósítása során nem változtatható meg a koordinátor, mivel a partnerség működésének lényeges változását jelentené, melyet meghatároz a koordinátor szervezet egyedi szerepe, a szükséges pénzügyi és működési kapacitása.

A koordinátor technikai cseréje csak abban az esetben lehetséges, ha a koordináló szervezet jogállása változik meg (egyesülés, szétválás), miközben a szervezet lényegében megegyezik azzal, amelyik a partnerség nevében támogatást kapott.

A támogatási igény változásával kapcsolatban nem szükséges módosítási kérelmet benyújtani a támogatási szerződésben meghatározott esetekben (I. RÉSZ – KÜLÖNÖS FELTÉTELEK I.3.3 Költségkategóriák közötti átcsoportosítások szerződésmódosítás nélkül):

⋅ ha a változás nem befolyásolja a projekt megvalósítását és az átcsoportosítás elszámolható költségeket jelent (a projektmenedzsment és megvalósítás, a nemzetközi projekttalálkozók,

a projekteredmények, a multiplikációs rendezvények, a külföldi képzési/oktatási/tanulási tevékenységek, valamint a rendkívüli költségek támogatási kategóriákban megítélt összegek maximum 20%-át jogosultak átcsoportosítani bármely más költségvetési kategória támogatására, kivéve a projektmenedzsment és megvalósítás költségei, továbbá a rendkívüli költségek kategóriákba;

⋅ a VI. számú mellékletben foglalt nagyobb mértékű átcsoportosítási csak abban az esetben él, amennyiben virtuális tevékenységeket valósítanak meg;

⋅ bármely költségvetési kategóriából jogosultak átcsoportosítani a speciális igényű résztvevők támogatására szánt kategóriába.

⋅ A projekt elfogadott támogatási igényének végösszege azonban nem változhat!

Nem szükséges továbbá módosítási kérelmet benyújtani akkor sem, ha a költségvetési módosítás a partnerek közötti felosztást érinti: vagyis, ha a költségvetési tételek között nem történik átcsoportosítás, hanem kizárólag egy költségtételen belül, de partnerek közötti megoszlás változik, ahhoz nem szükséges szerződésmódosítás.

A változást azonban minden esetben jelezni kell a NI felé.

4.5. Egyéb módosítási kérelmek

Az alábbiakban azokat az eseteket írjuk le, amelyekben nincs szükség a szerződésmódosítási formanyomtatvány használatára.

4.5.1. Változások az ORS felületén szereplő adatokban, dokumentumokban

Az Organisation Registration System az a felület, amelyen a projektekben (pályázatokban) érintett kedvezményezettek a szervezetük adatait, működési feltételeikkel kapcsolatos dokumentumokat regisztrálják – tárolják. Itt kell felvezetni az ezekben történő változásokat, melyeket a NI az alátámasztó dokumentumok alapján validál.

Nem szükséges szerződésmódosítási formanyomtatványt beküldeni ezekben az esetekben, viszont ajánlott értesíteni a NI-t a felvezetett változásokról, hogy a szükséges jóváhagyásokat mielőbb elvégezhesse.

Az alábbi változásokat az Organisation Registration System felületén kell felvezetni:

4.5.2. A kedvezményezett szervezet(ek) jogi státuszának változása

A kedvezményezett új jogi státusza is meg kell, hogy feleljen az eredeti részvételi és kiválasztási feltételeknek. Ha az új jogi státusz olyan állapotot eredményez, melyek nem felelnek meg az eredeti feltételeknek, akkor a szervezet közreműködése lezárul. A szervezet közreműködésének megszűnése kapcsán azt is vizsgálni kell, hogy projektszinten érvényesülnek-e a támogatási feltételek – ha nem, akkor a támogatási szerződés felbontásra kerül.

4.5.3. A kedvezményezett szervezet(ek) nevének változása

Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a névváltozás mögött más változás is rejlik (új jogi személyiség, jogutódlás kérdései stb.), melyek további alátámasztó dokumentumok benyújtását teszik szükségessé. Ilyen esetekben a NI jelzi, hogy mely dokumentumokat kell pótolniuk.

4.5.4. A kedvezményezett szervezet(ek) címének változása

A változást a NI jóváhagyja, ha megfelel a részvételi feltételeknek.

4.5.5. A kedvezményezett szervezet(ek) jogi képviselőjének változása

Ebben az esetben nincs szükség a formanyomtatvány használatára. A szervezet új jogi képviselője levelet, vagy e-mailt küld a Nemzeti Irodának, melyhez hivatalos dokumentumot (meghatalmazás, jegyzőkönyv a változásról, aláírási címpéldány.) csatol az aláírási jogosultság igazolására. E-mailben küldött kérelem esetén az új jogi képviselőnek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.

4.5.6. A kedvezményezett szervezet(ek) koordinátorának változása

A kedvezményezett szervezet kapcsolattartójának (az a személy, aki a szerződésben kapcsolattartóként szerepel) változása sem igényel formanyomtatványon benyújtott kérelmet. A szervezet jogi képviselője által írt levél, vagy e-mail formájában kell bejelenteni a változást, és részletezni kell a változás okait - indokait. E-mailben küldött kérelem esetén a jogi képviselőnek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.

5. AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE

A disszeminációs tevékenységek célja

A disszemináció olyan tevékenységek sokaságát jelenti, amelyek célja a projekt eredményeinek közzététele azon célcsoportok számára, akik közvetlenül nem vettek részt a projektben, de fontos, hogy a projekt eredményei eljussanak hozzájuk. Az Európai Unió finanszírozásával megvalósuló projektekkel szemben elvárás, hogy a projektek hatásának, illetve a létrehozott projekttermékek széles körben történő megismertetésének és használatának terjesztésére különös hangsúly kerüljön. Nagyon fontos, hogy ez a tevékenység a projekt teljes időtartama alatt megvalósuljon, és hogy valamennyi konzorciumi partner részt vegyen a disszeminációs tevékenységekben.

Az eredmények terjesztése (disszeminációja) és hasznosítása (valorizációja) ismert fogalmak. A jól megtervezett és körültekintően végrehajtott valorizáció biztosítja, hogy a projekteredmények elérhetők legyenek ne csak a partnerségben közvetlenül részt vevők számára, és hatásuk fenntartható legyen a projekt futamidejét követően is, a helyi, regionális, nemzeti és európai szintű gyakorlatokban történő tényleges felhasználásuk által. A minél szélesebb körű terjesztés érdekében lehetőleg a legkülönfélébb csoportokat próbáljuk bevonni a disszeminációs tevékenységekbe.

Az Erasmus+ projektektől elvárás, hogy a partnerség, vagy a partnerségben részt vevő intézmények honlapján tegyék közzé a projekt adatait, megvalósításának fő lépéseit és eredményeit (vagy ezek elérhetőségét).

5.1. A disszeminációs terv

Az eredmények disszeminációjának számos célja lehet: a projekt témája iránti figyelem felkeltése, a nyilvánosság tájékoztatása és bevonása, a projekt fenntarthatóságának biztosítása. A disszemináció akkor igazán eredményes, ha a projekt erős disszeminációs stratégiával, jól kidolgozott disszeminációs tervvel rendelkezik. A tervek korai elkészítése biztosítja, hogy a megcélzott felhasználók és az ő igényeik központi helyet kapjanak a projekt kezdetétől.

Ezen tevékenységek tervezése kapcsán első lépésként a partnerségnek az alábbi jellegű kérdéseket kell mérlegelnie:

- Milyen problémára keres választ a projekt? Milyen szükségleteket céloz meg a projekt?

- Melyek a várt eredmények?

- Kik a felhasználók/érintett szektorok, melyek hasznosítják a projekt eredményeit?

A disszemináció tervezésekor minden potenciális felhasználó szempontjait érdemes megfontolni, nem csak a partnerségben részt vevő intézmények tagjaira vonatkozólag. Meg kell tervezni a felhasználókkal történő konzultációt és bevonásukat a projekt futamideje folyamán.

A terv kulcselemei a következők:

- a terjesztésre és hasznosításra irányuló tevékenységek típusai – módszerek és eljárások;

- a szükséges emberi és pénzügyi erőforrások;

- munkaterv a különböző tevékenységekre;

- stratégia a tevékenységek továbbvitelére a projekt futamidején túl (fenntarthatóság). Bár a disszeminációs terv tartalma projektenként eltérő, azonban a legalapvetőbb kérdések, amelyeket a tervezés során végig kell gondolni, lényegében azonosak:

- Mit?

- Milyen célból?

- Ki(k)nek?

- Hogyan?

- Mikor?

- Ki?

- Miből?

A disszeminációs terv elkészítését szolgálja a Kézikönyv II. számú MELLÉKLETÉBEN

található táblázat.

Ha elkészült, a disszeminációs tervet rendszeresen át kell nézni, és ha szükséges, módosítani a projekt előrehaladásának fényében. Bármilyen, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó előrehaladási jelentésben, időközi, illetve záróbeszámolóban.

Felhívjuk figyelmét, hogy a támogatási szerződés különös feltételeket határoz meg a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatban. Az Erasmus+ projektek esetében a Támogatási szerződés Xxxxxxx Xxxxxxxxxx I.11.2 pontja értelmében a projekt koordinátora az együttműködés eredményeit köteles feltölteni az ’Erasmus+ Project Results Platform felületre a felületen található utasításoknak megfelelően.

Honlapunkon hasznos információkat találhatnak a disszeminációs tevékenység megtervezéséhez kapcsolódóan.

5.2. Eredmények terjesztése, hasznosítása

5.2.1. Az elvárt eredmények és hatás mérése - indikátorok

A projekttervezés logikája

Egy projekt kizárólag akkor tekinthető sikeresnek, ha kitűzött céljait teljes mértékben elérte, emiatt rendkívül lényeges, hogy a projektcélok pontosan kerüljenek meghatározásra. Ez a projekt definiálási szakaszában történik – közösen a partnerekkel, akiknek azonban teljesen eltérő céljaik lehetnek. Ezért a célok kijelölése előtt elengedhetetlen, hogy az intézmény áttekintse az intézményi/ szervezeti stratégiai céljait, és azokra építve, azokhoz igazítva határozza meg saját projektcéljait, amelyek – a partnerekkel történő egyeztetést követően – válhatnak a projekt hivatalos céljaivá.

Egy projektcélnak minden esetben konkrétnak, elérhetőnek, mérhetőnek, relevánsnak és időben ütemezettnek, lehatároltnak kell lennie! Ez azért fontos, mert a jól megfogalmazott célokhoz könnyebb elvárt eredményeket (termékeket) rendelni, azaz meghatározni, hogy egy adott cél elérése milyen esetben tekinthető teljesültnek. Az elvárt eredményekhez szükséges az azok mérésére szolgáló indikátorokat tervezni. Lényeges, hogy tevékenységeket kizárólag tisztázott célok és eredmények (valamint indikátorok) birtokában lehet definiálni, tehát szigorúan tilos a tevékenységek átgondolásával kezdeni a tervezést!

Az alábbi ábra a projekttervezés logikáját mutatja be:

Intézményi/ szervezeti stratégiai célok

Projektcélok

Elvárt eredmények

Indikátorok (célértékekkel)

T E R V E Z É S

(feladatok, erőforrások, kockázatkezelés stb.)

Indikátorok

Az indikátorok olyan mutatószámok, amelyekkel egyrészt a projekt tevékenységeinek eredményessége, másrészt a célok felé haladás mértéke követhető nyomon.

Az indikátorok meghatározásánál körültekintően kell eljárni, nem csak a mutató- és mérőszámokat, hanem a mérés módját, folyamatát is alaposan meg kell tervezni! Az indikátoroknak többfajta csoportosítása létezik, de a partnerségi projektek szempontjából az alábbiak használata indokolt:

• Bemeneti (input) – a rendelkezésre álló, felhasználandó erőforrásokat, kiinduló értékeket jelöli, közvetlenül mérhető;

• Kimeneti (output) – a projekt céljai által meghatározott tevékenységekhez rendelt kimeneti értékek, általában fizikai elemet mérnek - közvetlenül mérhető;

• Eredmény (result) – közvetlenül létrehozott eredményekre, a célok teljesülésére vonatkoznak, a változásokról, valamint a végtermékekről adnak információt – közvetetten mérhetőek;

• Hatás (impact) – a projekt akár rövid, vagy közép, de inkább hosszú távú hatásaira, következményeire vonatkoznak, közvetetten mérhetőek.

Az első három típus viszonylag egyszerű: pl. egy képzés esetében a bemeneti indikátor a jelentkezők száma, a kimeneti a képzést elvégzők száma, az eredmény indikátor pedig a kettő közötti különbség: hányan végezték el sikeresen (eredményesen) a képzést. Ebben az esetben az is lehet indikátor (megfelelő célértékkel), hogy a végzettek közül hány főnek sikerült

„kiválóan megfelelt” szinten teljesítenie a képzést, azaz feldolgoznia a kapott ismereteket és/vagy megerősítenie bizonyos kompetenciáit. Ez azonban olyan kvalitatív indikátor lesz (ld. később), amelyhez nagyon pontosan definiálni kell az elvárt eredményt, jelen esetben például azt, hogy milyen kritériumok alapján minősíti a képző a képzés végén egy résztvevő teljesítményét „kiválóan megfelelt”-nek.

A hatásindikátorok megfogalmazása (és különösen mérésük) azonban nagyfokú odafigyelést igényel, mivel egy projekt hatása nem csak a projektben végzett tevékenységektől, a projekt által előállított eredményektől, hanem számos olyan külső tényezőtől is függ, amelyre a projekt megvalósítóinak nincs befolyása.

Egy kifejlesztett képzési anyag hatásindikátora lehet például a tanulók / diákok / felnőtt tanulók

/ szakemberek / munkavállalók fejlődésében tapasztalható pozitív változás, amely azonban nem attól függ, hogy hány pedagógus / oktató alkalmazta az új tananyagot (ez inkább eredményindikátor), hanem attól, hogy az adott iskolában / képzőhelyen milyen a képzésben résztvevők szociokulturális háttere. Vagy éppen, hogy milyen kompetenciákkal rendelkezik az őket tanító és az új tananyagot alkalmazó pedagógus / oktató.

Az indikátorok egy jelentős része kvantitatív, melyek mérése viszonylag egyszerű, mivel olyan adatok alapján lehet kiszámolni értéküket, amelyek egy képzőintézményben / szervezetnél egyébként is rendelkezésre állnak. Például a pedagógusok / oktatók, tanulók / diákok száma (fő), a munkaerőpiac igényeihez igazított virtuális laboratóriumok / munkahelyek száma (db) stb. Ezekből az elemi indikátorokból aztán ún. származtatott mutatók is képezhetők, amelyek bizonyos arányokat mutatnak meg: például, hogy mennyi az egy virtuális munkahelyre jutó tanulók száma (fő).

A kvalitatív indikátorok esetében azonban bonyolultabb eljárásokat szükséges alkalmazni, mivel rendkívül ritka, hogy egy-egy adat önmagában is képes legyen adott termék minőségének jellemzésére.

A példánál maradva egy tananyag minőségének mérésére célszerű olyan kérdőíveket szerkeszteni, amelyek alkalmasak mind a tanárok, mind a tanulók véleményének összegzésére a tananyag használhatóságára vonatkozóan. (Természetesen ehhez a projektben tervezni kell a tananyag tesztelését is!)

Az indikátorok meghatározását tehát meg kell előznie a pontos termékdefiníciónak, és csak azt követően lehet megkezdeni mutatók képzését. Célszerű az alábbi táblázatot használni (saját használatra, amely a projektvezetőt segíti a projekt nyomom követésében) a következők szerint:

	Xxx	Xxxxxx eredmény	Indikátor megnevezése	Mérték- egység	Kiindulási érték	Célérték	Céldátum	Adatforrás megnevezése
1.
2.
3.

Egy-egy célhoz több elvárt eredmény is tartozhat, de indikátort minden esetben az eredményhez kell rendelni és nem a célhoz! Az indikátor megnevezése oszlopban pontosan kell fogalmazni! Fenti példa esetében nem a „pedagógusok száma”, hanem a „tananyagfejlesztésben résztvevő pedagógusok száma” lehet az indikátor. A kiindulási értékek lesznek a projekt bemeneti (input) mutatói, a célértékek pedig a kimeneti és/vagy az eredménymutatói. Nagyon fontos, hogy csak olyan indikátor szerepeljen a táblázatban, amelyet mérni tudunk, ezért szükséges előzetesen

áttekinteni, hogy rendelkezésre áll-e (vagy kialakítható-e a projekt során) olyan adatbázis, amely naprakész és az indikátor szempontjából releváns adatokat tartalmaz!

Célszerű először a projekt keretében kidolgozandó termékeket (pl. tananyag, módszertani segédanyag stb.) meghatározni, majd az eredmények előállítását támogató tevékenységekkel foglalkozni (pl. partnertalálkozók, tananyagfejlesztés, tesztelés, disszeminációs alkalmak stb.).

Érdemes már a tervezés fázisában eldönteni, hogy milyen részeredményeket kíván a projekt elérni. Tehát meg kell határozni, hogy például egy képzésfejlesztés folyamatában, ahol az indikátor maga az elkészült képzési anyag, milyen résztermékek szülessenek meg. (Ezek nagy valószínűséggel egyben a projekt mérföldköveit is kijelölik majd.) Ilyen lehet a tematika, a gyakorlati feladatok leírása, a segédanyag stb. Ez nem csak a termék előállításához szükséges tevékenységek későbbi tervezését, illetve a termékelőállítás folyamatának nyomonkövetését, hanem a projekt megvalósítása közben ellátandó kötelező disszeminációt is segítheti.

Nem szabad elfelejteni, hogy a pályázat hatásindikátorok alkalmazását is előírja, ezért a táblázat kitöltését követően át kell tekinteni, hogy mely eredményekhez lehet (és szükséges) ilyen típusú indikátorokat is rendelni, ha egyáltalán lehetséges.

Életszerűbb azonban, hogy egy-egy hatásindikátor több eredmény hasznosulását méri egyszerre, hiszen például egy kifejlesztett tananyag hatása csak a hozzá tartozó pedagógus- továbbképzés (amely szintén eredménye lehet a projektnek) lezárulta után, illetve a tananyag tanításának megkezdését követően mérhető.

Egy jól kidolgozott indikátortábla rendkívüli mértékben megkönnyíti a projektmenedzser életét, mivel a projekt végrehajtása során elsősorban a mérföldkövekhez rendelt eredmények teljesülését kell figyelnie. Ugyanakkor még a legjobb tervezésbe is csúszhatnak hibák, emiatt a projekt későbbi folyamatában mindig vissza kell tekinteni a célokra, ellenőrizni, hogy a tervezett és megvalósításra kerülő tevékenységek valóban az azokhoz rendelt termékek előállítását szolgálják-e.

A fenti folyamat kiegészítőjeként a NI közös fejlesztését szeretnénk bemutatni, ami néhány lépésen keresztül segít önállóan vagy csoportosan, a projektpartnerekkel átgondolni az eredmények és hatások mérését.

Az Impact+Xxxx a hatásmérés egy eszköze, amelynek célja, hogy segítse a projekt várható hatásának átgondolását, azok mérésének módját és milyen adatokkal tudják alátámasztani az elért hatást. A hatásmérés-tervezésben kevésbé jártas projektgazdák is könnyedén használhatják.

Ugyanakkor egy rugalmas eszköz, amely többféle módon alkalmazható:

- a projekttervezés korai szakaszában a projektpartnerek egy csoportjával

- a pályázat benyújtása előtt segít finomítani és tökéletesíteni a pályázatot

- a projekt kezdetén segít meghatározni a tervezett hatásokat és tervezni a hatásmérés tevékenységeit

- a projekt futamideje alatt segítségével követhető a tervezett hatás megvalósulása vagy újraértékelése

- a projekt végén – támogatja az összegző/minősítő értékelést

- egy partner vagy pedig külön-külön minden partner készít egy tervet, amit közösen megbeszélnek és összeállítják a végső változatot a teljes projektre.

Mennyi időt igényel a tervezés?

Az időigény a projekt nagyságától és összetettségétől függ. Legalább fél nap (3 óra), de érdemes inkább egy teljes nappal (7 óra) számolni

Folyamatos teendők:

- Áttekinteni és pontosítani az indikátorokat és az adatgyűjtési módszereket, hogy ezt követően megtervezzük az adatgyűjtés eszközeit és megvalósítsuk azokat.

- Nézzük át és fedezzük fel a fontosabb kapcsolatokat, összefüggéseket az egyes eredmények, hatások és indikátorok között – mi az, amit ténylegesen meg kell tenni, hogy a projekt elérje a kívánt hatást.

Az Impact+ Tool-ról bővebb tájékoztató és segédanyag magyar és angol nyelven is elérhető.

5.2.2. Képzési programok akkreditációja, engedélyeztetése

Ha a projektben szerepel képzés fejlesztése vagy átvétele, akkor a további felhasználás, tovább éles és hasznosulás szempontjából kiemelt fontosságú lehet annak akkreditációja, engedélyeztetése. Ha a pályázatban ez vállalásként is szerepel, fontos tudni, hogy a Nemzeti Iroda ellenőrzi az ehhez szükséges lépések megtörténtét.

Felnőtt tanulási / képzési projektek esetében felmerülhet a kérdés, hogy a hatályos felnőttképzési törvény szabályozását hogyan kell értelmezni a projektek esetében. Erről bővebb információ a honlapunkon olvasható.

5.3. Kötelező arculati elemek

Xxxxxxxxx, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított terméken vagy anyagon fel kell tüntetni, hogy a támogatást az Európai Unió nyújtotta, és szerepeltetni kell az Erasmus+ program logóját. Ez a láthatóság növeli az Erasmus+ program ismertségét, és hozzájárul folyamatosságának és működésének hosszan tartó biztosításához.

Arculati segédlet a projektről szóló információk terjesztéséhez

xxxxx://xxxxxxx-xxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxxx-0000-0000

A program magyar elnevezése: Erasmus+ program

A logó (Erasmus+) a támogatott pályázat minden projekttermékén (kiadványok, honlapok, sajtóközlemény, rendezvénymeghívó stb.) kötelezően megjelenítendő!

Egységesen az alábbi EU-s logót kell használni. Az egyes alprogramoknak nincs külön logója.

A logó a fenti oldalról letölthető színes és fekete-fehér verzióban is

A logó minimális mérete 1 cm magas.

Amennyiben nem éri el a kész, magyar nyelvű logót, úgy az EU zászló mellett Verdana betűtípussal jelenítheti meg a program nevét. A szöveg fekete vagy EU kék színnel jelenjen meg:

Az Erasmus+ társfinanszírozásával

A projektet bemutató nagy anyagon (honlap, kiadvány, videó, stb.) fel kell tüntetni, hogy a projekt az Erasmus+ program támogatásával valósul meg. Az Erasmus+ program nevének, az Európai Unió zászlójának és Az Európai Unió teljes nevének is meg kell ekkor jelennie. Az alábbi logóval és szöveggel jelezhetjük, hogy a projekt az EU társfinanszírozásával valósult meg.

A logó különböző elrendezésében és formátumában itt található meg:

xxxxx://xxx.xxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxx- 2021-2027_hu

TKA logó:

A Tempus Közalapítvány logóját kizárólag a Tempus Közalapítvány használhatja!

6. A PROJEKTEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE

A partnerségi együttműködési pályázattípus projektjeinek minőségi megvalósulása érdekében a Tempus Közalapítvány, mint támogató szervezet, a projektek folyamatos szakmai és pénzügyi nyomon követését biztosítja az alábbi eszközökkel.

6.1. Monitoring látogatások

A NI bármelyik projekteknél monitoring látogatást tehet, melynek célja, hogy a projekt szakmai haladását vizsgálja, az esetleges kérdéses, problémás területeket kiszűrje, valamint javaslatokat fogalmazzon meg a további munkához a projektek minőségének folyamatos emelése érdekében. A látogatások a támogatást nyert szervezetnél zajlanak, ahol a NI közös megbeszélés keretében tájékozódik a projekt előrehaladásáról (megvalósítás lépései, esetleges változások és problémák, tapasztalatok, eredmények) és szabályosságáról. Ennek során a Nemzeti Iroda a megvalósítást veti össze a szabályokkal, az elfogadott pályázattal, az előírt kritériumokkal. A látogatást a támogató a projektek futamideje alatt bármikor kezdeményezheti. A monitoring látogatásról időben tájékoztatjuk a projekt kapcsolattartóját, vele egyeztetünk a lehetséges időpontokról, majd hivatalos levélben is tájékoztatjuk az intézményt a látogatásról és az ahhoz szükséges tudnivalókról. A projekt tartalmi vizsgálatának megkönnyítése érdekében egy kérdőívet/szempontsort küldünk ki a projektfelelős számára. Fontos tudnivaló továbbá, hogy a látogatáson a projektek többségében a NI által felkért külső szakértő is részt vesz a szakmai eredmények pontosabb áttekintése érdekében. A monitoring látogatásról emlékeztető készül, melyet hivatalos levélben juttatunk el a koordinátor részére. Az emlékeztetőben rögzített megállapításokhoz, értékeléshez 30 napig van lehetőségük hozzászólni, megjegyzést fűzni, pontosításokat küldeni. Ha ezt nem teszik meg, úgy tekintjük, hogy az emlékeztetőben leírtakkal egyetértenek, így ez az emlékeztető lesz a végleges. Fontos szabály, hogy felkért külső szakértővel csak a nemzeti irodán keresztül kommunikálhatnak a monitoring látogatás előtt és után.

6.2. Részvétel a projektek hazai rendezvényein

A folyamatos kapcsolattartást és tájékozódást elősegítendő kérjük, hogy ha hazai projektrendezvényt szerveznek (pl. hazai projektindító találkozó, hazai képzés stb.), arról mindig küldjenek tájékoztatást a NI részére. Ha lehetőség van rá, e programok egy részén az iroda munkatársai, és esetlegesen a projekt külső szakértője/i is részt vesznek, így lehetőség van az esetleges kérdések, problémák személyes egyeztetésére is.

6.3. Egyéni konzultációk lehetősége

A projektek teljes futamideje alatt lehetőségük van konzultálni a NI kijelölt munkatársaival (telefonon, e-mailben, online és személyesen is). Ha személyes konzultációra van szükségük, akkor jelezzék azt lehetőség szerint legalább két héttel a tervezett időpont előtt az iroda által kijelölt kapcsolattartójuknak, illetve töltsék ki a honlapon található konzultációs űrlapunkat is. A konzultáció előtt kérjük, az űrlapon fogalmazzák mega főbb kérdéseiket, hogy előzetesen át tudjuk tekinteni őket, és ezzel is növeljük a konzultáció hatékonyságát.

6.4. Részvétel a Tempus Közalapítvány rendezvényein

A Tempus Közalapítvány rendszeresen szervez szemináriumokat, webináriumokat, tematikus rendezvényeket és konferenciákat az oktatás-képzés különböző célcsoportjai részére, melyeken szívesen látjuk nyertes pályázóinkat is. Meghívás alapján akár aktív résztvevőként, akár előadóként részt vehetnek ezeken a rendezvényeken, ha pl. a projektjük témája kapcsolódik az adott rendezvényhez, és a szakmai értékelések alapján alkalmas további terjesztésre, megosztásra (így a projekt disszeminációját is elősegítheti). Ha felmerül ilyen igény a projektjükre vonatkozólag rendezvényeinkkel kapcsolatban, akkor e-mailben vagy telefonon keressük majd Önöket is.

6.5. Beszámolás

A projektek futamideje alatt benyújtandó részbeszámoló(ka)t a támogatási szerződésük I.4.3 pontjában megadott határidőig kell benyújtaniuk a Beneficiary Module felületen. Kérjük, minden esetben ellenőrizzék szerződésüknek ezt a pontját a dátumok tekintetében. A beszámolókat a partnerség munkanyelvén készítsék el. A beszámoló felület létrehozásáról a partnerség koordinátora kap értesítést a szerződés megkötése után. A beszámolókat a partnerség koordinátora tudja elkészíteni a partnerség egészének aktív közreműködésével. Záróbeszámolót minden partnerségnek készítenie kell. Emellett a projekt hosszától függően különböző részbeszámolók elkészítésére kerülhet sor.

6.5.1. Részbeszámolók (Progress/Interim report)

A részbeszámolók az alábbiak lehetnek:

- Előrehaladási jelentés (Progress report): tartalmi beszámoló, melynek nincs pénzügyi vonzata, utalás nem kapcsolódik hozzá. A jelentés pénzügyi részt nem tartalmaz. A NI a projektkoordinátorok számára élesíti a Beneficiary Xxxxxx beszámoló felületét, melyről automatikus értesítést küld a rendszer. Emellett a NI eljuttatja az előrehaladási jelentés elkészítéséhez szükséges tudnivalókat, illetve beszámoló információs napot tart a beszámoláshoz kapcsolódó tudnivalókról, lehetőség szerint a beszámolók beküldésének határideje előtt.

- Ha a projekt több részletben kap előfinanszírozást, akkor időközi beszámoló (Interim report) is kell benyújtania, melynek tartalmi része megegyezik az előrehaladási jelentésével, ugyanakkor pénzügyi része is van. A beszámolók benyújtásának időpontjait és az azokhoz kapcsolódó esetleges kifizetéseket a támogatási szerződés határozza meg.

- Az időközi beszámoló pozitív elbírálása pénzügyi vonzattal is jár abban az esetben, amennyiben a beszámoló benyújtásának időpontjáig elköltötték az első támogatási részlet 70%-át.

Az előrehaladási jelentés és az időközi beszámoló elkészítése során alkalmazandó szempontokat lásd Kézikönyvünk III. számú MELLÉKLETBEN.

A támogatás részleteinek utalásáról lásd kézikönyvünk SZERZŐDÉSKÖTÉS című fejezetét.

6.5.2. Záróbeszámoló (Final Report)

A záróbeszámolót a támogatási szerződésben meghatározott, a projekt zárásának időpontjától számított 60 napon belül kell elkészíteniük, és benyújtaniuk a Beneficiary Module felületen. A beszámoló tartalmi és pénzügyi részt is tartalmaz.

Fontos, hogy a záróbeszámoló – a részbeszámolókhoz hasonlóan – részletesen és alaposan ismertesse a projekt tartalmát, a megvalósult tevékenységeket és az elért eredményeket. Bár a záróbeszámoló a projekt zárása után készül, azonban annak szakmai értékelése a projekt tartalmára és az elkészült projekteredményekre irányul. Az értékelésbe az esetek nagy részében külső szakértőt is bevon a NI.

A záróbeszámoló alapján a Tempus Közalapítvány a legjobb projekteket saját csatornáin keresztül terjesztheti, és esetlegesen Nívódíj jelölésre is bocsátja.

A záró beszámolóhoz természetesen a tevékenységek alátámasztására vonatkozó dokumentációt is csatolniuk kell, továbbá a projekt összefoglalását és az eredményeket fel kell tölteniük az Erasmus+ Project Results Platform felületre.

A záróbeszámoló beérkezését követően 60 naptári nap áll a NI rendelkezésére ahhoz, hogy értékelje a záróbeszámolót és átutalja a támogatási összeg utolsó részletét. A beszámoló elbírálására rendelkezésre álló időtartam hiánypótlás kérése esetén meghosszabbodik. (A támogatás egyenlegének kifizetéséről a Támogatási szerződés I.4.5-ös pontja rendelkezik.)

Kérjük, hogy a beszámolók tartalmi részeinek kidolgozásakor törekedjenek a célratörő és konkrétumokat tartalmazó megfogalmazásokra, melyekből egy kívülálló számára is könnyen megérthetővé válik a projekttevékenységek felépítésének logikája, illetve a támogató értékelési- és disszeminációs eszközök használata. A leírás rendezőelve szabadon választható (pl. időrendi, tevékenységközpontú, eredményközpontú), azonban a projekt különböző tevékenységtípusai közötti összefüggések bemutatása kifelé is jól kommunikálhatóvá teszi a projektet.

Erasmus+Nívódíj

A nívódíj elnyeréséért mindig az adott évben lezárt projektek indulnak. Minden intézmény projektje automatikusan részt vesz a nívódíjra irányuló bírálatban, amennyiben a záróbeszámoló értékelése lezárult adott év végéig. Külön pályázat benyújtására nincs szükség. Egy intézmény az Erasmus+ program 2014-2020-ig tartó szakaszában csak egyszer kaphat díjat.

A záróbeszámolók bírálata során minden beszámolót pontszámmal is értékelünk, az adható pontok legalább 90%-át elért projektek automatikusan részt vesznek a Nívódíj elnyeréséért folyó versenyben.

A 90 pontot elért projektek egy újabb értékelési folyamaton vesznek részt. Kiemeltünk néhány szempontot, melyeknek mentén a szakértők a legjobb projekteket vizsgálják:

Relevancia:

• A projekt relevanciája: az intézményi célok és igények, valamint az egyes résztvevők céljai és igényei szempontjából.

• Mennyiben járul hozzá a projekt az Európai Uniós oktatáspolitikai célokhoz a választott

prioritásoknak megfelelően?

Minőség, innováció:

• Milyen mértékben volt képes a projekt magas színvonalú tanulási eredményeket

biztosítani a résztvevőknek?

• Tapasztalatcserére irányuló projektek esetében a választott téma innovatív, az európai gyakorlatban hiánypótlónak, újszerűnek mondható.

• Projekt eredmények kidolgozása esetén a kidolgozott termék magas színvonalon, innovatív formában/tartalommal készült el: a projekteredmény tartalma, formátuma, felépítése, terjedelme, volumene megfelelő/példaértékű

• Mennyire alkalmazhatók a projekt eredményei az oktatásban? A tanulmányi programba/oktatási programba/képzési tervbe/intézményi stratégiába való beépülés biztosított-e?

• A projekt pénzügyi menedzsment szempontjából is jó példaként állítható? Kizárólag olyan projektek jelölhetők nívódíjra, amik a pénzügyi menedzsment szempontjából is

megfelelőek (költséghatékonyság, pénzügyi menedzsment, egyes tevékenységekhez rendelt összegek indokoltsága, ár-érték arány stb.)

Hatás, disszemináció, fenntarthatóság:

• Mi épült be az intézmény folyamataiba? (oktatási intézmények esetén tanulásszervezésbe, módszertanba, képzésszervezésbe)

• Milyen hatása volt a projektnek a résztvevőkre és a résztvevő szervezetekre?

• Milyen hatása volt a projektnek helyi, regionális, nemzeti és európai szinten, illetve milyen hatással volt egyéb szervezetekre?

• A projekt hatásai hosszú távon is érvényesülnek, pl. az eredmények, termékek beépülésével.

• A projekt tevékenységei és eredményei a különböző kommunikációs csatornákon, (közösségi médiákban, honlapokon stb.) a szélesebb közönség számára egyértelmű és letisztult formában jelennek meg.

• Azonosították a disszeminálható eredményeket.

• Tudatos disszemináció, újszerű elemekkel (túlléptek a saját honlapon, saját intézményen).

• A projekt megerősítette a nemzetközi kapcsolatokban való gondolkozást, tervezést.

• Milyen minőségben valósult meg a projekteredmények értékelése?

• A honlap a projekt lezárulása után is működik, az eredmények elérhetők.

• Biztosított a projekt eredményeinek fenntarthatósága, más célcsoportok számára való hasznosulása, erre a beszámoló konkrét megoldásokkal szolgál.

• Amennyiben releváns, milyen hatással volt a tanulókra/diákokra? Mennyiben változott a tanuláshoz/ismeretek szerzéséhez való hozzáállásuk?

6.6. Ellenőrzés típusok

6.6.1. Záróbeszámoló bírálata

A Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett bírálat, mely a záróbeszámoló benyújtásakor történik abból a célból, hogy meghatározható legyen a Kedvezményezett javára kifizethető végleges támogatási összeg.

A Kedvezményezett záróbeszámolójának tartalmaznia kell a következő információkat:

• Felhasznált egységköltség-hozzájárulás a következő költségvetési kategóriákban:

▪ Projektmenedzsment és megvalósítás

▪ Nemzetközi projekttalálkozók

▪ Projekteredmények

▪ Multiplikációs rendezvények

▪ Tanulási, oktatási, képzési tevékenységek esetén:

• Esélyegyenlőségi támogatás szervezeteknek/intézményeknek

• Utazás

• Egyéni támogatás

• Nyelvi támogatás

• Felmerült tényleges költség a következő költségvetési kategóriákban:

▪ Esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek

▪ Közreműködői (alvállalkozói) költségek

▪ Értékcsökkenés költségei

▪ Rendkívüli költségek

• Az Erasmus+ Project Results Platform felületre feltöltött projekteredmények.

6.6.2. Tételes ellenőrzés

A tételes ellenőrzés a Nemzeti Iroda helyiségeiben végzett, az alátámasztó dokumentumok ellenőrzésére, valamint a projektmegvalósítás megtörténtére vonatkozó tételes vizsgálat, általában a záróbeszámoló bírálatával egyidejűleg, vagy azt követően.

A Nemzeti Iroda kérésére a Kedvezményezettnek be kell nyújtania az összes költségvetési kategóriára vonatkozóan az alátámasztó dokumentumokat és az eredmények minőségét alátámasztó dokumentációt.

6.6.3. Helyszíni ellenőrzés

A Kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett egyéb helyszínen végzett vizsgálat. Helyszíni ellenőrzés során a Kedvezményezettnek minden eredeti dokumentumot elérhetővé kell tennie a Nemzeti Iroda számára vizsgálat céljából az összes költségvetési kategória vonatkozóan, és lehetővé kell tennie, hogy a

Nemzeti Iroda hozzáférjen a Projekt pénzügyi nyilvántartásához a Kedvezményezett könyvelésében.

A helyszíni ellenőrzés lehetséges formái a következők:

- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítása alatt: A Projekt megvalósítása során végzett ellenőrzés, melynek célja, hogy a Nemzeti Iroda közvetlenül ellenőrizze a résztvevők és a projekttevékenységek minőségét, valódiságát és elfogadhatóságát;

- Helyszíni ellenőrzés a Projekt megvalósítását követően: A Projekt megvalósítását, és általában a záróbeszámoló bírálatát követően végzett ellenőrzés.

7. A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE

7.1. A szerződéskötő intézmény feladatai

Általános megjegyzések

A pályázó az egész partnerség nevében nyújtja be a pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt megvalósítására köt szerződést, ezért a projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia, amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely lehetővé teszi az alábbiak azonosítását:

- a projekt anyagi forrásai;

- a szerződésben megállapított futamidő során felmerült projektköltségek.

Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják, hivatalosan az Organisation Registration System-re feltöltött Banki azonosító lapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön bankszámlát (deviza- vagy forintszámlát) kell nyitni a projekt számára (tapasztalatunk alapján a költséghatékonyság érdekében érdemes megfontolni devizaszámla nyitását). Ha ez nem lehetséges, akkor a minimális elvárás az, hogy a projekthez kapcsolódó bevételeket és kiadásokat elkülönítetten lehessen kezelni és nyomon követni a kedvezményezett számviteli nyilvántartásában.

A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat stb.).

A bankszámlaszám változását minden esetben jelezni kell az NI felé, és a kapcsolódó adatokat javítani szükséges az ORS felületen lásd jelen kézikönyv „4. VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN” című fejezete).

A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az Irodának nem kell visszafizetni.

7.2. Valutaátváltási árfolyam

A projekt pénzügyi tervezése, a pénzügyi elszámolás és a támogatás átutalása euróban történik. Ennek megfelelően a kedvezményezetteknek minden felmerült költséget át kell váltaniuk euróra, az az Európai Bizottság által abban a hónapban meghatározott és honlapján közzétett2 havi árfolyamon, amelyen a Koordinátor bankszámláján az első előfinanszírozási összeget jóváírták. Ha a projektben több előfinanszírozási összeg kifizetésére kerül sor, az adott árfolyamot azon költségek tekintetében kell alkalmazni, amelyek az előfinanszírozási részlet jóváírásától a következő részlet jóváírásának napjáig merülnek fel. Kiválasztjuk a megfelelő évet és hónapot:

2 xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx.xxx

Beírjuk az átváltani kívánt összeget (amount), és kiválasztjuk a legördülő menüből azt a pénznemet, amiről váltunk (From), és azt, amire, ez esetünkben euró (to):

Majd a

convert

-re ráklikkeltünk, és megjelenik az alkalmazandó árfolyam. Az alkalmazandó

árfolyam a teljes partnerségre vonatkozik.

7.3. A projekt költségeinek elszámolása

7.3.1. Az elszámolhatóság általános feltételei

7.3.1.1. Elszámolható költségek

A beszámolók pénzügyi bírálata során a támogató figyelembe veszi a költség általános kontextusát, jellegét és összegét.

Elszámolható költségek a támogatás kedvezményezettjének azon ténylegesen felmerült költségei, amelyek megfelelnek valamennyi alábbi kritériumnak:

♣ a projekt időtartama alatt merültek fel, a záróbeszámolóhoz és a könyvvizsgálói

igazolásokhoz kapcsolódó költségek kivételével;

♣ szerepelnek a projekt becsült átfogó költségvetésében;

♣ szükségesek a támogatás tárgyát képező projekt megvalósításához;

♣ azonosíthatók és ellenőrizhetők, azaz szerepelnek a kedvezményezett számviteli nyilvántartásaiban, és a kedvezményezett székhelye szerinti ország alkalmazandó számviteli

standardjaival, valamint a kedvezményezett szokásos költségelszámolási gyakorlatával összhangban kerültek meghatározásra;

♣ megfelelnek az alkalmazandó adó- és társadalombiztosítási szabályoknak;

♣ a költségek észszerűek, indokoltak és eleget tesznek a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének, különösen a gazdaságosság és a hatékonyság tekintetében;

♣ nem egységköltség-hozzájárulás, egyösszegű támogatás vagy átalányfinanszírozás formájában nyújtott uniós támogatásból fedezik őket.

A kedvezményezett intézmény belső könyvviteli és belső ellenőrzési eljárásainak lehetővé kell tenniük, hogy a tevékenységgel kapcsolatban feltüntetett költségek és bevételek közvetlenül összehasonlíthatók legyenek a megfelelő számviteli kimutatásokkal és bizonylatokkal. Az egységköltség alapú elszámolás tekintetében ez azt jelenti, hogy az "egységek számát" fel kell tüntetni a megfelelő dokumentumon (azaz a munkaidő-kimutatásokban, jelenléti íveken, stb.). Ha a nemzeti adózási és számviteli szabályok nem írják elő számla meglétét, az azzal egyenértékű számviteli okmány lehet bármely olyan dokumentum, amely igazolja, hogy a számviteli tétel pontos, és megfelel a vonatkozó számviteli törvényeknek.

7.3.1.2. Nem elszámolható költségek

Az alábbi költségtípusok semmilyen körülmények között nem számolhatók el a projekt költségvetésében:

- tőkemegtérülés és a kedvezményezett által fizetett osztalékok;

- adósság- és az adósságszolgálati költségek;

- veszteségekre vagy adósságokra képzett céltartalékok;

- fizetendő kamatok;

- kétes tartozások;

- árfolyamveszteségek;

- az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásban részesülő egyéb pályázattípus keretében a kedvezményezett által bejelentett költségek;

- a túlzott vagy felelőtlen kiadások;

- természetbeni hozzájárulás harmadik felektől;

- berendezések bérlése vagy lízingelése esetén a lízingelési vagy bérleti időszak végén bármilyen megvásárlási lehetőség költsége;

- bankszámla nyitásának és fenntartásának költségei (a nemzeti irodától vagy a Végrehajtó Ügynökségtől beérkező/a nemzeti iroda vagy a Végrehajtó Ügynökség számára történő utalásoknak a kedvezményezett bankja által felszámolt költségeit is beleértve);

- ÁFA, amennyiben az alkalmazandó nemzeti jogszabályok értelmében visszaigényelhető (lásd lentebb a hozzáadottérték-adóról szóló bekezdést).

- A projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatók el.

Például:

- Ha a projekt 2021. március 1-én indul, akkor elszámolható az utazási költség terhére az a repülőjegy, amelyet 2021 februárjában vásároltak meg, de 2021 áprilisára szól.

- Ha a projekt 2021. március 1-én indul, nem számolható el olyan vonatjegy, amely 2021. februári útra szól.

- Ha a projekt 2023. február 28-én zárul, akkor 2023. márciusi utazási bizonylat nem számolható el a projekt terhére!

7.3.1.3. Általános forgalmi adó

Az ÁFA csak akkor támogatható, ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolja, hogy nem tudja azt visszaigényelni. Az egyes partnerek ÁFA–elszámolási gyakorlatára vonatkozó nyilatkozatokat a záró beszámoló benyújtásával egyidejűleg meg kell küldeni.

Ugyanúgy, mint az ÁFA esetében, azok az adók, vámok és díjak, amelyek az uniós támogatással kapcsolatban merültek fel, elszámolhatók, ha azok véglegesen az adott költséget elszámoló partnerintézményt terhelik.

Az uniós hozzájárulás nem egy konkrét áru vagy szolgáltatás ellenértéke, és mint ilyen, nem adóköteles jövedelme a kedvezményezett intézménynek vagy a partnereknek.

7.3.1.4. A mobilitási támogatás felhasználásának adózási kérdései

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény rendelkezéseket tartalmaz a mobilitási programok keretében magánszemélyek számára folyósított támogatás vonatkozásában. A pontos szabályozást a törvény 7. § (1) bekezdés, valamint az I. melléklet

4.7.c) pontja tartalmazza. A rendelkezés célja, hogy a mobilitási programokban részt vevő magánszemélyek részére folyósított ösztöndíj, egyéb juttatás adómentessé tételével elősegítse, hogy a támogatás minél nagyobb része ténylegesen felhasználható legyen a projekt céljára.

A stratégiai partnerségek tekintetében a mobilitási tevékenységgel összefüggésben adómentes juttatásként való kifizetés lehetősége elsősorban a tanulási/oktatási/képzési tevékenység esetében lehet releváns. A nemzetközi partnertalálkozók esetében az adómentes juttatás lehetősége a mobilitás céljától és a résztvevő személy feladatától (kap-e a mobilitás során végzett tevékenységéért bért, egyéb juttatást) függ.

Kérjük, hogy a jogszabályi rendelkezés konkrét helyi alkalmazhatóságának kérdéséről, lehetőségeiről konzultáljanak a projekt pénzügyeivel foglalkozó kollégájukkal.

7.3.1.5. Meghatározások

- Egységköltség-hozzájárulás: A támogatás elszámolása a Kézikönyvben az adott költségtípusra meghatározott személyenkénti és/vagy napi egységnyi támogatási összegek figyelembevételével történik. A pályázónak nem kell igazolnia a költségek kifizetését, de azt igen, hogy a támogatott tevékenység megvalósult legalább annyi egységben, amennyire támogatást nyert. Ide tartozó költségkategóriák: menedzsment költség, nemzetközi partnertalálkozók költségei, projekteredmények költségei, multiplikációs rendezvények, tanulási/képzési/oktatási célú tevékenység.

- Tényleges költség alapú támogatás: olyan támogatási tétel, amely indoklás alapján tényleges költségeken alapul, és a projekt végeztével, a beszámoló benyújtásakor

számlával igazolni kell. Ilyen támogatás igényelhető a speciális igényű személyek

részvételével és a rendkívüli költségekkel összefüggésben.

- Esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek: azokat a költségeket foglalja magába, amelyek közvetlenül a speciális igényű részvevőkhöz és kísérőikhez kapcsolódnak, akik a projektben részt vesznek.

Például: beépített tanulási/oktatási/képzési célú mobilitás esetén kerekesszék szállítási költségét, kísérő utazási és megélhetési költségeit ebben a kategóriában tudják elszámolni. Ha a fogyatékkal élő személy saját utazási költsége meghaladja a távolsági sáv szerint adható összeget, annak teljes összegét szintén ebben a rovatban kell elszámolni.

7.4. Elszámolható költségtípusok

- Projektmenedzsment és megvalósítás

- Nemzetközi partnertalálkozók költségei

- Projekteredmény költsége

- Multiplikációs rendezvények

- Rendkívüli támogatás

- Esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek – tényleges költségalapon, indoklással, konkrét költség megjelölésével

- Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység

7.4.1. Projektmenedzsment és megvalósítás (Project management and implementation)

- A projekt megszervezésének költségeire a részt vevő intézmények száma és a projekt tervezett időtartama alapján egységesen az alábbi támogatás számolható el:

⋅ Koordináló intézmény részére 500 EUR/hó

⋅ Partnerintézmény részére 250 EUR/hó

- Ez a költségtétel tartalmazza a szervezéssel, partnerek közötti kommunikációval kapcsolatos költségeken túl a kisléptékű projektek eredményeit (pl. jó gyakorlatok füzete) és az eredmények terjesztésével kapcsolatos költségeket is (pl. szórólap, honlap).

- Több mint 10 résztvevő intézmény esetén ebben a kategóriában a támogatás összege 10 intézményre (1 koordináló és 9 partner) vonatkozóan vehető igénybe, így a maximum elszámolható támogatási összeg a teljes partnerségre havonta 2750 EUR.

7.4.2. Nemzetközi partnertalálkozók (Transnational project meetings)

- A partnertalálkozókon való részvétel utazási és megélhetési költségeihez való egységköltség-hozzájárulás, amely távolságtól függően, résztvevőnként számolható el:

Távolsági sáv	Elszámolható támogatás (/fő)
0 – 99 km	0 €
100 – 1999 km	575 €
2000 km-től	760 €

- A távolsági sáv meghatározása a következő módon történik: az Európai Bizottság Erasmus+ honlapján található kalkulátorba be kell írni a kiinduló állomás és a célállomás település nevét, majd a kiszámít (calculate) gombra kattintva az alkalmazás megadja a GPS koordináták alapján kalkulált légvonal távolságot (km-ben). FIGYELEM! A kalkulátor által megadott távolsághoz tartozó átalányösszeg az oda- vissza utazásra vonatkozik, így a kapott km-t nem szabad kétszeresen számítani.

- A Kedvezményezettnek a nemzetközi partnertalálkozók résztvevőinek listáját a Beneficiary Module felületre kell feltöltenie. Minden egyes résztvevőre vonatkozóan rögzítenie kell a résztvevő nevét, a kiindulás helyét, és a tevékenység helyszínét.

- Főszabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a kedvezményezett az eltérést köteles a Beneficiary Module felületen megindokolni.

- A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban állnak a nemzetközi projekttalálkozón részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szervezet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.

- A nemzetközi partnertalálkozók költségvetési kategóriában elszámolható a kedvezményezett saját országában megtartott nemzetközi partnertalálkozón való részvétel, ha a tevékenységekben legalább két különböző programországból származó, a Projektben kedvezményezett szervezet is részt vesz, és a fentiek szerinti indulási hely és a tevékenység helyszíne közötti távolság az online távolság kalkulátor szerint legalább 100 km.

7.4.3. Projekteredmények (Project Result)

A beszámolóban megfelelően bemutatott nagyléptékű, innovatív, kreatív, más intézmények számára is hasznosítható termék (pl.: pedagógiai módszer, IT eszköz, tanulmány, stb.) létrehozásának munkatársi költségeire elszámolható egységköltség-hozzájárulás.

1. A támogatás elszámolásának alapja: munkatársi kategóriánként (menedzser, kutató/tanár/oktató, technikai munkatárs, adminisztrátor) napi díjak kerültek meghatározásra, amelyek ország-csoportonként eltérőek (egy főre eső GDP alapján 4 csoport). A Kedvezményezett(ek) részére önkéntes alapon dolgozó személyzet esetén a kategória nem az adott személy munkakörére utal, hanem a személy által a fejlesztéssel kapcsolatban ellátott feladatkörre. A Kedvezményezett(ek) önkéntese által végzett munkára támogatást csak akkor tudnak igénybe venni (elszámolni) a projekteredmények fejlesztéséhez kapcsolódóan, ha történik kifizetés az adott feladat elvégzése kapcsán: tehát ilyen esetben a szervezet önkéntesével megbízási szerződést kell kötni az adott feladatra, mivel támogatás csak tényleges kifizetésekhez kötődően számolható el.

2. Az alábbi foglalkoztatási formákra vonatkozó költségek vehetők figyelembe:

- olyan állandó munkatársak, akik a partnerintézmények valamelyikével határozott vagy határozatlan időre kötött munkaszerződéssel, megbízási szerződéssel rendelkeznek;

- külső, munkaerő-kölcsönző cégen keresztül átmeneti időre felvett munkatársak.

3. A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni a jogviszonyt a projektben bevont munkatársakkal a fent részletezett szerződéses formákkal.

4. FIGYELEM! a vállalkozói szerződés alapján a kedvezményezett részére dolgozó személyzet tagjai (pl. tolmácsok, web szerkesztők stb.) nem minősülnek az érintett szervezet munkatársainak. Az ő munkaidejük után tehát nem igényelhető támogatás a "projekteredmény" kategóriában, de részvételük a "rendkívüli költségek" jogcímén, az e költségkategóriára alább meghatározott feltételek szerint támogatható lehet.

5. FIGYELEM! Adminisztrátor és menedzser kategóriában csak különösen indokolt esetben lehet támogatási összeget elszámolni, ugyanis az ilyen típusú tevékenységek rendszerint a Menedzsment költségek (ld. 7.4.1. Menedzsment költségek) között szerepeltethetők.

Napi díjak

Xxxxxxxxx

Xxxxxx/tanár/oktató

Technikai

munkatárs

Adminisztrátor

Dánia, Írország, Luxemburg, Hollandia, Ausztria, Svédország,

Liechtenstein, Norvégia

294

241

190

157

Belgium, Németország, Franciaország, Olaszország, Finnország, Izland

280

214

162

131

Cseh Köztársaság, Görögország,

Spanyolország, Ciprus, Málta, Portugália, Szlovénia

164

137

102

Bulgária, Észtország,

Horvátország, Lettország, Litvánia, Magyarország, Lengyelország, Románia, Szlovákia, Észak-Macedónia,

Törökország, Szerbia

7.4.4. Multiplikációs rendezvények (Multiplier events)

- A projekteredmény(ek) terjesztését/megosztását/népszerűsítését/tesztelését széles körben segítő rendezvény(ek) szervezésére és lebonyolítására elszámolható egységköltség- hozzájárulás. Multiplikációs rendezvény megszervezése csak akkor támogatható, ha a pályázatban szerepelt, és a Nemzeti Iroda a Támogatási szerződés II. sz. mellékletében elfogadta azt.

- Csak akkor számolható el ez a támogatástípus, ha a projekt keretén belül projekteredmény is készült.

– Multiplikációs rendezvényekre a résztvevők száma alapján az alábbi támogatási összegek számolhatók el:

o helyi résztvevők (a rendezvénynek helyt adó országból származó résztvevők): 100 EUR/résztvevő

o külföldi résztvevők (más országokból érkező résztvevők): 200 EUR/résztvevő

o 15 EUR/résztvevő virtuális rendezvények esetében

– Kérjük, ügyeljen arra, hogy a multiplikációs rendezvényekre elszámolható támogatási összeg a teljes projektben maximálisan 30 000 EUR lehet és ebből legfeljebb 5 000 EUR fordítható virtuális rendezvényekre.

– Ha a Projekt nem állít elő a pályázatban szereplő és a Nemzeti Iroda által elfogadott projekteredményt, az ahhoz kapcsolódó multiplikációs rendezvény sem minősíthető támogathatónak. Ha a Nemzeti Iroda több projekteredmény fejlesztésére ítélt meg támogatást, de végül csak néhányat valósítanak meg, a Nemzeti Iroda joga meghatározni azt, hogy az érintett multiplikációs rendezvények közül melyik és milyen mértékben részesülhet támogatásban.

– Kizárólag a kedvezményezettként megnevezett szervezeteken kívüli résztvevők számíthatók azon személyek közé, akik száma alapján a támogatás megállapítandó.

7.4.5. Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység (Learning/Teaching/Training Activities)

– A beszámolóban támogatás számolható el külföldi tanulási, oktatási, képzési tevékenységek megvalósítására, ha a tevékenységek a projektbe ágyazottan, ahhoz szorosan kapcsolódva jelentek meg. A kapcsolódást a beszámolóban be kell mutatni.

Költségtípus	Igényelhető összeg standard utazás esetén	Igényelhető összeg környezettudatos/ környezetkímélő utazás esetén
Utazási támogatás	0–99 km-es távolság esetén: 23 EUR/résztvevő
	100-499 km-es távolság esetén: 180 EUR/résztvevő	210 EUR/ résztvevő
	500-1999 km-es távolság esetén: 275 EUR/résztvevő	320 EUR/ résztvevő
	2000-2999 km-es távolság esetén: 360 EUR/résztvevő	410 EUR/ résztvevő
	3000-3999 km-es távolság esetén: 530 EUR/résztvevő	610 EUR/ résztvevő
	4000-7999 km-es távolság esetén: 820 EUR/résztvevő
	8000 km-es és nagyobb távolság esetén: 1500 EUR/résztvevő
Egyéni támogatás	Kizárólag a hosszú távú (60 nap fölött) oktatási/képzési célú tevékenységek esetén számolható el 150 euró/személy összegben, indokolt esetben.	A munkatársak/ szakemberek/ oktatók esetben megállapítható alapösszeg 106 EUR/fő. Ez az összeg a tevékenység 14. napjáig adható, a 15. naptól ez az alapösszeg 70%-a lehet, vagyis 74 EUR/fő. A tevékenység 60. napjától az alapösszeg 50%-a, vagyis 53 EUR/fő a támogatás összege.
Egyéni támogatás	A Tanulási/ képzési/ oktatási célú tevékenységek esetében a kapcsolódó rendkívül magas utazási költségek finanszírozása

A tanulók és fiatalok esetében megállapítható alapösszeg: 58 EUR/fő.- adható, a 15. naptól ez az alapösszeg 70%-a lehet, vagyis 41 EUR/fő. A tevékenység 60. napjától az alapösszeg 50%-a, vagyis 29 EUR/fő a támogatás összege.

Nyelvi támogatás

Kizárólag a hosszú távú (60 nap fölött) oktatási/képzési célú tevékenységek esetén számolható el 150 euró/személy összegben, indokolt esetben.

Rendkívüli támogatás

Magas utazási költségek: az

elszámolható költségek maximum 80%-a

– A távolsági sáv meghatározása: ld. jelen Kézikönyv 7.4.2. pont Nemzetközi partnertalálkozók.

– A megélhetési támogatás elszámolásakor a tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység kezdőnapját közvetlenül megelőző napra egy utazási napot, illetve a külföldön végzett tevékenység befejező napját követő napra további egy napot lehet hozzáadni, ha szükséges. (Ez csak a rövid távú – napi megélhetési összegeket alkalmazó –mobilitások esetén releváns.)

– Fő szabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a koordinátor az eltérést köteles a Beneficiary Module felületen megindokolni.

– Ha a projektben két különböző mobilitás (pl. nemzetközi projekttalálkozó és tanulási/oktatási/képzési célú mobilitás) időben összekapcsolódik oly módon, hogy azok egy oda-vissza utazással megszervezhetők, azon személyek számára, akik mindkét mobilitásban részt vesznek, csak egy mobilitással összefüggésben számolható el utazási támogatás. Ilyen esetben kérjük, ügyeljenek arra, hogy a két különböző találkozó tartalma és programja jól elkülöníthető legyen.

– A kedvezményezettnek minden, 2 hónapnál hosszabb ideig külföldön tanulási, oktatási, vagy képzési tevékenységet teljesítő résztvevő esetében be kell mutatnia, hogy ha nyelvi felkészítésre kapott támogatást, úgy a felkészítést teljesítette-e.

– A nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenység keretében támogatható a kedvezményezett saját országában megtartott eseményen való részvétel is, ha a tevékenységben legalább két különböző programországból származó, a projektben kedvezményezett szervezet is részt vesz, és a fentiek szerinti indulási hely és a tevékenység helyszíne közötti távolság az online távolság kalkulátor szerint legalább 100 km.

– Vegyes mobilitás és munkatársak közös, rövid távú képzése esetében a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységekben részt vevő személyek akkor támogathatók,

ha az alább felsorolt módok valamelyikén a kedvezményezettel hivatalos kapcsolatban állnak:

⋅ vegyes mobilitásban részt vevő tanulók, hallgatók;

⋅ a kedvezményezett által alkalmazott tanárok, oktatók, képzők és további munkatársak.

– A kedvezményezettnek minden esetben tudnia kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban áll a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységben részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szervezet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.

– A Nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységeket abban a programországban végzik, amelyben a Kedvezményezett vagy a projektpartnerek találhatók. Nem támogathatók a partnerországba, illetve partnerországból irányuló tanulói mobilitások, illetve a személyzet és az ifjúságsegítők hosszú távú mobilitásai, kivéve a Partner országokból érkező személyzeti mobilitásokat, amelyek során Intenzív Programokban oktatóként vesznek részt.

A Támogatási szerződésnek megfelelően, a Kedvezményezettek

– vagy átutalják a pénzügyi támogatást a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységek résztvevőinek a(z) utazás, megélhetési támogatás és nyelvi felkészítési támogatás költségvetési kategóriákra teljes egészében, a III. sz. Mellékletben meghatározott egységköltség-hozzájárulás mértékeket alkalmazva;

– vagy szolgáltatást nyújtanak a(z) utazás, megélhetési támogatás és nyelvi felkészítési támogatás költségvetési kategóriákban a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységek résztvevőinek. Ez esetben a Kedvezményezettek kötelesek gondoskodni arról, hogy az utazási, megélhetési és nyelvi támogatás színvonala megfeleljen az irányadó minőségi és biztonsági előírásoknak.

A Kedvezményezettek az előző bekezdésben meghatározott két lehetőséget kombinálhatják, ha a tisztességes és egyenlő elbánás követelménye így is biztosított valamennyi résztvevő számára. Ez esetben az adott opciónak megfelelő feltételeket kell az abban foglalt költségvetési kategóriákra vonatkozóan alkalmazni.

7.4.6. Esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek

A „speciális igény” fogalma az Erasmus+ programban a fogyatékkal élő résztvevőkre értendő. E célcsoport esetében előfordulhat, hogy a résztvevő különleges igényei miatt magasabbak a megélhetési és/vagy utazási költségei az átalányösszegnél, illetve olyan költségek merülnek fel, melyekre átalánytámogatás nem számolható el. Ebben az esetben támogatás a speciális igény keretében adható. Az így felhasznált támogatás a pénzügyi elszámolást tekintve tényleges költségalapú támogatásnak minősül – ld. 7.3.1.4. Meghatározások.

- FIGYELEM! A beszámolóban a speciális igényű résztvevő(k) számára elszámolni kívánt támogatási összeget teljes egészében csak ebben a pontban kell feltüntetni.

- Ideértve az nemzetközi tanítási, képzési és tanulási tevékenységekben részt vevő, fogyatékkal élő, igényekkel rendelkező résztvevőkhöz, valamint a kísérőkhöz

közvetlenül kapcsolódó költségeket. Ide tartozhatnak az utazással és megélhetéssel kapcsolatos költségek, ha indokoltak, és e résztvevőkre nem kérelmeztek támogatást az

„Utazás” és „Megélhetési költségek” költségkategóriák alatt.

7.4.7. Rendkívüli költség (Exceptional costs)

A rendkívüli költségek keretében olyan szolgáltatások költsége támogatható, amelyek egyetlen partnerintézmény által sem kivitelezhetők, ill. olyan termékek, eszközök vásárlása, amelyek nem a napi adminisztratív munkához kapcsolódnak. Az így felhasznált támogatás a pénzügyi elszámolást tekintve tényleges költségalapú támogatásnak minősül – ld. 7.3.1.4. Meghatározások.

Rendkívüli költségek jogcímen támogatás csak áruk vagy szolgáltatások beszerzésére irányuló közreműködői (alvállalkozói) szerződés költségeinek, és eszközök amortizációs költségeinek megtérítésére, vagy egyéb eszköz vételének, vagy a Támogatási szerződés által előírt pénzügyi garancia költségeinek támogatására, valamint a résztvevők magas utazási költségei esetében igényelhető.

- Magas utazási költségek elszámolása: az elszámolható résztvevők lehető leggazdaságosabb és leghatékonyabb módon történt utazásaihoz kapcsolódó magas utazási költségei, abban az esetben, ha az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem éri el a 70%-át a támogatható költségeknek. A rendkívüli utazási támogatás helyettesíti az egységköltség-hozzájárulás alapú támogatást.

- Alvállalkozó által nyújtott szolgáltatás igénybevételére irányuló közreműködői szerződés csak abban az esetben köthető, amennyiben az adott szolgáltatás a Kedvezményezett által, alapos indokok miatt nem nyújtható.

- Az eszközök kategóriája nem foglalhatja magában a normál irodai berendezést (ide értve a személyi számítógépeket, laptopokat, nyomtatókat, projektorokat stb.) vagy a Kedvezményezett által rendszeres tevékenysége során használt berendezéseket (mint pl. az intézmény informatikai termeiben vagy a rendszeres tanterv szerinti szakmai gyakorlati célokra használt számítógépek).

- FIGYELEM! Ebben a kategóriában az elszámolható költségek max. 80%-a támogatható, így önrész bevonása szükséges.

Pl., ha a projektben igénybe vett szolgáltatás – és/vagy termékbeszerzés értéke 10 000 euró, akkor a támogatási igény – melyet a beszámolóban fel kell tüntetni – legfeljebb 8 000 euró lehet, de elszámolni a 10 000 euróról kell.

- Eszköz beszerzése esetén figyelembe kell venni, hogy a támogatás csak az eszköz (projekt futamidejére számított) értékcsökkenési leírás mértéke szerint, illetve a projektben történő használat arányában vehető igénybe.

- A rendkívüli költségre elszámolható maximális támogatási összeg a teljes projekt tekintetében 50 000 EUR.

Támogatott költségvetési tételek összefoglaló táblázata

Költségkategória

Típusa

Összege

Kiszámításának módja

Kisléptékű (folyamat-

orientált)

Nagyléptékű (termék-

orientált)

partnerségi

együttműködés esetén releváns?

Menedzsment

A projekt menedzsmentjével összefüggő költségek:

- partnerintézményekkel való kapcsolattartás

- projektkoordináció (pl. fénymásolás, személyi költségek)

- értékelés (pl. beszámolók összeállítása, felmérés készítése)

- terjesztés (pl. rendezvények, kiadványok)

- monitoring nemzetközi partnertalálkozók szervezési költségei

- kisebb termékek költségei.

Egységköltség

-átalány

Koordináló intézmény részére 500 EUR/hó

Partnerintézmény részére 250 EUR/hó

Max. 2750 EUR/hó/projekt

A részt vevő intézmények száma és a projekt tervezett időtartama alapján

IGEN

Nemzetközi partner-

találkozók

A partnertalálkozókon való részvétel utazási és megélhetési költségei: utazás, szállás, étkezés, helyi közlekedés, stb.

Egységköltség

-átalány

0 – 99 km 0 €

100 – 1999 km 575 €

2000 km-től 760 €

Az Európai Bizottság honlapján található km- kalkulátor segítségével meghatározott távolsági sáv

szerint (személyenként)

IGEN

Projekteredmé ny

A pályázatban megfelelően bemutatott nagyléptékű, innovatív, kreatív, más intézmények számára is hasznosítható termék (pl.: pedagógiai módszer, IT eszköz, tanulmány, stb.) létrehozásának munkatársi költségeire igényelhető. A projekteredmény fogalmát, kérjük tanulmányozza át a Kalauz

alapfogalmak listája című menüpontban.

Egységköltség

-átalány

Munkatársi kategóriánként (menedzser, kutató/tanár/oktató, technikai munkatárs, adminisztrátor) napi díjak ld. 7.4.3. Napi díjak táblázat

A projekteredmény létrehozásához szükséges munkanapok száma alapján kategóriánként

NEM

IGEN

Multiplikációs rendezvények

A projekteredmény(ek terjesztését / megosztását / népszerűsítését / tesztelését széles körben segítő rendezvény(ek) szervezésére és lebonyolítására felhasználható egységköltség-hozzájárulás. Csak akkor számolható el ebben a támogatástípusban költség, ha a projekt keretén belül

nagyléptékű projekteredmény is készült.

Egységköltség

-átalány

Helyi résztvevők (a rendezvénynek helyt adó országból származó résztvevők): 100 EUR/résztvevő Külföldi résztvevők (más országokból érkező résztvevők):

200 EUR/résztvevő

A helyi és külföldi résztvevők létszáma alapján

NEM

IGEN

Virtuálisan tartott rendezvények esetében 15 EUR/résztvevő.

Max. 30 000 EUR/projekt

Tanulási / Oktatási / Képzési célú tevékenység

Munkatársak, tanulók külföldi tanulási, oktatási, képzési tevékenységek megvalósítására, ha a tevékenységek a projektbe ágyazottan, ahhoz szorosan kapcsolódva jelennek meg.

Egységköltség- átalány

Utazási támogatás3:

0-99 km között: 23 euró/ személy

100-499 km között: 180 euró/ személy

500-1999 km között: 275 EUR/ személy

2000-2999 km között: 360 EUR/

személy 3000-3999 km között: 530 EUR/ személy

4000-7999 km között: 820 EUR/ személy

8000 km-es és nagyobb távolság esetén: 1500 EUR/ személy

Környezettudatos, környezetkímélő utazás esetében:

0-99 km között: 0 euró/ személy

100-499 km között: 210 euró/ személy

500-1999 km között: 320 EUR/ személy

2000-2999 km között: 410 EUR/ személy

3000-3999 km között: 610 EUR/ személy

Utazási költség: a tevékenységek száma, a távolsági sáv és a résztvevők száma alapján.

Megélhetési költség: a tevékenységek száma, az időtartam és a résztvevők száma alapján

Nyelvi felkészítés: a tevékenység száma és a nyelvi felkészítésben részt vevők száma alapján.

Feltételhez kötött: a pénzügyi támogatás kérelmezését meg kell indokolni a pályázati űrlapon, és csak azokra a nyelvekre adható, amelyek a központi online szolgáltatásban nem elérhetők

A jelentkezési lapon a pályázónak indokolnia kell az országon belüli 225 EUR- t meghaladó magas

útiköltség (oda-vissza

IGEN

3 Ha például egy madridi személy Rómában szervezett mobilitási tevékenységben vesz részt, a) a pályázónak ki kell számolnia a Madrid és Róma közötti távolságot a távolságkalkulátor segítségével (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx), ami 1365,28 km; b) ki kell választania az utazási távolságnak megfelelő sávot (amely az 500–1999 km közötti távolság), majd c) ennek alapján ki kell számítania a Madrid és Róma közötti oda-vissza útra fizetendő költségeihez való hozzájárulásra adható uniós támogatást.

4000-7999 km között: 0 EUR/ személy

8000 km-es és nagyobb távolság esetén: 0 EUR/ személy

Egyéni támogatás:

• Tanulók és fiatalok esetében:

14. napig: 58 euró/nap/fő

15 és 60 nap között: 41 euró/nap/fő,

60. naptól 29 EUR/nap/fő

• A munkatársak/ szakemberek/ oktatók esetében a 14. napig: 106 euró/nap/fő, a 15 és 60. nap között:

74 euró/nap/fő, a 60.naptól 53 EUR/nap/fő.l

Nyelvi támogatás: hosszú távú oktatási/képzési célú tevékenységek esetén 150 euró/személy,

indoklással.

utazásonként) megtérítésének igényét.

Esélyegyenlős égi támogatás

Kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevők és kísérőik részvételével összefüggő költségek

Tényleges költségalapú támogatás

Tényleges költségek 100%-a

Megfelelő indoklással alátámasztva, tényleges, igazolható felhasználás

alapján

IGEN

Rendkívüli költségek

Olyan szolgáltatások költsége, amelyek egyetlen partnerintézmény által sem kivitelezhetők, ill. olyan termékek, eszközök vásárlása, amelyek nem a napi adminisztratív munkához kapcsolódnak. Pénzügyi garancia nyújtásának költségei, amennyiben a Nemzeti Iroda kéri.

Rendkívüli utazási költség

Tényleges költségalapú támogatás

Tényleges költségek 80%-a Max. 50 000 EUR/projekt

Magas utazási költségek: az elszámolható költségek maximum 80%-a (abban az esetben igényelhető, ha az általános

szabályok szerinti támogatás

Megfelelő indoklással alátámasztva, tényleges, igazolható felhasználás alapján

Feltételhez kötött: a rendkívüli költségek fedezésére szolgáló pénzügyi támogatás igénylését meg

IGEN

(megfelelő indoklással)

IGEN

mértéke nem éri el a 70%-át a támogatható költségeknek)

kell indokolni a pályázati űrlapon.

7.5. Kiegészítő pénzügyi és szerződéses rendelkezések a COVID-19 járvány következtében megvalósított virtuális tevékenységek esetére

A COVID-19 világjárvány által kiváltott rendkívüli körülményekre válaszul az Európai Bizottság a digitális világban rejlő lehetőségek szélesebb körű kiaknázásának ösztönzésével kívánja támogatni az Erasmus+ projektek megvalósítóit, és lehetővé teszi a Nemzeti Irodák és a kedvezményezettek között létrejött támogatási szerződések módosításával, hogy a virtuális és a vegyes (virtuális és fizikai) mobilitási tevékenységek is elszámolhatóak legyenek a projektekben.

Az Európai Bizottság alapvetően a támogatási szerződés rendelkezéseit egészítette ki azokkal a feltételekkel, amelyek arra az esetre alkalmazhatóak, ha a pályázók egyes tevékenységeket a COVID-19 járvány miatt részben vagy egészben virtuálisan – azaz online térben - szeretnének megvalósítani. A virtuális tevékenységek megvalósításával kapcsolatos alapelvek az alábbiak:

- Ha virtuális tevékenységeket valósítanak meg, akkor a nemzetközi projekttalálkozók, a multiplikációs rendezvények, a tanulási, oktatási, képzési tevékenységek és a rendkívüli támogatás költségvetési kategóriákban nyújtott támogatási összegek maximum 60%-át át lehet csoportosítani bármely más költségvetési kategória támogatására, kivéve a projektmenedzsment és megvalósítás, továbbá a rendkívüli támogatás kategóriákat.

- Ha virtuális tevékenységeket valósítanak meg, akkor a résztvevők számára nyújtott esélyegyenlőségi támogatására bármely költségvetési kategóriából át lehet csoportosítani támogatási összegeket az érintett speciális igényű résztvevők online részvételének támogatására– a ténylegesen felmerült ilyen költségek 100%-a számolható el.

- Ha virtuális tevékenységeket valósítanak meg, akkor bármely egységköltség- hozzájárulás alapú költségvetési kategóriára szánt támogatási összeg 10%-át át lehet csoportosítani a rendkívüli támogatás költségvetési kategóriába olyan tárgyi eszközök beszerzésére vagy szolgáltatások igénybe vételére, amelyek virtuális mobilitási tevékenységeknek a COVID-19 járvány miatt történő megvalósításához szükségesek– a ténylegesen felmerült ilyen költségek 75%-a számolható el.

- Nemzetközi projekttalálkozók: virtuális tevékenységekre nem számolható el támogatás, mivel azt a megvalósított utazások alapján nyújtja a program.

- Tanulási/oktatási/képzési tevékenységek virtuális megvalósítása esetén:

o Utazási támogatás nem számolható el.

o Megélhetési támogatásra a támogatási szerződés XX.xx. Mellékletében meghatározott egységköltség-hozzájárulások 15%-a számolható el (utazási napok nem vehetőek figyelembe).

• Az online megvalósított tevékenységek alátámasztásául szolgál a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, meghatározva a részt vevő személy nevét, a tevékenység célját, valamint a virtuális tevékenység kezdő és befejező dátumát.

- A rendkívüli költségek elszámolhatóságának továbbra is feltétele, hogy a felmerült költségek szakmailag indokoltak (azaz a tevékenységhez szorosan kapcsolódóak) és

igazolhatóak legyenek, a beszerzés a költséghatékonyság és a felelős gazdálkodás alapelveit szem előtt tartsa, valamint hogy a beszerzés a projektidőszakon belül valósuljon meg a szerződésmódosítás aláírásának dátumát követően.

- A beszámolással kapcsolatos rendelkezések virtuális és fizikai mobilitás esetén megegyeznek minden költségvetési kategóriára vonatkozóan.

Fontos információk és javaslatok a tervezett tevékenységek megvalósítására:

• A nemzetközi projekttalálkozók virtuális megvalósításához kapcsolódó költségeket a projektmenedzsment és megvalósítás költségvetési soron megítélt támogatásból, illetve a későbbiek során más költségvetési sorokon keletkező megtakarításokból fedezhető.

• Amennyiben a tanulási, oktatási, képzési tevékenységek tervezett mobilitási tevékenységeit a COVID-19 járvány miatt nem vagy csak halasztva tudják megvalósítani, lehetőség nyílik a mobilitások virtuális vagy vegyes típusú (virtuális és fizikai)

megvalósítására: utóbbi azt jelenti, hogy a tevékenységeket megkezdhetik online is a fent ismertetett feltételek mellett, a fizikai mobilitást pedig megvalósíthatják később.

• Amennyiben ezt választják, a virtuális és a fizikai mobilitás összesített időtartama nem

haladhatja meg a pályázati útmutatóban az adott tevékenységtípusra meghatározott maximális időtartamot

• A megvalósított tevékenységek időtartama és időpontja a fenti szabályok figyelembe

vétele mellett rugalmasan változtatható a tervezetthez képest, a virtuális tevékenységek és a fizikai tevékenységek között szünet is lehet (vagyis az eredetileg tervezett tevékenység több részletben is megvalósítható, ha a kitűzött cél ennek ellenére megvalósul).

• Ha fizikai mobilitás is megvalósul, akkor természetesen elszámolható az utazási támogatás a támogatási szerződéses szerint, a fizikai mobilitási időszakra pedig a

megélhetési támogatás teljes összege elszámolható.

• A nyelvtanulási támogatás - amennyiben releváns - fizikai és virtuális mobilitás esetén is jár.

• Ha szükséges és indokolt, a fenti átcsoportosítási szabályok figyelembe vétele mellett tényleges költség alapon elszámolhatóak a speciális igényű résztvevők online részvételének elősegítéséhez kapcsolódó költségek.

• Ha szükséges és indokolt, a fenti átcsoportosítási szabályok figyelembe vétele mellett tényleges költség alapon elszámolható olyan tárgyi eszközök beszerzése vagy

szolgáltatások igénybe vétele, amelyek virtuális mobilitási tevékenységeknek a COVID- 19 járvány miatt történő megvalósításához szükségesek.

A kiegészítő rendelkezések igénybevétele nem kötelező, hanem lehetőséget teremt a COVID- 19 járvány miatt kialakuló helyzetben a tevékenységek megvalósítására.

7.6. A támogatás felhasználása, átcsoportosítás a költségtételek között

Az Erasmus+ Támogatási szerződésben rögzített támogatási összeget a koordinátornak/kedvezményezettnek a pályázatban vállaltak, a NI által a szerződéssel együtt kiküldött költségvetési táblázat tételei és a Kalauzban/Kézikönyvben megadott maximális támogatási összegek szerint kell felhasználnia.

Az Xxxxxxxx támogatások egyik legfőbb jellemzője, hogy az átalány alapú költségvetés felhasználása rugalmas, meglehetősen szabadon alakítható. A program sajátossága, hogy mind a felhasználás, mind pedig az elszámolás a jóváhagyott tevékenységekhez van kötve, nem a megítélt támogatási költségtételekhez. A felhasználás szabályai mindemellett tekintetbe veszik, hogy pályázáskor egy sor tényező (ld. a mobilitások részletes adatai) még nem ismert – ezek menet közben kerülnek véglegesítésre, illetve az előzetes tervekhez képest változhatnak.

Mindezért a költségek átcsoportosítása a Kézikönyvben és a Támogatási szerződésben foglalt felhasználási szabályok és limitek figyelembevételével meglehetősen tág keretek között lehetséges. Fő szabály, hogy az elszámolni kívánt felhasználás összességében nem haladhatja meg az elfogadott pályázat szerint előzetesen megítélt, és a szerződésben rögzített támogatás összegét.

Az egyes költségtételek (átalány költségek) összege átcsoportosítással módosítható az alábbi esetekben:

- a szerződésben megítélt támogatási összeg valamely átalányköltség esetében nem éri el az adható maximumot: ilyen esetben a bármely más kategóriában megtakarított összeg ide átcsoportosítható, a maximálisan adható átalányösszeg erejéig;

- létszámok és/vagy időtartamok változása esetében, ha ez az adható összeghatárokat is megváltoztatja: pl., ha a tényleges úti cél más távolsági sávba esik, és ez az utazási támogatás növelését igényli, a megélhetési támogatásból megtakarított összeg ide átcsoportosítható;

- a résztvevők számára nyújtott esélyegyenlőségi támogatás esetén bármely más költségtételből átcsoportosítható összeg, ha erre a költségtételre eredetileg nem (vagy alacsonyabb mértékben) lett megítélve támogatás.

Az átcsoportosítás mértéke:

Az átcsoportosítás mértéke a költségkategóriák szerint:

• A Projekteredmények, Multiplikációs rendezvények és Tanulási/oktatási/képzési tevékenységek esetében ezen költségvetési kategóriákra elkülönített források maximum 30%-át jogosultak átcsoportosítani bármely más költségvetési kategóriába.

• A Tanulási/oktatási/képzési tevékenységek költségvetési kategórián belül: a Kedvezményezettek az utazás, egyéni támogatás és nyelvi támogatás költségvetési kategóriákra elkülönített források között jogosultak átcsoportosítani.

• Nemzetközi projekttalálkozók és esélyegyenlőségi támogatás a szervezeteknek: a Kedvezményezettek a nemzetközi projekttalálkozók és az esélyegyenlőségi támogatás a szervezeteknek költségvetési kategóriákra elkülönített források 100%-át jogosultak

átcsoportosítani bármely más költségvetési kategóriába.

• Projektmenedzsment és -megvalósítás, valamint rendkívüli támogatás közreműködő igénybevételére és termékek / szolgáltatások vásárlására: a Kedvezményezettek ezen költségvetési kategóriákra elkülönített források 100%-át jogosultak átcsoportosítani

bármely más költségvetési kategóriába.

• Esélyegyenlőségi támogatás a résztvevőknek: a Kedvezményezett az esélyegyenlőségi támogatás a résztvevőknek költségvetési kategóriára elkülönített források maximum 15%-át jogosult átcsoportosítani más költségvetési kategóriákba.

• Rendkívüli támogatás költséges utazás esetén és pénzügyi garancia: a Kedvezményezett a rendkívüli támogatás költséges utazás esetén és a pénzügyi garancia költségvetési kategóriákra elkülönített források maximum 100%-át jogosult átcsoportosítani más

költségvetési kategóriákba.

FIGYELEM! Az átcsoportosítás fogalmát a Támogatási szerződés I.3.2 pontja szerint kell értelmezni, vagyis csak az minősül hivatalosan átcsoportosításnak, ha az átalánytámogatás kiszámításául szolgáló „egységek” (kiutazások, létszámok, helyszínek) esetében változás volt, és emiatt a pénzügyi beszámolóban a kategóriánkénti költségmegoszlást is módosítani kell (természetesen a tényleges költségalapú támogatási tételek megváltozása is ide értendő).

Nem tekinthető tehát átcsoportosításnak, ha a vállaltak szerint teljesítették a szóban forgó egységeket (ld. ugyanannyi résztvevő utazott ki, ugyanolyan időtartamra), de mindemellett egyes költségtípusok esetében megtakarítás, másutt esetleg költségtúllépés jelentkezett. A tényleges pénzfelhasználást az átalány esetében a NI nem vizsgálja.

Ha az egységek (pl. létszám, munkanapok száma, stb.) teljesítése a vállaltak szerint történt, de költségmegtakarítás keletkezett, akkor a partnerség a megtakarított összeget bármilyen, a projekt megvalósításával összefüggő kiadásra fordíthatja (pl. a megtakarított összeg valamely tevékenység megvalósítása kapcsán mutatkozó támogatási igény / költségtúllépés esetén is felhasználható.)

7.7. A támogatás végső összegének meghatározása

A támogatás végső összegét az alábbi szempontok és igazoló dokumentumok

figyelembevételével határozza meg a NI:

A megítélt támogatás abban az esetben számolható el, ha a tevékenységeket a kedvezményezett a pályázatban foglaltak szerint megvalósította.

Az egységköltségen alapuló átalányösszegek esetében különösen fontos, hogy az „egységeket” a vállalt (a szerződésben előírt) számban teljesíteni kell. Indokolt esetben el lehet ettől térni, de a projekt és a tevékenységtípusok céljait érdemben nem érintheti a módosítás. Ha a megvalósítás során módosul az „egységek” száma, akkor a beszámolóban a változást minden esetben szakmailag indokolni kell. Nagyobb módosítás esetén előzetesen tájékoztatni kell a NI-

t. A támogatás jogosságát, felhasználásának szabályosságát szükség esetén dokumentumokkal (igazolásokkal, illetve számlákkal, bizonylatokkal) kell tudni alátámasztani.

7.8. Az elszámolás bizonylatai

Projektmenedzsment és megvalósítás: a vállalt tevékenységek megvalósulásának igazolása és az eredmények bemutatása a beszámolóban.

Nemzetközi partnertalálkozók: (a küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén) a résztvevők és a fogadó szervezet által aláírt jelenléti ív vagy egyéni részvételi igazolás, amely igazolja a nemzetközi projekttalálkozón való részvételt, meghatározva a nemzetközi projekttalálkozó nevét, idejét és helyét, valamint minden egyes résztvevő nevét, aláírását, küldő szervezete nevét és címét. Ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetjegyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.

További alátámasztó dokumentumok: a nemzetközi projekttalálkozó részletes napirendje, és a találkozón használt, illetve szétosztott dokumentumok. A Kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban állnak a nemzetközi projekttalálkozón részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy a Kedvezményezett szervezet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a Projektben.

Projekteredmények: a vállalt projekteredmény bemutatása; munkaidő-nyilvántartások, amelyek tartalmazzák a munkatárs nevét, a kategória megnevezését, a munkanapok számát, a munkavégzés időtartamát; a jogviszony igazolására: munkaszerződések, megbízási szerződések. Alvállalkozói szerződések nem szolgálhatnak a jogviszony igazolására ebben az esetben.

Multiplikációs rendezvények: A fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a multiplikációs rendezvényen résztvevők tényleges számát, meghatározva minden egyes résztvevő nevét, a küldő szervezete nevét és címét; a rendezvény részletes napirendje, kapcsolódó dokumentumok.

Tanulási/oktatási/képzési tevékenység:

- esélyegyenlőségi támogatás

o szervezeteknek/intézményeknek: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, valamint kezdő és befejező dátumát.

- utazási támogatás:

⋅ a fogadó szervezet és a résztvevő által aláírt részvételi igazolás, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját,

valamint kezdő és befejező dátumát. Fenntartható közlekedési eszközök igénybe vétele (környezettudatos utazás) esetén az utazási támogatásban részesülő személy és a küldő szervezet aláírt nyilatkozata szolgál kiegészítő alátámasztó bizonylatként.;

⋅ ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével

és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetjegyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.

- egyéni támogatás:

⋅ a fogadó szervezet által aláírt jelenléti ív vagy egyéni részvételi igazolás, amely igazolja a tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő nevét, a tevékenység célját, valamint kezdő és befejező dátumát;

⋅ minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban állnak a Nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységben részt vevő személyekkel,

függetlenül attól, hogy e személyek a szervezet munkavállalójaként, vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.

- nyelvi felkészítés:

⋅ a felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat vagy tankönyvek, taneszközök megvásárlásáról kiállított számla vagy

⋅ saját szervezés esetén: a résztvevő által aláírt nyilatkozat (résztvevő neve, felkészítés

nyelve, formája, tartama).

Esélyegyenlőségi támogatás résztvevőknek: a felmerült költségek számlái alapján. Ha a vállaltnál kevesebb a speciális igényű résztvevő, vagy nem támasztják alá a többletköltségként megítélt összeget, akkor az a támogatás végösszegét csökkenti.

Rendkívüli költségek:

- alvállalkozó költség: a felmerült költségek számlái alapján

- értékcsökkenés költségei: a számviteli beszámolóban nyilvántartott eszközök vételét, bérletét vagy lízingjét igazoló dokumentum alapján, amely igazolja, hogy ezek a költségek a szerződéses időszakban merültek fel (számításba kell venni azt is, hogy az adott eszközt milyen mértékben használták a projekt céljaira)

- a magas utazási költségek: a költségek kifizetést alátámasztó dokumentumok és számlák alapján, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, a számla keltét, valamint az útvonal leírása.

Ahol a támogatási összeg valamely tételét tényleges költség alapon ítélte meg a NI, ott a megkövetelt bizonylatok megfelelősége irányadó.

A pénzügyi beszámolóban feltüntetett felhasznált támogatási összegnél nem lehet magasabb a végső támogatás összege.

8. ADATBÁZISOK

8.1. Beneficiary Module

Az Európai Bizottság által kifejlesztett egységes európai web-alapú adatbázis, amely az Erasmus+ projektek statisztikai- és pénzügyi adatainak nyilvántartására, valamint a tartalmi, pénzügyi beszámolók és (azon projekteknél, ahol ez szükséges,) a résztvevői elégedettségi kérdőívek kitöltésére szolgál. Az adatbázist az Európai Bizottság, a Nemzeti Irodák, a projektgazdák és egyes esetekben a résztvevők is használják.

Minden koordinátor intézmény a partnerségben saját felülettel rendelkezik a felületen, melyet a valóságnak megfelelően töltenie kell (kérjük, hogy projektben ténylegesen megvalósult tevékenységeket tüntessék fel az oldalon). A megvalósuló projektekről pénzügyileg és tartalmilag is itt kell majd elszámolni, a felületen érhető el az előrehaladási jelentés/időközi beszámoló és a záróbeszámoló lapok is. A koordinátor intézmény a projekt teljes tartalmi beszámolóján kívül elkészíti a saját támogatási összegére vonatkozó pénzügyi beszámolót. A partner intézmények együttműködnek a koordinátor intézménnyel a fentiekre vonatkozóan

8.2. Erasmus+ Project Results Platform

Az Európai Bizottság kiemelten fontosnak tartja, hogy az Erasmus+ program hatásai minél szélesebb körben érvényesüljenek. Ezt segítendő fejlesztették ki az Erasmus+ Project Results Platform elnevezésű felületet, mely átfogó képet nyújt az Erasmus+ és a korábbi programok projektjeiről (Lifelong Learning, Youth in Action, Tempus, Erasmus Mundus stb.) az oktatás, képzés, ifjúság és sport területén. Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések pályázattípus projektjei számára szerződéses kötelezettség a projekteredmények közzététele a felületen. A felületre feltöltött anyagok publikusak, bárki számára megtekinthetők.

8.3. Europass mobilitási igazolvány

Az Europass dokumentumok Európában egységes formátumban teszik összehasonlíthatóvá, megismerhetővé az egyének szaktudását, végzettségét, nyelvtudását, szakmai tapasztalatait. Tájékoztatnak, információt adnak a hazai és külföldi képzésekről, a képzést és kompetenciákat érintő változásokról, valamint a külföldön megszerzett képesítésekről.

Céljuk kettős: egyrészt segítik a végzettségek elismertetését, ha a pályázó más országban tanult, mint ahol dolgozni vagy tanulni szeretne, másrészt megkönnyítik a munka- és tanulmányi felvételizés/felvételiztetés folyamatát azáltal, hogy a pályázó egy tartalmas és átlátható pályázati anyagot adhat be.

Az Europass mobilitási igazolvány az európai országok valamelyikében folytatott szakmai gyakorlatok, képzések, tanulmányok vagy önkéntes munka során megszerzett készségek és kompetenciák igazolására szolgáló, egységes formátumú dokumentum.

Az Europass mobilitási igazolvány használata önkéntes és ingyenes, a dokumentum elektronikusan tölthető ki, angolul, németül vagy franciául (a közös munkanyelvek egyikén), illetve a könnyebb hazai érthetőség érdekében magyar nyelvű fordítás is készíthető.

További információ és a kitöltés lépéseiről bővebb tájékoztató magyar nyelven olvasható.

Az Europass portfólió egyéb dokumentumaival kapcsolatban a xxx.xxxxxxxx.xx oldalon tájékozódhat.

8.4. EPALE

Az európai felnőttkori tanulás elektronikus platformja (EPALE) az Európai Bizottság által kezdeményezett és finanszírozott többnyelvű, nyitott közösség virtuális tere, melynek céljai a felnőttképzési és felnőttoktatási szektor fejlesztése, a felnőttkori tanuláshoz és szakképzéshez kapcsolódó szolgáltatások minőségének javítása Európában, az érintettek közösséggé formálása, a felnőttképzést és –oktatást nyújtó intézmények és dolgozók munkájának támogatása és a felnőttkori tanulók számának növeléséhez való hozzájárulás.

Az érdeklődők megismerhetik a nemzeti és nemzetközi szakmai híreket, a téma szakértőinek és más felhasználók véleményeit a felnőttkori tanulást és szakképzést érintő aktuális témákról. A felhasználók ötleteket meríthetnek a megosztott jó gyakorlatokból, illetve érdeklődési körüknek megfelelő eseményeket kereshetnek.

A regisztrált felhasználók a platform minden funkcióját kihasználhatják:

⋅ személyes profilt hozhatnak létre, ami alapján könnyebben kapcsolatot teremthetnek a szakterületükön dolgozókkal;

⋅ híreket, publikációkat, szakmai összefoglalókat és véleményeket adhatnak közre, hogy mások is megismerjék a szakmai tevékenységeiket és eredményeiket;

⋅ a platform lehetőséget ad a tevékenységek és eredményeik megvitatására is;

⋅ megoszthatják gondolataikat a közösség tagjaival blogbejegyzés formájában;

⋅ megoszthatják projekt tapasztalataikat és jó gyakorlataikat, hogy példaként szolgálhassanak másoknak;

⋅ közzé tehetik saját szervezésű vagy az általuk szakmailag érdemesnek tartott konferenciákat, szemináriumokat, szakmai eseményeket, hogy mások is értesülhessenek róla;

⋅ partnereket kereshetnek, illetve partnerséget kezdeményezhetnek olyan szervezetekkel és magánszemélyekkel, akik szeretnének projektek ötleteik megvalósításához további szereplőket találni

⋅ aktívan részt vehetnek a tematikus napok és hetek keretein belül szervezett on-line megbeszélésekben;

⋅ hozzászólhatnak a mások által feltöltött tartalmakhoz, kifejthetik véleményüket egy-egy specifikus témát illetően;

⋅ szakmai közösségeket hozhatnak létre, illetve csatlakozhatnak már meglévő szakmai közösségekhez, ahol a tagok akár hazai, akár nemzetközi szinten cserélhetnek az adott témát érintő információkat;

⋅ az együttműködési tér lehetőséget biztosít arra, hogy egy zárt környezetben vitassák meg ötleteiket, osszák meg tapasztalataikat vagy „virtuális” projekteket menedzseljenek.

Az EPALE az Unió 24 hivatalos nyelvén érhető el. A magyar nyelvű oldalt a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatalban működő Nemzeti Támogató Szolgálat fejleszti

folyamatosan. A szakmai munka során kiemelt hangsúlyt kap az EPALE megismertetése minél szélesebb körben és a központilag fordított tartalmak pontosítása. A felnőttkori tanulás és szakképzés hazai szereplőivel együttműködve, olyan szakmai rendezvények kerülnek megszervezésre az EPALE projekt keretében, amelyek lehetőséget kínálnak előre meghatározott, aktuális témák részletes megvitatására. A konferenciák, szakmai napok és workshopok megtalálhatóak az EPALE eseménynaptárban. A kiemelt témákról negyedévente hírlevelet állítanak össze, amelyet szakmai partnereiknek küldenek ki.

A Nemzeti Támogató Szolgálat elérhetőségei:

∑ E-mail: xxxxx@xxxx.xx .

∑ Telefon: 06/0 000-0000

∑ Facebook: EPALE Magyarország

9. ELÉRHETŐSÉGEINK

További információért forduljanak hozzánk bizalommal. A Tempus Közalapítvány elérhetősége:

Postacím: 1438 Budapest 70., Pf. 508. Székhely: 1077 Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx xxx 0. Tel.: (x00) 0 000-0000

Honlap: xxx.xxx.xx, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx

Tempus Közalapítvány / Erasmus+ Stratégiai partnerségek

Xxxxxxxx Xxxxxx csoportvezető xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

Xxxxxxxxx Xxxxxx adminisztrátor xxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx

Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések szakképzési projektekkel foglalkozó munkatársai:

Név	Beosztás	E-mail
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx	szenior koordinátor	xxxxx.xxxxx@xxx.xx
Xxxxxx Xxxxx	pályázati koordinátor	xxxxx.xxxxxx@xxx.xx
Xxxxx Xxxxxxxx	junior pályázati referens	xxxxxxxx.xxxxx@xxx.xx

Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések köznevelési projektekkel foglalkozó munkatársai:

Név	Beosztás	E mail
Xxxxxx Xxxx	pályázati koordinátor	xxxx.xxxxxx@xxx.xx
Fintáné Xxxx Xxxx	pályázati koordinátor	xxxx.xxxx@xxx.xx
Xxxxx Xxxx	pályázati referens	xxxx.xxxxx@xxx.xx

Az Erasmus+ Partnerségi együttműködések felnőtt tanulási projektekkel foglalkozó munkatársai:

Név	Beosztás	E mail
Xxxx-Xxxxxxxx Xxxxxxxxx	xxxxxxxxx koordinátor	xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Xxxxxx-Xxxxxxx Xxxxx	pályázati koordinátor	xxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Xxxx Xxxx	pályázati referens	xxxx.xxxx@xxx.xx

A Koordinációs és Monitoring csoport Erasmus+ Partnerségi együttműködésekkel

foglalkozó munkatársai:

Név	Beosztás	E-mail
Xxxxx Xxx	csoportvezető	xxx.xxxxx@xxx.xx
Xxxxx Xxxxxx	szenior koordinátor	xxxxxx.xxxxx@xxx.xx
Xxxx Xxxxxxx	adminisztrátor	xxxxxxx.xxxx@xxx.xx

Intézményük kapcsolattartóját a szerződés visszaküldéséről szóló értesítő levélben tüntettük fel.

Projektjük megvalósításához sok sikert kívánunk!

10. I. számú MELLÉKLET

10.1. Xxxxxx a menedzsment tevékenység alátámasztására szolgáló dokumentációra

Ötletbörze

1. A projekt felügyelete minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból

⋅ frissített pályázati tervezet a szükséges kiegészítésekkel

⋅ megállapodás / szerződés a partnerekkel: elemei pl. jogok, kötelezettségek

feladatok: teljesítési mutatók - ütemezés pénzügyi ütemezés

dokumentációs rend

⋅ beszámolással kapcsolatos feladatok dokumentációja

⋅ menedzsment kézikönyv

⋅ belső "SZMSZ"

⋅ minőségirányítási kézikönyv

⋅ formadokumentumok

⋅ találkozók, egyeztetések dokumentumai: pl. előkészítés: meghívó, program

lebonyolítás: jelenléti ív, tartózkodás - utazások előkészítése, dokumentációja, emlékeztető, megállapodások (pl. további feladatokról)

utómunkálatok: emlékeztető, részvételi igazolások megküldésének dokumentumai

⋅ szerződésmódosítás esetén:

partnerekkel történt egyeztetések dokumentációja szerződésmódosítás dokumentációja

2. A megvalósítás felügyelete

2.1 A munkaterv megvalósítása kapcsán.

⋅ rendszeres időszaki felülvizsgálat módszere, eredményei

⋅ módosított munkatervek szükség szerint

⋅ megvalósítás tapasztalatairól folytatott kommunikáció dokumentumai

2.2 A megvalósítás minőségellenőrzése kapcsán:

⋅ találkozók - egyeztetések értékelési dokumentumai: értékelő kérdőívek

értékelési összefoglaló

szükséges változtatások dokumentációja

2.3 A projekteredmények kapcsán:

⋅ értékelési módszertan, eredmények - összefoglalók

⋅ tapasztalatok visszaforgatásának dokumentációja

⋅ nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja:

arculati elemek megjelenése a projekt termékein eredmények - termékek a disszeminációs platformon nyilvános megtekintés módjának leírása

2.4 A projekteredmények kapcsán:

⋅ partnerek - alvállalkozók teljesítésének igazolására megvalósult termékek (szerződések, teljesítésigazolások) termékek értékelésének dokumentációja

termékek tesztelésének dokumentációja

⋅ értékelés - tesztelés kapcsán:

módszer, értékelési eredmények - összefoglalók, tapasztalatok visszaforgatásának módja, ütemezése

⋅ nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja: arculati elemek megjelenése a projekt termékein

eredmények - termékek a disszeminációs platformon nyilvános megtekintés módjának leírása

2.5 Eredmények - termékek fenntarthatósága kapcsán:

⋅ felhasználási jogosultság részletei megállapodás a partnerekkel

korlátozott felhasználás esetén: indoklás dokumentációja

⋅ fenntarthatóság pénzügyi - szakmai - technikai - intézményi feltételrendszerének részletei ("üzleti terv")

⋅ intézményi megállapodások

⋅ elismertetés dokumentációja

2.6 Nemzetközi tanítási - tanulási - képzési tevékenységek kapcsán

⋅ kiválasztás dokumentációja:

kiválasztási feltételek, módszer leírása kiválasztás lebonyolításának dokumentációja

⋅ kiutazás dokumentációja:

előkészítés: intézményi megállapodások, utazás-tartózkodás helyi feltételei megállapodás a kiutazókkal

mobilitás programja

beszámoló, szakmai összefoglaló, emlékeztető értékelés

⋅ kiutazások tapasztalatainak értékelési eredményeinek beépítése a projekteredményeibe

3. Kommunikáció - tájékoztatás

3.1 A partnerségen belül:

⋅ belső előrehaladási jelentések

⋅ projekt dokumentáció megosztásának bemutatása

pl. belső munkafelületen: munkadokumentumok - végleges verziók elkülönítése a munkaterv szerinti csoportosításban

⋅ belső kommunikáció módszere (fórum, e-mail… stb.),

⋅ hatékonysági értékelés eredményei

3.2 Szervezeten / intézményen belül

⋅ szervezetvezetés /iskolavezetés rendszeres tájékoztatása (értekezletek, megbeszélések jegyzetei)

⋅ fenntartó tájékoztatása, folyamatos pénzügyi konzultáció- levelek, lejegyzés

⋅ diákok, szülők tájékoztatása (szülői értekezlet, osztályfőnöki óra, szakkörök, Xxxxxxxx fal)

3.3 Külső kommunikáció:

⋅ hírlevelek, szórólapok, plakátok formanyomtatványai, mintapéldányai stb.

⋅ adatbázis az érintett szereplőkről

⋅ kommunikáció hatékonysági elemzése

⋅ visszajelzések az érintett szereplőktől

4. Kapcsolat a Nemzeti Irodával

⋅ egyeztetések esetén: feljegyzés, levelezés

⋅ monitoring látogatások esetén: levelezés, válasz a jegyzőkönyvre - értékelésre

⋅ beszámolók kapcsán: levelezés, konzultáció dokumentációja, válasz az értékelése stb.

⋅ egyéb együttműködés dokumentációja

11. II. számú MELLÉKLET

11.1. Melléket a disszemináció tervezéséhez

	Elérendő cél:	Célcsoport: ki(k)nek?	Mit?	Mikor?	Igénybe vehető kommunikációs csatornák:	A feladat felelőse (további résztvevők):	Költségek:	Speciális feltételek:	Eredmények:
Saját intézményen belül
Projekt partner 1
Projekt partner 2
Projekt partner 3
A település szintjén
A régió szintjén
Képzési szektoron belül
Munkaerő-piaci szektoron belül
Országos szinten
Nemzetközi szinten

11.2. Melléklet a disszeminációs terv elkészítéséhez – tippek

– Állapítsuk meg, mit szeretnénk elérni? (reális célok) -> azonosítsuk a projektcsapat erősségeit (video/foto/írás/közösségi média) -> vonjuk be a résztvevőket és az egész szervezetet -> jegyezzünk le mindent (lsd. fenti táblázat) -> rendszeresen értékeljük a tervet

– A hatékony disszeminációhoz állapítsuk meg a következőket

⋅ ki hasznosíthatja a tudásunkat? (közönség)

⋅ mit szeretnénk megosztani (üzenet)

⋅ hogyan tudjuk elérni őket (módszer)

a. Közönség: ki hasznosíthatja a tudásunkat? Mindig gondolkodjunk a közvetlen környezetünkön kívül is!

Tippek: ügyeljünk a kommunikációnkra, legyünk rugalmasak, vázoljuk az összefüggéseket is, értékeljük, melyik közönséget nehéz és priorizáljuk az erőforrásainkat

b. Üzenet: mit szeretnénk, ha mások is tudnának a projektünkről? Mi mit szerettünk volna tudni a projekt kezdete előtt?

Xxxxxx: egyezzünk meg az alapüzenetekben, tegyük vonzóvá a megosztani kívánt tartalmat, a különböző médiumok számára máshogy fgalmazzunk (online média / nyomtatott sajtó)

c. Módszer: honnan szerzi a közönségünk az információt? milyen módszereket használunk már? milyen szélesebb közönség, partnerek érhetőek el?

Tippek: a közösségi média nemcsak bejelentésekre szolgál, hanem beszélgetésekre is; maximum 2-3 platformot válasszunk, melyeket viszont gyakran kommunikáljunk, hasonló szervezetek bevonására, résztvevők bevonására; Facebook oldalt készítsünk, ne profilt; gondoskodjunk rendszeres friss hírről, a passzív oldal előbb-utóbb elhal.

11.3. Melléket a disszemináció értékeléséhez

⋅ Szükség volt-e (vagy lett volna) a disszeminációval kapcsolatos tervek, célok módosítására a projekt menete során? Mi volt a módosítás oka és tartalma?

⋅ Milyen mértékben sikerült elérni a disszeminációs tervben kitűzött célokat?

⋅ A felhasználók mekkora köréhez sikerült eljuttatni az eredményeket?

⋅ A módszerek és tapasztalatok milyen körben hasznosultak? (Kik, hányan, milyen keretek között használják terméküket, módszerüket, tapasztalataikat?)

⋅ Mely közvetítő csatornák bizonyultak a leghatékonyabbnak? Miben látják az okokat?

⋅ Milyen módon járult hozzá a disszemináció a fejlesztő munkához?

⋅ Mindezek révén milyen közvetlen és közvetett szakmai hatást tudott a projekt elérni?

⋅ Összhangban voltak-e a célok, eszközök, költségek és az eredmény?

⋅ Kívánatos vagy lehetséges-e még módosítás a disszeminációs munkában? Ha igen, mi szükséges hozzá?

⋅ Milyen tanulságok vonhatók le a disszeminációs munka egészéből (hogyan csinálnák másképp)?

Document Metadata

Table of Contents

ERASMUS+ PROGRAM 2021-2027

Document Metadata