PROJEKTMENEDZSMENT KÉZIKÖNYV
ERASMUS+ PROGRAM 2014-2020
PROJEKTMENEDZSMENT KÉZIKÖNYV
STRATÉGIAI PARTNERSÉGEK A SZAKKÉPZÉS TERÜLETÉN TERÜLETÉN
2019. ÉVI PÁLYÁZATI FORDULÓ
INNOVÁCIÓS ÉS TECHNOLÓGIAI MINISZTÉRIUM
TARTALOMJEGYZÉK
1. BEVEZETÉS. 6
1.1 A Nemzeti Iroda szerepe 6
2 SZERZŐDÉSKÖTÉS. 8
2.1 A támogatás feltételei 8
2.1.1 A szerződéskötés formai feltételei 8
2.1..2 A szerződéskötés pénzügyi (technikai) feltételei 9
2.1. 3 Preventív monitoring 9
2.2 Kizáró okok 10
2.3 A támogatási szerződés 10
2.3.1 A projekt időtartama és a támogatás utalása 11
2.3.2 A támogatási szerződés mellékletei 11
3 PROJEKTMENEDZSMENT. 13
3.1 Bevezetés - Az Erasmus+ projektek szerepe az intézményi stratégia megvalósításában 13
3.2 Kötelezettségek és feladatok a stratégiai partnerségekben 17
3.2.1 A kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai 17
3.2.2 Az egyes kedvezményezettek általános kötelezettségei és feladatai 18
3.2.3 A koordinátor általános kötelezettségei és feladatai 18
3.2.4 Tájékoztatás az uniós finanszírozásról, valamint az Európai Unió jelképének használata 19
3.2.5 A megvalósítás felfüggesztése 19
3.2.6 A szerződés felmondása 19
3.3 A projektmenedzsment tevékenységi területei: 19
3.3.1 A projekt irányítása 19
3.3.2 A megvalósítás felügyelete 20
3.3.3 Kommunikáció és tájékoztatás 23
3.3.4 Kapcsolat a Nemzeti Irodával, közreműködés a nyomon követésben, beszámolás 24
4 VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN 25
4.1 Bevezetés 25
4.2 A szerződésmódosítás feltételei 26
4.3 A szerződésmódosítás folyamata 26
4.4 Formanyomtatvány használata a módosítási kérelemhez 26
4.5 Egyéb módosítási kérelmek 27
4.5.1 Változások a regisztrációs felületen szereplő adatokban, dokumentumokban 27
4.5.2 A kedvezményezett szervezet(ek) jogi státuszának változása 27
4.5.3 A kedvezményezett szervezet(ek) nevének változása 27
4.5.4 A kedvezményezett szervezet(ek) címének változása 27
4.5.5 A kedvezményezett szervezet(ek) jogi képviselőjének változása 27
4.5.6 A kedvezményezett szervezet(ek) koordinátorának változása 28
5 AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE. 29
5.1 A disszeminációs terv 29
5.2 Mik a projekteredmények? 30
5.3 Eredmények terjesztése, hasznosítása 31
5.3.1 Célcsoport, üzenet, csatorna 31
5.3.2 „Nyílt licenc” 32
5.3.3 Képzési programok akkreditációja, engedélyeztetése 32
5.4 Kötelező arculati elemek 33
6 AZ ELVÁRT EREDMÉNYEK, HATÁS MÉRÉSE - INDIKÁTOROK 34
7 A PROJEKTEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE. 38
7.1 Preventív monitoring 38
7.2 Monitoring látogatások 38
7.3 Részvétel a projektek hazai rendezvényein 38
7.4 Egyéni konzultációk lehetősége 38
7.5 Részvétel a Tempus Közalapítvány rendezvényein 39
7.6 Beszámolás 39
7.6.1 Részbeszámolók (Progress/Interim report) 39
7.6.2 Záróbeszámoló (Final Report) 40
7.7 Tételes ellenőrzés 41
7.8 Helyszíni ellenőrzés 41
7.9 Audit ellenőrzés 42
8 A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE. 43
8.1 A szerződéskötő intézmény feladata 43
8.2 Valutaátváltási árfolyam 43
8.3 A projekt költségeinek elszámolása 44
8.3.1 Az elszámolhatóság általános feltételei 44
8.4 Elszámolható költségtípusok 47
8.4.1 Projektmenedzsment és megvalósítás (Project management and implementation) 47
8.4.2 Nemzetközi partnertalálkozók (Transnational project meetings) 47
8.4.3 Szellemi termék (Intellectual output) 48
8.4.4 Multiplikációs rendezvények (Multiplier events) 49
8.4.5 Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység (Learning/Teaching/Training Activities) 49
8.4.6 Tanulási/ oktatási/ képzési célú tevékenységhez kapcsolódó megélhetési költségek 51
8.4.7 Speciális igényű résztvevőkkel összefüggő támogatás (Special needs) 51
8.4.8 Rendkívüli költség (Exceptional costs) 51
8.5 A támogatás felhasználása, átcsoportosítás a költségtételek között 56
9 ADATBÁZISOK 59
9.1 Mobility Tool+ 59
9.2 Erasmus+ Project Results Platform 59
9.3 Europass mobilitási igazolvány 60
9.4 eTwinning 60
9.5 School Education Gateway 61
9.6 EPALE 61
10 ELÉRHETŐSÉGEINK 63
I. számú MELLÉKLET 64
Xxxxxx a menedzsment tevékenység támogatására szolgáló dokumentumokra
II. számú MELLÉKLET 66
Melléket a disszemináció tervezéséhez
Melléklet a disszeminációs terv elkészítéséhez – tippek Melléklet a disszeminációs terv értékeléséhez
III. számú MELLÉKLET 68
Melléklet az előrehaladási jelentés és időközi beszámoló elkészítéséhez
IV. számú MELLÉKLET 70
A projektek pénzügyi elszámolását, ellenőrzését alátámasztó dokumentumok a (KA2) Stratégiai Partnerség projektek esetében
ELŐSZÓ
Az Erasmus+ program Stratégiai partnerségek pályázattípus egységes felépítése, hasonló céljai ihlették ezen kézikönyvet, amely gyakorlati tanácsokkal kívánja segíteni a programokban támogatott projektek megvalósítását.
Az egyes fejezetek a projektmenedzsment leglényegesebb mozzanatait dolgozzák fel, kiegészítve a hozzá- juk kapcsolódó legfontosabb információkkal. A kiadvány célja, hogy segítse a koordinátorokat a projektjük menedzselésében és eredményes megvalósításában. Fő célunk, hogy olyan praktikus információt kapjon az olvasó, amely a projekt teljes futamideje alatt hasznos lehet a projektindítástól a találkozók szervezé- sén, a folyamatok nyomon követésén és értékelésen át az eredmények terjesztéséig és a beszámolásig.
E kézikönyvet elsősorban azoknak ajánljuk, akik támogatást nyertek Stratégia partnerségek projekt valósí- tására, de azoknak is, akik még a pályázatírás előtt állnak.
5
Minden támogatott partnerségnek sikeres projektmegvalósítást kívánnak a Tempus Közalapítvány Eras- mus+ program Stratégia partnerségek megvalósításáért felelős munkatársai!
A PÁLYÁZATTÍPUSRÓL ÁLTALÁBAN
Az Erasmus+ az Európai Unió 2014 és 2020 között futó programja, mely az oktatást, a képzést, az ifjúsági területet és a sportot is magában foglalja, több korábbi programot (köztük az Egész életen át tartó tanulás-,, az Erasmus Mun- dus-,, a Tempus programot) egyesítve. A program célja, hogy előmozdítsa a készségek és a foglalkoztathatóság fej- lesztését, továbbá hogy elősegítse az oktatás, a képzés és az ifjúsági munka korszerűsítését. Az Erasmus+ több mint 4 millió európai polgár számára nyújt majd lehetőséget arra, hogy külföldön folytasson tanulmányokat, részesüljön képzésben, szerezzen munkatapasztalatot, illetve végezzen önkéntes munkát.
Az Erasmus+ Stratégiai partnerségek pályázattípus célja, hogy lehetőséget biztosítson innovatív gyakorlatok, mód- szerek kidolgozásával, bevonásával, terjesztésével és alkalmazásával az oktatás minőségének fejlesztésére a közne- velés, szakképzés, felsőoktatás, felnőttoktatás és az ifjúság területén. A program támogatást nyújt ahhoz, hogy az oktatási, képzési és ifjúsági intézmények és szervezetek között nemzetközi partnerségek jöjjenek létre. A program- ban részt vevő országok közötti együttműködések Európa-szerte fokozzák az átláthatóságot, az innovációt és a jó gyakorlatok cseréjét.
A projekt megvalósítása során folyamatosan tartsa szem előtt a program, a pályázattípus és saját projektje céljait egyaránt!
Fontos háttérdokumentumok, melyekre jelen kézikönyvünk hivatkozhat:
• Erasmus+ program 2019. évi pályázati felhívása
• Erasmus+ útmutató a 2019. évi pályázati körre vonatkozóan
• Pályázati kalauz a 2019. évben beadott pályázatokhoz
1.1 A NEMZETI IRODA SZEREPE
A Tempus Közalapítvány keretei között működő Nemzeti Iroda (NI) az Európai Bizottság partnereként műkö- dik. A Bizottság az irányelvek és a program kereteinek meghatározásával foglalkozik, a nemzeti iroda feladata pedig a programok végrehajtása, és célja, hogy a program kedvezményezettjei számára átfogó támogatást nyújtson.
A NI felhatalmazása a teljes projektciklus menedzselésére szól: beletartozik a pályázati felhívás megjelenteté- se, a projektek kiválasztása, a támogatási szerződések megkötése, a projektek nyomon követése egészen azok lezá- rásáig, a támogatott tevékenységek és a támogatás felhasználásának ellenőrzése és auditja, valamint a beszámolás a program eredményeiről.
A NI kezeli a futó projektek beszámolóit, végzi azok értékelését, valamint teljesíti a kifizetéseket a kedvezmé- nyezettek felé.
6
Amikor a projektek lezárulnak, a NI visszajelzést küld a Bizottságnak a projektek és általában véve az egyes pá- lyázati fordulók eredményeiről, hogy ez háttér-információként szolgálhasson a későbbi irányelvek kidolgozásához.
PROJEKT ÉLETCIKLUSA
PÁLYÁZATBENYÚJTÁS
A regisztráció és mellékletek feltöltése a regisztrációs felületre, a kidolgozott pályázatok online benyújtása.
A PÁLYÁZATOK ÉRTÉKELÉSE
A pályázatok értékelése az aktuális pályázati felhívásban megadott elvek alapján, mint a formai, mind a minőségi kritériumokat figyelembe véve, külső szakértők bevonásával történik. online benyújtása.
PÁLYÁZATI EREDMÉNYEK
Döntés a támogatásra javasolt pályázatokról, majd a NI minden pályázóval felveszi a kapcsolatot. A sikeres pályázók személyre szóló értesítést kapnak, melyben szerepel projektjük pontos státusza.
A sikertelen pályázók visszajelzést kapnak az elutasítás okairól és pályázatuk hiányosságairól, gyengeségeiről.
A SZERZŐDÉSKÖTÉS
A szerződéskötés szakmai feltételeként a NI preventív monotoring kérdéssort küld a támogatott projektek- nek, a válaszok a támogatási szerződés mellékletét képzik. Ezt követően a NI megküldi a támogatási szerződést, amely tartalmazza a megítélt támogatási összeget, valamint a projekt megvalósítása során alkalmazandó pénzügyi szabályokat is.
A kifizetés rendszerint több részletben történik.
ELŐREHALADÁSI JELENTÉS
Minden projekt esetében a kedvezményezetteknek előrehaladási jelentést kell benyújtaniuk a projekt főbb tevékenységeinek megvalósulásáról, eredményeiről -
a támogatási szerződés szerint (a beszámoló) pénzügyi részt nem tartalmaz.
IDŐKÖZI BESZÁMOLÓ
A 25 hónapnál hosszabb projektek esetében a kedvezményezetteknek időközi beszámolót kell benyújtaniuk az addig megvalósult tevékenységekről, és a támogatás felhasználásáról - a támogatási szerződés szerint.
BESZÁMOLÁS
A PROJEKT MONITOROZÁSA
A NI nyomon követi a projektek megvalósítását a futamidő alatt. Egyrészt helyszíni látogatásokat valósít meg, másrészt tematikus monitoring tevékenységeket kezdeményez.
SZERZŐDÉSES IDŐSZAK ÉS PROJEKTTEVÉKENYSÉGEK
A szerződéses időszak az az időtartam,
mely alatt költségek keletkezhetnek és fedezhetők az Európai Unió támogatásából. A szerződéses időszak hossza függ a projekt futamidejétől.
A tervezett projekttevékenységek megvalósulnak.
ZÁRÓ BESZÁMOLÓ ÉS AUDIT
A projekt befejezése után záró beszámolót kell benyúj- tani, mely a projekt megvalósításáról, az elért eredmé- nyekről és a támogatás felhaználásáról ad képet.
A beszámolót külső szakértő értékeli és pontozza. A pontozás alapján kerül meghatározásra, hogy az utpolsó részlet a megítélt támogatás teljes összegét jelenti-e vagy annak csak egy részét. Ha egy projekt
lezárult, a NI vagy a Bizottság a záró kifejezést követő 3 év alatt auditálhatja a projektet.
AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE, ÉRTÉKESÍTÉSE ÉS HASZNOSULÁSA A PROJEKT FUTAMIDEJE
ALATT ÉS AZON TÚL.
FENNTARTHATÓSÁG: A FŐTEVÉKENYSÉGEK ÉS EREDMÉNYEK A PROJEKT FUTAMIDEJÉN TÚL IS FENNMARADNAK ÉS HASZNOSULNAK.
A pályázat eredményéről szóló értesítő levél tartalmazza a megítélt támogatás összegét, az esetleges támoga- táscsökkentés okát és a javasolt, módosított költségvetést, valamint a szerződéskötéshez szükséges beküldendő dokumentumok listáját.
A TÁMOGATÁS FELTÉTELEI
• A pályázat megfelel a program formai és szakmai követelményeinek.
• Két - nagymértékű véleményeltérés esetén három - külső, független szakértő értékelési eredményére ala- pozva, az adott oktatási szektor pályázatait kiértékelő bizottság javaslata alapján a TKA Kuratóriuma a pályázatot támogatásra javasolja, a javaslatot az Európai Bizottság elfogadja.
• A NI azon nyertes pályázókkal köt szerződést, akik a megadott határidőig teljesíteni tudják a szerződéskö- téshez szükséges formai, pénzügyi és tartalmi feltételeket, és időben eljuttatják a NI számára a szerződés- kötéshez szükséges dokumentumokat.
A SZERZŐDÉSKÖTÉS FORMAI FELTÉTELEI
A Kedvezményezett részére a NI valamennyi, a szerződéskötéshez szükséges dokumentumot megküldi (részben a pályázati folyamat, részben a szerződés előkészítése során). A megküldött dokumentumokon felül a támogatási szerződés megkötéséhez be kell küldeni minden esetben:
• a Kedvezményezett intézmény hivatalos képviseletére jogosult személy(ek) közjegyző által hitelesített, 30 napnál nem régebbi eredeti aláírási címpéldányát vagy
• a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány másolatát az aktuális dátummal és az intézmény hivatalos képviselője által hitelesítve.
Banki aláírási címpéldányt nem áll módunkban elfogadni! Az okiratnak tartalmaznia kell az intézmény hivatalos, szerződéskötésre jogosult képviselőjének aláírási jogkörét (önállóan vagy valakivel együttesen jogosult). Ha több személy együttesen jogosult aláírásra, akkor mindegyikük aláírási címpéldányát be kell küldeni (Tankerület és Szakképzési Centrum ellenjegyzése esetén a tankerület és centrum vezetőjének ré- széről szükséges aláírási címpéldány, a kedvezményezett intézmény vezetőjétől a NI nem kér ilyen dokumen- tumot).
illetve amennyiben a szerződés arról rendelkezett:
• felhatalmazó levelet (szerződés mellékletei 2. oldal) egy eredeti példányban, cégszerűen aláírva, számlave- zető bank által hitelesítve.
A pályázati szakaszban regisztrálniuk kellett intézményüket az Európai Bizottság regisztrációs felületén, a Participant Por- talon, és ide kellett feltölteniük az igazoló dokumentumokat is. A hiányosságokat legkésőbb a szerződés megkötéséig kell pótolni. Ha a szervezet regisztrációja után az adataikban bármilyen változás állt be, kérjük, hogy az ehhez tartozó doku- mentumokat is frissítsék, és erről a NI-t is tájékoztassák. Ha a szerződésben megadott számlaszám nem egyezik meg a megadott számlaszámmal, akkor a szerződésben megadott számlaszámról szóló bankszámlaszám-igazolást is fel kell tölteniük. Felhívjuk figyelmüket, hogy a regisztrációs felület 2019. októberében megváltozott, így a továbbiak- ban a már feltöltött dokumentumokat a következő linken elérhető oldalon keresztül ellenőrizhetik, illetve tölt- hetik fel ide a friss dokumentumokat: xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/ screen/home. A felületre történő belépéshez a korábbi regisztrációs felületen használt azonosító szükséges.
A SZERZŐDÉSKÖTÉS PÉNZÜGYI (TECHNIKAI) FELTÉTELEI
A Kedvezményezett intézménynek megfelelő működési és pénzügyi kapacitással kell rendelkeznie a projekt megva- lósításához.
A közintézményeket a program úgy tekinti, hogy rendelkeznek a szükséges pénzügyi és adminisztratív kapacitással, valamint a kellő pénzügyi stabilitással az Erasmus+ program projektjeinek végrehajtásához: ennek iga- zolására nem szükséges további dokumentumokat benyújtaniuk.
Nem közintézményeknek is stabil és kielégítő mértékű finanszírozási forrásokkal kell rendelkezniük, illetve ezt igazolniuk kell annak érdekében, hogy tevékenységüket a végrehajtás teljes időtartama alatt képesek legyenek fenntartani.
A szerződéskötés feltétele a megfelelés a pénzügyi kapacitásvizsgálaton a 60.000 EUR-t meghaladó intézményi támogatás esetén.
A pénzügyi kapacitásuk értékelése érdekében 60.000 EUR támogatási igény felett ezeknek a pályázóknak az alábbi dokumentumokat kell feltölteniük a regisztrációs felületen vagy regisztrációjukkal egy időben, vagy legké- sőbb a pályázat benyújtása előtt:
• A legutóbbi lezárt üzleti év hivatalos beszámolójának másolatát;
o A határidőt megelőző utolsó év beszámolója nem lehet régebbi 18 hónapnál.
o A beszámolónak tartalmaznia kell a mérleget, az eredmény-kimutatást, valamint – gazdálkodási formától függően – a kiegészítő mellékletet, vagy közhasznúsági jelentést;
• Minden esetben csatolni kell – gazdálkodási formától függetlenül – a beszámolót elfogadó kuratóriumi, vagy taggyűlési, vagy közgyűlési határozatot. Az újonnan alakult szervezetek, amelyek nem tudják benyúj- tani a kapacitásvizsgálathoz szükséges dokumentumokat (legutóbbi lezárt év beszámolója), csökkentett előfinanszírozásban részesülnek, melynek mértékét a támogatási szerződés fogja meghatározni.
A szerződéskötéshez a NI kérheti a dokumentumok aktualizálását. Ha konzorciumok esetén bármely partner pénz- ügyi kapacitása kapcsán kétely merülne fel, akkor a fenti dokumentumok a partnerektől is bekérhetők.
Ha a NI vizsgálata alapján a pályázó intézmény nem rendelkezik megfelelő pénzügyi kapacitással, vagy az nem ki- elégítő, az Iroda:
• további információt kérhet;
• pénzügyi garanciát kérhet a támogatás előfinanszírozásának feltételeként;
• csökkentett előfinanszírozás vagy előfinanszírozás nélküli támogatási megállapodást ajánlhat;
• részletfizetésformájában történő előfinanszírozási támogatási megállapodást ajánlhat;
• megtagadhatja a szerződéskötést a szükséges feltételek meglétének hiányában.
PREVENTÍV MONITORING
Az Nemzeti Iroda az ún. preventív monitoringgal segíti a projektek indulását. Valamennyi, még a magas pontszámot elért projektekben is vannak kidolgozatlan részek, amelyek tisztázása fontos a projektkoordinátor és a támogató szempontjából is.
A preventív monitoring célja, hogy már a projekt induláskor rávilágítson azokra a tervezési hibákra, tisztáz- za azokat a területeket és kiegészítést kérjen azokra a tervekre vonatkozóan, amelyek nem vagy homályosan voltak megtervezve a pályázatban. A tapasztalat azt mutatja, hogy a tisztázatlan területeket a projekt indulásakor szükséges javítani, kiegészíteni, mivel a tartalmi megvalósítás ideje alatt már nehezen jut idő és figyelem erre.
Aszerződéskötési folyamat során az Iroda a pályázatot külső szakértőnek adja ki, akinek az a feladata, hogy a projekttervezettel kapcsolatban további pontosításokat javasoljon, a hatékonyabb megvalósítás, valamint az indi- kátorok, eredmények pontosabb megfogalmazása érdekében. E javaslatok segítik az önellenőrzést, és támogatják a teljesítés dokumentálását mind a NI és a kedvezményezett, mind a kedvezményezett és partnerei viszonylatában. A szakértői vélemény alapján az Iroda kérdéssort készít, ajánlásokat fogalmaz meg, melyet a partnerség munkanyel- vén megküld a koordinátornak, hogy ezek részleteit a partnerség tagjaival egyeztetni tudja.
A partnerségnek 30 nap áll rendelkezésére, hogy a válaszokat, illetve az ajánlásoknak megfelelő kiegészítések, pontosításokat megküldje. A szerződés III. melléklete (V. cikk, a) pont) értelmében e dokumentum/ok, pontosítá- sok, intézkedési terv stb. a projekt értékelései során (előrehaladási jelentés, monitoring látogatás, időközi és záró
beszámoló) a pályázat kiegészítéseként figyelembe vehetők. Az eljárás további célja, hogy lehetőséget adjon a mun- katerv és az eredmények naprakész megfogalmazására, az eredeti pályázati elképzelés javító célú felülvizsgálatára. A pályázat e kérdésekre adott válaszokkal, kiegészítésekkel egységet alkot, így képezik –a szerződés kiegészítő mel- lékleteként - az értékelések és a számonkérés alapját.
KIZÁRÓ OKOK
A pályázók / kedvezményezettek kizártnak tekintendők a támogatásból, ha bármelyik, az alább felsorolt helyzetben vannak:
1. csődbe mennek vagy felszámolják őket, ügyeik kezelését bíróságok veszik át, hitelezőikkel egyezséget kötöt- tek, felfüggesztették üzleti tevékenységüket, a fenti ügyek vonatkozásában eljárást indítanak ellenük, vagy a nemzeti törvények vagy szabályok szerint hasonló eljárásból eredően bármely hasonló helyzetbe kerülnek;
2. szakmai magatartásra vonatkozó vétség miatt jogerős (res judicata) ítélettel elítélték őket;
3. a szerződő hatóság által bármely módon igazolhatóan súlyos szakmai kötelességmulasztást követtek el;
4. nem teljesítették társadalombiztosítás- vagy adófizetési kötelezettségüket azon ország jogszabályai sze- rint, ahol létrejöttek, vagy a szerződő hatóság országának jogszabályai szerint, vagy azon ország jogsza- bályai szerint, ahol a szerződést teljesíteni kell;
5. jogerős (res judicata) ítéletet hoztak velük szemben csalás, korrupció, bűnszövetkezetben való részvétel vagy bármely más, a Közösségek pénzügyi érdekeire nézve káros jogellenes tevékenység miatt;
6. a Közösség költségvetéséből finanszírozott más beszerzési eljárást vagy támogatás elbírálási eljárást kö- vetően megállapították róluk, hogy súlyosan megszegték a szerződést a szerződéses kötelezettségeik nem teljesítésével
A pályázók nem részesülnek pénzügyi támogatásban, ha a támogatás odaítélése során:
7. összeférhetetlenség alanyaivá válnak (családi, személyes vagy politikai okokból, illetve a támogatás odaítélésében közvetlenül vagy közvetve érintett szervezettel vagy személlyel közös nemzeti, gazdasági vagy egyéb más érdek miatt);
8. tévesen szolgáltatnak olyan információkat, amelyeket a szerződő hatóság a támogatás odaítélése során a részvétel feltételeként igényel, vagy nem szolgáltatnak ilyen információkat.
Adminisztratív és pénzügyi büntetés szabható ki azokra a pályázókra, akik hamis információkat szolgáltatnak, vagy súlyosan megsértették valamely korábbi szerződésből vagy támogatás megítélésének eljárásából eredő szerződéses kötelezettségeiket.
2.3
A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS
A szerződést a Nemzeti Iroda készíti elő magyar nyelven, és PDF formátumban küldi meg a kedvezményezett koordinátorának. A szerződést 3 eredeti példányban aláírva, lepecsételve1 kell visszaküldeni, amelyből 1 pél- dány az Irodát, 1 példány a kedvezményezettet illeti meg.
A szerződés minden példányán meg kell adni az első oldalon kért adatokat (a kitöltött első oldal fénymá- solható is). Ha a kedvezményezett intézménynek adminisztratív okokból több példányra van szüksége, akkor ezt időben jelezze az Irodának. A szerződés minden kitöltött és aláírt példányát legkésőbb az utolsó melléklet kézhezvé- telétől számított 30 napon belül vissza kell küldeni a Tempus Közalapítvány postacímére (1438 Budapest 70, Pf. 508.).
A szerződés a Tempus Közalapítvány kuratóriumi elnöke aláírásának napján lép hatályba.
1: Ha a szervezet nem rendelkezik pecséttel, kérjük, hogy erről csatoljon a szerződés mellé a hivatalos képviselő által aláírt nyilatkozatot.
A támogatási szerződés megkötését követően nem kötelező, de javasolt, hogy a koordinátor egyedi szerződést kössön a megvalósításban együttműködő partnereivel (partnerszerződés).
Ha a projekt futamideje alatt módosításokra van szükség a támogatási szerződésben meghatározott kere- tekhez, feltételekhez képest, akkor a koordinátor szerződésmódosítási kérelmet nyújthat be az Irodához, mely azt elfogadhatja, vagy elutasíthatja – részleteket ld. 4. fejezet: „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓ- SÍTÁSA SORÁN”.
A projektek előrehaladásának ellenőrzése és értékelése az időközi és a záró beszámolóhoz kapcsolódik. Erről további részleteket „A PROJEKTEK NYOMONKÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A
PROJEKTBE” c. fejezetben olvashatnak.
A PROJEKT IDŐTARTAMA ÉS A TÁMOGATÁS UTALÁSA
A támogatási szerződésben szerepel a projekt kezdő és befejező időpontja. A projektek 12-36 hónaposak lehetnek. Kivételes esetekben, a NI külön engedélyével, lehetőség van a projektek maximum 6 hónappal történő meghosz- szabbítására azzal a feltétellel, hogy a projekt teljes hossza így sem haladhatja meg a 3 évet, és a projekt teljes meg- ítélt támogatási összege is változatlan marad. A projektek legkésőbb 2022. augusztus 31-ig tarthatnak.
A támogatás összegét, kifizetésének ütemezését a szerződés (Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, I.4. cikk) rögzíti.
A támogatás két vagy három részletben kerül kifizetésre, a projekt időtartamától függően eltérő módon (a pénzügyi kapacitásvizsgálaton nem megfelelt intézményeknél - vagy egyéb különlegesen indokolt esetekben- az utalás rendje ettől eltérő lehet):
• 12-24 hónapos projektek esetében: a szerződés hatályba lépését követő 30 napon belül az első 80% kifi- zetése történik meg. A fennmaradó 20% a Nemzeti Iroda által értékelt záró beszámoló eredménye alapján kerül folyósításra.
• 25-36 hónapos projektek esetében: a szerződés hatályba lépését követő 30 napon belül az első 40%, majd ha az időközi beszámoló szerint az első részlet legalább 70%-os felhasználása megtörtént, utalásra kerül a második 40% is. Ha az időközi beszámoló alapján az első előleg legalább 70 %-os felhasználása még nem történt meg, a koordinátornak módosított időközi beszámolót kell benyújtania akkor, amikor teljesíti ezt a feltételt. A fennmaradó 20% a záró beszámoló értékelésének eredménye alapján kerül folyósításra.
A NI a támogatást a kedvezményezett intézmény által a szerződéskötés során megadott számlaszámra utalja át. A támogatást a kedvezményezett intézmény ezen a számlán kezeli.
Az Iroda a koordinátor (több kedvezményezett esetén) számára utalja át a teljes projekt támogatási összegét. A koordinátor intézmény feladata a támogatás tovább utalása a partnerek felé a Támogatási szer- ződés I. részében (Általános feltételek I.2.3 pont) meghatározott alapelvek mentén. A Kedvezményezettek megállapodnak arról, hogy az összeget maguk között a vállalt feladatok, valamint a projekt tevékenységeihez és eredményeihez történő hozzájárulásuk arányában osztják meg.
A TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MELLÉKLETEI
• I. sz. melléklet Általános feltételek
• II. sz. melléklet: a projekt elfogadott tervezett költségvetése és a Kedvezményezett partnerek listája, a támogatott, speciális projekt elemek listája.
A pályázó intézmény által benyújtott költségvetést a pályázatok bírálata során két szakértő értékeli. Az értékelés során szabályosság és indokoltság alapján dönthetnek a költségvetés csökkentéséről. A két szak- értői vélemény alapján az Iroda készíti el a projekt elfogadott költségvetését összhangban az elszámolható költségekre vonatkozó szabályokkal.
Az elfogadott költségvetés tartalmazza a projekt összes elszámolható költségét. Ezt a költségvetést tartja az Iroda irányadónak a projekt megvalósulása során.
Az elfogadott költségvetés alapján kerül meghatározásra a projekt számára nyújtható maximális közösségi támogatás összege.
A szerződésmelléklet tartalmazza a projektben részt vevő partnereket, azok alapadataival, illetve költség- vetésével. Bármilyen változás esetén „VÁLTOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SO- RÁN” c. fejezetben leírtak szerint kell eljárni.
• III. sz. melléklet Pénzügyi és szerződéses rendelkezések
• IV. sz. melléklet Alkalmazandó támogatási ráták
• V. sz. melléklet A többi Kedvezményezett által a koordinátornak adott megbízólevelek
• VI. sz. melléklet A Koordinátor hivatalos képviselőjének közjegyző által kiállított, 30 napnál nem régebbi aláírási címpéldányának eredeti példánya, vagy a korábban közjegyző által kiállított aláírási címpéldánynak a hivatalos képviselő(k) aláírásával és intézményi pecséttel hitelesített, 30 napnál nem régebbi dátummal ellátott másolata.
Amennyiben a szerződés erről rendelkezik:
• VII. sz. melléklet A támogatási összeg 80%r-ól szóló Felhatalmazó levél egy eredeti példányban, cégsze- rűen aláírva, a számlavezető bank által érvényesítve.
AZ ERASMUS+ PROJEKTEK SZEREPE AZ INTÉZMÉNYI STRATÉGIA MEGVALÓSÍTÁSÁBAN
Egy projektterv akkor lehet megalapozott, ha az intézményi/szervezeti kontextus ismeretében készül, hiszen minden bizonnyal vannak előzményei, és utána sem áll meg az élet. Kontextus alatt nem kizárólag az iskola, a ta- nulók, a munkatársak adottságait kell érteni, hanem azt is, hogy milyen irányba szeretnének fejlődni, milyen hosszú távú szakmai, pedagógiai terveik vannak, és milyen szerepet szánnak ezek elérésében a nemzetközi kapcsolatoknak. A nemzetközi környezetre célszerű olyan erőforrásként tekinteni, amely tudatos építkezés esetén nagyban hozzájá- rulhat az iskolában folyó oktatás színvonalának emeléséhez.
Ez a tudatos építkezés a nemzetközi kapcsolatok stratégiai szintű tervezése, amit az intézmény/szervezet nemzetköziesítési folyamatának is szoktak nevezni. A stratégia kiindulópontja az intézmény/szervezet küldetésnyi- latkozata és jövőképe, így a stratégia megírása előtt ezeket érdemes megfogalmazni. A küldetésnyilatkozat összegzi a szervezet alapvető értékeit, hitvallását, rendeltetését, a jövőkép pedig a lehetséges és kívánatos jövőbeni állapo- tát, pozícióját rajzolja fel. Mindkét dokumentum jellemzően rövid, mozgósító ereje nagy, és képes megszólítani az intézmény/szervezet tanulóit, munkatársait, és lehetséges külső partnereit egyaránt.
Egy stratégia akkor lehet sikeres, ha a vezetés egyértelműen elkötelezett annak végrehajtásában, a szükséges erő- források rendelkezésre állnak, és a szervezeti kultúra is támogatja, hogy a különböző nemzetközi tevékenységekből, pro- jektekből a lehető legtöbbet profitáljon a szervezet. Az intézmény/szervezet esetében optimális esetben a működési for- máiban a „tanuló szervezet” alapjai már léteznek. Vagyis a szervezet kreatív és kezdeményező, tehát képes új feladatokat rugalmasan, új szervezeti formában befogadni és optimálisan végrehajtani.
KÜLDETÉS
JÖVŐKÉP
STRATÉGIA
Mik vagyunk?
Mivé szeretnénk válni? Milyenek szeretnénk lenni?
Hogyan érjük el céljainkat?
Az intézményi/szervezeti stratégia megvalósítása során az egymás után vagy az egymással párhuzamosan kivitele- zett projektek ugyanúgy épülnek egymásra, mint egy projekten belül a célok elérését szolgáló tevékenységek, azaz a kü- lönböző tanulási alkalmak. A mobilitási, partnerségi vagy eTwinning projektek közös vonása, hogy mindegyik lehetőséget biztosít a partnerség tagjainak arra, hogy nemzetközi tapasztalatok révén tanuljanak, és fejlesszék intézményünket. Szá- mos eltérő vonásuk ugyanakkor lehetővé teszi, hogy igényeinknek, lehetőségeinknek, és a projekttől várt eredményeknek a legmegfelelőbb projekttípust tudják kiválasztani.
intézményi stratégia
(az intézmény hosszú távú fejlesztési céljai)
projekt
(mobilitási, partnerségi, eTwinning)
tanulási alkalom
(pl. KA1: szakmai látogatás; KA2: projekttalálkozó)
A tanulási eredmény alapú gondolkodás
A tanulási alkalom, a projekt és az intézményi/szervezeti stratégia megegyezik abban, hogy általuk valamilyen változást szeretnénk elérni, bár a változás hatóköre, nagyságrendje természetesen nagyban különbözik. Az intéz- ményi/szervezeti stratégia révén elért változások végső soron a nemzetközi projektekbe ágyazott tanulási alkalmak eredményeire épülnek. Ezért is kiemelt jelentőségű, hogy ezeket pontosan meghatározzák, és irányuk összhangban legyen a stratégiai célokkal. A tanulási eredmények a tudás, képesség, kompetencia kontextusában meghatározott kijelentések arra vonatkozóan, hogy az egyén mit tud, mit ért, és mire képes, miután lezárt egy tanulási folyamatot.
stratégia
(stratégiai cél)
A korai iskolaelhagyás megelőzése
projekt
(projekt eredmény)
PROJEKT 1
A tanulás iránti motiváció erősödik
PROJEKT 2
Új mentorálási gyakorlat bevezetése
tanulási alkalom
(tanulási eredmény)
tanári kompetenciák fejlődése a személyre szabott oktatás terén
a fejlesztő értékelés gyakorlati alkalmazásának képessége
kortárs segítő csoportok működésének megismerése
A projekteredmények azonosítása, mérése
Honnét tudjuk, hogy a projektünkkel elértük-e a kívánt hatást? Figyelünk az arra utaló jelekre. Ha a tanteremben meleg van, kinyitjuk az ablakot. Még ebben az egyszerű esetben is nagyon sokféleképpen meggyőződhetünk róla, hogy mennyire volt eredményes a beavatkozásunk, elértük-e a kívánt hatást.
Néhány példa:
1. Megnézzük a hőmérőn, hány fokkal csökkent a hőmérséklet;
2. Két tanuló felhúzza a pulóverét;
3. A tanulók gyorsan elkészülnek a csoportfeladattal.
Ezeket a jeleket nevezzük indikátoroknak (a fogalom magyarázat ld. részletesebben a 6. fejezetben). Mindegyikük más aspektusát ragadja meg a bekövetkezett változásnak, vagy másképpen írja le azokat, a lényeg, hogy minél pontosabban ragadjuk meg az eredményeinket, hiszen azok határozzák meg a következő lépéseinket. Az eredmények és hatások érté- kelése akkor igazán meggyőző, ha lehetőség szerint méréseket is végzünk, azaz konkrét adatokkal is alátámasztjuk. A fenti példánál maradva:
4. Mérőeszközt használtunk, ami objektív, számszerű eredményt adott. A beavatkozásunk közvetlen kimene- te, hogy 5 fokkal csökkent a hőmérséklet. Ezt onnan tudjuk, hogy ablaknyitás előtt is ellenőriztük a hőmér- sékletet. (kimeneti indikátor);
5. Ez is a beavatkozásnak köszönhető, már rövidtávon jelentkezett, és azt mutatja meg, hogy milyen ered- ményt értünk el a fenti kimenet révén. Más kérdés, hogy talán túllőttünk a célon, és korrekcióra lehet szük- ség (becsukjuk az ablakot). Fontos tehát, hogy figyelemmel kövessük a folyamatokat. (eredmény indikátor);
6. Ez már hosszabb távon jelentkező hatás, nehezebben mérhető, és nem is feltétlenül a beavatkozás közvet- len eredménye. Joggal feltételezhetjük azonban, hogy nagyban hozzájárult ahhoz, hiszen ablaknyitás előtt a tanulók nem nagyon boldogultak a feladattal. (hatás indikátor).
Egy projekt persze lényegesen összetettebb tevékenységsorozat, ami céljaiktól függően nagyon sok és sokfé- le lehetőséget kínál az eredmények mérésére, értékelésére. A köznevelési – szakképzési projektek középpontjában többnyire - kimondva vagy kimondatlanul - a tanulók állnak, de a projekt hatóköre általában ennél tágasabb: ered- mények, hatások jelentkeznek/jelentkezhetnek a tanulók mellett a munkatársak, az iskola/képző intézmény és az ezeken túli körben is. Néhány példa ezekre a korai iskolaelhagyás megelőzését célzó projekt esetében:
HATÓKÖR | HATÁSOK/ EREDMÉNYEK | INDIKÁTOROK | ADATFORRÁSOK |
tanuló | a tanulás iránti motiváció erősödik | az évismétlések aránya csökken | intézményi/szervezeti dokumentáció |
tanár | a módszertani eszköztár bővül a személyre szabott oktatás terén | javul a diákok tanulmányi eredménye | intézményi/szervezeti nyilvántartás |
intézmény | minden munkatárs által ismert és jól használható krízisforgatókönyv születik | erősödik a munkatársak közötti együttműködés a válsághelyzetek kezelésében | kérdőíves adatgyűjtés |
iskolán túl | kiépül a diákmentorok hálózata tankerületi szinten | kortárs segítők felkészítését támogató tréningek száma | rendezvény dokumentumai |
A nemzetköziesítés szintjei – a projekttől az intézményi stratégiáig
A nemzetközi tevékenységek integrálása az iskola/képző intézmény életébe komplex folyamat. Ahhoz, hogy a fejlesz- tés lehetséges irányait jobban megértsük, érdemes a folyamaton belül szinteket megkülönböztetni. Sokféle csopor- tosítás lehetséges, most az egyszerűség kedvéért két fő szintet különböztetünk meg: projekt szint, stratégiai szint.
A nemzetközi együttműködések természetesen mindkét szinten értékesek. Sok iskola/képző intézmény va- lószínűleg sohasem éri el a stratégiai szintet, mégis nagyon sokféleképpen hasznosíthatják a nemzetközi tapasz- talataikat. Mások elérhetnek egy olyan fordulóponthoz, amely arra ösztönzi őket, hogy strukturáltabb formában, stratégiai szinten tervezzék a nemzetközi tevékenységeiket.
Az alábbi táblában a nemzetköziesítési folyamatok két szintjére jellemző vonásokat gyűjtöttünk össze. Az adott szintre jellemző újdonságot, innovatív elemet igyekeztünk megragadni. Az egyes tulajdonságok tipikusak, de nem kizá- rólagosak: a stratégiai szint többnyire magába foglalja a projekt szintet is, ami fordítva nem jellemző.
KRITÉRIUM | PROJEKT SZINT | STRATÉGIAI SZINT |
szerep | • cél | • eszköz |
fókusz | • a projekt belső kohéziója | • az egymást követő, vagy az egymással párhuzamosan futó iskolai projektek kapcsolata |
hatáskör | • projektmenedzsment, a folyamatok fejlesztése • az eljárások kidolgozása • a projektek megvalósítása | • az egymástól tanulás (peer learning) • tudás import és export • intézmény/tanterv fejlesztés • nemzetköziesítés itthon |
koordináció | • 1-2 megvalósító személy az intézményben, esetleg kis csapat • a vezetők bevonása egy bizonyos szintig elkerülhetetlen, de a nemzetköziesítési törekvések inkább csak megengedettek, de nem támogatottak | • stratégiai csapat koordinálja a folyamatokat, erős támogatás az iskolavezetés részéről • a munkatársak számottevő hányada, a különböző tanári közösségek és osztályok közvetlenül is szerepet vállalnak a koordinációban |
részvétel | • koordinátorok, más munkatársak, célszerűen a vezetők is • a mobilitásban részt vevő diákok | • a tanárok, és projekttípustól függően a diákok jelentős része közvetlenül is részt vesz a nemzetközi mobilitásokban • a diákok és tanártok nagy részét bevonják a hazai nemzetköziesítési stratégiával összefüggő tevékenységekbe az intézményen belül |
erőforrások | • gyakorta nem kielégítően tervezett erőforrás gazdálkodás • egy visszautasított pályázat megakaszthatja a nemzetközi tevékenységeket | • magas szintű erőforrás-gazdálkodás • a feladatok kiegyensúlyozott elosztása • változatos pénzügyi források |
intézményi kom- petenciák | • szervezési készségek • problémamegoldó készségek • szociális készségek • nyelvi készségek | • változásmenedzsment • tudásmenedzsment |
folyamatok és eljárások | • a kihívásokat akkor kezelik, mikor azok felmerülnek • a folyamatok kidolgozottsága gyakran esetleges • a felelősség nem megosztott, vagy a felelősségi körök nem tisztázottak | • jól-kidolgozott, célzott folyamatok és eljárások • magas szintű erőforrás menedzsment |
partnerek | • a partnerkeresés nem feltétlenül igazodik az iskola fejlesztési igényeihez | • stratégiai partnerségek, a kiválasztás hosszú távú fejlesztési igényekhez/ tervekhez igazodik |
eredmények és hatások | • a projektek eredményei nem feltétlenül kapcsolódnak egymáshoz • különböző projekteknek lehet ugyanaz az eredményük • a különböző projektek eredményei akár negatív hatással is lehetnek egymásra | • a projektek eredményei kiegészítő jellegűek, egymást erősítik annak érdekében, hogy a stratégiai célokat az iskola elérje |
utalások az intézmény doku- mentációjában | • alkalmiak, nem következetesek/ összefügések | • az utalások jól strukturáltak és a nemzetköziesítési/ stratégiával összhangban állnak |
KÖTELEZETTSÉGEK ÉS FELADATOK A STRATÉGIAI PARTNERSÉGEKBEN
A Stratégiai partnerségek keretében többoldalú szerződés (multibeneficiaries contract) rendelkezik a megvalósítás feltételeiről. Az egyetlen szerződés (a pályázati szakaszban a koordinátornak adott felhatalmazás alapján) kötelező erővel bír az összes megvalósító fél számára, tartalmazza feladataikat - kötelezettségeiket, melyeket a felelősségi szintek szerint részletez.
A KEDVEZMÉNYEZETTEK ÁLTALÁNOS KÖTELEZETTSÉGEI ÉS FELADATAI
(A szerződés Általános feltételek Xxxx és adminisztratív rendelkezések II.2.1. cikke szerint) A kedvezményezettek:
• egyetemleges felelősséget viselnek a tevékenység megállapodás szerinti végrehajtásáért. Ha egy kedvezmé- nyezett nem hajtja végre a tevékenység rá eső részét, akkor a többi kedvezményezett válik felelőssé az említett rész végrehajtásáért (anélkül, hogy a vissza nem térítendő támogatás maximális összege emelkedne).
• kötelesek közösen vagy egyénileg betartani a vonatkozó uniós, nemzetközi és nemzeti jogszabályok értelmé- ben rá háruló jogi kötelezettségek;
• kötelesek kialakítani a tevékenység megfelelő végrehajtásához szükséges belső rendelkezéseket. A rendelkezések- nek összhangban kell lenniük e megállapodás feltételeivel. Amennyiben a különös feltételek úgy rendelkeznek, ezek- nek a rendelkezéseknek a kedvezményezettek közötti belső együttműködési megállapodás formáját kell ölteniük..
AZ EGYES KEDVEZMÉNYEZETTEK ÁLTALÁNOS KÖTELEZETTSÉGEI ÉS FELADATAI
(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.2 cikke szerint) Minden egyes kedvezményezett:
• haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort, ha tudomást szerez olyan eseményről vagy körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevékenység végrehajtását;
• haladéktalanul tájékoztatni a koordinátort az alábbiakról:
• jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint nevének, cí- mének vagy jogi képviselőjének változása;
• kapcsolódó szervezetei jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, valamint a kapcsolódó szervezetek nevének, címének vagy jogi képviselőjének változása;
• kellő időben benyújtani a koordinátornak az alábbiakat:
• a megállapodásban előírt jelentések, pénzügyi kimutatások és egyéb dokumentumok összeállításához szükséges adatok;
• a II.27. cikkben előírt pénzügyi vizsgálatokhoz, ellenőrzésekhez vagy értékelésekhez szükséges vala- mennyi dokumentum;
• a megállapodás szerint a Bizottság részére benyújtandó minden egyéb információ, kivéve, ha a megálla- podás úgy rendelkezik, hogy az ilyen információkat közvetlenül a kedvezményezett köteles benyújtani.
A KOORDINÁTOR ÁLTALÁNOS KÖTELEZETTSÉGEI ÉS FELADATAI
(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.2.3 cikke szerint) A koordinátor:
• köteles nyomon követni a tevékenység végrehajtását annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tevékenységet a megállapodás feltételei szerint hajtják végre;
• a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában közvetítőként működik a kedvezményezettek és a Bizottság közötti kapcsolattartás során. Ezen belül a koordinátor:
• köteles haladéktalanul tájékoztatni a Bizottságot az alábbiakról:
• a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike nevének, címének, jogi képviselőjének változása,
• a kedvezményezettek vagy azok kapcsolódó szervezetei bármelyike jogi, pénzügyi, műszaki, szervezeti vagy tulajdoni feltételeinek megváltozása, amennyiben tudomást szerez olyan eseményről vagy körülményről, amely valószínűsíthetően befolyásolja vagy késlelteti a tevé- kenység végrehajtását;
• a megállapodásban foglalt eltérő rendelkezés hiányában, felelős azért, hogy a megállapodásban előírt minden dokumentumot és információt átadjon a Bizottság részére. Ha a többi kedvezményezettől van szükség információra, a koordinátor felelős azért, hogy a Bizottságnak való továbbítást megelő- zően begyűjtse és ellenőrizze ezeket az információkat;
• köteles gondoskodni a megállapodás értelmében szükséges pénzügyi garanciák nyújtására vonatkozó meg- felelő lépésekről;
• köteles összeállítani a kifizetési kérelmeket jelentéseket a megállapodásnak megfelelően;
• ha a koordinátor a kifizetések egyedüli kijelölt címzettje az összes kedvezményezett nevében, biztosítania kell, hogy a többi kedvezményezett javára minden kifizetést indokolatlan késedelem nélkül teljesítsenek;
• felelős azért, hogy a II.27. cikknek megfelelően az egyenleg kifizetést megelőzően indított ellenőrzések és pénzügyi vizsgálatok, valamint értékelések esetén az összes szükséges dokumentum benyújtásra kerüljön.
A koordinátor feladatainak egyetlen részét sem adhatja alvállalkozásba sem a többi kedvezményezettnek, sem bármilyen más félnek.
3.2.4
TÁJÉKOZTATÁS AZ UNIÓS FINANSZÍROZÁSRÓL, VALAMINT AZ EURÓPAI UNIÓ JELKÉPÉNEK HASZNÁLATA
(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.8.1 cikke szerint)
A Bizottság ellenkező kérése vagy jóváhagyása hiányában, a tevékenységre vonatkozó bármely közös vagy egyéni közlés vagy nyilvánosságra hozatal esetén, beleértve a konferencia vagy szeminárium során, illetve bármilyen tájé- koztató vagy promóciós anyag (így például brosúra, szórólap, poszter, prezentáció) útján tett közléseket, a kedvez- ményezettek kötelesek:
• megemlíteni, hogy uniós pénzügyi támogatásában részesített tevékenységről van szó; valamint
• fel kell tüntetniük az Európai Unió jelképét.
Ha az Európai Unió jelképe más logóval együtt jelenik meg, a jelképet kellőképpen hangsúlyosan kell elhelyezni. Az Európai Unió jelképének megjelenítésére vonatkozó kötelezettség nem biztosít kizárólagos használati jogot a kedvezményezettek számára. A kedvezményezettek sem bejegyzés útján, sem más módon nem szerezhetik meg az Európai Unió jelképét, illetve más hasonló védjegyet vagy logót. Az első, második és harmadik al-bekezdés alkalma- zásában és az azokban meghatározott feltételek mellett a kedvezményezettek a Bizottság előzetes engedélye nélkül használhatják az Európai Unió jelképét.
Az arculati elemek használatáról részletes információ található honlapunkon, a „Támogatott pályázóknak”
menüpontban, illetve jelen kiadványban a „Kötelező arculati elemek” részben.
3.2.5
A MEGVALÓSÍTÁS FELFÜGGESZTÉSE
(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.16. cikke szerint)
A projekt egészének vagy bármely részének felfüggesztését kezdeményezheti a kedvezményezettek nevében a koordinátor (vagy a Nemzeti Iroda), ha a megvalósítás rendkívüli körülmények, különösen vis maior esete miatt lehetetlenné vagy túlságosan nehézzé válik. Mindkét fél köteles haladéktalanul tájékoztatást adni az indokok és részletek ismertetésével, és megjelölni a projekt folytatása várható időpontját. A felfüggesztés időtartama alatt felmerült költségekre a projekt támogatása nem nyújt fedezetet. Amint a körülmények lehetővé teszik, hogy a ked- vezményezettek folytassák a felfüggesztett tevékenység végrehajtását, a koordinátornak haladéktalanul értesítenie kell a Bizottságot, és be kell nyújtania a megállapodás módosítására vonatkozóan a II.16.3. cikkben előírt kérelmet. Ez a kötelezettség nem alkalmazandó, ha a megállapodás vagy valamely kedvezményezett részvétele a II.17.1., a
II.17.2. cikk vagy a II.17.3.1. cikk c) vagy d) pontjával összhangban megszűnik.
3.2.6
A SZERZŐDÉS FELMONDÁSA
(A szerződés Általános feltételek – Jogi és adminisztratív rendelkezések II.17. cikke szerint)
Kellően indokolt esetben a koordinátor (vagy a NI) felmondhatja a szerződést egy vagy több kedvezménye- zettel. A felmondásról szóló értesítést annak hatályba lépése előtt kell megküldeni a Nemzeti Irodának, részletezve annak indokait, a projekt megvalósítás módosított tervezetét, és meg kell jelölni a hatályba lépés időpontját. A NI az indokok alapján dönt a felmondás elfogadásáról, és értesíti a koordinátort a szükséges további lépésekről.
A PROJEKTMENEDZSMENT TEVÉKENYSÉGI TERÜLETEI:
3.3.1
A PROJEKT IRÁNYÍTÁSA
A projekt irányítása magában foglalja a projekt felügyeletét minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból. Része a partnerség humán- és pénzügyi erőforrásainak, tudásának és időráfordításának koordinálása is.
Része a partnerség humán- és pénzügyi erőforrásainak, tudásának és időráfordításának koordinálása is.
A projektmegvalósítás szempontjából legfontosabb személyi feltételek ugyan már a pályázati szakaszban eldől- tek (az alkalmas és elkötelezett partnerek bevonásával), mégis a projektindítás legfontosabb feladatai közé tar-
A jól működő partnerségi együttműködés egyik alap-feltétele a világos kommunikáció, a pénz- ügyi átláthatóság, és a nyitott, nyomon követhe- tő döntési folyamat és döntés.
tozik a szerződésbe foglalt pályázati tervezet frissítése, aktualizálása (kiegészítésekkel, egyéb rendelkezésekkel együtt), és a részletekről való megállapodás a partnerség tagjaival. A megállapodást javasolt partner- szerződések formájában is rögzíteni.
A partnerszerződés a koordinátor és az egyes szervezetek között létre- jött egyedi megállapodás, mely a támogatási szerződés fő kötelezettsé-
geinek lebontását, a partner tevékenységeinek részleteit (szakmailag alkalmas, kellő számú szakember rendel- kezésre állása, feladatok, támogatás ütemezése, tevékenység eredményei, mutatói; jogok, kötelezettségek, stb.) lebontja a tágabb tervbe ágyazva. Az egyes szervezetekkel kötött partnerszerződések biztosítják azt is, hogy a támogatás megoszlása arányos legyen a partnerek hozzájárulásával, vállalt és elvégzett feladataival. Fontos, hogy a megállapodás / szerződés kitérjen a partnerek beszámolókkal kapcsolatos kötelezettségeire is mind a tartalom,
A projekt lebonyolításához kapcsolódó doku- mentumokat érdemes közös felületen tárolni (pl. Dropbox, Wikispace, Trello, stb.), amelyek alkal- masak arra, hogy a projektben részt vevő partne- rek bármikor hozzáférjenek az anyagokhoz. Fontos, hogy a biztonsági beállításokra figyeljenek, azaz a bizalmas dokumentumokat jelszóval védett felü- leten érdemes tárolni, azonban a mindenki szá- mára érdeklődésre számot tartó anyagokat nem érdemes felesleges korlátozásokkal ellátni.
A projekthonlapon is létre lehet hozni egy elkülö- nített, jelszóval védett munkafelületet, ahová a partnerség által használt dokumentumokat töltik fel, belső kommunikációs fórumot hoznak létre.
mind a dokumentáció, mind pedig az ütemezés szempontjából.
A partnerség a menedzsment tevékenységek támogatására létrehozhat egy „projektirányító testületet”, melynek tagjai döntően a partnerszer- vezetek képviselői; indokolt esetben további speciális tudás bevonására külső szakértő közreműködését is biztosíthatják. E csoport egyben a pro- jekt szakmai irányító és döntéshozó testülete is. A testület feje a projekt- koordinátor szervezetének képviselője. A projektmegvalósítás változásai- val kapcsolatos kérdésekben (szerződésmódosítás esetei) is dönt, illetve az esetleg felmerülő konfliktusok kezelésében közreműködik.
A projektirányító testület működésének megkönnyítése érdekében menedzs- ment-kézikönyvet is készíthet a partnerség, melyben összefoglalják a mű- ködés tervezetét, az ülések rendjét, dokumentációját, a konfliktuskezelésről alkotott elképzeléseket stb., és formadokumentumokat dolgozhatnak ki az egységes megjelenés (találkozók emlékeztetőjének, megállapodások – jegy- zőkönyvek formanyomtatványa, hírlevél formátum, prezentáció sablon), de akár a szellemi termékek egységes formátumának megalapozása érdekében.
A projektirányító testület szakmai egyeztetéseit telekommunikációs eszközök révén (Skype-megbeszélések, vi- deo-konferenciák, stb.), vagy személyes találkozók: partnertalálkozók alkalmával bonyolítja le. E megbeszélések a projekt előrehaladása, hatékonysága és minőségi teljesítése érdekében folytatott szakmai megbeszélések.
A projektirányító testület szakmai egyeztetéseit telekommunikációs eszközök révén (Skype-megbeszélések, video-konferenciák, stb.), vagy személyes találkozók: partnertalálkozók alkalmával bonyolítja le. E megbeszélé- sek a projekt előrehaladása, hatékonysága és minőségi teljesítése érdekében folytatott szakmai megbeszélések. A találkozók eredményessége érdekében fontos előzetes megtervezésük:
• az előkészítés (ütemezés, előzetes programterv, megbeszélendő tartalmak egyeztetése, utazások előkészítése),
• a lebonyolítása (minden érdekelt fél aktív közreműködése, technikai körülmények, ellátás biztosítása, jelenléti ív, jegyzetelés megoldása: elhangozott megbeszélés vázlata, megállapodások rögzítése) és
• az utómunkálatok (jegyzőkönyv megküldése - egyeztetése, részvétel igazoló dokumentumainak begyűjtése – megküldése) részleteivel.
3.3.2
A MEGVALÓSÍTÁS FELÜGYELETE
A stratégiai partnerség projektek tevékenységei nagyon szerteágazók lehetnek az egyes projektek jellegétől függően. A projekt során a szakmai tevékenységek kiterjedhetnek az együttműködés és egymástól tanulástól, tapasztalatcseré- től, hálózatépítéstől kezdve a felmérések, esettanulmányok készítése, kurrikulum- és kurzusfejlesztés, módszertani és értékelési eszközök korszerűsítéséig, és lehetőséget nyújtanak tanulásra - tanításra, gyakorlat végzésére a partnerség országaiban. Ezeken túl minden projekt tevékenységi körébe beletartoznak a megvalósítás szervezési feladatai, a mun- ka hatékonyságának, minőségének felügyelete, a termékek tervezett minőségét biztosító szakmai munka, az admi- nisztrációs kötelezettségeknek való megfelelés, a projekt eredmények tágabb hasznosulását biztosító tevékenységek. Fontos a szerteágazó munka tematikus csoportokba foglalása az átláthatóság érdekében – e tevékenységcso-
A munkaterv összeállítása során a partnerek spe- ciális céljaira, igényeire, profiljára, szaktudására érdemes építeni. A projekt sikere nagyban múlik azon, hogy a résztvevők sajátjuknak érzi-e a pro- jektet és elkötelezettek-e a munka során.
portok képezik a projekt munkatervét. A munkaterv teszi lehetővé, hogy a megvalósítást a menedzsment ne csak nyomon kövesse, hanem a beavatkozás szükségességét időben felismerje, és haté- kony megoldást dolgozzon ki, amely illeszthető az eredeti terve- zethez. A tematikus csoportok szervezési elve lehet pl. a tevékeny- ségek célja - jellege (pl. menedzsment-feladatok, tapasztalatcsere, fejlesztés, adaptáció, tesztelés stb.) vagy a megvalósítás időrendje (projektindítás, 1. partnertalálkozó, 2. partnertalálkozó, értékelés, stb.). A munkaterv legfontosabb elemei:
• a tematikus feladatcsoport célja, időkerete, eredménye
• a megvalósítás tevékenységei: felsorolás, időrendiség és összefüggések;
• a feladatcsoport, és az egyes tevékenységek felelősei, közreműködői, lehetőség szerint az egyes partnerek hozzájárulásának részleteivel;
• a tervezett eredmények kapcsolata a tevékenységekkel (főként az értékelés és terjesztés vonatkozásában), határideje, célcsoportja, mutatói (terjedelem, megjelenés, mennyiség, nyelvi verziók, médium stb.);
• egyéb előrehaladási mutatók (lehetséges részleteikkel).
Ha a pályázathoz kidolgozott munkaterv, ütemezés (pl. a bizottsági minta szerint) nem tér ki ennyi részletre, akkor a projektindítás előkészítéseként célszerű kiegészíteni a tervezetet, és az első találkozó alkalmával a partnerekkel egyeztetni és közösen elfogadni. Az így kidolgozott munkaterv lehetőséget ad arra, hogy a partnerszerződésben az egyes partnerek feladatait részletesen „leválogassák”, vagy kiemeljék, ami nemcsak az előrehaladás nyomon követését támogatja, hanem a partner munkájának értékelését tényekkel támasztja alá, nem teljesítés esetén hivatkozási pont a szerződésben foglaltak érvényesítésére, (a koordinátor felelőssége a nem teljesítés kezelése is, ami legrosszabb esetben a szerződés felbontásához vezethet).
A koordinátor szempontjából kulcsfontosságú az előrehaladás minél szorosabb nyomon követése. A közös felelősségvállalást erősíti, ha ennek eredményéről közös fórumon (pl. zárt munkafelületen a projekthonlapon) rendszeresen tudja tájékoztatni a partnerséget. Így például valamelyik partner késése, vagy nem megfelelő tel- jesítése esetén a „közösség nyomása” is ösztönzőként hat. A partnertalálkozók alkalmait ki lehet használni arra, hogy az összejövetel elején áttekintsék az addigi teljesítést, megbeszéljék az eltérések okait, és a találkozó zárá- saként legkésőbb megállapodjanak a következő időszak részleteiről, ha szükséges, akkor a korrekció feladatairól. A partnerek munkavégzését nemcsak időkeretben kell ellenőrizni, hanem a delegált feladat ered- ményének minőségét is. Ehhez adnak jó alapot az eredmények – előrehaladási mutatók részletei (határidő, mennyiségi – minőségi mutatók), a partnerekre lebontott munkatervvel együtt. A projektmenedzsment kézi- könyv, vagy ha ilyet nem készítettek, akkor a minőségellenőrzési – biztosítási terv tartalmazza a megfelelőség és eredményesség ellenőrzésének módját: az értékelés módszerét, ütemezését, stb. A minőségellenőrzés két fő
területe a projektmegvalósítás, és a tervezett eredmények, termékek köre.
A stratégiai partnerségek két sajátos elemet is beépíthetnek projektjükbe a pályázat tervezése során: innovatív termékek adaptálását, fejlesztését, illetve nemzetközi tanítási, tanulási-képzési ciklust (mindkét elem feltételeit részleteiben a Pályázati kalauz tartalmazza). E területek kiemelt figyelmet igényelnek a megvalósításon belül.
Szellemi termékek létrehozása (akár adaptáció, akár fejlesztés) esetén elkülöníthettek erőforrásokat (a tervezés során) a szakmai munka elvégzésén túl annak felügyeletére, minőségellenőrzésére is. Olyan eszközöket használhatnak támogatás igénybevételével, mint pl. kérdőíves felmérés, tesztelés, külső értékelő elemzése, stb. Fontos azonban, hogy ezek részleteit előre megtervezzék: a várt mutatókat meghatározzák mind mennyiségi, mind minőségi szempontból; a tapasztalatokat visszaforgassák, és pontos dokumentálásukról gondoskodjanak. A minőségi szempontok pl. lehetnek a célcsoport számára való alkalmasság tartalmi és felhasználási szempontból, a tervezett célnak való megfelelés mutatói. (Ha például azt vélelmezik, hogy új/szerű módszertant fognak hasz- nálni a projekt eredményeként, ami hatékonyabb tanítást – tanulást tesz lehetővé, akkor térjenek ki a hatékony- ság ellenőrzésének lehetőségeire, módjára.)
A szellemi termékekhez kapcsolódóan a partnerségnek lehetősége van rendezvényeket szervezni (pl. sze- mináriumok, konferenciák formájában) az eredmények terjesztésére, népszerűsítésére. Ezen alkalmak a tájékoz-
tatáson túl jelenthetik pl. a szellemi termék tágabb felhasználási módjainak elemzését, tanácskozást a nemzeti képzési rendszerbe illesztés lehetőségeiről, vagy akár a partnerség nemzeti szakmapolitikai szereplőinek bevoná- sával a hazai szakmapolitikai döntéshozók meggyőzőséhez is keretet adhatnak.
A projekt eredményei, és szellemi termékei kapcsán további feltételeknek kell eleget tenni. A projekt minden eredményét (a létrehozott szellemi termékeket is beleértve) közzé kell tenni, hozzáférhetővé kell tenni a tágabb szakmai közösség, érdeklődők számára.
Ennek egy módját a támogatási szerződés is meghatározza (I.9. cikk): a projekt koordinátora köteles feltölteni az együttműködés eredményeit a Bizottság által létrehozott disszeminációs felületre: xxxx://xx.xxxxxx. eu/programmes/erasmus-plus/projects/. A támogatási szerződés vonatkozó pontja a „nyílt licenc”-re hivatkozik, mely az a mód, ahogy egy termék jogainak tulajdonosa mások számára engedélyt ad a termék felhasználására. Az engedély a termékekre egyenként vonatkozik. Az engedélyek mértékétől és a kiszabott korlátozásoktól függően számos nyílt felhasználást biztosító engedély létezik, és a kedvezményezett szabadon választhatja meg, hogy termékével kapcsolatban milyen engedélyt alkalmaz. Minden egyes előállított termékre nyílt engedélyt kell adni. A nyílt felhasználási engedély nem jelenti a szerzői jogok vagy szellemi alkotáshoz fűződő jogok átruházását.
Ugyanakkor szakmai szempontok szerint a szellemi termék széles körben felhasználható termék kell, hogy legyen, tehát a közzétett eredményeknek alkalmasnak kell lenniük arra, hogy más, ezen a területen működő szervezetek, intézmények stb. ezeket az eredményeket felhasználhassák, beépíthessék saját oktatási gyakorla- tukba, így tehát olyan minőségű és mennyiségű szakmai anyag közzétételére van szükség, mely ezt a beépülést le- hetővé teszi. Ezek az anyagok nem feltétlenül egyeznek meg a projekt teljes szakmai anyagával, és abban az esetben elfogadhatók, ha nem csorbul a széles körben való felhasználhatóság és hozzáférés lehetősége.
Felhívjuk a figyelmüket arra, hogy a projektek keretében kidolgozott szellemi termékekre vonatkozó licenc ugyanakkor nem tartalmazhat olyan feltételt, amely korlátozza a felhasználói csoportot, a felhasználókat például regisztrációra, vagy a szellemi termék használatának kérelmezésére illetve bejelentésére kötelezi. További informá- ciókért kérjük, olvassák el a 2019-es angol nyelvű Xxxxxxx + Pályázati útmutató nyílt licenc-re vonatkozó részét.
Alkalmazhatnak ugyanakkor olyan eszközöket, amelyekkel a jogtalan felhasználást korlátozni tudják, példá- ul másolásvédelem, vízjel stb. illetve megtilthatják például a harmadik fél általi, kereskedelmi célra történő felhasz- nálást. Ezáltal követhetővé válik a szellemi termék útja, ill. biztosíthatók a szellemi tulajdonhoz fűződő jogok.
A szellemi termékek szabad hozzáférhetőségéhez hozzátartozik az eredmények széles körben történő terjesztése (konferenciák, workshopok, publikációk), a támogatási időszakot követően is.
A fentieken túl, szakmai bírálatra minden elkészült projekteredményt és -terméket teljes terjede- lemben el kell küldeni a támogatónak a záró beszámolóval együtt.
Érdemes bizonyítványt vagy tanúsítványt is kiad- ni egy kurzus elvégzéséről. pl. Europass felületen, lásd. 8.3. fejezet.
A program szabályai nem zárják ki az Önök számára a szellemi termékek gazdasági hasznosítását.
A támogatási szerződés II.9. cikke rendelkezik részletesen az előzetesen meglévő jogokról, valamint a projekteredmények tulajdon- és felhaszná- lási jogairól. Eszerint - ellenkező rendelkezés híján - a projekteredmények (és a projekt során létrehozott minden dokumentum) tulajdonjoga (ipar-
jogvédelmi és szellemi tulajdonjogokat illetően is) a kedvezményezetteket illeti meg. A projekt során felhasz- nálásra kerülő, és védelem alatt álló termékek felhasználási jogát a partnerségnek meg kell szerezni legkésőbb a projekt indulására (és erről jegyzék formájában értesíteni kell a Nemzeti Irodát). Mindemellett a partnerségeknek felhasználási jogokat kell biztosítaniuk az Európai Unió és a NI részére a II.9.3. cikkben felsorolt esetekben (pl. saját célra történő felhasználás, nyilvános terjesztés, stb.). Az eredmény Nemzeti Iroda és/vagy Unió általi nyil- vánosságra hozatalakor a szerzői jog tulajdonosára vonatkozó tájékoztatást fel kell tüntetni.
A nemzetközi tanítási, tanulási-képzési tevékenységeket az Erasmus+ program projektbe ágyazott mo- bilitásokként is definiálja, ami alatt azt érti, hogy e tevékenységek nem csupán mobilitási lehetőségek, hanem a projekt céljainak eléréséhez szükségesek, lényeges hozzáadott értéket képviselnek. Törekedjenek tehát arra, hogy a tervezett mobilitások a megvalósítás során is a projekt integráns részét képezzék: a mobilitási tevékenységek hozzájáruljanak a projekt-eredmények tartalmához (pl. felkészülés a fejlesztési munkára, újszerű tanítási tartalomra, módszerre; képzés kipróbálása, teszteléses, stb.)! A tanulói / hallgatói mobilitás feltétele, hogy blended learning (=kom- binált tanulás: hagyományos oktatási formák ötvözése e-learning eszközökkel) keretében ágyazva valósuljanak meg.
A mobilitási pályázattípushoz hasonlóan itt is szükséges előzetesen megtervezni a kiutazások részleteit:
• alkalmas kiutazók kiválasztása (elvárások a kiutazókkal szemben: személyi – szakmai – nyelvi igények; kiválasztás módszertana, lebonyolítása, várólista felállítása, nyelvi felkészültség mérése),
• kiutazás előkészítése (a fogadó intézménnyel tartalmi egyeztetések: program, nyomon követés, érté- kelés, stb.; az utazás módja: foglalások, kísérő személyzet szükségessége stb.; a tartózkodási feltételei: szállás, étkezés, helyi közlekedés, stb.; a kiutazók felkészítése - szükség esetén nyelvi felkészítés is; a kiutazókkal kötendő szerződés formája, tartalma, stb.),
• a mobilitás értékelése, dokumentálása, pl.: a mobilitás programja, munkanapló, szakmai összefoglaló, beszámoló, értékelés kérdőív, stb.
A kiutazások megvalósulása után a partnerség is értékelje a dokumentáció alapján a mobilitások eredményes- ségét, fogalmazza meg és építse be hozadékát a projekteredményekbe (tapasztalatok felhasználása, beépítése, korrekciók igénye, stb.)
Fontos, hogy a partnerintézmények azon mun- katársai, akik nem szorosan működnek együtt a projektben, folyamatosan kapjanak tájékoztatást a projekt előrehaladásáról (pl. belső hírlevélben, információs falon, heti megbeszélésen). Az infor- máció megosztása egyrészt a projekt intézményen belüli elfogadását segíti, másrészt a projekt ered- ményeinek intézményi beépülésére is pozitív ha- tással van.
Minden projektben fontos szempont a megvalósítás kapcsán - a munkavégzés minősége, hatékonysága mellett - az előrehaladás és a támogatás felhasználásának felügyelete is. A koordinátor fontos feladata, hogy dolgozzon ki a partnerséggel egyeztetve olyan rendszert, ami lehetővé teszi a támogatás felhasználásá- nak követését. A munkatervhez készített ütemezés a támogatási igény felmerüléséről, a megvalósulás során a tények összevetése (pl. negyedéves rendszerességgel) a tervezettel megkönnyíti a beszámolók elkészítését. Arra is lehetőséget ad, hogy időben felfigyeljenek az eltérő felhasználásra (pl. kevesebb kiutazó esetén maradvány kép- ződésére) és időben tervezzék meg a maradvány hasznos és elfogadható felhasználását, szükség esetén képesek legyenek előzetesen szerződésmódosítás kezdeményezésére.
3.3.3
KOMMUNIKÁCIÓ ÉS TÁJÉKOZTATÁS
A menedzsment hatáskörébe tartozik az információcsere, tájékoztatás a projekt tartalmáról, előrehaladásáról, eredményeiről. E tájékozta- tás döntően kétféle irányú: a partnerség körére, illetve azon túlra mutat. A partnerségen belül e tevékenységi körbe tartozik a tevékenységek – feladatok előrehaladásáról, eredményeiről, esetleges eltérésekről való kölcsönös tájékoztatás, mely minden partner feladata és kötelessége. To- vábbi fontos terület dokumentumok megosztása kezelése a partnerségen belül. Célszerű közös munkafelületet létrehozni e tevékenységek egysze- rűsítése érdekében. Ilyen lehet pl. közös fórum és dokumentummegosztó felület a projekt honlapján, vagy ha erre nincs mód, akkor megoldható
Google+ rendszerben zárt csoport létrehozásával, vagy más online eszközökkel. A fórum biztosítja, hogy mindenki minden információról értesüljön, hozzászólhasson, időben dokumentált és visszakövethető, hogy ki – mikor – mit
„mondott”. A megosztott dokumentumok révén mappában rendezhető tartalom - tematika szerint a projekt do- kumentációja, archív mappát lehet létrehozni az elavult – régebbi verziók számára, visszakövethetők a korábbi vál- tozatok, ugyanakkor a legfrissebb verziók közös hozzáférése gondoskodik arról, hogy véletlenül – tévedésből sem régebbi dokumentumokat vegye valamelyik partner egyeztetési alapul. Az ily módon kezelt legfrissebb verziók pedig a beszámolókhoz összekészített dokumentációnak is tekinthetők. A kommunikáció külső célcsoportját a külön- féle szakmai partnerek és egyéb érdeklődők jelentik. Tájékoztatásuk kiterjed a projekt céljairól, várt eredményeiről, előrehaladásáról. A partnerség körén túlmutató tájékoztatás célja kettős.
A disszeminációs tevékenység mindig legyen ter- vezett, és terjedjen ki az együttműködés teljes időtartamára.
A disszemináció (disseminatio - latin: elvetés, szétszórás) elsősorban általános, széleskörű tájékoztatás a projekt céljairól, előrehaladá- sáról; eredményeiről. Célja potenciális felhasználók érdeklődésének felkeltése, a tágabb szakmai közönség általános tájékoztatása. Fontos azonban itt is a célzott információnyújtás.
A valorizáció A valorizáció (valor - latin: érték) ennél jobban összpon-
tosít, szűkebb közönségre irányul. A projekteredmények futamidőn túli tényleges felhasználását készíti elő. Célközönsége főként a termékek tényleges használatában érdekelt, hasonló profilú szervezetek mellett a felhasz- nálás körülményeinek biztosításában szerepet játszó intézmények képviselői (szakmapolitikai szereplők, döntés-
hozók), bár a hatásos valorizáció mellett a fenntarthatóságnak „belső” feltételei is vannak: szakmai (alkalmas szakembergárda) technikai (eszközigény mellett a szervezet tevékenységi körébe illeszthetőség), és anyagi felté- telek biztosítása. Ez főként a szervezeteken belüli döntéshozók kellő tájékozottságát, és elkötelezettség igényli.
A projekt előrehaladásának nyomon követésére a tevékenység különböző szakaszaiban kerüljön sor, hogy a partnerség még időben tudjon reagálni, ha nem a tervek szerint halad a projekt megvaló- sítása. A belső monitoring során született doku- mentumokat (pl. kérdőíveket, reflektív naplókat) érdemes megőrizni, hiszen akár egy következő projektötlet is származhat az ott megfogalmazot- takból.
További részletes útmutatás a kézikönyv ”AZ EREDMÉNYEK TERJESZ- TÉSE, ÉS A PROJEKT LÁTHATÓVÁ TÉTELE” c. fejezetben található.
3.3.4
KAPCSOLAT A NEMZETI IRODÁVAL, KÖZREMŰKÖDÉS A NYOMON KÖVETÉSBEN, BESZÁMOLÁS
A partnerség tagjainak szerződéses kötelessége a Nemzeti Irodával való együttműködés. E terület szóbeli, írásbeli kommunikációt, és te- vékenységeket is jelent.
A kedvezményezettektől induló kommunikáció tartalma főként a pro- jekt előrehaladása, esetleges problémák jelzése, tájékoztatás tervezett rendezvényekről, eseményekről. Formája lehet eseti levelezés, de meg- oldást jelenthet az is, ha a NI részéről felelős munkatárs címét felveszik
a belső levelezés címlistájára, vagy a fórum(ok) felhasználói körébe, hozzáférést adnak a projekthonlap belső munkafelületéhez, stb.
Az írásbeliség mellett problémák esetén (előzetes egyeztetés alapján) személyes konzultációra is van lehetőség. A Nemzeti Iroda (esetleg az Európai Bizottság) által kezdeményezett kommunikáció – információcsere dön-
tően a monitoring látogatásokat, helyszíni ellenőrzéseket, auditokat jelentik. A monitoring látogatások célja szak- mai tájékozódás, jellege szerint konzultáció. A helyszíni ellenőrzések auditok pénzügyi tartalmúak, és ellenőrzés jellegűek. A beszámolás tartalmában fontos elem az eredmények, termékek feltöltése a disszeminációs felületre.
A kedvezményezettek további írásos „kommunikációs kötelezettsége” a szerződésben meghatározott ütemezésben, és tartalommal benyújtandó beszámolók köre. Ezek a projekt előrehaladásának kötött tartalmú szakmai és pénzügyi bemutatását jelentik, tényekkel alátámasztva.
Az együttműködés körébe tartozó tevékenységek elsősorban a Nemzeti Iroda által szervezett rendezvé- nyeken való részvételt – közreműködést jelentik (pl. előadás, beszámoló tematikus szemináriumokon, konferen- ciákon, pályázatíró szemináriumokon).
További részletes útmutatás a kézikönyv „A PROJEKTEK NYOMONKÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAK- MAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE” c. fejezetben, valamint a „A PROJEKT PÉNZÜGYI MENEDZSMENTJE”
c. fejezetben található.
A projektmenedzsment körébe tartozó tevékenységek lehetséges dokumentációja az I. SZÁMÚ MELLÉK- LETBEN található.
BEVEZETÉS
A projektek megvalósítása során felmerülhetnek olyan előre nem látható körülmények, amelyek a projekt - szerző- désben rögzített - adatainak, feltételeinek, tervezetének változását vonják maguk után.
Törekedjenek arra, hogy a lehető legkevesebb változtatásra legyen szükség a projekt futamideje alatt. Tudniuk kell, hogy a projektmegvalósítás vagy a partnerség bármely változtatása nem befolyásolhatja lényegesen a projekt minőségét, megvalósíthatóságát, vagy a projekt céljait, és minden módosításnak összhangban kell lenni a támogatási szerződésben és mellékleteiben foglalt jogi szabályokkal.
Módosítás: olyan jogi cselekmény, amely a támogatási szerződésben foglalt részletek megváltoztatására irá- nyulnak. E változások egy része formai-technikai jellegű, másik része a projekt tartalmi vonatkozásaira irányul.
Az alábbi táblázatban foglaltuk össze a lehetséges eseteket.
VÁLTOZÁSOK TARTALMA | FORMAI-TECHNIKAI VÁLTOZÁSOK | A PROJEKT TARTALMÁT ÉRINTŐ LÉNYE- GES VÁLTOZÁSOK |
Kedvezményezett szervezet adatainak változása: - jogi státusz - szervezet neve - szervezet címe - adószáma | ✔ | |
Kontakt személy, ill. adatai | ✔ | |
Aláírásra jogosult személy, ill. adatai | ✔ | |
Banki adatokban történő változás, ha a szerződéskötéshez felhatalmazó levelet kért be a NI (ld. szerződés 2. oldala – mellékle- tek) | ✔ | |
Partnerség felépítését érintő változások | ✔ | |
A kedvezményezett szervezet jogi sze- mélyének átalakulás miatti változása (pl. fenntartóváltás jogutódlással, vagy feladatátadással) | ✔ | |
Projekt futamideje | ✔ | |
A részbeszámolók ütemezése | ✔ | |
Pénzügyi változások (melyek megha- ladják a szerződés I. rész I.3.3 pontjában részletezett lehetőségeket) | ✔ |
Az 1. sz. táblázatban szereplő áttekintés eligazodást nyújt abban is, hogy mely esetekben kell kezdeményezni a szerződés módosítását.
A ’Formai - technikai változások’ nem igénylik a szerződésmódosítási formanyomtatvány használatát, azonban e vál- tozásokról is értesíteni kell a Nemzeti Irodát és a regisztrációs felületen lévő adatokat és dokumentumokat frissíteni kell. ’A projekt megvalósítását érintő lényeges változásokat’ érintő esetekben a formanyomtatványt ki kell tölteni és
(a kívánt mellékletekkel együtt) megküldeni szerkeszthető formában e-mailen és aláírva, lepecsételve postai úton is. A szerződésmódosítást a kedvezményezettek nevében a koordinátor, vagy különleges esetekben a NI is kezde-
ményezheti. A következőkben a koordinátor által kezdeményezett módosítások részleteit mutatjuk be.
A SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS FELTÉTELEI
• amódosítást írásban kedvezményezettek nevében a partnerség koordinátora nyújtja be: aláírója a koordi- nátor szervezet jogi képviselője;
• a kérelem formája hivatalos levél, vagy a szerződésmódosítás formanyomtatványa;
• a tervezett változásokat alaposan meg kell indokolni.
A SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS FOLYAMATA
A támogatási feltételek bármilyen módosítása írásbeli kiegészítő megállapodás formájában történhet meg, amint azt a szerződés is tartalmazza (ld.: Általános feltételek II.13 cikk). Éppen ezért a szerződésre és annak módosítására vonatkozó semmilyen szóbeli megállapodás nem tekinthető érvényesnek.
A koordinátor által kezdeményezett szerződésmódosítás esetén a NI minden esetben megvizsgálja, elfogad- ható-e a módosítás, és írásban tájékoztatja a kedvezményezett döntéséről, valamint arról, szükséges-e szerződés- módosítás. A NI fenntartja magának a jogot, hogy elutasítsa a nem kellően indokolt módosítási kérelmet.
A módosítási kérelmet a tervezett változások jóváhagyására megelőzőleg, jóval azok hatályba lépése előtt meg kell küldeni a Nemzeti Irodának, de minden esetben legalább egy hónappal a projektzárás időpontja előtt, azaz nem lehet utólagosan módosítást kérni azokra a változtatásokra, amelyek ténylegesen már meg- valósultak. Ez alól kivételt képeznek a Kedvezményezett részéről alapos indokkal alátámasztott és a Nemzeti Iroda részéről elfogadott esetek (ld.: Általános feltételek, II.15 cikk – Vis major)
A szerződésmódosítást a NI készíti el, és a szerződéshez hasonló módon elküldi a kedvezményezett számá- ra. A módosított szerződés mindkét fél (kedvezményezettek megbízásából a koordinátor – Tempus Közalapítvány) jogi képviselőjének aláírásával lép hatályba.
Ha nem (vagy nem kellő időben, kellő indoklással) tájékoztatják a NI-t a projektet vagy a szerződést érintő változásokról, a kedvezményezett a felelős azért, ha a változásból eredően el nem fogadható tevékenységek és költségek keletkeznek.
FORMANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA A MÓDOSÍTÁSI KÉRELEMHEZ
A módosítási kérelmet a külön erre szolgáló szerződésmódosítási kérelem formanyomtatványon kell benyújtani. A formanyomtatvány az alábbi területekre terjed ki:
Partnerséget érintő változások A Partner(ek) kilépése
B Új / csere partner(ek) csatlakozása a projekthez C Szerződő (koordinátor) intézmény cseréje
Egyéb változások
D A projekt futamidejének változása
E A támogatási igény lebontásának változása (egységek száma változik kettő vagy több költségvetési tétel- ben vagy a tényleges költség alapú támogatás változik), ami a költségvetés megváltozását okozza, ameny- nyiben a változás meghaladja a Támogatási szerződésben előírt 20%-ot (ld. következő bekezdés)
F Bankszámla változása, ha a szerződéskötéshez felhatalmazó levelet kért be a NI G Munkaprogram változása
A szerződésmódosítási formanyomtatvány részletes útmutatást tartalmaz a feltételekkel, és a kitöltéssel kapcsolat- ban. A formanyomtatvány letölthető a Tempus Közalapítvány honlapjáról.
Megjegyzés:
A támogatási igény változásával kapcsolatban nem szükséges módosítási kérelmet benyújtani a támo- gatási szerződésben meghatározott esetekben (I. RÉSZ – KÜLÖNÖS FELTÉTELEK I.3.3 KÖLTSÉGKATEGÓRIÁK KÖZÖTTI ÁTCSOPORTOSÍTÁSOK SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS NÉLKÜL):
• ha a változás nem befolyásolja a projekt megvalósítását és az átcsoportosítás elszámolható költségeket jelent (a projektmenedzsmenthez és megvalósításhoz, a nemzetközi projekttalálkozókhoz, a szellemi ter- mékekhez, a multiplikációs rendezvényekhez, a külföldi képzési/oktatási/tanulási tevékenységekhez,
• valamint a rendkívüli költségekhez nyújtott támogatási összegek maximum 20%-át jogosultak átcsopor- tosítani bármely más költségvetési kategória támogatására, kivéve a projektmenedzsment és megvalósítás költségei, továbbá a rendkívüli költségek kategóriákba;
• bármely költségvetési kategóriából jogosultak átcsoportosítani a speciális igényű résztvevők támogatására szánt kategóriába).
A projekt elfogadott támogatási igényének végösszege azonban nem változhat!
Nem szükséges továbbá módosítási kérelmet benyújtani akkor sem, ha a költségvetési módosítás a partnerek kö- zötti felosztást érinti. Vagyis ha a költségvetési tételek között nem történik átcsoportosítás, hanem kizárólag egy költségtételen belül, de partnerek közötti megoszlás változik, ahhoz nem szükséges szerződésmódosítás.
A változást azonban minden esetben jelezni kell a NI felé.
EGYÉB MÓDOSÍTÁSI KÉRELMEK
Az alábbiakban azokat az eseteket írjuk le, amelyekben nincs szükség a szerződésmódosítási formanyomtatvány használatára.
4.5.1
VÁLTOZÁSOK A REGISZTRÁCIÓS FELÜLETEN SZEREPLŐ ADATOKBAN, DOKUMENTUMOKBAN
A regisztrációs felület az a felület, amelyen a projektekben (pályázatokban) érintett kedvezményezettek a szerve- zetük adatait, működési feltételeikkel kapcsolatos dokumentumokat regisztrálják – tárolják. Itt kell felvezetni az ezekben történő változásokat, melyeket a NI az alátámasztó dokumentumok alapján validál.
Nem szükséges szerződésmódosítási formanyomtatványt beküldeni ezekben az esetekben, viszont ajánlott értesí- teni a NI-t a felvezetett változásokról, hogy a szükséges jóváhagyásokat mielőbb elvégezhesse.
Az alábbi változásokat a regisztrációs felületen kell felvezetni (xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxx/xxxx- nisation-registration/screen/home)
4.5.2
A KEDVEZMÉNYEZETT SZERVEZET(EK) JOGI STÁTUSZÁNAK VÁLTOZÁSA
A kedvezményezett új jogi státusza is meg kell, hogy feleljen az eredeti részvételi és kiválasztási feltételeknek. Ha az új jogi státusz olyan állapotot eredményez, melyek nem felelnek meg az eredeti feltételeknek, akkor a szervezet közreműködése lezárul. A szervezet közreműködésének megszűnése kapcsán azt is vizsgálni kell, hogy projektszinten érvényesülnek-e a támogatási feltételek – ha nem, akkor a támogatási szerződés felbontásra kerül.
4.5.3
A KEDVEZMÉNYEZETT SZERVEZET(EK) NEVÉNEK VÁLTOZÁSA
Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a névváltozás mögött más változás is rejlik (új jogi személyiség, jogutódlás kérdései stb.), melyek további alátámasztó dokumentumok benyújtását teszik szükségessé. Ilyen esetekben a NI jelzi, hogy mely dokumentumokat kell pótolniuk.
4.5.4
A KEDVEZMÉNYEZETT SZERVEZET(EK) CÍMÉNEK VÁLTOZÁSA
A változást a NI jóváhagyja, ha megfelel a részvételi feltételeknek.
4.5.5
A KEDVEZMÉNYEZETT SZERVEZET(EK) JOGI KÉPVISELŐJÉNEK VÁLTOZÁSA
Ebben az esetben nincs szükség a formanyomtatvány használatára. A szervezet új jogi képviselője levelet, vagy
e-mailt küld a Nemzeti Irodának, melyhez hivatalos dokumentumot (meghatalmazás, jegyzőkönyv a változásról, aláírási címpéldány.) csatol az aláírási jogosultság igazolására. E-mailben küldött kérelem esetén az új jogi képviselő- nek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.
4.5.6
A KEDVEZMÉNYEZETT SZERVEZET(EK) KOORDINÁTORÁNAK VÁLTOZÁSA
A kedvezményezett szervezet kapcsolattartójának (az a személy, aki a szerződésben kapcsolattartóként szerepel) változása sem igényel formanyomtatványon benyújtott kérelmet. A szervezet jogi képviselője által írt levél, vagy e-mail formájában kell bejelenteni a változást, és részletezni kell a változás okait - indokait. E-mailben küldött kére- lem esetén a jogi képviselőnek legalább másolatban kell szerepelni, ha nem ő az üzenet küldője.
A disszeminációs tevékenységek célja
A disszemináció olyan tevékenységek sokaságát jelenti, amelyek célja a projekt eredményeinek közzé- tétele azon célcsoportok számára, akik közvetlenül nem vettek részt a projektben, de fontos, hogy a projekt eredményei eljussanak hozzájuk. Az Európai Unió finanszírozásával megvalósuló projektekkel szemben elvárás, hogy a projektek hatásának, illetve a létrehozott projekttermékek széles körben történő megismertetésének és hasz- nálatának terjesztésére különös hangsúly kerüljön. Nagyon fontos, hogy ez a tevékenység a projekt teljes időtarta- ma alatt megvalósuljon, és hogy valamennyi konzorciumi partner részt vegyen a disszeminációs tevékenységekben.
Az eredmények terjesztése (disszeminációja) és hasznosítása (valorizációja) ismert fogalmak. A jól megtervezett és körültekintően végrehajtott valorizáció biztosítja, hogy a projekteredmények elérhetők legyenek ne csak a partner- ségben közvetlenül részt vevők számára, és hatásuk fenntartható legyen a projekt futamidejét követően is, a helyi, regionális, nemzeti és európai szintű gyakorlatokban történő tényleges felhasználásuk által. A minél szélesebb körű terjesztés érdekében lehetőleg a legkülönfélébb csoportokat próbáljuk bevonni a disszeminációs tevékenységekbe.
Az Erasmus+ projektektől elvárás, hogy a partnerség, vagy a partnerségben részt vevő intézmények honlapján tegyék közzé a projekt adatait, megvalósításának fő lépéseit és eredményeit (vagy ezek elérhetőségét).
A DISSZEMINÁCIÓS TERV
Az eredmények disszeminációjának számos célja lehet: a projekt témája iránti figyelem felkeltése, a nyilvánosság tájékoztatása és bevonása, a projekt fenntarthatóságának biztosítása. A disszemináció akkor igazán eredményes, ha a projekt erős disszeminációs stratégiával, jól kidolgozott disszeminációs tervvel rendelkezik. A tervek korai elkészí- tése biztosítja, hogy a megcélzott felhasználók és az ő igényeik központi helyet kapjanak a projekt kezdetétől.
Ezen tevékenységek tervezése kapcsán első lépésként a partnerségnek az alábbi jellegű kérdéseket kell mérlegelnie:
• Milyen problémára keres választ a projekt? Milyen szükségleteket céloz meg a projekt?
• Melyek a várt eredmények?
• Kik a felhasználók/érintett szektorok, melyek hasznosítják a projekt eredményeit?
A disszemináció tervezésekor minden potenciális felhasználó szempontjait érdemes megfontolni, nem csak a part- nerségben részt vevő intézmények tagjaira vonatkozólag. Meg kell tervezni a felhasználókkal történő konzultációt és bevonásukat a projekt futamideje folyamán.
• a terjesztésre és hasznosításra irányuló tevékenységek típusai – módszerek és eljárások;
• a szükséges emberi és pénzügyi erőforrások;
• munkaterv a különböző tevékenységekre;
• stratégia a tevékenységek továbbvitelére a projekt futamidején túl (fenntarthatóság).
Bár a disszeminációs terv tartalma projektenként eltérő, azonban a legalapvetőbb kérdések, amelyeket a tervezés során végig kell gondolni, lényegében azonosak:
• Mit?
• Milyen célból?
• Ki(k)nek?
• Hogyan?
• Mikor?
• Ki?
• Miből?
A disszeminációs terv elkészítését szolgálja a KÉZIKÖNYV II. SZÁMÚ MELLÉKLET-ében található táblázat.
Ha elkészült, a disszeminációs tervet rendszeresen át kell nézni, és ha szükséges, módosítani a projekt előreha-
ladásának fényében. Bármilyen, az eredeti tervhez képest történt módosítást le kell írni a benyújtandó előrehaladási jelentésben, időközi, illetve záró beszámolóban.
Felhívjuk figyelmét, hogy a támogatási szerződés különös feltételeket határoz meg a tájékoztatással és a nyil- vánossággal kapcsolatban. Az Erasmus+ projektek esetében a Támogatási szerződés Xxxxxxx Xxxxxxxxxx I.9.2 pontja értelmében a projekt koordinátora az együttműködés eredményeit a xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/ projects/ weboldalon található Erasmus+ Project Results Platform felületre köteles feltölteni a felületen található uta- sításoknak megfelelően.
Bővebb útmutatást a disszeminációs tervhez kapcsolódóan az Európai Bizottság Oktatási és Kulturális Főigazgatósága honlapján talál az alábbi oldalon: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxx-xxxxx/xxxxxxx/xxxxx-xx_xx További ötleteket adhat a Tempus Közalapítvány 2018. szeptember 25-én megrendezett, A hatékony kommuni-
káció trükkjei című eseménye, melyhez kapcsolódóan az előadások elérhetőek a közalapítvány honlapján: xxxxx://xxx.xx/xxxxxxxxxx/00000/x-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx
MIK A PROJEKTEREDMÉNYEK?
A projekt eredményei a termékek, módszerek, tapasztalatok és oktatáspolitikai tanulságok, melyek a projekt során jönnek létre. A projekteredményeket nagyjából öt fő kategóriába oszthatjuk, melyek közül az első három a közvetlen eredményeket, míg a fennmaradó kettő a közvetett vagy programszintű eredményeket foglalja magába.
Az Európai Bizottság a záró beszámoló értékelésének támogatására közétett dokumentuma részletesebb példákat ad az egyes eredmény- és terméktípusokra, valamint a közzétételi kötelezettségére és annak módjára. A holnapunkon elérhető verzióban dőlten és vastagon szedtük azokat a tételeket, amik a szellemi termékek kategóri- ájában tartoznak, az egyéb projekteredményektől való megkülönböztetés érdekében: Relevant results - guide
KATEGÓRIA | PÉLDÁK |
Szellemi termékek | • összehasonlító tanulmányok • kézikönyvek és egyéb képzési eszközök • innovatív oktatási és képzési modulok • új tantervek és képesítések • új megközelítésmódokkal és módszertanokkal kapcsolatos felhasználói útmutatók • on-line oktatási és képzési anyagok (e-learning) |
Módszerek | • a résztvevők egy bizonyos területtel és témával kapcsolatos ismereteinek bővítése • együttműködési folyamatok és módszerek • vezetői tapasztalatok és gyakorlati ismeretek • ötletek és jó gyakorlatok cseréje |
Tapasztalatok | • a projektpartnerek által a menedzsment és nemzetközi partnerségben való részvétel terén szerzett tapasztalatok • az egyének által szerzett tapasztalatok, pl. mobilitások kapcsán • tapasztalatok és jó gyakorlatok cseréje hálózatok létrehozása által |
Szakpolitikai tanulságok | • egy adott programon vagy kezdeményezésen belül indult projektek átfogó tapasztalataiból rajzolódnak ki, illetve olyan egyedi projektekből, amelyek különösen innovatívak vagy hatékonyak • visszajelzés az oktatáspolitikai döntéshozók számára |
Európai együttműködés | • új vagy kibővített európai partnerségek • tapasztalatok és jó gyakorlatok nemzetközi szintű megosztása • kultúrákon átívelő párbeszéd és együttműködés, új párbeszéd és partnerségek az EU tagállamai és a nem EU-tag országok között |
Az eredmények különböző csoportjai másfajta megközelítést igényelnek terjesztés és hasznosítás szempontjából. Például a kézzelfogható eredmények, mint a projekttermékek könnyen bemutathatók eredetiben, grafikus ábrákkal vagy mintapéldánnyal, a nem kézzelfogható eredmények, mint pl. a ’tapasztalatok’, azonban más bemutatási mód- szereket igényelnek, úgy, mint felmérések eredménye, interjúk elemzése, akkreditációs programok.
EREDMÉNYEK TERJESZTÉSE, HASZNOSÍTÁSA
CÉLCSOPORT, ÜZENET, CSATORNA
Annak érdekében, hogy a disszemináció valóban eredményes legyen, a tevékenységeket kellően célzottan kell vé- gezni. A legfontosabb a megfelelő célcsoport, üzenet és csatorna kiválasztása.
Célcsoport
A disszemináció közvetlen célcsoportját a felhasználók, valamint a szakmai partnerek jelentik. A legfontosabb ter- jesztési szintek:
• saját intézményen belül
• az intézmény szűkebb / tágabb környezetében
• projektpartnerek körében
• a település szintjén
• regionálisan
• országos szinten
• nemzetközi szinten
• képzési szektor
• munkaerő-piaci szektor.
A projekt kezdetétől fogva érdemes gyűjteni a potenciális célcsoportokhoz tartozók elérhetőségét és listát vagy adatbázist készíteni, amelyben az érintettek elérhetősége mellett érdeklődésük jellege is megjelenítésre kerül.
Üzenet
A projekt által feldolgozott téma, és a létrejött eredmények világos, közérthető megfogalmazása a hatékony dissze- minációnak elengedhetetlen alapfeltétele. A disszemináció tartalmának meghatározásakor számolni kell a lehetsé- ges célcsoportok sokszínűségével, hiszen a döntéshozóktól az adott terület szakértőin keresztül a laikusokig terjed- het a célcsoport. Tehát a közvetítendő tartalmak bemutatásának módja az egyes felhasználói csoportok számára eltérő, sőt szükségképpen különböző kell, hogy legyen.
Csatorna
Mivel a különböző csatornáknak más-más előnyük és hátrányuk van, központi kérdés az adott célnak legmegfele- lőbb csatorna kiválasztása. A legnépszerűbb terjesztési csatornák:
• Moodle platform – nyílt forráskódú, ingyenes licenc alatt terjesztett, e-learning keretrendszer, melynek ré- sze egy olyan közösségi oldal, amin több mint egymillió regisztrált felhasználó ingyenes támogatást nyújt- hat egymásnak, ötleteket, információkat oszthat meg xxxxx://xxxxxx.xxx
• YouTube – nagyon fontos a kulcsszavak jó megválasztása, hiszen ezek alapján lehet majd elérni a videót.
• blog
• projekthonlap – fontos, hogy a honlap jól strukturált és informatív legyen, tartalmazza a projekt leírá- sát (célok, módszerek), a partnerekről információt, elérhetőséget, valamint – a főbb projekttermékek el- érhetőségét, vagy magát a terméket. Ne feledjék azonban, a honlap elkészítése önmagában nem elég, a honlapra fel kell hívni mindazok figyelmét, akikhez szeretnék, hogy eljussanak az eredmények. A honlap elérhetőségét feltüntethetik névjegykártyákon, szórólapokon, hivatalos levél fejlécén, megemlíthetik szak- mai fórumokon, konferencián. Ingyenes felületek: xxx.xxxx.xxx, xxx.xxxxxx.xxx, xxx.xxxx.xxx, www. xxxxxxxxx.xxx
• személyes beszélgetések, találkozók, munkahelyi értekezletek
• előadások, konferenciák, szemináriumok
• workshopok, továbbképzések
• termékbemutatók, kiállítások, vásárok
• tévé, rádió
• faliújság, információs állvány
• elektronikus média
• szórólapok, brosúrák
• hírlevél
• írott sajtó, cikkek
• kiadványok
• sajtótájékoztató, sajtóközlemény
Fontos, hogy a projekt honlapja a pályázó szervezet internetes oldaláról is minden esetben elérhető legyen, annak linkjét egy könnyen megtalálható, jól látható helyen tüntessék fel. Érdemes még a honlap elkészítésekor azt is szem előtt tartani, hogy olyan felületet használjanak, melynek elérhetősége nem évül el egy-két éven belül, nem áll tehát elő az a helyzet, hogy a projektzárást követően a honlap is megszűnik.
A felhasználók rendelkezésére álló, könnyen használható, többnyire ingyenes internetes felületekre (hol- napkészítés, blog, biztonságos közösségi oldalak, e-learning keretrendszerek) hasznos linkeket, ötleteket találhatnak a „Handbook for International School Projects” c. ACES kiadványban.
A disszeminációs tevékenység kapcsán létrejött anyagok nagyszerűen kapcsolhatók a projekt, vagy az azt szervező intézmények PR tevékenységekhez is. Fontos ezért, hogy igyekezzünk kreatív és innovatív módon megosz- tani projektünk eredményeit. E célra a legalkalmasabbak a filmek, videók, fényképek, kiállítások, újságok, hangfel- vételek, honlapok, stb.
A disszeminációs tevékenység nyomon követésére is különös hangsúlyt kell fektetnünk, hiszen a felmerülő igényekre reagálnunk kell, és azokat be kell építenünk a projekt további szakaszaiba. A II. SZÁMÚ MELLÉKLETBEN a disszemináció hatékonyságának ellenőrzésére szolgáló kérdéssor is található.
5.3.2
„NYÍLT LICENC”
Az „Nyílt licenc”-et érintő kérdésekről bővebben a 3.3.2 A MEGVALÓSÍTÁS FELÜGYELETE című fejezetben tájékozódhat bővebben.
5.3.3
KÉPZÉSI PROGRAMOK AKKREDITÁCIÓJA, ENGEDÉLYEZTETÉSE
Ha a projektben szerepel képzés fejlesztése vagy átvétele, akkor a további felhasználás, tovább éles és hasznosulás szempontjából kiemelt fontosságú lehet annak akkreditációja, engedélyeztetése. Ha a pályázatban ez vállalásként is szerepel, fontos tudni, hogy a nemzeti iroda ellenőrzi az ehhez szükséges lépések megtörténtét.
Szakképzési projektek esetében felmerülhet a kérdés, , hogy a hatályos felnőttképzési törvény szabá- lyozását hogyan kell értelmezni a projektek esetében.
Ha az adott projektben képzés fejlesztése/átvétele és annak kipróbálása/tesztelése szerepel, az engedé- lyeztetésre vonatkozó jogszabály nem vonatkozik a tesztelésre, hiszen a támogatást nem a képzés rend- szeres, „üzletszerű” megvalósítására, hanem egy képzés struktúrájának és tartalmának, módszertanának kifejlesztésére és annak kipróbálására kapja a kedvezményezett.
Tesztképzések esetén fontos, hogy a tesztképzésben résztvevők is pontos tájékoztatást kapjanak arról, hogy ez egy tesztképzés, egy fejlesztettfejlesztésben lévő képzés kipróbálása (tehát ne készüljön pl. olyan tájékoztató vagy felhívás, hogy ez pl. felnőttképzés vagy valamilyen „hivatalos” dokumentumot kapnak a végén).tesztképzésről részvételi igazolás adható, nem ad lehetőséget végzettség megszerzé- sére). Ha honlapja van a szervezetnek vagy a projektnek, akkor a honlapon pontosan jelenjenek meg a fenti információk, ne legyen félrevezető, és ne keltse azt az érzetet, hogy ez már egy futó felnőttképzés, engedélyeztetett képzés.
Mindezek ellenére ismételten kiemeljük az engedélyeztetés fontosságát, hiszen ha pl. további támo- gatást szeretnének felvenni a kifejlesztett képzés indításához, akkor kötelező az engedélyeztetés, nem beszélve a későbbi hasznosítás szempontjairól.
KÖTELEZŐ ARCULATI ELEMEK
Xxxxxxxxx, a támogatásból terjesztett, publikált dokumentumon, a támogatásból megvalósított terméken vagy anyagon fel kell tüntetni, hogy a támogatást az Európai Unió nyújtotta, és szerepeltetni kell az Erasmus+ program logóját. Ez a láthatóság növeli az Erasmus+ program ismertségét, és hozzájárul folyamatosságának és működésének hosszan tartó biztosításához.
Arculati segédlet a projektről szóló információk terjesztéséhez
A program elnevezése: Erasmus+ program
A logó (Erasmus+) a támogatott pályázat minden pro- jekttermékén (kiadványok, honlap, sajtóközlemény, rendezvénymeghívó stb.) kötelezően megjelenítendő!
Egységesen az alábbi EU-s logót kell használni. Az egyes alprogramoknak nincs külön logója.
A logó a Bizottság oldaláról letölthető színes és feke- te-fehér verzióban is!
A logó minimális mérete: 1 cm magas.
Ha nem éri el a kész, magyar nyelvű logót, akkor az EU zászló mellett Verdana betűtípussal jelenítheti meg a program nevét. A szöveg fekete vagy EU kék színnel jelenjen meg:
A Tempus Közalapítvány logójának használatára egye- dül maga a Tempus Közalapítvány jogosult.
Kötelezően megjelenő szöveg:
A projektet az Európai Bizottság támogatta. A kiadványban (közleményben) megjelentek nem szükségszerű- en tükrözik az Európai Bizottság nézeteit.
Ennek a szövegnek a többnyelvű verziói ezen a linken találhatók: xxxxx://xxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx-xxxx/ files/multilingual_disclaimers_for_beneficiaries.pdf
Részletes arculati leírás:
itt: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxx/xxxxx/xxxxxxx-xxxx-xxxxxxx-00000000_xx.xxx
6
A projekttervezés logikája
Egy projekt kizárólag akkor tekinthető sikeresnek, ha kitűzött céljait teljes mértékben elérte, emiatt rendkívül lényeges, hogy a projektcélok pontosan kerüljenek meghatározásra. Ez a projekt definiálási szakaszában történik
– közösen a partnerekkel, akiknek azonban teljesen eltérő céljaik lehetnek. Ezért a célok kijelölése előtt elengedhe- tetlen, hogy az intézmény áttekintse az intézményi/ szervezeti stratégiai céljait, és azokra építve, azokhoz igazítva határozza meg saját projektcéljait, amelyek – a partnerekkel történő egyeztetést követően – válhatnak a projekt hivatalos céljaivá.
Egy projektcélnak minden esetben konkrétnak, elérhetőnek, mérhetőnek, relevánsnak és időben ütemezett- nek, lehatároltnak kell lennie! Ez azért fontos, mert a jól megfogalmazott célokhoz könnyebb elvárt eredményeket (termékeket) rendelni, azaz meghatározni, hogy egy adott cél elérése milyen esetben tekinthető teljesültnek. Az elvárt eredményekhez szükséges az azok mérésére szolgáló indikátorokat tervezni. Lényeges, hogy tevékenységeket kizárólag tisztázott célok és eredmények (valamint indikátorok) birtokában lehet definiálni, tehát szigorúan tilos a tevékenységek átgondolásával kezdeni a tervezést!
Az alábbi ábra a projekttervezés logikáját mutatja be:
Intézményi/ szervezeti stratégiai célok
projektcélok
elvárt eredmények
indikátorok (célértékekkel)
tervezés
Indikátorok
Az indikátorok olyan mutatószámok, amelyekkel egyrészt a projekt tevékenységeinek eredményessége, másrészt a célok felé haladás mértéke követhető nyomon.
Az indikátorok meghatározásánál körültekintően kell eljárni, nem csak a mutató- és mérőszámokat, hanem a mérés módját, folyamatát is alaposan meg kell tervezni! Az indikátoroknak többfajta csoportosítása létezik, de a partnerségi projektek szempontjából az alábbiak használata indokolt:
• Bemeneti (input) – a rendelkezésre álló, felhasználandó erőforrásokat, kiinduló értékeket jelöli, közvetlenül mérhető;
• Kimeneti (output) –a projekt céljai által meghatározott tevékenységekhez rendelt kimeneti értékek, általá- ban fizikai elemet mérnek - közvetlenül mérhető;
• Eredmény (result) – közvetlenül létrehozott eredményekre, a célok teljesülésére vonatkoznak, a változásokról, vala- mint a végtermékekről adnak információt – közvetetten mérhetőek;
• Hatás (impact) – a projekt akár rövid, vagy közép, de inkább hosszú távú hatásaira, következményeire vonatkoznak, közvetetten mérhetőek.
Az első három típus viszonylag egyszerű: pl. egy képzés esetében a bemeneti indikátor a jelentkezők száma, a kime- neti a képzést elvégzők száma, az eredmény indikátor pedig a kettő közötti különbség: hányan végezték el sikeresen (eredményesen) a képzést. Ebben az esetben az is lehet indikátor (megfelelő célértékkel), hogy a végzettek közül hány főnek sikerült „kiválóan megfelelt” szinten teljesítenie a képzést, azaz feldolgoznia a kapott ismereteket és/ vagy megerősítenie bizonyos kompetenciáit. Ez azonban olyan kvalitatív indikátor lesz (ld. később), amelyhez na- gyon pontosan definiálni kell az elvárt eredményt, jelen esetben például azt, hogy milyen kritériumok alapján minő- síti a képző a képzés végén egy résztvevő teljesítményét „kiválóan megfelelt”-nek.
A hatásindikátorok megfogalmazása (és különösen mérésük) azonban nagyfokú odafigyelést igényel, mivel egy projekt hatása nem csak a projektben végzett tevékenységektől, a projekt által előállított eredményektől, ha- nem számos olyan külső tényezőtől is függ, amelyre a projekt megvalósítóinak nincs befolyása.
Egy kifejlesztett képzési anyag hatásindikátora lehet például a tanulók / diákok / felnőtt tanulók / szakem- berek / munkavállalók fejlődésében tapasztalható pozitív változás, amely azonban nem attól függ, hogy hány pe- dagógus / oktató alkalmazta az új tananyagot (ez inkább eredményindikátor), hanem attól, hogy az adott iskolában
/ képzőhelyen milyen a képzésben résztvevők szociokulturális háttere. Vagy éppen, hogy milyen kompetenciákkal rendelkezik az őket tanító és az új tananyagot alkalmazó pedagógus / oktató.
Az indikátorok egy jelentős része kvantitatív, melyek mérése viszonylag egyszerű, mivel olyan adatok alapján lehet kiszámolni értéküket, amelyek egy képzőintézményben / szervezetnél egyébként is rendelkezésre állnak. Például a pedagógusok / oktatók, tanulók / diákok száma (fő), a munkaerőpiac igényeihez igazított virtuális laboratóriumok / munkahelyek száma (db) stb. Ezekből az elemi indikátorokból aztán ún. származtatott mutatók is képezhetők, amelyek bizonyos arányokat mutatnak meg: például, hogy mennyi az egy virtuális munkahelyre jutó tanulók száma (fő).
A kvalitatív indikátorok esetében azonban bonyolultabb eljárásokat szükséges alkalmazni, mivel rendkívül ritka, hogy egy-egy adat önmagában is képes legyen adott termék minőségének jellemzésére.
A példánál maradva egy tananyag minőségének mérésére célszerű olyan kérdőíveket szerkeszteni, amelyek alkalmasak mind a tanárok, mind a tanulók véleményének összegzésére a tananyag használhatóságára vonatkozó- an. (Természetesen ehhez a projektben tervezni kell a tananyag tesztelését is!)
Az indikátorok meghatározását tehát meg kell előznie a pontos termékdefiníciónak, és csak azt követően lehet meg- kezdeni mutatók képzését. Célszerű az alábbi táblázatot használni (saját használatra, amely a projektvezetőt segíti a projekt nyomom követésében) a következők szerint:
1 | 2 | 3 | |
cél | |||
elvárt eredmény | |||
indikátorok megnevezése | |||
mértékegység | |||
kiindulási érték | |||
cél érték | |||
cél dátum | |||
adatforrás megnevezése |
Egy-egy célhoz több elvárt eredmény is tartozhat, de indikátort minden esetben az eredményhez kell ren- delni és nem a célhoz! Az indikátor megnevezése oszlopban pontosan kell fogalmazni! Fenti példa esetében nem a
„pedagógusok száma”, hanem a „tananyagfejlesztésben résztvevő pedagógusok száma” lehet az indikátor. A kiindu- lási értékek lesznek a projekt bemeneti (input) mutatói, a célértékek pedig a kimeneti és/vagy az eredménymutatói. Nagyon fontos, hogy csak olyan indikátor szerepeljen a táblázatban, amelyet mérni tudunk, ezért szükséges előze- tesen áttekinteni, hogy rendelkezésre áll-e (vagy kialakítható-e a projekt során) olyan adatbázis, amely naprakész és az indikátor szempontjából releváns adatokat tartalmaz!
Célszerű először a projekt keretében kidolgozandó termékeket (pl. tananyag, módszertani segédanyag stb.)
meghatározni, majd az eredmények előállítását támogató tevékenységekkel foglalkozni (pl. partnertalálkozók, tan- anyagfejlesztés, tesztelés, disszeminációs alkalmak stb.).
Érdemes már a tervezés fázisában eldönteni, hogy milyen részeredményeket kíván a projekt elérni. Tehát meg kell határozni, hogy például egy képzésfejlesztés folyamatában, ahol az indikátor maga az elkészült képzési anyag, milyen résztermékek szülessenek meg. (Ezek nagy valószínűséggel egyben a projekt mérföldköveit is kijelölik majd.) Ilyen lehet a tematika, a gyakorlati feladatok leírása, a segédanyag stb. Ez nem csak a termék előállításához szükséges tevékenységek későbbi tervezését, illetve a termékelőállítás folyamatának nyomonkövetését, hanem a projekt megvalósítása közben ellátandó kötelező disszeminációt is segítheti.
Nem szabad elfelejteni, hogy a pályázat hatásindikátorok alkalmazását is előírja, ezért a táblázat kitöltését követően át kell tekinteni, hogy mely eredményekhez lehet (és szükséges) ilyen típusú indikátorokat is rendelni, ha egyáltalán lehetséges.
Életszerűbb azonban, hogy egy-egy hatásindikátor több eredmény hasznosulását méri egyszerre, hiszen például egy kifejlesztett tananyag hatása csak a hozzá tartozó pedagógus-továbbképzés (amely szintén eredménye lehet a projektnek) lezárulta után, illetve a tananyag tanításának megkezdését követően mérhető.
Egy jól kidolgozott indikátortábla rendkívüli mértékben megkönnyíti a projektmenedzser életét, mivel a projekt végrehajtása során elsősorban a mérföldkövekhez rendelt eredmények teljesülését kell figyelnie. Ugyan- akkor még a legjobb tervezésbe is csúszhatnak hibák, emiatt a projekt későbbi folyamatában mindig vissza kell tekinteni a célokra, ellenőrizni, hogy a tervezett és megvalósításra kerülő tevékenységek valóban az azokhoz rendelt termékek előállítását szolgálják-e.
A fenti folyamat kiegészítőjeként a NI közös fejlesztését szeretnénk bemutatni, ami néhány lépésen keresz- tül segít önállóan vagy csoportosan, a projektpartnerekkel átgondolni az eredmények és hatások mérését.
Az Impact+Xxxx a hatásmérés egy eszköze, amelynek célja, hogy segítse a projekt várható hatásának át- gondolását, azok mérésének módját és milyen adatokkal tudják alátámasztani az elért hatást. A hatásmérés-terve- zésben kevésbé jártas projektgazdák is könnyedén használhatják.
Ugyanakkor egy rugalmas eszköz, amely többféle módon alkalmazható:
• a projekttervezés korai szakaszában a projektpartnerek egy csoportjával
• a pályázat benyújtása előtt segít finomítani és tökéletesíteni a pályázatot
• a projekt kezdetén segít meghatározni a tervezett hatásokat és tervezni a hatásmérés tevékenységeit
• a projekt futamideje alatt segítségével követhető a tervezett hatás megvalósulása vagy újraértékelése
• a projekt végén – támogatja az összegző/minősítő értékelést
• egy partner vagy pedig külön-külön minden partner készít egy tervet, amit közösen megbeszélnek és össze- állítják a végső változatot a teljes projektre.
Mennyi időt igényel a tervezés?
Az időigény a projekt nagyságától és összetettségétől függ. Legalább fél nap (3 óra), de érdemes inkább egy teljes nappal (7 óra) számolni.
Milyen fő lépések vezetnek a terv elkészítéséhez?
1. lépés: Röviden és világosan fogalmazza meg, hogy a projekt segítségével mit szeretne elérni, miben szeret- ne változást.
2.lépés: A megfogalmazott projekt célhoz és tevékenységhez fogalmazzon meg várt hatásokat/eredménye- ket az alábbi területeknek megfelelően:
• partnerszervezetek
• tanulók (diákok/tanulók/hallgatók, vagy oktatók/személyzet
• rendszerszintű (szektor, szakértői vagy kedvezményezetti hálózat; szakmapolitikai változás stb.)
• projekt személyzet (akik menedzselik és koordinálják a projektet)
Tetszőleges számú lehet, de fontos, hogy reális eredményeket/ hatásokat fogalmazzon meg. A projekt eredményez- te változások valószínűleg rövid és hosszú távú eredmények és hatások egyvelege lesz.
Fontos, hogy nem szükséges minden területhez megfogalmazni várt eredményt/hatást, elég akár csak egy területet kiválasztani és azt alaposan átgondolni.
3.lépés: A területek szerint értékelje a várt hatások /eredmények fontosságát 1-5-ig skálán. (5 a legfontosabb, az 1-es legkevésbé fontos) Ez a lépés akár el is hagyható és rögtön rátérhetnek a 4. lépésre.
4.lépés: Válasszon ki 3-4 fontosabb hatást/ eredményt a legmagasabban értékelt területről! Ez azért fontos, mert nem tudunk és nem is kell minden lehetséges eredményre/ hatásra figyelni, hanem csak a legfonto- sabbakra érdemes koncentrálni, azokat mérni és nyomon követni.
5.lépés: A kiválasztott hatás/ eredmény esetében hogyan lehet mérni azok megvalósulását, eredményessé- gét? Ezek lesznek az indikátorok!
6.épés: Az indikátorokat milyen módszerrel fogják mérni? Nevezze meg az adatforrás és adatgyűjtés módsze- reit. Fontos azt is megtervezni, hogy ki, mikor és hogyan gyűjti az adatokat?
Folyamatos teendők:
• Áttekinteni és pontosítani az indikátorokat és az adatgyűjtési módszereket, hogy ezt követően megtervez- zük az adatgyűjtés eszközeit és megvalósítsuk azokat.
• Nézzük át és fedezzük fel a fontosabb kapcsolatokat, összefüggéseket az egyes eredmények, hatások és indikátorok között – mi az, amit ténylegesen meg kell tenni, hogy a projekt elérje a kívánt hatást.
Impact+ Tool tájékoztató: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx (Impact+Exercise Guide; Impact+Tool (blank), Impact+Tool (guidance version), Impact+ Table)
A PROJEKTEK NYOMON KÖVETÉSÉNEK FOLYAMATA, SZAKMAI JAVASLATOK BEÉPÍTÉSE A PROJEKTBE
A stratégiai partnerségek pályázattípus projektjeinek minőségi megvalósulása érdekében a Tempus Közala- pítvány, mint támogató szervezet, a projektek folyamatos szakmai és pénzügyi nyomon követését biztosítja az alábbi eszközökkel:
PREVENTÍV MONITORING
Preventív monitoring fogalma, Lásd. 2.1.2 fejezet. A „preventív monitoring” során született dokumentumok, és kap- csolódó intézkedési tervek az előrehaladási jelentések és beszámolók értékelése során figyelembe vehetők. Fon- tos ezért, hogy a projekt későbbi megvalósulása összhangban legyen a preventív monitoring megjegyzéseire adott válaszaikkal, vállalásaikkal.
7.2
MONITORING LÁTOGATÁSOK
A NI bármelyik projekteknél monitoring látogatást thet, melynek célja, hogy a projekt szakmai haladását vizsgálja, az esetleges kérdéses, problémás területeket kiszűrje, valamint javaslatokat fogalmazzon meg a további munká- hoz a projektek minőségének folyamatos emelése érdekében. A látogatások a támogatást nyert szervezetnél zajlanak, ahol a NI közös megbeszélés keretében tájékozódik a projekt előrehaladásáról (megvalósítás lépései, esetleges változások és problémák, tapasztalatok, eredmények) és szabályosságáról. Ennek során a nemzeti iroda a megvalósítást veti össze a szabályokkal, az elfogadott pályázattal, az előírt kritériumokkal. A látogatást a támogató a projektek futamideje alatt bármikor kezdeményezheti. A monitoring látogatásról időben tájékoztatjuk a projekt kapcsolattartóját, vele egyezte- tünk a lehetséges időpontokról, majd hivatalos levélben is tájékoztatjuk az intézményt a látogatásról és az ahhoz szüksé- ges tudnivalókról. A projekt tartalmi vizsgálatának megkönnyítése érdekében egy kérdőívet/szempontsort küldünk ki a projektfelelős számára. Fontos tudnivaló továbbá, hogy a látogatáson a projektek többségében a NI által felkért külső szakértő is részt vesz a szakmai eredmények pontosabb áttekintése érdekében. A monitoring látogatásról emlékezte- tő készül, melyet hivatalos levélben juttatunk el a koordinátor részére. Az emlékeztetőben rögzített megállapításokhoz, értékeléshez 30 napig van lehetőségük hozzászólni, megjegyzést fűzni, pontosításokat küldeni. Ha ezt nem teszik meg, úgy tekintjük, hogy az emlékeztetőben leírtakkal egyetértenek, így ez az emlékeztető lesz a végleges. Fontos szabály, hogy felkért külső szakértővel csak a nemzeti irodán keresztül kommunikálhatnak a monitoring látogatás előtt és után.
7.3
RÉSZVÉTEL A PROJEKTEK HAZAI RENDEZVÉNYEIN
A folyamatos kapcsolattartást és tájékozódást elősegítendő kérjük, hogy ha hazai projektrendezvényt szerveznek (pl. hazai projektindító találkozó, hazai képzés stb.), arról mindig küldjenek tájékoztatást a NI részére. Ha lehetőség van rá, e programok egy részén az iroda munkatársai, és esetlegesen a projekt külső szakértője/i is részt vesznek, így lehetőség van az esetleges kérdések, problémák személyes egyeztetésére is.
7.4
EGYÉNI KONZULTÁCIÓK LEHETŐSÉGE
A projektek teljes futamideje alatt lehetőségük van konzultálni a NI kijelölt munkatársaival (telefonon, e-mail- ben és személyesen is). Ha személyes konzultációra van szükségük, akkor jelezzék azt lehetőség szerint legalább két
héttel a tervezett időpont előtt az iroda által kijelölt kapcsolattartójuknak, illetve töltsék ki a honlapon található konzultációs űrlapunkat is. A konzultáció előtt kérjük, az űrlapon fogalmazzák mega főbb kérdéseiket, hogy előzete- sen át tudjuk tekinteni őket, és ezzel is növeljük a konzultáció hatékonyságát.
7.5
RÉSZVÉTEL A TEMPUS KÖZALAPÍTVÁNY RENDEZVÉNYEIN
A Tempus Közalapítvány rendszeresen szervez szemináriumokat, tematikus rendezvényeket és konferenciá- kat az oktatás-képzés különböző célcsoportjai részére, melyeken szívesen látjuk nyertes pályázóinkat is. Meghívás alapján akár aktív résztvevőként, akár előadóként részt vehetnek ezeken a rendezvényeken, ha pl. a projektjük témája kapcsolódik az adott rendezvényhez, és a szakmai értékelések alapján alkalmas további terjesztésre, meg- osztásra (így a projekt disszeminációját is elősegítheti). Ha felmerül ilyen igény a projektjükre vonatkozólag rendez- vényeinkkel kapcsolatban, akkor e-mailben vagy telefonon keressük majd Önöket is.
7.6
BESZÁMOLÁS
A projektek futamideje alatt benyújtandó részbeszámoló(ka)t a támogatási szerződésük I.4.3 pontjában megadott határidőig kell benyújtaniuk a Mobility Tool+ felületen. Kérjük, minden esetben ellenőrizzék szerződésüknek ezt a pontját a dátumok tekintetében. A beszámolókat kérjük, hogy a partnerség munkanyelvén készítsék el. A beszámoló felület létrehozásáról a partnerség koordinátora kap értesítést a szerződés megkötése után. A beszámo- lókat a partnerség koordinátora tudja elkészíteni a partnerség egészének aktív közreműködésével. Záró beszámolót minden partnerségnek készítenie kell. Emellett a projekt hosszától függően különböző részbeszámolók elkészítésére kerülhet sor.
7.6.1
RÉSZBESZÁMOLÓK (PROGRESS/INTERIM REPORT)
A részbeszámolók az alábbiak lehetnek:
• Előrehaladási jelentés (Progress report): Előrehaladási jelentés (Progress report): tartalmi beszámoló, mely- nek nincs pénzügyi vonzata, utalás nem kapcsolódik hozzá. A jelentés pénzügyi részt nem tartalmaz. A NI a projektkoordinátorok számára élesíti a Mobility Tool+ beszámoló felületet, melyről automatikus értesítést küld a rendszer. Emellett a NI eljuttatja az előrehaladási jelentés elkészítéséhez szükséges tudnivalókat, illetve beszámoló információs napot tart a beszámoláshoz kapcsolódó tudnivalókról, lehetőség szerint a beszámolók beküldésének határideje előtt.
• Időközi beszámoló (Interim report): tartalmi része megegyezik az előrehaladási jelentésével, ugyanakkor pénzügyi része is van, melyet az űrlap 10.1.1. pontjában (Further Pre-financing request) kell elkészíteni. A be- számolók benyújtásának időpontjait és az azokhoz kapcsolódó esetleges kifizetéseket a támogatási szerződés határozza meg.
A projekt futamidejétől függően a részbeszámolók elkészítésére a következők vonatkoznak:
12 hónapos projektek esetén nem kell részbeszámolót készíteni, kizárólag a záró beszámolót kell benyúj- taniuk a projekt zárása után.
- A 13-24 hónap alatt megvalósított projektek esetén előrehaladási jelentést kell készíteniük.
- A 25-36 hónap alatt megvalósított projekteknél előrehaladási jelentést és időközi beszámolót is kell ké- szíteniük a megvalósítási idő alatt. Az időközi beszámoló pozitív elbírálása pénzügyi vonzattal is jár, ha a beszá- moló benyújtásának időpontjáig elköltötték az első támogatási részlet 70%-át.
Az előrehaladási jelentés és az időközi beszámoló elkészítése során alkalmazandó szempontokat lásd Kéziköny- vünk KÉZIKÖNYVÜNK III. SZÁMÚ MELLÉKLETBEN.
A támogatás részleteinek utalásáról lásd Kézikönyvünk SZERZŐDÉSKÖTÉS című fejezetét.
7.6.2
ZÁRÓBESZÁMOLÓ (FINAL REPORT)
A záró beszámolót a támogatási szerződésben meghatározott, a projekt zárásának időpontjától számított 60 napon be- lül kell elkészíteniük, és benyújtaniuk a Mobility Tool+ felületen. A beszámoló tartalmi és pénzügyi részt is tartalmaz.
Fontos, hogy a záró beszámoló – a részbeszámolókhoz hasonlóan – részletesen és alaposan ismertesse a projekt tartalmát, a megvalósult tevékenységeket és az elért eredményeket. Bár a záró beszámoló a projekt zárá- sa után készül, azonban annak szakmai értékelése a projekt tartalmára és az elkészült projekteredményekre irányul. Az értékelésbe az esetek nagy részében külső szakértőt is bevon a NI.
A projektek értékelésének egyik legfontosabb dokumentuma a záró beszámoló, ezért törekedjenek annak megfelelő minőségben történő elkészítésére. A záró beszámoló, és annak alapján a projekt esetleges gyenge teljesítése ese- tén a támogatás visszavonására is sor kerülhet, melynek mértéke az alábbiak szerint alakul:
A beszámoló és a projekt maximálisan 100 pontot kaphat az értékelésekor. A kevesebb, mint 50 pontot elért projek- tek esetén a következő levonásokat alkalmazhatja a NI:
• a támogatási összeg 25%-os csökkentése, ha a záró beszámoló 40 és 50 pont közötti eredményt ér el;
• a támogatási összeg 50%-os csökkentése, ha a záró beszámoló 25 és 40 pont közötti eredményt ér el;
• a támogatási összeg 75%-os csökkentése, ha a záró beszámoló 25 pont alatti eredményt ér el.
A záró beszámoló alapján a Tempus Közalapítvány a legjobb projekteket saját csatornáin keresztül terjesztheti, és eset- legesen Nívódíj jelölésre is bocsátja.
A záró beszámolóhoz természetesen a tevékenységek alátámasztására vonatkozó dokumentációt is csatolniuk kell, továbbá a projekt összefoglalását és az eredményeket fel kell tölteniük az Erasmus+ Project Results Platform felü- letre. A záró beszámolóhoz szükséges dokumentumok listáját a IV. SZÁMÚ MELLÉKLETBEN találja.
A záró beszámoló beérkezését követően 60 naptári nap áll a NI rendelkezésére ahhoz, hogy értékelje a záró beszámolót és átutalja a támogatási összeg utolsó részletét. A beszámoló elbírálására rendelkezésre álló időtar- tam hiánypótlás kérése esetén meghosszabbodik. (A támogatás egyenlegének kifizetéséről a Támogatási szerződés I.4.5-ös pontja rendelkezik.)
Kérjük, hogy a beszámolók tartalmi részeinek kidolgozásakor törekedjenek a célratörő és konkrétumokat tartalmazó megfogalmazásokra, melyekből egy kívülálló számára is könnyen megérthetővé válik a projekttevékeny- ségek felépítésének logikája, illetve a támogató értékelési- és disszeminációs eszközök használata. A leírás rendező- elve szabadon választható (pl. időrendi, tevékenységközpontú, eredményközpontú), azonban a projekt különböző tevékenységtípusai közötti összefüggések bemutatása kifelé is jól kommunikálhatóvá teszi a projektet.
Erasmus+ Nívódíj
A nívódíj elnyeréséért mindig az adott évben lezárt projektek indulnak. Minden intézmény projektje automatikusan részt vesz a nívódíjra irányuló bírálatban, amennyiben a záróbeszámoló értékelése lezárult adott év végéig. Külön pá- lyázat benyújtására nincs szükség.
Egy intézmény az Erasmus+ program 2014-2020-ig tartó szakaszában csak egyszer kaphat díjat.
A záróbeszámolók bírálata során minden beszámolót pontszámmal is értékelünk, az adható pontok legalább 90%-át elért projektek automatikusan részt vesznek a Nívódíj elnyeréséért folyó versenyben.
A 90 pontot elért projektek egy újabb értékelési folyamaton vesznek részt. Kiemeltünk néhány szempontot, melyeknek mentén a szakértők a legjobb projekteket vizsgálják:
Relevancia:
• A projekt relevanciája: az intézményi célok és igények, valamint az egyes résztvevők céljai és igényei szem- pontjából.
• Mennyiben járul hozzá a projekt az Európai Uniós oktatáspolitikai célokhoz a választott prioritásoknak
megfelelően?
Minőség, innováció:
• Milyen mértékben volt képes a projekt magas színvonalú tanulási eredményeket biztosítani a résztvevőknek?
• Tapasztalatcserére irányuló projektek esetében a választott téma innovatív, az európai gyakorlatban hi- ánypótlónak, újszerűnek mondható.
• Szellemi termék kidolgozása esetén a kidolgozott termék magas színvonalon, innovatív formában/tartalommal készült el: a szellemi termék tartalma, formátuma, felépítése, terjedelme, volumene megfelelő/példaértékű
• Mennyire alkalmazhatók a projekt eredményei az oktatásban? A tanulmányi programba/oktatási program- ba/képzési tervbe/intézményi stratégiába való beépülés biztosított-e?
• A projekt pénzügyi menedzsment szempontjából is jó példaként állítható? Kizárólag olyan projektek jelöl- hetők nívódíjra, amik a pénzügyi menedzsment szempontjából is megfelelőek (költséghatékonyság, pénz- ügyi menedzsment, egyes tevékenységekhez rendelt összegek indokoltsága, ár-érték arány stb.)
Hatás, disszemináció, fenntarthatóság:
• Mi épült be az intézmény folyamataiba? (oktatási intézmények esetén tanulásszervezésbe, módszertanba, képzésszervezésbe)
• Milyen hatása volt a projektnek a résztvevőkre és a résztvevő szervezetekre?
• Milyen hatása volt a projektnek helyi, regionális, nemzeti és európai szinten, illetve milyen hatással volt
egyéb szervezetekre?
• A projekt hatásai hosszú távon is érvényesülnek, pl. az eredmények, termékek beépülésével.
• A projekt tevékenységei és eredményei a különböző kommunikációs csatornákon, (közösségi médiákban, honlapokon stb.) a szélesebb közönség számára egyértelmű és letisztult formában jelennek meg.
• Azonosították a disszeminálható eredményeket.
• Tudatos disszemináció, újszerű elemekkel (túlléptek a saját honlapon, saját intézményen).
• A projekt megerősítette a nemzetközi kapcsolatokban való gondolkozást, tervezést.
• Milyen minőségben valósult meg a projekteredmények értékelése?
• A honlap a projekt lezárulása után is működik, az eredmények elérhetők.
• Biztosított a projekt eredményeinek fenntarthatósága, más célcsoportok számára való hasznosulása, erre a beszámoló konkrét megoldásokkal szolgál.
• Amennyiben releváns, milyen hatással volt a tanulókra/diákokra? Mennyiben változott a tanuláshoz/isme- retek szerzéséhez való hozzáállásuk?
7.7
TÉTELES ELLENŐRZÉS
A tételes ellenőrzés célja, hogy a projekt támogatási összegének szabályok szerinti felhasználását ellenőriz- ze. Az ellenőrzés a végrehajtást alátámasztó dokumentumokra irányul, a NI helyiségeiben történik, általában a záró beszámoló bírálatával egyidejűleg, a projektek bizonyos százalékánál. A vizsgálat a projekthez kapcso- lódó alátámasztó dokumentumok bekérésével és ellenőrzésével valósul meg. Tételes ellenőrzésre a projekteket a NI véletlenszerűen választja ki. A kiválasztott projektek kiértesítésére – legkésőbb a beszámoló beérkezése után (a beszámoló formai ellenőrzését követően) – kerül sor. A tételes ellenőrzés bejelentése/egyeztetése írásban törté- nik. A tételes ellenőrzéshez szükséges, alátámasztó dokumentumok listáját a IV. SZÁMÚ MELLÉKLETBEN találja. A pénzügyi dokumentáció kapcsán fontos tudni, hogy a projekt költségeit igazoló számlákat és egyéb bizony-
latokat, a magyar jogszabályokkal összhangban, meg kell őrizni a projektzárást követő 5 éven keresztül, mert egy esetleges további ellenőrzés esetén be kell tudni mutatni ezeket az ellenőrzést végző szervnek (fenntartó, hazai ható- ságok).
7.8 HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS
Helyszíni ellenőrzés a kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a projekt megvalósítása során érintett helyszí- nen történik, a projektek bizonyos százalékánál. A helyszíni ellenőrzés során a NI dokumentumvizsgálat keretében tájékozódik a tevékenységek tényleges megvalósításáról, és a támogatási összeg szabályok szerinti felhasználásáról, annak dokumentálásáról. A helyszíni ellenőrzést a támogató a projektek futamideje alatt bármikor kezdemé- nyezheti. Az ellenőrzésről időben tájékoztatjuk a projekt kapcsolattartóját, vele egyeztetünk a lehetséges időpon- tokról, majd hivatalos levélben is tájékoztatjuk az intézményt a látogatásról és az ahhoz szükséges tudnivalókról.
A helyszíni ellenőrzéshez szükséges, alátámasztó dokumentumok listáját a IV. SZÁMÚ MELLÉKLETBEN találja.
7.9 AUDIT ELLENŐRZÉS
AAz audit ellenőrzés célja a támogatás végső összegének meghatározása, és az esetleges elszámolási hibák ki- szűrése. Az ellenőrzésre a záró beszámoló értékelésével egy időben, a kedvezményezett helyiségeiben kerül sor, azonban a támogatási szerződés lehetőséget ad arra, hogy további ellenőrzéseket végezzen a NI a projekt lezá- rása után (ami a beszámoló elfogadását, és az utolsó részlet átutalását jelenti) 5 éven belül. Audit ellenőrzésre a projektek bizonyos százalékánál kerül sor. Az audit ellenőrzésről hivatalos levélben értesítjük a projekt hivatalos kapcsolattartóját.
Az audit ellenőrzéshez gyűjtendő dokumentumok listáját a IV. SZÁMÚ MELLÉKLETBEN találja.
8.1
A SZERZŐDÉSKÖTŐ INTÉZMÉNY FELADATAI
A pályázó az egész partnerség nevében nyújtja be a pályázatot, és kedvezményezettként az egész projekt meg- valósítására köt szerződést, ezért a projektmenedzsmentnek a teljes költségvetést és a felmerült összes költséget kell kezelnie. A kedvezményezett intézménynek tehát olyan elszámolási/nyilvántartási rendszert kell kidolgoznia, amely magában foglalja nemcsak a saját, hanem minden partnerének költségeit is, és amely lehetővé teszi az alábbiak azo- nosítását:
• a projekt anyagi forrásai;
• a szerződésben megállapított futamidő során felmerült projektköltségek.
Azt a bankszámlát, amely a szerződésben szerepel, és amelyre az uniós támogatást utalják, hivatalosan a regisztrációs felületre Banki azonosító lapon kell megadni és igazolni. Ha lehetséges, külön bankszámlát (deviza- vagy forint- számlát) kell nyitni a projekt számára (apasztalatunk alapján a költséghatékonyság érdekében érdemes megfontolni devizaszámla nyitását). Ha ez nem lehetséges, akkor a minimális elvárás az, hogy a projekthez kapcsolódó bevétele- ket és kiadásokat elkülönítetten lehessen kezelni és nyomon követni a kedvezményezett számviteli nyilvántartásában. A készpénzfelvételt kerülni kell, de ha szükséges, minden esetben meg kell őrizni a kapcsolódó banki dokumentumokat (készpénzfelvételi bizonylat, stb.). A bankszámlaszám változását minden esetben jelezni kell az NI felé, és a kapcsolódó adatokat javítani szükséges a regisztrációs felületen,lásd jelen kézikönyv „4. VÁLTO-
ZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSA SORÁN” című fejezete).
A számlavezetési költségeket nem lehet elszámolni. Az előfinanszírozás nyomán nyert kamatot (a kedvezményezett intézménynél vagy a partnereinél) a beszámolókban nem kell feltüntetni, és az Irodának nem kell visszafizetni.
8.2
VALUTAÁTVÁLTÁSI ÁRFOLYAM
A projekt pénzügyi tervezése, a pénzügyi elszámolás és a támogatás átutalása euróban történik. Ennek megfelelő- en a kedvezményezetteknek minden felmerült költséget át kell váltaniuk euróra, az az Európai Bizottság által ab- ban a hónapban meghatározott és honlapján közzétett (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxx.xxxx) havi árfolyamon, amelyen a Koordinátor bankszámláján az első előfinanszírozási összeget jóváírták. Ha a projektben több előfinanszírozási összeg kifizetésére kerül sor, az adott árfolyamot azon költségek tekintetében kell alkalmazni, amelyek az előfinanszírozási részlet jóváírásától a következő részlet jóváírásának napjáig merülnek fel. Kiválasztjuk a megfelelő évet és hónapot:
Beírjuk az átváltani kívánt összeget (amount), és kiválasztjuk a legördülő menüből azt a pénznemet, amiről váltunk (From), és azt, amire, ez esetünkben euró (to):
Majd a convert-re ráklikkeltünk, és megjelenik az alkalmazandó árfolyam. Az alkalmazandó árfolyam a teljes part- nerségre vonatkozik.
8.3
A PROJEKT KÖLTSÉGEINEK ELSZÁMOLÁSA
AZ ELSZÁMOLHATÓSÁG ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK
A beszámolók pénzügyi bírálata során a támogató figyelembe veszi a költség általános kontextusát, jellegét és összegét.
Az egységköltségek esetében a tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek:
• az egységeket ténylegesen fel kell használni a projekt időtartama alatt, vagyis pénzügyileg is meg kell történnie a fel- használásnak;
• az egységek a projekt megvalósításához szükségesek, vagy annak termékei legyenek;
• az egységek száma meghatározott dokumentumokkal (lsd. Az elszámolás bizonylatai rész) azonosítható és igazolható legyen.
A tényleges költségek esetében a tevékenység költségei akkor támogathatók, ha megfelelnek az alábbi általános feltételeknek:
• az adott tevékenységtől függően a projekt partnereinél merülnek fel;
• a projekttevékenységhez kapcsolódnak (azaz a tevékenységnek megfelelőek és közvetlenül kapcsolódnak a projekt végrehajtásához, a munkatervvel összhangban);
• szükségesek a projekttevékenység végrehajtásához;
• ésszerűek és indokoltak, illetve összhangban állnak a megbízható pénzügyi menedzsment1 elveivel, különö- sen a hatékony pénzfelhasználás és a költséghatékonyság szempontjából;
• a tevékenység időtartama alatt keletkeznek, azaz a projekt időtartama alatt végzett tevékenységből erednek. A szerződésben megjelölt időtartam előtt és után felmerülő tevékenységek finanszírozása nem támogatható.
• ténylegesen felmerülő költségek, amelyek szerepelnek a kedvezményezett intézmény (és partnerei) köny- velésében az érvényes számviteli elveknek megfelelően, és bevallásuk az érvényes adózási és szociális jog- szabályok előírásai szerint történik;
• azonosíthatók és igazolhatók.
1: A költségeket a megbízható pénzügyi menedzsment elvei alapján kell definiálni, nevezetesen a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség elvének meg- felelően. A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a költségeket kellő időben, megfelelő mennyiségben, minőségben és a legkedvezőbb áron határozzák meg. A ha- tékonyság elve az alkalmazott erőforrások és az elért eredmények ideális kapcsolatára vonatkozik. Az eredményesség elve a kitűzött célok elérését és a megcélzott eredmények teljesítését foglalja magában.
A kedvezményezett intézmény belső könyvviteli és belső ellenőrzési eljárásainak lehetővé kell tenniük, hogy a tevékeny- séggel kapcsolatban feltüntetett költségek és bevételek közvetlenül összehasonlíthatók legyenek a megfelelő számviteli kimutatásokkal és bizonylatokkal. Az egységköltség alapú elszámolás tekintetében ez azt jelenti, hogy az „egységek szá- mát” fel kell tüntetni a megfelelő dokumentumon (azaz a munkaidő-kimutatásokban, jelenléti íveken, stb.).
Ha a nemzeti adózási és számviteli szabályok nem írják elő számla meglétét, az azzal egyenértékű számviteli okmány lehet bármely olyan dokumentum, amely igazolja, hogy a számviteli tétel pontos, és megfelel a vonatkozó számviteli törvényeknek.
NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK
Az alábbi költségtípusok semmilyen körülmények között nem számolhatók el a projekt költségvetésében:
• a tőkemegtérülés;
• az adósság és adósságszolgálati terhek;
• a veszteségekre vagy adósságokra képzett céltartalékok;
• a kamattartozás;
• a kétes követelések;
• az árfolyamveszteségek;
• bankszámlanyitási és -vezetési költségek (a kedvezményezett bankja által a Nemzeti Irodától érkező átutalásokra fel- számított költségek);
• az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásra jogosult más projekt keretében a kedvezményezett által kimuta- tott költségek (ideértve a tagállamok által nyújtott és az uniós költségvetésből finanszírozott támogatásokat, valamint a Bizottságtól eltérő egyéb szerv által az uniós költségvetés végrehajtásának céljából nyújtott támogatásokat); a köz- vetett költségek különösen nem támogathatók a kedvezményezettnek odaítélt tevékenységi támogatás keretében, ha a kérdéses időszakban a Bizottságtól már részesül az uniós költségvetésből finanszírozott működési támogatásban;
• eszköz bérlet vagy lízing esetén a lízing vagy bérleti időszak végén érvényesíthető kivásárlási opció költségei;
• a természetbeni hozzájárulás harmadik felektől;
• a túlzott vagy meggondolatlan kiadások;
• ÁFA, ha a nemzeti jog szerint hatályos ÁFA-törvény alapján visszatérítendő/visszaigényelhető.
• A projekt kezdete előtt vagy vége után megvalósult tevékenységek költségei nem számolhatók el.
• Ha a projekt 2019. szeptember 1-én indul, akkor elszámolható az utazási költség terhére az a repülőjegy, amelyet 2019 augusztusában vásároltak meg, de 2019 októberére szól.
• Ha a projekt 2019. szeptember 1-én indul, nem számolható el olyan vonatjegy, amely 2019. augusztusi útra szól.
• Ha a projekt 2021. augusztus 31-én zárul, akkor 2021. szeptemberi utazási bizonylat nem számolható el a projekt terhére!
ÁLTALÁNOS FORGALMI ADÓ
Az ÁFA csak akkor támogatható, ha az intézmény, melynél a költség felmerült, igazolja, hogy nem tudja azt vissza- igényelni. Az egyes partnerek ÁFA–elszámolási gyakorlatára vonatkozó nyilatkozatokat a záró beszámoló benyújtá- sával egyidejűleg meg kell küldeni.
Ugyanúgy, mint az ÁFA esetében, azok az adók, vámok és díjak, amelyek az uniós támogatással kapcsolat- ban merültek fel, elszámolhatók, ha azok véglegesen az adott költséget elszámoló partnerintézményt terhelik.
Az uniós hozzájárulás nem egy konkrét áru vagy szolgáltatás ellenértéke, és mint ilyen, nem adóköteles jövedelme a kedvezményezett intézménynek vagy a partnereknek.
A MOBILITÁSI TÁMOGATÁS FELHASZNÁLÁSÁNAK ADÓZÁSI KÉRDÉSEI
A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény rendelkezéseket tartalmaz a mobilitási programok ke- retében magánszemélyek számára folyósított támogatás vonatkozásában. A pontos szabályozást a törvény 7. § (1) bekezdés, valamint az I. melléklet 4.7.c) pontja tartalmazza. A rendelkezés célja, hogy a mobilitási programokban részt vevő magánszemélyek részére folyósított ösztöndíj, egyéb juttatás adómentessé tételével elősegítse, hogy a támogatás minél nagyobb része ténylegesen felhasználható legyen a projekt céljára.
A stratégiai partnerségek tekintetében a mobilitási tevékenységgel összefüggésben adómentes juttatásként való kifizetés lehetősége elsősorban a tanulási/oktatási/képzési tevékenység esetében lehet releváns. A nemzetközi partnertalálkozók esetében az adómentes juttatás lehetősége a mobilitás céljától és a résztvevő személy feladatától (kap-e a mobilitás során végzett tevékenységéért bért, egyéb juttatást) függ.
Kérjük, hogy a jogszabályi rendelkezés konkrét helyi alkalmazhatóságának kérdéséről, lehetőségeiről konzul- táljanak a projekt pénzügyeivel foglalkozó kollégájukkal.
MEGHATÁROZÁSOK
• Egységköltség-hozzájárulás: A támogatás elszámolása a Kézikönyvben az adott költségtípusra meghatáro- zott személyenkénti és/vagy napi egységnyi támogatási összegek figyelembe vételével történik. A pályázónak nem kell igazolnia a költségek kifizetését, de azt igen, hogy a támogatott tevékenység megvalósult legalább annyi egységben, amennyire támogatást nyert. Ide tartozó költségkategóriák: menedzsment költség, nem- zetközi partnertalálkozók költségei, szellemi termék költségei, multiplikációs rendezvények, tanulási/képzési/ oktatási célú tevékenység.
• Tényleges költség alapú támogatás: olyan támogatási tétel, amely indoklás alapján tényleges költségeken alapul, és a projekt végeztével, a beszámoló benyújtásakor számlával igazolni kell. Ilyen támogatás igényelhe- tő a speciális igényű személyek részvételével és a rendkívüli költségekkel összefüggésben.
• Speciális igényű résztvevő(k) (értsd: fogyatékossággal élők) után igényelhető támogatás: után igényel- hető támogatás: azokat a költségeket foglalja magába, amelyek közvetlenül a speciális igényű részvevőkhöz és kísérőikhez kapcsolódnak, akik a projektben részt vesznek.
Beépített tanulási/oktatási/képzési célú mobilitás esetén kerekesszék szállítási költségét, kísérő utazási és megélhetési költségeit ebben a kategóriában tudják elszámolni. Ha a fogyatékossággal élő személy saját utazási költsége meghaladja a távolsági sáv szerint adható összeget, annak teljes összegét szintén ebben a rovatban kell elszámolni.
AZ ELSZÁMOLÁS BIZONYLATAI
Valamennyi, a projekt kapcsán felmerült és elszámolt költséget a költség típusának megfelelő bizonylattal kell alátámasztani, a bizonylatot a projektzárás és a beszámoló elfogadása után 5 évig meg kell őrizni. Az egyes költségtípusokhoz kapcsolódóan tételesen meghatározzuk a költség alátámasztását igazoló dokumentumokat.
A kedvezményezett/koordinátor intézmény saját költségei kapcsán az eredeti bizonylatokat köteles megőrizni, és ellenőrzés esetén bemutatni, a partnerek költségei kapcsán pedig az azokat igazoló bizonylatok partnerek által hitele- sített másolatait.
A partnerintézmények saját nyilvántartásukban az eredeti bizonylatokat ugyancsak 5 évig kötelesek megőrizni a beszámoló elfogadása után. A költségeknek minden esetben a kedvezményezett intézménynél, vagy annak partnereinél kell felmerülnie, azonosíthatónak, igazolhatónak kell lenniük, és a hatályos jogszabályoknak meg kell, hogy feleljenek. A partnerintézmények saját nyilvántartásukban az eredeti bizonylatokat ugyancsak 5 évig kötelesek megőrizni a beszámoló elfogadása után. A költségeknek minden esetben a kedvezményezett intézménynél, vagy annak partnereinél
kell felmerülnie, azonosíthatónak, igazolhatónak kell lenniük, és a hatályos jogszabályoknak meg kell, hogy feleljenek.
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az eredeti szerződéseken, számlákon, bizonylatokon és minden a támo- gatás felhasználásával kapcsolatos dokumentumon azonosíthatóan szerepeltetni kell a Támogatási szerződés számát; azt, hogy a költség elszámolása az Xxxxxxxx támogatás terhére történt, továbbá a főkönyvi számot.
8.4 ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGTÍPUSOK
• Projektmenedzsment és megvalósítás
• Nemzetközi partnertalálkozók költségei
• Szellemi termék költsége
• Multiplikációs rendezvények
• Rendkívüli támogatás
• Speciális igényű (fogyatékkal élő) résztvevő(k) részvételével összefüggő többletköltségek – tényleges költségalapon, indoklással, konkrét költség megjelölésével
• Tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység
PROJEKTMENEDZSMENT ÉS MEGVALÓSÍTÁS (PROJECT MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION)
A projekt megszervezésének költségeire a részt vevő intézmények száma és a projekt tervezett időtartama alapján egységesen az alábbi támogatás számolható el:
• Koordináló intézmény részére 500 EUR/hó
• Partnerintézmény részére 250 EUR/hó
Ez a költségtétel tartalmazza a szervezéssel, partnerek közötti kommunikációval kapcsolatos költségeken túl a kisléptékű projektek eredményeit (pl. jó gyakorlatok füzete) és az eredmények terjesztésével kapcsolatos költ- ségeket is (pl. szórólap, honlap). Több mint 10 résztvevő intézmény esetén ebben a kategóriában a támogatás összege 10 intézményre (1 koordináló és 9 partner) vonatkozóan vehető igénybe, így a maximum elszámolható támogatási összeg a teljes partnerségre havonta 2750 EUR.
8.4.2
NEMZETKÖZI PARTNERTALÁLKOZÓK (TRANSNATIONAL PROJECT MEETINGS)
• A partnertalálkozókon való részvétel utazási és megélhetési költségeihez való egységköltség-hozzájárulás, amely távolságtól függően, résztvevőnként számolható el:
TÁVOLSÁGI SÁV | ELSZÁMOLHATÓ TÁMOGATÁS (/FŐ) |
0 – 99 km | 0 € |
100 – 1999 km | 575 € |
2000 km-től | 760 € |
• A távolsági sáv meghatározása a következő módon történik: az Európai Bizottság Erasmus+ honlapján találha- tó kalkulátorba (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx_xx )be kell írni a kiinduló állomás és a célállomás település nevét, majd a kiszámít (calculate) gombra kattintva az alkalma- zás megadja a GPS koordináták alapján kalkulált légvonal távolságot (km-ben). FIGYELEM! A kalkulátor által megadott távolsághoz tartozó átalányösszeg az oda-vissza utazásra vonatkozik, így a kapott km-t nem szabad kétszeresen számítani.
• A Kedvezményezettnek a nemzetközi partnertalálkozók résztvevőinek listáját a Mobility Tool+ felületre kell feltöltenie. Minden egyes résztvevőre vonatkozóan rögzítenie kell a résztvevő nevét, a kiindulás helyét, és a tevékenység helyszínét.
• A nemzetközi partnertalálkozókra elszámolható maximális támogatási összeg a teljes projektre 23 000 EUR évente.
• Főszabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szer- vezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a kedvezmé- nyezett az eltérést köteles a Mobility Tool+ felületen megindokolni.
• A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban állnak a nemzetkö- zi projekttalálkozón részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szervezet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.
• A nemzetközi partnertalálkozók költségvetési kategóriában elszámolható a kedvezményezett saját országá- ban megtartott nemzetközi partnertalálkozón való részvétel, ha a tevékenységekben legalább két különböző programországból származó, a Projektben kedvezményezett szervezet is részt vesz, és a fentiek szerinti indulási hely és a tevékenység helyszíne közötti távolság az online távolság kalkulátor szerint legalább 100 km.
8.4.3
SZELLEMI TERMÉK (INTELLECTUAL OUTPUT)
A beszámolóban megfelelően bemutatott nagyléptékű, innovatív, kreatív, más intézmények számára is hasznosítható termék (pl.: pedagógiai módszer, IT eszköz, tanulmány, stb.) létrehozásának munkatársi költségeire elszámolható egység- költség-hozzájárulás. A szellemi termék fogalmát, kérjük, olvassa el a Pályázati Kalauz: I.7. Alapfogalmak listája részben.
1. A támogatás elszámolásának alapja: munkatársi kategóriánként (menedzser, kutató/tanár/oktató, technikai mun- katárs, adminisztrátor) napi díjak kerültek meghatározásra, amelyek ország-csoportonként eltérőek (egy főre eső GDP alapján 4 csoport). A Kedvezményezett(ek) részére önkéntes alapon dolgozó személyzet esetén a kategória nem az adott személy munkakörére utal, hanem a személy által a fejlesztéssel kapcsolatban ellátott feladatkörre. A Kedvezményezett(ek) önkéntese által végzett munkára támogatást csak akkor tudnak igénybe venni (el- számolni) a szellemi termékek fejlesztéséhez kapcsolódóan, ha történik kifizetés az adott feladat elvégzése kapcsán: tehát ilyen esetben a szervezet önkéntesével megbízási szerződést kell kötni az adott feladatra, mivel támogatás csak tényleges kifizetésekhez kötődően számolható el.
2. Az alábbi foglalkoztatási formákra vonatkozó költségek vehetők figyelembe:
• olyan állandó munkatársak, akik a partnerintézmények valamelyikével határozott vagy határozatlan időre kötött munkaszerződéssel, megbízási szerződéssel rendelkeznek;
• a nemzeti munkajogi szabályozástól függően2 (lásd „függő munkavállaló” fogalmának meghatározása) egyéni vállalkozók munkája is elszámolható személyi költségként a projekt keretében a következő szigorú feltételekkel:
• folyamatos, munkaviszonyszerű együttműködés az adott partnerintézménnyel;
• a “külső” együttműködő minden esetben jogosult a saját nevében szerződést kötni az adott part- nerintézménnyel. Minden olyan szerződés, amely egy másik szervezettel/intézménnyel köttetik, egyértelműen alvállalkozói költség.
• az így megbízott munkavállaló számon kérhető az adott partnerintézmény által. A “számon kérhe- tő” ebben az esetben azt jelenti, hogy el kell, hogy tudjon számolni a munkaóráival, a feladataival, és azok eredményével, tehát az együttműködés nem egyenrangú, hanem ahhoz hasonlít, amilyen szerződése az intézménynek van a többi munkavállalójával.
• a Nemzeti Iroda továbbá nyilatkozatot kérhet, amelyben a hatáskörrel rendelkező hatóság igazolja, hogy az így munkát végző személy eleget tett társadalombiztosítási és adózási kötelezettségeinek.
• a nemzeti szabályozásról igazolást kérhet az iroda (a jogszabály másolata).
• külső, munkaerő-kölcsönző cégen keresztül átmeneti időre felvett munkatársak.
3. A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni a jogviszonyt a projektben bevont munka- társakkal a fent részletezett szerződéses formákkal.
4. FIGYELEM! A vállalkozói szerződés alapján a kedvezményezett részére dolgozó személyzet tagjai (pl. tol- mácsok, web szerkesztők stb.) nem minősülnek az érintett szervezet munkatársainak. Az ő munkaidejük után tehát nem igényelhető támogatás a „szellemi termék” kategóriában, de részvételük a „rendkívüli költségek” jogcímén, az e költségkategóriára alább meghatározott feltételek szerint támogatható lehet.
5. FIGYELEM! Adminisztrátor és menedzser kategóriában csak különösen indokolt esetben lehet támogatási összeget elszámolni, ugyanis az ilyen típusú tevékenységek rendszerint a Menedzsment költségek (ld. 7.4.1. Menedzsment költségek) között szerepeltethetők.
Napi díjak | Xxxxxxxxx | Xxxxxx/ tanár/oktató | Technikai munkatárs | Adminisztratív munkatársak |
Dánia, Írország, Luxemburg, Hollandia, Ausztria, Svédor- szág, Liechtenstein, Norvégia | 294 | 241 | 190 | 157 |
Belgium, Németország, Franciaország, Olaszország, Finnország, Egyesült Királyság, Izland | 000 | 000 | 000 | 131 |
Cseh Köztársaság, Görögország, Spanyolország, Ciprus, Málta, Portugália, Szlovénia | 164 | 137 | 102 | 78 |
Bulgária, Észtország, Horvátország, Lettország, Litvánia, Magyarország, Lengyelország, Románia, Szlovákia, Macedónia, Törökország | 88 | 74 | 55 | 39 |
2: A magyar törvények ezt nem teszik lehetővé, tehát a magyar főpályázó, és a magyar partnerei esetében erre nincs lehetőség.
8.4.4
MULTIPLIKÁCIÓS RENDEZVÉNYEK (MULTIPLIER EVENTS)
• A szellemi termék(ek) terjesztését/megosztását/népszerűsítését/tesztelését széles körben segítő rendez- vény(ek) szervezésére és lebonyolítására elszámolható egységköltség-hozzájárulás. Multiplikációs rendez- vény megszervezése csak akkor támogatható, ha a pályázatban szerepelt, és a Nemzeti Iroda a Támogatási szerződés II. sz. mellékletében elfogadta azt.
• Csak akkor számolható el ez a támogatástípus, ha a projekt keretén belül szellemi termék (intellec- tual output) is készült.
• Multiplikációs rendezvényekre a résztvevők száma alapján az alábbi támogatási összegek számolhatók el:
• Helyi résztvevők (a rendezvénynek helyt adó országból származó résztvevők): 100 EUR/résztvevő
• Külföldi résztvevők (más országokból érkező résztvevők): 200 EUR/résztvevő
• Kérjük, ügyeljen arra, hogy a multiplikációs rendezvényekre elszámolható támogatási összeg a teljes pro- jektben maximálisan 30 000 EUR lehet.
• Ha a Projekt nem állít elő a pályázatban szereplő és a Nemzeti Iroda által elfogadott szellemi terméket, az ahhoz kapcsolódó multiplikációs rendezvény sem minősíthető támogathatónak. Ha a Nemzeti Iroda több szellemi termék fejlesztésére ítélt meg támogatást, de végül csak néhányat valósítanak meg, a Nemzeti Iroda joga meghatározni azt, hogy az érintett multiplikációs rendezvények közül melyik és milyen mérték- ben részesülhet támogatásban.
• Kizárólag a kedvezményezettként megnevezett szervezeteken kívüli résztvevők számíthatók azon szemé- lyek közé, akik száma alapján a támogatás megállapítandó.
8.4.5
TANULÁSI/OKTATÁSI/KÉPZÉSI CÉLÚ TEVÉKENYSÉG (LEARNING/TEACHING/TRAINING ACTIVITIES)
• A beszámolóban támogatás számolható el külföldi tanulási, oktatási, képzési tevékenységek megvalósítá- sára, ha a tevékenységek a projektbe ágyazottan, ahhoz szorosan kapcsolódva jelentek meg. A kapcsoló- dást a beszámolóban be kell mutatni.
KÖLTSÉGTÍPUS | IGÉNYELHETŐ ÖSSZEG | |
Utazási költség | 10–99 km-es távolság esetén: 20 EUR/résztvevő | |
100-499 km-es távolság esetén: 180 EUR/résztvevő | ||
500-1999 km-es távolság esetén: 275 EUR/résztvevő | ||
2000-2999 km-es távolság esetén: 360 EUR/résztvevő | ||
3000-3999 km-es távolság esetén: 530 EUR/résztvevő | ||
4000-7999 km-es távolság esetén: 820 EUR/résztvevő | ||
8000 km-es és nagyobb távolság esetén: 1500 EUR/résztvevő | ||
Megélhetési költség | Rövid távú tanulási célú tevékenységek (tanulási célú vegyes típusú mobilitás, diákok rövid távú mobilitása; intenzív tanulmányi programok). (minimum 5 nap – maximum 2 hónap) Diákcsoportok rövid távú csereprogramjai (minimum 3 nap – maximum 2 hónap) | a tevékenység 14. napjáig: 58 euró/nap/fő 15 és 60 nap között: 42 euró/nap/fő |
Hosszú távú képzési, oktatási tevékenység (minimum 2 – maximum 12 hónap) | Lásd: következő táblázat „Munkatársak hosszú távú oktatási/képzési tevékenységei” oszlopait | |
Rövid távú közös képzési események munkatársak- nak/szakembereknek/oktatóknak, Oktatás és szakértés intenzív tanulmányi prog- ramokban, Kísérő személyek minden tevékenységben (minimum 53 nap – maximum 2 hónap) | a tevékenység 14. napjáig: 106 euró/nap/fő 15 és 60 nap között: 74 euró/nap/fő | |
Diákok hosszú távú mobilitása | Lásd: következő táblázat „Diákok hosszú távú tevékenységei” oszlopát |
Nyelvi felkészítés | Kizárólag a hosszú távú (60 nap fölött) oktatási/képzési célú tevékenységek esetén szá- molható el 150 euró/személy összegben, indokolt esetben. | |
Rendkívüli támogatás | A Tanulási/ képzési/ oktatási célú tevé- kenységek esetében a kapcsolódó rendkívül magas utazási költségek finanszírozása | Magas utazási költségek: az elszámolható költségek maximum 80%-a |
A távolsági sáv meghatározása: LD. JELEN KÉZIKÖNYV 7.4.2. PONT NEMZETKÖZI PARTNERTALÁLKOZÓK.
• A megélhetési támogatás elszámolásakor a tanulási/oktatási/képzési célú tevékenység kezdőnapját köz- vetlenül megelőző napra egy utazási napot, illetve a külföldön végzett tevékenység befejező napját követő napra további egy napot lehet hozzáadni, ha szükséges. (Ez csak a rövid távú – napi megélhetési összegeket alkalmazó –mobilitások esetén releváns.)
• Fő szabályként kiindulási helynek a küldő szervezet székhelyét, míg a tevékenység helyszíneként a fogadó szervezet székhelyét kell tekinteni. Ha ezektől különböző kiindulási, vagy célhelyszínt neveznek meg, a ko- ordinátor az eltérést köteles a Mobility Tool+ felületen megindokolni.
• Ha a projektben két különböző mobilitás (pl. nemzetközi projekttalálkozó és tanulási/oktatási/képzési célú mobilitás) időben összekapcsolódik oly módon, hogy azok egy oda-vissza utazással megszervezhetők, azon személyek számára, akik mindkét mobilitásban részt vesznek, csak egy mobilitással összefüggésben szá- molható el utazási támogatás. Ilyen esetben kérjük, ügyeljenek arra, hogy a két különböző találkozó tartal- ma és programja jól elkülöníthető legyen.
• A kedvezményezettnek minden, 2 hónapnál hosszabb ideig külföldön tanulási, oktatási, vagy képzési te- vékenységet teljesítő résztvevő esetében be kell mutatnia, hogy ha nyelvi felkészítésre kapott támogatást, úgy a felkészítést teljesítette-e.
• A nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenység keretében támogatható a kedvezményezett saját országában megtartott eseményen való részvétel is, ha a tevékenységben legalább két különböző progra- mországból származó, a projektben kedvezményezett szervezet is részt vesz, és a fentiek szerinti indulási hely és a tevékenység helyszíne közötti távolság az online távolság kalkulátor szerint legalább 100 km.
• Vegyes mobilitás és munkatársak közös, rövid távú képzése esetében a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységekben részt vevő személyek akkor támogathatók, ha az alább felsorolt módok valame- lyikén a kedvezményezettel hivatalos kapcsolatban állnak:
• vegyes mobilitásban részt vevő tanulók, hallgatók;
• a kedvezményezett által alkalmazott tanárok, oktatók, képzők és további munkatársak.
• A kedvezményezettnek minden esetben tudnia kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban áll a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységben részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szervezet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanu- lójaként vesznek részt a projektben.
• A Nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységeket abban a programországban végzik, amelyben a Kedvezményezett vagy a projektpartnerek találhatók. Nem támogathatók a partnerországba, illetve part- nerországból irányuló tanulói mobilitások, illetve a személyzet és az ifjúságsegítők hosszú távú mobilitásai, kivéve a Partner országokból érkező személyzeti mobilitásokat, amelyek során Intenzív Programokban ok- tatóként vesznek részt.
A Támogatási szerződésnek megfelelően, a Kedvezményezettek
• vagy átutalják a pénzügyi támogatást a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységek résztvevő- inek a(z) utazás, megélhetési támogatás és nyelvi felkészítési támogatás költségvetési kategóriákra teljes egészében, a III. sz. Mellékletben meghatározott egységköltség-hozzájárulás mértékeket alkalmazva;
• vagy szolgáltatást nyújtanak a(z) utazás, megélhetési támogatás és nyelvi felkészítési támogatás költség- vetési kategóriákban a nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységek résztvevőinek. Ez esetben a Kedvezményezettek kötelesek gondoskodni arról, hogy az utazási, megélhetési és nyelvi támogatás színvo- nala megfeleljen az irányadó minőségi és biztonsági előírásoknak.
A Kedvezményezettek az előző bekezdésben meghatározott két lehetőséget kombinálhatják, ha a tisztességes és egyenlő elbánás követelménye így is biztosított valamennyi résztvevő számára. Ez esetben az adott opciónak meg- felelő feltételeket kell az abban foglalt költségvetési kategóriákra vonatkozóan alkalmazni.
8.4.6
TANULÁSI/OKTATÁSI/KÉPZÉSI CÉLÚ TEVÉKENYSÉGHEZ KAPCSOLÓDÓ MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK
Munkatársak hosszú távú oktatási/képzési tevékenységei (euró/nap) | Diákok hosszú távú tevékenységei (euró/hónap) | |||
A mobilitás | ||||
14. napjáig | 15-től 60.napjáig | 61 napjától a 12. hónap végéig | ||
Norvégia, Dánia, Luxemburg, Egyesült Királyság, Izland, Svédország, Írország, Finnország, Liechtenstein | 125 | 88 | 63 | 168 |
Hollandia, Ausztria, Belgium, Franciaország, Németország, Olaszország, Spanyolország, Ciprus, Görögország, Málta, Portugália | 110 | 77 | 55 | 147 |
Szlovénia, Észtország, Lettország, Horvátország, Szlovákia, Cseh Köztársaság, Litvánia, Törökország, Magyarország, Lengyelország, Románia, Bulgária, Macedónia Volt Jugoszláv Köztársaság, Szerbia | 90 | 63 | 45 | 105 |
8.4.7
SPECIÁLIS IGÉNYŰ RÉSZTVEVŐKKEL ÖSSZEFÜGGŐ TÁMOGATÁS (SPECIAL NEEDS)
A „speciális igény” fogalma az Erasmus+ programban a fogyatékkal élő résztvevőkre értendő. E célcsoport esetében előfordulhat, hogy a résztvevő különleges igényei miatt magasabbak a megélhetési és/vagy utazási költségei az átalányösszegnél, illetve olyan költségek merülnek fel, melyekre átalánytámogatás nem számol- ható el. Ebben az esetben támogatás a speciális igény keretében adható. Az így felhasznált támogatás a pénz- ügyi elszámolást tekintve tényleges költségalapú támogatásnak minősül – LD. 7.3.1.4. MEGHATÁROZÁSOK.
• FIGYELEM! A beszámolóban a speciális igényű résztvevő(k) számára elszámolni kívánt támogatási összeget teljes egészében csak ebben a pontban kell feltüntetni.
• Ideértve az nemzetközi tanítási, képzési és tanulási tevékenységekben részt vevő, fogyatékkal élő, igények- kel rendelkező résztvevőkhöz, valamint a kísérőkhöz közvetlenül kapcsolódó költségeket. Ide tartozhatnak az utazással és megélhetéssel kapcsolatos költségek, ha indokoltak, és e résztvevőkre nem kérelmeztek támogatást az „Utazás” és „Megélhetési költségek” költségkategóriák alatt.
8.4.8
RENDKÍVÜLI KÖLTSÉG (EXCEPTIONAL COSTS))
A rendkívüli költségek keretében olyan szolgáltatások költsége támogatható, amelyek egyetlen partnerintézmény által sem kivitelezhetők, ill. olyan termékek, eszközök vásárlása, amelyek nem a napi adminisztratív munkához kap- csolódnak. Az így felhasznált támogatás a pénzügyi elszámolást tekintve tényleges költségalapú támogatásnak mi- nősül – LD. 7.3.1.4. MEGHATÁROZÁSOK.
Rendkívüli költségek jogcímen támogatás csak áruk vagy szolgáltatások beszerzésére irányuló közreműködői (alvál- lalkozói) szerződés költségeinek, és eszközök amortizációs költségeinek megtérítésére, vagy egyéb eszköz vételének, vagy a Támogatási szerződés által előírt pénzügyi garancia költségeinek támogatására, valamint a résztvevők magas utazási költségei esetében igényelhető.
• Magas utazási költségek elszámolása: az elszámolható résztvevők lehető leggazdaságosabb és leghatéko- nyabb módon történt utazásaihoz kapcsolódó magas utazási költségei, abban az esetben, ha az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem éri el a 70%-át a támogatható költségeknek. A rendkívüli uta- zási támogatás helyettesíti az egységköltség-hozzájárulás alapú támogatást.
51
• Alvállalkozó által nyújtott szolgáltatás igénybevételére irányuló közreműködői szerződés csak abban az eset- ben köthető, amennyiben az adott szolgáltatás a Kedvezményezett által, alapos indokok miatt nem nyújtható.
• Az eszközök kategóriája nem foglalhatja magában a normál irodai berendezést (ide értve a személyi szá- mítógépeket, laptopokat, nyomtatókat, projektorokat stb.) vagy a Kedvezményezett által rendszeres tevé- kenysége során használt berendezéseket (mint pl. az intézmény informatikai termeiben vagy a rendszeres tanterv szerinti szakmai gyakorlati célokra használt számítógépek).
• FIGYELEM! Ebben a kategóriában az elszámolható költségek max. 75%-a támogatható, kivéve a magas utazási költségeket, amely esetben 80%, így önrész bevonása szükséges.
Pl. ha a projektben igénybe vett szolgáltatás – és/vagy termékbeszerzés értéke 10 000 euró, akkor a támo- gatási igény – melyet a beszámolóban fel kell tüntetni – legfeljebb 7 500 euró lehet, de elszámolni a 10 000 euróról kell.
• Eszköz beszerzése esetén figyelembe kell venni, hogy a támogatás csak az eszköz (projekt futamidejére számított) értékcsökkenési leírás mértéke szerint, illetve a projektben történő használat arányában vehető igénybe.
• A rendkívüli költségre elszámolható maximális támogatási összeg a teljes projekt tekintetében 50 000 EUR.
TÁMOGATOTT KÖLTSÉGVETÉSI TÉTELEK ÖSSZEFOGLALÓ TÁBLÁZATA
Tanulási/Oktatási/ Képzési célú tevékenység | Munkatársak, tanulók külföl- di tanulási, oktatási, képzési tevékenységek megvalósítására, ha a tevékenységek a projektbe ágyazottan, ahhoz szorosan kap- csolódva jelennek meg. | Egységköltség- átalány | UTAZÁSI KÖLTSÉGEK3: • 10-99 km között: 20 euró/ személy • 100-499 km között: 180 euró/ személy • 500-1999 km között: 275 EUR/ személy 2000-2999 km között: 360 EUR/ személy 3000-3999 km között: 530 EUR/ személy • 4000-7999 km között: 820 EUR/ személy • 8000 km-es és nagyobb távolság esetén: 1500 EUR/ személy MEGÉLHETÉSI KÖLTSÉGEK: Rövid távú diák mobilitás vegyes mobilitással (virtuális és valós) kombinálva: • 14. napig: 58 euró/nap/fő • 15 és 60 nap között: 42 euró/ nap/fő Hosszú távú oktatási vagy képzési célú tevékenység: ld. 45. o. táblázat „Munkatársak hosszú távú oktatási/képzési tevékenysége” oszlopait Munkatársak közös, rövid távú képzése: • 14. napig: 106 euró/nap/fő • 15 és 60 nap között: 74 euró/ nap/fő Kísérők költségei: • 5-14 nap között: 100 euró/ nap/fő • 15 és 60 nap között: 70 euró/ nap/fő4 | Utazási költség: a tevékenységek száma, a távolsági sáv és a résztvevők száma alapján. Megélhetési költség: a tevékenységek száma, az időtartam és a résztvevők száma alapján. Nyelvi felkészítés: a tevékenység száma és a nyelvi felkészítésben részt vevők száma alapján. Feltételhez kötött: a pénzügyi támogatás kérelmezését meg kell indokolni a pályázati űrlapon, és csak azokra a nyelvekre adható, amelyek a központi online szolgáltatásban nem elérhetők. | IGEN | IGEN |
Nyelvi felkészítés: hosszú távú oktatási/képzési célú tevékenységek esetén 150 euró/ személy, indoklással. |
3: Ha például egy madridi személy Rómában szervezett mobilitási tevékenységben vesz részt, a) a pályázónak ki kell számolnia a Madrid és Róma közötti távolságot a távolságkalkulátor segítségével
(xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx), ami 1365,28 km; b) ki kell választania az utazási távolságnak megfelelő sávot (amely az 500–1999 km közötti távolság), majd c) ennek alapján ki kell számítania a Madrid és Róma közötti oda-vissza útra fizetendő költségeihez való hozzájárulásra adható uniós támogatást.
4: A kísérő személyek ugyanazokra az összegekre jogosultak függetlenül attól, hogy rövid vagy hosszút távú tevékenységben vesznek-e részt. Olyan kivételes esetekben, amikor a kísérő személynek több mint 60 napig külföldön kell maradnia, a 60. nap után a „Sajátos igények miatt adható támogatás” költségvetési tétel szerint plusz megélhetési költség fizetendő.
Speciális igénnyel összefüggő támogatás | Fogyatékos személyek részvételével közvetlenül összefüggő költségek | Tényleges költségalapú támogatás | Tényleges költségek 100%-a | Megfelelő indoklással alátámasztva, tényleges, igazolható felhasználás alapján. | IGEN | IGEN |
Rendkívüli költségek | Olyan szolgáltatások költsége, amelyek egyetlen partnerintézmény által sem kivitelezhetők, ill. olyan ter- mékek, eszközök vásárlása, amelyek nem a napi adminisztratív munkához kapcsolódnak. Pénzügyi garancia nyújtásának költségei, amennyiben a Nemzeti Iroda kéri. Rendkívüli utazási költség | Tényleges költségalapú támogatás | Tényleges költségek 75%-a Max. 50 000 EUR/projekt Magas utazási költségek: az elszámolható költségek maxi- mum 80%-a (abban az esetben igényelhető, ha az általános szabályok szerinti támogatás mértéke nem éri el a 70%-át a támogatható költségeknek). | Megfelelő indoklással alátámasztva, tényleges, igazolható felhasználás alapján. Feltételhez kötött: a rendkívüli költségek fedezésére szolgáló pénzügyi támogatás igénylését meg kell indokolni a pályázati űrlapon. | IGEN (megfelelő indoklással) | IGEN |
8.5
KÖLTSÉGTÉTELEK KÖZÖTT
A TÁMOGATÁS FELHASZNÁLÁSA, ÁTCSOPORTOSÍTÁS A
Az Erasmus+ Támogatási szerződésben rögzített támogatási összeget a koordinátornak/kedvezményezettnek a pá- lyázatban vállaltak, a NI által a szerződéssel együtt kiküldött költségvetési táblázat tételei és a Kalauzban/Kézi- könyvben megadott maximális támogatási összegek szerint kell felhasználnia.
Az Erasmus+ támogatások egyik legfőbb jellemzője, hogy az átalány alapú költségvetés felhasználása rugal- mas, meglehetősen szabadon alakítható. A program sajátossága, hogy mind a felhasználás, mind pedig az elszá- molás a jóváhagyott tevékenységekhez van kötve, nem a megítélt támogatási költségtételekhez. A felhaszná- lás szabályai mindemellett tekintetbe veszik, hogy pályázáskor egy sor tényező (ld. a mobilitások részletes adatai) még nem ismert – ezek menet közben kerülnek véglegesítésre, illetve az előzetes tervekhez képest változhatnak.
Mindezért a költségek átcsoportosítása a Kézikönyvben és a Támogatási szerződésben foglalt felhasználási szabályok és limitek figyelembevételével meglehetősen tág keretek között lehetséges. Fő szabály, hogy az elszá- molni kívánt felhasználás összességében nem haladhatja meg az elfogadott pályázat szerint előzetesen meg- ítélt, és a szerződésben rögzített támogatás összegét.
Az egyes költségtételek (átalány költségek) összege átcsoportosítással módosítható az alábbi esetekben:
• a szerződésben megítélt támogatási összeg valamely átalányköltség esetében nem éri el az adható maxi- mumot: ilyen esetben a bármely más kategóriában megtakarított összeg ide átcsoportosítható, a maximá- lisan adható átalányösszeg erejéig;
• létszámok és/vagy időtartamok változása esetében, ha ez az adható összeghatárokat is megváltoztatja: pl. ha a tényleges úti cél más távolsági sávba esik, és ez az utazási támogatás növelését igényli, a megélhetési támogatásból megtakarított összeg ide átcsoportosítható;
• speciális igényű résztvevő részvétele esetén bármely más költségtételből átcsoportosítható összeg, ha erre a költségtételre eredetileg nem (vagy alacsonyabb mértékben) lett megítélve támogatás.
Az átcsoportosítás mértéke:
• A projektmenedzsmentre, a nemzetközi projekttalálkozókra, a szellemi termékekre, a multiplikációs rendez- vényekre, a külföldi képzési/oktatási/tanulási tevékenységekre, valamint a rendkívüli költségekre kapott tá- mogatás maximum 20%-át lehet átcsoportosítani bármely más kategóriára. Az egyes kategóriák maximum 20%-kal növelhetők. A ’projektmenedzsment és megvalósítás’ és a ’rendkívüli költség’ sorok nem növelhetők.
FIGYELEM! Az átcsoportosítás fogalmát a Támogatási szerződés I.3.2 pontja szerint kell értelmezni, vagyis csak az minősül hivatalosan átcsoportosításnak, ha az átalánytámogatás kiszámításául szolgáló „egységek” (kiutazások, lét- számok, helyszínek) esetében változás volt, és emiatt a pénzügyi beszámolóban a kategóriánkénti költségmegoszlást is módosítani kell (természetesen a tényleges költségalapú támogatási tételek megváltozása is ide értendő). Nem te- kinthető tehát átcsoportosításnak, ha a vállaltak szerint teljesítették a szóban forgó egységeket (ld. ugyanannyi résztvevő utazott ki, ugyanolyan időtartamra), de mindemellett egyes költségtípusok esetében megtakarítás, másutt esetleg költségtúllépés jelentkezett. A tényleges pénzfelhasználást az átalány esetében a NI nem vizsgálja.
Ha az egységek (pl. létszám, munkanapok száma, stb.) teljesítése a vállaltak szerint történt, de költségmeg- takarítás keletkezett, akkor a partnerség a megtakarított összeget bármilyen, a projekt megvalósításával összefüggő kiadásra fordíthatja (pl. a megtakarított összeg valamely tevékenység megvalósítása kapcsán mutatkozó támogatási igény / költségtúllépés esetén is felhasználható.)
A támogatás végső összegének meghatározása
A támogatás végső összegét az alábbi szempontok és igazoló dokumentumok figyelembevételével határozza meg a NI: A megítélt támogatás abban az esetben számolható el, ha a tevékenységeket a kedvezményezett a pályázatban foglal- tak szerint megvalósította.
Az egységköltségen alapuló átalányösszegek esetében különösen fontos, hogy az „egységeket” a vállalt (a szer- ződésben előírt) számban teljesíteni kell. Indokolt esetben el lehet ettől térni, de a projekt és a tevékenységtípusok céljait érdemben nem érintheti a módosítás. Ha a megvalósítás során módosul az „egységek” száma, akkor a beszámolóban a változást minden esetben szakmailag indokolni kell. Nagyobb módosítás esetén előzetesen tájékoztatni kell a NI-t. A támogatás jogosságát, felhasználásának szabályosságát szükség esetén dokumentumokkal (igazolásokkal,
illetve számlákkal, bizonylatokkal) kell tudni alátámasztani. Azt, hogy milyen dokumentumot milyen típusú ellenőrzés- hez kell benyújtani a IV. SZÁMÚ MELLÉKLETBEN található táblázat tartalmazza.
Az elszámolás bizonylatai
Projektmenedzsment és megvalósítás: a vállalt tevékenységek megvalósulásának igazolása és az eredmények bemutatása a beszámolóban.
Nemzetközi partnertalálkozók: (a küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén) a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a nemzetközi partnertalálkozón való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, kezdő és befejező dátumát, valamint az adott személyt küldő szervezet nevét és címét. Ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével és/vagy az érkezés he- lye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetjegyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.
Minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban állnak a nemzetközi projekttalálkozón részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szervezet munkavállalójaként, vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.
Szellemi termékek: a vállalt szellemi termék bemutatása; munkaidő-nyilvántartások, amelyek tartalmazzák a munkatárs nevét, a kategória megnevezését, a munkanapok számát, a munkavégzés időtartamát; a jogviszony iga- zolására: munkaszerződések, megbízási szerződések. Alvállalkozói szerződések nem szolgálhatnak a jogviszony iga- zolására ebben az esetben.
Multiplikációs rendezvények: a részvétel igazolása jelenléti ív formájában (rendezvény megnevezése, dátuma, helye, résztvevők neve, e-mail címe, aláírása, küldő szervezet neve és címe); a rendezvény részletes napirendje, kap- csolódó dokumentumok.
Tanulási/oktatási/képzési tevékenység:
• Utazási támogatás:
• a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befeje- ző dátumát;
• ha az utazás kiinduló pontja nem egyezik meg a küldő szervezet székhelyével és/vagy az érkezés helye nem egyezik meg a fogadó szervezet székhelyével, a ténylegesen megtett utat menetje- gyekkel, vagy az indulási hely és az érkezés helye közötti közlekedést igazoló egyéb számlákkal kell alátámasztani.
• Megélhetési támogatás:
• a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a külföldi tevékenység célját, valamint kezdő és befeje- ző dátumát;
• minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcsolatban állnak a Nemzetközi tanulási, oktatási és képzési tevékenységben részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a szervezet munkavállalójaként, vagy tanulójaként vesznek részt a projektben.
• Nyelvi felkészítés:
• A felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat vagy
• tankönyvek, taneszközök megvásárlásáról kiállított számla vagy
• saját szervezés esetén: a résztvevő által aláírt nyilatkozat (résztvevő neve, felkészítés nyelve, for- mája, tartama).
Speciális igényű résztvevők támogatása: a felmerült költségek számlái alapján. Ha a vállaltnál kevesebb a spe- ciális igényű résztvevő, vagy nem támasztják alá a többletköltségként megítélt összeget, akkor az a támogatás végösszegét csökkenti.
Rendkívüli költségek:
• alvállalkozó költség: a felmerült költségek számlái alapján
• értékcsökkenés költségei: a számviteli beszámolóban nyilvántartott eszközök vételét, bérletét vagy lízingjét igazoló dokumentum alapján, amely igazolja, hogy ezek a költségek a szerződéses időszakban merültek fel (számításba kell venni azt is, hogy az adott eszközt milyen mértékben használták a projekt céljaira)
• a magas utazási költségek: a költségek kifizetést alátámasztó dokumentumok és számlák alapján, megjelöl- ve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, a számla keltét, valamint az útvonal leírása.
FIGYELEM! A költség 100%-ról kell benyújtani a számlákat már a záró beszámolóval egyidejűleg!
Ahol a támogatási összeg valamely tételét tényleges költség alapon ítélte meg a NI, ott a megkövetelt bizonylatok megfelelősége irányadó.
A pénzügyi beszámolóban feltüntetett felhasznált támogatási összegnél nem lehet magasabb a végső támo- gatás összege.
9.1
MOBILITY TOOL+
Az Európai Bizottság által kifejlesztett egységes európai web-alapú adatbázis, amely az Erasmus+ projektek statisz- tikai- és pénzügyi adatainak nyilvántartására, valamint a tartalmi, pénzügyi beszámolók és (azon projekteknél, ahol ez szükséges,) a résztvevői elégedettségi kérdőívek kitöltésére szolgál. Az adatbázist az Európai Bizottság, a Nemzeti Irodák, a projektgazdák és egyes esetekben a résztvevők is használják.
Minden koordinátor intézmény a partnerségben saját felülettel rendelkezik a felületen, melyet a valóságnak megfelelően töltenie kell (kérjük, hogy projektben ténylegesen megvalósult tevékenységeket tüntessék fel az olda- lon). A megvalósuló projektekről pénzügyileg és tartalmilag is itt kell majd elszámolni, a felületen érhető el az előre- haladási jelentés/időközi beszámoló és a záróbeszámoló lapok is. A koordinátor intézmény a projekt teljes tartalmi beszámolóján kívül elkészíti a saját támogatási összegére vonatkozó pénzügyi beszámolót. A partner intézmények együttműködnek a koordinátor intézménnyel a fentiekre vonatkozóan.
A Stratégiai partnerségek pályázatot megvalósító intézmények a Mobility Tool+ felületet szerződéskötés után érik el. A felület aktiválódásáról e-mailben értesülnek, azon az e-mail címen, amit az intézmény kapcsolattartójához megadtak. A felületen az tud dolgozni, aki olyan EULogin fiókkal rendelkezik, melyhez az előbb említett e-mail kapcso- lódik. A Mobility Tool+ adatbázis kezelését kézikönyv is segíti.
9.2
ERASMUS+ PROJECT RESULTS PLATFORM
Az Európai Bizottság kiemelten fontosnak tartja, hogy az Erasmus+ program hatásai minél szélesebb körben érvé- nyesüljenek. Ezt segítendő fejlesztették ki az Erasmus+ Project Results Platform elnevezésű felületet, mely átfogó képet nyújt az Erasmus+ és a korábbi programok projektjeiről (Lifelong Learning, Youth in Action, Tempus, Erasmus Mundus stb.) az oktatás, képzés, ifjúság és sport területén. Az Erasmus+ Stratégiai partnerségek pályázattípus pro- jektjei számára szerződéses kötelezettség a projekteredmények közzététele a felületen.
A felület az Erasmus+ program oldaláról érhető el a következő linken: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxx- mus-plus/projects/. A felületre feltöltött anyagok publikusak, bárki számára megtekinthetők.
A Nemzeti Irodával megkötött támogatási szerződések I.9.2 pontja alapján a támogatott intézményeknek a projektekben született eredményeket legkésőbb a záró beszámoló beküldéséig kell feltölteniük. A platform eléré- séhez a későbbiekben egy automatikus e-mailt kap a projekt koordinátora. Az intézményi regisztrációból ismert EULogin ügyfélkapun keresztül érik majd el a felületet. Belépés után a projekt alapadatait (project details) valamint a hozzá tartozó projekttermékeket (project results), eredményeket tartalmazó oldalakat tudják majd megtekinteni/ szerkeszteni. A feltöltött eredményeket a futamidő alatt folyamatosan tudják majd tölteni, módosítani. A projekt záró időpontját elérve, a záró beszámoló értékelése kapcsán a nemzeti iroda ellenőrzi és jóváhagyja (vagy hiány esetén hiánypótlásban bekéri) az eredmények feltöltését. Elfogadás után az eredmények megjelennek a platformon, később már csak a NI segítségével lesznek módosíthatók. A felület szerkesztéséhez csak a koordinátoroknak van hozzáférésük, a partnerek nekik tudják elküldeni a megjelentetni kívánt projekteredményeket, -termékeket.
A felületet ezen kívül használhatják projekteredmények, jó példák keresésére, illetve hasonló témában projek- tet végző intézmények felkutatására. Ily módon a felület a partnerkeresést, hálózatosodást is segítheti.
9.3 EUROPASS MOBILITÁSI IGAZOLVÁNY
Az Europass dokumentumok Európában egységes formátumban teszik összehasonlíthatóvá, megismerhetővé az egyé- nek szaktudását, végzettségét, nyelvtudását, szakmai tapasztalatait. Tájékoztatnak, információt adnak a hazai és kül- földi képzésekről, a képzést és kompetenciákat érintő változásokról, valamint a külföldön megszerzett képesítésekről. Céljuk kettős: egyrészt segítik a végzettségek elismertetését, ha a pályázó más országban tanult, mint ahol dolgozni vagy tanulni szeretne, másrészt megkönnyítik a munka- és tanulmányi felvételizés/felvételiztetés folyamatát
azáltal, hogy a pályázó egy tartalmas és átlátható pályázati anyagot adhat be.
Az Europass mobilitási igazolvány az európai országok valamelyikében folytatott szakmai gyakorlatok, képzé- sek, tanulmányok vagy önkéntes munka során megszerzett készségek és kompetenciák igazolására szolgáló, egységes formátumú dokumentum.
Az Europass mobilitási igazolvány használata önkéntes és ingyenes, a dokumentum elektronikusan tölthető ki, angolul, németül vagy franciául (a közös munkanyelvek egyikén), illetve a könnyebb hazai érthetőség érdekében magyar nyelvű fordítás is készíthető. További információ és a kitöltés lépései: xxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxx- tok-tanulmanyutak-tovabbkepzesek-nyari-egyetemek-onkentes-munka-160523105451
Az Europass portfólió egyéb dokumentumaival kapcsolatban a xxx.xxxxxxxx.xx oldalon tájékozódhat.
9.4
ETWINNING
Az eTwinning, az európai iskolák közösségeként emlegetett portál 2005-ben jött létre az Európai Bizottság kezde- ményezésére. A projekt célja, hogy a résztvevő országok köznevelési intézményei nemzetközi, interkulturális kör- nyezetben, IKT eszközök segítségével közösen dolgozzanak ki és valósítsanak meg projekteket szabadon választott témakörökben. Ez idáig Európa-szerte közel 408 ezer pedagógus és 170 ezer intézmény regisztrált az eTwinning rendszerbe. Ebből Magyarországon 1600 intézmény és kb. 3500 pedagógus regisztrált. 2013 márciusában elindult az eTwinning Plus, amelynek a keretében néhány kiválasztott ukrajnai, tunéziai, moldovai, grúziai, örményországi és azerbajdzsáni iskola és tanár is csatlakozhat azon több ezer pedagógushoz, akik az interneten keresztül együttműkö- dést folytatnak az eTwinning program keretében.
A portál az Erasmus+ mobilitási projekteket és stratégiai partnerségeket több szinten is tudja támogatni. Egyrészt a nemzetközi portál használata átjárót biztosíthat az Erasmus+ projektek megvalósításához nemzetközi együttműködések elősegítésén keresztül, de külön Erasmus+ projektpartner-kereső és fórum működik a felületen. Az eTwinning portál emellett lehetőséget ad arra, hogy nemzetközi szakmai továbbképző és partnerkereső találko- zók keretében az eTwinning projektben sikeresen pályázó pedagógusok a szervező külföldi célországokban építsenek kapcsolatokat és szerezzenek szakmai tapasztalatot. A speciális téma köré rendezett találkozók nagy része általában 5-7 ország részvételével zajlik, de 15-20 országot érintő nagyobb szabású eseményeket is rendeznek Európában.
Az Erasmus+ projektek elindulása után is tudunk támaszkodni a felületre, hiszen azok megvalósítása is köny- nyen dokumentálható az eTwinning portálon, emellett létrehozhatunk virtuális Tanári szobákat, de chatelni és üze- netet is tudunk küldeni egymásnak, valamint blogot, projektnaplót is írhatunk.
A program a tanári szakma erősítésére és a szakmai fejlődésre is lehetőséget biztosít online szemináriumok, események keretében. Továbbá az eTwinning Magyarországi Szolgáltató Pontja kétféle személyes jelenlétet nem igénylő webináriumot is tart az érdeklődők számára (korszerű pedagógiai módszerek és IKT eszközök az eTwining program keretében - 30 órás továbbképzés illetve Digitális eszközökkel támogatott projekt alapú tanulás - Intel® Teach Essentials - 50 órás képzés), melyek ingyenesek és akkreditált pedagógus-továbbképzésnek minősülnek.
A program jobb megismerését nagyköveti hálózat segíti. Jelenleg a programban hét magyarországi nagykö- vet vesz részt. A nagykövetek feladata, hogy előadásokkal népszerűsítsék az eTwinninget, és segítsék azok munkáját, akik a projektek megvalósítása során ezt igénylik. Emellett workshopok, előadások megtartásával különböző ren- dezvények keretében támogatják a szolgáltató központ munkáját. A program nagykövetei gyakorló pedagógusok, akik rendszeresen maguk is indítottak, indítanak projekteket.
Az eTwinning program honlapja: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx/xxx/xxxxx.xxx
Hírlevélre történő feliratkozás: xxxxxxxxx@xx.xxx.xx
9.5
SCHOOL EDUCATION GATEWAY
A School Education Gateway honlapot az Európai Bizottság hozta létre a közoktatásban aktív szereplők, azaz a taná- rok, iskolák, szakértők, pedagógusok és az oktatási szféra további szereplői számára. A weboldal tájékoztatást nyújt az európai oktatási szakpolitikákról, hírekről és trendekről, szakértők által írt cikkeket tesz közzé, továbbá bemutatja a nemzeti kezdeményezéseket, az iskolák számára indított programokat, az interakcióra lehetőséget nyújtó felüle- teket, az oktatási projektek terén megvalósított követendő gyakorlatokat. A honlapon stratégiai partnerségek meg- alakításában segítséget nyújtó partnerkeresési adatbázis is működik, valamint szakmai továbbképzéseket nyújtó kurzusok katalógusa is megtalálható. A portál 23 európai nyelven érhető el. Az oldal hiánypótló szolgáltatása, hogy Teacher Academy menüpontjában több ezer továbbképző kurzus közül választhatnak az érdeklődők a legkülönbö- zőbb témákban. Ezek az oldalon értékelhetők is, így egyre bővülő körben támaszkodhatnak a pedagógusok európai kollégáik tapasztalataira, amikor a továbbképzésükről döntenek. A Teacher Academy ingyenes online kurzusokat is kínál az érdeklődőknek.
A School Education Gateway szorosan kapcsolódik az eTwinninghez is.
A weboldalon elérhető tartalmak (hírek, bevált gyakorlatok, szakértők által írt cikkek, szakpolitikai hivatko- zások stb.) különböző témák szerint vannak rendszerezve, így nagyon könnyen lehet keresni a különböző tartalmak között. A felület a következő linken érhető el: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/
9.6 EPALE
Az európai felnőttkori tanulás elektronikus platformja (EPALE) az Európai Bizottság által kezdeményezett és finan- szírozott többnyelvű, nyitott közösség virtuális tere, melynek céljai a felnőttképzési és felnőttoktatási szektor fej- lesztése, a felnőttkori tanuláshoz és szakképzéshez kapcsolódó szolgáltatások minőségének javítása Európában, az érintettek közösséggé formálása, a felnőttképzést és –oktatást nyújtó intézmények és dolgozók munkájának támo- gatása és a felnőttkori tanulók számának növeléséhez való hozzájárulás.
Az érdeklődők megismerhetik a nemzeti és nemzetközi szakmai híreket, a téma szakértőinek és más felhasználók véleményeit a felnőttkori tanulást és szakképzést érintő aktuális témákról. A felhasználók ötleteket meríthetnek a megosztott jó gyakorlatokból, illetve érdeklődési körüknek megfelelő eseményeket kereshetnek.
A regisztrált felhasználók a platform minden funkcióját kihasználhatják:
• személyes profilt hozhatnak létre, ami alapján könnyebben kapcsolatot teremthetnek a szakterületükön dolgozókkal;
• híreket, publikációkat, szakmai összefoglalókat és véleményeket adhatnak közre, hogy mások is megismer- jék a szakmai tevékenységeiket és eredményeiket;
• a platform lehetőséget ad a tevékenységek és eredményeik megvitatására is;
• megoszthatják gondolataikat a közösség tagjaival blogbejegyzés formájában;
• megoszthatják projekt tapasztalataikat és jó gyakorlataikat, hogy példaként szolgálhassanak másoknak;
• közzé tehetik saját szervezésű vagy az általuk szakmailag érdemesnek tartott konferenciákat, szemináriu- mokat, szakmai eseményeket, hogy mások is értesülhessenek róla;
• partnereket kereshetnek, illetve partnerséget kezdeményezhetnek olyan szervezetekkel és magánszemé- lyekkel, akik szeretnének projektek ötleteik megvalósításához további szereplőket találni
• aktívan részt vehetnek a tematikus napok és hetek keretein belül szervezett on-line megbeszélésekben;
• hozzászólhatnak a mások által feltöltött tartalmakhoz, kifejthetik véleményüket egy-egy specifikus témát illetően;
• szakmai közösségeket hozhatnak létre, illetve csatlakozhatnak már meglévő szakmai közösségekhez, ahol a tagok akár hazai, akár nemzetközi szinten cserélhetnek az adott témát érintő információkat;
• az együttműködési tér lehetőséget biztosít arra, hogy egy zárt környezetben vitassák meg ötleteiket, osszák meg tapasztalataikat vagy „virtuális” projekteket menedzseljenek.
Az EPALE az Unió 24 hivatalos nyelvén érhető el. A magyar nyelvű oldalt a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatalban működő Nemzeti Támogató Szolgálat fejleszti folyamatosan. A szakmai munka során kiemelt hangsúlyt kap az EPALE megismertetése minél szélesebb körben és a központilag fordított tartalmak pontosítása. A felnőttkori tanulás és szakképzés hazai szereplőivel együttműködve, olyan szakmai rendezvények kerülnek megszervezésre az EPALE projekt keretében, amelyek lehetőséget kínálnak előre meghatározott, aktuális témák részletes megvitatásá- ra. A konferenciák, szakmai napok és workshopok megtalálhatóak az EPALE eseménynaptárban. A kiemelt témákról negyedévente hírlevelet állítanak össze, amelyet szakmai partnereiknek küldenek ki.
Az EPALE honlap elérhető a xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xx/xxxx-xxxx linken. A Nemzeti Támogató Szolgálat elér- hetőségei: ∑ E-mail: xxxxx@xxxx.xx. ∑ Telefon: 06/0 000-0000 ∑ Facebook: EPALE Magyarország
A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁHOZ SOK SIKERT KÍVÁNUNK!
További információért forduljanak hozzánk bizalommal.
A TEMPUS KÖZALAPÍTVÁNY ELÉRHETŐSÉGE:
Postacím: 1438 Budapest 70., Pf. 508., Székhely: 1077 Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx xxx 0.
Tel.:(x00) 0 000-0000
Honlap: xxx.xxx.xx, xxxxx://xxx.xx/xxxxxxxxxx/000/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx
Erasmus+ Stratégiai partnerségek szakképzési projektekkel foglalkozó munkatársai: XXXXXXXX XXXXXX CSOPORTVEZETŐ xxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx
Erasmus+ Stratégiai partnerségek szakképzési projektekkel foglalkozó munkatársai:
Név | E-mail cím | Beosztás |
Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx | szenior koordinátor | |
Xxxxxx Xxxxx | koordinátor | |
Xxxxxxxxx Xxxxxx | adminisztrátor |
A Tempus Közalapítvány / Pénzügyi monitoring és Koordinációs csoport Erasmus+ Stratégiai partnerségekkel foglalko- zó munkatársai:
Név | E-mail cím | Beosztás |
Xxxx Xxxxxxx | csoportvezető | |
Xxxxx Xxx | koordinátor | |
Xxxx Xxxxxxx | adminisztrátor |
Xxxxxx a menedzsment tevékenység támogatására szolgáló dokumentumokra
ÖTLETBÖRZE
1. A projekt felügyelete minden szerződéses, jogi, szervezeti és adminisztratív szempontból
• frissített pályázati tervezet a szükséges kiegészítésekkel
• megállapodás / szerződés a partnerekkel: elemei pl.
• jogok, kötelezettségek
• feladatok: teljesítési mutatók - ütemezés
• pénzügyi ütemezés
• dokumentációs rend
• beszámolással kapcsolatos feladatok dokumentációja
• menedzsment kézikönyv
• belső „SZMSZ”
• minőségirányítási kézikönyv
• formadokumentumok
• találkozók, egyeztetések dokumentumai: pl.
• előkészítés: meghívó, program
• lebonyolítás: jelenléti ív, tartózkodás - utazások előkészítése, dokumentációja, emlékeztető, megálla- podások (pl. további feladatokról)
• utómunkálatok: emlékeztető, részvételi igazolások megküldésének dokumentumai
• szerződésmódosítás esetén:
• partnerekkel történt egyeztetések dokumentációja
• szerződésmódosítás dokumentációja
2. A megvalósítás felügyelete
2.1 A munkaterv megvalósítása kapcsán.
• rendszeres időszaki felülvizsgálat módszere, eredményei
• módosított munkatervek szükség szerint
• megvalósítás tapasztalatairól folytatott kommunikáció dokumentumai
2.2 A megvalósítás minőségellenőrzése kapcsán:
• találkozók - egyeztetések értékelési dokumentumai:
• értékelő kérdőívek
• értékelési összefoglaló
• szükséges változtatások dokumentációja
2.3 A projekteredmények kapcsán:
• értékelési módszertan, eredmények - összefoglalók
• tapasztalatok visszaforgatásának dokumentációja
• nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja:
• arculati elemek megjelenése a projekt termékein
• eredmények - termékek a disszeminációs platformon
• nyilvános megtekintés módjának leírása
2.4 A szellemi termékek kapcsán:
• partnerek - alvállalkozók teljesítésének igazolására
• megvalósult termékek (szerződések, teljesítésigazolások)
• termékek értékelésének dokumentációja
• termékek tesztelésének dokumentációja
• értékelés - tesztelés kapcsán:
• módszer, értékelési eredmények - összefoglalók,
• tapasztalatok visszaforgatásának módja, ütemezése
• nyilvánossági feltételek teljesítésének dokumentációja:
• arculati elemek megjelenése a projekt termékein
• eredmények - termékek a disszeminációs platformon
• nyilvános megtekintés módjának leírása
2.5 Eredmények - termékek fenntarthatósága kapcsán:
• felhasználási jogosultság részletei
• megállapodás a partnerekkel
• korlátozott felhasználás esetén: indoklás dokumentációja
• fenntarthatóság pénzügyi - szakmai - technikai - intézményi feltételrendszerének részletei („üzleti terv”)
• intézményi megállapodások
• elismertetés dokumentációja
2.6 Nemzetközi tanítási - tanulási - képzési tevékenységek kapcsán
• kiválasztás dokumentációja:
• kiválasztási feltételek, módszer leírása
• kiválasztás lebonyolításának dokumentációja
• kiutazás dokumentációja:
• előkészítés: intézményi megállapodások, utazás-tartózkodás helyi feltételei
• megállapodás a kiutazókkal
• mobilitás programja
• beszámoló, szakmai összefoglaló, emlékeztető
• értékelés
• kiutazások tapasztalatainak értékelési eredményeinek beépítése a projekteredményeibe
3. Kommunikáció - tájékoztatás
3.1 A partnerségen belül:
• belső előrehaladási jelentések
• projekt dokumentáció megosztásának bemutatása pl. belső munkafelületen: munkadokumentumok - vég- leges verziók elkülönítése a munkaterv szerinti csoportosításban
• belső kommunikáció módszere (fórum, e-mail… stb.),
• hatékonysági értékelés eredményei
3.2 Intézményen/szervezeten belül
• szervezetvezetés /iskolavezetés rendszeres tájékoztatása (értekezletek, megbeszélések jegyzetei)
• fenntartó tájékoztatása, folyamatos pénzügyi konzultáció- levelek, lejegyzés
• diákok, szülők tájékoztatása (szülői értekezlet, osztályfőnöki óra, szakkörök, Xxxxxxxx fal)
3.3 Külső kommunikáció:
• hírlevelek, szórólapok, plakátok formanyomtatványai, mintapéldányai stb.
• adatbázis az érintett szereplőkről
• kommunikáció hatékonysági elemzése
• visszajelzések az érintett szereplőktől
4. Kapcsolat a Nemzeti Irodával
• egyeztetések esetén: feljegyzés, levelezés
• monitoring látogatások esetén: levelezés, válasz a jegyzőkönyvre - értékelésre
• beszámolók kapcsán: levelezés, konzultáció dokumentációja, válasz az értékelése stb.
• egyéb együttműködés dokumentációja
Melléklet a disszemináció tervezéséhez
Elérendő cél/ indikátor: | Xxxxxxxxxx: ki(k)nek? | Milyen eredményt? | Mikor? | Igénybe vehető kommunikációs csatornák, alkalmak: | A feladat felelőse (további résztvevők): | Költségek: | Speciális feltételek: | Eredmények, értékelés: | |
Saját intézmé- nyen belül | |||||||||
Projekt partner 1 | |||||||||
Projekt partner 2 | |||||||||
Projekt partner 3 | |||||||||
Egyéb szak- mai/intézmé- nyi partnerek | |||||||||
A település szintjén | |||||||||
A régió szintjén | |||||||||
Képzési szekto- ron belül | |||||||||
Munkaerúpiaci szektoron belül | |||||||||
Országos szinten | |||||||||
Nemzetközi szinten |
MELLÉKLET A DISSZEMINÁCIÓS TERV ELKÉSZÍTÉSÉHEZ – TIPPEK
• Állapítsuk meg, mit szeretnénk elérni? (reális célok) -> azonosítsuk a projektcsapat erősségeit (video/foto/ írás/közösségi média) -> vonjuk be a résztvevőket és az egész szervezetet -> jegyezzünk le mindent (lsd. fenti táblázat) -> rendszeresen értékeljük a tervet
• A hatékony disszeminációhoz állapítsuk meg a következőket
• ki hasznosíthatja a tudásunkat? (közönség)
• mit szeretnénk megosztani (üzenet)
• hogyan tudjuk elérni őket (módszer)
• Közönség: ki hasznosíthatja a tudásunkat? Mindig gondolkodjunk a közvetlen környezetünkön kívül is!
• Tippek: ügyeljünk a kommunikációnkra, legyünk rugalmasak, vázoljuk az összefüggéseket is, értékeljük, melyik közönséget nehéz és priorizáljuk az erőforrásainkat
• Üzenet: mit szeretnénk, ha mások is tudnának a projektünkről? Mi mit szerettünk volna tudni a projekt kezdete előtt?
• Xxxxxx: egyezzünk meg az alapüzenetekben, tegyük vonzóvá a megosztani kívánt tartalmat, a különbö- ző médiumok számára máshogy fgalmazzunk (online média / nyomtatott sajtó)
• Módszer: honnan szerzi a közönségünk az információt? milyen módszereket használunk már? milyen széle- sebb közönség, partnerek érhetőek el?
• Tippek: a közösségi média nemcsak bejelentésekre szolgál, hanem beszélgetésekre is; maximum 2-3 platformot válasszunk, melyeket viszont gyakran kommunikáljunk, hasonló szervezetek bevonására, résztvevők bevonására; Facebook oldalt készítsünk, ne profilt; gondoskodjunk rendszeres friss hírről, a passzív oldal előbb-utóbb elhal.
MELLÉKLET A DISSZEMINÁCIÓS TERV ÉRTÉKELÉSÉHEZ
• Szükség volt-e (vagy lett volna) a disszeminációval kapcsolatos tervek, célok módosítására a projekt mene- te során? Mi volt a módosítás oka és tartalma?
• Milyen mértékben sikerült elérni a disszeminációs tervben kitűzött célokat?
• A felhasználók mekkora köréhez sikerült eljuttatni az eredményeket?
• A módszerek és tapasztalatok milyen körben hasznosultak? (Kik, hányan, milyen keretek között használják terméküket, módszerüket, tapasztalataikat?)
• Mely közvetítő csatornák bizonyultak a leghatékonyabbnak? Miben látják az okokat?
• Milyen módon járult hozzá a disszemináció a fejlesztő munkához?
• Mindezek révén milyen közvetlen és közvetett szakmai hatást tudott a projekt elérni?
• Összhangban voltak-e a célok, eszközök, költségek és az eredmény?
• Kívánatos vagy lehetséges-e még módosítás a disszeminációs munkában? Ha igen, mi szükséges hozzá?
• Milyen tanulságok vonhatók le a disszeminációs munka egészéből (hogyan csinálnák másképp)?
III. számú MELLÉKLET
MELLÉKLET AZ ELŐREHALADÁSI JELENTÉS ÉS IDŐKÖZI BESZÁMOLÓ ELKÉSZÍTÉSÉHEZ
KÉRJÜK, HOGY A PROJEKT JELLEGÉHEZ (TAPASZTALATCSERE, FEJLESZTŐ JELLEGŰ), VÁLLALÁSAIHOZ, ÉS IDŐBENI ELŐRE HALADÁSÁHOZ MÉRTEN ALKALMAZZA AZ ALÁBBI SZEMPONTOKAT!
A PROJEKT ELŐRE HALADÁSÁNAK ÉRTÉKELÉSE • Munkaterv időarányos megvalósulása • Tevékenységtípusok megvalósulásának és indikátorok elérésének értékelése a tervezett célokkal összevetve (a prioritásokhoz való kapcsolódás, menedzsmentfeladatok, módszerek, projekttalálkozók, beépített mobili- tások, fejlesztő jellegű feladatok, értékelő és disszeminációs tevékenységek) • Projektmegvalósítás – tevékenységek dokumentációjának értékelése • Az előrehaladás értékelésének módja, eredmények, dokumentumok, elemzések, ezek eredmények nyomén történt módosítások (ha voltak) • Felmerülő problémák – megoldások, módosítások az eredeti projekttervhez képest |
PARTNERSÉG MINŐSÉGE • Koordinátori szerep, feladatok ellátásának minősége, partnerek szerepe – munkamegosztás részletei, felada- taik előre haladásának megfelelősége, partnerek közötti feladatmegosztás összhangban van-e a partnerek szakmai tapasztalatával • A feladatmegosztás és az információ átadás hatékonysága • Belső kommunikáció minősítése, javaslatok • Együttműködés értékelési módjának, eredményeinek, tapasztalatok visszaforgatásának értékelése, esetle- ges változások/változtatások értékelése, javaslatok |
BEÉPÍTETT MOBILITÁSOK • Hány találkozó megrendezésére került a jelen beszámoló által lefedett időszakban? • Hogyan történt a résztvevők kiválasztása? • Események tartalma, értékelési módjának, tapasztalatok beépítése a projekteredményekbe – hatékonyság? Javaslatok • Rendelkezésre áll-e a találkozók dokumentációja? |
PROJEKTTERMÉKEK, SZELLEMI TERMÉKEK ELŐREHALADÁSA, RÉSZEREDMÉNYEK BEMUTATÁSA szellemi termékek előrehaladása, részeredmények bemutatása Tapasztalatcserés projektek esetén: • Rögzítésre kerültek –e a partnerségben összegyűlt tapasztalatok, a projektben megszerzett közös tudás? • Milyen módszereket használnak a mobilitások értékelésére, utánkövetésére? • Hogyan építik be a jó gyakorlatokat az egyes intézmények működésébe? Szellemi terméket fejlesztő projektek esetében: • A szellemi termék jelenlegi állása • A partnerek hozzájárulásának minősége, sikeressége • Monitoring és értékelés – az értékelés eredményeinek beépítése a projektbe • Esetleges nehézségek kezelése, javító intézkedések |
MULTIPLIKÁCIÓS RENDEZVÉNYEK • Melyik szellemi termékhez kapcsolódóan került megrendezésre multiplikációs rendezvény? • Bevont célcsoport megfelelő volt-e? • A program minősége és tartalma • Értékelés és résztvevői visszajelzések • Az eredeti terveknek megfelelt-e a rendezvény? • Voltak e szervezés tekintetében tanulságok a partnerség részére? |
ÉRTÉKELÉS/MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS A PROJEKTBEN A PROJEKTBEN (PROJEKT EGÉSZE, BEÉPÍTETT MOBI- LITÁSOK /SZELLEMI TERMÉKEK / MULTIPLIKÁCIÓS RENDEZVÉNYEK – AHOL RELEVÁNS) • Értékelői kör teljessége (célcsoport és partnerség szintjén) • Visszajelzések eszköze, módja, gyakorisága • Következtetések teljessége, minősége • Tapasztalatok visszaforgatása |
DISSZEMINÁCIÓ:AZ EREDMÉNYEK TERJESZTÉSÉNEK ESZKÖZEI ÉS HATÉKONYSÁGA • A terveknek megfelelően valósul-e meg? • Disszeminációs eszközök – csatornák megfelelősége. Van-e projekthonlap? • Disszemináció hatékonyságának követése? • Elérhetők-e információk – utalások - hírek a partnerintézmények holnapján? • A projekthonlapon elérhető információk – anyagok minősége – javaslatok |
KOCKÁZATELEMZÉS • A projektben történt változások menedzselése (voltak-e módosítások pl.). Van-e olyan tevékenység / ered- mény, amit nem értek el, vagy nem a tervek szerint halad? • Felmerült problémák – nehézségek - kockázatok hatása a projekt egészére • Megoldása értékelése, problémamegoldás minősítése, javaslatok további lehetőségekre |
PÉNZÜGYEK • Szabályok értelmezése, közvetítése a partnerségek belül • Partnerszerződések vonatkozó részleteinek értékelése • Támogatás felhasználásának nyomon követése – módszerek – tevékenységek alkalmassága; javaslatok • Források elégségességének felmérése – problémák kezelése |
A PROJEKTEK PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSÁT, ELLENŐRZÉSÉT ALÁTÁMASZTÓ DOKUMENTUMOK A (KA2) STRATÉGIAI PARTNERSÉG PROJEKTEK ESETÉBEN
Jelen dokumentum a kedvezményezettek számára tájékoztatásként szolgál a különböző ellenőrzések során vizsgált dokumentumokra vonatkozóan, és minden esetben a Támogatási szerződésben foglalt rendelkezésekkel (így külö- nösen az Általános feltételek B. résszel, illetve a III. sz. melléklettel) együttesen értelmezendő. Éppen ezért, bizonyos esetekben a Nemzeti Iroda a szerződésben és az itt felsoroltakon kívül olyan dokumentumokat is bekérhet, vagy helyszíni ellenőrzés keretében megtekinthet, amely segítségével képet kaphat a projekt működéséről. Javasolt, a költségek alátámasztását szolgáló dokumentumokon kívül minden olyan iratot is megőrizni, amely a projektvégre- hajtás támogatott céloknak való megfelelését, szabályosságát támasztja alá.
A támogatási szerződések előírásai szerint a kedvezményezettek a felhasznált támogatási összegek előírás szerinti felhasználása tekintetében ellenőrzések és auditok alá vonhatók. Az ellenőrzések a következők lehetnek:
1. Záró beszámoló ellenőrzése minden projekt estében;
2. Tételes ellenőrzés a Nemzeti Iroda helyiségeiben, a végrehajtást alátámasztó dokumentumokra vonat- kozóan, általában a záró beszámoló bírálatával egyidejűleg, a projektek bizonyos százalékánál;
3. Helyszíni ellenőrzés a kedvezményezett szervezet helyiségeiben, vagy a Projekt megvalósítása során érintett helyszínen, a projektek bizonyos százalékánál;
4. Audit ellenőrzés a Projekt megvalósítását, és általában a záró beszámoló bírálatát követően, a projektek bizonyos százalékánál.
Az ellenőrzések során a Nemzeti Iroda a projekthez kapcsolódó eredeti dokumentumokat vizsgálja, amennyiben annak beszerzése jelentős nehézséggel jár, annak hitelesített másolatát. A projekttel kapcsolatos hiteles kép kialakítása érde- kében ahol ez releváns, a Nemzeti Iroda a partnertalálkozók meghatározott részén is részt vesz.
Záróbeszámoló bírálat | Xxxxxxx ellenőrzés | Helyszíni ellenőrzés | Audit ellenőrzés |
PROJEKTMENEDZSMENT | |||
Záróbeszámoló A részt vevő intézmények számának és a projekt időtartamának teljesü- lése a szerződésben vállaltak szerint. A Projekt eredményeinek feltöltése a Erasmus+ Project Results Platfor- mfelületére.felületére. | Záróbeszámoló A vállalt tevékenységekről és elkészített termékekről szóló igazolás, amelyet a záró beszámolóban leírás formájában kell elké- szíteni. Az elkészített termékek feltöltése a Eras- mus+ Project Results Platformfelületre. felületre. | Partnertalálkozó alkalmával vagy azt követően ellenőrizzük a támogatási szerződés III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység és a résztvevők valódiságát és támogathatóságát többek között a következő dokumentumok alapján: személyes információ és a projekt do- kumentumai: résztvevői listák, emlékeztetők, programtervek, találkozók meghívója stb. | Záró beszámoló bírálatát követően A projekttevékenységek összhangja az eredmények létrehozá- sának szempontjából. Utólag a projekt szakmai dokumentációja (beszámoló, illetve a kapcsolódó dokumentumok) alapján elle- nőrizzük. |
NEMZETKÖZI PARTNERTALÁLKOZÓK | |||
Záróbeszámoló A találkozók és a találkozókon résztvevők számának teljesülése a szerződésben vállaltak szerint, a Mobility Tool+ felületre felöltött adatok alapján. A találkozók helyszíne, időpontja. | Záróbeszámoló Minden esetben: a fogadó szervezet által kiál- lított nyilatkozat, amely igazolja a tevékeny- ségen való részvételt (találkozó célja, napi- rendje, résztvevő neve, helyszín, időtartam). A projektben részt vevő intézmények tele- pülésétől eltérő kiinduló és/vagy célállomás (nem székhelytől székhelyig tartó utazás) esetén: az alkalmazott távolsági sávot va- lamint az utazás kiinduló és célállomását alátámasztó dokumentum ellenőrzése: me- netjegy, beszállókártya, utazási számla az érintett partner nevére kiállítva, kiküldetési rendelvény. A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcso- latban állnak a nemzetközi projekttalálkozón részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szerve- zet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a projektben. | Partnertalálkozó alkalmával vagy azt követően ellenőrizzük a támogatási szerző- dés III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység és a résztvevők valódiságát és támogathatóságát többek között a követke- ző dokumentumok alapján: -a résztvevők által aláírt jelenléti ív (illetve korábbi jelenléti ívek) adatainak ellenőrzése jogosultsági szempontból (résztvevők, hely- szín, időtartam), -a projekttevékenységek összhangja az ered- mények létrehozásának szempontjából. | Záró beszámoló bírálatát követően A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyvelésé- ben. A projekttevékenységek összhangja az eredmények létrehozásának szempontjából. A küldő szervezet és a fogadó szervezet közötti utazás esetén: a fogadó szervezet által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a külföldi tevékenységen való részvételt (résztvevő neve, a külföldi tevé- kenység célját, kezdő és befejező dátum). |
SZELLEMI TERMÉKEK | |||
Záró beszámoló idején Termékenként: a termék létreho- zásának igazolása (pl. a megfelelő dokumentum benyújtása a beszá- moló mellékleteként) – amennyiben az még nem került feltöltésre a Erasmus+ Project Results Platform- felületre.felületre. | Záró beszámoló idején Az elkészített szellemi termékek vagy azok leírása, a Disszeminációs Platform felületre feltöltött anyagok, és/vagy – jellegétől füg- gően – a kedvezményezettek helyiségeiben betekintésre és ellenőrzésre hozzáférhetővé tett anyagok/termékek. Munkaidő-nyilvántartás (timesheet) szemé- lyenként: név, szervezet neve, az elfogadott szellemi termékkel összefüggésben elvégzett munka részletezése, eredménye. Az érintett személy és a kedvezményezett közötti viszony igazolása (pl. munkaszerző- dés, megbízási szerződés stb.). | Futamidő alatt Jogosultsági ellenőrzés: munkatárs és szervezet jogviszonyának vizsgálata (pl. munkaszerződés, megbízási szerződés stb.), munkakör és elvégzett feladatok relevanci- ájának vizsgálata az adott szellemi termék vonatkozásában. A projekttevékenységek összhangja az ered- mények/termékek szempontjából. | Záró beszámoló értékelését követően Alátámasztó dokumentumok ellenőrzése: munkaköri leírások, munkaszerződések/megbízási szerződések (ezek ösz- szhangja az elvégzett feladatokkal és a projektben elszámolt munkatársi kategóriával), kifizetéseket igazoló bizonylatok (nem az összeget, hanem a kifizetés tényét alátámasztandó). Munkaidő-nyilvántartás (timesheet) személyenként: név, szervezet neve, az elfogadott szellemi termékkel összefüg- gésben elvégzett munka részletezése, eredménye. Az elkészített szellemi termékek vagy azok leírása a Disz- szeminációs Platform felületre feltöltött anyagok, és/vagy – jellegétől függően – a kedvezményezettek helyiségeiben betekintésre és ellenőrzésre hozzáférhetővé tett anyagok/ termékek. A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyve- lésében |
MULTIPLIKÁCIÓS RENDEZVÉNYEK | |||
Záró beszámoló idején A rendezvény programja/napirendje, mely igazolja, hogy a projektben létrehozott szellemi termék multip- likációjára irányult. | Záró beszámoló idején A multiplikációs rendezvény leírása a záró beszámolóban. A multiplikációs rendezvényen való részvétel igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában (a multiplikációs rendezvény megnevezése, dátum, helyszín, résztvevők neve, e-mail címe aláírása, a személyt küldő szervezet neve és címe). A multiplikációs rendezvény részletes napi- rendje, és a rendezvényen használt, illetve szétosztott dokumentum(ok). | Futamidő alatt Multiplikációs rendezvény alkalmával vagy azt követően ellenőrizzük a támogatási szer- ződés III. számú mellékletnek megfelelően a tevékenység és a résztvevők valódiságát és támogathatóságát többek között a követke- ző dokumentumok alapján: - jogosultsági ellenőrzés (résztvevők köre, létszám, résztvevők által aláírt jelenléti ív adatainak teljessége, helyessége), - a rendezvény céljának, tartalmának meg- felelősége, a rendezvény dokumentációja alapján, program, beszámoló, előadások stb. | Futamidő alatt A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyve- lésében. A rendezvény megszervezésével kapcsolatban felmerült költségeket alátámasztó dokumentumok vizsgálata: a tény- szerűség ellenőrzése, nem a konkrét összegeké (pl.: terem- bérleti díj, vendéglátás költsége stb.). A multiplikációs rendezvény leírása a záró beszámolóban. A multiplikációs rendezvényen való részvétel igazolása a résztvevők által aláírt jelenléti ív formájában, (a multipliká- ciós rendezvény megnevezése, dátum, helyszín, résztvevők neve, e-mail címe aláírása, a személyt küldő szervezet neve és címe). A multiplikációs rendezvény részletes napirendje, és a ren- dezvényen használt, illetve szétosztott dokumentum(ok). |
TANULÁSI/OKTATÁSI/KÉPZÉSI CÉLÚ TEVÉKENYSÉG | |||
Záró beszámoló idején A fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtar- tam). | Záró beszámoló idején Megélhetés: A szervező/fogadó szervezet által aláírt rész- vételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam). Utazás: A szervező/fogadó szervezet által aláírt rész- vételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam). A projektben részt vevő intézmények tele- pülésétől eltérő kiinduló és/vagy célállomás (nem székhelytől székhelyig tartó utazás) esetén: az alkalmazott távolsági sávot alátá- masztó dokumentum ellenőrzése (menetjegy, beszállókártya, utazási számla, kiküldetési rendelvény stb.). Nyelvi felkészítés: A felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat, amely igazolja a nyelvi felkészítésben való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a felkészítés nyelvét, a nyelvi felkészítés időtartamát és formáját, valamint kezdő és befejező dátumát, és/vagy a felhasznált segédeszközök megvásárlásáról kiállított számla, vagy abban az esetben, ha a nyelvi felkészítést közvetlenül a kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat, megadva a résztvevő nevét, a felkészítés nyelvét, a nyelvi felkészítési segítség igénybe vételének formáját és tartamát. A kedvezményezetteknek minden esetben tudniuk kell igazolni, hogy hivatalos kapcso- latban állnak a nemzetközi projekttalálkozón részt vevő személyekkel, függetlenül attól, hogy e személyek a kedvezményezett szerve- zet munkavállalójaként (akár hivatásos vagy önkéntes minőségben), vagy tanulójaként vesznek részt a projektben. | Futamidő alatt A támogatási szerződés III. számú melléklet- nek megfelelően a tevékenység és a résztve- vők valódiságát és támogathatóságát többek között a következő dokumentumok alapján ellenőrizzük: A szervező/fogadó szervezet által aláírt rész- vételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam), aláírt résztvevői listák és a távolsági sávok jogosságának ellenőrzése (szállás igazolás, időtartam, részvételi igazolás, számlák, kurzusok leírása, egyéb feljegyzések), a tevékenység relevan- ciájának vizsgálata a szerződésben foglaltak szempontjából. Nyelvi felkészítés: A nyelvi felkészítés szervezője által kiállított részvételi igazolás, a nyelv megjelölésével, vagy a megvásárolt tananyagokról kiállított számla. | Záró beszámoló értékelését követően Megélhetés: A szervező/fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam). Utazás: A szervező/fogadó szervezet által aláírt részvételi igazolás (résztvevő neve, tartózkodás célja, helyszín, időtartam). A projektben részt vevő intézmények településétől eltérő ki- induló és/vagy célállomás (nem székhelytől székhelyig tartó utazás) esetén: az alkalmazott távolsági sávot alátámasztó dokumentum ellenőrzése (menetjegy, beszállókártya, utazá- si számla, kiküldetési rendelvény stb.). Nyelvi felkészítés: A felkészítés szervezője által aláírt nyilatkozat, amely iga- zolja a nyelvi felkészítésben való részvételt, meghatározva a résztvevő személy nevét, a felkészítés nyelvét, a nyelvi felké- szítés időtartamát és formáját, valamint kezdő és befejező dátumát, és/vagy tankönyvek és taneszközök megvásárlásáról kiállított szám- la, vagy abban az esetben, ha a nyelvi felkészítést közvetlenül a kedvezményezett szolgáltatja: a résztvevő által aláírt és datált nyilatkozat, megadva a résztvevő nevét, a felkészí- tés nyelvét, a nyelvi felkészítési segítség igénybe vételének formáját és tartamát. A Projekt költségeinek rögzítése a kedvezményezett könyve- lésében |
SPECIÁLIS IGÉNYŰ RÉSZTVEVŐK TÁMOGATÁSA | |||
Záró beszámoló idején A tartalmi beszámolóban leírt infor- máció a speciális igényű résztvevő részvételével kapcsolatban. | Záró beszámoló idején A költségeket alátámasztó eredeti számlák, kifizetési bizonylatok. A speciális igényt alátámasztó igazolások (pl. orvosi igazolás). | Futamidő alatt A támogatási szerződés III. számú melléklet- nek megfelelően a tevékenység és a résztve- vők valódiságát és támogathatóságát többek között a következő dokumentumok alapján ellenőrizzük: A speciális igényű résztvevők projektben tör- ténő részvételét alátámasztó dokumentu- mok vizsgálata (pl. orvosi igazolás, számlák stb.). | Záró beszámoló értékelését követően A költségeket alátámasztó eredeti számlák, kifizetési bizony- latok. A felmerült költségeket alátámasztó belső számviteli doku- mentumok (könyvelés) vizsgálata. |
RENDKÍVÜLI KÖLTSÉGEK | |||
Záró beszámoló idején A ténylegesen felmerült költségeket alátámasztó eredeti számlák, kifize- tési bizonylatok. | Záró beszámoló idején Alvállalkozó igénybevétele esetén: a felme- rült költségek számlái, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, valamint a számla keltét. Értékcsökkenés költségei: a berendezések vagy más eszközök vételét, bérletét vagy lízingjét igazoló dokumentum. | Futamidő alatt A támogatási szerződés III. számú melléklet- nek megfelelően a tevékenység valódiságát és támogathatóságát többek között a követke- zők alapján ellenőrizzük: A beszerzett szolgáltatás/termék meglétének, működésének vizsgálata a helyszínen. | Záró beszámoló értékelését követően A felmerült költségeket alátámasztó belső számviteli doku- mentumok (könyvelés) vizsgálata. Alvállalkozó igénybevétele esetén: a felmerült költségek számlái, megjelölve a számla kibocsátójának nevét és címét, az összeget és pénznemet, valamint a számla keltét. Értékcsökkenés költségei: a berendezések vagy más eszkö- zök vételét, bérletét vagy lízingjét igazoló dokumentum. |
MINTADOKUMENTUM A JELENLÉTI ÍV ÉS A FOGADÓNYILATKOZAT ELKÉSZÍTÉSÉHEZ
A TEMPUS KÖZALAPÍTVÁNY ÜGYFÉLSZOLGÁLATÁVAL KAPCSOLATOS ELÉGEDETTSÉGI KÉRDŐÍVE AZ ALÁBBI LINKEN ELÉRHETŐ.
XXXX://XXXXXX.XXX.XX/XXXXXX_XXXXXXXXXXXX/
KITÖLTÉSE ANONIM ÉS MINDÖSSZE 1-2 PERCIG TART.
KÖSZÖNJÜK VÁLASZAIT!