Projektmegvalósítási kézikönyv
Projektmegvalósítási kézikönyv
a kisprojekt kedvezményezettek számára a nyugati határtérségben
az Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program keretén belül
Tartalomjegyzék
1 Bevezető 3
2 A projektmegvalósítás 4
2.1 Szerződéskötés 4
A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés megkötése 4
Partnerségi megállapodás 4
A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés megkötéséhez szükséges egyéb dokumentumok 5
A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés módosítása 6
2.2 Projektmódosítás lehetőségei 7
2.3 Jelentéstétel 9
2.3.1 Partnerszint (Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése) 9
2.3.2 Projektszint (Kisprojekt zárójelentés) 11
Helyszíni ellenőrzés 13
3 A projekt eredményeinek fenntartása 14
Kisprojekt fenntartási jelentés 14
4 Ellenőrizhetőség biztosítása (Audit nyomvonal) 16
5 Nyilvánosság, kommunikáció 17
6 Mellékletek 18
6.1 Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a magyarországi kedvezményezettek számára 18
6.2 Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a szlovákiai kedvezményezettek számára 18
6.3 Kisprojekt zárójelentés 18
6.4 Kispprojekt fenntartási jelentés 18
6.5 Kisprojekt módosítási kérelem 19
6.6 Elszámolási segédlet a magyarországi kedvezményezettek számára 19
6.7 Elszámolási segédlet a szlovákiai kedvezményezettek számára 19
1 Bevezető
A kézikönyv célja, hogy gyakorlati információkat nyújtson a Kisprojekt Alap által finanszírozott kisprojektek megvalósításához.
A projektmegvalósítási időszakban az alábbi dokumentumok adnak iránymutatást a kisprojekt szabályszerű és sikeres megvalósításához:
• Projektmegvalósítási kézikönyv,
• Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a magyarországi kedvezményezettek számára (magyar nyelvű formanyomtatvány és mellékletei),
• Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a szlovákiai kedvezményezettek számára (szlovák nyelvű formanyomtatvány),
• Projektláthatósági kézikönyv a Kisprojekt Alapból pályázók számára a nyugati határtérségben,
• Kisprojekt zárójelentés (formanyomtatvány),
• Kisprojekt fenntartási jelentés (formanyomtatvány),
• Kisprojekt módosítási kérelem (formanyomtatvány),
• Elszámolási segédlet a magyarországi kisprojekt kedvezményezettek számára a nyugati határtérségben (magyar nyelvű),
• Elszámolási segédlet a szlovákiai kisprojekt kedvezményezettek számára a nyugati határtérségben (szlovák nyelvű).
A Projektmegvalósítási Kézikönyv az alábbi területekre vonatkozóan ad iránymutatást:
• szerződéskötés folyamata és lépései,
• projekthez kapcsolódó módosítási lehetőségek,
• projekthez kapcsolódó beszámolási és jelentéstételi kötelezettségek,
• projekteredmények fenntartására vonatkozó kötelezettségek,
• ellenőrizhetőség biztosítása,
• nyilvánosság, kommunikáció biztosítása a projekthez kapcsolódóan.
2 A projektmegvalósítás
2.1 Szerződéskötés
A pályázatok értékelését követően a Kisprojekt Alap Monitoring Bizottság az Eljárási Szabályzatában meghatározottak szerint dönt a kisprojektek ETT által, a minőségi értékelés során összeállított sorendjéről. A jóváhagyásról/jóváhagyásról feltétellel/ elutasításról szóló Kisprojekt Alap Monitoring Bizottság döntésről az ETT öt (5) naptári napon belül írásban értesíti a kisprojekt vezető kedvezményezettet.
A szerződéskötéshez szükséges dokumentumcsomag elkészítéséhez és benyújtásához maximum negyvenöt (45) naptári nap áll rendelkezésre a kisprojekt kedvezményezettek számára a támogatási döntésről szóló értesítés kézhezvételét követően.
A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés megkötése
A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés az ETT és a kisprojekt vezető kedvezményezett között jön létre a Kisprojekt Alap Monitoring Bizottsági ülés adott kisprojektet jóváhagyó határozatát tartalmazó jegyzőkönyve alapján. A pályázati csomag tartalmazza a szerződés tervezetét.
A kisprojekt vezető kedvezményezett felelős a megítélt pénzügyi hozzájárulás megfelelő felhasználásáért és elszámolásáért. A kisprojekt megvalósításában résztvevő kedvezményezettek elszámoláshoz kapcsolódó felelősségét és feladatait Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés, illetve a Partnerségi megállapodás rögzíti. A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés és a Partnerségi megállapodás aláírásával a kisprojekt megvalósításában résztvevő kedvezményezettek elfogadják a vonatkozó uniós és nemzeti szabályokat.
Partnerségi megállapodás
A jóváhagyásról szóló döntést követően a kisprojekt vezető kedvezményezett előkészíti a Partnerségi megállapodást a projektben résztvevő felek közötti felelősségek, feladatok és a Partnerségi megállapodás kötelező tartalmi elemeinek rögzítésével. A Partnerségi megállapodást az ETT által rendelkezésre bocsátott minta szerint szükséges elkészíteni. Amennyiben a Partnerségi megállapodás a kisprojekt időtartama során bármiben módosul, arról az ETT-t haladéktalanul tájékoztatni kell. A Partnerségi megállapodás nem tartalmazhat a Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződésnek ellentmondó rendelkezéseket.
A Partnerségi megállapodás kötelezően tartalmazza az alábbi elemeket:
• pályázat száma, a projekt megnevezése és rövidítése;
• a projekt megvalósításában résztvevő kisprojekt vezető kedvezményezett és a kisprojekt kedvezményezett adatait, beleértve a banki adatokat,
• az EU-hozzájárulás kisprojekt kedvezményezett részére történő átutalásának határidejét;
• a „Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése”, valamint a „Kiadások jogosultságáról” szóló nyilatkozatnak a kisprojekt vezető kedvezményezett részére való benyújtásának határidejét;
• a projekt által érintett beruházások, valamint a projekt kimeneti eredményeinek tulajdoni viszonyait;
• a projekt eredmények fenntartásának körülményeit;
• a jogutódlás körülményeit;
• a partnerség munkanyelvét;
• a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatban meghatározott ország szerinti jogrend kikötését;
• jogvita esetén az eljáró intézmény vagy szervezet kikötését.
A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés megkötéséhez szükséges egyéb dokumentumok
A szerződés megkötéséhez például az alábbi dokumentumok benyújtása is szükséges:
• Nyilatkozat a kisprojekt Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés megkötését kizáró okok fenn nem állásáról (A nyilatkozat benyújtása a kisprojekt megvalósításban résztvevő valamennyi kedvezményezett esetében szükséges)
• Nyilatkozat az ÁFA státuszról (A nyilatkozat benyújtása a kisprojektben pénzügyi részt vállaló kedvezményezett esetében szükséges)
• Nyilatkozat vagy bankszámlaszerződés a kisprojekt vezető kedvezményezettje által a pénzügyi hozzájárulás fogadására EUR alapú bankszámláról (bank neve, címe, SWIFT, IBAN);
• Igazolás az önerő részéről (pl. bankszámla kivonat, hitelszerződés, területi önkormányzati szervek esetében Közgyűlés által jóváhagyott határozat)
• Magyarországi partner részéről 30 napnál nem régebbi igazolás köztartozás- mentességről;
• Szlovákiai partner részéről:
- a helyileg illetékes adóhivatal 30 napnál nem régebbi igazolása arról, hogy a kisprojekt kedvezményezettjének nincs adótartozása,
- a Társadalombiztosító 30 napnál nem régebbi igazolása arról, hogy a kisprojekt kedvezményezettnek nincs társadalombiztosítási tartozása,
- a Szlovák Köztársaságban közegészségügyi biztosítást nyújtó egészségbiztosítók 30 napnál nem régebbi igazolása arról, hogy a kisprojekt kedvezményezettnek nincs tartozása,
Infrastrukturális beruházások esetében az alábbi dokumentumok benyújtása is szükséges (a beruházás típusától függően):
• hatósági engedélyek (jogerős területrendezési határozat, építési engedély, NATURA 2000 igazolás, stb.)
A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés módosítása és megszűnése
1. A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés módosítására az alábbi esetekben kerülhet sor:
• projektpartnerséget érintő változások (jogutódlást kivéve);
• projekt tartalmának lényeges változása (amennyiben több mint 20%-os mértékben változnak a kimeneti eredmények számszerűsíthető mutatói);
• a projekttevékenységek módosításai (újak bevezetése vagy régiek kiváltása);
• költségvetési sorok közötti pénzügyi átcsoportosítás, amely meghaladja az adott költségvetési sor 20%-át vagy 5.000,00 eurót a kedvezményezettek költségvetésében;
• projekt időtartamának meghosszabbítása;
• kisprojekt vezető kedvezményezett bankszámla adatainak változása.
2. A Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés megszűnik, amennyiben a szerződő felek a benne foglalt kötelezettségeiket maradéktalanul teljesítették.
3. Az ETT jogosult elállni a szerződéstől és követelni az ERFA-hozzájárulás visszafizetését teljes mértékben vagy részben, amennyiben:
a) a Vezető kedvezményezett az Európai Bizottság, az ETT, az Irányító Hatóság, Nemzeti Hatóság vagy a projekt megvalósításába bevont bármely más szerv felé tett hamis vagy hiányos nyilatkozatok útján tett szert az ERFA-hozzájárulásra; vagy amennyiben
b) a projekt nem teljesíti a jóváhagyáshoz szükséges feltételeket, különösen, ha a kötelezett határon túli kedvezményezett eláll a projekttől és nem lép helyébe más; vagy amennyiben
c) a partnerek között létrejött Partnerségről szóló megállapodás már nem érvényes; vagy amennyiben
d) a Vezető kedvezményezett fizetésképtelenné válik vagy ellene csődeljárás folyik; vagy amennyiben
e) a Vezető kedvezményezett elmarasztalható amiatt, hogy az Irányító Hatóság, Nemzeti Hatóság vagy az ETT kérésére hamis információkat adott meg, vagy nem képes megadni a kért adatokat; vagy
f) szabálytalanságok megállapítása esetén; vagy amennyiben
g) a Vezető kedvezményezett nem teljesíti a jelen szerződés feltételeit, vagy az abból következő kötelezettséget.
h) az ERFA-hozzájárulást részben vagy teljesen helytelenül használták a jóváhagyottól eltérő célokra; vagy ha
i) nem ellenőrizhető, hogy a zárójelentés helyes-e és egyúttal az sem ellenőrizhető, hogy jogosult-e a projekt a programból folyósítandó finanszírozásra.
4. A Vezető kedvezményezett jogosult a szerződéstől elállni, ha a projekt megvalósítása olyan körülmények miatt válik lehetetlenné, amelyek függetlenek a Vezető kedvezményezettől, beleértve a vis major eseményeket. A törvény meghatározása szerint a vis major felmenti a feleket abban az esetben, ha részben vagy teljes egészében nem képesek teljesíteni a jelen szerződésből eredő kötelezettségeiket, amíg a vis major fennáll, és kizárólag akkor, ha a másik felet a megfelelő módon értesítették. Ilyen esetben a Vezető kedvezményezett visszafizeti a kifizetett ERFA- hozzájárulás teljes összegét, az érvényesíthető kamatokkal együtt, két hónapon belül azt a napot követően, amikor értesítette az ETT-t a szerződéstől való visszalépéséről.
2.2 Projektmódosítás lehetőségei
A kisprojekt Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés módosításának fenti eseteitől eltekintve a kisprojekt vezető kedvezményezett köteles bármilyen más, a projekt megvalósításával kapcsolatos változásról is írásban értesíteni az ETT-t. Ezek a változások a következők lehetnek:
• adminisztratív projektadatok módosításra vonatkozó igény (címek, elérhetőségek, hivatalos képviselők, kapcsolattartók változása, kedvezményezett bankszámlaszámának változása);
• projekttevékenységek módosítása (specifikációk/leírások);
• az időbeli ütemterv módosításai (amelyek nem befolyásolják a projekt teljes időtartamát);
• a projekt költségvetésének módosításai, feltéve, hogy azok nem befolyásolják a projekt alapvető célját, amelyet a KPA Monitoring Bizottsága hagyott jóvá;
pénzügyi átcsoportosítás a költségvetési sorokon belül vagy a költségvetési sorok között, amely nem haladja meg az adott költségvetési sor 20%-át vagy az 5.000,00 eurót a kedvezményezettek költségvetésén belül.
A projekt módosítására vonatkozó igényeket a Kisprojekt módosítási kérelem formanyomtatványban szükséges rögzíteni, és a kisprojekt vezető kedvezményezett által aláírt formában papír alapon szükséges benyújtani az ETT részére. A módosítási kérelmet indoklással és a változás projektre gyakorolt hatásainak ismertetésével szükséges ellátni, amelyben érdemes kitérni a költségvetésre, az ütemezésre, a megvalósítandó tevékenységekre, és az indikátor vállalásokra vonatkozó hatások bemutatására is.
A szerződés módosítására és/vagy a Vezető kedvezményezett és a többi kedvezményezett költségvetését érintő módosításokra irányuló kérelmet a projekt megvalósítása alatt kizárólag 4 havonta egyszer lehet benyújtani. A módosítási kérelmet előzetesen, a projektzárás előtt legalább negyvenöt (45) naptári nappal szükséges bejelenteni. Amennyiben a projektmegvalósításban résztvevő kedvezményezettek nem jelentik be a módosításra vonatkozó igényüket, de - bejelentés nélkül – megvalósítják azt, úgy a projekt végrehajtásában résztvevő kedvezményezettek kizárólagos felelősséget vállalnak a kapcsolódó tevékenységek és/vagy költségek későbbi elutasításáért.
A módosítások csak akkor kerülnek elfogadásra, ha nem veszélyeztetik a projekt eredetileg tervezett céljainak megvalósulását. Az RDV ETT, vagy a Monitoring Bizottság által jóváhagyott szerződésmódosítást az ETT a döntésétől számított nyolc (8) naptári napon belül megküldi a kisprojekt vezető kedvezményezett részére. A projekt lezárását követően Kisprojekt módosítási kérelem benyújtására nincs lehetőség.
A projektmegvalósítás során, a Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés feltételeit figyelembe véve többféle módosítási igény merülhet fel:
Felmerült módosítási igény | Döntésért felelős | ||
ETT | Kisprojekt Alap Monitoring Bizottság | ||
1. | Adminisztratív projektadatok módosításra vonatkozó igény (címek, elérhetőségek, hivatalos képviselők, kapcsolattartók változása, kedvezményezett bankszámlaszámának változása) | X | |
2. | Kisprojekt vezető kedvezményezett bankszámla adatainak változása | X | |
Felmerült módosítási igény | Döntésért felelős | ||
ETT | Kisprojekt Alap Monitoring Bizottság | ||
3. | Projekttevékenységek módosításai (újak bevezetése, régiek kiváltása) | X | |
4. | Költségvetés átcsoportosítására vonatkozó igény | 20%, illetve 20% vagy 5.000,00 euró alatt | 20% vagy 5.000,00 euró felett |
5. | Projektszintű indikátorok módosítására vonatkozó igény | 20%, illetve 20% alatt | 20% felett |
6. | Projektpartnerséget érintő változások (jogutódlást kivéve) | - | X |
7. | Projekttevékenységek módosítása (specifikációk/leírások) | X | - |
8. | Projektmegvalósítás időtartamára vonatkozó változtatások | - | X |
9. | Időbeli ütemterv módosításai (amelyek nem befolyásolják a projekt teljes időtartamát) | X | - |
10. | A projekt költségvetésének módosításai, feltéve, hogy azok nem befolyásolják a projekt alapvető célját, amelyet a KPA MB hagyott jóvá | X | - |
A kisprojekt módosításával kapcsolatos, fenti táblázatban megjelölt esetekben, a kismértékű módosítási igényekkel kapcsolatban az ETT, a jelentős mértékű módosítási igényekkel kapcsolatban a Kisprojekt Alap Monitoring Bizottság hozza meg a döntést az ETT javaslata alapján, a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet bevonásával.
2.3 Jelentéstétel
Jelentéstétel benyújtása több, időben is egymásra épülő szinten történik:
2.3.1 Partnerszint (Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése)
Partnerszinten (Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése): minden kisprojekt kedvezményezett (beleértve a kisprojekt vezető kedvezményezettet is) elkészíti és benyújtja az illetékes hitelesítést végző ETT partnere (Nagyszombati Kerületi Önkormányzat, Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft.) felé a kedvezményezetti jelentését (Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése) a projekt befejezését követően. Egy kisprojekt maximális időtartama tizenkét (12) hónap, a rendes eljárásban minden kisprojekt egy alkalommal nyújtja be a kedvezményezetti jelentést, a megvalósítás végén.
A Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a végrehajtás valamennyi lényeges információjáról beszámol (elvégzett tevékenységek, elért eredmények, mutatók, tájékoztatási kötelezettségek teljesítése), illetve részét képezi a pénzügyi elszámolás és a nevesített költségeket alátámasztó, a projekt megvalósítással összefüggő dokumentumok az Elszámolási segédlet c. dokumentumban foglaltak szerint.
A Közös rendelkezésekről szóló 1303/2013 számú rendelet 125. cikk (5) a) bekezdésével összhangban a könyvelési dokumentáció és az azzal egyenértékű bizonylatok dokumentumalapú vizsgálatára egy független ellenőrzés keretében kerül sor. Ezt az ellenőrzést a Kisprojekt Alap projektjeinek esetében a következő hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezetek végzik, hozzájuk kell benyújtani a jelentést:
• Magyarország (magyarországi kedvezményezettek): Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. (1053 Budapest, Szép u. 2. IV. emelet)
• Szlovákia (szlovákiai kedvezményezettek): Nagyszombati Kerületi Önkormányzat (Trnavský samosprávny kraj, X.X.XXX 000, Xxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxx)
Minden kisprojekt kedvezményezett – beleértve a kisprojekt vezető kedvezményezettet is – köteles egyénileg elkészíteni és a projekt megvalósításának záródátumát követő tizenöt (15) naptári napon belül benyújtani a projekt megvalósítása során nála felmerült és elszámolni kívánt költségeket tartalmazó pénzügyi elszámolást az országa illetékessége szerinti hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére, az országa szerinti hivatalos nyelven, euróban. A nem euróban keletkezett költségeket az Európai Bizottság által meghatározott, a jelentés benyújtásának hónapjában érvényes árfolyamon szükséges átváltani. Az árfolyam az alábbi linken érhető el:
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxx_xx.xxx
A kiadások hitelesítésének feltétele azok pénzügyi teljesítése. A kisprojekt kedvezményezettek számára az elszámolhatósági időszak alatt keletkezett költségek kifizetésének legkésőbbi időpontja a projekt megvalósításának záródátumát követő hatvan (60) naptári nap.
A Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentést papír alapon mellékletek nélkül (magyarországi kedvezményezettek eredeti számlákat mellékelve) és elektronikusan is alátámasztó dokumentációval (CD/DVD/Pen drive-on) kell benyújtani.
A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet a jelentés benyújtását követő harminc
(30) naptári napon belül hitelesíti az elszámolni kívánt költségtételeket a vonatkozó
nemzeti jogszabályok és a Kisprojekt Alap elszámolhatósági szabályai alapján az Elszámolási segédletben rögzítetteket követve, összhangban az EU támogathatósági szabályaival. Amennyiben a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezetnél kérdés merül fel a pénzügyi elszámolással kapcsolatban, két alkalommal hiánypótlási lehetőséget biztosítanak a kisprojekt kedvezményezettek számára, de a kitűzött határidő nem lehet több mint összesen tizenöt (15) nap. Ha a kitűzött határidőn belül a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet nem kap választ (legkésőbb nyolc (8) naptári napon belül az első felszólítástól), munkáját a rendelkezésére álló információk alapján folytatja. A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezetnek lehetősége van negatív korrekcióra az egyes költségtételeknél. Amennyiben nem áll rendelkezésére elegendő információ, amelyek a költségek elszámolhatóságát alátámasztják, azokat „el nem számolható”-nak minősíti.
A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet a kisprojekt kedvezményezettjeinek 100%-os dokumentumalapú hitelesítését végzi, ellenőrzi a Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentését és kiállítja a ”Kiadások jogosultságáról szóló nyilatkozatot”. Majd ezután a kijelölt első szintű ellenőr Szlovákiában (SzK Mezőgazdasági és vidékfejlesztési minisztériuma / Ministerstvo pôdohospodásrstva a rozvoja vidieka SR) a szlovák kisprojekt kedvezményezettjeinek a Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentésének 15%-os mintavételes ellenőrzését minden monitoring időszakban elvégzi.
A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet kiértesíti a kisprojekt kedvezményezettet a partnerszintű pénzügyi elszámolás jóváhagyásáról és megküldi a Kiadások jogosultságáról szóló nyilatkozatot.
A kisprojekt kedvezményezett a Partnerségi megállapodás alapján köteles a jóváhagyott Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentését és a kiállított Kiadások jogosultságáról szóló nyilatkozatot továbbítani a kisprojekt vezető kedvezményezett felé a Kisprojekt zárójelentés elkészítéséhez.
2.3.2 Projektszint (Kisprojekt zárójelentés és Kisprojekt kifizetési kérelem)
Projektszinten (Kisprojekt zárójelentés): a kisprojekt vezető kedvezményezett a kisprojekt kedvezményezettől beérkezett Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése és az ellenőrző szervek által kiállított Kiadások jogosultságáról szóló nyilatkozat alapján elkészíti a Kisprojekt zárójelentést és a Kisprojekt kifizetési kérelmet.
A Kisprojekt zárójelentést szlovák és magyar nyelven kell benyújtani az ETT felé (Rába-Duna-Vág ETT, 2800 Tatabánya, Fő tér 4.) papíralapon, illetve az összesített mellékleteket elektronikusan (CD/DVD/Pen drive-on) csatolva, a projekt befejezését követő legkésőbb hatvan (60) naptári napon belül. A Kisprojekt kifizetési kérelmet és
a mellékletét képző Kiadások jogosultságáról szóló nyilatkozat a vezető kedvezményezett a székhelye szerinti hivatalos nyelven nyújtja be, euróban.
A benyújtást követően az ETT ellenőrzi a Kisprojekt zárójelentést és a Kisprojekt kifizetési kérelmet, és összehasonlítja a Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződésben és a pályázatban foglaltakkal. Az ETT munkája során a kisprojektek megvalósítását illetően más információforrásokat is felhasználhat további információk beszerzéséhez, pl. projekt weboldalak, telefonos konzultáció a kisprojekt vezető kedvezményezettel, stb. Amennyiben az ETT részéről észrevétel merül fel a Kisprojekt zárójelentéssel kapcsolatban, hiánypótlási lehetőséget biztosítanak a kisprojekt vezető kedvezményezett számára, amelyről írásban (e-mail útján), hivatalos értesítésben tájékoztatják a kisprojekt vezető kedvezményezettet. Ha a kitűzött határidőn belül az ETT nem kap választ (legkésőbb nyolc (8) naptári napon belül), munkáját a rendelkezésére álló információk alapján folytatja. Az ETT-nek lehetősége van kérni az érintett hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet általi újrahitelesítését a kiadásoknak. A Kisprojekt zárójelentés elfogadásáról az ETT a jelentés beérkezését követő harminc (30) naptári napon belül dönt, és e-mailben értesíti a kisprojekt vezető kedvezményezettet annak jóváhagyásáról.
Az ETT a saját kedvezményezetti jelentésébe foglalja a kisprojektek kedvezményezettjeinek jóváhagyott költségeit és az összegyűjtött nyilatkozatokat, amelyet ezután az ETT székhelye alapján kijelölt hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezethez nyújt be.
Miután a kijelölt első szintű ellenőrző szerv kiadta a DOVE dokumentumot (Declaration on Validation of Expenditure) az ETT-nek, az ETT ez alapján összeállítja és benyújtja az Előrehaladási és Visszatérítési Kérelmet (Project Report & Application for Reimbursement) a Közös Titkárságnak. Ezek jóváhagyása után történik az ERFA összegének átutalása az ETT-nek.
A támogatási összeg ezt követően kerül kifizetésre a Kiadások jogosultságáról szóló nyilatkozatok alapján, a kisprojekt vezető kedvezményezett részére a Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződésben megadott bankszámlaszámra.
A támogatási összeg kifizetését követően a kisprojekt vezető kedvezményezett tizenöt
(15) naptári napon belül köteles:
- az ETT által az EU-hozzájárulás kisprojekt vezető kedvezményezett részére történő átutalásáról, valamint
- a vezető kedvezményezett által -a Partnerségi megállapodásban a partnerek által meghatározott határidőn belül- a kedvezményezett részére történő EU- hozzájárulás átutalásáról
a beszkennelt banki igazolásokat elektronikus úton benyújtani az ETT felé.
Helyszíni ellenőrzés
A Közös rendelkezésekről szóló 1303/2013 számú rendelet 125. cikk (4) a), (5) b) és (6) bekezdésével, valamint a 126/2016. (VI.7.) Korm. rendelettel összhangban a meghatározott ellenőrző szervek (Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft., Nemzeti Hatóság, vagy általuk meghatalmazott személyek, stb.). jogosultak az ellenőrzési tevékenységeik részeként helyszíni ellenőrzéseket végezni a Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentés alapján, és a Kiadások jogosultságáról szóló nyilatkozat kiállítása, valamint a támogatási összeg kifizetése előtt. A helyszíni ellenőrzést a kisprojekt vezető kedvezményezett vagy a kisprojekt kedvezményezettek székhelyén végzik. Az ellenőrzések során az ETT szakmai támogatást nyújt az ellenőrző szerveknek.
A helyszíni ellenőrzésről szóló értesítés a kisprojekt vezető kedvezményezettnek vagy a kisprojekt kedvezményezetteknek kerül megküldésre, hogy az érintett az ellenőrzés alatt biztosítsa a megfelelő személyzet és a dokumentáció (pl. pénzügyi dokumentáció, köztük a banki kivonatok, elektronikus/eredeti számlák, felszerelés, megvalósított beruházások, stb.) rendelkezésre állását.
Az ETT, a Közös Titkárság és az Irányító Xxxxxxx pedig jogosult monitoring látogatásokat tenni a projekt szakmai szempontú megvalósításának vagy az eredmények szakmai felhasználásának céljából, a Vezető kedvezményezett és a többi kedvezményezett helyiségeiben.
3 A projekt eredményeinek fenntartása
A Kisprojekt Alap által támogatott projekteknek biztosítaniuk kell eredményeik fenntartását pénzügyi, humán erőforrás és technikai szempontból egyaránt. Egy projekt akkor fenntartható, ha a befejezését követően továbbra is előnyt biztosít a kedvezményezettek és a projekt célcsoportjai számára.
A Kisprojekt Alap által támogatott projekteknek meg kell felelniük a fenntartható fejlődés, az esélyegyenlőség és egyenlő bánásmód, valamint a nemek közti egyenjogúság horizontális szempontjainak. A Felhasználói kézikönyv pályázók számára 8. fejezetében meghatározott kimeneti- és eredményindikátorok - a fenti szempontok figyelembe vételével - programszinten kerültek meghatározásra, és a fenntarthatósági elv alapján túlmutatnak a projektek megvalósítási időszakán. A projektszinten vállalt, fenntartási kötelezettséggel érintett indikátorok számát a Pályázati formanyomtatvány tartalmazza.
Az infrastruktúra beruházást tartalmazó projektek esetében a projekt keretében fejlesztett infrastruktúra hasznosítási, működtetési és üzemeltetési körülményeinek meg kell felelniük a kisprojekt támogatási szerződés és az Elszámolási segédlet c. dokumentumban foglaltaknak a fenntartási időszakban.
A Kisprojekt Alap által támogatott projektek fenntartási időszaka
• Infrastrukturális beruházást tartalmazó projektek esetén: öt (5) év,
• Infrastrukturális beruházást nem tartalmazó projektek esetén: egy (1) év.
Kisprojekt fenntartási jelentés
A kisprojekt vezető kedvezményezett a projekt eredményeinek fenntartásáról Kisprojekt fenntartási jelentést köteles benyújtani az ETT felé. A Kisprojekt fenntartási jelentést a kisprojekt vezető kedvezményezettnek szlovák és magyar nyelven, e-mailben kell benyújtani a dokumentumcsomagban található kapcsolódó formanyomtatvány kitöltésével:
• Infrastrukturális beruházást tartalmazó projektek esetén a projekt befejezését követően öt (5) éven keresztül évente,
• Infrastrukturális beruházást nem tartalmazó projektek esetén egy (1) évvel a projekt befejezését követően.
A Kisprojekt fenntartási jelentések benyújtásának határideje az adott fenntartási jelentéstételi időszak lezárását követő harminc (30) naptári nap. A kisprojekt fenntartási időszak a projekt befejezését követő napon veszi kezdetét. A kisprojekt
kedvezményezettek a Partnerségi megállapodás alapján kötelesek a Kisprojekt fenntartási jelentésekhez információt szolgáltatni a kisprojekt vezető kedvezményezett részére. Amennyiben a kisprojekt vezető kedvezményezett a meghatározott határidőre elmulasztja benyújtani a Kisprojekt fenntartási jelentést, az ETT írásban értesíti ennek elmaradásáról, és felszólítja a Kisprojekt fenntartási jelentés utólagos benyújtására. Amennyiben a kisprojekt vezető kedvezményezett ennek továbbra sem tesz eleget, az a Pénzügyi hozzájárulás folyósításáról szóló szerződés szerint a támogatás visszafizetését is maga után xxxxxxxx.
A Kisprojekt Alap által tervezett 1. és 4. prioritási tengelyhez kapcsolódó megvalósítandó tevékenységek nem eredményezhetnek jövedelemtermelő tevékenységet. A pályázati szakaszban a jogosultság egyik kizáró feltétele a jövedelemtermelő tevékenység megvalósítása. A pályázóknak kötelező nyilatkoznia a pályázati szakaszban arról, hogy a tervezett tevékenységek sem a végrehajtási, sem pedig a zárást követő időszakban nem fognak bevételt termelni.
Amennyiben a projekt fenntartási időszakában a projekt fejlesztéseinek eredményeként árbevétel keletkezik, a kisprojekt vezető kedvezményezett a Kisprojekt fenntartási jelentésben köteles arról beszámolni az ETT felé.
4 Ellenőrizhetőség biztosítása (Audit nyomvonal)
A kisprojekt kedvezményezettek felelősek az ellenőrizhetőség biztosításáért. Az 1303/2013 EU Rendelet 140. cikkében foglaltaknak megfelelően a projekt megvalósításához kapcsolódó valamennyi dokumentumot meg kell őrizni a projektmegvalósításban résztvevő partnerek székhelyén. Ezek a dokumentumok biztosítják az ellenőrzésekhez szükséges megfelelő audit nyomvonalat.
A kisprojekt kedvezményezettek székhelyén szükséges ennek érdekében archiválni a kapcsolódó könyvelési és minden egyéb alátámasztó dokumentumot. A dokumentumokat eredeti példányban, vagy azzal azonos mértékű bizonyító erővel rendelkező példányban kell megőrizni.
A projekt pályázati és megvalósítási szakaszához kapcsolódó dokumentumokat (pályázat, projektjelentések stb.) elektronikus (.xls, .doc, pdf) formában is archiválni szükséges.
5 Nyilvánosság, kommunikáció
A 2014-2020-as támogatási időszak vonatkozásában az Európai Bizottság a korábbiaknál nagyobb hangsúlyt helyez az eredmények kommunikálására. A Bizottság reményei szerint az állampolgárokban jobban tudatosulnak majd az európai támogatásokkal elért eredmények, több potenciális projektpartner érdeklődése kelthető fel, és az átláthatóság is növelhető.
A projekt megvalósítása során a kedvezményezetteknek követniük kell az Interreg V-A Szlovákia-Magyarország Együttműködési Program nyilvánossági útmutatójával összhangban álló Kisprojekt Alaphoz készült nyilvánossági útmutatót (Projektláthatósági kézikönyv), amely részletes tájékoztatást nyújt a kötelezően előírt nyilvánosságot tájékoztató kommunikációs intézkedésekről.
6 Mellékletek
A Projektmegvalósítási kézikönyvhöz kapcsolódó formanyomtatványok és alátámasztó dokumentáció melléklet formájában megtalálhatók a dokumentumcsomagban.
1A) Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a magyarországi kedvezményezettek számára
A Projektmegvalósítási kézikönyvhöz kapcsolódó Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a magyarországi kedvezményezettek számára magyar nyelvű formanyomtatványa a hozzá tartozó előírt mellékletekkel együtt melléklet formájában megtalálható a dokumentumcsomagban.
1B) Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a szlovákiai kedvezményezettek számára
A Projektmegvalósítási kézikönyvhöz kapcsolódó Kisprojekt kedvezményezett pénzügyi jelentése a szlovákiai kedvezményezettek számára szlovák nyelvű formanyomtatványa melléklet formájában megtalálható a dokumentumcsomagban.
2) Kisprojekt zárójelentés
A Projektmegvalósítási kézikönyvhöz kapcsolódó Kisprojekt zárójelentés kétnyelvű (szlovák és magyar) formanyomtatványa melléklet formájában megtalálható a dokumentumcsomagban.
3) Kisprojekt kifizetési kérelem
A Projektmegvalósítási kézikönyvhöz kapcsolódó Kisprojekt kifizetési kérelem (szlovák és magyar) formanyomtatványa melléklet formájában megtalálható a dokumentumcsomagban.
4) Kisprojekt fenntartási jelentés
A Projektmegvalósítási kézikönyvhöz kapcsolódó Kisprojekt fenntartási jelentés (szlovák és magyar) formanyomtatványa melléklet formájában megtalálható a dokumentumcsomagban.
5) Kisprojekt módosítási kérelem
A Projektmegvalósítási kézikönyvhöz kapcsolódó Kisprojekt módosítási kérelem formanyomtatványa (szlovák és magyar) mellékletek formájában megtalálhatóak a dokumentumcsomagban.
6A) Elszámolási segédlet a magyarországi kedvezményezettek számára
A Projektmegvalósítási Kézikönyvhöz kapcsolódó Elszámolási segédlet a magyarországi kedvezményezettek számára (magyar nyelven) a hozzá tartozó előírt mellékletekkel együtt melléklet formájában megtalálható a dokumentumcsomagban.
6B) Elszámolási segédlet a szlovákiai kedvezményezettek számára
A Projektmegvalósítási Kézikönyvhöz kapcsolódó Elszámolási segédlet a szlovákiai kedvezményezettek számára (szlovák nyelven) a hozzá tartozó mellékletekkel együtt melléklet formájában megtalálható a dokumentumcsomagban.