PEMANGGILAN
PEMANGGILAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN (RUPST) PT PUTRA RAJAWALI KENCANA Tbk
Direksi perseroan PT PUTRA RAJAWALI KENCANA Tbk. ("Perseroan"), dengan ini mengundang Para Pemegang Saham untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan ("RUPST"). Selanjutnya RUPST tersebut disebut Rapat, yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 22 Juli 2022 Waktu : 14.00 WIB - selesai
Tempat : Ruang Rapat PT Putra Rajawali Kencana Tbk
Jalan Rungkut Industri I Xxxx X 00, Kelurahan Kendangsari, Kecamatan Tenggilis Mejoyo, Kota Surabaya.
Link Untuk Mengikuti : Mengakses fasilitas Elektronik General Meeting System KSEI (eASY.KSEI) Jalannya Rapat dalam tautan xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/ yang disediakan oleh KSEI
Mata Acara RUPST:
1) Persetujuan atas Laporan Tahunan Perseroan termasuk pengesahan atas Laporan Keuangan Tahunan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir tanggal 31 Desember 2021 serta memberikan pelunasan dan pembebasan tanggung jawab (acquit et de charge) kepada seluruh anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan atas tindakan pengurusan dan pengawasan yang dilakukan dalam tahun buku yang berakhir tanggal 31 Desember 2021.
2) Persetujuan dan penetapan pengunaan laba bersih Perseroan yang diperoleh dalam tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2021.
3) Persetujuan penetapan gaji atau honorarium serta tunjangan lainnya bagi Anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan.
4) Persetujuan penunjukan Akuntan Publik dan/atau Kantor Akuntan Publik yang akan melakukan audit terhadap Laporan Keuangan Perseroan yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2022.
5) Persetujuan Perubahan Penggunaan Dana Hasil Penawaran Umum Perdana Saham Perseroan.
Catatan:
1. Perseroan tidak mengirimkan undangan khusus kepada para pemegang saham, karena Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi. Pemanggilan ini dapat dilihat juga di halaman situs Perseroan xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx dan aplikasi eASY.KSEI.
2. Bahan-bahan terkait mata acara Rapat tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal dilakukannya Pemanggilan pada Hari Kamis, tanggal 30 Juni 2022 sampai dengan Rapat diselenggarakan pada tanggal 22 Juli 2022, sesuai informasi Perseroan di atas.
3. Setiap pemegang saham yang berhak menghadiri Rapat adalah para pemegang saham yang namanya tercatat di Daftar Pemegang Saham Perseroan pada penutupan jam perdagangan Bursa Efek tanggal 29 Juni 2022.
4. Keikutsertaan pemegang saham dalam Rapat, dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
a. hadir dalam Rapat secara fisik; atau
b. hadir dalam Rapat secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI
5. Pemegang saham yang dapat hadir langsung secara elektronik sebagaimana disebutkan pada butir 4 huruf b adalah pemegang saham individu lokal yang sahamnya disimpan dalam penitipan kolektif KSEI.
6. Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, pemegang saham dapat mengakses menu eASY.KSEI yang berada pada fasilitas AKSes (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/)
7. Sebelum menentukan keikutsertaan dalam Rapat, pemegang saham wajib membaca ketentuan yang disampaikan melalui pemanggilan ini serta ketentuan lainnya terkait pelaksanaan Rapat berdasarkan kewenangan yang ditetapkan oleh setiap Perseroan. Ketentuan lainnya dapat dilihat melalui lampiran dokumen pada fitur Meeting Info pada aplikasi eASY.KSEI dan/atau pemanggilan Rapat yang terdapat pada laman situs Perseroan terkait. Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan dengan keikutsertaan pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir dalam Rapat secara fisik.
8. Bagi pemegang saham yang akan hadir dalam Rapat secara fisik atau pemegang saham yang akan menggunakan hak suaranya melalui aplikasi eASY.KSEI, dapat menginformasikan kehadirannya atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan pilihan suaranya ke dalam aplikasi eASY.KSEI.
9. Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dan suara dalam aplikasi eASY.KSEI adalah pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
10. Sebelum memasuki ruang Rapat, pemegang saham atau kuasanya yang hadir dalam Rapat secara fisik diwajibkan untuk mengisi daftar hadir dengan memperlihatkan bukti identitas diri yang asli.
11. Bagi pemegang saham yang akan hadir atau memberikan kuasa secara elektronik ke dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib memperhatikan hal-hal berikut:
a. Proses Registrasi
i. Pemegang saham tipe individu local yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
ii. Pemegang saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
iii. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan {Independent Representative) atau Individual Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9, maka penerima kuasa yang mewakili pemegang saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
iv. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa partisipan/Intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah memberikan pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9, maka perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam aplikasi eASY.KSEI wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
v. Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) atau ke seluruh mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada butir 9, maka pemegang saham atau penerima kuasa tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
vi. Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud dalam angka i-iv dengan alasan apapun akan mengakibatkan pemegang saham atau penerima kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.
b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
i. Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusiper mata acara Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per mata acara Rapat dapat disampaikan secara tertulis oleh pemegang saham atau penerima kuasa dengan menggunakan fıtur chat pada kolom Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom General Meeting Flow Text’ adalah “Discussion started for agenda item no. []”.
ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis melalui layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan bagi setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
iii. Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang saham dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.
c. Proses Pemungutan Suara/Voting
i. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada menu E- meeting Hall, sub menu Live Broadcasting.
ii. Pemegang saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud pada butir 11 huruf a angka i-iii, maka pemegang saham atau penerima kuasanya memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara melalui layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit. Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom General Meeting Flow Text’. Apabila pemegang saham atau penerima kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for agenda item no [] has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan.
iii. Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Setiap Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per mata acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
d. Tayangan RUPS
i. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang telah terdaftar di eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada butir 9 dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI (sub menu Tayangan RUPS) yang berada pada fasilitas AKSes (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/).
ii. Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan /rsf come first serve basis. Bagi pemegang saham atau penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPStetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya
diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir 11 huruf a angka i-v.
iii. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 11 huruf a angka i-v, maka kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
iv. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS memiliki fıtur raise hand yang dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan mengaktifkan fıtur a How to talk, maka pemegang saham atau penerima kuasanya dapat menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat dengan berbicara langsung. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat menggunakan fıtur allow to talk yang terdapat dalam Tayangan RUPS merupakan kewenangan setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
v. Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS, pemegang saham atau penerima kuasanya disarankan menggunakan peramban Browser) Mozilla Firefox.
12. Mekanisme Pemberian Kuasa
− Pemberian kuasa secara e1ektronık/e-Proxy wajib tunduk pada prosedur, syarat, dan ketentuan yang ditetapkan oleh KSEI;
− Khusus untuk Pemegang Saham yang telah memberikan e-Proxy, Pemegang Saham dapat menyampaikan pertanyaan atau pendapat atas mata acara Rapat melalui email ke xxxx@xxxxxxxxx.xxx selambat-lambatnya 2 hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan Rapat.
b. Selain pemberian kuasa secara e1ektronık/e-Proxy tersebut di atas, Pemegang Saham dapat memberikan kuasa di luar mekanisme eASY.KSEI. Sehubungan dengan hal tersebut formulir surat kuasa dapat diperoleh setiap hari kerja selama jam kerja di kantor Perseroan di Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx X Xxxx X 00, Xxxxxxxan Kendangsari, Kecamatan Tenggilis Mejoyo, Kota Surabaya atau mengunduh format surat kuasa dari situs web Perseroan https://www.puratrans.comhttp://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/ surat kuasa wajib dikirimkan beserta kelengkapannya dan harus diterima oleh Direksi Perseroan di kantor Perseroan dengan alamat sebagaimana di atas, selambat-lambatnya 2 hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan Rapat. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak sebagai kuasa dalam Rapat namun suara yang mereka keluarkan selaku kuasa tidak dihitung dalam pemungutan suara.
13. Pemegang Saham atau Penerima Kuasa yang menghadiri Rapat wajib untuk memenuhi seluruh prosedur kesehatan, kebijakan, dan pengaturan lainnya yang diimplementasikan oleh Perseroan dan pihak pengelola gedung tempat Rapat diselenggarakan.
a. Pemegang Saham atau kuasanya yang akan menghadiri Rapat diminta untuk memperlihatkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda bukti diri lainnya yang masih berlaku dan menyerahkan fotokopinya kepada petugas pendaftaran sebelum memasuki ruangan Rapat.
b. Pemegang Saham berbentuk Badan Hukum wajib menyerahkan foto copy anggaran dasar dan perubahan-perubahannya, surat-surat keputusan pengesahan/persetujuan dari pihak yang berwenang dan akta/dokumen yang memuat perubahan susunan pengurus terakhir yang sedang menjabat saat Rapat diselenggarakan.
c. Pemegang Saham yang sahamnya berada di dalam Penitipan Kolektif (KSEI) diminta untuk
memperlihatkan Konfırmasi Tertulis untuk RUPS (KTUR).
14. Laporan tahunan Perseroan tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2021 tersedia untuk diperiksa oleh para pemegang saham di kantor pusat Perseroan sejak tanggal pemanggilan Rapat sampai dengan tanggal Rapat, dan dapat diperoleh dari Perseroan dengan permıntaan tertulis dari Pemegang Saham.
15. Untuk mencegah penyebaran virus COVID-19, bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang akan hadir di lokasi Rapat, dengan membawa dan menunjukkan asli surat hasil tes swab antigen negative sebelum Rapat.
16. Untuk mempermudah pengaturan dan demi tertibnya Rapat, para Pemegang Saham atau kuasanya diminta dengan hormat untuk hadir di ruang Rapat 30 menit sebelum Rapat dimulai.
Surabaya, 30 Juni 2022
PT PUTRA RAJAWALI KENCANA Tbk
Direksi
INVITATION
ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS PT PUTRA RAJAWALI XXXXXXX TBK
Directors of the company PT PUTRA RAJAWALI KENCANA Tbk. (the "Company"), hereby invites the Shareholders to attend the Annual General Meeting of Shareholders ("AGMS"). Hereinafter referred to as the AGMS Meeting, which will be held on:
Day/Date : Friday, July 22, 2022
Time : 14.00 WIB - finished
Venue : Meeting Room PT Putra Rajawali Kencana Tbk Jl. Rungkut Industri I Blok F 10, Kendangsari, Tenggilis Mejoyo, Surabaya
Joining Instructions : Access the KSEI Meeting Electronic Facilities System (eASY.KSEI) via the link xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/ provided by KSEI
Meeting Agenda:
1) Approval of the Company's Annual Report, including ratification of the Company's Annual Financial Statements for the financial year ending 31 December 2021 as well as granting settlement and release of responsibilities (acquit et de charge) to all members of the Board of Directors and Board of Commissioners of the Company for the management and supervision actions carried out by the Company. conducted in the financial year ending December 31, 2021.
2) Approval and determination of the use of the Company's net profit earned in the financial year ending December 31, 2021.
3) Approval of the determination of salary or honorarium as well as other allowances for Members of the Board of Directors and Board of Commissioners of the Company.
4) Approval for the appointment of a Public Accountant and/or Public Accounting Firm to audit the Company's Financial Statements ending on 31 December 2022.
5) Approval of Changes in Use of Proceeds from the Company's Initial Public Offering In relation to the Meeting, the Company hereby conveys the following matters:
1. The Company does not send a separate invitation to the Company's Shareholders, and this invitation is considered an official invitation for the Shareholders.
2. According to the Company's information above, materials related to the Meeting's agenda are available at the Company's office from the date of the Invitation on Xxxxxxxx, Xxxx 30, 2022 until the Meeting is held on July 22, 2022.
3. Each shareholder entitled to attend the Meeting is the shareholder whose name is registered in the Company's Shareholders Register on June 29, 2022, at the close of Stock Exchange trading hours.
4. Shareholders can participate in the Meeting in two ways:
a. physically attending the Meeting; or
b. electronically attending the Meeting via the eASY.KSEI Application.
To prevent the spread of Covid-19, the Company still encourages Shareholders to register their attendance electronically via the KSEI Electronic General Meeting facility ("eASY.KSEI") at the xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/ link provided by KSEI.
5. Shareholders who can attend in-person electronically, as mentioned in point 4 letter b, are local individual shareholders whose shares are held in KSEI's collective custody.
6. Shareholders can access the eASY.KSEI Application via the AKSes facility (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/) to use it.
7. Before deciding whether to participate in the Meeting, shareholders must read the provisions conveyed through this summons as well as other provisions related to the Meeting's implementation based on the authority determined by the Company.
8. Shareholders who intend to exercise their voting rights through the eASY.KSEI Application can notify their presence, appoint proxies, and/or enter their voting preferences into the eASY.KSEI Application.
9. The deadline for submitting an electronic attendance declaration or electronic proxy (e-proxy) and electronic voting in the eASY.KSEI Application is 12.00 WIB on 1 (one) business day before the Meeting date.
10. Before physically entering the Meeting room, shareholders or their proxies who are physically present at the Meeting must fill out the attendance register by presenting original proof of identity or identification. Shareholders who are legal entities must bring a copy of the most recent Articles of Association, which are attached to the Deed of Composition. The most recent Board of Directors and/or Commissioners.
11. Shareholders who will electronically attend or/elect power of attorney to the Meeting via the eASY.KSEI Application should be aware of the following:
a. The Registration Procedure
i. Shareholders of the local individual type who have not provided a declaration of presence or power of attorney in the eASY. KSEI Application by the time limit in point 9 and wish to attend the Meeting electronically must register attendance in the eASY.KSEI Application on the date of the Meeting until the registration period expires. The Company electronically closes the meeting.
ii. Local individual type shareholders who have provided a declaration of attendance but have not yet cast their vote in the eASY.KSEI Application for 1 (one) Meeting agenda until the deadline in point 9 and wish to attend the Meeting electronically are required to register attendance in the Application eASY.KSEI on the date of the Meeting until the registration period of the Meeting is electronically closed by the Company.
iii. Shareholders who have given power of attorney to the Company's proxies (Independent Representatives) or Individual Representatives but have not voted in the eASY for 1 (one) Meeting agenda. After submitting the KSEI Application until the deadline in point 9, the proxies representing the shareholders must register for attendance in the eASY. KSEI Application on the date of the Meeting until the Company closes the electronic registration period for the Meeting.
iv. Shareholders who have granted the participant/Intermediary proxy (Custodian Bank or Securities Company) power of attorney and voted in the eASY. KSEI Application until the time limit in point 9, then the proxy who has been registered in the eASY Application. KSEI is required to register for the eASY. KSEI Application on the date of the Meeting until the Company closes the electronic registration period for the Meeting.
v. Shareholders who have given a declaration of attendance or power of attorney to the proxy provided by the Company (Independent Representative) or Individual Representative and voted in the eASY for 1 (one) or all Meeting agendas. KSEI Application No later than the deadline specified in point 9, shareholders or proxies are not required to register attendance electronically in the eASY. On the date of the Meeting, submit your KSEI application. A quorum of attendance will be automatically calculated as share ownership, and the votes cast will be automatically taken into account in the Meeting's voting.
vi. Any delay or failure in the electronic registration process referred to in numbers (i) to
(iv) for any reason will prevent shareholders or their proxies from electronically attending the Meeting, and their share ownership will not be counted as a quorum for attendance at the Meeting. Meeting.
b. Submission of Questions and/or Opinions Electronically
i. Shareholders or proxies have the opportunity to submit questions and/or opinions during each discussion session as outlined in the Meeting's agenda. Shareholders or proxies can submit written questions and/or opinions per Meeting agenda by using the chat feature in the 'Electronic Opinions' column available on the E-Meeting Hall screen on the eASY.KSEI Application. Giving questions and/or opinions is permitted as long as the Meeting status in the 'General Meeting Flow Text' column is "Discussion started for agenda item no. []".
ii. Determination of the mechanism for conducting discussions per the meeting agenda in writing via the eASY's E-Meeting Hall screen. The KSEI Application is the authority of each Company, and this will be stated by the Company in the Meeting Rules of Conduct via the eASY. Application for KSEI
iii. Proxies who are present electronically and will submit questions and/or opinions of their shareholders during the Meeting's discussion session are required to write down the names of the shareholders and the size of their share ownership, followed by related questions or opinions.
c. The Voting Procedure
i. The electronic voting process is carried out in the eASY.KSEI Application under the E-Meeting Hall menu, Live Broadcasting submenu.
ii. Shareholders who are present alone or are represented by proxies but have not yet cast their vote on the agenda of the Meeting as referred to in point 11 letters a number (i) – (iv), the shareholders or their proxies have the opportunity to submit their vote through the E-Meeting Hall screen on the eASY for as long as the voting period. The Company launches the KSEI Application. When the electronic voting period specified in the Meeting agenda begins, the system automatically starts the voting process. The status "Voting for agenda item no [] has started" will be visible in the 'General Meeting Flow Text' column during the electronic voting process. If shareholders or their proxies do not vote for a specific meeting agenda until the status of the meeting, as shown in the 'General Meeting Flow Text' column, changes to "Voting for agenda item no [] has ended," it is considered voting Abstain for the agenda of the meeting in question.
iii. During the electronic voting process, the voting time is the standard time set on the eASY.KSEI Application. Each Company may determine the time policy for electronic direct voting per agenda in the Meeting, which will be stated in the Meeting Rules of Conduct via the eASY.KSEI Application.
d. Observing the Meeting's Implementation at the EGMS
i. Shareholders or their proxies who have registered in the eASY.KSEI Application by the deadline in point 9 can view the ongoing Meeting via Zoom by accessing the eASY.KSEI menu, the EGMS Imaging submenu located at the AKSes (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/).
ii. The EGMS has a capacity of up to 500 participants, and attendance will be determined on a first-come, first-served basis. Shareholders or their proxies who do not have the opportunity to witness the Meeting's implementation via the EGMS Impressions are still considered valid to attend electronically, and their share ownership and voting preferences are taken into account at the Meeting, as long as they have been registered in the eASY. KSEI Application following point 11 letters a number (i) – (v).
iii. Shareholders or their proxies only witnessed the Meeting's implementation via the Meeting Impressions but were not registered to attend electronically via the eASY. According to the provisions of point 11 letters a number (i) – (v), the presence of the shareholder or proxies is considered invalid and will not be included in the calculation of meeting attendance quorum.
iv. Shareholders or their proxies who witness the Meeting's implementation via the EGMS have a raise hand feature that can be used to ask questions and/or express opinions during the discussion session as per the Meeting's agenda. If the Company allows it by activating the allow to talk feature, shareholders or their proxies can submit questions and/or opinions by directly speaking. Each company has the authority to determine the mechanism for implementing the discussion per meeting agenda using the allow to talk feature contained in the EGMS, and this will be stated by the company in the Rules of Conduct for the Meeting via the eASY.KSEI Application.
v. To get the most out of the eASY.KSEI Application and/or Meeting Impressions, shareholders and their proxies should use the Mozilla Firefox browser.
12. Authorization Mechanism
a) The Company urges the Shareholders whose shares are in the KSEI Collective Custody to grant power of attorney electronically (“e-Proxy”), including voting for each agenda item of the Meeting, to a representative appointed by the Company's Registrar (PT BIMA REGISTRA) in a facility eASY.KSEI contained on the KSEI Securities Ownership Reference/Access website with the link xxxxx://xxxxxx.xxxx.xx.xx;
- Electronic authorization/e-Proxy must comply with the procedures, terms, and conditions stipulated by KSEI;
- Especially for Shareholders who have provided e-Proxy, Shareholders can submit questions or opinions on the agenda of the Meeting via email to xxxx@xxxxxxxxx.xxx no later than 2 working days before the date of the Meeting.
b) In addition to the granting of power of attorney electronically/e-Proxy as mentioned above, Shareholders may grant power of attorney outside the eASY.KSEI mechanism. In connection with this, the power of attorney form can be obtained every working day during working hours at the Company's office at Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx X Xxxx X 00, Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxx or download the power of attorney format from the Company's website xxxxx://xxx .xxxxxxxxx.xxx power of attorney must be sent along with its completeness and must be received by the Company's Board of Directors at the Company's office at the address as above, no later than 2 working days prior to the date of the Meeting. Members of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners and employees of the Company may act as proxies in the Meeting but the votes they cast as proxies are not counted in the voting. Shareholders who have given power of attorney in point 12 above can submit questions about the agenda via email to the Company xxxx@xxxxxxxxx.xxx with a copy to xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx.xx, and the question will be submitted in the Meeting by the Proxy and recorded in the Meeting Minutes prepared by a Notary, and answers to these questions will be submitted via email to the Shareholders no later than 3 (three) working days after the Meeting.
13. Shareholders or their proxies who are present at the Meeting must comply with all procedures, policies, and other health arrangements implemented by the Company and the management of the building where the Meeting is held.
a) Shareholders or their proxies who will attend the Meeting are required to show their Identity Card (KTP) or other valid proof of identity and submit a photocopy of it to the registration officer before entering the Meeting room.
b) Shareholders in the form of legal entities are required to submit a photocopy of the articles of association and amendments thereto, a letter of ratification/approval from the authorized official and a deed/document containing the changes to the composition of the last management in office at the time the Meeting was held.
c) Shareholders whose shares are in Collective Custody (KSEI) are required to show a Written Confirmation for the GMS (KTUR).
14. The Company's annual report for the financial year ending 31 December 2021 is available for inspection by the shareholders at the Company's head office from the date of the invitation to the Meeting until the date of the Meeting, and can be obtained from the Company upon written request from the Shareholders.
15. To prevent the spread of the COVID-19 virus, Shareholders or their proxies who will be present at the Meeting location, bring and show the original letter of the negative antigen swab test result before the Meeting.
16. In order to facilitate the arrangement and for the orderliness of the Meeting, the Shareholders or their proxies are respectfully requested to be present in the Meeting room 30 minutes before the Meeting begins.