Contract
1. Perjanjian
Perjanjian ini dibuat pada tanggal ditandatangani, disini antara :
a. Pihak Pertama, PT Sertifikasi Mutu Indonesia (SMI) yang beralamat di Jalan Bambu Apus Xxxx Xxxx X Xx. 0, Xxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxx 00000 dan dalam hal ini diwakili oleh Xxxxxxx Xxxxxxxx selaku Direktur Utama.
b. Pihak Kedua, , yang beralamat di
………………………………………………………………..
…………………………………. dan dalam hal ini diwakili oleh ………………………..
selaku …………………….. .
Pihak Pertama dan Pihak Kedua sepakat perjanjian ini dibuat dalam ruang lingkup proses Sertifikasi Sistem Manajemen oleh Pihak Pertama kepada Pihak Kedua.
Apabila dalam pelaksanaan Perjanjian Bersama ini Para Pihak merasa perlu melakukan perubahan, maka perubahan tersebut hanya dapat dilakukan atas kesepakatan Para Pihak yang dituangkan dalam Addendum Perjanjian ini dan merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari Perjanjian ini.
2. Layanan-layanan
PT Sertifikasi Mutu Indonesia (SMI) memberikan jasa layanan-layanan sertifikasi sebagai berikut :
2.1 SMI melaksanakan Audit Stage I dan Audit Stage II terhadap penerapan standar pihak klien dengan mengaudit bukti objektif dan bukti kesesuaian yang memadai sebagai dasar pengambilan keputusan sertifikasi. Dari pelaksanaan Audit Stage I dan Audit Stage II akan dilakukan pelaporan dari hasil analisa dokumen maupun observasi lapangan.
2.2 Memberikan laporan yang tertulis untuk setiap audit. Tim audit dapat mengidentifikasi peluang untuk perbaikan namun tidak dapat merekomendasikan penyelesaian tertentu. SMI memelihara kepemilikan laporan audit.
2.3 Mengkaji koreksi dan tindakan korektif yang diajukan oleh klien untuk menentukan keberterimaannya. SMI memastikan bahwa pelanggan telah
mengidentifikasi secara efektif penyebab seluruh ketidaksesuaian dan memverifikasi keefektifan setiap tindakan koreksi dan korektif yang diambil.
2.4 Kunjungan survailen dilaksanakan sesuai yang tertera pada jadwal di kontrak kerjasama. Tujuan dilakukan survailen oleh SMI adalah memelihara kepercayaan bahwa sistem manajemen yang disertifikasi tetap memenuhi persyaratan diantara audit sertifikasi ulang.
2.5 Melakukan kunjungan untuk memperbaharui sertifikat (Resertifikasi) setiap 3 (tiga) tahun untuk mengkonfirmasi keberlanjutan kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen secara keseluruhan, serta relevansi dan kemampuan klien terhadap lingkup sertifikasi.
2.6 Apabila terdapat ketidaksesuaian yang dilaporkan selama audit, maka sertifikat akan diterbitkan kepada pihak pelanggan, dengan ketentuan adanya tambahan audit tambahan yang telah dijadwalkan dan dilaksanakan untuk melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan.
3. Kewajiban-Kewajiban Klien
3.1 Menyediakan akses seluruh informasi dan fasilitas yang diperlukan bagi pihak SMI dalam proses sertifikasi.
3.2 Mengelola sistem manajemennya sesuai dengan standar.
3.3 Memberitahu pihak SMI mengenai segenap rencana untuk mengubah sistem manajemen yang disetujui tersebut dan segenap perubahan yang mungkin dapat mempengaruhi kesesuaian penerapan sistem manajemen dengan kriteria yang dirujuk dalam perjanjian ini.
3.4 Bila klien gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian- bagian dari ruang lingkup sertifikasi tersebut maka SMI akan mengurangi ruang lingkup sertifikasi klien untuk bagian-bagian yang tidak memenuhi persyaratan.
3.5 Klien tidak melanjutkan penggunaan status sertifikasi pada materi periklanan yang memuat referensi status sertifikasinya dan mengembalikan sertifikat berdasarkan persyaratan pencabutan. Kondisi status pencabutan adalah atas tindaklanjut dari proses pembekuan.
3.6 Pelanggan harus melakukan pembayaran dan Audit Survailen sebagai berikut:
3.6.1 Biaya sertifikasi untuk sistem manajemen mutu sebesar Rp ,-
(……………………….)
3.6.2 Biaya survailen untuk satu kali audit sebesar Rp ,-
(……………………….)
3.6.3 Biaya tersebut belum termasuk PPn 10%
3.6.4 Survailen dilakukan pada bulan ke-11 dan bulan ke-22 terhitung sejak keputusan sertifikasi dilakukan.
4. Kewajiban-Kewajiban PT Sertifikasi Mutu Indonesia
4.1 SMI bertanggung-jawab untuk menyediakan personil yang kompeten sesuai untuk melaksanakan audit.
4.2 Pada tahap akhir suatu penilaian yang memuaskan atas penerapan standar klien, pihak SMI akan menerbitkan sebuah Sertifikat.
4.3 SMI bertanggung jawab untuk menyelesaikan proses penanganan banding dan keluhan yang terkait dengan proses sertifikasi yang dilakukan SMI.
4.4 SMI bertanggung jawab dalam keputusan sertifikasi mencakup pemberian, penolakan, pemeliharaan, pembaharuan, perluasan, pengurangan, pembekuan, pengaktifan kembali setelah pembekuan dan pencabutan sertifikasi
5. Tahapan Sertifikasi
5.1 Permohonan, Kajian Permohonan
5.1.1 Dalam rangka menentukan biaya sertifikasi dengan tepat, calon klien harus melengkapi formulir aplikasi yang akan diberikan oleh SMI. Pengisian formulir aplikasi harus lengkap. SMI dapat menghubungi calon klien untuk meminta informasi tambahan apabila pengisian aplikasi tidak lengkap atau tidak jelas.
5.1.2 SMI akan melakukan kajian permohonan yang sudah diisi untuk menentukan durasi audit yang diperlukan. Selanjutnya, SMI akan menginformasikan penawaran biaya sertifikasi kepada klien.
5.1.3 SMI tidak akan melakukan audit sebelum tersedia Perjanjian Sertifikasi yang ditandatangani SMI dan calon klien.
5.2 Audit Tahap Awal
5.2.1 Audit tahap awal terdiri dari Audit Stage I dan Audit Stage II. Audit Stage I bertujuan melihat kesiapan klien sebelum dilakukan Audit Stage .II
5.2.2 Audit Stage II merupakan audit yang bertujuan melihat kesesuaian penerapan sistem agar SMI dapat menerbitkan sertifikat.
5.2.3 Audit Stage I bisa dilakukan secara on- site dan/atau off-site, yang mana
keputusan pelaksanaan on-site atau off-site dapat dilakukan oleh permintaan klien atau keputusan SMI dari hasil Kajian Permohonan. Stage I on-site yaitu kunjungan tim auditor SMI ke lokasi audit sedangkan off-site yaitu tinjauan dokumen sistem klien di kantor SMI.
5.2.4 Apabila SMI memerlukan Audit Stage I secara on-site akan diinformasikan kepada klien melalui hasil Kajian Permohonan atau pada saat penawaran biaya sertifikasi. Namun jika SMI tidak memerlukan Stage I secara on-site klien dapat memilih untuk melakukan Audit Stage I secara on-site atau off-site. Beberapa hal yang mengharuskan SMI untuk melakukan Audit Stage I secara on-site antara lain, tetapi tidak terbatas pada:
− Audit sistem manajemen dengan aspek lingkungan organisasi yang dinilai signifikan sehingga SMI perlu tinjauan lapangan.
− Indikasi konflik yang sangat signifikan antara organisasi dengan pihak berkepentingan lain
− Indikasi keluhan pelanggan yang signifikan
− Lokasi audit yang banyak.
− Xxx sebagainya.
5.2.5 Apabila Audit Stage I dilakukan off-site maka klien wajib menyerahkan dokumentasi sistemnya kepada SMI untuk dilakukan tinjauan dokumen.
5.2.6 Apabila dari hasil SMI ditemukan hal-hal yang perlu diperbaiki xxxx xxxxx, xxxx xxxxx wajib melakukan tindakan perbaikan dalam batas waktu yang ditentukan SMI
5.3 Survailen
5.3.1 Merupakan audit pengawasan yang dilakukan di lokasi klien, tujuan dilakukan survailen adalah untuk menjaga konsistensi klien dalam menerapkan standar sesuai persyaratan.
5.3.2 Survailen dilakukan minimal satu tahun sekali, sesuai dengan persyaratan
5.3.3 Perencanaan tanggal pelaksanaan survailen dilakukan sebelum sertifikat diberikan kepada pihak klien, tanggal pelaksanaan survailen diinformasikan kepada pihak klien melalui beberapa cara yang telah ditentukan.
5.3.4 Informasi dan ketentuan biaya Survailen dijelaskan dalam proposal/kesepakatan kerjasama SMI dengan pihak klien.
5.4 Audit Khusus
5.4.1 Audit khusus adalah audit tambahan di luar audit tahap awal, survailen, dan resertifikasi.
5.4.2 Audit khusus dilakukan oleh SMI jika terjadi satu atau beberapa hal di bawah ini, tetapi tidak terbatas pada:
− Permohonan klien untuk perubahan lingkup sertifikasi
− Terdapat keluhan dari konsumen klien atau masyarakat yang berakibat kepada sertifikat klien
− Terdapat perubahan di organisasi klien yang berakibat kepada sertifikat klien
5.4.3 Biaya yang muncul dari audit khusus menjadi tanggungjawab klien
5.5 Tindakan Perbaikan Hasil Audit
5.5.1 Jika pada saat seluruh tahapan ditemukan ketidaksesuaian terhadap standar, maka klien wajib melakukan tindakan perbaikan atas hasil audit yang terjadi untuk kemudian diverifikasi oleh auditor SMI.
5.5.2 Tindakan perbaikan yang dimaksud harus sudah diverifikasi dinyatakan selesai oleh auditor SMI dalam batas waktu yang ditentukan.
5.5.3 Verifikasi dapat dilakukan dengan cara kunjungan ulang ke lokasi audit atau melakukan verifikasi dokumen bukti perbaikan (yang dikirimkan klien kepada auditor SMI). Keputusan verifikasi dilakukan secara kunjungan ulang ke lokasi audit atau verifikasi dokumen bukti perbaikan menjadi hak ketua tim auditor SMI dengan mempertimbangkan jenis ketidaksesuaian yang terjadi.
5.5.4 SMI melalui ketua tim auditor wajib menginformasikan hasil verifikasi kepada klien untuk menentukan perlunya dokumentasi tambahan atau justifikasi kecukupan dokumentasi perbaikan yang dikirimkan.
5.5.5 Kegagalan untuk melakukan perbaikan dalam waktu yang ditentukan menyebabkan penghentian atau pembekuan sertifikasi klien oleh SMI.
5.6 Perubahan Ruang Lingkup
5.6.1 Perubahan ruang lingkup terdiri dari penambahan lingkup sertifikasi atau pengurangan lingkup sertifikasi terkait jenis produk/jasa dan/atau penambahan lokasi/area kegiatan.
5.6.2 Informasi perubahan ruang lingkup sertifikasi diinformasikan klien kepada SMI secara tertulis di luar waktu audit, dan tidak diperkenankan meminta perubahan lingkup sertifikasi kepada auditor SMI pada pelaksanaan audit
5.6.3 Setelah mendapatkan informasi perubahan ruang lingkup, SMI akan melakukan
kajian perubahan ruang lingkup dan membuat penawaran biaya sertifikasi. Selanjutnya menginformasikan kepada klien terkait penawaran tersebut.
5.6.4 Perubahan ruang lingkup sertifikasi adalah audit khusus dan sertifikat baru sesuai ruang lingkup sertifikasi yang baru akan diterbitkan setelah melalui proses pengambilan keputusan sertifikasi
5.7 Pembekuan Sertifikat
5.7.1 Pembekuan sertifikat adalah tidak berlakunya sertifikasi sistem manajemen untuk sementara waktu atau tidak melebihi 1 bulan.
5.7.2 Jika terjadi kondisi pembekuan, sertifikasi sistem manajemen klien untuk sementara tidak berlaku dan tidak diperbolehkan untuk menggunakan sertifikasinya untuk keperluan promosinya lebih lanjut serta dililakukan tindakan lain yang sesuai. Status pembekuan sertifikasi dapat diakses publik. dan bersifat rahasia. Beberapa contoh kasus yang menyebabkan pembekuan sertifikasi :
− sistem manajemen klien yang disertifikasi gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan mutlak sistem manajemen
− klien yang disertifikasi tidak membolehkan survailen atau resertifikasi dilaksanakan pada frekwensi yang dipersyaratkan, atau
− klien yang disertifikasi meminta pembekuan secara sukarela
5.7.3 Dalam proses pembekuan klien dilarang menggunakan sertifikasinya untuk keperluan bisnis dan promosi lebih lanjut.
5.7.4 SMI akan memulihkan status sertifikasi yang dibekukan apabila masalah yang mengakibatkan pembekuan telah diselesaikan
5.7.5 SMI akan membuat status pembekuan sertifikasi yang dapat diakses oleh publik.
5.8 Pencabutan Sertifikat
5.8.1 Pencabutan sertifikat adalah membatalkan atau tidak memberlakukan sertifikasi sistem manajemen.
5.8.2 Kondisi status pencabutan adalah atas tindak lanjut dari proses pembekuan. Apabila klien gagal untuk menyelesaikan masalah yang menyebabkan pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan maka SMI harus mencabut atau mengurangi lingkup sertifikasi.
6. Masa Berlaku Sertifikat
6.1 Sertifikat tersebut berlaku sejak tanggal keputusan sertifikasi dan berlaku hingga waktu 3 (tiga) tahun,
6.2 Setelah jangka waktu sertifikat berakhir maka dilakukan proses resertifikasi
5.1 Sertifikat tersebut harus diperbaharui pada tahun ke – 3 sejak tanggal penerbitannya. Jadwal waktu kunjungan tersebut akan diberitahukan pada saat penyelesaian kunjungan sebelumnya
5.2 Sertifikat tersebut tetap menjadi hak milik pihak SMI.
5.3 Apabila persetujuan ini berakhir atau dicabut, maka merupakan tanggung – jawab pihak klien untuk mengembalikan sertifikat tersebut kepada SMI.
7. Perubahan yang Mempengaruhi Proses Sertifikasi
7.1 Klien harus menginformasikan SMI secara tertulis tentang perubahan-perubahan yang terjadi pada organisasinya yang dapat berpengaruh kepada persyaratan sistem manajemen, seperti (tetapi tidak terbatas kepada):
− Status organisasi atau kepemilikan organisasi
− Alamat klien dan alamat lokasi kegiatan utama
− Lingkup sertifikasi
7.2 SMI akan memutuskan apakah perubahan yang diinformasikan memerlukan audit khusus
7.3 Kelalaian klien dalam menginformasikan perubahan dapat menyebabkan penangguhan sertifikasi sampai dengan pencabutan sertifikasi.
8. Kerahasiaan
Pihak SMI wajib untuk menjaga kerahasiaan pihak pelanggan dan tidak menggunakan atau mengungkapkan kepada pihak ketiga, setiap informasi yang diperoleh dari pihak klien berkaitan dengan layanan tersebut tanpa persetujuan pihak klien, kecuali sepanjang hal tersebut diperlukan agar layanan tersebut dapat dilakukan sesuai dengan syarat – syarat perjanjian.
Kewajiban tersebut akan terus berlaku penuh dan mengikat selama jangka waktu Perjanjian dan setelah berakhirnya Perjanjian ini, asalkan termasuk dalam pembatasan – pembatasan berikut:
− Setiap informasi yang telah dimiliki oleh pihak SMI sebelum pengungkapannya kepada pihak klien atau;
− Setiap informasi yang secara hukum merupakan hak masyarakat;
− Setiap informasi yang selain itu menjadi tersedia untuk pihak SMI dari sebuah sumber independen pihak klien;
− Setiap informasi lainnya yang mungkin disyaratkan untuk disediakan dalam rangka memperoleh atau mengelola Akreditasi pihak SMI.
− Setiap informasi mengenai klien dari sumber selain klien (mis. keluhan, regulasi) akan diperlakukan secara rahasia dan selaras sesuai kebijakan yang berlaku di SMI.
Jika informasi rahasia dibuat untuk badan-badan lainnya (misalnya badan akreditasi, kesepakatan kelompok sebuah skema penilaian), SMI akan menginformasikan pihak klien dari tindakan ini.
9. Tata Cara Penggunaan Logo
9.1 Sistem manajemen yang telah disertifikasi diberi hak untuk menggunakan logo SMI dengan mengikuti aturan yang telah ditetapkan, sehingga tidak ada kerancuan atau kesalahan dalam penggunaan logo atau teks yang menyertainya serta menjamin ketelusurannya.
9.2 SMI mensyaratkan kepada klien untuk :
− memenuhi persyaratan skema sertifikasi pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi seperti internet, brosur atau iklan, atau dokumen lainnya.
− tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkenaan dengan sertifikasinya
− tidak menggunakan atau mengijinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagian darinya dalam cara yang menyesatkan.
− tidak mengijinkan penggunaan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat menyiratkan bahwa SMI memberikan sertifikasi produk (termasuk jasa) atau proses
− tidak menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi
− tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa SMI dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik.
− menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh SMI bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi.
− merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi.
9.3 SMI memastikan pengendalian kepemilikan secara tepat dan akan mengambil tindakan berkenaan dengan acuan status sertifikasi atau penggunaan dokumen sertifikasi yang tidak benar, serta tanda atau laporan audit yang menyesatkan. Tindakan tersebut dapat mencakup permintaan koreksi dan tindakan korektif, pembekuan, pencabutan sertifikasi, publikasi pelanggaran dan, jika perlu, tindakan hukum.
10. Ketidakberpihakan
10.1 SMI memegang prinsip bahwa keputusan harus didasarkan pada kriteria yang obyektif, bukan atas dasar perhitungan strategis atau ekonomis, prasangka, atau perhitungan keuntungan terhadap pihak lain untuk alasan yang tidak tepat.
10.2 Tidak mensertifikasi lembaga sertifikasi lain untuk kegiatan sertifikasi sistem manajemennya, lembaga sertifikasi yang memiliki saham pada SMI
10.3 Tidak menawarkan atau menyediakan kegiatan konsultasi sistem manajemen
10.4 Tidak menawarkan atau menyediakan kegiatan audit internal kepada organisasi perusahaan yang telah disertifikasi
10.5 Tidak melakukan sertifikasi kepada klien, apabila SMI pernah melakukan audit internal atau self assessment terhadap klien dalam selang waktu dua tahun terakhir
10.6 Tidak mensertifikasi sistem manajemen pada klien yang telah menerima konsultasi sistem manajemen atau audit internal/self assessment dari suatu konsultan yang memiliki hubungan dengan SMI dimana hubungan tersebut menunjukkan adanya ancaman yang tidak dapat diterima terhadap ketidakberpihakan.
10.7 Tidak melakukan subkontrak jasa audit kepada konsultan
10.8 Kegiatan SMI tidak dipasarkan atau diberi kesempatan yang terkait dengan kegiatan organisasi konsultan sistem manajemen.
10.9 SMI tidak menyatakan atau menunjukkan bahwa sertifikasi akan lebih sederhana, lebih mudah, lebih cepat atau lebih murah jika organisasi konsultan tertentu digunakan.
10.10Bila hubungan menunjukkan suatu ancaman yang tidak dapat diterima terhadap ketidakberpihakan maka sertifikasi tidak akan diberikan.
11. Pertanggunggugatan
11.1 SMI telah mengevaluasi resiko yang mungkin muncul dari kegiatan sertifikasi/proses audit di lokasi klien.
11.2 SMI telah memiliki pengaturan yang cukup untuk menanggung pertanggunggugatan yang timbul dari operasinya dalam setiap bidang kegiatan dan wilayah geografi kegiatan sertifikasi.
11.3 Potensi bahaya dan nilai kerusakan yang ditimbulkan dapat dilihat pada tabel
1.1. dibawah ini:
Tabel 1.1 Potensi Bahaya
Potensi Bahaya | Bahaya | S | P | Score (SxP) | |
Lingkup Sertifikasi | 1. Pada saat audit, terjadi kerusakan yang di sebabkan oleh auditor | Kerugian dan kerusakan property bagi pelanggan | |||
a. Kerusakan kecil | 1 | 1 | 1 | ||
b. Kerusakan besar (merusak/ menghilangkan) | |||||
− Merusak barang-barang yang ada | 2 | 1 | 2 | ||
− Menghilangkan dokumen-dokumen pelanggan | 1 | 1 | 1 | ||
2. Keterlambatan dalam memberikan laporan audit | Kerugian bagi pelanggan | 1 | 1 | 1 |
11.4 Keterangan tingkat resiko yang ditimbulkan serta kemungkinan terjadi dan persentase ganti rugi yang dikeluarkan, dijelaskan pada tabel 1.2 – 1.5.
Tabel 1.2 Tingkat keparahan (severity)
Tingkat Keparahan (S) | Nilai Ganti Rugi |
3 | Rp. 20 juta - Rp. 30 juta |
2 | Rp. 10 juta - Rp. 15 juta |
1 | kerugian di bawah 10 juta |
Tabel 1.3 Tingkat Kemungkinan (probability)
Tingkat Kemungkinan (P) | Perkiraan Kemungkinan Terjadi Kecelakaaan |
3 | Sering terjadi |
0 | Xxxxxx xxxxxxx |
0 | Xxxxx xxxxxx terjadi |
Tabel 1.4 Persentase Biaya Ganti Rugi
Keterangan Score | Biaya Ganti Rugi |
1 s/d 5 | 0% - 10% dari nilai kontrak |
5 s/d 10 | 11% - 25% dari nilai kontrak |
Tabel 1.5 Ketentuan Pertanggunggugatan
Yang harus di penuhi saat menggugat | |
1. Surat Permintaan pertanggunggugatan (ttd pimpinan) | klien |
2. Menyertai bukti dari kesalahan auditor | klien |
3. Surat pernyataan kerusakan/kehilangan | klien |
4. Surat pernyataan mengakui kesalahan | auditor |
5. Kerusakan dalam bentuk barang di sertai surat keterangan persentase kerusakan dari pihak yang mengerti | klien |
12. Banding dan Keluhan 12.1 Banding
− Klien dapat menyampaikan keluhan secara tertulis ke SMI yang berkaitan dengan kegiatan sertfikasi yang merupakan tanggung jawab SMI.
− Quality Assurance memvalidasi dan menanggapi setiap keluhan yang diterima dan menginvestigasinya,
− jika keluhan yang diterima dianggap bukan hal yang serius dan dapat diputuskan sendiri, maka Quality Assurance segera mengambil tindakan yang tepat untuk
menanggapi dan menyelesaikan keluhan tersebut.
− Dalam hal keluhan yang dianggap serius dan tidak dapat diputuskan sendiri, Quality Assurance menanggapi, menginvestigasi dan membuat rekomendasi penyelesaian atas keluhan tersebut, selanjutnya hasil dari investigasi dan rekomendasi di sampaikan ke Direktur PT Sertifikasi Mutu Indonesia.
− Hasil penyelesaian keluhan direkam dan diinformasikan ke pengirim keluhan. Selanjutnya Quality Assurance menetapkan tindakan yang diperlukan untuk mencegah hal tersebut terulang kembali.
12.2 Keluhan
− Pemohon banding dapat mengajukan banding ke SMI atas keputusan dari PT Sertifikasi Mutu Indonesia yang dianggap belum memenuhi atau belum memuaskan pemohon banding.
− Pengajuan banding harus dalam bentuk tertulis dan disampaikan paling lambat 30 hari sejak keputusan diterima oleh pemohon banding, keputusan yang dimaksud adalah hasil penyelesaian dari atas keluhan yang pernah disampaikan sebelumnya oleh pengirim keluhan.
− Manajer Quality Assurance merekam banding dan memvalidasinya sebelum dilakukan investigasi.
− Manajer Quality Assurance menyampaikan surat ke pemohon banding paling lambat 7 hari setelah banding diterima untuk menginformasikan, bahwa pemohon banding diberi hak untuk mengirim perwakilannya untuk ikut dalam investigasi dan penyelesaian banding tersebut paling lambat 21 hari.
− Investigasi banding dilaksanakan oleh personel yang ditetapkan oleh Xxxxxxx Quality Assurance dan tidak terlibat dalam kegiatan audit dan keputusan sertifikasi pemohon banding.
− Hasil investigasi disampaikan oleh Manajer Quality Assurance ke tim banding untuk dicapai suatu keputusan.
− Manajer Quality Assurance harus menotifikasi ketua tim banding serta anggotanya dan menyediakan semua informasi yang relevan.
− Xxx xxxxxxx terdiri dari anggota komite pengaman ketidakberpihakan yang independen dixxxxxx Xxxxxxx Quality Assurance sebagai sekretaris dan satu auditor yang tidak terlibat langsung dalam diskusi. Semua anggota tim banding tidak boleh terlibat dalam kegiatan organisasi yang mengajukan banding dalam
kurun waktu dua tahun.
− Untuk kasus tertentu, tim banding dapat mensyaratkan pemohon banding untuk mengajukan banding yang disampaikan dengan presentasi dalam rapat tim banding.
− Xxx banding harus memeriksa banding secara rinci dan membuat rekomendasi sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan akhir oleh ketua tim banding, keputusan akhir tidak mengatasnamakan perseorangan. Keputusan tim banding tidak dapat diganggu gugat.
13. Biaya - biaya
13.1 Jangka Waktu Pembayaran
− Total biaya dan jumlah termin pembayaran diatur sesuai dengan kesepakatan kerjasama PT Sertifikasi Mutu Indonesia dengan pihak klien. Kesepakatan mengenai biaya dan termin/jangka waktu pembayaran diatur secara khusus di dalam proposal.
− Pada Pembayaran pertama, PT Sertifikasi Mutu Indonesia akan memproses invoice terhitung 14 hari kerja sejak invoice diterima klien.
− Pihak klien yang telah melakukan pembayaran akan diberikan tanda bukti pembayaran oleh PT Sertifikasi Mutu Indonesia.
− Jika klien belum melakukan pembayaran 3 hari sebelum batas waktu pembayaran (14 hari sejak tanggal yang tertera dalam faktur) maka akan dikirimkan surat pemberitahuan mengenai sanksi yang diberikan terhitung setelah batas waktu pembayaran.
− klien yang belum melakukan pembayaran setelah 14 hari sejak tanggal yang tertera dalam fakturnya maka akan dikenakan denda sebesar 1/1000 dari tagihan biaya layanan tersebut perhari keterlambatan dengan jumlah maksimum sebesar 5% (Lima Persen) dari jumlah tagihan biaya layanannya dan berakibat penangguhan setiap atau segenap layanannya sampai dengan tunggakan tersebut termasuk bunganya telah dilunasi.
− Apabila pelanggan tetap tidak melakukan pembayaran setelah 7 hari batas waktu pembayaran maka PT Sertifikasi Mutu Indonesia berhak memutuskan status kontrak sertifkasi klien tersebut.
− Untuk pembayaran selanjutnya akan diproses 14 -21 hari kerja sejak invoice
diterima klien.
13.2 Akomodasi dan Transportasi Di luar Jabodetabek
Biaya transportasi dan biaya lain timbul akibat pelaksanaan kunjungan audit ke lokasi Pelanggan diluar JABODETABEK, akan ditagihkan kepada Pelanggan.
Biaya-Biaya Transportasi Sebagai Berikut:
− Dengan jalur udara, minimal kelas ekonomi
− Dengan kereta api, minimal kelas bisnis
− Dengan kendaraan lain, sesuai tagihan aktual/biaya yang wajar)
Biaya-Biaya Akomodasi
− Hotel, minimal bintang tiga
13.3 Pembatalan/Penundaan
Apabila pihak Pelanggan membatalkan atau menunda tanggal kunjungan 2 minggu sebelum jadwal yang sudah disetujui, maka pihak klien diwajibkan untuk mengganti biaya – biaya yang timbul sehubungan dengan jadwal yang telah disetujui.
14. Ketentuan Layanan
14.1 Dalam memberikan pelayanan, informasi, atau pun saran, SMI menjamin keakuratan informasi, review, audit, sertifikasi, atau saran yang diberikan.
14.2 SMI mensyaratkan kepada organisasi klien untuk:
− Memenuhi persyaratan SMI pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi seperti internet, brosur atau iklan, atau dokumen lainnya.
− Tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkenaan dengan sertifikasi SMI.
− Tidak menggunakan atau mengizinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagiannya dalam cara yang menyesatkan.
− Menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh lembaga sertifikasi bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi.
− Merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi.
− Menggunakan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat menyiratkan bahwa SMI memberikan sertifikasi produk (termasuk jasa) atau proses.
− Sertifikasi tidak berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi.
− Tidak menggunakan sertifikasi yang dapat membawa SMI dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik.
− Klien bertanggungjawab untuk mengganti rugi pihak SMI atas setiap kerugian-kerugian yang diderita oleh atau atas klaim-klaim yang diajukan terhadap pihak SMI sebagai akibat dari penyalahgunaan setiap persetujuan atau sertifikat persetujuan atau surat ijin untuk menggunakan setiap tanda akreditasiyang diberikan oleh pihak SMI menurut perjanjian kepada klien.
15. Keluhan dan Pemutusan perjanjian Kontrak Kerjasama
15.1 Perjanjian ini akan terus berlaku dan mengikat sepenuhnya kecuali dan sampai dengan diputuskan/diakhiri oleh salah satu pihak dengan memberikan suatu pemberitahuan secara xxxxxxxx xxxxxxxx-xxxxxxxxx 00 (xxxx xxxxx) hari sebelum pemutusan tersebut kepada pihak lain;
15.2 Pada tanggal pemutusan perjanjian ini, Sertifikat yang diberikan dengan segera akan menjadi tidak sah dan pihak klien akan mengembalikan Sertifikat tersebut;
15.3 Pada saat pemutusan Perjanjian tersebut oleh salah satu pihak, segenap biaya untuk layanan-layanan yang diselesaikan sebelum tanggal pemutusan akan segera menjadi jatuh tempo dan wajib dibayar sesuai faktur yang telah diterbitkan;
15.4 PT Sertifikasi Mutu Indonesia akan mengambil tindakan korektif untuk kondisi yang menyebabkan kondisi ini untuk meneruskan tindakan yang akan diambil dan bahwa kondisi diselesaikan.
15.5 PT Sertifikasi Mutu Indonesia akan mengkonfirmasikan keterkaitan keluhan, bila terkait dengan kegiatan sertifikasi maka harus diselesaikan karena menjadi tanggung jawab dari PT Sertifikasi Mutu Indonesia.
16. Keadaan Diluar Persyaratan
16.1 Keadaan diluar dari batas kemampuan manusia akan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam melaksanakan setiap kewajiban masing – masing pihak yang tertulis dalam perjanjian ini.
16.2 Pihak yang berhalangan dalam melaksanakan kewajiban berdasarkan keadaan tersebut, harus memberi informasi kepada pihak lain dalam waktu lima hari kerja.
17. Hukum dan Yuridikasi
17.1 Perjanjian ini akan diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Indonesia. Para pihak dengan ini tunduk pada yurisdiksi eksklusif pengadilan Indonesia.
18. Jangka Waktu Perjanjian
18.1 Jangka waktu perjanjian ini berlaku dimulai dari ditandatangani perjanjian ini sampai dengan masa sertifikasi.
18.2 Dokumen perjanjian ini dibuat sebanyak 2 rangkap termasuk lembar pengesahan perjanjian kerjasama kedua belah pihak.
18.3 Perjanjian ini dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak tanpa ada unsur paksaan apapun.
Demikianlah perjanjian ini dibuat untuk di ketahui oleh kedua belah pihak mengenai peraturan kerjasama. Perjanjian ini dibuat tanpa ada unsur paksaan dari pihak manapun, perjanjian ini dibuat dalam rangkap dua yang bermaterai dan mempunyai kekuatan yang sama.
Jakarta, ……………….
PT Sertifikasi Mutu Indonesia …………………………….
(Xxxxxxx Xxxxxxxx) ( )