DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN SUKOHARJO
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN SUKOHARJO
Kegiatan Pembinaan Kearsipan adalah dalam rangka mewujudkan Penyelenggaraan Kearsipan yang sesuai dengan Norma, Standar, Prosedur, Kaidah (NSPK) Kearsipan.
❑ Organisasi Kearsipan Terdiri dari :
1. Unit Kearsipan di masing-masing Pencipta Arsip dan;
2. Lembaga Kearsipan (Disarpus Kabupaten, Disarpus Provinsi dan ANRI)
❑ Pencipta Arsip Tingkat Daerah :
• Penyelenggara dan Pelaksana Kegiatan Pemerintah Daerah, Dinas, Badan. Satuan Kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah
• BUMD
• Ormas
• Pemerintah Desa
❑Pengertian Arsip UU No 43/2009 Tentang Kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh LN, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam Pelaksanaan Kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
Dasar Hukum
❑ Pengelolaan Arsip :
❑ UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
❑ PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009
❑ Peraturan Bupati Sukoharjo No. 82 Tahun 2017 Tntang Tata Naskah Dinas
❑ Peraturan Bupati No. 68 Tahun 2021 Tentang Pola Klasifikasi Arsip
❑ Peraturan Bupati Sukoharjo Nomor 77 Tahun 2020 Jadwal Retensi Arsip
❑ Peraturan Bupati Sukoharjo No 69 Tahun 2021 Tentang Sistem Klasifiksi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah
❑ Jenis Arsip :
x.Xxxxx Xxxxxxx adalah Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam Kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama Jangka waktu Tertentu;
b.Arsip Statis adalah arsip yang memiliki Nilai guna Kesejarahan, yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan administrasi bagi pencipta arsip, dan telah habis masa retensinya dan bersifat permanen.
❑Arsip Dinamis dibagi menjadi :
a. Arsip Dinamis Aktif : Arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi/masih digunakan secara terus menerus (disimpan di unit pengolah) sebagai Central File.
b. Arsip Dinamis In Aktif : Arsip yang frekuensinya penggunaanya telah menurun (Jarang digunakan) disimpan di Unit Pengolah sebagai Record Center/pusat memori.
c. Arsip Vital : Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan Operasional Pencipta Arsip, tidak diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
❑ Arsip ViTAL SEKOLAH :
1. SK Pendirian Sekolah & Surat Ijin Operasional Sekolah
2. Sertifikat Akreditasi Sekolah
3. Buku Induk Siswa
4. Buku Induk Guru dan Staff
5. Foto Copi Ijasah dan SURAT Ket. Hasil Ujian Nasional.
❑Pasal 17 UU 43/2009 Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip
memiliki Fungsi :
A. Pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di Lingkungannya;
B.Pengolahan arsip dan Penyajian Arsip menjadi Informasi;
C.Pemusnahan arsip di Lingkungan Lembaganya;
X.Xxnyerahan arsip statis oleh Pimpinan Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah;
E. Pembinaan dan Pengevaluasian dalam rangka Penyelenggaraan
Kearsipan di Lingkungannya
❑Pengelolaan Arsip :
a. Menjamin Ketersediaan Arsip
b. Bahan Akuntabilitas Kinerja
c. Alat Bukti yang Sah
d. Kualitas Pelayanan Publik
Pengolahan dan Penyajian Arsip, Pencipta Xxxxx Xxxxx
menyediakan Arsip Dinamis Bagi Kepentingan Pengguna Arsip yang berhak :
a. Penegak Hukum ( Kejaksaan, Pengadilan, Kepolisian )
b.Pengawas ( BPKP, KPK, Inspektorat )
c. Penentu Kebijakan ( Bupati, Sekda, Eselon II )
Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Arsip :
Membuat Daftar Arsip Usul Musnah :
Daftar Arsip Usul Musnah Sekurang-Kurangnya Berisi :
- Nomor
- Jenis Arsip
- Tahun
- Jumlah
- Keterangan
Melaksanakan Penilaian Arsip :
Tahapan Penilaian Arsip yaitu :
1. Panitias melakukan Penilaian arsip yang akan dimusnahkan Dengan Melakukan Verikasi Secara Langksung Terhadap Fisik Arsip
2. Panitia membuat Pertimbangan Tertulis terkait hasil Penilaian
Arsip yang akan Dimusnahkan
3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip Kepada Bupati
4. Penetapan Arsip yang akan Dimusnahkan oleh Xxxxxx
Pelaksanaan Pemusnahan Arsip :
1. Pemusnahan Arsip Dilaksanakan oleh Xxx Xxxxxxxxan Arsip dan Dilakukan
secara total sehingga Fisik dan Informasinya Tidak dapat dikenali lagi.
2. Pemusnahan Arsip disaksikan sekurang-kurangnya 2 (dua) Pejabat dari Unsur
Pengawas dan Hukum
3. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip dilampiri Daftar Arsip usul Musnah
Rangkap 2 (Dua).
Prosedur Penyerahan Arsip Statis meliputi :
1. Menyeleksi Arsip Statis yang akan diserahkan Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
2. Menata Fisik Arsip Statis yang akan diserahkan Berdasarkan Masalah, Jenis atau
Kegiatan.
3. Membuat Daftar Arsip Usul Serah yang Sekurang-kurangnya Membuat Pencipta Arsip, Nomor, Jenis Arsip, Urain Informasi, Kurung Waktu, Jumlah dan Keterangan.
4. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis kepada LKD Kearsipan Daerah (Dinas Kearsipan) Dengan Menyerahkan Surat Pengantar dan Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan.
5. Verifikasi dan Persetujuan Penyerahan Arsip Statis, Lembaga Kearsipan Melakukan Verikasi dan Pencermatan Ulang Terhadap Daftar Usul Musnah.
6. Pelaksanaan Serah Terima Fisik Arsip Statis oleh Pemimpin OPD kepada Pimpinan Lembaga Kearsipan disertai Berita Acara, Daftar Arsip Usul Serah.
Prosentase Arsip Berdasarkan
JENIS ARSIP :
1. 25 Arsip Dinamis dalam Bentuk Arsip Aktif.
2. 30 Arsip di Simpan dalam Berkas Arsip Inaktif.
3. 35 Arsip Dinamis Dapat Dimusnahkan
4. Hanya 10 Arsip Dinamis di Permanenkan Diserahkan ke LKD.
PROBLEMATIKA KEARSIPAN :
❖ Informasi Bocor
❖ Tidak Lengkap
❖ Sulit Diketemukan
❖ Terus Bertambah
❖ Diabaikan
4 Pilar :
❖ Tata Naskah Dinas : Pengaturan Jenis, Susunan, Penandatanganan, Pengendalian yang digunakan dalam Komunikasi Kedinasan (standar baku pembuatan Takah), Surat Edaran, Surat Perjanjian, Berita Acara, Surat Keterangan Surat Tugas, laporan
❖ SKKAD : Disusun untuk melindungi Hak & Kewajiban Pencipta Arsip serta Publik terhadap Akses Arsip. Pencipta Arsip wajib menyediakan arsip Dinamis bagi Kepentingan Pengguna Arsip yg berhak.
❖ JRA : Adalah daftar yg berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan rekomendasi ttg penetapan jenis arsip dimusnahkan, DK, atau dipermanenkan sbg pedoman dlm penyusutan dan penyelamatan arsip.
❖ KLASIFIKASI ARSIP : Penomoran berdasarkan urusan masalah
❑Daur Hidup Arsip :
Meliputi : Penciptaan, Pemeliharaan dan Penggunaan, Penyusutan
a. Penciptaan (Creation)
- Pembuatan
- Registrasi
- Pengendalian
- Pendistribusian
- Penerimaan
❑Daur Hidup Arsip
b. Penggunaan dan Pemeliharaan
- Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
- Akses Arsip (SKKAD)
- Kepentingan Pemerintahan dan masyarakat
Pemeliharaan Meliputi :
Pemberkasan-Penataan-Penyimpanan-Alih Media
❑Daur Hidup Arsip
c. Penyusutan
- Pemindahan
- Pemusnahan
- Penyerahan
❑Prinsip Dasar Penataan Berkas meliputi :
1. Penyusunan yang sistematis dan Logis sehingga memudahkan
dalam penemuan kembali
2. Berdasarkan Kesamaan masalah (rubrik)
3. Berdasarkan Kesamaan Jenis (Seri) : UU, PP, Kepres, Kepmen,
Perda
4. Berdasarkan Kesatuan Proses Kegiatan (Dosier)
❑ Penataan berkas diperlukan adanya sarana Skat dan Folder untuk mewujudkan suatu kerangka yang memungkinkan struktur berkas nampak dengan mudah dan jelas sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
❑Tujuan Penataan Berkas adalah :
o Menjaga kesatuan dan keamanan informasi
o Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat & lengkap
o Tidak tergantung pada satu orang
o Membantu saat proses penyusu
❑ Penataan Berkas adalah cara menata arsip di dalam berkas dan mengatur
berkas dalam susunan yang sistematis dengan mempergunakan klasifikasi dan
Kode, Indek:
o Klasifikasia dalah penggolongan serta perincian urusan secara logis dan sistematis yang menjadi dasar penataan berkas.
o Kegunaan Klasifikasi
• MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;
• MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;
• UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI
420 PENDIDIKAN
421 Sekolah /Perguruan Tinggi
421.1 Pra Sekolah /play group
421.2 Sekolah Dasar
421.3 Sekolah Menengah
421.4 Sekolah Tinggi
421.5 Sekolah Kejuruan
421.6 Kegiatan Sekolahan,Dies Natalis,Lustrum
421.61 Perguruan tinggi (PT)
421.7 Kegiatan Pelajar
421.71 Reuni Darmawisata
421.72 Pelajar Teladan
421.73 Resimen Mahasiswa(MENWA)
421.74 Kunjungan Ilmiah
421.75 Class meeting
421.76 Ekstra kurikuler
421.77 Pendidikan luar sekolah
421.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
421.9 Pendidikan Luar Sekolah/Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolahan
422.1 Persyaratan Masuk
422.2 Tahun Pelajaran / Tahun Akademik
422.3 Hari Libur
422.4 Uang Sekolah-Klasifikasikan disini SPP
422.5 Beasiswa
422.6 SPMA,BOP
422.7 Biaya belajar mandiri (BBM)
422.8 Masa orientasi siswa
422.9 Orientasi kampus /OPSPEK
423 Metode Belajar
423.1 Kuliah
423.2 Ceramah,Simposium
423.3 Diskusi
423.4 Kuliah Lapangan,Widyawisata,KKN
423.5 Kurikulum
423.6 Karya Tulis
423.7 Ujian
423.8 PKL
423.9 Praktek Industri
423.1 Kurikulum berbasis kompetensi (KBK)
423.11 Sylabusi
423.12 Tes Hasil Belajar (THB)
426.32 Stadion
426.33 Lapangan
426.34 Kolam renang
426.4 Pesta olah-raga klasifikasi disini::PON,Porsade,Olimpiade,dan sebagainya
426.5 Hobby
426.6 Instruktur pelatih
427 Kepemudaan Meliputi organisasi dan Kegiatan Remaja. Klasifikasikan disini: Gelanggang remaja, Karang Taruna
428 Kepramukaan klasifikasikan disini :Persami, Jambore, Lomba tingkat,
Raimuna
429 Pendidikan kedinasan Untuk Departement Dalam Negri lihat 890
430 Kebudayaan
❑ Penulisan Kode dan Indeks pada Tab Folder
❑Indeks adalah tanda pengenal berkas/arsip yang menjadi alat bantu dalam penemuan kembali surat.
Syarat – syarat indeks :
• Singkat
• Jelas dan mudah diingat
• Merupakan kata benda
• Ditentukan dari isi surat
❑ Asas Penataan Arsip Dinamis Aktif : Sentralisasi (terpusat) untuk organisasi yang ruang lingkupnya kecil dan asas Desentralisasi untuk organisasi yang besar.
❑ Peralatan Penaaan Berkas :
1. Sekat
❑ Kegunaanya adalah sebagai petunjuk/pemisah antara poko urusan satu
dengan pokok urusan yang lain beserta perinciannya
❑ Untuk menunjukkan adanya hubungan antara sub urusan satu dengan sub urusan yang lain atau sub urusan dengan sub sub urusan dalam satu pokok urusan.
❑ Untuk membedakan tingkat-tingkat urusan :
⮚ Sekat I petunjuk untuk pokok urusan
⮚ Sekat II petunjuk untuk sub urusan
⮚ Sekat III petunjuk untuk sub sub urusan
❑ Untuk memudahkan dalam menelusuri seluruh himpunan berkas.
❑ Untuk membedakan himpunan berkas yang satu dengan yang lainnya.
2.Folder
Folder adalah map tempat untuk penyimpanan arsip sehingga arsip dapat terhimpun dalam satu wadah baik secara seri, rubrik atau dosier. Pada Folder terdapat tab yang berfungsi untuk mencantumkan Title dan Kode Klasifikasi.
3. Filling Cabinet (Xxxxxx Xxxxx)
Filling cabinet adalah almari tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif di dalam satu susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-laci, dimana penyusunannya selalu diawali dari laci atas ke bawah.
❑Tahap-Tahap Penataan Berkas:
Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Adapun tahap-tahap penataan
berkas pelaksanaanya adalah sebagai berikut :
1. Memisah-misahkan :
Memisah-misahkan arsip-arsip yang akan disimpan, mensortir kelengkapan- kelengkapan arsip yang tidak diperlukan dan tidak memiliki keterangan yang bernilai, seperti duplikasi, amplok kosong, dll disisihkan untuk dimusnahkan.
2. Memeriksa :
Tindakan ini meliputi memeriksa apakah lampirannya sudah lengkap, menyisihkan
salinan-salinan yang rangkap kalau tidak diperlukan dapat dimusnahkan.
3. Menentukan Kode
4. Mengelompokkan Arsip
5. Penempatan Arsip dalam Folder
6. Penataan Sekat
❑Pengertian Penilaian Arsip :
Adalah analisis informasi terhadap kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip dari kaidah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya.
❑Tujuan Penilaian Arsip :
Tujuan utama penilaian arsip adalah ditentukannya jangka waku simpan (retensi) arsip dan nasib akhirnya apakah dimusnahkan atau menjadi arsip statis.
❑Secara terperinci tujuan Penilaian Arsip dalam rangka penyusutan arsip adalah :
1. Menentukan arsip yang akan dimusnahkan setelah tidak bernilai guna lagi
2. Menentukan arsip permanen yang ditetapkan bernilai permanen bagi lembaga pencipta Arsip (statis)
3. Menentukan arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan Penilaian Arsip :
1. Kepentingan Lembaga Pencipta Arsip
2. Ketentuan Hukum yang specifik dan mengikat sesuai dengan
materinya.
3. Peraturan Perundangan Kearsipan
4. Kepentingan masyarakat
5. Pertanggungjawaban nasional/daerah
Xxxxx Xxxx Xxxxx :
Arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai Kegunaan arsip bagi Pengguna Arsip yaitu :
1.Nilai Guna Primer 2.Nilai Guna Sekunder
❑ Nilai Guna Primer adalah nilai guna Arsip yang didasarkan pada kegunaan Arsip
bagi Kepentingan Instansi/Lembaga Pencipta Arsip. Nilai guna Primer meliputi:
1. Nilai Guna Administrasi, didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi Pencipta.
2. Nilai Guna Hukum adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai Kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah (Kepuusan, Perjanjian, bahan bahan bukti peradilan dls)
3. Nilai Guna Keuangan adalah arsip yang berisikan segala hal ihwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban Keuangan
4. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi adalah arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai hasil atau akibat penelitian murni atau terapan.
❑Nilai Guna Sekunder
Adalah Arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepeningan instansi lain/kepentingan umum di luar instansi penciptanya yaitu Nilai guna Kebuktian dan Informasional.
❑Tahap Penyusutan
• Pemindahan
Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah ke unit Kearsipan
• Pemusnahan Arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki Nilai Guna
• Penyerahan Arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan
❑Tahap Pemeliharaan
• Usaha pengamanan Arsip agar terawat dengan baik
• Mencegah dari kerusakan dan kehilangan
• Melalui kegiatan fumigasi dan kamperisasi
Managemen Tata Kelola Arsip Sekolah
Jenis Dan Managemen Tata Kelola Arsip Sekolah :
Arsip secara umum adalah rekaman informasi tentang diri sesorang atau organisasi dan memiliki makna historis bahkan mungkin memiliki kekuatan hukum sesuai dengan isinya
❑Sebagai lembaga pendidikan sekolah tentu tidak terlepas dengan yang namanya arsip tersebut.
❑Semua hal yang terkait mulai dari sekolah itu sendiri, siswa maupun guru dan staffnya.
❑Masing - masing memiliki arsip dan secara otomatis juga menciptakan arsip sebagai sejarah keberadaanya di sekolah.
PERMASALAHAN YG BIASA DIHADAPI DALAM PENGELOLAAN ARSIP SEKOLAH
❑ Arsip yang terkait dengan SISWA sebagai Lulusan dan SEKOLAH sebagai almamater tempat SISWA BELAJAR, Belum terkelola dengan baik.
❑ Sekolah mendapatkan Pengaduan ttg Dokumen Ijasah yg Rusak/Hilang
❑ Dokumen/Arsip Vital Ijasah belum dikelola dengan baik, belum dilakukan Digitalisasi, belum tersimpan di Database, dampak kesulitan dalam melacak, ketika ada kasus hilang atau rusaknya Ijasah.
PENTINGNYA PENGELOLAAN ARSIP SEKOLAH
Yang termasuk arsip sekolah di antaranya Buku Induk Siswa yang mencatat identitas seluruh siswa secara terperinci, meliputi data siswa, orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan penghasilan orang tua, dan sebagainya.
“Dalam buku induk terdapat data-data yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam
pembuatan keputusan.
Misalnya menentukan siswa yang dapat menerima dana bantuan sekolah, sebagai evaluasi untuk mengetahui perkembangan jumlah siswa dari tahun ke tahun.
Pengelolaan arsip di lingkungan sekolah yang baik, akan menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
“Pengelolaan arsip yang tepat akan menciptakan administrasi sekolah yang benar,
sehingga dapat menunjang efektivitas, efisiensi, maupun produktivitas bagi sekolah
NILAI LEBIH ARSIP ELEKTRONIK
Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan.
Memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, Mudah mengalami kerusakan dan kehilangan dokumen
Pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama
Distribusian dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.
Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau melakukan alih media antara lain media elektronik.
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive):
adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
DIGITALISASI ARSIP
Arsip elektronik pada dasarnya diciptakan dalam suatu konteks transaksi atau bisnis dan disimpan sebagai bukti dari aktivitas bisnis tersebut, yakni ia memiliki tujuan evidensial (sumber informasi/nilai kebuktian)
Tahapan digitalisasi arsip adalah:
Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialih media. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.
Membuat folder – folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di-scan.
Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap bagian dalam sebuah unit organisasi.
Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalam bentuk dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya.
❑ .
LANGKAH KEPEDULIAN ARSIP SEKOLAH
❑ Penyediaan fasilitas sarana prasarana pendukung.
❑ Penyediaan Ruang penyimpanan arsip secara permanen, aman dari air, api dan gangguan hama.
❑ Menugaskan seorang petugas khusus dalam pengelolaan arsip.
❑ Pemanfaatan teknologi dengan melalukan digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip merupakan investasi untuk kelestarian arsip kedepannya, karena kita ketahui bahwa keterbatasan ruang pasti akan menjadi kendala baru beberapa tahun kedepan.
LANGKAH MENINGKATKAN KESADARAN ARSIP
❑ Diperlukan kepahaman dan kesadaran tentang arti pentingnya arsip
❑ Penyelenggaan Bimbingan Teknis dimaksutkan untuk meningkatkan kompetensi petugas pengelola arsip sesuai dengan norma, standar, prosedur, kaidah (NSPK) Kearsipan.
❑ Pendampingan pengelolaan arsip sekolah, pemberian bekal secara teori dan praktek secara langsung
❑ Digitalxxxxx Xxxxx, kegiatan mengolah File tercetak menjadi File Digital, perlu adanya prioritas terkait arsip yang akan dilestarikan, (Ijazah, Buku Induk Siswa, dll) hasil olah arsip ini dikelola sebagai bahan untuk layanan Publik .
❑ e-Arsip Terintegrasi (SRIKANDI)
❑ Dasar Pelaksanaan :
• PP Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan
Berbasis Elektronik (SPBE);
• Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).
❑ Aplikasi SRIKANDI merupakan hasil kolaborasi antara Kementrian PANRB, Kementrian Komunikasi dan Informasi, Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan ANRI dalam rangka mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Efektif dan Transparan melalui pengelolaan arsip yang Autentik dan terpercaya
❑ Dengan Penerapan aplikasi Srikandi ini proses Administrasi tidak terbatas Jarak dan Waktu, Artinya dimanapun dan Kapanpun Proses Administrasi dapat dilakukan.
❑ Aplikasi Srikandi merupakan perpaduan dari Praktik Kearsipan dengan TIK sebagai Manajemen Sistem Pemerintahan berbasis Elektronik secara Nasional.
❑ Aplikasi SRIKANDI memiliki Fitur Utama:
1. Fitur Penciptaan Arsip yang meliputi Pembuatan, Pengiriman dan Penerimaan Naskah Dinas secara elekronik antar Instansi Pemerintah.
2. Fitur Pemeliharaan arsip untuk menjaganya agar tetap
Autentik, utuh dan terpercaya.
3. Fitur Penggunaan Arsip oleh yang berhak, serta penyusutan
Arsip yang meliputi Pemindahan dan Pemusnahan.
❑ Dengan Adanya Fitur Utama maka yang harus Dipersiapkan adalah :
❑ OPD/Instansi harus menyiapkan Admin sebagai Pranata Komputernya, Pencatat Surat, Arsiparis (Petugas Pengelola Arsip) dan User atau Personil yang terdiri dari para Pejabat Struktural yang akan berkaitan langsung dengan diberlakukannya TTE (Tanda tangan elektronik)
❑ Dalam Aplikasi Srikandi setiap informasi berbasis analog dan Digital akan dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas memori kolektif bangsa/daerah dan akan lebih optimal dalam melindungi hak Keperdataan masyarakat.
SEKIAN & TERIMA KASIH
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx.xx/ xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx disarpus_sukoharjo
0271 593068
Disarpus Sukoharjo