GARIS PANDUAN

GARIS PANDUAN

MENJALANKAN KERJA-KERJA PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

BIRO RUNDINGAN

PUSAT HUBUNGAN INDUSTRI DAN PENGKOMERSIALAN

ISI KANDUNGAN

Muka Surat

1.0 PENGENALAN 1.1 Takrifan 1.2 Objektif 1.3 Fungsi
2.0 PERKHIDMATAN PERUNDINGAN 2.1 Takrifan 2.2 Jenis perkhidmatan perundingan 2.3 Kerja-kerja bukan perkhidmatan perundingan
3.0 PERKHIDMATAN LATIHAN 3.1 Pengenalan dan Takrifan 3.2 Jenis Perkhidmatan Latihan 3.3 Jenis-Jenis Kursus Yang Ditawarkan
4.0 PERATURAN AM UNIVERSITI 4.1 Peraturan Penglibatan Staf USIM 4.2 Peraturan Penggunaan Kemudahan USIM
5.0 PERLANTIKAN STAF PERUNDING 5.1 Perlantikan Ketua Projek dan Perunding 5.2 Perlantikan Pembantu Perunding (Pentadbiran & Sokongan)
6.0 PROSEDUR PERMOHONAN KERJA PERUNDINGAN 6.1 Kebenaran Kerja Perundingan 6.2 Akaun Tabung Perundingan 6.3 Pelaksanaan Projek 6.4 Penyediaan Kerta Cadangan Kerja-kerja Perundingan 6.5 Permohonan, Pengurusan dan Belanjawan Kursus
7.0 PEMBAYARAN 7.1 Jenis Pembayaran 7.2 Peraturan Pembayaran 7.3 Kadar Bayaran bagi Perkhidmatan Pengajaran 7.4 Kadar Bayaran bagi Perkhidmatan Perundingan 7.5 Kadar Bayaran Perundingan Mengikut Per Diem 7.6 Potongan Bayaran Honorarium Staf kepada Universiti 7.7 Kos Persiapan Projek 7.8 Kadar bayaran untuk lain-lain kursus 7.9 Mod Pembayaran
8.0 CARTA ALIR
9.0 SUMBER RUJUKAN
2 3
4
5
7 8
9
10
11 12
13
14 15 16 17
18 19
20
23

1. PENGENALAN

1.1 TAKRIFAN

Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) sememangnya menggalakkan hubungan dan jalinan antara stafnya dengan pihak luar termasuk badan-badan berkanun, kerajaan dan bukan kerajaan. Penglibatan staf USIM melalui kerja-kerja perundingan akan dapat meningkatkan tahap akademik dan profesionalisme mereka. Walau bagaimanapun, kerja-kerja sedemikian akan mendedahkan pihak USIM serta stafnya kepada unsur-unsur risiko kewangan dari beberapa aspek. Bahagian ini mengandungi langkah-langkah kerja dan mekanisme bagi menentukan kos serta keuntungan daripda kerja-kerja luar yang dijalankan. Dengan penubuhan Biro Rundingan secara rasminya, maka adalah menjadi tanggungjawab Biro Rundingan untuk menyediakan Garis Panduan Menjalankan Kerja-kerja luar dalam usaha menjana pendapatan kepada USIM.

1.2 OBJEKTIF

i. Berfungsi sebagai pusat komersial dan bertanggungjawab mewujudkan perhubungan dengan industri, agensi kerajaan dan masyarakat luar dalam bidang- bidang kepentingan bersama.

ii. Bertanggungjawab memastikan agar kerja-kerja dijalankan dengan cekap dan memberi perkhidmatan pada tahap profesional yang tinggi.

iii. Memberi khidmat kepakaran dan nasihat kepada masyarakat luar dalam pelbagai bidang dan isu.

iv. Khidmat kepakaran dan rundingan kepada pihak luar merangkumi bidang akademik, penyelidikan dan pengkomersialan hasil penyelidikan.

v. Mengkomersialkan hasil-hasil penyelidikan yang telah dijalankan oleh pakar- pakar/ahli-ahli akademik Universiti.

vi. Mengadakan kerjasama demi kepentingan bersama dan mewujudkan jaringan hubungan yang lebih erat antara USIM dengan pihak luar.

vii. Mempromosikan dan memasarkan hasil penyelidikan.

viii. Mewujudkan interaksi dua hala yang lebih terarah atau terfokus mengikut skop-skop yang telah dipersetujui antara USIM dan agensi / organisasi terpilih.

1.3 FUNGSI

Biro Rundingan, PHIP bertindak sebagai pusat laluan utama bagi semua kerja yang melibatkan pembayaran atau berbentuk komersial, di antara staf USIM yang menyediakan perkhidmatan dengan pelanggan luar yang memerlukan perkhidmatan tersebut. Kadar bayaran untuk perkhidmatan-perkhidmatan tersebut mestilah dapat memberikan pulangan kepada USIM dan juga kepada stafnya sebagai pendapatan tambahan.

Pada masa yang sama, USIM sebagai salah sebuah Institusi Pengajian Tinggi Awam di Malaysia, bertanggungjawab:

i. Memberi perkhidmatan kepada masyarakat.

ii. Xxxxxxxxxxx pendidikan bertahap antarabangsa.

iii. Menggalakkan penyelidikan yang bermutu tinggi.

iv. Memastikan mutu perkhidmatan yang disediakan sentiasa berada pada tahap yang memuaskan.

Sumber-sumber di USIM boleh digembleng untuk menyediakan khidmat perundingan serta menjalankan projek atau kontrak dengan menggunakan kepakaran dan kemudahan yang sedia ada. Dalam hal ini, peranan Biro Rundingan, PHIP ini seharusnya dilihat sebagai penyelaras yang bersifat proaktif dan berkesan, dan menentukan agar dasar-dasar universiti dipatuhi, kadar-kadar perundingan diseragamkan dan bukannya bertindak sebagai Badan Pengawas. Mutu dan kecekapan perkhidmatan yang ditawarkan melibatkan bukan sahaja nama baik staf berkenaan secara individu tetapi juga nama baik USIM.

2. PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

2.1 TAKRIFAN

Perundingan berasaskan kepakaran ditakrifkan sebagai kegiatan seseorang atau sekumpulan orang untuk memberi perkhidmatan kepakaran atau kemahiran kepada pihak yang memerlukan. Kerja-kerja sedemikian mungkin berbentuk lisan atau berbentuk laporan bertulis sebagai hasilnya. Klien bertanggungjawab sama ada menerima atau menolak nasihat tersebut.

2.2 JENIS PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

USIM melalui Biro Rundingan, Pusat Hubungan Industri dan Pengkomersialan (PHIP) menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan perundingan kepada pihak swasta dan juga badan-badan berkanun. Perkhidmatan-perkhidmatan perundingan yang diberikan berbentuk:

a) Perkhidmatan Perundingan

• Nasihat Pakar

• Analisis

• Reka bentuk

• Laporan

a) Penyelidikan kontrak

2.3 KERJA-KERJA BUKAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

a) Persidangan / Forum

b) Menjalankan kerja-kerja sebagai pemeriksa luar, penilai akademik, pensyarah jemputan atau menjalankan kursus untuk IPTA sahaja

c) Xxxxxxxxx sebagai pemeriksa tesis untuk IPT dalam dan luar negeri

x) Xxxxxxxxx sebagai penilai untuk kenaikan pangkat di IPT lain

e) Menjadi penyunting jurnal atau makalah yang berkaitan dengan profesion.

Kursus, seminar atau bengkel yang dijalankan oleh PTJ di USIM sebagai proses pengembangan dan penyebaran ilmu dan bersifat akademik tanpa apa-apa bayaran professional tidak perlu melalui PHIP.

3.0 PERKHIDMATAN LATIHAN

3.1 PENGENALAN

Perkhidmatan latihan menerusi penawaran kursus kepada pihak luar adalah sejajar dengan tanggungjawab sosial USIM kepada masyarakat dan dapat membantu usaha kerajaan dan pihak swasta memantapkan tahap kepakaran para pekerja masing-masing. USIM dengan kepakaran yang pelbagai dapat menyediakan kursus, seminar dan workshop (latihan amali) kepada pihak luar secara berkesan pada tahap yang dikehendaki. Permintaan terhadap kursus-kursus yang ditawarkan dan kursus-kursus baru dijangka akan bertambah pada masa akan datang.

3.2 JENIS PERKHIDMATAN LATIHAN

• Bengkel

• Seminar

• Program Kerjasama (Francais)

• Program Berkembar (Twinning)

• Kursus Terbuka

• Kursus Pendidikan Berterusan

• Kursus Jangka Pendek

• Kursus Khas untuk Satu jenis Kumluan klien

• Kursus komersial atau khidmat masyarakat

3.3 JENIS-JENIS KURSUS YANG DITAWARKAN

Kursus-kursus yang ditawarkan melalui Biro Rundingan terdiri daripada yang berbentuk akademik dan bukan akademik. Berikut adalah jenis-jenis kursus yang dimaksudkan:

3.3.1 Kursus Bercorak Akademik

a) Program Kerjasama (Francais)

Bagi program ini, USIM melalui salah satu Fakulti/Pusat Pengajian/Unit akan menyediakan satu pakej kurikulum daripada program pengajian yang sedia ada. Pakej ini akan digunakan oleh kolej swasta atau kerajaan bagi pengajaran di tempat masing-masing. Pihak USIM juga bertanggungjawab menyediakan modul (jika diperlukan), untuk mengawal mutu program dan membuat sebarang pengubahsuaian kurikulum (mengikut keperluan semasa) sepanjang masa kontrak. Staf USIM tidak terlibat dalam pengajaran dan tugas mereka hanyalah sebagai perunding yang menjalankan pengawasan mutu program tersebut dan menjalankan proses ke arah graduasi seperti disyaratkan oleh Universiti. Kontrak bagi sesuatu francais tidak melebihi tiga tahun. Pelajar yang telah berdaftar tidak boleh diabaikan, tetapi perlu mendapat jaminan mereka berpeluang menamatkan pengajian dengan

jayanya. Sijil/diploma akan dikeluarkan oleh USIM dan bukannya dari kolej

franchisee.

b) Program Berkembar (Twinning)

Bagi program berkembar, USIM bersama kolej berkenaan akan menjalankan program pengajian dan USIM akan menganugerahkan ijazahnya. Penuntut yang terlibat akan menjalankan sebahagian daripada tempoh pengajian mereka di kolej berkenaan dan selebihnya di USIM. Program pengajian ini adalah sepenuhnya daripada USIM. USIM bertanggungjawab menyediakan kurikulum dan mengawal mutu pengajaran. Pengajaran dikendalikan oleh staf kolej berkenaan dalam tempoh pelajar berada di kolej. USIM berhak mengenakan syarat-syarat kemasukan ke kolej tersebut bagi penuntut yang akan mengikuti program berkembar ini. Peraturan- peraturan Senat USIM terpakai sepenuhnya kerana program ini melibatkan ijazah USIM.

c) Kursus Terbuka/ Kursus Pendidikan Berterusan / Kursus Pendek

Ini melibatkan kursus-kursus yang ditawarkan oleh Fakulti/Pusat-pusat Pengajian dan Pusat Kecemerlangan di USIM. Ia dihebahkan secara am kepada sesiapa yang berminat melalui cara pengiklanan biasa (pos, pengiklanan surat khabar, dan sebagainya). Contohnya Program Pembelajaran Sepanjang Hayat yang dijalankan USIM sekarang ini.

3.3.2 Kursus Bercorak Bukan Akademik

a) Kursus Khas Untuk Satu Jenis/ Kumpulan Klien

Kursus jenis ini berbentuk khusus dan dicorakkan menurut (specialized/ tailored) kehendak pihak luar bagi perkembangan tenaga pekerja masing-masing. Kursus sedemikian dapat ditawarkan oleh satu atau gabungan beberapa Fakulti/Pusat Pengajian. Bagi kursus-kursus terbuka/kursus pendidikan berterusan dan kursus khas untuk satu jenis kumpulan klien, sijil penyertaan boleh disediakan. Sijil tersebut boleh dikeluarkan oleh Fakulti/Pusat Pengajian sendiri.

b) Kursus-kursus Berbentuk Komersial atau Khidmat Masyarakat

Kursus-kursus yang mempunyai kandungan nilai akademik yang tidak mencerminkan tahap IPT tetapi mempunyai pasaran tinggi boleh dijalankan dengan dikenakan caj. Kursus-kursus lain seperti kelas tambahan untuk sekolah-sekolah menengah dan rendah juga boleh dijalankan kerana USIM juga berperanan mengadakan kursus yang berbentuk khidmat masyarakat.

4.0 PERATURAN AM UNIVERSITI

Universiti menganggap masa profesional seseorang staf sebagai hak Universiti. Walau bagaimanapun, staf tersebut boleh menjalankan aktiviti-aktiviti profesional pada waktu- waktu tertentu pada had masa dan kebenaran tertentu.

4.1 PERATURAN PENGLIBATAN STAF USIM

i. Semua staf dilantik sebagai perunding perlu mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua PTJ

ii. Perunding harus memastikan bahawa penglibatan di dalam perkhidmatan perundingan tidak akan menjejaskan tanggungjawabnya sebagai staf Universiti dan tidak pula akan membebankan rakan-rakan lain di PTJ

iii. Perunding juga harus memastikan bahawa perkhidmatan perundingan tidak bercanggah dengan kepentingan Universiti dan mesti menurut terma rujukan kontrak perundingan.

iv. Ketua Projek bertanggungjawab melaksanakan projek, mengawal mutu kerja, memastikan ketetapan jadual kerja dan menyimpan rekod-rekod kewangan yang sempurna dengan bantuan PHIP.

v. Staf perunding bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugasnya dengan kualiti kerja yang tinggi dan dalam tempoh waktu yang ditetapkan.

vi. Ketua Projek bertanggunjawab menubuhkan kumpulan perunding dengan persetujuan ketua PTJ dan PHIP.

vii. Staf Perunding hendaklah mengutamakan kepuasan klien pada setiap masa, sama ada dalam perhubungan rasmi, penyediaan laporan atau apa jua bentuk produk perundingan yang dikehendaki oleh klien.

viii. Ketua PTJ perlu memberi kerjasama sepenuhnya kepada ketua projek dalam penyediaan dan penggunaaan kemudahan infrastruktur seperti ruang, kemudahan bangunan bagi tujuan melaksanakan perkhidmatan perundingan.

ix. Kerja-kerja yang ditawarkan kepada staf USIM hendaklah mencapai tahap yang diharapkan oleh Universiti setanding dengan pengetahuan dan kemahiran staf tersebut.

x. Staf akademik tidak seharusnya menjalankan kerja-kerja luar yang akan mengganggu tanggungjawabnya dalam pengajaran, penyelidikan atau program Universiti yang lain.

xi. Staf Universiti diperuntukkan had masa sebanyak 60 hari setiap tahun (60-Man Days) untuk kerja-kerja perundingan termasuk memberikan kursus. Lazimnya staf Universiti akan menggunakan 1 hari setiap minggu untuk kerja-kerja perundingan.

xii. Semua kerja perundingan bagi klien mestilah dilakukan dengan tahap profesional yang tinggi dan keputusan/hasilnya hendaklah dirahsiakan. Sebarang pendedahan perlu terlebih dahulu mendapat kebenaran daripada klien.

xiii. Segala surat dan dokumen serta komunikasi lain yang berkaitan dengan kerja-kerja perundingan mestilah diserahkan salinannya kepada Biro Rundingan, PHIP.

4.2 PERATURAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN USIM

i. Penggunaan kemudahan-kemudahan Universiti adalah digalakkan selagi ia tidak menjejaskan penggunaan bagi tujuan pengajaran dan penyelidikan.

SULIT

5.0 PERLANTIKAN STAF PERUNDING

5.1 Perlantikan Ketua Projek dan Perunding

i. Perlantikan Ketua Projek dan Perunding akan dibuat oleh Xxxxx (Penyelidikan dan Inovasi) setelah mendapat pengesahan ketua PTJ dan PHIP.

ii. Ketua Projek juga boleh terdiri daripada ketua PTJ

iii. PHIP tidak akan bertanggungjawab atas sebarang penglibatan Perunding yang tidak dilantik oleh Dekan (Penyelidikan dan Inovasi)

5.2 Perlantikan Pembantu Perunding (Pentadbiran & Sokongan)

i. Ketua Projek boleh mencadangkan staf sokongan dan pentadbiran sebagai pembantu perunding bagi membantu menjalankan projek perundingan.

ii. Staf Pentadbiran dan Sokongan USIM boleh terlibat membantu perkhidmatan perundingan asalkan tidak menjejaskan tugas hakiki mereka dan penglibatan tersebut mendapat kelulusan daripada ketua PTJ masing-masing dan dilantik oleh Dekan (Penyelidikan dan Inovasi)

iii. Sekiranya projek perundingan mengambil tempoh yang panjang, ketua projek digalakkan melantik staf sementara atau pembantu penyelidik. Staf tersebut dibayar dengan menggunakan peruntukan projek perundingan berkenaan.

iv. Kadar bayaran kepada staf pentadbiran dan sokongan serta staf sementara tersebut perlu dinyatakan secara terperincin dalam perjanjian projek perundingan.

6.0 PROSEDUR PERMOHONAN KERJA PERUNDINGAN

Kerja-kerja perundingan atau projek yang masuk ke USIM perlu melalui salah satu saluran berikut:

i. Biro Rundingan, PHIP;

ii. Fakulti, Pusat atau Unit;

iii. Terus kepada staf terlibat dan disalurkan ke Fakulti / Bahagian atau Biro Rundingan, PHIP.

Walau bagaimanapun, disarankan supaya pihak Biro Rundingan, PHIP dibawa berunding pada peringkat seawal yang mungkin terutamanya dalam penyediaan Cadangan Kewangan (Financial Proposal). Staf atau Fakulti/Pusat/Unit perlu berbincang dengan klien hanya tentang perkara-perkara teknikal dan metodologi kerja. Sebelum Cadangan Kewangan dikemukakan kepada klien, kebenaran bertulis daripada Biro Rundingan, PHIP diperlukan.

6.1 Kebenaran Kerja Perundingan

Apabila staf mendapat surat tawaran/jemputan menjalankan kerja perundingan daripada klien, kebenaran bagi menjalankan kerja-kerja perundingan perlu diperolehi dengan mengisi borang yang disediakan. Borang ini bersama surat tawaran klien dan belanjawan projek hendaklah dihantarkan oleh ketua projek kepada Xxxx Xxxxxxxx melalui Pengarah (PHIP) untuk kebenaran. Xxxx Xxxxxxxxx, XXXX akan memberitahu Ketua Projek dan memaklumkan kepada Xxxxxxxxx USIM supaya menyediakan invois kepada klien sebaik sahaja mendapat kebenaran daripada Xxxx Xxxxxxxx.

6.2 Akaun Tabung Perundingan

Semua pendapatan kerja perundingan akan dimasukkan di dalam Tabung Perundingan di Jabatan Bendahari USIM. Segala perbelanjaan dan pembayaran untuk kerja perundingan akan dibuat oleh ketua perunding, kecuali untuk ketua perunding sendiri yang dibuat melalui Pengarah PHIP.

6.3 Pelaksanaan Projek

Ketua Projek bertanggungjawab secara langsung terhadap pelaksanaan projek. Biro Rundingan, PHIP akan menyediakan kemudahan-kemudahan dan seliaan tertentu untuk keberkesanan perjalanan projek. Bagi kerja-kerja yang melebihi tempoh satu tahun, satu laporan tahunan tentang prestasi projek diperlukan. Satu laporan akhir mesti diserahkan kepada Biro Rundingan, PHIP apabila projek tersebut tamat.

6.4 Penyediaan Kertas Cadangan Kerja-kerja Perundingan

Staf bersama pihak Biro Rundingan, PHIP akan menyediakan kertas cadangan kewangan dengan menggunakan kadar dan kaedah belanjawan yang telah ditetapkan. Jumlah peruntukan yang dinyatakan di dalam kertas cadangan kewangan kepada klien mestilah mengambil kira kos sebenar dan pulangan kepada Universiti yang tidak kurang daripada 25%, dan dihantar bersama-sama satu jadual pembayaran yang disediakan untuk perhatian dan tindakan klien. Keuntungan dan lebihan daripada kos projek akan dimasukkan di dalam tabung perundingan.

Dua jenis cadangan kewangan perlu disediakan, iaitu:

1. Cadangan Kewangan Pertama untuk kegunaan USIM. Cadangan ini menggunakan kadar-kadar yang telah disediakan dan menunjukkan kos sebenar yang diperlukan bagi menjalankan kerja-kerja perundingan tersebut. Peratus keuntungan diputuskan dalam perbincangan bersama Xxxx Xxxxxxxxx, PHIP.

2. Cadangan Kewangan Kedua untuk klien, ialah jumlah kos sebenar dan ditambah peratus keuntungan yang telah disetujui bersama Biro Rundingan, PHIP berdasarkan cadangan teknikal. Cadangan inilah yang akan dihantarkan kepada klien bersama-sama dengan Cadangan Teknikal dan sebut harga.

Dalam penyediaan Cadangan Kewangan Pertama, perkara-perkara yang perlu diambil perhatian ialah:

i. Bilangan jam-manusia / bulan-manusia “man-hour/man-month” yang diperlukan untuk kerja tersebut melibatkan semua staf yang terlibat.

ii. Kos penyelaras atau kos pengurusan projek.

iii. Bilangan hari yang akan digunakan untuk “keluar” menjalankan kerja, iaitu

per diem, iaitu kadar mengikut hari bagi kesemua staf.

iv. Pengambilan staf sambilan (jika diperlukan).

v. Kos perjalanan, termasuk tiket kapal terbang, tol, penggunaan kenderaan sendiri, dan sebagainya.

vi. Kos alat tulis, perisian (jika perlu), kertas, insurans dan sebagainya.

vii. Kos penggunaan peralatan tertentu sama ada di dalam USIM atau di luar.

viii. Kos penyediaan laporan.

ix. Kos-kos lain yang berpatutan bagi penyediaan kerja dan penyediaan laporan pada tahap profesional.

6.5 PERMOHONAN, PENGURUSAN DAN BELANJAWAN KURSUS

Semua permohonan untuk mengadakan kursus mestilah dimajukan kepada Naib Canselor melalui Pengarah PHIP setelah mendapat sokongan daripada Ketua Jabatan. Permohonan boleh dibuat oleh penyelaras kursus dengan mengisi Borang Menjalankan Kursus.

Permohonan tersebut perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Tajuk dan sinopsis kursus.

ii. Tempoh dan jangka masa kursus.

iii. Staf yang terlibat.

iv. Bilangan peserta yang dijangkakan.

v. Kertas Cadangan kewangan/Peruntukan*.

vi. Kontrak perjanjian (jika diperlukan).

*Perincian belanjawan untuk Bahagian (v) mengandungi perkara-perkara berikut mestilah disediakan bersama kertas cadangan.

7.0 PEMBAYARAN

7.1 JENIS BAYARAN

Terdapat tiga jenis pembayaran utama yang terlibat dalam sesuatu Projek Perkhidmatan Perundingan iaitu bayaran kepada Universiti, kos projek dan bayaran balik. Pembayaran ini dibuat berdasarkan kepada kos projek dan berpandukan kepada perjanjian yang telah dipersetujui oleh pihak-pihak yang berkenaan.

a) Bayaran Universiti

Kumpulan perunding hendaklah memasukkan bayaran tambahan sebanyak

• 30% bagi agensi kerajaan kepada Universiti dan

• 60% bagi agensi swasta kepada Universiti.

b) Bayaran Profesional dan Staf

Melibatkan bayaran kepada perunding-perunding yang terlibat sama ada dari kalangan pihak pengurusan, profesional dan sub-profesional.

c) Bayaran Balik

Bayaran balik adalah bayaran dituntut daripada pelanggan ke atas perbelanjaan yang terlibat dalam perlaksanaan sesuatu projek seperti perjalanan, pengangkutan, pembelian barang-barang runcit dan sebagainya seperti yang dipersetujui terlebih dahulu dengan klien.

7.2 PERATURAN PEMBAYARAN

i. Invois untuk setiap kerja perundingan akan dikeluarkan oleh Bendahari USIM melalui PHIP setelah dimaklumkan oleh staf terlibat.

ii. Semua pembayaran perlu dibuat atas nama Bendahari USIM dengan menggunakan cek, kiriman wang atau wang pos.

iii. Komitmen bertulis atau surat persetujuan daripada klien diperlukan untuk mengesahkan tempahan kerja perundingan. Bagi kerja-kerja yang membawa implikasi perundangan, satu surat perjanjian (memorandum of agreement) perlu disediakan mengikut garispanduan yang sedang berkuatkuasa.

iv. Satu surat serahan (delivery order) perlu ditandatangani oleh klien dan klien perlu mengesahkan telah berpuas hati dengan kerja-kerja yang telah dilaksanakan. Sebarang pembetulan atau pembaikan hendaklah dibincang secara bersama pada tahap pelaksanaan kerja perundingan tersebut.

7.3 KADAR BAYARAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN (PENGAJARAN)

a) KADAR BAYARAN PROFESIONAL (SEKTOR KERAJAAN)

Kadar Bayaran Profesional Penceramah Staf USIM dan Pegawai Kerajaan adalah mengikut Pekeliling Perbendahaaran Bil. 2 Tahun 2005 seperti berikut:

Kumpulan Perkhidmatan	Kadar Bayaran Saguhati (Sejam)		Had Maksimum Sebulan	Kadar per diem
	Pensyarah / Penceramah Sambilan	Fasilitator Sambilan
Kumpulan Pengurusan	RM 300.00	RM 100.00	Tidak melebihi ½ daripada gaji bulanan pegawai
Tertinggi
Kumpulan Pengurusan &	RM 200.00	RM 100
Profesional Gred 53 & 54
Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 45 – 52	RM 150.00	RM 90.00		Mengikut kelayakan
Kumpulan Pengurusan &	RM 120.00	RM 80.00
Profesional Gred 41 – 44
Kumpulan Sokongan	RM 80.00	RM 60.00

b) KADAR BAYARAN PROFESIONAL (SEKTOR SWASTA)

Kadar Bayaran Profesional Penceramah Staf USIM di sektor swasta adalah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2002 seperti berikut:

Kelayakan Akademik	Bayaran (Sejam)
PhD	RM 400.00
Sarjana	RM 300.00
Sarjana Muda	RM 200.00
Diploma / Sijil	RM 100.00

(Sumber: Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP)

c) KADAR BAYARAN HONORARIUM STAF PENTADBIRAN & SOKONGAN Bayaran ini diberikan kepada staf bukan akademik yang membantu dalam penyediaan modul dan kuliah.

BAYARAN HONORARIUM	KOS (RM) / JAM
Pegawai Tadbir	RM 75.00 hingga RM 125.00
Staf Sokongan	RM 40.00 hingga RM 80.00
Staf Teknikal	RM 40.00 hingga RM 60.00
Kerani dan Jurutaip	RM 20.00

(* Sumber rujukan Bahagian Pembangunan Lestari dan Korporat, Universiti Sains Malaysia)

7.4 KADAR BAYARAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Kaedah penetapan yuran perunding secara input masa adalah berdasarkan kepada tempoh masa yang diperlukan bagi menyiapkan sesuatu projek/kajian kerajaan. Tempoh ini hendaklah dinyatakan dalam bentuk man-month / man day / man hour mengikut kesesuian dari segi tempoh menyempurnakan projek / kajian seperti berikut:

Kaedah bayaran input masa ini hendaklah digunakan bagi keadaan seperti:

a) Projek pembangunan fizikal yang mana bidang perkhidmatan tersebut tidak mempunyai skala yuran piawai / Scale of Fees (SOF) yang diiktiraf oleh Kementerian Kewangan;

b) Perkhidmatan perundingan bagi skop arkitek, kejuruteraan dan ukur bahan.

c) Semua kajian

d) Projek atau kajian yang melibatkan perunding asing;

e) Projek atau kajian yang dibiayai melalui pinjaman atau geran dari institusi kewangan antarabangsa atau kerajaan asing.

Pengiraan yuran perunding mengikut kaedah input masa adalah dengan menggunakan formula berikut:

YP = GP X FP X IM

YP = Yuran Perunding

GP = Gaji Pokok

FP = Xxxxxx Xxxxxxxxx (1.3 bagi ketua projek dan 1.1 bagi pembantu projek) IM = Input Masa (man-month)

(* Man-month dikira berdasarkan ketetapan 8jam sehari, 5 hari seminggu dan purata 22 hari sebulan)

Contoh

Ketua Perunding	Pembantu Perunding
GP = RM 3,310, FP = 1.3, IM = 3 Bulan YP = RM 3,310 X 1.3 X 3 = RM 12,909	GP = RM 2,510, FP = 1.1, IM = 3 Bulan YP = RM 2,510 X 1.1 X 3 = RM 8,283

(* Sumber: Garis Panduan Perundingan UPSI dan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding, Edisi 2011)

7.5 KADAR BAYARAN PERUNDINGAN PER DIEM

Rajah berikut menunjukkan kadar-kadar bayaran maksimum perundingan per diem mengikut kategori staf: (*Kadar bayaran ini telah diluluskan pada MPU, 29 Jun 2009)

a) Kadar Bayaran Honorarium kepada Staf bagi kerja perundingan di sektor kerajaan

Kategori Staf	Kadar Maksimum Sehari (man-day) seorang	Kadar Bayaran maksimum sejam (man-hour) seorang	Kadar Bayaran Per diem (sehari)
Perunding Utama	RM 400	RM 50	*Mengikut kelayakan
Perunding Sokongan (Pegawai Tadbir, Pegawai Sains)	RM 200	RM 25	*Mengikut kelayakan
Staf Teknikal, Kerani	RM 80	RM 10	*Mengikut kelayakan
Staf Am	RM 40	RM 5	*Mengikut kelayakan

(*Sumber: Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005)

b) Kadar Bayaran Honorarium kepada staf bagi kerja perundingan di sektor swasta

Kategori Staf	Kadar Maksimum Sehari (man-day) seorang	Kadar Bayaran maksimum sejam (man-hour) seorang	Kadar Bayaran Per diem (sehari)
Perunding Utama	RM 800	RM 100	*Mengikut kelayakan
Perunding Sokongan (Pegawai Tadbir, Pegawai Sains)	RM 400	RM 50	*Mengikut kelayakan
Staf Teknikal, Kerani	RM 160	RM 20	*Mengikut kelayakan
Staf Am	RM 80	RM 10	*Mengikut kelayakan

(Sumber: Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005)

7.6 POTONGAN BAYARAN HONORARIUM STAF KEPADA UNIVERSITI

Kadar bayaran honorarium atau saguhati staf kepada Universiti yang melakukan kerja luar atau kerja perundingan melalui PTJ sama ada di sektor kerajaan atau swasta. Kadar potongan yang dicadangkan adalah seperti berikut:

Jumlah honorarium	Bahagian Staf	Bahagian Tabung Rundingan USIM
RM 0 - RM 10,000	100%	0
RM 10,001 dan keatas	85%	15%

(Sumber: Garis Panduan Perundingan UNIMAP)

7.7 KOS PERSIAPAN PROJEK

1. Kos persiapan, yang melibatkan perbincangan dengan klien, pengangkutan, perhubungan dan sebagainya,

2. Kos langsung terdiri daripada kos bahan dan kos perkhidmatan. Kos bahan ialah semua kos barang untuk melaksanakan aktiviti tersebut. Kos perkhidmatan pula termasuk perjalanan, percetakan, makanan dan sebagainya.

3. Kos ’over-head’ merupakan 20% daripada jumlah kos langsung dan honorarium dan dimasukkan ke dalam Tabung Perundingan USIM

4. Kos Perundingan = Kos langsung + bayaran honorarium + kos ’over-head

5. Kos pengurusan sebanyak 2.5% akan diserahkan kepada PHIP untuk tujuan pengurusan dan pentadbiran. Kos pengurusan termasuklah kos pentadbiran yang mana meliputi pengurusan rekod, penyediaan dokumen dan lain-lain yang perlu bagi melicinkan program.

6. Jumlah kos merupakan penjumlahan bagi semua bayaran-bayaran dan kos-kos termasuklah bayaran honorarium pensyarah, bayaran kepada jabatan yang menganjur, bayaran penyediaan nota dan modul, kos bahan yang digunakan untuk menjalankan aktiviti dan kos pengurusan.

7. Kos bayaran Penyelaras adalah sebanyak RM 300.00 bagi tempoh program tersebut.

8. Kadar pemeriksaan akhir (hanya satu untuk satu kursus) ialah:

TAHAP KURSUS	KOS BAGI SETIAP SKRIP KERTAS
Sijil	RM 10
Diploma	RM 10
Ijazah	RM 10

(Sumber: Garis Panduan Perundingan UNIMAP)

Perkara 1, 2, 3, 9 dan 10 akan dibayar terus kepada staf. Bagi perkara-perkara 4, 5, 6, 7 dan 8, resit dan pengakuan perbelanjaan mestilah dikemukakan.

9. Berikut adalah butiran bagi kos setiap perkara.

PERKARA	KOS (RM)
Kos penyediaan modul untuk peserta kursus	RM 100.00 setiap modul
Kos penyediaan nota untuk peserta kursus (menaip, alat tulis dan mencetak)	RM 30.00 setiap peserta yang dijangkakan
Kos jamuan dan keraian (sarapan pagi, minum pagi, makan tengahari, minum petang)	RM 30.00 bagi sarapan pagi, minum pagi, makan tengahari dan minum petang (Bilangan peserta + 10) x RM 30.00
Kos pengiklanan	10% daripada kos perbelanjaan dan tidak melebihi RM 1,000
Kos persiapan yang melibatkan perbincangan dengan klien, pengangkutan, perhubungan dan sebagainya	Jika berkenaan
Kos penggunaan peralatan dan kemudahan di USIM	Seperti yang telah ditetapkan oleh USIM

7.8 KADAR BAYARAN UNTUK LAIN-LAIN KURSUS

Berikut adalah garis panduan kasar bagi penyediaan peruntukan kewangan. Peruntukan kewangan sebenar bergantung pada keperluan klien dan jenis kursus yang diberikan. Garis panduan berikut adalah bersesuaian dengan konsep “Kos Pengendalian ++” dengan caj yang dikenakan mengambilkira bukan sahaja kos pengendalian sebenar tetapi termasuk kos-kos tak langsung yang akan memberi pulangan kepada universiti. Bagi Kursus Francais, Berkembar dan sebagainya beberapa aspek lain yang perlu diambil kira ialah:

a. Kos penyediaan modul dan pakej (modul hakmilik USIM).

b. Kos pembaharuan dan pengubahsuaian program yang berterusan.

c. Kos pengawasan dan pengawalan kualiti program oleh USIM.

d. Tempoh setiap perjanjian untuk kursus jenis francais dicadangkan tidak melebihi tiga tahun.

Biro Rundingan akan membuat pengiraan caj dikenakan kepada klien berasaskan kepada Cadangan Kewangan yang diterima oleh pihak penyedia dan mengambil kira kos tak langsung serta aspek nilai tambah lain. Sebagai panduan, tambahan kos adalah pada kadar 30% - 60% mengikut sama ada klien adalah agensi kerajaan atau swasta.

7.9 Mod Pembayaran

Pada lazimnya, semua pembayaran yuran kursus diselesaikan sebelum atau semasa pendaftaran kursus.

a) Bagi kursus-kursus yang mengambil masa lebih daripada 1 minggu dan kurang daripada satu tahun, mod pembayaran yang dicadangkan adalah seperti berikut:

Sebaik sahaja kontrak ditandatangan : 60% Sebelum sijil disediakan : 40%

b) Bagi kursus-kursus yang mengambil masa lebih daripada satu tahun mod pembayaran yang dicadangkan ialah:

Sebaik sahaja kontrak ditandatangani:	30%
Tamat semester 1:	30%
Tamat semester 2:	20%
Sebelum keputusan peperiksaan dikeluarkan:	20%

2.4.6 Kontrak/Surat Perjanjian

Sebelum sesuatu kerja perundingan dijalankan, pihak klien mestilah menyediakan surat tawaran rasmi kepada USIM untuk menjalankan kerja-kerja tersebut. Kerja-kerja yang melibatkan kontrak perlulah disemak terlebih dahulu oleh peguam USIM. Kesemua kontrak atau surat perjanjian akan ditandatangani oleh Xxxx Xxxxxxxx atau wakilnya.

8.0 CARTA ALIR

CARTA ALIR PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN

Pelanggan mempelawa kertas cadangan kerja

USIM

STAF/ FAKULTI

Mengenalpasti kakitangan/Fakulti

PROSES PENYEDIAAN CADANGAN KEWANGAN

Ya Tawaran rasmi diberikan

PELANGGAN SETUJU

Tidak

Kertas cadangan

Cadangan teknikal

Cadangan kewangan

Staf bersama Penyelaras

Penyediaan kertas cadangan

atau

overhead

Xxxxx “man- days”

Per diem/kerja luar

Peralatan

Menaipkan laporan

Mencetak dsb

Kakitangan sambilan

Bahan guna habis

Perjalanan/ perhubungan

Kos + Keuntungan

CARTA ALIR PROSES KELULUSAN DAN PELAKSANAAN PROJEK

Proses Kelulusan

Jadual pembayaran dimaklumkan kepada Biro Rundingan

Membuka akaun

Menjalankan kerja perundingan/ projek

Menyediakan laporan

Projek Tamat

Laporan kepada pelanggan

Salinan kepada Biro Rundingan

Staf/ Penyelaras

Dekan

Pengarah PPSHK

Pendaftar

Naib Canselor

Kelulusan

Salinan

Disertakan:

Borang

Surat tawaran Cadangan teknikal

Cadangan kewangan USIM

Tawaran pelanggan

Proses Pelaksanaan Projek

CARTA ALIR PERMOHONAN UNTUK MENAWARKAN KURSUS

Naib Canselor

Penyelaras Pengiklanan

Perhubungan Pentadbiran Jamuan/makan

Jam Kuliah Jam Makmal

Menaip

Mencetak dan sebagainya

Kos Sebenar

Perbincangan bersama Biro Rundingan bagi mendapatkan belanjawan yang tepat.

Belanjawan

Biro Run ding an

Pengarah PPSHK

Pengesahan Dekan atau Ketua Jabatan

Permohonan untuk menawarkan kursus

Penyediaan

Kelulusan

Tajuk, sinopsis dan masa.

Borang

Belanjawan

Keuntungan

8.0 RUJUKAN

Berikut adalah sumber-sumber rujukan yang telah dibuat bagi merangka dasar perundingan USIM

a) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005

b) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005

c) Garis Panduan Menjalankan Kerja Perundingan USIM, 2009

d) Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP, 2007

e) Garis Panduan Perundingan UTeM,

f) Garis Panduan Kerja Perundingan UM, 2008

g) Garis Panduan dan Peraturan PPTP UNIMAS, 2002

h) Garis Panduan Perundingan UPSI

i) Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UKM Pakarunding Sdn. Bhd.

j) Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding, Edisi 2011

Untuk keterangan lanjut sila hubungi:

Biro Rundingan

Pusat Hubungan Industri dan Pengkomersialan Aras 1, Pusat Komersil,

Universiti Sains Islam Malaysia 71800 Nilai

Negeri Sembilan Darul Khusus

Tel : 000-000 0000 / 6466

Faks : 000-000 0000