TATA TERTIB
TATA TERTIB
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN DAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA PT ASURANSI JIWA SINARMAS MSIG Tbk
(“Perusahaan”)
I. Ketentuan Umum
Rapat ini adalah Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa PT Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG Tbk (selanjutnya disebut “Rapat”).
II. Waktu dan Tempat
Rapat ini diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal | : | Selasa, 27 Juni 2023 |
Waktu | : | 14.00 WIB – selesai |
Tempat | : | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxx, Xxxxx XX, Xxxxxx 00 Xx. M.H. Thamrin No. 51, Jakarta Pusat |
III. Mata Acara Rapat
Mata Acara Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST):
1. Persetujuan Laporan Tahunan Perusahaan yang telah ditelaah oleh Dewan Komisaris, termasuk Laporan Tugas Pengawasan Dewan Komisaris dan Pengesahan Laporan Keuangan Perusahaan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2022.
2. Persetujuan penetapan penggunaan laba bersih Perusahaan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2022.
3. Persetujuan pendelegasian wewenang kepada Dewan Komisaris atau usulan Komite Nominasi dan Remunerasi Perusahaan mengenai penetapan gaji, tunjangan, tantiem, dan/atau bonus kepada para anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perusahaan untuk tahun buku 2023.
MEETING RULES
ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS AND
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
PT ASURANSI JIWA SINARMAS MSIG Tbk
("Company")
I. General requirements
This meeting is the Annual General Meeting of Shareholders and the Extraordinary General Meeting of Shareholders of PT Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG Tbk (hereinafter referred to as the “Meeting”).
II. Time and Place
This Meeting is held on:
Day/Date | : | Xxxxxxx, Xxxx 27, 2023 |
Time | : | 14.00 WIB – finish |
Location | : | Sinarmas Land Plaza, Tower II, 39th Floor, Jl. M.H. Thamrin No. 51, Central Jakarta |
III. Meeting Agenda
Agenda for the Annual General Meeting of Shareholders (AGMS):
1. Approval of the Company’s Annual Report that has been reviewed by the Board of Commissioners, including the Supervisory Report of the Board of Commissioners and Financial Statements of the Company for the financial year ended on 31 December 2022.
2. Approval of the appropriation of the Company’s net profit for the financial year ended on 31 December 2022.
3. Approval of the delegation of authority to the Board of Commissioners on the proposal of the Nomination and Remuneration Committee of the Company regarding the determination of salary, allowance, tantiem, and/or bonuses to members of the Board of Directors and the Board of Commissioners of the Company for the financial year 2023.
4. Persetujuan pendelegasian wewenang kepada Dewan Komisaris Perusahaan untuk menunjuk Akuntan Publik yang akan memeriksa Laporan Keuangan Perusahaan tahun buku 2023. 5. Pengangkatan Kembali Direksi, Dewan Komisaris, dan Dewan Pengawas Syariah (sebagaimana disetujui oleh Komite Nominasi dan Remunerasi). Mata Acara Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPSLB): 1. Persetujuan atas Perubahan Pasal 1 ayat (1) Anggaran Dasar Perusahaan mengenai Nama dan Tempat Kedudukan. 2. Persetujuan atas Perubahan Logo Perusahaan. | 4. Approval of the delegation of authority to the Company's Board of Commissioners to appoint a Public Accountant to examine the Company’s Financial Statements for the financial year 2023. 5. Approval on the Reappointment of the Board of Directors, Board of Commissioners, and Sharia Supervisory Board (as evaluated by Nomination and Remuneration Committee). Agenda for the Extraordinary General Meeting of Shareholders (EGMS): 1. Approval on the Change of Article 1 Paragraph 1 of Company's Article of Association regarding Company's Name and Domicile. 2. Approval on the Change of Company’s Logo. |
IV. Peserta Rapat a. Pemegang Saham yang berhak menghadiri Rapat adalah Pemegang Saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perusahaan, atau pemilik saldo rekening efek di Penitipan Kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) pada hari Rabu, 31 Mei 2023, sampai dengan pukul 16.00 WIB. b. Pemegang Saham yang tidak dapat hadir, dapat diwakili oleh Pemegang Saham lain atau orang lain dengan surat kuasa. c. Pimpinan Rapat dan/atau petugas registrasi berhak meminta dan/atau diperlihatkan bukti oleh Pemegang Saham atau kuasanya yang sah dan/atau undangan bahwasannya yang bersangkutan berhak menghadiri Rapat. d. Anggota Direksi, Dewan Komisaris, dan karyawan Perusahaan dapat bertindak selaku Kuasa Pemegang Xxxxx dalam Rapat, namun suara yang mereka keluarkan selaku kuasa dalam Rapat tidak dihitung dalam pemungutan suara. e. Peserta Rapat mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan/atau bertanya dan memberikan suara dalam setiap mata acara Rapat. x. Xxmegang Saham atau kuasanya yang datang setelah ditutupnya masa registrasi, tetap dapat mengikuti Rapat namun suaranya tidak dihitung dan/atau tidak dapat mengajukan pertanyaan atau pendapat dalam sesi tanya jawab. | IV. Meeting Participants a. Shareholders who are entitled to attend the Meeting are Shareholders whose names are recorded in the Company's Register of Shareholders, or owners of securities account balances at the Collective Custody of PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) on Wednesday, May 31, 2023, up to 16.00 WIB. b. Shareholders who are unable to attend may be represented by other Shareholders or other persons with a power of attorney. c. The Chairman of the Meeting and/or the registration officer has the right to request and/or be shown evidence by the Shareholders or their legal proxies and/or an invitation that such person has the right to attend the Meeting. d. Members of the Board of Directors, Board of Commissioners, and employees of the Company may act as Proxy of Shareholders at the Meeting, but the votes they cast as proxies at the Meeting are not counted in the voting. e. Meeting participants have the right to express opinions and/or ask questions and vote in each agenda item of the Meeting. f. Shareholders or their proxy who arrive after the closing of the registration period can still attend the Meeting, but their votes are not counted and/or cannot ask questions or opinions in the question-and-answer session. |
V. Undangan Merupakan pihak yang bukan Pemegang Saham Perusahaan atau kuasanya yang sah, yang hadir atas undangan Direksi serta tidak mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan memberikan suara dalam Rapat. | V. Invitation Are parties who are not Shareholders of the Company or their legal proxies, who are present at the invitation of the Board of Directors and do not have the right to express opinions and vote at the Meeting. |
VI. Bahasa Rapat akan diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia, dengan tetap memerhatikan hal-hal sebagaimana dimaksud dalam Ketentuan IX butir e Tata Tertib Rapat ini. | VI. Language The Meeting will be held in Bahasa Indonesia, with due regard to the matters as referred to in Provisions IX point e of this Meeting Rules. |
VII. Pimpinan Rapat Berdasarkan Pasal 10 ayat (12) huruf (a) Anggaran Dasar Perusahaan yang menyatakan bahwa Rapat dipimpin oleh anggota Dewan Komisaris yang dipilih oleh Rapat Dewan Komisaris, dan dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tidak hadir atau berhalangan hadir, maka Rapat dipimpin oleh salah seorang anggota Direksi. Oleh karena itu, berdasarkan hasil Keputusan Dewan Komisaris Perusahaan tertanggal 28 Maret 2023, Rapat dipimpin oleh Xxxxx Xxxxxx selaku Presiden Direktur dan dibantu oleh Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx selaku Direktur Perusahaan. | VII. Chairman of the Meeting Based on Article 10 paragraph 12 letter (a) of the Company's Articles of Association which states that the Meeting is chaired by a member of the Board of Commissioners who is elected by the Meeting of the Board of Commissioners, and in the event that all members of the Board of Commissioners are absent or unable to attend, the Meeting shall be chaired by a member of the Board of Directors. Therefore, based on the Decision of the Board of Commissioners of the Company dated March 28, 2023, the Meeting is chaired by Mr. Xxxxxx as President Director and supported by Mr. Xxxxxx Xxxxxxxx as Director of the Company. |
VIII. Kuorum Kehadiran 1. Kuorum Kehadiran RUPST Berdasarkan Pasal 11 ayat (2) huruf (a) Anggaran Dasar Perusahaan: Mata Acara pertama sampai dengan kelima RUPST adalah sah apabila dihadiri oleh Pemegang Saham yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah. | VIII. Attendance Quorum 1. Attendance Quorum AGMS Based on Article 11 paragraph (2) letter (a) of the Company's Articles of Association: The first until the fifth Agenda of AGMS is valid if attended by Shareholders representing more than 1/2 (one half) of the entire shares qualified to vote validly. |
2. Kuorum Kehadiran RUPSLB ▪ Berdasarkan Pasal 12 ayat (1) Anggaran Dasar Perusahaan: Mata Acara pertama RUPSLB adalah sah apabila dihadiri oleh Pemegang Saham yang mewakili lebih dari 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah. ▪ Berdasarkan Pasal 11 ayat (2) huruf (a) Anggaran Dasar Perusahaan: Mata acara kedua RUPSLB adalah sah apabila dihadiri oleh Pemegang Saham yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah. | 2. Attendance Quorum EGMS ▪ Based on Article 12 paragraph (1) of the Company’s Article of Association: The first Agenda of EGMS is valid if attended by Shareholders representing more than 2/3 (two third) of total entire shares qualified to vote validly. ▪ Based on Article 11 paragraph (2) letter (a) of the Company's Articles of Association: The second Agenda of EGMS is valid if attended by Shareholders representing more than 1/2 (one half) of total entire shares qualified to vote validly. |
IX. Tanya Jawab a. Dalam setiap mata acara Rapat, diberikan kesempatan untuk tanya jawab. Kecuali Pimpinan Rapat menentukan lain, tanya jawab hanya dilakukan dalam 1 (satu) sesi saja untuk setiap mata acara. b. Pertanyaan hanya dapat diajukan oleh para Pemegang Saham atau kuasanya yang sah pada waktu yang ditentukan setelah selesainya pemaparan mata acara Rapat dan sebelum dilakukannya pemungutan suara. Pertanyaan yang diajukan harus berhubungan langsung dengan mata acara yang dibicarakan. c. Pemegang Saham atau kuasanya yang sah yang ingin mengajukan pertanyaan atau menyatakan pendapat diminta untuk mengangkat tangan, dan selanjutnya Pimpinan Rapat akan meminta yang bersangkutan untuk menyebutkan nama serta jumlah saham yang dimiliki atau diwakilinya. d. Setelah dipersilakan oleh Pimpinan Rapat, Pemegang Saham atau kuasanya dapat mengajukan pertanyaan secara lisan maupun tertulis. Jika pertanyaan diajukan secara tertulis, maka Pemegang Saham atau kuasanya diharapkan mengisi Formulir Pertanyaan yang dapat diperoleh dari petugas untuk selanjutnya diteruskan kepada Pimpinan Rapat. | IX. Question and Answer a. In each agenda item of the Meeting, an opportunity is given for questions and answers. Unless the Chairman of the Meeting determines otherwise, the question-and- answer session will only be conducted in 1 (one) session for each agenda item. b. Questions can only be asked by the Shareholders or their legal proxies at a specified time after the presentation of the agenda of the Meeting and before the voting is conducted. The questions asked must relate directly to the agenda being discussed. c. Shareholders or their legal proxies who wish to ask questions or express opinions are asked to raise their hands, and then the Chairman of the Meeting will ask them to state the name and number of shares owned or represented. d. After being invited by the Chairman of the Meeting, Shareholders or their proxy can ask questions orally or in writing. If the question is submitted in writing, the Shareholders or their proxy are expected to fill out the Question Form which can be obtained from the officer to be forwarded to the Chairman of the Meeting. |
e. Dengan mengacu pada Ketentuan VI Tata Tertib Rapat ini, yaitu bahwa Rapat akan diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia, maka untuk Pemegang Saham yang tidak dapat berbahasa Indonesia, pertanyaan dapat ditulis dalam Bahasa Inggris. Setelah Formulir Pertanyaan diserahkan kepada Pimpinan Rapat, Pimpinan Rapat akan mensarikan pertanyaan yang diajukan dalam Bahasa Indonesia dan selanjutnya Pimpinan Rapat atau pihak yang dimintakan bantuannya oleh Pimpinan Rapat akan menjawab pertanyaan atau memberikan tanggapan atas pertanyaan tersebut dalam Bahasa Indonesia. f. Direksi akan memberikan jawaban atau tanggapan terhadap masing-masing pertanyaan yang diajukan, dan untuk hal ini dapat meminta pihak lain yang berkompeten untuk memberikan jawaban atau tanggapan. | e. By referring to Provisions VI of the Meeting Rules, that the Meeting will be held in Bahasa Indonesia, then for Shareholders who cannot speak Bahasa Indonesia, questions can be written in English. After the Question Form is submitted to the Chairman of the Meeting, the Chairman of the Meeting will summarize the questions asked in Bahasa Indonesia and then the Chairman of the Meeting or the party whose assistance is requested by the Chairman of the Meeting will answer the question or provide responses to the question in Bahasa Indonesia. f. The Board of Directors will provide answers or responses to each of the questions asked, and for this matter they may ask other competent parties to provide answers or responses. |
X. Keputusan 1. Sesuai dengan ketentuan Pasal 11 ayat (15) Anggaran Dasar Perusahaan, semua keputusan Rapat diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil melalui pemungutan suara. a. Keputusan RUPST ▪ Mata Acara pertama sampai dengan kelima RUPST: keputusan adalah sah jika disetujui oleh lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang dikeluarkan secara sah dalam Rapat. b. Keputusan RUPSLB ▪ Mata acara pertama RUPSLB: keputusan adalah sah jika disetujui oleh lebih dari 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang dikeluarkan secara sah dalam Rapat. ▪ Mata Acara kedua RUPSLB: keputusan adalah sah jika disetujui oleh lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang dikeluarkan secara sah dalam Rapat. | X. Decision 1. In accordance with Article 11 paragraph (15) Company's Articles of Association, all decisions of the Meeting are taken based on deliberation for consensus. In the event that a deliberation decision for consensus is not reached, the decision is taken by voting. a. AGMS Decision ▪ The first until the fifth Agenda of AGMS: decision is valid if approved by Shareholders representing more than 1/2 (one half) of the total shares with valid voting rights. b. EGMS Decision ▪ The first Agenda of EGMS: decision is valid if approved by Shareholders representing more than 2/3 (two third) of the total shares with valid voting rights. ▪ The second Agenda of EGMS: decision is valid if approved by Shareholders representing more than 1/2 (one half) of the total shares with valid voting rights. |
2. Tiap-tiap saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara. Apabila seorang Pemegang Saham memiliki lebih dari 1 (satu) saham, maka yang bersangkutan hanya dapat memberikan suara 1 (satu) kali saja yang mewakili seluruh jumlah saham yang dimiliki. | 2. Each share entitles its holder to cast 1 (one) vote. If a Shareholder owns more than 1 (one) share, then such person can only vote 1 (one) time representing the total number of shares owned. |
XI. Pemungutan Suara Pengambilan keputusan dilakukan melalui pemungutan suara dengan ketentuan sebagai berikut: a. Untuk pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang hadir secara fisik: 1) Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang memberikan suara tidak setuju maupun abstain diminta untuk mengangkat tangan dan menginformasikan nama dan jumlah sahamnya, kemudian Notaris akan menghitung suara yang diwakili mereka. 2) Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang tidak mengangkat tangan dianggap memberikan suara setuju. 3) Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang hadir secara fisik dan meninggalkan ruangan Rapat pada saat pemungutan suara dianggap memberikan suara setuju. b. Untuk Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham yang hadir secara elektronik: 1) Proses pemungutan suara secara elektronik akan berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada menu E- meeting Hall, sub menu Live Broadcasting, selama masa pemungutan suara melalui layar E- meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh Perusahaan. Perusahaan memberikan waktu maksimum selama 5 (lima) menit kepada Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham untuk pemungutan suara secara elektronik untuk setiap mata acara rapat. | XI. Voting Decisions are made through voting with the following conditions: a. For Shareholders or their proxy who are physically attend: 1) Shareholders or their proxy who vote disagree or abstain are asked to raise their hands and inform the name and number of shares, then the Notary will count the votes they represent. 2) Shareholders or their proxy who do not raise their hands are deemed to cast in favor. 3) Shareholders or their proxy who are physically attend and leave the Meeting room when voting session are considered to cast in favor. b. For Shareholders or their proxy who attend electronically: 1) The process of electronic voting will be through eASY.KSEI application on the E- meeting Hall menu, Live Broadcasting sub menu, during the voting period through the E-meeting Hall screen on the eASY.KSEI application opened by the Company. The Company gives a maximum time of 5 (five) minutes to the Shareholders or their proxy for voting electronically for each meeting agenda. |
2) Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’. Apabila Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ] has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan. 3) Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham yang hadir secara elektronik dapat memberikan suara sejak pemanggilan Rapat sampai dengan pembukaan masing-masing mata acara dalam Rapat. Pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang telah memberikan suaranya secara elektronik dapat mengubah atau mencabut pilihan suaranya paling lambat sebelum pimpinan Rapat memulai pemungutan suara untuk pengambilan keputusan pada masing- masing mata acara Rapat. Jika suara yang diberikan sebelum pelaksanaan Rapat tidak diubah atau dicabut, suara tersebut bersifat mengikat pada saat pimpinan Rapat menutup pemungutan suara untuk pengambilan keputusan pada masing-masing mata acara Rapat. c. Suara blanko/abstain dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas. d. Pada akhir pemungutan suara, Xxxxxxx akan membacakan hasil pemungutan suara tersebut. Hal-hal yang terjadi selama berlangsungnya Rapat yang belum diatur dalam Tata Tertib ini, akan ditentukan pengaturannya oleh Pimpinan Rapat dengan memerhatikan Anggaran Dasar Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. | 2) During electronic voting process, the status of "Voting for agenda item no [ ] has started" will be seen in the 'General Meeting Flow Text' column. If the Shareholders or their proxy do not vote for a certain agenda of the Meeting until the status of the Meeting as shown in the 'General Meeting Flow Text' column changes to "Voting for agenda item no [ ] has ended", it will be considered to cast Abstain for the relevant agenda of the Meeting. 3) Shareholders or their Proxy who are present electronically can vote since the Calling of the Meeting until the opening of each agenda item in the Meeting. Shareholders or their proxy who have cast their votes electronically may change or revoke their voting choices at the latest before the Chairman of the Meeting begin the voting decision on each agenda of the Meeting. If the votes cast prior to the Meeting are not amended or revoked, the votes are binding when the Chairman of the Meeting closes the voting for decision making in each Meeting agenda. c. A blank/abstain vote is considered to have the same vote as the majority vote. d. In the end of the voting, the Notary will read out the results of the voting. Matters that occur during the Meeting that have not been regulated in this Meeting Rules, will be determined by the Chairman of the Meeting in accordance with the Company's Articles of Association and the prevailing laws and regulations. |
Jakarta PT Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG Tbk Direksi / Board of Director |