TATA TERTIB
TATA TERTIB
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA TAHUN 2024
PT BANK PEMBANGUNAN DAERAH
JAWA TIMUR Tbk (Perseroan)
1. Umum
Rapat Umum Pemegang Saham ini adalah Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa Tahun 2024 Perseroan (selanjutnya disebut ”Rapat”).
2. Waktu dan Tempat Rapat
Rapat diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Kamis/ 26 September 2024 Waktu : 09.00 WIB – selesai Tempat : Ruang Bromo Kantor Pusat
Perseroan
Jalan Xxxxxx Xxxxxxx Nomor 98-104 Surabaya
3. Mata Acara Rapat
1. Perubahan Anggaran Dasar
2. Persetujuan Aksi Korporasi Perseroan
3. Perubahan Susunan Pengurus Perseroan.
4. Peserta Rapat
a) Peserta Rapat adalah para pemegang saham Perseroan atau kuasanya yang
Sah yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan dan/atau pemilik saham Perseroan dalam sub rekening efek di PT Kustodian Sentral Efek Indonesia pada penutupan perdagangan saham Perseroan di Bursa Efek Indonesia pada tanggal 3 September 2024 ;
b) Peserta Rapat mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan/atau bertanya serta memberikan suara dalam setiap Mata Acara Rapat;
c) Pimpinan Rapat berhak meminta agar surat kuasa untuk mewakili pemegang saham diperlihatkan kepadanya pada waktu rapat diadakan.
d) Peserta Rapat yang datang terlambat setelah ditutupnya masa registrasi masih diperbolehkan untuk mengikuti acara Rapat namun suaranya tidak dihitung dan tidak dapat berpartisipasi dalam sesi tanya jawab.
5. Undangan
Pihak yang bukan pemegang saham Perseroan yang hadir atas undangan Perseroan tidak mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan/atau bertanya serta memberikan suara dalam Rapat.
6. Bahasa
Rapat akan diselenggarakan dengan menggunakan Bahasa Indonesia.
7. Pimpinan Rapat
Rapat dipimpin oleh seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris. Dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tidak hadir atau berhalangan karena sebab apapun yang tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga, Rapat dipimpin oleh salah seorang anggota Direksi yang ditunjuk oleh Direksi. Dalam hal semua anggota Direksi tidak hadir atau berhalangan, maka Rapat dipimpin oleh pemegang saham yang hadir dalam Rapat yang ditunjuk dari dan oleh Peserta Rapat.
8. Kuorum
Berdasarkan ketentuan dalam Anggaran Dasar Perseroan dan ketentuan peraturan yang berlaku, persyaratan tentang kuorum Rapat adalah sebagai berikut :
• Untuk Mata Acara Rapat Pertama sampai Mata Acara Ketiga Rapat dihadiri oleh pemegang saham atau kuasanya yang sah yang mewakili lebih dari 1/2 (satu perdua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah dan keputusan Rapat disetujui oleh lebih dari 1/2 (satu perdua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan
hak suara yang hadir dalam Rapat kecuali ditentukan lain.
9. Tanya Jawab
Dalam pembahasan setiap mata acara Rapat, Pimpinan Rapat akan memberikan kesempatan kepada para pemegang saham atau kuasanya yang sah untuk mengajukan pertanyaan dan atau pendapatnya sebelum diadakan pemungutan suara mengenai hak yang bersangkutan.
Prosedur yang akan ditempuh :
a) Pimpinan Rapat akan memberikan kesempatan kepada para pemegang saham atau kuasanya untuk bertanya dan atau menyatakan pendapat dimana perlu, kesempatan tersebut akan diberikan untuk setiap Mata Acara Rapat maksimal akan dibacakan 3 (tiga) pertanyaan.
b) Hanya pemegang saham atau kuasanya yang sah yang berhak untuk mengajukan pertanyaan dan atau menyatakan pendapat.
c) Proses penyampaian pertanyaan dan/atau pendapat bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang Sah yang hadir secara fisik dalam Rapat sebagai berikut :
• Para pemegang saham atau kuasanya yang Sah yang ingin mengajukan pertanyaan atau menyatakan
pendapat diminta untuk mengangkat tangan, dan kepada mereka akan diberikan lembar pertanyaan.
• Lembar pertanyaan tersebut harus diserahkan kepada petugas untuk selanjutnya disampaikan kepada Pimpinan Rapat.
d) Proses penyampaian pertanyaan dan/atau pendapat bagi Pemegang Saham yang hadir atau kuasanya yang Sah secara elektronik dalam Rapat melalui eASY.KSEI sebagai berikut :
• Pertanyaan dan/atau pendapat disampaikan melalui fitur chat pada kolom ‘Electronic Option’ yang tersedia dalam layar E-Meeting Hall di eASY.KSEI;
• Pertanyaan dan/atau pendapat dapat disampaikan selama kolom ‘General Meeting Flow Text’ berstatus “discussion started for agenda item no. [...]”
e) Ketentuan penyampaian pertanyaan dan/atau pendapat bagi Pemegang Saham atau kuasanya yang hadir fisik maupun secara elektronik dalam Rapat :
• Pemegang Saham menuliskan namanya, jumlah sahamnya yang dimiliki, serta pertanyaan dan/atau pendapatnya;
• Bagi penerima kuasa, penyampaian secara tertulis harus dilengkapi dengan keterangan nama Pemegang Saham dan besar kepemilikan sahamnya, lalu diikuti dengan pertanyaan dan/atau pendapat terkait.
f) Setiap pertanyaan dan atau pendapat yang diajukan oleh pemegang saham harus memenuhi syarat bahwa menurut pendapat Pimpinan Rapat hal tersebut berhubungan langsung dengan acara Rapat yang sedang dibicarakan.
g) Pimpinan Rapat akan membacakan pertanyaan dan pendapatnya satu per satu dan mempersilahkan Direksi atau Dewan Komisaris atau Lembaga dan atau Profesi Penunjang untuk menjawab atau menanggapi pertanyaan tersebut.
h) Setelah pertanyaan dijawab atau ditanggapi, akan dilakukan pemungutan suara, hanya pemegang saham atau kuasanya yang sah yang berhak untuk mengeluarkan suara.
10. Pengambilan Keputusan
a) Setiap pemegang saham dapat diberikan hak mengeluarkan 1 (satu) suara, apabila seorang pemegang saham mempunyai suara lebih dari satu
saham, maka ia diminta untuk memberikan suaranya satu kali saja dan suaranya itu mewakili seluruh jumlah saham yang dimilikinya.
b) Pemungutan suara bagi Pemegang Saham dalam bentuk warkat (script) yang hadir secara fisik dalam Rapat dilakukan dengan tata cara sebagai berikut :
• Pemungutan suara akan dilakukan dengan mekanisme “Mengangkat Tangan dan menyerahkan kartu suara”;
• Pertama, bagi yang Tidak Setuju diminta untuk mengangkat tangan dan menyerahkan kartu suaranya kepada Petugas;
• Kedua, bagi yang Memberikan suara Abstain (tidak memberikan suara) diminta untuk mengangkat tangan dan menyerahkan kartu suaranya kepada Petugas.
c) Proses pemungutan suara bagi Pemegang Saham yang hadir secara elektronik dalam Rapat melalui eASY.KSEI (e-Voting) dilakukan dengan tata cara sebagai berikut :
• Proses pemungutan suara berlangsung di eASY.KSEI pada menu
E-Meeting Hall, sub menu
Live Broadcasting;
• Pemegang Saham yang hadir atau memberikan kuasa secara elektronik dalam Rapat melalui eASY.KSEI, namun belum menetapkan pilihan suara, memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara dibuka melalui layar E-Meeting Hall di eASY.KSEI;
• Selama proses pemungutan suara berlangsung, kolom ‘General Meeting Flow Text’ akan memperlihatkan status “voting for agenda item no, [...] has started”;
• Apabila Pemegang Saham tidak memberikan pilihan suara untuk Mata Acara Rapat hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “voting for agenda item no [...] has ended”, maka Pemegang Saham dianggap abstain;
• Pemungutan suara langsung secara elektronik melalui eASY.KSEI dialokasikan selama ± 1 (satu) menit.
d) Jumlah suara yang Tidak Setuju dan Suara Abstain (tidak mengeluarkan
suara) akan diperhitungkan dengan suara yang sah dan selisihnya merupakan jumlah suara yang setuju.
e) Sesuai Peraturan Otoritas Jasa Keuangan diatur bahwa Pemegang saham dari saham dengan hak suara yang sah yang hadir dalam Rapat namun abstain (tidak memberikan suara) dianggap memberikan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara.
f) Ketentuan sebagaimana dimaksud pada angka ini mutatis mutandis berlaku bagi Pemegang Saham yang memberikan kuasa melalui e-Proxy.
11. Lain-lain
Dalam rangka memperhatikan kenyamanan dan keamanan Peserta Rapat, serta kelancaran pelaksanaan Rapat maka:
a) Terhadap Peserta Rapat yang menimbulkan adanya indikasi ketidaktertiban dan ketidaknyamanan dalam Rapat, Pimpinan Rapat dapat mempersilahkan Peserta Rapat tersebut untuk meninggalkan ruangan Rapat.
b) Dalam hal selama berlangsungnya Rapat terdapat kondisi yang belum diatur
dalam Tata Tertib ini, Pimpinan Rapat akan menetapkan kebijakan dengan memperhatikan Anggaran Dasar Perseroan dan/atau ketentuan hukum yang berlaku.