PANGGILAN
PANGGILAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN
(“Rapat”)
PT Bank Mestika Dharma, Tbk. (“Perseroan”)
INVITATION
FOR ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
(“Meeting”)
PT Bank Mestika Dharma, Tbk. (“Company”)
Dengan ini Perseroan mengundang para Pemegang Saham untuk menghadiri Rapat yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Senin/ 27 Mei 2024 Waktu : 08.40 wib - selesai Tempat : Cypress Room - Grand City Hall Hotel Jl. Balai Kota No. 1, Medan – Sumatera Utara Mata Acara : 1) Persetujuan Laporan Tahunan Direksi dan pengesahan Laporan Keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2023. Penjelasan: Usulan mata acara ini merujuk pada pasal 12 ayat 3 anggaran dasar Perseroan. Meminta persetujuan pengesahan Laporan Tahunan Direksi dalam jalannya Perseroan pada tahun buku 2023 dan pengesahan Laporan Keuangan 2023 yang telah diaudit akuntan publik serta memberikan pelunasan dan pembebasan tanggungjawab sepenuhnya kepada Direksi dan Dewan Komisaris atas pengurusan dan pengawasan sepanjang tindakan tersebut tercermin dalam laporan tahunan dan laporan keuangan. 2) Penetapan penggunaan laba Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2023. Penjelasan: Usulan mata acara ini merujuk pada pasal 23 anggaran dasar Perseroan. Meminta persetujuan pemegang saham atas rencana pembagian dividen, pemberian kuasa dan wewenang kepada Direksi Perseroan untuk mengatur tata cara dan pelaksanaan pembayaran dividen tunai serta penentuan penggunaan sisa laba Perseroan. 3) Pemberian wewenang kepada Dewan Komisaris Perseroan untuk menunjuk Akuntan Publik Independen untuk mengaudit laporan keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2024 serta pemberian wewenang kepada Direksi Perseroan untuk menetapkan honorarium Akuntan Publik yang akan ditunjuk tersebut. Penjelasan: Usulan mata acara ini merujuk pada Pasal 12 ayat 2 c anggaran dasar Perseroan dan POJK nomor 10/POJK.04/2017. Meminta persetujuan untuk menetapkan Kantor Akuntan Publik dan Akuntan Publik yang ditunjuk untuk mengaudit laporan keuangan Perseroan yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2024. | The Company hereby invites the Shareholders of the Company to attend the Meeting which will be held at: Day / Date : Monday/May 27th 2024. Time : 08:40 am - finish. Place : Cypress Room – Grand City Hall Hotel JL. Balai Kota No.1, Medan – Sumatera Utara Agenda : 1) Approval of the Annual Report of the Board of Directors and ratification of the Company's Financial Statements for the fiscal year ending on December 31st, 2023. Explanation: The proposed agenda item refers to article 12 paragraph 3 of the Company's articles of association. Request approval of the Directors' Annual Report in the fiscal year of the Company in 2023 and ratification of the 2023 Financial Statements audited by a public accountant and provide full repayment and release of responsibility to the Directors and the Board of Commissioners for their management and supervision as long as these actions are reflected in annual reports and financial reports. 2) Determination of the use of the Company's profits for the fiscal year ending on December 31st, 2023. Explanation: The proposed agenda item refers to article 23 of the Company's articles of association. Request the approval of shareholders of the plan to distribute the dividend, granting power of attorney and authority to the Board of Directors of the Company to regulate the procedure and implementation of cash dividend payments and to determine the use of the Company's remaining profits. 3) Granting authority to the Company's Board of Commissioners to appoint an Independent Public Accountant to audit the Company's financial statements for the fiscal year ending December 31st , 2024 and to authorize the Company's Directors to determine the honorarium of the Public Accountant to be appointed. Explanation: The proposed agenda refers to Article 12 paragraph 2 c of the Company's articles of association and POJK number 10 / POJK.04 / 2017. Request approval to establish a Public Accounting Firm and a Public Accountant appointed to audit the Company's financial statements that end on December 31, 2024. |
4) Penetapan Remunerasi (Gaji dan Tunjangan Lainnya) serta Tantiem Direksi dan Dewan Komisaris. Penjelasan: Usulan mata acara ini merujuk pada pasal 12 ayat 2d anggaran dasar Perseroan. Meminta persetujuan untuk menetapkan remunerasi gaji dan tunjangan lainnya serta tantiem Dewan Komisaris serta memberikan wewenang dan kekuasaan kepada Dewan Komisaris untuk menetapkan gaji, tantiem/bonus dan tunjangan lainnya bagi masing-masing anggota Direksi Perseroan. 5) Persetujuan Pembelian Kembali Saham untuk Pemenuhan Pemberian Remunerasi yang Bersifat Variabel. Penjelasan: Usulan mata acara ini merujuk pada POJK nomor 45/POJK.03/2015 tentang Penerapan Tata Kelola dalam Pemberian Remunerasi Bagi Bank Umum dan SEOJK nomor 40/SEOJK.03/2016 tentang Penerapan Tata Kelola Dalam Pemberian Remunerasi Bagi Bank Umum serta POJK nomor 29/POJK.04/2023 tentang Pembelian Kembali Saham yang Dikeluarkan oleh Perusahaan Terbuka. Meminta persetujuan untuk melakukan pembelian kembali saham Perseroan guna mematuhi Penerapan Tata Kelola Dalam Pemberian Remunerasi Bagi Bank Umum serta menentukan prosedur pengalihan saham kepada material risk taker. 6) Penyampaian Rencana Bisnis Bank dan Rencana Aksi Keuangan Berkelanjutan oleh Direksi (dalam mata acara ini tidak diambil keputusan). Penjelasan: Penyampaian rencana bisnis bank ini merujuk pada pasal 12 ayat 2 d anggaran dasar Perseroan yakni menyampaikan rencana bisnis bank terkait strategi pengembangan bisnis bank pada tahun 2023 dan Penyampaian rencana aksi keuangan berkelanjutan Perseroan merujuk pada POJK nomor 51/POJK.03/2017 pasal 6 ayat 1. Ketentuan Umum : 2. Pemegang saham yang berhak hadir atau diwakili dalam Rapat adalah para pemegang saham yang namanya tercatat pada Daftar Pemegang Saham Perseroan tanggal 02 Mei 2024 pukul 16.00 wib. 3. Pemegang saham yang berhalangan hadir dalam Rapat, dapat diwakili oleh kuasanya. Mekanisme pemberian kuasa oleh pemegang saham dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu : | 4) Determination of Remuneration (Salary and Other Benefits) and Tantiem for Directors and Board of Commissioners. Explanation: The proposed agenda refers to article 12 paragraph 2 d of the Company's articles of association. Request approval to determine the remuneration of salaries and other benefits as well as the bonus of the Board of Commissioners and give authority and power to the Board of Commissioners to determine the salary, bonus / bonus and other benefits for each member of the Board of Directors of the Company 5) Approval of Shares Buyback for Fulfillment of Variable Remuneration. Explanation: The proposed agenda item refers to POJK number 45 / POJK.03 / 2015 concerning Application of Governance in Granting Remuneration for Commercial Banks and SEOJK number 40 / SEOJK.03 / 2016 concerning Application of Governance in Providing Remuneration for Commercial Banks and POJK number 29 / POJK.04 / 2023 concerning repurchase of share Issued by a Public Company. Request approval to repurchase the Company's shares in order to comply with the Application of Governance in the Provision of Remuneration for Commercial Banks and determine the procedure for transferring shares to material risk takers. 6) Presentation of Bank's Business Plan and Sustainable Financial Action Plan by the Board of Directors (in this agenda, would not take any decision) Explanation: Presentation of the bank's business plan refers to article 12 paragraph 2 d of the Company's articles of association namely submitting the bank's business plan related to the bank's business development strategy in 2023 and presentation of the Company's sustainable financial action plan refers to POJK number 51 / POJK.03 / 2017 article 6 paragraph 1. General Provisions: 1. The Company does not send separate invitation letters to shareholders. This invitation is an official invitation informed via 1 (one) national media coverage, Site eASY KSEI, Indonesian stock exchange and Company’s website at xxx.xxxxxxxxxxx.xx.xx 2. Shareholders who are entitled to attend the Meeting are shareholders whose names are registered in the List of Shareholders of the Company at the Indonesian Central Securities Depository on May 02 nd, 2024 at 16.00 WIB. 3. Shareholders who are unable to attend the Meeting can be represented by their proxies. The mechanism of authorization by shareholders can be done in 2 (two) ways, namely: |
▪ Pemberikan kuasa secara elektronik
PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) adalah pengelola sistem eASY (“e-Proxy”) yang dapat diakses melalui link xxx.xxxx.xx.xx. Para Pemegang saham wajib memiliki akun KSEI untuk dapat mengakses tautan Rapat dan memberikan suaranya secara elektronik.
Perseroan telah menunjuk Sdri. Yuniawaty dari PT Raya Saham Registra sebagai penerima kuasa independen. Dalam pemberian kuasa elektronik, anggota Direksi, Dewan Komisaris dan Karyawan Perseroan dilarang bertindak selaku kuasa dalam Rapat.
Pemberian kuasa elektronik ini harus telah diterima Biro Administrasi Efek, PT Raya Saham Registra yang beralamat di Jl Sudirman, Plaza Central lantai 2 paling lambat tanggal 22 Mei 2024 pukul 12.00 wib.
▪ Pemberian kuasa non elektronik.
Pemegang saham yang berhalangan hadir dapat diwakili oleh kuasanya dengan menyerahkan Surat Kuasa yang sah seperti yang ditentukan oleh Perseroan.
Pemegang saham dapat menunjuk anggota Direksi, Dewan Komisaris dan Karyawan Perseroan sebagai penerima kuasa dalam Rapat, namun suara yang mereka keluarkan selaku kuasa tidak dihitung dalam pemungutan suara.
Surat kuasa asli yang telah dilengkapi harus telah diterima oleh Perseroan melalui Biro Administrasi Efek, PT Raya Saham Registra yang beralamat di Jl Sudirman, Plaza Central lantai 2 paling lambat tanggal 22 Mei 2024 pukul 12.00 wib.
4. Pemegang Saham atau Kuasanya yang menghadiri Rapat diminta untuk menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/Paspor yang masih berlaku/Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat (KTUR). Pemegang Saham berbentuk Badan Hukum wajib menyerahkan fotokopi Anggaran Dasar dan Perubahannya serta susunan pengurus yang terakhir.
5. Formulir surat kuasa, tata tertib dan bahan-bahan terkait mata acara rapat dapat diakses pada situs website Perseroan yakni xxx.xxxxxxxxxxx.xx.xx atau dapat mengirimkan email ke xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.xx
▪ Electronic authorization.
PT Indonesian Central Securities Depository (KSEI) is the manager of the eASY ("e-Proxy") system which can be accessed through the link xxx.xxxx.xx.xx. The Shareholders must have a KSEI account to get access the Meeting link and vote in electronically.
The company has appointed Mrs. Xxxxxxxxx from PT Xxxx Xxxxx Registra as an independent attorney. In providing electronic power of authorization, members of the Board of Directors, Board of Commissioners and Employees of the Company are prohibited from acting as attorneys in the Meeting.
This electronic authorization must have been received by the Securities Administration Bureau, PT Raya Saham Registra which is located at Jl Sudirman, Plaza Central 2nd floor no later than May 22 nd, 2024 at 12.00 WIB
▪ Non-electronic authorization.
Shareholders who are unable to attend can be represented by their attorneys by submitting a valid Power of Attorney as determined by the Company.
Shareholders may appoint members of the Board of Directors, Board of Commissioners and Employees of the Company as recipients of the power of attorney in the Meeting, but the votes they cast as power of attorney are not counted in the vote.
The original power of attorney that has been completed must have been received by the Company through the Securities Administration Bureau, PT Raya Saham Registra which is located at Jl Sudirman, Plaza Central 2nd floor no later than May 22 nd, 2024 at 12.00 WIB.
4. Shareholders or their proxies who attend the Meeting are requested to submit a photocopy of the Identity Card (KTP) / valid passport / Written Confirmation for the Meeting (KTUR). Shareholders in the form of a Legal Entity are required to submit a photocopy of the Articles of Association and their amendments and the composition of the latest management.
5. The power of attorney form, materials related to the agenda of the meeting can be accessed on the Company's website xxx.xxxxxxxxxxx.xx.xx or can send an email to xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.xx
6. Bagi pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang hadir secara fisik wajib mengikuti dan mematuhi protokol kesehatan dan keamanan di lokasi acara Rapat, seperti yang telah dituangkan dalam tata tertib pelaksanaan Rapat 7. Untuk mempermudah pengaturan dan demi tertibnya Rapat, Pemegang Saham atau Kuasanya dimohon sudah berada di tempat 30 menit sebelum Rapat dimulai. Medan, 03 Mei 2024 Direksi PT Bank Mestika Dharma, Tbk. | 6. Shareholders or shareholders proxies who are physically present are required to follow and comply with health and security protocols at the Meeting location, as outlined in the Meeting rules and regulations. 7. To facilitate the arrangement and orderly conduct of the Meeting, the Shareholders or their Proxies are requested to be in place 30 minutes before the Meeting begins. Medan, May 03rd 2024 Directors of PT Bank Mestika Dharma, Tbk. |