PT BERAU COAL ENERGY No. Dokumen M-BCE-003 KEBIJAKAN Tanggal Efektif 7 September 2020 Pengadaan Barang dan Jasa Edisi/Revisi 1/2 Halaman 2 dari 33 Lembar Catatan Perubahan Dokumen No. Edisi/ revisi ke - Tanggal Terbit/ Tanggal Revisi 1. 1/0 30 Januari...

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	2 dari 33
Lembar Catatan Perubahan Dokumen

No.	Edisi/ revisi ke -	Tanggal Terbit/ Tanggal Revisi
1.	1/0	30 Januari 2015
2.	1/1	2 September 20219
3.	1/2	7 September 2020

	PT BERAU COAL EENRGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	3 dari 33
Daftar Isi I. PENDAHULUAN 5 I.1 Latar Belakang 5 I.2 Tujuan 5 I.3 Landasan Hukum dan Referensi Kebijakan 5 I.4 Definisi dan Istilah Umum 6 I.5 Prinsip Dasar Pengadaan 8 II. UMUM 8 II.1 Pengendalian Risiko 8 II.2 Metode Pengadaan 9 II.3 Kategori Pengadaan Barang dan Jasa 12 II.4 Kebijakan Umum Pengadaan 14 III. TATA KELOLA PENGADAAN 17 III.1 Organisasi Pengadaan 17 III.2 Peran dan Tanggung Jawab dalam Proses Pengadaan 18 IV. PROSES PERENCANAAN PENGADAAN 21 IV.1 Tujuan Proses Perencanaan Pengadaan 21 IV.2 Identifikasi Kebutuhan dan Perkiraan Nilai Pengadaan 21 IV.3 Pengajuan Anggaran 21 V. PELAKSANAAN PENGADAAN 22 V.1 Tujuan Pelaksanaan Pengadaan 22 V.2 Kajian Spesifikasi Teknis 22 V.3 Owner Estimate (OE) 23 V.4 Metode Penawaran dan Dokumen Penawaran 23 V.5 Prakualifikasi 24 V.6 Evaluasi Penawaran 24 V.7 Jangka Waktu Pelaksanaan Pengadaan 25 V.8 Pelaksanaan Pengadaan Khusus 26 VI . TATA KELOLA PERJANJIAN/KONTRAK 26 VI.1 Tujuan Tata Kelola Perjanjian/Kontrak 26 VI.2 Ketentuan Dalam Perjanjian/Kontrak 27 VI.3 Jaminan Pelaksanaan 27 VI.4 Perubahan (Addendum) Perjanjian/Kontrak 28 VI.5 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak 28 VII PELAKSANAAN PEKERJAAN DAN PENERIMAAN BARANG DAN JASA 29 VII.1 Tujuan Pelaksanaan Pekerjaan dan Penerimaan Barang dan Jasa 29 VII.2 Pemeriksaan Lapangan/Hasil Kerja Penyedia Barang/Jasa 29 VII.3 Serah Terima Jasa 30

	PT BERAU COAL EENRGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	4 dari 33
VII.4 Serah Terima Barang 31 VIII MANAJEMEN PENYEDIA BARANG / JASA 31 VIII.1 Ruang Lingkup 31 VIII.2 Tujuan Kebijakan Manajemen Penyedia Barang/Jasa 31 VIII.3 Pengelolaan Vendor Master Data 32 VIII.4 Evaluasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa 32 IX. PENUTUP 33 IX.1 Perubahan Kebijakan 33 IX.2 Penutup 33

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	5 dari 33
I. PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa disusun sebagai pedoman bagi fungsi-fungsi yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, agar diperoleh barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan Standar Operasi Perusahaan. Kebijakan pengadaan barang dan jasa ini disusun dalam rangka penyempurnaan proses yang memenuhi hal- hal di bawah ini: a. Standarisasi proses pengadaan barang dan jasa dalam Group BCE; b. Peningkatan pengendalian internal; c. Adanya penerapan manajemen risiko; d. Peningkatan kinerja fungsi pengadaan barang dan jasa; e. Peningkatan sinergi antar fungsi di Group BCE dalam menjalankan proses pengadaan barang dan jasa. I.2 Tujuan Tujuan dari diberlakukannya Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa di dalam Group BCE adalah sebagai berikut: a. Memberikan pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa bagi pihak-pihak yang terkait agar dapat melaksanakan proses yang sesuai dengan prinsip dasar pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan oleh PT Berau Coal Energy; b. Mewujudkan pengadaan barang dan jasa yang efisien dan efektif; c. Memastikan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara fungsi-fungsi yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa; d. Memastikan adanya pengawasan dalam proses pengadaan barang dan jasa. I.3 Ruang Lingkup dan Cakupan I.3.1 Ruang lingkup Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini adalah untuk pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh Group BCE. I.3.2 Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini mencakup proses-proses sebagai berikut: a. Proses perencanaan pengadaan barang dan jasa; b. Proses pelaksanaan pengadaan barang dan jasa; c. Proses tata kelola Perjanjian/Kontrak pengadaan barang dan jasa; d. Proses pelaksanaan pekerjaan dan penerimaan barang dan jasa; e. Proses manajemen Penyedia Barang/Jasa. 1.3.3 Untuk kasus ‘after the fact’ dimana pengadaannya telah dilakukan dan diselesaikan terlebih dahulu oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User tanpa keterlibatan Corporate Procurement, maka proses administrasi-nya (misalnya pembuatan IM/PO untuk kelengkapan proses pembayaran) adalah menjadi tanggungjawab Pengguna Barang/Jasa/DIC/User yang bersangkutan. Dalam hal ini, Corporate Procurement tidak memiliki keterlibatan/tanggungjawab terhadap kasus ‘after the fact’. I.4 Landasan Hukum dan Referensi Kebijakan I.4.1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 4 tahun 2009 tentang Pertambangan Mineral dan Batubara. I.4.2 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 tahun 2012 tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 23 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Pertambangan Mineral dan Batubara.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	6 dari 33
I.4.3 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 tahun 1973 tentang Pengaturan dan Pengawasan Keselamatan Kerja di Bidang Pertambangan. I.4.4 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 50 tahun 2012 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. I.4.5 Permen ESDM No 26 tahun 2018 tentang Pelaksanaan Kaidah Pertambangan Yang Baik dan Pengawasan Pertambangan Mineral dan Batubara. I.4.6 Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2018 tentang Tata Cara Pemberian Wilayah Perizinan dan Pelaporan pada Kegiatan Usaha Pertambangan Mineral Batubara. I.4.7 Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia Nomor 1827.K/30/MEM/20 tentang Pedoman Pelaksanaan Kaidah Teknik Pertambangan yang Baik. I.4.8 Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance/GCG). I.5 Definisi dan Istilah Umum Dalam kebijakan ini terdapat istilah dan definisi yang dimaksud dengan: I.5.1 Aspek Prakualifikasi adalah aspek penilaian calon Penyedia Barang/Jasa yang meliputi informasi administratif atau keterangan rinci pendaftar termasuk perizinan perusahaan, dokumen legalitas, Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan dan Lingkungan Hidup (SMKPLH), pengalaman dan kemampuan, kemampuan keuangan dan/atau aspek lainnya sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. I.5.2 Bahan Bakar Minyak (BBM) adalah bahan bakar yang digunakan untuk kegiatan operasi tambang. I.5.3 Contract Summary Form (CSF) adalah dokumen pendukung pengadaan barang dan jasa yang berisikan ringkasan hal-hal utama dari Perjanjian/Kontrak sebagai dasar penandatanganan Perjanjian/Kontrak. I.5.4 Force Majeure adalah suatu keadaan yang terjadi di luar kehendak para pihak dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi. I.5.5 Group BCE adalah PT Berau Coal Energy termasuk Subsidiaries. I.5.6 Kode Etik adalah panduan perilaku bagi seluruh manajemen dan karyawan Group BCE dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan bisnis Group BCE. I.5.7 Komparisi adalah bagian dari Perjanjian/Kontrak yang menjelaskan tentang para pihak/subyek yang menandatangani Perjanjian/Kontrak, domisili/kedudukan hukumnya serta kapasitas dari masing- masing pihak. I.5.8 Kombinasi Budget adalah gabungan antara GL account, cost centre dan Pengguna Barang/Jasa/DIC/User dalam sistem pencatatan akuntansi. I.5.9 Komite Penilaian K3L terdiri dari KTT/WKTT, Pengguna Jasa/DIC/User, Safety Operation Dept., Environment Dept., System Management Dept., Operation Compliance Dept., Contract & Category Management Dept., Category Management GMO, K3L Audit Dept. sesuai surat penunjukkan dari KTT. I.5.10 Legal Assessment adalah proses pemeriksaan yang dilakukan oleh Corp. Legal & Operation Dept. terhadap kelengkapan dan kebenaran dokumen hukum dari Penyedia Barang/Jasa. I.5.11 Legal Reviewing adalah pemeriksaan dan analisa hukum atas suatu Perjanjian/Kontrak untuk terlindungi dan terjaganya kepentingan Group BCE terhadap Perjanjian/Kontrak yang akan diadakan. I.5.12 Local Vendor adalah Lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dalam ruang lingkup sesuai kategori Ring PT Berau Coal serta mempunyai izin beroperasi di wilayah PT Berau Coal dan Pemilik vendor berdomisili di Kabupaten Berau. I.5.13 Operasional adalah kegiatan utama yang dilakukan oleh masing-masing fungsi dalam Group BCE.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	7 dari 33
I.5.14 Owner Estimate (OE) adalah harga yang dihitung Pengguna Barang/Jasa/DIC/User berdasarkan keahlian dan standar yang dapat dipertanggungjawabkan untuk digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga penawaran dan negosiasi harga. I.5.15 Pakta Integritas adalah pernyataan untuk tidak melakukan hal-hal yang melanggar hukum, kode etik Group BCE dan prinsip dasar pengadaan barang dan jasa, serta menganut asas keterbukaan. I.5.16 Pejabat Berwenang adalah pejabat yang memiliki otoritas untuk memberi persetujuan sesuai dengan batas kewenangannya yang diatur dalam Standar Persetujuan Manajemen di masing-masing Group BCE. I.5.17 Penetapan Pemenang (awarding) adalah dokumen yang berisi informasi terkait metode pengadaan yang dipilih, penetapan Penyedia Barang/Jasa yang telah terpilih, sekurang-kurangnya memuat tujuan, latar belakang pengadaan barang dan jasa, perbandingan proposal penawaran, persetujuan atas hal-hal yang tercantum didalamnya dan pemenang pengadaan barang dan jasa yang telah disepakati. I.5.18 Penilaian K3L adalah daftar pertanyaan yang disusun oleh PT Berau Coal Energy untuk mengukur kelayakan kinerja Sistem Manajemen K3L calon Penyedia Barang/Jasa. I.5.19 Pengawas Pekerjaan adalah individu atau tim yang ditunjuk untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan. I.5.20 Pengguna Barang/Jasa/DIC/User adalah unit kerja Group BCE yang ditunjuk untuk mengelola dan bertanggung jawab penuh terhadap sebuah aktivitas dalam memanfaatkan barang/jasa. I.5.21 Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau individu yang menyediakan barang dan jasa dan memenuhi syarat sebagai mitra kerja untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa pada Group BCE. I.5.22 Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa adalah Divisi yang ditunjuk oleh Direksi untuk melakukan proses pengadaaan barang/jasa di Group BCE. I.5.23 Perjanjian/Kontrak adalah kesepakatan tertulis antara dua pihak atau lebih yang mengikatkan diri atas nama diri sendiri atau untuk mewakili seseorang atau badan hukum atau badan usaha tertentu yang menimbulkan hak dan kewajiban serta memiliki konsekuensi hukum tertentu di antara para pihak yang mengikatkan diri dalam Perjanjian/Kontrak tersebut. I.5.24 Petunjuk Tender atau Petunjuk Pengadaan adalah dokumen permintaan spesifik kepada Penyedia Barang/Jasa untuk menawarkan barang atau jasa kepada Group BCE dengan metode tender, yang terdiri dari namun tidak terbatas pada dokumen teknik, manajemen, komersial dan persyaratan- persyaratan lain yang dibutuhkan. I.5.25 Purchase Order (PO) adalah surat pesanan pembelian yang memuat informasi mengenai barang dan jasa untuk disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa. I.5.26 Purchase Requisition (PR) adalah surat permohonan untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa yang memuat informasi mengenai barang dan jasa yang dibutuhkan. I.5.27 Spesifikasi teknis adalah syarat-syarat umum dan teknis mengenai barang dan jasa yang akan diadakan yang berupa antara lain brand atau merk, dimensi infrastruktur, kelengkapan-kelengkapan lain, sketsa/ gambar, jangka waktu dan lain-lain. I.5.28 Subsidiarries adalah anak perusahaan dari PT Berau Coal Energy, seperti termasuk di dalamnya Berau Coal, Mutiara Tanjung Lestari, Pelayaran Xxxxxxxxx Xxxxxxx Maritim, Maple, Xxxxxx Xxxxx dan Xxxxxx Xxxxx. I.5.29 Supplement Budget merupakan proses penambahan anggaran di luar dari anggaran yang telah direncanakan. I.5.30 Surat Penetapan Pemenang adalah surat yang berisi identitas pemenang sebagai hasil dari evaluasi penawaran oleh Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa yang ditandatangani oleh Pejabat Berwenang mengacu pada Standar Persetujuan Manajemen (S-BOD-01) diantaranya yaitu Contract and Category Management Departement Head, Head of Corporate Procurement/SCM, Chief Procurement Officer (CPO) serta President Director.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	8 dari 33
I.5.31 Transfer Budget merupakan proses pemindahan anggaran dari satu pos anggaran/aktivitas kepada pos anggaran/aktivitas lainnya dalam satu kategori biaya yang sama. Kategori biaya Perusahaan terdiri atas OPEX dan CAPEX. I.5.32 Tim Teknis adalah tim yang mendampingi Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa PT Berau Coal Energy dalam proses pengadaan barang dan jasa. I.5.33 Undangan Penugasan Tim Commissioning adalah undangan penugasan kepada perwakilan dari unit kerja terkait untuk melakukan proses comissioning. I.5.34 Vendor Blacklist adalah informasi dalam Vendor Master Data yang berisi daftar Penyedia Barang/Jasa yang dianggap tidak layak bekerjasama dengan Group BCE. I.5.35 Vendor Master Data adalah pusat informasi yang dimiliki Group BCE yang memuat data-data Penyedia Barang/Jasa. I.6 Prinsip Dasar Pengadaan Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa oleh PT Berau Coal Energy wajib menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut: I.6.1 Tepat waktu: manfaat pengadaan barang dan jasa dapat dinikmati oleh Group BCE pada waktu yang telah ditetapkan dan sesuai dengan saat timbulnya kebutuhan. I.6.2 Kualitas: pelaksanaan pengadaan barang dan jasa menghasilkan barang dan jasa yang sesuai kebutuhan dengan kualitas tinggi dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. I.6.3 Harga: pengadaan barang dan jasa dilaksanakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum, berdasarkan harga pasar untuk mencapai hasil dan sasaran yang telah ditetapkan.
II. UMUM
II.1 Pengendalian Risiko II.1.1 Langkah-langkah berikut diterapkan untuk meminimalkan risiko-risiko yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa: a. Adanya pemisahan yang jelas untuk tugas dan wewenang dari pihak-pihak yang berperan dalam proses pengadaan barang dan jasa; b. Adanya penerapan pengawasan/review yang berjenjang secara struktural dalam proses pengadaan barang dan jasa untuk menjaga kepatuhan pelaksanaan dengan prosedur yang telah ditetapkan; c. Adanya kewajiban penggunaan Perjanjian/Kontrak yang berdasarkan kepatutan, transparansi & kewajaran yang telah ditetapkan oleh PT Berau Coal Energy dan telah disetujui oleh Pejabat Berwenang; d. Evaluasi atas kinerja Penyedia Barang/Jasa untuk setiap pengadaan barang dan jasa yang dilayani Penyedia Barang/Jasa terkait, yang dilakukan secara berkala sesuai dengan kebijakan PT Berau Coal Energy. II.1.2 Risiko-risiko yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa adalah: a. Risiko Operasional adalah risiko yang disebabkan oleh ketidakcukupan dan/atau tidak berfungsinya proses internal, kesalahan manusia atau adanya kejadian-kejadian eksternal terkait kegiatan pengadaan barang dan jasa yang mempengaruhi operasional Group BCE. Parameter dari risiko operasional diantaranya adalah kerugian operasional yang disebabkan oleh kegiatan pengadaan barang dan jasa yang tidak tepat sasaran. b. Risiko Hukum adalah risiko yang disebabkan oleh adanya kelemahan aspek yuridis, yang antara lain disebabkan adanya tuntutan hukum, ketiadaan peraturan perundang-undangan yang mendukung atau kelemahan perikatan dengan pihak ketiga. Parameter dari risiko hukum terdiri

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	9 dari 33
atas kelengkapan dan keabsahan dokumen serta kerugian/biaya yang berkaitan dengan kasus hukum mengenai pengadaan barang dan jasa. c. Risiko Strategis adalah risiko yang disebabkan oleh adanya penetapan dan pelaksanaan strategi Group BCE yang tidak tepat, pengambilan keputusan bisnis yang tidak tepat atau kurang responsifnya Group BCE terhadap perubahan eksternal. Parameter dari risiko strategis terdiri atas ketidakmampuan pihak ketiga dalam memenuhi komitmen pengadaan barang dan jasa yang menyebabkan pelaksanaan strategi Group BCE tidak tepat sasaran. d. Risiko Finansial adalah risiko yang disebabkan oleh adanya ketidakcukupan dan/atau tidak berfungsinya proses internal, kesalahan manusia atau adanya kejadian-kejadian eksternal terkait kegiatan pengadaan barang dan jasa yang mempengaruhi keuangan Group BCE. Parameter dari risiko finansial adalah timbulnya kerugian moneter dan/atau kerugian kesempatan (opportunity loss) bagi Group BCE yang disebabkan oleh kegiatan pengadaan barang dan jasa yang tidak tepat sasaran. e. Risiko Teknologi adalah risiko yang disebabkan oleh adanya kesalahan sistem, kekurangan atau kerusakan dalam sistem operasi komputer, sistem operasi komputer yang tidak berfungsi, kerusakan kritis pada hardware komputer, sabotase sistem atau ancaman lain yang dapat mempengaruhi integritas sistem komputer dan teknologi informasi Group BCE. Parameter dari risiko teknologi diantaranya adalah ketidakmampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang akurat, lengkap, terkini dan dapat dipercaya pada proses pengadaan barang dan jasa yang disebabkan oleh ketidakandalan sistem komputer dan teknologi informasi. II.2 Metode Pengadaan II.2.1 Pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan melalui: a. Tender; b. Pemilihan langsung; c. Penunjukan langsung; d. Pembelian langsung. II.2.2 Pemilihan metode pengadaan dilakukan berdasarkan kebutuhan spesifik pengadaan barang dan jasa dengan mengacu kepada ketentuan terkait. II.2.3 Pelaksanaan satu pengadaan barang dan jasa melalui tender atau pemilihan langsung hanya dapat diulang dengan menggunakan metode yang sama sebanyak 1 (satu) kali. II.2.4 Calon Penyedia Barang/Jasa yang belum terdaftar dalam Vendor Master Data wajib melalui proses prakualifikasi legalitas serta jika diperlukan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L). II.2.5 Ketentuan terkait Tender: II.2.5.1 Tender umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka kepada publik dengan diumumkan secara luas melalui papan pengumuman resmi dan situs PT Berau Coal Energy serta media cetak nasional. II.2.5.2 Tender terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka, dengan membuat pengumuman kepada calon Penyedia Barang/Jasa terpilih yang memiliki bidang usaha dan kualifikasi yang sesuai. II.2.5.3 Tender dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai di atas USD100,000 (Seratus Ribu US Dolar). II.2.5.4 Tender umum dapat dilakukan jika calon Penyedia Barang/Jasa yang diusulkan berdasarkan hasil analisa maupun hasil tender terbatas tidak dapat memenuhi kebutuhan pengadaan barang dan jasa dan/atau tidak mencapai jumlah minimum yang disyaratkan pada tender terbatas.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	10 dari 33
II.2.5.5 Tender wajib diulang jika: a. Jumlah penawaran yang diterima dari calon Penyedia Barang/Jasa kurang dari 3 (tiga); atau; b. Berdasarkan evaluasi, tidak ada penawaran dengan: - Kualifikasi administratif yang sesuai; atau; - Harga wajar, yaitu sesuai dengan harga pasar; atau; - Spesifikasi teknis yang sesuai; atau; c. Tidak ada potensi kerugian yang lebih besar akibat pengulangan ini atas persetujuan sesuai Standar Penetapan Pemenang pada Persetujuan Pengadaan Barang dan Jasa; atau; d. Atas instruksi atau persetujuan Direksi. e. Tidak melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan berdasarkan Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa (P-PCR-01) dan penetapan pemenang sesuai Standar Persetujuan Manajemen (S-BOD-01). II.2.6 Ketentuan terkait Pemilihan langsung: II.2.6.1 Pemilihan langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan dengan mengundang sekurang-kurangnya 3 (tiga) calon Penyedia Barang/Jasa yang dinilai mempunyai kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pengadaan barang dan jasa. II.2.6.2 Pemilihan langsung wajib diulang dengan minimal satu kali pengulangan jika: a. Jumlah penawaran yang diterima dari calon Penyedia Barang/Jasa kurang dari 2 (dua); atau; b. Berdasarkan evaluasi, tidak ada penawaran dengan: - Kualifikasi adminstratif yang sesuai; atau; - Harga wajar, yaitu sesuai dengan harga pasar; atau; - Spesifikasi teknis yang sesuai; atau; c. Tidak ada potensi kerugian yang lebih besar akibat pengulangan ini atas persetujuan sesuai Standar Persetujuan Manajemen (S-BOD-01); atau; d. Atas instruksi atau persetujuan Direksi. e. Tidak melebihi jangka waktu yang telah ditetapkan berdasarkan Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa (P-PCR-01). Penetapan pemenang sesuai Standar Persetujuan Manajemen (S-BOD-01). II.2.6.3 Pemilihan langsung dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai antara USD5,000 (Lima Ribu US Dolar) - USD100,000 (Seratus Ribu US Dolar). II.2.7 Ketentuan terkait Penunjukan langsung: II.2.7.1 Penunjukan langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dalam keadaan tertentu dengan menunjuk 1 (satu) calon Penyedia Barang/Jasa dalam Vendor Master Data. II.2.7.2 Pengadaan barang dan jasa dengan penunjukan langsung dapat dilakukan untuk keadaan tertentu yang memenuhi salah satu dari kriteria berikut, yaitu: a. Kebutuhan darurat (emergency) yang telah disetujui oleh Direksi di Group BCE, antara lain karena: - Terjadinya keadaan force majeure; - Risiko terhentinya kegiatan operasional yang menyebabkan gangguan produksi;

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	11 dari 33
- Hal-hal lain yang dianggap darurat (emergency) yang berkaitan dengan safety yang berpotensi mengakibatkan kematian. b. Potensi kerugian yang lebih besar dari lama waktu pengiriman dan lama proses pemilihan langsung/tender, kualitas barang/jasa yang disetujui oleh Direksi; c. Kebutuhan atas barang dan jasa yang dimiliki oleh pemegang Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI); d. Pengadaan barang/jasa lanjutan yang secara teknis tidak dapat dipecah dari pengadaan barang/jasa terdahulu, contohnya dari konstruksi tambang atau gedung, jasa implementasi sistem; e. Pengadaan barang/jasa yang calon Penyedia Barang/ Jasanya telah ditentukan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atau Direksi di Group BCE; f. Pengadaan barang/jasa untuk penambahan pengadaan barang dan/atau jasa untuk pemberian perpanjangan Perjanjian/Kontrak dengan syarat-syarat sebagai berikut: - Hasil evaluasi pelaksanaan pekerjaan mendapatkan minimum rating dengan kriteria “memuaskan” (mayoritas memenuhi kriteria evaluasi) sesuai kriteria evaluasi kinerja penyedia barang/jasa; dan - Harga pengadaan barang dan jasa tambahan tidak lebih besar dari harga pengadaan barang dan jasa atau kontrak sebelumnya. x. Xxxxadaan barang/jasa dengan nilai antara USD100 (seratus US Dollar) - USD5,000 (Lima Ribu US Dolar); h. Apabila pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan tender atau pemilihan langsung telah 2 (dua) kali dilakukan namun: - Tidak terdapat calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi kriteria; atau - Tidak terdapat calon Penyedia Barang/Jasa yang mengajukan penawaran. i. Kebutuhan atas pengadaan barang dan jasa yang bersifat knowledge intensive dimana untuk menggunakannya dan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang/Jasa dengan disertai bukti pendukung; x. Xxxxadaan barang/jasa yang hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa yang mampu mengaplikasikannya (barang/jasa spesifik) dengan disertai bukti pendukung; k. Pengadaan barang genuine part baik langsung dari produsen (Original Equipment Manufacturer) atau yang hanya dapat disediakan oleh penyedia barang pemegang keagenan yang telah mempunyai otorisasi dari produsen atau pengadaan barang/jasa yang hanya ada satu Penyedia Barang/Jasa sebagai agen tunggal atau agen resmi yang ditunjuk produsen; l. Pekerjaan yang membutuhkan dismantle atau pembongkaran untuk pengecekan lebih lanjut terhadap unit atau barang yang rusak, contoh: overhaul genset, overhaul gearbox; m. Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang tidak mengikat atau trial produk spesifikasi baru yang belum pernah diaplikasikan di Perusahaan; n. Diklat teknis/pelatihan/seminar/kursus, termasuk di dalamnya yang sudah ditetapkan oleh pemerintah; o. Tarif resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah, Badan Negara dan Fasilitas Umum seperti Terminal, Pelabuhan, Bandar Udara dll.; p. Pengadaan barang/jasa yang sifatnya pembelian kembali (repeat order) dengan ketentuan sebagai berikut: - Harga satuan sama dengan pengadaan sebelumnya dalam kurs Rupiah atau kurs lain;

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	12 dari 33
- Interval pengadaan dengan pengadaan sebelumnya maksimal 1 tahun dengan Penyedia Barang/Jasa yang sama dengan PO awal; - Untuk pengadaan dengan nilai kumulatif tambahan tidak melebihi 30% dari nilai pengadaan awal atau selama nilai kumulatif tambahan tidak melebihi USD25,000. - Pembelian Berulang/Repeat Order pada Penetapan Pemenang yang disertai lampiran PO sebelumnya. - Untuk menghindari keliruan, Salinan Penetapan Pemenang harus diberikan keterangan “Pembelian Berulang/Repeat Order”. II.2.7.3 Permohonan pelaksanaan penunjukan langsung di luar dari salah satu kriteria di atas dengan nilai pengadaan: ▪ USD5,000 sampai dengan USD100,000 wajib dibuatkan Internal Memo dari Dept. Head dan Division Head Pengguna Barang/Jasa/DIC/User yang disetujui oleh Head of Corporate Procurement/SCM. ▪ >USD100,000 sampai dengan ≤USD250,000 wajib dibuatkan Internal Memo dari Dept. Head dan Division Head Pengguna Barang/Jasa/DIC/User yang disetujui oleh Head of Corporate Procurement/SCM, Chief Procurement Officer (CPO), Financial Planning & Analysis Division Head, User Director dan Finance Director. ▪ >USD250,000 wajib dibuatkan Internal Memo dari Dept. Head dan Division Head Pengguna Barang/Jasa/DIC/User yang disetujui oleh Head of Corporate Procurement/SCM, Chief Procurement Officer (CPO), Financial Planning & Analysis Division Head, User Director, Finance Director dan Presiden Director. II.2.8 Ketentuan terkait Pembelian Langsung: II.2.8.1 Pembelian langsung adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User tanpa menggunakan Purchase Order (PO) atau Perjanjian/Kontrak yang dapat dilakukan apabila memenuhi kriteria berikut: a. Mengikuti prosedur advance dan/atau pengeluaran kas (petty cash); b. Ditujukan hanya kepada 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa; c. Untuk pengadaan barang dan jasa yang berskala kecil, bukan untuk persediaan dan belum termasuk dalam daftar material yang memiliki PO Umbrella/PO payung; d. Pengadaan barang dan jasa tidak bersifat berkelanjutan; e. Wajib menyertakan alasan pengadaan barang dan jasa; f. Jika tidak dilakukan pengadaan, dapat menghambat pekerjaan; g. Mendapat persetujuan Pejabat Berwenang. II.2.8.2 Pembelian langsung dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai <USD100 (Seratus US Dolar). II.3 Kategori Pengadaan Barang dan Jasa II.3.1 Kategori pengadaan barang dan jasa menurut lokasi Penyedia Barang/Jasa yaitu: II.3.1.1 Pengadaan barang dan jasa dalam negeri, yaitu pemenuhan kebutuhan Group BCE yang diperoleh melalui pengadaan barang dan jasa dari sumber daya atau produksi dalam negeri; II.3.1.2 Pengadaan barang dan jasa luar negeri, yaitu pemenuhan kebutuhan Group BCE yang diperoleh melalui pengadaan barang dan jasa dari sumber daya atau produksi luar negeri. II.3.2 Kategori pengadaan barang dan jasa menurut obyek yang diadakan yaitu: II.3.2.1 Pengadaan barang, mencakup:

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	13 dari 33
a. Pengadaan bahan bakar, yaitu pengadaan bahan bakar solar yang digunakan untuk keperluan produksi dan pengadaan lain yang terkait dengan kegiatan utama Group BCE; b. Pengadaan kendaraan, yaitu pengadaan kendaraan yang terkait langsung dengan usaha Group BCE serta untuk keperluan operasional yang secara tidak langsung terkait dengan kegiatan utama Group BCE; c. Pengadaan mesin dan alat berat, yaitu pengadaan mesin dan alat berat yang digunakan untuk mendukung kegiatan utama Group BCE dan kegiatan lainnya yang tidak secara langsung berhubungan dengan usaha Group BCE; d. Pengadaan material dan suku cadang, yaitu pengadaan material dan suku cadang yang mendukung operasi mesin, alat berat dan kendaraan yang digunakan oleh Group BCE; e. Pengadaan perlengkapan dan peralatan, yaitu pengadaan perlengkapan dan peralatan kerja (selain mesin, alat berat dan suku cadangnya) yang dibutuhkan oleh pekerja dalam melakukan kegiatan utama Group BCE; f. Pengadaan barang lainnya, yaitu pengadaan barang yang tidak mencakup kedalam kategori pengadaan di atas. II.3.2.2 Pengadaan barang tidak bergerak, mencakup pengadaan bangunan, yaitu pembelian gedung dan infrastruktur yang digunakan untuk kepentingan Group BCE dalam melakukan kegiatan-kegiatan utama dan pendukungnya. II.3.2.3 Pengadaan jasa, mencakup: a. Pengadaan jasa kontraktor, yaitu jasa konstruksi dan non-konstruksi yang terkait dengan kegiatan utama Group BCE, dimana perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan Group BCE serta proses pelaksanaannya diawasi oleh Group BCE. Pengadaan jasa kontraktor mencakup: - Jasa kontraktor pertambangan, yaitu jasa konstruksi pertambangan, peledakan, penggalian, pemuatan dan pemindahan lapisan (stripping), serta pengolahan dan pemurnian; - Jasa kontraktor pendukung, yaitu jasa pengangkutan batubara hingga pelabuhan (port), lingkungan pertambangan, pascatambang dan reklamasi, serta keselamatan dan kesehatan kerja. b. Pengadaan jasa rental, yaitu jasa sewa barang dan alat-alat berat yang terkait dengan kegiatan utama Group BCE, dimana spesifikasi teknisnya ditetapkan Group BCE, serta proses pelaksanaannya diawasi oleh Group BCE. Pengadaan jasa rental meliputi: - Jasa rental alat berat; - Jasa rental transportasi batubara yang meliputi: • Pengangkutan batubara dari port ke transhipment (kapal tunda dan tongkang); • Pengangkutan batubara dari transhipment ke vessel (sewa transhipment). x. Xxxxadaan jasa konsultansi, yaitu layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang dalam rangka mencapai tujuan tertentu yang disusun secara sistematis berdasarkan “Kerangka Acuan Kerja” (KAK) yang ditetapkan oleh Group BCE. Pengadaan jasa konsultansi mencakup: - Jasa konsultansi perencanaan, perancangan dan pengawasan untuk pekerjaan konstruksi pertambangan; - Jasa konsultansi perencanaan, perancangan dan pengawasan untuk pekerjaan selain konstruksi pertambangan, seperti transportasi, pendidikan, kesehatan, lingkungan hidup dan pengembangan SDM;

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	14 dari 33
- Jasa keahlian profesi, seperti jasa penilaian, jasa pendampingan, bantuan teknis, konsultan manajemen, konsultan hukum; - Jasa survei. d. Pengadaan jasa lainnya, yaitu segala pekerjaan dan penyediaan jasa selain jasa kontraktor dan jasa konsultansi berdasarkan KAK atau rencana kerja dan syarat-syarat teknis yang ditetapkan oleh Group BCE. Pengadaan jasa lainnya mencakup antara lain, namun tidak terbatas pada: - Jasa konstruksi umum, contohnya pembangunan gedung, pembangunan jalan; - Jasa keuangan/perbankan; - Jasa boga (catering service); - Jasa layanan kebersihan (cleaning service); - Jasa penyedia tenaga kerja; - Jasa layanan kesehatan dan pendidikan; - Jasa pengamanan; - Jasa layanan internet; - Jasa pos dan telekomunikasi; - Jasa pemeliharaan/perbaikan kantor. II.3.2.4 Pengadaan barang dan jasa lainnya, yaitu pengadaan barang dan jasa yang tidak tercakup di dalam kategori pengadaan di atas. II.3.3 Kategori pengadaan barang dan jasa menurut penggunaan PO yaitu: II.3.3.1 Pengadaan barang dan jasa non-PO, yaitu pengadaan barang dan jasa yang yang dilakukan tanpa penerbitan PO, dengan menggunakan metode pembelian langsung (lihat Bagian II.2. Metode Pengadaan). Pengadaan barang dan jasa non-PO wajib dilengkapi dengan bukti pembayaran barang/jasa berupa kuitansi, nota pembayaran dan lain-lain. II.3.3.2 Pengadaan barang dan jasa dengan PO atau Perjanjian/Kontrak, yaitu pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menerbitkan PO atau Perjanjian/Kontrak, dengan menggunakan metode tender umum/tender terbatas/pemilihan langsung/penunjukan langsung (lihat Bagian II.2. Metode Pengadaan). II.4 Kebijakan Umum Pengadaan II.4.1 Pihak yang mempunyai fungsi untuk menyelenggarakan dan mengelola administrasi pengadaan barang dan jasa adalah Group Corporate Procurement dan GMO Contract PT Berau Coal Energy. Penyelenggaraan tahapan-tahapan pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan oleh pejabat struktural Group Corporate Procurement dan GMO Contract PT Berau Coal Energy didampingi oleh Xxx Xxxxxx. II.4.2 Anggota Tim yang dimaksud pada nomor II.4.1 wajib menandatangani Pakta Integritas pada awal penugasan terkait pengadaan barang dan jasa yang dilakukan. II.4.3 Bila diperlukan, Pengguna Barang/Jasa/DIC/User diperkenankan: a. Memberi usulan tentang Penyedia Barang/Jasa yang layak untuk diikutsertakan dalam proses pengadaan barang dan jasa; b. Memberi masukan atas penawaran dari calon Penyedia Barang/Jasa. II.4.4 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan wajib didasarkan kepada anggaran yang telah disetujui. Apabila ada kebutuhan untuk melakukan pengadaan barang dan jasa yang belum ditetapkan di dalam anggaran, maka dilakukan Transfer Budget atau Supplement Budget.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	15 dari 33
II.4.5 Dalam rangka memastikan bahwa Penyedia Barang/Jasa Pihak Ketiga terpilih memiliki prinsip etika yang baik, sekaligus untuk mengidentifikasi risiko terjadinya pembayaran tidak wajar yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa Pihak Ketiga dalam menyediakan jasa atas nama Perusahaan, maka seluruh aktivitas kerjasama pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa Pihak Ketiga harus dilakukan sesuai dengan kode etik Perusahaan dan Kebijakan Pihak Ketiga, meliputi antara lain: a. Tidak mentolerir penyuapan dalam bentuk apapun; b. Tidak terlibat dalam kegiatan pencucian uang; c. Selalu waspada terhadap potensi konflik antara kepentingan pribadi dan kepentingan Perusahaan; d. Berbisnis secara sah dan wajar setiap saat; e. Tidak memenangkan atau berusaha untuk mempertahankan hubungan bisnis apapun melalui kegiatan ilegal atau yang melanggar Perjanjian/Kontrak; f. Mengharapkan semua Penyedia Barang/Jasa, perantara dan agen yang bertindak mewakili Group BCE untuk mematuhi prinsip-prinsip Kode Etik Perusahaan; g. Memenuhi kebijakan perusahaan mengenai Pedoman Etika, Anti Penyuapan dan Korupsi. II.4.6 Barang dan jasa yang diadakan adalah sepenuhnya milik Group BCE dan digunakan sesuai dengan kebutuhan untuk menunjang kegiatan operasional dan memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi Group BCE. II.4.7 Barang dan jasa yang diadakan wajib memenuhi standar Group BCE yang berlaku untuk menjamin kualitas dan efektifitas dari penggunaan barang dan jasa tersebut. II.4.8 Pengadaan barang dan jasa sedapat mungkin menggunakan Penyedia Barang/Jasa dalam negeri, khususnya dari lingkungan wilayah operasional Group BCE, dengan tetap memperhatikan prinsip- prinsip dasar pengadaan barang dan jasa. Hal ini dalam rangka mendorong pertumbuhan ekonomi lokal sekaligus sebagai bentuk Corporate Social Responsibility (CSR) Group BCE. II.4.9 Pengadaan barang dan jasa impor dapat dilakukan dalam keadaan berikut: a. Barang dan jasa tersebut belum tersedia di dalam negeri; atau; b. Spesifikasi teknis barang yang diproduksi di dalam negeri belum memenuhi kebutuhan dan standar operasional Group BCE; atau; c. Kuantitas atau frekuensi pemenuhan barang dan jasa tidak dapat dipenuhi oleh penyedia dalam negeri; atau; d. Barang dan jasa tersedia di dalam negeri tetapi lebih menguntungkan bagi Group BCE apabila melakukan pengadaan barang dan jasa secara impor. II.4.10 Pengadaan barang dan jasa sedapat mungkin mengutamakan pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang sudah terdaftar dalam Vendor Master Data. II.4.11 Penyedia Barang/Jasa yang mengikuti pelaksanaan pengadaan barang dan jasa Group BCE wajib memiliki persyaratan sebagai berikut: a. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia untuk menjalankan usaha atau kegiatan sebagai Penyedia Barang/Jasa; b. Memiliki surat izin usaha pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang dan masih dalam masa berlaku, seperti “Surat Izin Usaha Perdagangan” (SIUP) untuk jasa perdagangan, “Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi” (SIUJK) untuk jasa konstruksi, “Surat Izin Usaha Jasa Pertambangan” (SIUJP); c. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial untuk menyediakan barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan; d. Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan hingga tahun pajak terkini;

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	16 dari 33
e. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani Perjanjian/Kontrak pengadaan barang dan jasa; f. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam kondisi pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana; g. Memiliki sumber daya manusia, finansial, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang dan jasa; h. Tidak masuk dalam Vendor Blacklist milik PT Berau Coal Energy; i. Memiliki alamat tetap yang jelas. II.4.12 Larangan bagi Penyedia Barang/Jasa untuk mengikuti tender pada PT Berau Coal Energy: a. Apabila pribadi atau perseorangan atau direksi suatu perusahaan calon Penyedia Barang/Jasa menggunakan surat kuasa dari pihak yang tidak berwenang; atau; x. Xxxxxx tidak diperkenankan diikuti oleh lebih dari 1(satu) Penyedia Barang/Jasa yang tergabung dalam 1(satu) grup usaha; c. Apabila Direksi atau Pemilik suatu perusahaan barang dan jasa telah ikut mengajukan penawaran maka tidak dibenarkan memasukkan penawaran atas nama perusahaan lain baik perusahaan di bawah kendalinya maupun yang kepengurusan/kepemilikan adalah orang lain. II.4.13 Pihak-pihak yang memenuhi kondisi-kondisi berikut tidak diperkenankan untuk terlibat sebagai Penyedia Barang/Jasa di lingkungan Group BCE atau sebagai penjamin dalam penawaran: x. Xxxxxxx beserta keluarga dalam hubungan keluarga sedarah dan semenda; atau; b. Pegawai Group BCE; atau; c. Keluarga sedarah dan semenda dari anggota penyelenggara/panitia pengadaan barang dan jasa dan Pengguna Barang/Jasa/DIC/User. II.4.14 PT Berau Coal Energy wajib menyiapkan dokumentasi yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. II.4.15 Apabila Penyedia Barang/Jasa yang telah dipilih mengundurkan diri, maka Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa berkewajiban mengajukan usulan tindak lanjut dan meminta persetujuan atas usulan tersebut kepada Direksi PT Berau Coal Energy. II.4.16 Untuk jenis jasa pekerjaan yang dinilai memiliki biaya besar, pekerjaan yang kompleks dan memerlukan jangka waktu penyelesaian cukup lama, bila diperlukan dapat menunjuk Konsultan Perencana dan Konsultan Pengawas. II.4.17 Tenaga ahli yang ditugaskan dalam melaksanakan pekerjaan jasa konsultansi wajib memiliki persyaratan sebagai berikut: a. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan bukti penyelesaian kewajiban pajak hingga tahun pajak terkini; b. Lulusan Perguruan Tinggi Negeri atau Perguruan Tinggi Swasta yang telah diakreditasi oleh instansi yang berwenang atau yang lulus ujian negara atau perguruan tinggi luar negeri yang ijazahnya telah disahkan atau diakui oleh instansi pemerintah yang berwenang di bidang pendidikan tinggi; c. Mempunyai pengalaman dibidangnya; d. Mempunyai sertifikat keahlian sesuai bidangnya yang dikeluarkan oleh instansi berwenang. II.4.18 Dokumen administrasi pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan akan sesuai dengan metode pengadaannya dimana dapat terdiri dari, antara lain: a. Proposal (untuk Permohonan Investasi) ; b. Permohonan Investasi (PI); c. Purchase Requisition (PR);

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	17 dari 33
d. Internal Memo Permintaan Pengadaan (untuk PO Umbrella/PO Payung); e. Petunjuk Tender atau Petunjuk Pengadaan; f. Laporan Penilaian Pihak Ketiga; g. Surat Undangan Penawaran; h. Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa; i. Berita Acara Evaluasi Dokumen Penawaran atau Laporan Evaluasi Dokumen Penawaran; j. Surat Penetapan Pemenang atau Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa; k. Penetapan pemenang (awarding); x. Xxxxxxx atau salinannya; m. Purchase Order (PO); n. Packing Slip; o. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Akhir; p. Advance Bonds; q. Performance Bonds. II.4.19 Seluruh pengadaan barang dan jasa, termasuk manajemen penyedia barang/ jasa, sedapat mungkin didukung oleh pemanfaatan sistem informasi yang memadai dan dapat dihandalkan. II.4.20 PO Umbrella/PO Payung adalah Perjanjian/Kontrak yang berisi ketentuan-ketentuan antara salah satu perusahaan di Group BCE dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat digunakan dengan tujuan sebagai berikut: a. Menjamin harga barang dan jasa yang lebih kompetitif; b. Menjamin ketersediaan barang dan jasa; dan; c. Meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang dan jasa. II.4.21 Jika Pejabat Berwenang berhalangan untuk melakukan persetujuan pengadaan barang dan jasa, maka persetujuan dapat digantikan oleh seorang perwakilan yang telah dikuasakan oleh pejabat yang bersangkutan dengan menjaga prinsip tata kelola yang baik.
III. TATA KELOLA PENGADAAN
III.1 Organisasi Pengadaan III.1.1 Corporate Procurement PT Berau Coal Energy terdiri dari Corporate Procurement/ SCM Div. dan Corporate Procurement Strategic Div. Corporate Procurement/ SCM Div. terdiri dari Contract and Category Management Department, Contract Management Department dan Logistic Department, dipimpin oleh seorang Head of Corporate Procurement yang bertanggung jawab langsung kepada Chief Procurement Officer (CPO). Corporate Procurement Strategic Div. terdiri dari Business Improvement & Supplier Information and Performance Management (SIPM) Department, Procurement Management Information System (MIS) dan Procurement Business Partner, dipimpin oleh seorang Division Head yang bertanggung jawab langsung kepada Chief Procurement Officer (CPO). Corporate Procurement dipimpin oleh seorang CPO. III.1.2 Proses pengadaan barang dan jasa dilaksanakan oleh fungsi-fungsi sebagai berikut: a. Category & Contract Management Dept. b. GMO Contract Dept.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	18 dari 33
c. Contract Management Dept. d. Business Improvement & SIPM Dept. e. Corporate Legal & Operation Dept. x. Xxxxguna Barang/Jasa/DIC/User. x. Xxjabat Berwenang. h. Logistic Department. i. Tim Teknis III.1.3 Keanggotaan Xxx Xxxxxx mencakup perwakilan tetap dari Corporate Procurement Department, GMO Division, Legal & Corp. Secretary Division, Financial Reporting Division dan Compliance Policy & Procedure Division serta perwakilan tidak tetap dari Pengguna Barang/Jasa/DIC/User sebagai anggota yang strukturnya ditentukan sesuai dengan sifat, kompleksitas dan nilai pengadaan barang dan jasa. III.1.4 Dalam menjalankan kegiatan terkait pengadaan barang dan jasa, Xxx Xxxxxx bertanggung jawab kepada Division Head penyelenggara pengadaan barang/ jasa. III.1.5 Pihak-pihak yang terlibat di dalam proses pengadaan barang dan jasa wajib memiliki kriteria sebagai berikut: a. Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan, isi dokumen pengadaan barang dan jasa dan metode pengadaan barang dan jasa; b. Memahami prosedur pengadaan barang dan jasa yang berlaku di PT Berau Coal Energy. III.2 Peran dan Tanggung Jawab dalam Proses Pengadaan III.2.1 Implementasi pelaksanaan tugas di dalam proses pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan menjaga prinsip tata kelola yang baik, seperti pembagian tugas dan wewenang secara jelas dan peningkatan pengendalian internal. III.2.2 Contract and Category Management Dept. dan GMO Contract Dept. bertanggung jawab untuk: a. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada Pengguna Barang/Jasa/DIC/User; b. Menjadi satu-satunya perwakilan Perusahaan dalam berkomunikasi dengan peserta tender selama proses tender berlangsung; c. Menerima dan memproses permintaan pengadaan dari Pengguna Barang/Jasa/DIC/User apabila PR telah full release; d. Menyusun jadwal dan aturan pelaksanaan pengadaan, serta menyusun daftar Penyedia Barang dan/atau Jasa yang memenuhi persyaratan bidang usaha untuk diundang mengikuti pengadaaan ikut terlibat dalam proses Prakualifikasi jika diperlukan; e. Memastikan peserta tender menerima undangan pengadaan beserta dokumen pemintaan penawaran; f. Menyiapkan dokumen pengadaan RFI/RFP, drafting/pembuatan dokumen tender beserta kelengkapannya termasuk kriteria dan tata cara penilaian penawaran; g. Berkoordinasi dengan Pengguna Barang/Jasa/DIC/User dalam penyusunan kelengkapan dokumen tender termasuk draft Perjanjian/Kontrak (aspek komersial dan teknis) yang akan dikirim kepada peserta tender; h. Memberikan penjelasan atau klarifikasi serta membuat berita acara pemberian penjelasan mengenai dokumen pengadaan kepada peserta tender termasuk syarat-syarat penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata cara evaluasinya secara terbatas bila diperlukan; i. Melakukan evaluasi atas penawaran yang masuk, mengadakan klarifikasi, negosiasi dan merekomendasikan calon pemenang; x. Xxxxxxxxxxxxxkan calon pemenang dengan membuat “Penetapan Pemenang” kepada Pejabat Berwenang; k. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan Pejabat Berwenang; l. Melakukan pembelian barang dan/atau jasa kepada Penyedia Barang/Jasa.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	19 dari 33
m. Berhak untuk tidak memproses permintaan Pengadaan Barang/Jasa dari Pengguna Barang/Jasa/DIC/User apabila Pengguna Barang/Jasa/DIC/User belum melakukan evaluasi kinerja atas Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan KPI yang tertera di dalam Perjanjian/Kontrak. III.2.3 Bussiness Improvement & SIPM Dept. bertanggung jawab untuk: x. Xxxtanggung jawab sebagai koordinator utama dalam proses prakualifikasi atas calon bidder (calon Penyedia Barang/Jasa yang akan diundang dalam proses pengadaan barang/jasa); b. Bertanggung jawab sebagai koordinator utama dalam proses penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan oleh masing masing Pengguna Barang/Jasa/DIC/User Perjanjian/Kontrak; c. Memberikan informasi hasil penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa kepada Penyelengara Pengadaan Barang/Jasa (Contract & Category Department) dan Pengguna Barang/Jasa/DIC/User. d. Melakukan pemutakhiran Vendor Master Data. III.2.4 Contract Management Dept. dan GMO Contract Dept. bertanggung jawab untuk: a. Melakukan peninjauan dan penyusunan kelengkapan draft Perjanjian/Kontrak berdasarkan hasil tender yang dilakukan oleh Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa; b. Melakukan evaluasi permintaan pengakhiran Perjanjian/Kontrak sebelum jangka waktu Perjanjian/Kontrak berakhir; c. Melakukan evaluasi permintaan perubahan Perjanjian/Kontrak; d. Melakukan pemantauan (monitoring) persetujuan Pejabat Berwenang atas dokumen CSF dan Perjanjian/Kontrak di ARIBA; e. Memberikan notifikasi kepada Business Improvement & SIPM Dept. terkait dengan Perjanjian/Kontrak baru untuk dapat dilakukan penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa. f. Membuat PO Kontrak setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani oleh Direksi. g. Memberikan reminder masa berlaku Bank Garansi dimana tanggung jawab hanya sebatas pada Perjanjian/Kontrak yang terdaftar di Contract Register, Contract Management Department. h. Membuat permintaan perpanjangan Bank Garansi (jika diperlukan) dan mengirimkan kepada Penyedia Barang/Jasa setelah menerima informasi permintaan perpanjangan Bank Garansi dari Pengguna Barang/Jasa/DIC/User. III.2.5 Corp. Legal & Operations Dept. bertanggung jawab untuk: a. Membuat Contract Summary Form (CSF). b. Membuat PO Kontrak setelah Perjanjian/Kontrak ditandatangani oleh Direksi. Ruang Lingkup Corp. Legal & Operation Dept. dalam pembuatan PO Kontrak terbatas pada Perjanjian/Kontrak yang proses pengadaannya tidak dilakukan oleh Corporate Procurement dan untuk kasus-kasus khusus diantaranya apabila dokumen kontrak masih belum dapat di finalisasi oleh Corp. Legal & Operations Dept sesuai dengan SLA yang ada. c. Melakukan penyusunan, peninjauan dan penyelesaian Perjanjian/Kontrak . d. Melakukan permintaan persetujuan dan pemantauan tanda tangan Direksi atas hardcopy dokumen Perjanjian/Kontrak; III.2.6 Tim Teknis bertanggung jawab untuk: a. Melakukan evaluasi spesifikasi teknis dan Owner Estimate untuk barang/jasa yang akan diadakan; b. Bila diperlukan bersama Contract and Category Management Dept. melakukan penilaian/ assessment teknis terhadap calon Penyedia Barang/Jasa serta kunjungan ke lokasi kerja calon Penyedia Barang/Jasa akan diatur lebih lanjut;

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	20 dari 33
III.2.7 Pengguna Barang/Jasa/DIC/User bertanggung jawab untuk: a. Bertanggungjawab atas perencanaan kebutuhan, pengelolaan dan pemanfaatan barang dan/atau jasa secara efektif dan efisien sesuai dengan prinsip dasar dan etika bisnis pengelolaan pengadaan; b. Menentukan tingkat risiko pekerjaan dan menyusun persyaratan rencana K3L atas perkerjaan yang diminta pengadaannya. c. Menetapkan rencana kebutuhan dan jadwal kebutuhan barang dan/atau jasa berdasar rencana proyek atau kegiatan pada tahun anggaran yang bersangkutan dan tahun-tahun berikutnya termasuk menginformasikan rencana pengadaan tahunan yang akan dilakukan diawal tahun anggaran sebagai acuan Penyelengara Pengadaan Barang/Jasa; d. Mengajukan permintaan proses pengadaan paket-paket barang dan/atau jasa yang diperlukan; e. Menyusun TOR (Ruang Lingkup Pekerjaan), spesifikasi teknis dan Owner Estimate (OE). Pengguna Barang/Jasa/DIC/User diwajibkan untuk menyerahkan rencana pengadaan Jasa kepada Penyelengara Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya >USD100,000 yang dilengkapi dengan TOR minimal 6 (enam) bulan sebelum rencana kebutuhan; f. Melakukan penerimaan barang dan/atau jasa membuat Berita Acara terkait jasa yang telah diselesaikan oleh Penyedia Barang/Jasa; g. Melakukan pengawasan dan pengaturan atas pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa dan memastikan pelaksanaannya sesuai dengan Perjanjian/Kontrak yang telah disepakati bersama; h. Melakukan evaluasi secara berkala atas kinerja penyedia barang dan/atau jasa sesuai dengan Kunci Ukuran Keberhasilan (KPI = Key Performance Indicator) yang tercantum didalam Perjanjian/Kontrak; i. Melakukan pengajuan amendemen kontrak/permohonan pembuatan pengadaan PO Umbrella/PO Payung yang baru untuk material yang termasuk dalam kategori non-inventory. x. Xxmastikan bahwa Bank Garansi selalu valid selama pelaksanaan pekerjaan, baik PO dan Kontrak. Dalam hal diperlukannya perpanjangan, Pengguna Barang dan Jasa/DIC/User akan berkoordinasi dengan Penyedia Barang dan Jasa atau Pihak terkait dan/atau Contract Management Department. Koordinasi terkait dengan perpanjangan Bank Garansi dengan Contract Management Department hanya dilakukan oleh Xxxxxxxx Xxxxxx dan Jasa/DIC/User untuk Perjanjian/Kontrak yang dibuat oleh Contract Management Departement dan terdaftar di contract management contract register. III.2.8 Logistic Department bertanggung jawab untuk: a. Melakukan penerimaan barang dari Penyedia Barang; b. Menyimpan dan/atau mendistribusikan barang yang telah diterima dari Penyedia Barang kepada Pengguna Barang/Jasa/DIC/User yang bersangkutan; c. Melakukan evaluasi bulanan atas kinerja Penyedia Barang yang tidak termasuk dalam PO Umbrella/PO Payung yang telah menyelesaikan pekerjaannya dan menyerahkan laporannya kepada Bussiness Improvement & SIPM Dept; d. Melakukan monitoring dan memastikan ketepatan waktu pengiriman barang dari Penyedia Barang; e. Melakukan pembaruan analisa kebutuhan material inventory dan proses pengajuan amandemen PO Umbrella/PO Payung. III.2.9 Shared Service Unit Dept. bertanggung jawab untuk: a. Memproses tagihan pembayaran yang diterima dari Penyedia Barang/Jasa; b. Membuat pengajuan pembayaran kepada Treasury Division. III.2.10 Treasury Division bertanggung jawab untuk: a. Memproses pembayaran kepada Penyedia Barang/Jasa;

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	21 dari 33
III.2.11 Operation Compliance Dept. bertanggung jawab untuk: a. Melakukan verifikasi tingkat risiko pekerjaan dan dokumen persyaratan rencana K3L atas permintaan pengadaan barang/jasa dari Pengguna Barang/Jasa/DIC/User. b. Melakukan penilaian atas dokumen rencana K3L yang diajukan oleh calon Penyedia Barang/Jasa. III.2.12 Komite Penilaian K3L bertanggung jawab untuk melakukan penilaian atas presentasi pemaparan rencana K3L yang disampaikan oleh Calon Penyedia Barang/Jasa (bidder). III.2.13 Internal Audit Division bertanggungjawab untuk: a. Melakukan pemeriksaan atas kepatuhan terhadap Prosedur dan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa; b. Melaporkan setiap pelaporan pelanggaran kode etik Perusahaan terhadap pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang berasal dari saluran pelaporan (alert line) sesuai dengan Kebijakan Layanan Etika (ethics alert line).
IV. PROSES PERENCANAAN PENGADAAN
IV.1 Tujuan Proses Perencanaan Pengadaan IV.1.1 Kebijakan Proses Perencanaan Pengadaan bertujuan untuk memberikan pedoman dalam melaksanakan perencanaan pengadaan barang dan jasa yang meliputi identifikasi kebutuhan dan pengajuan anggaran. IV.2 Identifikasi Kebutuhan dan Perkiraan Nilai Pengadaan IV.2.1 Pihak yang berkewajiban untuk melakukan identifikasi kebutuhan atas barang dan/atau jasa untuk diadakan adalah Pengguna Barang/Jasa/DIC/User terkait. IV.2.2 Identifikasi kebutuhan barang dan jasa disusun untuk jangka waktu 1 (satu) tahun anggaran. IV.2.3 Identifikasi kebutuhan barang dan jasa dilakukan untuk menghasilkan suatu acuan/dasar untuk pengajuan anggaran. IV.2.4 Selanjutnya Corporate Procurement Department mengelola seluruh data rencana pengadaan tahunan untuk selanjutnya dapat melakukan penyusunan rencana strategic sourcing agar dapat melaksanakan proses pengadaan yang lebih optimal. IV. 3 Pengajuan Anggaran IV.3.1 Pengajuan anggaran tahunan dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User kepada Planning & Budget Control Department, sesuai dengan yang diatur pada Prosedur Anggaran. IV.3.2 Pengajuan anggaran tahunan dapat didasarkan kepada “Daftar Referensi Harga” yang dibuat oleh Corporate Procurement Department. Tata cara dan penetapan daftar referensi harga serta daftar kebutuhan barang dan jasa tahunan akan diatur dalam prosedur tersendiri. IV.3.3 Untuk pengajuan anggaran investasi (capital expenditure/capex), Pengguna Barang/Jasa/DIC/User wajib membuat “Permohonan Evaluasi Investasi” yang akan digunakan sebagai dasar dari pengajuan anggaran pengadaan barang dan jasa pada tahun anggaran berikutnya. IV.3.4 Kategori Investasi adalah pengadaan aset perusahaan yang berwujud dan tidak berwujud yang memenuhi kriteria: a. Aset menjadi milik perusahaan atau menunjang dalam kegiatan operasional Perusahaan;dan b. Harga satuan >USD1,000; dan c. Memiliki manfaat ekonomis lebih dari satu tahun atau pengeluaran yang dapat meningkatkan masa manfaat ekonomis atas asset yang telah ada lebih dari satu tahun; dan d. Bukan barang habis pakai dan/stock non rotable; dan

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	22 dari 33
e. Bukan barang untuk dijual kembali. IV.3.5 Formulir Permohonan Evaluasi Investasi disusun dengan memuat informasi-informasi antara lain: a. Tujuan; b. Latar belakang dan dasar pemikiran; c. Project return (analisa ekonomis dan kelayakan investasi); d. Kajian risiko dan tindakan mitigasi; e. Alternatif pilihan; f. Analisa variabel penting; g. Kajian teknis; x. Xxxxxx waktu pelaksanaan investasi; i. Project team.
V. PELAKSANAAN PENGADAAN
V.1 Tujuan Pelaksanaan Pengadaan V.1.1 Kebijakan Pelaksanaan Pengadaan bertujuan untuk memberikan pedoman dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa, antara lain perhitungan Owner Estimate (OE), kajian spesifikasi teknis, metode dan evaluasi penawaran, jangka waktu pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, serta pelaksanaan pengadaan khusus. V.2 Kajian Spesifikasi Teknis V.2.1 Pengadaan barang dan jasa dengan nilai >USD5,000 (Lima Ribu US Dolar) wajib menyertakan kajian spesifikasi teknis, kecuali: a. Pengadaan barang stock; atau; b. Pengadaan barang dan jasa yang bersifat rutin, yaitu: - Pengadaan yang dilakukan setiap periode tertentu secara berkala; dan; - Memiliki jadwal pengadaan yang mengatur waktu dan kuantitas kebutuhan barang/jasa. V.2.2 Pengadaan barang dan jasa dengan nilai <USD5,000 (Lima Ribu US Dolar) dapat melampirkan kajian spesifikasi teknis bersama dengan PR. V.2.3 Spesifikasi teknis yang dibutuhkan untuk masing-masing jenis pengadaan barang dan jasa dapat berbeda, antara lain: a. Pengadaan Barang, keterangan teknis yang dibutuhkan antara lain jenis barang, kualitas/mutu barang, volume barang, tipe barang dan waktu pelaksanaan; b. Jasa Kontraktor, keterangan teknis yang dibutuhkan antara lain pengalaman kerja, prestasi kerja, pengajuan alat dan jadwal kedatangan alat, good mining practice dan kebijakan kompetensi karyawan inti; c. Jasa Konsultansi, keterangan teknis yang dibutuhkan antara lain syarat-syarat keahlian, pengalaman tenaga ahli, jumlah tenaga ahli dan waktu pelaksanaan. V.2.4 Dalam spesifikasi teknis dengan menggunakan gambar teknis, wajib tertera dengan jelas identitas perencana, penggambar dan penanggungjawabnya. V.2.5 Apabila dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa terdapat perubahan untuk spesifikasi maupun gambar teknis, maka perubahan tersebut dapat dilaksanakan atas persetujuan Pengguna Barang/Jasa/DIC/User dan Pejabat Berwenang yang memberikan persetujuan atas proposal terkait.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	23 dari 33
V.3 Owner Estimate (OE) V.3.1 Owner Estimate (OE) dihitung pada saat menyusun pengajuan pengadaan barang dan jasa. V.3.2 Perhitungan Owner Estimate (OE) didasarkan kepada: a. Daftar referensi harga yang telah dibuat oleh Planning & Budget Control Dept. dan Corporate Procurement Department. b. Harga pengadaan barang sebelumnya dengan jangka waktu pembelian maksimum 3(tiga) bulan terakhir di periode tahun yang sama berdasarkan syarat dan ketentuan transaksi (delivery point, guarantee, term of payment, after sales service) serupa. c. Nilai Perjanjian/Kontrak untuk barang atau pekerjaan sejenis yang sedang atau telah dilaksanakan; d. Harga pasar pada waktu perhitungan Owner Estimate (OE); e. Perkiraan perhitungan biaya oleh konsultan jika ada; f. Informasi yang dipublikasikan secara resmi oleh Biro Pusat Statistik (BPS) atau media cetak dan elektronik lainnya atau instansi yang berwenang; g. Data lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan. V.3.3 Pihak yang menghitung Owner Estimate (OE) wajib memiliki persyaratan sebagai berikut: a. Memahami spesifikasi dan tahapan pekerjaan yang akan dilaksanakan; b. Memahami metode pelaksanaan pekerjaan; c. Menguasai informasi/kondisi lapangan dan lingkungan di lokasi pekerjaan; d. Tidak pernah terlibat pelanggaran Kode Etik Group BCE; V.3.4 Dalam pengadaan barang, perhitungan Owner Estimate (OE) dilakukan dengan mempertimbangkan biaya pengiriman barang sampai ke Pengguna Barang/Jasa/DIC/User. V.3.5 Owner Estimate (OE) sudah memperhitungkan biaya tidak langsung (overhead), keuntungan, Pajak Penghasilan (PPh) dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). V.3.6 Konversi Owner Estimate (OE) yang dihitung berdasarkan mata uang asing ke Rupiah dan sebaliknya menggunakan kurs tengah Bank Indonesia pada tanggal penyusunan. V.3.7 Perhitungan Owner Estimate (OE) wajib dilengkapi informasi mengenai sumber data harga dan dasar perhitungan Owner Estimate (OE). V.3.8 Owner Estimate (OE) bersifat rahasia dan tidak diperkenankan untuk dipublikasikan kepada pihak- pihak di luar Group BCE, khususnya kepada Penyedia Barang/Jasa yang memiliki hubungan kerja dengan Group BCE, kecuali apabila digunakan sebagai batas atas dari nilai pengadaan barang dan jasa. V.3.9 Perubahan Owner Estimate (OE) setelah pembukaan penawaran harga tidak diperbolehkan agar tidak terjadi rekayasa Owner Estimate (OE) yang mengacu kepada harga penawaran. V.4 Metode Penawaran dan Dokumen Penawaran V.4.1 Dalam melaksanakan pemilihan Penyedia Barang/Jasa, Contract and Category Management Dept. dan Xxx Xxxxxx berwenang untuk menentukan Penyedia Barang/Jasa yang akan diundang untuk memberikan penawaran. Perwakilan Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa yang berkewajiban untuk memimpin proses pelelangan dan menata semua administrasi pelelangan serta menjadi kontak satu-satunya dalam berkomunikasi formal dengan para peserta lelang. V.4.2 Petunjuk Pengadaan atau RFP dibuat oleh Contract and Category Management Dept. dan dikirim kepada calon Penyedia Barang/Jasa melalui SAP ARIBA disertai dengan dokumen lelang yang berisi semua kondisi dan prasyarat dalam format draft Perjanjian/Kontrak.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	24 dari 33
Calon Penyedia Barang/Jasa yang berminat akan mengisi dan melengkapi RFP (termasuk memberikan penawaran minimal informasi mengenai spesifikasi, harga dan term of payment) sebagai bentuk jawaban kebersediaan sebagai calon Penyedia Barang/ Jasa. V.5 Prakualifikasi V.5.1 Pra-Kualifikasi adalah salah satu tahapan proses pengadaan yang dilaksanakan pada saat pendaftaran untuk menilai kelayakan calon peserta pengadaan barang dan atau jasa (calon bidders) berdasarkan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan oleh Penyelengara Pengadaan Barang/Jasa dan tim terkait (jika ada) dan harus dipenuhi oleh calon bidders. Aspek prakualifikasi yang dinilai meliputi : a. Informasi administratif atau keterangan rinci pendaftar termasuk perizinan perusahaan; b. Dokumen legalitas; c. K3L; d. Pengalaman dan kemampuan. e. Kemampuan Keuangan (Financial Assessment dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai >USD 2.000.000). Legal assessment atas dokumen legal yang dimiliki oleh calon Penyedia Barang/Jasa dan penilaian K3L hanya dilakukan kepada calon Penyedia Barang/Jasa yang telah terpilih sebagai Penyedia Barang/Jasa di Perusahaan dalam proses pengadaaan barang/jasa. V.5.2 Pelaksanaan prakualifikasi merupakan syarat permohonan pendaftaran Penyedia Barang/Jasa ke dalam Vendor Master Data, baik saat proses pengadaan barang dan jasa berlangsung, maupun di luar proses pengadaan. V.5.3 Hasil prakualifikasi digunakan sebagai persyaratan Penyedia Barang/Jasa untuk dapat mengikuti tahapan pengadaan barang dan jasa berikutnya. V.5.4 Prakualifikasi aspek K3L tidak perlu dilakukan untuk: a) Pekerjaan yang memiliki kategori risiko rendah berdasarkan verifikasi risiko sesuai “Formulir Verifikasi Jenis Pekerjaan Yang Wajib Seleksi K3L”; atau; b) Berdasarkan “Formulir Daftar Jenis Pekerjaan Yang Wajib Seleksi K3L” telah dinyatakan jenis pekerjaan tersebut tidak wajib seleksi K3L; atau; c) Calon Penyedia Barang/Jasa masih memiliki sertifikat K3L yang berlaku dengan hasil baik. V.5.5 Faktor-faktor yang dinilai pada evaluasi K3L mengacu kepada “Daftar Pertanyaan K3L” untuk calon Penyedia Barang/Jasa. V.5.6 Pengecualian dalam pelaksanaan prakualifikasi untuk suatu alasan tertentu memerlukan persetujuan dari Head of Corporate Procurement. V.5.7 Detail Aspek Prakualifikasi diatur lebih lanjut didalam prosedur SIPM (Supplier Information and Performance Management). V.6 Evaluasi Penawaran V.6.1 Evaluasi penawaran dilakukan oleh Contract and Category Management Dept., Pengguna Barang/Jasa/DIC/User dan/atau Xxx Xxxxxx. V.6.2 Aspek-aspek yang dipertimbangkan dalam evaluasi penawaran yang diajukan oleh Penyedia Barang/Jasa, antara lain: a. Aspek Teknis dilakukan oleh Xxxxxxxx Xxxxxx/Jasa/DIC/User dan/atau Xxx Xxxxxx. b. Aspek Komersial dilakukan oleh Contract and Category Management Dept. c. Aspek Rencana K3L dilakukan oleh Operation Compliance Dept. V.6.3 Faktor-faktor yang dinilai pada evaluasi teknis wajib sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen “Permintaan Klarifikasi”/”Request For Information (RFI)” dan “Petunjuk Tender” atau “Petunjuk Pengadaan”/”Request For Proposal (RFP)”.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	25 dari 33
V.6.4 Dalam pengadaan barang, penawaran dinyatakan memenuhi evaluasi aspek teknis apabila: a. Memenuhi spesifikasi teknis barang yang ditawarkan berdasarkan contoh, brosur atau gambar- gambar yang ditetapkan dokumen/informasi pengadaan barang; b. Jadwal waktu penyerahan barang tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam dokumen/informasi pengadaan barang; c. Identitas barang yang ditawarkan tercantum dengan lengkap dan jelas; d. Jumlah barang yang ditawarkan tidak kurang dari yang ditetapkan dalam dokumen/informasi pengadaan barang; e. Memenuhi syarat teknis lainnya yang ditetapkan dalam dokumen/informasi pengadaan barang. V.6.5 Dalam pengadaan jasa, penawaran dinyatakan memenuhi evaluasi aspek teknis apabila: a. Metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan memenuhi persyaratan substantif yang ditetapkan dalam dokumen/informasi pengadaan jasa dan menggambarkan penguasaan terhadap penyelesaian pekerjaan; b. Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan dalam dokumen/informasi pengadaan jasa; c. Jenis, kapasitas, komposisi dan jumlah peralatan minimal yang disediakan sesuai dengan dokumen/informasi pengadaan jasa; d. Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen/informasi pengadaan jasa; e. Personil inti yang akan ditempatkan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam dokumen/informasi pengadaan jasa serta posisinya dalam manajemen pelaksanaan yang dilakukan; f. Dalam hal terdapat bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan wajib sesuai dengan persyaratan yang dicantumkan dalam dokumen/informasi pengadaan jasa; g. Memenuhi syarat teknis lainnya yang ditetapkan dalam dokumen/informasi pengadaan jasa. V.6.6 Contract and Category Management Dept. dapat melakukan klarifikasi, konfirmasi dan negosiasi dengan calon Penyedia Barang/Jasa, termasuk mengadakan pemeriksaan lokasi peralatan/pabrikan, apabila terdapat hal-hal yang perlu diverifikasi lebih lanjut. V.6.7 Evaluasi aspek komersial dilakukan dengan mempertimbangkan aspek-aspek terkait biaya, seperti kewajaran harga, economies of scale, layanan purna jual dan hal-hal lain sesuai dengan jenis barang/jasa yang diadakan. V.6.8 Owner Estimate (OE) berfungsi sebagai batas kewajaran dalam melakukan pengadaan barang dan/atau jasa. Nilai pengadaan yang dianggap wajar adalah sebesar 10% (sepuluh persen) lebih rendah dari Owner Estimate (OE) (batas bawah/floor price) hingga 10% (sepuluh persen) lebih tinggi dari Owner Estimate (OE) (batas atas/ceiling price). Apabila hasil negoisasi akhir oleh Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa tetap di atas 10% lebih tinggi dari nilai Owner Estimate (OE), maka Pengguna Barang/Jasa/DIC/User wajib mengkaji ulang Owner Estimate (OE) melalui revisi Purchase Request (PR) yang telah dibuat. Hasil pengkajian ulang OE melalui revisi PR akan diserahkan kembali kepada Xxjabat Berwenang untuk dilakukan persetujuan. V.6.9 Evaluasi Aspek Teknis (spesifikasi, K3L) dan Komersil dilakukan dengan metode scoring dengan pembobotan berbeda atau sama antara aspek teknis dengan aspek komersil tergantung pada karakteristik pengadaan barang/jasa. V.6.10 Dokumentasi dan hasil evaluasi penawaran dituangkan dalam penetapan pemenang (awarding) dan disetujui oleh Pejabat Berwenang. V.7 Jangka Waktu Pelaksanaan Pengadaan V.7.1 Jangka waktu pelaksanaan pengadaan barang dan jasa meliputi:

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	26 dari 33
a. Persetujuan PR, penetapan pemenang dan PO atau Perjanjian/Kontrak; b. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa. V.7.2 Jangka waktu persetujuan PR adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui pengajuan pengadaan barang dan jasa, terhitung sejak PR dibuat oleh Xxxxxxxx Xxxxxx/Jasa/DIC/User di SAP hingga PR yang telah disetujui diterima oleh Contract and Category Management Dept. V.7.3 Jangka waktu persetujuan penetapan pemenang (awarding) adalah waktu yang dibutuhkan terhitung sejak penetapan pemenang (awarding) diajukan Contract and Category Management Dept. hingga disetujui oleh Pejabat Xxxxxxxxx. V.7.4 Jangka waktu persetujuan PO adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui permintaan pembelian barang/jasa, terhitung sejak PO dibuat oleh Contract and Category Management Dept. di dalam sistem SAP hingga dikirimkan ke Penyedia Barang/Jasa. V.7.5 Jangka waktu pemilihan Penyedia Barang/Jasa ditentukan oleh Contract and Category Management Dept. dan/atau Xxx Xxxxxx sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa yang digunakan. V.7.6 Contract and Category Management Dept. akan memonitor kemajuan persetujuan terhadap dokumen pengadaan barang dan jasa agar pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. V.7.7 Dalam hal pengadaan khusus yang menurut sifat dan/atau jenis pekerjaan diperlukan pengaturan jadwal tersendiri, maka departemen atau divisi yang bertanggung jawab dalam melaksanakan Pengadaan Khusus tersebut dapat mengajukan jangka waktu pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tersebut kepada Contract and Category Management Dept. V.8 Pelaksanaan Pengadaan Khusus V.8.1 Pengadaan Khusus adalah pengadaan barang dan jasa yang membutuhkan perlakuan khusus atau dilakukan dengan metode yang berbeda dengan pengadaan barang dan jasa yang diatur dalam Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa. V.8.2 Pengadaan Khusus meliputi antara lain, namun tidak terbatas pada: a. Pengadaan Bahan Bakar Minyak (BBM); x. Xxxxadaan darurat (emergency). V.8.3 Pengadaan BBM dilakukan oleh Contract and Category Management Dept. berdasarkan permohonan “Schedule Pengiriman Bahan Bakar Bulanan” yang disiapkan oleh Logistic Department Subsidiaries. V.8.4 Pengadaan darurat (emergency) yaitu pengadaan barang dan jasa yang pelaksanaannya tidak dapat ditunda atau wajib dilakukan segera, antara lain karena: a. Terjadinya keadaan force majeure yang menyebabkan gangguan keamanan, keselamatan dan aset strategis Group BCE; atau; b. Berpotensi terhentinya kegiatan operasional yang disebabkan oleh kebutuhan atas barang/jasa; atau; c. Hal-hal lain yang dianggap darurat (emergency). V.8.5 Pengadaan darurat (emergency) hanya dapat dilakukan jika terdapat persetujuan keadaan darurat yang disetujui oleh Direksi.
VI . TATA KELOLA PERJANJIAN/KONTRAK
VI.1 Tujuan Tata Kelola Perjanjian/Kontrak VI.1.1 Kebijakan Tata Kelola Perjanjian/Kontrak bertujuan agar pelaksanaan serta pengambilan keputusan mengenai Perjanjian/Kontrak, khususnya terkait penyusunan, perubahan dan pemutusan

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	27 dari 33
Perjanjian/Kontrak dilaksanakan secara efektif, efisien dan mendukung penciptaan nilai tambah bagi Perusahaan. VI.2 Ketentuan Dalam Perjanjian/Kontrak VI.2.1 Pihak yang bertanggung jawab melakukan penyusunan, peninjauan dan penyelesaian Dokumen Perjanjian/Kontrak adalah Corp. Legal & Operations Dept. VI.2.2 Contract Management Dept. melakukan peninjauan dan penyusunan kelengkapan draft Kontrak berdasarkan hasil tender yang dilakukan oleh Penyelenggara Pengadaan Barang/Jasa dengan informasi nama Penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk, harga akhir yang disetujui, kondisi-kondisi yang disepakati selama negosisasi dilakukan. VI.2.3 Corp. Legal & Operations Dept.akan menyiapkan Contract Summary Form (CSF) yang berisi ringkasan isi kontrak yang penting serta melampirkan bukti persetujuan Pejabat Berwenang yang telah dilakukan di ARIBA. VI.2.4 Perjanjian/Kontrak yang memenuhi kriteria di bawah ini wajib dibuat dalam bentuk Perjanjian/Kontrak Pengadaan Jasa atau Jasa Konstruksi adalah sebagai berikut: 1. Pengadaan barang dan jasa sebagai satu kesatuan pekerjaan dengan nilai >USD100,000 (Seratus Ribu US Dollar). 2. Pengadaan jasa dengan nilai >USD100,000 (Seratus Ribu US Dollar). VI.3 Contract Summary Form (CSF) VI.3.1 Untuk setiap Perjanjian/Kontrak dengan nilai minimal USD100,000 (Seratus Ribu US Dolar) atau dalam mata uang lain yang nilainya setara, Corp. Legal & Operations Dept. wajib membuat Dokumen Contract Summary Form (CSF) sebagai persyaratan untuk penandatanganan Perjanjian/Kontrak. VI.3.2 Formulir CSF yang telah diisi dengan lengkap dan disetujui oleh Pejabat Berwenang wajib dilampirkan pada Perjanjian/Kontrak yang akan ditandatangani oleh Pejabat Berwenang sesuai nilai Perjanjian/Kontrak. VI.4 Jaminan Pelaksanaan VI.4.1 Untuk pengadaan jasa konstruksi yang bernilai >USD500,000 (Lima Ratus Ribu US dolar), Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan PT Berau Coal Energy wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan. VI.4.2 Nilai Jaminan Pelaksanaan jasa konstruksi adalah minimal 5%(lima persen) dari nilai Perjanjian/Kontrak. VI.4.3 Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan oleh PT Berau Coal Energy wajib menyerahkan jaminan pelaksanaan (contoh: Bank Garansi atau asset Penyedia Barang/Jasa yang sudah dikuasai atau tagihan yang belum dibayar) yang ditentukan oleh PT Berau Coal Energy dan disepakati. VI.4.4 Jika bentuk Jaminan Pelaksanaan yang diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan maka harus terdaftar di Risk Management Department. VI.4.5 Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan oleh PT Berau Coal Energy wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan dalam jangka waktu yang ditentukan oleh Perusahaan, sekurang-kurangnya sama dengan jangka waktu pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. VI.4.6 Apabila terjadi perpanjangan waktu pekerjaan, maka Penyedia Barang/Jasa wajib untuk memperpanjang masa berlaku Jaminan Pelaksanaan VI.4.7 Apabila terjadi pekerjaan tambah yang menyebabkan terjadinya perubahan nilai Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa wajib untuk menyerahkan Jaminan Pelaksanaan tambahan paling sedikit sebesar nilai 5% (lima persen) dari nilai pekerjaan tambah. VI.4.8 Jaminan Pelaksanaan dikembalikan kepada Penyedia Barang/Jasa setelah barang diserahkan atau kemajuan pekerjaan mencapai 100% (seratus persen) dan telah dilaksanakan serah terima barang/pekerjaan.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	28 dari 33
VI.4.9 Pengguna Barang/Jasa/DIC/User berhak untuk mencairkan Jaminan Pelaksanaan apabila menderita kerugian akibat tidak terpenuhinya Perjanjian/Kontrak. VI.4.10 Sebelum mengajukan pencairan atas Jaminan Pelaksanaan, PT Berau Coal Energy wajib memberitahukan Penyedia Barang/Jasa mengenai pelanggaran terhadap Perjanjian/Kontrak yang dilakukan Penyedia Barang/Jasa. VI.4.11 Apabila nilai kerugian yang dialami Pengguna Barang/Jasa/DIC/User melebihi nilai Jaminan Pelaksanaan dari Bank, maka selisih dari kerugian tersebut akan dikompensasikan dari tagihan yang belum dibayar. VI.4.12 Jaminan Pelaksanaan dapat menjadi milik Pengguna Barang/Jasa/DIC/User secara keseluruhan apabila terjadi pengakhiran Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh pelanggaran terhadap Perjanjian/Kontrak yang dilakukan Penyedia Barang/Jasa. VI.4.13 Jaminan Pelaksanaan tidak diperlukan dalam hal pengadaan barang dan jasa mendesak (emergency). VI.4.14 Apabila terdapat pembayaran down payment (uang muka) kepada Penyedia Barang/Jasa dalam rangka pengadaan barang dan jasa, maka Penyedia Barang/Jasa diwajibkan menyerahkan advance payment bond yang diterbitkan oleh lembaga keuangan atau bank yang termasuk dalam daftar yang dikeluarkan oleh Risk Management Department. VI.4.15 Nilai advance payment bond adalah sebesar nilai uang muka yang dibayarkan kepada Penyedia Barang/Jasa dan dalam mata uang yang sama. VI.5 Perubahan (Addendum) Perjanjian/Kontrak VI.5.1 Perubahan (Addendum) adalah perubahan atas Perjanjian/Kontrak berdasarkan Dokumen “Berita Acara Modifikasi Pekerjaan” yang bersifat mengubah, menambah dan mengurangi ketentuan dalam Perjanjian/Kontrak yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dengan Perjanjian/Kontrak yang bersangkutan. VI.5.2 Perubahan yang wajib dituangkan dalam perubahan (addendum) Perjanjian/Kontrak yang ditanda tangani oleh Pejabat Berwenang dan Penyedia Barang/Jasa meliputi salah satu atau lebih dari: a. Lingkup pekerjaan; b. Pekerjaan tambah/kurang yang mengakibatkan perubahan nilai Perjanjian/Kontrak; c. Jangka waktu pelaksanaan (kecuali diatur berbeda di dalam Perjanjian/Kontrak); d. Metode pembayaran; Perubahan yang tidak bersifat substansial atau tidak berpengaruh terhadap aspek-aspek yang disebutkan di atas cukup dibuatkan Dokumen “Berita Acara Modifikasi Pekerjaan” yang ditandatangani oleh Pejabat Berwenang atau perwakilannya yang ditunjuk dan Penyedia Barang/Jasa. VI.5.3 Perubahan (Addendum) Perjanjian/Kontrak wajib segera dibuat setelah kesepakatan atas perubahan ditetapkan. VI.6 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak VI.6.1 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak dilakukan apabila pekerjaan telah selesai dilaksanakan dan apabila terjadi hal-hal di luar kekuasaan para pihak untuk melaksanakan kewajiban yang ditentukan dalam Perjanjian/Kontrak, yang disebabkan oleh timbulnya keadaan force majeure atau keadaan yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak. VI.6.2 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan apabila para pihak tidak memenuhi kewajiban dan tanggung jawabnya sebagaimana diatur di dalam Perjanjian/Kontrak. VI.6.3 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak yang disebabkan oleh pelanggaran Penyedia Barang/Jasa terhadap Perjanjian/Kontrak akan dikenakan sanksi sesuai yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak, antara lain berupa:

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	29 dari 33
a. Jaminan Pelaksanaan menjadi milik Pengguna Barang/Jasa/DIC/User; dan/atau; b. Membayar denda dan ganti rugi kepada Pengguna Barang/Jasa/DIC/User; dan/atau; c. Dicatat dalam Vendor Blacklist sesuai ketentuan yang berlaku. VI.6.4 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan secara sepihak oleh PT Berau Coal Energy, apabila Penyedia Barang/Jasa lalai atau terlambat memenuhi kewajibannya dan tidak terjadinya pemulihan/perbaikan keadaan setelah terlampauinya batas waktu peringatan ketiga atas keterlambatan atau tidak dipenuhinya pelaksanaan Perjanjian/Kontrak atau apabila denda keterlambatan pelaksanaan pekerjaan sudah melampaui besarnya Jaminan Pelaksanaan atau maksimum denda keterlambatan. VI.6.5 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan sebelum jangka waktu Perjanjian/Kontrak berakhir dalam hal Penyedia Barang/Jasa terbukti melakukan kecurangan dan pemalsuan dokumen dan/atau keterangan dalam proses tender maupun pelaksanaan Perjanjian/Kontrak. VI.6.6 Pengakhiran Perjanjian/Kontrak sebelum berakhirnya jangka waktu Perjanjian/Kontrak harus dinyatakan dalam Surat Pengakhiran dan/atau Berita Acara Pengakhiran Perjanjian/Kontrak antara Pengguna Barang/Jasa/DIC/User dengan Penyedia Barang/Jasa. VI.6.7 Perjanjian/Kontrak batal demi hukum apabila isi Perjanjian/Kontrak melanggar ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
VII PELAKSANAAN PEKERJAAN DAN PENERIMAAN BARANG DAN JASA
VII.1 Tujuan Pelaksanaan Pekerjaan dan Penerimaan Barang dan Jasa VII.1.1 Kebijakan Pelaksanaan Pekerjaan dan Penerimaan Barang dan Jasa bertujuan untuk memberikan pedoman dalam mengawasi kemajuan pekerjaan dan penerimaan barang dan jasa. VII.2 Pemeriksaan Lapangan/Hasil Kerja Penyedia Barang/Jasa VII.2.1 Pada tahap awal pelaksanaan Perjanjian/Kontrak pembangunan proyek, apabila diperlukan, Contract and Category Management Dept. bersama-sama dengan Pengguna Barang/Jasa/DIC/User dan perwakilan Penyedia Barang/Jasa dapat melaksanakan pemeriksaan lapangan untuk melakukan pengukuran dan pemeriksaan detil kondisi lapangan. VII.2.2 Hasil pemeriksaan lapangan bersama dituangkan dalam Berita Acara Kemajuan Pekerjaan. Apabila hasil pemeriksaan lapangan bersama mengakibatkan perubahan komersial isi Perjanjian/Kontrak (spesifikasi teknis, gambar, jenis pekerjaan, kuantitas), maka perubahan tersebut wajib dituangkan dalam formulir Persetujuan Amandemen Perjanjian/Kontrak yang ditindaklanjuti dengan pembuatan Amandemen Kontrak. VII.2.3 Selama pelaksanaan pekerjaan, Penyedia Barang/Jasa wajib membuat dan menyerahkan “Laporan Kemajuan Pekerjaan” secara periodik kepada Pengguna Barang/Jasa/DIC/User sesuai dengan ketentuan yang disepakati di dalam Perjanjian/Kontrak. VII.2.4 Pengguna Barang/Jasa/DIC/User atau pihak lain yang ditunjuk oleh PT Berau Coal Energy wajib melakukan verifikasi terhadap “Laporan Kemajuan Pekerjaan” dengan melakukan pemeriksaan fisik pekerjaan dengan didampingi oleh Project Manager. VII.2.5 Pengguna Barang/Jasa/DIC/User atau pihak lain yang ditunjuk oleh PT Berau Coal Energy wajib melaporkan kinerja Penyedia Barang/Jasa kepada Business Improvement & SIPM Dept. VII.2.6 Business Improvement & SIPM Dept. dapat menunjuk suatu tim pengawas independen dari luar Perusahaan untuk melakukan pengawasan kemajuan pekerjaan jika diperlukan. VII.2.7 Pengguna Barang/Jasa/DIC/User atau pihak lain yang ditunjuk oleh PT Berau Coal Energy wajib melakukan pemutakhiran nilai Construction in Progress (CIP) di dalam sistem SAP sesuai dengan “Laporan Kemajuan Pekerjaan” yang telah diverifikasi.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	30 dari 33
VII.2.8 Pada saat pekerjaan telah mencapai tingkat penyelesaian 100% (seratus persen), maka wajib dilakukan uji commissioning dengan mempertimbangkan aspek kesesuaian spesifikasi pekerjaan dan K3L. VII.2.9 Jika hasil uji commissioning tidak sesuai dengan spesifikasi pekerjaan dan K3L yang telah ditentukan di dalam Perjanjian/Kontrak, maka Penyedia Barang/Jasa wajib melakukan perbaikan pekerjaan dan biaya tambahan yang muncul dari perbaikan ini merupakan tanggungan Penyedia Barang/Jasa. VII.3 Denda Keterlambatan Bagi Penyedia Barang/Jasa VII.3.1 Apabila terjadi keterlambatan penyelesaian pekerjaan atau keterlambatan serah terima barang sesuai dengan kesepakatan akibat dari kelalaian Penyedia Barang/Jasa, maka Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan wajib dikenakan denda yang besarannya ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak sesuai dengan jenis pengadaanya. VII.3.2 Untuk pengadaan Barang/Jasa melalui PO dengan nilai lebih besar atau sama dengan USD50,000 (lima puluh ribu US Dollar) apabila terdapat keterlambatan penyelesaian pekerjaan atau keterlambatan serah terima barang sesuai dengan kesepakatan maka dikenakan denda 1/1000 (satu per seribu) bagian dari nilai PO setiap 1 hari keterlambatan dengan maksimum denda sebesar 5% dari nilai PO dan/atau dilakukan pencabutan PO kecuali diatur secara khusus di dalam Perjanjian/Kontrak. VII.3.3 Pencabutan PO dapat dilakukan apabila: a. Kebutuhan barang/jasa tidak dapat ditunda melebihi batas waktu kesepakatan. b. Penyedia lalai atau cidera janji dalam melaksanakan kewajiban dan tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang ditetapkan. x. Xxxxx Penyedia Barang/Jasa pengganti tidak lebih lama delivery time-nya. VII.3.4 Dalam hal pencabutan PO dilakukan karena kesalahan penyedia barang/ jasa maka: a. Jaminan pelaksanaan dicairkan. b. Uang muka harus dikembalikan oleh penyedia atau jaminan uang muka dicairkan (apabila diberikan). c. Penyedia Barang/Jasa membayar denda keterlambatan terhadap bagian PO yang terlambat, diselesaikan sebagaimana ketentuan dalam PO, apabila pencabutan PO tidak dapat dilakukan terhadap seluruh bagian PO. VII.3.5 Untuk PO dengan line item lebih dari satu, pengenaan denda hanya pada line item yang terlambat saja, untuk barang/jasa yang sudah diterima dapat di GR (Goods Received) secara partial. VII.3.6 Untuk menghindari dispute/ethical conduct code dengan penyedia barang/ jasa maka perlu dipastikan Penyedia Barang/Jasa mengetahui dan memahami ketentuan denda ini (dengan memberikan paraf pada point denda oleh penyedia barang/ jasa). VII.3.7 Pengenaan denda keterlambatan kepada Penyedia Barang/Jasa dapat dikompensasikan terhadap Jaminan Pelaksanaan. VII.3.8 Pejabat terkait sesuai Standar Persetujuan Manajemen yang berlaku menandatangani Berita Acara perhitungan besaran denda dan ketentuan ini berlaku untuk transaksi dengan PO Service dan Material Non SKBDN (L/C) – Letter of Credit. VII.4 Serah Terima Jasa VII.4.1 Penerimaan jasa yang tidak mencakup masa pemeliharaan dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User yang hasilnya dituangkan di dalam “Berita Acara Serah Terima” (BAST) pekerjaan yang ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa dan Pejabat Berwenang atau perwakilannya yang ditunjuk atau dokumen lainnya yang berasal dari Penyedia Barang/Jasa dan dapat digunakan sebagai tanda bukti.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	31 dari 33
VII.4.2 Untuk pengadaan jasa yang mencakup masa pemeliharaan setelah pekerjaan mencapai tingkat penyelesaian 100% (seratus persen), dokumen BAST yang digunakan meliputi: a. BAST 1, untuk penerimaan hasil pelaksanaan pekerjaan setelah pekerjaan mencapai tingkat penyelesaian 100% (seratus persen); b. BAST 2, untuk penerimaan hasil pelaksanaan pekerjaan setelah masa pemeliharaan berakhir. VII.4.3 Setelah BAST 1 disetujui oleh Penyedia Barang/Jasa dan Pejabat Berwenang atau perwakilannya yang ditunjuk, Penyedia Barang/Jasa wajib melakukan pemeliharaan atas hasil pekerjaan selama masa yang ditetapkan dalam Perjanjian/Kontrak. VII.4.4 Pembayaran kepada Penyedia Jasa Konstruksi untuk pelaksanaan pekerjaan dengan masa pemeliharaan ini dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut: a. Pembayaran dilakukan sebesar 95%(sembilan puluh lima persen) dari nilai kontrak, sedangkan 5% (lima persen) dari nilai kontrak merupakan jaminan selama masa pemeliharaan yang akan dibayarkan kemudian setelah masa pemeliharaan berakhir; b. Pembayaran dilakukan sebesar 100%(seratus persen) dari nilai kontrak dan Penyedia Jasa wajib menyerahkan jaminan pemeliharaan sebesar 5%(lima persen) dari nilai kontrak. VII.4.5 Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan sebagaimana mestinya, maka Pengguna Barang/Jasa/DIC/User berhak mencairkan dana jaminan pemeliharaan dan menggunakannya untuk membiayai perbaikan/ pemeliharaan. VII.5 Serah Terima Barang VII.5.1 Penerimaan barang dilakukan oleh Logistic Department Subsidiaries setelah dilakukan pemeriksaan fisik yang hasilnya dituangkan di dalam “Goods Receipt” yang ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa dan Pejabat Berwenang. VII.5.2 Untuk pengadaan BBM, penerimaan barang dilakukan oleh Logistic Department Subsidiaries didampingi oleh surveyor independen untuk melakukan perhitungan atas volume BBM aktual yang diterima pada suhu standar (15 derajat celcius). VII.5.3 Apabila terdapat perbedaan antara volume BBM pada dokumen “Delivery Order” (DO) dan volume BBM yang diterima diatas standard toleransi, maka Logistic Department Subsidiaries wajib memberikan justifikasi perbedaan volume tersebut di dalam BAST Bahan Bakar.
VIII MANAJEMEN PENYEDIA BARANG / JASA
VIII.1 Ruang Lingkup VIII.1.1 Ruang lingkup Manajemen Penyedia Barang/Jasa meliputi proses pemilihan calon Penyedia Barang/Jasa saat proses prakualifikasi, pengelolaan Vendor Master Data dan manajemen seluruh kinerja Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan oleh Busines Improvememt & SIPM Department sebagai koordinator yang ditunjuk oleh manajemen Perusahaan. VIII.2 Tujuan Kebijakan Manajemen Penyedia Barang/Jasa VIII.2.1 Tujuan kebijakan Manajemen Penyedia Barang/ Jasa: a. Menyediakan informasi yang lengkap, terkini dan akurat tentang penyedia barang dan/atau jasa untuk mendukung proses Pengadaan Barang/Jasa. b. Mendukung pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang berkualitas yang memenuhi mínimum kualifikasi sesuai dengan prinsip dasar pengadaan dan standar operasional Perusahaan. c. Memastikan dilakukannya evaluasi kinerja atas Penyedia Barang/Jasa yang memiliki Perjanjian/Kontrak oleh masing-masing Pengguna Barang/Jasa/DIC/User terkait.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	32 dari 33
d. Perusahaan memiliki laporan hasil kinerja dari Penyedia Barang/Jasa atas suatu Perjanjian/Kontrak yang ada. VIII.3 Pengelolaan Vendor Master Data VIII.3.1 Penyedia Barang/Jasa yang termasuk dalam Vendor Master Data adalah yang telah melewati proses prakualifikasi legalitas, K3L, finansial dan teknik. VIII.3.2 Pengelolaan dan pengaturan Penyedia Barang/Jasa sehubungan dengan pengadaan barang dan/atau jasa mencakup : a. Prakualifikasi atas calon Penyedia Barang/Jasa. b. Informasi Penyedia Barang/Jasa dalam “Vendor Master Data”. x. Xxxxxan atas evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa termasuk data vendor blacklist “Daftar Hitam”. d. Manajemen dan penindaklanjutan hasil evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa. VIII.3.3 Vendor Master Data wajib ditinjau secara berkala minimal satu tahun sekali untuk memastikan bahwa: a. Informasi lengkap dan akurat; b. Tidak terdapat data fiktif; c. Tidak terdapat duplikasi data; d. Tidak terdapat data yang tidak memenuhi standar operasional; e. Tidak terdapat compliance issue terkait dengan tindakan yang melanggar hukum VIII.3.4 Registrasi Penyedia Barang/Jasa : a. Perusahaan akan memelihara jumlah Penyedia Barang/Jasa dalam database -nya sesuai dengan kebutuhan Perusahaan dengan tujuan untuk terus membina hubungan jangka panjang atas Penyedia Barang/Jasa yang menunjukkan performa yang baik. b. Permohonan Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa baru dapat diusulkan oleh calon Penyedia Barang/Jasa ataupun Pengguna Barang/Jasa/DIC/User. c. Proses pendaftaran dan pengkinian Vendor Master Data. d. Permohonan Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa tidak bertentangan dengan ketentuan yang tercantum di dalam Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa terkait dengan Manajemen Penyedia Barang/Jasa. e. Registrasi di SAP dan penyimpanan dokumen pendukung hanya dapat dilakukan oleh Business Improvement and SIPM Department. VIII.4 Evaluasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa VIII.4.1 Evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa harus dilakukan secara regular sesuai dengan jadwal yang telah diatur didalam Perjanjian/Kontrak/PO oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User dan oleh Logistic Departement terkait pelaksanaan pembelian barang. VIII.4.2 Evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa atas suatu Perjanjian/Kontrak dilakukan sesuai dengan periode evaluasi KPI yang tertera didalam Perjanjian/Kontrak dan minimal harus dilakukan 1(satu) tahun sekali, dengan garis besar pedoman sebagai berikut: a. Kualitas atau kesesuaian spesifikasi dan kuantitas barang dan jasa yang disediakan berdasarkan Perjanjian/Kontrak atau PO. b. Kondisi barang/jasa yang disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa serta hasil penilaian dari segi aspek K3L (jika ada). c. Ketepatan waktu pengiriman barang (untuk pengadaan barang) atau pelaksanaan pekerjaan (untuk pengadaan jasa) berdasarkan Kontrak atau PO.

	PT BERAU COAL ENERGY	No. Dokumen	M-BCE-003
	KEBIJAKAN	Tanggal Efektif	7 September 2020
	Pengadaan Barang dan Jasa	Edisi/Revisi	1/2
		Halaman	33 dari 33
d. Pelayanan yang diberikan oleh Penyedia Barang/Jasa, termasuk kemampuan Penyedia Barang/Jasa untuk memenuhi jaminan dan garansi berdasarkan kontrak atau PO. VIII.4.3. Evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa yang periode Perjanjian/Kontraknya kurang dari 1 (satu) tahun, harus dilakukan selambat-lambatnya pada akhir periode Kontrak yang berlaku. VIII.4.4.Evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa atas Kontrak wajib dilakukan oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User di ARIBA sesuai dengan periode evaluasi KPI yang tertera di dalam Kontrak. VIII.4.5.Penyedia Barang/Jasa dapat dimasukkan ke dalam daftar “Daftar Hitam Penyedia Barang/Jasa (Vendor Blacklisted) apabila: a. Hasil evaluasi kinerja Penyedia Barang/Jasa masuk kategori “sangat buruk” dengan score “0 - 50” yang dinformasikan oleh Xxxxxxxx Xxxxxx/Jasa/DIC/User kepada Business Improvement & SIPM Dept. b. Terjadi accident (major, fatality atau hal-hal yang berpotensi menyebabkan risiko terhadap. keselamatan) yang dinformasikan oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User//HSE Department kepada Business Improvement & SIPM Dept. c. Terdapat risiko yang berhubungan dengan legal/financial yang berpotensi dapat menggangu jalannya pekerjaan dan/atau menggangu produksi Perusahaan sesuai dengan hasil pemeriksaan/rekomendasi Legal/Finance Department. d. Adanya tindakan yang melanggar Kode Etik Perusahaan (fraud) yang dinformasikan oleh Pengguna Barang/Jasa/DIC/User/atas keputusan Manajemen kepada Business Improvement & SIPM Dept. e. Detail mekanisme Manajemen Penyedia Barang/Jasa akan diatur lebih lanjut dalam Prosedur Supplier Information and Performance Management (SIPM).
IX. PENUTUP
IX.1 Perubahan Kebijakan IX.1.1 Kebijakan ini wajib ditelaah dan dimutakhirkan secara berkala untuk disesuaikan dengan kebutuhan Group BCE serta perubahan lingkungan usaha. IX.1.2 Permintaan perubahaan Kebijakan diajukan Corporate Procurement Department atau oleh pihak lain melalui Corporate Procurement Department. IX.1.3 Setiap perubahan atas kebijakan, wajib dicatat secara rinci mengenai subyek, perihal, tanggal diubah, efektif berlaku serta tanda tangan persetujuan perubahan oleh Direksi PT Berau Coal Energy. IX.1.4 Kebijakan ini bersifat memutakhirkan Kebijakan dan Peraturan PT Berau Coal Energy yang diresmikan sebelum Kebijakan ini berlaku. IX.2 Penutup IX.2.1 Kebijakan ini digunakan sebagai implementasi pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. IX.2.2 Kebijakan ini dinyatakan berlaku efektif sejak ditetapkan oleh Direksi PT Berau Coal Energy. IX.2.3 Hal-hal yang belum diatur dalam Kebijakan ini tetap mengacu pada ketentuan/peraturan internal PT Berau Coal Energy dan peraturan perundang-undangan yang yang berlaku.