PEMANGGILAN
PT TRANSCOAL PACIFIC Tbk
Berkedudukan di Jakarta Selatan, Indonesia
(“Perseroan”)
PEMANGGILAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN KEPADA PEMEGANG SAHAM
Direksi Perseroan dengan ini mengundang para Pemegang Saham Perseroan untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Perseroan (“Rapat”), yang akan diselenggarakan pada:
- Hari/Tanggal : Jumat / 30 Juli 2021
- Tempat : PT Transcoal Pacific Tbk
Bakrie Tower lantai 9, Kompleks Rasuna Epicentrum
Jl. H.R. Xxxxxx Xxxx, Kuningan Jakarta 12940, Indonesia
- Waktu : 09:30 WIB – selesai
Dengan mata acara Rapat sebagai berikut:
1. Persetujuan Laporan Tahunan Perseroan dan Pengesahan Laporan Keuangan Konsolidasian Perseroan yang disampaikan oleh Direksi untuk tahun fiskal 2020 termasuk memberikan pelunasan dan pembebasan tanggung jawab sepenuhnya kepada Direksi atas tindakan pengurusan dan kepada Dewan Komisaris atas tindakan pengawasan terhadap Perseroan yang dilakukan selama tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2020 (acquit et de charge);
Penjelasan:
Berdasarkan ketentuan (i) Pasal 17 ayat (3) huruf (a) dan (b) Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 69 dan 78 Undang-undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”), Laporan Tahunan Perseroan dan Laporan Tugas Pengawasan Dewan Komisaris Perseroan harus mendapatkan persetujuan Rapat Umum Pemegang Saham, dan (ii) Pasal 17 ayat (3) Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 69 UUPT, Laporan Keuangan untuk tahun buku yang berakhir 31 Desember 2020 harus mendapat pengesahan dari Rapat Umum Pemegang Saham.
2. Penetapan dan persetujuan penggunaan laba bersih Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2020.
Penjelasan:
Berdasarkan ketentuan Pasal 17 ayat (3) huruf (c) Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 70 dan Pasal 71 UUPT, penggunaan Laba Bersih Perseroan untuk tahun buku yang berakhir tanggal 31 Desember 2020, harus mendapat persetujuan dari Rapat Umum Pemegang Saham.
3. Persetujuan penetapan honorarium bagi anggota Dewan Komisaris dan pemberian kewenangan kepada Dewan Komisaris untuk menetapkan gaji anggota Direksi Perseroan untuk tahun buku 2021, serta pemberian tantiem dan bonus bagi anggota Dewan Komisaris, Direksi dan Karyawan Perseroan berdasarkan kinerja Perseroan tahun 2020.
Penjelasan:
Dasar usulan mata acara rapat tersebut adalah Pasal 17 ayat (3) huruf (e) Anggaran Dasar Perseroan, dan Pasal 96 dan Pasal 113 UUPT.
4. Persetujuan pemberian wewenang kepada Dewan Komisaris untuk menunjuk Akuntan Publik independen yang terdaftar di Otoritas Jasa Keuangan dalam rangka mengaudit Laporan Keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2021 dan untuk menetapkan honorarium / biaya Akuntan Publik independen serta persyaratan penunjukan lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Penjelasan:
Berdasarkan ketentuan Pasal 17 ayat (3) huruf (d) Anggaran Dasar Perseroan, penunjukan Akuntan Publik untuk melakukan audit atas Laporan Keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir tanggal 31 Desember 2021 ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.
5. Persetujuan perubahan susunan anggota Direksi Perseroan.
Penjelasan:
Perseroan bermaksud menambah 1 (satu) orang anggota Direksi Perseroan. Pasal 9 ayat 10 (a) Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 94 ayat (1) UUPT bahwa anggota Direksi diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham
Catatan:
1. Sehubungan dengan penyelenggaraan Rapat, Perseroan tidak mengirimkan undangan tersendiri kepada masing-masing Pemegang Saham Perseroan, sehingga pemanggilan ini merupakan undangan resmi dan sah bagi seluruh Pemegang Saham Perseroan. Panggilan ini juga dapat dilihat di situs web Bursa Efek Indonesia (xxx.xxx.xx.xx), situs web Perseroan xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) dan situs web penyedia fasilitas Electronic General Meeting System PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (eASY.KSEI).
2. Rapat akan diselenggarakan dengan mengacu pada Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka dan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik dan Surat OJK No. S-124/D.04/2020 tanggal 24 April 2020 mengenai Kondisi Tertentu dalam Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik.
3. Yang berhak hadir atau diwakili dalam Rapat adalah para pemegang saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan tanggal 7 Juli 2021 pada penutupan perdagangan saham di Bursa Efek Indonesia. Untuk saham-saham Perseroan yang berada dalam Penitipan Kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) hanyalah Para Pemegang Saham atau Kuasa Para Pemegang Saham yang sah yang nama-namanya terdaftar dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 7 Juli 2021 pada penutupan perdagangan saham di Bursa Efek Indonesia.
4. Perseroan menghimbau seluruh Pemegang Saham yang bermaksud untuk menghadiri Rapat yang sahamnya dimasukkan dalam penitipan kolektif KSEI untuk dapat memberikan kuasa melalui e-Proxy dengan menggunakan fasilitas Electronic General Meeting System KSEI (Easy KSEI) yang disediakan oleh KSEI; dalam hal Pemegang Saham akan memberikan kuasa di luar mekanisme Easy KSEI, maka Pemegang Saham dapat menggunakan surat kuasa yang disediakan oleh Perseroan di situs web xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx dan selanjutnya dapat menghubungi Biro Administrasi Efek Perseroan, PT Adimitra Jasa Korpora yang beralamat di Kirana Boutique Office Xxxx X0/0, Xx. Kirana Avenue III-Kelapa Gading, Jakarta Utara dan dapat menghubungi melalui telepon (00-00) 0000-0000.
Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI atau melalui Biro Administrasi Efek adalah selambat-lambatnya 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat, yaitu hari Kamis tanggal 29 Juli 2021 selambat- lambatnya sampai dengan pukul 12.00 WIB.
5. Pemberian surat kuasa kepada penerima kuasa agar dilampiri dengan pertanyaan yang akan ditanyakan oleh Pemegang Saham atau pernyataan sehubungan dengan agenda Rapat (jika ada).
6. Para anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan dapat bertindak sebagai kuasa Pemegang Saham Perseroan dalam Rapat, namun demikian suara yang mereka keluarkan selaku kuasa Pemegang Xxxxx tidak dihitung dalam pemungutan suara.
7. Bilamana para Pemegang Saham atau kuasanya akan menghadiri Rapat, bagi Pemegang Saham perorangan wajib menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya yang berlaku kepada Petugas Rapat sebelum memasuki ruang Rapat. Bagi wakil Pemegang Saham yang berbentuk badan hukum (“Pemegang Saham Badan Hukum”) wajib menyerahkan (a) fotokopi anggaran dasar Pemegang Saham Badan Hukum yang berlaku pada saat Rapat akan dilaksanakan dan (b) fotokopi akta pengangkatan para anggota direksi yang masih berlaku pada saat Rapat akan dilaksanakan berikut bukti pemberitahuan dan pendaftarannya ke instansi yang berwenang termasuk tetapi tidak terbatas pada pemberitahuan kepada Menteri Hukum dan Asasi Manusia Republik Indonesia.
Pemegang Saham yang sahamnya berada dalam penitipan kolektif KSEI diminta untuk memperlihatkan Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat (KTUR) yang dapat diperoleh di perusahaan efek atau bank kustodian dimana Pemegang Saham membuka rekening efeknya.
8. Bahan-bahan Rapat dapat diunduh secara langsung di situs web Perseroan xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx sejak tanggal pemanggilan ini sampai dengan tanggal diselenggarakannya Rapat.
9. Dalam rangka Perseroan mendukung upaya Pemerintah mencegah penyebaran Covid-19 dan untuk menciptakan lingkungan yang aman dan sehat, Perseroan dengan ini kembali menghimbau kepada Pemegang Saham untuk tidak hadir secara fisik namun dengan cara memberikan Surat Kuasa secara elektronik. Pemegang saham yang akan hadir atau memberikan kuasa secara elektronik dalam Rapat melalui aplikasi eASY KSEI wajib memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Proses Registrasi
i. Pemegang Saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa melalui aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu sebagaimana dimaksud pada butir 4 diatas dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik,maka Pemegang Saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat
sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
ii. Pemegang Saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu sebagaimana dimaksud pada butir 4 di atas dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik, maka Pemegang Saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
iii. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu sebagaimana dimaksud pada butir 4 di atas, maka penerima kuasa yang mewakili Pemegang Saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
iv. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa partisipan/Intermediary (BankKustodian atau Perusahaan Efek) dan telah memberikan pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu sebagaimana dimaksud pada butir 4 di atas, maka perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam aplikasi eASY.KSEI wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
v. Pemegang Saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (IndependentRepresentative) atau Individual Representative, dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) atau seluruh mataa cara Rapat dalam aplikasie ASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu sebagaimana dimaksud pada butir 4 di atas, maka Pemegang Saham atau penerima kuasa tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
vi. Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan mengakibatkan Pemegang Saham atau para kuasa Pemegang Saham Perseroan tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.
b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
i. Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan dan /atau pendapat pada setiap sesi diskusi per mata acara Rapat. Pertanyaan dan / atau pendapat per mata acara Rapat dapat disampaikan secara tertulis oleh Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan dengan menggunakan fitur chat pada kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI.
ii. Mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis melalui fitur chat pada kolom ‘Electronic Opinions’dalam layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEImerupakan kewenangan bagi Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan oleh Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
iii. .Bagi kuasa Pemegang Saham Perseroan yang hadir secara elektronik dalam Rapat dan akan menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama Pemegang Saham dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.
c. Proses Pemungutan Suara/Voting.
i. Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada menu E-meeting Hall, sub menu Live Broadcasting.
ii. Pemegang Saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat, maka Pemegang Saham atau para kuasa Pemegang Saham Perseroan memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara melalui layar E-meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit.
iii. Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per mata acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
d. Tayangan RUPS
ii. Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, dimana kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS, tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI.
iii. Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI, maka kehadiran Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
iv. Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan yang menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS memiliki fitur raise hand yang dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan mengaktifkan fitur allow to talk, maka Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan dapat menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat dengan berbicara langsung. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat menggunakan fitur allow to talk yang terdapat dalam Tayangan RUPS merupakan kewenangan Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
v. Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham Perseroan dihimbau untuk menggunakan browser Mozilla Firefox dalam mengakses aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS
10. Pemegang Saham yang hadir secara fisik dalam Rapat wajib memperhatikan dan memenuhi prosedur kesehatan yang diterapkan oleh pengelola gedung atau otoritas setempat sesuai dengan arahan prosedur kesehatan dan Protokol Pemerintah dalam rangka penerapan pencegahan penyebaran Covid-19 termasuk namun tidak terbatas untuk hal-hal sebagai berikut:
a. Melengkapi dan menandatangani Form Assessment Risk yang dapat diunduh di website Perseroan dan mengirimkannya kepada Perseroan pada hari Kamis tanggal 29 Juli 2021 melalui e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx;
b. Dalam Rapat ini Perseroan menerapkan physical distancing, peserta Rapat wajib membawa dan memakai hand sanitizer dan menghimbau kepada Para Pemegang Saham serta peserta Rapat untuk tidak berjabat tangan atau dengan cara lain apapun tidak saling bersentuhan secara langsung.
c. Para Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham yang datang ke lokasi Rapat wajib mengenakan masker dan telah berada di lokasi pelaksanaan selambat-lambatnya 30 menit sebelum Rapat dimulai.
d. Para Pemegang Saham atau Kuasa pemegang Saham dimohon untuk melakukan thermal check di lokasi yang disediakan oleh pengelola gedung sebelum memasuki gedung dan ruang Rapat.
e. Para Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang Saham dengan gangguan kesehatan seperti flu/ batuk/ demam/ nyeri tenggorokan/ sesak nafas tidak diperkenankan uintuk memasuki ruang Rapat.
f. Perseroan tidak menyediakan makanan dan minuman, Laporan Tahunan cetak maupun cinderamata/tanda terima kasih kepada Pemegang Xxxxx yang menghadiri Rapat.
g. Perseroan dapat mengumumkan kembali apabila terdapat perubahan dan/atau penambahan informasi terkait tata cara pelaksanaan Rapat dengan mengacu kepada kondisi dan perkembangan terkini terkait penanganan dan pengendalian terpadu untuk mencegah penyebaran maupun penularan Covid-19.
Jakarta, 8 Juli 2021 PT Transcoal Pacific Tbk
Direksi
PT TRANSCOAL PACIFIC Tbk Domiciled in South Jakarta, Indonesia (“Company”) INVITATION FOR THE ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF PT TRANSCOAL PACIFIC Tbk (the “Company”) |
The Board of Directors of the Company hereby invites all Shareholders of the Company to attend the Annual General Meeting of Shareholders of the Company (the “Meeting”), which will be held on; - Day/Date : Friday/ 30th July 2021 - Place : PT Transcoal Pacific Tbk Bakrie Tower 9th floor, Kompleks Rasuna Epicentrum, Jl. X.X Xxxxxx Xxxx, Kuningan, Jakarta 12940, Indonesia - Time : 09.30 WIB – Finish |
The Agendas of the AGMS are as follows: 1. Approval of the Company's Annual Report and Ratification of the Company's Consolidated Financial Statements submitted by the Board of Directors for the 2020 fiscal year including in providing full release and discharge of responsibility to the Board of Directors for Company’s management and to the Board of Commissioners for the supervisory of the Company during the fiscal year ending on 31st December 2020 (acquit et de charge); Description: Based on the (i) Article 17 paragraph (3) points (a) and (b) of the Company’s Articles of Association and Articles 69 and 78 of Law of the Republic of Indonesia Number 40 of 2007 concerning Limited Liability Companies (“UUPT”), the Company’s Annual Report and the Board of Commissioners’ Report must be approved by the General Meeting of Shareholders, and (ii) Article 17 paragraph (3) Company’s Articles of Association and Article 69 of UUPT, Financial Statements for the financial year ended on 31st December 2020 must be approved by the General Meeting of Shareholders. |
2. Determination and approval of the use of the Company's net profit for the year ended on 31st December 2020. Description: Based on Article 17 paragraph (3) point (c) Company’s Articles of Association and Articles 70 and 71 of UUPT, the use of the Company’s net profit for fiscal year ended 31st December 2020, must be approved by the General Meeting of Shareholders. |
3. Approval on determination of honorarium for members of the Board of Commissioners and granting authority to the Board of Commissioners to determine the salaries of members of the Board of Directors of the Company for 2021 fiscal year, as well as providing granting bonus for members of the Board of Commissioners, Board of Directors and Employees of the Company based on the Company's performance in 2020. Description: The basis of the propose to this agenda are Article 17 paragraph (3) point (e) Company’s Article of Association, and Article 96 and Article 113 of UUPT. |
4. Approval on granting authority to the Board of Commissioners to appoint an independent Public Accountant registered in the Financial Services Authority to audit the Company's Financial Statements for the fiscal year ended 31st December 2021 and to determine the honorarium / fee of an independent Public Accountant and other appointment requirements in accordance with applicable regulations/provision. Description: Based on article 17 paragraph (3) point (d) Company’s Articles of Association, the appointment of the independent public accountant to audit the Company’s Financial Statements for the financial year which will end on 31st December 2021 must be approved by the General Meeting of Shareholders. |
5. Approval on the change of composition of the Board of Directors of the Company. Description: The Company plan to add 1 (one) member of the Board of Directors of the Company. Article 9 paragraph 10 (a) of the Company's Articles of Association and Article 94 paragraph (1) of UUPT Law that member of the Board of Directors is appointed by the General Meeting of the Shareholders. |
Notes: 1. In relation to the Meeting, the Company will not send a personal invitation to each Shareholder of the Company therefore this convocation shall be deemed as a official and valid invitation to all Shareholders of the Company. This invitation can also be found on Indonesia Stock Exchange website (xxx.xxx.xx.xx), Company’s website (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) and website of the facilitator of the Electronic General Meeting System, PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (eASY.KSEI). 2. The Meetings will be held in accordance with the Financial Services Authority regulation Number 15/POJK.04/2020 cencerning the Plan and Procedures for General Meeting of Shareholders of Public Companies and Financial Services Authority regulation Number |
16/POJK.04/2020 on Procedures for Electronic General Meeting of Shareholders of Public Company. and Financial Services Authority Letter Number S-124/D.04/2020 dated 24th April 2020 cencerning a certain conditions in the conduct of Public Listed Company’s Electronic General Meeting of Shareholders. |
3. Those who are entitled to present or be represented at the Meetings are Shareholder/s whose names are registered in Shareholder Registry dated 7th July 2021 at the close of share trading on the Stock Exchange Indonesia. For the shares registered in the collective deposit in PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI), only the Shareholders or the representatives whose names are validly registered in Company’s Shareholder Registry dated 7th July 2021 at the close of share trading on the Stock Exchange Indonesia. 4. The Company encourages all Shareholder/s who intend to attend the Meeting whose shares are registered in the collective deposit in KSEI to give the Power of Attorney through E-Proxy by using the Electronic General Meeting System KSEI (EASY KSEI) facility provided by KSEI; If the Shareholder/s give the Power of Attorney without using the (Easy KSEI) mechanism, the Shareholder is requested to use power of attorney provided by the Company at xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx and to contact Company’s Securities Administration Bureau (BAE), PT Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx domiciled in Kirana Boutique Office Blok X0/0, Xxxxxx Xxxxxx XXX-Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxx and can be contacted through phone at (00-00) 0000-0000. The deadline for submitting a declaration of presence or power of attorney in the eASY.KSEI application or through the Company Securities Administration Bureau is no later than 1 (one) working day before the date of the Meeting, which is Thursday, July 29, 2021, at the latest until 12.00 WIB. |
5. The granting of the power of attorney of the authorized party shall be attached with the question which will be relayed by the Shareholder or statement relating to the Meeting agenda (if any). 6. The Members of the Board of Directors, members of Board of Commissioners and Company’s employee can be act as the authorized in the Meeting, however the votes that have been issued as the authorized of the Shareholders will not be counted in the voting process. |
7. If the Shareholder/s or the representatives will attend the Meeting, for the individual Shareholder must submit the valid National Identity Card or any form of identity to the general meeting officer before entering the Meeting room. For the representatives of the Shareholder in the form of Legal Entity (“Legal Entity Shareholders”) shall give : (a) photo copy of the Articles of Association that is valid at the time of the general Meetings is held. (b) photo copy of the deed relating to the appointment of the members of The board of Commissioners and Board of Directors which is valid at the Meeting is held including the proof of reporting and registration of the deed to the authorized institution including but not limited to the Minister of Laws and Human Rights of the Republic of Indonesia. The Shareholder/s whose shares are registered in collective deposit of KSEI are requested to show Written Confirmation for the Meeting (KTUR) which can be obtained from the securities company or custodian bank where the shareholder/s open their securities account. |
8. The materials of the Meeting can be directly downloaded through the company’s website at xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx from the date of the convocation until the date of the Meeting.
9. In order to support the effort of the Government to prevent the development of the Covid- 19 and to make a safe and healthy ambience, the Company hereby strongly request to the Shareholders to not attend the meeting in physical but to give the Power of Attorney The shareholders who wish to attend or authorize a representative to attend the Meeting electronically through the eASY.KSEI application must consider the following points:
.
a. Registration Process
i. Local individual Shareholders who have not provided their attendance declaration before the deadline mentioned on item 4 above and wish to attend the Meeting electronically, then the Shareholders must register their attendance through the eASY.KSEI application during the date of the Meeting until the Meetings’ electronic registration closed by the Company
.ii. Local individual Shareholders who have provided their attendance declaration but have not submitted their vote on a minimum of 1 (one) of the Meetings’ agendas through the eASY.KSEI application before the deadline mentioned on item 4 above and wish to attend the Meeting electronically, then the Shareholders must register their attendance through the eASY.KSEI application during the date of the Meeting until the Meetings’ electronic registration closed by the Company.
iii. Shareholders who have authorized the Company’s Independent Representative or an Individual Representative but have not submitted their vote on a minimum of 1 (one) of the Meetings’ agendas through the eASY.KSEI application before the deadline mentioned on item 4., then the representative must register their attendance through the eASY.KSEI application during the date of the Meeting until the Meetings’ electronic registration closed by the Company.
iv. Shareholders who have authorized an Intermediary Participant Representative (CustodianBank or Securities Company) and have submitted their vote through the eASY.KSEI application before the deadline mentioned on item 4 above, then the representatives who have registered in the eASY.KSEI application are required to register their attendance through the eASY.KSEI application during the date of the Meeting until the Meetings’ electronic registration closed by the Company.
v.ShareholderswhohavesubmittedtheirattendancedeclarationorauthorizedanIndepen dent Representative provided by the Company or Individual Representative,and have provided their votes for a minimum of 1 (one) of the Meetings’ agendas or all agendas through the eASY.KSEI application before the deadline mentioned on item 4 above, then the Shareholders or their representatives do not need to electronically register their attendance through the eASY.KSEI application on the Meetings ’date. Shares’ ownership will be automatically calculated as an attendance quorum and submitted votes will be automatically counted during the Meetings’ voting process.
vi. Lateness or electronic registration failures, as mentioned in points i -iv for whatever reason will cause Shareholders or their representatives unable to attend the Meeting electronically, and prevent their shares from being counted as a quorum for the Meetings.
.b. Electronic Statements or Opinions Submission Process
i. Shareholders or their representatives are provided 3 (three) opportunities to present their questions and / or opinions in discussion in each Meetings’ agendas. Questions and / or opinions on each of the Meetings’ agendas can be submitted in writing by the Shareholders or their representatives through the chat feature in the ‘Electronic Opinions’ made available in the E-Meeting Hall screen of the eASY.KSEI application.
ii. The mechanism of handling questions and/or opinions through the chat feature in the ‘Electronic Opinions’ in the eASY.KSEI application is determined by the Company and will be included in the Company’s Meeting Guidelines through the eASY.KSEI application.
iii. For the Shareholders’ representatives of the Company who electronically attend the Meetings and wish to submit a question and/or opinion during a discussion for each Meetings’ agendas are required to type in the name of the Shareholder and the amount of shares they represent first before they write their respective questions and/or opinions.
c. Voting Process
i. The voting process will be conducted electronically through the E-Meeting Hall menu Live Broadcasting submenu of the eASY.KSEI application.
ii. Shareholders or their representatives who have not submitted their votes on the particular Meeting agenda are given an opportunity to submit their votes as the Company opens the voting period in the E-Meeting Hall screen of the eASY.KSEI application. After the electronic voting period for each Meetings’ agendas is started, the system will automatically count down the voting time by a maximum of 5 (five) minutes.
iii. The voting time in the electronic voting process is as tandardized time set by the eASY.KSEI application. The Company can set their own policies on electronic voting time for each of their Meetings agendas (with a maximum of 5 (five) minutes per Meetings agenda) and include them in the Meetings’ Guideline through the eASY.KSEI application.
d. Live Broadcast of The Meeting
ii. Tayangan RUPS has a capacity of 500 participants, provided in a first come, first serve basis. Shareholders or their representatives who could not be accommodated in the Meetings’ broadcast are still considered to have
electronically attended the Meetings and their share ownerships and votes are still counted, as long as they have registered through the eASY.KSEI application. iii. Shareholders or their representatives who only watch the Meetings through Tayangan RUPS but were not electronically registered as participants in the eASY.KSEI application will not be considered as a legal participant and are not counted as part of the Meetings’ quorum. iv. Shareholders or their representatives who watch the Meetings through Tayangan RUPS can use the raise hand feature to submit questions and/ or opinions during the discussion sessions for each of the Meetings’ agendas. Shareholders or their representatives can directly ask questions or voice their opinions if the Company has allowed and activated the allow to talk feature. Mechanisms for discussion on each of the Meeting agendas, including the use of the allow to talk feature in Tayangan RUPS are determined by the Company and included in the Meeting's Guideline through the eASY.KSEI application. v. Shareholders or their representatives are encouraged to use the Mozilla Firefox browser in accessing the eASY.KSEI application and/or Tayangan RUPS. 10. Shareholders who are physically present at the Meeting must pay attention and fulfill the health procedures implemented by the building management or the local authority in accordance with the directives of health procedures and Government Protocols in implementing the prevention of the spreading of Covid-19 including but not limited to the following matters: |
a. Complete and sign the Risk Assessment Form which can be downloaded on the Company's website and delivered to the Company on Thursday 29 July 2021 via e- mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx; b. In this Meeting the Company implements physical distancing, participants of the Meeting must bring and uses a hand sanitizer and urges the Shareholders and the participants of the Meeting not to shake hands or in any other way not touch each other directly; |
c. Shareholders or representatives who come to the meeting location must wear masks and have been at the venue of the Meeting no later than 30 minutes before the meeting starts; d. Shareholders or representatives are requested to do a thermal check at the location provided by the building management before entering the building and the Meeting room; e. Shareholders or representatives with health problems such as flu / cough / fever / sore throat / shortness of breath are not allowed to enter the meeting room; f. The Company does not provide food and beverages, printed Annual Reports or souvenirs / gratitude to Shareholders who attend the Meetings. |
g. The Company may re-announce if there are changes and/or additional information regarding the procedures for conducting the Meeting by referring to the latest conditions and developments related to integrated handling and control to prevent the spread and transmission of Covid-19
Jakarta, 8th July 2021 PT Transcoal Pacific Tbk
Board of Directors