BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN (USER MANUAL) SISTEM INFORMASI LAB MIPA TERPADU (SILAB)
BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN (USER MANUAL) SISTEM INFORMASI LAB MIPA TERPADU (SILAB)
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2024
1. PENDAHULUAN
1.1 Tujuan Pembuatan Dokumen
Dokumen user manual Aplikasi Sistem Jaringan Penelitian ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut:
1) Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi SILAB untuk User
2) Sebagai panduan penggunaan aplikasi SILAB ini
1.2 Deskripsi Umum Aplikasi
SILAB merupakan sistem informasi untuk administrasi dan manajemen laboratorium MIPA terpadu. Dengan fitur pengajuan akses laboratorium, pengajuan bebas laboratorium, dan pengujian, memungkinkan mahasiswa dan staf mengatur kegiatan dengan efisien.
Sistem ini terstruktur dan integrative dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen laboratorium MIPA Terpadu.
1.3 Deskripsi Dokumen
Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan aplikasi Sistem Jaringan Penelitian. Dokumen ini berisikan informasi sebagai berikut:
1) BAB I.
Berisi informasi umum yang merupakan bagian pendahuluan, yang meliputi tujuan pembuatan dokumen, deskripsi umum sistem serta deskripsi dokumen.
2) BAB II
Berisi perangkat yang dibutuhkan untuk penggunaan aplikasi SILAB meliputi perangkat lunak dan perangkat hardware
3) BAB III
Berisi user manual aplikasi SILAB
2. PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN
2.1 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan adalah:
1) Windows sebagai Operating System.
2) Firefox/Google Chrome atau Tools Penjelajah (Web Browser) Lain.
2.2 Pengguna Aplikasi
Pengguna aplikasi yang akan menggunakan aplikasi adalah sebagai berikut:
1) Admin Lab MIPA Terpadu
2) Koordinator Lab Mipa Terpadu
3) Koordinator Lab Prodi
4) Laboran
5) Operator
6) Dosen Pembimbing
7) Mahasiswa MIPA
8) Mahasiswa UNS
9) Masyarakat Umum
3. MENU DAN CARA PENGGUNAAN
3.1 Cara Membuka Halaman Awal
Untuk memulai akses terhadap aplikasi SILAB ini:
1) Bukalah aplikasi SILAB melalui web browser (IE atau Mozila FireFox atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut: xxxxx://xxxxx.xxxx.xxx.xx.xx/
2) Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser.
3) Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi SILAB. Maka pada layar akan tampak menu Halaman Pembuka / Awal situs SILAB
3.2 Menu Login
3.2.1 Menu Login Menggunakan Admin Untuk masuk ke halaman login :
1) Masuk ke halaman awal
2) Klik tombol login
3) Masukkan email dan password yang dimiliki
4) Selanjutnya akan muncul tampilan halaman pengguna
3.2.2 Menu Login Pengguna
1) Masuk Ke Halaman Awal
2) Klik Tombol Login
3) Klik Tombol Google Login
4) Pilih akun google yang ingin anda gunakan
5) Selanjutnya akan masuk ke halaman pengguna
3.3 Menu Biodata
Menu biodata merupakan menu yang akan muncul ketika pengguna pertama kali login atau khusus admin bisa klik icon gear dibawah nama. Halaman biodata digunakan untuk mengisi biodata dari akun yang digunakan pengguna. Cara mengelola biodata :
1) Login sebagai pengguna (Pertama kali)
2) Setelah login akan masuk ke halaman biodata
3) Lengkapi biodata kemudian klik tombol submit
4) Selanjutnya biodata akan terupdate dan anda akan masuk ke halaman pengguna
3.4 Menu Pengguna Mahasiswa / Peneliti
3.4.1 Menu Pengajuan Akses Lab
Alur pengajuan akses lab bagi mahasiswa/peneliti :
1) Klik Menu Pengajuan akses lab pada bar menu bagian kiri
2) Selanjutnya akan tampil menu pengajuan akses lab. Klik tombol tambah ajuan untuk mengajukan akses lab.
3) Lengkapi formulir yang ada
4) Setelah melengkapi formulir, klik tombol selanjutnya
5) Kemudian data akan tersimpan dan cek kembali formulir yang telah diisi. Setelah data benar, klik selanjutnya untuk mengisi tab dosen pembimbing.
6) Akan muncul tab dosen pembimbing, pastikan dosen pembimbing sudah melakukan login pada aplikasi. Untuk menambahkan dosen pembimbing maka klik tambah pembimbing.
7) Akan muncul pop up untuk mengisi data pembimbing. Lengkapi data dosen pembimbing kemudian klik submit.
8) Setelahnya data pembimbing akan muncul pada tab dosen pembimbing. Kolom pada status digunakan untuk memonitoring apakah dosen pembimbing usdah menyetujui atau belum. Klik selanjutnya untuk mengisi tab Lab
9) Akan muncul tab untuk mengelola lab. Sama seperti tab dosen pembimbing, silahkan klik tambah lab untuk menambah lab.
10) Akan muncul pop up untuk mengisi data lab. Kolom “Lab Ke” diisi dengan nomor 1,2,3 dst . Lengkapi data lab kemudian klik submit.
11) Setelahnya data lab yang ditambah akan muncul pada tab lab. Untuk melanjutkan pengajuan akses lab, klik selanjutnya.
12) Akan muncul tagihan pembayaran akses lab jika anda bukan mahasiswa MIPA. Selesaikan pengajuan akses lab terlebih dahulu , lalu hubungi admin untuk melakukan pembayaran. Untuk mengupload bukti pembayaran silahkan klik choose file dan pilih bukti pembayaran anda. Jika ingin melanjutkan klik tombol selanjutnya
13) Selanjutnya akan muncul tab status. Tab ini dapat digunakan untuk memonitoring status ajuan akses lab. Klik Selanjutnya untuk melanjutkan pengajuan akses lab
14) Akan melakukan cetak surat akses lab, klik tombol preview
15) Ketika pertama kali mengajukan akses lab, tombol akan bertuliskan ajukan untuk mengajukan akses lab. Jika mahasiswa tidak melakukan klik ajukan maka akses lab dianggap belum selesai dibuat. Jika melakukan edit maka tombol ini akan bertuliskan Simpan.
16) Selanjutnya data ajuan akses lab akan muncul di halaman pengajuan akses lab. Untuk melakukan edit, monitoring, atau pembayaran maka klik icon pensil pada kolom action.
3.4.2 Menu Manajemen Pengujian
Untuk melakukan pengujian, silahkan ikuti langkah berikut :
1) Klik Menu Manajemen Pengujian pada bar menu bagian kiri
2) Selanjutnya akan tampil menu ajukan pengujian. Klik tombol tambah ajuan untuk mengajukan pengujian.
3) Lengkapi formulir yang ada
4) Setelah melengkapi formulir, klik tombol selanjutnya
5) Kemudian data akan tersimpan dan cek kembali formulir yang telah diisi. Setelah data benar, klik selanjutnya untuk mengisi tab dosen pembimbing/Penanggung Jawab.
6) Akan muncul tab dosen pembimbing, pastikan dosen pembimbing sudah melakukan login pada aplikasi. Untuk menambahkan dosen pembimbing maka klik tambah pembimbing. Untuk selain mahasiswa MIPA maka dosen pembimbing dapat diganti dengan dokumen pendukung penanggung jawab.
7) Lengkapi data pembimbing/ Penanggung Jawab. Jika sudah, klik selanjutnya untuk melanjutkan tab Pembayaran
8) Pada tab pembayaran ketika harga belum diverifikasi admin atau sudah terverifikasi akan muncul tampilan berbeda :
a. Tampilan jika harga belum diverifikasi. Jika seperti ini, lanjutkan mengisi data ajuan pengujian dan tunggu sampai admin memverifikasi harga
b. Tampilan jika harga sudah diverifikasi admin. Untuk melakukan upload bukti pembayaran silahkan klik tombol Choose File. Kemudian pilih file bukti pembayaran dan klik ok. Untuk menyimpan, klik selanjutnya
9) Pada tab selanjutnya terdapat tab status untuk memonitoring progress pengujian yang ada.
10) Klik Selanjutnya dan akan muncul tab monitoring. Terdapat beberapa kemungkinan tampilan :
a. Tampilan ketika pembayaran belum selesai
b. Tampilan ketika operator belum menyelesaikan pengujian.
x. Xxxxxxan ketika operator telah menyelesaikan pengujian
11) Untuk menyelesaikan pengajuan silahkan klik simpan
3.4.3 Menu Pengajuan Bebas Lab
Alur pengajuan bebas lab bagi mahasiswa/peneliti :
1) Klik Menu Pengajuan akses lab pada bar menu bagian kiri
2) Selanjutnya akan tampil menu pengajuan bebas lab. Klik tombol tambah ajuan untuk mengajukan bebas lab.
3) Lengkapi formulir yang ada
4) Setelah melengkapi formulir, klik tombol selanjutnya
5) Kemudian data akan tersimpan dan cek kembali formulir yang telah diisi. Setelah data benar, klik selanjutnya untuk lanjut ke tab tagihan. Pada tab ini tampilan ketika tagihan belum diverifikasi dan sudah diverifikasi.
a. Tampilan ketika tagihan belum diverifikasi
b. Tampilan ketika terdapat tagihan. Selanjutnya silahkan menyelesaikan tagihan dan upload bukti bayar
6) Untuk menuju tab status silahkan klik selanjutnya. Pada tab ini digunakan untuk melihat progress pengajuan bebas lab.
7) Untuk menuju tab cetak silahkan klik selanjutnya. Untuk melakukan cetak silahkan klik Tombol Cetak Preview. Untuk menyelesaikan proses silahkan klik tombol simpan.
3.5 Menu Pengguna Dosen Pembimbing
3.5.1 Menu Setujui Akses Lab
Untuk menyetujui akses lab silahkan ikuti langkah berikut :
1) Untuk masuk kepada setujui akses lab, masuk menggunakan akun dosen pembimbing. Selanjutnya pada bar menu kiri klik menu Setujui Akses Lab
2) Akan muncul tab mahasiswa yang melakukan pengajuan akses lab. Bila akses lab belum disetujui maka akan muncul status belum disetujui. Untuk memproses silahkan klik icon pensil pada kolom action.
3) Akan muncul data formulir yang telah diisikan mahasiswa. Silahkan cek data formulir apakah sudah benar atau tidak.
4) Jika data sudah benar, silahkan klik selanjutnya.
5) Selanjutnya muncul tab persetujuan. Pastikan nama dan nip yang diinputkan mahasiswa sudah benar.
6) Jika sudah benar bisa dilakukan tanda tangan untuk menyetujui. Ada beberapa pilihan tanda tangan :
a. Jika memilih TTD Langsung akan muncul papan untuk melakukan TTD secara digital
b. Jika memilih upload file maka silahkan upload file TTD anda
c. Jika sebelumnya pernah melakukan tanda tangan, maka bisa menggunakan TTD yang sudah ada sebelumnya dengan menggunakan pilihan TTD lama kemudian pilih TTD yang ingin digunakan.
d. Jika ingin melakukan TTD basah, silahkan pilih menyetujui saja.
7) Jika sudah maka klik selanjutnya dan akan muncul tab status. Pada tab ini dosen pembimbing bisa melakukan monitoring progress ajuan akses lab
8) Untuk kembali ke halaman awal silahkan klik simpan. Jika sudah melakukan TTD maka status belum disetujui akan menghilang
3.5.2 Menu Monitor Pengujian
3.6 Menu Pengguna Laboran
3.6.1 Menu Setujui Bebas Lab
Untuk melihat atau menyetujui ajuan akses lab silahkan mengikuti langkah berikut :
1) Login Sebagai Laboran
2) Klik menu “Setujui Bebas Lab” pada bar menu kiri . Akan muncul ajuan akses lab yang memerlukan verifikasi Laboran. Jika ingin menampilkan semua data maka klik dan ganti “Tahap Laboran” dengan “Semua”
3) Untuk melakukan verifikasi maka klik icon pensil pada kolom action. Selanjutnya akan muncul tab formulir ajuan akses lab. Pastikan data yang dimasukkan benar.
4) Jika data sudah benar dan pembimbing sudah menyetujui maka klik selanjutnya.
5) Selanjutnya akan muncul tab status untuk melihat progress ajuan bebas lab. Untuk melanjutkan silahkan klik selanjutnya.
6) Akan muncul tab persetujuan. Ubah status dari “Belum Menyetujui” menjadi “Menyetujui” untuk menyetujui. Jika memilih “Belum Menyetujui” maka proses akan berlanjut ke admin lab dan dilakukan evaluasi. Jika dari admin lab melakukan evaluasi dan ternyata seharusnya perlu untuk menyetujui maka silahkan ulangi tahap persetujuan bebas lab ini dan pilih “Menyetujui”.
7) Jika sudah melakukan Persetujuan maka klik selanjutnya. Akan muncul tab cetak. Untuk melakukan cetak silahkan klik Tombol Cetak Preview. Untuk menyelesaikan proses silahkan klik tombol simpan.
3.7 Menu Pengguna Koordinator Lab Prodi
3.7.1 Menu Setujui Akses Lab
Untuk melihat atau menyetujui ajuan akses lab silahkan mengikuti langkah berikut :
1) Login Sebagai koordinator lab prodi
2) Klik menu “Setujui Akses Lab” pada bar menu kiri . Akan muncul ajuan akses lab yang memerlukan verifikasi koordinator lab prodi. Jika ingin menampilkan semua data maka klik dan ganti “Tahap Lab Prodi” dengan “Semua”
3) Untuk melakukan verifikasi maka klik icon pensil pada kolom action. Selanjutnya akan muncul tab formulir ajuan akses lab. Pastikan data yang dimasukkan benar.
4) Jika data sudah benar dan pembimbing sudah menyetujui maka klik selanjutnya.
5) Selanjutnya akan muncul tab status untuk melihat progress ajuan akses lab. Untuk melanjutkan silahkan klik selanjutnya.
6) Akan muncul tab tanda tangan. Kolom Nama dan NIP akan terisi otomatis sesuai dengan biodata akun. Pastikan data telah sesuai
7) Jika data sudah benar bisa dilakukan tanda tangan untuk menyetujui. Ada beberapa pilihan tanda tangan :
a. Jika memilih TTD Langsung akan muncul papan untuk melakukan TTD secara digital
b. Jika memilih upload file maka silahkan upload file TTD anda
c. Jika sebelumnya pernah melakukan tanda tangan, maka bisa menggunakan TTD yang sudah ada sebelumnya dengan menggunakan pilihan TTD lama kemudian pilih TTD yang ingin digunakan.
8) Jika sudah melakukan Tanda tangan maka klik selanjutnya. Akan muncul tab cetak. Untuk melakukan cetak silahkan klik Tombol Cetak Preview. Untuk menyelesaikan proses silahkan klik tombol simpan.
3.7.2 Menu Setujui Bebas Lab
Untuk melihat atau menyetujui ajuan akses lab silahkan mengikuti langkah berikut :
8) Xxxxx Sebagai koordinator lab prodi
9) Klik menu “Setujui Bebas Lab” pada bar menu kiri . Akan muncul ajuan akses lab yang memerlukan verifikasi koordinator lab prodi. Jika ingin menampilkan semua data maka klik dan ganti “Tahap Lab Prodi” dengan “Semua”
10) Untuk melakukan verifikasi maka klik icon pensil pada kolom action. Selanjutnya akan muncul tab formulir ajuan akses lab. Pastikan data yang dimasukkan benar.
11) Jika data sudah benar dan pembimbing sudah menyetujui maka klik selanjutnya.
12) Selanjutnya akan muncul tab status untuk melihat progress ajuan bebas lab. Untuk melanjutkan silahkan klik selanjutnya.
13) Akan muncul tab persetujuan. Ubah status dari “Belum Menyetujui” menjadi “Menyetujui” untuk menyetujui. Jika memilih “Belum Menyetujui” maka proses akan berlanjut ke admin lab dan dilakukan evaluasi. Jika dari admin lab melakukan evaluasi dan ternyata seharusnya perlu untuk menyetujui maka silahkan ulangi tahap persetujuan bebas lab ini dan pilih “Menyetujui”.
14) Jika sudah melakukan Persetujuan maka klik selanjutnya. Akan muncul tab cetak. Untuk melakukan cetak silahkan klik Tombol Cetak Preview. Untuk menyelesaikan proses silahkan klik tombol simpan.
3.8 Menu Pengguna Operator
3.8.1 Menu Manajemen Pengujian
Untuk melakukan manajemen pengujian, silahkan ikuti langkah berikut :
1) Login Sebagai Operator
2) Klik menu “Manajemen Pengujian” pada bar menu kiri . Akan muncul data pengujian yang ditugaskan untuk operator
3) Untuk mengelola pengujian maka klik icon pensil pada kolom action. Selanjutnya akan muncul tab formulir pengujian. Pastikan data yang dimasukkan benar
4) Jika data sudah benar dan maka klik selanjutnya. Selanjutnya akan muncul tap monitoring. Tab ini digunakan untuk mengelola pengujian seperti mengubah status pengujian, mengupload link hasil uji, atau mengupload file hasil uji.
5) Jika hasil pengujian sudah diubah sesuai dengan yang diinginkan. Selanjutnya klik selanjutnya untuk lanjut ke tab status. Pada tab ini dapat dilihat status pengujian yang sedang berlangsung.
6) Untuk menyelesaikan monitoring, klik tombol simpan
3.9 Logout
Langkah untuk melakukan logout adalah sebagai berikut :
1) Pada tampilan pengguna, klik nama pada pojok kanan atas
2) Akan muncul popup tombol Logout, Klik untuk Logout