CODE OF CONDUCT OF ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
TATA TERTIB RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN
CODE OF CONDUCT OF ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS
Umum
Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (“RUPSLB”) PT Garudafood Putra Putri Jaya Tbk (“Perseroan”) (selanjutnya disebut ”Rapat”) mengacu dan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 15/POJK.04/2020 tanggal 20 April 2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka (”POJK No. 15/2020”);
2. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 16/POJK.04/2020 tanggal 20 April 2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik (”POJK No. 16/2020”);
3. Surat Otoritas Jasa Keuangan No. S-124/D.04.2020 tanggal 24 April 2020 tentang Kondisi Tertentu dalam Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka secara Elektronik; dan
4. Peraturan KSEI No. XI-B tentang Tata Cara Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham secara Elektronik yang Disertai dengan Pemberian Suara melalui Electronic General Meeting System KSEI (eASY.KSEI).
WAKTU DAN TEMPAT RAPAT
Rapat diselenggarakan dengan rincian sebagai berikut: Hari/Tanggal: Jumat, 14 April 2023
Waktu: 09.00 WIB – selesai
Tempat: Ballroom Arosa 1 dan 2, Arosa Hotel Jakarta Jl. RC Veteran No.3 RT.09/RW.09, Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx 00000, Xxxxxxxxx
PESERTA RAPAT
a) Peserta Rapat adalah para Pemegang Saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 21 Maret 2023 pukul 16.00 WIB, atau pemegang saldo rekening efek di Penitipan Kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia pada penutupan perdagangan saham Perseroan di Bursa Efek tanggal 21 Maret 2023 atau kuasanya yang dibuktikan dengan surat kuasa yang sah atau yang sudah memberikan kuasa melalui:
General
Annual General Meeting of Shareholders (“EGMOS”) PT Garudafood Putra Putri Xxxx Xxx (“Company”) (hereinafter referred to as the “Meeting”), in accordance with the following regulations:
1. OJK regulation No. 15/POJK.04/2020 dated 20 April 2020 regarding Planning and Holding General Meeting of Shareholders of Public Limited Companies (”POJK No. 15/2020”);
2. OJK Regulation No. 16/POJK.04/2020 dated 20 April 2020 regarding The Implementation of Electronic General Meeting of Shareholders of Public Companies (”POJK No. 16/2020”);
3. OJK Letter No. S-124/D.04.2020 dated 24 April 2020 regarding Certain Conditions in the Implementation of the Electronic General Meeting of Shareholder; and
4. KSEI Regulation No. XI-B on Procedures for Electronic General Meeting of Shareholders with Voting through KSEI's Electronic General Meeting System (eASY.KSEI).
TIME AND VENUE OF THE MEETING
The Meeting is covened with the following: Day/Date: Friday, 14 April 2023
Time: 09.00 a.m (Western Indonesian Time) - finish
Place: Ballroom Arosa 1 dan 2, Arosa Hotel Jakarta Jl. RC Veteran No.3 RT.09/RW.09, Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx 00000, Xxxxxxxxx
MEETING PARTICIPANTS
a) Participants of the Meeting are Shareholders whose names are registered under Shareholders Registrar of the Company on 21 March 2023 at 04.00 PM, or Owner of a security account at the Collective Deposit of PT Kustodian Sentral Efek Indonesia at the closing of the share trading on 21 March 2023 or their Proxies as evidenced by a valid proxy form or for those giving their proxy via:
(i) Memberikan kuasa secara elektronik (e-Proxy) kepada Biro Administrasi Efek Perseroan, yakni PT Datindo Entrycom (Independent Representative) melalui
• aplikasi penyelenggaraan rapat umum pemegang saham secara elektronik atau eASY.KSEI yang dapat diakses melalui tautan xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/. Pemberian e-Proxy dapat dilakukan sejak tanggal pemanggilan ini sampai dengan 30 (tiga puluh) menit sebelum pelaksanaan Rapat; atau
• mengakses format surat kuasa yang telah disediakan di situs web Perseroan.
(ii) Memberikan kuasa kepada:
• pihak lain yang dikehendakinya, dengan mengakses format surat kuasa yang telah disediakan di situs web Perseroan xxx.xxxxxxxxxx.xxx), dengan ketentuan pihak lain tersebut bukan anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris atau karyawan Perseroan. Penerima kuasa diminta agar membawa surat kuasa yang sah dengan melampirkan fotokopi identitas diri pemberi kuasa dan penerima kuasa. Sesuai dengan Pasal 48 POJK 15/2020, dalam pemungutan suara, suara yang dikeluarkan berlaku untuk seluruh saham yang dimilikinya dan karenanya pemberian kuasa tidak dilakukan kepada lebih dari seorang penerima kuasa untuk sebagian jumlah sahamnya dengan suara yang berbeda. Pemegang Saham dapat diwakili oleh pemegang saham lain atau orang lain dengan surat kuasa (Pasal 12 ayat (6) Anggaran Dasar Perseroan).
b) Pihak independen yang ditunjuk Perseroan sebagai penerima kuasa adalah perwakilan personil dari PT Datindo Entrycom, yang beralamat di Jl. Xxxxx Xxxxx Xx.00, Xxxxxxx 00000. Formulir surat kuasa terkait Rapat diunggah pada situs web Perseroan dan dapat diunduh pada tautan xxx.xxxxxxxxxx.xxx (Hubungan Investor- RUPS-2023-Surat Kuasa (Power of Proxy) 2023).
c) Pimpinan Rapat (sebagaimana didefinisikan di bawah ini) berhak meminta agar mereka yang hadir membuktikan kewenangannya untuk hadir dalam Rapat, sesuai dengan persyaratan yang ditentukan yang telah diumumkan dalam Pemanggilan Rapat (Pasal 12 ayat (8) Anggaran Dasar Perseroan).
d) Peserta Rapat mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan/atau bertanya dan memberikan suara dalam Rapat.
e) Pemegang saham yang hendak menghadiri Rapat secara elektronik melalui eASY.KSEI wajib memenuhi ketentuan menyampaikan pernyataan (declaration) perihal kehadiran secara elektronik dalam Rapat beserta
(i) Provide electronic proxy (e-Proxy) to the Company's Securities Administration Bureau, namely PT Datindo Entrycom (Independent Representative) through
• the KSEI electronic general meeting shareholders system or eASY.KSEI which is accessable through xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/. Provision of e-Proxy can be made from the date of this invitation until up to 30 (thirty) minutes before opening the Meeting; or
• access the proxy form which is attached in Company’s website.
(ii) Provide proxy to:
• other nominated parties, by access the proxy form which is attached in Company’s website xxx.xxxxxxxxxx.xxx), subject to condition that such appointed party is not the member of the Board of Directors, Board of Commissioners and the employees of the Company. The proxies is requested to bring the proxy form accompanied with copy of the authorizer's ID Card and the proxies. In accordance with the provisions in Article 48 POJK 15/2020, in voting, the votes cast apply to all shares owned and therefore proxy cannot be made to more than one proxies for a portion of the number of shares owned by them with different votes. Shareholders may be represented by other shareholders or other person with proxy form (Article 12 paragraph
(6) of the Company's Articles of Association).
b) The independent party appointed by the Company is PT Datindo Entrycom’s personnel, address at jl. Xxxxx Xxxxx Xx.00, Xxxxxxx 00000. Proxy form related to the Meeting has been uploaded in Company’s website and downloadable on the link xxx.xxxxxxxxxx.xxx (For Investors-GMS-2023-Power of Proxy 2023).
c) Chairman of the Meeting (as defined below) has the right to request that those who are present to prove their eligibility and authority to attend the Meeting, in accordance with the requirement which is determined and announced in the Invitation of the Meeting based (Article 12 paragraph (8)) of the Company's Articles of Association).
d) Participants of the Meeting has the right to address his/her opinion and/or question and to vote in the each Agenda of the Meeting.
e) Shareholders who intend to attend at the Meeting electronically through eASY.KSEI are required to comply with the requirements to submit a declaration regarding electronic attendance at the Meeting along
pilihan suara untuk paling sedikit satu mata acara Rapat melalui eASY.KSEI paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan Rapat. Maka dalam hal pemegang saham telah menyampaikan pernyataan untuk menghadiri Rapat secara elektronik dan telah menyampaikan pilihan suaranya sebelum tanggal pelaksanaan Rapat, maka pemegang saham tersebut telah dianggap sah menghadiri Rapat tanpa perlu melakukan pendaftaran secara elektronik pada tanggal pelaksanaan Rapat.
f) Dalam hal pemegang saham atau penerima kuasa belum menyampaikan pilihan suara untuk paling sedikit satu mata acara Rapat sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan Rapat, pemegang saham atau penerima kuasa yang bermaksud hadir secara elektronik dalam Rapat wajib melakukan pendaftaran secara elektronik melalui eASY.KSEI pada saat periode pendaftaran pemegang saham di tanggal pelaksanaan Rapat.
g) Pemegang saham dan penerima kuasa yang telah melakukan pendaftaran secara elektronik pada tanggal pelaksanaan Rapat dapat berpartisipasi secara langsung dalam Rapat melalui eASY.KSEI termasuk untuk menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat dalam Rapat. Dalam mengikuti Rapat melalui eASY.KSEI maka pemegang saham dan penerima kuasa wajib mematuhi tata tertib ini yang telah disampaikan oleh Perseroan dan prosedur yang ditetapkan oleh KSEI.
h) Pemegang saham yang telah memberikan kuasa dan pilihan suaranya kepada penerima kuasa, tidak dapat mengikuti Rapat melalui eASY.KSEI.
i) Peserta Rapat yang hadir secara fisik dan memenuhi kriteria wajib untuk menyerahkan di meja registrasi Rapat yaitu
(i) Salinan anggaran dasar (jika mewakili institusi/badan hukum), salinan Kartu Tanda Penduduk atau Passport kepada Petugas PT Datindo Entrycom dan/atau panitia Rapat sebelum memasuki ruang Rapat; atau
(ii) jika sebagai penerima kuasa maka wajib menyerahkan: salinan Kartu Tanda Penduduk atau Passport pemberi kuasa dan penerima kuasa, Salinan anggaran dasar (jika mewakili institusi/badan hukum), serta surat kuasa aslinya kepada Petugas PT Datindo Entrycom sebelum memasuki ruang Rapat;
j) Peserta Rapat yang datang terlambat setelah ditutupnya masa registrasi tidak dapat mengikuti acara Rapat dan suaranya tidak dihitung di dalam Rapat dan tidak dapat berpartisipasi dalam sesi tanya jawab.
k) Dalam hal terdapat pemegang saham atau penerima kuasa yang telah menyatakan atau mendaftarkan kehadirannya secara elektronik dan pemegang saham atau penerima kuasa tersebut hadir secara fisik dalam Rapat, maka Perseroan wajib membatalkan kehadiran pemegang
with voting options for at least one agenda item of the Meeting via eASY.KSEI no later than 1 (one) business day before the date of the Meeting. Hence, in the event that shareholder has submitted a declaration to attend the Meeting electronically and has submitted his vote before the date of the Meeting, then the shareholder shall have been deemed valid to attend the Meeting without need to register electronically on the date of the Meeting.
f) In the event that the shareholder or proxies have not submitted their vote for at least one agenda item of the Meeting up to 1 (one) business day prior to the date of the Meeting, the shareholder or proxies who intend to attend electronically at the Meeting must register electronically through eASY.KSEI during the shareholder registration period on the date of the Meeting.
g) Shareholders and their proxies who have registered electronically on the date of the Meeting can participate directly in the Meeting through eASY.KSEI including to submit questions and/or opinions at the Meeting. In participating in the Meeting through eASY.KSEI, shareholders and their proxies are required to comply with this code of conduct that has been submitted by the Company and the procedures established by KSEI.
h) Shareholders who have given their proxy and vote to the proxies, cannot attend the Meeting through eASY.KSEI.
i) Participants of the Meeting who are present in person and meet the criteria are required to provide at the Meeting registration table:
(i) copy of the articles of association (if representing an institution/legal entity), copy of National Identity Card or Passport to PT Datindo Entrycom’s Officer and/or Meeting committee before entering the Meeting room;
(ii) if act as proxies then obliged to submit copy of the authorizer's ID Card and the proxies’ ID card, copy of the articles of association (if representing an institution/legal entity), and also original proxy form to PT Datindo Entrycom’s Officer before entering the Meeting room;
j) Participants of the Meeting who arrived after the close of the registration period has no right to attend the Meeting and their vote is not counted and unable to participate in Q&A sessions.
k) In the event that there are shareholders or their proxies who have declared or registered their presence electronically and the such of shareholders or proxies are present in person at the Meeting, the Company is
saham atau penerima kuasa secara elektronik dimaksud di eASY.KSEI.
UNDANGAN
Undangan adalah pengunjung yang bukan pemegang saham Perseroan, yang hadir atas undangan Direksi dan tidak mempunyai hak untuk mengeluarkan pendapat dan memberikan suara dalam Rapat.
BAHASA
Rapat akan diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia.
PROTOKOL KESEHATAN DAN KEAMANAN
a) Demi keamanan dan keselamatan seluruh pihak, pemegang saham dan kuasanya yang hadir secara fisik dalam Rapat wajib memenuhi seluruh Protokol Kesehatan yang ditetapkan oleh Perseroan, sebagai berikut:
(i) menunjukan bukti sertifikat telah meyelesaikan vaksinasi Covid-19 (booster/dosis ketiga) melalui aplikasi elektronik “Peduli Lindungi”. Jika pemegang Saham yang hadir dalam Rapat secara fisik belum melakukan vaksinasi Covid-19 sampai tahap dosis ketiga (booster) maka diwajibkan untuk melakukan PCR Test dengan hasil test negatif Covid-19. Pemeriksaan Covid-19 tersebut wajib dilakukan 2 (dua) hari sebelum Rapat (dengan biaya sendiri). Hasil tes yang diperoleh dari Swab Antigen Test atau Rapid Test Antibodi atau Serologi tidak dapat diterima;
(ii) Menggunakan masker dengan standar MEDIS dengan benar;
(iii) Melakukan deteksi dan pemantuan suhu tubuh untuk memastikan pemegang saham atau kuasa pemegang saham tidak sedang memiliki suhu tubuh di atas normal (lebih dari 37,5 °C);
(iv) Mengikuti arahan panitia Rapat dalam menerapkan kebijakan menjaga jarak (physical distancing) di ruang Rapat baik sebelum Rapat dimulai, pada saat Rapat, maupun setelah Rapat selesai;
(v) Apabila di ruang Rapat terlihat terdapat pemegang saham atau kuasanya yang memiliki atau terlihat bergejala (seperti batuk, demam, flu) maka akan diminta untuk meninggalkan ruang Rapat;
(vi) Menjaga jarak sosial dan duduk di kursi yang disediakan dalam ruang Rapat;
(vii) Menjaga sanitasi diri sendiri (self-sanitation) dengan memanfaatkan hand sanitizer yang telah disediakan baik di dalam maupun disekitar ruang Rapat (termasuk sebelum atau sesudah melakukan Rapat);
obliged to cancel the presence of the shareholders or proxies electronically in eASY.KSEI.
INVITED GUESTS
Invited Guests are those who is not shareholders of the Company and present upon invitation by the Board of Directors and do not have the right to address opinion and to vote in the Meeting.
LANGUAGE
the Meeting shall be convened in Bahasa Indonesia.
HEALTH AND SAFETY PROTOCOL
a) For the convenience and safety of all parties, shareholders and their proxies who are present in person at the Meeting are required to comply with the all of Health Protocol that stated by the Company, as follows:
(i) show proof of certificate having completed Covid-
19 vaccination (booster/3rd dose) through the electronic application “Peduli Lindungi”. If shareholders present in person at the Meeting have not Covid-19 vaccinated until the third dose (booster) stage, they are required to conduct a PCR Test with a negative Covid-19 test result. The Covid-19 test shall be made within 2 (two) days before the Meeting (at their own expense). Result test by Swab Antigen Test or Rapid Test Antibody or Serology Results are not acceptable;
(ii) Wearing a mask with MEDICAL standard properly;
(iii) Detect and monitoring body temperature to ensure shareholders or their proxy does not have above normal body temperature (37.5 °C or more);
(iv) Following the directions of the Meeting committee in implementing the physical distancing policy at the Meeting room both before the Meeting starts, during the Meeting, and after the Meeting is finished;
(v) If the Meeting room, there are shareholders or their proxy who have or seen as symptomatic (such as coughing, fever, flu), they will be asked to leave the Meeting room
(vi) Maintain social distance and sit in the seats provided in the Meeting room;
(vii) Maintain self-sanitation by utilizing hand sanitizers that have been provided both in and around the Meeting room (including before or after the Meeting);
(viii) Tidak diperkenankan untuk makan dan minum di dalam maupun di sekitar ruang Rapat;
(ix) Wajib mengikuti dan mentaati arahan dan keputusan panitia penyelenggaraan Rapat. Perseroan berhak untuk melarang pemegang saham atau kuasanya untuk memasuki gedung/menghadiri Rapat secara fisik jika pemegang saham atau kuasanya tidak mematuhi protokol kesehatan dan keselamatan yang ditetapkan oleh Perseroan, dan atau jika terdapat kondisi tertentu yang menurut pertimbangan Perseroan perlu untuk dilakukan sebagai bentuk protokol kesehatan.
(x) Bagi pemegang saham dan/atau kuasanya yang termasuk dalam golongan resiko tinggi Covid-19, antara lain: berusia 60 tahun ke atas; memiliki penyakit komorbid (penyakit penyerta) seperti diabetes melitus, hipertensi, kanker, asma dan Penyakit Paru Obstruksi Kronik (PPOK) dan lain- lain serta ibu hamil, yang ingin mengikuti Rapat secara fisik dihimbau untuk memberikan kuasa kepada pihak yang telah disediakan oleh Perseroan dengan menggunakan mekanisme memberikan kuasa untuk menghadiri dan memberikan suara dalam Rapat kepada perwakilan PT Datindo Entrycom.
b) Pembatasan Peserta Rapat
(i) Perseroan sangat menghimbau agar pemegang saham tidak menghadiri Rapat secara fisik, akan tetapi, untuk hadir secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI atau memberikan kuasa (baik secara elektronik melalui eASY.KSEI atau secara konvensional) kepada pihak independen yang telah ditunjuk oleh Perseroan.
(ii) Pemegang saham yang telah hadir ke gedung Rapat namun dilarang menghadiri atau tidak dapat memasuki ruang Rapat karena alasan yang dicantumkan dalam pemanggilan Rapat ini tetap dapat melaksanakan haknya dengan cara memberikan kuasa (untuk menghadiri dan memberikan hak suaranya pada setiap mata acara Rapat) kepada perwakilan PT Datindo Entrycom, dengan mengisi dan menandatangani formulir surat kuasa yang disediakan oleh Perseroan saat registrasi Rapat.
PIMPINAN RAPAT
Berdasarkan POJK No. 15/2020, Rapat dipimpin oleh anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris (selanjutnya disebut ”Pimpinan Rapat”). Untuk menjamin kelancaran jalannya Rapat, Pimpinan Rapat berhak:
(viii) Not allowed to eat and drink in or around the Meeting room;
(ix) Must comply and obey the direction of the Meeting committee. The Company reserves the right to prohibit shareholders or their proxy from entering the building/attending the Meeting in person if the shareholders or their proxy do not comply with the health and safety protocol stipulated by the Company, and or if there are certain conditions that according to the Company’s consideration need to be done as a form of health protocol implementation.
(x) For shareholders and/or their proxy who are in the high-risk group for Covid-19, including: aged 60 years and over; having comorbid diseases (comorbidities) such as diabetes mellitus, hypertension, cancer, asthma, and Chronic Obstructive Pulmonary Disease (COPD) and others as well as pregnant women, it is strongly discouraged to attend Meeting in person and to authorize parties that have been provided by The Company by authorize to attend and vote in the Meeting to representatives of PT Datindo Entrycom.
b) Restrictions on Meeting Participants
(i) The Company strongly urges shareholders not to attend the Meeting in person, however, to attend the Meeting electronically via eASY.KSEI or grant a power of Proxy (either electronically via eASY.KSEI or conventionally) to the independent party appointed by the Company.
(ii) Shareholders who have been represented at the building Meeting but are prohibited from attending or unable to enter the Meeting room due to the reasons stated in this procedural in the invitation of this Meeting can still exercise their rights by granting a proxy (to attend and cast their votes in each agenda item in the Meeting) to representatives of PT Datindo Entrycom, by filling out and signing the power of Proxy form provided by the Company during registration of the Meeting.
CHAIRMAN OF THE MEETING
Based on POJK No. 15/2020, the Meeting is chaired by a member of the Board of Commissioners being appointed by the Board of Commissioners (hereinafter shall be referred to as the “Chairman of the Meeting”). To ensure the Meeting is conducted in an orderly manner, Chairman of the Meeting has the right to:
a) Memutuskan prosedur Rapat yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam tata tertib ini; dan
b) Mengambil tindakan-tindakan lain di luar tata tertib yang dianggap penting.
KUORUM KEHADIRAN DAN KUORUM KEPUTUSAN
a) Kuorum kehadiran dan kuorum keputusan RUPS untuk mata acara yang harus diputuskan dalam RUPS mengikuti ketentuan Pasal 12 ayat (2) huruf (a) Anggaran Dasar Perseroan bahwa Rapat Umum Pemegang Saham dapat dilangsungkan apabila dihadiri oleh pemegang saham yang telah mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang telah diterbitkan oleh Perseroan, dan disetujui oleh pemegang saham mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham, kecuali apabila ditentukan lain dalam Anggaran Dasar Perseroan ini dan peraturan perundangan yang berlaku;
b) Kuorum kehadiran dan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham untuk mata acara perubahan Anggaran Dasar Perseroan yang memerlukan persetujuan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia maka sesuai Pasal 12 ayat
(2) huruf (a) Anggaran Dasar Perseroan bahwa Rapat Umum Pemegang Saham dapat diselenggarakan apabila dihadiri oleh pemegang saham yang memiliki saham mewakili paling sedikit 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang diterbitkan oleh Perseroan, dan disetujui oleh pemegang saham yang memiliki saham mewakili lebih dari 2/3 (dua per tiga) bagian dari jumlah hak suara yang sah yang hadir dalam Rapat Umum Pemegang Saham.
c) Tiap-tiap saham memberikan hak kepada pemiliknya (atau wakil yang ditunjuk secara sah) untuk mengeluarkan 1 (satu) suara, apabila seorang pemegang saham mempunyai lebih dari satu saham, ia diminta untuk memberikan suara 1 (satu) kali saja dan suaranya itu mewakili seluruh jumlah saham yang dimilikinya.
KETERTIBAN RAPAT
a) Peserta Rapat dan Undangan wajib mengikuti jalannya Rapat dengan tertib.
b) Pemimpin Rapat berwenang mengambil tindakan yang diperlukan demi kelancaran dan ketertiban acara Rapat.
a) Decide any procedure of the Meeting which has not yet been stipulated or is not sufficiently stipulated in this code of conduct; and
b) Take any action outside the code of conduct, which is deemed necessary.
ATTENDANCE QUORUM AND DECISION QUORUM
a) Attendance quorum and decision quorum of the Meeting for the Agenda that shall be decided in the Meeting following the provision of Article 12 paragraph (5) section (a) Articles of Association that the General Meeting of Shareholders may be held if attended by shareholders who have represented more than 1/2 (one-half) of the total number of shares with valid voting rights issued by the Company, and approved by the shareholders representing more than 1/2 (one-half) of the total number of shares with valid voting rights present at the General Meeting of Shareholder, unless otherwise stipulated in this Company's Articles of Association and applicable laws and regulations.
b) Attendance Quorum and Decision Quorum of the Meeting for the amendment of Articles of Association Agenda that requires approval from Ministry of Law and Human Rights then according to Article 12 paragraph (2) section (a) Articles of Association of the Company that the General Meeting of Shareholders may be held if attended by Shareholders who have represented more than ⅔ (two third) of the total number of shares with valid voting rights issued by the Company, and approved by the Shareholders representing more than ⅔ (two third) of the total number of shares with valid voting rights present at the General Meeting of Shareholder, unless otherwise stipulated in this Company's Articles of Association and applicable laws and regulations.
c) Each share gives the right to the owner (or a legally appointed representative) to cast 1 (one) vote, if a shareholder has more than one share, he is asked to vote 1 (one time only and the voice represents the total number of shares owned.
MEETING MANNER
a) Meeting Participants and Invited Guest must follow the Meeting sequence in an orderly manner.
b) The Chairman of the Meeting has the right to take any necessary action in order to ensure an orderly Meeting.
c) Pemegang Saham atau kuasanya yang meninggalkan ruang Rapat sebelum Rapat selesai dianggap hadir dan menyetujui usul yang diajukan dalam Rapat.
d) Selama Rapat berlangsung, para peserta diminta agar mematikan telepon genggam dalam ruang Rapat dan/atau di sekitar ruang Rapat.
e) Demi alasan kesehatan, setelah Rapat selesai, Perseroanmenghimbau agar tidak berkumpul dan segera meninggalkanlokasi Rapat dengan tertib.
f) Dengan memperhatikan protokol keamanan dan kesehatan sertauntuk memudahkan registrasi kehadiran pemegang saham, pemegang saham Perseroan atau kuasa mereka yang sah diminta dengan hormat agar berada di tempat Rapat 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai. Untuk memastikan jalannya Rapat yang sederhana, ringkas dan cepat, Rapat akan dimulai tepat waktu dan meja pendaftaran akan ditutup pada pukul
09.00 WIB atau waktu lainnya jika berdasarkan kondisi perlu untuk ditetapkan lain oleh Panitia Rapat.
TANYA JAWAB
a) Pemegang saham atau kuasanya yang hadir secara fisik dapat mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat dengan ketentuan sebagai berikut:
(i) Dalam pembahasan setiap agenda Rapat, Pimpinan Rapat akan memberikan kesempatan kepada para pemegang saham atau kuasanya untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapatnya sebelum diadakan pemungutan suara dan setelah pembahasan setiap agenda Rapat.
(ii) Prosedur yang akan ditempuh:
i) Untuk setiap mata acara Rapat, diberikan kesempatan untuk tanya jawab.
ii) Pertanyaan hanya dapat diajukan oleh Pemegang Saham atau kuasanya yang sah.
iii) Para Pemegang Xxxxx atau kuasanya yang ingin mengajukan pertanyaan atau menyatakan pendapat diminta untuk mengangkat tangan, menyebutkan nama dan menyebutkan jumlah saham yang dimiliki dan selanjutnya Pimpinan Rapat akan meminta mereka untuk menyampaikan pertanyaan atau pendapatnya.
iv) Setiap pertanyaan dan/atau pendapat atau usulan yang diajukan oleh Pemegang Saham atau kuasanya harus memenuhi syarat bahwa menurut pendapat Pimpinan Rapat hal tersebut berhubungan langsung dengan mata acara Rapat yang sedang dibicarakan.
v) Pimpinan Rapat akan menjawab pertanyaan tersebut satu per satu, bilamana diperlukan, Pimpinan Rapat mempersilahkan anggota Direksi atau Dewan Komisaris atau Lembaga
c) Shareholders or their proxy leaving the Meeting room prior to the conclusion of the Meeting shall be considered agreeing to the proposed agenda.
d) During the Meeting, participants are asked to turn off their cell phones in the Meeting room and/or around the Meeting room.
e) for health reasons, after the Meeting is over, the Company advises not to gather and immediately leave the Meeting room in an orderly manner.
f) With due observance of safety and health protocols and to facilitate registration of the attendance of shareholders, the shareholders of the Company or their proxies are respectfully requested to be at the Meeting venue 30 (thirty) minutes before the start of the Meeting. To ensure a simple, concise, and fast running of the Meeting, the Meeting will start on time and the registration table will be closed at
09.00 WIB or other time if based on the conditions it is necessary to determine otherwise by the Meeting Committee.
QUESTIONS AND ANSWERS
a) Shareholders or their proxies who present in person may ask questions and/or opinions with the following conditions:
(i) In discussing each agenda of the Meeting, the Chairman of the Meeting will provide the opportunity for shareholders or their proxies to address the question and/or opinion before the vote and after the discussion of each agenda of the Meeting.
(ii) Procedure that may be taken:
i) For each agenda, the opportunity for question and answer is given.
ii) Questions be asked by shareholders or their proxies only.
iii) The shareholders or their proxies who desire to address the question or opinion are asked to raise their hands, gave his/her name, and mention the number of shares held and subsequently Chairman of the Meeting will require them to submit a question or opinion.
iv) Each question and/or opinion or advice addressed by shareholders or their proxies shall meet the requirements that based on the opinion of the Chairman of the Meeting that the questions are limited to matters related to the Agenda of the Meeting that is being discussed.
v) The Chairman of the Meeting will answer the questions one by one, if necessary, the Chairman of the Meeting invites members of the Board of Directors or the Board of Commissioners or Institution and/or
dan/atau Profesi Penunjang untuk menjawab atau menanggapi pertanyaan tersebut.
vi) Guna efisiensi waktu maka setiap pertanyaan di batasi maksimal 3 pertanyaan baik dari pemegang saham yang hadir secara fisik maupun elektronik untuk setiap masing- masing mata acara Rapat. Silahkan mengirimkan pertanyaan melalui email kepada Perseroan di
xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx jika ada pertanyaan yang belum terjawab.
b) Pemegang saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik di aplikasi eASY.KSEI dapat mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat secara elektronik dengan ketentuan sebagai berikut:
(i) Pertanyaan dan/atau pendapat diajukan secara tertulis melalui fitur chat pada kolom ”Electronic Opinions” yang tersedia di layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI, selama kolom “General Meeting Flow Text” masih tertulis “Discussion started for agenda item no [ ]”.
(ii) Perseroan akan menonaktifkan fitur ”raise hand” dan ”allow to talk” dalam webinar Zoom pada fasilitas AKSes.
(iii) Pada saat mengajukan pertanyaan, pemegang saham atau kuasanya wajib menuliskan nama pemegang saham, jumlah saham yang dimiliki/diwakili, dan alamat email pemegang saham.
(iv) Hanya pemegang saham atau kuasanya yang sah yang hadir secara fisik maupun elektronik dalam Rapat berhak untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat secara tertulis tentang mata acara Rapat yang sedang dibicarakan.
(v) Perseroan berhak untuk tidak menjawab pertanyaan yang tidak mencantumkan nama pemegang saham dan jumlah saham yang dimiliki/diwakili, dan tidak sesuai dengan mata acara Rapat.
(vi) Pertanyaan dan/atau pendapat yang diajukan harus berhubungan langsung dengan mata acara Rapat yang sedang dibicarakan.
(vii) Jika diajukan beberapa pertanyaan mengani materi yang sama, maka pertanyaan- pertanyaan tersebut akan dijawab secara sekaligus.
(viii) Demi pelaksanaan Rapat yang efektif dan efisien, Pimpinan Rapat berhak untuk memilah pertanyaan yang akan ditanggapi secara langsung (lisan) dalam Rapat.
Supporting Professionals to answer or respond to such questions.
vi) Due to time efficiency, each question is limited to a maximum of 3 questions from shareholders who are in person and electronically present for each Meeting agenda. Please send questions via email to the Company at xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx if there are unanswered questions.
b) Shareholders or their proxies who are present electronically in the eASY.KSEI application may ask questions and/or opinions electronically with the following conditions:
(i) Questions and/or opinions are submitted in writing through the chat feature in the “Electronic Opinions” column available on the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI application, during the General Meeting Flow Text” column is still written, “Discussion started for agenda item no [ ]”.
(ii) The Company will disable the “raise hand” and “allow to talk” features in Zoom webinars at AKSes facilities.
(iii) When asking questions shareholders or their proxies must write down the name of the shareholders, the number of shares owned/represented, and the email address of the shareholder.
(iv) Only shareholders or their legitimate proxies who are in person or electronically present at the Meeting have the right to ask questions and/or opinions in writing about the agenda of the Meeting that is being discussed.
(v) The Company reserves the right not to answer questions that do not include the names of shareholders and the number of shares owned/represented, and are not in accordance with the agenda of the Meeting.
(vi) Questions and/or opinions asked must be directly related to the agenda of the Meeting being discussed.
(vii) If there are any similar questions about the same material, the Company may merge and answer the question at once.
(viii) For the sake of effective and efficient implementation of the Meeting, the Chairman of the Meeting has the right to sort out the questions that will be responded to directly (verbally) in the Meeting.
(ix) Guna efisiensi waktu maka setiap pertanyaan di batasi maksimal 3 pertanyaan baik dari pemegang saham yang hadir secara fisik maupun elektronik untuk setiap masing- masing mata acara Rapat. Silahkan mengirimkan pertanyaan melalui email kepada Perseroan di
xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx jika ada pertanyaan yang belum terjawab.
PEMUNGUTAN SUARA
a) Pilihan suara dapat disampaikan oleh pemegang saham atau penerima kuasa secara elektronik melalui eASY.KSEI setelah pemanggilan Rapat ini sampai dengan sebelum ditutupnya pengambilan suara pada masing-masing mata acara Rapat yang memerlukan pemungutan suara.
b) Suara yang disampaikan oleh pemegang saham atau penerima kuasa melalui eASY.KSEI dalam rentang waktu setelah pemanggilan Rapat ini sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan Rapat, akan diperhitungkan sebagai suara yang sah dalam Rapat.
c) Pemegang saham yang telah menyampaikan pernyataan (declaration) untuk hadir secara elektronik dalam Rapat dan telah memberikan suara sebelum pelaksanaan Rapat dapat mengubah atau mencabut pilihan suaranya melalui eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan pimpinan RUPS menutup pemungutan suara untuk pengambilan keputusan pada masing-masing mata acara Rapat, serta bertanggung jawab atas perubahan atau pencabutan suara tersebut. Pemegang saham yang telah menyampaikan pernyataan (declaration) perihal kehadiran secara elektronik dalam Rapat namun belum memberikan pilihan suaranya, dapat memberikan suara secara elektronik melalui eASY.KSEI pada periode pemungutan suara di tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan Pimpinan Rapat menutup pemungutan suara untuk pengambilan keputusan pada masing-masing mata acara Rapat.
d) Penerima Kuasa yang menerima kuasa secara elektronik dari pemegang saham melalui eASY.KSEI tanpa disertai dengan pilihan suara pada mata acara Rapat, dapat memberikan suara secara elektronik melalui eASY.KSEI, sepanjang pemegang saham memberikan kuasa untuk memberikan suara sesuai dengan pilihan penerima kuasa.
e) Penerima Kuasa yang menerima kuasa secara elektronik dari pemegang saham melalui eASY.KSEI dengan disertai pilihan suara untuk paling sedikit satu mata acara RUPS, berlaku ketentuan sebagai berikut:
(i) Pilihan suara yang diterima dan telah disampaikan ke dalam eASY.KSEI untuk mata acara Rapat tertentu, dapat diubah dan dicabut oleh penerima kuasa sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum pelaksanaan Rapat, sepanjang penerima kuasa
(ix) Due to time efficiency, each question is limited to a maximum of 3 questions from shareholders who are in person and electronically present for each Meeting agenda. Please send questions via email to the Company at
xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx if there are unanswered questions.
VOTING
a) Voting options can be submitted by shareholders or proxies electronically through eASY.KSEI after the invitation of this Meeting until before the closing of voting in each agenda item of the Meeting that requires voting.
b) Votes submitted by shareholders or proxies through eASY.KSEI within the period after the invitation to this Meeting up to 1 (one) business day prior to the date of the Meeting, will be counted as valid votes in the Meeting.
c) Shareholders who have submitted a declaration to attend electronically at the Meeting and have cast their votes prior to the Meeting may change or revoke their vote through eASY.KSEI on the date of the Meeting until the Chairman of the Meeting closes the voting for decision-making on each agenda item of the Meeting, and is being responsible for the change or revocation of the vote. Shareholders who have submitted a declaration regarding electronic attendance at the Meeting but have not yet cast their votes, may vote electronically through eASY.KSEI in the voting period on the date of the Meeting until the Chairman of the Meeting close voting for decisions on each agenda item of the Meeting.
d) The proxies who receive proxy electronically from shareholders through eASY.KSEI without being accompanied by voting options on the agenda of the Meeting may vote electronically through eASY.KSEI, as long as the shareholders give their proxy to vote according to the choice of the proxies.
e) The proxies who receive proxy electronically from shareholders through eASY.KSEI accompanied by voting options for at least one Meeting agenda, the following provisions apply:
(i) Votes received and submitted to eASY.KSEI for a particular agenda of the Meeting may be changed and revoked by the proxies up to 1 (one) business day prior to the Meeting, as long as the proxies
mendapat perintah perubahan suara tersebut dari pemegang saham.
(ii) Untuk mata acara Rapat yang pilihan suaranya belum disampaikan oleh pemegang saham, penerima kuasa dapat menentukan pilihan suara untuk mata acara Rapat tersebut pada periode pemungutan suara di tanggal pelaksanaan Rapat, sepanjang penerima kuasa mendapatkan kuasa dari pemegang saham.
f) Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat tertutup yang tidak ditandatangani dan mengenai hal lain dilakukan pemungutan dengan lisan, kecuali jika Pimpinan Rapat menentukan lain (Pasal 12 ayat (11) Anggaran Dasar Perseroan).
g) Pemungutan suara secara lisan saat Meeting berlangsung dilakukan dengan “Mengangkat Tangan” dengan prosedur sebagai berikut:
(i) Pertama, mereka yang Tidak Setuju akan diminta untuk mengangkat tangan dan menyerahkan kartu suaranya.
(ii) Kedua, mereka yang memberikan Suara Abstain diminta untuk mengangkat tangan dan menyerahkan kartu suaranya.
(iii) Jumlah Suara Abstain dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara.
(iv) Suara Tidak Sah dianggap tidak ada dan tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam Rapat. Selanjutnya jumlah suara yang tidak setuju akan diperhitungkan dengan suara yang sah dan selisihnya merupakan jumlah suara yang setuju.
(v) Apabila terdapat peserta Rapat yang kehadirannya telah diperhitungkan dalam menentukan kuorum, namun tidak berada di ruangan Rapat pada saat pemungutan suara dilakukan, maka yang bersangkutan dianggap menyetujui segala keputusan yang diambil dalam Rapat.
h) Pemungutan suara bagi pemegang saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI pada saat Rapat dilakukan dengan tata cara sebagai berikut:
(i) Proses pemungutan suara berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada menu E-Meeting Hall, Sub menu Live Broadcasting;
(ii) Pemegang saham yang hadir atau telah memberikan kuasa secara elektronik dalam Rapat melalui eASY.KSEI, namun belum menetapkan pilihan suara, maka pemegang saham atau kuasanya tersebut memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara dibuka oleh Perseroan melalui layar E- Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI;
receive an order to change the votes from the shareholders.
(ii) For the agenda of the Meeting for which the vote has not yet been submitted by the shareholders, the proxies may determine the voting choice for the agenda of the Meeting during the voting period on the date of the Meeting, provided that the proxies have the proxy from the shareholders.
f) Voting regarding individuals is carried out in a closed letter that is not signed and on other matters, voting is carried out verbally, unless the Chairman of the Meeting determines otherwise (Article 12 paragraph
(11) of the Company's Articles of Association).
g) Verbal voting during the meeting may conduct by "Raising Hands" with the following procedure:
(i) First, those who dixxxxxx will be asked to raise their hands and submit their voice cards.
(ii) Second, those who voted Abstained will be asked to raise their hands and submit their votes.
(iii) The number of votes abstained is considered to issue the same vote as the majority vote of shareholders who voted.
(iv) Invalid Votes are considered non-existent and are not counted in determining the number of votes cast at a Meeting. Furthermore, the number of votes that disagree will be counted with the valid votes and the difference is the number of votes that agree.
(v) If there are meeting participants whose attendance has been taken into account in determining the quorum, however, was not in the Meeting room at the time the vote was held, then the related person is deemed to approve all decisions taken at the Meeting.
h) Voting for shareholders or their proxy who are present electronically through the eASY.KSEI application on the date of the Meeting is conducted in the following manner:
(i) The voting process will be through eASY.KSEI application on the E-Meeting Hall menu, on the Broadcasting sub-menu;
(ii) Shareholders who are present or have authorirized electronically in the Meeting through eASY.KSEI, but have not yet determined the voting choice, then the shareholders or their proxies have the opportunity to submit their voting choices during the voting period opened by the Company through the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI application;
(iii) Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom “General Meeting Flow Text”;
(iv) Pemungutan suara langsung secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI dialokasikan selama maksimal 3 menit untuk masing- masing acara Rapat;
(v) Apabila pemegang saham atau kuasanya tidak memberikan pilihan suara hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom “General Meeting Flow Text” berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ] has ended”, maka pemegang saham atau kuasanya tersebut akan dianggap memberikan suara ABSTAIN untuk mata acara Rapat yang bersangkutan;
(vi) Selanjutnya suara yang diberikan oleh pemegang saham atau kuasanya baik secara fisik maupun elektronik akan dihitung PT Datindo Entrycom dan kemudian di verifikasi oleh Xxxxxxx selaku pejabat umum yang independen;
(vii) Jumlah perhitungan suara dapat ditayangkan di layar yang tersedia di ruang Rapat dan disaksikan oleh Notaris.
• Petugas akan mengkompilasi seluruh suara yang terdaftar di sistem PT Datindo Entrycom untuk dihitung oleh Notaris. Petugas dari PT Datindo Entrycom akan menghitung suara dari input sistem eASY.KSEI dan pengumpulan suara dari pemegang saham yang hadir secara fisik dengan menggunakan perhitungan dari sistem PT Datindo Entrycom dan kemudian menyampaikan hasil pemungutan suara atas usulan keputusan yang diajukan;
• Pemegang saham atau kuasanya yang mengeluarkan suara ABSTAIN dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara, dan akan dimasukan ke dalam jumlah suara SETUJU atau suara TIDAK SETUJU, mana yang lebih tinggi (suara mayoritas).
• Pemegang saham atau kuasanya yang tidak melakukan pemilihan suara baik di sistem eASY.KSEI maupun sistem PT Datindo Entrycom, atau tidak membubuhkan tanda centang pada kotak SETUJU, TIDAK SETUJU atau ABSTAIN atau tidak menyerahkan Kartu Suara atau meninggalkan ruangan Rapat pada saat pemungutan suara atas usulan keputusan mata acara Rapat dilaksanakan, dianggap
(iii) During the electronic voting process it will be seen the status of ”Voting for agenda item no [ ] has started” in the column ”General Meeting Flow Text”;
(iv) Electronic direct voting through the eASY.KSEI application is allocated for a total of maximum of 3 minutes for each agenda of the Meeting.
(v) If the shareholders or their proxies does not vote until the status of the Meeting conduct seen in the column ”General Meeting Flow Text” changes to ”Voting for agenda item no [ ] has ended”, then the shareholders or their proxies will be considered to give an ABSTAIN vote for such agenda of the Meeting;
(vi) Furthermore, the votes cast by shareholders or their proxies both in person or electronically will be counted by PT Datindo Entrycom and then verified by Notary as an independent official party;
(vii) The number of vote calculations may be displayed on the screens available in the Meeting room and will be witnessed by the Notary.
• Officers will compile all votes registered in PT Datindo Entrycom’s system to be counted by Notary. PT Datindo Entrycom’s officers will count votes from the eASY.KSEI system input and vote collection from the shareholders who are in person present by using calculations from PT Datindo Entrycom’s system and then submit the results of the vote on the proposed decision submitted; and
• Shareholders or their proxies that issue ABSTAIN votes are considered to vote the same as the majority vote of shareholders who vote, and will be included in the number of votes AGREE or NOT AGREE vote, whichever is higher (majority vote).
• Shareholder or their proxies who did not vote either in the eASY.KSEI system or PT Datindo Entrycom’s system or did not put a checkmark on AGREE, NOT AGREE or ABSTAIN box or did not submit the voting card or leave the Meeting room at the time of voting on the proposed decision on the agenda of the Meeting is held, is considered as NO VOTE/ABSTAIN.
sebagai TIDAK MENGELUARKAN SUARA/ABSTAIN.
i) Sesuai Pasal 12 ayat 13.a Anggaran Dasar Perseroan, suara abstain dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang mengeluarkan suara. Suara yang tidak sah tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan dalam Rapat.
PENAYANGAN SIARAN LANGSUNG RAPAT
a) Pemegang saham atau kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom (“Tayangan Rapat”) dapat mengakses eASY.KSEI.
b) Peserta Tayangan Rapat ditentukan berdasarkan first come first served basis dikarenakan kapasitas hanya 500 peserta.
c) Bagi pemegang saham atau kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan Rapat tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI.
d) Pemegang saham yang hanya menyaksikan Rapat melalui Tayangan Rapat, namun tidak mendeklarasikan kehadirannya pada aplikasi eASY.KSEI, maka yang bersangkutan tidak akan diperhitungkan dalam kuorum kehadiran Rapat.
e) Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan Rapat, pemegang saham atau kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.
PENGUMUMAN DAN PEMANGGILAN RAPAT
Prosedur yang mendahului pelaksanaan Rapat telah sesuai dengan ketentuan POJK No. 15/2020 dan Anggaran Dasar Perseroan sebagaimana telah disampaikan kepada para Pemegang Saham, dengan uraian berikut:
a) Pengumuman atas Rapat telah di dilaksanakan pada tanggal 8 Maret 2023 di situs web Perseroan, situs web Bursa Efek Indonesia dan situs web KSEI (eASY.KSEI).
b) Pemanggilan atas Rapat telah dilaksanakan pada tanggal 23 Maret 2023 di situs web Perseroan, situs web Bursa Efek Indonesia dan situs web KSEI (eASY.KSEI).
PENUTUP
a) Tata tertib ini dibuat dengan memperhatikan ketentuan- ketentuan Anggaran Dasar Perseroan dan ketentuan
i) Pursuant to Article 12 paragraph 13.a of the Company’s Articles of Association, abstain vote shall be deemed to vote as the vote issued by the majority of the shareholders who vote. Invalid votes shall not be counted in determining the total amount of votes cast in this Meeting.
LIVE BROADCAST OF THE MEETING
a) Shareholders or their proxies who have registered with the eASY.KSEI application can watch the ongoing Meeting through Zoom webinar (“Meeting Live Event”) by accessing eASY.KSEI.
b) Participants of the Meeting Live Event are determined based on the first in first served basis as the capacity is only 500 participants
c) For the shareholders or their proxy who do not get the opportunity to access the Meeting through the Meeting Live Event, are still considered valid electronically present and their share ownership and voting choices are taken into account in the Meeting, as long as it has been registered in the eASY.KSEI application.
d) Shareholders who only view the Meeting through the Meeting Live Event, but do not declare their presence on the eASY.KSEI application, then he/she will not be taken into account in the quorum of the Meeting attendance.
e) To get the best experience in using the eASY.KSEI application and/or Meeting Live Event, shareholders, or their Proxy are devised to use the Mozilla Firefox browser.
ANNOUNCEMENT AND INVITATION TO THE MEETING
The procedure of this Meeting is in accordance with POJK No. 15/2020 and the Company’s Articles of Association which has been released to the shareholders, with the following details:
a) Announcement of the Meeting was published on 8 March 2023 on Company’s website, Indonesia Stock Exchange’s website, and KSEI’s website (eASY.KSEI).
b) Invitation of Meeting was published on 23 March 2023 on Company’s website, Indonesia Stock Exchange’s website, and KSEI’s website (eASY.KSEI).
CLOSING
a) This code of conduct was made by considering the provisions of the Article of Association and the
peraturan yang berlaku.
b) Demi alasan kesehatan dan dalam rangka pengendalian dan pencegahan penyebaran Covid-19, maka Perseroan menetapkan:
(i) Perseroan membatasi jumlah pemegang saham atau kuasanya yang akan hadir secara fisik adalah maksimal 15 (lima belas) orang berdasarkan urutan kehadiran (first come first served); dan
(ii) Perseroan tidak menyediakan makan siang, goody bag produk/souvenir, dan tidak menyediakan materi Rapat dalam bentuk fisik kepada pemegang saham dan kuasa pemegang sahamyang hadir dalam Rapat.
c) Pemegang Saham atau kuasanya diwajibkan untuk mempelajari materi yang berkenaan dengan penjelasan mata acara Rapat, tata tertib yang disiapkan oleh Perseroan. Surat kuasa dan dokumen pendukung Rapat lainnya dapat diunduh melalui situs web Perseroan. Perseroan tidak menyediakan materi Rapat dalam bentuk hardcopy maupun softcopy dalam bentuk flash disk.
d) Perseroan akan mengumumkan kembali apabila terdapat perubahan dan/atau penambahan informasi sejalan dengan kondisi dan perkembangan terkini mengenai penanganan dan pengendalian untuk mencegah penyebaran Covid-19.
e) Hal-hal lain yang belum diatur dalam tata tertib ini akan ditentukan kemudian oleh Pimpinan Rapat dengan memperhatikan Anggaran Dasar Perseroan dan ketentuan peraturan yang berlaku.
Jakarta, 23 Maret 2023 Direksi
provisions of applicable regulations.
b) For the reasons of health and in order to control and prevent the spread of Covid-19, the Company requires that:
(i) According to the order of attendance, the Company will only permit a maximum of 15 (fifteen) Shareholders or their proxies to present in person (first come, first served); and
(ii) the Company does not provide meals, goody bags/souvenirs, and any hard copy material form to shareholders and their proxy present at the Meeting.
c) Shareholders or their proxy are required to study the Meeting’s material related to the agenda of the Meeting and also this code of conduct prepared by the Company. The proxy form and other supporting documents can be downloadable through the Company's website. The Company does not provide Meeting material in the form of hardcopy or softcopy or flash disk.
d) The Company will announce if there is any changes and/or additional information required which in line with the latest conditions and developments regarding handling and prevention of Covid-19.
e) Other matters which have not been stipulated in this code of conduct shall be further determined by the Chairman of the Meeting by considering the provisions of Article of Association and the provisions of applicable regulations.