Contract

F. PEMBAYARAN

1.0 PERATURAN AM PEMBAYARAN

1.1 Tafsiran

1.1.1 Pembayaran adalah merujuk kepada proses untuk menjelaskan bayaran bagi perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja yang telah disempurnakan dengan teratur dan siap sepenuhnya.

1.1.2 Pemiutang adalah merujuk kepada individu/syarikat/pembekal yang mana universiti menanggung hutang untuk sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang telah disempurnakan tetapi bayaran tidak dapat diproses dalam bulan atau tahun semasa.

1.1.3 Akruan adalah merujuk kepada apa-apa bekalan atau perkhidmatan yang dijangka dapat disempurnakan sebelum atau pada 31 Disember tahun semasa dan bil atau invois masih belum diterima.

1.1.4 Peruntukan adalah merujuk kepada Peruntukan Mengurus, Pembangunan, Penyelidikan, Pembiayaan Swasta (PFI), Amanah dan Khas.

1.1.5 Perbelanjaan terdahulu (prabayar) adalah merujuk kepada pembayaran yang telah dilakukan tetapi sebahagian manfaat darinya adalah bagi tempoh perakaunan yang akan datang.

1.1.6 Baucar bayaran adalah dokumen untuk membuat bayaran.

1.1.7 Pegawai yang diberi kuasa adalah merujuk kepada pegawai yang telah dipertanggungjawabkan bagi pengurusan pembayaran secara bertulis oleh Ketua PTj.

1.1.8 Tuntutan palsu adalah apa-apa tuntutan bayaran balik ke atas perbelanjaan yang sebenarnya tidak pernah dilakukan oleh seseorang pegawai itu atau menuntut elaun-elaun yang tidak layak.

1.2 Pihak Berkuasa Melulus

1.2.1 Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran 1 Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti.

1.2.2 Naib Canselor adalah bertanggungjawab ke atas sesuatu maksud perbelanjaan atau pembayaran wang Universiti termasuk daripada akaun amanah. Sebarang perwakilan tanggungjawab kepada pegawai yang lain hendaklah diberi dengan arahan bertulis.

1.2.3 Seseorang pegawai tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan dibuat. Mana-mana pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa, maka pegawai tersebut akan bertanggungjawab kepada jumlah pembayaran itu.

1.3 Peraturan Am Pembayaran

1.3.1 Pemiutang

i. Sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang telah disempurnakan tetapi pembayaran tidak dapat diproses dalam bulan atau tahun semasa perlu dipemiutangkan.

ii. PTj hendaklah membuat pemantauan terhadap semua bil atau invois yang diterima dan mengesahkan ketepatan dan kesahihan tuntutan sebelum disahkan untuk pembayaran.

iii. PTj hendaklah memastikan barang, perkhidmatan atau kerja telah diterima/disempurnakan sebelum diakaunkan sebagai pemiutang.

iv. PTj hendaklah memastikan barang, perkhidmatan atau kerja yang dipemiutangkan adalah menggunakan peruntukan tahun semasa sahaja dan terpakai untuk semua jenis peruntukan.

v. Laporan pengumuran (ageing) pemiutang ditetapkan mengikut julat masa yang tertentu seperti 14 hari, 30 hari, 60 hari atau melebihi 90 hari.

vi. Tujuan pengumuran pemiutang adalah untuk mengesan dan mengambil tindakan segera ke atas bil yang belum dijelaskan kepada pembekal dan telah melebihi tempoh yang ditetapkan.

1.3.2 Akruan

i. Apa-apa bekalan atau perkhidmatan yang dijangka dapat disempurnakan sebelum atau pada 31 Disember setiap tahun dan bil atau invois belum diterima perlu diakaunkan sebagai akruan bagi tujuan penutupan akaun tahun semasa.

ii. Contoh perkhidmatan yang perlu diakrukan adalah bil utiliti, bil perubatan dan sebagainya.

iii. PTj perlu membuat anggaran (provision) amaun yang perlu diakrukan berdasarkan asas yang munasabah.

iv. PTj hendaklah memastikan barang atau perkhidmatan yang diakrukan adalah melibatkan peruntukan tahun semasa sahaja dan terpakai untuk semua jenis peruntukan.

1.3.3 Perbelanjaan terdahulu (prabayar)

i. Perbelanjaan yang telah dikenal pasti sebagai perbelanjaan terdahulu perlu disenaraikan bagi tujuan pelarasan dan penutupan akaun tahun semasa dan digunakan bagi tujuan pemantauan pelarasan pada tahun akan datang.

ii. Contoh perbelanjaan terdahulu adalah bayaran perkhidmatan pangkalan data yang mana pembayaran dibuat meliputi tahun semasa dan tahun akan datang.

iii. Pada tahun akan datang, satu pelarasan akaun perbelanjaan haruslah dilaksanakan kepada perbelanjaan terdahulu tersebut.

1.3.4 Baucar bayaran

i. Semua baucar bayaran hendaklah disokong dengan dokumen yang lengkap bagi bekalan setakat yang telah dibekalkan dan perkhidmatan yang telah disempurnakan dengan menyatakan nilainya.

ii. Sesuatu bayaran kemajuan bagi perolehan kerja hendaklah diperakukan mengikut nilai kerja setakat mana yang telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya yang telah dibekalkan.

iii. Baucar bayaran hendaklah ditandatangani secara ringkas oleh pegawai yang diberi kuasa untuk memperakui baucar bayaran tersebut adalah benar.

iv. Tanggungjawab penandatangan baucar adalah seperti berikut:

a. Memastikan perkhidmatan, bekalan atau kerja telah diterima dengan sempurna.

b. Harga yang dikenakan adalah sama ada mengikut kontrak atau skala yang diluluskan atau munasabah mengikut kadaran semasa.

c. Kelulusan jawatankuasa sebagaimana dinyatakan.

d. Perhitungan dan pengiraan yang betul.

e. Penerima yang dinamakan dalam baucar bayaran adalah pihak yang berhak menerima bayaran.

f. Bayaran itu adalah yang sepatutnya diterima bagi program dan aktiviti atau projek atau akaun yang dinyatakan.

g. Peruntukan mencukupi.

h. PTj yang dipertanggung jawabkan untuk membuat bayaran.

v. Jika berlaku kehilangan wang Universiti akibat sesuatu perakuan yang tidak benar pada sesuatu baucar, pegawai yang memperakuinya akan dipertanggungjawabkan bagi kehilangan itu.

vi. Bagi barang-barang atau bekalan yang diimport, baucar bayaran hendaklah berasaskan invois dan bill of lading atau airways bill sebagai bukti penyerahannya dan terimaan.

vii. Di dalam kes berkenaan, pegawai penerima barang/bekalan adalah bertanggungjawab untuk menyerahkan dokumen tersebut untuk semakan.

viii. Jika baucar bayaran dan dokumen sokongan asal didapati hilang, tindakan yang perlu diambil adalah:

a. Membuat salinan pejabat atau pengesahan salinan hendaklah diperoleh dan diperakui benar oleh Ketua PTj;

b. Surat makluman kehilangan juga perlu dikemukakan bersama;

c. Cetakan baucar asal hendaklah dikeluarkan; dan

d. Sekiranya boleh, bukti pembayaran dikreditkan ke akaun penerima perlu didapatkan.

1.3.5 Daftar pembayaran

i. Pejabat Bendahari perlu menyelenggara daftar pembayaran yang terbahagi kepada daftar baucar bayaran dan daftar bil. Berikut adalah butiran daftar berkenaan:

Daftar Baucar Bayaran

Daftar Bil

i) Nombor Baucar

ii) Perihal ringkas

iii) Butiran pembayaran

iv) Nama Penerima

v) Jumlah

vi) Tarikh diperakui sah dan di tandatangan ringkas

vii) No Baucar

viii) Pegawai pelulus

ix) Tarikh bayaran disempurnakan dan di tandatangan ringkas oleh pegawai

i) Tarikh invois diterima

ii) Tarikh daftar SMKB

iii) Tarikh bil diterima oleh bahagian kewangan

iv) Nama pembekal

v) No draf

vi) Tarikh draf baucar

vii) No baucar

viii) Amaun

ix) Tarikh lulus baucar 1

x) Tarikh lulus baucar 2

xi) Tarikh cek disediakan

xii) No cek

xiii) Tarikh serah cek

xiv) Tempoh bayaran

ii. Pemeriksaan dan cetakan daftar baucar bayaran dan daftar bil secara berkala hendaklah dilakukan sebulan sekali.

1.3.6 Tuntutan bayaran balik

i. Apabila pegawai membuat tuntutan bayaran balik yang mana resit tidak dikeluarkan atau tidak boleh didapati atau hilang, butir

tuntutan perbelanjaan berkenaan hendaklah disusuli dengan surat perakuan.

ii. Surat perakuan tersebut perlu disokong oleh Ketua PTj bagi memperakui tuntutan bayaran balik yang dilakukan oleh pegawai berkenaan.

iii. Pembayaran yang sepatutnya dibuat melalui Pesanan Tempatan adalah tidak dibenarkan dibayar melalui tuntutan bayaran balik kecuali pembayaran yang menggunakan kad korporat universiti dan pembayaran tuntutan perjalanan.

iv. Pembayaran deposit mengikut nilai atau peratusan tertentu bagi sesuatu perkhidmatan adalah tidak dibenarkan walaupun melalui tuntutan bayaran balik. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan, ia dibenarkan melalui kaedah pendahuluan pelbagai tertakluk kepada syarat pembayaran dibuat untuk sesuatu program/aktiviti yang diluluskan sahaja.

1.3.7 Apa-apa pembayaran yang melibatkan yuran persidangan, seminar, simposium, pameran, kursus, latihan dan seumpamanya serta penerbitan jurnal sama ada dalam atau luar negara boleh dibuat sebelum program seperti mana yang disyaratkan oleh penganjur.

1.3.8 Pembayaran tidak akan dibuat pada mana-mana individu/syarikat/badan- badan selain dari yang tertera di invois/resit/baucar.

1.3.9 Semua dokumen berkaitan dengan bayaran yang tidak digunakan lagi hendaklah dicap “Batal” bagi mengelak dokumen tersebut diguna semula.

1.3.10 Tanggungjawab bagi perbelanjaan yang tidak dibenarkan:

i. Pegawai yang membenarkan perbelanjaan dilakukan tanpa kuasa yang akan dipertanggungjawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan.

ii. Pegawai perlu memastikan bahawa tiada bayaran yang akan mengurangkan baki sedia ada hingga menyebabkan tidak mencukupi untuk menyelesaikan tanggungan yang dipertanggungkan kepada sesuatu perbelanjaan.

1.3.11 Jenis- jenis Permohonan Pembayaran

i. Terdapat beberapa jenis permohonan pembayaran yang diuruskan oleh Pejabat Bendahari iaitu:

a. Pembayaran Pesanan Tempatan

b. Pembayaran Bil/Invois

c. Pembayaran Inden Kerja

d. Pembayaran Penyelidikan

e. Pembayaran-Pembayaran Lain

ii. Kesemua dokumen tuntutan pembayaran perlu diperakui oleh pegawai yang diberi kuasa di setiap PTj. Pegawai pengesah perlu memastikan setiap jenis tuntutan pembayaran berikut disertakan dengan dokumen-dokumen yang lengkap.

iii. PTj perlu meneliti keperluan dokumen-dokumen penting yang perlu disertakan bersama permohonan pembayaran agar pembayaran dapat diproses dengan tersusun dan lancar. Berikut disenaraikan dokumen-dokumen yang diperlukan mengikut jenis tuntutan pembayaran:

a. Pembayaran Pesanan Tempatan

(i) Pesanan Tempatan yang telah lengkap ditandatangani;

(ii) Salinan pertama Pesanan Tempatan (berwarna kuning) bagi bayaran berperingkat;

(iii) Salinan ketiga Pesanan Tempatan (berwarna biru);

(iv) Invois yang telah disahkan (termasuk cap pemfaktoran jika berkaitan);

(v) Maklumat Akaun dan Bank Syarikat Pemfaktoran yang telah dicap di atas Pesanan Tempatan dan invois (jika berkaitan);

(vi) Kelulusan Jawatankuasa Perolehan Sebut Harga Bekalan dan Perkhidmatan PTj;

(vii) Nota Penghantaran (Delivery Order);

(viii) Surat Denda Kelewatan dari Unit Perolehan (jika berkaitan);

(ix) Kelulusan penganjuran program (jika berkaitan);

(x) Surat Xxxxxx Xxxxxxxx;

(xi) Tentatif program (jika berkaitan);

(xii) Borang Pendaftaran Aset/Inventori (jika berkaitan)

(xiii) Memo pelarasan Pesanan Tempatan (jika berkaitan); dan

(xiv) Borang Penerimaan dan Pembayaran Akaun Amanah (jika berkaitan).

b. Pembayaran Bil/Invois

(i) Nota penghantaran (Delivery Order);

(ii) Bil/invois yang telah disahkan;

(iii) Kelulusan penganjuran program;

(iv) Perakuan dokumen salinan jika tidak menggunakan bil/invois asal;

(v) Penyata Penyesuaian Kad Korporat (jika berkaitan); dan

(vi) Borang Penerimaan dan Pembayaran Akaun Amanah (jika berkaitan).

c. Pembayaran Inden Kerja

(i) Surat arahan xxxxxxx dari Pejabat Pembangunan;

(ii) Sijil Bayaran Interim;

(iii) Borang Inden Kerja;

(iv) Rumusan Sebut Harga;

(v) Ringkasan Sebut Harga; dan

(vi) Invois yang telah disahkan.

d. Pembayaran Penyelidikan

(i) Borang permohonan tuntutan (claim application form);

(ii) Pesanan Tempatan yang telah lengkap ditandatangani;

(iii) Salinan ketiga Pesanan Tempatan (berwarna biru);

(iv) Bil/resit/invois yang telah disahkan;

(v) Surat arahan bertugas;

(vi) Tentatif program;

(vii) Borang tuntutan perjalanan;

(viii) Kelulusan perjalanan luar negara dari Pejabat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (CRIM);

(ix) Maklumat-maklumat persidangan;

(x) Xxxxxxxxx menghadiri persidangan, seminar dan lawatan rasmi luar negeri;

(xi) Surat penerimaan pembentangan dari penganjur; dan

(xii) Borang tuntutan elaun pembantu penyelidik

e. Elaun-elaun lain yang berkaitan

(i) Borang tuntutan perjalanan dan dokumen sokongan;

(ii) Surat arahan bertugas;

(iii) Tentatif program;

(iv) Surat pengesahan (jika berkaitan);

(v) Surat arahan bayaran (jika berkaitan);

(vi) Kadar bayaran (jika berkaitan);

(vii) Surat arahan penempatan (jika berkaitan);

(viii) Surat lantikan (jika berkaitan);

(ix) Borang tempahan tiket kapal terbang secara online (jika berkaitan);

(x) Surat kelulusan Cuti Belajar dari Seksyen Cuti Belajar,

Pejabat Pendaftar (jika berkaitan); dan

(xi) Kelulusan penganjuran program.

1.3.12 Kelewatan mengemukakan permohonan pembayaran melebihi satu (1) bulan dari tarikh bil/invois lengkap diterima dalam tahun semasa oleh PTj perlu disertakan dengan surat justifikasi kelewatan kepada Bendahari Universiti dan disokong oleh Ketua PTj. Pejabat Bendahari boleh mengeluarkan surat teguran jika perlu.

1.3.13 Pembayaran akan dibuat dalam masa 14 hari daripada tarikh terimaan permohonan pembayaran dan dokumen sokongan yang lengkap di Pejabat Bendahari.

1.3.14 Kaedah pembayaran kepada pegawai, pelajar dan pembekal/syarikat akan dibuat secara credit online. PTj adalah bertanggungjawab memastikan nama bank dan nombor akaun bank pegawai, pelajar dan pembekal/syarikat adalah betul semasa memohon pembayaran.

1.3.15 Penerima bayaran akan menerima e-mel daripada xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx sebagai makluman sebaik sahaja pembayaran berjaya dikreditkan ke dalam akaun penerima.

1.3.16 Pembayaran melalui cek tidak digalakkan kecuali jika terdapat keperluan yang mendesak.

1.3.17 Tuntutan palsu

i. Tuntutan perjalanan rasmi adalah berkonsepkan tuntutan terhadap semua perbelanjaan yang sebenarnya yang telah dilakukan oleh seseorang pegawai semasa menjalankan tugas rasmi atau pergi berkursus.

ii. Ketua PTj bertanggungjawab untuk menentukan tuntutan yang dikemukakan oleh setiap pegawai teratur, munasabah dan berpatutan.

iii. Ketua PTj juga bertanggungjawab bagi menentukan dan mengesahkan jalan yang perlu diikuti serta cara pengangkutan yang hendak digunakan oleh seseorang pegawai dalam menjalankan tugas rasmi.

1.3.18 Jenis-jenis tuntutan palsu:

i. Sengaja menambah jarak jauh perjalanan bagi tujuan mendapatkan kelebihan perbatuan dan kelayakan elaun harian;

ii. Sengaja memanjangkan masa bertugas bagi tujuan mendapatkan kelayakan elaun makan atau harian;

iii. Berkongsi kenderaan dengan pegawai lain tetapi membuat tuntutan individu sepenuhnya ke atas keseluruhan kos tambang kenderaan tersebut;

iv. Sengaja membuat tuntutan perbelanjaan tanpa resit, meminta resit palsu, meminda resit, membeli resit dari pihak tertentu atau mengisytiharkan resit hilang/tidak diperolehi bagi tujuan menambah jumlah tuntutan sedangkan perbelanjaan tersebut tidak dilakukan;

v. Sengaja mengisytiharkan penggunaan kaedah kemudahan pengangkutan yang lebih tinggi kosnya bagi tujuan menambah jumlah tuntutan sedangkan penggunaan kemudahan tersebut tidak dilakukan; dan

vi. Tuntutan-tuntutan lain yang diketahui adalah palsu dan tidak benar.

2.0 ELAUN DAN BAYARAN PEGAWAI UNIVERSITI

2.1 Tuntutan Elaun Dan Bayaran Untuk Isteri/Suami Pegawai Yang Dikehendaki Mengiringi Pegawai Bagi Menghadiri Majlis-Majlis Rasmi

2.1.1 Syarat-Syarat Menuntut Xxxxx Xxx Xxxxxxx

Pegawai-pegawai dibenarkan menuntut elaun dan bayaran mengikut kelayakan pegawai bagi pihak isteri/suami yang mengiringi pegawai semasa melakukan lawatan rasmi seperti yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan WP 1.4 atau pindaannya, tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

i. majlis/upacara rasmi yang diiktiraf bagi tujuan membenarkan tuntutan seperti ini adalah bagi menyertai lawatan rasmi di peringkat Persekutuan yang melibatkan Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong/Yang Amat Berhormat Perdana Menteri dan di peringkat Negeri yang melibatkan Duli Yang Maha Mulia Sultan-Sultan/Tuan Yang Terutama Yang di-Pertua Negeri-Negeri/Yang Amat Berhormat Menteri-Menteri Besar/Ketua-Ketua Menteri; dan

ii. hanya Xxxx Xxxxxxxx (atau wakil) yang dititah/diarah dan dikehendaki membawa isteri/suami bagi menyertai lawatan rasmi di peringkat Persekutuan, Negeri dan Daerah yang berkenaan, dibenarkan membuat tuntutan berkaitan dengan lawatan rasmi itu.

2.2 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Universiti Kerana Menjalankan Tugas-Tugas Rasmi

2.2.1 Tafsiran

i. Ibu Pejabat bermakna tempat biasa seseorang pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah:

a. 25 km jika boleh dihubungi oleh jalan raya;

b. 16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor; dan

c. 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai.

ii. Gred bermakna Gred Gaji di bawah Sistem Saraan Malaysia mengikut pekeliling semasa yang dikeluarkan;

iii. Kompleks Pentadbiran bermakna kawasan yang merangkumi bangunan-bangunan di Universiti;

iv. Penganjur bermakna badan yang membiayai sebahagian besar perbelanjaan program/aktiviti/kursus;

v. Pegawai bermakna seseorang pegawai tetap/kontrak/sementara/sangkut di dalam Universiti;

vi. Tugas Rasmi bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat selain daripada menghadiri kursus yang dibenarkan.

2.2.2 Pihak Berkuasa Melulus

i. Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran 1 Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti.

2.2.3 Bertugas Rasmi Dalam Negara

i. Dalam Ibu Pejabat

Pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di dalam Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut:

a. Elaun Perjalanan Kenderaan

(i) Pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi di dalam Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar seperti di Lampiran 2.2 (i).

(ii) Pegawai yang membuat perjalanan ulang alik di dalam kompleks pentadbiran yang sama TIDAK LAYAK menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan.

(iii) Borang Pengesahan Kebenaran Menggunakan Kenderaan Sendiri seperti di Lampiran Borang 2.2 (ii) hendaklah dilampirkan dengan tuntutan pegawai tersebut dan perlu diisi mengikut program yang dihadiri.

b. Tambang Pengangkutan Awam

Pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang disediakan oleh Penganjur bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam seperti berikut:

(i) Teksi/Kereta/Sewa/Bas/Motobot/Jenis Pengangkutan Lain dalam kategori ini.

(ii) Tambang lazim yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan tersebut dan disokong dengan resit. Surat pengesahan perlu dilampirkan jika tiada resit yang dikeluarkan.

c. Belanja Pelbagai

Pegawai yang bertugas di dalam Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:

(i) Xxxxxxx telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atas urusan rasmi;

(ii) Bayaran letak kereta dan tambang feri yang disokong dengan resit; dan

(iii) Bayaran Tol (tidak perlu dilampirkan dengan resit atau salinan “Touch n Go”)

ii. Luar Ibu Pejabat

Pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi dalam negara di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut elaun,

kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut:

a. Elaun Makan

(i) Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu bertolak adalah layak menuntut Elaun Makan mengikut kadar seperti di Lampiran 2.2 (iii).

(ii) Xxxxx Xxxxx tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga (3) bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan.

(iii) Elaun Makan layak dituntut sekiranya kemudahan makan tidak disediakan oleh Penganjur.

(iv) Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar seperti berikut:

Elaun Makan	Kadar
Sarapan pagi	20% daripada Elaun Makan
Makan tengah hari	40% daripada Xxxxx Xxxxx
Makan malam	40% daripada Elaun Makan

(v) Sekiranya penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut maka pegawai layak menuntut perbezaannya.

b. Xxxxx Xxxxxx

(i) Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang

dari 24 jam adalah layak menuntut Elaun Harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan Elaun Makannya.

c. Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing

(i) Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat dan perlu menginap layak menuntut Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimum atau Elaun Lojing mengikut kadar seperti di Lampiran 2.2 (iii).

(ii) Tuntutan Bayaran Sewa Hotel bagi pegawai-pegawai hendaklah berpatutan dan munasabah.

(iii) Sekiranya tuntutan Bayaran Sewa Hotel tersebut adalah melebihi kelayakan pegawai, Naib Canselor boleh meluluskan tuntutan tersebut dengan kadar tidak melebihi 20% daripada kadar kelayakan pegawai selaras prinsip Let Managers Manage.

(iv) Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga (3) bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan.

(v) Pegawai layak menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan yang wajib ke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada maksimum kelayakannya.

(vi) Pegawai layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Lojing jika tempat penginapan tidak disediakan oleh Penganjur.

(vii) Bagi pegawai yang berkongsi bilik dengan pegawai yang lain:

(a) Kelayakan maksimum bayaran sewa hotel adalah berdasarkan jumlah kelayakan pegawai yang berkongsi.

(b) Hanya pegawai yang membuat bayaran sewa hotel sahaja yang layak untuk membuat tuntutan semula.

(c) Bagi pegawai yang menggunakan tempahan dalam talian (online), resit bayaran asal boleh diganti dengan dokumen pengesahan tempahan atas talian. Kerugian atas pembatalan tempahan yang disebabkan atas kecuaian sendiri atau caj tambahan yang dikenakan adalah di bawah tanggungan pegawai sendiri.

(viii) Pegawai tidak boleh menuntut caj late check out sekiranya check out melebihi waktu yang dibenarkan disebabkan urusan tugas rasmi selesai selepas tempoh penginapan yang dibenarkan. Sekiranya terdapat keperluan mendesak, pegawai perlu mendapatkan kelulusan daripada Bendahari.

d. Elaun Perjalanan Kenderaan

(i) Pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar seperti di Lampiran 2.2 (i).

(ii) Pegawai yang menggunakan kenderaan yang disediakan oleh Universiti atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan.

(iii) Pegawai perlu menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi menjalankan tugas rasmi

di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kenderaan tersebut dan tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti berikut:

(a) jika jarak sehala perjalanan adalah kurang dari 240 km;

(b) apabila seseorang pegawai dikehendaki juga menjalankan tugas rasminya di beberapa tempat di sepanjang perjalanan;

(d) apabila seseorang pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi.

(iv) Borang Pengesahan Kebenaran Menggunakan Kenderaan Sendiri seperti di Lampiran 2.2 (ii) hendaklah dilampirkan dengan tuntutan pegawai tersebut.

(v) Tuntutan perbatuan tidak boleh dikira bagi perkara berikut:

(a) Perjalanan ke tempat solat

(b) Perjalanan ke tempat makan

(d) Selain daripada perjalanan untuk bertugas rasmi

(e) Bukan perjalanan sehala

(vi) Jarak mula dan akhir tuntutan perjalanan adalah dikira dari ibu pejabat atau kediaman tetap sahaja.

e. Tambang Gantian

Bagi tempat yang boleh dihubungi terus oleh perkhidmatan kapal terbang atau kereta api, pegawai adalah layak memohon tambang gantian dengan syarat-syarat berikut:

(i) Jarak sehala perjalanan adalah melebihi dari 240 km.

(ii) Bayaran tersebut adalah bersamaan dengan tambang kapal terbang atau kereta api, mengikut mana yang berkenaan. Sekiranya pegawai memilih menaiki kenderaan sendiri, pegawai hanya layak diberi tambang gantian sahaja bersamaan dengan tambang lazim perkhidmatan pengangkutan awam sedia ada mengikut kelayakan.

(iii) Kadar Tambang Gantian yang dirujuk adalah kadar tambang standard (tanpa diskaun) kapal terbang atau kereta api yang ditetapkan oleh syarikat pemberi perkhidmatan kepada Kerajaan pada tarikh perjalanan dilaksanakan. Sekiranya pegawai gagal mendapatkan kadar tambang standard (tanpa diskaun) kapal terbang pada tarikh perjalanan dilaksanakan, kadar tambang standard (tanpa diskaun) kereta api akan digunakan sebagai kadar yang dirujuk.

(iv) Tambang gantian hanya boleh dituntut sekiranya ia lebih menjimatkan berbanding tuntutan perjalanan menggunakan kenderaan sendiri.

(v) Pegawai tidak layak menuntut apa-apa bayaran tambahan berkait dengan perjalanan tersebut (kos

perjalanan ke lapangan terbang/stesen, cukai lapangan terbang, tol, parkir atau bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges)).

(vi) Borang Pengesahan Kebenaran Menggunakan Kenderaan Sendiri seperti di Lampiran 2.2 (ii) hendaklah dilampirkan dengan tuntutan pegawai tersebut dan perlu diisi mengikut program yang dihadiri.

f. Tambang Pengangkutan Awam

Pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang disediakan oleh Universiti atau Penganjur bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam seperti berikut:

(i) Teksi/Kereta/Sewa/Bas/Motobot/Jenis Pengangkutan Lain dalam kategori ini. Tambang lazim yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan tersebut dan disokong dengan resit sekiranya resit ada dikeluarkan.

(ii) Kereta Api/Kapal Laut/Jenis Pengangkutan Lain dalam kategori ini

Gred	Kelas
27 dan ke atas	Satu
26 dan ke bawah	Dua

g. Belanja Pelbagai

Pegawai yang bertugas di luar Ibu Pejabat adalah layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:

(i) Bayaran telefon, internet, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atas urusan rasmi;

(ii) Belanja dobi yang disokong dengan resit apabila pegawai menginap di luar Ibu Pejabat tidak kurang dari 3 malam;

(iii) Bayaran cukai lapangan terbang yang disokong dengan resit;

(iv) Bayaran lebihan bagasi dan caj pembungkusan untuk barang-barang rasmi yang disokong dengan resit;

(v) Bayaran letak kereta dan tambang feri yang disokong dengan resit; dan

(vi) Bayaran tol (tidak perlu dilampirkan dengan resit dan salinan “Touch n Go”).

2.2.4 Bertugas Rasmi Di Luar Negara

Pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar negara adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut:

i. Xxxxx Xxxxx dan Xxxxx Xxxxxx

a. Kadar Elaun Makan yang layak dituntut bagi tiap-tiap kali bermalam di luar negara adalah seperti berikut:

Gred	Kadar (RM) sehari
Utama/Khas A dan ke atas	370.00
Utama/Khas B dan C	340.00
53 dan 54	320.00
45 hingga 52	270.00
44 dan ke bawah	Seperti di Lampiran 2.2 (iv)

b. Elaun Makan juga layak dituntut jika seseorang pegawai itu meninggalkan tempat bertugas rasmi di luar negara pada jam

6.00 petang atau selepasnya;

c. Seseorang pegawai yang meninggalkan tempat bertugas rasmi di luar negara pada jam 1.00 tengah hari atau selepasnya tetapi sebelum jam 6.00 petang hanya layak menuntut Elaun Harian sahaja iaitu separuh daripada Elaun Makan;

d. Seseorang pegawai yang sedang dalam perjalanan tetapi terpaksa menunggu penerbangan di sesuatu tempat di luar negara yang tempohnya melebihi 6 jam adalah layak menuntut Elaun Harian; dan

e. Elaun Makan layak dituntut sekiranya kemudahan makan tidak disediakan oleh penganjur.

f. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu, tertakluk kepada kadar seperti berikut:

Elaun Makan	Kadar
Sarapan pagi	20% daripada elaun makan
Makan tengah hari	40% daripada elaun makan
Makan malam	40% daripada elaun makan

g. Sekiranya penganjur menyediakan kemudahan bagi menampung perbelanjaan makan tersebut dalam bentuk wang, maka pegawai layak menuntut perbezaannya.

h. Elaun Makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan tetapi layak mendapat Elaun Gantian Tetap.

ii. Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing

a. Seseorang pegawai layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atas kadar sebenar seperti berikut:

Gred

Jenis Bilik

Gred Utama/Khas A dan ke atas

Suite Biasa (Standard Suite)

Pegawai selain daripada di atas

Biasa

b. Bagi maksud memohon Pendahuluan Diri, kadar Bayaran Sewa Hotel seperti di Lampiran 2.2 (iv) adalah digunakan sebagai panduan;

c. Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk tempoh bertugas yang melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari

kelepasan am dan mingguan tetapi layak mendapat Elaun Gantian Tetap;

d. Bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan atau bayaran lain yang wajib ke atas sewa hotel adalah layak dituntut dan dikira sebagai sebahagian dari kadar Bayaran Sewa Hotel itu;

e. Seseorang pegawai adalah layak menuntut Elaun Lojing mengikut kadar-kadar seperti di Lampiran 2.2 (iv) jika tidak menuntut Bayaran Sewa Hotel; dan

f. Seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Lojing jika penginapan disediakan oleh Penganjur.

iii. Elaun Dan Bayaran Semasa Singgah Dalam Perjalanan

a. Seseorang pegawai yang melakukan penerbangan melebihi dua belas (12) jam terus menerus, dibenarkan singgah bermalam untuk satu (1) malam sahaja di sesuatu tempat dalam perjalanan itu, iaitu sekali semasa perjalanan pergi dan sekali dalam perjalanan pulang dengan syarat perjalanan yang ditempuh (route) itu adalah merupakan perjalanan yang diakui singkat. Bagi tempoh persinggahan tersebut, pegawai layak menuntut Xxxxx Xxxxx atau Elaun Harian seperti yang dinyatakan di perenggan 2.2.4, i. dan Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing seperti yang dinyatakan di perenggan 2.2.4, ii.; dan

b. Seseorang pegawai yang perlu singgah bermalam semasa dalam perjalanan disebabkan oleh ketiadaan kapal terbang atau kemudahan pengangkutan lain dan juga perbelanjaan bermalam itu tidak diimbuhkan oleh mana-mana syarikat penerbangan juga layak menuntut Elaun Makan atau Elaun Harian seperti yang dinyatakan di perenggan 2.2.4, i. dan

Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing seperti yang dinyatakan di perenggan 2.2.4, ii..

iv. Belanja Pelbagai

a. Seseorang pegawai layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:

(i) Tambang pengangkutan awam tempatan jika kenderaan tidak disediakan;

(ii) Bayaran telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atas urusan rasmi;

(iii) Belanja dobi yang disokong dengan resit;

(iv) Bayaran cukai lapangan terbang yang disokong dengan resit;

(v) Bayaran lebihan bagasi untuk barang-barang rasmi yang disokong dengan resit;

(vi) 3% daripada jumlah tuntutan perjalanan sebagai gantirugi berkaitan dengan pertukaran kepada matawang asing;

(vii) 15% daripada Elaun Makan bagi maksud bayaran tips, gratuities atau porterage; dan

(viii) Bayaran pasport antarabangsa dan visa yang disokong dengan resit.

v. Belanja Keraian

a. Seseorang pegawai layak menuntut Belanja Keraian sekiranya sesuatu lawatan yang dihadiri bersama Xxxx Xxxxxxxx dan/atau

Timbalan-timbalan Naib Canselor tertakluk kepada syarat seperti berikut:

(i) seseorang pegawai yang dibenarkan oleh Universiti membuat perbelanjaan bagi mengadakan keraian rasmi semasa bertugas rasmi di luar negara hendaklah mengehadkan jumlah perbelanjaan diparas yang berpatutan dan tiap-tiap perbelanjaan itu hendaklah disokong dengan resit;

(ii) dengan tujuan untuk melihat dan memantau aktiviti serta masalah yang dihadapi oleh pegawai yang berada di luar negara; dan

(iii) meraikan pegawai bertujuan untuk mengeratkan pertalian di antara pihak pengurusan Universiti dan pegawai Universiti.

b. Belanja mengadakan keraian yang diberi secara peribadi iaitu yang bersifat persendirian tidak boleh dipertanggungkan kepada Universiti.

vi. Belanja Perubatan

a. Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bertugas rasmi di luar negara dan terpaksa mengeluarkan perbelanjaan perubatan adalah layak menuntut Belanja Perubatan tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut:

(i) Belanja Perubatan hendaklah munasabah. Jika terdapat Perkhidmatan Kesihatan Negara di negara berkenaan seberapa boleh ia hendaklah digunakan;

(ii) Belanja Perubatan itu hanya untuk bayaran bagi rawatan perubatan biasa sahaja;

(iii) Seseorang pegawai yang mendapat rawatan wad tidak layak menuntut Elaun Makan dan Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing semasa di dalam hospital tersebut;

(iv) Bayaran hospital adalah ditanggung sepenuhnya oleh Universiti; dan

(v) Bayaran premium ditanggung oleh Universiti bagi negara yang mewajibkan pengambilan insurans perubatan untuk mendapatkan rawatan hospital (diuruskan oleh Bahagian Governan dan Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar).

2.2.5 Kelayakan-Kelayakan Lain Xxx Xxxxxxx

i. Kemudahan Perjalanan Dengan Kapal Terbang

a. Pegawai adalah digalak menggunakan perkhidmatan kapal terbang untuk menjalankan tugas jika ia adalah lebih murah dan menjimatkan masa tertakluk kepada syarat seperti berikut:

(i) Kelayakan kelas tempat duduk penerbangan pegawai adalah seperti berikut:

Penerbangan	Gred	Kelas Penerbangan
Dalam Negara	53 dan ke atas	Perniagaan
Dalam Negara	52 dan ke bawah	Ekonomi
Luar Negara	Utama/Khas A dan ke atas	Satu
Luar Negara	53 hingga Utama/Khas B	Perniagaan

Penerbangan	Gred	Kelas Penerbangan
	52 dan ke bawah	Ekonomi

(ii) Perjalanan udara hendaklah melalui arah perjalanan yang paling dekat;

(iii) Sekiranya pegawai dikehendaki menjadi ketua sesuatu delegasi, beliau adalah layak mendapat kemudahan penerbangan mengikut kelayakannya atau kelayakan ahli yang paling kanan dalam delegasi tersebut; dan

(iv) Sekiranya Penganjur menyediakan kemudahan penerbangan tetapi Kelas yang diberi adalah rendah dari Kelas yang dilayaki, maka pegawai layak mendapat kemudahan sebagaimana kelayakannya dengan perbezaan tambang ditanggung oleh Universiti.

(v) Semua perjalanan udara hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Penerbangan Nasional (merujuk kepada syarikat penerbangan Malaysia Airlines-MAS). Walau bagaimanapun, pegawai boleh juga memilih untuk menggunakan perkhidmatan penerbangan yang lain iaitu Syarikat AirAsia Berhad (AirAsia) dan Malindo Air atau Sistem Penerbangan Negara (merujuk kepada mana-mana syarikat penerbangan yang diluluskan lesen perkhidmatan udara (penumpang) oleh Kerajaan) seperti mana yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2013 dan Pekeliling Perbendaharaan WP2.5 serta pindaan-pindaan yang dibuat dari semasa ke semasa.

b. Kaedah Pembelian tiket penerbangan

(i) Waran Perjalanan Udara Awam

(ii) Kad Korporat Universiti

(iii) Pesanan Tempatan

(iv) Pembelian sendiri oleh pegawai secara dalam talian melalui kaunter atau medium elektronik lain. Bagi tempahan tiket melalui kaunter atau dalam talian secara berkumpulan, hanya pegawai yang membuat bayaran tiket sahaja yang layak untuk membuat tuntutan semula.

c. Penggunaan Pakej Penerbangan

(i) Penggunaan pakej ke luar negara meliputi kemudahan berikut;

(a) Tiket Penerbangan Udara

(b) Penginapan

(ii) Penggunaan pakej terhad kepada pegawai pengurusan tertinggi iaitu Xxxx Xxxxxxxx dan Timbalan-timbalan Xxxx Xxxxxxxx serta pegawai yang menyertai kumpulan tersebut.

(iii) Pegawai selain di perenggan (ii) perlu mendapat kelulusan khas daripada Naib Canselor.

d. Penggunaan Mobile Check-In

(i) Itinerary penerbangan perlu dikepilkan sekiranya Pegawai menggunakan kemudahan Mobile Check-In untuk mendaftar masuk.

ii. Elaun Pakaian Panas

a. Seseorang pegawai yang dikehendaki bertugas di luar negara di negara/kawasan beriklim sederhana/sejuk adalah layak menuntut elaun pakaian panas sebanyak RM1,500.00 sekali dalam tempoh tiga (3) tahun.

b. Elaun ini tidak layak dituntut oleh pegawai yang berkhidmat di luar negara kerana tertakluk kepada arahan yang berasingan.

c. Bagi tujuan pembayaran elaun ini, negara/kawasan beriklim sederhana/sejuk bermakna, negara/kawasan yang terletak di:

(i) Utara Garisan Sartan (Tropic of Cancer); dan

(ii) Selatan Garisan Jadi (Tropic of Capricorn).

d. Elaun ini hendaklah dituntut sebelum pegawai pergi ke luar negara atau selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas pulang dari luar negara. Kelulusan elaun hendaklah dicatatkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai tersebut.

iii. Elaun Perjalanan Kenderaan Selain Kenderaan Sendiri

a. Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan selain kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut elaun mengikut kadar seperti berikut:

Kadar Semasa Harga Minyak Seliter

X Jarak

Perjalanan (KM)

9 KM

b. Kenderaan selain kenderaan sendiri adalah bermaksud kenderaan milik orang lain sama ada kereta sewa atau kenderaan perseorangan yang lain atau kenderaan Universiti.

c. Kadar semasa harga minyak yang dikira tertakluk kepada kadar semasa yang terendah.

d. Pembelian minyak kenderaan selain kenderaan sendiri tidak layak dituntut. Walau bagaimanapun, pengecualian diberikan kepada pegawai berikut:

(i) Pegawai yang ditugaskan sebagai urus setia sesuatu persidangan, seminar, bengkel dan sebagainya dan terdapat keperluan mendesak untuk menggunakan kenderaan sewa sepanjang program berlangsung.

(ii) Pegawai yang perlu menggunakan kenderaan Universiti bagi melaksanakan tugas rasmi tetapi tidak dibekalkan kad inden minyak.

e. Tuntutan pembelian minyak bagi pengecualian yang dinyatakan di perenggan 2.2.5,iii.,d. adalah berdasarkan resit sebenar yang telah dibelanjakan.

f. Pertimbangan penggunaan kereta sewa hendaklah mengambil kira kos yang lebih ekonomik berbanding perkhidmatan awam

seperti teksi dan hendaklah mengikut kewajaran dan keperluan tugasan.

iv. Penentuan Jarak Antara Kampus

a. Had perbatuan di antara lokasi bagi perjalanan antara kampus adalah ditetapkan seperti berikut:

Destinasi

Jarak (KM)

Dari

Kampus Induk

Kampus Teknologi

v. Had maksimum tuntutan elaun perjalanan kenderaan ke tempat bertugas rasmi

a. Pegawai hanya layak menuntut maksimum 25 km sehala atau 60 km sehala (kereta rasmi jawatan) bagi jarak perjalanan di antara lokasi bertugas rasmi dengan lokasi penginapan (rumah/hotel/lojing).

b. Tuntutan maksimum perjalanan sehala bagi tujuan bertugas rasmi kepada pegawai dari rumah kediaman ke pejabat pentadbiran pegawai melaporkan diri adalah 25 km.

c. Bagi Kumpulan Pengurusan yang dibekalkan dan menggunakan kereta rasmi jawatan, tuntutan maksimum perjalanan sehala bagi tujuan bertugas rasmi dari rumah kediaman ke pejabat pentadbiran pegawai melaporkan diri adalah 60 km.

vi. Pendahuluan Diri

a. Seseorang pegawai yang bertugas rasmi di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negara adalah layak memohon Pendahuluan Diri tertakluk kepada syarat sepertimana yang diperuntukkan dalam Peraturan Pendahuluan Diri.

vii. Rawatan Perubatan Luar Stesen

a. Pegawai yang dirujuk untuk mendapatkan rawatan perubatan di luar stesen pegawai bertugas boleh diberi elaun dan kemudahan seperti mana elaun dan kemudahan bertugas rasmi.

b. Elaun dan kemudahan yang ditanggung terhad kepada lima (5) hari sahaja bagi setiap kali rawatan luar stesen.

c. Tuntutan pengiring juga dibenarkan hanya jika diperakukan oleh Pegawai Perubatan tempatan. Ia terhad kepada seorang pengiring dan tidak melebihi lima (5) hari berasaskan kepada kelayakan pegawai berkenaan.

2.2.6 Elaun, Kemudahan Dan Bayaran-Bayaran Lain

i. Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut

a. Pegawai yang dikehendaki menggunakan motobot/motosangkut sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut mengikut kadar seperti berikut:

Had kuasa	Kadar
10 kuasa kuda (k.k) dan ke bawah	50 sen satu km
lebih dari 10 k.k. hingga 25 k.k.	75 sen satu km
lebih dari 26 k.k.	95 sen satu km

b. Pegawai yang menggunakan motobot/motosangkut yang disediakan oleh Universiti atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut.

ii. Elaun Basikal

a. Pegawai yang dikehendaki oleh Ketua PTj menggunakan basikal sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Elaun Basikal mengikut kadar seperti berikut:

Tempoh

Kadar

Melebihi 10 hari bagi bulan tuntutan

RM90.00 sebulan atau 20 sen/km mengikut mana lebih tinggi.

10 hari dan kurang bagi bulan tuntutan

20 sen/km mengikut mana tertinggi.

b. Pegawai yang menggunakan basikal yang disediakan oleh Universiti atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Basikal.

iii. Xxxxx Xxxxxxxxx

a. Pegawai yang dikehendaki oleh Ketua PTj menggunakan motosikal sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Elaun Motosikal mengikut kadar seperti berikut:

Tempoh

Kadar

Melebihi 12 hari bagi bulan tuntutan

RM120.00 sebulan atau menggunakan kadar Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut

mana yang lebih tinggi.

Kurang daripada 12 hari bagi bulan tuntutan

Mengikut kadar Elaun Perjalanan Kenderaan yang sedang berkuat kuasa.

b. Pegawai yang menggunakan motosikal yang disediakan oleh Universiti atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Motosikal.

iv. Elaun Gantian Tetap

a. Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 3 bulan tetapi kurang dari 6 bulan termasuk hari kelepasan am dan mingguan adalah layak menuntut Elaun Gantian Tetap mengikut kadar seperti berikut:

(i) Kaedah pengiraan dalam negara

Bermalam

2/3 (Xxxxx Xxxxx + Elaun Lojing) x Jumlah hari bertugas rasmi

Tidak Bermalam

2/3 (Xxxxx Xxxxxx) x Jumlah hari bertugas rasmi

(ii) Kaedah pengiraan luar negara

(Xxxxx Xxxxx + Xxxxx Xxxxxx) x Jumlah hari bertugas rasmi

b. Jumlah hari yang sebenar pegawai itu menjalankan tugas di luar Ibu Pejabat/luar negara hendaklah dikira mulai dari hari ketibaannya.

c. Xxxxxxx yang pulang ke Ibu Pejabatnya secara sementara selama tidak lebih dari (7) tujuh hari dan kembali meneruskan tugas tidak akan dianggap sebagai menjalankan tugas yang baru tetapi dikira sebagai menyambung tugas asalnya.

v. Elaun Bantuan Gaji Pemandu

a. Pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang menggaji seorang pemandu adalah layak menuntut Elaun Bantuan Gaji Pemandu mengikut kadar seperti berikut:

Gred	Kadar
Khas B (tidak termasuk Jawatan Utama B) dan Utama/Khas C	RM300.00 sebulan
53 dan 54	RM250.00 sebulan
45 hingga 52	20 sen/km perjalanan rasmi hingga tidak melebihi RM200.00 sebulan
41 hingga 44	15 sen/km perjalanan rasmi hingga tidak melebihi RM160.00 sebulan

b. Syarat tuntutan bulanan bagi mendapatkan Elaun Bantuan Gaji Pemandu adalah seperti berikut:

(i) Pegawai berkenaan menggaji sepenuh masa seorang pemandu yang berlesen;

(ii) Tuntutan dibuat dengan menyertakan dokumen sokongan seperti salinan surat lantikan pemandu oleh pegawai, lesen memandu dan kad pengenalan pemandu;

(iii) Tiada pemandu Universiti yang diperuntukkan khas kepada pegawai;

(iv) Pegawai tidak boleh menggunakan kereta dan pemandu Universiti melainkan dalam keadaan tertentu; dan

(v) Elaun ini tidak boleh dibayar kepada ibu bapa, ibu bapa xxxxxx, suami/isteri dan anak pegawai.

vi. Elaun Hidup Pemandu

a. Xxxxxxx yang menggaji seorang pemandu adalah layak menuntut Elaun Hidup Pemandu semasa menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat dengan syarat pemandunya juga bermalam, mengikut kadar seperti berikut:

Lokasi	Kadar
Semenanjung Malaysia	RM30.00 semalam
Sabah dan Sarawak	RM40.00 semalam
Singapura dan Brunei Darussalam	RM45.00 semalam

vii. Bayaran Sagu Hati Persidangan

a. Pegawai yang ditugaskan dalam urus setia sesuatu Persidangan Kebangsaan atau Antarabangsa (tetapi tidak termasuk urus setia tetap yang bertanggungjawab untuk mengelolakan persidangan berkenaan mengikut fungsi/tugasannya) atau ditugaskan sebagai pegawai protokol di dalam Persidangan Antarabangsa atau Majlis-majlis Rasmi Kerajaan peringkat Persekutuan dan Negeri termasuk mengiringi tetamu asing yang diberi taraf Tetamu Negara layak menuntut Bayaran Sagu Hati mengikut kadar-kadar dan syarat- syarat seperti berikut:

Gred	Kadar (RM/sehari)
41 dan ke atas	50
17 hingga 40	30
16 dan ke bawah	20

b. Syarat tuntutan Bayaran Sagu hati Persidangan adalah seperti berikut:

(i) Persidangan tersebut hendaklah berasal daripada keputusan Jemaah Menteri, Majlis Mesyuarat Kerajaan Negara, Ketua Setiausaha Negara atau Setiausaha Kerajaan Negara dan dianjurkan oleh Kementerian atau Jabatan Kerajaan Peringkat Persekutuan atau Negeri;

(ii) Pegawai bertugas sekurang-kurangnya tiga (3) jam selepas waktu pejabat;

(iii) Bayaran Sagu Hati Persidangan layak dituntut bagi tiap- tiap hari Persidangan, satu (1) hari sebelum dan satu (1) hari selepasnya;

(iv) Tuntutan Bayaran Sagu Hati untuk Pegawai Protokol adalah bermula pada hari tibanya wakil-wakil Persidangan atau Tetamu Negara dan sehinggalah tamat persidangan/lawatan rasmi;

(v) Bayaran Sagu Hati layak dituntut atas kadar 50% sahaja jika kemudahan makan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur; dan

(vi) Pegawai yang menuntut Bayaran Sagu Hati tidak layak lagi menuntut Xxxxx Xxxxx Masa dan Xxxxx Xxxxx.

viii. Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kerana Hadir Di Mahkamah

a. Pegawai yang disapina (subpoena) oleh Mahkamah untuk memberi keterangan bagi pihak Universiti atau keterangan pakar adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran lain seolah-olah ia bertugas rasmi.

b. Segala bayaran yang biasanya dibuat oleh Mahkamah ataupun pihak-pihak lain kepada pegawai tersebut hendaklah diserahkan kepada Universiti kecuali yang dibenarkan disimpan di bawah Fees (Public Officers) Regulations, 1953.

ix. Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kerana Menghadiri Istiadat Pengurniaan

a. Pegawai atau pesara yang diundang dan menghadiri Istiadat Pengurniaan untuk menerima Pingat atau Darjah Kebesaran Persekutuan atau Negara adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran seolah-olah ia bertugas rasmi.

b. Bagi pesara, tuntutan boleh dikemukakan kepada Jabatan Perdana Menteri dan kadarnya adalah mengikut gred jawatan yang akhir sebelum pegawai bersara.

c. Dua orang tetamu yang diundang dan menghadiri Istiadat Pengurniaan Pingat atau Darjah Kebesaran bagi seseorang pegawai adalah juga layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran di mana kadarnya adalah mengikut kelayakan pegawai tersebut atau bagi tetamu pesara pula kadarnya adalah mengikut gred jawatan akhir sebelum pegawai tersebut bersara.

d. Pegawai yang diundang dan hadir untuk menerima Pingat Posthumous dan dua orang tetamu yang diundang dan hadir bersama pegawai tersebut adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan kelayakan pegawai yang meninggal berkenaan. Tuntutan ini hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar.

x. Tambang Perjalanan Bagi Penempatan Selepas Lantikan Pertama

a. Seorang pegawai yang baru pertama kali dilantik ke dalam perkhidmatan di Universiti layak membuat tuntutan perjalanan mengikut kelayakan pegawai setelah memegang jawatan yang ditawarkan terhad kepada perkara-perkara berikut:

(i) Pegawai layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam/Elaun Perjalanan Kenderaan/tiket kapal terbang dari tempat kediaman ke mana-mana tempat yang diarahkan untuk melapor diri/berkursus/menghadiri taklimat dan sebagainya sehingga ke Pejabat yang diarahkan bertugas secara tetap; dan

(ii) Tambang Pengangkutan Awam/Tuntutan Perjalanan Kenderaan/tiket kapal terbang yang boleh dituntut bagi keluarga hanya dari tempat kediaman ke tempat penempatan tetap pegawai. Bagi tujuan tuntutan ini, keluarga bermaksud bagi pegawai lelaki ialah isteri dan anak-anaknya dan bagi pegawai perempuan ialah suami dan anak-anaknya. Anak-anak yang berkelayakan ialah anak-anak yang ditanggung sepenuhnya oleh pegawai yang belum mencapai umur 21 tahun termasuk juga anak-anak tiri dan anak-anak angkat yang diiktiraf undang-undang. Walau bagaimanapun, anak yang daif yang disebabkan oleh kelemahan otak atau jasmani, had umur ini tidak akan terpakai.

xi. Tambang Perjalanan Selepas Waktu Bekerja Xxx Xxxx Xxxx

a. Pegawai tidak dibenarkan membuat tuntutan perjalanan iaitu Elaun Perjalanan Kenderaan dan Tambang Pengangkutan Awam bagi perjalanan dari rumah ke pejabat atau sebaliknya pada setiap hari bekerja biasa.

b. Pegawai hanya layak membuat tuntutan jika diarahkan secara bertulis oleh Ketua PTj untuk datang kembali ke ibu pejabat atau ke mana-mana tempat yang diarahkan bagi menjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasa atau pada hujung minggu dan hari kelepasan am.

xii. Tuntutan Perjalanan Bagi Menghadiri Acara Rasmi Kerajaan

a. Pegawai yang diarahkan oleh Ketua PTj untuk menghadiri upacara rasmi Kerajaan pada hari bekerja biasa, hari rehat mingguan dan hari kelepasan am layak mengemukakan tuntutan perjalanan terhad kepada:

(i) Acara rasmi anjuran Kerajaan bagi sambutan hari-hari kebesaran yang diisytiharkan sebagai kelepasan cuti am peringkat kebangsaan/negara sahaja seperti Sambutan Hari Kebangsaan, Hari Pekerja dan seumpamanya;

(ii) Mendapat arahan xxxxxxxx dari Ketua PTj untuk hadir; dan

(iii) Bayaran tuntutan perjalanan menggunakan peruntukan PTj yang mengeluarkan arahan atau sebaliknya.

2.2.7 Xxx- Xxx Xxxx

i. Bukti perjalanan adalah seperti surat arahan, surat jemputan, surat kelulusan menghadiri kursus atau apa-apa dokumen yang boleh membuktikan perjalanan.

ii. Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari sebelum atau pada 10hb bulan berikutnya. Kelewatan mengemukakan tuntutan perjalanan selepas 10hb bulan berikutnya perlu disertakan surat justifikasi kelewatan yang disokong oleh Ketua PTj.

2.3 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Universiti Semasa Berkursus

2.3.1 Tafsiran

i. Ibu Pejabat bermakna tempat biasa seseorang pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah:

a. 25 km jika boleh dihubungi oleh jalan raya;

b. 16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor; dan

c. 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai.

ii. Kajian Luar bermakna sebarang aktiviti yang diarahkan oleh pusat pengajian semasa berkursus di luar pusat pengajian sama ada untuk membuat sesuatu penyelidikan ataupun disangkutkan di sesuatu Jabatan termasuk lawatan yang diadakan dalam tempoh berkursus;

iii. Kompleks Pentadbiran bermakna kawasan yang merangkumi bangunan-bangunan di Universiti;

iv. Kursus bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik, lawatan sambil belajar, seminar dan bengkel, yang bercorak latihan;

v. Kursus Panjang bermakna sebarang kursus sepenuh masa yang tempohnya adalah melebihi 3 bulan termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am;

vi. Kursus Pendek bermakna sebarang kursus sepenuh masa yang tempohnya 3 bulan atau kurang termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am;

vii. Kursus Sambilan bermakna sebarang kursus yang dijalankan secara sambilan selepas waktu pejabat;

viii. Pegawai bermakna seseorang pegawai tetap/kontrak/sementara di dalam Universiti;

ix. Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan bermakna Peraturan Bertugas Rasmi yang berkuat kuasa;

x. Penganjur bermakna badan yang membiayai sebahagian besar perbelanjaan kursus;

xi. Pusat Pengajian bermakna tempat yang sebahagian besar sesuatu kursus itu dijalankan dan bagi tempoh kursus itu, Pusat Pengajian adalah ditakrifkan sebagai Ibu Pejabat.

2.3.2 Pihak Berkuasa Melulus

i. Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran 1 Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti.

2.3.3 Kursus Pendek Di Dalam Negara

Pegawai yang mengikuti kursus pendek sepenuh masa di dalam negara layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut:

i. Dalam Ibu Pejabat

a. Pegawai yang menghadiri kursus boleh menuntut bayaran sebanyak RM15.00 sehari untuk hari-hari berkursus sahaja dengan syarat:

(i) Kemudahan makan tidak disediakan oleh Penganjur; dan

(ii) Kursus itu diadakan di luar bangunan/kompleks pentadbiran Universiti tempat biasa pegawai bertugas.

b. Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam sahaja.

ii. Luar Ibu Pejabat

a. Elaun Makan

(i) Elaun Makan layak dituntut sekiranya kemudahan makan tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur mengikut kadar seperti di Lampiran 2.3 (i). Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar seperti berikut:

Elaun Makan	Kadar
Sarapan pagi	20% daripada Elaun Makan
Makan tengah hari	40% daripada Xxxxx Xxxxx
Makan malam	40% daripada Elaun Makan

b. Xxxxx Xxxxxx

(i) Pegawai yang berkursus di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jam adalah layak menuntut Elaun Harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan Elaun Makannya.

c. Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing

(i) Pegawai yang berkursus di luar Ibu Pejabatnya dan perlu menginap (sekiranya kemudahan penginapan tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur) layak menuntut Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit mengikut had maksimum kelayakannya atau Elaun Lojing seperti di Lampiran 2.3 (i) bagi tempoh dua (2) hari iaitu sehari sebelum dan sehari selepas berkursus mengikut kadar sepertimana yang diperuntukkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

(ii) Pegawai layak menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan atau bayaran lain yang diwajibkan ke atas sewa hotel tersebut sebagai sebahagian daripada kadar.

(iii) Kelulusan melebihi kadar adalah tidak dibenarkan bagi tuntutan Bayaran Sewa Hotel semasa berkursus.

(iv) Bagi pegawai yang berkongsi bilik dengan pegawai yang lain;

(a) Kelayakan maksimum bayaran sewa hotel adalah berdasarkan jumlah kelayakan pegawai yang berkongsi.

(b) Hanya pegawai yang membuat bayaran sewa hotel sahaja yang layak untuk membuat tuntutan semula.

(c) Bagi pegawai yang menggunakan tempahan dalam talian (online), resit bayaran boleh diganti dengan dokumen pengesahan tempahan atas talian. Kerugian atas pembatalan tempahan atau caj tambahan yang dikenakan adalah di bawah tanggungan pegawai sendiri.

(v) Pegawai tidak boleh menuntut caj late check out sekiranya check out melebihi waktu yang dibenarkan disebabkan urusan kursus selesai selepas tempoh penginapan yang dibenarkan. Sekiranya terdapat keperluan mendesak, pegawai perlu mendapatkan kelulusan daripada Bendahari.

d. Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam

(i) Pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk berkursus di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar yang diperuntukkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi berkaitan.

(ii) Pegawai yang menggunakan kenderaan yang disediakan oleh Universiti atau Penganjur semasa berkursus tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan.

(iii) Perjalanan pergi balik dari rumah kediaman atau tempat penginapan ke Pusat Pengajian sekali sahaja. Sekiranya tempat penginapan tidak disediakan atau tiada keperluan untuk bermalam, jumlah perjalanan pergi balik dari rumah kediaman atau tempat penginapan ke Pusat Pengajian sekali sehari (perjalanan ulang alik) tidak melebihi 6 hari.

(iv) Seseorang pegawai yang diarahkan bertugas rasmi oleh Ketua PTj pada hari berkursus layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan/Tambang Pengangkutan Awam mengikut kadar dan syarat sepertimana yang

diperuntukkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

(v) Borang Pengesahan Kebenaran Menggunakan Kenderaan Sendiri hendaklah dilampirkan dengan tuntutan pegawai tersebut.

(vi) Seseorang pegawai yang menggunakan perkhidmatan pengangkutan awam adalah layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam mengikut mana yang lebih murah dan yang sepatutnya dinaiki tertakluk kepada syarat seperti berikut:

(a) Kereta Api

Penggunaan perkhidmatan kereta api adalah dibenarkan mengikut kelayakan sepertimana yang dinyatakan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

(b) Kapal Terbang

Penggunaan perkhidmatan kapal terbang mengikut kelayakan pegawai hanya dibenarkan sekiranya difikirkan sangat perlu dan mustahak bagi seseorang pegawai sampai ke Pusat Pengajian pada masa yang ditetapkan. Cukai lapangan terbang layak dituntut.

Penggunaan perkhidmatan pengangkutan awam selain daripada yang dinyatakan di atas adalah dibenarkan dan tuntutan dibuat berasaskan kepada tambang lazim bagi satu perjalanan pergi dan balik sekali sahaja.

e. Tambang Gantian

(i) Seseorang pegawai yang memilih untuk menggunakan kenderaannya sendiri layak menuntut Tambang Gantian bagi satu perjalanan pergi dan balik sekali sahaja bersamaan dengan tambang lazim perkhidmatan pengangkutan awam yang sepatutnya dinaiki mengikut kelayakan dengan syarat dinyatakan dalam Borang Pengesahan Kebenaran Menggunakan Kenderaan Sendiri yang mana pegawai berkenaan telah menggunakan kenderaannya sendiri.

(ii) Seseorang pegawai yang menuntut Tambang Gantian tidak layak menuntut apa-apa tambang atau apa-apa bayaran bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang/stesen kereta api dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/stesen kereta api ke tempat berkursus dan sebaliknya, bayaran cukai lapangan terbang, bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges), bayaran tol, dan sebagainya.

(iv) Borang Pengesahan Kebenaran Menggunakan Kenderaan Sendiri hendaklah dilampirkan dengan tuntutan pegawai tersebut.

2.3.4 Kursus Pendek Di Luar Negara

Pegawai yang berkursus pendek di luar negara adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut:

i. Elaun Makan

a. Kadar Elaun Makan yang layak dituntut bagi tiap-tiap kali bermalam di luar negara adalah seperti berikut:

Gred	Kadar (RM) sehari
Utama/Khas A dan ke atas atau Yang Setaraf	300.00
Utama/Khas B dan C atau Yang Setaraf	270.00
53 dan 54 atau Yang Setaraf	240.00
45 hingga 52 atau Yang Setaraf	200.00
Pegawai selain daripada di atas atau Yang Setaraf	Seperti di Lampiran 2.3 (ii)

b. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar seperti di perenggan 2.3.3, ii., a., (i).

ii. Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Lojing

a. Had maksimum kadar Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing yang layak dituntut bagi sepanjang tempoh kursus sekiranya kemudahan penginapan tidak disediakan adalah seperti berikut:

Gred

Jenis Bilik

Kumpulan Pengurusan

Tertinggi atau Yang Setaraf

Bilik Biasa

Pegawai selain daripada di atas

atau Yang Setaraf

Seperti di Lampiran 2.3 (ii)

b. Bayaran perkhidmatan, cukai perkhidmatan atau bayaran lain yang diwajibkan ke atas sewa hotel tersebut adalah layak dituntut dan dikira sebagai sebahagian dari kadar Bayaran Sewa Hotel itu.

iii. Elaun Perjalanan Kenderaan dan Tambang Pengangkutan Awam

a. Perjalanan pergi balik dari tempat kediaman ke lapangan terbang, sekali sahaja;

b. Perjalanan pergi balik dari lapangan terbang ke tempat penginapan, sekali sahaja;

c. Perjalanan pergi balik dari tempat penginapan ke pusat pengajian sekali sahaja. Sekiranya tempat penginapan tidak disediakan atau tiada keperluan untuk bermalam, jumlah

perjalanan pergi balik dari rumah kediaman ke pusat pengajian sekali sehari tidak melebihi 6 hari;

d. Seseorang pegawai yang disangkut ke sesuatu pejabat dan diarahkan oleh Ketua Jabatan bagi menjalankan tugas rasmi layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam sepertimana yang diperuntukkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan;

e. Seseorang pegawai yang menggunakan perkhidmatan pengangkutan awam adalah layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam seperti berikut:

(i) Kapal Terbang

(a) Penggunaan perkhidmatan kapal terbang mengikut kelayakan pegawai seperti dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

(ii) Kereta Api

(a) Penggunaan perkhidmatan kereta api mengikut kelayakan pegawai sepertimana yang dinyatakan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

(iii) Lain-Lain

(a) Penggunaan perkhidmatan pengangkutan awam selain daripada yang dinyatakan di atas dibenarkan dan tuntutan dibuat berasaskan kepada tambang lazim bagi satu perjalanan pergi dan balik sekali sahaja.

iv. Belanja Pelbagai

a. Bayaran pasport antarabangsa dan visa yang disokong dengan resit.

b. Pegawai layak menuntut elaun pakaian panas mengikut kadar dan syarat sepertimana yang diperuntukkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

v. Walau apapun peruntukan di atas, seseorang pegawai yang mengikuti kursus di luar negara selama 14 hari atau kurang secara berterusan yang dikira berdasarkan hari berkursus, layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran di bawah Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

2.3.5 Kursus Panjang Di Dalam Negara

Pegawai yang mengikuti kursus selain daripada yang diiktiraf sebagai kursus Diploma/Ijazah Pertama/Ijazah Lanjutan adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran seperti berikut:

i. Dalam Ibu Pejabat

a. Xxxxx Xxxx Xxxxx

Pegawai layak menerima sebanyak RM15.00 sehari bagi sepanjang tempoh kursus tertakluk kepada syarat seperti berikut:

(i) Pegawai yang berkursus di dalam kawasan Ibu Pejabat; atau

(ii) Pegawai dari luar kawasan Ibu Pejabat yang menerima Arahan Pertukaran; dan

(iii) Kemudahan makan tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur; dan

(iv) Kursus itu diadakan di luar bangunan/kompleks pentadbiran Universiti tempat biasa pegawai bertugas.

b. Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam seperti di perenggan 2.3.3,ii.,d..

ii. Luar Ibu Pejabat

a. Xxxxx Xxxx Xxxxx

(i) Pegawai layak menerima sebanyak RM 25.00 sehari bagi sepanjang tempoh kursus tertakluk kepada syarat seperti berikut:

(a) Xxxxxxx tidak menerima Arahan Pertukaran; dan

(b) Kemudahan makan dan penginapan tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur.

(ii) Sekiranya salah satu kemudahan sahaja disediakan, maka elaun yang tidak disediakan itu layak dituntut mengikut pecahan unsur elaun iaitu 50% untuk penginapan dan 50% untuk makan. Jika sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai layak menuntut unsur yang tidak disediakan mengikut kadar seperti di perenggan 2.3.3,ii.,a.,(i).

b. Sekiranya pegawai mengikuti kajian luar/latihan amali atau disangkutkan di pejabat di luar Pusat Pengajiannya, maka pegawai layak menuntut elaun makan, bayaran sewa hotel atau elaun lojing bagi sepanjang tempoh kursus tertakluk kemudahan makan dan penginapan tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur. Dalam tempoh ini, pegawai tidak layak menuntut elaun sara hidup seperti di perenggan 2.3.5, ii., a.,(i).

c. Bayaran Sewa Hotel yang yang disokong dengan resit mengikut had maksimum kelayakannya atau Elaun Lojing dan Elaun

Makan/Elaun Harian bagi tempoh dua (2) hari iaitu sehari sebelum dan sehari selepas berkursus mengikut kadar dan syarat sepertimana yang diperuntukkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan. Bayaran perkhidmatan, cukai perkhidmatan atau bayaran lain yang diwajibkan ke atas sewa hotel tersebut adalah layak dituntut dan dikira sebagai sebahagian daripada kadar bayaran sewa hotel itu. Bagi pegawai yang berkongsi bilik dengan pegawai yang lain, syarat tuntutan adalah seperti di perenggan 2.3.3,ii.,c.,(iv).

d. Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam seperti di perenggan 2.3.3,ii.,d..

iii. Seseorang pegawai yang mengikuti kursus yang diiktiraf sebagai kursus Diploma/Ijazah Pertama/Ijazah Lanjutan adalah tertakluk kepada peraturan yang berasingan yang ditetapkan dari semasa ke semasa oleh Kerajaan Persekutuan.

2.3.6 Kursus Sambilan Di Dalam Negara

Pegawai yang mengikuti Kursus Sambilan yang dihadiri atas arahan Ketua PTj kerana kepentingan perkhidmatan adalah layak menuntut bayaran seperti berikut:

i. Dalam Ibu Pejabat

a. Elaun sara hidup

(i) Pegawai layak menerima sebanyak RM8.00 sehari bagi hari-hari berkursus sahaja yang mana unsurnya terdiri daripada RM5.00 untuk bantuan makan dan RM3.00 untuk bantuan perjalanan dengan syarat kemudahan makan dan pengangkutan tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur.

(ii) Pegawai yang mengikuti Kursus Sambilan di dalam bangunan/kompleks yang sama tidak layak menuntut bayaran di atas.

ii. Luar Ibu Pejabat

b. Elaun sara hidup

(i) Pegawai layak menerima sebanyak RM10.00 sehari bagi hari-hari berkursus sahaja yang mana unsurnya terdiri daripada RM5.00 untuk bantuan makan dan RM5.00 untuk bantuan perjalanan dengan syarat kemudahan makan dan pengangkutan tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur.

(ii) Pegawai tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam.

2.3.7 Kursus Panjang Di Luar Negara

Seseorang pegawai yang mengikuti kursus panjang sama ada yang diiktiraf atau tidak sebagai kursus peringkat Diploma/Ijazah Pertama/Ijazah Lanjutan adalah tertakluk kepada peraturan yang berasingan yang ditetapkan dari semasa ke semasa oleh Universiti/Kementerian.

2.3.8 Kelayakan-Kelayakan Lain

i. Had maksimum tuntutan elaun perjalanan kenderaan ke tempat berkursus

a. Pegawai hanya layak menuntut maksimum 25 km sehala atau 60 km sehala (kereta rasmi jawatan) bagi jarak perjalanan di antara lokasi berkursus dengan lokasi penginapan (rumah/hotel/lojing).

b. Tuntutan maksimum perjalanan sehala bagi tujuan berkursus kepada pegawai dari rumah kediaman ke pejabat pentadbiran pegawai melaporkan diri adalah 25 km.

c. Bagi Kumpulan Pengurusan yang dibekalkan dan menggunakan kereta rasmi jawatan, tuntutan maksimum perjalanan sehala bagi tujuan berkursus dari rumah kediaman ke pejabat pentadbiran pegawai melaporkan diri adalah 60 km.

ii. Pendahuluan diri

Seseorang pegawai yang berkursus di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negara adalah layak memohon Pendahuluan Diri tertakluk kepada syarat sepertimana yang diperuntukkan dalam Peraturan Pendahuluan Diri.

2.3.9 Xxx-Xxx Xxxx

Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari sebelum atau pada 10hb bulan berikutnya. Kelewatan mengemukakan tuntutan perjalanan selepas 10hb bulan berikutnya perlu disertakan surat justifikasi kelewatan yang disokong oleh Ketua PTj.

2.4 Peraturan Mengenai Kadar-Kadar Xxx Xxxxxx-Syarat Bayaran Sagu hati Kepada Pensyarah/Penceramah Dan Fasilitator Sambilan

2.4.1 Tafsiran

i. Unit Latihan adalah bermaksud PTj/Jabatan/Bahagian/ Unit yang bertanggungjawab secara terus mengendalikan kursus bagi Universiti. Ia juga berfungsi sebagai penyelaras atau urus setia yang menguruskan pentadbiran latihan bagi Universiti.

ii. Penceramah Sambilan adalah bermaksud yang menerima jemputan untuk memberikan syarahan atau ceramah secara sambilan atau sekali sekala di sesuatu kursus atau majlis-majlis rasmi anjuran Unit Latihan dalam atau di luar waktu pejabat yang mana tugas memberikan syarahan atau ceramah tersebut adalah bukan tugas rasmi beliau.

iii. Fasilitator adalah bermaksud pegawai yang menjalankan tugas sebagai pembantu pensyarah atau penceramah bagi sesuatu program.

iv. Pegawai adalah bermaksud pegawai Universiti yang dilantik sama ada secara tetap, sementara, kontrak dan sebagainya. Ia juga adalah bermaksud pihak luar sama ada pegawai yang bekerja dengan agensi kerajaan, swasta atau badan persendirian yang menerima jemputan dari Universiti.

v. Program adalah bermaksud aktiviti khusus seperti kursus, bengkel, seminar, persidangan dan seumpamanya yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus.

vi. Penceramah bebas adalah bermaksud individu yang tidak terikat dengan mana-mana agensi kerajaan mahupun swasta.

vii. Tokoh ternama adalah individu sama ada yang berkhidmat dengan agensi kerajaan, swasta atau individu persendirian yang mempunyai kepakaran tertentu dalam bidang-bidang yang berkaitan yang diiktiraf oleh kerajaan.

viii. Kos perjalanan adalah bermaksud kos merangkumi perjalanan ke Universiti/lokasi menyampaikan ceramah dengan menggunakan kenderaan sendiri atau pengangkutan awam.

2.4.2 Pihak Berkuasa Melulus

i. Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran 1 Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti.

2.4.3 Peraturan Mengenai Pembayaran Penceramah/Fasilitator Sambilan

i. Bayaran sagu hati boleh diberi mengikut kadar setengah jam bagi setiap setengah jam yang genap sekiranya waktu syarahan/ceramah yang ditetapkan oleh penganjur kursus/bengkel/majlis rasmi melebihi satu jam.

ii. Jumlah bayaran maksima sagu hati sebulan yang boleh diterima oleh penceramah sambilan/fasilitator adalah tidak melebihi 1/2 daripada gaji bulanan pegawai tersebut.

iii. Urus setia yang memberi syarahan/ceramah atau menjadi fasilitator dalam program yang dianjurkannya tidak layak dibayar sagu hati.

iv. Penceramah/fasilitator sambilan yang diberikan cenderamata adalah tidak layak dibayar sagu hati kecuali cenderamata Universiti.

v. Sekiranya penceramah yang dilantik adalah di kalangan pegawai dalam satu PTj yang sama dengan urus setia, bayaran sagu hati penceramah boleh dipertimbangkan oleh penganjur dengan syarat berikut:

a. Lantikan berdasarkan kepakaran yang dimiliki oleh pegawai;

b. Bukan bagi tujuan melaksanakan fungsi/tugas hakiki;

c. Surat lantikan/jemputan sebagai penceramah dikeluarkan oleh xxxx xxxxx; dan

d. Program melibatkan peserta selain dari PTj pegawai.

2.4.4 Kadar Bayaran Sagu hati Penceramah/Fasilitator Sambilan

i. Penceramah/fasilitator sambilan di kalangan pegawai kerajaan adalah seperti berikut:

Kategori Perkhidmatan	Kadar Bayaran Penceramah Sambilan (RM)	Kadar Bayaran Fasilitator Sambilan (RM)
Kumpulan Pengurusan Tertinggi	300.00 / jam	100.00 / jam
Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 53 & 54	200.00 / jam	100.00 / jam
Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 45 - 52	150.00 / jam	90.00 / jam
Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 41- 44	120.00 / jam	80.00 / jam
Kumpulan Pelaksana	80.00 / jam	60.00 / jam

ii. Penceramah sambilan di kalangan sektor swasta adalah seperti berikut:

Kelayakan Akademik	Kadar Bayaran RM/Jam
PhD	400.00
Sarjana	300.00
Sarjana Muda	200.00
Diploma/ Sijil	100.00

iii. Penceramah sambilan di kalangan tokoh ternama, penceramah bebas, individu dan sebagainya.

a. Terdapat dua kategori pilihan yang mana Ketua PTj diberi kebenaran untuk memilih kategori yang dirasakan sesuai dan wajar berpandukan kepada kertas kerja yang telah diluluskan.

(i) Mengikut kelayakan akademik penceramah.

Kelayakan Akademik	Kadar Bayaran RM/Jam
PhD	400.00
Sarjana	300.00
Sarjana Muda	200.00

(ii) Secara lump sum dengan mengambil kira kos perjalanan dan penginapan untuk hadir menyampaikan ceramah pada kadar maksimum RM1,500.00 sekali ceramah.

2.4.5 Pelaksanaan Pemberian Kemudahan

i. Tuntutan bayaran penceramah sambilan boleh dibuat sebelum atau selepas sesuatu ceramah dengan disertakan Borang Tuntutan Elaun Penceramah seperti di Lampiran Borang 2.4 (i).

ii. Bagi tuntutan pembayaran penceramah sambilan di kalangan tokoh ternama dan penceramah bebas, PTj yang memohon berdasarkan kelayakan akademik perlu mengemukakan tuntutan berserta maklumat kelayakan akademik yang disahkan oleh urus setia dan surat lantikan untuk menyampaikan ceramah.

iii. Pegawai kerajaan yang dijemput untuk memberikan ceramah adalah layak untuk menuntut elaun sepertimana yang ditetapkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

iv. Bayaran tuntutan perjalanan bagi pegawai kerajaan hendaklah berpatutan dan dibayar mengikut kadar yang ditetapkan dalam Peraturan Bertugas Rasmi yang berkaitan.

v. Bagi penceramah dari sektor swasta kadar bayaran bagi perjalanan, penginapan dan kos-kos lain hendaklah dikira berdasarkan kesetaraan jawatan yang dipegang dengan jawatan yang sedia ada dalam perkhidmatan awam.

2.5 Pembayaran Cuti Belajar

2.5.1 Tafsiran

i. Pembayaran Cuti Belajar adalah pembayaran yang dibuat kepada pegawai yang layak untuk melanjutkan pelajaran di dalam negara atau luar negara setelah mendapat kelulusan daripada Panel Cuti Belajar Universiti.

2.5.2 Pembayaran Cuti Belajar

i. Pegawai akan dibayar mengikut nilai matawang negara di mana pegawai tersebut melanjutkan pelajarannya di luar negara.

ii. Kaedah Pembayaran adalah seperti berikut:

a. Pindahan Telegrafik

b. Pindahan Elektronik

iii. Elaun Cuti Belajar pegawai akan dibayar untuk tempoh empat (4) bulan sekali dan bayaran akan dikreditkan terus ke akaun pegawai.

iv. Pegawai juga akan dibayar elaun-elaun yang layak diterima sepanjang tempoh pengajian seperti mana disebut di dalam Syarat-syarat Tawaran dan Kelulusan Cuti Belajar/Melanjutkan Pelajaran Dalam dan Luar Negara.

v. Pegawai juga boleh mengemukakan tuntutan bayaran balik pada mana-mana perbelanjaan yang dipertanggungkan kepada pegawai sepanjang tempoh pengajian dengan memberi resit sebagai bukti pembayaran telah dilakukan. Contoh seperti pemeriksaan kesihatan, insurans dan kesatuan penuntut-penuntut (jika diwajibkan oleh institusi pengajian).

vi. Syarat-syarat Tawaran dan Kelulusan Cuti Belajar/Melanjutkan Pelajaran Dalam dan Luar Negara dan apa-apa syarat lain yang terkandung dalam perjanjian (termasuk skim cuti sabatikal, skim fellowship dan skim-skim lain yang berkaitan) adalah terpakai dalam urusan pembayaran dan tertakluk kepada perubahan dari semasa ke semasa yang ditetapkan oleh Seksyen Cuti Belajar, Pejabat Pendaftar.

2.6 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Bagi Pegawai Universiti Kerana Bertukar/Berpindah Rumah

2.6.1 Tafsiran

i. Berpindah Rumah bermakna berpindah rumah mengikut keadaan-keadaan seperti yang dinyatakan di perenggan 2.7.3, i, a atau 2.7.3, i, b dan tertakluk kepada syarat bahawa pegawai mendiami rumah tersebut;

ii. Xxxxxxxx bermakna pegawai bertukar ke luar Stesen, seterusnya berpindah rumah dan mendiami rumah berkenaan;

iii. Dalam Negeri bermakna untuk diimplementasikan di Malaysia, Singapura, Brunei Darussalam, Kalimantan dan Selatan Thailand;

iv. Gred/Kategori bermakna Gred Gaji atau Gred Perkhidmatan, mengikut mana yang berkenaan di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM). Pegawai yang membuat pilihan untuk tidak menerima SSM boleh terus membuat tuntutan elaun dan kemudahan di bawah Pekeliling ini berdasarkan kepada Kumpulan Gaji masing-masing mengikut sifir perubahan/perbandingan seperti yang dinyatakan di Lampiran 2.7 (i);

v. Keluarga Xxxxxxx bermakna jika bagi pegawai lelaki, ialah isteri dan anak-anaknya; dan jika bagi pegawai perempuan, ialah suami dan anak-anaknya. Di mana disebutkan tentang tuntutan-tuntutan yang boleh dibuat bagi keluarga seseorang pegawai, maka anak- anak yang berkelayakan ialah anak-anak yang belum mencapai umur 21 tahun dan ditanggung sepenuhnya oleh pegawai yang tinggal bersama semasa pelaksanaan pertukaran atau perpindahan rumah. Walau bagaimanapun, anak yang daif yang

disebabkan oleh kelemahan otak atau jasmani, had-had umur ini tidak akan dipakai. Istilah “anak” akan termasuk juga anak-anak tiri dan anak-anak angkat yang diiktiraf mengikut undang-undang atau kebudayaan. Di dalam keluarga pegawai ini juga adalah termasuk seorang orang gaji yang digaji oleh pegawai;

vi. Pegawai bermakna seseorang pegawai Universiti termasuk yang dilantik secara sementara atau sangkut;

vii. Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan bermakna Pekeliling Bertugas Rasmi yang sedang berkuat kuasa;

viii. Stesen bagi tujuan pertukaran bermakna satu lingkungan kawasan 25 km dari pejabat lama ke pejabat baru, manakala bagi tujuan perpindahan rumah, satu lingkungan kawasan 25 km dari rumah lama ke rumah baru.

2.6.2 Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Semasa Bertukar Atau Berpindah Rumah Dalam Negeri

i. Bertukar Kecuali Bagi Singapura, Selatan Thailand, Brunei Darussalam Dan Kalimantan

a. Seseorang pegawai yang bertukar ke luar Stesen layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi membiayai perbelanjaan pertukaran tersebut mengikut syarat-syarat dan kadar-kadar seperti berikut:

(i) tuntutan elaun hendaklah dibuat dengan menggunakan borang seperti di Lampiran 2.7 (ii);

(ii) tiada perbelanjaan, bayaran tambahan atau kemudahan yang layak dituntut bersabit dengan

pertukaran tersebut, umpamanya perbelanjaan bagi menghantar barang-barang persendirian ke tempat lain;

(iii) pegawai layak menuntut perbelanjaan bagi mengangkut kenderaannya yang disokong dengan resit sebagai tambahan kepada tuntutan bayaran pertukaran tersebut apabila bertukar ke tempat- tempat yang tidak boleh dihubungi dengan cara berkereta;

(iv) tuntutan elaun pertukaran yang dibuat sebelum pegawai bertukar secara Pendahuluan Diri boleh dibayar oleh Kementerian/Jabatan/Agensi tempat bertugas lama. Bagi tuntutan Pendahuluan Diri ini hanya unsur-unsur Pemberian Pindahan, Elaun Gantian Makan dan Bayaran Sewa Hotel sahaja yang boleh diambil kira. Seterusnya tuntutan tersebut hendaklah diselaraskan dengan tuntutan sebenar. Baki tuntutan ini seterusnya boleh dibayar oleh Kementerian/ Jabatan/Agensi tempat bertugas baru. Tuntutan elaun/ bayaran yang dibuat selepas bertukar boleh dibayar oleh Kementerian/Jabatan/Agensi tempat bertugas baru. Satu salinan borang tuntutan hendaklah dikemukakan ke Kementerian/Jabatan/Agensi tempat bertugas lama;

(v) pegawai yang bertukar secara berseorangan (tanpa membawa keluarga) hanya layak menuntut elaun pertukaran seperti Bayaran Sewa Hotel, Elaun Gantian Makan dan tambang perjalanan atas kadar bujang (seorang) terlebih dahulu. Apabila keluarga pegawai datang kemudian, pegawai layak menuntut baki elaun yang sepatutnya dituntut. Jika pegawai dan isteri/suami pegawai adalah kakitangan Universiti/Swasta, hanya salah seorang sahaja layak

membuat tuntutan bayaran tersebut berdasarkan kepada kadar kelayakan pegawai atau kadar kelayakan isteri/suami pegawai, mengikut mana yang lebih tinggi;

(vi) pegawai yang bertukar ke luar Stesen adalah bermaksud pegawai yang bertukar, berpindah rumah dan mendiami rumah berkenaan sahaja layak menuntut elaun pertukaran. Pegawai yang bertukar ke luar stesen tetapi tidak berpindah rumah hanya layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan/Tambang Pengangkutan Awam bagi dirinya kerana melapor diri ke tempat bertugas baru, mengikut kelayakan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan;

(vii) walau apapun peruntukan-peruntukan di atas, seseorang pegawai yang bertukar dalam Stesen tidak layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi pertukaran tersebut;

(viii) pengangkutan barang-barang melalui kapal laut hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan perkhidmatan syarikat-syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan;

(ix) pegawai yang memohon untuk bertukar boleh dipertimbangkan bagi menuntut elaun, kemudahan dan bayaran pertukaran tertakluk kepada syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat bil. (30) dan (40) dlm. JPA (S) 63/163 bertarikh 23 Ogos 1994 dan 10 November 1994 atau mana-mana peraturan lain yang akan dikeluarkan oleh Agensi Pusat dari semasa ke semasa;

(x) tuntutan Elaun Gantian Makan mengikut kadar Elaun Makan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan adalah bagi tempoh tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar, mengikut bilangan sebenar ahli keluarga. Tuntutan ini tidak memerlukan pegawai mengemukakan resit/bil/invois;

(xi) tuntutan elaun pertukaran yang melibatkan penginapan adalah mengikut kadar Bayaran Sewa Hotel di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan bagi tempoh tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar, mengikut bilangan sebenar ahli keluarga. Walau bagaimanapun, had bilangan bilik yang dibenarkan hendaklah tidak melebihi tiga (3) buah sama ada bilik kelamin atau bilik bujang, mengikut bilangan keluarga. Jika menggunakan bilik kelamin, pegawai selain daripada pegawai yang layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atas kadar sebenar di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan layak menuntut tambahan sebanyak 25% daripada kelayakan kadar di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan. Tuntutan ini memerlukan pegawai mengemukakan resit/bil/invois. Sebaliknya, jika tidak menuntut Bayaran Sewa Hotel pegawai layak menuntut Xxxxx Xxxxxx (tanpa resit) bagi dirinya sahaja, mengikut kelayakan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan bagi tempoh tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar;

(xii) bagi pengangkutan barang-barang melalui jalan darat, tuntutan tambang dibuat mengikut jarak perjalanan sebenar atas kadar yang ditetapkan seperti yang dinyatakan di Lampiran 2.7 (iii). Tuntutan tambang pengangkutan barang-barang selain daripada perjalanan melalui jalan darat memerlukan pegawai

mengemukakan resit/bil/invois. Tuntutan sebenar yang disokong dengan resit/bil/invois bagi perjalanan melalui jalan laut adalah tertakluk kepada had muatan seperti berikut:

- 1.84 meter padu (m.p.) seorang, bagi pegawai dan isteri/suaminya;

- 0.93 m.p. seorang, bagi anak-anak yang berumur 3 tahun dan ke atas dan seorang orang gaji; dan

- 0.45 m.p. seorang, bagi anak-anak di bawah umur 3 tahun.

(xiii) sebagai tambahan kepada perenggan (a) di atas, seseorang pegawai juga layak menuntut tambang pengangkutan barang mengikut muatan seperti berikut:

- 6.79 m.p. bagi pegawai berkeluarga; dan

- 3.39 m.p. bagi pegawai bujang.

(xiv) jika di mana-mana di dalam resit/invois/bil tersebut ada dicatatkan mengenai kos pengangkutan barang- barang yang termasuk unsur-unsur bungkus membungkus, bayaran buruh, bayaran stor, insurans dan perbelanjaan lain yang berkaitan yang perlu ditanggung oleh pegawai untuk mengemas dan menjaga keselamatan barang-barangnya, maka pegawai tidak layak menuntut Pemberian Pindahan;

(xv) tuntutan tambang perjalanan pegawai boleh dibuat mengikut jarak perjalanan sebenar berdasarkan kelayakan menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam seperti kelayakan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan, mengikut mana yang berkenaan;

(xvi) Universiti boleh menyedia atau mengaturkan kemudahan kenderaan pengangkutan barang-barang dan kenderaan perjalanan bagi pegawai serta keluarganya. Ini juga termasuk menggunakan kemudahan tempahan kapal terbang, kereta api atau bas melalui Waran Perjalanan Udara Awam, Waran Perjalanan Bas atau Waran Perjalanan Kereta Api, mengikut mana yang berkenaan. Walau bagaimanapun, Universiti hendaklah memastikan bahawa jika kemudahan tersebut diguna atau disediakan maka pegawai yang terlibat tidak layak lagi menuntut elaun dan bayaran bagi kemudahan yang sama. Peraturan kewangan yang lain seperti penggunaan Pesanan Tempatan, Panggilan Sebutharga dan seumpamanya, di mana yang sesuai adalah digalakkan;

(xvii) seorang pegawai tidak layak menuntut elaun, bayaran dan kemudahan bersabit dengan pertukaran tersebut jika kemudahan makan, penginapan, perjalanan dan pengangkutan barang-barang disediakan; dan

(xviii) tuntutan pertukaran hendaklah dibuat dalam tempoh satu tahun daripada tarikh melaksanakan arahan pertukaran tersebut.

(xix) Kadar Pemberian Pindahan adalah seperti di Lampiran 2.7 (iv), Lampiran 2.7 (v) dan Lampiran 2.7 (vi); dan

(xx) kadar bagi tuntutan Belanja Pelbagai adalah seperti di

Lampiran 2.7 (vii).

2.6.3 Berpindah Rumah

i. Seseorang pegawai yang berpindah rumah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi membiayai perbelanjaan perpindahan rumah tersebut mengikut keadaan-keadaan, syarat- syarat dan kadar-kadar berikut:

a. berpindah rumah dari rumah sendiri/rumah sewa/rumah Universiti ke rumah Universiti atau rumah yang sewanya dibayar oleh Universiti dan sebaliknya atas arahan pihak berkuasa tertentu; atau

b. berpindah rumah dari rumah sendiri/rumah sewa/rumah Universiti ke rumah yang dibeli di bawah Skim Pinjaman Perumahan Kerajaan.

c. tuntutan hendaklah dibuat dengan menggunakan borang seperti di Lampiran 2.7 (viii);

d. tuntutan tertakluk kepada syarat bahawa pegawai mendiami rumah tersebut;

e. perpindahan rumah yang tidak melibatkan perbelanjaan pengangkutan barang-barang misalnya perpindahan rumah antara blok dalam kompleks yang sama, pegawai hanya layak menuntut ½ atau 50% daripada bayaran penuh. Begitu juga, jika kemudahan pengangkutan barang-barang disediakan, pegawai hanya layak menuntut ½ atau 50% daripada bayaran penuh. Bagi perpindahan rumah antara tingkat dalam blok yang sama, pegawai tidak layak menuntut apa-apa elaun/bayaran perpindahan rumah tersebut;

f. seseorang pegawai tidak layak menuntut elaun, bayaran dan kemudahan bersabit dengan perpindahan rumah tersebut jika kemudahan makan, perjalanan dan pengangkutan barang- barang disediakan;

g. Tuntutan elaun perpindahan rumah hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar di dalam tempoh tidak lewat daripada 3 bulan selepas tarikh perpindahan rumah dilakukan. Seterusnya bagi permohonan tuntutan elaun/bayaran di bawah perenggan f di atas, Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa peruntukan di perenggan 3.2 (iii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1989 dipatuhi; dan

h. Sekiranya pegawai dan isteri/suami pegawai adalah staf Universiti dan membuat pembelian rumah melalui Skim Pinjaman Perumahan Kerajaan secara pinjaman bersama, hanya salah seorang sahaja layak membuat tuntutan elaun perpindahan rumah tertakluk kepada syarat pegawai yang menuntut belum pernah menuntut kemudahan tersebut.

ii. Kadar adalah tertakluk kepada syarat bahawa kemudahan tidak disediakan maka perkiraan jumlah yang layak dituntut adalah seperti di Lampiran 2.7 (ix).

2.6.4 Bertukar Atau Berpindah Rumah Bagi Singapura, Selatan Thailand,

Brunei Darussalam Dan Kalimantan

i. Seseorang pegawai yang bertukar atau berpindah rumah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi membiayai perbelanjaan pertukaran atau perpindahan rumah tersebut dalam keadaan-keadaan seperti berikut:

a. bertukar ke luar Stesen; dan

b. berpindah rumah dari rumah sendiri/rumah sewa/rumah Universiti ke rumah Universiti atau rumah yang sewanya dibayar oleh Universiti di dalam Stesen atas arahan pihak berkuasa tertentu.

ii. Kadar-kadar dan syarat-syarat tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran pertukaran atau perpindahan rumah mengikut mana yang berkenaan adalah seperti berikut:

a. tuntutan elaun hendaklah dibuat dengan menggunakan borang seperti di Lampiran 2.7 (x);

b. tuntutan elaun pertukaran yang dibuat sebelum pegawai bertukar secara Pendahuluan Diri boleh dibayar oleh Kementerian/Jabatan/Agensi tempat bertugas lama. Bagi tuntutan Pendahuluan Diri ini hanya unsur-unsur Pemberian Pindahan, Elaun Gantian Makan dan Bayaran Sewa Hotel sahaja yang boleh diambil kira. Seterusnya tuntutan tersebut hendaklah diselaraskan dengan tuntutan sebenar. Baki tuntutan ini seterusnya boleh dibayar oleh Kementerian/Jabatan/Agensi tempat bertugas baru. Tuntutan elaun/bayaran yang dibuat selepas bertukar boleh dibayar oleh Kementerian/Jabatan/Agensi tempat bertugas baru. Satu salinan borang tuntutan hendaklah dikemukakan ke Kementerian/Jabatan/Agensi tempat bertugas lama;

c. pegawai yang bertukar secara berseorangan (tanpa membawa keluarga) hanya layak menuntut elaun pertukaran seperti Bayaran Sewa Hotel, Elaun Gantian Makan dan tambang perjalanan atas kadar bujang (seorang) terlebih dahulu. Apabila keluarga pegawai datang kemudian, pegawai layak menuntut baki elaun yang sepatutnya dituntut. Jika pegawai dan isteri/suami pegawai adalah kakitangan Universiti/Swasta, hanya salah seorang sahaja layak

membuat tuntutan bayaran tersebut berdasarkan kepada kadar kelayakan pegawai atau kadar kelayakan isteri/suami pegawai, mengikut mana yang lebih tinggi;

d. pegawai yang bertukar ke luar Stesen adalah bermaksud pegawai yang bertukar, berpindah rumah dan mendiami rumah berkenaan sahaja layak menuntut elaun pertukaran. Pegawai yang bertukar ke luar Stesen tetapi tidak berpindah rumah hanya layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan/Tambang Pengangkutan Awam bagi dirinya kerana melapor diri ke tempat bertugas baru, mengikut kelayakan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan;

e. walau apapun peruntukan-peruntukan di atas, seseorang pegawai yang bertukar dalam Stesen tidak layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi pertukaran tersebut;

f. pegawai yang memohon untuk bertukar boleh dipertimbangkan bagi menuntut elaun, kemudahan dan bayaran pertukaran tertakluk kepada syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat bil. (30) dan (40) dlm. JPA (S) 63/163 bertarikh 23 Ogos 1994 dan 10 November 1994 atau mana-mana peraturan lain yang akan dikeluarkan oleh Agensi Pusat dari semasa ke semasa;

g. tuntutan Elaun Gantian Makan mengikut kadar Elaun Makan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan adalah bagi tempoh tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar, mengikut bilangan sebenar ahli keluarga. Tuntutan ini tidak memerlukan pegawai mengemukakan resit/bil/invois;

h. tuntutan elaun pertukaran yang melibatkan penginapan adalah mengikut kadar Bayaran Sewa Hotel di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan bagi tempoh tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar, mengikut bilangan sebenar ahli keluarga. Walau bagaimanapun, had bilangan bilik yang dibenarkan hendaklah tidak melebihi tiga (3) buah sama ada bilik kelamin atau bilik bujang, mengikut bilangan keluarga. Jika menggunakan bilik kelamin, pegawai selain daripada pegawai yang layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atas kadar sebenar di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan layak menuntut tambahan sebanyak 25% daripada kelayakan kadar di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan. Tuntutan ini memerlukan pegawai mengemukakan resit/bil/invois. Sebaliknya, jika tidak menuntut Bayaran Sewa Hotel pegawai layak menuntut Xxxxx Xxxxxx (tanpa resit) bagi dirinya sahaja, mengikut kelayakan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan bagi tempoh tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar;

i. seseorang pegawai layak menuntut Perbelanjaan Pengangkutan barang-barang kepunyaannya dan keluarganya yang disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimum sewa sebanyak sebuah lori yang beratnya lapan

(8) tan bagi pegawai bujang dan sebuah lori 12 tan atau dua (2) buah gerabak kereta api atau tiga (3) buah bot muatan sederhana mengikut mana yang berkenaan, bagi pegawai berkeluarga. Perbelanjaan Pengangkutan melalui kapal laut layak juga dituntut atas sokongan resit dengan syarat tuntutan tersebut tidak melebihi had muatan yang ditetapkan seperti berikut;

(i) 1.84 meter padu (m.p.) seorang, bagi pegawai dan isteri/suaminya;

(ii) 0.93 m.p. seorang, bagi anak-anak yang berumur 3 tahun dan ke atas dan seorang orang gaji dan;

(iii) 0.45 m.p. seorang, bagi anak-anak di bawah umur 3 tahun.

(iv) sebagai tambahan kepada kemudahan di perenggan (i)-(iii) di atas, seseorang pegawai juga layak menuntut Perbelanjaan Pengangkutan melalui kapal laut mengikut had muatan berikut:

(a) 6.79 m.p. bagi pegawai berkeluarga; dan

(b) 3.39 m.p. bagi pegawai bujang.

j. seseorang pegawai layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan seperti kelayakan di bawah Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan sekiranya pegawai tersebut menggunakan kenderaannya sendiri. Seseorang pegawai juga layak menuntut tambang pengangkutan awam bagi diri dan keluarganya. Seseorang orang gaji dibenarkan menaiki kenderaan yang sama seperti ahli-ahli keluarga pegawai. Sama ada orang gaji berkenaan menaiki kenderaan yang sama dengan pegawai itu atau pun tidak, tambangnya hendaklah yang paling murah sekali;

k. pegawai yang bertukar secara berseorangan (tanpa membawa keluarga) hanya layak menuntut elaun pertukaran seperti Bayaran Sewa Hotel, Elaun Gantian Makan dan tambang perjalanan atas kadar bujang (seorang) terlebih dahulu. Apabila keluarga pegawai datang kemudian, pegawai layak menuntut baki elaun yang sepatutnya dituntut. Jika pegawai dan isteri/suami pegawai adalah kakitangan Universiti/Swasta, hanya salah seorang sahaja layak membuat tuntutan bayaran tersebut berdasarkan kepada kadar kelayakan pegawai atau kadar kelayakan isteri/suami pegawai, mengikut mana yang lebih tinggi;

l. seseorang pegawai yang bertukar adalah layak menuntut Pemberian Pindahan. Jika di mana-mana di dalam resit/invois/bil tersebut ada dicatatkan mengenai kos pengangkutan barang-barang yang termasuk unsur-unsur bungkus membungkus, bayaran buruh, bayaran stor, insurans dan perbelanjaan lain yang berkaitan yang perlu ditanggung oleh pegawai untuk mengemas dan menjaga keselamatan barang-barangnya maka pegawai tidak layak menuntut Pemberian Pindahan. Kadar-kadar Pemberian Pindahan adalah seperti yang dinyatakan di Lampiran 2.7 (xi);

m. seseorang pegawai yang berpindah rumah di dalam Stesen yang sama mengikut kelayakan di bawah perenggan 5.1.2 layak menuntut Elaun Gantian Makan untuk dua (2) hari bagi diri dan keluarganya serta 2/3 daripada Pemberian Pindahan;

n. seseorang pegawai layak menuntut perbelanjaan mengangkut kenderaannya yang disokong dengan resit apabila bertukar ke tempat-tempat yang tidak boleh dihubungi dengan cara berkereta;

o. seseorang pegawai layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:

(i) Bayaran Cukai Lapangan Terbang yang disokong dengan resit;

(ii) 3% dari jumlah tuntutan pertukaran atau perpindahan rumah, mengikut mana yang berkenaan sebagai gantirugi berkaitan dengan pertukaran kepada matawang asing;

(iii) Bayaran tempat letak kereta, bayaran tol dan bayaran feri yang disokong dengan resit;

(iv) Xxxxxxx telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atas urusan rasmi; dan

(v) Separuh daripada amaun yang tertera di dalam resit/bil/invois bagi tuntutan bayaran dobi.

p. Universiti boleh menyedia atau mengaturkan kemudahan kenderaan pengangkutan barang- barang dan kenderaan perjalanan bagi pegawai serta keluarganya. Ini juga termasuk menggunakan kemudahan tempahan kapal terbang, kereta api atau bas melalui Waran Perjalanan Udara Awam, Waran Perjalanan Bas atau Waran Perjalanan Kereta Api, mengikut mana yang berkenaan. Walau bagaimanapun, Universiti hendaklah memastikan bahawa jika kemudahan tersebut diguna atau disediakan maka pegawai yang terlibat tidak layak lagi menuntut elaun dan bayaran bagi kemudahan yang sama. Peraturan kewangan yang lain seperti penggunaan Pesanan Tempatan, Panggilan Sebutharga dan seumpamanya, di mana yang sesuai adalah digalakkan; dan

q. seseorang pegawai tidak layak menuntut elaun, bayaran dan kemudahan bersabit dengan pertukaran atau perpindahan rumah jika kemudahan makan, penginapan dan pengangkutan, mengikut mana yang berkenaan disediakan.

2.7 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Bagi Pegawai Universiti Kerana Memindahkan Barang-Barang Persendirian Sebelum dan Selepas Berkursus

2.7.1 Tafsiran

i. Dalam Negeri bermakna untuk diimplementasikan di Malaysia, Singapura, Brunei Darussalam, Kalimantan dan Selatan Thailand;

ii. Gred/Kategori bermakna Gred Gaji atau Gred Perkhidmatan, mengikut mana yang berkenaan di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM). Pegawai yang membuat pilihan untuk tidak menerima SSM boleh terus membuat tuntutan elaun dan kemudahan di bawah Pekeliling ini berdasarkan kepada Kumpulan Gaji masing-masing mengikut sifir perubahan/ perbandingan seperti yang dinyatakan di Lampiran 2.8 (i);

iii. Keluarga Xxxxxxx bermakna jika bagi pegawai lelaki, ialah isteri dan anak- anaknya; dan jika bagi pegawai perempuan, ialah suami dan anak-anaknya. Di mana disebutkan tentang tuntutan- tuntutan yang boleh dibuat bagi keluarga seseorang pegawai, maka anak- anak yang berkelayakan ialah anak-anak yang belum mencapai umur 21 tahun dan ditanggung sepenuhnya oleh pegawai yang tinggal bersama semasa pelaksanaan arahan berkursus tersebut. Walau bagaimanapun, anak yang daif yang disebabkan oleh kelemahan otak atau jasmani, had-had umur ini tidak akan dipakai. Istilah "anak" akan termasuk juga anak-anak tiri dan anak-anak angkat yang diiktiraf mengikut undang-undang atau kebudayaan. Di dalam keluarga pegawai ini juga adalah termasuk seorang orang gaji yang digaji oleh pegawai;

iv. Pegawai bermakna seseorang pegawai tetap di dalam Perkhidmatan Awam Persekutuan; dan

v. Stesen bermakna satu lingkungan kawasan 25 km dari rumah lama tempat pegawai tinggal ke rumah baru tempat barang- barang disimpan/dibawa semasa berkursus tersebut.

2.7.2 Peraturan

i. Seseorang pegawai yang berkursus panjang sama ada di dalam atau di luar negeri layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi membiayai perbelanjaan memindahkan barang-barang persendirian pegawai dan keluarga ke tempat lain sebelum dan selepas berkursus mengikut syarat- syarat kelayakan dan kadar- kadar seperti berikut:

a. Kelayakan

(i) pegawai menerima Arahan Pertukaran atau Arahan Berkursus, mengikut mana yang berkenaan yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Melulus;

(ii) kursus tersebut hendaklah bagi tempoh tidak kurang daripada satu tahun pengajian; dan

(iii) mendapat pengesahan bertulis daripada Ketua PTj yang menyatakan bahawa pegawai perlu menyimpan barang-barang ke tempat lain atau membawa barang- barang tersebut ke tempat berkursus.

b. Syarat-syarat Tuntutan

(i) jika pegawai mengikuti kursus di luar negeri, tuntutan yang dibuat sebelum menghadiri kursus, dikira dari tempat kediaman hingga ke tempat barang-barang disimpan manakala tuntutan yang dibuat selepas menghadiri kursus, dikira bermula dari tempat barang-barang disimpan hingga ke tempat kediaman

pegawai. Tempat yang dimaksudkan adalah mana- mana tempat di Malaysia kecuali Singapura, Selatan Thailand, Brunei Darussalam dan Kalimantan;

(ii) jika mengikuti kursus di dalam negeri, pegawai boleh sama ada menyimpan barang-barang di tempat lain atau membawa barang-barang tersebut ke tempat kursus, mengikut prinsip 'yang mana terdekat'. Oleh hal yang demikian, tuntutan sebelum mengikuti kursus dikira dari tempat kediaman ke tempat barang-barang disimpan atau dari tempat kediaman ke tempat barang- barang dibawa semasa kursus, mengikut mana yang berkenaan. Tuntutan yang dibuat selepas mengikuti kursus, dikira dari tempat barang-barang tersebut disimpan/dibawa hingga ke tempat kediaman baru;

(iii) tuntutan bagi pegawai berkeluarga adalah mengikut kadar keluarga manakala bagi pegawai bujang, mengikut kadar bujang. Xxxxxxx yang telah berkeluarga dan tidak membawa isteri/suami dan anak- anak, berkelayakan membuat tuntutan atas kadar bujang. Xxxxxxx yang membawa anak/anak-anak tetapi tidak membawa isteri/ suami atau sebaliknya, membawa isteri/suami tetapi tidak membawa anak/anak-anak, berkelayakan membuat tuntutan atas kadar keluarga;

(iv) tiada perbelanjaan, bayaran tambahan, atau kemudahan lain yang dituntut bersabit dengan penghantaran barang-barang tersebut seperti Elaun Makan dan Bayaran Sewa Hotel, pengangkutan kenderaan dan tambang perjalanan ahli keluarga termasuk penghantaran barang-barang persendirian ke tempat lain selain daripada tempat yang dipohon;

(v) Universiti boleh menyedia atau mengaturkan kemudahan kenderaan pengangkutan barang- barang dan kenderaan perjalanan bagi pegawai. Ini juga termasuk menggunakan kemudahan tempahan kapal terbang, kereta api atau bas melalui Waran Perjalanan Udara Awam, Waran Perjalanan Bas atau Waran Perjalanan Kereta Api, mengikut mana yang berkenaan. Walau bagaimanapun, Kementerian/Jabatan/Agensi hendaklah memastikan bahawa jika kemudahan tersebut diguna atau disediakan maka pegawai yang terlibat tidak layak lagi menuntut elaun dan bayaran bagi kemudahan yang sama. Peraturan kewangan yang lain seperti penggunaan Pesanan Tempatan, Panggilan Sebutharga dan seumpamanya, di mana yang sesuai adalah digalakkan;

(vi) tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran ini boleh dibuat dengan menggunakan borang seperti Lampiran

2.8 (ii);

(vii) tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran yang dibuat selepas pegawai balik berkursus hendaklah diiringi dengan salinan tuntutan sebelum ini (jika ada);

(viii) tuntutan yang dibuat sebelum pegawai menghadiri berkursus iaitu bagi menyimpan/membawa barang- barang ke tempat lain/tempat berkursus hendaklah dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh satu bulan selepas pengangkutan barang- barang tersebut dilaksanakan. Tuntutan yang dibuat selepas pegawai menghadiri berkursus iaitu bagi mengambil semula barang-barang dari tempat simpanan/tempat berkursus hendaklah juga dibuat selewat-lewatnya

dalam tempoh satu bulan selepas pengangkutan barang-barang dilaksanakan;

(ix) seseorang pegawai tidak layak menuntut elaun, bayaran dan kemudahan bersabit dengan urusan memindahkan barang- barang tersebut jika kemudahan perjalanan dan/atau pengangkutan barang-barang disediakan; dan

(x) walau apapun peruntukan di atas, tiada tuntutan boleh dibuat bagi pengangkutan barang-barang persendirian milik pegawai dan keluarganya di dalam Stesen.

c. Kadar

(i) Perbelanjaan Pengangkutan

(a) syarat tuntutan adalah sebagaimana yang dinyatakan di perenggan 2.7.2 atau mana- mana peraturan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

(ii) Tambang Pengangkutan Awam/Elaun Perjalanan Kenderaan

(a) tuntutan layak dibuat semasa menghantar barang ke tempat lain sebelum pegawai pergi berkursus dan sekali lagi semasa mengambil semula barang- barang tersebut, selepas pegawai balik berkursus;

(b) tuntutan tambang perjalanan hanyalah bagi diri pegawai sahaja; dan

(c) kadar tuntutan adalah sebagaimana yang dinyatakan dalam perenggan 2.2 atau mana- mana peraturan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

(iii) Pemberian Pindahan

(a) tuntutan boleh dibuat sekali sahaja sama ada sebelum pegawai pergi berkursus (semasa menghantar barang-barang) atau selepas pegawai kembali dari berkursus (semasa mengambil semula barang-barang); dan

(b) kadar dan syarat tuntutan adalah sebagaimana yang dinyatakan di Lampiran 2.7(iv), Lampiran 2.7(v), Lampiran 2.7(vi) dan Lampiran 2.7(xi).

2.8 Peraturan Bayaran Sagu Hati Bagi Tujuan Peperiksaan Perkhidmatan Awam Termasuk Peperiksaan Lain Yang Dijalankan Universiti

2.8.1 Peraturan Bayaran Sagu hati

i. Bayaran sagu hati kepada pegawai yang terlibat secara langsung dalam pelaksanaan Pelan Pembangunan Individu (PPI) adalah ditetapkan seperti jadual di Lampiran 2.9.

ii. Selain daripada peperiksaan PPI, terdapat juga peperiksaan lain iaitu peperiksaan perkhidmatan awam dan peperiksaan lain yang dijalankan oleh Universiti. Sehubungan itu, bayaran sagu hati adalah seperti di Lampiran 2.9 dan peraturan ini dipanjangkan kepada Pegawai yang terlibat secara langsung dalam peperiksaan tersebut.

3.0 KEMUDAHAN PEGAWAI UNIVERSITI

3.1 Peraturan Alat Komunikasi Mudah Alih

3.1.1 Tafsiran

i. Alat komunikasi mudah alih bermaksud alat yang dilengkapi sekurang-kurangnya dua ciri asas komunikasi iaitu menerima, membuat panggilan dan sistem pesanan ringkas (SMS).

ii. Caj bulanan bermaksud caj panggilan suara, caj penggunaan data (mengakses internet, muat turun dan seumpamanya), penggunaan e-mel, SMS, MMS dan sebarang bentuk caj perkhidmatan data yang dikenakan oleh syarikat telekomunikasi.

iii. Kumpulan Pengurusan Tertinggi merujuk kepada Gred Turus III dan ke atas dan Gred Utama/Khas C hingga A dan setaraf.

iv. Jawatan pentadbiran merujuk kepada jawatan-jawatan yang disandang oleh pegawai secara tetap, giliran atau kontrak.

3.1.2 Pihak Berkuasa Melulus

i. Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran 1 Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti.

3.1.3 Pelaksanaan

i. Pegawai berikut layak mendapat kemudahan bantuan pembelian sebuah alat komunikasi mudah alih untuk kegunaan rasmi iaitu:

a. Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi yang memegang jawatan pentadbiran dan setaraf;

b. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 45 hingga 54 yang memegang jawatan Ketua PTj dan setaraf;

c. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 41 ke atas yang memegang jawatan pentadbiran selain Ketua PTj dengan syarat tugas mereka perlu membuat panggilan rasmi serta-merta, tertakluk kepada kelulusan Xxxx Xxxxxxxx;

d. Pemandu Kereta Rasmi Jawatan kepada Pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Utama B/Khas A dan ke atas atau yang setaraf.

ii. Kadar maksimum bantuan pembelian/tuntutan semula termasuk aksesori adalah seperti berikut:

Jawatan / Gred	Kadar maksimum tuntutan/aksesori
Xxxxx XXX dan ke atas/setaraf yang memegang jawatan pentadbiran	RM2,500.00
Gred Utama/Khas C hingga A dan setaraf yang memegang jawatan pentadbiran	RM2,000.00
Gred 45 hingga 54 yang memegang jawatan Ketua PTj dan setaraf	RM1,000.00
Gred 41 ke atas tertakluk kepada kelulusan Naib Canselor	RM750.00
Pemandu Kereta Rasmi Jawatan	RM375.00

iii. Syarat bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih ini seperti berikut:

a. Kemudahan ini layak dimohon oleh pegawai setiap dua tahun. Permohonan baru hanya boleh diluluskan selepas dua tahun dikira mulai tarikh kelulusan sebelumnya tertakluk kepada

kelulusan Naib Canselor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Xxxx Xxxxxxxx.

b. Walau bagaimanapun, permohonan tuntutan pembelian alat komunikasi mudah alih diberikan secara automatik kepada pegawai yang layak di perenggan 3.1.3, i. a. dan 3.1.3, i. b. berdasarkan lantikan serta tiada kelulusan diperlukan.

c. Pembelian hendaklah dibuat dalam tahun semasa sahaja selepas kelulusan Naib Canselor diperoleh.

d. Kemudahan ini diberi secara tuntutan bayaran balik tertakluk kepada had maksimum kelayakan pegawai. Tuntutan hendaklah dikemukakan melalui borang yang diisi lengkap seperti di Lampiran 3.1 (i) dan Lampiran 3.1 (ii) berserta resit pembelian atas nama pegawai.

e. Kelulusan bantuan ini hendaklah dicatatkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan pegawai.

f. Alat komunikasi mudah alih tersebut adalah milik pegawai berkenaan dan tidak perlu direkodkan dalam Daftar Aset atau Inventori Universiti.

g. Universiti tidak akan menanggung kos sekiranya berlaku kehilangan dan kerosakan alat komunikasi mudah alih yang telah dibeli.

iv. Caj Bulanan

a. Bagi pegawai di perenggan 3.1.3, i. a. dan 3.1.3, i. b. di atas:

(i) Talian hendaklah didaftarkan atas nama Universiti dan ditanggung oleh Universiti;

(ii) Bayaran laluan dan lain-lain merangkumi caj-caj tambahan yang boleh dibayar seperti pengaktifan perayauan antarabangsa, value added services (call waiting, voice telemanager, Calling Line Indentification Restriction (CLIR), call divert dan seumpamanya), bil terperinci, duti setem dan cukai perkhidmatan jika berkaitan akan ditanggung sepenuhnya oleh Universiti;

(iii) Universiti tidak dibenarkan untuk membayar apa-apa caj yang berkaitan dengan perolehan atau pembelian alat komunikasi mudah alih seperti bayaran pendahuluan, bayaran ansuran pembelian alat, caj tambahan bagi pakej alat komunikasi mudah alih bersekali dengan talian dan insurans;

(iv) Caj panggilan bulanan bagi penggunaan alat komunikasi mudah alih yang akan ditanggung oleh Universiti terhad kepada kadar berikut:

Pegawai	Had Caj MaksimumSebulan
Turus III dan ke atas/setaraf	RM500.00
Gred Utama/Khas C hingga A dan setaraf yang memegang jawatan pentadbiran	RM350.00
Pegawai Gred 45 hingga 54 yang memegang jawatan Ketua PTj dan setaraf	RM200.00

(v) Caj panggilan yang ditanggung oleh Universiti bagi pegawai yang layak termasuk caj panggilan suara dan pelan data.

(vi) Caj panggilan bulanan yang tidak melebihi had maksimum akan ditanggung sepenuhnya oleh Universiti.

(vii) Pembayaran tambahan penggunaan pelan data ini adalah tertakluk kepada nilai maksimum caj bulanan yang diluluskan dengan mengambil kira caj panggilan dan caj lain yang dibenarkan yang dituntut bagi bulan tesebut.

(viii) Sekiranya caj panggilan bulanan melebihi had maksimum, Universiti akan membuat potongan gaji ke atas lebihan caj tersebut. Walau bagaimanapun pegawai boleh memohon kelulusan daripada Naib Canselor supaya caj panggilan rasmi bulan itu ditanggung sepenuhnya oleh Universiti. Pegawai perlu mengesahkan butir panggilan rasmi yang telah dilakukan melalui bil bulanan yang dikeluarkan oleh syarikat telekomunikasi.

(ix) Bagi tuntutan ini, Universiti akan membuat bayaran balik keseluruhan caj panggilan rasmi sahaja.

(x) Universiti akan menanggung semua caj yang dikenakan oleh syarikat telekomunikasi bagi mendapatkan talian yang sama/baru bagi kes yang bukan disebabkan kecuaian pegawai.

b. Bagi Xxxxxxx Gred 41 dan ke atas, pegawai perlu mendaftar dan menanggung sendiri kos pendaftaran talian alat komunikasi masing-masing. Pegawai berkenaan dibenarkan untuk membuat tuntutan caj panggilan pascabayar sehingga RM100.00 setiap bulan.

c. Bagi pemandu Kereta Rasmi Jawatan, pemandu perlu mendaftar dan menanggung sendiri kos pendaftaran talian alat komunikasi masing-masing. Pemandu berkenaan dibenarkan

untuk membuat tuntutan caj panggilan xxxxxxxxxx sehingga

RM50.00 setiap bulan.

d. Bagi pemandu Kenderaan Universiti, tuntutan caj panggilan pascabayar boleh dibuat sehingga maksimum RM50.00 setiap bulan.

e. Selain daripada pegawai di atas, Xxxx Xxxxxxxx atau pegawai yang diberi kuasa oleh Xxxx Xxxxxxxx juga boleh meluluskan permohonan kemudahan tuntutan caj panggilan pascabayar bulanan kepada seseorang pegawai sehingga maksimum RM100.00 melalui Borang di Lampiran 3.1 (i) dan Lampiran

3.1 (iii).

f. Bagi perenggan b, c, d, dan e di atas, kelulusan pemberian kemudahan berkenaan hendaklah tertakluk kepada syarat berikut:

(i) Keadaan tugas yang sentiasa memerlukan pegawai membuat panggilan rasmi serta-merta secara berterusan dan alat komunikasi mudah alih merupakan bentuk komunikasi yang paling berkesan bagi melaksanakan tugas berkenaan dengan cekap;

(ii) Alat komunikasi mudah alih tersebut adalah hak milik pegawai dan talian hendaklah didaftarkan atas nama pegawai; dan

(iii) Universiti akan menanggung caj panggilan sahaja.

g. Bagi perenggan b, c, d, dan e di atas, sekiranya caj panggilan bulanan melebihi had maksimum, pegawai boleh memohon sokongan daripada Ketua PTj dan kelulusan daripada Naib Canselor supaya caj panggilan rasmi bulan itu ditanggung sepenuhnya oleh Universiti. Pegawai perlu mengesahkan butir

panggilan rasmi yang telah dilakukan melalui bil bulanan yang dikeluarkan oleh syarikat telekomunikasi. Bagi tuntutan ini, Universiti akan membuat bayaran balik keseluruhan caj panggilan rasmi sahaja.

h. Universiti akan membayar caj panggilan mengikut kadar kelayakan maksimum pegawai bagi bil bulan semasa sahaja (caj semasa).

i. Xxxx Xxxxxxxx/Ketua PTj/pegawai yang diberi kuasa oleh Xxxx Xxxxxxxx serta Pegawai Penyelia bertanggungjawab terhadap perkara berikut:

(i) Menimbang permohonan bagi kategori pegawai- pegawai yang layak diberikan kemudahan alat komunikasi mudah alih dan tuntutan caj bulanan dan mengikut kuasa yang diberi;

(ii) Meneliti dan mengesahkan bahawa tuntutan bantuan yang dikemukakan oleh pegawai adalah teratur dan memenuhi syarat yang ditetapkan;

(iii) Memastikan Universiti mempunyai peruntukan yang mencukupi bagi maksud ini;

(iv) Menyediakan sistem rekod yang teratur dan terkini bagi bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih yang diluluskan dan pembayaran caj bulanan yang ditanggung oleh Universiti; dan

(v) Menimbang dan meluluskan caj bulanan alat komunikasi mudah alih yang melebihi had sekiranya berpuas hati bahawa panggilan yang dibuat adalah mustahak dan perlu untuk urusan rasmi.

j. Hal-hal lain

(i) Semua pegawai yang mendapat kemudahan ini perlu memperbaharui atau mendapatkan kelulusan yang baharu sekiranya:

(a) Telah tamat tempoh memegang jawatan pentadbiran.

(b) Bertukar ke PTj baharu.

(ii) Pegawai yang telah dibekalkan alat komunikasi mudah alih oleh Universiti di bawah peraturan sebelum peraturan ini berkuat kuasa, layak menuntut kemudahan ini selepas dua tahun dikira mulai tarikh kemudahan tersebut dibeli.

(iii) Setelah genap tempoh dua tahun, alat komunikasi mudah alih tersebut boleh dilupuskan dan ditawarkan kepada pegawai untuk dibeli pada harga seperti jadual di bawah atau dilupuskan mengikut peraturan yang berkuat kuasa. Seterusnya pegawai akan layak menikmati kemudahan di bawah peraturan ini.

(iv) Bagi pegawai yang bersara dan alat komunikasi mudah alih yang dibekalkan masih belum genap tempoh dua tahun, Universiti boleh menawarkan kepadanya mengikut kadar yang berikut:

Nilai Alat Komunikasi	Kadar Harga Jualan
RM1,000.00 ke atas	RM100.00
RM500.00 hingga RM1,000.00	RM75.00
Kurang daripada RM500.00	RM50.00

(v) Naib Canselor dibenarkan untuk menguruskan perolehan alat komunikasi mudah alih secara pakej/pukal bagi pihak pegawai yang layak di perenggan 3.1.3, i. jika kaedah demikian lebih menjimatkan dan dapat mengurangkan perbelanjaan Universiti. Bagi tujuan tersebut, Naib Canselor hendaklah mematuhi syarat berikut:

(a) Jumlah keseluruhan adalah tidak melebihi jumlah kadar kelayakan pegawai yang layak di perenggan 3.1.3, ii;

(b) Perolehan alat komunikasi mudah alih dibuat mengikut tatacara perolehan yang sedang berkuat kuasa;

(d) Pegawai yang telah dibekalkan dengan alat komunikasi mudah alih dengan kaedah ini tidak lagi layak membuat tuntutan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih dalam tempoh dua tahun.

(vi) Sekiranya Universiti menyediakan pakej caj bulanan alat komunikasi mudah alih yang dilanggan daripada syarikat telekomunikasi untuk pegawai yang layak di perenggan 3.1.3,i., pegawai diwajibkan menggunakan pakej berkenaan tertakluk kepada jumlah caj panggilan bulanan adalah tidak melebihi jumlah kadar maksimum kelayakan pegawai di perenggan 3.1.3, iv. Walau bagaimanapun, pegawai masih boleh menggunakan talian yang didaftarkan atas nama pegawai tetapi tidak dibenarkan membuat tuntutan bayaran balik caj bulanan.

(vii) Pegawai yang tidak layak membuat tuntutan di bawah peraturan ini boleh mengemukakan tuntutan panggilan rasmi melalui telefon bimbit peribadi masing-masing di bawah pekeliling bertugas rasmi yang berkuat kuasa dan pindaannya.

(viii) Peruntukan Bajet

(a) Jumlah keseluruhan Peruntukan bagi tuntutan bayar balik pembelian dan caj bulanan adalah di bawah tanggungjawab PTj masing-masing. Manakala, caj bulanan dipusatkan di Pusat Perkhidmatan Pengetahuan Dan Komunikasi (PPPK) bagi pegawai yang layak di perenggan 3.1.3, i. a. dan 3.1.3, i. b. serta 3.1.3, i. d.

(ix) Pelupusan

(a) Bagi pemegang telefon bimbit semasa, pemegang dikehendaki menyerahkan kepada PPPK untuk pelupusan. Proses pelupusan tersebut adalah mengikut peraturan semasa Universiti.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata