Contract
1. TUJUAN
Memberikan xxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxxx Xxxxxxxx XxX
0. RUANG LINGKUP
Prosedur Operasional Baku (POB) ini mencakup proses Inisiasi MoU
3. PENGERTIAN/DEFINISI
Inisiasi Mou merupakan perjanjian yang general yang terdiri dari list Kerjasama yang akan dikembangkan kemudian waktu.
4. REFERENSI
4.1. β
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Yang dapat melakukan Inisasi MoU adalah pihak DKG.
5.2. Sumber inisiasi Mou :
5.2.1. Pameran.
5.2.2. Inbound/outbound visitasi ke dan dari fakultas.
5.2.3. Inbound/outbound visitasi ke dan dari departemen.
5.2.4. Inbound/outbound visitasi ke dan dari lab.
6. RINCIAN PROSEDUR
6.1. Rincian Prosedur Pengurusan Program Inisiasi MoU.
6.1.1. Prosedur Pengurusan Program Inisiasi MoU.
6.1.1.1. Inisiasi kerja sama dikumpulkan dari pihak mitra sebelum kembali ke Indonesia.
6.1.1.2. Mengirimkan email follow up yang disertakan dengan contoh
template MoU dari DKG kepada pihak mitra.
6.1.1.3. Menunggu jawaban dari pihak luar apakah setuju dengan template MoU atau tidak, apabila tidak setuju maka DKG akan mereview template yang diajukan dari pihak luar yang akan di-review oleh Senior Manager Kerjasama Internasional.
6.1.1.4. Setelah template dari pihak mitra selesai di-review, maka template tersebut akan di kirimkan kembali kepada pihak mitra untuk mengajukan penandatanganan.
6.1.1.5. Jika sudah di setujui oleh pihak mitra, DKG menanyakan kepada pihak mitra terkait dengan prosedur penandatanganan apakah secara fisik (kedua pihak bertemu), via Mail (pihak DKG mencetak tandatangan secara fisik yang kemudian di scan dan dikirimkan fisiknya kepada pihak mitra, lalu di tandatangani oleh pihak mitra kemudian di scan dan dikirimkan kembali fisiknya ke pihak DKG), atau dengan versi digital (dengan tanda tangan digital).
6.1.1.6. Staff DKG memasukan arsip penandatangan hard copy ke arsip MoU fisik dengan menulis kode MoU yang telah ter-generate dari SIM MoU pada sticky notes yang ditempelkan pada bagian atas MoU kemudian di arsip kedalam arsip MoU fisik, bilamana MoU tersebut berbentuk digital (scan version) maka dapat di unggah pada link xxx-xx.xxx.xx.xx sesuai dengan ketentuan pada SIM MoU.
6.2. Bagan Alir Inisiasi MoU
POB Inisiasi MoU
DKG
Universitas Xxxxx
Xxxxxx
Sekertaris Institut unit
komunikasi publik
Mulai
Mengirimkan email follow up yang disertakan dengan contoh template MoU dari DKG kepada pihak mitra.
Senior manager kerjasama internasional melakukan
review terhadap template Tidak
MoU yang diajukan oleh pihak mitra.
Menyetujui template MoU?
Ya
Mengirimkan template Mengirimkan email terkait
MoU yang telah terisi dengan disetujuinya
untuk ditandatangani. template MoU dari DKG
Mengkaji kembali MoU
Tidak
Menyetujui
MoU?
Berkoordinasi dengan pihak mitra terkait dengan prosedur penandatanganan MoU
Ya
A
Mengumpulkan atau menerima inisiasi kerja sama dari pihak mitra sebelum kembali ke Indonesia
POB Inisiasi MoU
DKG Universitas Xxxxx
Xxxxxx
Sekertaris Institut unit
komunikasi publik
Via Elektronik A
Mencetak MoU untuk diajukan penandatanganan
Mengajukan paraf MoU kepada Senior manager Kerjasama Internasional
Memberikan xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx XxX
Xxxxxxxxxx paraf MoU kepada Direktorat Kemitraan Global
Mengajukan tandatangan kepada Rektor
Fisik
Dokumen MoU di scan
Menerima dokumen dan menandatangani dokumen
Mengirim dokumen fisik melalui pos kepada mitra
Menerima dokumen dan melakukan scanning terhadap dokumen yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak
Mengirimkan dokumen
kembali kepada pihak DKG
Menghubungi rektor
untuk persetujuan visit
Rektor bersedia
Menghubungi sekertaris institut untuk persiapan penandatanganan MoU
Mengarsipkan MoU pada SIM MoU
Menghubungi Rektor untuk persetujuan penandatanganan MoU secara seremonial
Menyiapkan penandatanganan seremoni MoU
Mengarsip Hard Copy
Terkait dengan fakultas/departemen/ laboratorium?
Tidak Ya
Mengirimkan scan version MoA sebagai arsip fakultas/Departemen/ Laboratorium melalui email
Selesai