BAB V PROSES PELELANGAN
BAB V PROSES PELELANGAN
5.1 Prosedur dan Proses Pelelangan (Tender)
Tender atau Pelelangan merupakan suatu proses pengajuan penawaran, memborong pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor yang akan dilaksanakan di lapangan sesuai dengan dokumen tender.
Penilaian kualifikasi adalah kegiatan yang dilakukan panitia pengadaan untuk menilai kompeteni dan kemampuan usaha penyedia jasa pelaksanaan konstruksi pada saat mengikuti pelelangan. Penilaian dilakukan terhadap dokumen kualifikasi yang ikumpulkan oleh peserta lelang. Pelelangan dibagi menjadi dua kualifikasi, yaitu prakualifikasi dan pascakualifikasi. Sedangkan kategori pelelangan juga dibagi menjadi dua, yaitu terbatas dan umum.
Ada 2 jenis Kualifikasi, yaitu:
a. Prakualifikasi
Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainya dari penyedia barang/jasa sebelum memasukkan penawaran. Sehingga hanya perusahaan yang memenuhi kualifikasi yang dapat memasukkan penawaran. Proses Prakualifikasi secara umum meliputi :
1. Pengumuman Prakualifikasi
Pada Penguuman pelelangan umum panitia pengadaan harus mengumumkan secara luas tentang adanya pelelangan umum untuk pekerjaan kompleks, melalui media cetak, papan pengumuman resmi untuk penerangan umum serta bila memungkinkan melalui media elektronik. Pengambilan dokumen kualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai 1 (satu) hari kerja sebelum baas akhir pengumpulan dokumen kualifikasi. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir pengambilan dokumen kualifikasi sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja.
2. Pengambilan dokumen prakualifikasi
Pengambilan dokumen kualifikasi dilakukan bersamaan dengan dokumen lelang, dimulai 1 (satu) hari kerja setelah pengumuman sampai 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran.
3. Pengumpulan dokumen kualifikasi
Pengumpulan dokumen kualifikasi dilakukan bersamaan dengan dokumen penawaran, dimulai 1 (satu) hari kerja setelah penjelasan. Batas akhir pengumpulan dokumen penawaran sekurang kurangnya 7 (tujuh) hari kerja setelah penerbitan adendum terakhir. Penilaian dokumen kualifikasi dilakukan setelah evaluasi dokumen penawaran.
4. Evaluasi dokumen prakualifikasi
Dalam evaluasi dokumen prakualifikaso, penilaian kualifikasi dilakukan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen kualifikasi dengan tahapan sebagai berikut :
a. Penelitian administrasi (lulus/gugur)
b. Penilaian Keuangan
c. Penilaian Teknis
d. Ambang Lulus (passing grade)
e. Sisa Kemampuan Paket (SKP)
Sedangkan pembuktian kualifikasi terhadap penyedia jasa akan diusulkan sebagai pemenang dan pemenang cadangan, dilakukan verifikaso terhadap semua data dan informasi yang ada dalam formulir isian kualifikasi dengan meminta rekaman atau asli dokumen yang sah dan bila diperlukan dilakukan konfirmasi dengan isntansi terkait.
5. Penetapan calon peserta pengadaan yang lulus prakualifikasi
Dalam penyusunan calon peserta lelang, penyedia jasa yang lulus kualifikasi dimasukkan dalam daftar peserta lelang dan disahkan oleh pengguna jasa. Semua penyedi jasa yang tercatat dalam daftar peserta lelang harus diundang untuk mengambil dokumen lelang.
6. Pengumuman hasil prakualifikasi
Hasil penilaian kualifikasi setelah ditetapkan oleh pengguna jasa disampaikan kepada seluruh peserta prakualifikasi dan diumumkan melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan internet.
b. Pascakualifikasi
Pasakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa setelah memasukkan penawaran.
Proses pascakualifikasi secara umum meliputi :
1. Penjelasan isi dokumen kualifikaso dilakukan bersamaan dengan penjelasan dokumen lelang.
2. Pengambilan dokumen kualifikaso dilakukan bersamaan dengan dokumen lelang, dimulai 1 (satu) hari kerja setelah pengumuman sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir pengumpulan dokumen penawaran.
3. Penyusunan dokumen kualifikaso dilakukan bersamaan dengan dokumen penawaran, dimulai 1 (satu) hari kerja setelah penjelasan. Batas akhir pengumpulan dokumen penawaran sekurang-kurangnya 7 (tujuh)nhari kerja setelah penerbitan adendum terakhir.
4. Penilaian dokumen kualifikasi dilakukan setelah evaluasi dokumen penawaran pemasukan dokumen kualifikasi bersamaan dengan dokumen penawaran dan terhadap peserta yang diusulkan untukmenjadi pemenang serta cadangan pemenang dievaluasi dokumen kualifikasinya.
5.2 Urutan Pelaksanaan Pelelangan Umum
Berikut urutan pelaksanaan pelelangan umum pembangunan Gedung Pondok Pesantren Madinnah Munawwarah dengan data tidak sebenarnya atau bukan merupakan data pelelangan asli proyek pembangunan Gedung Pondok Pesantren Madinnah Munawwarah Kota Semarang karena penulis hanya mensimulasikan/sebagai contoh
5.2.1 Pengumuman Lelang
Pada dasarnya proses lelang terbagi menjadi 2 proses kualifikasi yaitu pascakualifikasi dan prakualifikasi, Pada tugas akhir ini penulis akan menjabarkan / melakukan simulasi bagaimana proses pelelangan umum dengan sistem prakualifikasi yang dilanjutkan dengan tahap pascakualifikasi sehingga dapat disimpulkan dari mulai proses pengumuman lelang sampai dengan menentukan pemenang lelang dari semua kegiatan tersebut dalam pelaksanaannya diatur dalam jadwal prakualifikasi.
5.2.2 Pengambilan Dokumen Lelang
Setelah pendaftaran melalui portal website LPSE peserta dapat mengambil dokumen langsung pengadaan sesuai hari, tanggal waktu, dan tempat yang sudah ditentukan ataupun tidak langsung dengan mengunduh data yang telah di-uplode di alamat website LPSE. Dalam dokumen lelang nanti berisi semua peraturan lelang dan kontrak proyek serta menerangkan tentang spesifikasi teknis pekerjaan.
5.2.3 Undangan Aanwizjing
Peserta lelang wajib pada acara aannwizjing, apabila tidak hadir maka akan dianggap gugur oleh panitia lelang, Pada acara aanwizjing ini akan dilakukan penjelasan teknis mengenai pekerjaan yang akan dilelangkan, setiap penyedia jasa yang mengikuti acara aanwizjing akan diberikan spesifikasi teknis dan dokumen-dokumen lain dalam bentuk dokumen lelang yang nantinya harus dipelajari oleh setiap penyedia jasa.
5.2.4 Berita Acara Aanwizjing
Penjelasan administrasi dan rangkuman hasil rapat yang telah di diskusikan dituangkan pada berita acara aanwizjing, hal ini sangat diperlukan untuk mengetahui semua peserta yang haadir dalam rapat. Setiap perwakilan dari penyedia jasa juga diwajibkan untuk penandatanganan daftar hadir yang telah disiapkan oleh panitia.
5.2.5 Pemasukan Dokumen Prakualifikasi
Pada proses ini semua penyedia jasa/peminat setelah mengikuti acara aanwizjing selnjutnya mengkaji dan menghitung dari hasil berita acara aanwizjing dan selanjutnya membuat dokumen prakualifikasi penawaran lelang untuk pekerjaan konstruksi tersebut setelah dokumen selesai dibuat
selanjutnya dokumen penawaran di-uplode/diajukan kepada panitia lelang
5.2.6 Evaluasi Dokumen Penawaran Prakualifikasi dan Hasil Prakualifikasi
Pada proses ini panitia pengadaan akan mengevaluasi dari dokumen prakualifikasi yang telah dimasukkan oleh para peminat penyedia barang dan jasa untuk selanjutnya dpilih peserta yang lolos prakualifikasi untuk setelah ini mengikuti proses pembukaan penawaran (Pascakualifikasi).
5.2.7 Jadwal Pascakualifikasi dan Pemasukan Dokmen Pascakualifikasi
Setelah ditetapkan pemenang prakualifikasi selanjutnya panitia membuat jadwal kegiatan pascakualifikasi untuk selanjutnya penyedia barang dan jasa mulai memasukan dokumen penawaran pascakualifikasi.
5.2.8 Evaluasi dan Klarifikasi Pascakualifikasi
Setelah proses pembukaan penawaran pascakualifikasi selanjutnya panitia lelang akan menilai dari kualifikasi dokumen administrasi, penilaian dokumen teknis, penilaian dokumen biaya, dan penilaian dokumen kualifikasi penawaran penyedia jasa sebagai penentuan pemenang lelang. Setelah ditentukan peserta lelang yang lolos tahap selanjutnya adalah diadakan proses rapat evaluasi dan klarifikasi yang dihadiri dari penyedia jasa yang lolos kualifikasi.
5.2.9 Pembukuan Penawaran Pascakualifikasi
Setelah proses prakualifikasi dilanjutkan dengan proses pembukaan penawaran Pascakualifikasi. Penyedia jasa yang nilai penawarannya dibawah HPS dan lulus persyaratan administrasi kelengkapan dokumen lelang maka panitia pengadaan akan menunjuknya sebagai pemenang lelang.
5.2.10 Hasil Lelang
Penetapan hasil lelang dilakukan satu hari setelah klarifikasi dan negosiasi nilai kontrak kerja. Hasil lelang dihadiri oleh beberapa penyedia jasa yang ikut sebagai peserta lelang untuk menyaksikan keabsahan dari keputusan panitia lelang, hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya konflik apabila ada salah satu pihak penyedia jasa yang tidak terima dengan hasil keputusan yang telah diambil.
5.2.11 Penetapan Hasil Lelang
Penetapan pemenang ditulis pada sebuah berita acara bahwa penyedia
jasa tersebut berhak untuk memperoleh pekerjaan, pada keterangan tersebut terdapat nomor NPWP dan skor dari hasil penilaian panitia lelang.
5.2.12 Negosiasi dan Penetapan Hasil Negosiasi
Berita acara klarifikasi dan negosiasi hanya akan dihadiri oleh pemenang lelang, pertemuan kali ini membahas beberapa hal pokok yang menyangkut penilaian administrasi, penilaian dokumen teknis, penilaian dokumen biaya, dan penilaian dokumen kualifikasi. Apabila ada satu hal yang tidak sesuai dengan apa yang sejak awal dinyatakan maka pemenang lelang bisa didiskualifikasi dan digantikan dengan penyedia jasa urutan kedua.
Setelah penelitian dan penilaian sudah sesuai dengan apa yang disampaikan penyedia jasa pemenang maka selanjutnya akan dilakukan negosiasi harga penawaran. Pada tahap ini pemilik proyek berhak untuk menegosiasi harga penawaran yang telah dimasukkan oleh penyedia jasa pemenang, nilai negosiasi akan lebih rendah dari HPS dan penawaran tetapi selisihnya tidak terpaut jauh.
Negosiasi Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh X.X.X.Xxxxxxxxxxxxxx, negosiasi berarti 1) perundingan 2) penutupan suatu perjanjian. Negosiasi berarti berupaya untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi secara formal. Turunan kata tersebut antara lain “Negotiation” yang berarti menunjukkan suatu proses atau aktivitas untuk merundingkan, membicarakan sesuatu hal untuk disepakati dengan orang lain, dan "negotiable" yang berarti dapat dirundingkan, dapat dibicarakan, dapat ditawar.
Dalam kehidupan sehari, negosiasi merupakan kegiatan yang sangat biasa kita lakukan, bahkan oleh orang yang tidak mengerti arti kata negosiasi. Tanpa mengetahui arti kata negosiasi, kita tetap saja membiasakan diri kita melakukan kegiatan negosiasi. Sebagai contoh ketika berbelanja di pasar setiap orang selaku pembeli akan menawar harga barang yang akan dibelinya dengan harga yang lebih rendah. Dalam kehidupan rumah tangga ayah, ibu, dan anak-anak sering melakukan negosiasi. Sebagai contoh ketika seorang anak meminta untuk dibelikan sepeda motor kepada orang tuanya, orang tua tidak langsung mengabulkan permintaan anak tersebut, tetapi mengajukan tawaran untuk membelikan barang lain seperti HP (handphon) atau bersedia
membeli sepeda motor dengan meminta pemenuhan persyaratan tertentu misalnya anaknya harus naik kelas dan termasuk dalam peringkat 3 (tiga) terbaik di kelasnya.
Dalam dunia bisnis negosiasi dapat diartikan sebagai suatu bentuk pertemuan bisnis antara dua pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis. Negosiasi merupakan perundingan antara dua pihak dimana didalamnya terdapat proses memberi, menerima, dan tawar menawar. Negosiasi juga merupakan ijab kabul dari sebuah proses interaksi yang dilakukan oleh kedua belah pihak untuk saling memberi dan menerima atas sesuatu yang ditentukan dengan kesepakatan bersama. Tujuan negosiasi dalam bisnis, antara lain :
1. Untuk mendapatkan atau mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi, saling pengertian dan persetujuan.
2. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi penyelesaian atau jalan keluar dari masalah yang dihadapi bersama.
3. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi saling menguntungkan dimana masingmasing pihak merasa menang (win-win solution).
Xxxx Xxxxxx, ST (2004) dalam Retail Negotiator Guidance. Jakarta : PT. SUN Printing mengatakan manfaat yang diperoleh dari sebuah proses negosiasi di dalam pengertian bisnis resmi antara lain adalah:
1. Untuk mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah pihak inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga membuat hidup perekonomian. Dengan kata lain, bahwa suatu proses negosiasi bisnis merupakan bagian dari suatu proses interaksi guna menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih luas.
2. Dalam sebuah perusahaan, sebuah proses negosiasi akan memberikan manfaat untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas dan juga untuk mengembangkan pasar, yang diharapkan memberikan peningkatan penjualan. Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan efisien, yang memberikan keuntungan yang lebih besar.
Dalam jangka panjang hal ini akan memberikan kemajuan dari sebuah perusahaan.
5.2.13 Surat Perjanjian Pemborongan
Kontrak atau surat perjanjian kerja berisi mengenai pasal-pasal yang mengatu tentang semua hal yang ada urusannya dengan pekerjaan yang akan dikerjakan. Pada surat perjanjian dari pihak penyedia jasa harus tunduk pada aturan yang sudah dibuat oleh pihak owner. Isi dari kontrak adalah mengenai hal pekerjaan, pembayaran, dan pinalti yang diterima oleh penyedia jasa apabila melakukan keterlambatan dalam proses pengerjaan konstruksi.
5.2.14 Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja diterima oleh penyedia jasa pemenang lelang setelah selesainya persetujan surat perjanjian kontrak. Penyedia jasa berkewajiban untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang ditentukan, sesuai dengan spesifikasi dan kontrak harga yang tercantum di SPK.
5.2.15 Surat Perintah Kerja
Surat yang dikeluarkan dan mengacu pada surat perjanjian kerja yang tercantum pada dokumen lelang maka penyedia jasa berkewajiban untuk melakukan semua pekerjaan yang tercantum pada dokumen kontrak yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak yaitu dari pihak owner sebagai pemilik pekerjaan dan penyedia jasa yang menjalakan pekerjaan.
5.2.16 Lampiran Dokumen Proses Tahapan Lelang
Lampiran dokumen dari proses lelang umum prakualifikasi.