Nomor : 0927/J1.1/TI.08.00/2023 7 November 2023 Lampiran : Satu dokumen

Hal : Pengantar

Yth. Direktur Mitra SIPLah (Daftar Terlampir)

Menindaklanjuti pelaksanaan aanwijzing Change Request (CR) 2.4 Sistem Informasi Pengadaan Sekolah (Siplah) yang telah dilaksanakan bersama perwakilan dari seluruh Mitra pada 18 Oktober 2023 yang lalu di Jakarta, berikut kami lampirkan Rancangan CR 2.4 yang dapat dijadikan acuan untuk memulai proses pengembangan.

Adapun dokumen Rancangan ini masih dapat berubah mengikuti dinamika dalam tahap pengembangan dan belum bersifat tetap. Pencatatan perubahan akan dilakukan pada bagian Log Perubahan yang tercantum pada Dokumen Rancangan CR 2.4, untuk kemudian dapat diterapkan.

Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami sampaikan terima kasih.

Kepala Balai Layanan Platform Teknologi,

Xxxxxx Xxxxx, X.Xxx., X.Xx.

Tembusan: NIP. 198010062003121002

1. Sekretaris Jenderal Kemendikbudrsitek

2. Kepala Biro Umum dan PBJ

3. Kepala Biro Hukum

4. Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi

- 2 -

Lampiran

Nomor. : 0927/J1.1/TI.08.00/2023

Tanggal. : 7 November 2023 Perihal. : Mitra SIPLah

1. Direktur PT Deka Xxxx Xxxxxxx

2. Direktur PT Eureka Bookhoue

3. Direktur PT Global Digital Niaga

4. Direktur PT Intan Pariwara

5. Direktur PT Ladang Karya Husada

6. Direktur PT Masmedia Buana Pustaka

7. Direktur PT Mitra Edukasi Nusantara

8. Direktur PT Telekomunikasi Indonesia

9. Direktur PT Temprina Media Grafika

CHANGE REQUEST (CR) 2.4

Integrasi ARKAS - SIPlah Tahap 2, Penyesuaian dokumen PBJ dan Implementasi Biaya transaksi SIPLah

SISTEM INFORMASI PENGADAAN SEKOLAH (SIPLAH)

2023

PUSAT DATA DAN TEKNOLOGI INFORMASI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI

LEMBAR PENGESAHAN

INFORMASI DOKUMEN
Nama Dokumen	Rencana Pengerjaan Change Request (CR) 2.4
Versi Dokumen	Change Request 2.4
Tanggal Versi	27 Oktober 2023
DISUSUN OLEH : XXX XXXXXX XXXXXXXX
DIPERIKSA OLEH
Nama	Xxxx Xxxxxxx, X.Xxx.,M.Pd
NIP	197702282001121001
Jabatan	Sub-koordinator Aplikasi, Pusat Data dan Teknologi Informasi, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
Tanda Tangan
DIKETAHUI OLEH
Nama	Xxx Xxxxxxxxxx, X.Xxx, M. TI
NIP	197303242002121002

Jabatan	Koordinator Xxxxxxxxx Xxxxxxxx dan Keamanan Informasi, Pusat Data dan Teknologi Informasi, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi
Tanda Tangan
Nama	Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, X. Xxx
NIP	197103172006041001
Jabatan	Koordinator Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxx TIK, Infrastruktur, dan SPBE
Tanda Tangan
DISETUJUI OLEH
Nama	Xx. X. Xxxxx Xxxxxxxx, S.T,. X.Xx.
NIP
Jabatan	Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi
Tanda Tangan

Log Perubahan Dokumen
Perubahan	tanggal
●

2. MAKSUD DAN TUJUAN 5

2. KEBUTUHAN PENGEMBANGAN 7

2.1 DASAR HUKUM 7

2.2 KEBUTUHAN ALUR BISNIS PROSES 8

2.3 KEBUTUHAN PENGEMBANGAN TEKNIS 13

2.3.1 Perubahan bisnis proses 13

A. Penghapusan pengajuan perubahan pesanan setelah transaksi berhasil terbuat (fitur Ubah Transaksi/Pesanan) 13

B. Penyesuaian pemilihan sumber dana 14

C. Pemetaan barang dengan perencanaan ARKAS 15

D. Draft Surat Pesanan 19

E. Penandaan transaksi pada status belum dibayar 20

F. Penyesuaian Dokumen PBJ 22

G. Biaya Transaksi SIPlah Kepada Penyedia 22

I. Penyimpanan permanen Dokumen PBJ SIPLah 26

J. Penambahan pernyataan terhadap aturan PPN pada saat penyedia memasukkan item 27

K. Penyeragaman perhitungan tampilan harga SIPlah terkait PPN 28

L. Penyeragaman NPWP Penyedia sebagai syarat KYC pendaftaran penyedia pada Mitra PPMSE 28

2.3.2 Penyesuaian API Agregasi SIPLah 29

ARSITEKTUR SISTEM 32

Arsitektur Rilis Fase I 32

Arsitektur Rilis Fase II 32

LINIMASA 33

PENUTUP 33

LAMPIRAN 34

1.1 Draft Surat pemesanan; 35

1.1.1 Judul Dokumen: Draft Surat Pesanan 35

1.1.2 Judul Dokumen: Surat Pesanan 35

1.2 Dokumen Pemeriksaan (Preview Page BAST) 37

1.3 Bukti pembayaran / Invoice. 38

1. PENDAHULUAN

1. LATAR BELAKANG

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) dalam menjalankan amanat Undang Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional wajib meningkatkan standar pelayanan minimal dengan prinsip manajemen berbasis sekolah. Salah upaya untuk meningkatkan manajemen berbasis sekolah, khususnya dalam hal tata kelola dana pendidikan yang diterima oleh Satuan Pendidikan (Satdik), adalah pembuatan pedoman tentang Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) pada Satdik.

Untuk memudahkan pelaksanaan pedoman tersebut, Kemendikbud telah mengembangkan Sistem Informasi Pengadaan di Sekolah (SIPLah) sebagai suatu sistem elektronik yang dapat digunakan oleh Satdik untuk melakukan Pengadaan Barang/Jasa.

SIPLah adalah sebuah ekosistem aplikasi pasar daring yang dapat digunakan oleh Satdik dalam proses PBJ yang bersumber dari dana pendidikan yang dikelola oleh Satdik.Pada tahun 2019 Kemendikbud telah berhasil mengimplementasikan SIPLah, dan sudah melalui tiga kali pemilihan Mitra Pasar Daring SIPLah. Pada saat ini bentuk kerja sama Mitra Pasar Daring yang selanjutnya akan disebut sebagai PPMSE (Pengelola Penyelenggara Perdagangan Melalui Sistem Elektronik) SIPLah memiliki bentuk kerja sama tanpa waktu tertentu.

Pada periode kerja sama yang ke 3 Tahun 2023, sesuai dengan Keputusan Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi No 40 tahun 2023 terdapat 9 PPMSE yang melanjutkan kemitraan dengan Kementerian dalam pengelolaan SIPLah. Berikut daftar PPMSE yang bekerja sama :

1. PT. Deka Xxxx Xxxxxxx

2. PT. Eureka Bookhouse

3. PT. Global Digital Niaga

4. PT. Intan Pariwara

5. PT. Ladang Karya Husada

6. PT. Masmedia Buana Pustaka

7. PT. Mitra Edukasi Nusantara

8. PT. Telekomunikasi Indonesia

9. PT. Temprina Media Grafika

SIPLah sebagai salah satu ekosistem pasar daring yang membantu satdik melakukan proses PBJ tentunya berkaitan dengan regulasi pasar daring yang berlaku. Hal ini termasuk Permendikbudristek No. 63 Tahun 2022 tentang Petunjuk Teknis Dana BOSP dan Permendagri No. 3 Tahun 2023 tentang Pengelolaan Dana BOSP pada Pemerintah Daerah. Sebagai salah satu Sistem Informasi Pengadaan Pemerintah yang sudah berjalan sejak tahun 2019, maka diperlukan beberapa perubahan di dalam ekosistem SIPLah untuk mengakomodasi peraturan tersebut.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Dokumen ini bermaksud untuk memberikan gambaran mengenai perubahan aplikasi SIPLah untuk yang akan di kembangkan PPMSE SIPLah dalam mengakomodasi Peraturan Permendikbudristek No. 18 Tahun 2022 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan, Keputusan Kapusdatin No. 6127 Tahun 2022 tentang Panduan Pelaksanaan Standar Manajemen Operasional Sistem Informasi Pengadaan Satuan Pendidikan, dan Keputusan Kapusdatin No. 6128 Tahun 2022 tentang Panduan Pelaksanaan Standar Manajemen Teknis Sistem Informasi Pengadaan Satuan Pendidikan.

Rencana Pengerjaan Change Request (CR) 2.4 bertujuan untuk membuat SIPLah semakin sesuai dengan interpretasi Permendikbudristek Nomor 18 Tahun 2022 terutama pada tahapan penetapan penyedia. Secara spesifik, CR 2.4 berusaha menjawab proses penetapan penyedia dan konfirmasi pesanan sebelum permintaan pengadaan menjadi kontrak pengadaan. Selain itu, CR 2.4 juga berusaha menjawab kebutuhan kesesuaian proses pengadaan dengan proses perencanaan anggaran dan kegiatan sekolah sebagaimana diatur pada Permendikbudristek Nomor 63 Tahun 2022 dan Permendagri Nomor 3 Tahun 2023.

2. KEBUTUHAN PENGEMBANGAN

2.1 DASAR HUKUM

1. Peraturan Pemerintah No. 18 Tahun 2022 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan

2. Permendikbudristek 18 Tahun 2022 pasal 19

3. Permendikbudristek No.63 Tahun 2022 pasal 51, 52, dan 53 mengenai ketepatan pengumpulan laporan realisasi penggunaan Dana BOSP dan konsekuensi anggaran atas keterlambatan bagi Satuan Pendidikan

4. Permendikbudristek No.63 Tahun 2022 pasal 62 ayat (2) huruf l dan m

○ Memastikan semua Satuan Pendidikan sesuai kewenangan menggunakan Xxxx XXXX sesuai dengan perencanaan Satuan Pendidikan

○ Memastikan semua Satuan Pendidikan sesuai dengan tahapan pelaporan dan pertanggungjawaban Dana BOSP.

5. Permendagri 3 tahun 2023 pasal 8 ayat (7) dan (8)

○ Kepala Satdikmen negeri dan Satdiksus negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab secara formal dan material atas belanja Dana BOS pada Satdikmen negeri dan Satdiksus negeri pada pemerintah daerah provinsi.

○ Kepala Satdikdas negeri, Satdikpaud negeri dan Satdikkesetaraan negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bertanggung jawab secara formal dan material atas belanja Dana BOS pada Satdikdas negeri, Dana BOP PAUD pada Satdikpaud negeri dan Dana BOP Kesetaraan pada Satdikkesetaraan negeri pada pemerintah daerah kabupaten/kota.

6. Keputusan Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi Kemdikbudristek No. 6128 tahun 2022 tentang Panduan Pelaksanaan Standar Manajemen Teknis Sistem Informasi Pengadaan Satuan Pendidikan

7. Keputusan Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi Kemdikbudristek No. 6127 Tahun 2022 tentang Panduan Pelaksanaan Standar Manajemen Operasional Sistem Informasi Pengadaan Satuan Pendidikan

2.2 KEBUTUHAN ALUR BISNIS PROSES

Perubahan	Dasar Kebutuhan Bisnis
A. Penghapusan pengajuan perubahan pesanan setelah transaksi berhasil terbuat	Berdasarkan Permendikbudristek No. 18 Tahun 2022 pasal 18, pengguna atau satdik tidak diperbolehkan untuk mengubah detail pembelanjaan pada transaksi yang sudah berhasil terbuat. Perubahan hanya dapat dilakukan ketika ditemukan barang/jasa tidak sesuai dengan kesepakatan dalam proses pemeriksaan dan serah terima barang/jasa. Agar selaras dengan ketentuan tersebut maka, fitur ubah transaksi/pesanan yang ada pada halaman transaksi/pesanan pengguna perlu dihapuskan atau di non-aktifkan sehingga tidak dapat dipakai oleh satdik.
B. Penyesuaian pemilihan sumber dana	Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan dan Permendikbudristek No. 18 Tahun 2022, Pengadaan Barang dan Jasa Satuan Pendidikan dapat bersumber dari jenis pendanaan apapun. Maka dari itu, satdik dapat berbelanja melalui PPMSE dan diwajibkan untuk memilih sumber dana yang akan satdik pakai untuk membayar pembelanjaan tersebut. Namun, perlu adanya penyesuaian terkait dengan pemilihan sumber dana yang saat ini terletak pada halaman PPMSE agar pemilihan sumber dana oleh satdik dapat berjalan dengan lebih baik lagi.
C. Pemetaan barang dengan perencanaan ARKAS	Sesuai dengan Permendikbudristek No. 18 Tahun 2022 pasal 13 dan Permendikbudristek No. 63 Tahun 2023 pasal 46, 47, dan 48; pembelanjaan satuan pendidikan, terutama yang bersumber dari Dana BOSP harus sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan di ARKAS. Pemetaan pembelanjaan dimaksudkan untuk mempermudah implementasi dari kedua regulasi diatas. Dimana pengguna atau satdik akan diarahkan menuju satu

	halaman baru yaitu halaman Perencanaan Pembelanjaan untuk memetakan semua pembelanjaan dengan perencanaan yang telah disahkan oleh Dinas. Lalu setelah pemetaan selesai, Satdik akan diarahkan kembali ke halaman PPMSE untuk melanjutkan proses pembuatan transaksi.
D. Penandaan transaksi pada status belum dibayar setelah tanggal 31 Desember batas tahun anggaran	Berdasarkan data transaksi yang masuk melalui API Agregasi Kemendikbudristek, pada tahun 2022, terdapat sekitar 350,226 transaksi yang dengan status yang belum diselesaikan dengan melibatkan 104,597 Satuan pendidikan. Transaksi ini menggantung disebabkan telah melewati tahun anggaran secara PBJ namun belum terselesaikan secara status di sistem SIPLah. berdasarkan Permendagri No.24 Tahun 2022 pasal 34 dan 44 ayat 2(l) dan Permendikbudristek 18 tahun 2022 pasal 19, maka dibutuhkan penyesuaian aplikasi untuk menandai(whitelist) transaksi yang masih belum dibayar sebelum pada saat tanggal 31 Desember tahun anggaran berjalan saat itu, guna mengumpulkan data transaksi yang tidak diselesaikan pada tahun anggaran tersebut dan merangkum data yang tidak dapat dialirkan pada ARKAS.
E Draft Surat Pesanan	● Berdasarkan Keputusan Kapusdatin Nomor 6127 Tahun 2022 tentang SOP Manajemen Operasional SIPLah, dibutuhkan tambahan proses SIPLah yaitu dokumen Draft Surat pesanan yang dapat dilihat (Preview) namun tidak dapat diunduh baik Satdik maupun penyedia. Setelah penyedia melakukan konfirmasi maka Draft surat pesanan tersebut menjadi Surat Pesanan yang dapat di cetak dan di unduh oleh Satdik dan Penyedia.

F. Penyesuaian Dokumen PBJ

● Pada dokumen invoice yang digunakan sebagai bukti bahwa sekolah sudah lunas membayar maka dokumen invoice memuat status lunas untuk transaksi tersebut.

● Sesuai dengan Permendagri No. 3 Tahun 2023. Bahwa kepala Satdik bertanggung jawab secara formal dan material atas belanja Dana BOS yang dikelolanya. Maka untuk kebutuhan formal semua dokumen PBJ akan menggunakan identitas Kepala satuan pendidikan.

● Sesuai dengan hasil hasil evaluasi dokumen pengadaan barang/jasa satuan pendidikan oleh Kementerian butuh dilakukan penyesuaian sebagai berikut:

○ penyediaan fitur cetak dokumen dalam setiap tahapan pengadaan

○ penutupan fitur-fitur pembuatan dokumen perencanaan pengadaan

G. Pengenaan biaya transaksi SIPlah Kepada Penyedia

Sesuai dengan Persesjen 12 Tahun 2022 tentang Standar Penyelenggaraan SIPLah pasal 9 ayat (2), PPMSE diperbolehkan memperoleh manfaat finansial dengan persetujuan dari Kementerian. Biaya Transaksi ini dimaksudkan agar Kemitraan PPMSE SIPLah dapat memberikan insentif dan pendanaan yang lebih berkesinambungan bagi PPMSE SIPLah dalam menunjang pengelolaan sistem. Biaya transaksi SIPlah akan dikenakan dari PPMSE kepada penyedia yang berjualan di SIPlah dengan tarif maksimal Rp. 5000,- per transaksi sesuai dengan regulasi dan ketentuan pengelolaan SIPLah yang berlaku. Biaya transaksi akan dikenakan pada transaksi yang memiliki barang PPN.

H. Persetujuan Penutupan pengajuan

Berdasarkan Keputusan Kapusdatin Nomor 6127 Tahun 2022 tentang SOP Manajemen Operasional SIPLah Lampiran II Bab II,

pembatalan	Kemendikbudristek dalam hal ini Biro Umum dapat melakukan jawaban atas pengajuan pembatalan dengan status sudah BAST dan setelahnya. Kemendikbud dalam hal ini dapat masuk ke dalam aplikasi PPMSE untuk melakukan persetujuan atau penolakan terhadap pengajuan pembatalan transaksi.
I. Penyimpanan permanen Dokumen PBJ SIPLah	Sesuai dengan Laporan Hasil Pemeriksaan BPK terhadap SIPLah pada tahun 2022, diperlukan pencetakan file secara soft copy yang tidak dapat diubah dan disimpan secara permanen pada penyimpanan secara digital. Percetakan dokumen secara sementara (temporary file) tidak diperbolehkan karena terdapat perbedaan periode cetak dan menghindari perubahan data yang berubah karena waktu yang percetakan berbeda.
J. Penambahan pernyataan terhadap aturan PPN pada saat penyedia memasukkan item	Berdasarkan temuan dari tim pusdatin terdapat penyedia yang tidak memasukkan barang ke dalam kategori yang kena pajak. Namun jika ditelusuri barang/jasa tersebut terkena PPN. sehingga dibutuhkan pernyataan dari penyedia bahwa item yang di jual penyedia sudah memenuhi sesuai aturan yang berlaku.
K. Penyeragaman Perhitungan tampilan harga SIPLah	Berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pengadaan oleh satuan pendidikan di SIPLah, ditemukan terdapat perbedaan tampilan harga yang tidak seragam terutama pada proses negosiasi dan perbandingan pada marketplace. Hal ini menjadi keluhan satuan pendidikan dalam melaksanakan pengadaan karena menjadi kesulitan menentukan harga yang sebenarnya akan mereka bayar. Pada saat satdik melakukan perencanaan di ARKAS, harga yang mereka cantumkan adalah harga yang sudah termasuk pajak. Atas kondisi tersebut, untuk mempermudah satuan pendidikan dalam proses perencanaan, pengadaan, hingga pelaporan

	realisasi anggaran, diharapkan agar yang ditampilkan oleh PPMSE pada Platform SIPLah adalah harga termasuk pajak (dengan rincian harga pokok dan pajaknya). Tampilan ini juga wajib diterapkan pada saat proses negosiasi dan perbandingan, maupun tampilan etalase normal ketika tidak dilakukan negosiasi dan perbandingan. Dilakukannya penyesuaian ini diharapkan agar satuan pendidikan memiliki estimasi dana yang cukup untuk melakukan pembayaran.
L. Penyeragaman NPWP	Berdasarkan hasil pemantauan data pengadaan oleh satuan
Penyedia sebagai syarat	pendidikan di SIPLah, ditemukan bahwa penyedia masih bisa
KYC pendaftaran	mendaftar pada Mitra PPMSE menggunakan Nomor Pokok Wajib
penyedia pada Xxxxx	Xxxxx (NPWP) Daerah. Penggunaan NPWP Daerah ini
PPMSE	menyebabkan perbedaan standar data yang mayoritas besar
	adalah NPWP yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pajak
	(DJP). Perbedaan standar NPWP juga menyebabkan
	permasalahan ketika terjadi pengiriman data dari Mitra SIPLah
	kepada DJP, yang berdampak pada kualitas data SIPLah.

2.3 KEBUTUHAN PENGEMBANGAN TEKNIS

Dalam rangka memenuhi kebutuhan bisnis yang telah disebutkan pada bagian sebelumnya, maka diperlukan pengembangan sistem PPMSE SIPLah, sebagai berikut:

2.3.1 Perubahan bisnis proses

A. Penghapusan pengajuan perubahan pesanan setelah transaksi berhasil terbuat (fitur Ubah Transaksi/Pesanan)

Sesuai dengan Permendikbudristek No. 18 Tahun 2022, pengguna atau satdik tidak diperbolehkan untuk mengubah detail pembelanjaan pada transaksi yang sudah berhasil terbuat. Perubahan hanya dapat dilakukan ketika ditemukan barang/jasa tidak sesuai dengan kesepakatan dalam proses pemeriksaan dan serah terima barang/jasa. Agar selaras dengan ketentuan tersebut maka, fitur ubah transaksi/pesanan yang ada pada halaman transaksi/pesanan pengguna perlu dihapuskan atau di non-aktifkan sehingga tidak dapat dipakai oleh pengguna. Jika terdapat kesalahan pada pemesanan yang dilakukan oleh satdik, maka satdik harus melakukan pembatalan untuk pesanan tersebut. Adapun penyesuaian yang harus dilakukan oleh Xxxxx adalah:

1. Penghapusan fitur ubah transaksi atau ubah pesanan

Fitur ubah transaksi/pesanan yang berfungsi untuk mengubah informasi mengenai barang, jumlah, atau pun sumber dana dari transaksi yang sudah terbuat perlu dihapuskan atau di non-aktifkan sehingga tidak dapat dipakai oleh satdik. Fitur tersebut biasa terdapat pada halaman kumpulan transaksi atau pesanan yang sudah di buat oleh satdik. Ketika change request 2.4 ini rilis, untuk menu, status, ataupun pengajuan perubahan yang sedang berjalan masih dapat terus dilanjutkan dan diakses oleh satdik serta penyedia. Namun, satdik tidak dapat membuat pengajuan baru.

2. Kembalikan semua barang dari transaksi yang dibatalkan ke keranjang satdik Untuk mempermudah satdik dalam proses pembelian ulang, harap letakkan kembali semua barang dari transaksi yang sebelumnya telah dibeli oleh satdik ke dalam keranjang. Hal ini akan memfasilitasi perubahan dan pembelian ulang yang lebih cepat jika satdik ingin melakukan penyesuaian terhadap

barang-barang tersebut. Harap tambahkan pula keterangan atau penjelasan pada halaman pop-up konfirmasi pembatalan pesanan bahwa satdik dapat menemukan barang-barang tersebut pada halaman keranjang

B. Penyesuaian pemilihan sumber dana

Saat ini, sedang dilakukan pengembangan tahap 2 untuk integrasi ARKAS-SIPLah yang akan dirilis pada tahun 2024 berupa halaman perencanaan pembelanjaan. Integrasi akan terjadi sebelum satdik selesai membuat pesanan. Ketika satdik berada di halaman checkout, mereka akan diarahkan ke satu halaman Perencanaan Pembelanjaan untuk melakukan pemetaan barang yang hendak dibeli dengan perencanaan yang telah disahkan oleh dinas pada Aplikasi Rencana Kegiatan Anggaran Sekolah (ARKAS). Setelah pemetaan selesai, satdik akan diarahkan kembali ke halaman PPMSE untuk pembuatan transaksi. Berikut alur yang pembelanjaan yang terjadi:

Dengan diterapkannya halaman Perencanaan Pembelanjaan, perlu dilakukan penyesuaian terkait pemilihan sumber dana yang saat ini tersedia di setiap halaman checkout atau halaman keranjang pada PPMSE. Pemilihan sumber dana akan dialihkan ke halaman Perencanaan Pembelanjaan yang dimiliki oleh Kemendikbudristek. Oleh karena itu, diperlukan penyesuaian berupa:

● Penghapusan drop down pilihan sumber dana pada platform Mitra

Mitra tidak akan memperoleh detail data terkait sumber dana yang diterima oleh xxxxxx. Informasi mengenai sumber dana akan disediakan oleh sistem pada halaman Perencanaan Pembelanjaan setelah satdik melakukan pemetaan pembelanjaan dengan perencanaan RKAS pada halaman tersebut.

C. Pemetaan barang dengan perencanaan ARKAS

Selaras dengan pengembangan integrasi ARKAS-SIPLah tahap 2 atau pengembangan halaman Perencanaan Pembelanjaan yang telah dijabarkan pada perubahan bisnis sebelumnya, berikut adalah beberapa hal yang harus disesuaikan berdasarkan kebutuhan, seperti:

1. Pergantian SSO Dapodik dengan SSO Sumber Daya Sekolah (SDS)

Sesuai dengan kebutuhan integrasi ARKAS-SIPLah tahap 2, pengguna akan diarahkan ke halaman Perencanaan Pembelanjaan untuk melakukan pemetaan barang dengan perencanaan ARKAS. Halaman yang dimaksud adalah halaman terpisah dari halaman PPSME yang membutuhkan fungsi login senyap dan fungsi untuk kembali ke tautan terakhir sebelum masuk ke halaman Perencanaan Pembelanjaan. Saat ini, fungsi login yang sudah terpasang belum memenuhi kebutuhan tersebut sehingga, perlu adanya pergantian fungsi login yang memadai.

Dengan perubahan tersebut, ketika satdik mengklik tombol login/masuk menggunakan login Dapodik, satdik akan diarahkan ke SSO SDS. Kemudian, setelahnya akan diarahkan ke halaman SSO SDS, pada halaman tersebut satdik dapat memilih login menggunakan Dapodik untuk melanjutkan proses login seperti biasa. Langkah-langkah untuk menghubungkan SSO SDS dapat mengikuti tautan berikut:

xxxxx://xxxxxx-xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxx-xxx

2. Penyamaan informasi barang pada halaman keranjang untuk satdik yang berada pada satu sekolah yang sama

Penyamaan informasi barang yang dimaksud adalah bagi satdik dengan peran Xxxxxxxxx, Petugas PBJ, dan Kepala Sekolah yang terdaftar pada sekolah yang

sama harus memiliki informasi barang yang sama pada halaman keranjang masing-masing user. Penyamaan isi dari halaman keranjang ini ditujukan agar memudahkan koordinasi antar satdik yang melakukan add to cart atau penambahan ke keranjang dengan satdik yang melakukan pembuatan transaksi. Sehingga, satdik dapat memastikan bahwa barang-barang yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan sekolah dan mengoptimalkan proses pengadaan barang secara kolektif.

3. Perubahan penamaan tombol pada halaman keranjang dan check out

Sesuai dengan kebutuhan yang telah dijabarkan diatas, diperlukan perubahan penamaan pada tombol “Checkout”/”Beli Sekarang”/”Lanjut ke Pemesanan”/”Buat Pesanan” pada halaman keranjang dan checkout agar disesuaikan dengan langkah selanjutnya yang akan dilakukan oleh satdik. Sebelumnya, tombol tersebut digunakan sebagai pemicu untuk melanjutkan proses dari halaman keranjang ke halaman check out bagi beberapa PPMSE dan pembuatan transaksi. Namun, sekarang tombol tersebut akan digunakan sebagai pemicu pengguna untuk diarahkan ke halaman Perencanaan Pembelanjaan. Berikut adalah penamaan yang dianjurkan:

Bagi PPMSE yang memiliki halaman keranjang, action button yang akan mengarahkan satdik ke halaman check out diubah menjadi:

“Lanjutkan ke halaman check out”

Untuk action button yang ada pada halaman check out diganti menjadi:

“Buat Draft Surat Pesanan”

4. Penghapusan check box pada halaman keranjang/cart

Untuk mempermudah proses pemetaan pembelanjaan dengan perencanaan, bagi PPMSE yang memiliki halaman keranjang, mohon hapus fungsi checkbox dimana satdik dapat memilih atau mengkurasi kembali barang-barang yang hendak mereka beli. Sehingga, barang yang ada pada halaman keranjang merupakan barang yang akan di proses menuju halaman checkout atau proses transaksi selanjutnya. Jika terdapat barang yang tidak akan dibeli, satdik harus menghapus barang tersebut agar tidak disertakan pada proses pembelian dan perencanaan.

5. Mengarahkan pengguna ke halaman Perencanaan Pembelanjaan

Setelah satdik memasukkan barang (items) yang hendak dibeli pada halaman checkout, memilih metode pengiriman, dan mencentang ketentuan Pengadaan Barang/Jasa (PBJ), satdik akan diarahkan menuju halaman Perencanaan Pengadaan. Media yang diberikan kepada pengguna berupa modal/pop-up page dengan teks sebagai berikut:

“Anda akan menuju Halaman Perencanaan Pembelanjaan”

“Di halaman Perencanaan Pembelanjaan, Anda dapat memilih sumber dana untuk pesanan ini & wajib melakukan pencatatan pesanan sesuai kegiatan pada RKAS yang telah disahkan.”

Halaman pop-up juga harus dilengkapi dengan dua tombol, yaitu:

● Tombol “Lanjutkan” dengan fungsi untuk mengarahkan satdik ke halaman Perencanaan Pembelanjaan. Berikut adalah dokumen teknikal yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan:

xxxxx://xxxxxx-xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxx

● Tombol “batal” untuk membatalkan aksi dan mengembalikan satdik ke halaman

checkout

Referensi desain:

6. Pengecekan ketersediaan kuantitas dan harga barang yang akan dibeli oleh satdik pada sistem PPMSE

Sesuai dengan dokumen teknikal berikut:

xxxxx://xxxxxx-xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxx

Satdik akan diarahkan ke halaman Perencanaan Pembelanjaan untuk memetakan semua pembelanjaan. Ketika satdik melakukan pemetaan, tidak menutup kemungkinan proses akan membutuhkan waktu lebih lama. Sehingga, ketika pemetaan selesai dan satdik diarahkan kembali ke halaman PPMSE, sistem pada PPMSE harus melakukan pengecekan terhadap ketersediaan jumlah barang dan harga yang akan dibeli. Jika terdapat ketidaksesuaian terhadap jumlah barang yang dibeli dengan jumlah barang yang tersedia pada penyedia (current stock) atau adanya perubahan harga untuk barang tersebut, maka PPMSE harus menyediakan fungsi dimana:

● Satdik dapat kembali ke halaman keranjang dan melihat jumlah barang yang sudah disesuaikan dengan ketersediaan barang yang ada pada penyedia dan melanjutkan transaksi hanya dengan jumlah barang tersedia, atau

● Membatalkan semua pesanan.

Namun, jika pesanan dapat diakomodir oleh penyedia dan tidak ada perubahan pada harga, PPMSE dapat melanjutkan proses pembuatan pesanan dan draf surat pesanan lalu memberikan informasi kepada satdik bahwa pesanan berhasil terbuat.

7. Penyesuaian peran Xxxxxxxxx dan Pelaksana PBJ

Saat ini, pada halaman PPMSE peran Bendahara dan pelaksana PBJ hanya dapat melakukan penambahan barang ke halaman keranjang saja. Sedangkan untuk pembuatan transaksi hanya dapat dilakukan oleh Kepala Sekolah atau PLT Kepala Sekolah. Ketika Halaman Perencanaan Pembelanjaan rilis bersamaan

dengan change request 2.4, perlu adanya penyesuaian kapabilitas dari peran Bendahara dan Pelaksana PBJ, dimana Bendahara dan Pelaksana PBJ nantinya dapat mengakses halaman checkout, mengklik tombol “Buat Draft Surat Pesanan” pada halaman tersebut, dan dapat mengakses Halaman Perencanaan Pembelanjaan.

D. Draft Surat Pesanan

Berdasarkan kebutuhan proses pengadaan barang / jasa Satdik, maka dibutuhkan dokumen permintaan sekolah sebelum di konfirmasi oleh penyedia. Pada aplikasi SIPLah akan diakomodir dengan dokumen “Draft Surat Pesanan”. Ketika Satdik selesai melakukan proses checkout akan menghasilkan dokumen Draft Surat Pesanan tanpa memiliki no surat, Draft Surat pesanan hanya dapat dilihat namun tidak dapat di unduh. Ketika Penyedia menyetujui pesanan satdik maka dokumen Draft Surat Pesanan menjadi dokumen “Surat Pesanan”, surat pesanan yang keluarkan PPMSE memiliki no surat. Surat Pesanan yang di hanya dicetak sekali tidak dapat diubah. Selanjutnya dapat diunduh berulang kali. Penyesuaian field pada draft surat pesanan dan surat pesanan

Pada saat penyedia melakukan konfirmasi maka langkah yang akan dilakukan adalah penyedia menekan tombol konfirmasi pesanan kemudian langsung diarahkan untuk menekan tombol cetak dokumen pdf surat pesanan. Cetak dokumen surat pesanan tidak dapat diabaikan atau di lewatkan karena akan berakibat Surat pesanan tidak tersimpan, dan proses konfirmasi belum selesai. Sehingga penyedia wajib menekan tombol tersebut. Setelah mencetak surat pesanan, dokumen tersebut tercetak dan disimpan dalam storage PPMSE dan dapat diunduh berulang kali oleh satdik, penyedia dan pengawas. Penyimpanan dokumen pada mitra minimal 10 tahun.

E. Penandaan transaksi pada status belum dibayar

Sesuai dengan kebutuhan integrasi ARKAS - SIPLah, data transaksi yang ada di SIPlah akan dialirkan secara otomatis ke BKU RKAS, pada saat pencatatan transaksi di ARKAS, belanja dalam hal ini pembayaran yang melewati tahun anggaran tidak dapat

dicatatkan pada BKU RKAS. Sehingga dibutuhkan penyesuaian terhadap penandaan otomatis pada sistem, penandaan yang dilakukan yaitu transaksi yang belum dibayar pada saat tanggal 31 Desember jam 23.59 penandaan ini berfungsi sebagai tanda bahwa data tersebut tidak dapat dialirkan ke BKU ARKAS. Seluruh transaksi yang masih dalam status dibuat, dikonfirmasi, dikirim dan BAST termasuk transaksi pesanan yang akan ditandai otomatis. Berikut penyesuaian yang dilakukan dalam sistem :

1. Peringatan akan muncul pada bulan Desember pada saat satdik melakukan checkout. Selama periode 1 Desember - 31 Desember, ketika satdik melakukan akan checkout muncul message yang berisi sebagai berikut :

Title : Pastikan Anda tidak melewati tenggat pembayaran

Body : Silakan melunasi pembayaran paling lambat 31 Desember 2024 pukul 23.59 agar pesanan tidak tandai sebagai transaksi yang tidak dapat dilaporkan ke BKU ARKAS. Jika terlambat keterlambatan pembayaran dan barang sudah diterima, maka proses pengembalian dan biaya lain yang mungkin timbul menjadi tanggung jawab satuan pendidikan dan penyedia.

Peringatan ketika sekolah akan melakukan pembuatan draft surat pesanan akan ada pada halaman perencanaan pembelanjaan. Halaman perencanaan pembelanjaan akan dibuat oleh tim kemendikbudristek dan menjadi bagian dari web SIPLah.

2. Peringatan akan muncul pada bulan Desember tanggal 1 sampai 31 Desember pada saat Penyedia melakukan konfirmasi pesanan. Berikut pesan peringatan kepada Penyedia :

Title : Pastikan pesanan terkirim sebelum tenggat pembayaran

Body : Anda diimbau untuk mengirim pesanan sebelum tenggat pembayaran pada 31 Desember 2024. Jika pengiriman terlalu mendekati tenggat pembayaran, akan ada resiko keterlambatan penerimaan pembayaran dari satuan pendidikan dan segala resiko yang menyebabkan transaksi tidak dapat dilaporkan ke BKU ARKAS maka resiko penyelesaian akan menjadi tanggung jawab satuan pendidikan dan Penyedia.

3. Penandaan secara otomatis pada tanggal 31 Desember jam 23.59 pada transaksi yang masih memiliki status dibuat, dikonfirmasi, dikirim, dan BAST. Status transaksi menjadi “transaksi melewati tahun anggaran tidak dapat dilaporkan ke ARKAS”.

4. Mitra memasang banner pada carousel halaman utama pada saat rilis fase II di tampilkan di masing - masing PPMSE pemberitahuan pembatalan otomatis terhadap transaksi yang belum dibayar. Contoh desain dapat mengikuti sebagai berikut:

“Satuan pendidikan wajib melunasi pembayaran pesanan paling lambat 31 Desember . Jika belum lunas sampai 31 Desember, Pesanan yang dibuat oleh satuan pendidikan di mitra SIPLah dan belum dibayar akan di tandai sebagai transaksi yang tidak dapat dialirkan ke BKU ARKAS.”

5. Pengawas kemendikbudristek dan mitra dapat melihat daftar transaksi dengan status “transaksi melewati tahun anggaran tidak dapat dilaporkan ke ARKAS” pada dashboard pengawas PPMSE SIPLah.

6. Satdik dan Penyedia dapat melihat status “transaksi melewati tahun anggaran tidak dapat dilaporkan ke ARKAS” pada detail halaman transaksi.

F. Penyesuaian Dokumen PBJ

a. Status lunas pada invoice

Berdasarkan Permendikbud 18 tahun 2022, salah satu dokumen yang disyaratkan adalah dokumen bukti bayar. Dokumen invoice akan memuat informasi sebagai bukti bayar seperti jumlah uang yang dibayarkan Satdik, tanggal invoice (tanggal pembayaran) dan Status Pembayaran yaitu lunas. Template tambahan dapat dilihat pada lampiran.

b. Pemeriksa Barang / Jasa pada BAST

Sesuai dengan Permendagri 3 tahun 2023 pasal 8, maka yang bertanda tangan pada dokumen PBJ termasuk BAST, semua akan menggunakan NIP dan Nama Pelaksana (Kepala Satuan pendidikan) atau Pelaku PBJ yang ditunjuk bertanggung jawab atas pengelolaan dana BOS/BOP. Sehingga data yang diambil dalam API

agregasi bukan lagi petugas yang login pada aplikasi SIPLah namun Kepala Satdik

/ Satdik yang ditunjuk mengelola dana BOS/BOP.

c. Penyediaan fitur cetak dokumen dalam setiap tahapan pengadaan

Sesuai dengan hasil evaluasi dokumen pengadaan barang/jasa satuan pendidikan oleh Kementerian, butuh dipastikan bahwa seluruh proses pengadaan berikut juga membutuhkan dokumen yang dapat dicetak permanen dan diunduh berulang kali dalam bentuk file PDF oleh Satuan Pendidikan:

i. Perbandingan → dicetak menjadi dokumen hasil perbandingan

ii. Negosiasi → dicetak menjadi dokumen hasil negosiasi

d. Penutupan fitur-fitur pembuatan dokumen perencanaan pengadaan

Sesuai dengan hasil evaluasi dokumen pengadaan barang/jasa satuan pendidikan oleh Kementerian, ditemukan bahwa dokumen perencanaan pengadaan dihasilkan setelah transaksi dan menyalin dokumen pesanan. Atas hasil evaluasi dan temuan tersebut seluruh fitur-fitur pembuatan dokumen perencanaan pengadaan harus ditutup, untuk selanjutnya akan dikeluarkan dan distandarkan melalui menggunakan Portal Rencana Belanja yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Change Request ini.

G. Biaya Transaksi SIPlah Kepada Penyedia

Biaya transaksi merupakan biaya yang akan dikenakan oleh PPMSE ke Penyedia, satuan harga yang diizinkan oleh kemendikbudristek adalah maksimum Rp. 5000,- per transaksi per invoice. PPMSE dapat mengajukan biaya transaksi yang disepakati dengan kementerian. Biaya transaksi tersebut berlaku flat untuk semua transaksi dengan tanpa ada pengecualian secara jumlah item dan maupun nilai transaksi yang dibayarkan, berikut ketentuan pengenaan biaya transaksi :

1. Maksimum nilai yang dikenakan kepada penyedia per transaksi per invoice maksimal Rp. 5000,- (lima ribu rupiah)

2. Biaya transaksi hanya akan dikenakan jika Satdik membeli barang dengan kategori PPN.

3. Jika terdapat gabungan barang/jasa dalam 1 invoice yang terdapat non PPN, maka transaksi tersebut akan dikenakan biaya transaksi hanya kepada barang PPN

4. Tarif Pengenaan biaya transaksi berlaku flat, Jika PPMSE ingin melakukan perubahan karena kebutuhan bisnis perlu dilakukan pengajuan ke BLPT Kemendikbudristek untuk disepakati lebih lanjut secara terpisah dari dokumen ini.

5. PPMSE akan memasukkan ke dalam ketentuan yang diketahui oleh Penyedia saat mendaftar menjadi penyedia baru di PPMSE dan memberikan notifikasi kepada penyedia yang sudah terdaftar secara berkala.

6. PPMSE memperlihatkan rincian potongan biaya di tampilan penyedia dan admin apa saja yang masuk dalam daftar potongan pada saat penyedia melakukan pencairan / admin PPMSE melakukan penyaluran dana.

Contoh : desain potongan yang dikenakan kepada penyedia

7. Transaksi dengan nilai invoice barang PPN sama dengan dibawah Rp.

1.000.000 (satu juta rupiah rupiah) tidak akan dikenakan biaya transaksi, atau Rp. 0 (Nol rupiah).

8. Perhitungan pengenaan biaya transaksi di atas Rp1,000,000 dilihat dari harga barang sebelum kena pajak atau harga bersih yang dimasukkan oleh penyedia

Berikut simulasi perhitungan pengenaan biaya transaksi;

Transaksi (dalam satu invoice)	Nominal	Biaya transaksi
Barang PPN	Lebih dari Rp.1.000.000,-	Dikenakan biaya Rp.5.000,-
Barang PPN	Sama dengan kurang dari Rp1.000,000,-	Tidak dikenakan biaya
Barang Non PPN	kurang / lebih dari Rp.1.000.000,-	Tidak dikenakan biaya
Barang PPN + non PPN	Nilai barang PPN lebih dari Rp.1.000.000	Dikenakan biaya Rp.5.000,-
Barang PPN + non PPN	Nilai barang PPN sama dengan kurang dari Rp.1.000.000,-	Tidak dikenakan biaya

10. Jika dalam satu invoice terdapat lebih dari satu barang PPN, selama ada total harga barang PPN dengan nominal diatas Rp1,000,000 maka invoice tersebut dikenakan biaya transaksi

11. Pada proses pencairan nilai transaksi kepada penyedia yang bersifat sekaligus dalam jumlah besar (bulk), maka perhitungan pemotongan biaya transaksi dilakukan per invoice yang cairkan. Contoh dalam 1 kali pencairan terdapat 5 invoice yang masing - masing invoice memiliki nilai lebih dari Rp.1.000.000,- barang yang termasuk dalam PPN. sehingga total potongan biaya transaksi adalah Rp. 25.000,- dalam pencairan tersebut.

H. Persetujuan penutupan transaksi pada pengajuan pembatalan

Kemendikbudristek dalam tugas pokok dan fungsi sebagai pengawas PBJ (Biro Umum) akan melakukan persetujuan / penolakan terhadap pengajuan pembatalan transaksi dengan status BAST. Melanjutkan dari change request 2.3, fitur pengajuan pembatalan transaksi, transaksi yang telah diverifikasi berdasarkan surat pernyataan dari penyedia dan satdik dapat diajukan kepada kementerian melalui sistem. Kemendikbudristek dengan hanya tipe akun pengawas kemendikbudristek dapat memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pengajuan pembatalan transaksi yang dieskalasi oleh Mitra ke Kementerian dan belum diatur dalam SOP SIPLah. Berikut adalah alur pembatalan. Penerimaan atau penolakan akan mengikuti SLA SOP yang ditetapkan. Berikut alur pengajuan pembatalan transaksi dengan Status

BAST.

Ketika admin PPMSE SIPLah mengajukan daftar pembatalan yang telah diverifikasi dan membutuhkan eskalasi kepada Kemendikbudristek, maka sistem akan memberikan notifikasi melalui email kepada akun dengan tipe Pengawas Kemendikbudristek untuk dilakukan persetujuan / penolakan. Notifikasi dikirimkan per transaksi yang diajukan pembatalan. Pengawas Kemendikbudristek akan melakukan persetujuan / penolakan per transaksi yang diajukan sesuai dengan SLA yang disetujui 5 hari kerja, Pengawas Kemendikbudristek akan memproses pengajuan tsb.

I. Penyimpanan permanen Dokumen PBJ SIPLah

Berdasarkan hasil data di lapangan, ditemukan kasus terjadinya perubahan dokumen dan data yang dicetak dengan menggunakan cara cetak sementara (temporary). Sehingga dibutuhkan percetakan dokumen PBJ yang bersifat permanen hanya dicetak satu kali dan dapat di unduh berulang baik dari Satdik,

Pengawas Kemendikbud, dan Penyedia. File yang disimpan berupa file PDF. Dokumen PBJ yang akan di kirim dari SIPLah ke kemendikbud sebagai berikut:

a. Dokumen Hasil Perbandingan, dengan ukuran per file maksimum 1 MB

b. Dokumen Hasil Negosiasi, dengan ukuran per file maksimum 1 MB

c. Surat Pemesanan, dengan ukuran per file maksimum 2 MB

d. Berita Acara Serah Terima, dengan ukuran per file maksimum 3 MB

e. Bukti Pembayaran, dengan ukuran per file maksimum 2 MB Dokumen pengajuan pembatalan :

a. Surat Kesepakatan Pembatalan Transaksi, dengan ukuran per file

maksimum 3 MB

J. Penambahan pernyataan terhadap aturan PPN pada saat penyedia memasukkan item

Kondisi saat ini banyak ditemukan invoice yang memiliki barang PPN namun dimasukkan ke dalam barang non PPN. Sehingga dibutuhkan ketentuan secara tertulis pada saat penyedia memasukkan barang/jasa. Barang/jasa yang dimasukkan harus sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku serta sudah dimasukkan ke dalam kategori yang benar, termasuk kategori barang yang terkena pajak/tidak. Klausul ini di masukkan ke dalam TOC (term and condition) pada saat pertama kali penyedia mendaftar. Untuk penyedia yang sudah terdaftar maka perlu dibuatkan notifikasi yaitu penambahan baru sebagai tambahan perubahan yang harus disetujui oleh penyedia yang ingin berjualan di SIPLah. Berikut contoh pernyataan yang harus dicentang oleh penyedia pada klausul perubahan TOC baik penyedia lama dan penyedia baru:

K. Penyeragaman perhitungan tampilan harga SIPlah terkait PPN

Berdasarkan kebutuhan yang disebutkan kebutuhan bisnis, satuan pendidikan perlu melihat harga yang sudah termasuk PPN pada seluruh tampilan dan proses PBJ. PPMSE perlu menyeragamkan tampilan harga yang muncul pada platform PPMSE menjadi harga termasuk harga PPN (untuk item yang masuk dalam kategori PPN), pada seluruh tampilan dan proses PBJ. sebagai contoh saat Satdik melakukan proses PBJ seperti pencarian, negosiasi, perbandingan dan penambahan pada keranjang belanja harga yang tampil merupakan harga yang sudah termasuk pajak.

L. Penyeragaman NPWP Penyedia sebagai syarat KYC pendaftaran penyedia pada Mitra PPMSE

Berdasarkan kondisi yang disebutkan pada kebutuhan proses bisnis, Mitra PPMSE diwajibkan melakukan penyeragaman standar Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) penyedia yang sudah terdaftar maupun calon penyedia gunakan pada saat mendaftar atau menggunakan sistem PPMSE menjadi NPWP yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP). PPMSE dihimbau mewajibkan standar NPWP yang bisa digunakan penyedia di sistem adalah NPWP yang diterbitkan secara nasional oleh DJP, bukan NPWP Daerah.

Dalam pendaftaran penyedia baru, penggunaan NPWP Daerah pada proses KYC tidak dapat dilakukan, penyedia hanya bisa menggunakan NPWP yang terstandar nasional. Sementara itu untuk penyedia yang sudah beroperasi pada sistem Mitra PPMSE dan teridentifikasi belum menggunakan NPWP terstandar dari DJP, maka diwajibkan untuk mengubah NPWP terdaftar dari DJP hingga proses Change Request ini selesai. Apabila sampai proses Change selesai dan ditemukan kasus penyedia menggunakan NPWP tidak terstandar nasional, maka mitra wajib memberhentikan sementara kegiatan transaksi penyedia tersebut

sampai dilakukan penggantian NPWP. Penyeragaman ini bermaksud untuk menjaga kualitas data dan proses pengiriman data ke Kementerian maupun K/L terkait.

PPMSE perlu memberikan warning pada penyedia yang sudah terdaftar dan terdeteksi masih menggunakan NPWP daerah untuk melakukan perubahan data menjadi NPWP standar Nasional. Jika penyedia tidak melakukan perubahan pada Data NPWP maka penyedia tidak dapat mengkonfirmasi pesanan dan melakukan proses transaksi dengan Satdik.

2.3.2 Penyesuaian API Agregasi SIPLah

PPMSE SIPLah melakukan pengembangan API Agregasi dengan mengikuti spesifikasi yang dapat dilihat pada pranala (link) berikut:

xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionOrderReturned xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionBastGenerated xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionPaymentConfirmed xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionPaymentSettled xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionClosed

2. Terkait Draft Surat Pesanan (2.3.1.D), terdapat penambahan atribut docSp yang dapat diisi dengan informasi dokumen Surat Pesanan. xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionCreated dan xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionInfoUpdated

3. Terkait Penandaan transaksi pada status belum dibayar (2.3.1.E), Penambahan atribut yearOverdue yang dapat diisi dengan total atau jumlah transaksi yang melewati tahun dan belum terbayar. xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.X econciliation/operation/ReconDomainTransactionsIds

4. Terkait Biaya Transaksi SIPlah Kepada Penyedia (2.3.1.G), terdapat penambahan atribut ppmseFee yang dapat diisi dengan harga biaya transaksi untuk PPMSE yang dibebankan ke penyedia. xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.x0.Xx ansactionsCollector/operation/CollectTransactionPaymentSettled

5. Terkait Persetujuan penutupan transaksi pada pengajuan pembatalan (2.3.1.H)

● Penambahan endpoint untuk pengajuan persetujuan ke pengawas kemendikbud ke SIPLah (service API agregasi) sebagai pemicu pengiriman email ke pengawas kemendikbud.

● Terdapat penambahan atribut closedInspectorBy yang dapat diisi dengan informasi pengawas PBJ (Biro Umum) sebagai entitas yang melakukan

konfirmasi persetujuan / penolakan terhadap pengajuan pembatalan. xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxx or.v1.TransactionsCollector/operation/CollectTransactionClosed

6. Terkait Penyimpanan permanen Dokumen PBJ SIPLah (2.3.1.I) dan termasuk Draft Surat Pesanan (2.3.1.D)

a. Penambahan API untuk pengunggahan 5 dokumen PBJ yang akan di kirim dari SIPLah ke kemendikbud dan 1 dokumen pengajuan pembatalan. xxxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/x0/xxxxx

b. Untuk dokumen hasil perbandingan, terdapat penambahan atribut docComparison yang dapat diisi dengan informasi dokumen. xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxx or.v1.TransactionsCollector/operation/CollectTransactionOrderProcessed

c. Untuk dokumen hasil negosiasi, tetap menggunakan atribut baNego.docBaNego. xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxx or.v1.TransactionsCollector/operation/CollectTransactionOrderProcessed

d. Untuk dokumen surat pemesanan, dapat mengacu ke poin 3 (Terkait Draft Surat Pesanan).

e. Untuk dokumen Berita Acara Serah Terima, tetap menggunakan atribut bast xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxx or.v1.TransactionsCollector/operation/CollectTransactionBastGenerated

f. Untuk dokumen Bukti Pembayaran, terdapat penambahan atribut docPayment xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxx or.v1.TransactionsCollector/operation/CollectTransactionPaymentConfirmed

g. Untuk dokumen Surat Kesepakatan Pembatalan Transaksi, terdapat penambahan atribut docClose xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxx0/#xxx/xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxxxxx or.v1.TransactionsCollector/operation/CollectTransactionClosed

ARSITEKTUR SISTEM

Arsitektur Rilis Fase I

Pada rilis Change Request ini di fase pertama, terdapat perubahan arsitektur sistem sehingga menjadi sebagai berikut:

Arsitektur Rilis Fase II

Pada rilis Change Request ini di fase kedua, tidak terdapat perubahan arsitektur sistem (sama seperti rilis fase I).

LINIMASA

PENUTUP

Seluruh PPMSE SIPLAH wajib mengikuti proses change request dan melakukan pengembangan aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang ditentukan.

Semua file dokumentasi teknis mengenai API agregasi SIPLah akan ditayangkan dan dipelihara pada laman berikut xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxx/ dan daftar perubahan dapat di lihat pada tautan berikut xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxx.xx.xx/xxx/xxxxxx/xxxx/xxxxxxxxx,

Para PPMSE diharapkan memperhatikan segala perubahan dan changelog di tautan tersebut.

LAMPIRAN

Berikut adalah lampiran perubahan dokumen yang dibutuhkan.

1.1 Draft Surat pemesanan;

1.1.1 Judul Dokumen: Draft Surat Pesanan

Dokumen paling sedikit memuat hal sesuai dengan gambar berikut:

DRAFT SURAT PESANAN			Nama Satuan Pendidikan : …..
Paket Pesanan :			Tanggal Pesanan : ….
			Tanggal Negosiasi : ….
WAKTU PENGERJAAN PESANAN : … WAKTU PENGIRIMAN PESANAN : …
RINCIAN PEKERJAAN
No	Uraian Barang/Jasa	Jumlah (QTY)	Satuan Ukuran	Harga Satuan	Total Harga
1	…	…	Rp …	Rp …	Rp …
2	…	…	Rp …	Rp …	Rp …
dst				PPN PPh Biaya Pengiriman Asuransi	Rp … Rp … Rp … Rp …
				Total Pembayaran	Rp …
Terbilang …
Hak dan Kewajiban Penyedia dan Satuan Pendidikan 1. Penyedia berkewajiban untuk menyediakan barang/jasa sesuai dengan Surat Pesanan dan dalam jangka waktu transaksi yang berlaku. 2. Penyedia berhak melakukan penagihan dalam bentuk Proforma Invoice setelah pekerjaan dalam Surat Pesanan ini sudah dilakukan dan dibuktikan dengan Berita Acara Serah Terima. 3. Penyedia berkewajiban memberikan Invoice sebagai bukti pelunasan pembayaran atas pekerjaan dalam Surat Pesanan ini kepada Satuan Pendidikan 4. Pelaksana dalam kapasitas mewakili Satuan Pendidikan berhak untuk mendapatkan barang atau jasa sesuai Surat Pesanan ini. 5. Pelaksana berhak menolak barang/jasa yang tidak sesuai dengan surat pesanan. 6. Pelaksana dalam kapasitas mewakili Satuan Pendidikan berkewajiban untuk menyelesaikan pembayaran sesuai dengan mekanisme pembayaran yang berlaku pada sistem. 7. Xxxxxx perselisihan yang timbul dari Surat Pesanan ini diselesaikan antara para pihak sesuai ketentuan yang berlaku.
…………., ………………….
Penyedia …			Pelaksana … NIP …

1.1.2 Judul Dokumen: Surat Pesanan

Dokumen paling sedikit memuat hal sesuai dengan gambar berikut:

SURAT PESANAN			Nama Satuan Pendidikan : …..
Paket Pesanan :			No Surat Pesanan : ….. Tanggal Pesanan : ….
			Tanggal Negosiasi : ….
WAKTU PENGERJAAN PESANAN : … WAKTU PENGIRIMAN PESANAN : …
RINCIAN PEKERJAAN
No	Uraian Barang/Jasa	Jumlah (QTY)	Satuan Ukuran	Harga Satuan	Total Harga
1	…	…	Rp …	Rp …	Rp …
2	…	…	Rp …	Rp …	Rp …
dst				PPN PPh Biaya Pengiriman Asuransi	Rp … Rp … Rp … Rp …
				Total Pembayaran	Rp …
Terbilang …
Hak dan Kewajiban Penyedia dan Satuan Pendidikan 1. Penyedia berkewajiban untuk menyediakan barang/jasa sesuai dengan Surat Pesanan dan dalam jangka waktu transaksi yang berlaku. 2. Penyedia berhak melakukan penagihan dalam bentuk Proforma Invoice setelah pekerjaan dalam Surat Pesanan ini sudah dilakukan dan dibuktikan dengan Berita Acara Serah Terima. 3. Penyedia berkewajiban memberikan Invoice sebagai bukti pelunasan pembayaran atas pekerjaan dalam Surat Pesanan ini kepada Satuan Pendidikan 4. Pelaksana dalam kapasitas mewakili Satuan Pendidikan berhak untuk mendapatkan barang atau jasa sesuai Surat Pesanan ini. 5. Pelaksana berhak menolak barang/jasa yang tidak sesuai dengan surat pesanan. 6. Pelaksana dalam kapasitas mewakili Satuan Pendidikan berkewajiban untuk menyelesaikan pembayaran sesuai dengan mekanisme pembayaran yang berlaku pada sistem. 7. Xxxxxx perselisihan yang timbul dari Surat Pesanan ini diselesaikan antara para pihak sesuai ketentuan yang berlaku.
…………., ………………….
Penyedia …			Pelaksana … NIP …

1.2 Dokumen Pemeriksaan (Preview Page BAST)

1.2.1 Xxxxx Xxxxx: Pemeriksaan Pesanan

1.2.2 Laman paling sedikit memuat hal sesuai dengan gambar berikut:

1.3 Bukti pembayaran / Invoice.

1.3.1 Judul Dokumen: Invoice

1.3.2 Dokumen paling sedikit memuat hal sesuai dengan gambar berikut:

Document Metadata

Table of Contents

Nomor : 0927/J1.1/TI.08.00/2023 7 November 2023 Lampiran : Satu dokumen

Document Metadata