TATA TERTIB
TATA TERTIB
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM
PT SELAMAT SEMPURNA Tbk (“Perseroan”)
1. Rapat Umum Pemegang Saham ini adalah Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Perseroan (”RUPS” atau ”Rapat”).
2. WAKTU DAN TEMPAT
Rapat diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 19 Mei 2023 Waktu : 09:00 BBWI
Tempat : Wisma ADR Lantai 9 Jl. Xxxxx Xxxx X Xx. 1 Jakarta Utara
3. MATA ACARA RAPAT
1) Persetujuan atas Laporan Tahunan Perseroan termasuk pengesahan Laporan Tugas Pengawasan Dewan Komisaris Perseroan, serta pengesahan Laporan Keuangan Konsolidasian Perseroan untuk tahun buku yang berakhir 31 Desember 2022.
2) Persetujuan penggunaan laba bersih Perseroan untuk tahun buku yang berakhir 31 Desember 2022.
3) Penetapan honorarium dan/atau tunjangan anggota Dewan Komisaris, dan penetapan gaji dan/atau tunjangan anggota Direksi Perseroan untuk tahun buku 2023.
4) Penunjukkan Kantor Akuntan Publik untuk melakukan audit terhadap Laporan Keuangan Perseroan tahun buku 2023 dan/atau audit lain yang dibutuhkan Perseroan.
4. KETUA RAPAT
a. Sesuai dengan ketentuan Pasal 22 ayat (1) Anggaran Dasar Perseroan, RUPS dipimpin oleh salah satu anggota Dewan Komisaris
RULES OF CONDUCT
THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS PT SELAMAT SEMPURNA Tbk (“Company”)
1. This General Meeting of Shareholders is an Annual General Meeting of Shareholders of the Company (“GMS” or “Meeting”).
2. TIME AND VENUE
The meeting is convened on:
Day/Date : Friday, 19th May, 2023 Time : 9:00 a.m. Western
Indonesian Time (BBWI)
Venue : Wisma ADR 9th Floor Jl. Xxxxx Xxxx X Xx. 1 Jakarta Utara
3. MEETING AGENDA
1) Approval of the Annual Report of the Company including ratification of the Board of Commissioners’ Supervisory Report, and ratification of the Consolidation Financial Statement of the Company for financial year ended December 31st, 2022.
2) Approval for appropriation of the Company’s net profit for financial year ended December 31st, 2022.
3) Determination on the honorarium and/or benefit of the Board of Commissioners and determination on the salary and/or benefit of the Board of Directors of the Company for the 2023 financial year.
4) Appointment of Public Accountant Firm to audit the Consolidation Financial Statement of the Company for the 2023 financial year and/or the other audit as required by the Company.
4. CHAIRMAN OF THE XXXXXXX
a. Pursuant to Article 22 paragraph (1) of the Articles of Association of the Company, the GMS shall be chaired by one of member of the Board
berdasarkan surat penunjukan dari Dewan Komisaris. Dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tidak hadir atau berhalangan hadir, RUPS dipimpin oleh salah satu anggota Direksi berdasarkan surat penunjukan dari Direksi. Dalam hal semua anggota Dewan Komisaris atau anggota Direksi tidak hadir atau berhalangan hadir sebagaimana dimaksud dalam paragraf ini, Rapat dipimpin oleh seorang yang dipiliuh oleh dan dari pemegang saham yang hadir dalam Rapat yang ditunjuk dari dan oleh Xxserta Rapat.
b. Ketua Rapat berhak mengambil langkah- langkah yang dianggap perlu diluar Tata Tertib agar Rapat dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
c. Ketua Rapat bertanggung jawab atas
kelancaran jalannya Rapat.
5. PESERTA RAPAT
a. Para pemegang saham dalam Perseroan dapat diwakili oleh orang lain untuk menghadiri Rapat berdasarkan Surat Kuasa yang formatnya disediakan Perseroan atau yang sudah memberikan kuasa secara elektronik (“e-Proxy”) melalui fasilitas Electronic General Meeting System KSEI (“eASY.KSEI”).
b. Pemegang saham, baik sendiri maupun diwakili berdasarkan surat kuasa yang sah, yang berhak hadir dalam RUPS adalah:
o bagi yang sahamnya belum dimasukkan dalam Penitipan Kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (”KSEI”), hanyalah pemegang saham Perseroan yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada hari Rabu, 26 April 2023 pukul 16.00 BBWI; atau
o bagi yang sahamnya berada dalam Penitipan Kolektif KSEI, hanyalah pemegang rekening yang namanya tercatat sebagai pemegang
of Commissioners pursuant to an appointment letter of the Board of Commissioners. In the event all members of the Board of Commissioners are absent or unable to attend, GMS shall be chaired by one of the members of the Board of Directors based upon the letter of appointment by the Board of Directors. In the event all members of the Board of Commissioners or members of the Board of Directors are absent or unable to attend as referred to in this paragraph, the Meeting shall be chaired by someone chosen by and from the present shareholders in the Meeting appointed by and from the Meeting Participants.
b. The Chairman of the Meeting is entitled to decide or act in a manner deemed necessary outside the Rules of Conducts according to his or her discretion to keep the Meeting running smoothly and orderly.
c. The Chairman of the Meeting is responsible for ensuring the Meeting runs well.
5. PARTICIPANTS OF THE MEETING
a. The shareholders of the Company may be represented by the proxies to attend the Meeting based on Power of Attorney which form is agreed by the Company or for those giving their proxies via electronic (“e-Proxy”) through KSEI Electronic General Meeting System (“eASY.KSEI”) facility.
b. The Shareholders who are entitled to attend, whether they attend in person or are represented with valid power of attorney, at the GMS are:
o for those whose shares have not been electronically registered in the Collective Custody of PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”), only the shareholders whose names are registered in the Company's Shareholder Register as at 4.00
p.m. Western Indonesian Time (BBWI) on Wednesday 26th April, 2023; or
o for those whose shares are in the Collective Custody of KSEI, only the account holders whose names are registered as the
saham Perseroan dalam rekening efek Bank Kustodian atau Perusahaan Efek pada hari Rabu, 26 April 2023 pukul 16.00 BBWI; atau
o kuasa pemegang saham yang sudah memberikan kuasanya secara patut melalui e-Proxy melalui platform eASY.KSEI.
Ketua Rapat berhak meminta pemegang saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik untuk membuktikan keabsahannya untuk hadir dalam Rapat, sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dan telah diumumkan dalam Pemanggilan Rapat.
c. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan pegawai Perseroan tidak diperkenankan bertindak sebagai kuasa bagi pemegang saham dalam Rapat dan pada pemungutan suara dalam Rapat. Suara-suara yang mereka keluarkan sebagai kuasa dalam Rapat dianggap batal dan tidak sah, dan tidak akan dihitung dalam pemungutan suara.
d. Hanya para pemegang saham atau kuasanya yang sah yang berhak untuk mengajukan pendapat, pertanyaan dan memberikan suara sehubungan dengan mata acara yang dibahas dalam Rapat.
6. UNDANGAN
Undangan adalah mereka yang hadir atas undangan Direksi Perseroan, namun tidak mempunyai hak berpendapat, bertanya atau memberikan suara sebagai pemegang saham selama Rapat berlangsung.
7. BAHASA
Rapat diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia. Dalam hal terdapat penjelasan yang menggunakan dalam Bahasa Inggris, maka akan disertakan penjelasannya secara ringkas ke dalam Bahasa Indonesia.
Company’s shareholders in the securities account of the Custodian Bank or Securities Company as at 4.00 p.m. Western Indonesian Time (BBWI) on Wednesday 26th April, 2023; or
o the shareholders proxies evidenced by a lawful power of attorney or for those giving their proxies via e-Proxy through eASY.KSEI platform.
The Chairman of the Meeting shall have the right to request the shareholders or their authorized proxies who are present electronically to prove their eligibility and validity to attend the Meeting, in accordance with the requirement which is determined and announced in the invitation of the Meeting.
c. Members of the Board of Directors, members of the Board of Commissioners and the employees of the Company are not allowed to act as the shareholders proxies at the Meeting and to cast their votes at the Meeting. Their votes addressed in the Meeting as a proxies will be deemed void and invalid and will not be counted.
d. Only the shareholders or their authorized proxies have the right to voice an opinions, raise questions and cast their votes in relation to the discussed agenda of the Meeting.
6. INVITEES
Invitees are those present at the Meeting upon the invitation of the Board of Directors of the Company, but they have no right to voice an opinions, raise questions or cast votes as shareholders during the Meeting.
7. LANGUAGE
The Meeting will be conducted in Bahasa Indonesia. If there is an explanation conveyed in English, simultaneously the summary of explanation in Bahasa Indonesia of the discussion of the Meeting will be provided.
8. KUORUM KEHADIRAN RAPAT
Sesuai ketentuan Anggaran Dasar Perseroan dan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (“OJK”) No.15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka (“POJK 15/2020”), Rapat adalah sah dan dapat dilangsungkan apabila dihadiri oleh pemegang saham dan/atau kuasa mereka yang sah, yang mewakili lebih dari 1/2 (satu per dua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang telah dikeluarkan oleh Perseroan.
Dalam hal pemegang saham atau kuasanya yang sah telah melakukan registrasi dalam platform RUPS elektronik Perseroan dan memberikan suaranya melalui e-voting sebelum Rapat dilaksanakan, maka pemegang saham atau kuasanya yang sah tersebut dianggap sah telah menghadiri Rapat.
9. MEKANISME RAPAT
a. Semua mata acara Rapat dibahas satu per satu dan dibicarakan secara berkesinambungan.
b. Bagi pemegang saham dan penerima kuasa yang telah teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI namun tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan Tayangan Rapat dalam format webinar, tetap dianggap sah hadir dan terhitung sebagai kuorum kehadiran Rapat.
c. Pemegang saham dan penerima kuasa yang menghadiri Rapat dengan hanya menyaksikan Tayangan Rapat dalam format webinar, namun tidak teregistrasi dalam daftar hadir di aplikasi eASY.KSEI, maka kehadirannya dalam Rapat dianggap tidak sah dan tidak terhitung sebagai kuorum kehadiran Rapat.
d. Bila pemegang saham atau kuasa pemegang saham memasuki ruang Rapat setelah Rapat dinyatakan dibuka oleh Ketua Rapat, maka untuk tertibnya Rapat, yang bersangkutan tidak diperkenankan untuk melaksanakan hak-haknya sebagai pemegang saham dalam Rapat.
8. MEETING QUORUM
Pursuant to the Company’s Articles of Association and Otoritas Jasa Keuangan (“OJK”) Regulation No.15/POJK.04/2020 on Planning and Convening of General Meeting of Shareholders of Public Companies (“POJK 15/2020”), the Meeting shall be valid and can be conducted if it is attended by shareholders and/or their authorized proxies representing more than 1/2 (half) of the total shares with valid voting rights issued by the Company.
If the shareholders or their authorized proxies have registered in the Company’s electronic GMS platform and/or cast their vote by e-voting prior to the Meeting thus the shareholders or their authorized proxies will be considered as present at the Meeting.
9. MEETING MECHANISM
a. All Meeting’s Agenda shall be discussed one by one and continuously.
b. The Shareholders and proxies who have registered to attend electronically on the eASY.KSEI application but do not have the opportunity to watch the Meeting in webinar format, are still considered valid to attend and counted as the quorum for the Meeting attendance.
c. The Shareholders and proxies who attend the Meeting by only watching the Meeting in webinar format, but are not registered in the attendance register on the eASY.KSEI application, then their attendance at the Meeting is considered invalid and does not count as a quorum for Meeting attendance.
d. If the shareholders or its proxies enters the Meeting’s premises after the Meeting has been declared opened by the Chairman of the Meeting, for the Meeting orderly, the Shareholders or proxies shall not allowed to do the rights of shareholders in the Meeting.
10. TANYA JAWAB
a. Dalam setiap mata acara Rapat, diberikan kesempatan untuk tanya jawab. Kecuali Ketua Rapat menentukan lain, tanya jawab hanya dilakukan dalam 1 (satu) sesi saja untuksetiap mata acara dan setiap pertanyaanakan dibahas dalam waktu maksimum 10 (sepuluh) menit.
b. Pemegang saham atau kuasanya yang sah dapat mengajukan pertanyaan melalui:
1) tertulis pada kertas yang khusus disediakan pada saat memasuki ruang Rapat; atau
2) kolom chat yang tersedia pada platform eASY.KSEI, dengan menyebutkan:
o Nama;
o Jumlah saham yang dimiliki/diwakili; dan
o Mata acara yang relevan dan pertanyaan yang berkaitan langsung dan relevan dengan pokok mata acara.
c. Hanya pertanyaan yang memenuhi ketentuan di atas yang akan dibacakan dan ditanggapi. Tiap-tiap pemegang saham atau kuasanya yang sah hanya dapat mengajukan maksimal 2 (dua) pertanyaan per mata acara Rapat.
d. Jika dipandang perlu oleh Ketua Rapat, Ketua Rapat dapat menjawab pertanyaan secara langsung atau meminta Direksi untuk memberikan jawaban atau tanggapan terhadap pertanyaan yang diajukan, dan untuk hal ini dapat meminta pihak(-pihak) lain yang berkompeten untuk memberikan jawaban atau tanggapan.
11. KEPUTUSAN DAN PEMUNGUTAN SUARA
a. Sesuai dengan ketentuan Pasal 23 ayat (8) Anggaran Dasar Perseroan dan POJK 15/2020, seluruh keputusan Rapat diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai maka keputusan dilakukan dengan pemungutan suara.
10. DISCUSSION SESSION
a. On each matter on the agenda of the Meeting, a session shall be reserved for questions and answers. The question- and-answer session will only be held once for each matter on the agenda and each question raised will only be discussed within a maximum time of 10 (ten) minutes.
b. Shareholders or their authorized proxies ask questions via:
1) shall be made in writing on a form provided upon enter the Meeting premises; or
2) chat room provided in the eASY.KSEI platform, by mentioning:
o Name;
o Number of shares owned/represented; and
o Relevant agenda of the Meeting and the question.
c. Only questions that meet the above conditions will be read and responded to. Each shareholder or their authorized proxies can only submit a maximum of 2 (two) questions for each agenda of the Meeting.
d. If necessary, the Chairman of the Meeting shall directly answer to any questions or may instruct the Board of Directors to provide the answers or responses to each question raised, and they may appoint other competent party(ies) to provide answer or response.
11. RESOLUTIONS AND VOTING
a. Pursuant to the Article 23 paragraph (8) of the Company’s Article of Association and POJK 15/2020, all resolutions at the Meeting shall be resolved amicably. If an amicable resolution could not be reached, the matter shall be resolved by way of casting of votes.
b. Tiap-tiap saham memberi hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara.
c. Pemungutan suara langsung per mata acara pada pelaksanaan Rapat dapat berlangsung secara fisik maupun elektronik melalui platform eASY.KSEI.
d. Untuk pemungutan suara secara fisik, yang tidak setuju atau abstain akan diminta mengangkat tangan mereka dan menyerahkan kertas suaranya yang telah terisi kepada petugas Rapat. Mereka yang abstain dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara terbanyak. Apabila suara yang setuju dan tidak setuju sama banyaknya, usul harus ditolak.
e. Berdasarkan Pasal 11 ayat (6) Peraturan OJK No.16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik (“POJK 16/2020”), maka pemegang saham dari saham dengan hak suara yang sah yang hadir secara elektronik namun tidak menggunakan hak suaranya atau “abstain”, dianggap sah menghadiri Rapat dan memberikan suara yang sama dengan suara mayoritas pemegang saham yang memberikan suara dengan menambahkan suara dimaksud pada suara mayoritas pemegang saham.
x. Xxxxxxx pemaparan seluruh mata acara Rapat, Notaris akan membacakan hasil pemungutan suara untuk masing-masing mata acara Rapat.
12. LAIN-LAIN
a. Tata Tertib ini dibuat dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Hal-hal yang terjadi selama berlangsungnya Rapat yang belum diatur dalam Tata Tertib ini, akan ditentukan pengaturannya oleh Ketua Rapat dengan memperhatikan Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Each share, entitles the holder to cast 1 (one) vote.
c. Voting per agenda at the Meeting may throughout physically or electronically through the eASY.KSEI platform.
d. For physical voting, those who vote against or abstain will be asked to raise their hands and to hand out the voting form which indicating their vote to the officer of the Meeting. For those who cast an abstain shall be considered cast as the majority votes. The proposed agenda will be rejected if there are same vote for agree and against.
e. Pursuant to the Article 11 paragraph (6) of the OJK Regulation No.16/POJK.04/2020 on the Procedures for Electronic General Meeting of Shareholders of Public Company (“POJK 16/2020”), shareholders with lawful voting rights present electronically/via online in the Meeting but not casting their vote or cast an “abstain” vote, will be considered present in the Meeting and cast the same vote as the majority shareholders who cast their vote and counted as the majority vote of shareholders.
f. After the presentation of all agenda of the Meeting, the Notary will announce the results for each Meeting agenda.
12. MISCELLANEOUS
a. This Rules of Conducts are prepared in accordance with the provisions of the Articles of Association of the Company and the prevailing regulations. All matters that occur during the Meeting that have not been regulated under this Rules shall be decided by the Chairman of the Meeting, with due consideration of the Articles of Association of the Company and the prevailing regulations.
b. Untuk menjamin kelancaran jalannya Rapat, Ketua Rapat berhak:
1) Memutuskan prosedur Rapat yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam Tata Tertib ini;
2) Mengambil tindakan-tindakan lain yang dianggap penting.
c. Pemegang saham atau kuasanya yang hadir secara fisik dalam Rapat wajib mengikuti protokol keamanan dan kesehatan yang akan diberlakukan Perseroan dan sesuai dengan peraturan yang berlaku, sebagai berikut:
1) Menggunakan masker selama berada di area dan selama Rapat.
2) Berdasarkan deteksi dan pemantauan suhu tubuh tidak sedang memiliki suhu tubuh di atas 37.3° C.
3) Menggunakan hand sanitizer yang disediakan sebelum memasuki ruangan Rapat.
4) Dalam rangka menerapkan kebijakan physical distancing, Petugas akan mengarahkan Pemegang Saham atau kuasanya ke dalam ruangan-ruangan yang ditentukan dan membatasi jumlah orang dalam 1 (satu) ruangan.
5) Pemegang Saham atau kuasanya wajib mengikuti arahan panitia Rapat dalam menerapkan kebijakan physical distancing selama berada di gedung tempat penyelenggaraan Rapat.
d. Pemegang saham atau kuasanya yang tidak sehat (khususnya yang memiliki/merasakan gejala terinfeksi COVID-19) tidak diperkenankan menghadiri Rapat.
e. Perseroan berhak untuk melarang pemegang saham atau kuasanya untuk menghadiri atau berada dalam ruang Rapat dan/atau gedung tempat penyelenggaraan Rapat dalam hal pemegang saham atau kuasanya tidak memenuhi protokol keamanan dan kesehatan.
b. to ensure the Meeting is conducted in an orderly manner, the Chairman of the Meeting has the right to:
1) Decide any procedure of the Meeting which has not yet been stipulated or is not sufficiently stipulated in this Rules of Conduct;
2) Take any action which is deemed necessary.
c. The shareholders or its proxies who will physically attend the Meeting, must comply with and pass the safety and health protocols which will be applied by the Company and pursuant to the applicable laws, as follows:
1) Must wear a mask while on the Meeting premises and during the Meeting.
2) Based on the body temperature detection and checking, the Shareholder or its proxies does not have a body temperature of above 37.3°C.
3) Must use the hand sanitizer provided before entering the Meeting premises.
4) To implement the physical distancing policy, the Meeting Officer will guide the Shareholder or its proxies to the designated rooms and limit the number of participants in 1 (one) room.
5) The Shareholders or its proxies must follow the Meeting Officer’s direction in implementing the physical distancing policy while on the Meeting premises.
d. The shareholders or its proxies who are unfit (in particular who has COVID-19 symptoms) will not be permitted to attend the Meeting.
e. The Company has the right to prohibit shareholders or its proxies to attend or be present at the Meeting premises and/or the building area where the Meeting is held if the relevant shareholders or its proxies does not comply with the foregoing safety and health protocols.
x. Xxserta Rapat diharapkan tertib mengikuti jalannya Rapat hingga Rapat ditutup dan tidak keluar masuk ruang Rapat sebelum Rapat ditutup.
g. Peserta Rapat diharapkan tidak mengaktifkan telepon selularnya selama berlangsungnya Rapat, agar tidak mengganggu jalannya Rapat.
h. Tata Tertib ini dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, apabila terjadi perbedaan penafsiran maka ketentuan dalam Bahasa Indonesia yang berlaku.
f. Meeting Participants are expected to orderly follow the Meeting until the Meeting is adjourned and should not come in and out of the Meeting premises before the Meeting is adjourned.
g. The Meeting Participants are expected not to activate their mobile phone during the Meeting, in order to not disturbed the Meeting.
h. This Rules of Conducts is made in Bahasa Indonesia and English, if there’s different interpretation then the provision in Bahasa Indonesia shall be prevail.
--o0o--