Board of Commissioners Manual
Pedoman dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris
Board of Commissioners Manual
PT Bank BTPN Tbk
Pedoman dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris PT Bank BTPN Tbk (“Perseroan” atau “Bank”) ini untuk selanjutnya disebut sebagai Pedoman Dewan Komisaris disusun dengan memperhatikan:
- UU No. 40 tahun 2007 mengenai Perseroan Terbatas (“UUPT”)
- Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (“OJK”) No. 33/POJK.04/2014 tanggal 8 Desember 2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik
- Peraturan OJK No. 55/POJK.03/2016 tanggal 7 Desember 2016 tentang Penerapan Tata Kelola Bagi Bank Umum
- Anggaran Dasar Perseroan
- Panduan Tata Kelola Perusahaan
Yang memuat fungsi, tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris.
Apabila terdapat ketentuan Anggaran Dasar dan/atau perundang-undangan yang berbeda penafsiran dan/atau bertentangan dengan isi dari Pedoman Dewan Komisaris ini, maka yang menjadi acuan adalah ketentuan Anggaran Dasar dan/atau perundang-undangan tersebut.
1.1 Organisasi
This Guidance and Rule of Order for the Board of Commissioners of PT Bank BTPN Tbk (the “Company” or the “Bank”) hereinafter referred as “BOC Manual” with reference to:
- UU No. 40 of 2007 regarding Limited Liability Companies (“UUPT”)
- Regulation of the Indonesia Financial Services Authority (“OJK”) No. 33/POJK.04/2014 dated December 8th 2014 concerning the Board of Directors and Board of Commissioners of Issuers or Public Companies
- OJK Regulation No.55/POJK.03/2016 dated December 7th 2016 concerning Implementation of Governance for Commercial Banks
- Articles of Association of the Company
- The Good Corporate Governance Manual
Which stipulates the function, roles and responsibilities of the Board of Commissioners (“BOC”).
If there are provisions of the Articles of Association and/or laws that have different interpretations and/or contradict the contents of this BOC Manual, then Articles and Association and/or prevailing regulation will be applied.
1. Organization
1.2 Struktur Keanggotaan
a. Jumlah anggota Dewan Komisaris paling kurang 5 (lima) orang dan paling banyak sama dengan jumlah anggota Direksi.
b. Paling kurang 1 (satu) orang anggota Dewan Komisaris wajib berdomisili di Indonesia.
c. Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama.
1.1 Membership Structure
a. Number of BOC members shall be no less than 5 (five) persons and at the maximum shall be the same as the number of Board of Directors (“BOD”) members.
b. At least 1 (one) member of BOC must be domiciled in Indonesia.
c. XXX is chaired by a President Commissioner.
d. Dewan Komisaris harus terdiri dari Komisaris dan Komisaris Independen.
e. Sekurangnya 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Dewan Komisaris adalah Komisaris Independen.
1.3 Persyaratan Keanggotaan
a. Yang dapat menjadi anggota Dewan Komisaris adalah orang perseorangan yang memenuhi persyaratan pada saat diangkat dan selama menjabat:
i) mempunyai akhlak, moral, dan integritas yang baik;
ii) cakap melakukan perbuatan hukum;
iii) dalam 5 (lima) tahun sebelum pengangkatan dan selama menjabat:
1. tidak pernah dinyatakan pailit;
2. tidak pernah menjadi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu perusahaan dinyatakan pailit;
3. tidak pernah dihukum karena melakukan tindak pidana yang merugikan keuangan negara dan/atau yang berkaitan dengan sektor keuangan; dan
4. tidak pernah menjadi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang selama menjabat:
a) pernah tidak menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham (“RUPS“) Tahunan;
b) pertanggungjawabannya sebagai anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris pernah tidak diterima oleh XXXX atau pernah tidak memberikan pertanggungjawaban sebagai anggota Direksi dan/atau anggota Dewan
d. BOC shall consist of Commissioners and Independent Commissioners.
e. At least 50% (fifty percent) of BOC members shall be Independent Commissioners.
1.2 Membership Requirements
a. Member of BOC should be an individual who meets the following requirements during their assignment and appointment:
i) have a good attitude, moral and integrity;
ii) capable to perform legal acts;
iii) within 5 (five) years prior or during the appointment and serving as BOC:
1. has never been declared bankrupt;
2. has never been a member of the BOD and/or members of the BOC who were convicted to a bankrupt company;
3. has never convicted of committing a criminal act that is detrimental to the country's financial and/or to the financial sector; and
4. has never become a BOD member and/or BOC members in a company that:
a) has ever not conducted the Annual General Meeting of Shareholders (“GMS);
b) a GMS has ever not granted the release and discharge (acquit et de charge) on his/her accountability report as member of BOD and/or BOC or he/she has ever not submitted the accountability report as BOD and/or BOC member to the GMS; and
Komisaris kepada RUPS; dan
c) pernah menyebabkan perusahaan yang memperoleh izin, persetujuan, atau pendaftaran dari OJK tidak memenuhi kewajiban menyampaikan laporan tahunan dan/atau laporan keuangan kepada OJK.
iv) memiliki komitmen untuk mematuhi peraturan perundang- undangan
v) memiliki pengetahuan dan/atau keahlian di bidang yang dibutuhkan Emiten atau Perusahaan Publik.
Pemenuhan persyaratan sebagaimana dimaksud di atas wajib dimuat dalam surat pernyataan dan disampaikan kepada Bank.
Bank wajib menyelenggarakan RUPS untuk melakukan penggantian anggota Dewan Komisaris yang tidak memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud di atas.
b. Setiap usulan penggantian dan/atau pengangkatan anggota Dewan Komisaris kepada Rapat Umum Pemegang Saham harus memperhatikan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi.
c. Setiap anggota Dewan Komisaris harus memenuhi persyaratan telah lulus penilaian kemampuan dan kepatutan (fit and proper test) sesuai dengan ketentuan OJK tentang penilaian kemampuan dan kepatutan (fit and proper test).
d. Mayoritas anggota Dewan Komisaris dilarang saling memiliki hubungan keluarga sampai dengan derajat kedua dengan sesama anggota Dewan Komisaris dan/atau anggota Direksi.
c) has ever caused a Company under license, approval, or registration from OJK not complying with the obligation to submit the annual report and/or the financial statement to OJK.
iv) having commitment to comply with all provisions promulgated under the laws and regulations; and
v) having the knowledge and/or skills as required in the listed or public listed companies.
The completion of the above requirement should be stated in statement letter and to be kept in Bank.
Bank is required to conduct GMS to replace BOC member of which no longer met the above stated requirement.
b. Every proposal on the replacement and/or appointment of BOD member by BOC to GMS, must observe the recommendation of the Nomination and Remuneration Committee.
c. All BOC Members of BOC must pass fit and proper test pursuant to OJK regulation concerning Fit and proper test.
d. The majority members of BOC are prohibited from having a family relationship up to the second grade with their co- members of BOC and/or with the members of Board of Directors.
1.3 Rangkap Jabatan
a. Anggota Dewan Komisaris dilarang melakukan rangkap jabatan sebagai anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, atau Pejabat Eksekutif pada:
Lembaga keuangan atau perusahaan keuangan baik bank maupun non bank;
Lebih dari 1 (satu) lembaga atau perusahaan non-keuangan, baik yang berkedudukan di dalam maupun di luar negeri.
b. Tidak termasuk rangkap jabatan, dalam hal:
Anggota Dewan Komisaris menjabat sebagai anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris atau Pejabat Eksekutif yang melaksanakan fungsi pengawasan pada 1 (satu) perusahaan anak bukan bank yang dikendalikan oleh Bank;
Komisaris Non Independen menjalankan tugas fungsional dari pemegang saham Bank yang berbentuk badan hukum pada kelompok usaha Bank; dan/atau
Anggota Dewan Komisaris menduduki jabatan pada organisasi atau lembaga nirlaba.
1.4 Perubahan Susunan Anggota Dewan Komisaris
Pencalonan dan Pengangkatan
Seseorang dapat dicalonkan untuk diangkat menjadi anggota Dewan Komisaris Perseroan apabila yang bersangkutan memenuhi syarat dan ketentuan hukum dan perundang- undangan yang berlaku, termasuk memenuhi kriteria persyaratan keanggotaan sebagaimana diatur dalam
1.3 Concurrent Positions
a. Each member of BOC is prohibited to hold concurrent position as BOD member, BOC member or Executive Officer of:
Financial institution or financial company either banks or non-banks;
More than 1 (one) non-financial institution or company, having domiciled in or outside the country.
b. It shall not be considered as holding concurrent position in the case that:
x XXX member holds position as BOD member, BOC member or Executive Officer who carries out supervisory functions at 1 (one) non-bank subsidiary company controlled by the Bank;
Non-Independent Commissioner performs functional roles of the Bank's shareholders in the form of legal entities in the Bank's business group; and/or
BOC members holds position in nonprofit organizations or institutions.
1.4 Changes of BOC Member Composition Nomination and Appointment
Anyone may be nominated to be appointed as BOC Member of the Company if he/she meets the terms and conditions as set forth by the prevailing laws and regulations, including the criteria of membership requirement as set forth in number 1.2 above.
angka 1.2 di atas.
Penggantian
RUPS berhak untuk mengganti anggota Dewan Komisaris yang belum habis masa jabatannya atau yang mengundurkan diri, sebelum berakhir masa jabatannya.
Penggantian ini dilakukan dengan kriteria persyaratan keanggotaan sebagaimana diatur dalam angka 1.2 di atas.
Pengangkatan Kembali
Anggota Dewan Komisaris yang berakhir masa jabatannya dapat diangkat kembali oleh RUPS dengan memperhatikan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi.
Masa Jabatan
Masa jabatan Anggota Dewan Komisaris adalah 3 (tiga) tahun. Namun demikian, RUPS menetapkan saat mulai berlakunya pengangkatan dan/atau pemberhentiannya.
Masa jabatan Anggota Dewan Komisaris yang menggantikan Anggota Dewan Komisaris lainnya adalah sisa masa jabatan dari anggota Dewan Komisaris yang tengah menjabat.
Pemberhentian Sebelum Masa Jabatan Berakhir
Anggota Dewan Komisaris dapat diberhentikan sewaktu-waktu berdasarkan keputusan RUPS dengan menyebutkan alasan pemberhentiannya.
Alasan pemberhentian sebagaimana dimaksud di atas berupa:
1. Dinyatakan pailit berdasarkan
Replacement
GMS may replace XXX member whose tenure has not been expired or who resigned before his/her tenure ends.
This replacement is preceded under criteria of membership requirement as set forth in number 1.2 above.
Reappointment
XXX Member whose tenure has expired may be reappointed by GMS with respect to the recommendation of Remuneration and Nomination Committee.
Tenure
The tenure of BOC members is 3 (three) years. However, GMS shall determine the effective date of his/her appointment and/or termination.
The tenure of BOC member who replaced other BOC member is the remaining tenure of the incumbent XXX members.
Termination Before the Expiring Tenure
BOC member may be dismissed at any time by a GMS resolution by stating its termination background.
The reasons for termination as mentioned above is:
1. To be declared bankrupt by a court
keputusan pengadilan;
Anggota Dewan Komisaris yang dinyatakan pailit dinilai tidak memiliki reputasi keuangan yang baik sehingga tidak lagi memenuhi persyaratan untuk bertindak sebagai anggota Dewan Komisaris bank.
2. Ditaruh di bawah pengampuan berdasarkan keputusan pengadilan; Anggota Dewan Komisaris yang ditaruh di bawah pengampuan dinilai tidak cakap melakukan perbuatan hukum dan karenanya dinilai tidak lagi memiliki integritas untuk menjalankan fungsi anggota Dewan Komisaris suatu bank.
3. Mengundurkan diri;
Anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksudnya tersebut kepada Perseroan paling sedikit 60 (enam puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya.
Dalam jangka waktu 90 (sembilan puluh) hari setelah diterimanya surat pengunduran diri tersebut, Perseroan wajib menyelenggarakan RUPS untuk memutuskan permohonan pengunduran diri anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan.
Anggota Dewan Komisaris wajib menyampaikan pengunduran diri sebagai anggota Dewan Komisaris kepada Bank apabila terlibat dalam kejahatan keuangan sebagaimana dimaksud dalam ketentuan yang berlaku
4. Tidak lagi memenuhi persyaratan ketentuan perundang-undangan untuk menjabat sebagai anggota Dewan Komisaris;
decision;
XXX member whom declared bankrupt is assumed not having soundness financial reputation, therefore he/she is no longer compliance with the provisions to act as BOC member of a bank.
2. Put under custody by a court decision; XXX member whom put under custody is assumed not having legal capacity and therefore he/she is assessed for not having integrity to conduct his/her function as BOC member of a bank.
3. Resignation;
XXX member shall have the right to resign from his/her position by submitting a written notification of his/her intention to the Company at least 60 (sixty) days before the date of his/her resignation.
Within 90 (ninety) days upon receipt of the resignation letter, the Company must convene a GMS to decide on the submission of resignation of the BOC member.
A member of BOC is required to submit his/her resignation as BOC Member to the Bank in case when he/she involved in the financial crime in accordance with prevailing regulations.
4. No longer meets the requirements under prevailing regulations for serving as BOC members;
5. Meninggal dunia, atau;
6. Diberhentikan RUPS dengan alasan atau pertimbangan lain.
Anggota Dewan Komisaris yang diberhentikan karena alasan sebagaimana disebutkan pada angka 1, 2, 4 dan 6 diberi kesempatan untuk membela dirinya sebelum RUPS mengambil keputusan untuk melakukan pemberhentian.
Pembelaan diri anggota Dewan Komisaris tidak diperlukan apabila yang bersangkutan menerima pemberhentian atas dirinya.
Pemberhentian tersebut berlaku efektif sejak:
1) tanggal ditutupnya RUPS
2) tanggal lain yang ditetapkan dalam ketentuan hukum dan perundang- undangan yang berlaku.
Acquit et de charge
Pembebasan atau pelepasan tugas dan tanggung jawab anggota Dewan Komisaris yang masa jabatannya berakhir dilakukan melalui RUPS Tahunan.
5. Passed away, or;
6. Dismissed by GMS with certain reason or other consideration.
The dismissed BOC member with the background as set forth in number 1, 2, 4, and 6 above is given an opportunity to defend him/herself before GMS casts the resolution on the termination.
Self-defense of BOC member is not required if he/she receives the termination order.
The termination is effective as of:
1) the closing of GMS’s date,
2) other date as determined by the prevailing laws and regulation.
Acquit et de Charge (Full Release and Discharge)
A full release and discharge from his/her roles and responsibility as a member of BOC whose tenure has expired shall be given in the Annual GMS.
2. Independensi 2. Independence
a. Dewan Komisaris wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara independen.
b. Yang dimaksud dengan Komisaris Independen adalah anggota Dewan Komisaris yang tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga
a. The BOC must perform its tasks and responsibilities in an independent manner.
b. Independent Commissioner shall mean a member of BOC having no financial, administrative, share-ownership and/or family relationship with other members of the BOC, Board of Directors and/or
dengan sesama anggota Dewan Komisaris lainnya, anggota Direksi dan/atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan lain yang secara alamiah dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen.
c. Mantan anggota Direksi atau Pejabat Ekesekutif Bank atau pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan Bank, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen tidak dapat menjadi Komisaris Independen pada Bank yang bersangkutan, sebelum menjalani masa tunggu (cooling off) selama 1 (satu) tahun. Namun demikian ketentuan ini tidak berlaku bagi mantan Direksi atau Pejabat Eksekutif yang melakukan fungsi pengawasan.
d. Komisaris Independen wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1) bukan merupakan orang yang bekerja atau mempunyai wewenang dan tanggung jawab untuk merencanakan, memimpin, mengendalikan, atau mengawasi kegiatan Bank dalam waktu 1 (satu) tahun terakhir, kecuali untuk pengangkatan kembali sebagai Komisaris Independen Bank periode berikutnya;
2) Tidak mempunyai saham baik langsung maupun tidak langsung pada Bank;
3) Tidak mempunyai hubungan afiiasi dengan Bank, anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi atau pemegang saham utama Bank;
4) Tidak mempunyai hubungan langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan kegiatan Bank
e. Komisaris Independen yang telah menjabat selama 2 (dua) periode jabatan dapat diangkat kembali pada periode selanjutnya sepanjang Komisaris Independen tersebut menyatakan dirinya
controlling shareholders or other relationship of whatsoever in nature, which may influence his/her ability to act independently.
c. Ex members of the Board of Directors or executive of the bank or parties who have relationship with the bank, which may affect his/her abilities to act independently may not become an independent Commissioner at the relevant Bank without going through a cooling off period of 1 (one) year. However, this is not applied to ex Director or Executive Officers who are performing supervisory function.
d. Independent Commissioners should fulfill the following requirement:
1) Is not a person who works or has the authority and responsibility for planning, directing, controlling, or supervise the activities of the Bank within 1 (one) year, except for reappointment as Independent Commissioner of Bank next period;
2) Have no Bank shares direct or indirect
3) Have no affiliation with Bank, member of BOC, member of Board of Directors or Ultimate Shareholders;
4) Have no direct or indirect relation related to Bank’s business.
e. Independent Commissioner who has served for 2 (two) periods could be reappointed for the next period throughout the Independent Commissioner declared himself remain
tetap independen kepada RUPS. Pernyataan independensi Komisaris Independen wajib diungkapkan dalam laporan tahunan.
f. Dalam hal Komisaris Independen menjabat pada Komite Audit , Komisaris Independen yang bersangkutan hanya dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) periode masa jabatan Komite Audit berikutnya.
independent to the GMS.
Statement of the independence of the Independent Commissioner should be disclosed in the annual report.
f. In case of Independent Commissioner serves in the Audit Committee, Independent Commissioner can only be reappointed for 1 (one) period.
3. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 3. Roles, Responsibilities and Authority
a. Dewan Komisaris wajib memastikan terselenggaranya pelaksanaan Good Corporate Governance (“GCG”) dalam setiap usaha Bank pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi.
b. Dewan Komisaris wajib melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi, serta memberikan nasihat kepada Direksi.
c. Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris wajib mengarahkan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis Bank.
d. Dewan Komisaris berwenang menyetujui Rencana Bisnis yang disampaikan oleh Direksi dan wajib melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan Rencana Bisnis Bank.
e. Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris dilarang terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Bank, kecuali:
Penyediaan dana kepada pihak terkait sebagaimana diatur dalam ketentuan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit Bank Umum; dan
Hal-hal lain yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Bank atau peraturan
a. BOC shall ensure the actual implementation of Good Corporate Governance (“GCG”) in the Bank business activities at all levels or organizational hierarchies.
b. XXX must perform supervisory functions towards implementation of roles and responsibilities of Board of Directors, and give advice to the Board of Directors.
c. In performing the supervisory functions, BOC must direct, monitor and evaluate the implementation of Bank’s Strategic Policy.
d. BOC is authorized to approve the Business Plan submitted by the BOD and has to conduct monitoring and evaluation on the implementation of the Bank’s Business Plan.
e. In performing the supervisory functions, BOC is prohibited from being involved in the adoption of decision pertaining to the Bank operational activities; except for:
Provision of fund to the related party as provided in the prevailing regulation of OJK regarding Commercial Bank Legal Lending limit; and
Other matters stipulated in the Bank’s article of association or prevailing laws and regulations.
perundangan yang berlaku.
f. Pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris tidak meniadakan tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan kepengurusan Bank.
g. Dewan Komisaris wajib menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya secara optimal.
h. Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa Direksi telah menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari satuan kerja audit intern Bank, auditor eksternal, hasil pengawasan OJK dan/atau hasil pengawasan badan otoritas lainnya.
i. Dewan Komisaris wajib memberitahukan kepada Otoritas Jasa Keuangan (OJK) paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak ditemukannya:
Pelanggaran peraturan perundang- undangan di bidang keuangan dan perbankan, dan;
Keadaan atau perkiraan keadaan yang dapat membahayakan kelangsungan usaha Bank.
Pelaksanaan manajemen risiko, Dewan Komisaris sekurang-kurangnya:
(1) Menyetujui dan mengevaluasi kebijakan manajemen risiko Perseroan;
(2) Evaluasi tanggung jawab Direksi dalam menerapkan kebijakan manajemen risiko;
(3) Mengevaluasi dan memutuskan permohonan Direksi yang berkaitan dengan transaksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris.
f. The adoption of decisions by BOC shall not eliminate responsibility of the BOD in performing Bank’s management functions.
g. BOC must allocate adequate time in order to perform its tasks and responsibilities optimally.
h. BOC must ensure that the BOD has followed up the audit findings and recommendation from Bank’s internal audit unit, external auditor, OJK and/or other authority supervision result.
i. BOC must notify OJK at the latest 7 (seven) work days as of the finding of:
a violation of financial and banking laws and regulations; and
a condition or presumed condition that may harm the Bank’s business continuity.
The implementation of risk management, BOC shall at least:
(1) Approve and evaluate the risk management policy of the Company;
(2) Evaluate the responsibility of the BOD in implementing the risk management policy;
(3) Evaluate and decide the request of BOD relating to the transaction which requires BOC approval.
Pengawasan aktif terhadap Fungsi Kepatuhan Perseroan (sebagaimana dijelaskan dalam Peraturan OJK yang berlaku pada Fungsi Kepatuhan), Dewan Komisaris akan:
(1) Mengevaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Perseroan sedikitnya 2 (dua) kali dalam setahun;
(2) Memberikan saran dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Perusahaan.
Berdasarkan evaluasi di atas, Dewan Komisaris akan memberikan nasihat kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Direktur yang membawahi Fungsi Kepatuhan untuk peningkatan kualitas Fungsi Kepatuhan Perseroan.
Fungsi Audit Internal Perusahaan (“SKAI”), Dewan Komisaris wajib:
Active supervisory towards the Compliance Function of the Company (as defined in prevailing OJK Regulation on Compliance Function) the BOC shall:
(1) Evaluate the implementation of the Compliance Function of the Company at least 2 (two) times a year;
(2) Give advices in the frame of improving the quality of the implementation of the Company’s Compliance Function.
Based on the above evaluation, BOC will give advices to the President Director with copy to Compliance Director for the improvement of the quality of the Company’s Compliance Function.
The Internal Audit Function of the Company (“SKAI”), BOC shall:
(1) Memastikan Direksi untuk menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi yang diberikan oleh SKAI;
(2) Menyetujui pengangkatan dan pemberhentian kepala SKAI yang diusulkan oleh Direksi;
(3) Mengevaluasi efektivitas pelaksanaan fungsi SKAI tersebut.
Pelaksanaan manajemen risiko dalam penggunaan teknologi informasi, Dewan Komisaris akan melakukan pengawasan secara aktif sebagai berikut:
(1) Ensure that BOD follows up the audit findings and recommenxxxxxx given by XXXX;
(2) Approve the appointment and discharge of the head of SKAI proposed by XXX;
(3) Evaluate the effectiveness of the implementation of SKAI’s function.
The implementation of risk management in the usage of Information Technology, the BOC shall conduct an active supervisory as follows:
(1) Memberikan bimbingan, memantau dan mengevaluasi rencana strategis dan kebijakan Perseroan sehubungan dengan penggunaan Teknologi Informasi;
(2) Mengevaluasi tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan penggunaan Teknologi Informasi
(1) To give guidance, monitor and evaluate the strategic plan and policy of the Company in connection with the usage of Information Technology;
(2) To evaluate the responsibility of BOD on the implementation of the usage of Information Technology.
Persetujuan terhadap kebijakan utama Perseroan sesuai dengan hierarki kebijakan dan kebijakan - kebijakan khusus Perseroan lain yang meliputi:
Approval for the main policy of the Company in accordance with the policy hierarchy and other particular policies of the Company as follows:
(1) Kebijakan kredit;
(2) Kebijakan dan prosedur pelaksanaan Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme;
(3) Kebijakan Manajemen Risiko;
(4) Piagam Audit Intern;
(5) Kebijakan Kepatuhan
(6) Kebijakan Alur Komunikasi;
(7) Setiap kebijakan lainnya yang mungkin dipersyaratkan oleh peraturan yang berlaku dari Bank Indonesia, OJK dan otoritas berwenang lainnya.
Untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Dewan Komisaris memiliki kewenangan sebagai berikut :
a. Dewan Komisaris berwenang meminta penjelasan dari Direksi tentang segala hal mengenai Bank apabila diperlukan.
b. Dewan Komisaris berwenang mengakses dan meminta dokumen, data dan informasi Bank yang dianggap perlu.
c. Dalam hal Dewan Komisaris berpendapat diperlukan suatu kajian independen terhadap suatu permasalahan signifikan yang terjadi di Bank, maka Dewan Komisaris berhak untuk meminta Direksi untuk melakukan penunjukkan pihak independen dengan syarat dan ketentuan yang ditentukan oleh Dewan Komisaris.
d. Dewan Komisaris berdasarkan keputusan yang diambil dalam Rapat Dewan Komisaris setiap waktu berhak memutuskan pemberhentian untuk sementara seorang atau lebih anggota
(1) Credit Policy;
(2) Policy and procedure on the implementation of Anti Money Laundering and Combating the Financing of Terrorism;
(3) Risk Management Policy;
(4) Internal Audit Charter;
(5) Compliance Policy
(6) Communication Line Policy;
(7) Any other policy as may be required by the prevailing regulation of Bank Indonesia, OJK and other relevant authorities.
In order to carry out its duties/roles and responsibilities, BOC is authorized to do the following matters :
a. BOC is authorized to ask explanation from Board of Directors on all matters concerning the Bank if needed.
b. BOC is authorized to access and request document, data and information of the Bank as deemed necessary.
c. In case when BOC opined that an independent review toward a significant issue occurred in the Bank is required, BOC shall be entitled to ask BOD to appoint independent parties with terms and conditions determined by BOC.
d. By taking into account of BOC Meeting resolution, BOC shall be entitled at any time to temporarily suspend one or more BOD members, if the BOD member acted against the Articles of
Direksi, apabila anggota Direksi tersebut bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar dan atau peraturan yang berlaku atau merugikan maksud dan tujuan Perseroan atau melalaikan kewajiban. Dalam hal ini Dewan Komisaris dapat meminta bantuan dari Komite Audit atau pihak ketiga lainnya untuk memberikan saran dan masukan kepada Dewan Komisaris.
e. Pemberhentian sementara tersebut disertai alasannya, harus diberitahukan secara tertulis kepada anggota Direksi yang bersangkutan.
f. Dalam jangka waktu 90 (sembilan puluh) hari sesudah pemberhentian sementara itu, Dewan Komisaris diwajibkan untuk menyelenggarakan RUPSLB yang akan memutuskan apakah anggota Direksi yang bersangkutan akan diberhentikan seterusnya atau dikembalikan kepada kedudukannya semula. Dalam RUPSLB tersebut, anggota Direksi yang diberhentikan sementara harus diberi kesempatan untuk hadir untuk membela diri.
Association and or the prevailing laws and regulations or prejudices the purpose and objectives of the company or neglects his/her obligations. BOC is allowed to seek an assistance from Audit Committee or other third party for providing input and recommendation.
e. Such temporary suspension and the reason therefore shall be made known to the relevant BOD member.
f. Within a period of 90 days from the temporary suspension, BOC is required to hold an Extraordinary General Meeting of Shareholders for the purpose of deciding whether the concerned member of the Board of Directors shall be dismissed from his or her position or otherwise be reinstated, and the concerned member of the Board of Directors shall be given the opportunity to be present and give a defense at the meeting.
4. Pembentukan Komite-komite 4. Establishment of Committees
a. Dalam rangka mendukung efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya, Dewan Komisaris wajib membentuk sekurangnya:
Komite Audit;
Komite Pemantau Risiko;
Komite Remunerasi dan Nominasi.
Dewan Komisaris dapat juga membentuk komite selain yang tersebut di atas untuk tujuan dan maksud yang akan dituangkan dalam pedoman dan tata tertib kerja komite.
b. Pedoman dan tata tertib kerja komite
a. In supporting its effectives of performing roles and responsibilities, the BOC is required to establish at least the following:
an Audit Committee
a Risk Monitoring Committee
a Remuneration and Nomination Committee
BOC may also establish other committee than the above mentioned for the purpose and intention as stipulated in the working guidelines and rule of committee.
b. Working guidelines and rule of committee
(”Charter”) disusun pertama kali oleh Dewan Komisaris, dan wajib dikaji secara berkala oleh Dewan Komisaris dengan masukan dari komite terkait.
c. Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa komite yang telah dibentuk menjalankan tugasnya secara efektif, antara lain dengan cara melakukan penilaian atau evaluasi terhadap kinerja Komite setiap akhir tahun buku.
Penilaian atau evaluasi dilakukan dengan cara:
(i) Penilaian kinerja komite secara keseluruhan dilakukan dengan cara penilaian sendiri (self-assessment) oleh masing-masing anggota Komite.
Hasil penilaian dicatat dan disampaikan kepada Dewan Komisaris yang kemudian, dapat memberikan penilaian dan masukan bagi komite (jika diperlukan).
(ii) a. Penilaian kinerja terhadap anggota komite yang merupakan anggota Dewan Komisaris dilakukan dengan kriteria yang telah ditetapkan dengan mempertimbangkan tugas dan tanggung jawab BOC sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan Anggaran Dasar serta kebijakan internal Bank.
b. Penilaian kinerja terhadap anggota komite yang merupakan pihak independen dilakukan oleh masing-masing Ketua Komite.
Hasil penilaian diserahkan kepada Komite Remunerasi dan Nominasi, sebagai bahan rekomendasi kepada Dewan Komisaris.
Penilaian dilakukan dengan wawancara atau observasi terhadap hal-hal sebagai berikut:
(the “Charter”) is initially established by BOC, and is required to be periodically reviewed by BOC with input from relevant committee.
c. BOC shall ensure the established committees to carry out their roles effectively, among others by conducting assessment or evaluation on the Committee’s performance at every book year end.
The Assessment or evaluation is conducted by way of:
(i) The evaluation of Committee’s wholly performance is conducted through the self-assessment by each committee’s member.
The evaluation result is recorded and submitted to BOC, that in further, may give its assessment and input to the committee (if needed).
(ii) a. The assessment on performance of committee’s member who happened to be BOC member is developed based on the set criteria considering BOC’s roles and responsibilities according to the prevailing provisions, and the Articles of Association and internal policy of the Bank.
b. The assessment on performance of committee’s member who happened to be independent party is conducted by each chairman of committee.
The result of assessment is submitted to the Remuneration and Nomination Committee, as the basis for recommendation to BOC.
Assessment is conducted by interview or observation towards the following matters:
Competency, knowledge of
Kecakapan, penguasaan pekerjaan/ kemampuan untuk melaksanakan tugas;
Independensi dan objektivitas dalam
work/capability to carry out the duties;
Independency and objectivity in decision-making process to provide suggestions and recommendations to
proses pengambilan keputusan untuk memberikan saran dan rekomendasi | | BOC; Integrity; | |
| kepada Dewan Komisaris; Integritas; | | Responsibility and reliability; Teamwork and cooperation; |
| Tanggung jawab dan kehandalan; Xxxxxxx dan kerjasama kelompok; Kemampuan dan ketepatan dalam | | Ability to render judgment and efficacy in the Committee’s meetings; Contribution to achieve the |
| berpendapat pada rapat Komite; Kontribusi untuk mencapai tujuan | | Committee’s goals; Efforts to cope with weaknesses and to |
| Komite; Upaya untuk mengatasi kelemahan | maintain strengths, competency and capabilities in order to ensure stable | |
dan mempertahankan kekuatan, | performance. |
kompetensi dan kemampuan guna memastikan kinerja yang stabil.
Untuk keperluan penilaian, setiap anggota Komite menyertakan Surat Pernyataan mengenai independensi dan potensi benturan kepentingan dari anggota Komite karena hubungan kepemilikan, keuangan, kepengurusan, keluarga dan hubungan lainnya yang dapat mempengaruhi kemampuan seseorang untuk bertindak independen.
Di dalam memastikan independensi, setiap anggota Komite yang berasal dari Pihak Independen dapat menjabat pada komite terkait selama 2 periode atau 6 tahun. Pihak Independen dimaksud dapat kembali diangkat untuk 1 periode berikutnya, hal mana tidak berlaku bagi anggota Komite Audit.
For the purpose of assessment, each Committee member shall submit Statement regarding independency and potential conflict of interest of Committee member due to the existence of relationship in ownership, financial, management, family and other of which could influence someone in taking independent act,
To ensure the independence, every Committee member, from independent party may sit in particular committee for 2 periods or 6 years. Such independent party may be reappointed for another 1 period, of which shall not be applied to Audit Committee member.
5. Fungsi Komisaris Utama 5. Functions of President Commissioners
a. Kedudukan masing-masing anggota Dewan Komisaris termasuk Komisaris Utama adalah setara.
b. Tugas Komisaris Utama sebagai primus inter pares adalah utamanya
a. The position of each member of the BOC including President Commissioner is equal.
b. Commissioner’s roles as primus inter pares, mainly coordinating the activities
mengkoordinasikan kegiatan Dewan Komisaris dan memastikan agar setiap anggota Dewan Komisaris dapat menyampaikan pendapatnya dengan didasarkan kepada informasi yang cukup.
c. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dipimpin oleh Komisaris Utama. Dalam hal Komisaris Utama tidak hadir atau berhalangan, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga maka RUPS dipimpin oleh salah seorang anggota Dewan Komisaris lainnya, yang ditunjuk di antara anggota Dewan Komisaris lainnya.
6. Nilai-nilai Etika Anggota Dewan Komisaris
of the BOC and to ensure that every member of the BOC is able to convey their opinions based on sufficient information.
c. General Meeting of Shareholders (GMS) is chaired by President Commissioner. In the case of President Commissioner is absent and no need to prove to a third party then it is chaired by other member of BOC, appointed among the BOC members.
6. Code of Conduct of Member of BOC
6.1. Benturan kepentingan
Setiap anggota Dewan Komisaris wajib menghindari benturan kepentingan diantara anggota Dewan Komisaris dan Perseroan. Dalam keadaan apapun yang melibatkan, atau adanya kemungkinan untuk terlibat, benturan kepentingan dengan Perseroan, wajib dilaporkan dengan segera kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham.
“Benturan Kepentingan” terjadi pada saat kepentingan pribadi Anggota Dewan Komisaris merugikan atau mungkin merugikan kepentingan Perseroan. Benturan kepentingan juga muncul pada saat Anggota Dewan Komisaris, atau anggota keluarga langsung menerima keuntungan pribadi akibat dari posisi sebagai Anggota Dewan Komisaris dalam Perseroan diluar batas normal biaya atau kompensasi Komisaris.
Dalam hal pengambilan keputusan yang berpotensi menimbulkan benturan kepentingan antara anggota Dewan Komisaris dan Perseroan, maka anggota Dewan Komisaris tersebut tidak akan ikut serta dalam pengambilan keputusan tersebut
Pengungkapan mengenai benturan
6.1. Conflicts of Interest
Each member of BOC shall avoid conflicts of interest between the member of BOC and the Company. Any situation that involves, or may reasonably be expected to involve, a conflict of interest with the Company, should be disclosed promptly to the BOC and Shareholders.
A “Conflict of Interest” occurs when a member of BOC’s personal interest is adverse to – or may appear to be adverse to the interests of the Company. Conflicts of interest may also arise when a member of BOC, or a member of his or her immediate family, receives personal benefits as a result of his or her position as member of BOC of the Company beyond normal commissioners’ fees or compensation.
In the case of a decision making that potentially creates a conflict of interest between a member of BOC and the Company, the relevant member of BOC will not participate in such decision making.
The conflict of interest disclosure should be
kepentingan dituangkan dalam risalah rapat yang paling kurang mencakup nama pihak yang memiliki benturan kepentingan, masalah pokok benturan kepentingan dan dasar pertimbangan pengambilan keputusan
6.2. Peluang Perseroan
Setiap anggota Dewan Komisaris dilarang untuk:
1. Menerima untuk pribadi sesuatu yang terkait dengan bisnis Perseroan;
2. Menggunakan barang atau informasi milik Perseroan untuk keuntungan pribadi; atau
3. Bersaing dengan Perseroan untuk peluang bisnis;.
4. Menggunakan Perseroan untuk kepentingan pribadi, keluarga, dan kepentingan pihak lain yang dapat menyebabkan kerugian atau mengurangi laba Perseroan;
5. Mengambil dan/atau menerima keuntungan pribadi dari Perseroan selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang diputuskan oleh RUPS.
6.3. Confidentiality
Setiap Anggota Dewan Komisaris, selama masa jabatan, dan setelah meninggalkan Perseroan, harus menjaga kerahasiaan informasi yang dipercayakan kepadanya oleh Perseroan dan informasi rahasia lainnya mengenai Perseroan yang didapat olehnya dari sumber manapun, dalam kapasitasnya sebagai Dewan Komisarisi kecuali saat pengungkapannya diijinkan atau secara hukum diperlukan. Informasi rahasia mencakup semua informasi non- publik yang mungkin berguna bagi pesaing, atau berbahaya bagi Perseroan, apabila diungkapkan oleh Dewan Komisaris atau nasabah, jika diungkapkan.
6.4. Transaksi yang wajar
stated in the Minutes of Meeting covering at least the conflict of interest party name, the issue of conflict of interest and underlying consideration of resolution of such as decision.
6.2. Corporate Opportunities
Each member of BOC is prohibited from:
(a) Taking for themselves something related to the Company’s business;
(b) Using the Company’s property or information for personal gain; or
(c) Competing with the Company for business opportunities,
(d) Using the Company for self, family, and other party’s interests which may cause a loss to or decrease the profit of the Company,
(e) Taking and/or receiving a personal gain from the Company other than remuneration and other facilities decided by GMS.
6.3. Confidentiality
Each member of BOC, during his or her term of office, and after leaving the Company, must maintain the confidentiality of information entrusted to him or her by the Company and any other confidential information about the Company that comes to him or her, from whatever source, in his or her capacity as the member of BOC, except when disclosure is authorized or legally required. Confidential information includes all non-public information that might be of use to competitors, or harmful to the Company, its members of BOC or its customers, if disclosed.
6.4. Fair Dealing
Setiap anggota Dewan Komisaris harus berusaha untuk melakukan transaksi secara wajar dengan nasabah, penyedia/supplier, pesaing dan karyawan. Setiap anggota Dewan Komisaris tidak diperbolehkan mengambil keuntungan yang tidak adil dari siapa saja melalui manipulasi, penyembunyian, penyalahgunaan informasi rahasia, atau praktek transaksi yang tidak adil lainnya.
6.5. Kepatuhan pada Hukum, Peraturan dan Perundang-undangan
Anggota Dewan Komisaris harus mematuhi hukum, peraturan dan perundang-undangan yang berlaku di Perseroan. Setiap anggota Dewan Komisaris bertanggung jawab untuk mengetahui dan mengerti setiap hukum yang berlaku untuk setiap tugasnya dan diperbolehkan mencari nasihat hukum atau berkonsultasi pada penasihat hukum baik internal atau eksternal yang independen.
6.6. Mendukung Pelaporan atas adanya Perilaku Illegal atau Tidak Etis
Anggota Dewan Komisaris harus mendukung perilaku etis dan mendorong anggota Direksi, untuk bediskusi dengan tingkat manajer atau tingkat superior lainnya ketika menghadapi keraguan tentang tindakan terbaik dalam situasi tertentu, dan laporan pelanggaran hukum, peraturan dan perundang- undangan.
Setiap anggota Dewan Komisaris harus tunduk pada Nilai-nilai dan Kode Etik yang berlaku di Bank.
6.7. Prosedur Kepatuhan
Anggota Dewan Komisaris harus
Each member of BOC should endeavor to deal fairly with customers, suppliers/vendors, competitors and employees. Each member of BOC should not take unfair advantage of anyone through manipulation, concealment, abuse of privileged information, or any other unfair dealing practice.
6.5. Compliance with Laws, Rules and Regulations
Members of BOC must comply with laws, rules and regulations applicable to the Company. Each member of BOC is responsible for knowing and understanding those laws applicable to his or her roles and may seek legal advice or consult with in-house (internal) or external legal counsel which is independent.
6.6. Encouraging the Reporting of Any Illegal or Unethical Behavior
Members of BOC must support ethical behavior and encourage BOD members, to discuss to managerial level or other superior level when in doubt about the best course of action in a particular situation, and report of violations of laws, rules and regulations.
Member of BOC should follow values and Code of Conduct applies in the Bank.
6.7. Compliance Procedures
The Members of BOC shall communicate
menyampaikan dan melaporkan setiap dugaan pelanggaran Kode Etik, termasuk pelanggaran hukum atau peraturan pemerintah atau perundang-undangan, secepatnya kepada Dewan Komisaris.
6.8. Jam Kerja
Setiap anggota Dewan Komisaris wajib secara teratur melakukan tugasnya dalam mengawasi Direksi dalam mengelola Perseroan.
Setiap anggota Dewan Komisaris wajib menyediakan waktu yang cukup untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal termasuk mengikuti rapat Dewan Komisaris dan Komite tingkat Dewan Komisaris.
6.9 Transparansi/Keterbukaan
Anggota Dewan Komisaris wajib mengungkapkan dalam laporan pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan:
Kepemilikan sahamnya pada Bank;
Kepemilikan sahamnya pada perusahaan lain, baik yang berkedudukan di dalam dan di luar negeri;
Hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris lain, anggota Direksi dan/atau pemegang saham Bank;
Remunerasi dan fasilitas yang diterima dari Bank.
and report any suspected violations of this Code of Conduct, including any violation of law or governmental rule or regulation, promptly to BOC.
6.8. Working Time
Each member of BOC must regularly perform its roles in supervising the Board of Directors in managing the Company.
Each member of BOC must provide sufficient time to execute his/her tasks and responsibilities optimally including attending BOC Meeting and the BOC’s Committee Meeting.
6.9 Transparency/Disclosure
Member of the BOC is required to disclose in the GCG report:
Any share ownership of the Bank;
Any share ownership in the other companies domiciled within and outside Indonesia;
Financial and family relationship with other member of the BOC, members of the Board of Directors and/or the Bank’s controlling shareholders;
Their remuneration and facilities from the Bank.
7. Rapat 7. Meeting
a. Rapat Dewan Komisaris wajib diselenggarakan secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) bulan atau dapat juga dilaksanakan setiap waktu bilamana dianggap perlu oleh seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris atau atas permintaan tertulis dari Rapat Direksi atau atas permintaan
a. The BOC Meeting must convene periodically at least 1 (one) times in every 2 (two) months or BOC Meeting may be convened any time it is deemed necessary by one or more members of BOC or upon the written request of the Meeting of the Board of Directors or upon the written request of one or more shareholders who
tertulis dari seorang pemegang saham atau lebih yang (bersama-sama) mewakili 1/10 atau lebih bagian dari seluruh jumlah saham dengan hak suara yang sah yang telah dikeluarkan oleh Bank.
b. Rapat Dewan Komisaris wajib dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Komisaris secara fisik paling kurang 2 (dua) kali dalam setahun. Dalam hal Komisaris Non Independen tidak dapat menghadiri Rapat Dewan Komisaris secara fisik, maka, anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan dapat menggunakan sarana teknologi telekonferensi, video konferensi atau sistem komunikasi sejenis, yang penggunaannya dapat membuat semua anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat saling mendengar dan berpartisipasi secara langsung. Kehadiran dengan cara demikian dianggap sebagai kehadiran fisik dari anggota Dewan Komisaris tersebut dalam Rapat Dewan Komisaris.
c. Dewan Komisaris wajib mengadakan rapat bersama Direksi secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan.
d. Dewan Komisaris harus menjadwalkan rapat untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
e. Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama/Presiden Xxxxxxxxx atau dalam hal berhalangan, oleh Komisaris lain yang ditunjuk didalam rapat tersebut.
f. Pengambilan keputusan Rapat Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.
g. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat, pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.
h. Segala keputusan yang diputuskan secara
(jointly) owns 1/10 or more of the total shares having valid voting rights issued by the Bank.
b. The BOC Meeting must have at least 2 (two) meetings physically attended by all members in a year. In case when Non Independent Commissioner is unable to physically attend BOC meeting, then the relevant BOC member may use the technology of teleconference, video conference or any similar communication device system, in which enable all BOC members who attend the meeting, to hear one or another and to directly participate. Such presence is assumed as physically attendance of the said XXX members in the BOC Meeting.
c. BOC is obliged to conduct BOC-BOD joined meeting periodically at least 1 (one) times in every 4 (four) months
d. BOC must establish the agenda of meeting in next year prior to book year end.
e. The BOC Meeting chaired by President Commissioner, or in the absence of President Commissioner by other member of BOC appointed in that meeting.
f. The adoption of resolutions of the Meeting of BOC shall be done amicably.
g. In case the amicable deliberation cannot be reached, the adoption of resolutions shall be done by majority vote casting.
h. All resolutions of the BOC shall be binding
sah didalam Rapat Dewan Komisaris bersifat mengikat bagi seluruh anggota Dewan Komisaris.
i. Perbedaan pendapat (dissenting opinions) yang terjadi dalam rapat Dewan Komisaris wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah beserta alasan perbedaan pendapat tersebut.
j. Hasil rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat dan didokumentasikan secara baik.
k. Risalah Rapat Dewan Komisaris dibuat oleh Sekretaris Perusahaan atau pihak yang ditunjuk didalam rapat, serta ditandatangani oleh seluruh anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat.
l. Risalah rapat disimpan oleh Sekretaris Perusahaan dan didistribusikan kepada seluruh anggota Dewan Komisaris.
m. Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah anggota Komisaris hadir atau diwakili dalam rapat.
n. Pada rapat yang telah dijadwalkan, bahan Rapat Dewan Komisaris disampaikan kepada peserta rapat paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilakukan.
o. Dalam hal terdapat rapat yang diselenggarakan di luar jadwal yang telah disusun, bahan rapat disampaikan kepada peserta rapat paling lambat sebelum rapat diselenggarakan.
p. Panggilan Rapat Dewan Komisaris wajib dilakukan secara tertulis dan dikirim dengan surat elektronik (elektronik media) atau surat tercatat atau disampaikan secara langsung dengan mendapat tanda
upon all members.
i. Dissenting opinions occurring in the Meetings of the BOC must be clearly contained in the Minutes of Meetings accompanied by the reasons for such dissenting opinions.
j. The resolutions of meetings of the BOC must be written clearly in minutes of meetings and documented properly.
k. Minutes of Meeting will be issued by Corporate Secretary or appointed party in the meeting and signed by all the members of BOC who present in the meeting.
l. Minutes of each meeting will be kept by Corporate Secretary and distributed to each member of the BOC.
m. The BOC Meeting is deemed quorum for binding adoption of decision if attended by more than ½ (half) of members of BOC or represented in the meeting
n. At the scheduled meeting, meeting documents must be disseminated to meeting participation at least 5 (five) working day before the commencement of the meeting.
o. For non-regular scheduled meeting, meeting documents must be disseminated to meeting participants at least prior to the meeting.
p. Meeting invitation must be disseminated to all member of BOC at least 3 (three) calendar days before the commencement of the meeting via electronic mail (media electronic) or posted letter or by hand
terima. Panggilan harus dikirim kepada (para) anggota Dewan Komisaris dalam waktu paling lambat 3 (tiga) hari kalender sebelum Rapat Dewan Komisaris dengan tidak memperhitungkan tanggal pemanggilan dan tanggal Rapat Dewan Komisaris tersebut. Dalam hal rapat telah dijadwalkan, panggilan rapat tidak diperlukan.
q. Seorang Dewan Komisaris dapat diwakili hanya oleh anggota Dewan Komisaris lainnya didalam Rapat Dewan Komisaris berdasarkan surat kuasa. Seorang anggota Komisaris hanya dapat mewakili 1 (satu) anggota Komisaris lainnya.
r. Karena satu dan lain hal, Rapat Dewan Komisaris dapat diselenggarakan secara virtual atau dengan menggunakan sarana teknologi telekonferensi, video konferensi atau sistem komunikasi sejenis yang penggunaannya dapat membuat semua anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat saling mendengar secara langsung serta berpartisipasi dan berbicara satu sama lain. Korum kehadiran dan pengambilan keputusan dalam Rapat Dewan Komisaris secara virtual tersebut sama dengan Rapat yang diselenggarakan sebagaimana biasa, dengan ketentuan notula Rapat dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh Ketua Rapat serta anggota Dewan Komisaris yang hadir lainnya, atau minimal dengan salah seorang anggota Dewan Komisaris yang hadir lainnya dan ditunjuk oleh Rapat Dewan Komisaris tersebut.
s. Jika selama berlangsungnya Rapat terjadi kerusakan atau kegagalan dalam telepon konferensi atau sarana komunikasi sejenis, maka hal tersebut tidak mempengaruhi korum Rapat yang telah tercapai sebelum terjadinya kerusakan atau kegagalan dalam telepon konferensi atau sarana komunikasi sejenis dari anggota Dewan
with receipt at the latest 3 (three) calendar days prior to BOC Meeting. In the event that a meeting has been scheduled, meeting invitation is not required.
q. A commissioner can be represented on her/his behalf only by other co-members of BOC based on the power of attorney letter. Member of BOC can only represent 1 (one) other co-member of BOC.
r. Due to one and other reasons, BOC Meeting may be virtually conducted or with the use of technology of teleconferencing, video conference or any similar communication device system which enable all BOC members who attend the meeting hearing each other and participating one or another. The quorum of attendance and decision making in the BOC virtual meeting is the same as the regular meeting, provided that the minute of the Meeting is made in written and signed by the chaired person of the meeting and all BOC members attending the Meeting or with at least one BOC member who attend the Meeting and has been appointed formerly by the relevant BOC meeting.
s. In the case of the teleconference or any similar communication device failed due to the system, the decisions made prior to the failed system will not be affected or members the attended BOC will not be considered casting vote due to failed system.
Komisaris yang berpartisipasi dalam Rapat Dewan Komisaris dengan cara demikian dianggap tidak memberikan suara mengenai usul yang diajukan dalam rapat tersebut setelah terjadinya kerusakan atau kegagalan dalam telepon konferensi atau sarana komunikasi yang sejenis.
t. Risalah Rapat hasil penyelenggaraan Rapat Dewan Komisaris yang menggunakan telepon konferensi atau peralatan komunikasi yang sejenis di atas harus dibuat secara tertulis dan diedarkan kepada seluruh anggota Dewan Komisaris yang ikut serta untuk disetujui dan ditandatangani.
u. Dewan Komisaris dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Dewan Komisaris, dengan ketentuan semua anggota Dewan Komisaris telah diberitahu secara tertulis dan semua anggota Dewan Komisaris memberikan persetujuan sirkular mengenai usul yang diajukan secara tertulis dengan menandatangani persetujuan sirkular tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Dewan Komisaris.
v. Anggota Dewan Komisaris tidak dapat mengambil keputusan didalam Rapat Dewan Komisaris mengenai hal dimana anggota Dewan Komisaris tersebut mempunyai benturan kepentingan dengan Bank, kecuali ditentukan lain didalam Rapat Dewan Komisaris tersebut.
t. Minutes of the Meeting of this telephone conference or any similar communication device system must be written down and distributed amongst the attended BOC members for their approval and signature.
u. The BOC are able adopting the decision without conducting BOC meeting, by informing all BOC members in writing and all BOC members provide their decision approval concerning the proposed issue by signing the circular resolution. The decision made is valid and has the same legal authority with the decision made on BOC Meeting
v. Member of BOC are not able to adopt any conflict of interest decision with the bank, unless it determined otherwise in the relevant BOC Meeting.
8. Pertanggungjawaban Dewan Komisaris 8. Accountability of the BOC
a. Setiap anggota Dewan Komisaris bertanggung jawab secara tanggung renteng atas kerugian Bank disebabkan oleh kesalahan atau kelalaian anggota Dewan Komisaris dalam menjalankan
a. Each member of the BOC is also personally responsible for the losses of the Bank if such member is guilty of the losses or such losses are caused by his/her negligence.
tugasnya.
b. Anggota Dewan Komisaris tidak dapat dipertanggungjawabkan atas kerugian Bank apabila dapat membuktikan:
1) kerugian tersebut bukan karena kesalahan atau kelalaiannya;
2) telah melakukan pengurusan dengan itikad baik, penuh tanggung jawab, dan kehati-hatian untuk kepentingan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Bank;
3) tidak mempunyai benturan kepentingan baik langsung maupun tidak langsung atas tindakan pengurusan yang mengakibatkan kerugian;
4) telah mengambil tindakan untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut.
9. Pelatihan
b. This personal responsibility is not applicable if such member of BOC can prove that he/she:
1) such losses are not caused by his/her negligence;
2) has conducted the supervision in good faith and prudence in accordance with the purposes and objectives of the Bank;
3) does not have a conflict of interest, directly or indirectly, to the management act which caused the losses;
4) has given act to prevent the occurrence or continuation of the losses.
9. Training
Untuk meningkatkan kompetensi dan mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris, anggota Dewan Komisaris turut serta dalam Induction Program khusus untuk anggota Dewan Komisaris baru dan Refreshment Program yang terd(ri dari :
1. Regular Update yaitu update terkait peraturan / regulasi baru.
2. Macro Update yaitu update kondisi makro ekonomi atau issue lain yang relevan.
3. Development yaitu pelatihan untuk masing-masing anggota Dewan Komisaris.
4. Program Refreshment lainnya yang diwajibkan oleh peraturan perundangan dan ketentuan yang berlaku.
Dewan Komisaris wajib melakukan review atas Pedoman ini sekurang-kurangnya 1 tahun sekali dan melakukan usulan perubahannya apabila diperlukan.
To enhance the competence and support the performance of the roles and responsibilities of the BOC, members of the BOC participated in induction program particularly for a new member of BOC and refreshment program which is consisting of:
1. Regular Update: updating a new laws and regulations.
2. Macro Update: macro economy update or other relevant issues.
3. Development: various training programs for BOC members.
4. Other Refreshment program which obliged by prevailing laws and regulations.
BOC is required to conduct a review of this manual at least once a year and to propose any amendments if necessary.
Pedoman Dewan Komisaris ini berlaku efektif sejak tanggal ditetapkan.
This BOC Manual shall become effective since the date of its promulgation.
Tanggal Date | Catatan Perubahan Revision Note | Versi Version | Nama Pihak yang Bertugas Person in Charge |
Pedoman dan Tata Tertib Xxxxx Xxxxx Komisaris Board of Commissioners Manual | |||
1 Feb 2019 Feb 1st 2019 | - | 0 | Merger Task Force |
18 Des 2020 Dec 18th 2020 | Memperbaiki teks penyajian secara keseluruhan Memperjelas ketentuan mengenai benturan kepentingan Menghapus batas minimum kepemilikan saham Penambahan Kebijakan Kepatuhan dan Kebijakan Alur Komunikasi sebagai bagian dari kebijakan yang harus disetujui oleh Dewan Komisaris. Penambahan ketentuan terkait rapat melalui telekonferensi Adjust whole presentation text Clarify the provisions regarding conflicts of interestRemoving the minimum limit of share ownership Adding Compliance Policy and Communication Line Policy as part of policies need to be approved by BOC Adding the provision related to teleconference meeting | 1 | X. Xxxxx Xxxxxx |
27 Des 2021 Dec 27th 2021 | Memperbaiki penyajian teks secara keseluruhan Penyelarasan antara narasi Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris Penyesuaian ketentuan terkait Pembentukan Komite di bawah Dewan Komisaris Adjust whole text presentation Alignment between Indonesian and English narratives Adjustment of provisions related to the Establishment of Committees under the Board of Commissioners | 2 | X. Xxxxx Xxxxxx |
Pedoman dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris
(Board of Commissioners Manual)
Page 28 of 28