TATA TERTIB
TATA TERTIB
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN (“Rapat”) PT BANK MULTIARTA SENTOSA, Tbk. (“Perseroan”) TANGGAL 09 MEI 2022
1. Rapat ini adalah Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (“RUPST”) Perseroan, selanjutnya disebut “Rapat”
2. Peserta Rapat:
A. Peserta Rapat adalah pemegang saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 13 April 2022 sampai dengan pukul
16.00 WIB, atau kuasanya yang sah yang hadir dalam Rapat. Ketua Rapat berhak meminta pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang sah dan/atau undangan untuk membuktikan kewenangannya dalam rangka menghadiri Rapat.
B. Hanya para pemegang saham atau kuasa pemegang saham, yang dibuktikan dengan surat kuasa yang sah, yang berhak untuk mengajukan pendapat, pertanyaan dan memberikan suara sehubungan dengan agenda yang dibahas dalam Rapat.
C. Pemegang saham yang hadir dalam Rapat dengan mekanisme:
- Secara fisik atau
- Secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI.
3. Undangan adalah pengunjung Rapat yang bukan pemegang saham Perseroan, yang hadir atas undangan Direksi Perseroan serta tidak mempunyai hak berpendapat, bertanya dan memberikan suara dalam Rapat.
4. Ketua Rapat:
A. Rapat dipimpin oleh seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Dewan Komisaris Perseroan.
B. Ketua Rapat bertanggung jawab atas kelancaran jalannya rapat.
C. Ketua Rapat berhak mengambil langkah-langkah yang dianggap perlu agar Rapat dapat berjalan dengan lancar dan tertib sehingga dapat memenuhi tujuannya.
5. Rapat diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia
6. Kuorum Kehadiran dan Keputusan Rapat:
Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan berlaku ketentuan Pasal 16 ayat 1 huruf a butir (i) Anggaran Dasar Perseroan dan Pasal 88 ayat (1) UUPT, yang menentukan bahwa Rapat ini adalah sah apabila hadir atau diwakili lebih dari 1/2 (satu per dua) dan jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang telah dikeluarkan Perseroan. Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat, jika disetujui lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah suara yang hadir dalam Rapat.
7. Tanya jawab dalam Rapat
A. Dalam setiap Mata Acara Rapat, diberikan kesempatan untuk tanya jawab, bagi pemegang saham yang hadir fisik dalam ruangan Rapat maupun pemegang saham yang hadir secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI.
B. Pertanyaan-pertanyaan hanya dapat diajukan oleh pemegang saham atau kuasa pemegang yang sah pada waktu yang ditentukan setelah selesainya pemaparan Mata Acara Rapat dan sebelum dilakukan pemungutan suara. Pertanyaan yag diajukan harus berhubungan langsung dengan Mata Acara yang dibicarakan.
C. Sebelum mengajukan pertanyaan atau pendapat para pemegang saham atau kuasa pemegang saham diminta untuk menulis nama dan alamat serta jumlah saham yang dimiliki atau diwakilinya.
D. Pertanyaan dan/atau pendapat yag diajukan dilakukan secara tertulis baik untuk pemegang saham yang hadir langsung dalam ruangan Rapat maupun yang hadir secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI.
E. Bagi pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang hadir langsung dalam ruangan Rapat dapat menulis pertanyaan dan/atau pendapat di kertas yang sudah disediakan, setelah itu diberikan kepada Pimpinan Rapat oleh petugas.
F. Bagi pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang hadir secara eletronik melalui aplikasi eASY.KSEI dapat menulis pertanyaan dan/atau pendapat dengan menggunakan fitur chat pada kolom “Electronic Opinions” yang tersedia dalam layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI.
G. Direksi atau Dewan Komisaris akan memberikan jawaban atau tanggapan terhadap masing-masing pertanyaan dan/atau pendapat yang diajukan secara tertulis dan untuk hal ini dapat meminta pihak lain yang berkompeten untuk memberikan jawaban atau tanggapan. Dalam hal ini masih terdapat pertanyaan yang belum terjawab dalam Rapat, dapat dijawab oleh Perseroan secara terpisah di luar Rapat.
8. Hak Suara
A. Tiap-tiap saham memberikan hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan
1 (satu) suara. Apabila seorang pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang sah memiliki atau mewakili lebih dari 1 (satu) saham, maka yang bersangkutan hanya dapat memberikan 1(Satu) suara dan dianggap telah mewakili saham yang dimiliki atau diwakilinya masing-masing pemegang saham.
B. Pengambilan keputusan dilaksanakan dengan cara musyawarah untuk mufakat, jika ada pemegang saham atau kuasanya yang tidak setuju, maka keputusan akan diambil dengan cara pemungutan suara.
C. Proses pemungutan suara:
i. Untuk pemegang saham atau kuasanya yang hadir secara fisik dalam ruangan Rapat dilakukan dengan cara mengangkat tangan dengan prosedur sebagai berikut:
- Pertama, mereka yang memberikan suara tidak setuju akan diminta mengangkat tangan;
- Kedua, mereka yang memberikan suara xxxxxx (abstain) akan diminta mengangkat tangan;
- Ketiga, mereka yang tidak mengangkat tangan pada tahap pertama dan kedua dianggap menyetujui usul tersebut.
ii. Untuk pemegang saham atau kuasanya yang hadir secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI pada menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting
a. Pemegang saham atau kuasa pemegang saham dapat memberikan pilihan suara pada setiap mata acara Rapat pada waktu memberikan deklarasi kehadiran paling lambat pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
b. Pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat dapat menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara melalui layar E- Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh perseroan.
c. Apabila pemegang saham atau kuasa pemegang saham selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu, maka akan dianggap memberikan suara “Abstain” untuk mata acara yang bersangkutan.
Ketua Rapat akan meminta Notaris dengan dibantu oleh pihak BAE untuk menghitung suara dan mengumumkan hasil pemungutan suara.
9. Segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam Rapat ini, akan dibuat risalahnya dalalm bentuk Akta Berita Acara Rapat yang dibuat oleh Notaris.
10. Bagi pemegang saham atau kuasanya yang datang setelah registrasi ditutup oleh Biro Administrasi Efek, meskipun Rapat belum dibuka maka Pemegang Saham atau Kuasa Pemegang saham tersebut tidak berhak untuk mengajukan pertanyaan serta tidak dapat memberikan suaranya.
11. Pemegang Saham atau kuasa pemegang saham yang akan tetap hadir secara fisik dalam Rapat, wajib mengikuti serta lolos protokol keamanan dan Kesehatan yang akan diberlakukan oleh Perseroan antara lain sebagai berikut:
- Memiliki Surat Tes Swab PCR COVID-19 dengan hasil negatif yang diperoleh dari dokter rumah sakit, puskesmas atau klinik dengan tanggal pengambilan sampel 1 (satu) hari sebelum RUPST dan sudah melakukan vaksinasi sebanyak 2 (dua) kali yang terhubung dengan aplikasi Peduli Lindungi pada saat memasuki tempat penyelenggaran RUPST.
- Menggunakan masker selama berada di area dan tempat RUPST.
- Berdasarkan deteksi dan pemantuan suhu tubuh tidak sedang memiliki suhu di atas 37,3°C.
- Menggunakan Hand Sanitizer yang disediakan sebelum memasuki ruangan RUPST.
- Pemegang Saham atau kuasanya wajib mengikuti arahan panitia RUPST dalam menerapakan kebijakan physical distancing selama berada di Gedung tempat penyelenggaraan RUPST.
12. Dalam hal Pemegang Saham atau kuasa pemegang saham tidak lolos protokol keamanan dan Kesehatan seperti disebutkan di atas, maka Pemegang Saham diminta untuk memberikan kuasa kepada pihak independen yang ditunjuk oleh Xxxxxxxxx (Perwakilan BAE) atau pihak lain yang ditunjuk oleh Pexxxxxx Xxxxx, dengan mengisi dan menandatangani formular Surat Kuasa yang disediakan oleh Perseroan di lokasi RUPST.
13. Penyelenggaraan RUPST ini tidak disediakan souvenir dan konsumsi.
14. Tata tertib ini dibuat dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan lain yang berlaku. Hal-hal yang terjadi selama berlangsungnya Rapat yang belum diatur dalam tata tertib ini, akan ditentukan pengaturannya oleh Pimpinan Rapat dengan memperhatikan Anggaran Dasar Perseroan dan ketentuan peraturan terkait yang berlaku.
Jakarta, 09 MEI 2022 Direksi
PT Bank Multiarta Sentosa, Tbk.
CODE OF CONDUCT
ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS (“MEETING”) PT BANK MULTIARTA SENTOSA, Tbk. ("Company")
MAY 9, 2022
1. This Meeting is the Annual General Meeting of Shareholders ("AGMS") of PT BANK MULTIARTA SENTOSA Tbk (the "Company"), herein referred to as the "Meeting"
2. Meeting Participants:
A. Meeting participants are shareholders whose names are listed in the Company's Register of Shareholders on April 13, 2022, until 16.00 Western Indonesia Time, or their legal proxies who are present at the Meeting. The Chairman of the Meeting has the right to ask the shareholders or the power of legal shareholders and/or invitations to prove their authority to attend the Meeting.
B. Only shareholders or shareholders' proxies, as evidenced by a valid power of attorney, have the right to submit opinions, questions, and votes in respect of the agenda discussed in the Meeting.
C. Shareholders who attend the Meeting by mechanism:
- Physically or
- Electronically through the eASY.KSEI application.
3. Invitations are visitors to the Meeting who are not shareholders of the Company, who are present at the invitation of the Board of Directors of the Company, and do not have the right to argue, ask and vote in the Meeting.
4. Meeting Leader:
A. The meeting was chaired by a member of the Board of Commissioners appointed by the Board of Commissioners of the Company.
B. The Chairman of the Meeting is responsible for the smooth running of the meeting.
C. The Chairman of the Meeting has the right to take the steps deemed necessary so that the Meeting can run smoothly and orderly so can fulfill its objectives.
5. The meeting was held in Indonesian
6. Quorum of Attendance and Meeting Decisions:
The Annual General Meeting of Shareholders applies the provisions of Article 16 paragraph 1 letter a point (i). the Articles of Association of the Company and Article 88 paragraph (1) of the UUPT, which determines that this Meeting is valid if it is present or represented more than 1/2 (one by two) and the number of all shares with valid voting rights that have been issued by the Company. The decision of the Annual General Meeting of Shareholders is taken based on deliberations for consensus, if approved more than 1/2 of the number of votes present at the Meeting.
7. Q&A in a Meeting
A. In each The Agenda of the Meeting, given the opportunity for Q&A, for shareholders who are physically present in the Meeting room and shareholders who are present electronically through the application eASY.KSEI.
B. Questions can only be asked by shareholders or the power of attorney of the authorized holder at the specified time after the completion of the presentation of the Meeting Event And before the vote. The question asked must be directly related to the Event Eye being discussed.
C. Before asking questions or opinions, shareholders or shareholders are asked to write their names and addresses and the number of shares they own or represent.
D. Questions and/or opinions submitted are carried out in writing both for shareholders who are present directly in the Meeting room and who are present electronically through the eASY.KSEI application.
E. For shareholders or shareholders who are present directly in the Meeting room can write questions and/or opinions on the paper that has been provided, after which it is given to the Chairman of the Meeting by the officer.
F. For shareholders or shareholders who are present electronically through the eASY.KSEI application, they can write questions and/or opinions by using the chat feature in the "Electronic Opinions" column available on the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI application.
G. The Board of Directors or The Board of Commissioners will provide answers or responses to each question and/or opinion submitted in writing and for this reason may ask other parties who are committed to providing answers or responses. In this case, there are still unanswered questions in the Meeting, which can be answered by the Company separately outside the Meeting.
8. Voting Rights
A. Each share entitles its holder to issue 1 (one) vote. If a shareholder or authorized shareholder owns or represents more than 1 (one) share, then the person concerned can only give 1 (One) vote and is considered to have represented the shares owned or represented by each shareholder.
B. Decision-making is carried out using deliberation for consensus, if there are shareholders or their proxies who do not agree, then the decision will be taken by voting.
C. Voting process:
i. For shareholders or their proxies who are physically present in the Meeting room, it is done by raising their hands by the following procedures:
- First, those who vote disapproving will be asked to raise their hands;
- Second, those who vote blank (abstention) will be asked to raise their hands;
- Third, those who do not raise their hands in the first and second stages are considered to agree to the proposal.
ii. For shareholders or their proxies who are present electronically through the eASY.KSEI application on the E-Meeting Hall menu, the Live Broadcasting sub menu
a. Shareholders or shareholders' power of attorney may vote on each agenda of the Meeting at the time of giving a declaration of attendance no later than 12.00 WIB on 1 (one) working day before the meeting date.
b. Shareholders or shareholders’ power of attorney who has not voted on the agenda of the Meeting can submit their voting choices during the voting period through the E-Meeting Hall screen in the eASY.KSEI application was opened by the company.
c. If the shareholders or shareholders' power of attorney during the electronic voting process does not provide a choice of votes for the specific meeting, it will be considered to be voting "Abstention" for the eyes of the event in question.
The Chairman of the Meeting will ask the Notary with the help of BAE to count the votes and announce the results of the vote.
9. Everything that is discussed and decided in this Meeting, will be made its minutes in the form of a Deed of News of the Meeting Event made by a Notary.
10. For shareholders or their proxies who come after registration is closed by the Securities Administration Bureau, even if the Meeting has not been opened, the Shareholders or Shareholders' Power of Attorney is not entitled to ask questions and cannot vote.
11. Shareholders or their proxies who will remain physically present at the Meeting, must follow and pass the security and health protocols that will be enforced by the Company, among others, as follows:
- Have a COVID-19 PCR Swab Test Letter with negative results obtained from hospital doctors, health centers, or clinics with a sampling date of 1 (one) day before the AGMS and have vaccinated 2 (two) times connected to the Peduli Lindungi application when entering the AGMS venue.
- Use a mask while in the area and place of the AGMS.
- Based on detection and monitoring of moderate body temperature has a temperature above 37.3 °C.
- Use the Hand Sanitizer provided before entering the AGMS room.
- Shareholders or their proxies must follow the direction of the AGMS committee in implementing a physical distancing policy while in the Building where the AGMS is held.
12. If shareholders or their proxies power of attorney does not pass the security and health protocols as mentioned above, the Shareholders are required to authorize an independent party appointed by the Company (BAE Representative) or other parties appointed by the Shareholders, by filling out and signing the power of attorney formula provided by the Company at the AGMS location.
13. The implementation of this AGM is not provided souvenirs and consumption.
14. This order is made about the provisions of the Company's Articles of Association and other applicable regulations. Matters that occur during the Meeting that have not been regulated in this order, will be determined by the Meeting Leadership about the Company's Articles of Association and the provisions of applicable relevant regulations.