Pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPS) EASTPARC HOTEL Tbk, PT (EAST1)

KSEI-3730/JKU/0322 7 Maret 2022

Pemanggilan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPS) EASTPARC HOTEL Tbk, PT (EAST1)

Dengan ini, EASTPARC HOTEL Tbk, PT (selanjutnya disebut sebagai “Perseroan”) mengundang para pemegang saham Perseroan untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPS) (“Rapat”), yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal	:	29.03.2022
Waktu	:	14:00
Tempat	:	EASTPARC HOTEL YOGYAKARTA JL. KAPAS NO. 01, CATURTUNGGAL, DEPOK, SLEMAN, YOGYAKARTA,D.I. YOGYAKARTA,KAB. SLEMAN,INDONESIA

Dengan mata acara Rapat sebagai berikut:

1. Persetujuan Laporan Tahunan Perseroan dan Pengesahan Laporan Keuangan Perseroan untuk tahun buku 2021

2. Penetapan penggunaan laba bersih Perseroan untuk tahun buku 2021

3. Persetujuan atas penunjukan Akuntan Publik untuk mengaudit buku Perseroan untuk tahun buku Perseroan yang akan berakhir pada tanggal 31 Desember 2022

4. Persetujuan untuk memberikan kuasa dan wewenang kepada Dewan Komisaris untuk menetapkan besarnya gaji dan tunjangan anggota Direksi dan Dewan Komisaris

5. Persetujuan perubahan dan pengangkatan kembali seluruh atau sebagian anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris

Catatan:

1.	Perseroan tidak mengirimkan undangan khusus kepada para pemegang saham, karena Pemanggilan ini berlaku sebagai undangan resmi. Pemanggilan ini dapat dilihat juga di laman situs Perseroan xxxxx://xxx.xx.xx/ dan aplikasi eASY.KSEI. Acara ini diselenggarakan berdasarkan inisiasi Issuer, dengan catatan “”.
2.	Bahan-bahan terkait mata acara Rapat tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal dilakukannya Pemanggilan pada 07.03.2022 sampai dengan Rapat diselenggarakan pada 29.03.2022, sesuai informasi Perseroan di atas.
3.	Setiap pemegang saham yang berhak menghadiri Rapat adalah para pemegang saham yang namanya tercatat di Daftar Pemegang Saham Perseroan pada penutupan jam perdagangan Bursa Efek tanggal 04.03.2022.
4.	Keikutsertaan pemegang saham dalam Rapat, dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut: a. hadir dalam Rapat secara fisik; atau b. hadir dalam Rapat secara elektronik melalui aplikasi eASY.KSEI.
5.	Pemegang saham yang dapat hadir langsung secara elektronik sebagaimana disebutkan pada butir 4 huruf b adalah pemegang saham individu lokal yang sahamnya disimpan dalam penitipan kolektif KSEI.
6.	Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, pemegang saham dapat mengakses aplikasi tersebut melalui fasilitas AKSes (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/).
7.	Sebelum menentukan keikutsertaan dalam Rapat, pemegang saham wajib membaca ketentuan yang disampaikan melalui pemanggilan ini serta ketentuan lainnya terkait pelaksanaan Rapat berdasarkan kewenangan yang ditetapkan oleh setiap Perseroan. Ketentuan lainnya dapat dilihat melalui lampiran dokumen pada fitur ‘Meeting Info’ pada aplikasi eASY.KSEI dan/atau pemanggilan Rapat yang

terdapat pada laman situs Perseroan terkait. Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan dengan keikutsertaan pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir dalam Rapat secara fisik.
8.	Bagi pemegang saham yang akan menggunakan hak suaranya melalui aplikasi eASY.KSEI, dapat menginformasikan kehadirannya atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan pilihan suaranya ke dalam aplikasi eASY.KSEI.
9.	Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran secara elektronik atau kuasa secara elektronik (e-proxy) dan suara secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI adalah paling lambat pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
10.	Sebelum memasuki ruang Rapat, pemegang saham atau kuasanya yang hadir dalam Rapat secara fisik diwajibkan untuk mengisi daftar hadir dengan memperlihatkan bukti identitas diri yang asli.
11.	Bagi pemegang saham yang akan hadir atau memberikan kuasa secara elektronik ke dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib memperhatikan hal-hal berikut:
	a. Proses Registrasi
	i.	Pemegang saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEIhingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
	ii.	Pemegang saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
	iii.	Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEIhingga batas waktu pada butir 9, maka penerima kuasa yang mewakili pemegang saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
	iv.	Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa partisipan/Intermediary (Bank Kustodian atau Perusahaan Efek) dan telah memberikan pilihan suara dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 9, maka perwakilan penerima kuasa yang telah terdaftar dalam

	aplikasi eASY.KSEI wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasieASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
v.	Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) atau ke seluruh mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada butir 9, maka pemegang saham atau penerima kuasa tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
vi.	Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan mengakibatkan pemegang saham atau penerima kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.
b. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
i.	Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusi per mata acara Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per mata acara Rapat dapat disampaikan secara tertulis oleh pemegang saham atau penerima kuasa dengan menggunakan fitur chat pada kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ adalah “Discussion started for agenda item no. [ ]”.
ii.	Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan bagi setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
iii.	Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang saham dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.
c. Proses Pemungutan Suara/Voting

i.	Proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung di aplikasi eASY.KSEI pada menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting.
ii.	Pemegang saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud pada butir 11 huruf a angka i – iii, maka pemegang saham atau penerima kuasanya memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya secara langsung selama masa pemungutan suara melalui layar E- Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit. Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’. Apabila pemegang saham atau penerima kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ] has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan.
iii.	Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Setiap Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per mata acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
d. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat
i.	Pemegang saham atau penerima kuasanya yang telah terdaftar di aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada butir 9 dapat menyaksikan pelaksanaan Rapat yang sedang berlangsung melalui webinar Zoom dengan mengakses menu eASY.KSEI, submenu Tayangan RUPS yang berada pada fasilitas AKSes (xxxxx://xxxxx.xxxx.xx.xx/).
ii.	Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi pemegang saham atau penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir 11 huruf a angka i – v.
iii.	Pemegang saham atau penerima kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 11 huruf a

	angka i – v, maka kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
iv.	Pemegang saham atau penerima kuasanya yang menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS memiliki fitur raise hand yang dapat digunakan untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung. Apabila Perseroan mengizinkan dengan mengaktifkan fitur allow to talk, maka pemegang saham atau penerima kuasanya dapat menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat dengan berbicara langsung. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat menggunakan fitur allow to talk yang terdapat dalam Tayangan RUPS merupakan kewenangan setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
v.	Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS, pemegang saham atau penerima kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.

Jakarta, 07.03.2022

EASTPARC HOTEL Tbk, PT