SURAT PERJANJIAN SERTIFIKASI
SURAT | Nomor Dok | : | SHS-Fr-01 | |
Edisi / Revisi | : | 00 | ||
PERJANJIAN SERTIFIKASI | ||||
Berlaku sejak | : | 1 Agustus 2019 | ||
Halaman | : | 7 halaman |
SURAT PERJANJIAN SERTIFIKASI
Nomor : ..................................................
Perjanjian ini dibuat pada hari .............. tanggal .............. (....), bulan ....... (...), tahun Dua ribu sembilan belas (2019) oleh dan antara:
1. Xxxxx Xxxxxx, dalam hal ini bertindak dalam kedudukannya selaku Direktur Utama Lembaga Sertifikas Usaha (Smart Hospitality Solution) berkedudukan di Xxxxx Xxxxxxxx Xx. 10 Surabaya, untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan :
2. ....................................., bertindak dalam kedudukannya selaku ,
berkedudukan di , untuk selanjutnya disebut Pihak Kedua.
MENGINGA T
- BAHWA Pihak Pertama adalah Lembaga Independen yang merupakan Lembaga Sertifikasi Usaha Pariwisata (Smart Hospitality Solution) adalah suatu lembaga yang berwenang memberikan jasa Sertifikasi Usaha Pariwisata berdasarkan Nomor :
................... Tahun 20... .
- BAHWA Pihak Kedua adalah pihak yang memerlukan dan berkehendak untuk menggunakan jasa Pihak Pertama, untuk mendapatkan Sertifikat Usaha Pariwisata bidang Hotel, dari Pihak Pertama.
- Maka berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tersebut di atas, para pihak mengadakan
Perjanjian Kerja dengan syarat-syarat dan kondisi-kondisi sebagai berikut:
PASAL 1 : Ruang Lingkup Pemberian Jasa
1). Atas permintaan Pihak Kedua, Pihak Pertama dengan ini sepakat untuk melakukan jasa sertifikasi Usaha Pariwisata Pihak Kedua berdasarkan Permenpar No. 15 Tahun 2019 tentang Standar Hotel, guna memperoleh Sertifikat Xxxxx Xxxxxxxxxx berdasarkan syarat- syarat dan kondisi-kondisi sebagaimana diatur dalam Surat Perjanjian Sertifikasi ini ;
2). Pihak Pertama akan menggunakan tenaga Auditor yang berkualitas, memiliki sertifikat auditor dan kompeten, independen dan dijamin dapat menjaga kerahasiaan Pihak Kedua, dalam melaksanakan Jasa Sertifikasi Xxxxx Xxxxxxxxxx ;
3). Pihak Pertama akan melaksanakan audit pada sistem usaha pariwisata berdasarkan permohonan sertifikasi dari Pihak Kedua, sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh LSU Pariwisata terkait ;
4). Audit Tahap I akan dilakukan Pihak Pertama, setelah Pihak Pertama menerima kelengkapan dokumen Pihak Kedua, dan telah memenuhi tahap audit kecukupan dokumen, kemudian akan dilanjutkan dengan tahap kajian dokumen oleh Pihak Pertama ;
5). Audit Tahap II dilaksanakan oleh Pihak Pertama di lokasi Pihak Kedua dan Pihak Kedua telah menyatakan sepakat untuk menyediakan segala kelengkapan sarana yang dibutuhkan maupun kehadiran Tim dari Pihak Kedua, untuk melaksanakan tahap audit kesesuaian berdasarkan sistem usaha pariwisata yang disyaratkan.
PASAL 2 : Kewajiban Para Pihak
1) Kewajiban Pihak Pertama adalah :
a. Menyediakan tim auditor yang sesuai kompetensi, independen dan tidak bersikap memihak dalam melaksanakan tugasnya ;
b. Memberitahukan kepada Pihak Kedua apabila terjadi perubahan persyaratan sertifikasi serta memberi waktu kepada Pihak Kedua untuk melakukan penyesuaian ;
c. Menjamin setiap Auditor yang ditugaskan dapat menjaga kerahasiaan seluruh data dan tidak mengungkapkan informasi kepada pihak lain, kecuali atas persetujuan Pihak Kedua ;
d. Menerbitkan Sertifikat dan Plakat sebagai tanda kesesuaian dengan Sistem Usaha pariwisata kepada Pihak Kedua ;
e. Mengembalikan dokumen sertifikasi apabila Pihak Kedua dibekukan, dicabut atau dihentikan sertifikasinya ;
f. Menyelesaikan proses penanganan keluhan dan banding ;
2) Kewajiban Pihak Kedua adalah :
a. Memenuhi semua persyaratan sertifikasi sesuai dengan yang ditetapkan oleh Pihak Pertama ;
b. Memenuhi semua persyaratan kesesuaian berdasarkan Peraturan Menteri Pariwisata Dan Ekonomi Kreatif RI No. 1 Tahun 2014 tentang Standar Hotel ;
c. Memberi akses ke seluruh informasi dan fasilitas yang diperlukan oleh Pihak Pertama dalam pelaksanaan sertifikasi, evaluasi dan survailen serta penyelidikan terhadap pengaduan atau partisipasi pengamat jika diperlukan ;
d. Memberitahukan kepada Pihak Pertama mengenai perubahan organisasi dan manajemen, legalitas, sistem mutu, atau perubahan apapun yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk memenuhi standar persyaratan sertifikasi ;
e. Menghentikan penggunaan iklan yang berisi referensi apapun, apabila terjadi pembekuan, pencabutan atau penghentian setifikasi ;
x. Xxxjaga reputasi Pihak Pertama dengan menggunakan sertifikat yang diterbitkan oleh Pihak Pertama sesuai aturannya dan tidak membuat pernyataan yang menyesatkan atau tidak sah terkait dengan hasil sertifikasi ;
g. Memberitahu Pihak Pertama apabila memberikan salinan dokumen sertifikasi secara keseluruhan atau sebagian kepada pihak lain ;
h. Memelihara rekaman seluruh keluhan yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan sertifikasi termasuk tindakan yang diambil untuk menyelesaikan keluhan dan memberikan kepada Pihak Pertama jika diperlukan.
PASAL 3 : Sertifikasi
1) Pelaksanaan Sertifikasi dilakukan Pihak Pertama di lokasi Pihak Kedua, pada tanggal yang telah ditetapkan oleh kedua belah pihak, setelah Pihak Kedua memenuhi persyaratan sertifikasi;
2) Sertifikat Sistem Usaha Pariwisata, hanya akan diberikan kepada Pihak Kedua, bilamana berdasarkan hasil audit yang dilakukan oleh Pihak Pertama ternyata bahwa Sistem Usaha Pariwisata yang diterapkan oleh Pihak Kedua telah memenuhi kesesuaian dengan Standar Sistem Usaha Pariwisata ;
3) Sertifikat tidak akan diberikan kepada Pihak Kedua, bilamana berdasarkan hasil audit Pihak Pertama, ternyata Sistem Usaha Pariwisata yang diterapkan Pihak Kedua tidak bersesuaian dengan Sistem Usaha Pariwisata yang disyaratkan ;
4) Pihak Kedua diberi kesempatan untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit dalam jangka waktu yang disepakati,dengan batas maksimal 6 (enam) bulan ;
5) Pihak Kedua akan menerima Sertifikat dari Pihak Pertama bilamana telah mengirimkan bukti perbaikan kepada Pihak Pertama.
PASAL 4 : Masa Berlaku Sertifikat
1) Sertifikat berlaku untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun terhitung sejak tanggal diterbitkan ;
2) Selama berlakunya Sertifikat, Pihak Pertama dapat melakukan pengawasan berkala (survailen) setahun sekali ke lokasi Pihak Kedua ;
3) Pihak Kedua dapat mengajukan sertifikasi ulang kepada Pihak Pertama, 2 (dua) bulan sebelum masa berlakuk sertifikat habis.
PASAL 5 : Survailen
1) Pihak Pertama melakukan pengawasan berkala/survailen kepada Pihak Kedua 1 (satu) kali dalam setahun selama masa berlakunya sertifikat (3 tahun) ;
2) Jika saat pengawasan berkala dilakukan, ditemukan ketidaksesuaian pada penerapan Sistem Usaha Pariwisata, maka Pihak Pertama akan memberikan kesempatan kepada Pihak Kedua
untuk memperbaikinya ;
3) Bilamana Pihak Kedua tidak juga memperbaiki ketidaksesuaian sebagaimana jangka waktu yang telah disepakati, Pihak Pertama akan mengenakan sanksi berupa penangguhan (“Suspension”) Sertifikat yang telah diberikan oleh Pihak Pertama kepada Pihak Kedua ;
4) Xxxxxxxx ternyata bahwa Pihak Kedua tidak juga melakukan perbaikan dalam batasan waktu yang diberikan, maka Pihak Pertama akan mengajukan persoalannya pada Komite Sertifikasi, untuk mempertimbangkan pencabutan atau pembatalan sertifikasi ;
5) Pihak Pertama akan memberi kesempatan kepada Pihak Kedua untuk menunda jadwal pengawasan berkala jika terjadi keadaan yang bersifat Force Major.
PASAL 6 : Pembiayaan dan Cara Pembayaran
1) Untuk setiap permohonan sertifikasi, Pihak Kedua dikenakan biaya sebesar Rp ,-
( ....................................................................... ), sudah termasuk PPh Jasa sertifikasi, dengan rincian sebagai berikut:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx : | |||
a. b. | Biaya Audit Biaya Sertifikat | Rp. Rp. | ...................,- (sudah termasuk) |
c. | Biaya Plakat | Rp. | (sudah termasuk) |
Jumlah keseluruhan biaya | Rp. | ...................,- |
2) Biaya sertifikasi sebagaimana disebut pada ayat 1 merupakan nilai bersih yang diterima oleh Pihak Pertama, dan Pihak Kedua tidak berhak memotong Pajak Jasa sertifikasi. Untuk itu Pihak Pertama akan menunjukan surat bebas fiskal dari Kantor Pelayanan Pajak Surabaya ;
3) Sebelum pelaksanaan audit, Pihak kedua harus membayar uang muka sebesar 50% dari jumlah total biaya sertifikasi kepada Pihak Pertama dan akan melunasi setelah pelaksanaan audit selesai dilakukan oleh Pihak Pertama ;
4) Biaya Akomodasi dan Transportasi (termasuk makan dan kebutuhan selama audit/survailen) ditanggung oleh Pihak Kedua. Dan apabila biaya tersebut direimburst oleh Pihak Pertama kepada Pihak Kedua, maka wajib disertakan bukti-bukti asli ;
5) Biaya pengawasan berkala/survailen setiap tahun sekali disepakati sebesar 20% dari jumlah total biaya sertifikkasi awal dan biaya akomodasi serta transportasi akan ditanggung oleh Pihak Kedua untuk keperluan survailen. Pihak Kedua akan membayar kepada Pihak Pertama 7
(tujuh) hari sebelum pelaksanaan audit pengawasan, setelah ada pemberitahuan dari Pihak Pertama mengenai kapan audit pengawasan akan dilaksanakan ;
6) Pembayaran oleh Pihak Kedua kepada Pihak Pertama dilakukan dengan cara transfer bank yang ditujukan kepada Pihak Pertama pada bank dan dengan nomor rekening sebagai berikut:
PT. SMART HOSPITALITY SOLUTION, No. Rek :.................................. - BANK ...............................
PASAL 7 : Jaminan Sertifikat dan kerahasiaan
1) Dalam melakukan jasa sertifikasi sebagaimana dimaksud dalam perjanjian ini, Pihak Pertama tidak memberikan jaminan bahwa Pihak Kedua akan berhasil memperoleh Sertifikat Sistem Usaha Pariwisata. Sertifikat akan diberikan apabila Pihak Kedua telah memenuhi persyaratan administrasi maupun pemenuhan persyaratan standar yang ditetapkan ;
2) Pihak Pertama menjamin segala kerahasiaan sertifikasi yang dilakukan terhadap Pihak Kedua dari pihak manapun, kecuali kepada otoritas kompeten LSU Pariwisata sesuai persyaratan SNI ISO/IEC 17021 pasal 8.5 ;
PASAL 8 : Liabilitas
1) Pihak Pertama memberikan jaminan kerugian yang timbul akibat audit, seperti kecerobohan yang dilakukan oleh Auditor Pihak Pertama selama berada di lokasi Pihak Kedua atau karena kelalaian, maka Pihak Pertama akan membayar kerugian maksimal sebesar biaya sertifikasi yang telah dibayarkan oleh Pihak Kedua kepada Pihak Pertama ;
2) Bilamana terjadi perselisihan, kedua belah pihak sepakat untuk menyelesaikannya sebagaimana tercantum pada Pasal 10 Perjanjian ini.
PASAL 9 : Pemakaian Logo dan Sertifikat
1) Pihak Kedua wajib setelah memperoleh Sertifikat, mempertahankan dan memelihara standar Sistem Usaha Pariwisata sesuai dengan Pedoman Penerapannya ;
2) Pihak Kedua diperkenankan menggunakan Logo Lembaga Sertifikasi Usaha Pariwisata Smart Hospitality Solution sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam prosedur penggunaan logo ;
3) Dalam penggunaan logo maupun sertifikat oleh Pihak Kedua tidak diperkenankan membuat pernyataan yang menyesatkan orang berkenaan dengan pelaksanaan sertifikasi.
PASAL 10 : Perselisihan
Semua sengketa yang timbul dari atau berkenaan dengan perjanjian sertifikasi ini yang tidak dapat diselesaikan secara damai dalam waktu 30 hari setelah sengketa ini diberitahukan secara tertulis oleh pihak yang satu kepada pihak lainnya, akan diselesaikan dalam tingkat pertama dan terakhir menurut peraturan prosedur Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI) oleh arbiter- arbiter yang ditunjuk menurut peraturan tersebut. Biaya Arbitrase tersebut dipikul bersama secara proporsional oleh masing-masing Pihak.
PASAL 11 : Lain-lain
1) Hal lain yang belum diatur dalam perjanjian ini, apabila dipandang perlu akan diatur kemudian melalui Kesepakatan ;
2) Perjanjian ini berlaku sejak tanggal ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Surabaya, 2019
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Lembaga Sertifikasi Usaha Pariwisata HOTEL.......................................
SMART HOSPITALITY SOLUTION
Matrai & Stampel
XXXXX XXXXXX .......................................
Direktur Utama General Manager